Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi

HAZİRAN 2006
Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi
Wayne W. Eckerson
Araştırma Sponsorları
ADVIZOR Solutions
Business Objects
Celequest
Corda Technologies
Hyperion Solutions
Microsoft
MicroStrategy
SAP
Oracle
Visual Mining
TDWI EN İYİ YÖNTEMLER RAPORU
HAZİRAN 2006
Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi
Wayne W. Eckerson
İçerik Tablosu
Yazar Hakkında. . .
. . . . .2
TDWI Hakkında. . .
. . . .2
TDWI’nın En İyi Yöntemler Raporu Hakkında. . .
. . . .2
Teşekkürler. . .
. .2
Yönetici Özeti. . .
. . .3
Araştırma Metodolojisi. . .
4
Demografiler. . .
. . . .4
Neden Performans Dashboardları? . .
. . .5
İki Disiplinin Bütünleşimi. . .
. . . .5
Dashboard ve Scorecardlar Nedir? . . .
. . . . .6
Üç Üçler . . .
. . . .6
Dashboard Ne DEĞİLDİR . . .
. . .8
Dashboard ve Scorecard Arasındaki Farklar
. . .9
Dashboard ve Scorecardlar Nasıl Kurulur?. . .
. . . .9
Performans Dashboard Trendleri. . .
. .11
Dashboard ve Scorecardları Yerleştirmede En İyi Yöntemler. . .
.20
Ödediğinizin Hakkını Alırsınız . . .
. .20
Uzun Zorlu Durumlar için Plan Yapın . . .
. .20
Gerçek Zaman İçin Plan Yapın. . .
. . .21
Tek Platform Üzerinde Gelişin. . ......................................... . .21
Verimli Metrikler Geliştirin . . .
. .22
Sonuç
. . .23
www.tdwi.org
1
Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi
Yazar Hakkında
WAYNE W. ECKERSON, iş zekâsı ve veri depolama uzmanlarının eğitim, alıştırma, üyelik, sertifika ve araştırma
olanağı sunduğu dünya çaplı bir topluluk olan TDWI’nın araştırma ve servis direktörüdür. Eckerson 17 yıllık
endüstri tecrübesi ile 1995’ten beri de veri depolama ve iş zekâsı üzerine çalışmaktadır.
Eckerson birçok derin raporun yazarı, birçok iş ve teknoloji dergisinin köşe yazarı, ünlü bir konuşmacı
ve danışmandır. Yakın bir zamanda Performance Dashboards: Measuring, Monitoring, and Managing Your
Business adlı bir kitap yazmıştır. Kitap, John Wiley & Sons tarafından 2005 Ekim’inde
yayınlanmıştır. Eckerson’a [email protected] adresinden ulaşabilirsiniz.
TDWI Hakkında
TDWI™ iş zekâsı (BI-Business Intelligence) ve veri depolama (DW-data warehouse) endüstrilerinde en derin
ve en yüksek kalitede araştırma sağlayan öncü kuruluştur. 1995 yılında kurulan TDWI, kendini iş ve bilişim
teknolojileri uzmanlarını, veri depolama (DT) yerleştirmelerini başarıyla tasarlamak, kurmak ve bakımını
yapmak için gerekli strateji, teknik ve araçlarla ilgili eğitmeye adamıştır. Hizmet ettiği topluma profesyonel
gelişim için kapsamlı bir kaynak sağlar ve bilgi paylaşımı ile araştırma gelişmelerini teşvik eder. TDWI dünya
çapında bir Üyelik programına, üç aylık eğitim konferanslarına, bölgesel eğitim seminerlerine, yerinde kurslara,
sertifika programlarına, çözüm sağlayıcı ortaklığa, en iyi yöntemler için ödül programına, zengin tanıtımlara,
derinlemesine araştırma programına ve kapsamlı bir Web sitesine sahiptir. (www.tdwi.org)
TDWI’nın En İyi Yöntemler Raporları
Bu rapor dizisi teknik ve işletme uzmanlarını yeni ve gelişen iş zekâsı teknolojileri, kavramları ve yaklaşımlarıyla
ilgili eğitmek amacıyla tasarlanmıştır. Bu raporlar un araştırması endüstri uzmanları ve önde gelen edge kullanıcı
şirketleri ile yapılan röportajlar ile iş zekâsı ve veri depolama uzmanlarıyla yapılan anketler yoluyla
oluşturulmuştur.
Bu dizi TDWI’nın Teknoloji Pazarı (Technology Market) rapor dizisiyle tamamlanmıştır. Teknoloji Pazarı,
TDWI Üyelerine özel faydalar sağlayan, satıcılar ve ürünler topluluğunu belirli bir teknoloji pazarıyla
açıklayan bir uygulamadır. Bu da Üyelere ürün araştırmalarında ve satın alma kararları verirken yardımcı
olacaktır.
Teşekkürler
TDWI bu rapora katkı sağlayan herkese şükranlarını sunmaktadır. Öncelikle, anketlerimizi cevaplayan
birçok kullanıcıya, özellikle telefonla röportaj yapma isteğimizi kırmayan kullanıcılara teşekkür ediyoruz.
İkinci olarak, ana hatlarımızı, anket sorularımızı ve rapor taslaklarımızı detaylı bir biçimde gözden geçiren
sponsorlarımıza da teşekkür ediyoruz. Son olarak, bu raporu mümkün kılan TDWI personelinin de isimlerini
sıralamak istiyoruz: Xandra Green, Denelle Hanlon, Deirdre Hoffman, and Marie McFarland.
Bu özel rapor The Data Warehousing Institute (TDWI)’nün malıdır ve sadece bu şartlar ve koşullar gereğince sınırlı sayıda müşteriye mevcut
kılınmıştır. TDWI işbu belgenin bütün haklarına sahiptir. Belgenin gerçek abonesi olan TDWI müşterileri dışında üçüncü kişiler için bütün veya
bölüm olarak çoğaltılması veya ifşası TDWI’nın yazılı izni ve açık rızasıyla mümkündür. Bu rapor her zaman sadece iç kullanımı olan gizli ve
mülkiyeti olan bir belge olarak görülmelidir. Bu rapordaki bilgilerin güvenilir olduğuna inanılmaktadır ama doğru veya tam olduklarına garanti
verilemez.
Bu rapor veya sponsorlarıyla ilgili daha fazla bilgi ve arşivlenmiş Webinar raporu için lütfen şu adresi ziyaret ediniz: www.tdwi.org/dbreport
2
www.tdwi.org
©2006 by 1105 Media, Inc. Tüm hakları saklıdır. Amerika’da basılmıştır. The Data Warehousing Institute 1105 Media Inc.’in bir ticari markasıdır.
Burada adı geçen diğer ürün ve şirket isimleri ticari markaları ve/ya adı geçen şirketlerin tescilli ticari markaları olabilirler. The Data Warehousing
Institute, 1105 Media, Inc.’in Chatsworth, CA merkezli bir bölümüdür.
Yönetici Özeti
Yönetici Özeti
Dashboard (Gösterge Tablosu) ve scorecardlar (Puan Çizelgesi) işletme kullanıcıları arasında yankı
uyandırmaktadırlar çünkü kullanıcıları analiz ve raporlama araçlarının çalışma şekillerine uyum
göstermeye zorlamak yerine kullanıcıların çalışma şekline uyum göstermektedirler. Bu uygulamalar
kullanıcılara KPI’ların durumlarını bir bakışta gözlemeye izin vermekte ve performans önceden
belirlenmiş hedeflerden saparsa, kullanıcıları çağrı aygıtları, eposta veya kablosuz araçlarla
uyarmaktadırlar.
Dashboard ve scorecardlar iş zekâsı (BI) teknolojisinin ve performans yönetiminin işlevselliğini birleştiren
performans yönetim sisteminin en görsel elemanlarıdır. Metrikleri (metrics) görsel olarak sergilemenin
yanında, bu yetenekli bilişim sistemleri kullanıcıların detaylı verilere girerek problemlerin kökündeki
sorunları bulmalarına ve hala zaman varken müdahale etmelerine izin vermektedir.
Dashboard ve scorecardlar emekleme çağlarını yaşamaktadırlar. Satıcılar büyük yetenekleri olan ticari
ürünler sunmaya başlamalarına rağmen bugün birçok organizasyon kendi sistemlerini kurmaktadır.
Bugün, Dashboard ve scorecardların çoğu 50’den az kullanıcı ve 50 Gb’tan az veri depolaması
desteklemektedir. Buna rağmen organizasyonların çoğu, dashboard ve scorecard yerleştirmelerinin
girişimlerinin kapsamında olduğunu, verileri 8 farklı kaynaktan 9 farklı kaynağa çektiğini ve metrikleri
organizasyonun 4 seviyesinde basamaklandırdığını söylemektedirler.
Birçok organizasyon dashboard veya scorecard yerleştirmesi için çok fazla para harcamadıklarını rapor etmişlerdir.
Ama bu “düşük maliyetli” dashboard ve scorecardlar ya var olan BI ve veri altyapısını geliştirmiş ya da
baskıcı iş gerekliliklerini hemen karşılayabilmek için yeniden yüklenmişlerdir. Son olarak, ödediğinizin
hakkını alırsınız: çoklu sistemlerden karmaşık veriler entegre etmeniz ve sisteminizi yüzlerce ve
binlerce kullanıcıyı otomatik olarak destekleyecek şekilde ölçeklendirmeniz gerekiyorsa o zaman bir
veri altyapısı kurmanız gerekmektedir ki bu da ucuz değildir. Şipşak dashboard ürünleri cezp edicidir,
ama organizasyonunuzun uzun vadeli gerekliliklerini desteklemesi için bu ürünlerin yeteneklerinin
etraflıca değerlendirilmesi gerekmektedir
Dashboard ve scorecardlar gelecek nesil iş zekâsını temsil etmektedirler çünkü geleneksel raporlama ve
analiz araçlarını karmaşık bulan işletme kullanıcılarının çoğunluğu dashboard ve scorecardlarını
kullanımı kolay bulmaktadır. Buna ek olarak dashboard ve scorecardlar işletme performans yönetim
süreçlerini desteklemede kritik elemanlardır. Çünkü bu süreçler yöneticilerin daha verimli bir biçimde
iletişim kurmalarını, gözlemlemelerini ve iş stratejileri ile planları ayarlamalarını sağlamaktadır.
Anket Metodolojisi: Bu raporda bahsi geçen anket 2006 Şubat’ında yapılmıştır ve 716 kişi bu anketi
cevaplamıştır, bunların da 689’u geçerli olarak kabul edilmiştir. Anketi cevaplayanların çoğunluğu
ABD’deki büyük şirketlerin birleşik BT uzmanlarıydı. Satıcıların ve akademisyenlerin cevaplarını katmadık.
Anket ikiye ayrıldı: biri dashboardlara odaklandı, diğeri de scorecardlara. Bu bölümdeki soruların
cevaplarından sadece organizasyonları bir dashboard veya scorecard yerleştiren veya yerleştirme sürecinde
olan bireylerinki sayılmıştır. Bu ölçütlere uyan sırasıyla 299 ve 199 kişiye anket yapıldı.
www.tdwi.org
3
Dashboard ve Scorecard Yerleştirmesi
Demografiler
Araştırma Metodolojisi
Raporun Amacı: Bu rapor, dashboard ve scorecard yerleştirmesindeki en iyi yöntemleri
öğrenmek isteyen işletme ve teknik alan yöneticiler için hazırlanmıştır. Bu rapor dashboard
Pozisyon
ve scorecardları tanımlamakta, iş zekâsı ile performans yönetim disiplinleri bağlamında
Satıcı Temsilcisi
(satış, pazarlama, danışma) 3%
İşletme Sponsoru, Sürücü
veya kullanıcı17%
açıklamaktadır.
Ayrıca, dashboard ve scorecard çözümlerinin dağıtımındaki büyük trendleri
açıklamakta, bu çözümleri yerleştirmedeki en iyi yollar için öneri ve rehberlik
Sistem tümleştiricisi veya
danışman 22%
sunmaktadır.
BT uzmanı veya
program yöneticisi 58%
Metodoloji: Bu raporun araştırması TDWI’nın 2006 kışında yaptığı anket ile
iş zekâsı pratisyenler, danışmanlar, endüstri analistleri ve rapor sponsorlarıyla
yapılan röportajlara dayanmaktadır. TDWI iş zekâsı uzmanlarıyla kendi
veritabanında
ve
1105
Media’nın
veritabanında
Endüstri
ünitesidir.)
Kamu Hizmetleri 3%
716 kişi bu anketi cevaplamıştır, bunların da 689’u geçerli olarak kabul
Eczacılık 4%
edilmiştir. Satıcıların ve akademisyenlerin cevaplarını katmadık. Anket ikiye
Hükümet (devlet/yerel) 5%
ayrıldı: biri dashboardlara odaklandı, diğeri de scorecardlara. Bu bölümdeki
Telekomünikasyon 5%
kurmuştur.(TDWI
1105
Media,
Inc.’in
bir
iş
soruların cevaplarından sadece organizasyonları bir dashboard veya
scorecard yerleştiren veya yerleştirme sürecinde olan bireylerinki sayılmıştır.
Anket Demografisi: Anketi cevaplayanların çoğunluğu (58%) birleşik
BT uzmanlarıdır. Kalanlar BI danışmanları (22%) ve sponsor/kullanıcı
(17%) dır. Anketi cevaplayanların çoğu (62%), bütün kuruluşu, bölümsel
veya departmansal gruplar halinde çalışan kalan kişilerle destekleyen BT
organizasyonlarında çalışmaktadırlar. Üçte birden biraz daha fazla bir
bölüm (39%) geliri 500 milyon doların altında olan şirketlerde
çalışmaktadırlar. Neredeyse üçte birlik bir bölüm (29%) de geliri
500 milyon dolarla 5 milyar dolar arasında değişen şirketlerde
çalışmaktadır. Kalanlar (18%) da geliri 5 milyar dolardan fazla
olan şirketlerde ya da gelirini bilmedikleri (13%) şirketlerde
çalışmaktadırlar. Anketi cevaplayanların çoğu Kuzey Amerika’da
(68%) veya Avrupa’da(15%) yaşamakta ve çeşitli endüstrilerde
çalışmaktadırlar. En büyük çoğunluk danışma (13%) ve finans
hizmeti (11%) sektörlerindedir. Danışmanların son müşterilerini
düşünerek cevap vermeleri istenmiştir.
Finansal Hizmet 11%
Yazılım/Internet 9%
Üretim
(bilgisayar dışı) 8%
Sigorta 6%
Perakende/Toptan/dağıtım 6%
Bu ölçütlere uyan sırasıyla 299 ve 199 kişiye anket yapıldı.
(“Diğerleri” %3’ten küçük endüstrilerinden olanların cevaplarını içermektedir.)
Danışma/
Profesyonel hizmet 13%
Diğerleri 16%
bağlantı
Hükümet (federal) 8%
Sağlık Bakımı 6%
Bölge
Avustralya 3%
Meksika, Orta, Güney Amerika 5%
Asya 5%
Afrika 1%
Orta Asya 1%
Diğer 2%
Kanada 6%
Avrupa 15%
Gelire Göre Şirket Büyüklüğü
Bilinmiyor 13%
$50 milyardan fazla 5%
$5-10 milyar 6%
$100-500 milyondan az 17%
$1-5 milyar 17%
$500 milyon-1 milyar 12%
Desteklenen Organizasyon Çapı
Bütün bir iş ünitesi veya bölgesi
(çoğunluk veya bütün departmanlar)22%
689 nitelikli kişinin cevaplarına dayanmaktadır.
www.tdwi.org
$100 milyondan az 22%
$10-50 milyar 7%
Bir kuruluş temelinde tek bir departman(finans
satışları) 12%
4
ABD 62%
Bir iş ünitesi veya bölgesiyle tek bir departman 4%
Bütün şirket (çoğunluk veya bütün departmanlar)
62%
Neden Performans Dashboardları?
Neden Performans Dashboardları?
İki disiplinin bütünleşmesi
Dashboard ve scorecardlar bir birlerine muhtaç iki farklı disiplinin bütünleşmesini temsil etmektedirler:
Performans yönetimi ve iş zekâsı. Birbirinden uzun süredir uzak kardeşler gibi bu iki disiplin gerçek iş
değerleri sunmak ve organizasyonlarla sürekli bir kan bağı sağlamak için kendi başlarına direniyorlardı.
Fakat ikisi birlikte, ikisinin toplamından daha büyük bir güç olacak yenilmez bir bütün sunuyorlar.
Bütün iki disiplinin toplamından
büyüktür.
Performans Yönetimi: Performans yönetimi, bireysel, grup ve organizasyon performansını en üst seviyeye
çıkaracak önemli hedeflerin başarılmasındaki gelişmenin ölçülme sürecidir. Performans yönetimi strateji ayarı,
hedef ayarı, bütçelendirme, planlama, tahmin yürütme ve modelleme teknikleri için bir yol gösterici
konumundadır.
İş zekâsı: İş zekâsı (BT) ise karar almayı en üst seviyeye taşımada veriyi bilgiye, bilgiyi veriye çevirmeyle ilişkili
araçlar, teknolojiler ve süreçlerden oluşur. İş zekâsı (BI) veri ambarı, veri entegrasyonu, raporlama, analiz ve veri
didiklemesi (data mining) teknolojileri için yol göstericidir.
Birlikte, bu iki disiplin bütün çalışanların strateji iletişimi kurması, gözlemlemeleri ve performansı en üst seviyeye
çıkarmak için tasarlanan iş aktivitesini analiz etmesi için güçlü bir yeni yol sağlayacaktır. Sonuç bir dashboard
veya scorecard’tır. Bu kuruluş çapında performans yönetim teknikleri uygulamak için iş zekâsı kullanan yeni bir
tür performans yönetim sistemidir.
Üç Büyük Fayda: Tam olarak yerleştirildiğinde dashboard ve scorecard sistemleri üç ana fayda
sağlamaktadır:
1.Strateji iletişimi kurun: Anahtar stratejilerin ve hedeflerin sürekli iletişimi için güçlü yöntemler
Performans dashboardları
sunarlar. Bunu da metrikleri her işçiye organizasyondaki rolü ve seviyesine göre ayırarak yaparlar.
organizasyonla özel bilgi
Organizasyonsal değişimin bir etkeni olarak dashboard ve scorecardlar yöneticilerin bütün organizasyonu
dağıtımı yoluyla aynı
seviyeye gelir.
aynı yolda düzenli bir şekilde yürütmesini sağlarlar.
2. Yönetim Stratejinizi Gözleyin ve Ayarlayın: Hedefler belirlenir belirlenmez, dashboard ve
scorecardlar yöneticilerin ve müdürlerin strateji ve planların işleyişini gerekliliklere bağlı olarak saatlik,
günlük, haftalık veya aylık temele dayanarak gözlemlemelerini sağlarlar. Bu performans yönetim sistemleri
yöneticilerin ve müdürlerin proaktif bir biçimde çalışmalarını, kritik problemleri çok geç olmadan belirleyip
harekete geçmelerini sağlar.
3. Herkese Belirli Bir Kavrayış ve Bilgi Dağıtın: Dashboard ve scorecardlar grafiksel semboller
renkler ve çizelgeler kullanarak kritik bilgileri hemen dağıtırlar. Uygulamalar istisnai durumları ve
uyarıları grafiksel olarak gösterirler. Böylece kullanıcıların problemin kökünde yatan nedeni
bulmak için daha detaylı verileri derinlemesine incelerler. Bu araçlar kullanıcıların çalışma şekillerine
uyum sağlarlar, onları iş zekâsı araçlarının çalışma şekillerine uymaya zorlamazlar. Bu dashboard ve
scorecardların bugün bu kadar popüler olmasının en büyük nedenidir.
Performans dashboardları
BI’yı departmansallıktan
kuruluş kaynağına
dönüştürür.
www.tdwi.org
5
Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi
Dashboard ve Scorecard nedir?
Birçok farklı dashboard ve scorecard türü birbirinden az çok farklı görünür ve işlem yapar ve bazen
organizasyonun uygulayış şekline göre farklı isimler alır. Karmaşayı engellemek için tanımı şöyle verelim:
Dashboard ve scorecardlar iş zekâsı ve veri entegrasyon altyapısı üzerine kurulu çok katmanlı
performans yönetim sistemleridir. Bunlar organizasyonların finansal veya finansal olmayan ölçümleri
değerlendirmelerini, gözlemlemelerini ve yönetmelerini sağlarlar.
Dashboard ve scorecardlar birçok performans grafiği ile dolu ekranlardan çok daha fazlasını sunarlar: Bunlar
organizasyonların stratejik hedeflerini gerçekleştirmeye yardım eden ehliyetli işletme bilişim sistemleridir. Geçmişi
değerlendirmenize, şimdiki zamanı gözlemlemenize ve geleceği tahmin etmenize yardım ederler. Böylece
organizasyonların performansı artırmaları için strateji ve taktiklerini gerçek zamana göre ayarlamalarını sağlarlar.
Üç Üçler
Dashboard ve scorecardların arasında çeşitlilik olmasına rağmen her birinin üç temel özelliği vardır.
Ben bunlara “üç üçler (three threes)” ismini verdim. (Eğer bu özelliklere sahip değillerse bunlar
sahtedir ve uzun vadeli işletme değerleri sağlamayacaklardır.)
1. Üç Uygulama: Her biri birbiriyle tam olarak örülmüş üç uygulama içermektedir: (1) bir gözlemleme
uygulaması, (2) bir analiz ve raporlama uygulaması ve (3) bir yönetim uygulaması. Her uygulama çeşitli
yollarla dağıtılan belirli bir işlevsellik kümesi sağlar. Teknik olarak konuşursak, uygulamalar ille de
birbirinden farklı programlar değillerdir (yine de bazen farklı olabiliyorlar), tam tersine bilgi altyapısı
üzerine kurulu bağlantılı işlevsellik kümeleridir. Bunların tasarlanma amaçları kullanıcıların gözlemleme,
analiz ve yönetim performanslarını karşılamaktır. (Şekil 1’e bakınız)
Üç Uygulama
Gözlemleme
Analiz
Amaç
Hızlı bilgi aktarımı
İstisnai durumların analizi
Bileşenler
• Görsel elemanları ile çok bölmeli
ekranlar
• Analiz(Mesela, boyutsal,
zaman serileri, bölütleme)
• Grafikler (aramalar, ölçümler,
termometreler)
• Tahmin, modelleme ve
tahmini istatistikler
• Semboller, uyarılar
• Görsel analiz
• Çizelgeler ve tablolarla
Durumsal biçimleme
• Raporlama
Yönetim
Koordinasyon ve işbirliğini düzeltme
• Açıklama notları
• Kılavuzlu Tartışmalar
• Toplantılar
• Strateji haritaları
• İş akışı
• Uyarılar
Şekil 1: Performans Dashboardları: İşinizi Değerlendirme, Gözlemleme ve Yönetme Wayne Eckerson (John Wiley & Sons),
2005.
2. Üç Katmanlı: Belki de dashboard ile scorecardların en belirgin özellikleri üç bilgi görüntüsünden, başka
bir deyişle katmanından oluşmasıdır:(1) anahtar performans metriklerini gözlemlemek için grafiksel,
ayrılmış veriler; (2) problemlerin kökündeki nedeni analiz etme için özetlenmiş boyutsal veriler ve (3)
problemi çözmek için hangi eylemin gerçekleştirileceğini belirleyen detaylı işlemsel veriler.
6
www.tdwi.org
Dashboard ve Scorecard Nedir?
Soğanın kabuklarını soyar gibi bir performans yönetim sistemi de problemin kökünde yatan nedeni
bulmak için kullanıcılara bilgi katmanlarını soyma, derinlemesine araştırma imkânı sağlar. Her ardışık
tabaka, kullanıcılara problemi anlamayı ve problemin çözümü için uygulanacak adımları belirlemeyi
sağlayan ek detaylar, görüntüler ve açılar sunar. (Şekil 2’ye Bakınız)
Üç Katman
Gözlemleme
Analiz
Grafiksel Ayrılmış Veriler
grafikler, semboller, çizelgeler
Özetlenmiş Boyutsal Veriler
boyutlar, hiyerarşiler, “kesit/zar (slice/dice)”
Eylem
Detaylı,
İşlemsel
Veriler
DW sorguları, işlemsel raporlar
Şekil 2: Bir performans yönetim sistemi üç veri tabakasına erişim sağlar.
3. Üç Tür: Dashboard ve scorecardlarla ilgili bilinmesi gereken son şey üç büyük türü olduğudur:
işlemsel, taktiksel ve stratejik olanları. Her tür yukarıda belirtilen üç uygulamayı ve üç katmanı biraz farklı
bir biçimde uygular.
• İşlemsel dashboardlar merkezi işlemsel süreçleri takip eder ve genellikle daha gerçek zamanlı
veriler gösterirler. İşlemsel dashboardlar analiz ve yönetimden çok görüntülemeye önem
verirler.
• Taktiksel dashboardlar departmansal süreçleri ve projeleri takip ederler ve görüntüleme ve
yönetimden çok analize önem verirler. Genellikle portallar kullanılarak uygulanırlar ve verilerin
periyodik olarak yüklendiği veri marketleri (data marts) ile veri ambarlarında çalışırlar
• Stratejik dashboardlar (veya scorecardlar)birleşik strateji hedeflerinin yürürlüğünü organizasyonun
her seviyesinde gözlemlerler ve analiz ile gözlemeden çok yönetime önem verirler. Strateji
dashboardlar sıklıkla Balanced Scorecard metodolojisi kullanılarak uygulanırlar buna da kısaca
“scorecardlar” denir.
Dalganın önünde durabilme: Bir organizasyon, önceden yukarıda belirtilen ve her biri farklı işletme
problemine ve işlemsel alana odaklanan her bir çeşit dashboardun çoklu versiyonuna sahip olabilmeli hatta
olmalıdır. İdeal olarak bu dashboardların hepsi tek bir veri altyapısı ve uygulama platformunun üzerine kurulur.
Bu uygulamada amaç bütün kuruluşa tutarlı performans bilgileri sağlamaktır.
Gerçekte az sayıda şirket dashboard uygulamalarının dalgası önünde durabilir. Bilgi siloları yaratmaktan
Kaçınmak için şirketler, bir kuruluş program ofisi (BI yeterlik merkezi) ve/ya bir yönetim programı
kullanarak bu çabaları koordine etmelidir. Aksi takdirde, bu çeşitli, entegre olmayan dashboardları
İş işten geçtikten sonra birleştirmeye zorlanacaklar, bu da çok zahmetli ve masraflıdır.
Az sayıda şirket
performans dashboardlarının
dalgası önünde durabilir.
“Üç üçler” ticari ürünleri değerlendirdiğiniz veya kendiniz kurduğunuz zaman, dashboard ve scorecardın anahtar
özelliklerini hatırlamak için basit bir yoldur.
www.tdwi.org
7
Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi
Dashboard ne DEĞİLDİR
Bazı okuyucular için “üç üçler” ile uyumlu dashboard ve scorecardlar çok özenli ve çok pahalı görünebilirler.
BT departmanlarını bu işe dâhil etmek ve yüzlerce ve binlerce dolar maliyetli ve tamamlanması aylar yıllar
sürecek bir sistem projesini başlatmak istemiyorlar. Çoğu, karar vermek için tarayacağı Excel elektronik
çizelgelerini ya da sayısız raporlarını değiştirmek için hızlı, basit ve ucuz bir şey istiyorlar. Onların istediği şey
benim “şipşak dashboard” dediğim şeydir.
Bu iyidir. Fakat dikkatli olun. Ödediğinizin hakkını alırsınız. Geçen iki senede, birçok yeni ve mevcut
satıcı departmansal dashboard veya scorecardları birkaç hafta veya birkaç günde cüzi miktara (50 bin
dolardan daha az) yerleştirebileceği sözünü veriyor. Favori Excel elektronik çizelgenizi grafiksel şunlar
bunlarla otomatikleştirecek, yeni birleşik sorgu teknolojisini kullanarak çoklu sistemlerinizden veri
çıkaracak ve çok panelli Web sayfaları veya birleşik raporlama araçları kullanarak bunu gösterecekler. Bu
şipşak dashboardlar görsel olarak çok çekici ve potansiyel olarak güçlü olabilirler, fakat böyle
durumlarda genellikle kısa dönemli kazançların karşılığı uzun dönemli kayıpla karşılanır.
Çoğu şipşak dashboard aşağıdaki günahları işlerler:
Çok düz mantık: Alta yatan verilerle etkileşimleri ve bu verilerde derinlemesine araştırma için sınırlı
bir yetenekleri vardır. İşlem seviyesi detayında ya da problemin kökünde yatan sorunu bulmak için
boyutlarda derinlemesine araştırma yapamıyorsanız, dashboard veya scorecardınız sadece sizi bir
problemin var olduğundan haberdar etmeye yarayacaktır. Problemin kaynağını belirlemenize ve onu
nasıl çözeceğinize yardım etmeyecektir.
Çok el işi: Birçok dashboard ve scorecard demo halleriyle kullanılırlar ve bunlar mükemmeldir, fakat
bunların düzenlemek veya değiştirmek yüksek uzmanlık ve zaman isteyen bir iştir. En iyi sistemler
kullanıcılara metrikleri, hedefleri, eşikleri, uyarıları, çizelgeleri, taslakları vs. geliştirici müdahalesi olmadan
ekleme ve düzenlemeye izin verir. Aynı zamanda otomatik olarak büyük veri hacimlerini çeşitli kaynak
sistemlerden (sadece yerel dosyalardan değil) yakalamayı sağlarken gerektiğinde manüel veri girişine izin
verir. Son olarak, hakiki performans yönetim sistemleri merkezi yönetim güvenliği, erişim, sürüm
güncelleme, öte veri (meta data), kullanım gözetimi vs. için idari araçlar sunar. Kısacası, dashboard ve
scorecardlar önemli hedef gerekliliklerini destekleyecek şekilde ölçeklendirilmelidir.
Çok soyutlanmış: Şipşak dashboardların büyük bir problemi acele işletme ihtiyaçlarını
karşılayabilirken organizasyonunun, birimler, ürünler, müşteriler vs. arası tek, tutarlı bir bilgi görünümü
sağlama yeteneğini göz ardı etmesidir. Şipşak dashboard her zaman bir bilgi silosudur. En sonunda
işletme görüntüsünü korumak ve gereksiz işlemleri silmek için diğer performans dashboardları veya
analitik sistemleriyle entegre olmaları ya da birleşmeleri gerekecektir.
Çok yanlış: Şipşak bir dashboard ne zaman çoklu sistemden bilgi gösterse, ya da daha da kötüsü bu bilgiyi
tek bir tablo ya da çizelgede birleştirse, yanlış, eksik ve tutarsız bilgi verme ihtimali yüksektir. Çoklu
sistemlerden veri aktarma, kaynak verileri ve sistemleri analiz edecek ve performans dashboard
kullanıcılarının niyetini ortaya koyacak bir doğru bir SQL kodu yaratacak hem işletme hem de BT
dünyasından uzmanları gerektirir. Şipşak dashboardlar adımları otomatikleştirdiklerini iddia edebilirler, fakat
görevi küçümsemeyin ya da teknolojinin bunu bu kadar kolay çözebileceğini sanmayın.
Çok iyi: Birçok dashboard görsel olarak çekici özünde algısal olarak etkisiz görüntüler kullanırlar. Üç
boyutlu görünümü dikkat edin, krom kaplı şunlar bunları unutmayın, gürültü yapan ve hareket eden
görüntüler de cabası. Dashboard doğru ve saf karar vermek için gerekli veri boyutlarını göstermek
zorundadır. Ekran mülkü kullanıcıyı rahat ettirecek bir biçimde ayarlanmalıdır.
8
www.tdwi.org
Dashboard ve Scorecardlar Nasıl Kurulur?
Dashboard ve Scorecard arasındaki Farklar
Bazı insanlar dashboard ve scorecardı aynı anlama gelecek şekilde kullanırken bazıları da performans ölçümü
için kullanılan farklı türde analitik uygulamalar olarak kullanıyorlar. Benim tanımımda dashboard ve scorecardlar
hızlı biçimde kritik performans bilgilerini aktaran, performans yönetim sistemindeki farklı türde görsel görüntü mekanizmalarıdır.
Başka bir değişle bunlar sistemin kendisi değil, görüntüleme uygulamalarıdır!
İyi bir performans yönetim sistemi, bir dashboard veya scorecard ara yüzü verebilmelidir, çünkü ikisi aynı
şeyi yapmaktadır: anahtar performans göstergelerinin durum ve trendlerini göstermek. Öncelikli fark,
dashboardlar işlemsel süreçlerin performansını gözlemleme eğiliminde iken, scorecardlar taktiksel ve
stratejik amaçların ilerlemesini çizelgeleme eğilimindedir. Dashboardlar, çizelge ve tabloları şartlı
biçimlerde gösterirken, scorecardlar anahtar metriklerin durum ve trendlerini temsil etmek için grafiksel
sembol ve ikonlar kullanırlar(Şekil 3’e bakınız)
Dashboard vs Scorecard
Dashboard
Amaç
Kullanıcı
Güncellemeler
Veri
Üst Seviyede Gösterme
Performansı ölçer
Müdür, personel
Gerçek zaman, doğru zaman
Scorecard
Çizelge İlerlemesi
Yönetici, müdür, personel
Periyodik şipşaklar
Olaylar
Çizelgeler ve Tablolar
Özetler
Sembol ve İkonlar
Şekil 3: Dashboardlar ve scorecardlar görsel gösterme mekanizmalarıdır-bir performans dashboardunda gözlemleme katmanıdır.
İyi bir performans dashboardu iki gösterme şeklini de destekleyebilmelidir.
Dashboard ve Scorecardlar nasıl kurulur?
Dashboard ve scorecard kurmanın birçok yolu vardır. İşletme ihtiyacını karşılamak için çoklu
sistemlerden veri çıkarması ve birleştirmesi gerektiren ehliyetli bilişim sistemleri olduklarından, teknik
mimari, işletmeye gerekli işlevselliği sunabilecek şekilde tasarlanmalıdır.
İş Mimarisi: Bir performans yönetim sistemi organizasyonun iş mimarisiyle aynı çizgide olmalıdır. Bu da paydaşlardan(yatırımcı,
Yönetim kurulu, yöneticiler, çalışanlar) stratejiden (misyon, amaç, hedef, çizgi, vizyon, değer) ve taktikleri
ile kaynaklarından (insan, teknoloji, sermaye, proje) oluşmaktadır. (Şekil 4’e bakınız.)
Bir iş mimarisi, iş semantiği ve metriklere dayanır. Semantik organizasyonun terimler, kurallar ve yardımcı verilerini
oluşturan kelimelerdir, bunlar performansla ilgili iletişimin nasıl yapıldığını kontrol eder.
Metrikler ise organizasyonun stratejisini, organizasyonun hedeflerle olan denkliğini izlemesini sağlayan
ölçümlere çevirir.
Metrikler vs KPI’lar: Metrikler sıklıkla anahtar performans göstergeleri (KPI-Key Performans Indicators)
olarak anılırlar. Dashboard ve scorecardlar neredeyse tamamen KPI’lardan oluşurlar. Bu KPI’lar her
bireyin organizasyondaki rolü ve seviyesine göre ayrılmış birleşik stratejiyi bir bütün haline getirir. (en
azından amacı budur.)
www.tdwi.org
9
Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi
KPI performans
hedeflerini içine katan bir metriktir
KPI performans hedeflerini içine katan bir metriktir. Böylece organizasyonlar ilerlemeyi hedeflerine göre
çizelgeleyebilirler. Hedefler arzulanan son durumları (mesela, yıl sonundaki gelir) ile son durum
hedeflerine ulaştıracak kısa dönemli hedefler (mesela son amacı etkileyen aylık gelir hedefleri) Çoğu KPI’nın ya
minimum ve maksimum hedefleri ya da kısa dönemli ya da son durum amaçları için kabul edilebilir performans
aralıkları tanımlayan “eşikleri” vardır. Performans eşiği aştığı zaman, performans dashboardları durumdaki
değişmeyi şartlı biçimleme (mesela ışıklar renk değiştirir.) ya da uyarı göndererek gösterirler.
Performans Yönetim Sisteminin Mimarisi
Paydaşlar
Strateji
Taktikler
Semantik
Metrikler
Yatırımcı
Kurul
İşgücü
SWOT
Misyon
Hedefler
Bilgi
Finansal varlıklar
Terimler
Tanımlar
Müşteri
Sağlayıcılar
Vizyon
Planlar
Süreç
Teknoloji
İnsanlar
Kurallar
Yardımcı Veri Eğitim
Düzenleyiciler
Strateji haritası
Projeler
İdare
Yönetme
Gecikme
Tanılama
Görünümler
Dashboard
BI Portal
Scorecard
Uygulamalar
Görüntüleme
Analiz
Veri Depoları
Entegrasyon
Veri Depoları
ODS, In-memory cache
Custom API
Mirasi Sistemler
Veri Ambarı
EAI
Paket Uyg.lar
Yönetim
Data mart
ETL
Web sayfaları
Raporlar
Belgeler
EII
Dosyalar
Manüel
Anketler
Metin
Performans Dashboardu
Şekil 4:Performans Dashboardlarından: İşletmenizi Ölçme, Görüntüleme ve Yönetme (Measuring, Monitoring, and
Managing Your Business yazar: Wayne Eckerson, (John Wiley & Sons) 2005.
Teknik Mimari: Bir performans yönetim sistemi kurarken, tasarımcılar mimarinin her seviyesinde işletme
ihtiyaçlarına en iyi uyacak farklı bileşenleri seçmelidirler. Mesela, strateji dashboardları veri ve belgeleri, sık sık
Excel dosyaları, Web sayfaları ve paket uygulamalarla otomatik veya elle güncellenen bir veri marketinde
(data mart) toplayan scorecard ara yüzü kullanırlar.
10
www.tdwi.org
Performans Dashboard Trendleri
İşlemsel dashboardlar ise mirasi veya diğer işlem sistemlerinden veri çekmek için isteye uyarlanmış
API’LAR, ETL, EII ve kaşeleme teknolojileri kullanırlar.
İş ve Teknik Mimarileri Birbirine bağlama: İş ve teknik mimarileri birbirine bağlamanın anahtarı
Metrikler, performans
dashboardların iş ve teknik
İş stratejisini ve performansı doğru yansıtan ve ölçen metriklerdir. İyi tasarlanmış metrikler organizasyonu
Birleşik stratejide belirlenen yere taşıyacaktır. Ama kötü tasarlanmış metrikler organizasyonun yanlış tarafa
bölümlerini birbirine
doğru ilerlemesini hızlandıracaktır! Bu yüzden metrikler dashboard ve scorecardların iş ve teknik elemanlarını bağlayan kilit noktalardır.
birbirine bağlayan kilit noktalarıdır. Bu raporun ilerleyen bölümlerinde performans metrikleri tasarlamadaki en
yöntemleri anlatacağız.
Performans Dashboard Trendleri
Faydaları görünce yönetici ve müdürlerin dashboard ve scorecard yerleştirmek için birbiriyle yarıştığını görmek
Pek şaşırtıcı değildir. Direct Energy müşteri bilgi yönetimi direktörü Ripley Maddock, “Dashboardların
havasında bir şey var” diyor ve ekliyor: “İnsanlar dashboard kurup kurmamaları gerektiğini düşünmüyor;
nasıl görüneceğini merak ediyorlar”
Durumu: 2005 yılında TDWI Development Techniques for Creating Analytic Applications (Analitik Uygulama Yaratmak için Gelişme Teknikleri) adlı
bir rapor yayınladı. Bu rapor dashboard ve scorecard yerleştirmesini inceliyordu.
(İngilizce metin için bakınız: www.tdwi.org/Research/ ReportSeries) Bu çalışma ortaya çıkarmıştır ki
anketi cevaplayan 473 kişiden %31’i dashboard veya scorecardı öncelikli analitik uygulama olarak
kullandıklarını, %28’lik bir bölümde dashboard veya scorecardları organizasyonlarının başka bir yerinde
kullandıklarını söylemişlerdir. %24’lük başka bir bölümde bunlardan birini kurma aşamasında
olduklarını söylediler. Başka bir deyişle neredeyse organizasyonların dörtte üçü(%74) ya dashboard veya
scorecard kurmuş ya da kurma aşamasında.
Kapsam: Yakın zamanda yaptığımız çalışma, performans yönetim sistemi yerleştiren organizasyonların
çoğunun bunu kuruluş bazında (scorecardların dashboardlardan biraz daha fazla kuruluş odağı var)
yaptıklarını göstermektedir. 1 (Şekil 5’e bakınız.) Ortalama olarak organizasyonlar departmanlarının
5.4’üne dashboard, 5.8’ine ise scorecard yerleştiriyorlar.
Performans Dashboard Kapsamı
52%
Dashboard
25%
62%
Scorecard
Kuruluş çapında
Bölüm çapında
14%
18%
Departman çapında
Departman sınırında
5% 4%
15%
4%
1%
Bireysel
Şekil 5: Şekil 6: anketi cevaplayan 299 kişiden dashboard veya scorecard kurmuş ya da kuracak olanlara dayalı olarak
hazırlanmıştır
İş Fonksiyonları: Dashboard veya scorecard alması en muhtemel departman işletimlerdir. Bu şaşırtıcı
değildir çünkü rekabet ve yeni düzenlemelerle yoğrulan organizasyonlar iş aktivitelerinde daha fazla şeffaflık
arıyorlar. İşletimlerden sonra, organizasyonlar finans, satış ve pazarlama alanlarına performans yönetim
sistemleri yerleştirme eğilimindeler. T (Şekil 6’ya bakınız.)
11
1 Bu araştırma şu tanımı kullanmıştır: Kuruluş çapında (Enterprisewide): Organizasyondaki bütün veya çoğu bölüm ile departmanlar; Bölüm çapında
(Divisionwide): Bir bölümdeki ya da organizasyonun bir bölgesindeki bütün veya çoğu departmanlar; Departman çapında
(Departmentwide): Kuruluş bazındaki bir departman; Departman sınırında (Department-limited): Bir bölüm veya bölgedeki
tek bir departman; Bireysel (Individual): Az sayıda yönetici ve müdür.
www.tdwi.org
Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi
İş Alanları
İşletimler
Satış
Dashboard
Finans
Scorecard
Müşteri (ör: pazarlama)
Hizmet ve destek
İnsan Kaynakları
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Yüzdelik Oran
Şekil 6: anketi cevaplayan 299 kişiden dashboard veya scorecard kurmuş ya da kuracak olanlara dayalı olarak hazırlanmıştır.
İkili Yerleştirme: Departmanlar arasındaki yerleştirme oranlarının benzerliğine baktığımızda anketimizi
cevaplayanların çoğunluğunun genellikle aynı uygulama içinde hem dashboard hem de scorecard
yerleştirdiklerini görmek pek şaşırtıcı değildir. (Şekil 7’ye Bakınız) Mesela, bir hükümet ajansı birkaç yıl
önce 1,500 çalışanı için hem dashboard hem de scorecard görüntüsünü destekleyen ticari bir yazılım
almıştı. Uygulama şimdilerde 60 scorecard ve sayısız dashboardu destekliyor. Bunların ikisi de dokuz
yıllık tarihsel veri üzerinde çalışıyor.
Ajansın bilişim direktörü ,“Scorecardlarımızın üst seviye görüntüsü performansı yeşil, kırmızı ve sarı
sembollerle gösterirken, dashboardlarımız kullanıcılarımızın merkezlerinin içeriğini ayırıp kesebildikleri
analiz tabakasından başlıyorlar” diyor ve ekliyor: “Scorecardlarımızdan farklı olarak, kullanıcılar dört
panelli dashboardların layoutlarını, görüntülemek istedikleri metrikleri ve bunları görüntüleme biçimlerini
(çizelge, tablo vb. türü) seçerek özelleştirebilirler. Dashboardları scorecardlardan farklı kılan birçok
metrik vardır. Bunların ölçülmeleri de önemlidir.”
Grubunuz Hem Bir Dashboard hem de Bir Scorecard Destekliyor mu?
Dashboard
Scorecard
34%
17%
50%
Evet, aynı uygulamada
49%
23%
Evet, farklı uygulamada
26%
Hayır. Şimdilik sadece ikisinden biri
Şekil 7: Cevap veren 299 kişiden dashboard veya scorecard kurmuş ya da kuracak olan 199’unun cevaplarına dayanmaktadır.
Projeleri Başlatma ve Fon Sağlama: Birçok performans dashboard projeleri, özellikli de scorecardlar,
organizasyon veya departmanını kitabına göre yönetme vizyonuna sahip dinamik iş liderleri tarafından başlatılır
ve yönlendirilir. Verilerimiz gösteriyor ki dashboard ve scorecardlar çoğunlukla iş güdümlüdürler. (Şekil 8’e
bakınız.)
Önceden bahsettiğimiz hükümet ajansının direktörü, “Şanslıydık çünkü kişisel olarak işin içinde olmak
isteyen ve tedbirli olan bir liderimiz vardı. Yönetici liderlerle alan dışı oturumlar (offsite sessions) organize
etti. Bu oturumlarda ajans hedef ile amaçlarını ve bunları ölçmenin yollarını belirlediler. ” dedi
12
www.tdwi.org
Performans Dashboard Trendleri
Projeyi Kim Yönetti?
64%
Dashboard
Scorecard
69%
30%
6%
24%
8%
İşletme
BT
Diğer
Şekil 8: Cevap veren 299 kişiden dashboard veya scorecard kurmuş ya da kuracak olan 199’unun cevaplarına dayanmaktadır.
Performans Dashboardlarının Önyüklemesi: Çoğu durumda performans yönetiminde özenli kimseler
vizyonu gerçeğe (hızlı bir şekilde!) dönüştürmek için program müdürlerini yetkilendirirler. Program müdürleri
genellikle başlangıçta pek fazla para almazlar. Bunun yerine iki üç ay içinde ilk çözümleri sunmak için
geliştirici ve donanım kaynağı dilenir, ödünç alır veya çalarlar. Son zamanlara kadar çözümlerin çoğu ev
yapımıydı, fakat bir sürü ucuz dashboard projesinin (toplam lisans masrafları $50,000’ın altında) olması
bu durumu değiştirecektir.
Çözüm ümit verici bir noktaya geldiği anda, yöneticiler genellikle ayak bağı olan bu uygulamayı daha
sürekli bir çözüme dönüştürmek için fon konusunu görüşmeye başlarlar. Bunu da projeye tam zamanlı
gelişim personeli tahsis ederek ve yazılım ve donanımları alarak yaparlar. Fakat günümüzde bu şipşak
projelerin yeniden tasarlanmaları ve daha güçlü bir veri altyapısı üzerine konması gerekmektedir ki bu
da büyük masraf demektir.
Yani scorecardın hikâyesi şöyledir: “Önce değer sun, sonra biz sana parasını veririz ve sonunda uygun
bir altyapı yaratmana izin vereceğiz.” Bir program müdürünün söylediği gibi, “BT ‘nin bir şey sunması
için üç yıl bekleyemeyiz. Pazar piyasasında Hız benim sloganımdır.”
Müdürler performans dashboard
projesini hayata geçirmek için
dilenir, borç alır veya
çalarlar.
“Bir şey sunmak için üç yıl
bekleyemem.
piyasasında Hız
Pazar
benim
sloganımdır.”
Kullanıcılar: Ortalama olarak, dashboardlar 315 kullanıcı, scorecardlar 493 kullanıcı destekler. Buna
rağmen dashboard ve scorecardların %72’sinin 100’den az kullanıcısı vardır. (Şekil 9’a bakınız) Bunun
anlamı çoğu performans dashboardu küçük kullanıcı tabanı sağlarken uygulamalarının azınlığı oldukça
büyük sayıda kullanıcıyı destekler.
Bu yerleştirme yılları ve kullanıcı sayısıyla doğrudan bir ilişki kurmadır. Çünkü bir deparmanın
dashboardu olduğu anda bütün diğer departmandaki yöneticilerde bir tane isterler.
Performans dashboardları oldukça bulaşıcıdır. Hangi müdür anahtar iş süreçlerinin durumuyla ek
verileri bir tık kadar uzağında olan basit bir grafik ara yüzünde istemez ki?
Kullanıcı Sayısı
100 Kullanıcıdan az
Dashboard
(ortalama315)
2%
23%
17%
Scorecard
(ortalama 493)
15%
15%
22%
17%
17%
13%
100 Kullanıcıdan fazla
12%
10%
16%
18%
3%
0
1-10
10-25
25-50
50-100
100-250
250+
Şekil 9: Cevap veren 299 kişiden dashboard veya scorecard kurmuş ya da kuracak olan 199’unun cevaplarına dayanmaktadır.
www.tdwi.org
13
Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi
Kullanıcı Çeşitleri: Departman müdürleri dashboard ve scorecardların en büyük kullanıcılarıdır, onların
hemen ardından üst düzey yöneticiler gelir. (Şekil 10’a bakınız) Durum böyle iken birleşik yöneticiler
genellikle, isteye bağlı veri sunmaya az çok odaklanmış finans analistlerinden hizmet alırlar, orta seviye
müdürler ise geçici elektronik çizelge raporlarına veri girerek kendi başlarının çaresine bakarlar. Bu
yüzden, orta seviye müdürler performans dashboard girişimi için desteğin canlanabileceği en iyi yerdir.
Kullanıcılar gerekliliklerine bağlı olarak çoklu metotlarla dashboardlara erişebilmelidirler. Çoğunluk internet
üzerinden erişim talep edecektir, bazıları da seyahat ederken yanlarında taşıyabileceği (Excel veya PDF) çevrimdışı
ya da kablosuz versiyonlar talep edecektir.
Kullanıcı Çeşitleri
Departman direktörleri/müdürleri
Üst düzey yöneticiler
Bölümsel ya da LOB yöneticiler
Dashboard
Bilgi çalışanları/analistler
Denetmenler
Scorecard
Öncephe Çalışanları
Müşteriler
Sağlayıcılar
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
Yüzdelik Oran
Şekil 10: Cevap veren 299 kişiden dashboard veya scorecard kurmuş ya da kuracak olan 199’unun cevaplarına dayanmaktadır.
Yerleştirme Süresi: Şirketler performans dashboardları yerleştirmeye karar verdiklerinde çoğu zamanını
boşa harcamak istemez. Ortalama olarak performans dashboard yerleştirmelerinin üçte biri haftalar içinde
biterken daha yüksek oranlar aylar hatta daha uzun süreler bile alır. (Şekil 11’e bakınız)
Hızlı yerleştirmeler hangi ölçümlerin performans dashboarduna gireceği üzerine uzlaşı olduğu zaman
gerçekleşir. Çoğu endüstri ve şirketin performans dashboard yerleştirmelerinde tekrar kullandığı standart
ölçümler kümesi hali hazırda vardır. (Doğru ölçümlere sahip olup olmadıkları bir muammadır. Bunu
gelecek bölümde tartışacağız.)
Yerleştirme Süresi
Dashboard
4% 8%
25%
Scorecard
4% 5%
20%
Birçok Saat
Birçok Gün
44%
10%
48%
Birçok Hafta
Birçok Ay
10%
Birçok mevsim
9%
13%
Bir yıl ve daha üstü
Şekil 10: Cevap veren 299 kişiden dashboard veya scorecard kurmuş ya da kuracak olan 199’unun cevaplarına dayanmaktadır.
Bir iş Zekâsı Ortamını Yükletme: Hızlı yerleştirmeler şirketlerin hali hazırda kurulu iş zekâsı ortamları
ve veri yönetim altyapıları olduğunda da mümkündür. Bu elemanlar her zaman çerçevesinde her detay
seviyesinde bilgi yakalama ve sunma için gereken zamanı azaltacaktır.
14
www.tdwi.org
Performans Dashboard Trendleri
Bull Moose Tube (Chesterfield MO’da bir çelik üreticisi) İş Zekâsı Direktörü Thomas Tomlinson “Dashboardlarımız, mevcut iş zekâsı
araçlarımızı kullanan veri ambarımızın başka bir veri görüntüsüdür.
Kullanıcılar, ihtiyaç duydukları grafik görüntülerini, alta yatan detaylı verilere ve gerek gördükleri raporlara
ön tanımlı ayrıntı(drill) alanlarını alırlar. Mevcut BI ortamlarımızın üst seviyelerinde dashboard desteklemenin
artan fiyatlarından kaçınmak mümkündür.” diyor.
Yeni Metrikler Yaratmanın Zorluğu: Hızlı yerleştirmenin önündeki engel genellikle teknoloji değildir.
Problemler genellikle işletme daha önce hiç ölçümlemediği (bireysel veya grup performansları, granüller işlemsel
süreçler veya değer zincirleri) şeyleri ölçümlemek istediği zaman ortaya çıkıyor. Yeni ölçümler kümesiyle
çıkagelmek aylar yıllar alabilir. Mesela, müşteri memnuniyetini nasıl ölçüyorsunuz? Müşteri sadakati?
Peki ya pazarlama şirketlerinin ROI’sı?
“Mevcut BI ortamlarımızın üst
seviyelerinde dashboard
desteklemenin
artan fiyatlarından kaçınmak
mümkündür.”
Yeni ölçümler yaratma süreci sıklıkla organizasyonsal hedefleri ve stratejileri yeniden yeni bir havayla
değerlendirmek için katılımcılar gerektirir. Bu da Pandora’nın Kutusunu açtıran stratejik planlama
tartışmalarını doğurur. Kendiliğinden gidiyor: Organizasyonların hali hazırda açık bir misyonları,
vizyonları, uzun veya kısa vadeli hedefleri varsa ölçümleri tanımlamak kolaylaşacaktır. Birleşik strateji
nasıl ölçüm yapılacağını değil de neyin ölçüleceğini söylemede açık bir rehberlik sunar.
Metrik Türleri: Balanced Scorecard metodolojisi, şirketlerin performanslarını arttırmak ve uzun dönemli
hedeflerini gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğu ölçüm çeşitleri üzerine harika öneriler sunar: sağlıklı
finansal veya finans dışı ölçümler, öncü ya da gecikme göstergeleri, mevcut veya yeni metrikler, strateji
ve diyagnostik2 metrikler. (Şekil 12’ye bakınız)
Metrik Türleri
Finansal
Gecikme Göstergeleri
Dashboard
Boşluktan (Scratch)Yaratılan
Scorecard
Elle Güncellenen
Amaca Uyarlanmış
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Yüzdelik Oran
Şekil 12: Metriklerinin yüzde kaçının listelenen özelliklere sahip olduğu sorulduğunda “çoğu” ya da “tamamı” diyenlerin yüzdelik oranını yansıtmaktadır.
299 katılımcının 199’unun cevapları temel alınmıştır.
Metrik Yaratma Süresi: Var olan metriklerinizi (ve belki de onların görsel görüntülerini) yeni bir departmana
ya da aktiviteye uyarlıyorsanız, metrik yaratmak kolaydır. Bu duruma göre bazı uzmanlar 10 metrik yaratmanın Boşluklardan(Scratch)
üç gün süreceğini iddia ediyorlar.
metrik yaratmak
zaman alabilir.
Ama tamamen boşluktan yeni metrikler yaratmak zaman alabilir. Doğası gereği daha stratejik olan scorecardlar,
kurulu süreçleri ölçme eğilimindeki dashboardlardan yeni iş alanlarında daha eşsiz metrikler yaratma
eğilimindeler. Bu scorecardların gelişme zamanlarının dashboardlarınkinden neden daha çok olduğunu
açıklıyor. (Şekil 13’e bakınız)
Performans dashboard altyapısı bu adımların çoğunu hızlandırabilir, fakat şipşak dashboardlar (kurulu ya
da satın alınmış) karmaşık metriklerin yaratılmasını destekleyen analitik beygir gücüne veya veri yönetim
çerçevesine sahip olmayabilirler.
2 Diyagnostik metrikler bir strateji hedefini veya girişimini ölçmez veya yansıtmazlar, ama bilme için önemlidirler: Mesela geçen ayın en iyi 10 müşterisi bir örnektir.
Diyagnostik metrikler kullanıcılara problemleri nasıl çözeceklerini anlamalarında yardımcı olur.
www.tdwi.org
15
Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi
Metrik Yaratma Süresi3
Dashboard
15%
Scorecard
16%
37%
35%
26%
8%
41%
5%
14%
3%
Birçok Saat
Birçok Gün
Birçok Hafta
Birçok Ay
Uygulamamış
Şekil 13: 299 katılımcının 199’unun cevapları temel alınmıştır.
Organizasyonsal Seviyeler: Metrik yaratmanın göz ardı edilen bir yönü uygulandıkları organizasyonsal
seviyeleri belirlemedir. İdeal olarak metrikler organizasyonun tepesinden dibe doğru akarlarken veri dipten
tepe çıkar. Çalışmamıza göre, dashboard ve scorecardlar veriyi yaklaşık olarak dört departmansal seviyeden
yukarı taşırlar. Dashboardlar 3.8 seviye, scorecardlar 4.1 seviye ortalamayla taşırlar.
Metrikler aşağı akar
veriler tepeye
çıkar.
Satış gelirleri gibi bazı metrikler oldukça düz mantıktır. CEO bütün organizasyondaki satışları görüntüleyebilirken
daha alt seviyedeki müdürler ve bireyler işletme üniteleri, departmanlar ve iş gruplarındaki satış gelirlerini
görürler. Tüm olarak yerleştirilen tek bir metrik organizasyonların detaylı veriyi toplamasını, ayrıntılı
bir organizasyonla performans görüntüsünü sağlar ve özet verilerden detaylı verilere kadar ayrıntı
(drill) alanları yaratmaya olanak verir. Bu da evhamlı yöneticilerin arzuladığı ve regülatörlerin
gerektirdiği görünürlük ve şeffaflığı sağlar!
Başka durumlarda, müşteri memnuniyetini artırma amaçlı birleşik bir metrik, birleşik metriği olumlu etkileyecek her biri
özgün ölçümüyle farklı girişimler ve süreçler yaratmak için organizasyonun her seviyesi gerekebilir. Burada daha düşük
seviyeli metrikler daha üst seviyeli metrikleri dolaylı olarak etkileyebilir, veriler de bir seviyeden diğerine çıkarılamayabilir.
Bir strateji haritası yöneticilere farklı şeyleri ölçtüklerinde bile hedefleri ve alta yatan metriklerini bağdaştırmada
yardım eder.
Uyarılar: Bir dashboard veya scorecard uyarı verdiğinde kullanıcıların çoğunluğu ne yapacaklarını
belirlemek için uygulamanın ayrıntılarına dalarlar. Bunların dörtte birlik ve üçte birlik bölümü Excel’e
taşırlar, öntanımlı bir rapor veya analitik aracı (OPAL aracı) açarlar ya da bir iş analistine başvurular.
(Şekil 14’e bakınız.)
Bull Moose Tube’tan Tomlinson şöyle diyor: “Yöneticilerimiz problemi çözecek birini aramdan önce bir
veya iki seviye aşağı inerken müdürlerimiz birini aramadan önce üç veya dört seviye inerler.”
Uyarıya Karşılık Kullanıcı Tepkileri
Aşağı İnme
Excel’e Geçiş
Analitik Araç açma
Dashboard
Öntanımlı rapor açma
Scorecard
İş uzmanını arama
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Yüzdelik Oran
Şekil 14: 299 katılımcının 199’unun cevapları temel alınmıştır.
16
www.tdwi.org
3 Çalışmamız yeni metrik yaratma adımlarını aşağıdaki şekilde belirlemiştir: (1) Kullanıcı ihtiyaçlarını toplama (2)Kaynak veriyi tanımlama; (3)
Modelleme, haritalama ve gerekli veriyi yükleme; (4) hesaplamaları uygulama (veri modelinde ele alınmamışsa); (5)metrikleri gösteren
görüntüleri(çizelge, tablo, sembol); (6) test etme; (7) alıştırma ve (8) yerleştirme.
Performans Dashboard Trendleri
Görsel Elemanlar: Dashboard ve scorecardlar, kullanıcıların bir bakışta performansı anlamasını
sağlayan görsel ikonları, çizelgeleri, tabloları ve uyarıları içeren çok çeşitli görsel gösterme(visual
display) elemanları vardır. (Şekil 15’ bakınız)
Görsel Elemanlar
Çizelgeler
Görsel İkonlar (ölçü, ışık vb.)
Dashboard
Tablolar
Uyarılar
Scorecard
Haritalar
Belgeler
Açıklama Notu
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
Yüzdelik Oran
Şekil 15: 299 katılımcının 199’unun cevapları temel alınmıştır.
BNSF Demiryolu Şirketi: BNSF Demiryolu Şirketi, dört yıl önce üst düzey yöneticisinin isteğiyle birleşik
dashboard yerleştirdi. Şirketteki iş zekâsı takım lideri Janet Perry’e göre yöneticinin isteği işletmenin her
bölümünün planlarla performans görüntüsü ilişkisini günlük olarak görmekti.
Dashboardlar, performans şirketteki her iş kolunu temsil eden renkli blok serileri halinde grafiksel
olarak görüntüleyen “günlük performans haritası” sunarlar. Blokun büyüklüğü işlemsel katkıyı
(lokomotif hızı), renkleri de performans plan denkliğini temsil eder. Dashboard performansın birçok
seviyesinin planla denkliğini temsil eden parlak kırmızı ile parlak yeşil arası değişen 10 renk derinliği
gösterir. Perry, “Bir müdür parlak kırmızı bir blok görürse, bir av köpeği gibi üzerine atılır” diyor.
“Bir müdür parlak kırmızı bir blok
görürse, bir av köpeği gibi üzerine
atılır.”
Kullanıcılar sayısal verileri görmek için fareyi blokun üstüne getirebilir, üstünü tıkladığında da belirli
alanların üzerinde daha fazla ayrıntıya inebilirler. Her ayrıntı (drill) işletmenin daha özel bir
bölümündeki aynı girişim blok diyagramlarını gösterir. Alta yatan OLAP veritabanı sayesinde
kullanıcılar grafiksel görüntüleri çeşitli boyut ve hiyerarşilerde bölüp ayırabilirler. En düşük detay
seviyesinde, kullanıcılar bireysel nesnelerin veya işlemlerin elektronik çizelge görüntülerine ulaşmak
için şirketin kuruluş veri ambarına derinlemesine inerler.
Birleşik dashboard kullanımını üst düzey yöneticiler başlatsa da yöneticiler neredeyse her gün
güncellenen birleşik dashboardtaki bilgilere dayalı daha detaylı sorular sormaya başladığından beri
dashboard daha düşük seviyeli müdürler için olmazsa olmaz bir araca dönüştü. “Birleşik dashboard
bilgi kültürümüzü değiştiriyor. Dashboardun açık olup olmadığını ve saat tam 07.00’da çalışmaya
başlayıp başlamadığını işletme kullanıcılarımızdan duyuyoruz.”
Veri Kaynakları: Görsel görüntülerinin yanında dashboard ve scorecardlar işletme kullanıcılarına hitap
ediyorlar çünkü farklı kaynaklardaki verileri bir araya getiriyor ve kolay anlaşılan tek bir ekranda tutarlı
görüntülerini sunuyorlar. Ortalama olarak, dashboard ve scorecardlar sekiz kaynaktan veri aktarırlar.
Bunu listenin başındaki ilişkisel veritabanı (sırasıyla%84 ve % 87), onun çok ardından ana çatılar (%37,
%44), Excel elektronik çizelgesi (%41, %47) ve paket uygulamalar izliyor. (Şekil 16’ya bakınız.)
www.tdwi.org
17
Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi
Veri Kaynaklarının Sayısı ve Türü
İlişkisel veritabanları
Ana çatı
Dashboard
Excel
(Ortalama kaynak
sayısı = 7.8)
Paket uygulamalar
Raporlar
Scorecard
Belge sistemleri
(Ortalama kaynak
sayısı = 9.7)
Web hizmetleri
Web sayfaları
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
Yüzdelik Oran
Şekil 16: 299 katılımcının 199’unun cevapları temel alınmıştır.
Veri Miktarı: Ölçeklenebilir kaynak sayısına rağmen performans yönetim sistemlerince yönetilen veri miktarı oldukça
düşüktür, en azından veri ambarlarının ortalama büyüklüğü düşünüldüğünde. Performans dashboardlarının neredeyse
hepsi 50 GB’tan az veri, dörtte üçlük bir bölümden daha azı ise 250 GB’lık veri içerir. (Şekil 17’ye bakınız.)
Veri Miktarı
Dashboard
48%
15%
13%
Scorecard
50%
11%
17%
0 ile 50 GB
50 ile 100 GB
100 ile 250 GB
250 ile 500 GB
7%
8%
500 GB ile 1 TB
10%
8%
7%
8%
1 TB+
Şekil 17: 299 katılımcının 199’unun cevapları temel alınmıştır.
Organizasyonlar metriklerinin
yarısını günlük olarak
güncellerler, dörtte birlik bir
bölüm de günde bir defadan
çok güncelleme yaparlar.
.
18
www.tdwi.org
Veri Tazeliği: Çalışmamız göstermiştir ki organizasyonlar dashboard metriklerini scorecard metriklerinden daha sık
güncelliyorlar ama fark da çok fazla değil.
Ortalama olarak organizasyonlar dashboard metriklerinin neredeyse yarısını (%51) günlük olarak,
dörtte birlik (%27) bir bölüm günde birçok kez veya daha sık güncellerken scorecard metriklerinin
neredeyse üçte birini (%36) günlük, %21’lik bölümü ise daha sık güncelleme yapmaktadır. (Şekil
18’e bakınız.)
Performans Dashboard Trendleri
Veri Tazeliği
Gerçek Zamanlı
Saatlik
Günde birçok kez
Dashboard
Günlük
Scorecard
Haftalık
Aylık
Üç ayda bir
Yıllık
0
10
20
30
40
50
60
Yüzdelik Oran
Şekil 18: Yüzdelik oranlar farklı sıklıklarda güncellenen metrik sayılarını göstermektedir. 299 katılımcının 199’unun cevapları
temel alınmıştır.
Özet: Organizasyonların çoğunluğu, yönetim işlemlerini, finanslarını, satışları ya da pazarlama
fonksiyonlarını daha iyiye taşımak kuruluş bazında şu ya da bu çeşit bir dashboard veya scorecard
yerleştirmişlerdir. Çoğu şirket hem bir dashboard hem de bir scorecard sunmaktadır ve projeler BT’nin
yardımıyla şirketin iş kolu tarafından yönetilmektedir. En büyük kullanıcılar orta seviyeli müdürler ve onları
takip eden bölümsel yöneticilerdir.
Birçok dashboard ve scorecard başlangıçta çok masraflı olmaz çünkü işletme projeyi yeniden yüklüyor ve mevcut
iş zekâsı ortamının üstüne dashboard ve scorecard yetenekleri kuruyor. Dashboard ve scorecardlar
birçok hafta ya da onun altı bir zamanda yaratılan geniş bir metrik çeşidi içerir ve organizasyonda dört
seviyeye ayrılarak iner. Veri toplayan metrikler geniş bir kaynak yelpazesinden gelirler, ama toplam veri
hacimleri çok yüksek değildir. Çoğu metrik günlük olarak güncellenir.
www.tdwi.org
19
Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi
Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesindeki En İyi Yöntemler
Bu bölümdeki öğütlerin çoğu bütün BT projelerine uygulanabilir, bunun yanında bu bölümde
dashboard ve scorecard yerleştirmek için kilit tüyolar ve teknikler bulacaksınız.
1. Ödediğinizin Hakkını Alırsınız
Para harcamadan gerçek ve sürekli iş değerleri sunan dashboard ve scorecardları yerleştiremezsiniz.
Tabii daha önceden şirketiniz iş zekâsı ve veri yönetim altyapısı varsa durum değişir. İş zekâsı ve veri
yönetim altyapınızın doğru kullanıcıya doğru zamanda doğru bilgiyi verebilecek olması ve dashboard ve
scorecard için gerekli verilerin çoğunluğunun önceden modellenmiş ve yüklenmiş olması da
gerekmektedir. Ancak böyle bir durumda veri ambarı ve iş zekâsı araçlarını yerleştirmiş şirketler bir
adım önde olabilirler. Bunlar için çok fazla masraf gerekmez.
BT müdürü EVP’nin
dashboardunu yapmanın
400,000 dolara mal olduğunu
söylüyor.
Büyük bir üretim ve dağıtım şirketinin BT müdürü, takımı başkan yardımcısının müşteri hizmet işlemlerini
görüntülemesi için etkili (ama düşük teknolojide) bir dashboard yarattığında şirket içinde büyük bir dikkat çekti.
Sonunda, diğer işletme müdürleri Excel ve Access veritabanlarını dashboarda dönüştürmek için aynı BT
müdürüne yanaştılar.
Müdür şunları söyledi: “Onlara ne kadar mal olacağını söylediğimizde çok aldırışsız duruyorlardı.
Verileri temizlemek, entegre etmek ile modellemek ve doğru, zamanlı karar almalarını sağlayacak,
yeterli gerçek zamanlı ve detaylı veriler sunan kurşun geçirmez bir sistem sunmak için çok masraf
gerektiğini anlamadılar.” BT müdürü dashboardu kurmanın 400,000 $ dolara mal olduğunu ve dört
senedir hiçbir BT desteği olmadan çalıştığını söyledi. Tabii ki bugün ucuz performans
dashboardlarını yerleştirebilirsiniz hatta gerekli altyapıyı sağlamadan. Bazı veri entegrasyon
yetenekleri sunan 50,000 doların altına lisansını alabileceğiniz ticari ürünler var. Fakat sonunda daha
sizin başarınızın sohbeti yayılırken siz bu ürünleri değiştirme ve daha fazla kullanıcı, kaynak, detaylı
bilgi ve performans ile tepki zamanlarına dokunmadan güncellemeler için bu ürünleri ölçeklemeniz
gerekecek.
2. Uzun Zorlu Durumlar için Plan Yapın
Her zaman başarı için plan
yapın; diğer
felakettir.
seçenekler
Her zaman başarı için plan yapın çünkü diğer seçenekler felakettir. Başarılı dashboard ve scorecardla ilgili
söylentiler yangının yayıldığı gibi yayılır. Eğer başarılı bir çözüm sunduysanız, başka departmanlara
performans yönetim sistemleri sunma istekleriyle bombardımana uğrayacaksınız ve mevcut sisteminizin alanı
ve çapını hemen genişletme ihtiyacı duyacaksınız. Bu arada kullanıcı sayısı hızla artabilir, bu da işleyen güç,
ağlar ve veritabanları üzerinde beklenmeyen bir yüke neden olabilir. Dikkatli olmazsanız, tepki zamanınız yüz
üstü yere çakılacak ve zor kazanılmış ününüz tamiri imkânsız biçimde zedelenecek.
CCC Bilişim Servisinden iş zekâsı direktörü Chris Gentry yılların BT çözümleri sunma tecrübesiyle
şu hassas öğüdü sunuyor: “Kullanıcıda %20, sorguda %15 artış ve her sene dört beş yeni veri kaynağı
hazırlamazsanız, müşteri beklentilerini karşılayamazsınız. Çözümünüzün ilk kapsama alanı, en iyimser
tahmininizden %15 daha fazla olmalıdır.”
20
www.tdwi.org
Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesinde En İyi Yöntemler
3. Gerçek Zaman için Plan Yapın4
Dashboard veya scorecardın değeri verinin tazeliğine göre katlanarak artar. Bu aylık olarak güncellenen
dashboard veya scorecardlar işe yaramaz anlamına gelmez, onlar da işe yarar. Mesela, birçok başarılı
Balanced Scorecard aylık olarak güncellenir. Yine de dashboard veya scorecardı daha zamanlı verilerle
yükseltme değerini daha da arttırır. Daha zamanlı verilerle doldurulmuş bir performans yönetim sistemi
yöneticilere ve müdürlere daha önce hiç ulaşamadıkları yerlere parmaklarını koyma imkânı sağlar.
Performansı artırmak için daha fazla proaktif çalışırlar.
Bu yüzden, işletmedeki elemanlarınız günlük güncellemelerden daha fazlasını istemeseler bile onlara daha
fazlasını sunmaya hazırlıklı olun. Besleme verilerinin ortamınıza akması ve mesajlaşma omurgası için
kancalar kurun. Ya da durum odaklı süreçleri destekleyen ve bunların ölçülebilirliklerini kullanıcılara,
kaynaklara ve veri hacimlerine sağlayan ticari dashboard çözümlerini seçin.
İşletmenizdeki elemanlarınız günlük
güncellemelerden daha fazlasını
istemeseler bile onlara daha fazlasını
sunmak için hazırlıklı olun.
4. Tek Bir Platformda Gelişin
Bir BT müdürünün söylediği gibi “dashboardlar herkesin aklında olduğundan” her müdürün kendi
çözümlerine kendi başına kurması veya satın alması çok kolaydır. Dashboard siloları kaynaklar için
birbirleriyle rekabet etmektedirler, daha da önemlisi, organizasyonun şirkette neler olup bittiğinin tek
bir resmini alma yeteneğini küçümsüyorlar.
Bu IBM’de yıllar önce olan şeydir. Şirketin çeşitli departmanlardaki farklı IBM yöneticilerine çözümler
sunan farklı dashboardları vardı. IBM’in CEO ofisindeki kuruluş iş zekâsı ve raporlama yüksek düzey
müdürü Julia Kennedy’e göre bu dashboardların her biri farklı bir platformda üst üste binmiş veriler
içererek ve kopyalanmış ve kaynaklarla çalışıyordu. Sonunda IBM yöneticileri, şirket içinde
standartlaşmak için birçok dashboard arasından tek bir dashboard seçti. EDGE (Enabling Decisions
for Global Execution-Küresel Yönetim için Karar Almayı Sağlama) adlı kazanan şimdi kuruluş çapında
22,000 kullanıcıyı destekliyor.
Dashboard Platformları: Yeni bir platforma geçme aksaklığından kurtulmak için her dashboard ve
scorecardı, bütün bir veri entegrasyon altyapısını yükselten tek bir platformda birleştirmek en iyisi olacaktır.
Dashboard iç/dış denetimiyle takım bazlı gelişmeyi, yerleştirme gelişimi için kesintisiz desteğiyle sürüm
kontrolünü, test etmeyi ve üretim çevrelerini desteklemelidir. Veri altyapısı veri entegrasyonu kullanan
güvenilir iş verilerinin, veri kalitesinin ve yardımcı veri yönetim araçlarının dağıtımını sağlar. Bu teknolojiler
kritik kararlar almadan önce işletme kullanıcılarının her hangi bir veri elemanının denkliğini
değerlendirmelerini sağlar. Dahası, idareciler veri entegrasyonu iş akışı ve raporları üstünde kaynak sistemlere
veya uygulamalara değişim etkilerini değerlendirebilirler.
Tek bir gelişim takımı, küçük bir şirketin yeni performans yönetim sistemleri için talepleri karşılaması
mümkünken organizasyonların yerleştirmeyi çoklu departmanlarda paralel gelişim takımları
kullanarak yönetmesi için program ofisleri atama ihtiyacı duyması muhtemeldir. Program ofisinin,
entegre olamayan silolardan kaçınması için, kullanım, metrik, veri ve işlevsellikler için standartlar
belirlemesi gerekmektedir.
4 “Gerçek Zaman” farklı insanlar için farklı anlamlara gelebilen muğlâk bir kavramdır. Gerçek zaman, her an, her saat, her gün vb. güncellenen verilere işaret edebilir.
Bu yüzden, birçok insan “doğru zaman” kelimesini tercih etmektedir çünkü verinin şirketin istediği kadar taze olması gerektiğine vurgu yapıyor.
21
www.tdwi.org
Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi
5. Etkili Metrikler Geliştirin
Yine, dashboard ve scorecardların başarısındaki kilit nokta metriklerdir. İş ve teknik mimari
arasındaki kilit noktalardır. Etkili metrikler geliştirmenin birçok yolu vardır, burada en önemli
olanlarından bahsedeceğiz:
İşçileri metrikleri,
hedefleri ve eşikleri
tanımlama süreçlerine dâhil
ederek toplu alım yapın
A. Toplu alımlara Gidin: Metrikler, performansı ölçülen kişiler metrikleri anlamaz, kabul etmez veya desteklemezse
organizasyonu doğru yolda ilerletmeyecektir. Bu toplu alımı (buy-in) kazanmanın en iyi yolu
çalışanları metrikleri, hedefleri ve eşikleri tanımlama süreçlerine dâhil etmektir. Bazı çalışanlar işletme süreçlerine
daha yakın olduklarından, metriklerin nüansları doğru biçimde alıp almadıklarını hedeflerin gerçekçi olup
olmadığını daha iyi anlayacaklardır. Gereklilikleri çalışanlardan aldığınızda, önerilen metrikler ve
hedefler üzerine geri dönütlerini alın. İş üzerinde daha büyük etkileri olan dağa doğru metrikler
tasarlayacaksınız. Aynı zamanda bunları çalıştırmada menfaatleri olan bireylerce kötüye
kullanılmaları da daha az mümkün olacaktır.
B. Kolaylaştırın: İnsanlar bu kadar bilgiyi ancak bir oturumda sindirebilirler. Dashboard veya scorecardı
karıştırmalarını önlemek için her defasında tek bir ekrana bir tutam metrik (4 ile 7 arası iyidir.) koyun.
Bundan daha fazla metriğiniz varsa, ki noktadan noktaya iş aktivitesi yapıyorsanız bu mantıksız değildir,
dashboard görüntüsünün açıklık ve basitliğini korumak için klasörler, sekmeler, veya ayrıntılar kullanarak
metrik hiyerarşi yaratmalısınız.
C. Yetki Verin: Kullanıcıların sonuçları etkilemesine izin vermeyecekseniz metrikleri göstermenin ne manası var?
Metrik tasarlarken kullanıldıkları bağlamları incelemeli ve çalışanlara, yetkin olmayanlara bile, karar almada izin
vereceksiniz. Bu performansı arttıracaktır ama işletme süreçlerini yeniden tasarlamayı ve müşteriye veya ölçülen
sürece en yakın olan kişilere sorumluluk vermeyi gerektirmektedir.
Bununla birlikte organizasyonların çalışanları önlemlerin sonuçlarından da sorumlu tutması gerekmektedir. Kimse
sorumluluk almazsa metriklerin organizasyona hiçbir getirisi olmayacaktır. Bir takım ölçülen süreci veya görevi
yönetiyor olsa bile bir bireye sorumluluk vermek daha iyidir.
Analiz felcinden
kurtulam için yüzde
80 kuralını uygulayın.
D. Mükemmeliyetçilikten Uzak Durun: Bir vakumda yeni metrikler tasarlamak zordur. Kapsamlı
gereklilikleri toplamak, iş sürecinin ve bilgi akışının haritasını çıkarmak önemli iken, metrikleri yerleştirip ne
ne olacağına bakmadan bir metriğin pratikte nasıl çalışacağını tam olarak bilemezsiniz. Analiz felçlerine uğramamak
için yüzde 80 kuralına sıkı sıkıya tutunun: metriğinizi öyle bir geliştirin ki arzuladığınız etkiyi yapacağından
yüzde 80 emin olun, sonra yerleştirmeyi yapın, sonuçları izleyin ve ihtiyacınıza göre arıtın.
E. Gözlemleyin ve Gözden Geçirin: Her metriğin doğal bir yaşam döngüsü vardır. Zamanla,
çalışanlar, süreçleri ek kazançların çabayı karşılayamayacağı bir noktaya çektiklerinde metrikler etkilerini
kaybederler. Buna ek olarak, iş dünyası genellikle değişir, bu da organizasyonları yeni metrikler eklemeye
iter ki bu da çalışanların enerjilerini başka yönlere harcamasına neden olur.
Metriklerin ve performans yönetim sistemlerinin verimliliğini bir bütün halinde sağlamak için metriklerin
kullanımını sürekli olarak görüntülemeniz gerekmektedir. Dashboard ve scorecard takımları yetersiz
kullanılmış metrikleri şiddetle budamalıdırlar ve kullanıcıların metrikler veya görüntülerle
yaşayabilecekleri problemleri çabuk belirlemek için yeni yerleştirilmiş metriklerin anlaşılırlığını
gözlemlemelidirler.
22
www.tdwi.org
Sonuç
F. Teşvikler: Organizasyon tarafından benimsenmeyen ve tam olarak incelenmeyen metrikler için
ikramiye ya da tazminat şeklinde teşvikler vermek tehlikelidir. Metrikleri boşlukları bulmak ve kapatmak,
hesaplamaları gerçeği daha iyi yansıtacak şekilde değiştirmek, kullanıcıların sonuçları nasıl etkileyebileceklerini
anlamaları için yeterli alıştırma yapmalarını sağlamak için bir süreliğine yerleştirilmelilerdir. Erkenden
teşvikler vermek felaketin reçetesidir ve organizasyonu kaosa sürükler.
G. Teknik İnsanları Dâhil Edin: Yaygın bir hata da var olmayan veriler için metrikler yaratmaktır. Bu
durumdan kurtulmanın yolu gereklilikleri toplayan ve metrikleri tasarlayan teknik insanları takıma dâhil
etmektir. Tartışma boyunca, bu insanlar önerilen metrikleri eklemek için gerekli verilerin varlığı ve durumunu
değerlendirebilirler.
Sonuç
Dashboard ve scorecardların geleceği parlak. Bugün, birçok organizasyon performans yönetim
sistemleri yerleştirmiştir fakat yerleştirmelerin boyut ve alanı oldukça küçüktür. Bu durum kullanıcı
organizasyonları bu sistemlerle ilgili daha fazla tecrübe edinince ve satıcılar güçlü ticari dashboard ve
scorecard çözümleri sunmaya başlayınca değişecektir.
Artış olmak zorundadır çünkü dashboard ve scorecardlar işletme kullanıcılarına etkili kararlar ve
almaları ve yenilmeden stratejik hedeflerine ulaşmaları için gerekli bütün bilgileri sunmaktadır. Bu
sistemler kullanıcı talebi üzerine veri sunmaktadır. (kullanıcıların KPI’ları bir bakışta görüntülemelerini
sağlayan görsel görüntülerden analiz yapma ve harekete geçmek için gerekli boyutsal ve işlemsel verilere
kadar)
Dahası, dashboard ve scorecardlar yöneticilerin iş stratejilerini her işçiyle özelleştirilmiş bir biçimde konuşmasını,
organizasyonu çizgisinde tutmak ve yolunda ilerlemesini sağlamak için oluşturulmuş hedeflerin yönetimini
görüntülemesini sağlayan kilit performans yönetim disiplini araçlarıdır.
Dashboard ve scorecard üzerine yazılmış bu raporun tamamlayıcısı olarak TDWI Members, üç ayda bir çıkan TDWI Membership
dergisinin önümüzdeki sayısında Segmenting Dashboard ve Scorecard Ürünlerini konu olarak ele alacaktır TDWI’nin
Technology Market Report (Teknoloji Pazar Raporu) serilerinin bir bölümü olan bu rapor satıcı topluluklarını ve belirli teknoloji
pazarlarındaki ürünleri Members(Üyelere)’a ürün arayışında ve satın alma kararlarında yardım etmek için açıklayacaktır.
www.tdwi.org
23
Dashboard ve Scorecardların Yerleştirilmesi
ADVIZOR Solutions, Inc.
1333 Butterfield Road, Suite 280
Downers Grove, IL 60515
630.971.5250
Faks: 630.971.5289
[email protected]
www.advizorsolutions.com
ADVIZOR Visual Discovery™ yazılımı, iş verilerinden çıkan gerçeklere dayalı daha iyi ve daha
hızlı karar alınmasını sağlar. Bell Labs ve KXEN, ADVIZOR’un türünün en iyi örneği olan
öngörüsel analitiğinden, patentli görselleştirme yazılımı üzerine kurulu bu sistem iş adamlarına
başkalarına sonuçları hazırlamaları ve yorumlamaları için güvenme ihtiyacı duymadan kendi
kendilerine anlama ve analiz etme imkânı sağlar. ADVIZOR bunu şu şekilde yapar:
R
Corda Technologies, Inc.
350 South 400 West, Suite 100
Lindon, Utah 84042
801.805.9411 or 800.968.3420
Faks: 801.805.9501
www.corda.com
Corda, kuruluş dashboardları ve akıllı karar almayı arttıran interaktif veri görselleştirme
çözümlerinin önde gelen sağlayıcısıdır. On yıldan beridir, Corda görselleştirmenin evrimini statik
çizelgelerden interaktif, sezgisel yönetici dashboardlarına geçişte yönlendirici olmuştur. Corda, C-seviyesi
yöneticilerine ve onların işlemsel personeline, bilgi işçilerine, CIO’lara ve dashboard, scorecard, iş
performansını ve karar almayı geliştiren birleşik uygulamaları iş kolunu yerleştiren BT müdürlerine sezgisel
ve görsel temsiller sunar.
• Kolay ve açık görsel görüntü;
• Fareyle kolay ve anında etkileşim ve analiz;
• Esnek kalın ve ince müşteri yerleştirmesi ve
• Genel veritabanları ve ofis araçlarıyla sıkı bir entegrasyon
ADVIZOR insanların işletme bilgilerini gözlemleme, analiz etme ve paylaşmasını
sağlamada bir dünya klasıdır.
Business Objects
3030 Orchard Parkway
San Jose, CA 95134
408.953.6000
Faks: 408.953.6001
www.businessobjects.com
Business Objects dünyanın önde gelen iş zekâsı yazılım şirketidir. Business Objects
organizasyonların işleri ilgili daha iyi bir kavrayışa sahip olmalarını sağlar, karar almayı
geliştirir ve kuruluş performansını en üst seviyeye taşır. Şirketin iş zekâsı platformu,
™
BusinessObjects XI, performans yönetimi, raporlama, sorgu ve analiz, kuruluş bilişim
yönetimi konularında iş zekâsı endüstrisinin en gelişmiş ve en tam platformudur.
®’
Business Objects XI, Crystal Reports u da içermektedir, bu endüstri sadece kuruluş
raporlaması içindir. Business Objects endüstrinin en güçlü ve çeşitli partner topluluğunu
kurmuştur. Müşterilerin iş zekâsı projelerini etkili bir biçimde yerleştirmeleri için danışma ve
eğitim hizmeti de sunuyorlar.
Celequest
555 Twin Dolphin Drive
Redwood City, CA 94065
650.598.0300
Fax: 650.595.9700
www.celequest.com
[email protected]
Celequest önde gelen bir işlemsel iş zekası çözümleri sunucusudur. Celequest’in ödüllü
™
teknolojisi LAVA ’nın kuruluşudur. Bu, endüstrinin şirketlere işlemsel çalışanlarına
dakikası dakikasına veri aktarmasını sağlayan ilk iş zekâsı uygulamasıdır ki bu da oluşan
trendleri belirlemede, problem oluştuğunda hemen önlem almada ve şirketin dip çizgisini
olumlu etkilemede organizasyondaki karar alma mekanizmalarını güçlendirir.
Celequest teknolojisinin kritik uygulama alanları şunları içerir: finansal performans
yönetimi, risk azaltma, üretim işlemleri,talep görünürlüğü, demirbaş görüntüleme,sürekli
satış analizi, sınır optimizasyonu ve lojistik görüntüleme.
Celequest müşterileri arasında Citigroup, Fifth Third Bancorp, NCO, Jefferies, Software
Spectrum, Dreyer’s Grand Ice Cream Holdings, the Clorox Company, Brocade, and Cendant
Corporation vardır.
24
www.tdwi.org
Hyperion Solutions Corporation
5450 Great America Parkway
Santa Clara, CA 95054
408.588.8000
www.hyperion.com
Hyperion Solutions Corporation iş performansı yönetim sistemlerinde küresel liderdir. 11,000
müşteriden daha fazlası işlerinin nasıl çalıştığını görmek ve performansı modelleme ve
düzeltme için yardım etmek için Hyperion yazılımlarına güveniyor. Hyperion yazılımlarını
kullanarak, müşteriler veri toplayabilir, bunu organize edip eneliz edebilirler, kuruluş çapında
da tartışabilirler. Hyperion, endüstrinin finansal yönetim uygulamalarıyla iş zekâsı
platformunu tek bir ortamda birleştiren tek iş performans yönetimidir. Hyperion 45 ülkedeki
küresel müşterilerine hizmet etmektedir ve şirkete yenilikçi ve özel çözüm ile hizmetler sunan
600 kişiden fazla partnerden oluşan bir ağı vardır. Hyperion NASDAQ’ta HYSL sembolü ile
ticaret yapmaktadır. Daha fazla bilgi için:
www.hyperion.com.
Araştırma Sponsorları
Microsoft Corporation
One Microsoft Way
Redmond, WA 98052
425.882.8080
www.microsoft.com/bi
Microsoft Corporation, Microsoft teknolojisiyle kurulmuş iş zekâsı çözümleri kullanarak
bilgilerini eylemlere dönüştürmelerine yardım ederek rekabet ortamında bir yerleri olmasını
sağlar. Yöneticilerden operatörlere kadar doğru zamanda doğru bilgiye sahip olma işçilerin
daha doğru kararları daha hızlı almalarını sağlar. Microsoft’un vizyonu iş zekâsını
çoğunluklara, ölçeklenebilir, herkesin kullanmayı öğrenebileceği ve alabileceği kapsamlı
çözümler sunarak getirmektir. Microsoft’un neden iş zekâsı pazarında en hızlı büyüyen
oyuncu olduğunu görmek için: www.microsoft.com/bi ‘u ziyaret ediniz.
MicroStrategy
1861 International Drive
McLean, VA 22102
888.537.8135
Faks: 703.848.8610
[email protected]
www.microstrategy.com
MicroStrategy iş zekâsı teknolojisinde küresel bir liderdir. 1989’da kurulan MicroStrategy
dünya çapındaki organizasyonlara daha iyi iş kararları almalarında yardımcı olan entegre
raporlama, analiz ve görüntüleme yazılımları sunmaktadır. Şirketler, MicroStrategy’i gelişmiş
teknik yetenekleri, sofistike analitiği ve üstün veri ve kullanıcı ölçeklenebilirliği için tercih
ediyorlar.
15 yılın üzerinde endüstri tecrübesi, binlerce müşteri başarısı ve liderlik ve yenilik
alanındaki ünüyle MicroStrategy iş zekâsı yatırımında en güvenli çözümdür. MicroStrategy
ile ilgili daha fazla bilgi için: www.microstrategy.com ‘u ziyaret ediniz.
Oracle Corporation
500 Oracle Parkway
Redwood Shores, CA 94065
800.ORACLE1 or 650.506.7000
www.oracle.com/corporate/
contact/
Oracle dünyanın önde gelen bilgi yönetimi için yazılım sağlayıcısı ve dünyanın ikinci
büyük bağımsız yazılım şirketidir. Oracle yazılımları dünyanın neredeyse her
endüstrisinde ve Fortune dergisinin en büyük 100 şirketinin 98’inin ofislerinde
bulunabilir. Oracle, bütün ürün çizgisinde %100 internet bazlı kuruluş yazılımları
geliştiren ve yerleştiren ilk yazılım şirketidir: veritabanları, işletme uygulamaları,
uygulama geliştirme ve karar almayı destekleme araçları. Oracle’ın sundukları yeni
yazılım lisansları, yazılım lisans güncellemeleri ve danışma, gelişmiş ürün hizmetlerini ve
eğitimi içeren ürün destek ve hizmetlerini içerir.
SAP America
3899 West Chester Pike
Newtown Square, PA 19073
610.661.4600 or 800.SAP.USA
Faks: 610.661.4024
SAP dünyanın önde gelen iş yazılım çözümleri sunucusudur. Bugün, 120’nin üzerinde farklı
®
ülkeden 26,150 müşteriden daha fazlası 88,700’den fazla SAP yazılımı kurulumlarıyla
çalışıyor.(küçük ve orta işletmelerin ihtiyaçlarını karşılayan belirli çözümlerden küresel
organizasyonlar için paket çözümlere). Yenilikleri çalıştırmak ve iş değişikliklerini sağlamak
™
™
için SAP NetWeaver platformu ile güçlendirilen mySAP Business Suite çözümleri dünya
çapındaki kuruluşlara müşteri ilişkilerini düzeltmek, partner işbirliğini artırmak ve arz zincirleri
ve işletme işlemlerinde verimlilik yaratmak için yardımcı olur. SAP endüstri çözümleri 25
endüstri segmentinden (bunların arasında ileri teknoloji, perakende, halk sektörü ve finansal
hizmetler var) eşsiz iş süreçlerini destekler. 50 ülkeyle iştirakları ile SAP, birçok ülkede borsa
listelerine girmiştir. Bunların arasında SAP sembolüyle girdiği Frankfurt ve NYSE borsaları
vardır.
Visual Mining
15825 Shady Grove Rd, Suite 20
Rockville, MD 20850
800.308.0731, Option 3 veya
301.795.2200, Option 3
Faks: 301.947.8293
[email protected]
www.visualmining.com
Visual Mining şirketlerin maksimum yazılım esneklik ve performans için isteğe bağlı
dashboard ve interaktif raporlama çözümleri sunar. Bunları da düşük bir bütçeye yapar.
Visual Mining ilk Java destekli çizelgeleme makinesini 1996 yılında üretti. O zamandan
beridir Visual Mining’in NetCharts ürünleri sayısız endüstri ödülü kazandı. En
sonuncusunu da 2003’te Intelligent Enterprise dergisinin Okurun Beğendiği Ödülünü veri
görselleştirme yazılımı için aldı ve SIIA 20. Yıllık Codie Ödüllerinde finalistti.
5200 Southcenter Blvd.
Suite 250
Seattle, WA 98188
Telefon: 206.246.5059
Faks: 206.246.5952
Eposta: [email protected]
www.tdwi.org