Projeyi Aç - PaperWork

Otokoç Otomotiv milyonlarca evrakı yönetmek
için PaperWork çözümünü tercih etti
Yeni araç satışı, 2. el araç
hizmetleri, araç kiralama,
sigorta ve finansman çözümleri,
araç koruma sistemleri
sunduklarını hatırlatan Otokoç
Otomotiv Bilgi İşlem Yönetmeni
Onur Özatalay, “Özellikle
Avis ve Budget markaları
altında gerçekleştirdiğimiz
araç kiralama hizmetlerinde
çok fazla belge ortaya çıkıyor.
Yurtdışı ve yurtiçinde ortaya
çıkan bu evrakları elektronik
ortamda saklama ihtiyacını
hissettik” dedi.
Kurulduğu günden bu yana “koşulsuz müşteri
memnuniyeti” ilkesini benimseyen Otokoç
Otomotiv, Türkiye’nin dört bir yanındaki belgelerini
tek bir merkezde toplayarak tüm yönetimini
PaperWork ile gerçekleştirmeye başladı.
“Bu gibi ofislerde yer, zaman ve
maliyet dezavantajı bulunduğu
için belgelerin dijital ortamdaki
varlığı bir kat daha önem
kazanıyor. Yaklaşık bin kişilik
bir ekibin dağınık coğrafyada
bulunması zorluklarımızı
artırıyordu” ifadelerini kullandı.
Şirketin hizmet verdiği
araç kiralama alanındaki
yoğunluktan söz eden Otokoç
Otomotiv Araç Kiralama
poliçeleri ya da ruhsata da
ihtiyaç duyulduğu durumlarda,
PaperWork çözümünden önce
13 bin araç bilgisi içerisinde
operasyonu yönetmek oldukça
zor oluyordu” şeklinde açıkladı.
Tüm belgelere her an,
her yerden erişim imkânı
sağlandı
GGSoft’un KoçSistem’in de
desteğini alarak gerçekleştirdiği
“Şimdi bir ihtiyaç
duyulduğunda dijital ortamda
bulunan evrakların dökümünü
hem merkezden hem de istenilen
ofisten almak çok kolay hale
geldi. PaperWork ile hem iş gücü
kaybının önüne geçildi hem de
müşteri memnuniyeti sağlandı.
Arşive gidilerek harcanan
zamanın önüne geçildi. Bu
durum çalışan motivasyonunu ve
verimliliğini de artırdı.”
“Türkçe olduğu için
kullanıcılar kolayca uyum
sağladı”
Evrakların merkeze
taşınmasıyla kaybolma riskinin
de ortadan kalktığını dile getiren
Onur Özatalay, PaperWork ile
fiziksel yer ve maliyet tasarrufu
sağlandığını vurguladı ve ekledi:
“
“GGSoft ile büyük bir
uyum içerisinde çalışarak
kısa sürede PaperWork
yazılımını kullanmaya
başladık. Bu süreçte elde
ettiğimiz faydalar, hem iş
süreçlerimizin doğrudan
gelişmesini sağladı hem de
BT yönetiminin üzerindeki
iş yükünü hafifletti.”
“
Gerçekleştirilen binlerce
işlemin ortaya çıkardığı
evraklara her zaman, her
noktadan ulaşmak istediklerini
belirten Özatalay, belgelerin
merkezden yönetilmesini talep
ettiklerini aktardı. Havaalanları
gibi daha küçük ofislerin
bulunduğu alanlarda belgelerin
muhafaza edilemediğini
söyleyen Bilgi İşlem Yönetmeni,
Hem müşteri memnuniyeti
hem de çalışan motivasyonu
arttı
İşlemlerin ardından
sağladıkları faydaları Rukiye
Yılmaz şu şekilde özetledi:
Otokoç Otomotiv Bilgi İşlem
Yönetmeni Onur Özatalay:
“13 bin aracın belgesi her
an elimizin altında”
sağlanırken, Türkiye’nin farklı
lokasyonlarında bulunan Avis ve
Budget ofisi çalışanları tüm bu
belgelere ulaşmak için yalnızca
bir web tarayıcısına ihtiyaç
duyuyor.
GGSoft Profesyonel Hizmetler Yöneticisi Seval Okur, Otokoç Otomotiv Bilgi İşlem
Yönetmeni Onur Özatalay, Otokoç Otomotiv Araç Kiralama Hizmetleri Muhasebe Müdürü
Rukiye Yılmaz
Hizmetleri Muhasebe Müdürü
Rukiye Yılmaz da çok yoğun
bir araç parkı ve çok çeşitli
müşteri portföyüne sahip
olduklarını dile getirdi.
Yapılan ödemeler sonunda
evrakların bankalara
ulaştırılmasının önemi
üzerinde duran Yılmaz,
“Araç kiralayanlara kesilmiş
trafik cezaları otomatik tahsil
edildiği için müşterilerimize
nedenlerini evraklarla
göstermemiz gerekiyor. Trafik
projeyle birlikte tüm evraklar
merkeze geliyor ve GGSoft
ekibi tarafından taranarak
dijital ortama aktarılıyor.
PaperWork yazılımı sayesinde
tüm çalışanlara ihtiyaçları kadar
yetkilendirme verilerek, her
ortamdan her belgeye erişim
sağlandı.
Yıllık yaklaşık 2 milyon
500 bini aşkın sayfa ve 300
bin dokümanın yönetimi
PaperWork üzerinden
“Ofislerdeki çalışanlar
ERP programları içerisinde
PaperWork çıktılarına
ulaşabiliyor. Merkezdeyse daha
özellikli kullanımla evraklara
dijital ortamda not alınabiliyor,
gerektiğinde üzerinde değişiklik
yapılabiliyor. Türkçe olduğu
için çalışanlar kolaylıkla uyum
sağladı. Oldukça kısa sürede
gerçekleştirilen entegrasyona
uyum sayesinde çalışanların
BT ekibine olan bağımlılığı da
oldukça azaldı.”
Doküman yönetim sisteminin
kurulumu sırasında Otokoç
Otomotiv’in yönetici ekibinden
çalışanlarına kadar her birimden
destek gördüklerini belirten
GGSoft Profesyonel Hizmetler
Yöneticisi Seval Okur, “Doğru
kurgulanan projeyle tüm
operasyonel süreçler azaldı.
Otokoç Otomotiv’in bu süreci
sahiplenmesi verimliliği oldukça
artırdı. PaperWork bir ürün
olduğu için kısa sürede proje
gerçekleştirildi” şeklinde
konuştu.
ADVERTORIAL
Koç Holding’in otomotiv
sektöründeki ilk yatırımı olan
Otokoç Otomotiv, Avis, Budget,
Birmot ve Otokoç markaları
ile Türkiye’nin her köşesine
yayılmış birçok noktasıyla ticari
ve bireysel müşterilerin tüm
araç ihtiyaçlarını karşılıyor. Bu
noktalarında dijital dönüşüme
ihtiyaç duyan şirket, tüm
evraklarını GGSoft’un sunduğu
PaperWork çözümüne emanet
etti.