tc marmara üniversitesi elektronik belge yönetim sistemi

T.C.
MARMARA ÜNİVERSİTESİ
ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ
KULLANIM KILAVUZU
İSTANBUL, 2013
1
GİRİŞ ___________________________________________________________________________________________________________ 4
2
KAVRAMLAR ____________________________________________________________________________________________________ 5
3
SİSTEM _________________________________________________________________________________________________________ 7
3.1
Portal/Anasayfa _______________________________________________________________________________________________________ 8
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.2
Sisteme Giriş __________________________________________________________________________________________________________________
Sisteme Giriş Yapılamaması ____________________________________________________________________________________________________
Profil Bilgilerini Düzenleme İşlemi __________________________________________________________________________________________________
Vekil Atama İşlemi ______________________________________________________________________________________________________________
Vekaleti İptal Etme İşlemi ________________________________________________________________________________________________________
10
12
14
15
23
UYGULAMALAR _______________________________________________________________________________________________________ 25
3.2.1
Elektronik Belge Gezgini Ekranı ____________________________________________________________________________________________________
Belge Üstverisi Göster İşlemi ___________________________________________________________________________________________________
Doküman (İşlem Yapılmamış Belge) Silme İşlemi ____________________________________________________________________________________
Çöp Kutusuna Gönderilen Bir Belgenin Geri Alınması ________________________________________________________________________________
Belge Filtreleme İşlemi ________________________________________________________________________________________________________
Kayıtlı Filtre Arama İşlemi ______________________________________________________________________________________________________
Basit Arama İşlemi ___________________________________________________________________________________________________________
Belgelerin Sıralamasını Değiştirme İşlemi __________________________________________________________________________________________
3.2.1.1
Belge Üretim Ekranı ________________________________________________________________________________________________________
Yeni Dağıtımsız Elektronik Belge Üretme __________________________________________________________________________________________
3.2.1.1.1 Belge Üstverisi Ekranı ____________________________________________________________________________________________________
3.2.1.1.2 Editör Ekranı ___________________________________________________________________________________________________________
3.2.1.1.2.1 Belge İçeriğinin Yazılması İşlemi_________________________________________________________________________________________
3.2.1.1.3 Muhatap Ekranı _________________________________________________________________________________________________________
3.2.1.1.3.1 Muhatap Ekleme İşlemi _______________________________________________________________________________________________
3.2.1.1.3.2 Diğer Muhatap Ekleme İşlemi __________________________________________________________________________________________
Yeni Dağıtımlı Elektronik Belge Üretme ___________________________________________________________________________________________
3.2.1.1.4 İmza Bilgisi Ekranı _______________________________________________________________________________________________________
3.2.1.1.4.1 İmza Bilgisi Ekleme İşlemi _____________________________________________________________________________________________
1
25
29
31
33
35
37
40
47
47
48
48
57
59
59
64
66
69
72
78
3.2.1.1.5 Belgenin Ekleri Ekranı ____________________________________________________________________________________________________ 81
3.2.1.1.5.1 Belgeye Ek Ekleme İşlemi ______________________________________________________________________________________________ 85
3.2.1.1.6 İlgi Ekranı ______________________________________________________________________________________________________________ 91
3.2.1.1.6.1 Belgeye İlgi Tutma İşlemi ______________________________________________________________________________________________ 94
3.2.1.1.7 Çapraz Referans Ekranı ___________________________________________________________________________________________________ 96
3.2.1.1.7.1 Çapraz Referans Ekleme İşlemi _________________________________________________________________________________________ 99
3.2.1.1.8 Dinamik Üstveri Ekranı __________________________________________________________________________________________________ 102
3.2.1.1.9 Notlar Ekranı __________________________________________________________________________________________________________ 103
3.2.1.1.9.1 Belgeye Not Ekleme İşlemi____________________________________________________________________________________________ 104
Yeni Hazır Elektronik Belge Üretimi İşlemi ________________________________________________________________________________________ 107
Yeni Fiziksel Belge Üretme İşlemi _______________________________________________________________________________________________ 115
3.2.1.1.10 Fiziksel Belge Ekranı ___________________________________________________________________________________________________ 120
3.2.1.1.10.1 Belgenin Fiziksel Özelliklerinin Tanımlanması İşlemi _______________________________________________________________________ 123
Yeni Dağıtımlı Fiziksel Belge Üretme İşlemi _______________________________________________________________________________________ 130
Belgenin Kaydedilmesi İşlemi __________________________________________________________________________________________________ 133
Kayıt Edilen ya da Sistemde Kayıtlı Bir Belge Üzerinde İşlem Yapma ____________________________________________________________________ 135
3.2.1.2
Elektronik Belge Görüntüleme Ekranı _________________________________________________________________________________________ 135
Belge Kilitleme İşlemi ________________________________________________________________________________________________________ 137
Kilitli Bir Belgenin Kilidinin Açılması İşlemi ________________________________________________________________________________________ 139
Belge Düzenleme İşlemi ______________________________________________________________________________________________________ 141
Belge Dolaşıma Çıkarma İşlemi _________________________________________________________________________________________________ 146
Dolaşıma Çıkarılan Bir Belgede Gönderimi İptal Etme İşlemi __________________________________________________________________________ 150
Belgeyi Kontrol Amaçlı Gönderme İşlemi _________________________________________________________________________________________ 152
Belgeden Belge Türetme İşlemi ________________________________________________________________________________________________ 163
Belge İptal Etme İşlemi _______________________________________________________________________________________________________ 170
Belge İptal İşleminin Geri Alınması İşlemi _________________________________________________________________________________________ 175
Belge Üstverilerinin Yazdırılması İşlemi __________________________________________________________________________________________ 175
Belgenin E-posta ile Gönderilmesi İşlemi _________________________________________________________________________________________ 178
Bekleyen Klasörüne Gelen Bir Belgenin İşleme Alınması _____________________________________________________________________________ 188
İşlenen Klasöründeki Belgenin İşlenenler Arasından Kaldırılması İşlemi _________________________________________________________________ 193
Havale İşlemi _______________________________________________________________________________________________________________ 194
Toplu havale işlemi __________________________________________________________________________________________________________ 203
2
3.2.2
3.2.3
Havale Edilen Belge Üzerine Not Alma İşlemi ______________________________________________________________________________________
Belgenin İade Edilmesi İşlemi __________________________________________________________________________________________________
Elektronik Paraflama İşlemi ___________________________________________________________________________________________________
Elektronik İmzalama İşlemi ____________________________________________________________________________________________________
Toplu E-İmzalama İşlemi ______________________________________________________________________________________________________
E-Belge Doğrulama __________________________________________________________________________________________________________
Karşı Görüş (Şerh) Belirtme İşlemi ______________________________________________________________________________________________
Detaylı Belge Arama Ekranı ______________________________________________________________________________________________________
Detaylı Belge Arama İşlemi ____________________________________________________________________________________________________
Kişisel Klasörler Ekranı __________________________________________________________________________________________________________
Kişisel Klasör Oluşturma İşlemi _________________________________________________________________________________________________
3
204
207
208
214
222
223
225
232
233
239
239
1
GİRİŞ
Bu kılavuz, Marmara Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kullanıcılarına bilgi vermek amacıyla hazırlanmıştır.
Bu amaçla, EBYS kapsamında gerçekleştirilen iş ve işlem basamakları, ekran görüntüleriyle desteklenerek, ayrıntılı olarak anlatılmaktadır.
4
2
KAVRAMLAR
Belge: Herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış ya da fonksiyonun sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve formatı
ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgiyi,
Birim: Marmara Üniversitesine bağlı akademik ve idari birimleri,
Doküman: Resmi belge niteliği taşımayan ancak kurumsal aktivitelerin gerçekleştirilmesinde kullanıcıların bilgi amaçlı olarak kullanabilecekleri
kaynakları,
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare
faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya
işlem için delil teşkil eden ve bu belgelerin üretiminden nihai tasfiyesine kadar olan süreç içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi,
Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan
elektronik veriyi,
Elektronik ortam: EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde resmi bilgi, belge veya dokümanların üretildiği ve kayıtlı olduğu her türlü bilgi
ve iletişim teknolojisi,
Fiziksel ortam: Kağıt ortamında yapılan işlemleri,
Form: Biçimli belgeyi,
Format: Elektronik dosya türlerini,
İmza Sahibi: Fiziksel ortamda üretilen belgeyi imzalayan veya elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi,
Klasör: Konu veya vaka bütünlüğü açısından bir arada tutulması gereken belgeler topluluğunu,
Kurum: T.C. Marmara Üniversitesini,
Sistem: Elektronik Belge Yönetim Sistemini (EBYS),
5
Standart Dosya Planı (SDP): Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek
konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Başbakanlık tarafından yayımlanan sınıflama şemasını,
Üstveri (Metadata): Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri bilgileri
İfade eder.
6
3
SİSTEM
Elektronik ortamlarda üretilen belgeler, 23 Ocak 2004 tarihinde Resmi Gazetede yayımlanan ve 23 Temmuz 2004 tarihinde yürürlüğe giren “Elektronik
İmza Kanunu” ile hukuken de kabul görür hale gelmiştir. Bu düzenleme ile kamu kurum ve kuruluşlarının kendi bünyelerinde ve diğer kurumlarla yapacakları
bilgi ve belge iletişiminde, kâğıt ortam yerine sayısal ortamlarda saklanan belgelerin de yazılı belgelere eşdeğer nitelikte olduğu kabul edilmiştir.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), Üniversitemizdeki belge ve bilgi alış verişinin elektronik ortama aktarılmasını ve internet üzerinden bu bilgilerin
anlık olarak yönetilmesini amaçlayan bir sistemdir. Ayrıca kurum içi ve kurum dışı yazışmalarımıza ait süreçleri standart hale getirir. Yazışmalar için harcanan
kaynakların ( kâğıt, fotokopi, toner, insan gücü ) minimuma indirilmesi de amaçlanmıştır. Fiziksel ortamdaki yaşanan sorunların ( belgelerin kaybolması,
ulaşım süreleri ile ilgili sorunlar, fakslarda yaşanan gecikme ve kopukluklar, personel açığından kaynaklanan sıkıntılar ) önlenmesi veya en aza indirilmesi de
sistemin önemli avantajlarındandır.
7
3.1 Portal/Anasayfa
Sisteme giriş yapılmasını sağlayan portaldır. Sistemin anasayfasıdır.
8
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Sisteme giriş yapılan butondur.
Dil tercihi yapılan menüdür.
Sistem içerisinde sıkça kullanılan bağlantılara hızlı erişilmesini sağlayan menüdür.
Yardım dokümanlarına erişilebilen butondur.
Destek modülüne erişilebilen butondur.
Sistem mesajı bildirimlerine erişilebilen butondur.
Sistem ile ilgili duyuruların yayınlandığı bölümdür.
9
Sisteme Giriş
Sisteme giriş yapabilmek için öncelikle adres çubuğuna http://ebys.marmara.edu.tr adresi yazılarak EBYS ana sayfasına bağlanılır. Sistemin ana
sayfasında sağ üst köşede bulunan “Giriş” butonuna basılır.
Açılan pencerede “Kullanıcı” alanına kurumsal e-posta adresinin @ işaretinden önceki kısmı, “Şifre” alanına ise kurumsal e-posta adresinin şifresi
yazılarak “Giriş” butonuna basılır.
10
Kullanıcı, birden çok yetkiye sahip ise “Giriş” butonuna basıldıktan sonra işlem yapılmak istenen pozisyon seçilerek Sisteme giriş yapılır.
Kullanıcının yetkili olduğu hangi makamla sisteme giriş yaptığı ekranın sağ üst köşesinde görülebilmektedir.
11
Sisteme giriş yapıldıktan sonra Sistemde kullanıcının yetkili bulunduğu ve kullanabileceği modüller ekranın sol köşesinde listelenecektir. Kullanıcı
tarafından yapılacak işleme göre bu modülden seçim yapılır.
Sisteme Giriş Yapılamaması
Sisteme giriş yapılamaması durumunda
butonu tıklanır. Ekranın sağ tarafında Sisteme “Şifremi unuttum” nedeni ile giriş
yapılamamasının çözüm yollarını belirten bir bölüm açılır. Burada takip edilmesi gereken adımlar sırasıyla numaralandırılmıştır.
Öncelikle “Şifremi Unuttum” alanındaki Kullanıcı Adı alanına kullanıcı adı girilir ve “İşlem Kodu Gönder” butonuna tıklanır.
Sistem e-posta adresine 5 haneli bir “İşlem Kodu” gönderir. E-posta adresi kontrol edildikten sonra gönderilen 5 haneli işlem kodu, İşlem Kodu
alanına yazılır ve “Şifre Gönder” butonuna basılır.
12
13
3.1.1 Profil Bilgilerini Düzenleme İşlemi
Sistemde tanımlı olan kullanıcı bilgilerinde yetki dahilinde düzenlemeler yapılabilmektedir. Kullanıcı, “Profil Düzenleme” ekranında Sisteme giriş şifresi, cep
telefonu ve e-mail şifresi bilgilerini değiştirilebilir.
Kullanıcının profil bilgilerinde düzenleme yapılması için Sisteme giriş yapıldıktan sonra öncelikle anasayfa ekranının sağ üst köşesinde yer alan
Sisteme giriş yapılan kullanıcı adının üzeri tıklanır ve “Profil Düzenleme” penceresi açılır.
Kullanıcı “Profil Düzenleme” ekranında iken Sisteme giriş şifresi değiştirilebilir.
Şifre bilgisini güncellemek için “Mevcut Şifre” alanı doldurulduktan sonra değiştirilmek istenen şifre “Yeni Şifre” alanına yazılır ve Sistem bu şifrenin
zorluk derecesini turuncu renkte gösterir. Ardından Yeni Şifre tekrar girilir.
Sistemin SMS ile bilgilendirme yapabilmesi için Cep telefonu alanı bilgisi doldurulur.
Sisteme giriş yapılan kullanıcı adına bağlı olarak e-posta adresi alanı tanımlı olarak gelir. Bu alanda güncelleme yapılamaz.
14
Son olarak “Bilgilerimi Güncelle” butonuna basılarak profil bilgilerini düzenleme işlemi tamamlanır.
3.1.2 Vekil Atama İşlemi
Kullanıcı Sistemdeki yetkilerini mevzuata uygun olarak belli bir süreliğine başka bir kullanıcıya devredebilir. Bunun için Sistem vekalet verebilme
özelliğine sahiptir. Vekil tanımlandığında, belgelerin otomatik olarak işlem için vekile yönlendirilmesi yapılabilmektedir.
15
Vekil atama işleminin yapılabilmesi için Sisteme giriş yapıldıktan sonra öncelikle anasayfa ekranının sağ üst köşesinde yer alan Sisteme giriş yapılan
kullanıcı adının üzeri tıklanır ve “Profil Düzenleme” penceresi açılır. Açılan pencerede sol taraftaki “Vekil Ata” seçeneği tıklanır.
16
Açılan pencerede vekalet verilecek makam bilgisi seçilir. Vekalet veren kullanıcının birden fazla makam/pozisyonu olması durumunda, istediği
makam/pozisyonu seçerek vekalet verebilmektedir.
Seçilen makam bilgisi için vekil olup olmadığının kontrol edilmesi gerekmektedir. Bunun için “Seçili makam bilgisi için vekil olup olmadığını kontrol
et” butonu tıklanır. Seçilen makamda daha önceden tanımlanan bir vekalet bilgisi bulunmuyorsa pencerenin üst tarafında kırmızı harflerle “Herhangi bir
vekalet bilgisi bulunmamaktadır” ifadesi yer alır.
17
Vekil olarak atanacak kişinin seçilmesi için “Vekil olarak atanacak kişi” alanına kişinin adı girilerek
basılır. Açılan pencerede vekil olarak atanmak istenen kişi seçilerek “Seç” butonuna basılır.
Arama alanına yazılan veri iptal edilmek istendiğinde
(Çarpı ikonu) butonuna basılır.
18
(Büyüteç ikonu) butonuna veya enter tuşuna
19
“Tarih Aralığı” alanından vekalet süresi belirlenir. Vekalet süresinin başlangıç tarihi olarak bugünün tarihi tanımlı gelir. İstendiği takdirde bu tarih,
tarih bileşeni butonu tıklanarak değiştirilebilir. Vekaletin bitiş tarihi olarak da tarih bileşeni butonu tıklanarak istenilen tarih seçilir.
20
Son olarak “Vekil Ata” butonuna basıldığında üst tarafta kırmızı harflerle “Vekalet kaydı alındı” ifadesi yer alır ve vekalet bilgisi Sisteme tanımlanmış
olur.
Tanımlanan vekil olarak atanmış personelin ad, soyad bilgisi de kırmızı harflerle bu ifadenin altında görüntülenir.
21
22
3.1.3 Vekaleti İptal Etme İşlemi
Daha önceden tanımlanan vekalet bilgisinin iptal edilmesi gerektiğinde vekil atama işleminde olduğu gibi Sisteme giriş yapıldıktan sonra öncelikle
anasayfa ekranının sağ üst köşesinde yer alan Sisteme giriş yapılan kullanıcı adının üzeri tıklanır ve “Profil Düzenleme” penceresi açılır. Açılan pencerede sol
taraftaki “Vekil Ata” seçeneği tıklanır.
23
Tanımlı olan vekil olarak atanmış personelin ad, soyad bilgisi üst kısımda kırmızı harflerle görüntülenir. Bu tanımlı vekalet bilgisinin iptal edilmesi için
alt taraftaki “Vekalet İptal” butonu kullanılarak işlem tamamlanır.
24
3.2 UYGULAMALAR
3.2.1 Elektronik Belge Gezgini Ekranı
Belgeleri görüntüleme, belgeyle ilgili işlemler yapma, yeni belge üretme gibi fonksiyonların gerçekleştirilebildiği ekrandır.
25
1) Kişisel belgelerin ve her birimin kendi belgelerinin klasörlerinin bulunduğu, belge hareketinin takip edildiği bölümdür. Belge klasörleri; gelen
belgeler, giden belgeler, işlem yapılmamış belgeler ve iptal edilen belgeler olmak üzere gruplandırılmış ağaç yapısı şeklindedir. Gelen belgeler
bekleyen ve işlenen olarak; giden belgeler ise, gönderimde olanlar, gönderimi tamamlananlar ve iade edilenler olarak ayrılmıştır.
2) Belge ile ilgili elektronik, fiziksel veya şablon belge oluşturma, seçilen belge/belgelerin üstverilerini görüntüleme, belge önizleme, belgeyi işleme
alma, belgeyi işleme alıp gönderme, belgeyi iptal veya iade etme, belgeden belge türetme ve raporlama gibi işlemlerin gerçekleştirildiği menüleri
kapsayan bölümdür.
3) Seçilen klasördeki içindeki belge ve dokümanların belge no, belge tarihi, konu, işlem, gönderen, gönderim tarihi, imza ve ek bilgileriyle
listelendiği, özet görünüm şeklinde görüntülendiği bölümdür.
26
a) Belgelerim: Kullanıcıların yönetebildiği klasörleri ifade eder.
b) Belgelerim (0): Şahsa ve makama gelen, şahıs ve makam tarafından üretilen belgelerin bulunduğu klasördür. (0): Klasördeki toplam belge sayısını
ifade eder.
c) Gelen Belgeler: Kişiye ya da makama gelen belgelerin bulunduğu klasördür. Gelen Belgeler klasörü, Bekleyen ve İşlenen olarak 2’ye ayrılır.
d) Bekleyen: Kullanıcıya farklı işlem tipleri için gelen fakat üzerinde henüz işlem yapılmamış belgelerin bulunduğu klasörü ifade eder. Gelen bir belge ilk
olarak bekleyen klasörüne düşer.
e) İşlenen: Kabul edilmiş ve işleme alınmış belgelerin bulunduğu klasörü ifade eder. Bekleyen klasöründeki bir belge işleme alındıktan sonra bu klasöre
düşer.
f) Giden Belgeler: Kullanıcı, oluşturduğu ve dolaşıma çıkardığı belgelerin durumunu buradan takip edebilir. Giden Belgeler klasörü, Gönderimde
Olanlar, Gönderimi Tamamlananlar ve İade Edilenler olarak 3’e ayrılır.
g) Gönderimde Olanlar: Gönderimi başlanan, muhatap tarafından işleme alınmamış belgeleri ifade eder. Gönderilen bir belge ilk olarak gönderimde
olanlar klasörüne düşer.
h) Gönderimi Tamamlananlar: Muhatabına iletilmiş ve muhatabı tarafından işleme alınmış belgeleri ifade eder. Gönderimde Olanlar klasöründe
bulunan bir belge muhatabı tarafından işleme alındığında Gönderimi Tamamlananlar klasörüne düşer.
i)
İade Edilenler: Gelen ve muhatabı olunmayan, işleme alınmadan önce kontrol edilerek gönderene iade edilen belgeleri ifade eder. İade edilen belge
gönderen kişinin İade Edilenler klasörüne düşer.
j)
İşlem Yapılmamış Belgeler: Oluşturulup kaydedilen fakat üzerinde herhangi bir paraf ya da imza olmayan taslak halindeki belgeleri ifade eder.
k) İptal Edilen Belgeler: İşlem yapılmış (üzerinde paraf/imza bulunan), belge sahibi tarafından iptal sebebi belirtilerek iptal edilen belgeleri ifade eder.
İptal edilen belgeler tüm paraf/imza zinciri tarafından görülebilir.
l)
Genel Sekreterlik (0): Kullanıcının yetkili olduğu birime ait belgelerin bulunduğu klasördür.(0): İşleme alınmamış belge sayısını göstererek kullanıcıyı
uyarır.
27
Genel Sekreterlik altında bulunan klasörler de Belgelerim altında bulunan klasörlerle aynı yapıdadır. Belgelerim şahsı ve makamı Genel Sekreterlik ise
yetkili olunan birimi temsil etmektedir.
m) Çöp Kutusu: Belge niteliği taşımayan, taslak halindeki silinen belgelerin bulunduğu klasördür.
Yeni belge üretmek için kullanılan menüdür.
Elektronik Belge: Elektronik ortamda üretilen belgeyi ifade eder.
28
Fiziksel Belge: Fiziksel ortamda üretilen ve taranarak Sisteme aktarılan belgeyi ifade eder.
Hazır Elektronik Belge: EBYS haricindeki herhangi bir bilgi sisteminden üretilen belgelerin Sisteme alınması ve bu belgeyle ilgili işlemlerin (imzalama
dahil) elektronik ortamda yapılması için geliştirilmiş bir özelliktir.
Belge: Tek bir muhataba gönderilecek olan belgeyi ifade eder.
Dağıtımlı Belge: Birden çok muhataba gönderilecek olan belgeyi ifade eder.
Şablon Belge: Sisteme aktarılmış şablon belge formlarında üretilecek belgeleri ifade eder. Örnek: Yıllık İzin Formu
İş Akışları: Belirlenmiş iş akışlarına göre belgelerin otomatik olarak üretilmesini ve dolaşımının gerçekleştirilmesini ifade eder.
Seçilen belgeyle ilgili çeşitli işlemler yapmak ve belgenin detayına ulaşmak için kullanılan butondur.
Belge Üstverisi Göster İşlemi
Bir belgenin tanımlanan bilgilerinin kontrol edilmesi, belge üzerinde düzenleme yapılması, belgenin havale edilmesi, belgeden belge türetilmesi,
belgenin iptal edilmesi, belgeye e-paraf ya da e-imza atılması gibi işlemlerin gerçekleştirilebilmesi için Elektronik Belge Gezgini Ekranındaki Belge Üstverisi
Göster butonu kullanılarak “Elektronik Belge Görüntüleme” ekranı açılmalıdır.
Sistemde kayıtlı bir belge için herhangi bir işlem yapılmadan önce mutlaka belge seçilip Elektronik Belge Gezgini ekranındaki Belge Üstverisi Göster
butonu kullanılarak önizlemesi yapılmalı ve tanımlanan bilgileri kontrol edilmelidir.
29
Bekleyen klasörüne düşmüş Gereği, Bilgilendirme veya Kontrol için gelen bir belge işleme alınmadan seçilerek önce Belge Üstverisi Göster işlemi
yapılarak incelenmelidir.
Paraf ya da imza için gelen belgelerde belge seçilip Belge Üstverisi Göster butonu kullanılarak açılan Elektronik Belge Görüntüleme ekranından
belgeyi e-paraflamak ya da e-imzalamak mümkündür.
Bekleyen klasöründeki bir belgenin seçilip “İşleme Al” butonuna basılması o belgenin görülüp kabul edildiğini ve gerekli işlemin yapılacağını ifade
eder. Belgenin işleme alınmadan önce “Belge Üstverisi Göster” butonuna basılarak incelendikten sonra işleme alınması en doğrusudur. Bir belge işleme
alındıktan sonra işleme alınan belgenin sorumluluğu artık muhataptadır. Muhatabı tarafından işleme alınan bir belge iade edilemez.
Bekleyen klasöründeki bir belgenin seçilip “İşleme Al ve Havale” butonuna basılması o belgenin görülüp kabul edildiğini ayrıca bilgi veya gereği için
bir Birim/Kişi/Pozisyona havale edileceğini ifade eder. “İşleme Al ve Havale” butonuna basıldığında işleme alınan belgenin havale edilmesi için “Gönderim”
penceresi açılır.
30
Seçilen belge ya da belgeler ile ilgili çeşitli işlemlerin yapılabildiği menüdür.
İade Et: Muhatabı tarafından Bekleyen klasörüne düşmüş bir belgenin “işleme almadan” önce üreticisine iade edilebilmesi işlemidir. İade edilen bir
belge üreten kişinin İade Edilenler klasörüne düşer.
Belge İptal: “İşleme alınmış” (üzerinde paraf ya da imza olan) bir belgeyi iptal nedeni belirtilerek yok sayma işlemidir. İptal Edilen belgeler tüm imza
zinciri tarafından İptal Edilen Belgeler klasöründe görülebilir.
Belgeden Belge Türet: Seçilen belgenin kopyasını alıp yeni bir taslak belge oluşturma işlemidir.
Rapor: Belge sayısı ve/veya tarih aralığına göre rapor alma, zimmet ve döküm alma işlemleridir.
İmzalanmamış taslak halindeki bir belgeyi (doküman) silme işlemini sağlayan butondur. Silinen belgeler çöp kutusu klasörüne düşer. Çöp
kutusuna düşen bir belge geri alınabilir.
Çöp kutusuna düşen taslak belge 7 gün sonra çöp kutusundan da silinir.
Doküman (İşlem Yapılmamış Belge) Silme İşlemi
Taslak bir belgeyi silmek için Elektronik Belge Gezgini ekranında “İşlem Yapılmamış Belgeler” klasörü açılarak silinmesi istenen belge seçilir ve
“Sil” butonuna basılır.
31
Açılan pencerede imzalanmamış dokümanın silinmesi istendiğinden emin olup olunmadığı sorulur. “Tamam” butonuna basıldığında doküman
silme işlemi tamamlanır.
32
Silinen doküman “Çöp Kutusuna” gönderilir.
Çöp Kutusuna Gönderilen Bir Belgenin Geri Alınması
Silinerek çöp kutusuna düşen taslak belge 7 gün içerisinde geri alınabilir. 7 gün sonra taslak belge çöp kutusundan da silinir.
Silinen bir belgenin çöp kutusundan geri alınması için Elektronik Belge Gezgini ekranında “Çöp Kutusu” klasörü açılarak geri alınması istenen
belge seçilir ve “Geri Al” butonuna basılır.
33
Çöp Kutusundan geri alınan bir belge “İşlem Yapılmamış Belge” klasörüne düşer.
Kullanıcıların kurumsal iş süreçlerini yürüttüğü iletişim araçlarından biri olan kurumsal e-postalarına ulaşması ve bunları belge statüsünde
Sisteme kaydedebilmesi işlemini sağlayan butondur.
34
Bu özellik henüz aktif değildir.
Kullanıcının kendisi için özel olarak istediği isimle oluşturabildiği klasörlerinin içine yetkili olduğu belgelerden istediklerini atarak kişisel klasörler
oluşturabilmesini sağlayan butondur.
Seçili klasördeki belgelerin üstveri bilgilerinden istenilen kriter veya kriterlerde olanların seçilerek listelenmesi sağlayan butondur.
Belge Filtreleme İşlemi
Elektronik Belge Gezgini ekranında arama yapılmak istenen klasör içerisindeyken “Filtre ekle” butonuna basıldığında aşağıdaki pencere
açılmaktadır. Bu pencerede temel üstveri sekmesinde belge üstverisi alanları yer almaktadır. Bu üstveri bilgilerinden hangi kriterlere sahip belgeler
listelenmek isteniyorsa o alanlar seçilerek “Filtrele” butonuna basılır. Böylelikle bulunulan klasördeki istenilen kriterdeki belgeler filtrelenerek
listelenebilir.
35
36
Kayıtlı Filtre Arama İşlemi
Sık yapılan bir aramanın kriterleri (üstveri bilgileri) seçilip kaydedilerek kolaylıkla tekrar aynı kayıtlı aramanın kullanılabilmesini sağlayan işlemdir.
Kayıtlı filtre arama işlemi için Elektronik Belge Gezgini ekranında arama yapılmak istenen klasör içerisindeyken “Filtre ekle” butonuna basılır.
Detaylı Belge Arama ekranında da kayıtlı filtre arama işlemi gerçekleştirilebilir. Açılan arama penceresinde temel üstveri sekmesinde yer alan belge
üstverisi bilgilerinden hangi kriterlerdeki belgelerin daha sonra da aranması isteniyorsa üstveri alanlarından o kriterler belirlenerek “Filtreyi Kaydet”
37
butonuna basılır. Açılan küçük pencerede gri renkle “Kaydetmek istediğiniz filtre için lütfen bir ad giriniz…” yazılı olan alana tanımlanmak istenen “filtre
adı” girilir ve “Kaydet” butonuna basılır. Böylelikle istenilen arama kriterleri kaydedilerek bir sonraki aramalar için otomatik olarak kullanılabilmesi
sağlanmış olur.
38
Daha önceden kaydedilen bir filtreyi kullanarak arama yapmak için ise Elektronik Belge Gezgini ekranında arama yapılmak istenen klasör
içerisindeyken “Filtre ekle” butonuna basılır. Açılan arama penceresinde temel üstveri sekmesinde yer alan üstveri alanlarından “Kayıtlı Filtre” alanına
daha önceden kaydedilen filtrenin adı yazılarak büyüteç ikonuna
basılır.
39
Elektronik Belge Gezgini ekranından belge numarası girilerek o belgenin önizlemesine kolay ve hızlı bir şekilde ulaşılabilmesini sağlayan arama
alanıdır.
Basit Arama İşlemi
Elektronik Belge Yönetim Sisteminde aranan bir belge için belge numarası girilerek o belgenin önizlemesine kolay ve hızlı bir şekilde
ulaşılabilmektedir.
Arama işlemi yetkili olunan tüm klasörler içerisinde gerçekleştirilmektedir.
Bu işlem için ilk olarak Elektronik Belge Gezgini ekranının işlem butonlarının bulunduğu sağ üst kısımda yer alan “Belge No giriniz” alanına
aranılan belgenin belge numarası girilir.
40
Belge numarası girildikten sonra
(büyüteç) butonuna veya enter tuşuna basılır ve Belge Görüntüleme ekranı açılarak belgenin önizlemesi
görüntülenir.
41
Açılan Belge Görüntüleme ekranında belge üzerinde düzenleme ve işlem yapılabilir.
42
43
Kutucuk 1: Üzerine tıklandığında tüm belgeleri işaretleyerek seçilmesini sağlayan kutucuktur.
Kutucuk 2: Belgeleri tek tek işaretleyerek seçilmesini sağlayan kutucuktur.
a) Belge No: Belgeye Sistem tarafından verilen eşsiz (unique) belge sayısıdır.
b) Belge Üreticisi:
c) Tarih: Belgenin üzerinde görüntülenecek tarih bilgisidir.
44
d) Konu: Belgenin konu alanına girilen üstveri bilgisidir.
e) İşlem: Belgenin hangi işlem için gönderildiği bilgisidir.
f) Gönderen: Belgenin hangi birim ya da kişi tarafından gönderildiği bilgisidir.
g) Gönderim Tarihi: Belgenin gönderim tarihi bilgisidir.
h) İmza: Belgenin imza sürecinde hangi aşamada olduğu bilgisidir.
İmza İkonu:
İmza ikonunun üzerine gelindiğinde belgenin imza bilgisi, imzalanıp imzalanmadığı, imzalandıysa imzalayan kişi ve imza tarihi bilgilerine
ulaşılmasını sağlayan bir kutucuk açılmaktadır.
İmza ikonunun yeşil renkte olması belgenin üzerinde en az bir paraf ya da imza bulunduğunu fakat imza sürecinin tamamlanmamış olduğunu
ifade eder. Belge resmiyet kazandığından bu belge üzerinde herhangi bir işlem yapılamaz.
İmza ikonunun mavi renkte olması belgenin imza sürecinin tamamlanmış olduğunu ifade eder.
İmza ikonunun kırmızı renkte olması belgenin üzerinde hiçbir paraf ve imza olmadığını, imza sürecinin başlamadığını ifade eder.
45
İmza ikonunun turuncu renkte olması belgenin fiziksel bir belge olduğunu dolayısıyla üzerinde ıslak imza olduğunu fakat elektronik imza
olmadığını ifade eder.
İmza ikonunun siyah renkte olması belgenin imzacısı tarafından karşı görüş belirtildiğini ifade eder.
i)
Ek: Belgede ek olup olmadığı, varsa kaç adet olduğu bilgisidir.
j)
Mesaj: Belge üzerine alınmış not bilgisidir.
Kilit İkonu:
Belgenin üzerinde işlem yapılıp yapılamayacağını ifade eder. Kilitli olan bir belge için ikonun üzerine gelindiğinde belgeyi kilitleyen kullanıcı ve
kilitlendiği tarih bilgisine ulaşılabilir.
Kilit ikonunun yeşil renkte olması belge üzerinde işlem yapılabileceğini ifade eder.
46
Kilit ikonunun kırmızı renkte olması belgenin kilitli olduğunu ve üzerinde işlem yapılamayacağını ifade eder.
Belgelerin Sıralamasını Değiştirme İşlemi
“Seçili klasördeki tüm belgeleri” listedeki sütun bilgi başlıklarının üzeri tıklanarak artan ya da azalan şekilde sıralamak mümkündür. Belge No, Belge
Tarihi, Gönderim Tarihi, Alınma Tarihi, Ek gibi bilgiler sayısal olarak artan ya da azalan şekilde; Konu, İşlem, İmza gibi bilgiler ise alfabetik olarak artan ya da
azalan şekilde sıralanabilir.
3.2.1.1 Belge Üretim Ekranı
Yeni elektronik bir belge üretmek için ilk olarak Elektronik Belge Gezgini ekranındaki işlem menülerinden “Yeni” butonu tıklanır.
Unutulmamalıdır ki yeni belge üretmek isteyen bir kullanıcı Elektronik Belge Gezgini ekranının sol tarafında yer alan klasör ağaç yapısından pozisyon
olarak ilişkili olmadığı birim klasörlerinden biri seçili iken belge üretmek istediğinde Yeni butonu aktif olmamaktadır. Kullanıcı sadece pozisyon olarak ilişkili
olduğu birime ait bir klasör seçili iken belge üretebilmektedir.
Yeni butonu tıklandıktan sonra açılan menüden “Elektronik Belge” ve eğer tek bir muhataba gönderilecekse “Belge” seçeneği seçilir. Belge eğer
birden fazla muhataba gönderilecekse; “Dağıtımlı Belge” seçeneği seçilir.
Üretim aşamasında belgenin “dağıtımlı” ya da “belge” olarak seçilmesi önemlidir. Tek bir muhatap gibi belge üretimine başlandıktan sonra belge
dağıtımlı belgeye çevrilemez.
47
Yeni Dağıtımsız Elektronik Belge Üretme
Birinci Adım
Belge ya da dağıtımlı belge seçildikten sonra karşımıza ilk adım olarak “Belge Üstverisi” ekranı gelir.
3.2.1.1.1 Belge Üstverisi Ekranı
Bir belgeyi tanımlayan kimlik bilgilerinin girildiği ekrandır.
48
49
a) Belge Türü: Oluşturmak istediğimiz belgenin türünü belirlediğimiz alandır. Bu alanda birim veya işe özel olarak tanımlanan belge türleri bulunur. Üst
yazı, dilekçe, kurumsal form, yasal form gibi belge türlerinden uygun olanı menüden seçmemiz gerekmektedir.
b) Belge Kategorisi: Üretilen belgenin kurum içi veya kurum dışı bir yazışma olduğunu seçtiğimiz menüdür.
c) Belge Tarihi: Belgenin üzerinde görüntülenecek tarihi ifade eden alandır. Bu alanda tarih bileşeni butonu tıklandığında açılacak olan pencereden
uygun tarih seçilmelidir. Belgeye ileriye dönük bir tarih verilebilir ancak geçmişe dönük bir tarih verilemez. Belge Tarihi alanı belgenin sağ üst
köşesine dayalı bir şekilde görüntülenmektedir.
50
d) Dosya Planı Kodu: Kurumsal işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisini belirterek konu veya fonksiyon
esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla Marmara Üniversitesi Kurumsal Standart Dosya Planı içerisinden uygun dosya planı kodunun
seçildiği alandır.
Seçilen dosya planı koduna göre mevzuatla ilgili olarak belgenin ne kadar süre saklanacağını, saklandıktan sonra hangi işleme tabi olacağını
Sistem belirler.
Bu alanda büyüteç şeklindeki butona basıldığında açılan pencerede belgeye uygun konu alanı altındaki “en alt seviye” seçilerek belgeye
dosya planı kodu verilmelidir. Dosya planı kodu belgenin sayı kısmında görüntülenmektedir ve “zorunlu” veri giriş alanıdır.
51
52
e) Konusu: Belgenin konusunun anlamlı ve öz bir şekilde ifade edildiği alandır. Bu alan, belge üreticisinin elle giriş yaptığı, doldurulması “zorunlu” bir
veri giriş alanıdır. Konu alanı belgenin başlık kısmından hemen sonra, belgenin sol üst kısmına dayalı şekilde görüntülenmektedir.
f) Başlık: Belgeye anlamlı ve öz bir başlık vermek istediğimizde kullanılacak alandır. Başlık alanının doldurulması zorunlu değildir. Başlık alanı
doldurulduğunda belgede antet kısmının hemen altında görüntülenmektedir.
g) Belgeyi Üreten Kullanıcıya Ait Makam Bilgisi: Belgeyi üreten kullanıcı birden fazla makama sahip ise belgeyi hangi makamla ürettiğine dair seçim
yapabildiği menüdür.
h) Belgenin Üretildiği Birim: Belgenin hangi birim veya alt birim adına üretildiği bilgisinin seçildiği menüdür. Belgeyi gönderen birimin adını ifade eder.
Bu alan, belgedeki “antet” kısmını oluşturmaktadır ve belgede Resmi Yazışma Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmeliğe uygun olarak yer alacaktır.
Kullanıcı kendi alt birimi ve bağlı olduğu üst birimlerin adına belge üretebilir. Örneğin Teknoloji Fakültesinde Fakülte Sekreteri olan bir kullanıcı
Fakülte Sekreterliği adına belge üretebileceği yetkisi dahilinde gibi bağlı olduğu Teknoloji Fakültesi adına da belge üretebilecektir.
53
Bu alanda seçim yaparken yalnızca Devlet Teşkilatı Veritabanı (DTVT) tarafından verilen “yazışma koduna sahip” birimlerin belge üretebileceği
unutulmamalıdır.
i)
Doküman Versiyonu: Taslak belge üzerinde yapılan değişiklik ve düzenlemelerde versiyon numarasını arttırdığımızda belgenin otomatik olarak
versiyonlandığı alandır. Her versiyonda yapılan değişikliklerin denetimini sağlamaya yarar. Belgeye dönüşen dokümanlar versiyonlanmaz. Versiyon
numarasının sol hanesi, yapılan nispeten büyük değişiklikler için, sağ hanesi ise nispeten daha küçük değişiklikler için arttırılabilir.
j)
Açıklama: Belge üzerinde görüntülenmeyen açıklayıcı, detaylı bilgi ve notların girildiği alandır.
k) Gizlilik Derecesi: Belgenin herhangi bir gizlilik derecesine sahip olup olmadığının, eğer sahipse bu gizlilik derecesinin ne olduğunun seçildiği
menüdür. Belge herhangi bir gizlilik derecesine sahip değilse, “tasnif dışı”, gizlilik derecesine sahipse “hizmete özel”, “özel”, “gizli”, “çok gizli” olarak
54
gizlilik derecelerinden görev alanı ve hizmet özelliğine göre uygun olanı seçilir. Gizlilik derecesine sahip bir belgede, gizlilik ibaresi belgenin sağ üst
kısmında kırmızı ve büyük harflerle yer alır.
l)
Gizlilik Süresi (yıl): Gizlilik derecesine sahip olan belgeler için gizlilik süresinin kaç yıl olduğunun belirlendiği alandır. Bu alana elle rakam girişi
yapılarak gizlilik süresinin kaç yıl olduğu belirlenir.
m) İvedilik Derecesi: Belgenin süreli olup olmadığının, eğer süreli ise ivedilik derecelerinin belirlendiği menüdür. Belge süreli bir yazışma değilse
“normal”, süreli bir yazışma ise “ivedi” veya “günlü” seçeneklerinden biri seçilir. Süreli bir belgede İvedi veya Günlü ibaresi, belgenin sağ üst
köşesinde kırmızı ve büyük harflerle yer alır. Belge aynı zamanda gizlilik derecesine de sahipse, gizlilik derecesi ifadesinin altında yer alır.
n) Cevap Tarihi: Günlü bir belge için cevap verilmesi gereken tarihin belirlendiği alandır.
55
o) Belgenin Dili: Belgenin hangi dilde yazılacağının belirlendiği menüdür.
p) Telif Yasası Kapsamında: Belgenin Telif Yasası kapsamında olup olmadığının kutucukta işaretlenerek belirlendiği alandır.
56
q) Bilgi Edinme Kapsamında: Belgenin Bilgi Edinme Hakkı kapsamında olup olmadığının kutucukta işaretlenerek belirlendiği alandır.
İkinci Adım
Elektronik bir belge ya da elektronik dağıtımlı bir belge üretirken Belge Üstverisi alanları doldurulduktan sonra ikinci adım olarak “Editör” ekranına
geçilir.
3.2.1.1.2 Editör Ekranı
Belgenin içerik kısmının oluşturulduğu ekrandır.
57
1) Belgenin içerik kısmıyla ilgili metin özelliklerinin belirlendiği seçeneklerden oluşan bölümdür. Gelişmiş ve zengin metin editörü ile yazı alanının
biçimsel özellikleri (yazı tipi, büyüklüğü vb.) belirlenebilir.
58
2) Belgenin metin (içerik) kısmının oluşturulduğu bölümdür.
3.2.1.1.2.1 Belge İçeriğinin Yazılması İşlemi
Bu ekranda, ikinci bölüme belgede görünecek metnin elle yazılabilmesinin yanı sıra herhangi bir metinden kopyala-yapıştır yöntemi de uygulanabilir.
Yazının biçimsel ayarlamaları 1. bölümdeki seçenekler kullanılarak yapılabilir.
Editör ekranına yazılan yazı Resmi Yazışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğe göre Times New Roman ve 12 punto olarak yazılmaktadır.
Üçüncü Adım
Elektronik bir belge ya da elektronik dağıtımlı bir belge üretirken Editör alanı doldurulduktan sonra üçüncü adım olarak “Muhatap” ekranına geçilir.
3.2.1.1.3 Muhatap Ekranı
Belgenin gönderim yeri ve ne için gönderildiği bilgisinin belirlendiği ve takip edildiği ekrandır.
59
1) Birim, kişi, pozisyon, kamu kurumu, şirket, birim tipleri türünde muhatap seçerek, seçtiğimiz muhataba bilgi, gereği ve olur işlem tiplerinden hangisi
için gönderim yaptığımızı belirlediğimiz bölümdür.
60
2) Eklenen muhatabın hangi birim ya da kişi olduğu, hitap ifadesi ve işlem tipi bilgilerinin listelendiği, üzerinde düzenleme yapılabildiği ve silinebildiği
bölümdür.
61
Muhatap türünün seçildiği menüdür. Sistemde tanımlanan muhatap türleri aşağıdadır:
Birim: Belge kurum içi akademik veya idari birime gönderilecekse muhatap türü olarak “Birim” seçilir.
Kişi: Belge kurum içi veya kurum dışı bir kişiye gönderilecekse muhatap türü olarak “Kişi” seçilir.
Pozisyon: Belge bir makama (Birimdeki görev tanımına) gönderilecekse muhatap türü olarak “Pozisyon” seçilir.
Kamu Kurumu: Belge bir Kamu Kurumuna (kurum dışı yazışma) gönderilecekse muhatap türü olarak “Kamu Kurumu” seçilir.
Şirket: Belge bir Şirkete (kurum dışı yazışma) gönderilecekse muhatap türü olarak “Şirket” seçilir.
Birim Tipleri: “Dağıtımlı” (birden çok muhatabı olan) bir belgede muhatap türü olarak “Birim Tipleri” seçilerek dağıtım gruplarına gönderim yapılabilir.
Diğer: Belge Kurum dışı kişi, Yurt dışı üniversite, Yurt dışı kurum, Sendika, Vakıf, Dernek veya Meslek Kuruluşuna gönderilmesi gereken durumlarda muhatap
türü olarak “Diğer” seçilir ve Sistem elle muhatap eklemeye izin verir.
İlgili muhatap türünde muhatap bilgisi arama alanıdır.
Büyüteç İkonu: Arama sonuçlarının yer aldığı ve bu sonuçlardan seçim yapılabilen pencerenin açılmasını sağlayan butondur. Enter tuşu da aynı
işlevi görmektedir.
Çarpı İkonu: Arama alanına girilen verinin iptal edilmesini sağlayan butondur.
62
Belgenin muhataba hangi işlem için gönderildiğinin seçildiği menüdür. İşlem tipleri Bilgi için, Gereği için, Olur için olmak üzere 3 tanedir.
Seçilen muhatap ve işlem tipi bilgilerinin eklenmesini sağlayan butondur. Muhatap ve işlem tipini seçmek belgeye bu bilgileri eklememiz için yeterli
değildir. Ekle butonuna basmadan bu bilgiler ekranın 2. bölümündeki muhatap bilgileri listesinde görünmeyeceği gibi belgede de yer almayacaktır.
Listeye eklenen muhatap bilgileri içerisinde arama yapabilmeyi sağlayan alandır.
63
Eklenen muhatap, hitap ifadesi ve işlem tipi bilgilerini artan veya azalan olarak sıralamayı sağlayan menüdür.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Muhatap: Eklenen muhatap/muhatapların isimlerinin listelendiği alandır.
Hitap İfadesi: Eklenen muhatap/muhatapların belgenin muhatap kısmında görünecek ifadelerinin listelendiği alandır.
İşlem Tipi: Muhatap/muhataplara eklenen işlem tiplerinin listelendiği alandır.
Tümünü Sil Butonu: Eklenen tüm muhatap bilgilerinin silinmesini sağlayan butondur.
Sil: Yer aldığı satırdaki muhatap bilgilerinin silinmesini sağlayan butondur.
Düzenle Butonu: Yer aldığı satırdaki hitap ifadesi alanında elle düzenleme yapılmasını sağlayan butondur. Yazım ve imla hatalarını düzenlemek için
kullanılır.
3.2.1.1.3.1 Muhatap Ekleme İşlemi
Örnekte olduğu gibi öncelikle muhatap türü (Birim/Kişi/Pozisyon/Kamu Kurumu/Şirket/Birim Tipleri/Diğer) seçilir. Arama alanına seçmek istenilen
muhatap adının birkaç hanesi yazılarak “Enter tuşuna” veya “büyüteç ikonuna” basılır. Açılan pencerede gönderim yapılmak istenen muhatap bulunup
tıklanır ve ardından “Seç butonu” ile seçilir.
64
Muhatap seçildikten sonra belgenin seçilen muhatap/muhataplara hangi işlem için gönderileceği bilgisi “İşlem Tipi” menüsünden seçilir. Son olarak
“Ekle” butonuna basılarak muhatap bilgisi ekleme işlemi tamamlanır.
65
Alt taraftaki listede seçilen muhatap görüntülendiğinde olası bir yazım, imla yanlışı veya hata varsa “Düzenle” butonu kullanılarak gerekli düzenleme
yapılır ve “Güncelle” butonuna basılır.
Yukarıdaki örnekte Fen Edebiyat Fakültesine gereği için gönderilen bir belge örnek alınmıştır. Fen Edebiyat Fakültesi akademik bir birim olduğundan
muhatap türü “Birim” seçilmiştir.
3.2.1.1.3.2 Diğer Muhatap Ekleme İşlemi
Belgenin Kurum dışı kişi, Yurt dışı üniversite, Yurt dışı kurum, Sendika, Vakıf, Dernek veya Meslek Kuruluşuna gönderilmesi gereken durumlarda
muhatap türü olarak “Diğer” seçildiğinde Sistem elle muhatap eklemeye izin vermektedir.
66
Sistemde tanımlı olmayan kurum dışı bir muhatap tanımlanmak istendiğinde Muhatap ekranından öncelikle muhatap türü olarak “Diğer” seçilir.
Ardından arama alanındaki “büyüteç” ikonuna basılır.
Açılan pencerede ilk olarak menüden muhatap türü olarak Yurt Dışı Üniversite, Yurt Dışı Kurum, Sendika, Vakıf, Dernek veya Meslek Kuruluşundan
biri seçilir. Menünün alt kısmındaki ilk kutucuğa (veri giriş alanına) eklenmek istenen muhatap yazılarak “Ara” butonuna basılır ve Sistemde kayıtlı olup
olmadığı öğrenilir. Yazılan muhatabın Sistemde kaydı varsa ikinci kutucukta bu kayıt görüntülenir. Yazılan muhatabın daha önceden hiç Sisteme girişi
yapılmadıysa bu alan boş görüntülenir.
Elle girişi yapılan muhatap “Metni Kullan” butonuna basılarak seçilmiş olur.
İstendiği takdirde pencerenin sağ alt kısmındaki “Kapat” butonu kullanılarak işlem iptal edilebilir.
67
Metni Kullan butonuyla seçilen muhatap, muhatap ekranındaki arama alanında görüntülenir.
Seçilen muhatabı iptal etmek için arama alanındaki Çarpı ikonuna basılır.
68
Muhatap belirlendikten sonra İşlem Tipi (Bilgi/Gereği/ Olur) belirlenir.
Son olarak “Ekle” butonu tıklanarak Diğer Muhatap ekleme işlemi tamamlanır.
Alt taraftaki listede seçilen muhatap görüntülendiğinde olası bir yazım, imla yanlışı veya hata varsa muhatap seçilerek “Düzenle” butonu kullanılarak
gerekli düzenlemeler yapılır ve “Güncelle” butonuna basılır.
Yeni Dağıtımlı Elektronik Belge Üretme
Yeni dağıtımlı elektronik bir belge üretirken farklı olarak yapılacak tek işlem muhatap bilgisi ekranında “birden fazla muhatap” eklemektir.
69
Belge Üstverisi ve Editör ekranları daha önce anlatıldığı şekilde doldurulur.
Birden fazla muhataba gönderilecek olan belge için öncelikle Elektronik Belge Gezgini ekranından “Yeni” butonu tıklanarak “Elektronik Belge” ve
“Dağıtımlı Belge” seçilir.
Birden fazla muhatap eklerken, farklı birim tipindeki muhataplar için muhatap ekleme işlemi her bir muhatap için tekrarlanır. Her bir muhatap tek
tek aranıp seçilir ve ekle butonuna basılır.
Aynı birim tipindeki muhataplar için ise, muhatap türü olarak “Birim Tipleri” seçilir. “Birim Tipi Seçiniz” menüsü tıklandığında açılan pencerede
istenen birim tipi seçilir. Daha sonra “İşlem Tipi” de seçilerek “Ekle” butonuna basıldığında o birim tipindeki tüm birimler muhatap olarak seçilmiş olur.
Örnekte görüldüğü gibi birim tipi olarak Daire Başkanlığı eklendiğinde Marmara Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı tüm Daire Başkanlıkları muhatap
olarak seçilmiş olur.
70
71
Dördüncü Adım
Elektronik bir belge ya da elektronik dağıtımlı bir belge üretirken Muhatap Bilgisi doldurulduktan sonra dördüncü adım olarak “İmza Bilgisi” ekranına
geçilir.
3.2.1.1.4 İmza Bilgisi Ekranı
72
Belgenin imza sürecinin belirlendiği ve takip edildiği ekrandır.
1)
Belgeyi imzalayan bilgisi, imza sırası, temsil bilgisi ve imza türü seçerek belgenin imza sürecini belirlediğimiz bölümdür.
2) Eklenen imza bilgilerinin listelendiği bölümdür.
73
Kişi adı veya makam girilerek imzalayan bilgisi arama alanıdır.
Büyüteç İkonu: Arama sonuçlarının yer aldığı ve bu sonuçlardan seçim yapılabilen pencerenin açılmasını sağlayan butondur. Enter tuşu da aynı
işlevi görmektedir.
Çarpı İkonu: Arama alanına girilen verinin iptal edilmesini sağlayan butondur.
74
İmza akış sırasının belirlendiği menüdür. Paralel ve seri imza tanımlamak için de kullanılır. Her bir Kişi/Pozisyon seçildiğinde Sistem bu sırayı seri
olarak otomatik bir şekilde arttırır. Hiyerarşik imza akışlarında seri sıralama söz konusudur. Paralel imza akışlarında bir belgenin aynı anda birden çok
Kişi/Pozisyona imzaya ulaşması için aynı sıra numarası verilmelidir.
İmzalayanın temsil bilgisinin seçildiği menüdür. Asaleten, Vekaleten ve Adına olmak üzere 3 Temsil Bilgisi mevcuttur.
75
İmza türünün seçildiği menüdür. İmza, Paraf, Olur, Koordinasyon ve Uygun Görüşle Arz olmak üzere 5 İmza Türü mevcuttur.
Seçilen imza bilgilerinin eklenmesini sağlayan butondur. Ekle butonuna basmadan seçilen bilgiler ekranın 2. Bölümündeki imza bilgilerinin bulunduğu
listede görünmeyeceği gibi belgede de yer almayacaktır.
Listeye eklenen imza bilgileri içerisinde arama yapabilmeyi sağlayan alandır.
(Böyle bir uygulama olmadığı için uygulama değişikliği yapılmadı.)
Listeye eklenen Kişi/Pozisyon, Sıra, İmza Türü bilgilerini artan veya azalan olarak sıralamayı sağlayan menüdür.
76
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Sıra: Eklenen imza akış sırasının listelendiği alandır.
İmzalayan: Belgeyi imzalayan olarak eklenen Kişi/Pozisyon bilgilerinin listelendiği alandır.
İmza Tipi: Eklenen İmza türlerinin listelendiği alandır.
Temsil Bilgisi: Eklenen temsil bilgisinin listelendiği alandır.
Adına/Vekâleten: Adına ya da vekaleten imza atılması durumunda bu bilginin listelendiği alandır.
İmza Tarihi: İmzanın atıldığı tarih bilgisinin listelendiği alandır.
Karşı Görüş:
Seçilenleri Sil:
i)
Düzenle: Bulunduğu satırdaki eklenen imza bilgilerinde değiştirme yapılmasını sağlayan butondur.
j)
Sil: Bulunduğu satırdaki eklenen imza bilgilerinin silinmesini sağlayan butondur.
77
3.2.1.1.4.1
İmza Bilgisi Ekleme İşlemi
Örnekte olduğu gibi öncelikle imzalayan bilgisi olarak Kişi/Pozisyon adı seçmek için arama alanına seçmek istenilen Kişi/Pozisyon adının birkaç hanesi
yazılarak “Enter tuşuna” veya “büyüteç ikonuna” basılır. Açılan pencerede imzalayan bilgisi olarak istenen Kişi/Pozisyon adı bulunup tıklanır ve ardından “Seç
butonu” ile seçilir.
78
İmzalayan bilgisi olarak Kişi/Pozisyon seçildikten sonra önce imza sırası belirlenir. Sistem eklenen ilk imzacıyı otomatik olarak 1. sırada seçili olarak
verir. Birden fazla imzacı tanımlandığında ise imza akışına seri veya paralel bir sıra vermek mümkündür. Seri (hiyerarşik) imza akışlarında artan sıra numarası,
paralel imza akışlarında ise aynı anda imza atacak kişiler için aynı sıra numarası seçilmelidir. İmza akışı belirlendikten sonra imzacının imzayı asaleten mi
vekâleten mi yoksa adına mı atacağı belirlenir. Son olarak da imza türünün paraf mı, imza mı, olur mu, koordinasyon mu yoksa uygun görüşle arz mı olduğu
belirlenip “Ekle” butonuna basılarak ilk imza bilgisi tanımlanmış olur. Bu işlem tanımlanması gereken imza bilgisi kadar yinelenir. (Bir belge üzerinde en fazla
“5” paraf tanımlanabilmektedir).
Olur’a gönderilen bir belge öncelikle uygun görüşle arza sunulabilir. Bu nedenle olurdan önce imza tipi olarak Uygun Görüşle Arz ve imza bilgileri
seçilip eklenmelidir.
Yukarıdaki örnekte belgeye “ilk” olarak “asaleten” (kendi adına) elektronik “paraf” atması için “Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürü Mukaddes Bektaş
imza bilgisi olarak tanımlanmıştır. Eklenen imza bilgisi liste bölümünde görüntülenmektedir.
79
Eklenen imza bilgisinde sıra ve imza türüyle ilgili düzenleme yapılması gerektiğinde düzenleme yapılmak istenen satırdaki
tıklanır. Düzenle butonu tıklandığında bu alanlardaki menüler aktifleşir ve istenilen değişiklik yapılarak “Kaydet” butonuna basılır.
Eklenen imza bilgisinin silinmesini istediğimiz durumlarda ise, silinmesi istenen satırdaki
(Düzenle) butonu
(Sil) butonu tıklanır.
Yeni elektronik belge oluşturmak için bu “4” adımın gerçekleştirilmesi zorunludur. Belge Üstverisi, Editör, Muhatap ve İmza Bilgisi ekranları
doldurulup sol üst köşedeki
butonuna basıldığında Sistem belgeye ortak havuzdan benzersiz (unique) bir belge sayısı vererek önizleme
80
yapılabilecek PDF bir belge oluşturur. Eğer bu ekranlardan birinin doldurulmaması durumunda belge yine işlem yapılmamış belge olarak kaydedilir fakat
belgenin önizlemesi yapılamaz. Oluşturulan belge taslak bir belge olduğundan ve herhangi bir işlem yapılmadığından “İşlem Yapılmamış” klasörüne düşer.
Elektronik Belge oluşturulurken “Fiziksel Belge” ekranı pasif haldedir.
Beşinci Adım
Elektronik bir belge ya da elektronik dağıtımlı bir belge üretirken belgeye ek ekleyebilmek mümkündür. Eğer belgeye ek eklenmek isteniyorsa
“Belgenin Ekleri” ekranına geçilir.
3.2.1.1.5 Belgenin Ekleri Ekranı
Belgeye ek eklenebilen ekrandır.
81
1) Belgeye ek ekleme işleminin gerçekleştirildiği bölümdür.
2) Eklenen eklerin listelendiği bölümdür.
82
Sistemde kayıtlı bir belgenin ek olarak eklenmesini sağlayan alandır. Bu alan işaretlenerek seçildiğinde
alanına Sistem içerisinden ek yapılması istenen belge sayısının girilmesi zorunludur.
83
veri giriş
Bilgisayardaki mevcut dosyaların seçilerek Sisteme yüklenmesini sağlayan butondur.
Belgenin ek kısmında (Ek: )görünen bilginin girildiği alandır. Zorunlu veri giriş alanıdır.
Ek ile ilgili not eklenebilen alandır. Açıklama kısmı belge üzerinde yer almadığından girilmesi zorunlu bir alan değildir.
Sisteme ek olarak yüklenilen imzalı belgeleri belirtmek için işaretleyebildiğimiz kutucuktur.
Yüklenen dosya ve girilen bilgilerin belgeye eklenmesini sağlayan butondur. Ekle butonuna bastıktan sonra yüklenen dosya bilgileri alt bölümde
listelenir.
84
a)
b)
c)
d)
e)
Ek adı: Eklenilen ek adı bilgisinin listelendiği alandır.
İmza/Paraf Seçimi: Ek ile ilgili seçilen imza bilgisinin listelendiği alandır.
Açıklama: Eklenen açıklama bilgisinin listelendiği alandır.
Sil: Bulunduğu satırdaki ek ve bilgilerin silinmesini sağlayan butondur.
İndir: Bulunduğu satırdaki ek dosyasının bilgisayara yüklenebilmesini sağlayan butondur.
3.2.1.1.5.1 Belgeye Ek Ekleme İşlemi
Belgeye ek ekleme işlemi bilgisayarda mevcut bulunan belgenin yüklenmesi ve Sistemde kayıtlı olan belgenin seçilmesi şeklinde iki türde
gerçekleştirilebilir.
Belgeye Sistemde kayıtlı bulunan bir belgenin ek olarak eklenmesi istendiğinde öncelikle “Belge No” alanı seçilir. Ardından Belge No alanına Sistemde
kayıtlı bulunan ek olarak eklenmek istenen belgenin “belge sayısı” yazılır.
85
Belge No alanı seçildiği için Dosya Yükle butonu ve Ek Adı alanı pasif olarak gelir.
Sistemde kayıtlı, ek yapılan belgenin tarih ve sayı bilgisi liste bölümünde Ek Adı bilgisi olarak otomatik gelir.
Ekin üzerinde imza/paraf bulunuyorsa “İmzalı” kutucuğu işaretlenir, eğer bulunmuyorsa kutucuk boş bırakılır.
Ek ile ilgili not yazılması istendiğinde “Açıklama” kısmına yazılır. Açıklama alanının doldurulması zorunlu değildir.
Son olarak “Ekle” butonuna basılarak belgeye ek ekleme işlemi tamamlanır.
Belgeye ek yapılan belgenin bilgileri liste bölümünde görüntülenir. Sistemde kayıtlı, ek yapılan belge eğer imzalı bir belgeyse “”İmzalı” kutucuğu
işaretlenmese de İmza/Paraf seçimi bilgisinde İmzalı olarak görüntülenir.
86
Birden çok ek eklemek istendiğinde aynı işlem yinelenir.
Eklenen ek dosyası ve bilgileri silinmesi gerektiğinde silinmesi istenen satırdaki
(Sil) butonu tıklanır.
Belgeye bilgisayarda mevcut bulunan bir belgenin ek olarak eklenmesi istendiğinde öncelikle “Dosya Yükle” alanı seçilir. Ardından Dosya Yükle bu
butonuna basılır ve açılan pencerede bilgisayardan yüklenmek istenen dosya seçilerek “Aç” butonuna basılır. Belgeye her formatta ek ekleyebilmek
mümkündür. Yüklenen belge mavi renkte bir yazıyla “Seçilen Belge” ifadesi olarak görüntülenir.
2.Adım
1.Adım
mmm
mmm
1.Adım
1.Adım
mmm
mmm
87
Yüklenen dosya iptal edilmek istendiğinde Seçilen Belge alanının sol tarafındaki “Kaldır” butonu kullanılır.
Belgede Ek kısmında (Ek: ) görünen, zorunlu veri giriş alanı olan “Ek Adı” kısmına ekin adı yazılır.
Ekin üzerinde imza/paraf bulunuyorsa “İmzalı” kutucuğu işaretlenir, eğer bulunmuyorsa kutucuk boş bırakılır.
88
Ek ile ilgili not yazılması istendiğinde “Açıklama” kısmına yazılır ve son olarak “Ekle” butonuna basılarak belgeye ek ekleme işlemi tamamlanır.
Eklenilen ek bilgileri alt taraftaki bölümde listelenir.
Belgeye eklenen ek bilgileri liste bölümünde görüntülenir.
89
Birden çok ek eklemek istendiğinde aynı işlem yinelenir.
Eklenen ek dosyası ve bilgileri silinmesi gerektiğinde silinmesi istenen satırdaki
istendiğinde ise yüklenmesi istenen satırdaki
(Sil) butonu tıklanır. Eklenen ek dosyası bilgisayara yüklenmek
(İndir) butonu tıklanır.
Altıncı Adım
Elektronik bir belge ya da elektronik dağıtımlı bir belge üretirken belgeye ilgi tutmak mümkündür. Eğer belgeye ilgi tutmak isteniyorsa “İlgi” ekranına
geçilir.
90
3.2.1.1.6 İlgi Ekranı
Belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği ekrandır.
91
1) Sistem içerisinden veya Sistem dışından belge/belgelerin ilgi olarak gösterilebildiği bölümdür.
2) İlgi tutulan belge/belgelerin bilgilerinin listelendiği bölümdür.
Sistem içerisinden ilgi tutulmak istenen belge ya da belgeler için kullanılan alandır. Sistem içerisinde var olan bir belge için “Belge No” kutucuğu
işaretlenir ve bu alana eklenmek istenen belgenin sistemdeki belge numarası girilir.
92
Sistemde bulunmayan kurum dışı üretilen belgeler, kanun, yönetmelik, yönerge ve benzeri mevzuat belgeleri ilgi tutmak için kullanılan alandır. Bu
tür belgeler için Diğer Durumlar kutucuğu işaretlenir ve bu alana eklenmek istenen belgenin bilgisi girilir.
İlgi tutulacak belge ya da belgelerin eklenmesini sağlayan butondur.
93
a) Belge Sayı/Diğer Durumlar: İlgi tutulan belgenin sayı veya başlık bilgisinin listelendiği alandır.
b) Tarih: İlgi tutulan belgenin tarih bilgisinin listelendiği alandır.
c) Sil: İlgi tutulan belgenin silinmesini sağlayan butondur.
3.2.1.1.6.1 Belgeye İlgi Tutma İşlemi
Örnekte olduğu gibi öncelikle ilgi tutulacak belgenin Sistem içinden mi Sistem dışından mı olduğu seçilir. Sistem içinden ise “Belge Sayı”, değilse
“Diğer Durumlar” işaretlenir. İşaretlenen alan Belge Sayı ise Sistem içerisinden ilgi olarak belirtilmek istenen belgenin sistemdeki sayısı bu alana girilir.
İşaretlenen alan Diğer Durumlar ise ilgi olarak belirtilmek istenen belgenin üzerindeki sayısı, adı veya açıklama bilgisi girilebilir. Son olarak “Ekle” butonuna
basılarak ilgi tutma işlemi tamamlanır.
Sistem içerisinde bulunan bir belgenin ilgi tutulması:
94
Diğer durumlar (Sistem dışından bir belgenin ilgi tutulması):
Yedinci Adım
Üretilen elektronik belge ya da elektronik dağıtımlı bir belge aynı zamanda birden çok konuyla ilgili olabilir. Bu durumda belgenin alakalı olduğu
konuyla ilgili dosyalarla ilişkilendirilmesi gerekir. Elektronik belge ya da elektronik dağıtımlı bir belge üretirken Belge Üstverisi ekranında belgeye dosya planı
kodu verilmesi zorunludur. Belgeye verilen bu ana dosya planı kodu dışında ilişkili olduğu başka dosya kodu varsa, çapraz referans kullanılmalıdır. Bunun için
“Çapraz Referans” ekranına geçilir.
95
3.2.1.1.7 Çapraz Referans Ekranı
Belgeye verilen ana dosya planı kodu dışında ilişkili olduğu başka dosya planı elemanı varsa, o dosya planı koduyla ilişkilendirildiği ekrandır.
1) Belgenin diğer ilişkili olduğu dosya planı elemanlarına eklendiği bölümdür.
96
2) Eklenen dosya planı elemanlarının listelendiği bölümdür.
Seçilen dosya planı kodunun belirtildiği alandır.
Tıklandığında dosya planı kodunun seçilebileceği pencerenin açılmasını sağlayan butondur.
Seçilen dosya planı kodunun eklenmesini sağlayan butondur.
97
a) Dosya Planı: Eklenen dosya planı kodunun listelendiği alandır.
b) Sil: bulunduğu satırdaki eklenen dosya planı kodunun silinmesini sağlayan butondur.
98
3.2.1.1.7.1
Çapraz Referans Ekleme İşlemi
Örnekte olduğu gibi öncelikle
(Büyüteç) ikonu tıklanır. Açılan pencerede “Marmara Üniversitesi Kurumsal Standart Dosya Planı” mevcuttur.
Faaliyet alanlarına bağlı konu başlıklarında oluşturulan dosya planı elemanlarından uygun olanı üzerine tıklanıp “Seç” butonuna basılarak seçilir. Belgenin
ilişkilendirileceği dosya planı elemanı seçilirken ilgili konunun “en alt kırılımının” seçilmesine dikkat edilmelidir.
Örneğin bir personel doğum izni için İzin İşlemleri altındaki “Sıhhı İzin” dosyasına atılacak bir belge üretiyor. Bu belge için Belge Üstverisi ekranından
ilgili dosya planı kodu seçilir. (903.05.02). Daha sonra doğum iznini ücretsiz izinle uzatmak istediğinde aynı belgeyi “Ücretsiz İzin” dosyasıyla da
ilişkilendirmesi gerektiğinden bu işlem için “Çapraz Referans” kullanılır (903.05.04).
99
100
Seçilen dosya planı kodu “Dosya Planı” alanına gelir ve “Ekle” butonuna basılarak referans dosya planı kodu verilmesi işlemi tamamlanır. Eklenen
dosya planı kodu alt bölümde görüntülenir.
Seçilen dosya planı kodunun iptal edilmesi istendiğinde
butonuna basılır.
Eklenen dosya planı kodu aşağıdaki gibi görüntülenmektedir.
101
Eklenen dosya planı kodunun silinmesi istendiğinde
(Sil) butonu tıklanır.
Sekizinci adım
Üretilen elektronik belge ya da elektronik dağıtımlı belgeler için mevzuatta belirtilen temel üstveri elemanları dışında belgeye özgü üstveri
elemanları tanımlanması gerekebilir. Bunun için “Dinamik Üstveri” ekranına geçilir.
3.2.1.1.8 Dinamik Üstveri Ekranı
Bu ekran kısa bir süre sonra aktif olacaktır.
Dokuzuncu adım
Üretilen elektronik belge ya da elektronik dağıtımlı bir belge üzerine kişisel veya herkese açık bir not yazılması istenebilir. Bunun için “Notlar”
ekranına geçilir.
102
3.2.1.1.9 Notlar Ekranı
Belge üzerine kişisel ya da belgeyle ilgili herkese açık olacak şekilde not eklenebildiği ekrandır.
1) Belgeye not eklendiği bölümdür.
2) Eklenen not ile ilgili bilgilerin listelendiği bölümdür.
103
3.2.1.1.9.1
Belgeye Not Ekleme İşlemi
Sistemde kayıtlı bir belge üzerine kişisel ya da belgeyle ilgili olan herkese açık olacak şekilde not ekleyebilmek mümkündür. Bunun için öncelikle yeni
bir belge oluşturulup kaydedilir. Daha sonra Elektronik Belge Gezgini ekranında “İşlem Yapılmamış Belge” klasöründen not eklenmek istenen belge seçilerek
Belge Üstverisi Göster butonuna basılır. Açılan Elektronik Belge Görüntüleme ekranında yer alan “Notlar” sekmesi tıklanır.
104
Açılan Notlar ekranında ilk olarak “Mesaj” kutucuğu alanına eklenmek istenen not yazılır. Ardından yazılan mesajın sadece kişinin kendisine özel
olması isteniyorsa “Kişisel”, belgeyle ilgili olan herkese açık olması isteniyorsa “Herkese Açık” seçeneği menüden seçilerek mesajın gizliliği belirlenir ve “Ekle”
butonuna basılır.
105
Eklenen not ile ilgili bilgiler aşağıdaki bölümde listelenir. Bu bölümde Mesaj, Mesajı Oluşturan, Mesajın Oluşturulma Tarihi ve Mesajın Gizliliği
bilgilerinin yer aldığı alanlar bulunur.
Eklenen not silinmek istendiğinde ise silinmek istenen notun bulunduğu satırdaki çöp kutusu ikonu tıklanır ve “Mesajı silmek istediğinizden emin
misiniz?” yazan onay penceresinden “Tamam” butonuna basılır.
106
Belge üzerine eklenen not Elektronik Belge Gezgini ekranındaki Mesaj sütunu alanında görüntülenir.
Yeni Hazır Elektronik Belge Üretimi İşlemi
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) haricindeki herhangi bir bilgi sisteminden üretilen belgelerin Sisteme alınması ve bu belgeyle ilgili işlemlerin
(imzalama dahil) elektronik ortamda yapılması için geliştirilmiş bir özelliktir.
Yeni Hazır Belge Üretimi işlemi bilgisayara PDF olarak yüklenen dışarıda üretilmiş bir belgenin e-imza ile imzalanması amacıyla Sisteme
kaydedilmesidir. Bu işlem için iki farklı durum vardır.
Birincisi, hazır belgenin üzerine Sistemden verilen belge sayısının yazılması gerekmiyorsa;
1.adım
Yeni hazır belge üretmek için ilk olarak diğer bir bilgi sisteminden harici olarak üretilen belge bilgisayara “PDF” dosyası olarak yüklenir.
2.adım
107
Sistemdeki “Elektronik Belge Gezgini” ekranından “Yeni” butonu tıklanarak açılan menüde “Hazır Elektronik Belge” seçeneği seçilir.
Dağıtımsız bir hazır elektronik belge üretilmesi isteniyorsa “Belge”; dağıtımlı bir hazır elektronik belge üretilmesi isteniyorsa “Dağıtımlı Belge”
seçeneği tıklanır.
3.adım
Açılan “Belge Üretim” ekranındaki Üstveri, Muhatap ve İmza Bilgisi ekranları Yeni Elektronik Belge Üretimi işlemi konusunda anlatıldığı şekilde
doldurulur.
4.adım
Üstveri, Muhatap ve İmza Bilgisi sekmelerindeki bilgiler tanımlandıktan sonra elektronik belge üretiminden farklı olarak “Hazır Belge” ekranında
“hazır belge yükleme” işleminin gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
108
Bu ekranda bilgisayara PDF olarak kaydedilen harici belgenin Sisteme yüklenme işi gerçekleştirilir. “Belge Seç” butonuna basılarak açılan pencereden
yüklenmesi istenen belge seçilir.
Sadece PDF formatındaki belgelerin Sisteme yüklenebileceği unutulmamalıdır.
109
Yüklenen belge “Seçilen Belge” alanında görüntülenir.
110
Yüklenen belgenin iptal edilmesi istendiğinde
(Kaldır) butonu kullanılır.
5.adım
111
Belgeye ek eklenmesi, ilgi tutulması, çapraz referans verilmesi veya dinamik üstveri tanımlanması istendiği takdirde Belgenin Ekleri, İlgi, Çapraz
Referans ve Dinamik Üstveri ekranları Yeni Elektronik Belge Üretimi işlemi konusunda anlatıldığı şekilde doldurulur.
6.adım
Hazır dağıtımsız belge ya da hazır dağıtımlı belge oluşturulurken gerçekleştirilmesi gereken adımlar tamamlandıktan sonra taslak hazır belgenin
kaydedilmesi için “Kaydet” butonuna basılır.
Kaydedilen elektronik belge “İşlem Yapılmamış Belgeler” klasörüne düşmektedir.
Belge kaydedilip Sistemden benzersiz bir belge sayısı alınca “Belge Üstverisi” ekranı açılır ve burada belgeyi oluştururken belgeyle ilgili girilen tüm
üstveri bilgilerini gözden geçirme imkanı bulunur.
Kaydedilen hazır belge “Dolaşıma Çıkar” butonu kullanılarak dolaşıma çıkarılarak e-imza ile imzalanması sağlanır.
Hazır Belgeye Sistemden bir belge sayısı verilmesi gerekiyorsa;
1.adım
Yeni hazır belge üretmek için ilk olarak diğer bir bilgi sisteminden harici olarak üretilen belge bilgisayara “Word ya da Excel” dosyası olarak yüklenir.
2.adım
112
Dışarıda üretilmiş ve bilgisayara yüklenmiş olan belgeye Sistemden alınacak belge sayısının yazılması için öncelikle Hazır Belgenin üretilerek Sisteme
kaydedilmesi gerekmektedir. Bunun için;
Sistemdeki “Elektronik Belge Gezgini” ekranından “Yeni” butonu tıklanarak açılan menüde “Hazır Elektronik Belge” seçeneği seçilir.
Dağıtımsız bir hazır elektronik belge üretilmesi isteniyorsa “Belge”; dağıtımlı bir hazır elektronik belge üretilmesi isteniyorsa “Dağıtımlı Belge”
seçeneği tıklanır.
3.adım
Açılan “Belge Üretim” ekranındaki Üstveri, Muhatap ve İmza Bilgisi ekranları Yeni Elektronik Belge Üretimi işlemi konusunda anlatıldığı şekilde
doldurulur.
4.adım
113
Taslak hazır belgenin kaydedilmesi için “Kaydet” butonuna basılır.
5.adım
Kaydedilen hazır belgeye Sistem tarafından verilen belge sayısı bilgisayara indirilmiş olan Word ya da Excel formatındaki belge üzerine yazılır.
6.adım
Üzerine belge sayısı yazılan belge PDF formatında kaydedilir.
7.adım
Elektronik Belge Gezgini ekranındaki “İşlem Yapılmamış Belgeler” klasöründen kaydedilen hazır belge seçilir. Belge Üstverisi Göster butonu
kullanılarak açılan “Belge Görüntüleme” ekranı açılır ve “Düzenle” butonu tıklanır.
8.adım
Burada “Hazır Belge” sekmesi tıklanarak açılan ekranda bilgisayara PDF formatında kaydedilen hazır belgenin yüklenmesi işlemi tamamlanır.
9.adım
“Kaydet” butonu kullanılarak hazır belge üzerinde yapılan değişiklikler kaydedilir.
114
10.adım
Kaydedilen hazır belge “Dolaşıma Çıkar” butonu kullanılarak dolaşıma çıkarılarak e-imza ile imzalanması sağlanır.
Yeni Fiziksel Belge Üretme İşlemi
Fiziksel belge, fiziksel ortamda üretilen ve taranarak Sisteme aktarılan belgeyi ifade eder.
Birinci adım
Yeni fiziksel bir belge üretirken atılması gereken ilk adım gelen belgenin taranarak bilgisayara kaydedilmesidir.
İkinci adım
Belge taranarak bilgisayara kaydedildikten sonra Elektronik Belge Gezgini ekranındaki işlem menülerinden “Yeni” butonu tıklanır. Ardından “Fiziksel
Belge” ve eğer tek bir muhataba gönderilecekse “Belge” seçeneği seçilir. Belge eğer birden fazla muhataba gönderilecekse; “Dağıtımlı Belge” seçeneği seçilir.
115
Üçüncü Adım
Belge ya da dağıtımlı belge seçildikten sonra karşımıza “Belge Üstverisi” ekranı gelir. Elektronik belge üretimi konusunda anlatıldığı gibi bu ekrandaki
üstveri alanları doldurulur.
116
Fiziksel belge üretilirken Editör sekmesi pasif haldedir. Belgenin metin kısmına elle müdahale yapılamaz.
117
Dördüncü Adım
Belge Üstverisi ekranında gerekli tanımlamalar yapıldıktan sonra belgenin gönderim yeri ve ne için gönderildiği bilgisi “Muhatap” ekranından
Elektronik Belge üretimi konusunda anlatıldığı gibi belirlenir.
118
Beşinci Adım
Fiziksel belge ıslak imza ile imzalanarak imza sürecini tamamlamış olduğundan bu aşamada imza sürecinin tanımlanmasına gerek yoktur. Fakat imza
bilgilerinin Sisteme kaydedilmesi istendiğinde “İmza Bilgisi” ekranından Elektronik Belge üretimi konusunun 4. adımında anlatıldığı gibi kaydedilir.
119
Altıncı Adım
Elektronik Belge oluşturulurken aktif olmayan “Fiziksel Belge” sekmesi, Fiziksel Belge kaydedilirken aktif haldedir. Fiziksel Belge sekmesinden fiziksel
belgenin özellikleri tanımlanır.
3.2.1.1.10 Fiziksel Belge Ekranı
Fiziksel belgenin özelliklerinin tanımlandığı ekrandır.
120
Bilgisayardan “Belge Seç” butonuyla seçilen belgenin adının otomatik olarak görüntülendiği alandır.
Taranarak bilgisayara kaydedilen belgenin bilgisayarda bulunup seçilmesini sağlayan butondur.
121
Fiziksel belgenin üzerinde yer alan belge sayısının yazıldığı alandır.
Belgeyi fiziksel olarak gönderen yerin belirtildiği alandır.
Fiziksel belgenin üzerinde bulunan tarihin tarh bileşeninden seçilerek belirtildiği alandır. Bu alanda otomatik olarak o günün tarihi seçili olarak gelmektedir.
Fiziksel belgenin hangi yolla gönderildiği bilgisinin seçildiği menüdür.
Belgenin hangi işlem için gönderildiği bilgisinin seçildiği menüdür.
122
Belgenin fiziksel olarak nerede saklanacağının Depo/Raf No bilgisi verilerek belirtildiği alandır.
3.2.1.1.10.1 Belgenin Fiziksel Özelliklerinin Tanımlanması İşlemi
Örnekte olduğu gibi öncelikle “Belge Seç” butonu kullanılarak bilgisayardaki yüklenmek istenen belgenin seçileceği pencere açılır. Bu pencereden
istenilen belge seçilir ve “Aç” butonu kullanılarak belgenin yüklenmesi işlemi tamamlanır. Yüklenen belge “Seçilen Belge” alanında otomatik olarak
görüntülenir.
123
Yüklenen belgenin iptal edilmesi istendiğinde
butonu tıklanır.
Belge yükleme işlemi tamamlandıktan sonra belgenin üzerinde bulunan belge sayısı “Belge Üzerindeki Sayı” alanına yazılır.
Fiziksel Belgenin sayısı tanımlandıktan belgeyi gönderen yerin türü (Birim, Kişi, Kamu Kurumu, Şirket) menüden seçilir ve arama alanına gönderen yer
adının birkaç hanesi yazılarak “Enter tuşuna” veya “büyüteç ikonuna” basılır. Açılan pencerede gönderen yer bilgisi bulunup tıklanır ve ardından “Seç
butonu” ile seçilir.
124
125
Gönderen yer bilgisi tanımlandıktan sonra fiziksel belgenin tarihi “Belge Üzerindeki Tarih” alanındaki tarih bileşeni tıklanarak seçilir.
Fiziksel Belge üzerindeki tarih bilgisi belirtildikten sonra Belgenin hangi yolla gönderildiği bilgisi “Gönderim Şekli” menüsünden seçilir.
126
Ardından fiziksel belgenin hangi işlem için gönderildiği bilgisi “İşlem Tipi” menüsünden seçilir.
Fiziksel belgenin aslı tarama işlemini yapan birimde kalacağından istenildiğinde aslına erişiminin hızlı olması bakımından “Fiziksel Arşiv Bilgisi” alanına
Belgenin fiziksel olarak nerede saklanacağı Depo/Raf No bilgisi verilerek belirtilir.
Yedinci Adım
Fiziksel belge özellikleri tanımlandıktan sonra belgeye ek eklenmek isteniyorsa “Belgenin Ekleri” ekranından Elektronik Belge Yönetimi konusunda
anlatıldığı gibi belge eki ekleme işlemi gerçekleştirilir.
127
Sekizinci Adım
Fiziksel belgeye konusuyla alakalı ilgi tutulmak istendiğinde “İlgi” ekranından Elektronik Belge oluşturma konusunda anlatıldığı gibi ilgi tutma işlemi
gerçekleştirilir.
128
Dokuzuncu Adım
Fiziksel belgenin ilişkilendirilmesi gereken birden fazla dosya olduğunda çapraz referans işlemi “Çapraz Referans” ekranında Elektronik Belge
oluşturma konusunda anlatıldığı gibi gerçekleştirilir.
129
Yeni Dağıtımlı Fiziksel Belge Üretme İşlemi
Yeni dağıtımlı fiziksel bir belge üretirken farklı olarak yapılacak tek işlem muhatap bilgisi ekranında “birden fazla muhatap” eklemektir.
Fiziksel belge üretilirken muhatap ekranı dışındaki doldurulması gereken ekranlar daha önceden anlatıldığı şekilde doldurulur.
Birden fazla muhataba gönderilecek olan belge için öncelikle Elektronik Belge Gezgini ekranından “Yeni” butonu tıklanarak “Fiziksel Belge” ve
“Dağıtımlı Belge” seçilir.
130
Birden fazla muhatap eklerken, farklı birim tipindeki muhataplar için muhatap ekleme işlemi her bir muhatap için tekrarlanır. Her bir muhatap tek
tek aranıp seçilir ve ekle butonuna basılır.
Aynı birim tipindeki muhataplar için ise, muhatap türü olarak “Birim Tipleri” seçilir. “Birim Tipi Seçiniz” menüsü tıklandığında açılan pencerede
istenen birim tipi seçilir. Daha sonra “İşlem Tipi” de seçilerek “Ekle” butonuna basıldığında o birim tipindeki tüm birimler muhatap olarak seçilmiş olur.
131
Örnekte görüldüğü gibi birim tipi olarak Daire Başkanlığı eklendiğinde Marmara Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı tüm Daire Başkanlıkları muhatap
olarak seçilmiş olur.
132
Belgenin Kaydedilmesi İşlemi
Elektronik belge ya da elektronik dağıtımlı belge oluşturulurken gerçekleştirilmesi gereken adımlar tamamlandıktan sonra taslak belgenin
kaydedilmesi için
“Kaydet” butonuna basılır.
Yeni elektronik/fiziksel belge oluşturmak için Belge Üstverisi, Editör, Muhatap ve İmza Bilgisi ekranlarının doldurulması zorunludur. Belgenin eki
olması, belgeye ilgi tutulması, çapraz referansla ilişkilendirilmesi ve dinamik üstveri tanımlanması durumlarında diğer ekranlar doldurulur. Elzem olan bu 4
adım ve gerekli olduğu durumlarda da diğer adımlar tamamlandıktan sonra “Kaydet” butonuna basıldığında Sistem belgeye ortak havuzdan benzersiz
(unique) bir belge sayısı vererek önizleme yapılabilecek PDF bir belge oluşturur. Eğer bu elzem olan 4 ekrandan birinin doldurulmaması durumunda belge
yine de kaydedilir fakat belgenin önizlemesi yapılamaz. Oluşturulan belge taslak bir belge olduğundan ve belgeyle ilgili herhangi bir işlem yapılmadığından
“İşlem Yapılmamış” klasörüne kaydedilir.
Kaydedilen elektronik belge “İşlem Yapılmamış Belgeler” klasörüne düşmektedir.
Kaydedilen fiziksel bir belge ise ıslak imzalı bir belge olduğundan “İşlenen” klasörüne düşmektedir.
Belge kaydedilip Sistemden benzersiz bir belge sayısı alınca “Belge Üstverisi” ekranı açılır ve burada belgeyi oluştururken belgeyle ilgili girilen tüm
üstveri bilgilerini gözden geçirme imkanı bulunur.
133
Belgeyi oluşturulurken tanımlanan tüm bilgileri gözden geçirmek için diğer sekmeler tıklanarak ekranlar arası gezinti yapılabilir.
134
Kayıt Edilen ya da Sistemde Kayıtlı Bir Belge Üzerinde İşlem Yapma
Yeni kaydedilen bir belge için kaydetme işlemi sonrası açılan Elektronik Belge Görüntüleme ekranında yapılan işlemlerdir.
Sistemde kayıtlı bir belge için ilgili klasörden belge seçildikten sonra “Belge Üstverisi Göster”
Görüntüleme ekranında yapılan işlemlerdir.
3.2.1.2 Elektronik Belge Görüntüleme Ekranı
Kayıt edilen ya da sistemde kayıtlı bir belge üzerinde çeşitli işlemlerin yapılabildiği ekrandır.
135
butonu kullanılarak açılan Elektronik Belge
1) Kaydedilen belgenin dolaşıma çıkarılması, gönderilmesi, iptal edilmesi, kopyasından taslak belge üretilmesi, kilitlenmesi gibi işlemlerin
yapıldığı ve belgenin imza bilgisinin görüntülendiği bölümdür.
2) Belge oluşturulurken ilgili ekranlarda tanımlanan tüm bilgilerin gözden geçirilebildiği sekmelerden oluşan bölümdür. Hangi ekran üzerinde
düzenleme yapılmak istenirse o sekmeye tıklanarak ekran açılır.
3) Belge oluşturulurken Belge Üstverisi ekranında girilen bilgilerin görüntülendiği bölümdür.
Kaydedilen belge üzerinde farklı bir kullanıcı tarafından işlem yapılmasını engellemek amacıyla belgenin kilitlenmesini sağlayan butondur.
136
Belge Kilitleme İşlemi
Aynı anda birden fazla kişinin belge üzerinde işlem yapmasını engellemek amacıyla belge üzerinde işlem yapan kişi yeşil kilit butonuna basarak
belgeyi kilitleyebilir.
Belge kilitleme işlemi için kilitlenmek istenen belge Elektronik Belge Gezgini ekranından seçilip “Belge Üstverisi Göster” butonuna basılır.
137
Açılan “Belge Görüntüleme” ekranının sol üst köşesinde yer alan yeşil kilit ikonuna basılarak belge kilitlenebilir.
Belge resmiyet kazanana kadarki süreçte taslak belgenin üzerinde düzenleme yapılmak istendiğinde düzenleme yapan kullanıcı taslak belgeyi üzerine
almış olur ve taslak belge otomatik olarak kilitlenir.
Sistem üzerinde belge üretilirken aniden ilgili ekranın kapanması sonucunda da belge otomatik olarak kilitlenir.
138
Belge resmiyet kazandıktan sonra (ilk imzadan sonra) kilitleme işlemi gerçekleştirilemez.
Kilitlenen bir belge için kilit butonu kırmızı renge dönüşür.
Kilitli Bir Belgenin Kilidinin Açılması İşlemi
Kilitli bir belge üzerinde işlem yapılamamaktadır. Belge üzerinde işlem yapılabilmesi için belgeyi kilitleyen kullanıcı tarafından belgenin kilidinin
açılması gerekmektedir.
Kilitli bir belgenin kilidinin açılması işlemi için kilitlenmek istenen belge Elektronik Belge Gezgini ekranından seçilip “Belge Üstverisi Göster” butonuna
basılır.
139
Açılan “Belge Görüntüleme” ekranının sol üst köşesinde yer alan kırmızı kilit ikonuna basılarak belgenin kilidi açılabilir.
140
Kayıt edilen ya da Sistemde kayıtlı taslak belge üzerinde düzenleme yapmak için kullanılan butondur.
Belge Düzenleme İşlemi
141
Yeni Kayıt edilen taslak bir belgenin tanımlanan bilgilerinde değişiklik yapılmak istendiğinde kaydetme işlemi sonrasında açılan “Belge Üstverisi”
ekranındaki “Düzenle” butonuna basılır ve yeni elektronik belge üretilirken tanımlama yapılan ekranlar (Belge Üstverisi, Editör, Muhatap, İmza Bilgisi,
Belgenin Ekleri, İlgi, Çapraz Referans, Dinamik Üstveri) aynı şekilde görüntülenir. Düzenleme yapılmak istenen sekme tıklanarak ilgili ekranda gerekli
değişiklikler veya kontroller yapılır.
142
Sistemde kayıtlı bulunan bir belge için düzenleme yapılması istendiğinde Elektronik Belge Gezgini ekranında sol taraftaki klasör yapısından ilgili klasör
açılır, sağ taraftaki listeden kutucuk işaretlenerek istenilen belge ya da belgeler seçilir, “Belge Üstverisi Göster” butonu tıklanarak açılan Belge Üstverisi
ekranındaki “Düzenle” butonu kullanılarak yeni elektronik belge üretilirken tanımlama yapılan ekranlar (Belge Üstverisi, Editör, Muhatap, İmza Bilgisi,
Belgenin Ekleri, İlgi, Çapraz Referans, Dinamik Üstveri) aynı şekilde görüntülenir. Düzenleme yapılmak istenen sekme tıklanarak ilgili ekranda gerekli
değişiklikler veya kontroller yapılır.
143
144
Üzerinde herhangi bir imza/paraf bulunan bir belge için düzenleme işlemi yapılamayacağı unutulmamalıdır.
145
Düzenle butonuna basılarak taslak belgenin (resmiyet kazanmamış) üzerinde düzenleme yapılmak istendiğinde belge üzerinde düzenleme yapan
kullanıcı belgeyi üzerine almış olur ve belge otomatik olarak kilitlenir.
Belge üzerinde yapılan herhangi bir değişiklik için “Versiyonlama” yapılmalıdır. Belge Üstverisi ekranında Doküman Versiyonu alanındaki versiyon
numarası arttırıldığında taslak belge otomatik olarak versiyonlanacaktır. Versiyonlama yapılan bir belge üzerinde denetim daha kolaydır.
Taslak belge üzerinde yapılan düzenlemeleri kaydetmek için ekranın sol üst tarafındaki
düzenlemeleri iptal etmek için
(İptal) butonu, taslak belgeyi silmek için
(Kaydet) butonu, taslak belge üzerinde yapılan
(Sil) butonu kullanılır.
Kaydedilen taslak belgenin belirlenen imza ve muhatap bilgilerine otomatik gönderimini sağlayan butondur.
Belge Dolaşıma Çıkarma İşlemi
Kaydedilen ya da Sistemde kayıtlı olan taslak bir belge Belge Üstverisi ekranındaki “Dolaşıma Çıkar” butonuna basıldığında otomatik olarak önce imza
akışını (paraf/imza) takip eder sonra muhatabına ulaşır.
Yeni kaydedilen bir belgenin dolaşıma çıkarılması istendiğinde kaydetme işlemi sonrasında açılan Belge Üstverisi ekranındaki “Dolaşıma Çıkar”
butonu kullanılarak belgenin otomatik olarak gönderimi gerçekleştirilir.
146
Sistemde kayıtlı bulunan işlem yapılmamış taslak bir belgenin dolaşıma çıkarılması istendiğinde Elektronik Belge Gezgini ekranında sol taraftaki klasör
yapısından “İşlem Yapılmamış Belge” klasörü açılır, sağ taraftaki listeden kutucuk işaretlenerek dolaşıma çıkarılması istenen belge ya da belgeler seçilir,
“Dolaşıma Çıkar” butonu tıklanarak belgenin otomatik olarak gönderimi gerçekleştirilir.
147
Kilitli bir taslak belgenin kilidi kaldırılmadan dolaşıma çıkarma işlemi yapılamaz.
Dolaşıma çıkar butonuna basıldıktan sonra Dolaşıma Çıkar butonunun yer almadığı aynı ekran tekrar görüntülenir. Bu, belgenin dolaşımına
başladığını ifade eder.
Dolaşıma çıkarılan belge üzerinde düzenleme yapma, havale etme, kopya taslak belgesini üretme, iptal etme gibi işlemler yapılabilir.
148
Dolaşıma çıkarılan bir belge İşlem Yapılmamış klasöründen “Gönderimde Olanlar” klasörüne düşer ve takibi buradan yapılabilir. Belge daha sonra
tanımlanan imza bilgisine göre ilk paraf ya da imza atacak kullanıcı tarafından işleme alındığında ise “Gönderimi Tamamlananlar” klasörüne düşer.
Aşağıdaki örnekte Gönderimde Olanlar klasörüne düşen belgenin sayısı, tarihi, konusu, paraf atması için Teknoloji Fakültesi Sekreterine hangi tarihte
gönderildiği görülmektedir. Kırmızı imza ikonunun üzerine gelindiğinde imza akışı bilgileri de görülebilmektedir.
149
Dolaşıma Çıkarılan Bir Belgede Gönderimi İptal Etme İşlemi
Dolaşıma çıkarılan bir belgenin gönderiminin iptal edilmesi işlemi belgenin gönderilen birim tarafından işleme alınmadığı durumlarda
gerçekleştirilebilmektedir. Dolaşıma çıkarılan bir belge gönderilen birim tarafından işleme alınmadan önce Gönderimde Olanlar klasöründe bulunmaktadır.
Dolaşıma çıkarılan bir belgenin gönderiminin iptal edilmesi için öncelikle “Gönderimde Olanlar” klasöründen gönderiminin iptal edilmesi istenen belge seçilir.
Ardından Diğer menüsündeki “Gönderimi İptal Et” seçeneği tıklanarak işlem tamamlanır.
150
Aynı anda birden fazla belge seçilerek gönderimi iptal edilebilir.
Gönderimi iptal edilen belge Gönderimde Olanlar klasöründen “İşlem Yapılmamış Belge” klasörüne geri düşmektedir.
151
Kaydedilen ya da Sistemde kayıtlı olan işlem yapılmamış bir belgenin kontrol amaçlı olarak birim, pozisyon ya da kişiye gönderilmesi işlemidir.
Kontrol amaçlı gönderim üzerinde herhangi bir paraf/imza bulunmayan, işlem yapılmamış, taslak belgeler için geçerlidir.
İptal veya iade edilen bir belge de kontrol amaçlı olarak gönderilebilir.
Belgeyi Kontrol Amaçlı Gönderme İşlemi
Üretim aşamasındaki bir belge kontrol amaçlı olarak bir kişiye ya da birime gönderilebilir. Belgenin kontrol amaçlı gönderimi işlemi imza süreci
tamamlanmamış belgeler için gerçekleştirilebilmektedir.
İşlem Yapılmamış ve Gönderimde Olanlar klasörlerinde bulunan belgeler için kontrol amaçlı gönderim yapılabilir.
Bekleyen, İşlenen veya İptal Edilen klasöründe bulunan bir belgenin, imza süreci tamamlanmamış (imza ikonu kırmızı veya yeşil olan) ise kontrol
amaçlı gönderimi yapılabilir.
Yeni kaydedilen bir belge için kontrol amaçlı gönderim yapılması istendiğinde kaydetme işlemi sonrasında açılan Elektronik Belge Görüntüleme
ekranındaki “Gönder” butonu kullanılarak kontrol amaçlı gönderimin gerçekleştirileceği pencere açılır.
152
153
Sistemde kayıtlı bulunan, imza sürecini tamamlamamış bir belge için kontrol amaçlı gönderim yapılması istendiğinde ise Elektronik Belge Gezgini
ekranında sol taraftaki klasör yapısından bu klasörlerden biri açılır, sağ taraftaki listeden kutucuk işaretlenerek istenilen belge ya da belgeler seçilir, “Belge
Üstverisi Göster” butonu tıklanarak açılan Belge Üstverisi ekranındaki “Gönder” butonu kullanılarak kontrol amaçlı gönderimin gerçekleştirileceği pencere
açılır.
154
155
156
İki yöntemle de açılabilen pencerede kontrol amaçlı gönderim yapacak kişi birden fazla makama sahipse ilk olarak bu gönderimi hangi makamıyla
yapacağını seçmelidir.
157
Gönderen kişinin makam bilgisi seçildikten sonra “Alıcı Tipi” olarak Birim, Kişi, Kişi Pozisyon, Kamu Kurumu, Şirket seçeneklerinden biri seçilir. Arama
alanına seçilen alıcı tipine göre alıcı bilgisi girilir, enter tuşuna basılarak veya büyüteç ikonu tıklanarak arama penceresi açılır. Bu pencereden kontrol amaçlı
gönderim yapmak istenilen birim, kişi ya da pozisyon “Seç” butonu tıklanarak seçilir.
Seçilen alıcı bilgisinin silinmesi
(çarpı ikonu) butonuna basılır.
158
Alıcı bilgisi belirlendikten sonra “İşlem Tipi” seçilmelidir. Bu işlem imza süreci tamamlanmamış bir belgenin gönderim işlemi olduğundan işlem tipi
olarak “Kontrol” seçili olarak gelir. Ardından “Gönderim Şekli” bilgisi seçilir ve “Ekle” butonuna basılır.
159
Eklenen gönderim bilgileri gönderilen yer, işlem tipi ve gönderim şekli bilgileri olarak alt bölümde listelenir.
Eklenen gönderim bilgisi silinmek istendiğinde silinmesi istenen alıcı işaretlenerek
(Sil) butonuna basılır.
Birden fazla alıcıya gönderim yapılması istendiğinde aynı adımlar gönderim sayısı kadar yinelenir.
Kontrol amaçlı gönderim işlemini gerçekleştirmek için son olarak
butonuna basılarak işlem tamamlanır.
160
161
Seçili belgenin kopyasını üretme, belgeyi iptal etme, belgenin üstverilerini yazdırma ve belgeyi e-posta ile gönderme işlemlerinin yapılabildiği menüdür.
Belge Türet: Kaydedilen belgenin kopyasını alıp yeni bir taslak belge oluşturma işlemidir.
İptal: Resmiyet kazanmış bir belgenin iptal nedeni belirtilerek yok sayılması işlemidir.
Yazdır: Belgenin üstveri bilgilerinin yazdırılması işlemidir.
E-Posta ile Yolla: Belgenin kurumsal veya özel e-posta adreslerine e-posta yolu ile gönderilmesi işlemidir.
162
Belgeden Belge Türetme İşlemi
Kaydedilen veya Sistemde kayıtlı bir belgenin kopyası oluşturularak hızlı ve kolay bir şekilde yeni bir taslak belge oluşturmak mümkündür.
Yeni kaydedilen bir belge için belgeden belge türetme işlemi yapılmak istendiğinde kaydetme işlemi sonrasında açılan Belge Üstverisi ekranındaki
“Diğer” menüsü altındaki “Belge Türet” seçeneği tıklanır.
Yeni elektronik belge oluşturulurken tanımlanan Belge Üstverisi ekranı ve tanımlama yapılan diğer ekranların (Editör, Muhatap, İmza Bilgisi, Belgenin
Ekleri, İlgi, Çapraz Referans, Dinamik Üstveri) sekmeleri görüntülenir. Bu sekmeler tıklanarak istenilen ekranlarda belge ile ilgili tanımlı bilgilerde düzenleme
yapabilmek mümkündür.
Son olarak “Kaydet” butonuna basılarak kayıtlı belgenin kopyası yeni bir taslak belge olarak kaydedilir. Sistem bu belgeye benzersiz (unique) bir sayı
verir ve taslak belge “İşlem Yapılmamış Belge” klasörüne düşer.
163
164
165
Yukarıdaki örnekte Belge Üstverisi ekranında Belgeden belge türet yöntemiyle belge üzerinde hiçbir değişiklik yapılmadan yeni sayı ve yeni tarihli bir
kopya taslak belge oluşturulup kaydedilmiştir.
Sistemde kayıtlı bir belge için belgeden belge türet işlemi yapılması istendiğinde “Elektronik Belge Gezgini” ekranında sol taraftaki klasör yapısından
istenen klasör açılır, sağ taraftaki listeden kutucuk işaretlenerek istenilen belge ya da belgeler seçilir.
Elektronik Belge Gezgini ekranında “Diğer” menüsü altındaki “Belgeden Belge Türet” seçeneği tıklanarak Yeni elektronik belge oluşturulurken
tanımlanan Belge Üstverisi ekranı ve tanımlama yapılan diğer ekranların (Editör, Muhatap, İmza Bilgisi, Belgenin Ekleri, İlgi, Çapraz Referans, Dinamik
Üstveri) sekmeleri görüntülenir.
166
Bu sekmeler tıklanarak istenilen ekranlarda belge ile ilgili tanımlı bilgilerde düzenleme yapılabilir.
Son olarak “Kaydet” butonuna basılarak kayıtlı belgenin kopyası yeni bir taslak belge olarak kaydedilir. Sistem bu belgeye benzersiz (unique) bir sayı
verir ve taslak belge “İşlem Yapılmamış Belge” klasörüne düşer.
167
168
Yukarıdaki örnekte Sistemde Elektronik Belge Gezgini ekranında “Gönderimi Tamamlanan” klasöründe kayıtlı bulunan bir belgenin üzerinde herhangi
bir değişiklik yapılmadan yeni sayı ve yeni tarihli kopya taslak belgesi üretilip kaydedilmiştir.
169
Belge İptal Etme İşlemi
İşleme alınmış, üzerinde paraf ya da imza olan “resmiyet kazanmış” bir belgeyi iptal nedeni belirtilerek iptal etme işlemidir. İptal Edilen belgeler,
belge üreticisi, paraf/imza sahibi ve muhatabı tarafından İptal Edilen Belgeler klasöründe görülebilir.
Kilitli bir belgenin kilidi açılmadan iptal işlemi gerçekleştirilememektedir.
Bir belge yalnızca belge sahibi ve imza atması için kendisine gönderilen kişi tarafından iptal edilebilmektedir.
Belgenin iptal edilmesi işlemi için öncelikle Elektronik Belge Gezgini ekranındaki ilgili klasör açılarak iptal edilmesi istenen belge seçilir. “Diğer”
menüsü altındaki “Belge İptal” işlemi seçilir ve iptal nedeninin belirtileceği küçük bir pencere açılır.
Çoklu belge seçerek belge iptal işlemi gerçekleştirilemez. Bu durumda seçilen ilk belgenin iptali gerçekleşir.
Açılan “İptal Nedeni” penceresine belgeyi iptal etme gerekçesi yazılır ve “Gönder” butonuna basılarak işlem tamamlanır.
170
171
İptal edilen bir belge “İptal Edilen Belgeler” klasörüne düşer. Buradan iptal edilen belgenin İptal Tarihi ve İptal Sebebi bilgilerine de ulaşılabilir.
172
İptal Edilenler klasöründeki iptal edilen bir belgenin önizlemesi yapıldığında belgenin üzerinde kırmızı ve büyük harflerle “İPTAL” yazısı görüntülenir.
173
174
Belge İptal İşleminin Geri Alınması İşlemi
Belge Üstverilerinin Yazdırılması İşlemi
Belgenin üretim aşamasında belge ile ilgili tanımlanan tüm bilgilerin dökümünü alabilmek mümkündür. Bu işlem için öncelikle Elektronik Belge
Gezgini ekranındaki ilgili klasör açılarak üstverileri yazdırılmak istenen belge yanındaki kutucuk işaretlenerek seçilir. Ardından “Belge Üstverisi Göster”
butonuna basılarak açılan “Belge Görüntüleme” ekranındaki Diğer menüsü tıklanır. “Diğer” menüsünün altındaki “Yazdır” seçeneği kullanılarak belgenin
üstveri bilgilerinin listelenmesi sağlanır.
175
176
177
Belgenin E-posta ile Gönderilmesi İşlemi
Belgeler, kurumsal veya özel e-posta adreslerine e-posta yolu ile gönderilebilmektedir. Bu işlem için öncelikle Elektronik Belge Gezgini ekranındaki
ilgili klasör açılarak e-posta ile gönderilmek istenen belge yanındaki kutucuk işaretlenerek seçilir. Ardından “Belge Üstverisi Göster” butonuna basılarak
açılan “Belge Görüntüleme” ekranındaki “Diğer” menüsünün altındaki “E-Posta İle Yolla” seçeneği tıklanır.
178
179
Açılan “E-posta ile Gönder” penceresinde ilk olarak “Alıcının Mail Adresi” veri giriş alanına alıcının gönderilmek istenen kurumsal veya özel e-posta
adresi girilir.
Belge link olarak gönderilmek istendiğinde “Link Olarak Gönder” seçeneği tıklanır. Belge link olarak gönderildiğinde sadece yetkili kullanıcılar
tarafından görüntülenebilmektedir.
180
Belge e-posta eki olarak gönderilmek istendiğinde ise “E-Posta Eki Olarak Gönder” seçeneği tıklanır. Belge e-posta eki olarak gönderildiğinde yetkisiz
erişim probleminden doğabilecek zararlardan e-postayı gönderen kullanıcı sorumludur.
E-posta eki olarak gönderilecek belgenin sıkıştırılarak gönderilmesi isteniyorsa “Gönderilecek ek sıkıştırılsın”seçeneği işaretlenebilir.
181
Belge üzerinde paraf/imza olup olmadığı bilgisidir.
182
Belge üzerinde herhangi bir paraf/imza bulunmuyorsa o belge taslak bir belge yani dokümandır. Belge üzerinde herhangi bir paraf/imza bulunuyorsa
o belge resmiyet kazanmış belge statüsündedir.
Kaydedilen veya Sistemde kayıtlı bir belgenin PDF olarak fiziksel formattaki haliyle görüntülenebildiği sekmedir.
Bir belge işleme alınmadan önce mutlaka “Belge Üstverisi Göster” butonu kullanılarak “Elektronik Belge Görüntüleme” ekranından önizlemesi yapılarak
kontrol edilmelidir.
Belgenin üretim aşamasından muhatabına ulaşma aşamasına kadarki belgenin akış sürecinde hangi durumda olduğunun kontrol edilebildiği sekmedir.
Belgenin takibi bu ekran üzerinden yapılabilmektedir.
183
Seçili belge için “Belge Üstverisi Göster” butonu tıklanarak açılan “Elektronik Belge Görüntüleme” ekranından “Belge Hareketleri” sekmesi tıklandığında
aşağıdaki ekran görüntülenmektedir.
Aşağıdaki örnekte Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü tarafından gereği için Teknoloji Fakültesine gönderilen bir belgenin gönderim aşamasında
olduğunun ve gönderiminin tamamlanmadığı anlaşılmaktadır.
184
Belge üretimi aşamasında seçilen “dosya planı koduna” göre mevzuatla ilgili olarak belgenin ne kadar süre saklanacağını, saklandıktan sonra hangi işleme
tabi olacağını Sistem belirler. Belgeyle ilgili belirlenen bu saklama ve tasfiye planını görüntülemek için kullanılan sekmedir.
Seçili belge için “Belge Üstverisi Göster” butonu tıklanarak açılan “Elektronik Belge Görüntüleme” ekranından “Saklama ve Tasfiye Planı” sekmesi
tıklandığında aşağıdaki ekran görüntülenmektedir.
Bu ekran üzerinde değişiklik yapılmasına Sistem tarafından izin verilmemektedir.
185
Versiyon bilgisine bağlı olarak taslak belge üzerinde yapılan değişikliklerin gözlemlenebildiği sekmedir.
186
Taslak belgede yapılan düzenlemelerin versiyonlanarak kaydedilmesi belge üzerinde denetim sağlanması açısından oldukça önem taşımaktadır. Böylelikle
versiyon seçerek her bir versiyon değişikliğinde hangi değişikliklerin yapılmış olduğu görülebilir.
Seçili taslak belge için “Belge Üstverisi Göster” butonu tıklanarak açılan “Elektronik Belge Görüntüleme” ekranından “Denetim” sekmesi tıklandığında
aşağıdaki ekran görüntülenmektedir.
Bu ekranda ilk olarak değişiklikleri görüntülemek istediğimiz versiyon numarasını seçeriz.
Daha sonra seçilen versiyonda taslak belge üzerinde hangi kullanıcı grubundaki hangi kullanıcı tarafından hangi işlemin hangi tarihte yapıldığı ve
değişim bilgileri listelenir. Büyüteç ikonu
tıklandığında ise o kullanıcının yapmış olduğu değişikliklerin detayı görüntülenir.
187
Üstveri, İmza Bilgisi, Muhatap, Ek, İlgi, Çapraz Referans, Dinamik Üstveri ekranlarında yapılan her değişiklik “kırmızı” renkte görüntülenmektedir.
Bekleyen Klasörüne Gelen Bir Belgenin İşleme Alınması
Üretilen bir belge doğal akışı sürecinde üreticisi tarafından dolaşıma çıkarıldığından itibaren otomatik olarak önce tanımlanan imza akışını tamamlar
ardından muhatabına iletilir. Belgenin akışını tamamlayabilmesi için her bir gönderimde alıcısı tarafından işleme alınması gerekmektedir.
Bir belge bir kullanıcıya gereği için, bilgilendirme için veya kontrol için gelmiş olabilir. Bir belge kullanıcının paraf ya da imzasına da sunulmuş olabilir.
Bu işlemlerden herhangi biri için gönderilen bir belge gönderilen kullanıcının Bekleyen klasörüne düşer.
188
Bekleyen klasöründeki bir belgenin hangi işlem (Gereği, Kontrol, Bilgilendirme, Paraf, İmza) için geldiği bilgisi Elektronik Belge Gezgini ekranındaki
belgenin özet görünümünün görüntülendiği liste bölümünde “İşlem” başlığı altında görüntülenmektedir.
Alıcının Bekleyen klasörüne düşen bir belge işleme alınmadan önce mutlaka seçilip Belge Üstverisi Göster butonu kullanılarak önizlemesi yapılmalı ve
tanımlanan bilgileri kontrol edilmelidir. İlk imzacı ya da muhatap tarafından işleme alınan fakat henüz paraf ya da imza atılmamış bir belge “İşlenenler
Arasından Kaldır” işlemi uygulanarak önce Bekleyen klasörüne geri gönderilir, ardından iade işlemi gerçekleştirilir.
189
Belge paraf ya da imza için gönderilmişse Belge Üstverisi Göster butonu tıklanarak açılan ekranda belgenin önizlemesi görüntülenir ve üst kısımda eparafla ya da e-imzala butonları aktif olur.
190
Paraf ya da imza için gelen belgelerde Belge Üstverisi Göster ekranından belgeyi e-paraflamak ya da e-imzalamak o belgeyi işleme almak demektir ve
belgenin ayrıca işleme alınmasına gerek yoktur.
191
Gereği, Bilgilendirme veya Kontrol için gelen belgelerde Belge Üstverisi Göster işlemi yapıldıktan sonra tekrar Elektronik Belge Gezgini ekranına
dönülüp belge seçilir ve “İşleme Al” butonu kullanılarak belge işleme alınmış olur.
Bir belge işleme alındıktan sonra gönderen kullanıcının “Gönderimde Olanlar” klasöründen “Gönderimi Tamamlananlar” klasörüne; gönderilen
kullanıcının ise “Bekleyen” klasöründen “İşlenen” klasörüne düşer.
192
İşlenen Klasöründeki Belgenin İşlenenler Arasından Kaldırılması İşlemi
Belgenin iade edilmesi işlemi belge işleme alınmadan gerçekleştirilebilmektedir. İşleme alınan, üzerinde henüz paraf/imza atılmamış bir belge iade
edilmek istendiğinde belgenin işleme alınması işleminin iptal edilmesi yani belgenin “İşlenen” klasöründen kaldırılması gerekir. Belge işlenenler arasından
kaldırıldığında tekrar “Bekleyen” klasörüne düşer ve iadesi gerçekleştirilebilir.
İşlenen klasöründeki belge yoğunluğunu engellemek, işleme alınan fakat paraf/imza atılmamış bir belgenin daha sonra paraf/imza atılmasının
unutulmaması için tekrar Bekleyen klasörüne göndermek için de “İşlenenler Arasından Kaldır” işlemi kullanılabilir.
İşlenen klasöründeki belge ya da belgelerin işlenenler arasından kaldırılması için öncelikle Elektronik Belge Gezgini ekranından bu belge ya da
belgeler seçilir. Daha sonra “Diğer” menüsü altındaki “İşlenenler Arasından Kaldır” seçeneği tıklanarak işlem tamamlanır.
193
Havale İşlemi
İmza sürecini tamamlayarak muhatabına gelen bir belgenin muhatabı tarafından görev tanımına göre birim içinde havale edilmesi gerekebilir.
Belge, muhatabı tarafından bilgi veya gereği için başka bir birim ya da kişi/pozisyona da havale edilebilir.
Üretilen ve dolaşıma çıkarılan bir belgenin de imza süreci tamamlandıktan sonra üreticisi tarafından havale yapılması istenebilir.
İşlem Yapılmamış Belge klasöründe bulunan bir belgenin havale işlemi yapılamaz.
Havale işlemini gerçekleştirmek için “Elektronik Belge Gezgini” ekranındaki İşlem Yapılmamış Belge klasörü dışındaki diğer klasörlerden imza sürecini
tamamlamış, (mavi imza ikonu bulunan) bir belge seçilip üst taraftaki “Havale” butonu kullanılarak Gönderim penceresi açılabilir.
Sistemde kayıtlı bulunan bir belge havale edilmek istendiğinde Elektronik Belge Gezgini ekranında sol taraftaki klasör yapısından İşlem Yapılmamış
Belge klasörü dışındaki diğer klasörlerden imza sürecini tamamlamış (liste görünümünde mavi dolma kalem ikonu bulunan) bir belge seçilip üst taraftaki
“Havale” butonu kullanılarak Gönderim penceresi açılır.
194
195
Havale işlemi Elektronik Belge Gezgini ekranında imza süreci tamamlanmış (mavi imza ikonu bulunan) bir belge seçilip üst taraftaki “Belge Üstverisi
Göster” butonu tıklanarak açılan “Elektronik Belge Görüntüleme” ekranındaki “Havale” butonu kullanılarak da Gönderim penceresi açılabilir.
196
197
198
İki yöntemle de açılabilen gönderim penceresinde havale yapacak kişi birden fazla makama sahipse ilk olarak bu gönderimi hangi makamıyla
yapacağını seçmelidir.
199
Gönderen kişinin makam bilgisi seçildikten sonra “Alıcı Tipi” olarak Birim, Kişi, Kişi Pozisyon, Kamu Kurumu, Şirket seçeneklerinden biri seçilir. Arama
alanına seçilen alıcı tipine göre alıcı bilgisi girilir, enter tuşuna basılarak veya büyüteç ikonu tıklanarak arama penceresi açılır. Bu pencereden havale yapılmak
istenilen birim, kişi ya da pozisyon “Seç” butonu tıklanarak seçilir.
Seçilen alıcı bilgisinin silinmesi istendiğinde
(Çarpı ikonu) butonuna basılır.
200
Alıcı bilgisi belirlendikten sonra “İşlem Tipi” seçilmelidir. İşlem Tipi alanı açılır menüden “Bilgi” ya da “Gereği” için işlem tiplerinden biri seçilir.
Ardından “Gönderim Şekli” alanında açılır menüden belgenin hangi yolla gönderileceği belirlenir.
201
Birim içi yapılan havale işlemlerinde belgenin o birime bağlı tüm alt kademelerine aynı anda havale edilmesi istendiğinde “Alt hiyerarşilere de
gönderilsin mi” alanındaki kutucuk işaretlenir. Havalenin o birim içinde gönderenden sonra hiyerarşik olarak hangi alt kademeye kadar yapılacağı ise
“Gönderilecek alt birim seviyesi” menüsünden belirlenir. Örneğin, Daire Başkanlığı tarafından alt hiyerarşilere yapılacak havale işleminde, gönderilecek alt
birim seviyesi “2” seçildiğinde; hiyerarşik olarak bir alt seviye olan Şube Müdürlüğü ve onun da bir alt seviyesi olan Şeflik birimlerine belgenin gönderimi
gerçekleşir.
202
Toplu havale işlemi
Sistemde birden fazla belgenin aynı anda havale edilebilmesi mümkündür. Bu işlem için öncelikle Elektronik Belge Gezgini ekranından havale edilmek
istenen belgeler yanlarındaki kutucuk işaretlenerek seçilir ve Havale butonuna basılır. İşlem, Havale İşlemi konusunda anlatıldığı gibi tamamlanır.
203
Havale Edilen Belge Üzerine Not Alma İşlemi
Havale edilecek bir belge üzerine, gönderim yapan kişi tarafından not eklenebilmektedir. Bunun için havale işlemi sırasında gönderim bilgilerinin
tanımlandığı Gönderim penceresindeki “Mesaj” kutusu kullanılır. Gönderen tarafından bu mesaj kutusuna kişisel veya muhataplara iletilmek üzere not
yazılabilir. Mesajın kişisel mi yoksa muhatap/muhataplarına mı özel olduğu “Mesaj Gizliliği” menüsünden belirlenir. Yazılan mesajın kişisel ve belirtilen
muhatap/muhataplar tarafından görülmesinin istenmediği durumlarda Mesaj gizliliği menüsünden “kişisel” seçeneği, muhatap/muhataplar tarafından
görülmesinin istendiği durumlarda ise “muhataplar” seçeneği tıklanır.
204
Gönderim bilgileri tanımlandıktan sonra pencerenin altındaki “Ekle” butonu tıklanır ve Gönderilen Yer, İşlem Tipi, Gönderim Şekli ve Mesaj bilgileri
alt bölümde listelenir.
205
Havale işlemini gerçekleştirmek için son olarak
butonuna basılır.
butonuna basılarak işlem tamamlanır. İşlemin iptal edilmesi istendiğinde ise
206
Belgenin İade Edilmesi İşlemi
Belgenin iade işlemi yanlış üretilmiş bir belge için ilk imzacısı tarafından veya imza sürecini tamamlayarak muhatabına gelen ve muhatabı olunmayan
bir belge için muhatabı tarafından iade sebebi belirtilerek geri gönderme işlemidir.
İade işlemi muhatap tarafından belge işleme alınmadan gerçekleştirilmelidir.
207
İade işlemi yalnızca belgenin doğru üretilmediği durumlarda ilk paraf/imzacısı tarafından ya da imza sürecini tamamlayarak muhatabına geldikten
sonra muhatabı olunmadığı durumlarda muhatabı tarafından gerçekleştirilebilir. İlk paraf ya da imza atılarak resmiyet kazanmış bir belge imza süreci
içerisinde başka bir kullanıcı tarafından iade edilemez. Bu durumda belge iptal edilir ve yeniden düzenlenir.
Havale edilen belgeler de muhatabı tarafından iade edilebilmektedir.
İade işleminin gerçekleştirilmesi için öncelikle Elektronik Belge Gezgini ekranında muhatabın “Bekleyen” Klasörüne düşen belge seçilir. Belge işleme
alınmadan önce “Belge Üstverisi Göster” butonu tıklanarak belgenin önizlemesi yapılır ve tanımlanan bilgileri kontrol edilir.
Ardından Elektronik Belge Gezgini ekranına geri dönülerek “Diğer” menüsü altındaki “İade Et” işlemi seçilir ve “iade sebebinin” belirtileceği pencere
açılır.
Açılan “İade Sebebi” penceresine iadenin sebebi yazılır ve son olarak “İade Et” butonuna basılarak işlem tamamlanır.
İade edilen bir belge gönderen kişinin “İade Edilenler” klasörüne düşer.
Elektronik Paraflama İşlemi
Kullanıcının Bekleyen klasörüne paraf için gelen bir belgenin elektronik paraflanması neticesinde belge resmiyet kazanır.
Elektronik paraflama işlemi için ilk olarak olarak Elektronik Belge Gezgini ekranından Bekleyen klasöründeki e-paraflanmak istenen belgenin liste
bölümünden İşlem tipine bakılır. İmza ikonunun üzerine gelinerek belgenin imza bilgisi kontrol edilebilir.
Belge eğer paraf için gelmişse “Belge Üstverisi Göster” butonuna basılarak belge paraflanmadan önce belgenin önizlemesi yapılır ve tanımlanan
bilgileri incelenir.
208
Açılan Elektronik Belge Görüntüleme ekranında belgenin İmza Bilgisi olarak İmzalı Belge ifadesi yer almaktadır. Çünkü belgeye daha önce başka bir
kullanıcı tarafından e-paraf atılmıştır. İlk kez paraf atılmak üzere kullanıcıya gelmiş imzasız bir belge için İmza Bilgisi “İmzalanmamış Doküman” olarak
görüntülenir.
Belge paraf için geldiğinden aktif olan “e-parafla” butonuna basılır. E-paraflama işlemi elektronik imza kullanılarak da gerçekleştirilebilir.
209
E-parafla butonuna basıldıktan sonra “Belgeyi paraflamak üzeresiniz. Bu işlemi yapmanız halinde atmış olduğunuz parafı geri alamazsınız. Devam
etmek istiyor musunuz?” ifadesinin yer aldığı bir pencere açılır.
210
E-paraflama işleminin gerçekleşmesi için “Tamam” butonuna basılarak işlem tamamlanır.
E-paraflama işlemi Elektronik Belge Gezgini ekranı üzerinden paraflanacak belgeye ait imza ikonu kullanılarak da gerçekleştirilebilir. Bu işlem için
Elektronik Belge Gezgini ekranında klasör ağaç yapısındaki Bekleyen klasörü açılır ve liste bölümünden belgelerin İşlem tipine bakılır. Belge paraflanmak için
geldiyse “İmza” alanındaki “imza ikonu” tıklanır ve açılan pencerede “e-parafla” butonuna basılır. Son olarak açılan onay kutucuğunda “Tamam” butonu
tıklanarak e-paraflama işlemi Elektronik Belge Gezgini ekranı üzerinde tamamlanmış olur.
211
212
213
Elektronik İmzalama İşlemi
Elektronik imzalama işlemi için ilk olarak Elektronik Belge Gezgini ekranında Bekleyen klasöründeki e-imzalanmak istenen belgenin liste bölümünden
İşlem tipine bakılır. İmza ikonunun üzerine gelinerek belgenin imza bilgisi kontrol edilebilir.
Belge eğer imza için gelmişse “Belge Üstverisi Göster” butonuna basılarak belgenin önizlemesi yapılır ve tanımlanan bilgileri incelenir.
214
Açılan Elektronik Belge Görüntüleme ekranında belgenin İmza Bilgisi olarak İmzalanmamış Doküman ifadesi yer almaktadır. Bu ifade belgenin daha
önce başka bir kullanıcı tarafından paraf/imza atılmadığının göstergesidir.
Belge imza için geldiğinden, aktif olan “İmzala” butonuna basılır.
215
2. Yöntem: E-imzalama işlemi Elektronik Belge Gezgini ekranı üzerinden imzalanacak belgeye ait imza ikonu kullanılarak da gerçekleştirilebilir. Bu
işlem için Elektronik Belge Gezgini ekranında klasör ağaç yapısındaki Bekleyen klasörü açılır ve liste bölümünden belgelerin İşlem tipine bakılır. Belge
imzalanmak için geldiyse “İmza” alanındaki “imza ikonu” tıklanır ve açılan pencerede “İmzala” butonuna basılır.
216
217
Her iki yöntemde de İmzala butonuna basıldıktan sonra görüntülenen “Şifre” ekranına “Kart Şifresi” girilir ve “Tamam” butonuna basılır.
218
Kart şifresi girilerek Tamam butonuna basıldıktan sonra “Lütfen Dosyalar Kaydedilirken Bekleyiniz!” uyarısı görüntülenir.
İmzalama işlemi doğru bir şekilde gerçekleştirildiyse belgenin önizlemesinin sol üst köşesinde “İmzalandı ve tüm imzalar geçerli” ifadesi görüntülenir.
Ayrıca İmza Bilgisi alanı “İmzalı Belge” olarak değişir.
219
Elektronik imza ile imzalanan belgenin önizlemesinin en alt kısımda mavi renkli ufak bir yazıyla “Belgenin aslı elektronik imza ile imzalanmıştır” ifadesi ile
birlikte elektronik belgenin doğrulanması amacıyla kullanılan “URL kodu” yer almaktadır.
220
221
Toplu E-İmzalama İşlemi
İmza işlemi için gelmiş birden çok belgeyi aynı anda e-imzalamak için toplu imzalama özelliği kullanılır. Toplu imzalama işlemi imza yetkileri itibarıyla
çok fazla sayıda belge imzalayan yönetici pozisyonundaki kullanıcılarımızın zamandan tasarruf etmeleri için geliştirilmiş bir özelliktir.
Bu işlem için Elektronik Belge Gezgini ekranındaki Bekleyen klasöründe e-imzalanmak istenen birden fazla belge yanlarındaki kutucuklar
işaretlenerek seçilir ve “Toplu İmzala” butonuna basılır. Açılan pencerede e-imza şifresi girilerek e-imzalama işlemi tamamlanır.
222
E-Belge Doğrulama
E-imza ile imzalanmış ve çıktısı alınarak kullanıcıya fiziksel olarak ulaşmış bir belgenin orijinal haline (PDF) ulaşılarak belgenin doğrulaması yapılabilir.
Bu doğrulama işlemini gerçekleştirmek için öncelikle e-imza ile imzalanmış belgenin en alt kısmındaki küçük, mavi renkli harflerle yazılmış doğrulama
adresi ve kod, tarayıcının adres çubuğu alanına yazılır.
Açılan ekranda görüntülenen doğrulama şifresi ilgili alana yazılır. Son olarak Belgeyi Doğrula butonuna basılarak belgenin orijinal haline (PDF)
ulaşılır.
223
224
Karşı Görüş (Şerh) Belirtme İşlemi
Elektronik ortamda üretilen belgeler için karşı görüş (şerh) belirtme işleminde, belgenin tümüne ya da bir kısmına katılmayan kişi ya da kişiler
tarafından karşı görüş belirtilecek belge e-paraf ya da e-imza ile imzalanır ve karşı görüş gerekçesi üstveride yer alan “Karşı Görüş” bölümüne yazılır.
İmzalama ya da paraflama işlemi için bir karşı görüş bildirilmek istendiğinde ilk olarak Elektronik Belge Gezgini ekranındaki Bekleyen klasöründen
paraf/imza için gelen belge seçilir. Paraflama/imzalama işleminde olduğu gibi Belge Üstverisi Göster butonu tıklanarak Elektronik Belge Görüntüleme ekranı
açılır. Burada “Karşı Görüş” butonu tıklanır.
225
Açılan pencerede “Karşı Görüş” alanına belirtmek istenilen karşı görüş gerekçesi yazılır ve “Tamam” butonuna basılır.
226
Karşı görüş bildirilip Tamam butonu tıklandıktan sonra Elektronik Belge Görüntüleme ekranına dönülür ve belge e-paraf ya da e-imza ile imzalanır. Eparaf işlemi için gelen bir belgeye karşı görüş bildirilirken e-paraf ile paraflanması belgenin dolaşıma devam etmesi içindir. E-imza işlemi için gelen bir
belgeye karşı görüş bildirilirken e-imza ile imzalanması ise işlemin gerçekleşmesi için gereklidir.
227
228
Belirtilen karşı görüş belgenin üstveri bilgisinde yer alır. Karşı görüş belirtilen belgenin Elektronik Belge Gezgini ekranında liste bölümünden “İmza”
bilgisi alanındaki imza ikonunun üzerine gelindiğinde karşı görüş belirtildiği ifadesi görüntülenir.
229
Karşı görüş belirtilen belge için “Belge Üstverisi Göster” işlemi yapılarak “İmza Bilgisi” ekranı açıldığında liste bölümünde “Karşı Görüş” bilgisi
görüntülenebilir. Liste bölümünde Karşı Görüş alanındaki
ikonunun üzerine gelindiğinde açılan küçük kutucukta belirtilen karşı görüş ifadesi yer alır.
Karşı görüş belirtilen belge için “Belge Üstverisi Göster” işlemi yapılarak “Belge Hareketleri” ekranı açıldığında ise “Durum” bilgisi alanında “Karşı
Görüş Belirtildi” ifadesi görüntülenir.
230
Elektronik Belge Gezgini ekranında imzacısı tarafından karşı görüş belirtilen bir belgenin imza bilgisi alanındaki dolma kalem ikon
renkte görüntülenir.
231
siyah
3.2.2 Detaylı Belge Arama Ekranı
Belgeler üzerinde tanımlanan bilgilerinden istenilen kriterlerin kullanılarak arama yapılmasını ve belgenin seçilerek detaylı bilgilerine ulaşılmasını
sağlayan ekrandır.
232
1) Temel Üstveri ekranında Sistemde kayıtlı belgelerin tanımlanmış üstveri bilgilerine göre “filtreleme” yapılabildiği bölümdür.
2) Filtrelenen belgelerin listelendiği ve detaylı bilgilerine ulaşılabildiği bölümdür.
Detaylı Belge Arama İşlemi
Detaylı Belge Arama işlemi için Sisteme giriş yapıldıktan sonra öncelikle anasayfa ekranının sol tarafındaki “Uygulamalar” bölümünden “Detaylı Belge
Arama” seçeneği tıklanır.
Açılan Temel Üstveri ekranında yer alan üstveri bilgilerinden filtrelenmek istenen belge kriterleri belirtilir.
Son olarak “Filtrele” butonuna basılarak detaylı belge arama işlemi gerçekleştirilir.
Aşağıdaki örnekte İşlem Tipi “Gereği” için olan ve Belge Tarihi “12.02.2013 ile 18.02.2013” arasındaki belgeler filtrelenmiştir.
233
Farklı kriterlerde “ve” bağlacı kombinasyonları kullanılarak belgeler filtrelenebilmektedir.
İstenilen kriterlere göre aranan belgelerin Belge Referans No, Belge Sayı, Belge Konusu, Belge Tarihi, Ek Adedi ve Genel bilgileri aşağıdaki liste
bölümünde listelenir.
234
İstendiği takdirde liste bölümünün üst kısmında yer alan arama alanları kullanılarak liste içerisinde de filtreleme uygulanabilir. Filtrelemek istediğimiz
bilgiyi içeren arama alanına arama sözcüğü girilerek “Enter” tuşuna basıldığında o arama sözcüğünü içeren belgeler listelenir.
235
Belgeyle ilgili “Genel Bilgilere” ulaşılmak istendiğinde
(Büyüteç) ikonu tıklanabilir.
236
“Seç” butonuna basıldığında ise “Elektronik Belge Görüntüleme” ekranı açılır. Bu ekranda belgenin önizlemesi yapılabilir ve belgeyle ilgili tanımlanan
detaylı bilgilere ulaşılabilir.
237
238
3.2.3 Kişisel Klasörler Ekranı
Kişisel Klasör Oluşturma İşlemi
Kişisel klasör oluşturmak için Sisteme giriş yapıldıktan sonra açılan portal sayfasının sol kısmında yer alan Uygulamalar bölümünden Elektronik Belge
Sisteminin altındaki Kurumsal Süreçlerden “Kişisel Klasörler” seçilir.
Açılan Kişisel Klasörler ekranının sol kısmında yer alan klasör ağaç yapısındaki klasörün üzeri farenin sağ tuşu ile tıklanır. Açılan pencerede “Klasör
Ekle” seçeneğine basılır. Ekrana gelen veri giriş alanına klasöre verilmek istenen isim girilir, klasör türü seçilir ve “Kaydet” butonuna basılarak işlem
tamamlanır.
239
240
Daha önce oluşturulan kişisel bir klasörün ismi değiştirilmek istendiğinde klasörün üzeri farenin sağ tuşu ile tıklanır ve açılan pencerede “Klasör Adını
Düzenle” seçeneğine basılarak yeni isim girişi yapılır.
241
Eklenen kişisel bir klasör silinmek istendiğinde ise klasörün üzeri farenin sağ tuşu ile tıklanır ve açılan pencerede “Klasörü Sil” seçeneğine basılarak klasör
silinir.
242