M-caglidil-butce-Compatibility-Mode

AB Proje Tekliflerinde Bütçe
Hazırlama ve Yönetimi
Ankara, 29 Temmuz
Bütçenin Sözleşmedeki Yeri
Sözleşme kısımları :
• Özel koşullar- Genel koşullarla çelişemez
• Genel koşullar – Değiştirilemez
• Görev tanımı /Teknik şartname
• Bütçe
• Standard Formatlar (CVs, garanti
belgeleri vb)
2
Bütçe (Kaynak Yönetimi)
Faaliyetlerle tam bir örtüşme
Eşik değerlere uymalı (limitler)
Sonuç odaklı ( Eğitim alan kişi başına maliyet vb)
3
Bütçe (Mantıksal Çerçeve)
• Varsayımlar , kaynaklar
• Riskler, önkoşullar
• Bütçe çalışması ;
İlk Aşamada ?
Son Aşamada?
Paralel ?
4
Bütçe Oluşumu
Piyasa araştırması ( rayiç değerler)
Vergi ve diğer maliyetlerin hesaplanması
Menşe ve tabiyet kurallarına uygunluk
Alternatif Maliyetler
5
Finansal Yönetim
Gerçekçi katılım payları,
Ortak katkılarına “ortaklık beyanında” yer
verilmesi,
%80- %20 ödeme planına uygun olarak
nakit ihtiyacının (akımının) analiz edilmesi,
Bütçe gerçekleşmelerinin düzenli olarak
takip edilmesi
6
Harcamalarda Uygunluk Kriteri
Harcama kalemi onaylı bütçede yer
almalıdır.
Bütçe uygun maliyetlerin tahmini bir
tablosudur.
Sözleşme Makamı harcamaların bütçe diğer
usullere uygunluğu onayladıktan sonra
ödeme tabloları kesinleşir.
7
Harcamalarda Uygunluk kriteri
Harcama kalemi bütçede yer almalıdır.
Sözleşmede yer alan faaliyetlerle
uyumludur.
Projenin sürdürülmesi için gereklidir.
Gerçekleştirilmiş olmalıdır.
Yararlanıcı kurum muhasebe kayıtlarında
yer almalıdır.
Proje dönemi içinde gerçekleştirilmelidir.
8
Bütçe Başlıkları
1. İnsan kaynakları
2. Seyahat
3. Mal ve ekipman
4. Yerel Ofis Giderleri
5. Diğer ( satın alınan hizmetler)
6. Diğer
8. İhtiyat Akçesi
10. İdari Giderler
9
İnsan Kaynakları
Yararlanıcı Kurum tarafından istihdam
edilen proje personeli ücretlerini kapsar.
Bu başlıkta yer alan kalemler hizmet satın alımı
yoluyla altyükleniciden temin edilemez (istisnası:
muhasebe vb. hizmetler)
Ücretler (vergi+ primler ;işveren payı dahil) “brüt”
ücretleri ifade eder.
Yararlanıcı Kurum’un benzer bir iş için personeline
ödediği rayiç değerleri aşmamalıdır.
10
İnsan Kaynakları (Harcırahlar)
Harcırah (per diem) proje faaliyetleri için seyahat
eden proje personeline ödenebilir.( yiyecek,
şehir içi seyahat ve otel giderlerini kapsar.)
Per diem tavanları EU tarafından ilan edilen azami
tutarları aşamaz.
Per diem gerçek harcama tutarına göre ya da sabit
bir değerden ödenebilir.( Sözleşme Makamı)
Per diem geceleme esaslı olarak hesaplanır.
11
Seyahat
Yerel ve uluslar arası seyahatlerin seyahat
bedelleri
bu başlıktan karşılanabilir.
12
Mal ve Ekipman
Ekipman ve sarf giderleri piyasa rayiçlerine uymak
kaydıyla bu başlıkta karşılanabilir.
Yararlanıcı sözleşme ekinde yer alan EK IV ve AB
satın alma kurallarına uymak zorundadır.
13
Yerel Ofis Giderleri
Bu başlıkataki giderler ancak yeni bir ofis
kiralandığında uygun sayılabilir.
Ofise ait sair giderler bu başlıkta yer alabilir..
14
Diğer Giderler
Yayınlar, mali denetim, tercüme, tanıınırlık
harcamaları dahil hizmet satın alımları 5nci
başlıkta,
Diğer giderler, danışmanlık, tadilat, kursiyer
ödemesi vb 6ncı başlıkta yer alır.
15
İhtiyat Akçesi
Bu başlıktaki tutarlar bütçede onaylanmış dahi
olsa, kullanımı Sözleşme Makamı’nın iznine
tabidir.
16
İdari Giderler
İdari Giderler kalemi bu kalemin dışındaki
kalemler toplamının ( doğrudan giderler) belirli bir
yüzdesini ifade eder.( azami %7)
Bütçede gösterilen tutarı aşamaz.
Başka bir kalemde bütçelenen harcamanın aşan
kısmı niteliğinde olamaz.
17
Uygun olmayan harcamalar
Bütçede tanımlanmamış harcama kalemleri
Yeniden tahsis dahil onaylı bütçe tutarlarını aşan
Tutarlar uygun maliyet sayılmazlar.
18
Uygun olmayan harcamalar
KDV, ÖTV ve damga vergileri
Kamu personeline ödenen ücretler
İkinci el mal alımı
Ayni katkılar
Bina ve arsa alımı
Borç ve faiz ödemeleri
Ceza ödemeleri
Başka bir program tarafından finanse edilen
harcamalar
Projenin hazırlık çalışmaları
19
Bütçe Değişiklikleri
Bildirim ( Küçük değişiklik)
Sözleşme zeyilnamesi ( Büyük değişiklik)
20
Bütçe Değişiklikleri
Genel kurallar:
Bütçe toplamı artırılamaz.
Onaylanan değişiklikler geriye dönük işlemleri kapsamaz.
( zeyilname)
Eşitlik ilkesi- hibenin verildiği koşulları önemli ölçüde
değiştiren değişiklikler kabul edilemez
21
Küçük Değişiklik
Sözleşme Genel Koşullarına uygun olarak;
Bütçe altbaşlıkları arasında toplamda %15 i geçmeyen
( düşük tutardaki altbaşlık toplamına oran) talepler,
Aynı başlık altındaki harcama kalemleri arasında yapılan
transferler,
Birim adetlerdeki değişiklikler,
Sözleşme Makamı’na bildirildiği takdirde onay görebilir.
Her durumda değişiklik talebi gerekçelendirilmelidir.
İdari giderler transfer işlemlerine açık değildir.
22
Büyük Değişiklikler
Yeni bir bütçe kalemi eklenmesi,
Harcama kaleminin niteliğinin değişmesi,
Bütçe altbaşlıkları arasında %15 i aşan değişiklikler,
Birim adetlerdeki değişiklikler
23
Satın alma Temel İlkeler
Ayrım Gözetmeme
Adil Rekabet
Kolay Anlaşılabilir Teknik Şartname
Etkin Yayımlama (Duyuru)
Yeterli Zaman Tanınması
İlgili Objektif Kriterlerin Kullanılması
Yeterli Kayıtların Tutulması
Satın alma (ihale) işleminin gerçekleşmiş
(geçmişe yönelik) işlemleri kapsamaması
24
Satın alma akış şeması
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
I- Kuruluş İhtiyaçlarının belirlenmesi ;
Bütçeleme döneminde (piyasa araştırması)
Sözleşme sonrası;
I- Kuruluş İhtiyaçlarının belirlenmesi
II- İhale stratejisinin kararlaştırılması
III- Görev tanımının hazırlanması
IV- İhale dosyasının hazırlanması
V- İhalenin duyurulması (davet)
VI- Tekliflerin yazılı olarak alınması
VII-Tekliflerin değerlendirilmesi
VIII- İhalenin sonuçlandırılması
IX- sözleşmenin uygulanması
25
Satın alma türleri
Hizmetler– Teknik yardım, etütler, eğitim ve
know-how aktarımı, danışmanlık, baskı
işleri , dağıtım vb.
Mal – Ekipman alımı veya kiralanması
Yapım- Altyapı ve diğer mühendislik işleri
26
Piyasa Araştırmaları Kılavuzu
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Piyasa araştırmaları bütçe hazırlığında son aşamaya
bırakılmamalıdır.
Cari dönem piyasa koşullarına göre güncellenmiş olmalıdır.
İhitiyaçların belirlenmesi/teknik şartnamenin oluşturulması
paralelinde yürütülmelidir.
Piyasada yeteri sayıda tedarikçinin varlığı
Ürün yelpazesinin yararlanıcının ihtiyaçlarına uyması
Ürün bileşenlerinin uyumu
Üretici ve dağıtım firmalarının uygunluğu
Sarf giderleri
Satış sonrası eğitim gereklilikleri
Çevreye etki
27
Piyasa Araştırmaları Kılavuzu
Ticari olarak piyasada bulunan ürünler
Ticari olarak piyasada bulunup tadil edilmesi gereken ürünler
Projeye özel üretimler
Tadil ve uyarlama giderleri
Garanti, indirim ve finansman olanakları
Bürokratik izinlere tabi ürünler, norm ve garanti güvence standartları
Dağıtım ve satış sonrası hizmetler
Menşe kuralına uygunluk
28
Piyasa Araştırmaları Kılavuzu
Elde etme toplam maliyeti≠ mülkiyet toplam maliyeti
Mülkiyet maliyeti ( operasyon maliyeti)
Yerinde teslim+dolaylı giderler+bakım+ satış sonrası
hizmetler vb.
Fiyatlar birim başına DDP (yerinde teslim ve tüm sigorta
riskleri yükleniciye ait olmak üzere) belirtilmelidir.
29
Piyasa Araştırmaları Kılavuzu
Destekleyici Belgeler
Proforma faturalar
Teklif mektupları
Internet kaynakları, yazışmalar
Ürünler marka adıyla
Kısımlardan oluşan ürünlerde (PC) nihai ürün
30
Paket kavramı (LOT)
• Mal ve hizmet alımları “paket” (lot) tanımıyla gruplanabilir.
• Piyasadaki işleyiş gereği tek bir firmanın tüm satın alma
kalemlerine ilişkin teklif vermesinin beklenmediği durumda
tedarik planı açısından birbiriyle ilişkili görünün kalemler bir
grupta toplanır.
• Teklif verenler tek bir lot altındaki tüm kalemlere birden teklif
vermek zorundadırlar.
• Sözleşme makamı ihaeye çıkarken, isteklilerin ne şekilde
teklif verebileceklerini belirtmek zorundadırlar.
Tek bir lot için,
Birden fazla lot için,
Lotların tümü için
31
LOT
• Her bir lot için ayrı bir teknik şartname düzenlenir ve ayrı
bir sözleşmeyle sonuçlandırılır.
• Tedarikçi’nin birden fazla veya tüm lotları kazanması
durumunda iskonto uygulaması dosyada belirtilmelidir.
• Bir ihalede lotlardan her hangi biri sonuçlandırılamadığı
takdirde ihale süreci sadece bu lot için iptal edilir.
32
Alıştırma
3.1 Araç Kiralama
3.2.1 Ofis Eşyası(masa sandalye dolap)
3.2.2 Lab. Masaları, öğretmen masası
3.2.3 Kablo, modem ve bağlantılar
3.2.4 Masaüstü bilgisayar
3.2.5 Dizüstü bilgisayar
3.2.6 Baz ve Tuzlar
3.3.1 Kimya analiz labbratuarı (20 adet analiz cihazı)
Araç
Adet
Adet
Set
Adet
Adet
kg
Adet
12 1.000,00 12.000,00
2 800,00 1.600,00
30 100,00 3.000,00
1 700,00 700,00
4 700,00 2.800,00
2 1.000,00 2.000,00
100 40,00 4.000,00
1 21.950,00 21.950,00
33
İhale Eşikleri
Mal
UluslararasıAçık
İhale
Yerel Açık İhale
Yapım
≥ €150,000
≥ €5,000,000
< €150,000
≥€60,000
< €5,000,000
≥ €300,000
Uluslar arası
≥ €5,000,000
(kısıtlanmış)
İlansız Davet usulü
Doğrudan temin
Hizmet
≥ €200,000
< €60,000
>€10,000
< €300,000
>€10,000
< €200,000
>€10,000
≤ €10,000
≤ €10,000
≤ €10,000
34
Menşe kuralı
• Menşe belgesi, Topluluk Gümrük Tarifelerinin
24. maddesi uyarınca, dönüşümün önemli
ölçüde gerçekleştirildiği ve bunun ekonomik
olarak doğrulandığı ülkeye aittir. Üretilen
ürünün dönüştürüldüğü son ülke (menşe
aldığı ülke) Avrupa Birliği üye devletleri veya
uygun ülkeler değilse bu projede yapılan
ihalelerde bu ürünler satın alınamaz.
• Tedarikçi, ihale edilen malın menşe belgesini
açık ve net olarak ispat etmekle yükümlüdür
35
Bütçe Alıştırma
• Genel amaç;
Kimya bölümü mezunu genç işsiz ve kadınların istihdamlarının
sağlanmasıyla işletmelerin kimya labratuvarı teknik eleman
ihtiyaçlarının yerine getirilmesi
• Özel amaç ;
Kimya bölümü mezunu gençlerin mesleki yeterliliklerinin geliştirilmesi
• Beklenen sonuçlar;
60 kişilik nihai hedef grubunda yer alan genç işsiz ve kadınların 180
saatlik teorik, 160 saatlik staj dönemlerini tamamlamaları
Okul bünyesinde kurulan kimya labratuvarı aracılığıyla
uygulama eğitimleri ve mesleki yeterlilikte sürekliliğin sağlanması
36
Varsayımlar
Fon Kaynakları
•
•
•
•
Hibe Başvuru rehberinde hibe tutarları
50,000-350,000 avro arasında belirlenmiştir.
Azami hibe oranı %90
Okul’un kasasında projeye tahsis edilebilir tutar
5,000 avrodur.
• Okul Aile Birliği 5,000 avroya kadar katkı
yapabilecektir.Ancak Okul Aile Birliği hibe
başvuru tarihine kadar toplanamamaktadır.
Varsayımlar
Bütçe İnsan Kaynakları
• Projede Okul yöneticinin proje koordinatörü olması
düşünülmektedir.
• Yarı zamanlı çalışacak bu kişinin kurumdan aldığı aylık
brüt ücreti 1,600 TL’dir.
• Sözleşme Makamı kabul ettiği takdirde proje
koordinatörü maaşı eşfinansmana sayılacaktır.
• Eğitimler için okuldaki öğretmen kadrosundan
yararlanılacaktır.
Rayiç ders ücretleri 30-40 TL arasındadır.
Öğrenci stajları işyerlerinde yapılacaktır.Staj
döneminde öğrenci ve eğitmenlerine ücret
ödenmeyecektir.
• 60 kişinin 180 saat ders alacağı teorik eğitimler 45
işgünü içinde ayda 15 gün, 3 ay içinde
gerçekleştirilecektir. Sınıflar 20şer kişilik (lab olanakarı
nedeniyle) olacaktır.Derslerde aynı anda 2 eğitmenin
görev alması düşünülmektedir.
Varsayımlar
Bütçe İnsan Kaynakları
• Projede bir teknik sekreter istihdam edilecetir.Tam
zamanlı çalışacak personelin ücreti belirlenmemiştir.
• Proje muhasebesi için benzer Ab projelerinden yola
çıkılarak aylık 200 avro bir bedel belirlenmiştir.
• Projedeki harcırahlar seminerlerlere …şehrinden
katılacak 3 akademisyene ödenecektir.
• Harcırah tutarları günlük 75 avro olarak
belirlenmiştir.Katılımcı kişilere ayrııca 150 avro günlük
ücret ödenmesi planlanmaktadır.ancak bu ücretin hangi
bütçe başlığı ve kaleminden karşılanacağı
belirlenmemiştir.
Varsayımlar
Bütçe Seyahat
• Bu başlıkta seminerlere katılacak 3 kişinin istanbul
ankara gidişi geliş uçak bedelleri ödenecektir.
Varsayımlar
Bütçe Mal ve Ekipman
Projdeki kurulacak olan labratuvar için gfirmalardan proforma
Faturalar alınmıştır. “Anahtar teslim” olarak yapılan tekliflerde
fiyatların 30-35 bin avro arasında değiştiği görülmektedir.
Labratuvar 20 kadar cihazdan oluşmaktadır.
Bu cihazları piyasadan birer birer almak da mümkündür.
Ancak cihazların kendi aralarında uyum ve kalite güvence
soruları nedeniyle ihale komisyonu üyelerinde tereddütler vardır.
Diğer yandan x analiz cihazi AB kaynaklarindan alindigi takdirde 8,000
Avroya temin edilebilir iken diğer menşe bölge üretimlşerinde bu
ekipmanin 3,000 avroya mal olacağı anlasilmistir.
z analiz cihazi ve z analiz cihazinda da sirasiyla 4,000 avro ve 3,000
avro olan cihazlarda daha uygun fiyatlar bulunabilecegi
bildirilmektedir.
Varsayımlar
Bütçe Mal ve Ekipman
Labratuvarda kullanılacak sarf malzemeleri için kimya öğretmenleri
Öğrenci başına dönemsel 40 avro maliyet tahmin etmektedirler.
Sürdürülebilirlik yönüyle bakıldığında öğretmenlerin talebi, okuldaki
100 öğrenciyi de gözönüne alarak 3 yıllık stoğun projeden
sağlanmasını
talep etmektedirler.
Okul Müdürünün talebi proje vasıtasıyla okuldaki 15 bilgisayari
yenilemektir.Bilgisayarlar için teklif alınmış, masaüstü bilgisayarlar
600 avro olarak bildirilmiştir.
Proje koordinatörü ise teknik sekreter ve kendisi için 1 ‘er dizustu ile
labratuvara 1 adet masaüstü almak istemektedir.Dizustu bilgisayarlar
için 1,000 avro beher fiyat alınmıştır.
Kurulacak labratuvara alınacak masa, dolap ve sandalyeler için
proforma alınmamıştır.Ancak 20 sandalye, masa ve dolaplar için
İyatlar 3,000-4,000 avro aralığındadır.
Varsayımlar
Yerel Ofis Giderleri
Projede yeni bir ofis kiralanmasi ongorulmemistir.Ancak okul müdürü
haberleşme, kirtasiye ve yeni alinan mustahdemin fazla mesai
ucretlerini projeye yansitmayi talep etmiştir.Rakam kesin olmamakla
beraber yillik 3-4 bin avro tutarindadir.
Varsayımlar
Bütçe- Diğer 5nci başlik
Hibe Teklifi döneminde satın alınacak tercüme işleminin 1,000 avro
civarında tutacağı hesaplanmaktadir. Mali denetim ücreti için
standart
olarak 1,500 avronuun yeterli olacağı öğrenilmiştir.Projenin
görünürlük bileşeninde web sayfasi kurulmasi, 2000 kadar el ilani
Basilmasi, egtim salonu ve okul binasi disina AB görünürlük
kurallariyla
uyumlu tabela calismasi yapilmasi planlanmistir.Detayli calisma
yapilmadigi icin butce ongorulmemistir.Projenin danismanligi yapan
bir
Kisi “gorunurluk bilesenin onemli oldugunu, degerlendiricelerin
buraya
konulacak butceyi daha kolay onaylayacagini iddia ederek en az
15,000 avro bütçe konulmasini önermiştir. Ayrica X firmasi,
görünürlük
çalışmalarında ortak olarak yer aldiklari takdirde 5,000 avroya
kadar
sponsor olacaklarini bildirmektedirler.
Yapiacak 3 seminer otellerden için teklifler alinmis toplanti basina
Varsayımlar
Bütçe- Diğer 6nci başlık
60 kursiyere katıldıkları gün başına 8 avro gündelik harçlık
verilecektir.
Faaliyet Çizelgesi
Faaliyetler
proje ekibinin oluşturulması
Labratuvar ihalesi hazırlıkları
labratuvar kurulması
kursiyer başvuruları
kursiyer seçimi
seminerler
görünürlük faaliyetleri
teorik eğitimler
uygulama eğitimleri
rapor çalışmaları
1
2
3
4
AYLAR
5 6 7
8
9
10
11
12
46
Son Dakika ???!!!
Tadilat
Kimya öğretmenleri labratuvarın kurulacağı sınıfın
koşullarının uygun olmadığını, fayans döşeme işleri ve
kenarlarin yuvarlatilmasi gerektigini, menfez ve
doğramalarda tamir gerektigini bildirmektedirler.
Zaman kisitli oldugundan yaptirdiklari kisa kesif
calismasina gore tadilat bedeli 11,000- 12,000 avro
civarinda olacaktir.
İdari giderler için bütçe yapılmadığı fark edilmiştir.