Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf

Transkript

Birleşik İletişim ile Maliyet
ve Kaynaklarda Tasarruf
Sağlama
Birleşik İletişimin Zorlu Ekonomik Ortamda Proaktif Yanıtlar
Sağlama Yöntemi ve Microsoft’un UC Çözümlerinin Bu Yanıtları
İşletmenizin Kullanımına Sunması
Marty Parker, Müdür, UniComm Consulting, LLC
Don Van Doren, Müdür, UniComm Consulting, LLC
Ağustos 2009’da Yenilendi
ii
Birleşik iletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama
Özet
Kuruluşlar her zaman maliyetleri düşürmeye ve kaynak kullanımını en üst düzeye çıkarmaya
çalışır. Bugünün zorlu ekonomik koşullarında buna olan gereksinim her zamankinden daha
fazladır. Bu makalede, Microsoft Unified Communications'ın işletmenize ve BT işlemlerinize
uygulanmasıyla her 1000 çalışan için yılda 5 milyon ABD Dolarını aşan bir potansiyel
tasarrufun söz konusu olduğu vurgulanmaktadır.
Birleşik İletişim (UC), iletişim yöntemleri ve çözümlerine hem anlık hem de sürdürülebilir maliyet
ve kaynak tasarruflarını başarmaya yönelik önemli yeni yöntemler getiren yeni bir yaklaşımdır.
Geçmişte, iletişime dayalı iş etkinlikleri büyük ölçüde insanlar tarafından gerçekleştirilen,
gecikme ve geçiştirme eğilimi yüksek etkinliklerdi. Şimdi UC ile, bu iletişim adımları maliyetleri
düşürürken bir yandan da sonuçları geliştirmek için düzenlenebilir ve yazılım destekli olarak
gerçekleştirilebilir.
Bu makalede, tasarruf fırsatları ve önlemlerinin avantajları üç genel kategoride tanımlanmaktadır:
Peşin ödenen giderleri düşürme: Bunlar telekom, cep telefonu faturaları ve barındırılan
sesli ve görüntülü konferans gibi iletişim hizmetlerini, ayrıca seyahat veya ofis tesisatları
gibi ilişkili harcamaları içerir. Yıllık tasarruf potansiyeli 1000 çalışan için 2,6 milyon ABD
Dolarından başlar ve 8 milyon ABD Dolarının üstüne çıkar.
İletişim altyapısını birleştirme: Çok sayıda farklı ve dağınık eski ürünün yerine yeni
UC çözümlerinin tümleşik işlevlerini koyarak işletme maliyetlerini düşürmeye yöneliktir.
Yıllık tasarruf potansiyeli 1000 çalışan için 0,9 milyon ABD Doları civarındadır.
İnsan sermayesinden yararlanma: Bireysel üretkenliği destekleme; çalışma grupları
ve işbirliği; kurumsal yönetim ve güvenli iletişim aracılığıyla öngörülemeyen risklerin
yönetimi yoluyla gerçekleştirilir. Hepsi bir araya geldiğinde, yıllık tasarruf potansiyeli
1000 çalışan için 2 milyon ABD Dolarından fazladır.
Bu makalede önerilen tasarruf önlemlerinin geri dönüşü 6 ile 9 ay arasındadır; yüksek tasarrufa
yönelik örnekler uygulandığında çoğunlukla bu süre daha da kısalır ve aynı yıllık bütçe içinde
sonuç alınabilir. Başarı öyküsü başvurularında tasarruf hesaplama yönergeleri sağlanmakta ve
desteklenmektedir. UC tasarruf fırsatlarının her biri genel çizgileriyle tanımlanmakta ve bunu
Microsoft UC Çözüm paketinin kullanıldığı önlem önerileri ve bazı örneklerde güvenlik
yönetimine yönelik tamamlayıcı çözümler izlemektedir:

E-posta, sesli posta, takvim ve kişiler için Microsoft Exchange Server 2007 veya
Exchange Server 2010
IP üzerinden ses, konferans (sesli, görüntülü ve web), anlık ileti ve iletişim durumu
için Microsoft Office Communications Server 2007 R2
Tümleşik erişim ve güvenlik koruması için Microsoft Forefront
Sistem yönetimi için Microsoft System Center
İçindekiler
Özet ...........................................................................................................................................................ii
2009 ve Sonrasında Ekonomik Koşullar ..................................................................................................1
Birleşik İletişim Nedir ve Neden Önemlidir .......................................................................................... 2
Microsoft Unified Communications Çözümleri .................................................................................... 3
UC Çözümleriyle Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Fırsatları .............................................................. 3
Peşin Ödenen Giderleri Düşürme ....................................................................................................... 4
Fırsat: Seyahat Giderlerini Düşürme............................................................................................... 4
Fırsat: Konferans Hizmetleri Ödemelerini Azaltma ...................................................................... 5
Fırsat: Sabit Telefon Masraflarını ve Cep Telefonu Ödemelerini Azaltma..................................... 7
Fırsat: Tesis Giderlerini Düşürme ................................................................................................... 9
İletişim Altyapısını Optimum Düzeye Getirme ................................................................................10
Fırsat: İletişim Sistemlerini Birleştirme .........................................................................................10
Fırsat: İleti Sistemlerini Birleştirme ve Altyapı Yönetimini Optimum
Düzeye Çıkarma .............................................................................................................................. 12
Fırsat: UC Uygulama Yazılımı Paketlerini Birleştirme .................................................................14
Fırsat: Yazılım Lisanslarını Optimum Düzeye Getirme ............................................................... 15
İnsan Sermayesinden Yararlanma ve Risk Yönetimi ........................................................................ 17
Fırsat: Kadro Verimliliğini Geliştirme............................................................................................ 17
Fırsat: Çalışma Grubu ve İşbirliği Projelerini Düzenleme ........................................................... 19
Fırsat: Güvenliği Basitleştirme ve Korumayı Geliştirme ............................................................. 20
Fırsat: Yönetim ve Uyumluluğu Basitleştirme ............................................................................. 22
Özet ......................................................................................................................................................... 23
Ek A: Tek Başına Uygulamaları Birleştirme ......................................................................................... 26
Ek B: Yazarlar Hakkında ........................................................................................................................ 28
1
Birleşik İletişim ile Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Sağlama
2009 ve Sonrasında Ekonomik Koşullar
Geçen yıl global ekonomik koşullarda yaşanan bozulma, günümüz BT ve İş Kolu yöneticileri için
hem benzeri görülmemiş güçlükleri hem de potansiyel fırsatları beraberinde getirdi. Dünya finans
piyasası sisteminin çökmesinden doğan türbülans ve bunu izleyen belirsizliklerle iş dünyası
üzerindeki etkiler, acil yeni koşullara uyum sağlamak için önceki dönemin birçok önceliğini bir
kenara bırakmak gerektiği anlamına geliyordu.
Ekonomik koşullar, iş dünyasının giderek artan ölçüde globalleştiği geçen on yıldan bu yana
zaten çok daha zorlayıcı. Bazı örneklerde bu, maliyet açısından daha verimli işgücü havuzlarının
veya imalat tesislerinin avantajından yararlanmak için şirketin kendi tesislerini global bir bölgeye
taşıma durumunu yaratıyor. Diğer örneklerde ise, Internet'in etkin olduğu kanallar ve artan
uluslararası fırsatlarla desteklenen bir yöntem olarak şirketler pazarlarını global ölçekte
genişletiyorlar. Birçok şirket, tedarik zincirlerini ve ortaklıklarını dünya çapında genişletti.
Global bir ekosistemi destekleme yeteneği, kuruluşu güvenlik tehditlerine karşı korumaya
ve kritik şirket bilgilerini güvenlik altında tutmaya yönelik gereksinimlerdeki artışla
dengelenmelidir.
Bu belirsizlikler ve güçlükler paralize edici olabilir ama paralize olmak duruma çözüm getirmez.
Ürün yöneticileri seçeneklerini dikkatle gözden geçirecekler ve kuruluşlarının güçlü yönlerine, mali
durumuna ve gereksinimlerine; sundukları ürün ve hizmetlerin doğasına; ekonomik gerilemenin
hem müşterileri hem de rakipleri üzerindeki etkilerine uygun bir eylem planı oluşturacaklar.
İş Kolu yöneticileri açısından bu koşullar çoğunlukla ekonomik etkilerin kapsamına bağlı
olarak iş yordamlarının ayarlanmasını gerektirir. Kuşkusuz, hem maliyetleri kısmak hem de daha
önemli süreç ayarlamalarına fon sağlamak için tasarruf önlemleri de kararlı bir şekilde hayata
geçirilecektir. BT Yöneticileri, ilk olarak birim temelli veya kişi sayısıyla ilişkili mal ve hizmetler
için yapılan peşin ödemeleri hızla düşürmeye odaklanacaklar. Buna paralel olarak, çoğu BT
Yöneticisi uzun vadeli, sürdürülebilir bir tasarruf elde etmek için altyapıda, işletme destek
maliyetlerinde ve desteklenen servislerin kapsamında yapısal değişikliklere yönelecek.
Tüm kuruluşlarda nakit akışını korumak için maliyetleri ve giderleri kısmak zorunlu tutulacak.
Ekonomik baskılar daha zayıf bir kadro oluşturmaya veya eleman sayısında düşüşlere neden
olacak. Çoğu durumda, yakın dönemde getirisi veya net bir stratejik değeri olmayan proje
giderleri veya sermaye ayırmaları ertelenecek veya iptal edilecek. Bu makale, söz konusu maliyet
kısıtlama sorunlarına aynı yıllık bütçe döngüsü içinde getiri elde etmeye yarayan bir yanıt vermek
üzere, UC çözümlerini kullanma fırsatlarına odaklanmaktadır.
2
Birleşik İletişim Nedir ve Neden Önemlidir
Birleşik İletişim (UC) hem anlık maliyet kısıtlamalarına hem de kaynak kullanımının uzun
dönemli verimliliklerine olanak tanıdığından, bu ekonomik koşullarda önemli bir fırsat alanıdır.
Temel düzeyde, UC birden çok iletişim teknolojisinin tekil bir çözümde bir araya getirilmesidir;
böylelikle daha önce birbirinden ayrı olan sistem ve hizmetler tek bir verimli metin iletişimi,
sesli ve görüntülü iletişim paketinde düşük maliyetle birleştirilebilir ve bunlara bilgisayarlar,
akıllı telefonlar ve benzeri aygıtlarla temelde her yerden erişilebilir. Bu teknolojiler e-posta,
metin iletisi, anlık ileti ve grup sohbeti, sesli ve görüntülü aramalar ve konferanslar, dizinler,
takvimler ve görevlerden; bu işlevlerin mobil özellikli uygulamalar veya işbirliğine yönelik
çalışma alanları gibi işe özgü uygulamalarda çeşitli derlemelerinden oluşur.
Daha ileri bir düzeyde, yazılım tabanlı bu UC yetenekleri iletişim yoğun etkinliklerde yinelemeleri,
israfı ve aynı çalışmaların tekrarlanmasını azaltmak üzere kullanıcıların ve grupların iş süreçleriyle
tümleştirilir; böylelikle süreç verimliliğini geliştirmek ve süreçlerdeki işgücü içeriğini azaltmak
yoluyla, gerekli olduğunda dondurulan kadroların veya eleman sayısındaki azaltmaların başarılı
bir şekilde yönetilebilmesine olanak tanınır.
UC’nin yönlendirdiği anlık maliyet kısıtlamaları açısından, iletişim neredeyse her zaman önemli
bir değişken maliyettir ve işletmenin kapsamı globalleştikçe bu maliyet yükselir. Sabit telefon
masrafları, cep telefonu ödemeleri, konferans hizmeti ücretleri, seyahat giderleri ve toplantı
harcamalarının tümü, UC çözümlerinin etkili bir şekilde uygulanmasıyla hızla düşürülebilecek
iletişim gideri formlarıdır. Ayrıca, eskiden kullanılan birden çok iletişim sisteminin tek ve tümleşik
bir UC platformunda birleştirilmesiyle de çoğu durumda önemli bir tasarruf elde edilebilir.
Bu makalede söz konusu tasarruf kategorilerinin her biri ayrıntılı olarak açıklanmaktadır.
Kaynak tasarrufları açısından, UC çözümleri yoluyla geliştirilen iletişim, iletişim tabanlı görevlere
harcanan zamanı ve işgücünü azaltarak ve aynı zamanda iletişim tabanlı gecikmeleri, yinelemeleri
ve çalışma tekrarlarını ortadan kaldırarak iş süreçlerinde verimlilik sağlayabilir. Bu süreç
değişikliklerinin kazanca dönüştürülmesi için birkaç ay veya birkaç çeyrek gerekirken, bunlar
işletmenin çalışma biçimini etkilediğinden çoğunlukla yalnızca altyapı maliyetlerinde değil çok
daha kapsamlı bir ölçekte tasarruf elde edilecektir.
Aşağıdaki bölümlerde bu maliyet ve kaynak tasarrufu fırsatları ayrıntılı olarak açıklanmaktadır.
3
Microsoft Unified Communications Çözümleri
Microsoft UC çözümleri e-posta, takvim, anlık ileti, sesli posta, sesli/görüntülü/web konferansı
ve Internet protokolü üzerinden ses (VoIP) işlevlerini birleştirir ve diğer iş uygulamalarıyla bu
iletişim işlevleri arasındaki arabirimleri de içerir. Bu birleştirme son kullanıcı açısından tek bir
kimlik sağlanması anlamına gelir ve kullanıcıyla çalışma arkadaşlarının farklı iletişim modları
üzerinden sürdürdükleri iletişimi düzenlemelerine olanak tanır. Ayrıca, BT uzmanlarının da
hem ileti hem de telefon iletişim hizmetlerini tek bir altyapıda verimli bir şekilde ve uygun
maliyetle yönetmelerini sağlar. Bu yetenekler, Microsoft tarafından hem tesis içi sistemler hem
de sağlayıcıda barındırılan hizmetler biçiminde sağlanan Office Communications Server 2007 R2
(OCS 2007 R2) ve Exchange Server 2007 veya Exchange Server 2010 ürünleriyle sunulur.
Microsoft UC çözümleri bilgisayar, Web tarayıcıları ve akıllı telefon sürümlerinde kullanıcıya
Office Outlook ve Office Communicator gibi Microsoft Office istemcilerinin oldukça tanıdık
kullanıcı arabirimiyle gösterilir. Çok geniş bir yelpazede kendini kanıtlamış çözümler sunabilmek
için, bu UC çözümleri teknoloji ortakları, sistem tümleştiricileri ve geliştiricilerden oluşan UC
endüstrisinin en kapsamlı topluluğu tarafından desteklenir. www.microsoft.com/uc adresinde
Microsoft UC çözümleri hakkında daha fazla bilgi bulunmaktadır.
Şimdi, Birleşik İletişim maliyet ve kaynak tasarrufu fırsatlarını ve kuruluşunuzda bu tasarrufları
gerçekleştirmek için Microsoft UC çözümlerini uygulama yollarını inceleyelim.
UC Çözümleriyle Maliyet ve Kaynaklarda Tasarruf Fırsatları
Daha önce açıklanan güçlükler temel alınarak, bu makalede başlıca üç fırsat kategorisi
vurgulanmaktadır:
Peşin ödenen giderleri düşürme: Seyahatler, konferans hizmeti ücretleri, sabit
telefon masrafları, cep telefonu faturaları ve tesis giderlerinde gerçekleşen anlık
düşüşler vurgulanır.
İletişim altyapısını optimum düzeye getirme: Eskiyen veya gereksiz iletişim
donanımının ve uygulamalarının birleştirilmesi ya da kullanım dışı bırakılmasıyla elde
edilen, kısa vadeli ve sürdürülebilir maliyet kısıtlamaları ve BT kadrosundan yapılacak
tasarruflarla ilgili önerileri kapsar.
İnsan sermayesinden yararlanma ve risk yönetimi: Anlık kadro daralmalarıyla
başa çıkmak veya zamana yayılmış daralmalar, dondurulan kadrolar ve kadro yıpranması
koşullarında yönetimi sağlamak için iletişimle ilişkili işgücü içeriğini azaltmanın yollarına
odaklanır.
Aşağıdaki bölümlerde açıklandığı gibi, kategorilerin her biri çeşitli fırsatlar içermektedir.
4
Peşin Ödenen Giderleri Düşürme
Bu alandaki odak noktası, önemli miktarda peşin ödenen değişken gideri temsil eden dört alanda
(seyahat, konferans hizmetleri, sabit telefon masrafları ve tesis giderleri) anlık olarak veya kısa
vadede maliyet tasarrufu elde etmektir. Bu alanlarda görece hızlı tasarruf yapılabileceği gibi,
bu tasarruflar zaman içinde de sürdürülebilir yapıdadır. Üçüncü bölümde önerildiği gibi, bu
tasarrufları gerçekleştirmeye yönelik UC dağıtımları İnsan Sermayesinden Yararlanma açısından
da bir platform sağlayacaktır. En ön sırada yer alan dört fırsat alanı şunlardır:
Fırsat: Seyahat Giderlerini Düşürme
Tasarruf Fırsatları
Hem şehir içinde hem de uzak şehirlere yapılan seyahat giderleri en görünür gider
kategorilerinden biridir ve UC tarafından yönlendirilen önemli bir tasarruf fırsatı yaratır.
Çalışanların seyahatlerine sınırlama getirerek mevcut harcamalarda anlık düşüşler elde
edebilirsiniz. UC, iş etkinliklerini kesintiye uğratmadan bunu gerçekleştirmeye olanak
tanır. Sesli, görüntülü konferanslar ve web konferansları bu amaçla kullanılabilecek kendini
kanıtlamış çözümlerdir. Bunlara kayıt seçeneklerinin ve toplantı içeriğini paylaşılan bir çalışma
alanına postalama yeteneğinin de eklenmesiyle, toplantılara katılamayan ekip üyelerinin bilgi
sahibi olması sağlanabilir. Konferans olanaklarının mümkün olduğu ölçüde tedarik zinciri
ortaklarını ve müşterileri de kapsayacak şekilde genişletilmesi daha da fazla tasarrufa yol
açabilir.
Tasarrufları Gerçekleştirmek için Microsoft UC’yi Uygulama
OCS 2007 R2’de bulunan veya sağlayıcıda barındırılan bir çözüm olarak sağlanan Live Meeting
konferanslarının kullanıldığı Microsoft konferans çözümleri, bu tasarrufları başarmak için
mükemmel araçlardır. İstemci bilgisayarlar, web tarayıcıları, mobil aygıtlar (OCS 2007 R2 ile)
ve toplantı odaları gibi ‘Her Yerden Erişim’ olanağıyla sesli, görüntülü konferans ve web
konferansı özelliklerinden oluşmuş eksiksiz bir paket sağlayan Live Meeting, lider “birleşik”
konferans çözümlerinden biridir. Live Meeting Sesli katılımı, bilgisayarlardan IP üzerinden
Ses (VoIP) özellikleri aracılığıyla veya herhangi bir telefon veya cep telefonundan telefon
ağları aracılığıyla desteklenir.
Toplantı odalarında yapılan konferanslar, tüm katılımcıların görünmesini sağlayan ve
konuşmacıyı vurgulayan benzersiz ve üst düzeyde işlevsel Polycom CX5000 1 ’in avantajlarından
yararlanır. Live Meeting’in OCS 2007 R2 sürümü, bu iletişim biçimleri için gerekli olduğunda
toplantı odasının var olan ses ve görüntü aygıtlarıyla ve Telepresence sistemleriyle tümleştirme
de sağlar. Live Meeting, toplantı etkinliğini bir OCS 2007 R2 Grup Sohbeti oturumuna veya
SharePoint’e postalamaya olanak tanıyan tümleşik, kullanımı kolay bir toplantı kayıt desteği
içerir. Tedarik zinciri ortakları ve müşteriler, Live Meeting istemcisi veya web tarayıcısı
tarafından sağlanan güvenli erişimle herhangi bir toplantıya (sesli, görüntülü veya web) davet
edilebilir. Bu özelliklerin tümü, seyahat süresini ve giderlerini ortadan kaldırırken çalışanların
kendi işlerini ve rollerini sürdürebilmelerine de olanak tanır.
1
http://www.polycom.com/products/voice/conferencing_solutions/microsoft_optimized_conferencing/cx5000.html
5
Tasarruf Potansiyelini Değerlendirme
Seyahat sürelerinin hesaplanıp birleştirilmesiyle sağlanabilecek personel sayısındaki
olası indirimlerin yanı sıra, yapılan tasarruflar da mevcut seyahat giderlerinin bir
bölümünü karşılayacaktır. Etkin olarak seyahat edenleri hedefleyen bir dağıtımla
6 ay içinde bunun geri dönüşü sağlanabilir.
Finans veya yönetim bölümü tarafından bölümlerin fiili seyahat giderleri çözümlemesi
yapılabilirse, bu çözümleme tasarruf fırsatlarını değerlendirme açısından en iyi temeli
oluşturacaktır. ROI modelleri şu basit formül temelinde tipik tasarruf rakamının çalışan
başına 913 ABD Doları olduğunu göstermektedir:
(çalışanların %30’u seyahat eder x yılda 5 seyahat/seyahat eden çalışan
x seyahat başına 1.522 ABD Doları 2 ) x %40 (veya yılda 2 seyahat) düşüş.
Tasarruf Örnekleri
Avrupa’nın önde gelen bankacılık gruplarından biri olan Crédit Agricole S.A.,
özel ekiplerini seyahat etmeden bir araya getirmek, kayıtlı görüntülü konferanslar aracılığıyla
şube çalışanlarına eğitim ve koçluk sağlamak ve müşteri, bankanın temsilcisi ve uygun
bankacılık uzmanı arasında “üç taraflı bankacılık” toplantıları yapmak için OCS 2007 R2
konferans işlevlerini kullanmaktadır. Bir bütün olarak seyahat giderleri ilk yıl %10 ile %20
arasında düşüş göstermektedir ve bu oran yukarıda önerilen tasarruf potansiyeliyle tutarlıdır.
Fırsat: Konferans Hizmetleri Ödemelerini Azaltma
Sesli, görüntülü konferans veya web konferansı için kullanım üzerinden ücretlendirilen bir
veya birden çok şirket dışı hizmet kullanan kuruluşlar, şirket içi bir konferans sistemine veya
sağlayıcıda barındırılan sabit fiyatlı bir hizmete geçerek bu maliyetleri hızla düşürebilir.
En büyük tasarruf web konferansı (masaüstü, sunu ve uygulama paylaşımları) ve görüntülü
konferans alanında elde edilecektir, çünkü bunlar dakika başına en yüksek maliyetli
hizmetlerdir. Sesli konferansı şirket içine taşıyarak da tasarruf elde etmek mümkündür;
sesli konferansın dakika başına maliyetleri görüntülü konferanstan çok daha düşük olsa da,
kullanım oranı çoğunlukla çok daha yüksek olduğundan önemli bir tasarruf hedefi oluşturur.
Kuşkusuz, tasarruflar zaman içinde sürdürülebilecek ve hatta seyahatin önlenmesine ve yeni
iş yöntemlerine dayalı olarak daha da artacaktır.
2
2008 American Express Seyahat Tahmini'ne göre her biri 1.110 ABD Doları tutan dört
ülke içi seyahat ve 3.171 ABD Doları tutan bir uluslararası seyahat temel alınmıştır:
http://home3.americanexpress.com/corp/pc/2007/pdf/gbtf.pdf
6
OCS 2007 R2’de bulunan veya sağlayıcıda barındırılan bir hizmet olarak sağlanan Microsoft
Live Meeting, şirket dışı hizmetlere ödenen ücretleri azaltmak veya tümüyle ortadan kaldırmak
için çok etkili bir çözümdür. Yukarıda Seyahat Giderlerini Düşürme bölümünde açıklandığı
gibi, sesli, görüntülü konferans ve web konferansı özelliklerinden oluşmuş eksiksiz bir paket
sağlayan ve Polycom CX5000 konferans odası ses ve görüntü modülü gibi benzersiz özellikler
içeren Live Meeting, en önde gelen “birleşik” konferans çözümlerinden biridir. Bu işlevler tüm
şirket dışı hizmetleri kapsamına almasına ve onların yerine geçmesine olanak tanır. OCS 2007
R2’nin tümleşik bir parçası olarak veya çok ekonomik (ayda kullanıcı başına ~5 dolar), kullanıcı
başına sabit fiyatla sağlayıcıda barındırılan bir hizmet olarak Toplam Sahip Olma Maliyeti
(TCO) düşüktür. Bu konunun daha geniş bir incelemesi ve bununla ilgili tasarruflarla iş
değerleri için lütfen 2009 teknik raporuna “The Compelling Case for Conferencing” bakın.
Şirket içi konferansın geri dönüş süresi çok kısadır, altı aydan az sürer ve Microsoft Live
Meeting birleşik konferans seçenekleriyle kesinlikle kısa olacaktır. Çoğunlukla sesli konferans
hizmetlerinin maliyeti dakikada yaklaşık 0,10 dolar ve görüntülü konferans maliyeti de
dakikada 0,35 dolar dolayında olduğundan, 100 kullanıcının kullanım ücretleri ayda rahatça
10.000 doların üzerine çıkabilir. Şirket içi OCS 2007 R2 Live Meeting konferans hizmetinin
sahip olma maliyetleri ayda kullanıcı başına 10 doların epey altında kaldığından ve sağlayıcıda
barındırılan Live Meeting hizmetleri de aynı fiyat aralığında yer aldığından, sonuçta elde edilen
geri dönüş süresi çoğu durumda üç aylık bir takvim döneminden kısa olur ve bu noktadan
sonra da tasarruflar devam eder. 1000 kullanıcı için Tasarruf Tahmini:
(ayda kullanıcı başına 100 dolar kullanım ücretleri – ayda kullanıcı başına
Live Meeting OCS 2007 R2 maliyetleri 10 dolar) x 1000 x 12 ay = 1,08 milyon dolar
yıllık tasarruf potansiyeli.
Tasarruf Örnekleri
Daha önce açıklanan seyahat gideri tasarruflarına ek olarak, Crédit Agricole S.A. kendi şirket içi
OCS 2007 R2 sistemini kullanarak yıllık konferans ücretlerinin 200.000 doları aşan bir miktarda
azalmasını sağlamıştır.
Dünyanın en büyük yarı iletken yonga üreticisi olan Intel Corporation, birleşik konferans
özelliklerinden yararlanmak için geçenlerde OCS 2007 R2’nin dağıtımını yapmıştır ve sesli
konferans giderlerinden %20 veya daha yüksek oranda tasarruf etmeyi beklemektedir.
Başka bir örnekte, dünya çapında bir tarım işletmesi olan Syngenta, hizmet tabanlı sanal (web)
konferans çözümünün yerine Microsoft web konferansını kullanmaya başlamış ve konferans
maliyetlerini %50 düşürmüştür.
7
Fırsat: Sabit Telefon Masraflarını ve Cep Telefonu Ödemelerini Azaltma
Uzun mesafe aramaları ve cep telefonları için ödenen telefon faturalarını veya arama kartı
ücretlerini düşürmek için önemli bir fırsat olabilir. Uzun mesafe arama ücretleri ABD’de önemli
ölçüde düşmüş olsa da, uluslararası aramalar hala oldukça yüksektir; normal olarak İngiltere’yi
arama ücreti olan dakikada 0,19 dolarla Çin’i ve Asya'nın büyük bölümünü arama ücreti olan
dakikada 0,34 dolar arasında değişir 3 .
Benzer biçimde, cep telefonu faturaları da çoğunlukla sahada çalışan etkin kullanıcı başına
ayda 100 dolar dolayındadır ve uluslararası mobil kullanıcılardan, özellikle başka ülkelerdeki
müşteriler veya iş ortaklarından gelen aramalar için çok daha yüksek olabilir. Güvenli bir
Internet Protokolü üzerinden Ses (VoIP) çözümü (örneğin, OCS 2007 R2) kullanıldığında,
bu aramalar şirket veri ağı veya Internet üzerinden yönlendirilerek ücretli telefon ağları
atlanabilir ve bu şekilde telefon masrafları azaltılabilir. Sabit telefon masraflarını ve cep
telefonu ücretlerini azalttığı kanıtlanmış bir diğer yöntem de, özellikle mobil aygıtlardan gelen
gereksiz aramaları toptan ortadan kaldırmak için iletişim durumu göstergesinin kullanılması ve
iletişimin büyük ölçüde kısa telefon görüşmeleri yerine Anlık İleti (IM) hizmetinin kullanımına
kaydırılmasıdır.
“Aramayı yapanın ödediği” ülkelerdeki cep telefonu aramalarında, UC çözümüyle mobil
kullanıcıya şöyle bir olanak sağlanabilir: Kullanıcı, kurumsal UC sisteminin kendisini aramasını
ve sonra görüşmeyi aranan tarafa bağlamasını sağlayarak cep telefonu ağına ücret ödenmesini
engelleyebilir.
OCS 2007 R2, peşin ödenen sabit telefon masraflarını ve cep telefonu ücretlerini ciddi düzeyde
düşürebilecek güvenli bir VoIP iletişim paketi sağlar Bu tasarrufları elde etmek için başlıca üç
yöntem kullanılır:
1) OCS 2007 R2, kullanıcılar arasında bilgisayar, web tarayıcısı veya bir Microsoft iş
ortağından sağlanabilecek IP ses aygıtı yoluyla çok kolay bir “tıklatıp iletişim kurma”
olanağı sağlar. OCS 2007 R2, desteklediği aygıt grubuyla ve herhangi bir müşteri veya
iş ortağını güvenli aramalara dahil edebilmesi ve böylece telefon giderlerindeki düşüşü
en üst düzeye çıkarabilmesiyle dikkati çekmektedir.
2) Communicator Mobile istemcisi bulunan cep telefonu kullanıcıları arama yapmadan
önce Windows Mobile, BlackBerry veya Nokia akıllı telefonlarını kullanarak iletişim
durumunu denetleyebilir ve bazı durumlarda arama yapmak yerine Anlık İleti (IM)
hizmetini kullanabilirler.
3
AT&T Arama Kartı Ücretleri, ilk çeyrek, 2009. www.att.com.
8
3) Kullanıcılar ücret ödememek veya ‘aramayı yapanın ödediği’ ülkelerde cep telefonu
ücretlerini atlamak için şirket içi OCS 2007 R2 sunucusunun kendi cep telefonlarını
aramasını sağlayabilirler. Örneğin, başka ülkelere seyahate giden bir kullanıcı uzaktaki
ülkeden OCS 2007 R2’de oturum açarsa, kendi ülkesindeki ofisle VoIP bağlantıları
kurmak için Internet’i kullanır ve ardından hiçbir ücret ödemeden ofisteki iş
arkadaşlarıyla konuşur veya OCS 2007 R2 sunucusu üzerinden şehir içi aramalar
yapar. Karşı tarafı aramak için tıklatan mobil kullanıcılar cep telefonu ücreti ödemez;
OCS 2007 R2 önce bu kullanıcıların cep telefonunu arayacak ve ardından bu aramayı
şirket telefon ücretleri üzerinden istenen tarafa bağlayacaktır.
Ayrıca, VoIP’e kayma aracılığıyla tesislerinizdeki telekom taşıyıcısı şehirlerarası
sonlandırmalarının sayısını azaltma ve/veya cep telefonu faturalandırma planlarınız üzerinde
yeniden anlaşma yapma, hatta yeni sözleşmeler için yeniden teklif alma fırsatı ortaya çıkabilir.
Sonuç olarak, sabit telefon ve cep telefonu ödemelerinde önemli bir tasarruf elde edilebilir.
İlkelerinize bağlı olarak, kuruluşunuzun ödemekte olduğu sabit telefon ve cep telefonu
faturalarını değerlendirin; veya çalışanlarınız bu faturaları doğrudan ödüyorsa harcamaları
karşılamak için yaptığınız geri ödemelerin veya arama kartı faturalarının örneklemesini yapın.
Hızlı bir elektronik tablo çözümlemesi çoğunlukla yüksek kullanım durumlarını ortaya
koyacaktır; siz de bu durumlar için UC tabanlı aramaya hızlı bir geçiş planlayabilirsiniz.
“Pratik” bir tasarruf tahmini:
(Ortalama sabit telefon kullanımı (50 dolar/ay) x %70 azalma) + (ortalama cep
telefonu kullanımı (90 dolar/ay) x ABD’de %30 azalma) x 12 ay x 1000 kullanıcı =
744.000 dolar yıllık tasarruf potansiyeli.
Tasarrufların boyutu kullanıcı rollerine ve uluslararası aramaların boyutuna göre değişiklik
gösterecektir. Fatura rakamları yüksek olan kullanıcıların hedeflenmesiyle 6 aydan kısa sürede
bunun geri dönüşü mümkün olur.
Tasarruf Örnekleri
Global Crossing hem ofis personeli hem de mobil personel için OCS 2007 R2 dönüştürmesini
gerçekleştirmiştir ve telefon ve çalışanların seyahat harcamaları birlikte hesaplandığında
şu anda 1 milyon doların üzerinde tasarruf yapmaktadır; buna yukarıda altı çizildiği gibi,
OCS 2007 R2 kullanımıyla cep telefonu faturalarındaki düşüş de dahildir ve bu dönüşümün
geri dönüş süresi 7 ay olmuştur. OCS 2007 R2 yazılımı var olan bilgisayarlar ve Mobil Aygıtlar
üzerinde çalıştığından, kullanıcılar bu geçişi zorlanmadan kabullenmiştir.
9
Fırsat: Tesis Giderlerini Düşürme
Hem kira ödemelerini hem de aydınlatma, ısıtma, güç, güvenlik ve diğer masraflar gibi işletme
maliyetlerini kapsayan tesis giderleri, maliyet düşürme açısından önemli hedeflerdir.
Birçok şirket, çalışanların ofise gelmek zorunda olduklarında kullanabilecekleri paylaşılan
“ortak masa” uygulamasıyla, kadrosunun en azından mesai süresinin belirli bir bölümünde
uzaktan çalışmasına olanak tanımak için UC çözümlerini kullanmaktadır. Kuruluşlar
giderek farklı konumlara yayıldıkça ve çalışanların yolda geçirdikleri süre uzadıkça, yapılan
araştırmalar etkili bir uzaktan çalışma olanağının hem çalışan memnuniyetini hem de
üretkenliği artırdığını göstermektedir. Bu programlar yürürlüğe konunca, şirket içinde kalan
personelin bir araya toplanması ve bütün bir bölümün, katın veya binanın ışıklarının, güç
kaynaklarının ve ısıtmasının kapatılmasıyla tasarruf etmeye başlanabilir. Alandan tasarruf
hedefiniz daha uzun vadeli olursa, mekanı devren kiraya verebilir, kira sözleşmelerini
sonlandırabilir veya şirkete ait tesisleri satabilirsiniz.
Microsoft UC çözümleri esnek çalışma düzenlemeleri için mükemmel bir destek sağlar.
Exchange Server ve OCS 2007 R2, tüm iletişim yöntemlerinde (yani iletişim “iş yüklerinde”)
ve sorunsuz çalışan bir araç paketinde eksiksiz, sınıfının en iyisi yetenekler sunar. Böylelikle,
çalışanlar ‘her yerden erişim’ olanağına sahip olur ve herhangi bir konumda etkili bir şekilde
çalışabilirler. OCS 2007 R2’nin iletişim durumu yetenekleri, her çalışanın ekibindeki veya
grubundaki diğer çalışanlara aynı binada çalışıyormuş gibi görünür olmasına olanak tanır.
Aynı zamanda, uzak kullanıcılar, bina içindeyken kullandıkları Microsoft Office yazılım
uygulamaları ve dizin yapısının aynısını kullanarak çalıştıklarından, uzaktan çalışma
sorunsuz ve tüm kadronun aynı binada çalıştığı durumlarla aynı üretkenlik ve güvenlik
düzeyinde ilerleyebilir.
Kuşkusuz, hem ortamın maliyetleri (aydınlatma, ısıtma, soğutma) hem de metrekare başına
net maliyet açısından tasarruf oranları endüstriye ve coğrafi konuma göre değişir. Maliyet
tasarrufuna en uygun olan ofis çalışma alanı için, kullanım miktarı 4 çalışan başına 14 m2 ile
28 m2 arasında değişir ve ortalama 20 m2 kadardır. Büyük kentlerde 5 yıllık maliyet 2,7 dolar/m2
dolayında olduğundan, yıllık tasarruflar yalnızca mekanı “karartıp” enerji tasarrufu yapmakla
elde edilebilecek çalışan başına birkaç yüz dolarlık tasarruftan, kiraların sonlandırılması
veya metropol alanında kiralamadan/bina satın almadan kaçınılarak elde edilebilecek
çalışan başına yıllık 6.000 dolara varan bir tasarrufa kadar değişebilir. Kiralamayı
sonlandırma/kiralamadan kaçınma uygulamasının tipik geri dönüş süresi 3-6 aydır.
4
5
Pratik Hesap Makinesi: http://www.officefinder.com/officespacecalc.html
Chicago Ofis Fiyatları Tahmini: http://www.scribd.com/doc/4621481/Chicago-Office-8-8-08
10
Tasarruf Örnekleri
Rabobank, çalışan başına gereken ofis alanını 26m²’den (280 ft2) yalnızca 15m²’ye (161 ft2)
düşürerek %40 azaltmıştır (çalışan başına yaklaşık 10 m2’lik bir düşüş söz konusudur)
ve yönetim merkezinin bulunduğu binada işletme maliyetlerinde %10’un üzerinde bir
tasarruf gerçekleştirmiştir.
Renault, çalışanların ofise geldiklerinde kullanacakları paylaşılan “ortak masalar” aracılığıyla
esnek çalışma yöntemlerine olanak tanımak için OCS 2007’yi kullanmaktadır; Renault, toplam
masa sayısını %8,3 (2.000 masa) azaltarak, esnek çalışma çözümleriyle yılda potansiyel olarak
20 milyon Euro (27,7 milyon ABD Doları) düzeyinde tasarruf beklemektedir.
İletişim Altyapısını Optimum Düzeye Getirme
Bu alanda odak noktası hemen veya kısa dönemli maliyet tasarrufu sağlamaktır. Birleştirme
ve bunun sonucunda yönetim iş yükleri ve bakım sözleşmesi ücretlerinde elde edilecek düşüşü,
ileti, ses sistemleri, sunucu ve sitelerle uygulama paketleri gibi tüm iletişim iş yükleri için
hayata geçirmek mümkündür. Bazı durumlarda, lisans maliyetleri kapsamlı veya toplu lisans
paketine dönüştürülerek azaltılabilir.
Fırsat: İletişim Sistemlerini Birleştirme
Telefon, sesli posta, anlık ileti ve sesli/görüntülü/web konferansları gibi iletişim sistemlerinin
birleştirilmesi dev bir tasarruf fırsatı doğurmaktadır. Geçmişte, temel olarak konum başına bir
veya birden çok PBX veya Anahtarlama sistemi vardı; çoğunlukla buna sesli posta, etkileşimli
sesli yanıt (IVR), çağrı merkezi, çağrı hesaplama ve yönetim konsolu gibi bir dizi ilişkili sistem
eşlik ediyordu. Artık Birleşik İletişim’le, sistemlerin tek veya az sayıda konum ve sistemde
birleştirilmesi ve kurumsal geniş ağ (WAN) veya Internet üzerinden güvenli Internet
Protokolü bağlantıları yoluyla diğer sitelerin desteklenmesi çok pratiktir.
Çoğu örnekte, bu tasarruf girişimi zamanlama açısından çok uygundur çünkü 1990’ların sonunda
kurulan PBX ve sesli posta sistemlerinde üretici desteği sona ermek üzeredir ve her koşulda karar
aşamasına gelinmiştir. Bu kararlara birleştirme modelinin uygulanması, genelde çok önemli bir
tasarruf sağlayacaktır. Bu yaklaşımda, sitelerin birleştirilebileceği merkezi platform kurulur veya
genişletilir ve ardından aşamalı olarak uygun siteler merkezi platformda birleştirilir. IVR veya
karmaşık çağrı merkezi gibi bazı uzmanlaşmış öğeler şu noktada birleştirilmeye hazır olmasa
bile, diğer tüm sistemler birleştirilebilir ve tasarruf gerçekleştirilir.
OCS 2007 R2, sesli iletişim sistemini birleştirmek için çok işlevsel bir platformdur. Sesli
posta sistemleri de birleştiriliyorsa, Exchange 2007 ve 2010’un Birleşik Mesajlaşma özelliği
çoğu kuruluşta bu gereksinimi karşılayabilir. Birleşik mesajlaşma konusunun daha geniş
bir incelemesi ve bununla ilgili tasarruflarla iş değerleri için lütfen 2009 teknik raporuna
“The Compelling Case for Unified Messaging” bakın. Çoğu çalışma grubu ve site için gerekli
iletişimin tümü bu iki iletişim platformuyla sağlanabilir. Hem OCS 2007 R2 hem de Exchange
Server, tek bir yönetim arabirimi bulunan tümleşik yazılım ortamları olduğundan, yönetim
giderlerinde önemli bir tasarruf mümkün olabilir. OCS 2007 R2 ve Exchange Server, grupları,
siteleri ve uzak kullanıcıları destekleme esnekliğiyle dikkati çeker ve hem daha hızlı hem
de önemli ölçüde düşük maliyetle birleştirmeye olanak tanıyabilir.
11
İletişim altyapısını birleştirme veya değiştirme işlemlerinde, en büyük fırsat maliyetin
önlenmesidir; çünkü, değiştirilen PBX ve ses posta hizmetleri belirli satıcılara ve onların
hizmet fiyatlarına bağlı olarak, kullanıcı başına 600 dolardan başlayıp kullanıcı başına
2.000 doların üzerine kadar çıkabilmektedir. Bunlara karşılık gelen OCS 2007 R2 maliyetleri bu
fiyat aralıklarının yaklaşık yarısı olduğundan 6 , OCS 2007 R2’yle 1000 kullanıcının UC’ye geçişi
300.000 dolar kazandırabilir ve zaman içinde sermaye maliyetlerinin önlenmesiyle bu rakam
1.700.000 dolara ulaşabilir
Anında bir geri dönüş sağlayan sermaye maliyetinin önlenmesine ek olarak, yıllık PBX
istasyonu/sesli posta kutusu kullanıcısı başına 100 dolar dolayında olan eski PBX ve sesli
posta sistemlerinin sürekli bakım sözleşmesi maliyetlerinin, artı olarak sistemlerin yıllık
sistem başına 25.000 – 75.000 dolar aralığında değişen işletme yönetimi maliyetlerinin ortadan
kalkmasıyla da tasarruf elde edilebilir. Kuruluşunuzda birden çok PBX ve/veya Anahtarlama
Sistemi varsa, bu sistemleri OCS 2007 R2 ve Exchange Server’ın en önemli etkiyi yaratacağı
çalışma grubu veya konumlardan başlayıp aşamalı olarak kullanım dışı bırakabileceğinizden,
bu tasarrufu en kolay yolla başarabilirsiniz.
Tasarruf Örnekleri
Lifetime Products, sesli posta sistemlerini Exchange Birleşik Mesajlaşma ile birleştirerek,
9 aylık bir geri dönüş süresiyle yıllık çalışan başına 16 dolar, artı faks yönetimi için
Exchange’de UM’i kullanıp faks makinelerinin çoğunu kaldırarak yıllık 600.000 dolar
tasarruf elde etmiştir.
26 ülkeye yayılmış 4.600 çalışanıyla dış kaynaklara yönlendirilen dil, içerik ve teknoloji
hizmetlerinin lider konumundaki sağlayıcılarından biri olan Lionbridge, 40 PBX sistemini
değiştirerek, sermaye yatırımlarında 7 aylık bir geri dönüş süresiyle yaklaşık 1,4 milyon dolar
tasarruf elde etmeyi beklemektedir.
Royal Dutch Shell, OCS 2007 R2’nin dağıtımı yoluyla, 200’den fazla PBX donanımı sistem
birimini ve çok sayıda sesli ve görüntülü konferans hizmetini kullanım dışı bırakmayı
beklemektedir.
6
http://www.unicommconsulting.com/library/demystify_voıp_and_uc_price_trends_mp_sep07.pdf
12
Fırsat: İleti Sistemlerini Birleştirme ve Altyapı Yönetimini Optimum
Düzeye Çıkarma
Kurumsal iletiyi destekleyen tümleşik yazılımla bilgisayar gücündeki ilerlemeler
(64 bit işlemciler) ve depolama seçeneklerinin birleşimi, çoğu işletmede en önemli tasarruf
fırsatını yaratmaktadır. İki tür tasarruf fırsatı söz konusudur: 1) var olan ileti altyapısını
birleştirme yoluyla ve 2) altyapının yönetimini geliştirme yoluyla.
1) İleti sistemlerini birleştirme. Var olan ileti altyapısında tasarruf koşulları üretmek için
birleştirilebilecek başlıca öğeler şunlardır:

Farklı konum veya bölümlerdeki sunucuları uygun olduğunda birleştirmek ve bu arada
gerektiğinde ayrı etki alanlarını ve kimlikleri korumak için 64 bit ve sanal sunucuların
kullanılması. Bu yetenek merkezi olarak birleştirmeye olanak tanır ve uzak konumlarda
donanım ve destek harcamalarını ortadan kaldırır.

Pahalı yerel veya artıklı ileti depolama veya arşiv sistemlerinin yaygınlaşma durumu
söz konusu olan yerlerde Depolama Alan Ağı (SAN)/ Ağa Bağlı Depolama (NAS)
yapılandırmalarının ortadan kaldırılması veya bunlardan kaçınılması.

İleti tabanlı uygulamaların birleştirilmesi. Uyumluluk, arşivleme, İstenmeyen Posta ve
Virüs denetimleri, ileti tabanlı iş akışı uygulamaları, paylaşılan klasör desteği ve hatta
sesli ileti için çoğunlukla bir dizi birbirinden bağımsız yerel sistem kullanılır. Birçok
örnekte, yerel olarak dağıtılmış bu uygulamalar birleştirilerek işletme ve bakım
maliyetlerinde önemli bir tasarruf elde edilebilir.
İletişim altyapısında olduğu gibi, burada da tasarruf yöntemi merkezi ileti platformunu
kurmak veya genişletmek ve bu arada var olan uzak ve dağınık ileti sistemlerini ve bunlarla
ilişkili altyapıyı kullanım dışı bırakmaktır.
2) İleti altyapısının yönetimini optimum düzeye çıkarma. E-posta, karmaşık ve emek
yoğun bir yönetim gerektirebilen, iş açısından kritik bir iş yüküdür. Dolayısıyla, e-posta
altyapısının ve yönetim sistemlerinin optimum düzeye çıkarılması BT işgücü maliyetlerini
düşürmeye yardımcı olabilir.
Tasarrufları Gerçekleştirmek için Microsoft Çözümlerini Uygulama
Exchange Server, maliyet tasarrufu amacıyla ileti, depolama ve erişim sistemlerinin
birleştirilmesi için güçlü, endüstri lideri bir çözümdür. Tasarruflar, çoğunlukla 64 bit
sistemlerde birleştirme çalışmaları sonucu ileti sunucularının sayısındaki azalmalarla başlar;
çoğu durumda sunucu sayısı yarıya iner. Buna ek olarak, Exchange Server Doğrudan Bağlı
Depolama’yı (DAS) desteklediğinden, ek Depolama Alan Ağı (SAN) veya Ağa Bağlı Depolama
(NAS) sistemlerinin maliyeti önlenebilir. Ayrıca, Exchange Server otomatik arşiv ve yedekleme
çözümleri, istenmeyen posta filtreleri ve Virüs korumaları içerdiğinden, bu amaçlarla
çalıştırılmakta olan bağımsız sistemler kullanım dışı bırakılabilir.
13
Sistem yönetimi için, Microsoft müşterilerin BT işlemlerini basitleştirmelerine ve ileti ortamını
çalıştırma maliyetini düşürmelerine yardımcı olmak için bir dizi System Center yönetim
çözümü sunar. Bu çözümler, Sunucu Sanallaştırması, Hizmet Sağlığı ve Performansı; Otomatik
Dağıtım ve Yönetim; Uyumluluk ve Değişiklik Yönetimi ve İş Sürekliliği’nden oluşur. Şirketler
sistem yönetimi alanında giderek daha çok sayıda en iyi uygulamayı benimseyip BT’lerinin
olgunluk düzeyini geliştirdikçe, kullanıcı başına işgücü maliyetleri düşer ve sunucu başına
kapalı kalma süresi kısalır. Geçenlerde yapılan bir Microsoft araştırması 7 , e-posta sunucusu
iş yükünde sunucu yönetimi en iyi uygulamalarının kullanmanın önemli bir tasarruf
sağlayabildiğini göstermektedir. Aşağıdaki grafik, çalışmaya katılıp en iyi uygulamayı yapanlar
ile yapmayanlar arasındaki yıllık sunucu başına işçi maliyetlerindeki farkı gösterir. Not:
Değerler toplanmamıştır.
Yeni satın almalar önlendiğinde ve bakım/hizmet sözleşmeleri sonlandırıldığında,
6 aydan kısa bir geri dönüş süresiyle tasarruf potansiyeli üç kategoride ortaya çıkar.
1) Bakımı yapılacak ve desteklenecek sunucuların sayısında azalma, çoğunlukla %50
oranındadır. Sunucu başına 15.000 - 25.000 dolar arasındaki bir yıllık sahip olma
maliyetinde, birleştirme yoluyla sunucu sayısının 100’den 50’ye düşürülmesi yıllık
maliyetleri ortalama 1 milyon dolar azaltabilir.
7
Çalışma hakkında daha fazla bilgi edinmek için http://www.microsoft.com/infrastructure/
solutions/spotlightoncost.mspx adresini ziyaret edin.
14
2) Depolama ve arşiv için yardımcı SAN/NAS sistemlerini birleştirme veya yayılmalarını
önleme, kurumsal ileti tutma ilkelerini desteklemek için gereken depolama alanı
miktarına bağlı olarak, on binlerce dolardan yüz binlerce dolara kadar değişen
tutarda bir maliyeti önleyebilir.
3) E-posta sistemleri için e-posta sunucusu dağıtım ve yönetiminin otomasyonu,
BT işgücü maliyetlerinde yılda sunucu başına 9.000 dolarlık bir düşüş sağlayabilir.
Tasarruf Örnekleri
İtalya’nın telekomünikasyon liderlerinden biri olan Telecom Italia, adanmış e-posta
sunucularının sayısını 130’dan 70’e, yani %40’tan fazla düşürmüştür.
ABD'nin Maryland eyaletindeki enerji sağlayıcısı Constellation Energy, DAS ile yılda
250.000 dolar tasarruf elde etmiş, sunucuların sayısını 41’den 34’e düşürmüş ve azaltılan
yedekleme ve geri yükleme işlemleriyle yılda 1.000 personel-saatinin serbest kalmasını
sağlamıştır.
ABD’nin Georgia eyaletindeki Emory Üniversitesi, depolama maliyetlerini %50 azaltmış ve
sunucu başına kullanıcı sayısını iki katına çıkarmıştır. Teknik raporda, Emory Üniversitesi’nin
sistemini Exchange Server 2007’ye yükselterek elde ettiği kapsamlı avantajlar açıklanmaktadır.
AGC Automotive, daha verimli bir yazılım dağıtımı, bilgisayar varlık yönetimi ve sunucu
izlemesi sayesinde önemli bir zaman tasarrufu elde etmek için Microsoft System Center’ı
kullanmıştır. Ayrıca, danışmanlık ücretlerinden yılda 75.000 dolar tasarruf sağlamışlar,
veri merkezi yönetimi için dış kaynaklara yönelme uygulamasını ortadan kaldırmışlar
ve yedekleme süresini %40 oranında düşürmüşlerdir.
Fırsat: UC Uygulama Yazılımı Paketlerini Birleştirme
UC çözümleri, normalde ayrı takımlar halinde bulunan iletişim uygulaması paketlerinin ve
bunları destekleyen donanımların bir bölümünü veya tümünü birleştirebilir. Çoğu durumda
bu, doğrudan iletişim veya ileti altyapısını birleştirmeden (yukarıda) elde edilen tasarruflara
ek olarak elde edilir. Bunlara örnek olarak çağrı hesaplama ve/veya raporlama sistemleri, çağrı
kayıt sistemleri, etkileşimli sesli yanıt (IVR) ve ses portalı uygulamaları, konuşma operatörü
ve dizin erişimi uygulamaları, bildirim sistemleri, çağrı cihazı uygulamaları, ses ve/veya
ileti sistemlerine uzaktan erişim, ileti arşivleme sistemleri, güvenlik ve yönetim çözümleri,
iş sürekliliği ve yedekleme sistemleri ve daha birçok uygulama sayılabilir. Bu işlevler UC
çözümünün tümleşik öğeleri olarak sağlanabilirse, yönetim ve bakım süresi, lisans ücretleri,
hizmet sözleşmesi ücretleri, satıcı yönetim giderleri, kira veya amortisman giderleri ve enerji
maliyetleri de içinde olmak üzere sahip olma maliyetleri, özellikle de dağınık sistemlerin ayrı
ayrı yönetimi ortadan kaldırılabilir.
Yukarıda sayılanlar gibi uygulama yazılımlarının ve ilişkili sunucularla aygıtların bir
envanteri, UC çözümüyle yeri doldurulabilecek bu öğeleri belirlemek için temel oluşturur.
Personel atamalarının ve bakım sözleşmeleri gibi yinelenen harcamaların eş zamanlı olarak
değerlendirilmesi, UC yazılım uygulamalarının kullanıma alınmasıyla elde edilecek toplam
tasarrufları tablo haline göstermeye olanak tanıyacaktır.
15
Microsoft UC çözümleri Exchange Server ve OCS 2007 R2, geçmişte ayrı ayrı satılan ve dağıtılan
iletişim uygulaması öğelerinden oluşmuş en kapsamlı birleşik paketi içerir. Temelde, yukarıdaki
“Tasarruf Fırsatları” başlığı altında listelenen ayrı ayrı işlevlerin tümü artık Microsoft UC
çözümlerinin parçası olarak sağlanmaktadır ve birleşik Kurumsal CAL Paketi lisansıyla alınabilir.
Ek A altındaki Tablo 1’de, Exchange Server ve OCS 2007 R2 çözümleriyle birleştirilmeye aday
olan, UC’yle ilişkili bir dizi bağımsız ve eski yazılım paketi gösterilmektedir. Ek A’daki Tablo
2’de, tek Kurumsal CAL Paketi temelinde birleştirilebilecek ek işletme ve altyapı yazılım işlevleri
yer alır (aşağıdaki Kurumsal CAL paketinde daha fazlası vardır).
Microsoft UC çözümleriyle birleştirilebilecek bağımsız ve üçüncü taraf yazılımlarının
envanterini çıkarmaktan oluşan tasarruf potansiyeli tahmini basit bir işlemdir. Ek A’da
listelenen işlevleri gerçekleştirmek için şu anda kullanılmakta olan uygulamaların yerini
alacak seçeneklerin uygulama temelinde değerlendirilmesiyle, uygulama birleştirme
fırsatları ve sonuçta elde edilecek tasarruf belirlenir.
Genel olarak, büyük bir kuruluşta 500.000 dolarlık bir yatırımı temsil eden ve desteklemek
için en az bir tam zamanlı eleman pozisyonu gerektiren bu tür on (10) uygulama olacaktır.
Var olan dağınık uygulamaların satın alınması, yükseltilmesi veya değiştirilmesi önlendiğinde,
çoğunlukla bunun geri dönüşü anında olur. Şöyle ki, birleştirmeden kaynaklanan personel
tasarrufları yıllık 75.000 dolar olabilir ve lisans alımının önlenmesi de 5 yıllık bir süre içinde
yıllık yaklaşık 100.000 dolarlık bir miktara karşılık gelir.
Tasarruf Örnekleri
ABD’deki bir zaman yönetimi şirketi olan Franklin Covey, sistemini Exchange Server 2007
ve Outlook Web Access’e yükselterek, ayrı ayrı sunucuların giderleri biçimindeki uzaktan
bağlantı maliyetini yaklaşık %40 düşürmüştür.
Fırsat: Yazılım Lisanslarını Optimum Düzeye Getirme
Yukarıda açıklanan uygulama yazılımlarını birleştirmeye ek olarak, kuruluşlar birincil
yazılım sağlayıcılarının en iyi paketlenmiş veya bir araya toplanmış seçeneklerine odaklanarak
önemli bir tasarruf elde edebilirler. Bir dizi UC sağlayıcısının bu seçeneği vardır ve bu özellikle
Microsoft UC ve Office çözümlerini kullanan kuruluşlar için bir fırsattır.
Birleştirilmiş veya paketlenmiş yazılım fiyatlandırmasına yaklaşarak elde edilen tasarruf
önemli olabilir ve birkaç aylık bir süre içinde başarılabilir; çünkü yapılacak olan yalnızca
uzlaşmaya varmak ve satış siparişleriyle lisans sözleşmelerini güncelleştirmektir. Bu tasarrufa
ulaşmak için hiçbir teknoloji dağıtımı veya kullanıcı uygulamaları değişikliği gerekmez.
Yeni iş gereksinimleri çoğunlukla UC tarafından veya toplu lisansların kapsamı dahilindeki ilgili
uygulamalar tarafından karşılanabildiğinden, harcamaları önlemek de mümkündür. Bu soruya
daha geniş bir çerçevede, yazılım paketlerini kullanan BT, Telekom, Yönetim ve İş Kolları gibi
tüm bölümleri kapsayacak şekilde yaklaşmak önemlidir. Ayrıca, hem lisans fırsatları konusunda
eğitim vermek hem de var olan sözleşmelerle ilgili en son bilgileri almak için Satın
Alma/Tedarik bölümleriyle de diyalog kurmak kritik önem taşır.
16
Microsoft, %50’ye varan oranda tasarruf potansiyeli sağlamak için tüm Office işlevselliğini
ve eksiksiz bir UC çözümleri paketini içeren Kurumsal CAL Paketi’ni 8 (veya E-CAL Paketi)
sunmaktadır. Özel olarak UC için, E-CAL paketi Exchange Server için hem Standart hem
de Kurumsal CAL’ları (Kurumsal CAL hem Birleşik Mesajlaşma hem de İstenmeyen Postadan
Koruma ve Virüsten Koruma paketlerini içerir) ve OCS 2007 R2 için hem Standart hem de
Kurumsal CAL’ları (burada, Standart CAL eksiksiz bir eşler arası iletişim paketi içerir ve
Kurumsal CAL buna güçlü konferans, grup sohbeti ve kurumsal VoIP çözümlerini ekler) içerir.
E-CAL Paketinde, temel işbirliği platformu olan ve Exchange/Outlook ile OCS/Communicator
ortamlarını tümleştiren Microsoft Office SharePoint Server da vardır.
Aşağıdaki tabloda, Microsoft Toplu Lisans Fiyatlandırmasından (MVLP) E-CAL Paketine
(Standart veya Platform Kurumsal Sözleşmesi) dönüşüm gerçekleştiren 5.000 çalışanlı bir
firmanın tasarrufları gösterilmektedir.
Microsoft lisans bilgileri, Kurumsal CAL Paketi’nin lisans fiyatlarında %50’ye varan bir tasarruf
potansiyeli olduğunu ve finansman seçenekleri aracılığıyla anında geri dönüş sağlanabildiğini
göstermektedir. Yukarıdaki örnekte, kullanıcı başına 190 dolar olan maliyet Platform EA
ürünüyle kullanıcı başına 69 dolara düşürülmüştür. http://www.microsoft.com/calsuites/
adresinde, E-CAL Paketi hakkında daha fazla bilgi bulunabilir.
8
http://www.microsoft.com/calsuites/
17
Tasarruf Örnekleri
Del Monte Foods, “Yeni Kuşak Masaüstü” yazılım lisanslarını tek tek lisanslardan Kurumsal
CAL Paketine dönüştürerek, teknoloji harcamalarını %16 oranında düşürüp üç yıllık bir dönem
için doğrudan 492.000 dolar tasarruf elde ettiklerini ve Kurumsal CAL Paketinde yer alan başka
değerli uygulamalar kazandıklarını bildirmiştir. Tasarruflarla, önlenen maliyetlerin toplam
değeri 1,5 milyon dolardır.
Meksika’nın en büyük devlet üniversitelerinden biri olan Instituto Politécnico Nacional,
Microsoft UC çözümlerini ve ECAL paketi sözleşmesini benimsemiştir ve lisans maliyetleri,
azalan işletme giderleri ve önlenen maliyetlerden yılda 2 milyon dolar tasarruf beklemektedir.
İnsan Sermayesinden Yararlanma ve Risk Yönetimi
Bu alanda odak noktası, iş kollarında gerçek üretkenlik kazançları sağlayarak, ekonomik
koşulların eleman sayısının düşürmeyi gerektirdiği ve açık pozisyonlar için eleman alımını
ve bu pozisyonlara eleman kaydırmayı kısıtladığı dönemlerde bile, onların marka değerini ve
müşteri hizmetlerini koruma veya geliştirmelerine olanak tanımaktır. Bu iki katmanda gerçekleşir:
1) genel kadro verimliliği ve 2) düzenli çalışma grubu işlemleri ve işbirliği projeleri.
Aynı zamanda, kuruluşların bilgi sızıntısından ve yasal bulundurma gereklerine uymamaktan
kaynaklanabilecek yüksek maliyet risklerinden kaçınmak için de önlemler alması gerekir.
UC çözümleri, iletişimin güvenliğini ve iletişimle ilgili alanlarda kurumsal yönetim ve yasal
düzenleme uyumluluğunu sağlamak için gereken eleman sayısını azaltabilir.
Fırsat: Kadro Verimliliğini Geliştirme
Kadro verimliliğini geliştirmek hem kapsamlı ve hem de eleman sayısında azaltma söz
konusu olduğunda çok önemli olabilir. Fırsat, gündelik çalışma ortamlarında iletişimle
ilişkili engelleri ortadan kaldırmak için UC çözümlerini kullanmaktır. Başlıca tasarruf fırsatları,
doğru kaynakları hemen bulabilmeyi ve uygun olmayan kişilere yönelik telefon ve iletileri
önlemeyi sağlamak için iletişim durumu ve anlık ileti araçlarından oluşur. Diğer tasarruflar,
bir belgeden, e-postadan veya kişi adından tıklatarak iletişim kurma gibi basitleştirilmiş iletişim
görevlerinden sağlanır. “Her yerden erişim”, zaman ve seyahat giderlerinden tasarruf ederek
kullanıcıların hareket halindeyken üretkenliklerini korumalarını sağlar. Bunların tümü aynı iş
yükü için gereken eleman düzeyini düşürmeye yol açar ve bu da bölüm ve işlev düzeyinde ve
nihai olarak da kurumsal gider düzeylerinde tasarruf anlamına gelir.
Tek tek çalışan üretkenliğindeki gelişmelere ilişkin tahminler, günde kişi başına 10 – 60 dakika
arası veya daha yüksektir ve aşağıdaki başarı öykülerinde açıklandığı gibi çalışan zamanından
%2 ile %12 arası bir tasarruf demektir. Tasarruf yapabilmek için hem BT/Telekom hem de İş
Kolu bölümlerinde önerilen yaklaşım, durumu gerektirdiği kadro dondurma, fazla mesaiye son
verme veya işten çıkarmalara karşılık, kalan kadro için yeni UC araçlarıyla (ve eğitimle) yanıt
vermektir. Kadro kısıtlamaları özellikle satış, hizmetler ve müşteri hizmetleri/ticari alacaklar
gibi müşteriyle karşı karşıya gelinen rollerdeyse, bu yeni UC araçlarının hızlı dağıtımı özellikle
önem kazanır.
18
Microsoft UC, özellikle de OCS 2007 R2, iletişim üretkenliği aracılığıyla kadro daraltmadan
elde edilen fiili nakit tasarrufunu gerçekleştirmek için en iyi çözümlerden biridir:

Hem OCS 2007 R2 hem de Exchange Server, çalışanlar için optimum iletişim
üretkenliği sağlayan tam olarak tümleşik paketlerdir.

Microsoft UC çözümleri, bu üretkenlik kazançlarına en yaygın şekliyle ulaşmak için,
bilgisayar istemcileri, tarayıcılar, mobil aygıtlar yoluyla “Her Yerden Erişim” sunar.

Microsoft UC çözümleri, verimliliği daha da artırmak amacıyla Office ve SharePoint
araçlarıyla yerel olarak tümleştirilmiştir.

İletişim altyapınızın güvenlik ve yönetim maliyetlerini aşağı çekmeye yardımcı olmak
için, Forefront güvenlik çözümleri ve System Center yönetim çözümleri Exchange
Server ve Office Communications Server ‘la tümleştirilir.
Yeni UC araçları zaten tanıdık olan diğer Microsoft Office araçlarıyla tutarlı olduğundan eğitim
ve kullanmaya başlama basit ve hızlı gerçekleşir.
Temel üretkenlik araçlarını uygulamaya koymakla elde edilen tasarruf, yıllık personel gideri
azalmalarında %5 ile %10 arasında değişmektedir. Çalışanları rahatça üç gruba ayırabilirsiniz:
1)
Üst düzeyde mobil çalışanlar için, tasarruflar desteğe başvuru süresindeki azalmalardan
ve müşteri aramalarının yanıtsız bırakılmasını veya geri aramaları önlemekten
kaynaklanır;
2)
Gün içinde çok fazla iletişim içeriği bulunan ofis tabanlı çalışanlar için, tasarruflar
daha iyi araçlara bağlı olarak söz konusu iletişimlerin otomasyonu ve verimliliğinden
kaynaklanır; ve
3)
Üretim ve lojistik personeli gibi diğer tüm çalışanlar için, tasarruflar çoğunlukla daha
iyi bilgi sunma (kablosuz aygıtlar ve portallar yoluyla) ve yardım, onay süreci veya özel
durumlardaki gecikmelerin büyük ölçüde azaltılmasından kaynaklanır.
Üretim geliştirmelerinde “temas noktalarını” bulmak için her hedef grupla hızlı pilot testleri
çalıştırmak çoğunlukla yararlı olur. Bu “temas noktası” uygulamaları işe almaları önlediği, hatta
eleman azaltma veya yeniden görevlendirme işlemlerine olanak tanıdığı durumda, geri dönüşü
6 aydan kısa olur.
Tasarruf Örnekleri
Global Crossing, iş süreçleriyle tümleştirilmiş UC iletişim durumu ve anlık ileti kullanımına
geçerek, üç yıllık bir dönemde iş hacmi %70 oranında büyürken müşteriye yanıt verme hızını
geliştirebilmiş ve işgücü maliyetlerini %75 düşürebilmiştir.
Microsoft IT, geniş OCS 2007 R2 dağıtımını hesaplarken, Microsoft UC kullanıcılarının
bildirdiğine göre günde 28 dakikalık (%5,8) bir üretkenlik kazancı sağlandığını belirlemiştir.
19
Fırsat: Çalışma Grubu ve İşbirliği Projelerini Düzenleme
Bireysel üretkenlikteki gelişmeler önemli olsa da, UC araçlarının çalışma grubu, bölüm,
proje ekibi veya belirli bir hedefe ulaşmak ve bir proje sonucu üretmek için birlikte ve işbirliği
yaparak çalışan benzer kişi grupları gibi bir ekibe uygulandığı durumlarda avantajlar daha
da dikkat çekici olur ve çoğu durumda daha kolay ölçülebilir. Başka koşullarda e-postanın
yanıtını, erişilmesi gereken sesli iletiyi veya ofise dönmesi gereken belirli bir kişiyi beklerken
duraklayabilecek görevleri hızla yerine getirmek için UC yeteneklerinden yararlanan çalışma
gruplarına birçok örnek verilebilir.
Bu çalışmayı düzenlemeye yönelik iki ana araç olan işbirliğiyle bağlantılı konferans araçları
ve tek numarayla/kimlikle erişim özelliğine sahip tıklatıp iletişim kurma yeteneğiyle iletişim
durumu bilgisi araçlarının her ikisi de “her yerden erişim” özelliğine sahiptir. Avantajlar, daha
az kaynağın kullanıldığı daha kısa projelerde, daha fazla gelir üreten veya satış elemanı sayısını
azaltan daha kısa satış döngüsü sürelerinde ve daha az kaynakla sağlanan daha gelişmiş müşteri
desteğinde kendini gösterir.
Exchange Server ve SharePoint Server’la birlikte OCS 2007 R2 çözümü, bu tasarruf kategorileri
için tam özellikli bir çözüm takımı sağlar. OCS 2007 R2 hem daha önce açıklandığı gibi (1)
eksiksiz bir iletişim araçları takımıyla, ve (2) bu araçların Office uygulamaları, SharePoint
çalışma alanları/portalları ve iş uygulamaları gibi çalışma grubu iş araçlarına tam olarak ve
etkili bir şekilde tümleştirilmesi yoluyla (OCS geliştirme araçları ve API’lerin kullanımıyla),
çalışma grubu üretkenliğine olağanüstü bir destek sağlar.
Kaynak tasarruflarının ve optimum düzeye getirme çalışmalarının tümleşik bir çözüm
paketine fazlasıyla bağımlı olduğunu unutmayın. Piyasada çeşitli satıcılar tarafından tek
başına uygulamalar biçiminde sağlanan tek tek bir dizi çözüm öğesi bulunsa da, Microsoft
tümleştirmesi çalışma grubu üretkenliğini artırmak için gereken tümleşik işlevselliği
sağlamakla bizim onayımızı almıştır.
Tasarruflar, iletişim ve toplantı gecikmelerini ortadan kaldırmak ve iş tekrarını veya
ürün sürümleri üzerinde işbirliğini önlemek yoluyla projenin veya görevin tamamlanması
hızlandırılarak gerçekleştirilir. Bunu değerlendirmenin en iyi yolu, kuruluşunuzdaki eş zamanlı
projelerin, satış tekliflerinin veya benzer görevlerin sayısını, mümkünse büyük ve küçük
projeler olarak gruplandırılmış olarak tahmin etmek ve ardından da iletişimdeki gelişmeyle söz
konusu projelerin kapsamındaki daralmanın tahminini yapmaktır. Bunun geri dönüşü projenin
tamamlanmasına bağlı olduğundan, başlangıçta kuruluşun daha küçük projelerine odaklanarak
6 aydan kısa bir geri dönüş süresi elde etmek mümkündür.
20
Tipik tasarruf oranı, proje süresi ve kapsamının %25’i dolayında olur. Projeyle ilişkili 100 eleman
pozisyonu başına Tasarruf Tahmini:
(proje tamamlanma süresinde 100 x %25 azalma x eleman sayısı başına 70.000 dolar
yıllık ortalama tazminat ve genel gider) = 1.750.000 dolar yıllık eleman azaltma
tasarruf potansiyeli.
Tasarruflara ek olarak, projeler daha hızlı tamamlanır ve daha çabuk kazanç elde edilir.
Tasarruf Örnekleri
Büyük bir ilaç firması olan Astra Zeneca, yeni ürünlerin pazara ulaşma süresinde altı aylık veya
daha yüksek bir hız artışı elde ettiğini, bunun sonucunda proje maliyetlerinin düştüğünü ve
daha da önemlisi milyarlarca dolar ek gelir potansiyelinin ortaya çıktığını bildirmiştir.
Infonavit, tüm Meksika’ya yayılmış 80 ofisindeki 4.000 çalışanıyla Ulusal Çalışanlar Toplu
Konut Fonu Enstitüsü, Microsoft OCS 2007’nin çalışanlarına düzenli bir iletişim ve işbirliği
temelinde borçları daha verimli işleme olanağı tanıdığını görmüştür. Infonavit elemanlarının
borç işleme yeteneğindeki bu artışın oranı %6, yani yılda 30.000 ek borç düzeyindedir.
200.000’den çok dar gelirli veya engelli üyesine hizmet veren bir sağlık ağı olan Care1st Health
Plan, yeni üyelerin İlk Sağlık Değerlendirmelerine yönelik yasal gereksinimlerle uyumluluğu
üç katına çıkarırken, hasta randevusu vermeye ve onaylamaya yönelik konuşma destekli bir
giden arama uygulaması oluşturarak çalışma grubuna boş zaman kalmasını sağlamıştır.
Fırsat: Güvenliği Basitleştirme ve Korumayı Geliştirme
Güvenlik açıklarının neden olduğu kapalı kalma süreleri ve bilgi sızıntılarıyla ilişkili maliyetler
iyi belgelenmiştir ve hem BT maliyetlerine hem de iş üretkenliği maliyetlerine yayılır. İleti
ortamını bu tehditlere karşı güvence altına almanın karmaşıklığı BT maliyetlerini yükseltir
ve hizmetin kendi performansını da etkileyebilir.
Tümleşik yazılım paketleri bu risk yönetim maliyetlerini azaltmanın en iyi yollarından biridir.
Geçerli maliyet profili büyük ölçüde birden çok aygıtı ve katmanı (güvenlik duvarları, filtreler,
virüs tarayıcıları, VPN’ler, vb.) yapılandırmanın gerektirdiği işgücüne bağlı olduğundan,
eksiksiz, iyi tümleştirilmiş bir paket bu maliyetleri ciddi düzeyde düşürebilir.
21
Tasarrufları Gerçekleştirmek için Microsoft Çözümlerini Uygulama
Hem Microsoft Exchange Server hem de OCS 2007 R2, güvenli ve kararlı ortamlar yaratmak
için yerleşik koruma sağlar ve buna ek olarak her iki UC ortamını da bilgi sızıntısına ve hızla
gelişen tehditlere karşı korumak için tümleşik Forefront güvenlik çözümlerini sunar.
Exchange Server için riskleri yönetme ve güvenliği basitleştirme:
Exchange’in, en son güvenlik tehditlerini şirketin güvenlik duvarına ulaşmadan
engellemek için gerçek zamanlı virüsten koruma/istenmeyen posta yazılımı
ve e-posta hizmetlerini de kapsayan yerleşik güvenlik teknolojileri vardır.
Forefront Security for Exchange Server, müşterilerin yerleşik bilgi korumasıyla gizli
e-postayı otomatik olarak denetlemelerine ve bunu güvenli bir şekilde iş ortaklarına
göndermelerine olanak tanır.
Forefront Security for Exchange Server, müşterilerin birden çok tarama motorunu
paralel çalıştırabilmelerine olanak tanır; en çok sekiz motordan (Authentium, CA,
Kaspersky Labs, Norman Data Defense, Microsoft, Sophos ve VirusBuster’dan) oluşan
bir paket sağlar ve aşağıdaki grafikte gösterildiği gibi en çok beş motor eş zamanlı
olarak çalıştırılabilir.
OCS için riskleri yönetme ve güvenliği basitleştirme:
OCS, hem kuruluşun içinden hem de müşteriler veya tedarik zinciri ortakları gibi
konuklar da içinde olmak üzere uzaktan oturum açan kullanıcılara yönelik olarak
tüm medya akışları (ses, web, görüntü, anlık ileti) için tam ve yerleşik şifreleme
yetenekleri içerir.
Forefront Security for OCS, birden çok tarama motoruyla kötü amaçlı IM
yazılımlarına karşı korur ve uygun olmayan içeriği engelleyebilir.
Bu grafikte, tüketici virüsten koruma (AV) ürünlerinin AV-Test sonuçlarını göstermektedir.
Bu testte, tek motorlu sağlayıcılar sırasıyla 5 gün, 4 gün ve 6 günde yanıt sağlarken ortalama
bir Forefront çok motorlu paketinin 3,1 saatte veya daha kısa sürede yanıt sağladığı
belirlenmiştir.
22
Bu yerleşik sunucu güvenliğiyle tümleşik güvenlik çözümlerinin birleştirilmesi yaklaşımı
sayesinde, Microsoft Exchange Server ve OCS 2007 R2 aşağıdaki yollarla son kullanıcı
üretkenliğini artırmaya ve işletme maliyetlerini düşürmeye yardımcı olabilir:
1) Tek çözümde tümleştirme, daha kararlı bir ileti sunucusu ortamına ve en son
tehditlerden daha ileri düzey bir korumaya sahip olmayı kolaylaştırır.
2) Merkezileştirilmiş yönetim ve görünürlük, iletişim ortamınızın güvenliğini daha
kolay yönetmenize olanak tanır.
3) Bilgi koruması ve güvenli erişim, tüm kuruluş sınırları boyunca bilgi paylaşımı ve
işbirliğinin önündeki engelleri ortadan kaldırarak son kullanıcılarınızın üretkenliğini
artırmanızı sağlar.
Tasarruf Örnekleri
İsviçre’de sağlık endüstrisi için önde gelen bir BT çözümleri sağlayıcısı olan HINT, maliyetleri
düşürmek ve esnekliği artırmak için ileti altyapısını Exchange Server 2007 ve Forefront Security
ile birleştirmiştir. Şirket, yönetimi basitleştirmiş, bakım maliyetlerini %50 oranında düşürmüş
ve bu arada müşterilere daha gelişmiş ileti yetenekleri sunabilmiştir.
Fırsat: Yönetim ve Uyumluluğu Basitleştirme
İster yasalara veya yasal düzenlemelere ister şirket ilkelerine bağlı olsun, birçok şirket düzgün
bir yönetim sağlamak ve belirtilen yönergelerle uyumluluğu korumak için ciddi bir zaman
ve kaynak ayırmak zorunda kalır.
Geçmişte, iletişim çözümlerinde yönetim ve uyumluluk var olan sistemlerin üzerinde
yardımcı olarak el ile gerçekleştirilen veya iş uygulamaları yazılımının ayrı, eklenti yapısındaki
modülleriyle yapılan işlemlerdi. Tasarruf fırsatlarını doğuran, çekirdek UC çözümlerinin
yerleşik yönetim ve uyumluluk işlevleridir; bunlar el ile gerçekleştirilen yardımları veya sorun
giderme yordamlarını ve ayrı modülleri ortadan kaldırır.
Hem Exchange Server hem de OCS R2, otomatik uyumluluk desteği ve zorlaması sağlamaya
yönelik olarak eksiksiz olması ve işlevsel tümleşikliği açısından şu anda kurumsal iletişim
çözümleri arasında benzersiz ve ayırt edici bir yere sahiptir. Belgesel kanıt gerektiren yasal
düzenlemelere uymak için, hem Exchange Server hem de OCS 2007 R2, günlük, kayıt, arşiv
ve gerekli bilgileri alma özellikleri sağlar. Güvenlik ve gizlilik gerektiren yasal düzenlemelere
uymak için, her iki ürün de mümkün olan en geniş kapsamlı bilgi ve iletişim iletimi
şifrelemesini sağlar (örneğin, PSTN üzerinden sesli aramalar veya cep telefonu ağı, kuruluş
güvenlik duvarının dışında olduğunda şifrelenmez). Buna ek olarak, Exchange Server, yetkisiz
tarafların bilgi erişimini kısıtlayabilen ayarlardan yararlanmak için Active Directory Rights
Management ile tümleştirilir; OCS 2007 R2 iletişim oturumlarında yetkisiz erişimi önleyen
ve herhangi bir anda etkin olan katılımcıları kaydeden erişim denetimleri sağlar.
23
Sonuçta, daha düşük işletme maliyetleriyle daha gelişmiş bir yönetim ve uyumluluk elde edilir.
Kuşkusuz doğrudan tasarruflar, eleman çalışma süresindeki kısalma ve daha önce gerekli
olan üçüncü taraf uygulama ve sistemlerini kullanımdan kaldırma yoluyla kendini gösterir.
Uyumluluğun kalitesi, kesinliği ve kolaylığı açısından gelişmiş sonuçlar elde edilir ve büyük
olasılıkla yasal tazminatlar için binlerce, hatta milyonlarca dolar ödenmesi önlenmiş olur.
Yönetim ve uyumluluk geliştirmelerinin değeri, kuruluşunuzun sektörüne ve geçmiş durumuna
bağlı olarak değişir. Bu gereksinimler için ayrılan personel süresinin ve tek tek uygulamalarla
sunucuların bir envanterinin çıkarılmasını öneririz. Bilgi araştırma ve raporlama çalışmaları
devam ederken; personel tarafından veya el ile yapılan bilgi ayıklama çalışmaları ve birden
çok uygulama veya sunucunun yönetimi ortadan kalkacaktır. Her örnek benzersiz olduğundan,
hiçbir “tahmin” sağlanmamaktadır.
Tasarruf Örnekleri
ABD’nin California eyaletinde 1.200 çalışanı olan müteahhitlik şirketi Webcor Builders,
etkili bir şekilde iletileri saklamak ve yasal düzenlemelerle uyumluluk sağlamak için
Exchange Server 2007’nin gelişmiş arşiv özelliklerini kullanarak, BT personeli çalışma
süresinden 70.000 dolar ve avukat ücretlerinden 40.000 dolar tasarruf elde etmiştir.
Özet
Bu teknik raporda, belirli maliyet tasarruf fırsatları üç genel tasarruf kategorisinde incelenmiştir:
peşin ödenen giderleri düşürme, iletişim altyapısını birleştirme ve insan sermayesinden
yararlanma. Potansiyel tasarruf tahminleri bu tabloda özetlenmektedir:
Tasarruf Kategorisi
Peşin Ödenen Giderleri Düşürme
Seyahat Giderleri
Konferans Hizmet Maliyetlerini
Azaltma
Sabit Telefon ve Cep Telefonu
Ödemeleri
Tesis Giderlerini Düşürme
İletişim Altyapısını Optimum
Düzeye Getirme
İletişim Sistemlerini Birleştirme
İleti/Faks Sistemlerini Birleştirme
Uygulama Paketlerini Birleştirme
Yazılım Lisanslarını Optimum
Düzeye Getirme
Sistem Yönetimini Optimum Düzeye
Getirme
Microsoft UC Odağı
Birleşik Konferans
Birleşik Konferans
UC Masaüstü ve Mobil
Aygıtları
Esnek Çalışma, Her Yerden
Erişim
UC ve Sistem Birleştirmesi
Exchange Server Yetenekleri
Birleştirilmiş UC Çözümü
Kurumsal CAL Paketi
Fiyatlandırması
Systems Center Yönetimi
Tasarruf Potansiyeli (Tah.)
yılda çalışan başına 913 dolar
yılda kullanıcı başına 1.000
dolar
yılda çalışan başına 6.000 dolar
24
Tasarruf Kategorisi
İnsan Sermayesinden Yararlanma
Kadro Verimliliğini Geliştirme
Microsoft UC Odağı
Çalışma Grubu Projelerini Düzenleme
UC Tabanlı Üretkenlik
Kazanımları
UC Tabanlı İşbirliği Araçları
Yönetim ve Uyumluluğu Basitleştirme
UC Geliştirmeleri ve Araçları
Tasarruf Potansiyeli (Tah.)
yılda çalışan başına 2.000 dolar
proje başına eleman sayısı/
yıl 17.500 dolar
Başlıca kategorilerin tümü ilginç tasarruf fırsatları sağlamaktadır. Kararlarınız, işletmenizin
gereksinimlerine ve zamanlamaya göre değişiklik gösterecektir. Neredeyse tüm koşullarda,
seyahatleri, konferans hizmeti maliyetlerini, sabit telefon ve cep telefonu ödemelerini azaltarak
yalnızca birkaç ay içinde önemli tasarruflar elde edilebilir. Benzer biçimde, yazılım lisanslarının
optimum düzeye getirilmesi de birkaç ay içinde tasarruf sağlamaya başlayabilir. Altyapının
optimum düzeye getirilmesinden avantaj sağlamak çoğunlukla daha uzun, belki üç veya altı ay
sürecektir; çünkü bunun için fiziksel değişiklikler ve yazılım yeniden yapılandırmaları gereklidir,
ancak tasarruf ve kazançlar da önemli ve kalıcı olacaktır. İnsan sermayesinden yararlanma,
en büyük tasarruf potansiyeli veya maliyet önleme alanlarından biridir ve eleman sayısının
düşürülmesi durumunda kritik önem taşıyabilir; tasarruf potansiyelini tam anlamıyla
gerçekleştirmek için işletme yöntemlerinde ve süreçlerinde değişiklikler gerekecektir.
Microsoft, tasarrufları planlama ve gerçekleştirme işlemlerinde yardımcı olmak için, Birleşik
İletişimin tasarruflarını ve değerini değerlendirmeye yönelik bir iş değeri hesap makinesi
geliştirmiştir; Microsoft müşteri temsilcileri ve iş ortakları özel olarak sizin kuruluşunuzda elde
edilecek tahmini değeri hesaplamak için bu hesap makinesini kullanmanızı sağlayabilir. Aşağıdaki
tabloda, hem büyük (5.000 kullanıcı) hem de orta boy (500) kuruluşlar için bu hesap makinesiyle
yapılan iki tipik çözümlemenin sonuçları bir arada gösterilmektedir. Veriler, her iki örnek için de ilk
yılın potansiyel kazançlarını ve tasarruflarını göstermektedir. Tasarruf potansiyelinin izleyen yıllarda
artmasına karşın, aynı yıl içinde sağlanan hızlı geri dönüşü vurgulamak üzere tabloda yalnızca ilk
yılın potansiyel tasarruflarına yer verilmiştir. Hesaplanan çalışan başına potansiyel tasarruflar,
kuşkusuz önceki tabloda yer alan başarı öyküsü tabanlı tasarruf tahminlerinden farklıdır.
25
Bu makalede açıklandığı ve özet tablolarında gösterildiği gibi, UC'nin yetenekleri maliyet düşürme
çabalarına doğrudan katkıda bulunmaktadır. Aynı zamanda, UC çözümleri dondurulan kadroların
ve eleman sayısını azaltmanın getirdiği güçlükleri ortadan kaldırmaya da yardımcı olabilir. UC, eş
zamanlı biçimde iletişim dar boğazını ortadan kaldırarak; işlemleri hızlandırarak; ve bölümlerin,
ekiplerin, hatta bireylerin daha üretken, verimli ve etkili çalışmasını sağlayarak bir iş değeri
oluşturur. Kuruluşta iş süreçlerini optimum düzeye getirmek için tümleştirilen OCS 2007 R2 ve
Exchange Server iletişimi aracılığıyla daha bile fazla iş değeri elde edilebilir.
Bu kazançları gerçekleştirmenin maliyetleri, kuruluşun durumuna göre değişir; ancak neredeyse
tüm örneklerde, özellikle de büyük kuruluşlarda seçmeli, aşamalı bir uygulama önemli net
kazançlar sağlayacaktır.
Maliyet tasarrufu çalışmalarına ek olarak, güçlü şirketler bu ekonomik gerilemeden yararlanarak
kendilerini yeniden yapılandıracak ve yeniden konumlandıracaklar; kurtuluş döngüsü sırasında
artan pazar payı, müşterilerle daha güçlü ilişkiler ve bir bütün olarak daha yüksek iş değeriyle
çok daha iyi bir konumda ortaya çıkacaklardır.
Microsoft UC çözümlerinin bu anlık ve sürdürülebilir UC tasarruflarına ve kazançlarına olanak
tanıdığı birçok yöntemi belirttik. Maliyet tasarrufunu desteklemek için belirtilen değerlere
ek olarak, Microsoft UC çözümleri bugün değerli iş çözümleri sağlamak ve gelecekteki büyüme
ve gelişmelere bir platform oluşturmak için tasarlanmış bir altyapı da sağlar.
Bu UC Tasarrufu seçeneklerini kapsamlı olarak gözden geçirmenizi ısrarla öneriyoruz. Anlık ve kısa
dönemli tasarruflarla birlikte sürdürülebilir uzun dönemli kazançlar ve rekabet avantajları da söz
konusudur. Bu zorlu dönemlerin ortaya koyduğu gereksinimleri, aynı zamanda UC çözümlerinin
güçlü yeni özelliklerini kavrama ve benimseme fırsatı sağlamaktadır. Bu süreçte size yardımcı
olacak kaynaklar vardır ve size her alanda başarılar dileriz.
26
Ek A: Tek Başına Uygulamaları Birleştirme
Tablo 1: Aşağıdaki tabloda, OCS 2007 R2 ve Exchange Server paketinde birleştirilebilecek
üçüncü taraf ve tek başına yazılım uygulaması paketlerinin tipik bir listesi gösterilmektedir.
Kuruluşunuzdaki uygulamaların gözden geçirilmesi ve Microsoft UC çözümleriyle birleştirmeden
elde edilecek tasarruf potansiyeli tahmini yapılması için Microsoft İş Ortağınıza veya Hesap
Ekibinize başvurun.
Bu UC’yle İlişkili Uygulamaları
Web Konferansı hizmet ve sunucuları
Çok Taraflı Sesli veya Görüntülü Konferans hizmetleri ve sistemleri
Bu Microsoft UC
Ürünleriyle Birleştirin
Office Communications
Server 2007 R2
Eski PBX/Anahtarlama sistemleri ve önceki VOIP sistemleri
3. Taraf veya Ortak Anlık İleti ve İletişim Durumu
Grup Sohbeti veya Kalıcı Sohbet sistemleri
Çağrı Kayıt sistemleri
Çağrı Hesaplama sistemleri
IVR ve Konuşma Operatörü sistemleri
Bölüm ACD sistemleri
Sesli Posta ve Birleşik Mesajlaşma sistemleri
Mobil E-posta Teslimi
E-posta iletilerine ve dosya paylaşımlarına erişim için VPN yazılımı
E-posta İstenmeyen Postadan ve Virüsten Koruma
E-posta Güvenliği ve Şifrelemesi
Günlük ve Arşiv
E-posta Yedekleme ve Kümeleme
Exchange Server 2007 ve
Exchange Server 2010
27
Tablo 2: Aşağıdaki tabloda, Kurumsal CAL Paketine dahil edilen ve UC yatırımlarınızı geliştirmek
ve genişletmek için ek tasarruf potansiyeli sağlayan diğer kurumsal uygulamalar gösterilmektedir.
Bu Diğer İşletme ve Altyapı Uygulamalarını
Bu Microsoft Kurumsal CAL
Paketi Ürünleriyle Birleştirin
E-posta Koruması
Forefront Security for
Exchange Server
E-posta İstenmeyen Posta ve Virüsten Koruma
Barındırılan E-posta Filtresi
İş Verileri Araması
Office SharePoint Server
E-Keşif
Tarayıcı Tabanlı KPI’ler, Panolar, Excel Hizmetleri
İşletme Veri Bağlantıları
Tarayıcı Tabanlı Raporlama
Tarayıcı Tabanlı Formlar
Merkezi Formlar Veri Koleksiyonu
Formlar İş Akışı
İşbirliği Virüsten Koruma
Active Directory Rights
Management Services
Forefront Security for
SharePoint
İstemci Kötü Amaçlı Yazılım Koruması
Forefront Client Security
Masaüstü İzleme ve Denetimi
Microsoft Systems Center
Forefront Security for Office
Communications Server
Belge Koruma, Denetim ve Saklama
Anlık İleti Koruması
28
Ek B: Yazarlar Hakkında
Marty Parker, Müdür, UniComm Consulting, LLC
Marty Parker, 1990’ların sonlarında gerçek zamanlı olan ve olmayan
iletişim yöntemlerinin yeni ve ilginç kullanım örnekleri oluşturacak şekilde
iş uygulamalarıyla yakınlaşmasını gördükten sonra, Birleşik İletişimin
liderleri arasında yer almıştır. IBM’de dikey pazar satışları, pazarlama,
finans ve stratejik planlama alanlarındaki geçmişiyle Marty, tutarlı bir şekilde
yeni teknolojilerin işletme ve finans avantajlarına odaklanmıştır. Lucent ve
Avaya ile, Marty UC ürün ve çözümlerinin tanımlanması ve oluşturulması
alanlarında liderlik rolleri üstlenmiş, etkili UC paketlerinin çekirdek öğeleri
olarak sesli, web ve görüntülü konferansların bir karışımının kullanılmasını
savunmuştur. 2005’ten bu yana, Marty UC alanında uzmanlaşmış bağımsız
bir danışman olarak çalışmaktadır.
Marty Parker, Berkeley’deki California Üniversitesi’nin Haas İşletme Okulu’ndan İşletme alanında
lisans derecesine sahiptir.
Don Van Doren, Müdür, UniComm Consulting, LLC
Don Van Doren, çağrı merkezi, bağlantı merkezi ve etkileşimli sesli
yanıt teknolojileri ve çözümleri alanında önde gelen bağımsız danışmanlık
firması Vanguard Communications’ın kurucusu ve başkanı olarak 25 yıllık
deneyimiyle Birleşik İletişimde karar kılmıştır. Don, Birleşik İletişimi
bağlantı merkezi endüstrisinin bilgi ve deneyimi üzerine yapılandırılacak
bir alan olarak kabul etmektedir. Birleşik İletişimde odaklandığı nokta, iş
süreci bilgileriyle ilişkili iletişim etkinliklerini yönetmek ve bu konuda bilgi
sağlamak yoluyla kuruluşların iş süreçlerini geliştirmelerine, hem müşteri
hem de çalışan memnuniyetini artırmalarına ve eş zamanlı olarak nakit
tasarruflar ve yüksek yatırım getirisi gerçekleştirmelerine yardımcı
olmaktır.
Van Doren, lisans derecesini Yale Üniversitesi’nden ve İşletme Mastırını Michigan
Üniversitesi’nden almıştır.