tarama ve indeksleme işi şartnamesi

ADANA TİCARET ODASI
TARAMA VE İNDEKSLEME HİZMETİ İŞİ TEKNİK ŞARTNAMESİ
1.
İŞİN TANIMI
Genel
Bu iş kapsamında Adana Ticaret Odası bünyesinde yer alan Adana Ticaret Sicili Müdürlüğü tarafından tescili
yapılan üyelere ait dosyalar içerisinde yer alan yaklaşık 3,5 (üçbuçuk) milyon tescil evrakı, elektronik arşive
hizmet sağlayıcı tarafından temin edilecek çalışanlar ile 12 ay içerisinde taranıp indekslenecektir.
Detaylı faaliyetler listesi
Bu proje ile ADANA TİCARET ODASI (ATO) bünyesinde bulunan ADANA TİCARET SİCİLİ MÜDÜRLÜĞÜ
arşivindeki evrak ve dosyaların, arşivcilik standartlarına uygun olarak tasnifi, ayıklama işlemlerinin yapılması, bu
evraklardan önem arz edenlerinin uygun teknoloji ürünleriyle taranarak bilgisayar ortamına aktarılmasını,
indeksleme alanlarının bilgisayar ortamına kayıt edilmesini, bu evrak ve dosyaların hizmete/sunuma hazır hale
getirilmesini sağlamaktır.
TARAFLAR: Bu şartname metninde, Adana Ticaret Odası Başkanlığı (TİCARET ODASI), şartname
kapsamındaki konuları yürütmekle görevli firma (YÜKLENİCİ) olarak anılacaktır.
2.
KAPSAM
Bu proje ATO bünyesindeki Adana Ticaret Sicili Müdürlüğü arşivinde bulunan ve ATO tarafından belirlenen
1900’lü yıllardan 2006 yılına kadar tescili yapılmış üyelere ait net olmamakla birlikte yaklaşık 49.000
(kırkdokuzbin) adet dosya içerisinde bulunan yaklaşık 3.500.000 (üçbuçuk milyon) adet sayfanın Odanın Oda Sicil
ve Ticaret Sicili modüllerine entegre olarak geliştirdiği mevcut yazılımını kullanarak taranmasını ve
indekslemesini içerir.
3.
AMAÇ
Bu proje; Fiziki ortamdaki belge, dosyaları ve elektronik ortamdaki belgeleri güvenli ve sistematik bir şekilde
arşivlemeyi, hızlı ve güvenli ulaşımı, bilgi ihtiyacını karşılamada fiziki belgeye bağımlılığı azaltmayı amaçlar.
4.
GENEL ÖZELLİK VE İSTEKLER
Eğitim ve Teknik Destek
Proje süresince Ticaret Odası tarafından görevlendirilen personel eğitim ve gözetim amacıyla iş süresince
çalışmalara nezaret edecektir.
Ekipman

ATO, doküman tarama ve indeksleme işini yapmak için gerekli olan bilgisayar, tarayıcı ve diğer yan
donanımları temin edecek ve çıkabilecek her türlü bakım, onarım ve teknik desteği kendisi
sağlayacaktır.

Bu proje kapsamında tarama ve indeksleme işlemini yapacak 6 (altı) iş istasyonu kurulmuştur. ATO 6
(altı) bilgisayar ve 6 (altı) tarayıcıyı Yükleniciye tahsis edecektir. Eğer Yüklenici 6(altı)’dan fazla iş
istasyonu kurmak isterse, kuracağı her iş istasyonu için gerekli olan bilgisayar ve tarayıcıyı kendisi
temin edecektir.
Bilgi ve Belge Güvenliği

Ticaret Odası ve Yüklenici arasında her türlü belge alışverişi esnasında tutanak düzenlenecektir.

Ticaret Odası, Yükleniciye, çalışma planı doğrultusunda taranacak tüm belgeleri klasör veya karton
dosya olarak teslim edecektir.

Projenin tüm safhalarında silme, ilave vs. gibi dokuman içeriğini değiştirecek herhangi bir işlem
yapılmayacak, belgenin orijinalliği korunacaktır.

Yüklenici, iş bitiminde oluşturulan elektronik arşivin kopyasını hiçbir şekilde Oda dışarısına
çıkarmayacak ve üçüncü kişilerle paylaşmayacaktır. Aksi bir durumun tespit edilmesi durumunda yasal
sorumluluklar dâhil olmak kaydıyla yüklenici Ticaret Odasına ihale bedelinin beş (5) katı tazminat
ödeyecektir. Firmanın kapanması veya lağvedilmesi halinde, yüklenici firma ortak ve yetkililerinin
sorumluluklarını düşürmez. Yasalar çerçevesinde sorumlulukları devam etmektedir.

5.
Gizlilik yükümlülüğü, sözleşmenin herhangi bir nedenle sona ermesinden sonra da devam eder.
YAPILACAK İŞLER
Evrakların Elektronik Arşive Aktarılması (Tarama)

Elektronik ortama aktarılmak için taranacak olan belgeler farklı ebatlarda olabildiği gibi (A3, A4, A5
vs.) dosya veya klasörler şeklinde de bulunabilmektedir. Tarayıcılar A4 kağıt boyutunu desteklemekte
olup, A4 kağıt boyutundan daha büyük/küçük sayfalar farklı yöntemler (fotokopi ile
küçültme/büyültme, kırpma, kesme vb.) kullanılarak taranabilir hale dönüştürülecektir.

Tarama ile ilgili olarak taranacak belgelerin kalitesine ve netliğine bağlı olarak görüntüler en az 200
DPI ve Gri Tonlamalı ya da Siyah-Beyaz olacaktır. Bu değerden aşağı olan görüntüler kabul
edilmeyecektir. Kullanım açısından verimli olmaması durumunda DPI yükseltilebilecektir.

Belgeleri kaydetme şekli; içerisinde birden fazla belge sayfası görüntüsü barındıran PDF olacaktır.

Yüklenici tarafından belgelerin zımba telleri belgeye zarar vermeden çıkarılarak ön tespitten
geçirilecek, ciltli, kağıt cinsi açısından yırtılmaya müsait pelur, saman kağıt vb. belgelerin
taranmasında, bilgi kaybına neden olmaması ve belgelere zarar verilmemesi açısından uygun teknoloji
ürünleri kullanılacak ve görüntü minimum orijinal belge netliğinde olacaktır.

Dosya/klasör içerinde bulunan birden fazla sayfadan oluşan bir belge grubu, istenen sırada değilse,
yeniden sıralanarak taranacaktır.

Belgelerin net okunması ve düzgün görüntülenmesi açısından, tarama sonrasında elde edilen belge
üzerinde, boş sayfaları temizleme, sayfa silme, yatay/dikey olarak çevirme, sağa/sola döndürme,
kırpma, kenarlık temizleme, eğrilik düzeltme, delgeç izi temizleme, benekleri temizleme, çizgileri
temizleme parlaklık/kontrast ayarlama, renk ayarlama ve görüntü düzeltme işlemi yapılacaktır.

Birbirine yapışık halde bulunan sayfalar yırtılmadan ve herhangi bir şekilde zarar verilmeden
taranacaktır.
 Bir belgenin veya belge yığınının taraması bittikten sonra karton dosyadaki ya da klasördeki tescil
sırasına göre tescil belgeleri yeniden gruplandırılarak zımbalanacak ve gerekiyorsa yeniden delgeç ile
delinerek dosyasına/klasörüne takılacaktır.

Bilgisayar ortamına aktarılan belgeler Yüklenici firmaya ait kontrol operatörleri yardımı ile taranan
görüntüler sayfa atlamalarına, renk bozukluklarına ve görüntü üzerinde oluşabilecek olumsuz
durumlara karşı sistem üzerinden kontrol edilecektir.

Herhangi bir bozukluk ve atlama tespit edildiğinde o görüntünün yerine yenisi hemen taranıp aynı
sırada yerine yerleştirilecektir.

Ticaret Odası kontrol teşkilatı yetkilileri tarafından kontrol sonucunda, görüntülerin arşivcilik ilke ve
standartlarında öngörülen format ve çözünürlük değerlerine sahip olup olmadıklarına, orijinale
uygunluklarına, malzemenin kayıpsız olup olmadığına bakılarak, belirtilen kriterlere uygun olmayan
görüntüler tutanakla kayıt altına alınarak Yüklenici firmaya iletilecektir. Uygun olmayan görüntüler
ilave bir bedel ödenmeksizin ve istenilen şartları taşıyana kadar tekrarlanacaktır.
İndeksleme

Tarama sonucu meydana çıkan görüntü belgeleri Ticaret Odası Arşivinde ilgili olduğu kayıtlara uygun
indeks alanları ile indekslenecektir.

Tespit edilen indeksleme bilgilerine ait gerekli alanlar, kullanılacak olan Tarama ve İndeksleme
Modülünde kurum veya birim arşiv sorumlusunun da istekleri göz önünde bulundurularak açılacak ve bu
alanlara görüntü belgelerine ait indeks bilgilerinin girişi sağlanacaktır.

Görüntü belgeleri ile ilgili hatalı ve eksik indeks bilgisi girişi yapılan kayıtlar tespit edildiğinde, Yüklenici
bilgi giriş işini ilgili görüntü belgeleri için yenileyecektir.

Yüklenici, üye bilgileri (Üye No, Ticaret Sicil Müdürlüğü, Ticaret Sicil No, Unvan) ve evrak bilgileri
(Belge Grubu [Tescil/Belge/Yazışma], Belge Tarihi, Belge Tipi [Yaklaşık 40 farklı tip], Açıklama [en
fazla 100 karakter]) eksiksiz olarak indeksleyecektir.
6.
İŞ BİTİMİNDE TESLİM EDİLECEKLER

İş bitiminde Yükleniciye verilen karton dosya ve klasörler yerleri değişmemiş olarak, asli düzen içinde
ve içerikleri eksiksiz bir şekilde teslim edecektir.

Yüklenici proje süresince Ticaret Odasından aldığı veya oluşturduğu her türlü doküman, donanım ve büro
malzemelerini iş bitiminde Ticaret Odasına aldığı haliyle teslim edecektir.

Proje esnasında Yüklenici tarafından tutulan her türlü kayıt ve tutanaklar (kağıt veya elektronik ortamda
bulunan) teslim edilecektir.

Proje bitiminde tüm proje safhalarının ayrıntılarını içeren bitiş raporu hazırlanarak Ticaret Odasına
sunulacaktır.
7.
EVRAK/DOSYA/KLASÖR ve MEKÂN GÜVENLİĞİ İLE İLGİLİ ŞARTLAR

Çalışmalar, Ticaret Odası tarafından görevlendirilecek uzman personel denetiminde yapılacaktır.
Yüklenici firma tüm çalışmalarında elemanların güvenilir olmasına dikkat edecek, Ticaret Odası
tarafından konulacak olan kurallara ve çalışma saatlerine uyulmasını sağlayacaktır.

Çalışma sırasında; Yüklenici firma, elemanların evrak/dosya/klasör vb. malzemelere verebilecekleri
muhtemel bir hasar veya kayıptan doğrudan sorumlu olacaktır.

Çalışma yapılan mekândan dışarıya kesinlikle hiçbir malzeme ve sayısallaştırılmış görüntüler
çıkarılmayacaktır.

Yüklenici firma ve çalışanları, bu işten edindiği ve kullandığı tüm bilgileri, üçüncü şahıslara her ne surette
olursa olsun açıklayamaz ve veremez. Aksinin tespit edilmesi halinde tüm hukuki ve cezai sorumluluk
yüklenici firmaya ait olacaktır. Böyle bir durumda oluşacak dolaylı veya dolaysız her türlü maddi ve
manevi zararı yüklenici firma ihale bedelinin beş (5) katı olarak tazmin edecektir.
8.

DİĞER HUSUSLAR
Yüklenici firma kuruma önceden yazılı bildirmek ve kurumun uygun görmesi halinde, mesai saatleri
dışında ve/veya resmi tatil günlerinde vardiyalı çalışma yapabilecektir.

4857 sayılı İş Kanunundan doğan işçilerin tüm sorumlulukları ile çalışanların kaza, sigorta vb.
sorumlulukları yüklenici firmaya ait olacaktır. Firma ayrıca Oda görevlendirdiği elemanların, adı soyadını
her değişimde düzenli olarak odaya yazılı bildirimde bulunacak ve aylık sigorta tahakkuk fişleri, bildirim
listeleri ile sigorta ücretlerinin yattığına dair makbuzları, her fatura ekinde Odamıza ibraz edecektir.

Çalışanların 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu doğrultusunda sorumluluğu ve kanuni
gereklilikleri yüklenici firma tarafından yerine getirilecek olup, tüm sorumluluk firmaya aittir.

Ödemeler, hakediş esasına göre aylık olarak yapılacaktır. Ticaret Odası, Yüklenicinin ödeme için gerekli
evrakları ve ödeme talebini intikal ettirmesinden itibaren gerekli incelemeyi yapacak; uygun bulunması
halinde faturanın Oda kayıtlarına intikal etmesinden itibaren 15 (onbeş) gün içerisinde ödemeyi
gerçekleştirecektir.

İşin aksamadan yürütülmesi için, Ticaret Odası ve yüklenici firma sorumlularından oluşan bir ekip, ayda
en az bir kez durum değerlendirmesi yapmak için bir araya gelecek ve durum değerlendirmesi toplantısı
yapacaktır. Yapılacak toplantılarda görüşülen hususlar tutanak altına alınacaktır. Bu tutanaklar, karşılıklı
olarak yaşanacak uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılabilecektir.

İşin süresi sözleşmenin imzalanıp yer teslimi yapılmasından itibaren 12 (oniki) aydır.

İhaleye katılacak firmalar, teklif etmiş olduğu birim fiyata göre 3.500.000 evrak karşılığı hesaplanacak
(birim maliyet x 3.500.000) tutarın %3’ü oranında geçici teminat mektubunu, teklif zarfı içerisinde Oda’ya
sunmak zorundadır. Aksi taktirde teklifi değerlendirme dışı kalacaktır.

İhale sonucu Firmaya işin üzerinde kaldığı yazılı olarak bildirilerek, firmanın teklif etmiş olduğu birim
fiyata göre 3.500.000 evrak karşılığı hesaplanacak (birim maliyet x 3.500.000) tutarın %6’sı oranında
kesin teminat vererek en geç bir hafta içerisinde Oda ile sözleşme imzalaması istenecektir.

İş kapsamında taranacak evrak sayısı net olmayıp; tahmini olarak belirtildiğinden; verilecek teklifte sayfa
başı tarama fiyatının belirtilmesi gerekmektedir. (Teklif edilecek fiyata, KDV’nin dahil olup olmadığı
mutlaka yazılmalıdır.)

Teklif verecek firmaların, bu şartnamenin okunup kabul edildiğini göstermek adına şartnamenin her
sayfasını kaşeleyip firma yetkilisine imzalatarak; teklif mektubuyla birlikte teklif zarfının içinde sunulması
gerekmektedir.

Şartnameyle ilgili anlaşılamayan hususlar hakkında Ticaret Odası idaresinden bilgi alınabilecektir.

Teklif verecek firmalar talep ettikleri takdirde, önceden bilgi verip randevu alarak; yer görme
yapabileceklerdir.
9.
LOJİSTİK VE ZAMANLAMA
Hizmetin sağlanacağı yer:
Adana Ticaret Odası Hizmet Binasının Fiziksel mekânları kullanılacaktır.
Adana Ticaret Odası Adres: Abidinpaşa Caddesi No:52 01010 Seyhan/ Adana
Başlama tarihi ve uygulama süresi:
Firmaya yapılacak işin üzerinde kaldığı yazılı olarak bildirildikten sonra en geç bir hafta içerisinde Oda
ile sözleşme imzalayacak ve Oda tarafından yer teslimi yapılacaktır. Firma, sözleşmenin
imzalanmasından itibaren en geç 15 (onbeş) gün içerisinde işe başlayacaktır. Aksi takdirde vermiş olduğu
teminat, Odaya gelir kaydedilerek sözleşme Odaca tek taraflı olarak feshedilecektir. Öngörülen başlama
tarihi, ihale sonrası yükleniciye yer teslimi yapıldığı tarihten itibaren 12 (oniki) ay olacaktır. Zorunlu
hallerde firmanın başvurusu ve idarenin uygunluk vermesi halinde süre bir defaya mahsus olmak üzere
ve en fazla 1 (bir) ay olacak şekilde cezai yaptırım uygulanmaksızın uzatılabilir.
İhale edilen işin, sözleşmesinde belirlenen zamanda tamamlanıp kabule elverişli bir durumda teslim
edilmesi esastır. Yüklenici bu esasa herhangi bir şekilde uymazsa geciktiği her takvim günü için 500.-TL
caza ödeyecektir. Odanın bu ceza tutarını firmanın hakediş ödemesinden kesme hakkı vardır.
Bu şartnamede öngörülen diğer haller saklı kalmak kaydıyla ve sorumluluğu yükleniciye ait olmayan
zorunlu gecikme nedenleri doğması halinde, durum Odaca incelenerek işi engelleyici nedenlere ve
yapılacak işin niteliğine göre, işin süresi gecikmeyi karşılayacak kadar Oda tarafından uzatılır.
Yüklenici, sürenin uzatılmasını gerektiren nedenlerin ortaya çıkışından başlamak üzere 20(yirmi) gün
içinde, olayların ayrıntılarını ve sonuçlarını ve iş süresinin ne kadar uzatılması gerektiğini, uzatılacak
sürenin belirlenmesi o anda mümkün değilse bunun nedenlerini belirten bir yazı ile Odaya başvuracak ve
durumun açıklık kazanmasından sonra istediği süre uzatımını da ayrı bir yazı ile derhal bildirecektir.
Zamanında yapılmayan başvurular dikkate alınmaz ve yüklenici başvuru süresini geçirdikten sonra süre
uzatımı isteğinde bulunamaz. Zorunlu nedenlerin devamı sırasında yapılacak başvuru, başvuru tarihinden
geçerli olmak üzere dikkate alınabilir.
10. YÖNETİM / KONTROL VE NİHAİ ONAY
Denetleyici
Adana Ticaret Odası Ticari Sicil Müdürü – Süleyman KULAKSIZ
Genel Sekreter Vekili – Birol YARMAN
Performans göstergelerinin tanımı
İş bitiminde arşivde mevcut bulunan yaklaşık 3,5 (üçbuçuk) milyon evrakın yukarıda belirtilen kriterler
kapsamında taranmış ve indekslenmiş olması.
Özel gereksinimler ve şartlar
Bu ihale kapsamında, iş bitirme belgesi olarak kamu kurum ve kuruluşları veya 5174 sayılı kanun
kapsamında kurulmuş olan Ticaret/Sanayi ve Ticaret ve Sanayi Odalarına daha önce en az 500.000
(Beşyüzbin) adet evrakın tarama ve indeksleme hizmetinin yapılmış olduğunu gösteren belgeler kabul
edilecek olup; iş bitirme belgesinin teklifle birlikte sunulması gerekmektedir.