Proje Yönetim Araçları

Proje Yönetim Araçları
PMI TR - İzmir
25 Eylül 2013 Çarşamba günü (14:00 – 16:00)
Faruk Çubukçu
[email protected]
Faruk Çubukçu





İşletme Fakültesi Mezunu
Yaşar Holding Eğitim Merkezinde Bilgisayar Eğitimi Aldı
Eğitim ve Destek bölümlerinde / Ticari Yazılım İşlerinde çalıştı
Microsoft Trainer –Microsoft’un teknik sertifikalarına sahip.
Microsoft ürünleri ve genel IT konularında eğitim ve
danışmanlık işleri yaptı.
 Kurs kitapları ve genel IT kitaplar yazdı.
 Microsoft Project deneyimi var ayrıca PMP Sertifikası sahibi.
İçeriğimiz
 Proje Yönetim Araçları












Proje yönetimi sürecinde yapılan temel işlemler
MS Project ve diğer yazılımlar
Bu yazılımlarla yerine getirilen temel proje yönetimi teknikleri
Bu yazılımların sahip olduğu temel işlevler
Araçların Genel Kategorileri (Online/Dektop/diğer….)
Araçların Özellikleri / Fonksiyonları
Satın Alabileceğimiz (Bulabileceğimiz) Araçlar
Microsoft Project
Microsoft Project – Tarihçe
Microsoft Project – İşlevler
Proje Yönetimi 2.0
Proje Yönetim Araçlarını seçerken ne yapmalıyız?
Frederick Taylor
 Daha «etkin» çalışmanın
bilimsel yollarını arayan
bilim adamı.
Henry Gantt
 Taylor’ın yardımcısı.
İşlerin sırayla yapılması
üzerine çalışma
yapmıştır.
Proje Yönetim Araçları
 Proje Yönetim Araçları (Project management tools
(softwares), projelerin yönetiminde kullanılan yazılım
araçları ve özgün teknikleridir.
 Proje Yönetim Araçları genel olarak planlama, görevlerin
girilmesi, takvim, maliyet, kaynak, bütçe gibi konuların
yönetimini içerir.
 Takvimler, çizelgeler, maliyetler, bütçeler, kaynak atama,
işbirliği, iletişim ve kalite yönetimine katkı sağlar.
 Çeşitli raporlar üretir.
Proje Yönetim Araçları / Kategori ve
Özellikler
http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_project_management_software
Proje Yönetim Araçları
http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_project_management_software
Proje Yönetim Araçları
http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_project_management_software
Proje Yönetim Araçları – Hangisi?
Resim Kaynak: http://www.5pmweb.com/
Online / Desktop
Kaynak: http://project-management.com/online-vs-desktop-project-management-applications/
Desktop / Online / Single-User /
Collaborative
 Desktop proje yönetim araçları bilgisayar yüklenerek çalışan yazılımlardır.
Verilerini yerel bilgisayar üzerinde saklarlar. Daha hızlı çalışırlar.
 Online - Web-based proje yönetim araçları Internet üzerinden erişilerek
kullanılır. Kurulum gerektirmez. Çok kullanıcı özelliği vardır. Desktop
yazılımlara göre daha yavaş olabilirler.
 Single-user (tek kullanıcılı) proje yönetim yazılımı yalnızca bir kişinin
kullanabildiği yazılım.
 Collaborative (iş birliği) proje yönetim yazılımları çok sayıda kullanıcının aynı
anda kullanabildiği yazılımlardır. İşbirliği (collobration) – takım üyeleri,
tedarikçiler ve uzmanlar arasında.
 Integrated (tümleşik) proje yönetim yazılımları belli yazılımlara entegre
edilebilen yazılımlardır.
Temel Fonksiyonlar - 1
 Gantt Chart – Aktiviteleri, ilişkilerini oluşturmaya
yardımcı olur. Aktivitelerin zamanlarını gösterir.
 Kaynaklar (Resources) – Kaynak tanımlama ve atama.
 PERT Chart - PERT üretir.
 Export – PNG, PDF ve HTML dosyalara çevrim.
 Interoperate / Collaborate – Diğer programlarla veri
alışverişi.
Temel Fonksiyonlar - 3
 Görevleri Yönetme - Görevleri tanımlama, atama,
deadline tanımlama, tamamlanma durumu.
 Paylaşım ve işbirliği (collaboration) – Uzak ekiplerin
yönetimi.
 Değişiklik kayıtları (Issues) – İstekleri ve değişiklikleri
yönetmek.
 Yürütümü Kontrol Etmek (Tracking) - Planlanan projenin
gerçek zamanlı olarak (actuals) yönetmek.
http://www.techsoup.org
Temel Fonksiyonlar - 4
Online
 BaseCamp: Ruby-On-Rails in mucidi David Heinemeier
Hansson'ın şirketi 37Signals'a aittir.
 FogBugz: 1-2 kişilik takımlar için kullanımı bedavadır.
Daha fazla katılımcı olursa fiyatı aylık $25 dır. Joel
Spolsky'nin şirketinindir.
 Trello: Yine bir Joel Spolsky eseri.
 Project Manager.com: Paylaşım, yönetim ve izleme
seçenekleriyle bir online araç.
Basecamp
Projectmanager.com
http://www.1stwebdesigner.com
seçimi 15 araç
Computerweekly.com seçimi:
5 popüler araç
 Microsoft Project - Çok yaygın bir araç. Outlook ve
Sharepoint entegrasyonu.
 Matchware MindView – Kolay ve görsel bir araç.
 Project Kickstart – Kolay bir araç. PowerPoint, Outlook, Excel,
Word, Microsoft Project, ve ACT entegrasyonu var.
 RationalPlan Multi Project – Kaynak ve bütçe yönetimi
özellikleriyle öne çıkıyor.
 Basecamp - Basecamp is a low-cost web-based project
management and collaboration package which is gaining
momentum.
Free araçlar
Planlama araçları: OpenProj, TaskJuggler, GanttProject
Free araçlar
 Kaynak: http://www.smashingapps.com/2010/02/15/10-free-tools-for-effective-projectmanagement.html
Free araçlar
Zihin Haritası Araçları: FreeMind, Compendium, XMind
Zihin Haritaları?
 Zihin haritaları (mind map) proje yönetiminde hangi
aşamada ne için kullanılır?
 Konuları ve görevleri farklı dallara ayırabilir, küçük
dallara alt başlıkları ve ilgili görevleri ekleyebilirsiniz.
Değerlendirme Kriterleri?
 Kurulum/çalışma şekli: Online/Desktop/Server/….
 İş türüne uygunluk: İnşaat, yazılım, Arge?
 Takım çalışma şekline uygun: Merkezi, sahada, mobil, sanal,
…..
 Esneklik (Flexibility) : İş yapma şeklimize uyuyor mu? İnşaat,
yazılım, film, …
 Kullanımı kolay (Ease of Use): Kısa bir eğitimin ardından
kullanılabilecek mi?
 Fiyat (Price): Lisans maliyetleri?
 Özellikler (Features): Şu ve ilerideki ihtiyaçlarımızı
karşılayabilecek özelliklere sahip mi?
Microsoft Project ®
 Microsoft Project (MSP), Microsoft Office programlarının bir
parçası.
 Ülkemizde yaygın kullanılan bir proje yönetim yazılımı.
 Temel fonksiyonları:
•
•
•
•
•
•
•
Planları geliştirir
Aktivitelerin girilmesi
Kaynakların girilmesi
Kaynakları atanması
Yürütme (tracking)
Bütçeler, to-do listeleri….
Diğer analizler ve raporlar
Microsoft Project - Tarihçe
 Son sürümü (version):
Microsoft Project 2013
Fonksiyonları
Yönetir:
 Proje planı / Gantt
 Aktiviteler
 Kaynaklar (resources)
 Maliyetler (costs)
 Kısıtlamalar (constraints)
 Yürütme (tracking)
 Sapmalar (varyans)
 Raporlar (reports)
 Office programlarıyla işbirliği
Yeni Çalışma Ortamı - GANTT
Yeni Ekranlar - Team Planner
(Ekip Planlayıcısı)
faruk çubukçu
Timeline (Zaman Çizelgesi)
faruk çubukçu
Raporlar
Faruk Çubukçu / Proje Yönetimi
Birden Çok Proje İle Çalışmak
Faruk Çubukçu / Proje Yönetimi
Views, Tables & Filters
 Views




Task Views
Gantt Chart
Tracking Gantt Chart
Custom Views
 Tables
 Filters and Groups
Örnek: Microsoft Project ile EBİLTEM
PMI TR SUNUŞ Projesi- PLANLAMA
GÖREVLER ve GANTT CHART
Microsoft Project – EBİLTEM PMI TR
PROJESİ - RAPORLAR
KAYNAK RAPORLARI
Microsoft Project – EBİLTEM PMI TR
PROJESİ - YÜRÜTME
TRACKING GANTT CHART
Microsoft Project – EBİLTEM PMI TR
PROJESİ - RAPORLAR
KAYNAK RAPORLARI
Microsoft Project – EBİLTEM PMI TR
PROJESİ - RAPORLAR
KAYNAK RAPORLARI
Microsoft Project – EBİLTEM PMI TR
PROJESİ - RAPORLAR
NAKİT AKIŞI
Microsoft Project - Gelişmeler
 Microsoft Office Project Server
 Microsoft Project Web Access
Microsoft Project Server 2010
 Takım işbirliğini artırır. Etkin bilgi paylaşımını sağlar.
 Microsoft Project ile üretilen projelerinin portal üzerinde (merkezi
olarak) görülmesini, paylaşılmasını sağlar.
 Takım üyelerinin görevlerini güncellemesini sağlar.
 Proje geliştirme adımlarını standartlaştırır. Ortak Proje şablonlarının
kullanılmasını sağlar.
 Kaynakların ortak bir kaynak havuzundan kullanılmasını sağlar.
Kaynakların kullanılmasını (çakışma, fazla atama vs) gösterir.
 Web üzerinden projelerini takip etmeyi sağlar. İş ortaklarının,
tedarikçilerin, partnerlerin projeleri (verilen izinlere göre istendiğinde)
izlemesini sağlar.
 Görev hatırlatıcıları merkezi olarak yönetmeyi sağlar.
 Projelerinin tümünün yedeklerini alır.
Microsoft Project Server 2010 / PWA Site
Projeleri Görmek/Güncellemek
Views (Görünümler)
Projeyi Server’a Kaydetmek
 Faru k Çubuk çu
 0533 4260545
 [email protected]
Outlook Entegrasyonu
 Mail ile uyarılar: Kullanıcılar, yeni bir görev atandığında,
görevlerinde değişiklikler olduğunda uyarılır.
Proje Yönetimi 2.0
Project Management 2.0
 Proje Yönetimi 2.0, proje yönetimi uygulamalarının Web 2.0
teknolojileriyle yapılmasıdır. Bu uygulamalar; bloglar, wiki, sosyal
ağlar gibi collaborative (işbirlikçi) çözümlerdir.
 Web 2.0 teknolojileri birlikte çalışan küçük dağıtık bileşenlerdir.
İşbirliği (collaboration) temelinde çalışır.
 Geleneksel proje yönetimi proje yöneticisini bir «denetçi» gibi
görürken, Proje Yönetimi 2.0, esnek ve dağıtık işbirliği (distributed
collaboration) temelinde proje yöneticisi «lider» olarak görür.
 Proje yönetimi 2.0 açık iletişimi destekleyen bir yapıdır. Geleneksel
proje yönetimi formel raporlama ve hiyerarşik yapıya sahiptir.
http://en.wikipedia.org/wiki/Project_management_2.0
Proje Yönetimi 2.0
Geleneksel Proje Yönetimi
 Merkezi
 Yukarıdan aşağıya (top-down)
planlama
 Otorite ortamı
 Sabit yapılar
 Bilgilere sınırlı erişim
 Karmaşık araçlar
Proje Yönetimi 2.0
 Dağıtık
 Aşağıdan yukarıya (bottomup) planlama
 İşbirliği ortamı
 Gelişen yapılar
 Bilgilere sınırsız erişim
 Esnek araçlar
Geleneksel
Proje Yöneticisinin tipik bir günü










Sabah işe geliyor.
E-maillerine bakıyor
Proje update’lerini yapıyor.
Takım üyelerini arıyor, takım üyelerine mail atıyor.
Takım üyeleriyle toplantı yapıyor.
Bilgileri topluyor ve her şeyin yolunda olup olmadığını
kontrol ediyor.
Bu bilgileri proje planına güncelliyor.
Üst yönetime rapor veriyor.
Bu işler gün boyu devam ediyor.
Acaba bir e-maili kaçırdık mı?
http://cobaltpm.com/tag/issues/
http://www.wrike.com/
Proje Yönetimi 2.0 (YENİ)
Proje Yöneticisinin tipik bir günü
 Project Management 2.0 uygulamaları ve araçları ekstra
toplantıları, telefon görüşmelerini ve e-mailleri azaltır.
 E-maille mesajlaşılır ancak e-mailler entegre olur.
 Müşterinin istediği bir güncelleme, ilgili kişilere e-mail olarak
gider ve onaylanır.
 Project Management 2.0 araçlarıyla projenin belli
bölümlerinde güncelleme yapılabilir.
 Proje yöneticisi takımların işlerini ve projenin tümünü anlık
takip edebilir/görebilir.
 Üçüncü taraflar projenin farklı görünümlerine istedikleri
zaman ulaşabilirler.
http://cobaltpm.com/tag/issues/
http://www.wrike.com
TEŞEKKÜRLER
Faruk Çubukçu
[email protected]
Sunuş dosyası:
www.farukcubukcu.com/download