Lojmanda yer sağlanamayan öğretim üyeleri için kampüs dışında

KULLANICI HESAPLARI
PROSEDÜRÜ
P03-BI-007
Tarih
Güncelleme No.
Sorumlu Birim
Sayfa
: 07.01.2013
: 01
: CIT
:1/5
1. AMAÇ:
Bu prosedür, Bilgi Teknolojileri hesaplarının yönetiminde izlenen yöntem ve bilgileri içerir.
2. KAPSAM:
Bu prosedür, Koç Üniversitesi’ne bağlı tüm çalışanları kapsar.
3. REFERANSLAR:
4. SORUMLULUKLAR:
4.1.
Bu prosedürün uygulatılmasından Rektör sorumludur.
4.2.
Bu prosedürün hazırlanmasından ve/veya güncellenmesinden Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü
sorumludur.
4.3.
Yöntemin uygulanmasından Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü sorumludur.
5. TANIMLAR
5.1.
Üniversite; Koç Üniversitesi’ni tanımlar.
5.2.
BT, Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü’nü tanımlar.
5.3.
İK, İnsan Kaynakları Direktörlüğü’nü tanımlar.
5.4.
KKM, Kayıt ve Kabul Müdürlüğü’nü tanımlar.
5.5.
İK tarafından onaylanmış ve bildirilmiş fakülte ve idari personel, Üniversite BT hesabı almaya hak
kazanmıştır.
KKM tarafından onaylanmış ve bildirilmiş öğrenciler, Üniversite BT hesabı almaya hak kazanmıştır.
5.6.
BT hesapları, “kullanıcı adı” ve “parola”dan oluşur. Üniversite’de BT hesabı olan kişi BT’nin sunduğu
servislerinden yararlanmaya hak kazanmıştır. Bu servisler internet, veri depolama alanları, e-mail, web,
yazıcılar, yazılımlar ve çeşitli uygulamaları kapsar.
“Kullanıcı adı” ismin ilk harfi ve soyadı birleşiminden oluşur. E-mail adresi de kullanıcıadı@ku.edu.tr
olarak tanımlanır. İsim ve soyadı aynı olan kişilerde veya aynı kullanıcıadı oluşan durumlarda yeni
kullanıcıadı ismin ilk 2 harfi ve soyadı/isim ve soyadı birleşiminden oluşur.
“Parola”, BT hesabı oluşturulurken en az 8 karakter uzunluğunda geçici bir parola tanımlanır. “P03-BI001_Kullanıcı_Parola_Prosedürü” dokümanında parola belirlenmesi ve kullanımıyla ilgili detaylı içerik
sağlanmıştır.
NOT:
Baskı alındığında, özel olarak Süreç Geliştirme Yöneticisi tarafından işaretlenmemiş kopyalar “Kontrolsüz kopya” dır .
KULLANICI HESAPLARI
PROSEDÜRÜ
P03-BI-007
5.7.
Tarih
Güncelleme No.
Sorumlu Birim
Sayfa
: 07.01.2013
: 01
: CIT
:2/5
BT hesaplarının kullanımı
BT hesabı kişiye özeldir, sadece o kişi tarafından kullanılabilinir.
BT hesabı, Üniversite’nin finansal hesapları için imza yetkisi olan kişi tarafından kullanılabilinir.
BT hesabı, Üniversite’nin eğitim, öğretim, araştırma ve diğer servislerinde Üniversite’nin bilgisayar
kullanımı yetkileri dâhilinde kullanılabilinir.
Lokal ağ sunucularındaki dosyalara ve yazıcılara erişim yetkileri BT hesabı açılırken kişinin
Üniversite’deki statüsüne göre belirlenmiş kurallar dahilinde verilir.
6. YÖNTEM
6.1 BT hesaplarının yönetimi

Fakülte ve Personel Hesapları
Fakülte ve personel için ağ hesapları isteği İK tarafından Manageengine web ara yüzünden “Ağ ve Mail
Hesap İstek Formu” linkindeki bilgileri doldurarak yapılır. Fakülte için ağ ve gmail hesapları, personel
için ağ ve exchange hesapları sistem yöneticisi tarafından açıldıktan sonra İK’na bildirilir. Ortak dosya
erişimleri, kullanılabilir disk kotası, ağ yazıcı erişimleri, ağ üzerinde çalışabilecekleri home dizinleri ve
mail ayarları hesap açıldığı sırada tanımlanır. Duyurular için açılan her fakülte üyesi hesabı “allfaculty”
mail grubuna, her idari personel hesabı “allstaff” mail grubuna üye yapılır.
Ayrılan fakülte ve personelin ağ hesaplarının kapatılması için İK tarafından Manageengine web ara
yüzünden istek yapılır. Kişinin ağ hesapları kapatılır. İstenirse kişinin verileri yedeklenir ve mail hesabı
bir aylığına istenilen mail adresine yönlendirilir.

Öğrenci Hesapları
Öğrenciler için ağ hesapları için KKM tarafından Manageengine web ara yüzünden öğrenci bilgilerini
içeren listeyle istek yapar. Bu listeye göre öğrenci ağ ve gmail hesapları oluşturulur. Ortak dosya
erişimleri, kullanılabilir disk kotası, ağ yazıcı erişimleri, ağ üzerinde çalışabilecekleri home dizinleri ve
mail ayarları hesap açıldığı sırada tanımlanır. Duyurular için açılan her öğrenci hesabı “allstudents” mail
grubuna üye yapılır.
Mezuniyet dışında ayrılan öğrencilerin ağ hesaplarının kapatılması için KKM tarafından Manageengine
web ara yüzünden istek yapılır. Ağ hesapları bu bilgiye göre kapatılır.

Mezun Hesapları
Mezun öğrenciler için KKM tarafından Manageengine web ara yüzünden öğrenci bilgilerini içeren
listeyle istek yapar. Bu listeye göre mezun öğrencilerin alm gmail hesapları açılır. Öğrenci hesapları 1
sene daha açık tutulur. Duyurular için açılan her mezun hesabı “allalumni” mail grubuna üye yapılır.
NOT:
Baskı alındığında, özel olarak Süreç Geliştirme Yöneticisi tarafından işaretlenmemiş kopyalar “Kontrolsüz kopya” dır .
KULLANICI HESAPLARI
PROSEDÜRÜ
P03-BI-007

Tarih
Güncelleme No.
Sorumlu Birim
Sayfa
: 07.01.2013
: 01
: CIT
:3/5
Lojman Eş Hesapları
Fakülte eşleri için mail hesapları isteği İK tarafından Manageengine web ara yüzünden istek yapılır. Res
gmail hesabı sistem yöneticisi tarafından açıldıktan sonra İK’ne bildirilir. Duyurular için açılan her eş
hesabı “allspouse” mail grubuna üye yapılır.
Ayrılan kişiler için İK tarafından Manageengine web ara yüzünden istek yapılır. Mail hesapları bu isteğe
göre kapatılır.

Seminer / Kulüp / Web hesapları
Seminer / Kulüp / Web için ağ hesapları isteği fakülte üyesi veya Öğrenci Dekanlığı tarafından
Manageengine web ara yüzünden “Ağ ve Mail Hesap İstek Formu” linkindeki bilgileri doldurarak yapılır.
Ortak dosya erişimleri, kullanılabilir disk kotası, ağ yazıcı erişimleri, ağ üzerinde çalışabilecekleri home
dizinleri ve mail ayarları hesap açıldığı sırada tanımlanır.

Misafir / Taşaron firma hesapları
Misafir / Taşaron firma hesapları için ağ hesapları isteği ilgili kişi tarafından Manageengine web ara
yüzünden “Ağ ve Mail Hesap İstek Formu” linkindeki bilgileri doldurarak yapılır. İK tarafından
onaylanan talepler için hesaplar guest veya firma adıyla süreli olarak açılır.
BT hesaplarının kullanımı, sunucu dosyalarına ve ağ yazıcılara erişim yetkileri, disk ve baskı kotaları,
virüs tarama kontrolleri düzenli olarak yapılır.
BT hesabının Üniversite’den ayrılma durumu dışında kapatılması;
Virüs kontrolleri sırasında bulunan virüsler anında temizlenir. Gerektiği takdirde çabuk yayılan virüslerin
olduğu durumda kişinin BT hesabı kapatılıp, kendisine telefon veya maille durum hakkında bilgi verilir.
Kişi, BT Direktörlüğü’nü ulaşıncaya kadar hesabı kapalı kalır. Virüsler çoğunlukla kişilerin kendi özel
bilgisayarlarından yayıldığı için bu bilgisayarlarda virüs tarama programının bulunması,
güncellemelerinin yapılması ve kontrol edilmesi zorunludur.
6.2 BT hesapları ile servislerin kullanımı






NOT:
BT hesabı ile “KU” ağına bağlanarak İnternet ve Kablosuz Ağ hizmetlerini kullanabilir.
BT hesabı ile Üniversite’nin sağladığı bilgisayarları kullanabilir.
BT hesabı ile Üniversite’nin sunduğu yazılımlara erişebilir ve yazılımın lisans durumuna göre
kullanabilir. Detaylı bilgi için http://software.ku.edu.tr
BT hesabı ile e-mail hizmetini kullanabilir. Gmail kullanıcı kotası 30GB, Exchange mail kullanıcı kotası
2GB olarak tanımlanmıştır.
BT hesabı ile Üniversite’ye tanımlı Google servislerini (Gmail’in yanısıra Google Drive, Google Talk,
Google Sites gibi) kullanabilir.
BT hesabı ile lokal ağ üzerindeki ana dosya sunucusundaki ortak dosyalara erişebilir veya kişisel
verilerini depolayabilir. Fakülte ve personel’in 2GB, öğrencilerin 350MB disk kotaları bulunmaktadır.
Baskı alındığında, özel olarak Süreç Geliştirme Yöneticisi tarafından işaretlenmemiş kopyalar “Kontrolsüz kopya” dır .
KULLANICI HESAPLARI
PROSEDÜRÜ
P03-BI-007



Tarih
Güncelleme No.
Sorumlu Birim
Sayfa
: 07.01.2013
: 01
: CIT
:4/5
Gerekli durumlarda sunucu kapasitesine bağlı olarak ek kota tanımlanabilir. Ayrıca fakülte ve personel’in
çeşitli araştırma sunucuları üzerinde ek yetki ve kotaları bulunmaktadır.
BT hesabı ile lokal ağ üzerindeki yazıcıları yetkisi dahilinde kullanabilir. Lisans öğrencilerine her dönem
başı 500 sayfalık, master/phd öğrencilerine 750 sayfalık ücretsiz baskı kotası verilmektedir. Bunun
dışında ek kota gerekirse 25TL karşılığında hesaplarına ek 500 sayfalık kota yükletebilir veya
Copyland’den baskı alabilir. TA olarak çalışan öğrenciler ek baskı için Copyland veya dersi veren hoca
kendi kotasıyla baskı alabilir.
BT hesabı ile kişisel veya resmi web sitesi oluşturabilir. Resmi web siteleri, Kurumsal İletişim
Direktörlüğü tarafından verilmiş onay dahilinde yapılabilir.
BT hesabı ile Akademik web siteleri, mail grupları ve dosyalara erişim yapılabilir. Her dönem başı tüm
dersler için http://my.ku.edu.tr adresinde web sitesi, mail grubu ve takvim oluşturulur. Dersin hocasına
kullanabilmesi için tam yetki verilir. Mail gruplarına dersin öğrencileri üye yapılır.
Lokal ağ sunucularında dosyalarını tutmak isteyen kullanıcılar için de opsiyon olarak sunucuda “courses”
dizini altında ödevlerin toplanıp, dosyaların paylaşılabileceği bir yapı oluşturulmuştur. BT ödevlerin
toplanmasında ve dosyaların öğrencilerle paylaşımında bu yöntemi önermektedir. E-mail’le toplanan
ödevlerin herhangi bir garantisi yoktur.
6.5 Destek
Konularla ilgili problem veya sorunlar için 1111 Servis Masası’ndan veya Manageengine web ara
yüzünden http://cit-trackit.ku.edu.tr adresinden iş açılarak yardım alınır.
7. KAYITLAR
BT hesap bilgilerine My.KU Contacts bağlantısından, Mail adres defterinden veya My.KU
(http://my.ku.edu.tr) web sitesinden erişilebilinir.
Lokal ağ üzerindeki sunucu dosyalarına (Courses, Software ve Share gibi) BT hesabıyla FTP programı veya
Netstorage ile web üzerinden sisteme erişilir. Üniversite dışından vpn ile bağlanıp (http://vpn.ku.edu.tr ),
Novell Client ile sisteme login ettikten sonra aynı dosyalara erişilir.
Her ders için, http://courses.ku.edu.tr/course-code şeklinde bir web sitesi, [email protected] şeklinde
mail grubu ve http://my.ku.edu.tr adresinden erişebileceği ders dokümanları olur.
Ağ yazıcılarına http://ipp1.ku.edu.tr/ipp web adresinden erişip yazıcılar yüklenebilir.
Kullanıcı yazıcı kotalarına ve baskı bilgilerine https://ipp1.ku.edu.tr:9192/user web adresinden erişilir.
http://home.ku.edu.tr/~kullanıcı_adı web adresinden kişisel web sitelerine erişilir.
Yazılımlarla ilgili bilgilere http://software.ku.edu.tr adresinden erişilir.
NOT:
Baskı alındığında, özel olarak Süreç Geliştirme Yöneticisi tarafından işaretlenmemiş kopyalar “Kontrolsüz kopya” dır .
KULLANICI HESAPLARI
PROSEDÜRÜ
P03-BI-007
Tarih
Güncelleme No.
Sorumlu Birim
Sayfa
: 07.01.2013
: 01
: CIT
:5/5
8. GÖZDEN GEÇİRME
Bu yönergeyi gözden geçirme ve güncelleştirme sorumluluğu Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü’ne aittir. Gözden
geçirme her yıl Ocak ayında yapılır.
DEĞİŞİKLİK/ DAĞITIM/ ONAY TABLOSU:
Değişen sayfa
Tarih
Değişiklik
Değişikliği yapan
Dağıtım (İlgili Bölümler)
Tüm Akademik ve İdari çalışanlar
Uygunluk Onayı (İnsan Kaynakları Direktörü):
NOT:
Yürürlük Onayı (Rektör) :
Baskı alındığında, özel olarak Süreç Geliştirme Yöneticisi tarafından işaretlenmemiş kopyalar “Kontrolsüz kopya” dır .