Proje Fişi Hazırlamada Proje Döngüsü Yaklaşımı

Transkript

Bu proje Avrupa Birliği tarafından finanse edilmektedir.
Proje Fişi Hazırlamada
Proje Döngüsü Yaklaşımı
REC Türkiye Hakkında
REC Türkiye, siyasî görüşlerden ve çıkar gruplarından bağımsız, kâr amacı gütmeyen, uluslararası bir
kuruluş olan Orta ve Doğu Avrupa için Bölgesel Çevre Merkezi’nin (REC) Türkiye’deki ofisidir. REC
Türkiye’nin genel amacı, Türkiye’nin çevre konusunda hukuki, kurumsal, teknik ve yatırım alanlarına
yönelik kapasitesini güçlendirmek, böylelikle de AB çevre müktesebatının etkili bir şekilde uygulanması
sürecini hızlandırmaktır. REC Türkiye, bu hedefe ulaşabilmek için, farklı finansal kaynaklar aracılığı ile
yürütmekte olduğu çalışmalar çerçevesinde, hükümetler, sivil toplum kuruluşları (STK’lar), özel sektör
ve diğer çevresel paydaşlar arasında işbirliğini, bilgi paylaşımını ve çevresel karar alma süreçlerine halkın
katılımını desteklemektedir.
Proje Fişi Hazırlamada Proje Döngüsü Yaklaşımı
Bu yayının bütün hakları saklıdır.
© 2010, Bölgesel Çevre Merkezi - REC Türkiye
Bu yayının basımı yararlanıcısının Çevre ve Şehircilik Bakanlığı ve sözleşme biriminin Merkezi Finans ve
İhale Birimi olduğu “Çevre Alanında Kapasite Geliştirme” projesi kapsamında REC Türkiye tarafından
Avrupa Komisyonu’nun mali desteği ile gerçekleştirilmiştir. Ancak, yayının içeriği hiçbir şekilde REC
Türkiye’nin, Avrupa Komisyonu’nun ya da diğer ilgili kurumların resmi görüşlerini yansıtıyor olarak
algılanmamalıdır. Bu yayanın bütün hakları Çevre ve Şehircilik Bakanlığı’na aittir ve hiçbir kısmı herhangi bir formda, yayın sahibi Çevre ve Şehircilik Bakanlığı ve yayımcı Bölgesel Çevre Merkezi’nden izin
alınmadan satılamaz ya da satılmak için çoğaltılamaz.
©2011, Çevre ve Şehircilik Bakanlığı
ISBN: 978-975-618-37-2
Yayımcı:
Bölgesel Çevre Merkezi – REC Türkiye
İlkbahar Mahallesi 571. Cadde 617. Sokak No:8 Yıldız – Ankara, Türkiye
Tel: +90 (312) 491 95 30 • Faks: +90 (312) 491 95 40
E-posta: [email protected] • Web sitesi: www.rec.org.tr
Yazar: Hande Özüt • Editör: Gürdoğar Sarıgül • Redaktör: Melda Tanrıkulu •
Yayın Koordinatörü: Yeşim Aslıhan Çağlayan
• Kapak çizimi: Özgür Kuvvet • Kapak ve iç sayfa tasarımı: Myra Ajans
• Baskı hazırlık ve takip: Bayt Ltd. Şti. • Basım: Tuna Matbaaclık San. ve Tic. A. Ş.
ii
İçindeki l er
İçindekiler
Önsöz...................................................................................................................................1
IPA Programı ve Türkiye.........................................................................................................3
IPA Programı’nın Kapsamı ve Hedefleri.................................................................................4
Çok Yıllı Programlama...........................................................................................................5
Türkiye’de IPA Programı ile İlgili Kurumlar............................................................................6
Türkiye’de IPA Programlama Süreci.......................................................................................9
Proje Döngüsü Yaklaşımı Nedir?..........................................................................................12
Proje Fişi Nedir?..................................................................................................................14
Yararlanılacak Belli Başlı Kaynaklar ve Danışılacak Kuruluşlar.............................................15
Proje Döngüsü Yönetimi ve Proje Fişi İlişkisi........................................................................16
AB Proje Fişi Bölümleri Nasıl Doldurulur?...........................................................................18
Proje Fişi Formatı ve Önemli Notlar.....................................................................................20
Proje Fişi Ekleri....................................................................................................................33
AB Türkiye Delegasyonu Proje Fişi Değerlendirme İpuçları.................................................37
Yararlı yayın ve bağlantılar...................................................................................................47
Bağlantılar.....................................................................................................................47
REC Türkiye Yayınları.....................................................................................................47
Diğer yayınlar................................................................................................................47
Ekler....................................................................................................................................48
Ek 1. Terimler.................................................................................................................48
Ek 2. İlgili Kurumlar.......................................................................................................48
Ek 3. Kısaltmalar............................................................................................................48
Ek 4. Tablolar, Şemalar ve Şekiller..................................................................................49
Ek 5. Kaynaklar..............................................................................................................49
iii
Önsöz
Önsöz
IPA (Instrument for Pre-accession Assistance)-Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı’nın temel
amacı aday ülkeleri, üyelik sonrası yapısal ve uyum fonlarının programlaması, yönetimi ve uygulamasına hazırlamaktır. IPA kapsamındaki Avrupa Birliği mali yardımlarını kullanmak üzere,
Türkiye’de oluşturulmuş sistemin aktörleri arasında en önemlilerden biri hiç kuşkusuz programlama sürecinde aktif rol oynayacak ilgili bakanlıkların personelidir.
Bakanlık personeli tarafından hazırlanıp sunulacak projelerin; sorunlara cevap veren ve uygulanabilir projeler olması için gerekli analizlere dayanan ve uygun yöntemle hazırlanmış projeler
olması gerekmektedir. Avrupa Birliği de dâhil olmak üzere birçok uluslararası donör (fon sağlayan) kuruluşun benimsediği Proje Döngüsü Yönetimi (PDY) ihtiyaç analizinden proje fişi yazımına ve daha sonra projenin uygulama, izleme değerlendirme süreçlerini de içeren sistematik
bir yaklaşımdır. PDY yaklaşımı, çoğu donör tarafından sağlanan desteklere yönelik hazırlanacak
projelerin teklif formatı ile benzer olarak Proje Fişi’nin de omurgasını oluşturmaktadır. IPA
programı kapsamında Türkiye için ayrılmış finansal olanaklardan en etkin projeler aracılığıyla en
yüksek düzeyde yararlanmak için Proje Fişleri hem içerik hem de format uygunluğu bakımından
titizlikle ele alınmalı ve hazırlanmalıdır..
IPA fonu için Proje Fişi Hazırlama Rehberi, AB’ye uyum sürecinin özellikle çevreye vereceği katkının en üst düzeyde olmasını sağlamak amacıyla, programlama sürecine yönelik olarak
geliştirilecek projelerin hazırlanma aşamasını destekleyecek bir el kitabı olarak değerlendirilebilir. Programlama sürecinde aktif bir şekilde yer alan teknik personele yönelik olarak , “Proje
Döngüsü Yönetimi” yaklaşımı ile hazırlanan projelerin proje fişi formatına aktarılması sürecini
destekleme amacıyla hazırlanmış bu yayının nitelikli ve çevre sorunlarına cevap veren projeleri
arttıracağına inanıyoruz.
Sibel Sezer Eralp
Direktör
Bölgesel Çevre Merkezi (REC) Türkiye
1
IPA Programı ve Türki ye
IPA Programı ve Türkiye
AB’nin 2007-2013 finansal dönemi için tüm katılım öncesi ülkelere (aday ve potansiyel aday
ülkeler) yönelik olarak hazırlanan finansal desteği; “Katılım Öncesi Yardım Aracı - IPA” (Instrument for Pre-Accession Assistance) başlıklı tek bir program altında toplanmıştır. Programın temel
amacı kurumsal gelişme, hukuk devleti, insan hakları, cinsiyet eşitliği, ayrımcılığın engellenmesi, idarî ve ekonomik reformlar, iktisadî ve sosyal gelişme, uzlaşma ve yeniden inşa ve bölgesel ve
sınır ötesi işbirliğinin desteklenmesidir.
Türkiye’nin de dâhil olduğu ve 1 Ocak 2007 tarihi itibariyle uygulanmaya başlanan AB’nin
Katılım Öncesi Yardım Aracı IPA ile aday ve potansiyel aday ülkelere yönelik daha önceki fon
araçları (PHARE, ISPA, SAPARD, CARDS ve AB-Türkiye Mali İşbirliği Aracı-ISPA) tek bir çatı
altında bir araya getirilmiştir.
Ayrıntılı Bilgi İçin: http://cevreop.cevreorman.gov.tr
IPA Programı, AB IPA Çerçeve Mevzuatı (EC/1085/2006) ve katılım öncesi mali yardım aracını oluşturan (IPA) 1085/2006 sayılı Konsey Tüzüğü’nü uygulayan 12 Haziran 2007 tarihli
718/2007 sayılı mevzuata göre hazırlanmıştır ve AB ile Türkiye arasında imzalanmış1 olan IPA
Çerçeve Anlaşması (11.07.2008) kapsamında yürütülmektedir. IPA bileşenleri altında hazırlanan programlar ise çerçeve anlaşma hükümlerince hazırlanan ‘Finansman Anlaşması’ (Financing Agreement – FA) ile uygulamaya geçerler. Başka bir deyişle, bir program yılına ait projelerin
bütünü bir FA olarak hazırlanır ve uygulanır.
1
IPA Çerçeve Anlaşması Türkiye ile AB arasında 11.07.2008 tarihinde imzalanmış olup, 03 Aralık 2008 tarihinde kabul edilen 5824 nolu yasa ile 07
Aralık 2008 tarihinde ve 25787 sayılı Resmi Gazete’de kabul edilmiştir. Kanun uygulaması için Resmi Gazete’de 24 Aralık 2008 tarihinde sayılı 27090
(mükerrer) bir genelge (2008/14450) yayımlanmıştır.
3
I PA Pr og ra mı’n ın K a p s a m ı ve He d e fle ri
IPA Programı’nın Kapsamı ve Hedefleri
IPA Programı ile aday ülkeler, AB’ye uyum konusunda beş ana alanda desteklenmektedirler:
I. Kurumsal Yapılanma;
II. Bölgesel ve Sınır Ötesi İşbirliği;
III. Bölgesel Kalkınma;
IV. İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi;
V. Kırsal Kalkınma.
Mali yardım, potansiyel aday ülkeler için sadece ilk iki bileşeni; Türkiye’nin de dâhil olduğu
aday ülkeler için ise tüm beş bileşeni kapsamaktadır. Bu beş bileşen kapsamında desteklenecek projeler, AB’ye uyum çerçevesinde gereksinim duyulan kurumsal yapıların ve idari
çerçevenin oluşturulması ve gerekli altyapı yatırımlarının ve ekipman alımlarının gerçekleştirilmesini hedeflemelidirler. IPA Programı’nın bir başka amacı da katılım öncesi süreçte
aday ülkeleri, AB’de üye ülkelerin kullanımına sunulan ‘Yapısal Fonlar’ a hazırlamaktır. Bu
amaçla, IPA Programı’nın son üç bileşeninin (Bölgesel Kalkınma, İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi ve Kırsal Kalkınma) yönetim yapısı, Yapısal Fonlar ile paralel geliştirilmiş, aday ülkelerden de “Merkezi Olmayan Uygulama Sistemi” kapsamında kendi ulusal mekanizmalarını
oluşturmaları istenmiştir. Bu çerçevede her ülke, IPA Programı’nın yönetiminden sorumlu
kendi ulusal kurumlarını belirleyerek programlama, sözleşme hazırlama, ihale, finansman,
uygulama, izleme ve değerlendirme aşamalarının ve işlevlerinin sorumluluklarını bu kurumlara dağıtmaktadır.
IPA Programının 1. Bileşeni kapsamında ise, çevrenin de dâhil olduğu tüm sektörlere yönelik kapasite geliştirme faaliyetleri desteklenmekte olup, bu bileşen altında yer alan projelerin
finansal süreçlerinin (destek bütçelendirme, bütçe kontrolü ve takibi) yönetiminden Merkezi
Finans ve İhale Birimi sorumludur. IPA 1. Bileşeni altında desteklenen projelerin en az 1 milyon Avro bütçeye sahip olma ve ayrıca, genelde 2 ve en çok 3 yıllık bir sürece yayılma şartları
aranmaktadır. Bundan sonra sunulacak IPA-1 projelerinin alt bütçe sınırının 3 milyon Avro’ya
çıkartılması öngörülmektedir. Bu yayın kapsamında IPA.1 altında desteklenen projeler ile
ilgili bilgi verilmektedir. IPA Programı’nın yönetiminden sorumlu olan kurumlar, Şema 1’de
verilmiştir.
4
Ç ok Yıllı Programlama
Çok Yıllı Programlama
IPA Programı altında kullandırılacak fonlar, “Çok Yıllı Göstergesel Planlama Belgesi” (Multi-annual Indicative Planning Document - MIPD) aracıyla planlanır. MIPD, üçer yıllık dönemleri kapsar. Yakın zamanda, belgenin, çevre dâhil olmak üzere seçilen bazı sektörler
için, ilgili bakanlık ile daha yakın bir işbirliği ile ve gerçek anlamda çok yıllı bir strateji
ile hazırlanması uygulaması başlamıştır. IPA Programı kapsamında desteklenecek projeler
AB ile ilgili ülke arasındaki görüşmelerle son hali verilerek çok yıllı programların öncelikleri doğrultusunda belirlenmektedir. Faydalanıcı tüm ülkeler için 2007-2013 dönemi
IPA Programı’nın toplam taslak bütçesi 11,5 milyar avro olarak belirlenmiştir. Bu bütçeden Türkiye’ye ayrılan pay, ülkenin büyüklüğü ve sindirme kapasitesi dikkate alınarak, her
yıl giderek artan miktarlarda olmaktadır. 2009-2011 yılları için Türkiye’ye ayrılmış miktar
2002 milyon Avro’dur. Çok Yıllı Göstergesel Planlama Belgesi (MIPD), 2011-2013 dönemi
için revize edilmekte olup henüz taslak haldedir. Bu taslakta ön plana çıkan hususlardan biri
programlamanın daha net bir önceliklendirme çerçevesinde yapılması gerekliliği olmuştur.
2011-20132 dönemi Göstergesel Finansal Çerçeve Belgesine göre (Multi-annual Indicative
Financial Framework –MIFF) Türkiye 2007-2013 dönemi için, IPA’nın 5 bileşeni altında
toplam 4.87 Milyar Avro tutarında katılım öncesi fondan yararlanacak olup belirlenen öncelikli alanlar ve finansal dağılım Tablo 1’de verilmektedir. Bu miktarın IPA bileşenlerine
dağılımı Tablo 2’de verilmektedir.
Tablo 1. 2011- 2013 Dönemi Sektörlere Göre Mali Yardımların Göstergesel Dağılımı (milyon avro)
Adalet, İç İşleri ve Temel Haklar
17%
439.77
Özel Sektör Gelişimi
12%
311.74
Çevre ve İklim Değişikliği
18%
465.64
Ulaşım
13%
336.29
Enerji
5%
129.35
Sosyal Gelişme
12%
310.42
Tarım ve Kırsal Kalkınma
23%
593.69
Toplam
100%
2586.9
Kaynak: Revize Çok Yıllı Göstergesel Planlama Belgesi (MIPD) - 2011-2013
Tablo 2 IPA Bileşenlerine göre Uygulanacak Mali Yardımların Dağılımı
IPA Bileşeni
2011
2012
2013
Kurumsal Yapılanma
228.62
233.90
238.33
Sınır Ötesi İşbirliği *
9.78
9.97
10.17
293.40
367.81
378.00
Bölgesel Kalkınma
İnsan Kaynakları
77.60
89.93
96.00
Kırsal Kalkınma
172.50
197.89
213.00
TOPLAM
781.9
899.5
935.50
Kaynak: Revize Çok Yıllı Göstergesel Planlama Belgesi(MIPD) - 2011-2013
*IPA Bileşeni II, Sınır Ötesi İşbirliği, başka bir MIPD kapsamında ele alınmaktadır.
2
COM (2009) 543 of 14 October 2009
5
Tür k i ye ’de I PA P ro g ra m ı ile İlg ili Ku ru mlar
Türkiye’de IPA Programı ile İlgili Kurumlar
Yetkili Akreditasyon Görevlisi –(The Competent Accrediting Officer-CAO): Yetkili Akreditasyon Görevlisi, Hazine Müsteşarlığı’ndan sorumlu Devlet Bakanıdır. Yetkili Akreditasyon Görevlisi’nin sekretarya hizmetleri Hazine Müsteşarlığı tarafından yürütülür.
Ulusal Katılım Öncesi Yardım Koordinatörü - ABGS (National IPA Coordinator / NIPAC):
Katılım Öncesi Yardım’ın genel koordinasyonunu sağlamak üzere Ulusal Katılım Öncesi Yardım
Koordinatörü olarak Avrupa Birliği Bakanlığı görevlendirilmiştir. Ulusal Katılım Öncesi Yardım
Koordinatörü’nün sekretarya hizmetleri Avrupa Birliği Bakanlığı tarafından yürütülür. Ulusal
Katılım Öncesi Yardım Koordinatörü, ayrıca, Geçiş Dönemi Yardımı ve Kurumsal Yapılanma
Bileşeni’ne ilişkin programlama ve izleme sürecini yürütmek ve koordine etmek; Çerçeve Anlaşma, Sektörel Anlaşma(lar) ile Finansman Anlaşmaları’nı imzalamak ve Avrupa Komisyonu’na
iletmek; Stratejik Çerçeve Belgesi ve operasyonel programları Avrupa Komisyonu’na iletmek
görevlerini de yerine getirir. http://www.abgs.gov.tr/
Ulusal Yetkilendirme Görevlisi: Avrupa Birliği’nden sağlanacak fonların mali yönetimi, işlemlerin mevzuata uygunluğu ile yönetim ve kontrol sistemlerinin etkin işlemesinden sorumludur.
Ulusal Yetkilendirme Görevlisi olarak Hazine Müsteşarı görevlendirilmiştir.
Bölgesel Kalkınma ve İnsan Kaynaklarının Gelişimi Bileşenleri Stratejik Koordinatör DPT (Strategic Coordinator) : Katılım Öncesi Yardım Aracının 3. ve 4. Bileşenleri kapsamında sağlanacak yardımların koordinasyonunu sağlamak üzere, Stratejik Koordinatör sıfatı ile
Kalkınma Bakanlığı Müsteşar Yardımcısı görevlendirilmiştir. Stratejik Koordinatörün sekretarya
hizmetleri Kalkınma Bakanlığı tarafından yerine getirilir. http://www.dpt.gov.tr/DPT.portal
Ulusal Fon - Hazine Müsteşarlığı (National Fund / NF): Ulusal Fon; faydalanıcı ülkede, merkezi yönetim bütçeleme sürecinde yetkili olan bir bakanlık bünyesinde kurulan birimdir. AB tarafından sağlanan mali destek ve Türk tarafının sağladığı ulusal katkı payının mali yönetiminden
ve denetiminden sorumludur. Bu kapsamda banka hesaplarını organize etmek, Komisyon’dan
fon talebinde bulunmak, Komisyon’dan alınan fonların yönetim otoritelerine veya nihai faydalanıcılara aktarılmasını yetkilendirmekle ve Komisyon’a mali raporlama yapmakla görevlidir.
http://www.hazine.gov.tr/
Program Otoritesi: Katılım Öncesi Yardım Aracı 3. ve 4. Bileşenleri için ilgili operasyonel programların ve Katılım Öncesi Yardım Aracı 5. Bileşeni için Kırsal Kalkınma Programı’nın hazırlanması ve uygulamanın yürütülmesinden sorumlu kurumlardır. 3. ve 4. Bileşenler için Program
Otoritesi olarak belirlenen kurumlarda Program Otoritesi Başkanı olarak müsteşar yardımcısı
düzeyinde görevliler belirlenir.
Katılım Öncesi Yardım Aracının 3, 4 ve 5. Bileşenlerine ilişkin olarak operasyonel programların
hazırlanması ve uygulanmasından aşağıdaki kurumlar yetkili ve sorumludur.
6
Türkiye’de IPA Programı ile İlgili Kuruml ar
(3) Bölgesel Kalkınma
Çevre
Çevre ve Şehircilik Bakanlığı
Ulaştırma
Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı
Bölgesel Rekabet Edebilirlik
Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı
(4) İnsan Kaynaklarının
Geliştirilmesi
İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi
Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı
(5) Kırsal Kalkınma
Kırsal Kalkınma
Gıda, Tarım ve Köy işleri Bakanlığı (Yönetim Otoritesi);
Tarım ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumu
(Katılım Öncesi Yardım Aracı Kırsal Kalkınma Ajansı)
Şema 1. Türkiye’de IPA Programı’nın yönetiminden sorumlu olan kurumlar
Program Otoriteleri’nde oluşturulacak kurumsal yapılanmada programlama, izleme ve değerlendirme, teknik uygulama, kalite kontrol, ihale, finans ve sözleşme işlevlerini yerine getirmek üzere
birimler oluşturulması ve bu birimlerde yeterli sayıda nitelikli personel istihdam edilmesi kararı
alınmıştır. Bu karar çerçevesinde IPA 3. Bileşeni altında Çevre OP’sinin uygulanması ile ilgili
sorumluluklar, Çevre ve Şehircilik Bakanlığı IPA Koordinasyon ve Uygulama Merkezi kurulmuş
ve akredite olmuştur. Güncel ismi ise, Avrupa Birliği Yatırımları Dairesi Başkanlığı olmuştur.
Merkezi Finans ve İhale Birimi: Katılım öncesi mali işbirliği ile Katılım Öncesi Yardım Aracı 1.
ve 2. Bileşenleri ve ayrıca Katılım Öncesi Yardım Aracı 3. (çevre hariç3) ve 4. Bileşenleri kapsamında, Program Otoriteleri tarafından yapılan yetki devri çerçevesinde operasyonel programlara
ilişkin projelerin Avrupa Komisyonu tarafından belirlenen usul ve esaslara uygun olarak ihale,
sözleşme, ödeme ve raporlama işlemleri, Merkezi Finans ve İhale Birimi tarafından yerine getirilir. Katılım Öncesi Yardım Aracı 1 ve 2. Bileşende Program Yetkilendirme Görevlisi, Merkezi
Finans ve İhale Birimi Başkanıdır.
Denetim Otoritesi: Katılım Öncesi Yardım Aracı’nın yönetim ve kontrol mekanizmalarının
işlerliği ve etkinliğini denetlemek üzere Hazine Kontrolörleri Kurulu, Denetim Otoritesi olarak
görevlendirilmiştir. Denetim Otoritesi, Çerçeve Anlaşma kapsamındaki yönetim ve kontrol mekanizması içerisinde yer alan kişi ve kurumlardan hiçbir şekilde talimat almaz ve işlevsel olarak
bağımsızdır. Denetim Otoritesi Katılım Öncesi Yardım Aracına ilişkin tüm yönetim ve kontrol
sistemlerini ve faaliyetlerini denetler. Bu kapsamdaki kurumlar, Denetim Otoritesi tarafından
yönetim ve kontrol sistemlerine ilişkin istenilen her türlü bilgiyi, belgeyi, kayıtları, raporları ve
bilgi sistemlerini sunmak ve bu bilgileri denetime hazır bulundurmak zorundadırlar.
Ulusal Otorite: Katılım Öncesi Yardım Aracı 2. Bileşeni ile ilgili olarak, ülkemizin hâlihazırda
katılım sağladığı ve önümüzdeki dönemde katılacağı programlarla ilgili çalışmaları Merkezi Finans ve İhale Birimi ile işbirliği içerisinde yürütmek üzere Avrupa Birliği Bakanlığı Ulusal Otorite olarak belirlenmiştir. Ancak, Avrupa Birliği Bakanlığı Ulusal Yetkilendirme Görevlisi tarafından akredite edilinceye ve Komisyonun revize edilmiş yetki devri kararı alınıncaya kadar Ulusal
Otorite görevini Türk İşbirliği ve Kalkınma İdaresi Başkanlığı yürütmeye devam edecektir.
3
Çevre ve Şehircilik Bakanlığı IPA Merkezi Avrupa Komisyonu tarafından “Sözleşme Makamı” olarak akredite edilmiştir. Bu nedenle, Merkezi
Finans ve İhale Birimi tarafından yürütülmekte olan sözleşme yürütme ve denetim süreçler çevre faslı için Çevre ve Şehircilik Bakanlığı’nın
akredite birimi tarafından yürütülmektedir. Diğer bazı bakanlıklarında akreditasyon sürecinde oldukları bilinmektedir. Bu nedenle Merkezi
Finans ve İhale Birimi tarafından yürütülen süreçler bu akreditasyon süreçlerine bağlı olarak değişmektedir.
7
Tür k i ye ’de I PA P ro g ra m ı ile İlg ili Ku ru mlar
İç Denetim Birimi: Katılım öncesi mali işbirliği kapsamında yer alan kurumların iç denetim
işlevi, 5018 sayılı Kanun çerçevesinde atananlar arasından, kurumlarınca öngörülen yeterli sayıdaki iç denetçi tarafından yerine getirilir. Ancak, 5018 sayılı Kanun kapsamında olmayan Merkezi Finans ve İhale Birimi ve Tarım ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumu’nun iç denetimi
kendi iç denetçileri tarafından yapılır.
İzleme Komiteleri: Katılım Öncesi Yardım Aracı 1 ve 5. Bileşenleri için bileşen bazında, 3 ve
4. Bileşenler için her bir operasyonel program bazında Çerçeve Anlaşma, Sektörel Anlaşma ve
Finansman Anlaşmalarında tanımlanan görevleri yerine getirmek üzere bir izleme komitesi oluşturulmuştur. 2. Bileşen kapsamında ilgili ülkelerle yürütülen ortak programlarda ise, oluşturulan
ortak izleme komitelerine katılım sağlanır. Katılım Öncesi Yardım Aracı kapsamındaki tüm bileşenlere ilişkin İzleme Komiteleri’nin genel koordinasyonu Ulusal Katılım Öncesi Yardım Koordinatörü tarafından yerine getirilir. 2. Bileşene ilişkin izleme faaliyetleri gerekli hallerde Geçiş
Dönemi Desteği ve Kurumsal Yapılanma Bileşeni İzleme Komitesi vasıtasıyla yapılır.
Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu: Delegasyon, Katılım Öncesi Yardım Programları’na ilişkin olarak merkezi olmayan işbirliği prosedürlerinin uygulanmasında Türk kurumlarına destek
verir ve projelerin etkin şekilde uygulanmasını takip eder. Ayrıca programların uygulama aşamalarında özellikle ihale ve proje yönetimi süreçlerinde Türk makamlarının yürüttüğü süreçlere
ilişkin kontrolleri yapar, program ve projelerin uygulamalarını izler.
http://www.avrupa.info.tr/DelegasyonPortal.html
8
Türkiye’de IPA Programlama Süreci
Avrupa Birliği Bakanlığı (ABB) tarafından koordinasyonu sağlanan IPA-1 Programlama Süreci’nin genel akışı ve kurumlar arasındaki ilişki aşağıda özetlenmiştir. 1. ABB tarafından “201X” yılı programlaması için proje fişi hazırlayamaya yetkin kamu kurum ve kuruluşların belirlenmesi ve bu kurumlara programlamada kullanılan temel araç
olan Proje Fişi Formatının iletilmesi;
2. Proje fişlerinin ilgili İlgili Bakanlıklar tarafından hazırlanarak ABB’ye iletilmesi;
3. Tüm proje fişlerinin Avrupa Birliği Bakanlığı tarafından MIPD öncelik alanlarının, sektör
başlıklarına ve Katılım Ortaklığı Belgesi ve benzeri dokümanların önceliklerine göre ön incelemeye tabi tutulması ve yapılan ön inceleme sonrasında değerlendirilmek üzere Avrupa
Komisyonu’na iletilmesi;
4. Avrupa Birliği ile gerçekleştirilen müzakereler sonrası tarafların uzlaşmış olduğu uzun (taslak) proje listesinin oluşturulması;
5. Proje fişleri kabul veya şartlı kabul edilen kurumlardan, fişlerin nihai olarak tamamını göndermelerinin ve ilgili projeler için ihtiyaç analizi, piyasa araştırması, fizibilite araştırmasının
en kısa sürede hazırlamalarının/hazırlatmalarının talep edilmesi;
6. Kurumlardan, proje fişlerinin kapsamlı taslaklarının alınması ve Avrupa Birliği Bakanlığı
ile Mali İşbirliği Başkanlığı tarafından ön değerlendirmelerin yapılması;
7. Proje fişi ilk kapsamlı taslakları için ABB’nin, MFİB’nin (ya da ilgili Bakanlık Akredite
Finans ve İhale Birimlerinin) ve AB Komisyonu’nun görüşlerinin ve revize önerilerinin
alınması;
8. Söz konusu proje fişlerine yönelik gelen kurum görüşleri çerçevesinde; kurumlardan çeşitli
düzeltmeler ve gerekliyse ek bilgilerin talep edilmesi;
9. Revize edilen fişlerin tekrar ABB ve ardından AB Komisyonu’na iletilmesi (bu süreç birden
fazla tekrar edebilmektedir. Geçmiş deneyimlere bakıldığında genellikle 2-3 revizyon gerçekleştiği görülmektedir);
10. Mutabık kalınan programa ilişkin Ulusal IPA Koordinatörü imzası ile kabul edilen Mali
İşbirliği Paketi’nin resmi olarak AB Komisyonu’na iletilmesi;
11. Taslak Mali Anlaşma’nın hazırlanması, AB Komisyonu tarafından bu taslak mali anlaşmaya yönelik kurum içi görüşlerin alınması ve anlaşmaya son halinin verilmesi;
12. Kabul edilen mali anlaşmanın Komisyon tarafından onaylanması ve mali anlaşmanın Komisyon tarafından imzalanarak Türk makamlarına iletilmesi;
13. Mali Anlaşmanın Türk makamları tarafından imzalanması ve imzalandığı tarihten itibaren
yürürlüğe girmesi.
IPA programlama süreci, yukarıda özetlendiği üzere, ilgili proje fişlerini hazırlayacak kurumların
bilgilendirilmesi ile başlamakta olup Mali Anlaşma’nın yürürlüğe girmesi ile sonlanmaktadır.
Bu süreçte proje fişleri, nihai hallerini alana kadar, kurumlar arasında geri bildirimler sağlanarak
birçok revizyondan geçmektedir.
9
Tür k i ye ’de I PA P ro g ra m la ma S ü re c i
Revizyonu tamamlanan proje fişleri Mali İşbirliği Paketi’ne dâhil edilmek üzere Avrupa Birliği’ne
iletilmektedir. Proje fişi kabul tarihleri ve değerlendirme süreçleri her yıl değişmektedir ve Avrupa Birliği Bakanlığı tarafından teklif verecek kurum ve kuruluşlara o yılın programlama sürecindeki son tarihlerle ilgili bilgilendirme yapılmaktadır. Ancak, kurumların bu bilgilendirmeyi
beklemeden projelerini taslak olarak şekillendirmeleri önerilmektedir.
Proje fişi belgelerinin ve ek belgelerinin (örneğin ekipman alımı için ihtiyaç analizi ve piyasa
araştırması, ve inşaat için fizibilite analizi) hazırlanması sonrasında, ihale belgelerinin (örneğin
ekipman alımı için teknik şartname veya hizmet alımı için iş tanımı belgelerinin) hazırlanması
gereklidir.
Kurumlar proje fişlerini hazırlarken, ihale süreçlerini destekleyebilecek yeterli bilginin sağlanması, “ihtiyaç analizi” ve “piyasa araştırması” ve/veya fizibilite çalışması belgelerinin hazırlanması
ve benzeri konularda hazırlık yapmak için ABB’nin koordine ettiği “AB Entegrasyon Sürecinin
Desteklenmesi Faaliyetleri” (Support Activities to Strengthen the European Integration Process
- SEI) fonundan yararlanabilirler. Faydalanıcı kurumlar, proje hazırlık süreçlerinde ihtiyaç duydukları teknik hizmet alımlarını gerçekleştirmeye yönelik finansal desteği SEI fonu aracılığıyla
sağlayabilmektedir. Bu kapsamda ihtiyaç analizleri, proje fişi hazırlama, teknik şartname veya iş
tanımı belgelerini oluşturma, fizibilite ve çizim işleri, piyasa araştırması gibi işler bu destek kapsamında fonlanabilmektedir. Bu fonların kullanımı ABB tarafından koordine edilmektir.
Bunun yanı sıra, proje hazırlık aşamasında, Başbakanlık Hazine Müsteşarlığı Merkezi Finans ve
İhale Birimi’nin (MFİB) piyasa analizine ilişkin rehber belgesinden yaralanmak da mümkündür
(İhtiyaç Analizi ve Piyasa Analizine yönelik detaylı bilgi için “Avrupa Birliği Fonları ile Yürütülen
Projelerde Sözleşme Hazırlama ve Satın Alma” (REC Türkiye, 2011) yayınından faydalanılabilir).
Hizmet, inşaat ve tedarik sözleşmeleri için projenin hazırlık aşamasından, uygulamasının tamamlanması aşamasına kadar geçen yaklaşık süreç Şema 2’de verilmiştir.
(Şema 2)
Şema 2. IPA programı tarafından desteklenen bir projenin aşamaları ve yaklaşık süreleri.4
4
10
Proje hazırlık aşamasında oluşturulmakta olan temel dokuman Proje Fişi’dir. Ancak önceki süreçlerde bugünkü proje fişine karşılık gelen temel
doküman olarak Proje Tanımlama Fişi (PIS) kullanılmaktaydı.
Yukarıdaki taslak zamanlama çizelgesi, projenin hazırlıklarının başlamasından en iyi ihtimalle
yaklaşık 18-20 ay sonra uygulamasının başlayabileceğini göstermesi açısından önemlidir. Bu
noktada projeler hazırlanırken sürenin uzunluğu dikkate alınmalı ve gerekli durumlarda çok acil
fon ihtiyacı olan projeler için AB Fon kaynakları dışında fon arayışına gidilebilmelidir. Ayrıca,
projenin bitiş süresine kadar karşılanması gereken başlıca önkoşulların5 da dikkate alındığı bir
süreçte hazırlanması gerekmektedir. Bir başka dikkat edilmesi gereken nokta ise, proje uygulanmasının tamamlanması, başka bir deyişle tüm faaliyetlerin sonlandırılmasının ardından, projenin resmen tamamlanmış kabul edilmesi için önkoşul olan bazı mali ve idari işler için de yaklaşık
12 aylık bir süre gerektiğidir.
5
Örneğin Ulusal Program veya Müzakere Pozisyon Belgesi’nde söz konusu tarihe kadar gerçekleştirilmesi taahhüt edilmiş ilerleme
11
Pr oj e D öng ü s ü Ya k la ş ımı Ne d ir?
Proje Döngüsü Yaklaşımı Nedir?
Avrupa Birliği IPA Programı çerçevesinde fon almak üzere proje teklifi hazırlayacak kurum ve
kuruluşların, Avrupa Komisyonu tarafından belirlenen ve Proje Döngüsü Yönetimi (PDY) olarak adlandırılan standart bir format ve yöntem kullanarak tekliflerini hazırlamaları istenmektedir. PDY, mantıksal çerçeve yaklaşımı temeline dayanan, proje ve programların hazırlanması,
uygulanması ve değerlendirilmesinde kullanılan bir yöntem ve sistematik bütünüdür. PDY,
karar verme süreçlerinin ilk ‘fikir’ aşamasından değerlendirme aşamasına kadar eksiksiz ve planlanana uygun şekilde yönetilmesini hedeflemektedir. AB’ye uyum sürecinde programlama sürecinde yer alan teknik personelin proje döngüsü yönetimi yaklaşımı ile hazırlanacak projelerin
proje fişi formatına aktarılması sürecine katkı sağlaması amacıyla hazırlanan bu rehberdeki en
önemli kavramlardan biri şüphesiz ki “Proje Döngüsü Yönetimi”dir. PDY ile ilgili detaylı bilgiye
Ek.4’de sunulan linklerden ve dokümanlardan ulaşılabilmektedir. PDY’nin temel aşamaları ve
bu aşamalara yönelik kısa açıklama notları aşağıdaki şemalarda özetlenmektedir.
1. Programlama
6. Değerlendirme ve Denetim
2. Proje Fikrinin Belirlenmesi
5. Uygulama ve İzleme
3. Proje Hazırlama
4. Proje Analizi ve Finansman
Şema 3. Proje Döngüsü Yaklaşımı Aşamaları
PDY’de proje fikrinin belirlenmesinden projenin planlanmasına kadar devam eden sürecin temel
ürünü Proje Teklifi’dir. Bu süreçte yapılan analiz ve planlama çalışmaları, belirli bir formatta sunulmuş olan proje teklifinin hazırlanması için gerekli bilgilerin gerçekçi ve sistematik bir biçimde
üretilmesini sağlar. Proje fikri geliştirme sürecindeki temel adımlar aşağıdaki tabloda özetlenmiştir:
12
Proje Döngüs ü Yaklaş ımı Ned i r ?
⇓ Paydaş Analizi: Mevcut sosyal
paydaşların, proje olan etkilerinin ve
proje ile bu paydaşlar üzerinde beklenen
etkilerin belirlenmesi, kapasitelerinin
değerlendirilmesi
⇓ Sorun Analizi: Projenin temel mantığını
oluşturacak önemli sorunların
belirlenmesi, bu sürece yönelik olarak
güçlü yanlar, zayıf yanlar, fırsatlar ve
tehditlere yönelik kapsamlı analizin
kapılması (GZFT Analizi) ve neden-sonuç
ilişkisinin belirlenmesi
⇓ Hedef Analizi: Belirlenen sorunların
çözümüne yönelik öngörülen hedeflerin
ve araçların belirlenmesi
⇓ Strateji Analizi: Sorunların çözümünde
kullanılabilecek yöntemlerin belirlenmesi,
etkinlik, etkililik, verimlilik vb kriterlere
göre en uygun stratejinin seçilmesi
⇓ Mantıksal Çerçeve Matrisi: Proje
yapısının tanımlanması, başarı
için ölçümlenebilir göstergelerin,
bunların doğrulama kaynaklarının
ve bu planlamadaki önkoşulların
ve varsayımların belirlenmesi
⇓ Faaliyet Planlaması: Faaliyetlerin
sırasının,kapsamının ve
birbirleriyle olan ilişkisinin
belirlenmesi, faaliyetlere
yönelik zaman planlamasının
yapılması ve faaliyet bazında
sorumlulukların dağıtılması
⇓ Kaynak Planlaması: Projenin
uygulanmasında ihtiyaç
duyulacak kaynakların
belirlenmesi ve bunların
ne şekilde sağlanacağının
belirlenmesi
13
Pr oj e Fi şi N e d ir?
Proje Fişi Nedir?
Herhangi bir fondan yararlanmak için, hangi soruna çözüm arandığı, hedef, amaç, faaliyetler ve gerekli
kaynak ihtiyacı donör kuruluş ve ilgili tüm tarafların anlayacağı standart bir formatta ortaya konulmalıdır. Bunun için donör kuruluşlar, kendi taleplerine uygun şekilde teklif formatlarını oluşturup,
proje teklifi verecek kuruluşların bu formatı kullanmalarını zorunlu tutmaktadır. Tüm proje
teklif formatları proje döngüsü yönetimi yaklaşımı ve mantıksal çerçeve temeline dayandığı için
benzer bilgileri istemekle birlikte, başvurulan her fon için ilgili fona yönelik olarak oluşturulmuş
özgün format kullanılmak zorundadır.
AB IPA Programı’nın da içinde olduğu bu tür programlar için, ilk aşamada proje teklifi veren
kuruluşlarının projelerini detaylı bir şekilde ortaya koymalarına olanak sağlamak amacıyla Proje
Fişi (PF)6 adı verilen format geliştirilmiştir.
IPA Programı’nda ilk aşamada kamu kurumlarından gelen proje tekliflerinin AB üyelik hedef
ve öncelikleriyle uyumluluğu ve kendi içindeki tutarlılığı değerlendirilmektedir. Burada temel
amaç, projeleri bir ön elemeye tabi tutmak, böylece uzun ve zahmetli bir süreç olan tam teklif
hazırlama ve değerlendirme sürecine sadece ön değerlendirmede uygun görülen projelerin dâhil olmasını sağlamaktır. Bu amaçla ilk aşamada PF’nin ilgili bölümleri doldurularak proje amacının Katılım Ortaklığı Belgesi, Ulusal Program, İlerleme Raporları, tarama raporları, sektörel stratejiler,
MIPD vb. dokümanlarla ilişkisi, genel hatlarıyla projenin genel amacı, hedefi, faaliyet başlıkları, öngörülen kaynaklar ve toplam tahmini bütçesi ortaya konulmaktadır.
PF’nin ilgili bölümlerinin ilk değerlendirmesi, Avrupa Birliği Bakanlığı tarafından yapılmaktadır ve programlama toplantıları öncesi AB Delegasyonu’na gönderilmektedir. AB Delegasyonu
tarafından önceliklendirme ve ikinci değerlendirme gerçekleştirilmektedir. Ardından tarafların
anlaşma sağladıkları taslak ve uzun bir proje listesi oluşturulmaktadır. Bu seviyede hala projeler
nihai hale gelmiş kabul edilmemektedir, ancak bir sonraki süreç olan PF’nin tüm bölümlerinin
doldurulması sürecinin başlangıcı olarak kabul edilmektedir. İkinci aşama değerlendirme için
uzun listeye dahil olan projelerin başvuru sahiplerinden Proje Fişi formatında daha detaylı ve ek
bilgiler talep edilmektedir.
Bunlar, Mantıksal Çerçeve Matrisi, detaylı faaliyet planı ve göstergeler, detaylı bütçe ve ihale
planlaması, kurumsal çerçeve, projenin sürdürülebilirliği, bağlantılı faaliyetlere ilişkin daha fazla
detay, çevreye olan katkısı/ ilişkisi, zarar görebilecek gruplar, paydaşların katılımıgibi projenin
değerlendirilmesinde önemli rol oynayacak bazı başlıklardır. Bu süreç akışında görüldüğü üzere
“Mantıksal Çerçeve Matrisi” ilk aşamada destek sağlayan kuruluş tarafından talep edilmemekte, proje fişinin ikinci aşamada sunulan bölümleri içerisinde yer almaktadır. Ancak mantıksal
çerçeve matrisi proje kurgusunun mantıksal ilişkisinin ve uyumluluğunun kontrol edilmesi ve
gerçekçi ve tutarlı bir proje konsepti geliştirilmesi açısından proje hazırlık sürecinde oldukça
önemli bir dokümandır. Bu nedenle, başvuru sahiplerinin ilk aşamadaki belgede öngörülen detayları hazırlamadan önce o aşamada bir Mantıksal Çerçeve Matrisi hazırlanması ve projenin
kurgusunu bu matrise uygun şekilde tasarlaması önerilmektedir.
6
14
Proje Fişi’nin bölümleri ve nasıl doldurulacağı ile ilgili detaylı bilgi yayının 4. bölümünde verilmektedir
Ya ra r lanılacak Belli Baş lı Kaynaklar ve Danış ılacak Kuruluş l ar
Yararlanılacak Belli Başlı Kaynaklar ve Danışılacak Kuruluşlar
Projenin, Türkiye’nin Avrupa Birliği’ne giriş süreci ve bu süreçte oluşan ilgili ulusal planlarla ilişkisinin kurulması son derece önemlidir. Bir bakanlık tarafından IPA Programı’na önerilen proje,
ilgili bakanlığın sorun olarak gördüğü konulara çözümün yanı sıra AB ve Türkiye arasındaki
temel stratejik kararların gerçekleşmesine de katkı sağlamalıdır. Bu kapsamda proje dokumantasyonunda, aşağıdaki belli başlı dokümanlardaki kararlar doğrultusunda Türkiye’nin AB üyelik
sürecini desteklediğinin net olarak ortaya konulması son derece önemlidir.
• AP/Katılım Ortaklığı Belgesi
•
•
•
•
•
•
•
•
•
NPAA/ Müktesebatın Kabulüne İlişkin Ulusal Program
İlerleme Raporları
MIPD/ Çok Yıllı Göstergesel Planlama Belgesi
IPA Operasyonel Programları (özellikle Çevre Operasyonel Programı)
9. Kalkınma Planı (2007-2013)
Müzakere Pozisyon Belgesi ve Strateji Belgesi (örn. Çevre Faslı için)
Sektörel Stratejiler (2007-2023 Ulaştırma Stratejisi vb.)
Uyum Eylem Planı
Uluslararası antlaşmaları (Birleşmiş Milletler İklim Değişikliği Antlaşması, Biyoçeşitlilik Sözleşmesi vb.)
Proje Fişi formatı, projenin yukarıdaki dokümanlarla olan ilişkisinin ortaya konacağı bazı bölümleri de içermektedir. Bu dokümanları tarayıp projenin amacıyla paralellik gösteren ifadeleri
ortaya koymakla yetinilmemeli, bu ilgili ifadeler ve proje amacı arasındaki ilişki başvuru sahibinin bakış açısı ve algısıyla yorumlanarak daha detaylı bir şekilde açıklanmalıdır.
Proje fişi hazırlanırken, ihtiyaç duyulduğu durumlarda Avrupa Birliği Bakanlığı, Avrupa Birliği
Türkiye Delegasyonu, Merkezi Finans ve İhale Birimi ve proje paydaşları, proje konusu ile ilgili
diğer kurum ve kuruluşlar ile iletişime geçmek faydalı olacaktır.
15
Pr oj e D öng ü s ü Y ö n e timi ve P ro je Fiş i İl iş kis i
Proje Döngüsü Yönetimi ve Proje Fişi İlişkisi
IPA Programı çerçevesindeki fon desteklerinden faydalanmak isteyen kurum ve kuruluşların,
teklif formatı olan proje fişini Proje Döngüsü Yönetimi mantığını kullanarak hazırlamaları istenmektedir. PDY, proje ve programların hazırlanması, uygulanması ve değerlendirilmesinde
kullanılan bir yöntem ve sistematik bütünüdür ve proje fişi hazırlama sürecinin omurgasını
oluşturmaktadır. Proje fişi için sunulan standart formatın kullanılması ile oluşturulan teklif dokümanı PDY’ye tanımlanan proje fikrinin belirlenmesi aşamasından projenin planlamasına
kadarki sürecin temek çıktısıdır. IPA Uygulama Tüzüğü proje döngüsünün tüm aşamalarını
içeren bir mali yardım mekanizmasıdır. Benzer bir yaklaşımla proje fişi hazırlama süreci de PDY
adımlarını takip etmekte ve PDY’deki süreçlerden beslenmektedir. PDY sürecindeki Analiz ve
Planlama aşamaları (bkz. Bölüm 2) sonucu üretilen bilgiler Proje Fişi’nin belli başlı bölümlerinin doldurulmasında kullanılmaktadır. Diğer bir deyişle Proje Fişi formatındaki bölümler, PDY
mantığı ile bilgileri sistematik şekilde bir araya getirme amacı doğrultusunda oluşturulmuştur.
PDY’de üretilen bilgilerin Proje Fişi formatında hangi bölümlere katkı sağlayacağı ile ilgili detaylı bilgi (bölüm numaraları ile birlikte) aşağıdaki tablolarda özetlenmektedir.
Tablo 3. PDY Analizleri ve Fişteki İlgili Bölümler
Paydaş Analizi
1.5 Implementing Agency (Uygulayıcı Kurum/Sözleşme Makamı)
1.6 Beneficiary (including details of SPO)
(Faydalanıcı Kurum (Kıdemli Program Amiri’nin (SPO) detayları ile)
Sorun Analizi
3.1
2.3
2.4
2.5
Hedef Analizi
2.1 Overall Objective (Genel Hedef)
2.2 Project purpose (Proje Amacı)
Strateji Analizi
Background and justification (Temel bilgi ve gerekçelendirme)
Link with AP/NPAA / EP/ SAA (AP/NPAA / EP/ SAA7 ile ilişkilendirme)
Link with MIPD (MIPD8 ile ilişkilendirme)
Link with National Development Plan (where applicable) (Ulusal Kalkınma Planı ile ilişkilendirme,
(uygulanabildiği yerde))
2.6 Link with national/sectoral investment plans (where applicable) (Ulusal/sektörel yatırım planları ile
ilişkilendirme, (uygulanabildiği yerde))
Overall Objective (Genel Hedef)
Project purpose (Proje Amacı)
7
8
16
7
AP / Katılım Ortaklığı, NPAA / Müktesabatın Üstlenilmesine İlişkin Ulusal Program, EP / Ekonomik Program, SAA / İstikrar ve Ortaklık
Anlaşması
8
Çok Yıllık Göstergesel Planlama Belgesi
Proje Döngüs ü Yönetimi ve Proje Fiş i İliş ki si
Tablo 4. PDY Mantıksal Çerçeve Matrisi ve Fişteki İlgili Bölümler
Genel Hedef
3.2 Assessment of project impact, catalytic effect, sustainability and cross border impact (where
applicable) (Projenin yaratacağı etkinin, katalizör etkisinin, sürdürülebilirliğinin ve sınır aşan
etkilerinin değerlendirilmesi (uygulanabildiği yerde))
2.1 Overall Objective (Genel Hedef)
Annex.1 Log frame in Standard Format (Ek.1 Standart Formatta Mantıksal Çerçeve)
Proje Hedefi
2.2 Project purpose (Proje Amacı)
Proje Çıktıları
3.3 Results and measurable indicators (Sonuçlar ve ölçülebilir göstergeler)
Faaliyetler
3.4 Activities (Faaliyetler)
3.6 Linked activities (İlişkili faaliyetler )
Göstergeler
3.3 Results and measurable indicators (Sonuçlar ve ölçülebilir göstergeler)
Doğrulanabilir kaynaklar
Varsayımlar/Riskler
Tablo 5. PDY Kaynak Planlaması ve Fişteki İlgili Bölümler
Bütçe
1.7 Overall cost (VAT excluded) (Toplam maliyet (KDV hariç))
1.8 EU contribution (AB katkısı)
4.
Indicative Budget (amounts in EUR) (Öngörülen bütçe(Avro cinsinden))
Zaman
1.9
1.10
1.11
5.
Final date for contracting (Sözleşmelerin imzalanabileceği son tarih)
Final date for execution of contracts (Sözleşme kapsamında yapılacak işlerin duracağı tarih)
Final date for disbursements (Proje ile ilgili mali ve idari işlemlerin tamamlanma tarihi)
Indicative Implementation Schedule (periods broken down per quarter)
(Gösterge Uygulama Planı (üç aylık olmak üzere yıllık dört perioda bölünmüştür)
Tüm PDY süreci sağlıklı bir şekilde tasarlanmış ve ilgili dokümanlar ile bağlantılar sağlanmış
bile olsa, formatı doldururken bazı sorular ve net olmayan noktalar olabilmektedir. Bir sonraki
bölümün amacı PF hazırlama süreçlerinde karşılaşacağınız güçlükleri hafifletmek üzere, her bir
başlığı tek tek açıklamaktır.
17
A B Pr oj e Fi şi B ö lü mle ri Na s ıl Do ld u ru lur?
AB Proje Fişi Bölümleri Nasıl Doldurulur?
Bu bölümde IPA 1. Bileşeni’ne ait standart bir PF formatı kullanılarak yol gösterilecektir.
Proje fişlerinin değerlendirilmesi sürecinde önemli rol oynayan AB Bakanlığı ve AB Türkiye
Delegasyonu tarafından belirlenen bazı genel noktalar bulunmaktadır. Bunlar proje fişinin doldurulması sürecinde baştan sona kadar dikkat edilmesi gereken önemli hususlardır.
Proje fikirleriniz var ise ABB’nin size yazı göndermesini beklemeyin ve projelerinizi stoklayın, bu sizin proje alma şansınızı ve başarınızı çok etkiler, rekabet şansınızı artırır. Gelecek
10 yıl içinde neler yapmanız gerektiği elinizdeki stratejik çalışmalarda (Uyum Strateji Belgesi
gibi) var ise bunu şimdiden planlayın. ABB ve EUD’ye bu konuda danışabilmektedir.
Programlama süreci belli bir takvim çerçevesinde yürütülmektedir. Programlama süreci ile
ilgili tarihler her yıl ABB tarafından tüm bakanlıkların ilgili birimlerine duyurulmaktadır.
ABB tarafından bildirilen son tarihlere ve süreçlere uymaya özen gösterilmelidir.
 Programlama süreci boyunca, projenin hazırlık ve revizyonlarını koordine eden bakanlık
personeli ekibin değiştirilmemesi önem arz etmektedir.
 Süreç temel olarak elektronik ortamda yürütülmektedir. Bu nedenle kurumları proje ilgililerinin e-posta adreslerinin sorunsuz şekilde işliyor olması ve mümkün ise kurum e-posta
adresleri olması gerekmektedir. Gönderilen e-postalarda, temas bilgilerinin de yer alması
gerektiğinde iletişim kurulmasını kolaylaştıracaktır.
 Proje fişi formatı, AB Komisyonu tarafından sürekli değişikliğe uğramaktadır. Son versiyonun kullanıldığındandan emin olunmalıdır.
 Proje Fişi’ni doldururken her zorunlu bölüm ile ilgili bilgi verildiğinden, formatın değiştirilmediğinden ve başlık ekleyip çıkarılmadığından emin olunmalıdır.
 Proje fişi formatı ‘Times New Roman-12 Punto font’ ile doldurulmalıdır.
 Dosya isimlerinde örnekte gösterildiği üzere standart bir isimlendirilme yapılması gerekmektedir. (Örnek: 2011 -proje adı-first draft-gün/ay/yıl (iletme tarihi) (Proje No ( yorum
belgesinde yer alan numara yazılacaktır)))
 Proje fişinin dili Ingilizce’dir ve yazım kontrolünde Birleşik Krallık (UK) İngilizcesi seçili
olmalıdır.
 Projelerinin “birleştirilmesi” yorumu alan kurumlarımızın mutlaka bir araya gelerek yapacakları ortak çalışma neticesinde “tek bir proje fişi ilk taslağı” göndermeleri beklenilmektedir. Proje fişlerine ilişkin ilk taslak dokümanların ana yararlanıcı kuruluş tarafından Genel
Sekreterliğimize e-posta ile iletilirken aynı e-postanın ilgili diğer yararlanıcı kuruluşlara da
“cc” olarak iletilmesi gerekmektedir.
 Proje fişi metninin projenin özüne ilişkin temel hususları içermesi; uygulamaya yönelik
detay bilgilerin Ek’lerde verilmesi genel kabul gören bir yaklaşımdır.
 Proje Fişi, Mantıksal Çerçeve Matrisi ve diğer ekleri birbiri ile uyumlu olmalıdır.
 Her projede bir Kıdemli Program Görevlisi (SPO) yer almalıdır. Projeler için tanımlana-
18
A B Proje Fiş i Bölümleri Nas ıl Doldurulu r ?
cak Kıdemli Program Görevlisi, mümkünse Genel Müdür seviyesinde, bunun mümkün
olmadığı durumlarda ise üst düzey bir yönetici olarak öngörülmelidir. Birden fazla kurumu
ilgilendiren projelerde, ana faydalanıcı kuruluş (lead beneficiary institution) belirlenmeli,
diğer faydalanıcı kuruluşlar da ayrıca belirtilmelidir. (PF 1. 6 No’lu Başlık) Birden fazla
kurumu ilgilendiren projelerde buna ek olarak, projeye ilişkin ilgili koordinasyon yapısı ve
mekanizmaları da proje fişinin ilgili yerlerinde ayrıca tanımlanmalıdır.
 3. bölümdeki bütçe tablosunda her bir proje bileşeni ile ilgili olarak Türkiye katkı tutarı,
AB katkısı tutarı ve toplam tutar ayrı ayrı belirtilmelidir. Ayrıca bütçe tablosunda yer alan
rakamlar ve toplamları ile mantıksal çerçeve matrisi ve Ek 2’dekiler (sözleşme ve ödemelere
ilişkin tablo) birbiri ile aynı olmalıdır. Bunun yanında tutarların yuvarlama yapılmadan
ve tam olarak girilmesi gerekmektedir. Bütçe tablosunda hesap ve toplama hataları en çok
yapılan yanlışlardır.
 Proje fişinde müktesebata ve temel dokümanlara (Accession partnership, National Programme, Progress report etc) ilişkin verilen referanslar en son versiyonlarına ait olmalıdır.
(Kaynak: ABB - 2011 Programlaması-Proje Fişi Hazırlanmasında Dikkat Edilecek Hususlar belgesine AB Türkiye Temsilciliği’nin önerileri
eklenmiştir.)
19
Pr oj e Fi şi Fo rm a tı ve Ön e m li No tla r
Proje Fişi Formatı ve Önemli Notlar
1. Basic Information (Temel Bilgiler)
1.1. CRIS Number (CRIS Numarası)
Proje ile ilgili sözleşme hayata geçtiği zaman, AB Merkezi Bilgi Bankası CRIS tarafından her
bir sözleşme için özgün bir numara atanır. Proje sahibinin doldurması gereken bir alan değildir.
1.2. Title (Projenin Adı)
Projenin amaç ve içeriği ile ilgili fikir veren, kısa, net ve projeye özgü ve mümkün olduğunca
özgün bir başlık belirlenmelidir. Projenin kısa akılda kalıcı bir adının olması, uzun, teknik
adlandırmalardan kaçınılması oldukça önemlidir. Proje adlandırması yapılırken anlamlı kısaltmalar kullanılabilmektedir (ör. REACH Kimyasallar Projesi).
1.3. Sector (Sektör)
Projenin temel konusuna göre dahil olduğu müzakere başlık numarasıdır. Örneğin çevre Sektörü için 27 kodu verilmiştir.
1.4. Location (Yer)
Uygulama alanı bir bölge/il (ve özelleşmiş ise belirli bir bölge) ile sınırlı ise alanın adı ve ülke,
yoksa sadece ülke adı, sınır aşan programlarda kapsadığı ülkeler belirtilmektedir.
Implementing Arrangements (Düzenlemelerin yürürlüğe konulması)
1.5. Implementing Agency (Uygulayıcı Kurum/Sözleşme Makamı)
Mali yardımların AB usullerine uygun olarak ihale edilmesi, sözleşmeye bağlanması ve yönetilmesinden sorumlu makamdır. IPA I altında Merkezi Finans ve İhale Birimi’dir (MFİB).
Bu bölümde sözleşme makamının başındaki kişinin adı ve unvanı, kurumun açık adresi ve
iletişim bilgileri eksiksiz ve güncel olarak doldurulmalıdır. Kurumun başındaki isime (PAO)
ait iletişim bilgileri değişebilen bilgiler olup kontrol edilmesinde fayda vardır.
1.6. Beneficiary (including details of SPO)
(Faydalanıcı Kurum, Kıdemli Program Amiri detayları ile)
20
Proje Fiş i Formatı ve Önemli Not l ar
Kutu 1. Proje döngüsü yaklaşımı çerçevesinde tanımlanan proje faydalanıcıları
• Proje Ana Faydalanıcıları: Avrupa Komisyonu tarafından fon sağlanan projelerin tasarlayıcısı ve uygulayıcısı olan
kurum ve kuruluşlardır. Proje kapsamında gerçekleştirilen faaliyetler ile ana faydalanıcının yetkili ve sorumlu olduğu
görevler doğrudan gerçekleştirilebilir ya da bu görevlerin gerçekleşmesine destek olacak ve altyapı oluşturacak
çalışmalar yapılır. Ana faydalanıcılar çoğunlukla bakanlıklar ve bu düzeydeki diğer kamu kurumlarıdır.
• Proje Ara Faydalanıcıları: Hedef kitlelere yönelik hizmetlerin daha iyi bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak üzere
proje kapsamında desteklenen kurumlardır. Örneğin projeler kapsamında gerçekleştirilen “Eğitici Eğitimleri”ne
katılanlar, aslında proje kapsamında gerçekleştirilecek asıl eğitimleri gerçekleştirmekle sorumludur, ancak aldıkları
eğitim sayesinde onlar da belli bir fayda sağlamış olur.
• Proje Hedef Kitleleri: Projeden olumlu yönde etkilenecek olan ve projenin çok yakın bir şekilde beraber olarak
yürütüleceği projenin hedefi olan kişi, kurum ya da topluluklardır.
• Projenin Nihai Faydalanıcıları: Proje hedef kitlelerinin de ötesinde, projeden uzun vadede faydalanacak olan
toplumsal kesimler veya sektörlerdir. Aslında tüm projelerin en kapsamlı ve genel amacı bu nihai faydalanıcılara
hizmet etmektir.
Proje Paydaşları: Bir proje/programla farklı biçim ve düzeylerde ilgisi olan bireyler, insan grupları, kamu kurum/
kuruluşları veya firmalar “paydaş” olarak tanımlanabilir. Proje veya programların faaliyet veya çıktılarından
(sonuçlarından) doğrudan veya dolaylı olarak olumlu veya olumsuz yönde etkilenebilir veya proje sürecini etkileyebilirler.
Genellikle farklı alt grupların dikkate alınması gerekmektedir.
AB projelerinde “Faydalanıcı Kurum” ile projenin uygulanmasından doğrudan ya da dolaylı
olarak fayda sağlayan kurumlar ifade edilmektedir.
Proje fişinin bu bölümünde projenin ana faydalanıcısı/ ana faydalanıcı ve eş-faydalanıcı(lar)
belirtilir. Proje sahibi kurumun, projeyi oluşturmak için işe paydaş analizi ile başlaması,
özellikle yatayda kesişen konularda hangi kurumların faydalanıcı olacağını, başlangıç aşamasında belirlenmesini sağlar. Eğer birden fazla kurum faydalanıcı ise bu ilişkinin iyi tanımlanması ve tüm tarafların PF hazırlama süreçlerine dâhil edilmesi gerekir. Birden fazla
faydalanıcının söz konusu olduğu durumlarda MFIB’nin tavsiyesi de alınarak bir kurum Lider Faydalanıcı (Lead Benificiary) diğeri /diğerleri Yan Faydalanıcı (Co-beneficiary) olarak
belirlenmesi uygun olacaktır. İlgili tüm tarafların uygun düzeyde (faydalanıcı veya paydaş
düzeyi) dâhil edilmesi gereklidir. Bunun dikkate alınmaması PF ’nin reddedilme nedeni
olabilir.
MFİB, her kurum için, kurumca belirlenen yetkili üst düzey amir düzeyindeki Kıdemli Program
Görevlisi’ni (SPO) belirler. SPO, tüm programın uygulamasında kurum adına sorumlu kişidir.
Proje uygulama süresinde SPO değiştiği takdirde, bu değişikliğin Komisyona ABB tarafından
bildirilmesi gerekmektedir.
Financing (Finansman)
1.7. Overall cost (VAT excluded) (Toplam maliyet (KDV hariç))
Projenin toplam maliyetini gösterir.
1.8. EU contribution (AB Katkısı)
Sadece AB tarafından desteklenecek miktar belirtilir. 4. bölümdeki bilgiler doğrultusunda
doldurulur.
1.9. Final date for contracting (Sözleşmelerin imzalanabileceği son tarih)
Mali anlaşmanın taraflarca imzalanmasını takiben 2 yıldır.
21
1.10. Final date for execution of contracts
(Sözleşme kapsamında yapılacak işlerin duracağı tarih)
Sözleşme nihai tarihinin bitiminden sonra 2 yıl olarak alınmalıdır, burada proje uygulama
süresini belirleyen temel unsur ihale süreçleridir, bu nedenle ihale süreçleri mümkün olan en
kısa sürede tamamlanmaya çalışılmalı ki uygulama için yeterli zaman kalabilsin. Bu nedenle
projelerin normal uygulama süreleri ortalama 24 ay olarak tasarlanır ancak ihale süreçleri
elverdiği takdirde uygulama süresi 36 aya kadar çıkarılabilir.
1.11. Final date for disbursements
(Proje ile ilgili mali ve idari işlemlerin tamamlanma tarihi)
Kural olarak, geçerlilik süresi sözleşmelerin yürütülmesine ilişkin son tarihinin bitiminden
sonra 1 yıldır. Proje uygulaması sona erdikten sonra yaklaşık 10-12 ay gibi bir süre hesapların kapatılması ve idari işlemler için ayrılmıştır.
2. Overall Objective and Project Purpose (Genel Hedef ve Proje Amacı)
2.1.Overall Objective (Genel Hedef)
Projenin katkıda bulunacağı daha geniş bir kalkınma/gelişme/iyileşme hedefidir9. Genel
hedef, proje tamamlandığında elde edilecek sonuç değildir. Bir proje ile ancak genel hedefe ulaşmaya katkıda bulunulur. Genel hedefe (örneğin “temiz, sağlıklı ve güvenilebilir su
temini ile yaşam kalitesinin arttırılması”) ulaşılması bir proje ile mümkün değildir, birden
çok projenin ortaklaşa katkısı gereklidir. Bu bölümde projenin amacının verilmesinden kaçınmak gerekir. Genel Hedef, projenin amacının hizmet edeceği üst amaç olarak düşünülmeli ve uygun şekilde ifade edilmelidir (örneğin: “temiz, sağlıklı ve güvenilebilir su temini
ile yaşam kalitesinin arttırılmasına katkı vermek”).
Genel hedef saptanırken PDY sürecindeki sorun analizi adımından yararlanılır. Örneğin
AB mevzuatını uyumlulaştırmanın arkasında yatan gerekçe, ilgili düzenlemenin insanlara
getireceği faydadır.
2.2.Project Purpose (Proje Amacı)
Proje tamamlandığında elde edilmesi amaçlanan durumdur/iyileşmedir. Proje amacı,
proje genel hedefine katkıda bulunur ancak genel hedefin gerçekleşmesini sağlamak için
yeterli değildir. Örneğin, “İçme Suyu Direktifi’nin Uyumlaştırılması”nı amaçlayan bir
proje sonucunda su temininde bir iyileşme beklenir, ancak sadece mevzuatın uyumlu olması temiz, sağlıklı ve güvenilebilir su temini ile yaşam kalitesinin sağlanması için yeterli
değildir.
Genellikle IPA I altında yapılan projeler kapasite geliştirmeye yöneliktir ve proje bittiğinde ki amaçlanan, artık ilgili mevzuatı hayata geçirebilecek kapasitenin oluştuğudur.
Eğer proje daha da ileri gidip uygulamayı hedefliyorsa işte o zaman sorunun çözümüne
yaklaşılmıştır. Ancak projenin amacı, mevcut durum ve ihtiyaçlar dikkate alınarak belirlenmelidir.
9
22
Project Cycle Management Guidelines, 2004 EuropeAid Cooperation Office Rue de la Loi 41 — B-1049 Brussels
2.3.Link with AP / NPAA / EP / SAA10
(Katılım Ortaklığı Belgesi, Müktesebatın Kabulüne İlişkin Ulusal Program, EP/SAA
ile ilişkilendirme)
Bu bölümde proje fikrinin dayanakları ortaya konur, başka bir deyişle bu dokümanı okuyan
ve konunun uzmanı olmayan kişiler seviyesinde, proje fikrini destekleyen diğer stratejik
belgeler ve projenin bu belgelerle ilişkisi açıklanır. Bu ilişkiyi titizlikle ele almak gerekir, zira
bir projenin IPA altında kabul görebilmesi için gereken şartların başında AB üyeliği ile ilgili
stratejik dokümanlara ve önceliklere uyum aranır.
Bazı belgeler detay olarak öncelikleri belirlememiş olabilir, bu durumda önemli olan mevcut
ilişkiyi kurabilmektir. Önceliklerin kısa, orta ve uzun vade olarak sınıflanmış olup olmadıklarına dikkat edilmelidir. Buna ek olarak ilgili tüm belgelerinin en güncel versiyonlarının
kullanıldığından emin olunmalıdır.
2.4.Link with MIPD (Çok Yıllı Göstergesel Planlama Belgesi ile ilişkilendirme)
Çok Yıllı Göstergesel Planlama Belgesi IPA’nın daha makro ölçekte stratejik yaklaşımını ve önceliklerini belirler. Projenin belgede yer alan başlıklar ile ilişkisi bu bölümde açıklanır.
2.5.Link with National Development Plan (where applicable)
(Ulusal Kalkınma Planı ile ilişkilendirme, (uygulanabildiği yerde))
Projenin ülkenin kalkınma planı doğrultusunda yapacağı katkının açıklandığı bölümdür. Bunun için Devlet Planlama Teşkilatı tarafından hazırlanan 7 yıllık kalkınma planları ile projenin amaçları ilişkilendirilir.
2.6.Link with national/ sectoral investment plans (where applicable)11
(Ulusal/sektörel yatırım planları ile ilişkilendirme, (uygulanabildiği yerde))
Projenin ilgili olduğu sektör ile ilgili ulusal stratejiler ile ilgisi ve bu stratejilere katkısı tanımlanır. Çevre başlığı altında Avrupa Birliği 2020 Strateji Belgesi önemli bir stratejik belgedir ve
AB nezdinde kabul görmüş bir dokümandır. Benzer şekilde Ulusal Biyo-çeşitlilik Stratejisi,
Ulusal Çevre Eylem Planı gibi belgelere referans verilir. Proje fikrini destekleyen her strateji
belgesi proje fikrinin kabul şansını artırır.
3. Description of project (Projenin tanımı)
3.1.Background and justification (Temel bilgi ve gerekçelendirme)
Projeyi gerektiren şartlar ve sorunlar özet bir şekilde ortaya konur. Proje ile çözümüne katkı
sağlanacak sorunlar ve iyileştirilecek durumlarla ilgili bilgi verilerek projenin yapılması gerekçelendirilir. Bu bölüm, yazılırken PDY sürecinde yapılan sorun analizinden faydalanılarak,
sorun ağacında ortaya konan ilişkiler ve neden sonuç ilişkileri ortaya konmalıdır. Bu bölümün, sorun analizi yapılmadan yazıldığı takdirde hatalar ve eksikler içerme ihtimali yüksektir.
Bu bölümde, Türkiye’nin AB üyeliği ile ilgili uzun paragraflar yazmaktan kaçınılmalıdır. AB
üyeliği ile ilgili sadece kısa bir giriş yeterli olacaktır. Bu bölümde, konu ile ilgili olarak ül10
Diğer güncel belgelere atıf gerekebilir.
11
Diğer güncel belgelere atıf gerekebilir.
23
kedeki durum yansıtılmalı, kurumların sorumlulukları, uygulamadaki durumu, sıkıntıları,
eksiklikleri, AB mevzuatı ile uyumu ve boşluklar anlatılmalıdır. Bir başka deyişle, sorun net
olarak ortaya konularak bu proje fikrinin gerekçesi oluşturulmalıdır. Bu bölümde sizin sektör
üzerindeki hâkimiyetiniz ve uzmanlığınız ortaya çıkar.
3.2. Assessment of project impact, catalytic effect, sustainability and cross border impact
(where applicable)
(Projenin yaratacağı etkinin, katalizör etkisinin, sürdürülebilirliğinin ve sınır aşan
etkilerinin değerlendirilmesi (uygulanabildiği yerlerde))
Özellikle hedef grup/gruplara yönelik beklenen faydaları ya da proje sonunda elde edilecek
sosyal/ekonomik/çevresel gelişmeyi tarif eder.
Her projenin yaratacağı ölçülebilir etkileri vardır ve daha uygulamaya geçmeden bu etkilerden bahsetmek mümkündür. Örneğin, bir yerleşim yerine atık su arıtma tesisi yapılacak ise
bu projenin yaratacağı etkiler, salgın hastalıklarda azalma ve buna bağlı ölümlerin azalması,
nehirde yaşayan balık stoklarının iyileşmesi, azalan sağlık giderleri ve artan refah, balıkçılığın
gelişmesi olarak tahmin edilebilir. Bu örnekte, balıkçılığın ve turizmin iyileşmesi ve gelişimi
katalitik bir etki olarak algılanabilir.
Bir proje bittikten sonra etkilerinin devam etmesi, projenin sürdürülebilirliğidir. Yukarıdaki
örnekten çıkarımla bu projenin sürdürülebilirliği arıtma sisteminin sürekli ve etkin çalıştırılması ile yakından ilgilidir. Ancak bunu sağlayacak su tarife sisteminin oluşturulması ve kirletenlerin mali gücünün olması gerekir ki bu arıtma tesisi ayakta kalabilsin. Sürdürülebilirlik
bazen zor tanımlanabilir ancak proje döngüsü içinde çok önemli bir yere sahiptir ve projenin
kabul edilebilirliğinde en önemli unsurlardan biridir. Sürdürülebilirlik, mali kaynağın, kurumsal yapı ve kapasitenin devamlılığı yönünden incelenmelidir.
3.3.Results and measurable indicators (Sonuçlar ve Ölçülebilir Göstergeler)
Projenin sonuçları, proje amacına ulaşmak için gerçekleşmesi gereken çıktılardır12. Proje
amacına ulaşabilmek için çoğu zaman birden fazla sonuç üretmek gerekir, ancak tek sonuç içeren projeler de mevcuttur. Örneğin proje amacı “Sınır kapılarında yasadışı faaliyeti
azaltmak” olarak belirlenmiş bir projede sonuçlar;
i) İlgili mevzuatın uyumlaştırılması; uyumlaştırılan mevzuatın uygulanabilmesi için
ii) Personelin teknik kapasitesinin arttırılması; ve
iii) Sınırlarda fiziksel koşulların iyileştirilmesi, gerekli altyapının tamamlanması olarak belirlenebilir.
Projenin faaliyetleri bu üç sonucu üretmeye yönelik olarak tasarlanır ve ilgili sonucun altına
gruplanır.
Projenin sonuçlarının ve dolayısıyla amacının gerçekleştiğini objektif bir şekilde ispatlamak
için göstergelerden faydalanmak gerekir. Göstergeler sonuçların çoğunlukla sayısal olarak
ifade edilmesidir. Yukarıdaki örnekte projenin başarı göstergesi “sınır kapılarındaki yasadışı
faaliyetlerde x oranda azalma” olarak belirlenebilir.
12
24
Result terimi için sonuç, output için çıktı terimleri kullanılmaktadır.
Kutu 2. Sonuç ve Göstergeler ile ilgili örnek
Kendinizi çok yetenekli bir atlet yerine koyun. En büyük idealiniz dünyanın en iyisi olabilmek ancak henüz 100 metre
dünya şampiyonasına gidecek kadar iyi değilsiniz. Bunu başarabilmek için profesyonel yardım almaya karar verdiniz.
Danışmanınız durumu yakından değerlendirdi, sorun ağacı hazırladı ve dünya şampiyonası önündeki engelleri kaldırmak
üzere size uzun bir liste yaptı. Bu plana göre 24 ay boyunca sadece size söylenenleri yapacaksınız. Düzenli beslenme,
sağlık kontrolü, antrenman programı, yarışlar, vs.
Siz büyük bir disiplin altında çalıştınız ve o önemli yarış 24 ayın sonunda karşınızda duruyor. Yarış sonunda büyük bir
başarı gösterip dünya şampiyonası için gereken barajı geçtiniz. Hayalleriniz gerçek oldu.
Soru: Sizce bu projenin sonucu nedir?
a. Çok iyi beslendiniz
b. Toplamda 5000 saat antrenman yaptınız
c. Beş yarış kazandınız
d. 40 çift ayakkabı eskittiniz
e. Dünya şampiyonası için gereken barajı geçtiniz
Atlet şampiyona barajını geçmeseydi yapılan faaliyetlerin hiçbir anlamı olmayacaktı zira sonuca ulaşamamış olacaktı.
Göstergeler bu sonuca işaret etmelidir. Atlet örneğinde olduğu gibi gösterge kronometrenin ölçtüğü zamandır; ne kadar
saat antrenman yaptığı ya da kaç çift ayakkabı eskittiği değil. Atlet örneğinde genel hedefi “dünyanın en hızlı koşan atleti
olmak” ve proje amacını da “dünya şampiyonasına katılmak” olarak belirlemek yanlış olmaz.
Göstergeler “SMART” olmalıdır, bunun anlamı
• Specific/ genel hedefe ulaşmayı ölçebilecek şekilde genel hedefe özgü olmalıdır.
• Measurable/ Ölçülebilirdir (niceliksel).
• Available/ makul kaynaklarla ulaşılabilir (bu sonuca ulaşmak için gerekli kaynakların mevcut olması gereklidir).
• Relevant/ yöneticinin ihtiyacı olan bilgiyi vermelidir (sonucun işe yarar bilgiyi sağlaması
gerekir).
• Time-bound/zamana bağlı, göstergenin ne zaman gerçekleşeceğini bilmeliyiz.
Bu bölümde genel olarak karşılaşılan yanlışlık , sonuçlar veya göstergeler bölümlerine
proje faaliyetlerinin yazılması olmaktadır. Proje fişlerinde, planlanan faaliyetlerin tamamlanması (20 kişi eğitildi, 2 adet çalışma ziyaretinde bulunuldu, broşür basıldı vs.) proje
yönetiminde mihenk taşı (miles stone) olarak adlandırılmaktadır, ancak bunlar proje sonuçları değildir.
3.4.Activities (Faaliyetler)
Faaliyetler istenen sonuca ulaşmak üzere planlanan aksiyomlardır. Planlanan faaliyetlerin
belirli bir uygulama sistematiği içermesine özen göstermek ve ilişkili ve bağımsız faaliyetlerin tanımlanmasına dikkat etmek gerekmektedir. Eğer bir faaliyet bitmeden diğeri başlayamıyorsa akış sırasını buna göre planlamak gerekir. Diğer bir deyişle bir faaliyetin çıktısı bir
başka faaliyetin girdisi olacaksa o faaliyetleri takip eden zamanlama ile planlamak gerekmektedir. Bunun dışında birbirine bağımlılığı olmayan ve birbirini zaman planlamasında
doğrudan etkilemeyen faaliyetler var ise bunlar eş zamanlı olarak planlamakta herhangi bir
sakınca bulunmamaktadır. Ancak, bu tür planlamalarda kaynak planlamasını da zaman
planlaması ile eş zamanlı olarak öngörmek gerekmektedir. Her iki faaliyet içinde ihtiyaç
duyulacak bir kaynak (insan kaynağı, makina ekipman vb.) bu faaliyetlerin eş zamanlı
yürütüleceği öngörüsü ile planlanmalıdır. Projeyi MS Project gibi yazılımlarda planlamak
oldukça iyi sonuçlar vermektedir. Bu program sayesinde faaliyetlerin akış sırası ve ilişkileri
25
açıkça ortaya konulabilmekte, mihenk taşları belirlenebilmekte ve bütçe oluşturma süreci
kolaylaşmaktadır.
Faaliyetler ne çok detaylı ne de çok genel olmalıdır. Faaliyetlerin detaylandırıldığı bölümün
giriş paragrafında dokümanda tanımlanmış olan faaliyetlerin projenin temelini oluşturan faaliyet başlıkları olduğunun ve uygulama aşamasında proje önkoşullarının ya da genel şartların
değişmesi sonucunda revize edilebileceğinin belirtilmesi önemli olacaktır. Bu detay, proje
yürütücüsüne uygulamada değişen koşullara uyum sağlayabilmesi için ihtiyaç duyduğu esnekliği sağlamaktadır.Nitekim, proje fişinin hazırlanmasından sözleşmenin imzalanmasına
kadarki süreç yaklaşık iki yıl sürmektedir. Şartname oluşturma aşamasında çok daha detaylı
faaliyet planlaması yapılacaktır ve bunların bir kısmının da ihaleye teklif sunan firma/kuruluş
tarafından detaylandırılması beklenecektir.
Faaliyet başlıkları veya gruplarının hangi ihale yöntemiyle temin edileceği belirtilmelidir. Avrupa Birliği PRAG 2012’ye göre öngörülen sözleşme türleri şunlardır:
a. Hizmet alımı/ Teknik destek/ Danışmanlık (Service/ Technical Assistance/ Consultancy)
b.Mal alımı/ tedariki (Supplies/ Procurement of goods)
c. İnşaat işleri/ yapımı (Works)
d.Hibeler (Grants)
e. Eşleştirme (Twinning)
f. Uluslararası kuruluşlara doğrudan hibe (Direct Grants) (WHO, UNDP, UNICEF, REC gibi)
Proje faaliyetleri bir veya daha çok sözleşme türü altında gruplanabilir. Bu durumda, eşleştirme, hizmet alımı, tedarik, inşaat işleri tek bir proje fişi içerisinde tanımlanmış olabilmektedir.
Dışarıdan uzmanlık desteği gerektiren faaliyetlerde kullanılan iki seçenek olan eşleştirme
veya hizmet alımı yöntemlerinden hangisinin daha uygun olduğu bu süreçte dikkat edilmesi gereken önemli hususlardandır. Eşleştirme yolu ile alınacak teknik hizmetlerin çok
özel teknik konular içermesinden kaçınılmalıdır. Yazılım, arazi çalışması, haritalama, örnek
toplama ve test gibi faaliyetlerin hizmet alımı sözleşmesi altından sağlanması daha doğru
ve etkin olacaktır. İhtiyaç duyulan uzmanlığın başka bir kamu kurumunda bulunması,
planlanan bir uygulamanın o kurumda deneyimlenmiş olması durumunda eşleştirme, özel
sektörde bulunması durumunda ise teknik destek en uygun sözleşme yöntemleri olacaktır.
Ekipman ve benzeri malların alımını gerektiren faaliyetler Tedarik Sözleşmesi, projede gerekli yapıların inşaatı için gerekli faaliyetler de İnşaat İşleri Sözleşmesi ile yaptırılmalıdır.
Ancak; sözleşme türü hakkında kararsız kalınan durumlarda MFIB ile iletişime geçilmesi
ve görüş alınması önerilmektedir.
Bunlara ek olarak; farklı kapsamlar içeren eşleştirme ve teknik destek bileşenlerinin, bütçe
hesabına dâhil edilebilen harcama kalemleri de farklılık göstermektedir. Bu da sözleşme türü
belirlenirken dikkate alınması gereken bir diğer önemli husustur.
Birbirinden bağımsız yürüyen ihale sayısı arttıkça, projenin zamanında bitmesi o kadar zorlaşmaktadır. Bunun nedeni her ihale sürecinin kendine has risklerinin ve zamanlamasının olmasıdır. Bu nedenle, bir proje fişi altında tanımlanan birden çok sözleşme türünün zamansal
26
planlamasının çok dikkatli bir şekilde yapılması; hizmet alım, tedarik ve inşaat işlerinin akış
ve gerçekleşme sıralarının doğru kurgulanması gerekmektedir. Sıklıkla yapılan hata hangi
prosedürün önce başlaması gerektiğinin bilinememesidir. Bugüne kadar edinilen tecrübeler
göstermiştir ki, tedarik ve inşaat ihale süreçleri hizmet alım ve eşleştirme ihale süreçlerinden
önce başlatılmalı ve hatta mümkünse hizmet alım ve eşleştirme ihale süreçleri başlamadan
sonlandırılmalıdır. Bunun nedeni, tedarik ve inşaat işleri önce ihale edilerek teknik hizmet
alımı için ihtiyaç duyulan altyapının hazırlanma gerekliliğidir. Örnek olarak; eğitim projesi
için gerekli binanın inşaatı ve ekipmanın alınma ihaleleri tamamlanmadan eğitim için gerekli
teknik hizmet alımı işlerinin başlatılmaması projenin başarılı olması için gerekli önkoşuldur.
İhtiyaç duyulan fiziki altyapı hazır olmadığı koşulda teknik kapasitenin oluşturulması ve arttırılmasına yönelik planlanan faaliyetler gerçekleştirilemeyecek, gerçekleştirilse bile istenen
verim ve etkinlik sağlanamamaktadır.
Bir projede tedarik ihalesi öngörülmüş ise, proje fişinin ekinde verilen donanım listesinin
ihale öncesi ve ihtiyaçlar karşısında değişebileceğini belirtmek çok önemlidir. Aksi takdirde
PF’nin zeyilname ile düzeltilmesi gerekmektedir ve bu durum yaklaşık iki aylık zaman kaybı
olarak projeye yansımaktadır.
Proje fişinin yapısı kurgulanırken sonuçlar /faaliyetler ile bütçe ve uygulama aracı(sözleşme)
arasında bir uyum olmasına dikkat edilmelidir. Hangi faaliyet hangi sözleşme vasıtasıyla hangi sonuca ulaşıyor bağlantısı dikkate alınmalıdır. Proje uygulamasında gerekmedikçe çok fazla
sözleşme tasarlama yoluna gidilmemelidir; bir projenin genelde 1 ve en fazla 3 adet sözleşme
ile yürütülmesi beklenilmektedir.
Projelerinde tedarik ve inşaat işi bulunan kurumlarımızın bu kısımlar ile ilgili destekleyici/
açıklayıcı/gerekçelendirici dokümanları (ihtiyaç analizi, piyasa araştırması, fizibilite vb) hazırlamaları gerekmektedir. Bu belgelerin en geç proje fişi nihai taslaklarının hazırlanması aşamasına yetiştirilmesi gerekmektedir. Bunun için eğer ihtiyaç duyulursa SEI programı kaynakları
da kullanılabilir. Yukarıda bahsedilen hazırlıklara PF ilk taslağını hazırlama süreci başladıktan
sonra başlamanız yeterli olmayabilir, bu tür projeler olgunlaşmamış sayılır ve bileşen projeden
çıkartılır veya proje bir sonraki programlama dönemine ertelenir.
Bu bölümde ayrıca, aynı proje kapsamında destek alınan başka bir finans kaynağı veya bir ya
da birden çok faaliyeti destekleyen başka bir proje (co-finance) var ise mutlaka belirtilmeli ve
bu faaliyetten sorumlu kuruluş ile ilgili de mutlaka bilgi verilmelidir.
3.5.Conditionality and sequencing (Şartlar ve ardıştırma)
Teklif edilen projenin veya bir alt bölümünüm, bir başka durumun gerçekleşmesine bağlı olduğu
durumlar söz konusu olduğunda önkoşullar konulabilir. Bu önkoşulların gerçekleşme ardışıklığı
verilmelidir (önce bu, sonra da bu olmalı gibi zaman belirtilerek). Örnek olarak, inşaat yapılacak
arazinin mülkiyetinin faydalanıcı adına tahsis edilmesi, inşaat ihalesi sözleşmesinin yapılma ön
koşulu; bir laboratuvar donanımı ihalesi yapılmadan önce gerekli altyapı inşaatının veya yenileme
çalışmalarının bitirilmesi ise söz konusu tedarik sözleşmesinin ön koşulu olarak verilebilir. Ancak, birçok örnekte yaşandığı üzere önkoşullar proje faaliyetlerinin gecikme veya projenin iptal
olma riskini arttırmaktadır. Bu yüzden ön şartlar belirtmekten mümkün olduğunca kaçınılmalı
ve mümkün ise Proje Fişi hazırlıklarına, ilgili ön koşul ortadan kaldırıldıktan sonra başlanmalıdır.
27
3.6.Linked activities (İlişkili faaliyetler)
Proje teklifi ile ilgili konularda yürümekte olan, tamamlanmış veya planlama aşamasında olan
proje, plan ve faaliyetlerle ilgili bilgi bu bölümde verilir. AB fonlu projeler ile kısıtlanmaksızın
bilgi verilmelidir. Proje tasarlanma aşamasında kapsamlı bir araştırma yapıldığı ve projenin
geçmiş veya devam etmekte olan diğer faaliyetlerle uyum ve sinerji içinde olduğunu ortaya
koymak gereklidir. Sadece bilgi vermekle yetinilmemeli, olası işbirliği, katkı ve eşgüdümün
nasıl sağlanacağı da belirtilmelidir.
3.7.Lessons learned (Çıkarılan Dersler)
Daha önce uygulanan ve tamamlanan projelerden çıkartılan olumlu olumsuz dersler ve bunların projeye nasıl entegre edildiğine dair bilgiler verilir. Daha önce yürütülen projeler, teklif veren
bakanlığın deneyimi olabileceği gibi başka bir bakanlığın deneyiminden de faydalanılabilir. Bu
deneyimler teknik konularla ilgili olabileceği gibi proje yönetimi, halkın katılımı, bütçe yönetimi vb. konularla ilgili de olabilir. Diğer projelerden alınan derslerin bu bölüme yazılması ile
yetinilmemeli, bu derslerin projenin ilgili faaliyetlerine yansıtılması da gerekmektedir. Böylece
benzer hataların tekrarlaması önlenmiş ve uygulamada iyileşme sağlanmış olur.
4. Indicative Budget (amounts in EUR) (Öngörülen bütçe (avro cinsinden))
Projede yer alacak farklı sözleşme türleri ve ilgili fon kaynaklarının gösterildiği özet bütçe tablosudur. Öngörülen bütçe tablosunu hazırlamadan önce, faaliyet bazında detaylı bir bütçe oluşturulması tavsiye edilir. Detaylı bütçe, öngörülen özet bütçeye konulacak rakamların gerçekçi
olması için gereklidir.
Proje uygulamada hangi tür uygulama sürecini/süreçlerini (sözleşme tipi) seçeceğiniz faaliyetin
türüne göre belli olmakla birlikte bütçe planlamasını da büyük ölçüde etkilemektedir. Bunun temel nedeni farklı sözleşme türlerinde AB’nin finansal katkısının da farklılaşmasıdır. Ulusal katkı
payı IPA Bileşenlerine göre farklılaşmakta olup IPA 1. Bileşeni kapsamındaki katkı payları Tablo
6’da verilmiştir. IPA 3. Bileşeni altında ise asgari ulusal katkı payı oranları Tablo 7’deki gibidir.
Kurumları projeleri için “ulusal katkı payı” (co-financing) oranları aşağıda verilmiştir:
1-Hizmet alımı:
a) Teknik yardım (Technical Assisstance) için asgari %10
b) Yatırımla ilişkili teknik yardım (Technical Assisstance for supervision) için asgari %15
2-Eşleştirme (twinning) için asgari %5
3-Doğrudan sözleşme/kontrat (direct agreement) için asgari %10
4-Yatırım (Tedarik ve/veya inşaat işleri için - Supply & Works) asgari %15
5-Özellikle doğrudan sözleşmelerde, ..%...
6-AB fonlarından hibe desteği sağlanan projelerde “ulusal katkının” yanı sıra belirli bir oranda
“özel katkı” da beklenmektedir. (A degree of private co-funding is desirable notably in the
case of grant agreements.)
28
Tablo 6. IPA 1. Bileşeni için Eş Finansman Oranları
Hizmet alımı
(Teknik yardım için)
%90
%10
Hizmet alımı
(Yatırımla ilgili teknik yardım için)
%85
%15
Eşleştirme
%95
%5
Doğrudan sözleşme/kontrat
(Direct agreement)
%90
%10
Yatırım
(Tedarik ve/veya inşaat işleri için)
%85
%15
Merkez (örneğin eğitim/araştırma merkezi) kurulmasına ilişkin yatırım bileşeni
(“Non-core Acquis investment”)
%60
%40
• Kaynak: ABB Proje Fişi Yazımında Dikkat Edilecekler Listesi, 2011
Tablo.7 IPA 3. Bileşeni için Eş Finansman Oranları
Doğrudan Anlaşma*
%95
%5
Eşleştirme
%95
%5
Hizmet (Kurumsal Kapasite Oluşturma)
%90
%10
Hizmet (Yatırımla İlişkili)**
%75
%25
Mal Alımı
%75
%25
Yapım İşi
%75
%25
• Kaynak: Program Uygulama Rehberi
*Özel katkı (örneğin uluslararası kuruluşlar tarafından) olması halinde AB Katkısı ve Ulusal Kamu Katkısı özel katkı tutarı düşülen bütçe
üzerinden hesaplanacaktır.
** Ekipman (Altyapı veya Ekonomik ve Sosyal Uyumla ilgili) ve yatırımı destekleyen teknik yardımla (örneğin fizibilite çalışması/kontrollük/
teknik şartnameler) ilgili harcamalar yatırım desteği olarak değerlendirilir.
Tüm IPA bileşenlerinde proje maliyetlerine yönelik beklenen ulusal katkı, merkezi hükümet
(Center) bölgesel/yerel yönetimler (Regional/Local) ve diğer uluslararası dönor kuruluşları (International Financing Institutions - IFI) tarafından sağlanabilmektedir. Ulusal katkı içindeki
bu dağılım ilgili tablonun ilgili sütunlarında belirtilir. “IPA Fonu” ve “Ulusal Katkı”nın yanısıra, bazı projelerde özel sektörün katkısı da söz konusu olabilir. Bu katkı tablonun “Özel
Katkı“sütununda belirtilir.
Tablo 8’de bir örneği verilen Öngörülen Bütçe Tablosu’nda, her bir satıra proje fişi kapsamında
gereken sözleşme türü belirtilir. Bu sözleşme türünün yatırım amaçlı (Investment - INV sütunu)
veya kapasite artımı amaçlı (Institution Building - IB sütunu) olduğu INV ve IB sütunları işaretlenerek belirtilir.
Öngörülen Bütçe Tablosu doldurulurken aşağıdaki noktalara dikkat edilmesi önerilir:
• Proje bütçesi gerçekçi mi, girdilerle orantılı mı? Öngörülen rakamlar piyasa şartlarına uygun mu?
29
• Önerilen yatırım kalemleri yeterli şekilde doğrulanıp belgelenmiş mi? (Örneğin; İnşaat
işlerinde fizibilite, mimari ve mühendislik projeleri hazırlanmış mı?
Tedarik sözleşmeleri için ihtiyaç analizi ve detaylı piyasa araştırması13 yapılmış mı?) Piyasa araştırması konusunda detaylı bilgi için “GUIDELINE FOR PREPARATION OF THE MARKET
RESEARCH STUDY” dokümanından yararlanabilirsiniz. (http://www.mfib.gov.tr/SPOs/TOOLs/market_research.pdf )
• Müşavirlik hizmetlerinde faaliyet tabanlı bütçe hesaplaması (bkz. proje fişi Ek-5 bölümü)
yapılmış mı?
Tablo 8. Öngörülen Bütçe Tablosu Örneği
SOURCES OF FUNDING
TOTAL
EXP.RE
ACTIVITIES
IB
(1)
INV
(1)
EUR
(a)=(b)+(e)
Activity 1
TOTAL
PUBLIC
EXP.RE
EUR
(b)=(c)+(d)
IPA
COMMUNITY
CONTRIBUTION
EUR
(c)
% (2)
PRIVATE
CONTRIBUTION
NATIONAL PUBLIC CONTRIBUTION
Total
EUR
(d)=(x)+(y)+(z)
Central
EUR
% (2)
(x)
Regional/
Local
EUR
(y)
IFIs
EUR
(z)
EUR
(e)
% (3)
contract 1.1
–
–
–
contract 1.2
–
–
–
Activity 2
contract 2.1
–
–
–
contract 2.2
–
–
–
……
TOTAL IB
TOTAL INV
TOTAL PROJECT
Indicative Implementation Schedule (periods broken down per quarter)
(Göstergesel Uygulama Planı (süreçler, üç kısımdan oluşmak üzere, çeyreklere
ayrılmıştır))
5. Gösterge Uygulama Planı, süreci çeyrek dilimlerine gelecek şekilde üçe ayıran
bir tabloda istenir.
Bunun amacı, mali planlama ve ihale yönetimini iyi planlamaktır. Sözleşme Makamı için ihale
yönetim planlarının oluşturulmasında ve ödemelerin planlanmasında kullanılır.
13
30
İhtiyaç analizi, hangi nitelikteki mala ihtiyaç olduğunu gerekçelendirir. Piyasa (kaynak) araştırması alınması planlanan ürün ile ilgili piyasada
ne kadar üretici varsa, ürünlerin ortalama fiyatlarını ve menşeini ortaya çıkartmak üzere yapılır. Eğer bir ürün sınırlı sayıda firma veya menşei
kabul edilmeyen bir ülke tarafından üretiliyorsa bu ürünler için özel imtiyaz alınarak ihaleye çıkılması gerekmektedir.
Tablo 9. Örnek Gösterge Uygulama Planı
Contract 1.1
1Q 2010
3rd Q 2010
3Q 2012
Contract 1.2
Contract 2.1
Contract 2.2
Tablo 9’daki örnekte ihale başlangıcı 1. Çeyrek olarak alınmıştır ve sözleşme sürecinin 6-8 ay
süreceği dikkate alınarak sözleşme imzalama tarihi 2. Çeyrek olarak tahmin edilmiştir. Uygulama
süresi 24 ay olarak öngörülerek projenin bitişi 2012 3. Çeyrek olarak belirtilmiştir. Eşleştirme
bileşenleri için 3 ay ek süre öngörülmektedir.
Proje fişinin hazırlığı sırasında ilgili sözleşmelerin ne zaman başlayabileceğini tahmin etmek kolay olmayabilir. Özel bir durum yoksa ihale sürecinin başlaması 8-10 ay, sözleşme imzalanması
için ise başlangıçtan itibaren 17 – 21 ay gibi zaman ihtiyaç duyulur. Tüm projelerin ilgili Mali
Anlaşmanın (MA Financial Agreement - FA) imzalanmasını takiben bir yıl içinde şartname ve
ihale dokümanlarının hazır olması gerekmektedir. Bazı ihtiyaç duyulan durumlarda, başka bir
deyişle proje süresinin kritik olduğu projelerde zamandan kazanmak için ihale ön ilamı MA imzalanmadan duyurulabilir ve MA’ nın imzasını takiben ihale ilamı yayımlanılır.
6. Cross cutting issues (where applicable)
(İyi yönetişimi kesen konular / Yatay hususlar, (uygulanabildiği yerde))
Cinsiyet Eşitliği, çevre, azınlıklar ve hassas gruplar için projenin yarattığı artı değer, katılımcılık ve
projenin tasarlanırken bu konuları ne derece dikkate aldığı konusunda açıklama yapılması gereken
bölümdür. Bu bölüm, projenin bütüncül bir yaklaşım içerdiğini anlatır. Bunun dışında iyi yönetişim (good governance), coğrafi hususlar (geographic and spatial considerations) da proje tasarlanırken
dikkate alınması gereken konulardır. Bu konularla ilgili faaliyetler ve önlemler proje fişi içeriğine
yansıtılmalıdır.
6.1.Equal Opportunity (Eşit Fırsatlar)
Teklif edilen proje, hem tasarlama hem de uygulama aşamasında cinsiyet eşitliği sağlamalıdır.
Proje aktivitelerinde kadın ve erkek eşit şekilde rol almalı, proje hedef grubu ve nihai faydalanıcılar arasında ilgili kadın gruplarının da yer almasına dikkat edilmelidir. Proje tasarlanırken
gerekiyorsa cinsiyet eşitliğini sağlamak için önlemler, faaliyetler eklenmeli ve bu bölümde
cinsiyet eşitliğinin nasıl sağlanacağı açıklanmalıdır.
6.2.Environment (Çevre)
Çevre projeleri de dâhil olmak üzere hemen her projenin, çevreye olumlu veya olumsuz etkileri olabilir. Örneğin çevre faslının bir sektörüne odaklı bir projenin diğer sektörlere veya
bir sanayi sektörünün pilot olarak çalışıldığı bir projenin diğer sanayi sektörlerine ilişkin bazı
olumsuz etkileri olması veya projenin çevreye farklı şekillerde olumsuz etkiler getirmesi olasıdır. Proje tasarlanırken her aktivitenin çevreye olan olası olumsuz etkisi değerlendirilmeli ve
çevreye olumsuz etki söz konusuysa gerekli önlemler projeye dâhil edilmelidir. Bu kısımda,
çevresel faktörlerin proje tasarımına nasıl entegre edildiği, olumlu veya olumsuz etkilerin ne-
31
ler olabileceği, olumsuz etkilerin ortadan kaldırılması için ne tür önlemler alındığı ortaya konur. Örneğin; iklim değişikliği konularında projenin muhtemel iklimsel değişiklikler nedeni
ile etkilenebileceği göz önünde bulundurulmalıdır. Örneğin proje tarımsal ürünü artırıcı bir
proje ise ve proje alanı iklim değişikliği nedeniyle kuraklık veya sel baskınları ile tehdit altında
ise bu durumun tasarım aşamasında göz önümde bulundurulması gerekir. Olumsuz etkiler
kapsamında, altyapı projeleri genellikle ÇED bakış açısı ile değerlendirilmelidir.
6.3.Minorities and vulnerable groups (Azınlıklar ve hassas gruplar):
AB’nin öncelikleri arasında olan ve her proje ile mutlaka dikkate almayı öngördüğü bu kesime azınlıklar, kadınlar, çocuklar, yaşlılar, engelliler ve varsa diğer hassas gruplar dâhildir. Eğer
proje, bu gruplar için hiçbir şekilde bir katkı sağlama potansiyeline sahip değilse, projenin
bu kesimlere herhangi bir olumsuz etkisinin olmadığı ortaya konmalıdır. Projenin, azınlıklar
ve engelliler ile ilişkililendirilmiş bir bağlamı yoksa bu durum ilgili bölümde net bir şekilde
ortaya konmalıdır.
6.4.Civil Society/Stakeholder Involvement (Sivil toplumun/ Paydaşların katılımı (civil
society and stakeholder participation)
Projenin paydaş analizinden başlayarak proje fişinin tamamlanmasına kadar sürece katkı veren STK’lar ile ilgili bilgi verilmelidir. Buna ek olarak, proje kapsamında rol alacak, direk ve
dolaylı olarak etkilenecek sivil toplum ile ilgili açıklama yapılmalıdır.
32
Proje Fiş i Ekler i
Proje Fişi Ekleri
Proje fişi ekleri, proje dokümanı içinde yapılan açıklamaları destekleyen belgeler niteliğindedir.
Ekler arasında yer alan matris ise, projenin özeti niteliğindeki temel bir belgedir; fişin geliştirilmesi işlemleri matris üzerinden yapılır. Aşağıda sıralanan proje fişi ekleri her proje fişinde olması
gereken eklerdir. Ayrıca projenin konusuna göre ihtiyaç duyulduğunda ilave ek bölümleri de
olabilmektedir. Proje fişi hazırlanırken mümkün olduğunca özet bilgi verilmeli, detaylar ve destekleyici bilgiler eklerde sunulmalıdır.
1. Log frame in Standard Format (Standart Formatta Mantıksal Çerçeve)
Mantıksal çerçeve matrisi, proje ile ilgili tüm kurgunun ve ilgili göstergelerle varsayımların özetlendiği tablodur. Proje teklifinin en önemli bileşenlerinden biri olarak, proje fişinin ekine mutlaka konmalıdır. Proje uygulaması sırasında sürekli takip edilerek uygulamanın tasarlanan ile
uyumlu olduğunu takip etmek için kullanılan bir araçtır. Ayrıca projenin izleme değerlendirme
süreçlerinde de kullanılan önemli bir özet dokümandır.
Mantıksal çerçevenin kendisi (Şekil.1) dört sütunu ve (en basit şekliyle) dört satırı olan bir çizelgeden veya matristen oluşur. Dikey mantık, projenin ne yapmayı amaçladığını belirler, nedensel
ilişkileri netleştirir ve proje yöneticisinin denetimi dışındaki önemli varsayımları ve belirsizlikleri saptar. Yatay mantık, anahtar niteliğindeki ölçüm göstergelerinin belirlenmesi ve ölçümün
doğrulanacağı araçlar yoluyla projenin etkilerinin ve proje tarafından kullanılacak kaynakların
ölçülmesiyle ilgilidir.
Genel Hedef
Proje Amacı
Beklenen Sonuçlar
Faaliyetler
Araçlar
Ön Şartlar
Şekil 1. Mantıksal Çerçeve Matrisi ve Bölümleri
Mantıksal çerçeve matrisindeki her ifade proje fişi içindeki açıklamalarınız ile birebir uyumlu
olmalıdır. Çalışmaya her zaman PDY yönteminin analizler aşamasından (paydaş analizi, sorun
analizi, hedef analizi, strateji analizi) başlanmalıdır. Ardından analiz sonuçlarından yararlanılarak Mantıksal Çerçeve Matrisi oluşturulmalı ve tüm bu hazırlıkların ardından proje fişi doldurulmalıdır. MÇM ile proje fişi arasındaki tutarlılığa dikkat edilmelidir. Değişiklikler de daima
Mantıksal Çerçeve üzerinde yapıldıktan sonra proje fişi dokümanında düzeltilmelidir.
Nesnel Olarak Doğrulanabilir Göstergeler(Objectively Verifiable Indicators OVI), mantıksal çerçeve hiyerarşisinin her bir seviyesinde hedeflere ulaşılmış olup olmadığını gösteren ölçülebilir göstergelerdir. Nesnel Olarak Doğrulanabilir Göstergeler uygun bir izleme sisteminin
tasarlanması için temel sağlar.
“Nesnel olarak doğrulanabilir”, aynı göstergeleri ölçen farklı kişilerin aynı ölçümleri elde edeceği
anlamına gelir.
33
Pr oj e Fi şi E k le ri
Doğrulama Araçları, göstergelerin veya kilometre taşlarının kaydedildiği ve proje yönetimine
veya performansı değerlendirenlere sunulduğu araçlardır. Doğrulama Araçları şunları belirlemelidir: biçim (rapor, yayın vb.), bilgiyi kimin sağlayacağı ve bilginin ne kadar düzenli olarak
sağlanması gerektiği.
Varsayımlar (assumptions) olarak adlandırılan kolonda her düzey (proje amacı, sonuçlar ve faaliyetler) için farklı varsayımlar geçerlidir. Genellikle bu varsayımlar, proje sahibinin doğrudan
kontrol edemediği dışsal olaylardır ve şayet gerçekleşmezler ise, matristeki bir üst seviyeye çıkılmasını engelleyerek projenin başarısını olumsuz yönde etkilerler.
Araçlar ve Maliyetler, planlanan faaliyetlerin üstlenilmesi ve projenin yönetilmesi için gerekli
olan insan, malzeme ve finans kaynaklarıdır. Bir proje için gerekli araçların ve maliyetlerin kesin bir tahmininin sağlanması için, planlanan faaliyetlerin ve yönetimi destekleyici faaliyetlerin
ayrıntılı olarak belirlenmesi gerekmektedir. Araçlar olarak adlandırılan hücreye sözleşme tipleri
belirtilmelidir.
Ön şart olarak adlandırılan hücrede ise projenin başlaması ve başarı ile uygulanabilmesi için
gerekli ve proje başlamadan oluşturulması gereken durumlara yer verilir. Ancak gerçekten gerek
duyulan durumlar haricinde herhangi bir ön şart yazılmasından kaçınılmalıdır.
2. Amounts contracted and Disbursed per Quarter over the full duration of Programme
(Program süresince her çeyrek dönem için sözleşmeye bağlanan ve ödenen miktarlar)
Proje fişindeki faaliyetlerin gerçekleşmesi için öngörülen bir veya daha fazla sözleşme türü ve
bunların zamanlaması ve miktarların dağılımı ile ilgili tablodur. Bu tabloda belirtilen rakamlar
sadece AB katkı miktarı içindir.
Tablo 10. Farklı Sözleşme Türlerine göre Ödeme Koşulları
Hizmet (Teknik Destek bileşeni için)
(Service contract)
Süre (uygulama) ≤12 ay ise 20,
Süre > 12 ay ve <24 ay ise 30,
24 ay ≤süre ise 40
Her iki çeyrekte bir eşit miktarda
10
Eşleştirme
45
Uygulama boyunca yıllık ödemeler
10
Kısa Eşleştirme
(Twinning Light)
80
-
20
Yatırım (inşaat işleri)
(Works contract)
10
Her çeyrek, eşit miktarda
10
Tedarik (Supply contract)
60
-
40
Çerçeve sözleşme
60
-
40
Sözleşme ve ödemelere ilişkin tablo’nun doldurulması sırasında PRAG Kurallarına uygun olarak
hareket edilmelidir. Bu kapsamda Genel Ödeme Prosedürü (General Payment Procedure) dokümanından yararlanılabilmektedir. Örneğin tedarik işlerinde, işin %60’ı sözleşme imzalandıktan
sonra kalan %40’ı ise geçici kabulden sonra ödenebilmektedir. Bu durumda, projenin bu bileşeni ile ilgili olarak sadece iki ödeme öngörülmelidir. Ek 2 (sözleşme ve ödemelere ilişkin tablo)
sadece AB katkısını gösterecek şekilde hazırlanmalıdır; ulusal katkılar dâhil edilmemelidir.
34
Proje Fiş i Ekler i
3. Description of Institutional Framework (Kurumsal Çerçevenin tanımlanması)
Bu bölümde projenin uygulanacağı kurumsal çerçeve tanımlanmalı, paydaş kurumlar ve aralarındaki eşgüdümün nasıl yönetileceği gösterilmelidir. Projenin sağlıklı uygulanması için öngörülen
komiteler ve görevleri belirlenmelidir. Temel olarak bir projenin uygulanmasındaki asgari tarafları
içermelidir (sözleşme makamı (MFİB), faydalanıcı/lar, yüklenici, AB Delegasyonu, ABB vb.)
Bir diğer önemli konu da faydalanıcı kurumun bu proje için yetki ve görevlendireceği idarecinin
ve proje ekibinin belirtmesidir. Kıdemli Program Görevlisinin (SPO) ve Proje Ekibinin görevi,
belirlenmiş proje hedeflerine ve en sonunda ülkenin uyum süreci ve ekonomik kalkınmasıyla
ilgili beklenen etkiye ulaşılması amacıyla AB ve Türk Hükümetinin eş finansman fonlarının
verimli ve etkili kullanımının sağlanmasıdır.
Proje sahibi kurumun, gerekli sayıda, yeterli süreyi ayırabilecek ve projenin etkin yürütülmesini
sağlayacak yeterlilikte personeli görevlendirmesi gereklidir. Kıdemli Program Görevlisi’nin ve
ekibinin tam zamanlı olarak görevlendirilmesi, proje sahibi kurumun projede etkin rol almasını
ve dolayısıyla projenin başarı şansının artmasını sağlar. SPO ve proje ekibi projenin yazım aşamasından itibaren sürece dâhil edilmelidir.
Projenin izleme ve değerlendirmesi ile ilgili birim Proje Yürütme Komitesidir. Başkanlığını Kıdemli Program Görevlisinin yaptığı, Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonunun (gözlemci olarak)
ve Merkezi Finans ve İhale Biriminin, Avrupa Birliği Bakanlığı’nın, Proje Müşavirinin ve Kıdemli Program Görevlisi ve sekreteryası (örneğin ilgili kurumun Dış İlişkiler Dairesi) ile proje
ekibi üyelerinin katıldığı proje Yürütme Komitesi, teknik uygulamayla ilgili sorunların izlenmesindeki son sözü söyler. Yürütme Komitesi projenin uygulanmasında anahtar niteliğinde bir rol
oynamalıdır.
4. Reference to laws, regulations and strategic documents
(Yasalara, yönetmeliklere ve stratejik dokümanlara referans)
 Reference list of relevant laws and regulations (İlgili yasaların ve yönetmeliklerin referans
listesi)
 Reference to AP /NPAA / EP / SAA/ Progress report (AP / NPAA / EP / SAA14 İlerleme
Raporuna referans)
 Reference to MIPD (MIPD’ye referans)
 Reference to National Development Plan (Ulusal Kalkınma Planına referans)
 Reference to sector strategies and national / sector investment plans (Sektör stratejilerine
ve ulusal/sektörel yatırım planlarına referans)
Kanun niteliğindeki uluslararası ve ulusal düzenlemeler, yönetmelikler, hiyerarşik olarak sıralanır. Sektör ile ilgili olan ve yukarıda sıralanan en son stratejik belgelerin referansları liste olarak
eklenir.
14
AP / Katılım Ortaklığı, NPAA / Müktesabatın Üstlenilmesine İlişkin Ulusal Program, EP / Ekonomik Program, SAA / İstikrar ve Ortaklık
Anlaşması
35
Pr oj e Fi şi E k le ri
5. Details per EU funded contract (AB bütçeli kontratların detayları)
Proje faaliyetleri tasarlanırken, bu faaliyetlerin hangi araçlar ve kaynak ile gerçekleştirileceği de
öngörülmelidir. Bu bakımdan, faaliyetler ile sözleşme/bütçe arasında bir uyum olmasına dikkat
edilmelidir. Her bir faaliyet/faaliyet grubu için aşağıda sıralanan sözleşme tiplerinden uygun
olanı belirlenmelidir:
•
Hizmet alımı/ Teknik destek/ danışmanlık (Service/ Technical Assistance/ Consultancy)
•
Mal alımı/ tedariki (Supplies/ Procurement of goods) (Yatırım)
•
İnşaat işleri/ yapımı (Works) (Yatırım)
•
Hibeler (Grants)
•
Eşleştirme (Twinning)
•
Uluslararası kuruluşlara doğrudan hibe (Direct Grants) (WHO, UNDP, UNICEF, REC
gibi)
Bunlar dışındaki ekler projenin içeriğine göre çeşitlilik gösterir. Örneğin proje fişi, satın alma sözleşmesi
içeriyorsa proje fişi ekleri arasında mutlaka İhtiyaç Analizi ve Piyasa Araştırması15, inşaat sözleşmesi içeriyorsa proje fişi ekleri arasında mutlaka Fizibilite Analizi yer almalıdır. Benzer şekilde müşavirlik/danışmanlık hizmetleri (Teknik Destek) için faaliyet tabanlı bütçe tahmini ek olarak verilmelidir.
15
36
Pazar araştırması yürütülmesi ile ilgili süreçler MFIB tarafından hazırlanmış olan “GUIDELINE FOR PREPARATION OF THE MARKET
RESEARCH STUDY” http://www.cfcu.gov.tr/files/kaynaklar/market_research.pdf. dokümanında detaylı olarak aktarılmıştır.
AB Türkiye Delegas yonu Proje Fiş i Değerlendirme İpuçl ar ı
AB Türkiye Delegasyonu Proje Fişi Değerlendirme İpuçları
Bu bölüm, Proje Fişi Formatı içerisindeki her başlık için AB Türkiye Temsilciliği’nin ilgili başlık
doldurulurken dikkat edilmesi gereken konular ile ilgili öneri ve görüşlerini ortaya koymaktadır.
Bakanlıklar tarafından hazırlanan proje fişleri seçim aşamasında aşağıda belirtilen hususlara göre
değerlendirilmektedir.
Bu form, yorumların işleyişini ve birleştirilmesini kolaylaştırmak amacıyla, Avrupa Birliği Proje
Fişi standart formatı ile uyumlu olarak geliştirilmiştir. Ayrıca, göz önünde bulundurulması gereken noktaların bir listesini de (çok detaylı olmamak kaydıyla) içerir.
Lütfen, ilgili bölüme yorumunuzu veya önerdiğiniz metni giriniz. Bölümler, uygun bir biçimde
doldurulmalıdır.
1. Basic Information
1.1 CRIS Number
1.2 Title
1.3 Sector
1.4 Location
Implementing arrangements
1.5 Implementing Agency
1.6 Beneficiary (including details of SPO)
1.5 ve 1.6 için Değerlendirme İpuçları
• Faydalanıcı kurum, projeyi yeterince üstlenmiş midir; yeteri kadar kaynağa/çalışana sahip
midir? Proje hedeflerinin gerçekleştirildiğini garanti edebilecek kapasitede midir?
• Raporlama ve yönetim yapısı uygun mudur?
1.7 Overall cost (VAT excluded)16
1.8 EU contribution
1.9 Final date for contracting
1.10 Final date for execution of contracts
1.11 Final date for disbursements
16
Projenin toplam maliyeti, KDV ve/veya diğer vergiler harici olmalıdır. Eğer durum bu değil ise, KDV’nin miktarı ve de seçilebilir olarak
düşünülmesindeki nedenler açıkça ifade edilmelidirler (Bakınız Bölüm 7.6).
37
A B Tür k i ye De le g a s yo n u P ro je Fiş i De ğ erlendirme İpuçları
2. Overall Objective and Project Purpose
2.1 Overall Objective
2.2 Project purpose
2.1 ve 2.2 için Değerlendirme İpuçları
• Genel Hedef/proje amacı başarılabilir mi? Ölçülebilir mi?
• Genel Hedef / proje amacı SMART mı?
Aşağıdaki kıstası göz önünde bulundurarak hedefi değerlendiriniz ve de aşağıdaki soruları buna göre
cevaplayınız.
• Specific (Spesifik) – Hedefler, açıkça belirlenmiş olan ihtiyaçlara cevap vermekte midir?
• Measurable (Ölçülebilir) – Hedeflere ulaşıldıkça ilerlemeyi ölçmek mümkün olacak mıdır?
• Achievable (Başarılabilir) – Belirlenen hedefler başarılabilir mi?
• Realistic (Gerçekçi) – Mevcut kaynaklarla, hedefler gerçekçi bir şekilde başarılabilir mi?
(proje mantığı)
• Time (Zaman) – Teklif edilen zaman çerçevesi dâhilinde hedefler gerçekleştirilebilir mi?
2.3 Link with AP/NPAA / MIPD
2.4 Link with MIPD
2.5 Link with National Development Plan
2.3 – 2.5 için Değerlendirme İpuçları
• Proje, yukarıda belirtilen belgelerdeki önceliklerle uyum içinde midir? Bu belgeler, Katılım
Ortaklığı Belgesi (Accession Partnership (AP)), Çok Yıllı Göstergesel Planlama Belgesi (Multi Annual Indicative Planning Document (MIPD)), Müktesebatın Kabulüne İlişkin Ulusal
Program (National Programme for the Adoption of Acquis (NPAA)) ve Avrupa Birliği Komisyonu tarafından geliştirilmiş politikalardır.
• Direkt bağlantılar açık bir şekilde kurulmuş mudur? İkna edici midir?
2.6 Link with sectoral policies, strategies and implementation plans
2.6 için Değerlendirme İpuçları
• Sektör için genel bir strateji mevcut mudur? Proje, bu strateji ile aynı doğrultuda mıdır?
• Proje, kabul edilmiş hükümet politikaları ve ilgili sektör programları ile uyumlu mudur ve
bunları desteklemekte midir?
38
3. Description of Project
3.1 Background and justification
• Derinlemesine bir problem analizi yürütülmüş müdür?
• Daha önce gerçekleştirilmiş olan çalışmalar yeteri kadar dikkate alınmış mıdır? Devam
etmekte olan çalışmalar ile koordinasyonun sağlanması için uygun şartlar yerine getirilmiş
midir?
• Bir ihtiyaç analizi tamamlanmış mıdır?
• Proje tasarımı esnasında, paydaşlar belirlenmiş ve sürece dâhil edilmişler midir?
• Fizibilite çalışmalarından öneriler, proje tasarımına entegre edilmiş midir?
3.2 Assessment of project impact, sustainability, catalytic effect and cross border impact
(where applicable)
Projenin Etkisi
• Projeden beklenilen etki önemli olacak mıdır?
• Beklenilen etki gerçekçi midir? Teklif edilen aktiviteler ve çıktılarla bu başarılabilir mi?
Sürdürülebilirlik
• Projenin sonuçlarının ve çıktılarının sürdürülebilir olmasını bekliyor musunuz? (örneğin:
iyileştirilmiş hizmetler)?
Katalitik Etki
• Proje, sektör reform süreçlerini katalize edecek midir? (Nasıl?)
Sınır ötesi Etki
• Sınır ötesi etkisi var mıdır?
3.3 Results and measurable indicators
Göstergeler RACER mıdır?
Göstergeleri aşağıdaki kıstası göz önünde bulundurarak değerlendiriniz. Göstergelerin, projenin
ulaşmayı öngördüğü hedefleri ve beklenen sonuçlarını hesaba katmasında fayda vardır.
Çıkan sonuçlar, gerçekte etkinliklerdir ve buna benzer olarak da sunulan göstergeler de etkinliklerle
ilişkilidir.
39
Sonuçlar ve de etkinlikler detaylandırılmalıdırlar. Sunulan göstergeler RACER değildirler.17
RACER:
• Relevant? (Amaca uygun mudur?)
• Accepted? (Kabul edilmiş midir?)
• Credible? (Güvenilir midir?)
• Easy? (Basit midir?)
• Robust? (Sağlam mıdır?)
3.4 Activities
• Çıktılar, hedeflerin yerine getirilmesine önemli ölçüde katkıda bulunur mu?
• Girdiler, belirlenmiş çıkarımların elde edilmesinde yeterli midirler?
• Faaliyetler ve kaynaklar ve de maliyet öngörüleri net midir (Lehtarın katkısı altındakileri
de kapsamak üzere)?
3.5 Conditionality and sequencing
• Sunulan ardıllık yaklaşımı mantıklı, güvenilir ve etkili midir?
Şartlılık İlkesi:
• Bir şartlılık ilkesi sunulmuş mudur veya bunun tanıtılmasına gerek var mıdır?
3.6 Linked activities
3.7 Lessons learned
• Çıkarılan dersler, proje tasarımına nasıl entegre edilmiştir?
17
40
AB Türkiye Delegasyonu tarafından verilen yorumdur.
4. Indicative Budget (amounts in €)
C:\.!_1225018620 Sheet1!A3
C:\.!_1225018620 Sheet1!A3
Activities
C:\.!_1225018620 Sheet1!A3
EU CONTRIBUTION
TOTAL PUBLIC
COST
Total %* IB INV
SOURCES OF FUNDING
NATIONAL PUBLIC CONTRIBUTION
Total
Type of
cofinancing
(J / P)**
%*
Central
Regional
PRIVATE
IFIs
Activity 1
contract 1.1
contract 1.2
Activity 2
contract 2.1
contract 2.2
……
C:\.!_1225018620 Sheet1!A3
TOTAL
** compulsory for INV (minimum of expected % of total EU + national public contribution) : Joint cofinancing (J) as the rule,
parallel co financing (P) per exception
* expressed in % of the Total Public Cost
4. için Değerlendirme İpuçları
• Bütçe gerçekçi midir (belirtilen girdilerle orantılı mıdır)?
• Eş finansman tanımlanmış mıdır (koşullar, kaynak, miktar, zamanlama)?
• Sunulan yatırım elemanları yeteri kadar gerekçelenmiş ve belgelenmiş midir (örneğin: Piyasa araştırması yolu aracılığıyla?)
Öngörülen bütçe hakkında kurallar:
• Tüm rakamlar yuvarlanmalıdır.
• Eşleştirme projeleri için, AB katkısı toplam bütçenin %95’ini geçmemelidir.
Eş finansman için hibeler:
• Hibe tasarıları dâhil edildiği takdirde, hangi hibe lehtarından hangi eş finansmanın beklendiği netleştirilmiş midir?
5. Indicative Implementation Schedule (periods broken down per quarter)
• Uygulama programı gerçekçi midir/ uygulanabilir mi?
Eşleştirme bileşeni için:
• Başlangıç ve bitiş için, sürecin ek 3 aylık bir süreyi kapsadığından emin olunuz. Örneğin;
18 + 3 veya 24 + 3…
41
Contracts
Start of Tendering
Signature of contract
Contract Completion
Contract 1.1
Contract 1.2
Contract 2.1
Contract 2.2
……
FA’nın imzasının ardından, tüm projeler ilk çeyrekte ihaleye girmeye, prensipte hazır olmalıdırlar.
6. Cross cutting issues (where applicable)
• İyi yönetişimi kesen konular, proje tasarımında yeterince ele alınmış mıdır?
6.1 Equal Opportunity
• Cinsiyet eşitliği ve fırsat eşitliği gözetilmekte midir?
• Proje etkinlikleri, cinsiyet unsurlarını göz önünde bulundurmuş mudur?
• Proje etkinlikleri, eşit sayıda erkek ve kadına yer vermekte midir?
• Proje raporları, toplumsal cinsiyeti gözeten bilgi ve verileri kapsar mı? • Kadınlar/kızlar, herhangi bir proje etkinliğinden olumsuz etkilenmekte midir? • Projedeki cinsiyetler arası eşitliği sağlamak için tüm önlemler alınmış mıdır?
6.2 Environment
• Çevresel hususlar proje tasarımına yeterince entegre edilmiş midir?
6.3 Minorities and vulnerable groups
• Projenin hazırlanma sürecinde, hassas grupların durumları göz önünde bulundurulmuş
mudur? Proje etkinliklerine dâhil olmalarını kolaylaştıracak herhangi bir düzenek mevcut
mudur?
42
6.4 Civil Society
• PF’ nin hazırlanma aşamasında sivil topluma danışılmış mıdır?
• Proje tasarımında var olan sivil toplum hareketleri göz önünde bulundurulmuş mudur?
• Proje etkinlikleri sivil toplum katılımını içermekte midir? Belli başlı unsurlar sivil toplumu
hedef alırken, sivil toplum aktörlerinin en geniş yelpazesi (NGOs-Kar amacı gütmeyen sivil
toplum kuruluşları (örgütler, dernekler…); meslek örgütleri; işçi sendikaları vb.) hesaba
katılmış mıdır?
• Hazırlık aşamasında(örneğin; şartname (ToR- terms of reference) taslağı çıkarılırken) sivil
toplum kuruluşlarına danışılmış mıdır?
• Uygulama aşamasında, sivil toplum da sürece dâhil edilecek midir?
• Mantıksal çerçeve matrisine sivil toplumu “dikkate alan ” unsurlar dâhil edilmiş midir?
• Sivil toplumun katılımını garantilemek için tüm tedbirler alınmış mıdır?
43
ANNEXES
I- Log frame in Standard Format
ANNEX I için Değerlendirme İpuçları
• Başarının göstergeleri yeterince açık ve SMART tanımlanmış mıdır?
• Mantıksal Çerçeve, PCM’nin prensipleri ve gereksinimlerine göre (gerekli olduğu takdirde)
gözden geçirilmelidir.
• Tablo formatı, yatay formatta verilmelidir.
Logical framework matrix in standard format
LOGFRAME PLANNING MATRIX FOR Project Fiche
Programme name and number
Contracting period ) expires
Disbursement period expires
Total budget:
IPA budget:
Overall objective
Objectively verifiable indicators
Sources of Verification
Project purpose
Assumptions
Results
Assumptions
Activities
Means
Costs
Assumptions
Pre conditions
44
II- Amounts contracted and Disbursed per Quarter over the full duration of Programme
ANNEX II için Değerlendirme İpuçları
• Sözleşme/Ödeme çizelgesi başarılabilir mi/ uygulanabilir mi?
Bu noktada farklı sözleşme türlerine göre ödeme koşulları dikkate alınmalıdır.
Hizmet (Teknik Destek bileşeni için)
(Service contract)
Süre (uygulama) ≤12 ay ise 20,
Süre > 12 ay ve <24 ay ise 30,
24 ay ≤süre ise 40
Her iki çeyrekte bir eşit miktarda
10
Eşleştirme
45
Uygulama boyunca yıllık ödemeler
10
Kısa Eşleştirme
(Twinning Light)
80
-
20
Yatırım (inşaat işleri)
(Works contract)
10
Her çeyrek, eşit miktarda
10
Tedarik
(Supply contract)
60
-
40
Çerçeve sözleşme
60
-
40
III- Reference to institutional framework
Amounts (in €) Contracted and disbursed by quarter for the project
Contracted
Contract 1.1
Contract 1.2
Contract 1.3
Contract 1.4
……
Cumulated
Disbursed
Contract 1.1
Contract 1.2
Contract 1.3
Contract 1.4
……
Cumulated
45
ANNEX III için Değerlendirme İpuçları
• Faydalanıcı kurum yeterince adanmış mıdır; yeteri kadar kaynağa sahip midir; hedeflerin
sürdürülebilir bir şekilde gerçekleştirilmesini temin edebilecek yeterlilikte midir?
• Raporlama ve yönetim yapısı uygun mudur?
Capacity of the Beneficiary
Aşağıdaki kıstasları göz önünde bulundurarak değerlendirmenizi belirtiniz. (Yeteri kadar bilginiz olmadığı takdirde boşluk bırakınız);
• İlgili ünitenin deneyim seviyesi uygun mudur?
• Dil yetenek seviyesi yeterli midir?
• Ünite, proje tarafından oluşturulan ve meydana gelmesi beklenen ekstra sorumlulukları (iş
yükü, işe alım) yönetebilecek kapasitede olacak mıdır?
• Projenin uygulanmasını ve gelecekteki sürdürebilirliğini etkileyebilecek politik riskler var mıdır?
• Çalışan değişikliklerinin, projenin çıkarımlarına bir etkisinin olması beklenmekte midir?
• Uzun süreli adanmışlık seviyesinin, projenin ve proje sonuçlarının devam ettirilmesinde
yeterli olacağını düşünüyor musunuz?
SONUÇ?
IV- Reference to laws, regulations and strategic documents
ANNEX IV için Değerlendirme İpuçları
• PF’ nin ana gövdesindeki konu hakkında yeteri kadar bilgi temin edilmiş midir?
o İlgili yasaların ve yönetmeliklerin referans listesi
o AP /NPAA / EP / SAA’ ya referans
o MIPD’ ye referans
o Ulusal Kalkınma Planına referans
o Ulusal/Sektörel yatırım planlarına referans
V- Details per EU funded contract (*) where applicable
Visibility of the Project
(Uygun bir biçimde yorumlayınız);
• Herhangi bir görünürlük yaklaşımı (ilgili kaynaklar ile)/ planlaması var mıdır?
• Eğer varsa, görünürlük planının uygulanmasını etkileyecek potansiyel riskler var mıdır?
ANNEX V için Değerlendirme İpuçları
• Projenin denklenmesi, tekliflerin/kontratların sayılarının azaltılması için geliştirilebilir mi?
• Servisler/stoklar ve işler teklif edilebilecek nitelikte midir (örneğin; makul sayıda şirket bu
nitelikleri taşıyabilir mi)?
46
Yararlı Yayın ve Bağlantı l ar
Yararlı Yayın ve Bağlantılar
Bağlantılar
 EU procurement Rules (PRAG): http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/
implementation/practical_guide/
• Merkezi Finans ve İhale Birimi- CFCU http://www.cfcu.gov.tr/
• AB Delegasyonu http://www.avrupa.info.tr/DelegasyonPortal.html
• Avrupa Birliği Genel Sekreterliği www.abgs.gov.tr
• Kalkınma Bakanlığı www.dpt.gov.tr
• Europeaid www.europa.eu.int/comm/europeaid/cgi/frame12.pl
• http://www.megep.meb.gov.tr/megep/genel/pilottr.htm
• http://www.cfcu.gov.tr/SPOs/TOOLs/PCM_Training_Handbook.pdf
• http://www.cfcu.gov.tr/SPOs/TOOLs/PCM_Handbook.pdf
• http://www.cfcu.gov.tr/SPOs/TOOLs/ProjectCycleManagement.pdf
• http://www.orkoop.org.tr/uploads/files/proje_yonetimi_kitabi.pdf
• http://www.did-cevreorman.gov.tr/
• http://www.ipa.gov.tr/
REC Türkiye Yayınları
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
STK Rehberleri
Proje Önerisi Hazırlanması
Proje Yönetimi
İzleme ve Değerlendirme
Yerel Çevre Eylem Programları
AB Katılım Sürecinde Çevresel Altyapı Projelerinin Finansmanı Semineri
AB Çevre Müktesebatının Uyumlaştırılması için Stratejiler: Türkiye’yi Neler Bekliyor?
Avrupa Birliği Katılım Sürecinde Sivil Toplum Kuruluşlarının Rolü-I
Avrupa Birliği Katılım Sürecinde Sivil Toplum Kuruluşlarının Rolü-II AB-STK Diyaloğu
Avrupa Birliği Katılım Sürecinde Türkiye için Sürdürülebilir Kalkınma Yaklaşımları
Yerel Çevre Eylem Programları Uygulama Rehberi
Yerel Çevre Eylem Programları-Türkiye Strateji Raporu
Avrupa Birliği Bölgesel Kalkınma Programlarının Çevreyle Uyumunda Bir Araç Olarak Ortaklık
STK’lar için Rehberler-Kurumsal Stratejik Planlama
STK’lar için Rehberler-İletişim
STK’lar için Rehberler-AB Hibe Programlarında Proje Uygulama ve Değerlendirme
STK’lar için Rehberler- AB Hibe Programlarında Proje Bütçe Yönetimi ve Hibe
Projelerinde Bütçeleme
Diğer yayınlar
• Tekindağ C, Proje Döngüsü Yönetimi Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı, Sivil Toplum
Geliştirme Programı, Ankara, 2005.
• Yentürk N, Aksakoğlu Y, Proje Döngüsü Yönetimi – I Proje Teklifi Yazma, İzleme ve
Değerlendirme, İstanbul Bilgi Üniversitesi Yayınları, İstanbul.
• Akyüz A, Kurma E, Eser İ, Proje Döngüsü Yönetimi - II; AB Fonları, Bütçeleme ve
Raporlama, İstanbul Bilgi Üniversitesi Yayınları, İstanbul.
47
Ekler
Ekler
Ek 1. Terimler
Instrument for Pre-Accession Assitance (IPA)
Katılım Öncesi Yardım Aracı
Operational Programme (OP)
Operasyonel Program
EU Integrated Environmental Approximation Strategy
AB Entegre Çevre Uyum Stratejisi (UÇES)
Multi-annual Indicative Financial Framework
Çok Yıllı Göstergesel Mali Çerçeve
Multi-annual Indicative Planning Document
Çok Yıllı Göstergesel Planlama Belgesi
Cohesion Policy
Uyum Politikası
Partnership Principle
Ortaklık İlkesi
Decentralized Implementation System
Merkezi Olmayan Uygulama Sistemi
EU Structural Funds
AB Yapısal Fonları
Strategic Coherence Framework (SCF)
Stratejik Uyum Çerçevesi
Community Strategic Framework
Topluluk Stratejik Çerçevesi
Community Strategic Guidelines
Topluluk Stratejik Kılavuz İlkeleri
Community Support Framework (CSF)
Topluluk Destek Çerçevesi
Accession Partnership Document
Katılım Ortaklığı Belgesi
National IPA Coordinator (NIPAC)
Ulusal IPA Koordinatörü
Operating Structure
Uygulama Otoritesi
Sectoral Coordinator
Sektör Koordinatörü
Ek 2. İlgili Kurumlar:
Avrupa Birliği
Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu
Avrupa Birliği Bakanlığı
Kalkınma Bakanlığı
Çevre ve Şehircilik Bakanlığı
Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı
Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı
Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı
Gıda, Tarım ve Köy işleri Bakanlığı
Hazine Müsteşarlığı
Merkezi Finans ve İhale Birimi
Bölgesel Çevre Merkezi
Ek 3. Kısaltmalar
ABGS : Avrupa Birliği Genel Sekreterliği
AP
: Katılım Ortaklığı Belgesi
CFCU : Central Finance & Contracts Unit
48
DPT
: Devlet Planlama Teşkilatı
EU
: European Union
EUD
: European Union Delegation
Ek l er
IPA
: Katılım Öncesi Yardım Aracı (Instrument for Pre-Accaession Assistance)
MA
: Mali Anlaşma
MFİB : Merkezi Finans ve İhale Birimi
MIPD : Çok Yıllık İndikatif Programlama Dokümanları (Multi-annual Indicative Planning)
NAO : National Authorusing Officer
NF
: National Fund
NIPAC : National Ipa Coordinator
NPAA : Müktesebatın Kabulüne İlişkin Ulusal Program (National Programme for the Adoption of Acquis)
OP
: Operasyonel Program
OS
: Operating Structures
PCM
: Project Cycle Management
PDY
: Proje Döngüsü Yönetimi
PF
: Proje Fişi
PIS
: Proje Tanımlama Formu
REC
: Bölgesel Çevre Merkezi
SPO
: Kıdemli Program Amiri
UÇES : AB Entegre Çevre Uyum Stratejisi
UNDP : Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı
UNICEF : Birleşmiş Milletler Uluslararası Çocuklara Yardım Fonu
WHO : Dünya Sağlık Örgütü
Ek 4. Tablolar, Şemalar ve Şekiller
Tablolar
Tablo 1. 2011- 2013 Dönemi Sektör Başına Göstergesel Finansal Dağılım (milyon Avro olarak)
Tablo 2. IPA Bileşeni ve Yıllara Göre Finansal Dağılım
Tablo 3. PDY Analizleri ve Fişteki İlgili Bölümler
Tablo 4. PDY Mantıksal Çerçeve Matrisi ve Fişteki İlgili Bölümler
Tablo 5. PDY Kaynak Planlaması ve Fişteki İlgili Bölümler
Tablo 8. Öngörülen Bütçe Tablosu Örneği
Tablo 9. Örnek Gösterge Uygulama Planı
Şemalar
Şema 1. Türkiye’de IPA Programı’nın yönetiminden sorumlu olan kurumlar
Şema 2. IPA Programı tarafından desteklenen bir projenin aşamaları ve yaklaşık süreleri
Şema 3. PDY Aşamaları
Şekiller
Şekil 1. Mantıksal Çerçeve Matrisi ve Bölümleri
Ek 5. Kaynaklar
http://www.abgs.gov.tr/
http://www.dpt.gov.tr/DPT.portal
http://www.hazine.gov.tr/
49
Ekler
http://www.ubak.gov.tr/
http://www.cevreorman.gov.tr/
http://cevreop.cevreorman.gov.tr/
http://www.sanayi.gov.tr/
http://www.csgb.gov.tr/
http://www.avrupa.info.tr/DelegasyonPortal.html
http://www.cfcu.gov.tr/index.php?lng=tr
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/
http://www.europa.eu.int/comm/europeaid/cgi/frame12.pl
Project Cycle Management Guidelines (EuropeAid Cooperation Office, 2004)
2011-2013 Çok Yıllı Göstergesel Planlama Dökümanı, (http://www.abgs.gov.tr/index.php?p=42164&l=1)
50
Bu yayın içeriğinin
yegane sorumlusu REC olup hiçbir şekilde
Avrupa Komisyonu’nun resmi görüşlerini
yansıtıyor olarak algılanmamalıdır.
ÇEVRE ALANINDA
KAPASİTE GELİŞTİRME PROJESİ

Proje Fişi Hazırlamada Proje Döngüsü Yaklaşımı

Transkript

Benzer belgeler

İhale sonuç ilanı örneği

EBAP İlçe Okul Müdürleri Bilgilendirme/İstişare Toplantıları

Haber Bülteni 2 - Ocak 2015

DIŞ EKONOMİK İLİŞKİLER GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

Bilgisayar Yazılımında Yeni Gelişmeler Proje I İsterler

henge projesi onaylandı - Henge

2014-1-es01-ka202

IPA Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı

Ürün Paketi

İhale ilanı - kocaeli defterdarlığı