kurumsal iletişim

KURUMSAL İLETİŞİM
KURUMSAL İLETİŞİM TANIMI
Kurumsal iletişim; bir kurum, bir işletme ve bir kuruluşun hedef
kitlelerine yönelik tüm iletişim kanallarının açık olmasına yönelik
çalışmalara denir.
Kurumsal iletişim; bir kurum, bir işletme ve bir kuruluşun amaç ve
hedeflerine ulaşabilmek ve faaliyetini yürütebilmek için gereken
bölüm ve unsurlar arasında bilgi akışını, motivasyonu, koordinasyonu,
organizasyonu, eğitimi ve denetimi amacıyla gerçekleşen iletişim
sürecine verilen addır.
KURUMSAL İLETİŞİM ÇEŞİTLERİ
Fritz NESKE‘ ye göre iletişim çeşitleri dörde ayrılır;
Bürokratik iletişim (İletişime kapalı sayılır)
Manipülatif iletişim (Propaganda amaçlıdır)
Demokratik iletişim (Etkin iletişim tarzıdır)
Orantısız iletişim (Sonuçlanamayan iletişim)
KURUMSAL İLETİŞİM UYGULAMASI
Martine HEUER‘ e göre kurumsal iletişimin uygulamasında dikkat
edilecek konuları şöyle sıralayabiliriz;





Kurumsal iletişim yönetim aracı olarak kullanılmalıdır,
Hitap edilecek hedef guruplar etkin biçimde tanımlanmalıdır,
Kurumun kurumsal temelleri açık olarak tanımlanmalıdır,
Gerektiğinde profosyonel yardım alınmalıdır,
Kurumsal iletişim çalışmaları bir katalog yardımı ile takip
edilmelidir.
İLETİŞİM PLANI
İletişim planı,
 Ne için?
 Neden?
 Hangi kaynaklar kullanılacak?
 Ne zaman yapılacak?
 Kimler için yapılacak?
 Verilmek istenen mesaj nedir?
 Hangi amaçla mesaj verilmek isteniyor?
Soruları temelinde hazırlanır.
Planda her şey görülebilir, anlaşılabilir, geliştirilebilir nitelikte
olmalıdır.
İletişim planı çeşitli süreçlerden oluşur;
 öncelikle araştırma süreciyle başlar,
 sonra araştırma sonucunda durum analizi yapılır,
 daha sonra hedef kitle ve ana mesajın verileceği süreç
planlanır,
 iletişim stratejisi belirlenir,
 bütçe çıkartılır ve uygulamaya geçilir,
 son süreç olarak da değerlendirme yapılır.
ARAŞTIRMA SÜRECİ
 Kamuoyu yoklaması yapmak:
Kamuoyunun hangi değerlere sahip olduğunu ve nelere ihtiyaç
duyduğu araştırılır.
 Müşteriyle görüşmeler yapmak:
Hedeflenen amaç doğrultusunda nelerin yapılmak istendiği,
hangi kitleye ulaşmak istediği, nasıl yapmak istediği, hangi
mesajların verilmek istendiği, konu hakkında bilgilendirmenin
yapıldığı görüşmeler gerçekleştirilir.
Müşteri ile aynı hedef ve amaçlar doğrultusunda ilerlenmelidir.
DURUM ANALİZİ
Planlamanın ilk adımı şirketin amaçlarını ve hedeflerini
belirlemektir.
Araştırma süreci sonunda ulaşılan bilgiler ile amaçlar ve hedefler
belirlenir.
Verilmek istenen mesaj ve hedefler, planın en önemli detaylarıdır.
Bu sebeple oldukça net ve açık olmalıdır. Hedeflenen mesajın
dışında verilen mesajlar planlanan sürecin olumsuz
sonuçlanmasına sebep olur.
Belirlenen hedefler ve amaçlar doğrultusunda bir iletişim planı
oluşturulmaya başlanır.
Hedefler, amaca ulaşmamızı sağlayacak öncü yollardır. Amaçlar ise,
ulaşmasını istediğimiz mesajların genel sonucudur.
Planın bu bölümü,





Kim?
Ne İçin?
Neden?
Kimler İçin?
Mesaj Nedir?
Sorularını yanıtlandıracak süreçtir.
Hedefler birbirleriyle uyumlu ve ölçülebilir nitelikte olmalıdırlar.
Hedefler belirlenirken hedefin, bilgilendirme yapmak olduğu mu
ya da bilinenin değiştirilmek istendiği mi gibi hususlara dikkat
edilmelidir.
HEDEF KİTLE VE ANA MESAJ
İletişim kurmaya çalıştığımız gruplar belirlenmelidir. Hedef kitle çok iyi
belirlenip taranmalıdır. Hedef kitle ne kadar anlaşılır olursa verilmek istenen
mesaj da o kadar kolay verilir.
Hedef kitle belirlenirken dikkat edilmesi gereken bazı hususlar vardır;
 Belirlenen hedef kitle verilecek olan mesajı doğru alabilmelidir
 Belirlenen hedef kitlenin sahip olduğu ortak özellikler olmalıdır.
 Belirlenen hedef kitledeki farklı gruplara ulaşılmak istenirken karşılaşılabilecek
zorluklar oldukça minimuma indirilmelidir.
Hedefe ulaştırmak istediğin ana mesajlar belirlenmelidir. Bu mesajlar oldukça
açık ve basit olmalıdır.
İletilmek istenilen mesajın ne olduğu belirlenmelidir.
Hazırlanan planın en önemli detaylarıdır. Mesajlar ne kadar doğru hazırlanırsa
amaca da o kadar hızlı ve doğru şekilde ulaşılır. İletilen mesajın hedef kitle için
yararlı olduğunu belirtecek özellikler ön plana çıkarılmalıdır.
İLETİŞİM STRATEJİSİ
Hedefleri meydana getirebilecek bir etkinlik planı hazırlanmalıdır.
Başlangıcından sonuna kadar tüm adımlar zamanlamayla birlikte
hazırlanmalıdır. Belirlenen süreç içinde herhangi ayrı 2 etkinlik birbiriyle
rekabet içinde olmamalıdır.
Planlama eğer uzun bir süreç içinde hazırlanıyor ise, zaman zaman kamuoyu
yoklaması yapılarak istenilen mesajların doğru olarak hedef kitleye ulaşıp
ulaşmadığının kontrol edilmesi gerekmektedir.
Etkili ve doğru bir basın bülteni hazırlanmalıdır.
Hedef kitle, ulaşılmak istenen amaç ve tercih edilen iletişim araçları
birbirleriyle uyum içinde olmalıdır.
Her hazırlanan plan için bütçe çıkarılmalıdır. Müşteri ile birlikte bütçe
planlaması yapılmalıdır.
Hedef kitle ile kendi tercihlerimiz karşılaştırılmamalıdır. Belirlenen hedefler
doğrultusunda hedef kitlenin istekleri önemlidir. Hedef kitleye ulaşmak,
onların bulunduğu yerlerde etkinlik düzenlemek ya da onların okuduğu yazılı
basın görsellerinde bulunmak gerekmektedir.
İletişim araçları şunlardan oluşabilir;
 Reklam ve ilanlar: Gazete ve dergiler, radyolar, TV, billboardlar
 Basılı malzemeler: Broşürler, el kitapları, posterler, haber ve basın
bültenleri,
 Medya ilişkileri: Basınla düzenli temas hali, basın listeleri sürekli güncel
olmalı, medya ile röportajlar, basın bültenleri, elektronik bülten, basın
toplantıları, basın gezileri
 Kamuoyu ile ilişkiler: Doğrudan postalama, kamuoyuna açık
konferanslar, sponsorluklar, okul, hastane gibi kalabalık kesimin
bulunduğu alanlara ziyaretler
 Devlet ile ilişkiler: Belediyeler, hükümet, bakanlıklarla sürekli temas
halinde olma
Kurum içinde ve müşteriyle aylık toplantılar düzenlenmelidir.
Faaliyet raporları hazırlanmalıdır.
DEĞERLENDİRME SÜRECİ
Müşteriyle birlikte bir değerlendirme süreci gerçekleştirilir.
 Hedeflere ulaşılabilindi mi?
 Hangi mesajda başarılı oldun?
 Hangi mesaj hedef kitleye ulaştırılamadı?
 Hangi etkinlik akılda kalıcıydı?
 Nerede zaman kaybı yaşandı?
Gibi soruların yanıtlandığı bir değerlendirme yapılır.
Değerlendirme sürecini ölçümlemek için kamuoyu araştırması
yapılabilir, anketler düzenlenebilir.
Doğru ve etkili bir değerlendirme süreci sonunda bir sonraki
hazırlanacak plan için daha hazırlıklı ve başarılı olunur.
GÜNDEM YÖNETİMİ VE KRİZ İLETİŞİMİ
Halkla ilişkiler firmalarında ve birçok kurumda halkla ilişkiler
uzmanları gündem yönetimini ve kriz iletişimini bütün stratejik
yönetimde halkla ilişkilerin rolünü bütün parça olarak görmek yerine
halkla ilişkiler programlarıyla ayrıntılara giriliyor.
Tipik uzmanlar normal halkla ilişkiler programlarını medya ilişkileri ve
ürün tanıtımı gibi yönetirler. Kriz iletişimi planlarını önceden
hazırlarlar, bir sorun veya kriz zamanında ne yapılacağını belirten
poliçe yerine kriz boyunca iletişimin lojistiğini belirten planları vardır.
Aksine, bizim teorimizde stratejik halkla ilişkiler bütün halkla ilişkileri
gündem yönetimi olarak görür.
Halkla ilişkiler profesyonellerin muhtemelen örgütsel kararların
sonuçlarından etkilenmiş halklar için çevreyi tarayarak potansiyel
sorunları tespit ediyor. Sonra halkların muhtemelen sorun
yaratabileceği sonuçlar meydana getirilerek verilen yönetim
kararlarına dahil olup sorunu yönetiyorlar.
Krizler üzerine yapılan araştırma şunu gösteriyor ki, bütün krizlerin
çoğu kazalardan veya doğal afetlerden çok yönetim kararlarından
ortaya çıkıyor.
Sonuç olarak çoğu kriz yönetim, halk bir sorun veya sonunda bir kriz
yaratmadan önce potansiyel sorunlar hakkında stratejik toplumlarla
iletişime geçmediği için oluşuyor.
Kriz iletişimi için dört prensip tavsiye edilir. Birinci prensibe kriz meydana
gelmeden önce başvurulur. Bu prensip İlişki Prensibi dir.
Eğer kuruluşun kararlarından ve davranışlarından risk altında olan halklarla iyi
uzun dönem ilişkiler yerleştirilirse kuruluşlar hem sorunlara hem krizlere daha iyi
direnirler.
Bu prensip, örneğin, Amerika’nın kimyasal endüstrisinde Responsible Care
(sorumluluk) adı verilen programda kullanıldı – Hindistan’daki Bhopal kazasında
olduğu gibi kimyasal şirketler, kimyasal tesislerde bulunun cemiyet halkıyla iyi
ilişkiler geliştirerek krizlerden kaçınırlar.
Kuruluşlar krizlerden kaçınmaya çalışabilirler, ama bazen kriz yinede meydana
gelir – özellikle kazalar, doğal afetler ve ürün bozulması. Diğer 3 prensibe kriz
meydana geldiği zaman başvurulur.
Sorumluluk Prensibi
Kuruluşlar kriz zamanlarında kendi suçları olmasa bile sorumluluğu
üstlenmelidirler. Johnson and Johnson, örneğin, başkasının zehri
koyma ihtimali olmasına rağmen, Tylenol kapsülünün içinde olan
zehrin sorumluluğunu üstlenmişti.
İfşaat Prensibi
Kriz zamanında, kuruluş kriz veya problemin icap ettirdiği bütün
bilgileri açıklamalıdır. Eğer ne olduğunu bilmiyorsa, o zaman ifşa
edileceğine dair söz verilmelidir.
Bunun Amerika’da Brookhaven National Laboratory’de bir örneği
olmuştur; örneğin, kaynakların laboratuar zemini üzerinde olan yer
altı suyunda yer alan kirlilik ve radyoaktif Trityum sızıntı hakkında
düzenli olarak açıklama yapan yer.
Simetrik İletişim Prensibi
Kriz zamanında, kurum en az kendi ilgi alanları kadar halkında ilgisini
dikkate almalıdır. Halk güvenliği, örneğin, en az kar kadar önemlidir.
Bu yüzden kuruluşların kriz meydana geldiği zaman halkla doğru
diyaloglar kurmaktan ve sorumluluk alan davranış göstermekten
başka şansı yoktur.
Simetrik iletişim prensibi, buna rağmen, ilave açıklama
gerektirmektedir. Bu bütün mükemmel halkla ilişkiler programlarında
esaslı unsurdur.
Simetrik iletişim kriz zamanında ve bütün diğer zamanlarda zorunlu
bir şeydir. Mükemmel halkla ilişkilerin ikinci prensibidir.