Sertifikasyon Protokolü 4.1

SERTIFIKASYON
PROTOKOLÜ
Versiyon 4.1 Ocak 2016
Bu belgenin kopyaları ve çevirileri
UTZ websitesinde elektronik biçimde mevcuttur:
www.utz.org
Lütfen yorumlarınızı veya önerilerinizi şu adreslere gönderin:
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Veya normal posta yoluyla:
UTZ
Standard and Certification Department
De Ruyterkade 6 bg
1013 AA Amsterdam
Hollanda
© UTZ 2015
Bu yayımın hiçbir kısmı bir geri çağırma sisteminde yeniden üretilemez, kaydedilemez veya kaynak
gösterilmeden herhangi bir şekilde veya elektronik, mekanik, fotokopi, kayıt veya başka şekillerde
iletilemez.
www.utz.org
1
İçindekiler
1. GİRİŞ............................................................................................................................................................. 3
2.
3.
4.
1.1.
Sertifikasyon Protokolü nedir? ......................................................................................................... 3
1.2.
Neden güncellenmiş versiyon? ......................................................................................................... 3
1.3.
Sertifikasyon Protokolü versiyon 4.1'a ne zaman uyulmalı? .............................................................. 3
1.4.
Bu dokümanın kapsamı ................................................................................................................... 4
1.5.
Diğer ilgili dokümanlar ve çeviriler ................................................................................................... 4
1.6.
UTZ ile iletişim ................................................................................................................................. 5
1.7.
Kısaltmalar ...................................................................................................................................... 5
1.8.
Tanımlar .......................................................................................................................................... 6
1.9.
Ulusal yasalara uygunluk.................................................................................................................. 7
SERTİFİKASYON SÜRECİ ......................................................................................................................... 8
2.1.
Giriş ................................................................................................................................................. 8
2.2.
Kimler belgelendirilmeli ve/veya lisans almalı? ................................................................................. 8
2.3.
Genel sertifikasyon süreci .............................................................................................................. 11
2.4.
Davranış Kuralları Sertifikasyon Süreci ........................................................................................... 17
2.5.
Gözetim Zinciri için Sertifikasyon Süreci ........................................................................................ 22
2.6.
UTZ tarafından saklı tutulan haklar ................................................................................................ 25
SERTİFİKASYON KURUMLARI ............................................................................................................... 27
3.1.
CB onay gereksinimleri .................................................................................................................. 27
3.2.
CB onay prosedürü ........................................................................................................................ 30
3.3.
CB'lerin yükümlülükleri .................................................................................................................. 31
UTZ PROGRAMININ TEMİNATI .............................................................................................................. 34
4.1.
Şikâyet Prosedürü ......................................................................................................................... 34
4.2.
CB Denetim Sistemi ....................................................................................................................... 34
4.3.
Yaptırım Politikası ......................................................................................................................... 34
4.4.
CB Eğitim Programı ....................................................................................................................... 34
Ek 1: Dış Yetiştiricileri içerecek Ek Kurallar sertifikasyonu seçeneği ................................................................ 37
www.utz.org
2
1. GİRİŞ
1.1.
Sertifikasyon Protokolü nedir?
UTZ, sürdürülebilir çiftçilik için kullanılan dünya çapında tanınmış bir program ve etikettir.
UTZ Sertifikasyon Protokolü UTZ sertifikalı üye veya onaylı UTZ Sertifikasyon Kurumu (Certification BodyCB) olmak için gerekli süreci tanımlar. Bu doküman hangi üyelerin bir denetime tâbi olması, nasıl ve ne zaman
bu denetimin yapılması gerektiğini açıklar. Sertifikasyon Protokolü aynı zamanda CB ile UTZ arasındaki ilişkiyi
tesis eden düzenlemeleri de belirler.
UTZ Sertifikasyon Protokolü dört bölümden oluşur:
1.
GİRİŞ: neden güncellenmiş versiyon, kapsam, kısaltmalar ve tanımlar gibi gelen hususları kapsar.
2.
SERTİFİKASYON SÜRECİ: UTZ standartlarına dayalı olarak sertifikasyon için gerekli prosedür ve
şartları açıklar.
3.
SERTİFİKASYON KURUMLARI: CB kadrosunun (Program Yöneticisi, Onaylayıcılar ve denetçiler) ve
UTZ sorumluluklarıyla birlikte, aynı zamanda CB'ler için onay prosedürünü ve bunun gereksinimleri
açıklar.
4. TEMİNAT:UTZ.Şikayet Prosedürü, CB Denetim Sistemi, Müeyyide Politikası ve CB Eğitim Programı
dâhil olmak üzere, UTZ programının teminat sistemini açıklar.
1.2.
Neden güncellenmiş versiyon?
UTZ standartları ve politikaları, UTZ programlarındaki farklılıklar, standartlara/politikalara ilişkin geçmiş
tecrübeler ve paydaşların geri bildirimleri doğrultusunda periyodik olarak revize edilir, geliştirilir ve güncellenir.
UTZ Sertifikasyon Protokolünün (versiyon 4.0 Temmuz 2015) önceki versiyonu aşağıdaki gerekçelerle revize
edilmiştir:
-
UTZ Sertifikasyon Protokolü versiyon 4.0 Temmuz 2015 kapsamındaki (küçük) hataları düzeltmek;
-
Gözetim Zinciri denetimlerinin sıklığı ve yoğunluğu ile ilgili majör değişiklikleri tanıtmak.
1.3.
Sertifikasyon Protokolü versiyon 4.1'a ne zaman uyulmalı?
UTZ Sertifikasyon Protokolü versiyon 4.1 Ocak 2016, UTZ Sertifikasyon Protokolü versiyon 4.0 Temmuz
2015'in yerine geçer. Versiyon 4.1, versiyon 4.0 Temmuz 2015'in değiştirilmiş versiyonudur. 1 Ocak 2016
tarihinden itibaren, UTZ Sertifikasyon Protokolü versiyon 4.1 Temmuz 2016 zorunlu hale gelmektedir ve
versiyon 3.0 Eylül 2012'nin yanı sıra versiyon 4.0 Temmuz 2015 de geçerliliğini yitirmektedir.
UTZ Protokolünün önceki versiyonları altında onaylanan CB'ler ve personeli UTZ Protokol 4.1 altında onaylı
durumlarını sürdürmektedir ve önceden onaylanan ofisleri, kapsamları, Program Yöneticileri ve Sertifikerler
için başvurularını yeniden göndermeleri gerekli değildir.. Aynı şekilde CB tarafından onaylanan denetçiler
(kurum içi olarak) onaylı durumları sürdürmektedir. Ancak, 1 Ocak 2016 sonrası, tüm onaylı ofislerin,
Sertifikerlerin, Program Yöneticilerinin ve Denetçilerin bölüm 3.1 ve 4.4 kapsamında açıklanan şekilde eğitim
gerekliliklerine uymaları gerekmektedir.
www.utz.org
3
1.4.
Bu dokümanın kapsamı
Bu doküman aşağıda belirtilen taraflar için geçerlidir:
- UTZ üyeleri
- Muhtemel ve onaylı CB'ler
- UTZ
1.5.
Diğer ilgili dokümanlar ve çeviriler
Sertifikasyon Protokolü farklı dillere çevrilmiştir. Çevirisi yapılmış diğer versiyonlarındaki herhangi bir bilginin
doğruluğundan şüphe edildiğinde, lütfen yasal ve bağlayıcı versiyon olan İngilizce versiyona başvurunuz.
İlgili ilave dokümanların yanı sıra çeviriler de UTZ internet sayfasında bulunmaktadır. Bu dokümanlar arasında
aşağıdakiler yer almaktadır:
-
Davranış Kuralları (Kurallar): üreticiler/üretici grupları için hazırlanmış, daha iyi çiftçilik metotları ve
çalışma koşulları ile birlikte doğa ve gelecek nesiller için daha iyi bakımı tanımlayan bir standarttır.
Eğer bir üretici/üretici grubu Kurallar gereksinimlerinin uygular ve bir CB tarafından sertifikasyon
onayı ile sonuçlanmış bir denetimden geçerse, bu durumda UTZ belgeli ürünleri satmalarına izin
verilir.
-
Gözetim Zinciri Standardı (ChoC): UTZ belgeli ürünlerin fiziksel ve idari (kütle denkliği
durumunda) olarak UTZ sertifikalı üreticiler ile ilişkilendirildiği ve UTZ belgeli ürünlerin
izlenebilirliğinin garanti edildiği yüksek seviyeli bir güvenin tesis edilmesi maksadıyla tedarik
zincir aktörleri (SCA'lar) için oluşturulmuş standarttır. Gözetim Zinciri Standardı doğrultusunda
yapılan belgelendirme ile, belgelendirilmiş tedarik zinciri bileşenlerinin (SCA-Supply Chain Actor)
sattığı ürünlerin UTZ belgeli olduğu ve bunlara UTZ tarafından belirlenmiş gereksinimlerin
gerektirdiği şekilde elleçlendiği ve işleminin yapıldığı garanti altına alınır.
-
Onaylı CB Listesi: UTZ tarafından UTZ belgelendirme denetimini yapmak üzere yetkilendirilmiş
CB'leri gösteren listedir. Her bir CB'nin denetim yapabileceği bölge/ülke de listede belirtilmektedir.
-
Kurallar ve ChoC kontrol listesi: tüm kontrol noktalarının (CP'lerin) özet listesi ve takip ve
değerlendirme amaçlı soruları ve açıklama eklemek için ilave kolonu içeren liste. Bu dokümanlar özdeğerlendirmelerini yapmak için üyeler (ve onların alt yüklenicileri) ve denetlemeleri yapmak için CB
denetçileri tarafından (bölüm 2.3'e bakınız) kullanılmalıdır.
-
Etiket ve Marka Politikası gereksinimleri aşağıdaki kapsamda tanımlayan dokümandır:
o Perakende ürünlerin ve gıda endüstrisi ürünlerinin ambalaj etiketlerinde, ör. perakende
piyasası için paketler veya ev-dışı piyasa için kahve çekirdeği paketleri üzerindeki UTZ etiketi.
o UTZ markasının ambalaj dışı maksatlarla kullanımı, ör. UTZ markasının bir internet sayfası,
reklam veya şirket raporunda kullanılması.
Etiketleme,UTZ sertifikalı bileşenlere ilişkin yapılan logolu ve logosuz tüm atıf, gönderme ve ilgileri
kapsar. Doğru imla (metin hakkı) ile birlikte doğru logo detayları (renk, pozisyon, boyut) da politikanın
bir parçasıdır.
www.utz.org
4
-
1.6.
UEBT/UTZ Bitkisel Çay için Program Rehber Dokümanı Union for Ethical Bio Trade (Etik Biolojik
Ticaret Birliği) ve UTZ birleşik bitkisel çay programına göre sertifikasyon yapısını ve sürecini açıklayan
dokümandır.
UTZ ile iletişim
CB Desteği
CB'ler aşağıdaki e-posta adreslerini kullanarak UTZ Standartlar ve Sertifikasyon departmanı ile iletişim
kurabilirler, ör. UTZ standartlarına ilişkin sorular için, Sertifikasyon Protokolüne uyum konusundaki problemler
için, üyeler hakkında görüşme için (ör. sertifikasyon ve lisansların askıya alınması veya iptali), CV onayı ve
eğitim için.
-
[email protected]
[email protected]
Coffee sertifikasyonu için
Kakao sertifikasyonu için
-
[email protected]
Çay sertifikasyonu için (Rooibos ve Bitkisel Çay dâhil)
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Fındık sertifikasyonu için
CB hesapları ve onayları için
CB denetimi için
CB eğitimi için
-
-
Üye Desteği
Üyeler aşağıdaki e-posta adreslerini kullanarak UTZ Üye Destek Ekibi ile iletişime geçebilirler, ör. UTZ
standartlarına ilişkin sorular için, bu Sertifikasyon Protokolüne uyumla ilgili problemler için ve denetim
muafiyeti kapsamındaki başvurular için.
- [email protected]
Kahve için
- [email protected]
Kakao için
- [email protected]
Çay için (Rooibos ve Bitkisel Çay dâhil)
- [email protected]
Fındık için
İzlenebilirlik Desteği (üyeler ve CB'ler için)
Good Inside Portal (GIP) izlenebilirlik sisteminin kullanımı ve sisteme erişim konusunda yardım almak için
üyeler ve CB'ler aşağıdaki e-posta adresleriyle iletişime geçebilirler.
- [email protected]
Kahve için
- [email protected]
Kakao için
- [email protected]
Çay için (Rooibos ve Bitkisel Çay dâhil)
- [email protected]
Fındık için
1.7.
Kısaltmalar
Bu dokümanda kullanılan kısaltmalar şağıda sunulmuştur:
CB
Kurallar
ChoC
CP
GIP
1
Sertifikasyon Kurumu (Certification Body)
Davranış Kuralları (Code of Conduct)
Gözetim Zinciri (Chain of Custody) Standart
Kontrol Noktası (Control Point)
Good Inside Portal internet sayfası (Good Inside Portal) 1
UTZ’ın çevrim içi Sertifika Yönetim ve Takip Sistemi internet sayfasının adresi: www.goodinsideportal.org
www.utz.org
5
IMS
IP
MB
S&C
SCA
SG
Kurum İçi Yönetim Sistemi (Internal Management System)
Korunmuş Kimlik (Identity Preserved)(izlenebilirlik seviyesi)
Kütle Denkliği (Mass Balance) (izlenebilirlik seviyesi)
Standartlar ve Sertifikasyon (Standards & Certification) (UTZ departmanı)
Tedarik Zinciri Aktörü (Supply Chain Actor)
Tecrit (Segregation) (izlenebilirlik seviyesi)
1.8.
Tanımlar
Aksi belirtilmediği sürece, bu dokümanda yer alan "üretici(ler)", "üretici grub(u/ları)", "SCA(lar)" ve "CB(ler)"
terimleri "UTZ sertifikalı üretici(ler)", "UTZ sertifikalı üretici grub(u/ları)", "UTZ sertifikalı SCA(lar)" ve "UTZ
sertifikalı CB(ler)" ifade etmektedir.
Denetçi
Denetim
- Sertifikasyon
denetimi
- İlave denetim
- Takip
denetimi
- Paralel
denetim
- Fiziksel
denetim
- Ön-denetim
- Gölge
denetimi
- Sürpriz
denetim
Takvim yılı
Sertifika
Sertifikasyon
Kurumu
Belgelendirici
Düzeltme
Düzeltici işlem
Kurum içi
www.utz.org
CB adına ve sorumluluğu altında denetim yapmaya haiz kalifiye kişi. Güvenilir bir metodolojiye göre,
denetçiler standartlardaki kriterlerin ne kadar iyi karşılandığını değerlendirmek için kanıt toplarlar. Bu
kişiler objektif, tarafsız ve yetkin olmalıdırlar.
UTZ sertifikasyonuna yönelik olarak gereksinimlerin gereğinin hangi seviyede yerine getirildiğini
belirlemek için denetim kanıtlarını elde etmek ve kıymetlendirmek amacıyla yapılan sistematik,
bağımsız ve belgelenmiş işlemler.
Üyenin UTZ sertifikasyonu için gerekli gereksinimleri ne seviyede yerine getirdiğinin ve buna bağlı
olarak hangi sertifikasyon kararının alınması gerektiğinin ve bir sertifikanın yayınlanmasının karara
bağlanması için CB tarafından gerçekleştirilen denetim.
Sertifikanın geçerlilik süresi içinde belgelendirme bilgilerindeki değişiklikleri değerlendirmek için CB
tarafından icra edilen denetim. İlave denetimler ek miktarın veya yeni işlem faaliyetlerinin
sertifikalandırılması için ve/veya sertifikaya yeni alanlarının, bölümlerin ve/veya grup üyelerinin
eklenmesi için fırsat yaratır.
CB tarafından düzeltici işlemlerin uygulandığının doğrulaması amacıyla yapılan denetim. Takip
denetimleri önceki denetimlerde tespit edilen uygunsuzlukların kapatılması için fırsat sağlar. Takip
denetimleri fiziksel denetimler olabilir, ama olmak zorunda değildir.
Bir CB denetiminden sonra aynı denetlenen kuruma/birime UTZ adına yapılan aynı kapsamdaki
denetim. Paralel denetimler önceki denetimi yapan CB ve denetçinin performansını ölmek amacıyla
icra edilir.
UTZ sertifikasyonu için gerekli gereksinimleri ne seviyede yerine getirdiğinin belirlenmesine ilişkin
kanıt toplamak için bir denetçinin herhangi bir üyenin tesisine yaptığı ziyaret.
CB tarafından (muhtemel) bir üyenin bir denetimde başarılı olması için bu sertifikasyon denetimi
öncesinde yapması gereken işlemlere ilişkin değerlendirme yapılması amacıyla icra edilen denetim.
Ön denetimler danışmanlık faaliyeti olarak değerlendirilmez.
CB tarafından icra edilen bir denetime (sertifikasyon veya takip denetimi) katılarak, şahitlik ederek
UTZ adına icra edilen denetim. Gölge denetimler denetimi yapan CB ve denetçinin performansını
ölmek amacıyla icra edilir.
Sertifikanın geçerlilik süresi içinde CB tarafından ve üyeye kısa süre önce haber vererek icra edilen
denetimlerdir. Bu üyenin hala tüm gerekli UTZ gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığının
değerlendirilmesi ve/veya CB'nin denetçisinin son denetimdeki performansını ölçmek maksadıyla icra
edilir.
1 Ocak ve 31 Aralık tarihleri dâhil olmak üzere bu tarihler arasında kalan süre aralığıdır.
Bir üye UTZ standartlarının birindeki veya daha fazlasındaki gereksinimlere uyduğunda, UTZ onaylı
CB tarafından tanzim edilen doküman. Sertifika, sertifikalı üyenin GIP üzerinden UTZ belgeli ürünlerin
ticaretini yapmak için bulunacağı lisans talebi için bir araç sağlar.
Bir veya birden fazla UTZ standardına göre denetimleri icra eden üçüncü bir şirkettir.
UTZ tarafından sertifikasyon kararlarını almak üzere yetkili kılınarak onaylanmış CB kadro üyesi (veya
kiralanmış bağımsız yüklenici)
Uygunsuzluğu ortadan kaldırmak için işlem.
Yeniden meydana gelmesini önlemek için uygunsuzluğun sebebini ortadan kaldırmak amacıyla
yapılan işlem.
Düzeltici işlemler karşılaşılan uygunsuzlukların etkilerine uygun olmalıdır.
UTZ Davranış Kurallarının tüm ilgili gereksinimlerine grup üyelerinin uygunluğunu değerlendirmek için
6
denetleme
Kurum İçi
Yönetim
Sistemi
Kurum İçi
Denetçi
Lisans
Üye
Uygunsuzluk
Ev Dışı operatör
(aynı zamanda
gıda sektörü)
Paralel üretim
Elleçleme
Üretici
Üretici grup
Perakendeci
Sigorta
Program
Yöneticisi
Özdeğerlendirme
Küçük Miktar
CA
Alt yüklenici
Özet Raporu
Tedarik Zinciri
Aktörü
UTZ belgeli
ürün
1.9.
IMS adına ve bir veya birden fazla kurum içi denetçi tarafından icra edilen denetim.
Grup ve çoklu-grup Davranış Kuralları sertifikasyonu için gerekli belgelenmiş bir kalite yönetim
sistemi. IMS'ın amacı, grubun etkin organizasyonunu ve yönetimini kolaylaştırmak ve grubun ve grup
üyelerinin UTZ Davranış Kuralları gereksinimlerine uygun olduğundan emen olmaktır.
IMS tarafından bireysel grup üyeleri üzerinde kurum içi denetimi yapmak üzere görevlendirilen kişi.
UTZ tarafından üyelerine verilen UTZ markasını ve UTZ ürünlerine ilişkin alım satım işlemlerinin
kaydını tutmaları ve etiketleme onaylarını yönetme ve saklamaları için GIP'yi kullanma izni.
UTZ tescilli tüm üreticiler, üretici grupları ve SCA'lar.
UTZ standartlarından herhangi birinin bir gereksinimini tam olarak yerine getirememek.
Tüketici nihai-ürününü satın alan ve tüketiciye satmadan veya sunmadan önce işleyen şirkettir.
Aynı çiftliğin bazı tarlalarından UTZ belgeli olarak yetiştirilip, diğer bazı tarlalarında UTZ belgesiz
olarak yetiştirilen ürün.
Paketlenmemiş, ambalajına yerleştirilmemiş veya paketi mühürlenmemiş ürün ile teması içeren her
türlü faaliyet. Elleçleme olarak kabul edilen faaliyetler ürünlerin ChoC'a ait spesifik eklerinde
listelenmiştir.
Çiftliği temsil eden ve çiftlik tarafından satılan ürünlerden sorumlu olan kişi veya organizasyon.
Ortam bir IMS'e sahip ve "Grup sertifikasyonu" veya "Çoklu-Grup sertifikasyonu " altında birlikte
sertifikalandırılmış bir grup organize üretici. Grup bir şirket veya kooperatif oluşturacak şekilde
organize olabilir veya bir tedarik zinciri aktörü (ihracatçı gibi) veya başka bir tüzel kişilik tarafından
yönetilebilir.
Tüketicilere doğrudan ulaşabilen en son tüketici nihai ürününün satışını yapan süpermarket veya
başka bir merkez. Toptancılar da bu kategoride yer almaktadır.
UZT programında CB'nin hesaplarının idari yönetiminden sorumlu CB kadro üyesi.
Üyenin bir veya birden fazla UTZ standardını uygulama seviyesini belirlemek üzere, kendi kendine
yaptığı veya kendi adına başka birine yaptırttığı değerlendirme.
Toplam ürünün (UTZ ürünü + aynı ürünün UTZ ürünü olmayanı) küçük bir miktarına elleçleme yapan
bir SCA, Bu kategoriyi belirleyen miktar üründen ürüne farklılık gösterir (bölüm 2.2'ye bakınız)
Sertifikalı/onaylı veya muhtemel bir üye veya CB tarafından UTZ sertifikaları/onayları kapsamındaki
belirli görevleri yerine götürmek için sözleşme ile görevlendirilen bir birey veya tüzel kişilik (ör. üretici /
üretici grubu, CB, denetçi. Onaylayıcı).
GIP'de yer alan ve CB'ler tarafından denetleme raporlarının UTZ'a bildirilmesi için kullanılan anket
formu. Bu özet raporu lisans talep işleminin bir parçası olarak doldurulur.
UTZ tedarik zinciri içinde çalışan ve bir üretici/üretici grubu teşkil etmeyen tüzel kişilik. SCA örneği
olarak imalatçılar (alt yükleniciler dâhil) ve tüccarlar verilebilir.
IP ve SG için, UTZ sertifikalı üreticiler /üretici grupları tarafından üretilen ve UTZ belgesiz ürünlerden
fiziksel olarak ayrı tutulan ürün.
MB için, UTZ sertifikalı üretici/ üretici grubu tarafından üretilen aynı miktardaki ürün ile idari olarak
ilişkilendirilen ürün.
Ulusal yasalara uygunluk
UTZ üyelerinin ve CB'lerin görev yaptıkları bölgelerde sosyal, ekonomik ve çevresel şartların geliştirilmesinde
örnek niteliğinde olmaları için yoğun çaba gösterir. Bu bağlamda, üyeler ve CB'ler ulusal yasalara,
düzenlemelere ve sektörel anlaşmalara veya toplu sözleşme anlaşmalarına uyarlar.
www.utz.org
7
2. SERTİFİKASYON SÜRECİ
2.1.
Giriş
Sürdürülebilir çiftçiliği teşvik etmek için, UTZ Davranış Kuralları (Kurallar) ve Gözetim Zinciri Standardı (ChoC)
adıyla iki standart geliştirmiştir (Bölüm 1.5'e bakınız). Ürünlerini UTZ belgesiyle satmak ve/veya almak isteyen
üreticiler / üretici grupları ve SCA'lar bir UTZ üyesi2 olmalı ve ilgili standart(lar)da yer alan gereksinimleri yerine
getirmelidirler.3
UTZ markasının kullanabilmek için, üyelerin pek çoğunun aynı zamanda belgelendirilmeleri (bir sertifikasyon
denetimine tâbi tutularak) ve/veya bir lisans almaları gerekir. Bu bölümün kalan kısmı hangi üyeler için
durumun böyle olduğu açıklamakta ve sertifikasyon ve lisans sürecini anlatmaktadır.
2.2.
Kimler belgelendirilmeli ve/veya lisans almalı?
Kimler belgelendirilmeli?
Sertifikasyon (belgelendirilme) bağımsız bir kurum kararıyla ilgili ürünün, servisin veya sistemin belirli
gereksinimleri karşıladığına dair yazılı olarak verilen güvencedir.(bir sertifika). UTZ sertifikasyonu için, Kurallar
ve/veya ChoC gereksinimlerine göre UTZ onaylı bir CB'nin denetim yapmasını gereklidir.
Üreticiler/ Üretici Grupları
Ürünlerini UTZ belgeli olarak satanı tüm üreticiler / üretici grupları Kurallar'a göre belgelendirilmek
zorundadır.
Üreticiler / üretici grupları aynı zamanda ChoC'a göre de belgelendirilmelidir, eğer bunlar:
 Kurallar kapsamında yer almayan elleçleme faaliyeti icra ediyorlarsa 4, ve/veya
 UTZ belgeli ürünü bir veya daha fazla sayıda UTZ sertifikalı üyeden satın alıyor ve ChoC sertifikasyonu
için aşağıda açıklanan üç kriteri karşılıyorlarsa.
Tedarik Zinciri Aktörü
Eğer aşağıdaki üç kriteri karşılıyorlarsa, SCA'lar ChoC gereksinimlerine göre belgelendirilmelidir.
1.
UTZ belgeli ürünün yasal mülkiyetini alma
2.
UTZ belgeli ürüne elleçleme: (SCA'nın kendisi veya alt yüklenicisi tarafından) paketsiz, torbasız veya
açık ürünler üzerinde yapılan her türlü işlem elleçleme olarak addedilir. ChoC ürün ekleri belirli ürünler
için elleçleme sayılan faaliyetlerin listesini belirtmektedir.
Ücretlerin de açıklandığı UTZ internet sayfasından kayıt yaptırarak bu işlem başlatılabilir.
Marka sahibi olmayan perakendeciler hariç. UTZ ürünü hak talebinde buldukları durumda bu şirketlerin üye
olarak kayıt yaptırmalarına gerek yoktur.
4
Kurallar kapsamında yer alan tüm elleçleme faaliyetleri aşağıdaki şu seviyeleri kadar olanları içermektedir:

Kahve: yeşil kahve üretimi

Kakao: kakao tanelerinin kurutulması, gruplandırılması veya paketlenmesi

Çay: işlenmiş çayın üretimi

Rooibos: tüketici nihai ürününün paketlenmesi

Fındık: Kabuklu fındık üretimi
2
3
www.utz.org
8
3.
UTZ hakkında ürün hakkı talebinde bulunma: Ürünün satışı veya sunumuna ilişkin olarak, ürün
üzerinde veya ürün haricinde logolu veya logosuz UTZ'ın kendisinin veya statüsünün bir kısmına veya
tamamen yönelik olarak her türlü niyet ve amaçla, UTZ veya bir ürün veya bileşen(ler)in
sürdürülebilirliği ve sorumlu tedariki kapsamında yapılan tüm referans, gönderme ve atıflar ürün
hakkı kapsamında değerlendirilir5. Bu işletmeden-işletmeye ve işletmeden-tüketiciye olabilir. UTZ, bir
hususun bir ürün talebi olarak değerlendirilip değerlendirilmeyeceği konusunda nihai kararı verme
hakkını saklı tutar.
Takip eden örnekler ürün hakkı kabul edilir:
o Eğer bir üye müşterilerine bir faturada UTZ'dan veya ürün veya bileşen(ler)in
sürdürülebilirliği veya tedarikinden bahsederse;
o Canlı olarak, basında, reklamda veya satış noktasında yapılanlar da dâhil olmak üzere, eğer
bir üye marka veya ürün bildirimlerinden UTZ'a veya ürün veya bileşen(ler)in
sürdürülebilirliğine veya tedarikine atıfta bulunursa;
o Eğer bir üye kendisine gönderilen ürünlerde UTZ'a veya ürün veya bileşen(ler)in
sürdürülebilirliğine veya tedarikine atıfta bulunuyorsa.
Çay ve rooibos sertifikasyonu için, aşağıdaki kurallar uygulanır:
- Çay sertifikasyonu için,Yapılmış çaya kadar işleme yapan Tedarik Zinciri Aktörlerinin Temel kurallara
ve Çay modülüne göre sertifikalandırılmaları gerekmektedir.
- Rooibos sertifikasyonu için, tüketici nihai rooibos ürününü işleme alan SCA'ların Temel Kurallara ve
Çay Modülüne göre onaylanmaları gerekir. İkincil işlemden sonra yalnızca aktiviteleri yürüten Rooibos
SCA'larının ChoC'a göre onaylanmaları gerekir.
Kimlerin belgelendirilmesine gerek yoktur?
Tüm UTZ üyelerinin ilgili UTZ standartlarına uyması gerekse de, hepsinin sertifikalandırılmasına ve
denetlemeden geçmesine gerek yoktur. Belirli SCA'lar için ChoC'a uygunluğa ilişkin başka teyitler de kabul
edilmektedir.
UTZ sertifikalı olmak için üç kriteri karşılamaları gerekmeyen SCA'lar
Üç kriteri (mülkiyet, elleçleme ve ürün hak talebinde bulunma) karşılamayan SCA'ların belgelendirilmelerine
gerek yoktur. Bu SCA'lar aşağıda belirtilmiştir:
1.
Alt Yükleniciler:Alt yükleniciler ilgili ChoC gereksinimlerine uymak zorundadırlar, ancak UTZ belgeli
ürünün yasal mülkiyetine sahip olmadıklarından sertifikalandırılmalarına gerek yoktur.
Alt yüklenici ile çalışan üye alt yüklenicinin ChoC gereksinimlerine uygunluğundan sorumludur. Eğer
alt yüklenici halihazırda UTZ ChoC sertifikasına sahipse, SCA tarafından alt yükleniciye yönlendirilen
faaliyetlerin CB tarafından denetlenmesine gerek yoktur, geçerli bir ChoC sertifikasının sunulması
yeterlidir.
Eğer alt yüklenici sertifikalandırılmamışsa, alt yüklenici (veya alt yüklenici le sözleme imzalayan üye
alt yüklenici adına) UTZ ChoC kontrol listesini kullanarak bir öz değerlendirme yapmalıdır. CB
tarafından alt yükleniciden ilave dokümantasyon talep edilebilir.
Genelde ürün talepleri olarak görülmeyen durumlara dair örnekler: CSR raporları (yayımlanan, basılan,
çevrimiçi, vb.), reklâmlar veya sürdürülebilir kaynak alıma ilişkin şirket performansına atıfta bulunan diğer
yayımlar, hissedarların veya çalışanların kurum içi yazışmaları, sürdürülebilir kaynak alıma ilişkin şirket
performansı hakkındaki sürdürülebilir endeksler veya ölçümler, sürdürülebilir kaynak alıma atıfta bulunan veya
marka ya da ürünün çoklu onaylı kaynak alımı hakkında şirket düzeyinde diğer yazışmalar.
5
www.utz.org
9
Risk değerlendirmesine (bölüm 2.5'e bakınız) bağlı olarak CB alt yükleniciyi fiziki olarak denetlemeye
karar verebilir. Aşağıdaki tabloda belirtilen elleçleme kapsamındaki faaliyetleri icra eden alt
yüklenicilerin fiziki olarak denetlenmeleri gerekmektedir.
Ürün
Kahve
A
Kakao
l
t
Çay
Roobibos
y
Çayı
ü
Fındık
Elleçleme faaliyetleri
Yeşil kahve üretimi dâhil olmak üzere bu aşamaya kadar olan tüm elleçleme faaliyetleri
Kakao tanelerinin kurutulması, gruplara ayrılması veya paketlenmesi dâhil olmak üzere bu
aşamaya kadar olan tüm elleçleme faaliyetleri
İşlenmiş çay üretimi dâhil olmak üzere bu aşamaya kadar olan tüm elleçleme faaliyetleri
Nihai tüketici ürünü paketlemesi dâhil olmak üzere bu aşamaya kadar olan tüm elleçleme
faaliyetleri
Kabuklu fındık üretimi dâhil bu aşamaya kadar olan tüm elleçleme faaliyetleri
k
lenici tarafından icra edilen faaliyetler üyenin faaliyetleri kapsamındakilerin bir parçası olarak kabul
edilir, ancak bu alt yüklenicinin belgelendirildiği anlamına gelmez. Bu nedenle alt yüklenicinin adı
üyenin sertifikasında yer almaz.
2.
UTZ ürününe elleçleme yapmayan SCA'lar: Söz konusu SCA'lar ilgili ChoC gereksinimlerine uymak
zorundadırlar, ancak belgelendirilmek yerine Gözetim Zinciri Denetimi Muafiyet Bildirimini
imzalayarak UTZ Üye Destek Ekibine sunabilirler (bölüm 1.6'ya bakınız). Bu kategori içinde, UTZ
belgeli ürünlerin elleçleme gerektiren faaliyetlerini ChoC sertifikalı üyelerden alan tüccarlar
girmektedir.
3.
UTZ hakkında ürün taleplerinden bulunmayan SCA'lar; söz konusu SCA'lar ilgili ChoC
gereksinimlerine uymak zorundadırlar, ancak belgelendirilmek yerine Gözetim Zinciri Denetimi
Muafiyet Bildirimini imzalayarak UTZ Üye Destek Ekibine sunabilirler (bölüm 1.6'ya bakınız).
Küçük Hacimli SCA'lar
Küçük bir miktara elleçleme yapan SCA'lar ilgili ChoC gereksinimlerine uymak zorundadırlar, ancak
belgelendirilmekten ve bir denetime girmekten muaf tutulabilirler. Böyle bir muafiyetten yararlanabilmek için,
Gözetim Zinciri Denetim Muafiyet Bildirimini imzalamaları ve UTZ Üye Destek Ekibine göndermeleri
gerekmektedir (bölüm 1.6'ya bakınız). Küçük hacimli SCA'lar UTZ logosuyla satılan tüm ürünler için etiket
onayı almak zorundadırlar.
Bu muafiyet, Davranış Kuralları sertifikasyonu kapsamına dâhil edilmeyen fiziksel elleçleme aktivitelerini
yapan (bkz. bölüm 2.2 altbilgi 4) , yıllık bazda fiziksel olarak aşağıdaki toplam ( UTZ sertifikalı+ UTZ sertifikalı
olmayan ürün ) hacimlerden daha azını işleyen bireysel ve çoklu saha üretici firmaları(. tüm sahalar dâhil
olmak üzere , tedarik zinciri aktörleri için geçerlidir:



Kahve: 200 MT yeşil kahve eşdeğeri
Çay: 200 MT çay eşdeğeri 6
Kakao: 100 MT kakao tanesi eşdeğeri
Perakende ve Ev Dışı İşletmecileri
Perakende ve Ev-Dışı işletmecilerin (gıda endüstrisi işletmecileri dâhil) belgelendirilmelerine gerek yoktur.
Eğer bunlar UTZ belgeli ürünün marka sahibiyseler, üye olarak kayıt olmaları gereklidir ve UTZ Etiket ve Marka
Politikasına uymak ile yükümlüdürler.
6
Çay eşdeğeri, yapılmış çayı, işlenmiş rooibosu, işlenmiş yeşil rooibosu ve kurutulmuş bitkileri içerir
www.utz.org
10
UTZ bir Gözetim Zinciri Denetim Muafiyeti Bildirimini imzalayan ve sunan üyeleri denetleme hakkını saklı
tutar. Bu denetimlerin amacı bu üyelerin gerçekten sertifikasyondan muaf olduklarının ve geçerli ChoC
gereksinimlerini yerine getirdiklerinin teyit edilmesidir.
Böyle bir denetimin üyenin ilgili ChoC gereksinimlerine uymadığını veya bir sertifikasyon denetiminden
muafiyet için gerekli şartları karşılamadığı ortaya çıkarması durumunda, UTZ yapılan denetimin masrafını
üyeye ödetme ve üyenin GIP içindeki lisans ve etiket onaylarını iptal etme yetkisine haizdir.
Kimler GIP içinde lisans sahibi olmalıdır?
Lisans, UTZ tarafından üyelerine verilen UTZ markasını ve UTZ ürünlerine ilişkin alım satım işlemlerinin
kaydını tutmaları ve etiketleme onaylarını yönetme ve saklamaları için GIP'yi kullanma iznidir. Tüm sertifikalı
üyeler ve katkısız UTZ belgeli ürün (şeker, süt, vb. diğer katkı maddeleriyle karıştırılmamış UTZ ürünü) ticareti
yapan tüm diğer üyeler geçerli bir lisansa sahip olmak zorundadır.
Sertifikalı üyeler için, sertifikasyon sürecinin bir parçası olarak CV GIP üzerinden bir lisans talep eder (bölüm
2.3'de belirtilmiştir). Sertifikasız üyeler (ör. Küçük Ölçekli SCA'lar ve UTZ ürününe elleçleme yapmayan veya
hak talep etmeyen SCA'lar) için lisans UTZ Üye Destek Ekibi tarafından üyenin talebi ve gerekli Gözetim Zinciri
Denetimi Muafiyet Bildirimlerini tamamlamasının ardından tanzim edilir.
2.3.
Genel sertifikasyon süreci
Önceki bölümde açıklandığı gibi, UTZ üyelerinin çoğunun İş Ahlakı ve/veya ChoC dokümanlarına göre
belgelendirilmesi gereklidir, bu da UTZ onaylı bir CB tarafından denetlenmeleri gerektiği anlamına
gelmektedir. Takip eden üç bölüm uygulanacak şartların yanı sıra bu süreçte izlenmesi gereken adımları
özetlemektedir. Bölüm 2.4 ve 2.5 sırasıyla Kurallar ve ChoC sertifikasyonlarının özelliklerini açıklarken, bölüm
2.3 Kurallar ve ChoC sertifikasyonlarının her ikisi için nelerin uygulanması gerektiğini anlatmaktadır.
Genel Sertifikasyon Prosedürü
Genel sertifikasyon prosedürü takip eden akış diyagramında gösterilmiştir. Detaylı açıklamalar için aşağıdaki
tablodan yardım alınabilir.
www.utz.org
11
Genel Sertifikasyon Prosedürü
Üye
UTZ
CB
Yeni üye?
No
Evet
1A. UTZ İnternet sayfası üzerine kaydeder
1B. Kaydı onaylar ve üye ID'si, kullanıcı adı
ve GIP parolası oluşturur
2. UTZ onaylı CB seçimini yapar (birkaç
CB'den birden talepte bulunmak tavsiye
edilir, önceki yılki CB'yi seçmek zorunlu
değildir)
3. Üye ile kontrat imzalar
(en az denetim ücreti, zaman dilimi ve kapsam belirtilerek)
5. Öz-değerlendirmeyi yapar ve bunu
denetim öncesinde ilave dokümantasyonla
birlikte CB'ye gönderir
4. Üyeye en son versiyon sertifikasyon dokümanlarını sağlar
7. CB ile denetim tarihinde anlaşır
6. Denetime hazırlanmak için dokümantasyonu gözden
geçirir
8. Denetimi icra eder
9A. Uygunsuzlukları gidermek için
düzeltmeleri ve düzeltici işlemleri uygular
Bulunan
uygunsuzluklar?
Evet
No
9B. Uygunsuzlukların giderildiğini
teyit eder
10. Sertifikasyon kararını alır
12. Lisans talebini gözden geçirir
Üye sertifikalı mı?
No
Evet
11A. Üyeyi ve UTZ'yi
bilgilendirir
Bilgiler doğru, tam ve açık mı? Denetim
Sertifikasyon Protokolüne uygun mu?
11B. Sertifikayı ve denetim
sonuç raporlarını tanzim eder
ve lisansı GIP'ye bildirir.
Son
No
13B. Bilgileri açıklar, düzeltir ve/veya tamamlar ve lisans
isteğini geri gönderir
16. İşlemi GIP'ye kaydeder ve sertifikasyon
bilgilerinde bir değişiklik olması
durumunda CB'yi bilgilendirir
www.utz.org
15. Sertifikasyonu üyeye gönderir
13A. Daha fazla bilgi, açıklama veya
düzeltme talep eder
14A. GIP'deki üye lisansının
aktif hale getirir
12
Evet
Genel Sertifikasyon Prosedürü
1
A
B
2
3
4
5
6
7
8
9
A
B
10
11
A
B
12
13
A
B
14
15
16
Yeni bir üye UTZ internet sayfasındaki kayıt formunu doldurarak kayıt olur.
UTZ yeni üyeye üyenin ID'sinin, kullanıcı adının ve parolasının da içinde bulunduğu bir kayıt onayını gönderir.
Üye CB'yi seçer ve iletişime geçer.
CB ile iletişime geçmekten ve uygun zamanda Sertifikasyon Protokolünün bu bölümünde açıklanan sertifikasyon
koşullarına göre denetim talep etmekten üye sorumludur. Üyenin ihtiyaçlarının en iyi şekilde karşılayanı seçebilmek için
birden fazla CB'den teklif alınması tavsiye edilir. Her yıl aynı CB ile çalışılması zorunluluğu yoktur.
Üyenin CB'yi değiştirmesi durumunda, üyeler önceki CB'den yeni CB'ye önceki yılın denetim sonuçlarını göndermesini
talep etmek zorundadır. Önceki CB bu talebi 5 iş günü içinde yerine getirmek zorundadır.
CB ve üye bir sözleşme imzalarlar.
CB üye tarafından okunması ve anlaşılması için UTZ sertifikasyonuna ilişkin ilgili dokümanların en son versiyonlarını (ör.
Sertifikasyon Protokolü, Kurallar ve/veya ChoC) üyeye gönderir.
Üye standartlara uygunluğunu kıymetlendirmek için bir öz-değerlendirme yapar ve denetim öncesinde en az aşağıdaki
dokümanlarla birlikte CB'ye gönderir:
Geçerli UTZ kontrol listesini kullanarak yapılmış ve hangi kontrol noktalarına üyenin uyamadığını veya üye
için hangilerinin geçerli olmadığını gösteren, aynı zamanda bütün CP'ler için açıklamaların eklendiği bir özdeğerlendirme
Alt yüklenicinin(lerin) öz-değerlendirmeleri (eğer varsa)
Grubun veya çoklu-grubun grup üyelerine veya çoklu-tesise ait tesislerin listesi (eğer varsa). Bir çoklu işletme
üyesi MB düzeyinde benzersiz biçimde faaliyet gösteriyorsa ve bölüm 2.5'te açıklanan şekilde kriterleri
karşılıyorsa, üye CB'nin denetleyeceği denetim örneğindeki sahaları uzaktan, merkezi bir konumdan
denetlemesini isteyebilir.
Sertifikasyon ile sonuçlanmamış olanlar dâhil, önceki UTZ denetimlerinin dokümantasyonları (ör. sürpriz
denetimler ve diğer CB'ler tarafından yapılan denetimler).
Çiftliğin veya grubun yönetim planı
CB üye tarafından sunulan dokümantasyonu (5 numaralı adım), üye hakkında GIP'de bulunan bilgileri ve ulaşabildiği
diğer tüm ilgili verileri gözden geçirerek denetimi hazırlar. Buna dayanarak, CB bir denetim için ön koşulların oluşup
oluşmadığına karar verir ve eğer oluşmuşsa hangi sahaların özel ilgi gerektirdiğini belirler.
Üye ve CB denetim tarihi üzerinde anlaşır.
CB Kurallar ve/veya ChoC gereksinimlerine göre sertifikasyon denetimini icra eder (bölüm 2.4 ve 2.5'e bakınız).
Denetim esnasında bir uygunsuzluk ile karşılaşılması durumunda, üye uygunsuzluğun giderilmesi için düzelme ve
düzeltici işlem uygular.
CB düzeltmenin ve düzeltici işlemin uygulandığını ve uygunsuzluğun giderildiğini teyit etmek için takip denetimi icra
eder.
CB sertifikasyon kararını alır. Bu, tüm uygunsuzluklar çözümlendikten sonra veya hiçbir uygunsuzluk belirlemediğinde
son denetim tarihinden itibaren 20 iş gününden geç olmamak üzere yapılmalıdır.
Eğer CB üyenin (yeniden) belgelendirilmemesine karar verirse, CB üyeyi ve UTZ'ı (GIP üzerinden ve eposta yoluyla) bu
karar hakkında bilgilendirir. Sertifikasyonun yeniden tanzim edilmesi için üye Sertifikasyon Protokolünün bu
bölümünde açıklanan sertifikasyon şartlarını yerine getirmelidir.
Üyenin, denetim ve/veya denetim süreci hakkında bir CB veya CB altyüklenicisi hakkında bir şikayeti varsa, temyiz ya da
itiraz ediyorsa, üye bunu yazılı olarak CB'ye gönderebilir. CB, şikayetlerin, temyizlerin ve ihtilafların kaydedilmesi ve ele
alınması için yürürlükte bir prosedüre sahip olmalıdır. CB, 15 işgünü içinde davacıya yanıt vermelidir. Şikâyet, temyiz
veya ihtilaf 20 iş günü içinde çözümlenmezse (şikâyetin, temyizin veya ihtilafın üye tarafından CB'ye gönderilmesinden
sonra), CB UTZ'a bunu rapor etmelidir ([email protected]). Davacı, şikâyetin, temyizin veya ihtilafın CB
tarafından uygun biçimde işleme alınmadığını hissederse, davacı bunu UTZ Şikâyet Prosedürünü (bkz. bölüm 4.1)
kullanarak UTZ'a bildirebilir.
Eğer CB üyenin sertifikalandırılmasına karar verirse, sertifikasyon kararı verildikten sonra en geç 5 iş günü içinde
sertifikayı tanzim eder (fakat henüz üyeye göndermez) ve GIP'de üye için lisans talebinde bulunur.
UTZ CB tarafından sunulduktan sonra en geç 5 iş günü içinde lisans talebine ilişkin bilgileri gözden geçirir.
Eğer UTZ lisans talebindeki bilgilerin yanlış, eksik veya muğlak olduğuna karar verir veya denetimin Sertifikasyon
Protokülüne uygun olmadığına hükmederse, denetim raporuna ve/veya lisans talebine ilişkin daha fazla bilgi, açıklama
ve düzeltme CB'den talep edilir.
CB lisans talebine ilişkin gerekli açıklamaları yapar, bilgileri düzeltir ve/veya tamamlar ve talebi 7 iş günü içinde UTZ'a
geri gönderir.
Eğer UTZ lisans talebindeki bilgilerin doğru, tam ve açık olduğuna karar verir, denetimin Sertifikason Protokolüne
uygun olarak icra edildiğine hükmederse, GIP'deki lisansı aktif eder.
CB sertifikayı üyeye gönderir.
Üye işlemi GIP'ye kaydeder ve sertifikasyon bilgilerinde bir değişiklik olması durumunda CB'yi bilgilendirir
www.utz.org
13
Genel Şartlar
Her tür sertifikasyon ve ürün için aşağıdaki şartlar üyeler ve CB'ler için geçerlidir. Ek 1'de yetiştiricileri içerecek
ek bir Kurallar sertifikasyon seçeneği verilirken, Davranış Kuralları ve ChoC sertifikasyonuna ilişkin belirli
koşullar sırasıyla bölüm 2.4 ve 2.5'te açıklanmaktadır.
a. Sertifikasyon denetimi
UTZ Davranış Kuralları ve/veya ChoC sertifikasyonunu almak ve muhafaza etmek için, üyeler geçerli
standartlar, ürünler ve ülkeler için denetim yapmak üzere UTZ tarafından onaylanmış ve yetkilendirilmiş bir
CB'nin bir sertifikasyon denetimine girmek zorundadır.
Denetim gerçekleştirilmeden önce üye ve CB arasında yazılı bir anlaşma yürürlüğe konmalıdır. Anlaşma en az
ücret, zaman dilimi ve denetim kapsamı konularını içermelidir (ör. faaliyet aralığı ve denetimde
kıymetlendirilecek kayıtlar)
Denetimde, denetçiler UTZ kontrol listesini veya ön değerlendirme esnasında hazırlanmış ve UTZ kontrol
listesi ile aynı alanları kapsayan eşdeğeri bir kontrol listesini kullanmalıdır. Birleştirilmiş denetimler için (UTZ
standartları ve diğer standartlarla birlikte denetlendiğinde), eğer UTZ tarafından onaylanmışsa birleştirilmiş bir
kontrol listesi kullanılabilir.7
Denetçi CP'lere ilişkin açıklamalarını değerlendirme yaptığı noktalarda (en az bulgunun tanımını belirtecek
şekilde) eklemelidir. Geçersiz olarak belirtilen CP'ler için gerekçe ve neden teyidi eklenmelidir. CB tarafından
denetim esnasında toplanan bulgular en az 3 yıl süreyle saklanmalıdır.
Eğer denetim esnasında çevirmen kullanılıyorsa, bunlar denetlenen üyeden bağımsız olmalı ve bu kişilerin
herhangi bir menfaat çakışması olmamalıdır. Eğer mümkün değilse, çevirmenler nötr bir rol almalı ve denetçi
çevirmenin kimliğini ve organizasyon ile ilişkisini kayıt altına almalıdır.
b. Sertifika
Eğer bir sertifikasyon denetimi sırasında uygunsuzluk bulunmamışsa veya tüm uygunsuzluklar tatmin edici
şekilde giderilmişse (aşağıdaki d maddesine bakınız) CB geçerli kapsam için UTZ sertifika şablonunu kullanarak
bir sertifika tanzim eder. Davranış Kuralları sertifikası 365 günlük bir dönem için geçerlidir 8 ve ChoC sertifikası
365, 730 veya 1095 gün için geçerlidir 9 (bkz. bölüm 2.5). Tüm sertifikalar 4 aya kadar uzatılabilir (daha fazla
detay için aşağıdaki h maddesine bakınız).
Üyenin ilk sertifikasının başlangıç tarihinin nasıl belirleneceği (ve sertifikasyon süreci kesintiye uğradığında
sertifikanın nasıl tanzim edileceği) bölüm 2.4 (Kurallar) ve 2.5 (ChoC) içinde açıklanmıştır. Sertifikasyon devam
eden bir süreç olarak değerlendirildiğinden, müteakip sertifikalar önceki sertifikanın süresinin dolduğu günden
bir sonraki gün başlar.
Ancak, önceki yıldan sonraki yıla geçişte sertifikasyonun kesintiye uğradığı durumlar olabilir (ör. üyenin
denetimi geçememesi veya yeniden belgelendirme için başvurmamaya karar vermesi). Bu tür durumlarda,
sertifikalar arasında sertifikasız geçen süre kadar bir zaman aralığı oluşur. Bu süre boyunca üyenin UTZ belgeli
hiç bir ürünü satmasına ve bu dönemin mahsulünün (başka bir ifadeyle harmanı yapılan veya üretilen ürün) de
daha sonraki aşamalarda UTZ belgeli ürün olarak satılmasına izin verilmez.
c. Lisans
7 Onay [email protected] adresine e-posta göndererek talep edilebilir.
8 artık yılda 366 gün.
9 Artık yıl durumunda bir gün ilavedir.
www.utz.org
14
Sertifikanın tanzim edilmesinden sonra (fakat üyeye gönderilmesinden önce), CB denetim sonuçlarını UTZ'ye
rapor etmek ve üye adına lisans talebinde bulunmak zorundadır. Bu Özet Raporun doldurulması ve GIP'deki
sertifikaya yüklenmesi ile yapılır. Lisans CB tarafından üyeye ilişkin olarak toplanan sertifikasyon bilgisi ve
verisini yansıtır (başka bir ifadeyle geçerlilik tarihleri, belgelendirilen miktar ve sertifikalandırılan faaliyetler).
d. Uygunsuzluklar
Eğer bir sertifikasyon denetim sırasında bir veya daha fazla uygunsuzluk bulunmuşsa, üye
sertifikalandırılmadan önce (uygunsuzluğu çözmek için) bir düzeltme ve (uygunsuzluğun ana sebebinin
ortadan kaldırılması ve tekrarının önlemesi için) bir düzeltici işlem uygulamalıdır.
Uygun düzelmenin ve düzeltici işlemin belirlenmesinden ve uygulanmasından üye sorumludur. CB söz konusu
işlemlerin yapıldığını ve uygunsuzluk ile buna neden olan ana sebeplerin ortadan kaldırıldığını teyit etmekten
sorumludur.
Üye ve CB düzeltme ve düzeltici işlemin hangi zaman diliminde uygulanması gerektiği konusunda görüş
birliğinde olmadır. Maksimum zaman dilimi 60 iş günüdür.
Çok ciddi uygunsuzlukların bulunması durumunda, e ve f maddelerinde belirtilen zaman dilimlerini uygulamak
yerine, CB üyenin mevcut sertifikasının derhal askıya alınmasına veya üyenin belgelendirilmemesine karar
verebilir.
e. Askıya Alma
Eğer düzeltme ve düzeltici işlem tatmin edici biçimde belirlenen zaman dilimi içinde uygulanmamışsa, CB
derhal üyenin sertifikasını 3 aya kadar askıya almak zorundadır (eğer üye hala geçerli bir sertifikaya sahipse).
CB askıya almayla ilgili olarak UTZ'ı (e-posta yoluyla) ve üyeyi bilgilendirir ve UTZ adına üyenin GIP'deki
lisansını askıya alır.
Üyenin lisansının askıya alındığında, üye ürünleri belgeli olarak satamaz. Askıya alma süresi sona ermeden
önce, CB ve üye karşılıklı olarak, düzeltici işlemlerin uygulandığını doğrulamak için yapılacak (ikinci) takip
denetimine yönelik uygun tarihi kararlaştırmalıdır.
Eğer takip denetimi üyenin tüm uygunsuzlukları çözdüğünü teyit ederse, CB sertifikanın askı durumun kaldırır,
UTZ'ı (e-posta yoluyla) ve üyeli bu konuda bilgilendirir ve GIP'deki askıyı UTZ adına kaldırır.
f. Sertifikasyonun Yapılmaması
Eğer düzeltme ve düzeltici işlem tatmin edici biçimde yukarıda (e maddesi) belirlenen zaman dilimi içinde
uygulanmamışsa, CB sertifikasyonu onaylayamaz (başka bir ifadeyle ilk sertifika veya önceki sertifikanın
süresinin dolmasının ardından verilecek takip eden sertifika tanzim edilemez).
Sertifika alabilmek için üye yeni bir denetim geçirmek zorundadır. Davranış Kuralları sertifikasyonu için, üye en
az bir hasat dönemi (ana/büyük veya orta/küçük) veya eğer hasat dönemi devamlılık arz ediyorsa altı ay
beklemek zorundadır.
CB sertifikasyonun yapılmayacağı konusunda UTZ (e-posta yoluyla) ve üyeyi derhal bilgilendirir.
g. Sertifika İptali
CB geçerli sertifikası olan bir üyeyi belgelendirmemeye karar verdiğinde, CB'nin ve/veya UTZ'nin bütünlüğünü
korumak için üyenin mevcut sertifikasının iptal edilmesine karar verebilir . Sertifika iptali kaldırılamaz. Bunu
düzeltmek için üye yukarıda (madde f içinde) açıklanan şartların oluşmasını müteakip yeni bir denetim
başvurusunda bulunmalıdır.
www.utz.org
15
CB sertifika iiptaliyle ilgili olarak UTZ'ı (e-posta yoluyla) ve üyeyi bilgilendirir ve UTZ adına üyenin GIP'deki
lisansını iptal eder.
h. İlaveler
Sertifikanın geçerlilik süresi içinde sertifikasyon bilgilerinde değişiklikler meydana gelebilir ve bu da ilave
ihtiyacını oluşturan bir artış (ör. daha yüksek hacim, daha fazla üye veya işletme) getirebilir.
İlaveler üye tarafından CB'den talep edilmelidir. Eğer üye ilavenin gerekçesine ve gerekliliğine ilişkin yeterli
delil ortaya koyamaz ise CB ilaveleri red edebilir.
CB tüm ilaveleri UTZ'a rapor etme ve mevcut sertifika ve lisans süresi dolmadan önce GIP üzerinden lisans
ilavesi talebini iletme zorunluluğundadır. Bunun için gerekli bilgi ve dokümantasyon aşağıda belirtilmiştir:
- ilave gerekçesi
- sonraki denetim tarihi (sadece süre ilavelerinde)
- yeni sertifika
- İlave denetimini Özet Raporu (eğer varsa)10.
- güncellenmiş grup üye listesi (grup ilavesi durumunda)
Eğer bir üye sertifikasyon sürecinde CB'yi değiştirmişse, üyenin ile halihazırda geçerli sözleşmesi olan CB (fiili)
sertifikada ilave yapılması konusunda yetkilidir ve lisans ilavesi talebini yapabilir.
Takip eden tablo muhtemel ilave türlerini göstermektedir. Aşağıda gösterilen ilavelerini iki veya daha
fazlasının kombinasyonları söz konusu olabilir.
İlavenin Türü
Zaman
Uygulanabilirlik
Kurallar + ChoC
Şartlar
Orijinal sertifika süresi dolduktan sonra 4 aya kadar süre ilavesi izni verilebilir, fakat
sadece yeniden sertifikalandırma denetimi planlandı, onaylandı ve süre ilavesi talebi
sertifikanın geçerlilik süresi içinde yapılmışsa.
Sonraki sertifika yeni sertifikanın kalan dönemi için tanzim edilir (başka bir ifadeyle
eğer 2 ay ilave süresi alınmışsa, yeni sertifikanın geçerlilik süresi 10 ay olacaktır).
Hacim ve
alan
Kod
Zaman ilavesinin geçerli olduğu süre boyunca, Davranış Kuralları üyelerine yeni
mahsulden (bu bir sonraki sertifika kapsamında belgelendirilecektir) elde ettikleri
ürünleri UTS belgeli olarak satma izni verilmez.
Sertifikalı üretim alanının ve/veya hacminin %10'una kadar ilave, ilave üretim alanı
ve/veya hacminin üyenin sertifikasına CB ile birlikte kaydedilmesiyle eklenebilir. CB
tarafından daha fazla doğrulama yapılmasına gerek yoktur.
Eğer üyenin üretim alanındaki ve/veya hacimdeki ilavesi yıllık % 10'dan daha
fazlaysa, ilave mevcut sertifikasına eklenmeden önce bu yıl içinde ilave bir denetim
yapılması gerekir. Bu ilave denetimi yeni alan ve/veya hacme, miktara
odaklanmalıdır.
Üye ilave talep etmek yerine ekstra miktarı bir sonraki sertifikaya eklemeye karar
verirse, CB ekstra miktarı bu miktar bir sonraki sertifikasyon denetiminde
değerlendirildikten sonra nakil olarak yeni sertifikaya ilave edebilir. Üye ürün bir
denetçi tarafından onaylanana ve yeni sertifikaya eklenene kadar bu ürünü satamaz.
Eğer grup veya çoklu-grup hep beraber bir yıl içinde üretim alanlarını ve/veya
miktarı, hacmi % 10'dan daha fazla arttırırsa, IMS ve en az yeni grup üyelerinin
kareköküne denk gelen miktarı ve/veya yeni alan ve/veya miktar (minimum %5 ile)
talep eden üyeler için o yıl içinde ilave mevcut sertifikaya eklenmeden önce ilave bir
denetime tabi olmaları gerekir.
Miktar sadece üreticinin veya üretici grubun mahsul sırasındaki ürünleri tüm geçerli
Kurallar CP'lerine uygun ise eklenebilir.
10
İlaveye yönelik olarak eğer ilave bir denetim icra edilmişse, CB denetimin Özet Raporunu UTZ S&C departmanından talep üzerine
edinilebilecek ilave denetim şablonunu kullanarak göndermelidir.
www.utz.org
16
İlavenin Türü
Sahalar
Uygulanabilirlik
Kurallar + ChoC
çoklu-işletme
Grup Üyeleri
Kod
(çoklu) grup
İşleme
faaliyetleri
Kurallar + ChoC
Şartlar
IP/SG izlenebilirlik düzeyinde faaliyet gösteren üreticiler ve SCA'lar için, yeni
işletmeleri çoklu-işletme sertifikasına eklemek için yeni işletmelerin ve merkezin
ilave mevcut sertifikaya eklenmeden önce denetlenmesi gerekmektedir.
MB izlenebilirlik seviyesinde işlem yapan SCA'lar yeni işletmeyi (işletmeleri) ilave
işletmeyi (işletmeleri) CB ile birlikte sertifikaya kaydederek ekleyebilirler. Sonraki
denetime kadar CB tarafından hiçbir ilave doğrulama yapılmasına gerek yoktur.
Sonraki denetimde, yeni saha(lar) bölüm 2.5'te açıklanan şekilde denetim örneğine
dahil edilmelidir (Gözetim Zinciri Sertifikasyon Seçenekleri).
Yıllık %10'a kadar yeni grup üyeleri sertifikaya CB ile birlikte ilave grup üyelerinin
(üretim alanları ve miktarla birlikte) kaydedilmesiyle eklenebilir. CB tarafından daha
fazla doğrulama yapılmasına gerek yoktur.
Eğer bir yıl içinde %10'dan daha fazla grup üyesi eklenecekse, IMS ve en az yeni grup
üyelerinin kareköküne denk gelen sayıdaki (minimum %5 ile) üye için, ilave mevcut
sertifikaya eklenmeden önce ilave bir denetime yapılması gereklidir.
IP/SG izlenebilirlik düzeyinde faaliyet gösteren üreticiler ve SCA'lar için, yeni işleme
aktivitesini eklemek için, mevcut sertifikaya uzatma eklenmeden önce yeni bir
aktivite denetimi gereklidir.
MB izlenebilirlik seviyesinde işlem yapan SCA'lar yeni işleme faaliyetini, CB ile
birlikte ilave işletmeyi (leri) sertifikaya kaydederek ekleyebilirler. Sonraki denetime
kadar CB tarafından hiçbir ilave doğrulama yapılmasına gerek yoktur.
i. Kayıt tutma
Uygunsuzluklar, düzeltmeler ve düzeltici işlemler (sertifikasyon veya sürpriz denetim kaynaklı), kurum içi
denetim raporları (grup ve çoklu-grup sertifikasyonu için) ve öz-değerlendirmeler belgelenmeli, en az üç yıl
boyunca saklanmalı ve denetçiye ibraz edilmelidir.
2.4.
Davranış Kuralları Sertifikasyon Süreci
Davranış Kuralları Sertifikasyon Seçenekleri
Davranış Kuralları sertifikasyonu için dört farklı seçenek bulunmaktadır 11. Seçilecek seçenek üyenin türüne
bağlıdır. Sertifikasyon seçeneği hangi Temel Kurallara uyulacağını, uygunluktan kimin sorumlu olacağını ve
sertifikasyon denetimi için örneklemenin nasıl yapılacağını belirler. Bu husus aşağıdaki tabloda açıklanmıştır.
Seçenek 1: Bireysel sertifikasyon
Uygulanabilecek
üye:
Uygunluk
sorumluluğu:
Sertifikasyon
denetimi için örnek:
Tabi Olduğu Temel
Kurallar
11
Bireysel üretici
Bireysel üretici geçerli tüm CP'lere uyar.
CB tarafından fiziki olarak denetlenecek minimum arsa sayısı çiftlikteki arsaların toplam
sayısının kare kökünün üst tam sayıya yuvarlandığında elde edilen sayıdır. CB fiziki denetimin
hangi arsalarda yapılacağına karar vermeden önce bir risk değerlendirmesi yapar. Eğer risk
seviyesi yüksek olarak değerlendirilirse (tüm veya belirli arsalar için) CB fiziki olarak
denetlenecek arsa sayını arttırmaya karar verebilir.
Her yıl farklı arsa örnekleri denetlenmelidir. Örneklenecek arsaların belirlenmesi ve risk
değerlendirmesinde kullanılan kriterler denetçi tarafından kayıt altına alınmalıdır.
Bireysel ve çoklu-işletme sertifikasyonu için Temel Kurallar (artı ürüne özel modül)
Yetiştiricileri içerecek ek bir sertifikasyon seçeneği için Ek 1'e bakınız.
www.utz.org
17
Uygulanabilecek
üye:
Uygunluk
sorumluluğu:
Sertifikasyon
denetimi için örnek:
Tabi Olduğu Temel
Kurallar
Uygulanabilecek
üye:
Uygunluk
sorumluluğu:
Sertifikasyon
denetimi için örnek:
Tabi Olduğu Temel
Kurallar
Uygulanabilecek
üye:
Uygunluk
sorumluluğu:
Sertifikasyon
denetimi için örnek:
Seçenek 2: Çoklu işletme sertifikasyonu
İki veya daha fazla bölgede bulunan, aynı çiftçilik uygulamalarını ve ortak yönetim sistemini
kullanan (bu nedenle iki farklı bölge tek bir çiftlik olarak ele alınmaktadır) farklı üreticiler
tarafından sahip olunan bir çiftlik. Bu üreticilerin faaliyetlerinin ve bölgelerinin yönetildiği
ortak bir merkezi mevki bulunmaktadır. Üreticiler tarafından üretimi ve üretim alanlarını
yönetmek için merkezi yönetimin oluşturulduğuna veya sözleşme ile kiralandığını gösteren
kanıtlar mevcuttur.
Merkezi yönetim tüm üreticilerin ilgili CP'lere uygunlundan sorumludur.
Merkezi yönetim altındaki tüm sahalar Bireysel Sertifikasyon şartlarının sağlanmasını
müteakip CB tarafından fiziki olarak denetlenir.
Bireysel ve çoklu-işletme sertifikasyonu için Temel Kurallar (artı ürüne özel modül)
Seçenek 3: Grup sertifikasyonu
IMS teşkil etmiş bir organize üreticiler (grup üyeleri) grubu. Grup bir şirket veya kooperatif
oluşturacak şekilde organize olabilir veya bir SCA (ihracatçı gibi) veya başka bir tüzel kişilik
tarafından yönetilebilir.
Grup veya grubu organize eden tüzel kişilik IMS'in uygun şekilde işletilmesinden ve grubun
tabi olduğu CP'lere uygunluğun sağlanmasından sorumludur. Aynı grup veya tüzel kişilik aynı
zamanda grup üyelerinin tabi olduğu CP'lere grup üyelerinin uygunluğunun sağlanmasından
da sorumludur.
Grubun IMS'i ve en az grup üyelerinin kare köküne tekabül eden kadarı (minimum 5 olacak
şekilde üstteki tam sayıya yuvarlanarak) CB tarafından fiziki olarak denetlenmelidir. CB bu
sayıyı risk değerlendirmesine bağlı olarak arttırabilir.
Fiziki denetime tabi tutulan grup üyesi örnekleri tüm grubu temsil etmelidir. Bu seçim risk
tabanlı değerlendirme ve rastgele seçimin bir kombinasyonudur. Diğerlerine göre büyük
ölçüde farlılık arz edene üretim sistemleri olan veya geri kalanlardan daha uzak mesafelerden
bulunan grup üyeleri örneklerin içine dâhil edilmelidir.
Grup ve çoklu-grup sertifikasyonu için Temel Kurallar (artı ürüne özel modül)
Seçenek 4: Çoklu-grup sertifikasyonu
İki veya daha fazla sayıdaki organize üretici alt grubundan oluşan ve ortak bir IMS tarafından
yönetilen grup. Her bir alt grup da kendi IMS'ini teşkil etmiştir. Her gurubun IMS
koordinatörü ve çoklu-grubun IMS yöneticisi çoklu-grubun yönetimini uygun şekilde
yürütmek için birlikte çalışmaktadır.
Çoklu-grup sertifikasyonu belgeli mahsulün çoklu-grup adı altında ihraç edildiği durumlarda
tercih edilir. Çoklu-grup alt grupların adlarını satış dokümanlarında ve GIP'de belirtme
seçeneğini saklı tutar.
Çoklu-grup, çoklu-grubun ve alt grupların IMS'lerinin doğru şekilde işletilmesinden, grup
CP'lerine uygunluğun sağlanmasından, grup üyelerinin tabi olduğu ilgili CP'lere grup
üyelerinin uygunluğunun sağlanmasından sorumludur.
Çoklu-grubun IMS'i ve en az tüm alt grup üyelerinin dâhil olduğu toplam üyelerin sayısının
kare köküne tekabül eden kadarı (minimum 5 olacak şekilde üstteki tam sayıya yuvarlanarak)
CB tarafından fiziki olarak denetlenmelidir. CB bu sayıyı risk değerlendirmesine bağlı olarak
arttırabilir.
Fiziki denetime tabi tutulan grup üyesi örnekleri tüm çoklu-grubu temsil etmelidir. Bu seçim
risk tabanlı değerlendirme ve rastgele seçimin bir kombinasyonudur.
Tabi Olduğu Temel
Kurallar
www.utz.org
Belirgin ölçüde farklılık arz eden üretim sistemleri olan alt gruplar bireysel tüzel kişilikler
olarak kabul edilir. Örnekler bu tür alt grupların kare kökü kadar örneği içermelidir.
Grup ve çoklu-grup sertifikasyonu için Temel Kurallar (artı ürüne özel modül)
18
Davranış Kuralları Sertifikasyon Prosedürü
Kurallar'a göre yapılacak denetimler aşağıdaki adımları içermelidir:
Davranış Kuralları Denetim Prosedürü
1
Yönetim temsilcisiyle denetimin amacının da kapsandığı bir açılış toplantısı. Bu toplantı denetime ilişkin
olarak denetleme planı ve kilit bilgilerin teyit edilmesine (kapsam ve bölgeler gibi) ve denetimin
metodolojisinin ve doğasının açıklanmasına (örnekleme, gizlilik ve tarafsızlık) hizmet eder.
2
Sadece (çoklu-) grup sertifikasyonu için:
IMS'in yapısı ve işleyişinin değerlendirilmesi kapsamı aşağıda sıralanmıştır:
grup üye listelerinin doğrulanması
grup üyeleri arasında veya IMS yönetimiyle imzalanan sözleşme veya anlaşmaların
doğrulanması
IMS tarafından icra edilen yıllık grup içi denetimlerin kayıtlarının gözden geçirilmesi
IMS tarafından uygunsuzların giderilmesinde izlenen yaklaşımın gözden geçirilmesi
iç denetçilerin performansını ve yeterliliğini değerlendirmek için iç denetçi temsilci örneklerinin
tanıklık denetimleri
Bu değerlendirmenin minimum süresi, tanıklık değerlendirmeleri hariç, 0,5 gündür (eğer gerekli olduğu
değerlendirilirse daha fazla zaman ayrılabilir)
3
Önceki denetim (eğer varsa) ve üye tarafından icra edilen öz-değerlendirme sonuçlarının gözden
geçirilmesi.
4
İlgili tüm dokümantasyonun gösteren geçirilmesi, en aşağıdakiler dâhil edilmelidir (eğer varsa)
- Kazanç ortalamaları
- İzlenebilirlik prosedürü
- "UTZ prim kullanım" prosedürü
- Onaylı zirai ilaç listesi (UTZ'in Yasaklanmış Zirai İlaç ve Takip Listesi ile karşılaştırmak üzere)
- İşçi birlikleri ve toplu sözleşme
5
Kayıtların değerlendirilmesi, en aza aşağıdaki hususları kapsayacak şekilde:
- İzlenebilirlik
- Mahsul yönetimi: ekim, gübre uygulamaları, zirai ilaç kullanımı
- Hasat: tarihler, tarla bilgisi, miktar (satın alma kayıtları ve (çoklu-) grup sertifikasyonu için tahmini
hasat miktarı)
- Personel: sözleşmeler, çalışma saatleri, maaşları.
6
Üretim akış kontrol hesaplamaları.
7
Saha değerlendirmeleri faaliyetlerin takibini, işletmelerin kontrol edilmesini, personel/işçi görüşmeleri ve
veri teyitlerini (iyi tarım uygulamaları, kazanç, çalışma şartları) kapsar.
Grup ve çoklu-grup sertifikasyonu için, saha değerlendirmesinde aşağıda belirtilen zaman limitlerine
uyulmalıdır:
 Denetçi başına günde en fazla 6 çiftlik (çoğu durumda daha az olması beklenir) 12
 İşleme ünitesinin incelenmesi için minimum süre: 0,25 adam-gün (eğer gerekli olduğu
değerlendirilirse daha fazla zaman ayrılabilir)
İşçilerle görüşmeler sadece üstleri ve yöneticileri yokken icra edilmelidir ve her zaman görüşme yapılan
kişilerin kimlikleri anonim bırakılmalıdır.
Görüşme yapmak için seçilen erkek ve bayan işçilerin sayısı toplam erkek ve bayan işçilerin sayısı ile
orantılı olmalıdır. En savunmasız grupların yeterli seviyede temsil edilmesini sağlamak için, görüşülen
kişilere ilişkin örnekleme yaparken en az aşağıdaki parametreler dikkate alınmalıdır:
 Yaş
CB denetçi başına günde 6'dan daha fazla çiftliği denetlemek isterse, S&C departmanı ile denetimden önce
iletişim kurulmalıdır (bkz. Bölüm 1.6 CB Desteği)
12
www.utz.org
19
Davranış Kuralları Denetim Prosedürü
 Köken
 Çalışanın statüsü (sürekli, geçici, yarı zamanlı, parça başı çalışan)
 Hiyerarşi seviyesi
 İcra ettiği iş türü
 Organizasyon için çalıştığı zaman
8
9
Cinsiyet ayrımı, şiddet veya cinsel taciz hususlarındaki görüşmeler, bu konularda görüşme yapmak üzere
gerekli eğitimi almış denetçiler tarafından icra edilmelidir. Mümkün olduğunda bu konularda bayanlarla
yapılacak konuşmaları icra etmek üzere ekipte bir bayan denetçi bulundurmak tavsiye edilir.
İdari denetleme dokümantasyonun gözden geçirilmesini, kayıtların çapraz kontrolünü, ürün akış
kontrolünü ve izlenebilirlik sistemi testini (ham madde dizilerinin nihai ürün gruplarına kadar tanımlanması
ve bunun tersi) kapsar.
Yönetimin katıldığın kapanış toplantısı aşağıdaki hususları içermelidir:
- Denetimdeki ana bulgular
- Belirlenen uygunsuzluklar
- Alınacak düzeltici işlemler
- Miat ve takip denetim tarihleri
Davranış Kuralları Sertifikasyon Şartları
a. Uygunluk
Temel Kurallar ve ürüne özel Modüller
Bu Davranış Kuralları iki Temel Kural (bir adedi münferit ve çoklu-saha sertifikasyonu için ve diğeri grup ve
çoklu-grup sertifikasyonu için) ve bir kaç ürüne özel Modülden oluşur.
Davranış Kuralları sertifikasyonuna sahip olmak için, üyeler Temel Kurallara ve kendi durumlarına uygun ürüne
özel Modüle uymalıdır (başka bir ifadeyle kakao kooperatifi (çoklu-) grup sertifikasyonu için Temel Kurallara ve
kakao Modülüne uymalıdır). İcra ettikleri faaliyetlere göre bu iki dokümandan geçerli olandaki tüm
gereksinimlere uymalıdırlar.
Eğer Temel Kuralların gerektirdikleri ile Modülün gerektirdikleri arasında uyuşmazlık varsa, Modülde yer alan
gereksinim önceliklidir.
Uygunluk yılı
Yeni üyeler Kuralların 1 inci yıl gereksinimlerine uymalıdır. Yeniden sertifikalandırılan üyeler 4'üncü yıla ulaşana
kadar sonraki yıl sertifikasyonuna geçerler (başka bir ifadeyle 1'inci yıldan 2'nci yıla). Bu üye CB'yi
değiştirdiğinde de geçerlidir.
Üye her zaman daha büyük yıl gereksinimi ile değerlendirilmeyi talep edebilir. Benzer şekilde, farklı uygunluk
yıllarına tabi grup üyelerinden oluşan üretici grupları tüm üyelerinin en büyük yıla göre değerlendirilmesini
talep edebilirler.
Sertifikasyon kesintiye uğradığında (ör. üyenin sertifikasyon gereksinimlerini yerine getirememesi veya bir
sonraki dönem için sertifikasyona yeniden başvurmama kararı alması nedeniyle), eğer üye yeniden
belgelendirilmeye karar verirse, aşağıdaki kurallar uygulanır:
Sertifikasız dönem*
1.5 yıl veya daha az
1.5 yıldan fazla ve 3.5 yıldan daha az
3.5 yıl veya daha fazla
Sertifikasyon yılı
Son sertifikasyon yılı + 1
Son sertifikasyon ile aynı yıl
Yıl 1 (üye yeni olarak kabul edilir)
* En son sertifikasyonun sona erdiği tarih ile sonraki belgeli hasadın başlangıç tarihi arasındaki dönem.
www.utz.org
20
Her yıl üye geçerli olan zorunlu CP'lerin tamamının yanı sıra belirlenmiş sayıdaki ilave noktalara da uymak
zorundadır. Hangi ilave CP'lere uyacağına üyenin kendisi karar verir 13.
Üyenin sertifikasyonuna dâhil olan alt yükleniciler üyenin tabi olduğu yılın gereksinimlerine uymalıdır.
Paralel üretim
(Çoklu-) grup sertifikasyonunda paralel üretime izin verilmemektedir. Başka bir ifadeyle, grup üyeleri aynı
anda bazısı UTZ sertifikalı, bazısı UTZ sertifikasyonundan muaf tutulmuş tarlalara sahip olamazlar. Münferit ve
çoklu-bölge sertifikasyonunda buna izin verilmektedir, ancak UTZ ürünün bütünlüğünü garanti edecek bir
tanımlama ve ayırma sistemi oluşturulmuşsa.
b. İlk sertifikasyon denetimi
İlk sertifikasyon denetimi (yeni üyeler ve sertifikasyon süreçleri kesintiye uğramış üyeler için) belgelendirilecek
ilk hasadın başlamasından önceki 4 ay ila sonraki 4 ay arasındaki dönemde icra edilmelidir. Hasat ana/büyük
veya orta/küçük hasat olarak adlandırılabilir. Eğer denetim bu dönemin dışındaki bir tarihte icra edilmişse ürün
belgelendirilemez. Eğer sürekli devam eden bir hasat söz konusuysa, ilk denetim herhangi bir zamanda icra
edilebilir.
İlk denetim sırasında, denetçi çiftlikteki kayıt tutma faaliyetlerine ilişkin genel bir değerlendirme yapabilmek
için denetim tarihinden en fazla 4 ay öncesine kadar Kurallar'da istenen tüm kayıtları kontrol eder. Kayıtlar
sertifikanın başlangıç tarihinden itibaren ileri doğru Kurallar gereksinimlerini karşılamalıdır.
Denetim hasadın başlangıcından sonra icra edildiğinde, denetçi hasadın başladığı tarih ile denetim tarihi
arasındaki dönem için geriye doğru gereksinimleri kontrol eder.
c. Müteakip sertifikasyon denetimleri
Müteakip sertifikasyon denetimleri (veya yeniden sertifikalandırma denetimleri) sertifikasyon bitim tarihinden
4 ay öncesi ila 4 ay sonrası arasındaki dönemde icra edilir. Eğer denetim bu dönemin dışındaki bir tarihte icra
edilmişse bu yılın ilk ürünü belgelendirilemez.
Yeniden sertifikalandırma denetimi sırasında, denetçi bir önceki denetimden itibaren Kurallar'da belirtilen tüm
kayıtları kontrol eder.
d. Sertifikalı miktar
Sertifikalı miktar üyenin UTZ belgeli olarak satmasını izin verilen üretim miktarıdır. Bu üye tarafından
sertifikaya eklenmiş hasadında (hasatlarında) üretimin ne miktarda olacağına ilişkin yapılan tahmine dayanır.
Bu tahmin CB tarafından doğrulanır, tahmin güvenilir bir metodoloji kullanılarak yapılmalıdır, ör. önceki yılın
hasadı (hasatları), yoğunluk/ağaç sayısı, yaş, kullanılan girdi, zararlı böcek ve hastalıklar, bitki çeşitliliği, toprak
kalitesi, coğrafi konum, iklim
e. Nakil stok
Nakil stok bir önceki sertifika döneminden kalan ve üreticinin / üretici grubunun yeni sertifikaya eklediği fiziki
stoktur. Bu iki durumda oluşabilir:
1.
Eğer önceki sertifika dönemindeki hasat miktarı sertifikalandırılan miktardan daha fazla olursa, bu
miktar yeni sertifikaya nakil stok olarak eklenebilir.
Üyenin uygun olmak üzere (henüz) seçmediği ilave CP'ler özet raporuna uygunsuzluk olarak eklenemez. Bu
noktalar veya bir kısmını gelecek sertifikasyon süreçlerinden aranacak noktalar olarak bahsetmek opsiyoneldir.
13
www.utz.org
21
2.
Eğer üyenin stokta önceki sertifika döneminden kalan ve önceki dönemde satılmayacak sertifikalı
ürün (fiziki olarak denetim sırasında mevcut) varsa ,ikisi arasındaki fark yeni sertifikaya nakil miktar
olarak eklenebilir.
Her iki durumda, CB miktarı değerlendirir ve bu miktarı sertifikaya "nakil miktarı" olarak ilave eder.
Depoya gönderilen ve GIP'ye bildirilen miktarlar yeni sertifikada nakil olarak gösterilemez. (Bu miktarlar yeni
lisansa otomatik olarak eklenir.)
f. Sertifika
İlk sertifikanın geçerliliği (sertifikasyonları kesintiye uğrayan üyelerin sertifikasız dönemlerinden sonra aldıkları
ilk sertifika için de geçerli) üyenin hasadının başlangıcıyla başla, böylece tüm hasat dönemi sertifikaya dahil
edilmiş olur.
Eğer hasat sürekli devam ediyorsa, ilk sertifikanın geçerliliği üyenin uygun olduğuna karar verildiğinde veya
eğer o tarihten itibaren tüm kayıtlar geriye dönük olarak doğrulanabiliyorsa en erken 4 ay öncesinden itibaren
başlatılabilir.
Müteakip sertifikalar önceki sertifikanın süresi dolduktan sonraki gün başlar.
Çoklu-bölge ve çoklu-grup sertifikaları için listelenen bölgelerin ve grupların isimleri sertifika altında kapsanır.
Sertifikada görünen isim üye tarafından GIP'de kaydı yapılan isim ile aynıdır.
2.5.
Gözetim Zinciri için Sertifikasyon Süreci
Gözetim Zinciri Sertifikasyon Seçenekleri
ChoC sertifikasyonu için iki farklı seçenek bulunmaktadır. Seçilecek seçenek üyenin türüne bağlıdır.
Sertifikasyon seçeneği, uygunluktan kimin sorumlu olacağını ve sertifikasyon denetimi için örneklemenin nasıl
yapılacağını belirler. Bu husus aşağıdaki tabloda açıklanmıştır.
Seçenek 1: Bireysel sertifikasyon
Uygulanabilecek üye:
Münferit SCA
Uygunluk
sorumluluğu:
Sertifikasyon
denetimi için örnek:
Münferit üretici kendisi için geçerli olan tüm CP'lere uyar.
Uygulanabilecek üye:
Merkezi bir idare yoluyla çok sayıda aktivitenin yönetildiği tanımlanmış merkezi
bir konum (ör. genel merkez). Çoklu-bölge üyesi merkezi mevki ve belgelendirilecek
Münferit SCA tarafından icra edilen tüm işlemler ve belgelendirilebilir faaliyetler CB
tarafından fiziki olarak denetlenmelidir.
Seçenek 2: Çoklu işletme sertifikasyonu
Uygunluk
sorumluluğu:
Sertifikasyon
denetimi için örnek:
tüm ilave bölgelerden oluşmuştur (sertifikalandırılmayacak bölgeler dâhil edilmemiştir).
Üretim bölgelerini yönetmek için merkezi yönetimin oluşturulduğunu veya sözleşme ile
kiralandığını gösteren kanıtlar mevcuttur.
Merkezi yönetim altındaki tümbölgeler ilgili tüm geçerli CP'lere uyar.
Denetlenecek tesislerin sayısı üyenin izlenebilirlik seviyesine bağlıdır:
İzlenebilirlik
seviyesi
IP ve SG
MB
İlk sertifikasyon denetimi
Müteakip denetimler
Tesislerin toplam sayısının
kare kökü*, merkezi konum
dâhil
Merkezi konum
Tesislerin toplam sayısının kare
kökü*, merkezi konum dâhil14
Tesislerin toplam sayısının kare
Örneğin: 2 saha + 1 merkezi konum => (2+1) = 3 = Denetlenecek 2 saha (karekök yuvarlanır). Bu 2 saha
denetimi örneğinde, en azından merkezi konum artı diğer bir saha denetlenmelidir.
14
www.utz.org
22
kökü*, merkezi konum dâhil
* üst tam sayıya yuvarlanmış şekilde
Tüm merkezi konumlar ve sahalar fiziksel bir denetim almalıdır. Bu kuralın bir istisnası
bulunur: MB düzeyi altında benzersiz biçimde faaliyet gösteren çoklu işletme SCA'larına ait
müteakip denetimler için, üyenin CB'den bir istekte bulunması ve aşağıdaki iki kriteri
denetimden önce karşılaması koşuluyla denetim örneği sahaları merkezi konumdan (ör.
genel merkez) uzaktan denetlenebilir:
1. Üye, kapsamı içindeki tüm sahaları içeren merkezi konumda merkezi idare dâhil
olmak üzere merkezi bir yönetime sahiptir ve;
2. Üye bu merkezi idarenin giriş ve çıkış hacimlerini yansıtan bir kredi hesabına
sahiptir15 ve UTZ Gözetim Zinciri Standardının 19. kontrol noktasıyla uyumludur.
CB yukarıdaki iki koşulun karşılanıp karşılanmadığından şüphe ettiğinde (denetime
hazırlanırken veya esnasında), CB örnek sahaları fiziksel olarak denetlemek için karar
verebilir.
CB her zaman en azından önceki denetimde uygunsuzlukları alan sahaların denetim
örneğine dâhil edilmesini sağlamalıdır. Bu geçerli değilse, CB her bir denetim döngüsünde
(yukarıdaki kriterler karşılanıyorsa, IP/SG için fiziksel olarak, MB için uzaktan) farklı
sahaların denetlenmesini sağlar.
Gözetim Zinciri Sertifikasyon Prosedürü
UTZ ChoC'a göre yapılacak denetimler aşağıdaki adımları içermelidir:
Gözetim Zinciri Sertifikasyon Prosedürü
1
Yönetim temsilcisiyle açılış toplantısı.
2
Önceki denetim (eğer varsa) ve üye tarafından icra edilen öz-değerlendirme sonuçlarının gözden
geçirilmesi.
3
İlgili tüm dokümanların gözden geçirilmesi.
4
Kayıtların değerlendirilmesi.
5
Üretim akış kontrol hesaplamaları.
6
Kilit personel ile görüşmeler / mülakatlar
7
ChoC'daki geçerli tüm CP'lerin uygunluğunun doğrulanması için fiziki denetim ve eğer varsa, fiziki
olarak denetlenmemiş bölgeler için dokümantasyon kontrolü.
Fiziki denetim için aşağıda belirtilen zaman limitlerine uyulmalıdır:
 Münferit sertifikasyon: 0.5 ve 1 adam-gün arasında
 Çoklu işletme sertifikasyonu: merkezi konum için 0,5 ve 1 adam-gün, her bir ek işletme için
0,25 ve 0,5 adam-gün (MB sahalarının merkezi konumdan uzaktan denetlendiği durumda,
0,25 ve 0,5 adam gün merkezi konumun denetim süresine saha başına eklenebilir).
8
Yönetimin de katıldığı aşağıda belirtilen konuların (ever varsa) kapsandığı kapanış toplantısı:
Denetimdeki ana bulgular
Belirlenen uygunsuzluklar
Düzeltmeler ve düzeltici işlemler
Miat ve takip denetim tarihleri
Gözetim Zinciri Sertifikasyon Şartları
a. İlk sertifikasyon denetimi
15
Bir kredi hesabının kullanımı gerekiyorsa, Gözetim Zinciri 19. kontrol noktasına bakın.
www.utz.org
23
IP veya SG seviyesi altında faaliyet gösteren SCA'lar için ilk denetim ilk UTZ ürününü aldıkları tarihten en geç 4
aydan sonra yapılmalıdır. Denetim tarihinden 4 ay önce alınmış bir ürün UTZ olarak kabul edilemez.
MB seviyesinde faaliyet gösteren SCA'lar için ilk denetim ilk UTZ ürününü aldıkları tarihten en geç 4 aydan
sonra yapılmalıdır. Denetim tarihinden 4 ay önce alınmış bir ürün UTZ olarak kabul edilemez.
Denetçi çiftlikteki kayıt tutma faaliyetlerine ilişkin genel bir değerlendirme yapabilmek için denetim tarihinden
4 ay öncesine kadar ChoC'da belirtilen tüm kayıtları kontrol eder. Kayıtlar sertifikanın geçerlilik başlangıcından
itibaren ChoC gereksinimlerine uygun olmalıdır.
SCA'lar geçerli bir sertifika alana kadar UTZ ürünlerini satamazlar.
b. Müteakip sertifikasyon denetimleri
Müteakip sertifikasyon denetimleri (veya yeniden sertifikalandırma denetimleri) sertifikasyon bitim tarihinden
4 ay öncesi ila 4 ay sonrası arasındaki dönemde icra edilir. Bu denetim sırasında, denetçi bir önceki denetimden
itibaren ChoC'da belirtilen tüm kayıtları kontrol eder.
1 Ocak 2016 itibarıyla, UTZ, ChoC denetimlerinde iyi performans gösteren UTZ sertifikalı üyeler için daha uzun
geçerlilik dönemine sahip sertifikaları ve lisansları 16 düzenleme seçeneğini sunar. Geçerlilik dönemi, sürekli
olarak iyi performans gösterenler için17 başlangıçta geçerlilik dönemi bir yıldan iki yıla ve denetim döngüsü üç
yıla18 artırılacaktır. Yeni üyelerin19 hâlen ikinci yıllarında bir ChoC denetimini alması gerekir.



İlk sertifikasyon denetimlerini geçen yeni üyeler bir yıllık geçerliliğe sahip bir sertifikayı/lisansı
alacaklardır. Birinci denetimden bir yıl sonraki ikinci denetimde, üye dikkate alınabilir ve bir 'UTZ
sertifikalı üye' olarak değerlendirilebilir (bkz. alt bilgi 16).
0 - 2 uygunsuzlukla denetimi geçen UTZ sertifikalı üyeler iki yıllık bir geçerliliğe sahip bir
sertifikayı/lisansı alacaklardır20. Sonraki denetim iki yıl sonrasına planlanacaktır. Bu sonraki denetimde
veya müteakip denetimlerde, bir üye yeniden 0 - 2 uyumsuzluğu alırsa, SCA üç yıllık bir geçerlilik
süresine sahip bir sertifikayı/lisansı alacak ve denetim üç yıl sonra olacaktır.
3 veya daha fazla uygunsuzlukla sertifikasyon denetimlerinin herhangi birini geçen UTZ sertifikalı üyeler
bir yıllığına geçerli bir sertifikayı/lisansı alacaklardır. Müteakip sertifikasyon denetiminde, öncelikle ilk
olarak iki yıllık geçerli sertifika için kalifiye edilir ve sonraki denetim tekrar olumluysa, üç yıllık geçerlilik
verilir.
c. Sertifika
IP veya SG seviyesinde faaliyet gösteren SCA'lar için ilk sertifikanın geçerliliği SCA'nın ilk UTZ ürününün aldığı
tarihte başlar. Eğer SCA henüz UTZ ürünü almamışsa, ilk sertifikanın geçerliliği CB tarafından sertifikasyon
karar alındığında başlar.
MB seviyesinde faaliyet gösteren SCA için, ilk sertifikanın geçerliliği CB tarafından sertifikasyon karar
alındığında başlar.
Müteakip sertifikalar önceki sertifikanın süresi dolduktan sonraki gün başlar. Lisansın geçerlilik dönemi her
zaman sertifikanın geçerlilik dönemi ile uyumludur.
CB sertifikada hangi bölgelerin sertifikaya dâhil olduğunu belirtir.
16 Bir veya çok sayıda UTZ programı için Gözetim Zinciri için UTZ olan UTZ üyesi.
17 730 gün (veya artık yıl durumunda 731 gün)
18 1095 gün (veya artık yıl durumunda 1096 gün)
19 UTZ'a kaydolan ancak henüz UTZ tarafından onaylanmayan UTZ üyesi (henüz başarılı bir sertifikasyonu
tamamlamamış)
20 Burada ve sonrasında “…bir Sertifikayı / Lisansı alacak.” ifadesi geçtiğinde, uzatılan lisans/ sertifika
geçerliliği yalnızca tüm uygunsuzlukların 'lerin kapatılması kaydıyla verilebilir.
www.utz.org
24
d. Sertifikanın coğrafi kapsamı
Kahve ve çay (rooibos çayı ve bitkisel çay dâhil) ChoC sertifikasyonu için herhangi bir coğrafi kısıtlama yoktur:
tüm ülkelerdeki bölgeler birlikte ve aynı sertifika içinde sertifikalandırılabilir.
Kakao ve fındık için, bölgeler eğer aynı ülkede sınırları içindeyseler birlikte ve aynı sertifika altında
sertifikalandırılabilirler. Bu kuralın üç istisnası bulunmaktadır: Aşağıda belirtilen ülkeler tek bir coğrafi ünite
olarak değerlendirilir. Farklı ülkede olan ancak aynı coğrafi ünite içinde yer alan bölgeler birlikte ve aynı
sertifika altında belgelendirilebilirler.
1. EU-2821 artı EFTA (İzlanda, Lihtenştanyn, Norveç ve İsviçre)
2. NAFTA (Kanada, Meksika ve ABD)
3. ANZCERTA (Avustralya ve Yeni Zelanda)
2.6.
UTZ tarafından saklı tutulan haklar
UTZ aşağıda belirtilen şu haklarını saklı tutar:
Bu dokümanda belirtilen kapsam ve gereksinimleri düzenleme ve değiştirme.
- UTZ adını kötüye kullanmaları veya UTZ programına ve onun üyelerine karşı sahte bir tutum içinde
bulunmaları halinde, herhangi (muhtemel) üyenin veya muhtemel/onaylı CB'nin UTZ programına
katılmasına/devam etmesine izin vermeme.
- CB'ler tarafından icra edilen denetimlerin ilave kalite kontrol değerlendirmelerini aşağıdakiler yoluyla
yapmak:
o Daha fazla dokümantasyon talep ederek (ör. Onaylayıcılar ve denetçi tarafından imzalanmış
UTZ kontrol listesi veya risk değerlendirmesi)
o Rapor edilen bilginin düzeltilmesi veya açıklanmasını talep ederek
o Saha ziyareti talep ederek
o Paralel denetim, gölge denetimi veya CB idari denetimi icra ederek
o CB'den denetçinin isim, CV ve bölüm 3.1'de tanımlanan gereksinimlere uyulduğunun
kanıtlarını talip ederek
o Harici kaynaklarla CB tarafından rapor edilen bilgiyi çapraz kontrol ederek, özellikle diğer
sürdürülebilirlik standardı sahipleriyle karşılıklı çapraz kontrolü aktif hale getirerek 22.
- Rapor edilen denetim raporlarını performans takibi, istatistik analiz ve araştırma ve birleştirilmiş rapor
olarak kullanma.
- Sertifikasyon veya sürpriz denetim raporlarına dayanarak CB'lerdan daha fazla bilgi talep etme.
- CB'yi üyenin uygunsuz davranışı veya uygunsuzluk konusunda bilgilendirme.
- Belirli bir üyenin sürpriz denetiminin yapılmasını talep etme ve/veya örnek seçimi ve/veya sürpriz
denetimlerin kapsamı konusunda tavsiyede bulunma.
- Eğer ülke veya bölge için beklenen ortalama değerlerden farklılık arz etmesi durumunda sertifikalı
miktarların ve/veya sertifikalı alanların revize edilmesini talep etme ve CB tarafından sağlanamamış
gerekçeleri sunma.
- UTZ'ın üyenin Cod'a, ChoC'a veya Sertifikasyon Protokolüne uymadığına veya denetimin
Sertifikasyon Protokolüne uygun şekilde icra edilmediğine hükmetmesi halinde, lisans talebini ret
etme veya aktif bir lisansı askıya alma veya iptal etme.
- İnsanlık krizleri, doğal afetler veya diğer olağanüstü durumlardan kötü şekilde etkilenen üyeler
ve/veya CB'lere yönelik olarak Kurallar, ChoC ve/veya Sertifikasyon Protokolünde yer alan
gereksinimlere istisnalar getirme.
- CB'nin yukarıda belirtilen hususlardan herhangi biri konusunda işbirliği yapmaması durumunda CB'nin
onayının geri çekilmesi
21 Tüm liste için aşağıdaki adresi ziyaret ediniz http://ec.europa.eu/eurostat/statisticsexplained/index.php/Glossary:EU-28
22
Bu tür çapraz kontroller sektörün güvenilirliğinin teminat altına alınması tek amacıyla ve mümkün olan en
ihtiyatlı şekilde icra edilir.
www.utz.org
25
-
Bir hususun bir ürün talebi olarak değerlendirilip değerlendirilmeyeceği konusunda nihai kararı verin.
UTZ bir Gözetim Zinciri Denetim Muafiyeti Bildirimini imzalayan ve sunan üyeleri denetleyin. Bu
denetimlerin amacı bu üyelerin gerçekten sertifikasyondan muaf olduklarının ve geçerli ChoC
gereksinimlerinin yerine getirdiklerinin teyit edilmesidir.
www.utz.org
26
3. SERTİFİKASYON KURUMLARI
Sadece UTZ tarafından onaylanan CB'ler UTZ standartlarına göre denetim yapma yetkisine sahiptir. Bu bölüm
CB'lerin onay prosedürleri ve gereksinimlerin yanı sıra UTZ'nin CB'ler için şart koştuğu yükümlülükleri ve
sorumlulukları da açıklamaktadır.
UTZ üreticilere, üretici gruplarına ve SCA'lara UTZ sertifikası sunan CB'lere belirli bir seviyede oynama alanı
bırakmaktadır. Aynı zamanda inanıyoruz ki, üreticilere, üretici gruplarına ve SCA'lara en iyi hizmet kendilerine
yüksek kalite hizmet sunan birden fazla CB arasından seçim yapabildiklerinde sunulmuş olacaktır. CB'ler ve
UTZ sisteminde çalışan paydaşların aşağıdaki prensipleri uygulaması beklenmektedir.
3.1.
CB onay gereksinimleri
UTZ onayını alabilmek ve bunu muhafaza edebilmek için CB'ler bir seri gereksinimi yerine getirmek
zorundadır. Bu gereksinimler CB'nin kendisiyle ve CB için çalışan Onaylayıcılarla, Program Yöneticisiyle ve
denetçileriyle ilgilidir.
Sertifikasyon Kurumları
a.
b.
c.
Onay için Gereksinimler
Aşağıdaki şu özelliklere haiz bir Akreditasyon Kurumu (Accreditation Body (AB)) tarafından verilen geçerli
bir ISO 17065:2012 akreditasyonuna sahip olmak:
- Uluslararası Akreditasyon Forumu (International Accreditation Forum (IAF)) üyesi olan veya
- ISEAL İttifakı (Alliance) tam üyesi
Akreditasyonun kapsamı şu hususları kapsamalı / ilgili olmadır:
- Davranış Kuralları sertifikasyonu için: tarım (başka bir ifadeyle Fairtrade, SAN, GLOBALGAP,
IFOAM, JAS, NOP ve UE)
- Sadece ChoC sertifikasyonu için: gıda veya gözetim zinciri (başka bir değişle GFSI, FSC, gıda işleme
kapsamıyla birlikte ISO 9001/22000, IFOAM).
Birlikte CB'nin kapsamına giren tüm ürünleri ve standartları onaylayacak UTZ onaylı bir Program
Yöneticisine ve bir veya daha fazla Onaylayıcıya sahip olmak. 23
CB'ler nerede, hangi UTZ standardı(ları) ve hangi ürünlere için denetim yapmalarına izin verildiğini belirleyen
belirli bir kapsam için onaylanmışlardır. CB'nin ürün veya standart faaliyet alanı onun ISO 17065:2012
akreditasyonunun kapsamına ve b ve c maddelerinde yukarıdaki tabloda açıklandığı şekilde Onaylayıcısının
faaliyet alanlarına bağlıdır. Bir ülkeyi kendi coğrafi faaliyet alanına dâhil etmek için, CB o ülkedeki UTZ
üyesinden denetim talebi aldıktan sonra 3 ay içinde o ülkede denetimi icra etmek zorundadır.
CB'nin bütün yerel ofisleri, bu ofisler tamamen bağımsız olarak çalışmadıkları sürece (ör. sertifikasyon
prosesini yürütüyorlar) aynı onay altında ele alınmıştır. Bağımsız çalışmaları durumunda, yerel ofis münferit bir
CB olarak onaya başvurmalıdır.
Başka bir CB'nin ("CB Y"), Denetleme Kurumunun veya bağınsız denetçinin UTZ denetimlerini yapmak üzere
onaylı CB ("CB X") tarafından alt yüklenici olarak görevlendirilmesi mümkündür. Alt yüklenicinin (CB Y) onaylı
CB (CB X) ile bir sözleşmesi olmalı ve ISO 17065 faaliyet alanı kapsamına eklenmelidir. Şüphesiz alt yüklenici
CB (CB X) sertifikasyon sorumlusudur ve kullanıcı hesaplarının ve alt yüklenicinin GIP içindeki haklarının
yönetilmesini sorumluluğuna haizdir. Bu nedenle UTZ alt yüklenici personelini onaylı CB (CB X) personeli
olarak değerlendirir.
Bu gereksinim nedeniyle, uzun süreli yokluğu nedeniyle (ör. hamilelik veya hastalık izni) Program Yöneticisi
veya Onaylayıcı yerine, zamanında yedek olarak kullanabileceği birinin onaylandığından CB emin olmalıdır.
23
www.utz.org
27
Bir CB UTZ denetimi için başka bir CB'yi alt yüklenici olarak görevlendirdiğinde, alt yüklenici konumundaki CB
kendisini üyeye kendi CB adıyla tanıtamaz, fakat açık şekilde alt yüklenicisi olduğu CB'nin liderliği altında
çalıştıklarını açıklamalıdır.
Program Yöneticisi
Program Yöneticisi UZT programında CB'nin hesaplarının idari yönetiminden sorumlu olan CB kadrosunun bir
üyesidir. Program yöneticisinin sorumlulukları:
- Tüm Onaylayıcıların ve denetçilerin bu bölümde tanımlanana gereksinimleri karşıladığından emin
olmak ve onları kontrol etmek
- UTZ ile ilgili tüm dokümantasyonu güncel tutmak
- Yıllık raporlar ve diğer dokümanları UTZ'a sunmak
- GIP'deki tüm rapor taleplerini koordine etmek
- GIP'deki CB hesabını uygun şekilde yönetmek
- Sertifikasyon kararları kapsamındaki iletişim dışında UTZ ile olan iletişimi üstlenmek ve sağlamak.
a.
Onay için Gereksinimler
Bölüm 4.4'de açıklanan zorunlu olan geçerli UTZ eğitim modüllerini başarıyla tamamlamak
Onaylayıcılar
Onaylayıcılar sertifikasyon kararlarını alan CB kadrosunun üyeleridir (veya kiralanmış bağımsız yüklenicilerdir).
Onaylayıcıların sorumlulukları:
- Tüm denetçilerin Sertifikasyon Protokolüne uygun olarak denetimleri yapmalarını sağlamak ve onları
kontrol etmek
- Bu dokümanda ortaya konan gereksinimlere uygun olarak sertifikasyon dokümanlarının (denetim
raporları, sertifika) gönderilmesini sağlamak.
- Nihai sertifikasyon kararını almak
- Sertifikasyon kararına ilişkin olarak UTZ ile iletişime geçmek.
Bir sonraki alt bölümde açıklanan denetçilere ilişkin gereksinimleri karşılamaları durumunda onaylayıcılar da
denetim yapabilirler. Bu durumda başka bir UTZ Onaylayıcı sertifikasyon kararını vermelidir ("dört göz
prensibine" uygun olarak hareket etmek için).
UTZ onayını almak için, Onaylayıcılar aşağıdaki tabloda belirtilen gereksinimleri karşılamalıdır. Bunlar aynı
zamanda genel denetim ve UTZ denetimleri konusundaki gelişmeler, düzenlemeler ve mevzuat değişiklikleri
konusunda kendilerini güncel tutma sorumluğunu taşırlar (başka bir ifadeyle UTZ'ın organize etmeyi
öngördüğü bir çevrimi içi kalibrasyon oturumuna katılım sağlayarak). CB için Onaylayıcı olarak çalışan
bağımsız yükleniciler CB ile olan ilişkileri münhasır (başka bir ifadeyle Onaylayıcı başka bir CB için
çalışmamaktadır) olduğu sürece onaylanabilirler.
Onay için Gereksinimler
Davranış Kuralları
a İyi Tarım Uygulamalarının (Good agriculture
practices (GAP)) uygulandığı ve öğretildiği, tarım
veya bahçecilik bilimi üzerine lise sonrası eğitimi
(meslek okulu)başarıyla tamamlamamış olmak.
Gözetim Zinciri Standardı
Tarım, bahçe bilimi veya gıda ile ilgili bir disiplinle
ilgili lise sonrası eğitimi (meslek okulu) başarıyla
tamamlamak
VEYA
VEYA
Tarım veya bahçe bilimi konusunda en az 5 yıllık iş
deneyimine sahip olmak
Tarım, bahçe bilimi veya gıda endüstrisi konusunda
en az 5 yıllık iş deneyimine sahip olmak
www.utz.org
28
b Bölüm 4.4'de açıklanan zorunlu olan geçerli UTZ
eğitim modüllerini başarıyla tamamlamak
c İlgili ürünün(ürünlerin) üretimi ve işlenmesi
konusunda ispat edilebilir bilgiye sahip olmak
VE
Bu sistemlerin denetiminde deneyim (ilgili en az 10
denetimde veya iş gününde denetçi veya Onaylayıcı
olarak)
d GAP ve/veya organik tarım standartlarının
denetiminde deneyim (ilgili en az 10 denetimde
veya iş günü denetçi veya onaylayıcı olarak)*
VE
Aşağıdaki kursun başarıyla tamamlanmış olması:
 ISO 9000/9001 baş denetçi kursu veya
 ISO 22000 baş denetçi kursu.
e Sosyal standartların denetiminde deneyim (ilgili en
az 10 denetimde veya iş gününde denetçi veya
onaylayıcı olarak)***
Bölüm 4.4'de açıklanan zorunlu olan geçerli UTZ
eğitim modüllerini başarıyla tamamlamak
İlgili ürünün(ürünlerin) işlenmesi konusunda ispat
edilebilir bilgiye sahip olmak
VE
Bu sistemlerin denetiminde deneyim (ilgili en az 10
denetimde veya iş gününde denetçi veya Onaylayıcı
olarak)
Gözetim zinciri standartlarının denetiminde
deneyim (ilgili en az 10 denetimde veya iş gününde
denetçi veya onaylayıcı olarak)****
VE
Aşağıdaki kursun başarıyla tamamlanmış olması:
 ISO 9000/9001 baş denetçi kursu veya
 ISO 22000 baş denetçi kursu
VEYA
f
SA8000 denetçi kursunun başarıyla tamamlanması.
Çevresel standartların denetiminde deneyim (ilgili
en az 10 denetimde veya iş gününde denetçi veya
onaylayıcı olarak)****
VEYA
ISO 14001 baş denetçi kursunun başarıyla
tamamlanması.
g UTZ'a sözlü ve yazılı raporlama yapabilmek için
İngilizce veya İspanyolca dil bilgisi.
UTZ'a sözlü ve yazılı raporlama yapabilmek için
İngilizce veya İspanyolca dil bilgisi.
Aşağıdakiler dâhil ama bunlarla sınırlı kalmamak üzere:
* GLOBALGAP, LEAF Marque, ulusus standartlar (ilgili faaliyet alanları), Organik
** ASC, BRC, FSC, GFSI, HACCP, IFS, ISO 9001 (faaliyet alanı 1 veya 3), ISO 22000 (faaliyet alanı B veya E),
MSC, RSPO
*** Fairtrade, GRASP, SA8000, SMETA
**** ISO 14001, LEAF Marque, SAN
Denetçiler
Denetçiler CB için denetimleri icra eden kişilerdir (çalışan veya bağımsız yüklenici olarak) Bunlar bölüm 2'de
belirtilen kriterlere uygun olarak icra ettikleri denetimlerin UTZ özet raporlarını zamanında ve doğru olarak
üretmekten sorumludurlar.
Denetçilerin UTZ tarafından onaylanmasına gerek yoktur (UTZ bunu gelecekte değiştirme hakkını saklı
tutmakla birlikte), fakat Program Yöneticisi tüm denetçilerini aşağıdaki tablodaki gereksinimlere uygun
olduğundan emin olmak zorundadır.
Denetçiler aynı zamanda genel denetim ve UTZ standartlarının denetimleri konusundaki gelişmeler,
düzenlemeler ve mevzuat değişiklikleri konusunda kendilerini güncel tutma sorumluğunu taşırlar. Bunlar
güvenilir bilginin toplanma ve sağlama konusunda eğitilmelidirler.
www.utz.org
29
Gereksinimler
a
b
c
d
f
h
Davranış Kuralları
İyi Tarım Uygulamalarının (Good agriculture
practices (GAP)) uygulandığı ve öğretildiği, tarım
veya bahçecilik bilimi üzerine lise sonrası eğitimi
(meslek okulu)başarıyla tamamlamamış olmak.
Gözetim Zinciri Standardı
Tarım, bahçe bilimi veya gıda ile ilgili bir disiplinle
ilgili lise sonrası eğitimi (meslek okulu) başarıyla
tamamlamak
VEYA
VEYA
Tarım veya bahçe bilimi konusunda en az 2 yıllık iş
deneyimine sahip olmak
Bölüm 4.4'de açıklanan zorunlu olan geçerli UTZ
eğitim modüllerini başarıyla tamamlamak
İlgili ürünün(ürünlerin) üretimi ve işlenmesi
konusunda ispat edilebilir bilgiye sahip olmak
Tarım, bahçe bilimi veya gıda endüstrisi
konusunda en az 2 yıllık iş deneyimine sahip olmak
Bölüm 4.4'de açıklanan zorunlu olan geçerli UTZ
eğitim modüllerini başarıyla tamamlamak
İlgili ürünün (ürünlerin) işlenmesi konusunda ispat
edilebilir bilgiye sahip olmak
VEYA
VEYA
Bu sistemlerin denetiminde deneyim (ilgili en az 10
denetimde veya iş gününde denetçi veya stajyer
olarak)
GAP ve/veya organik tarım standartlarının
denetiminde deneyim (ilgili en az 10 denetimde
veya iş günü denetçi veya stajyer olarak)*
Bu sistemlerin denetiminde deneyim (ilgili en az 10
denetimde veya iş gününde denetçi veya stajyer
olarak)
Gözetim zinciri standartlarının denetiminde
deneyim (ilgili en az 10 denetimde veya iş gününde
denetçi veya öğrenci olarak)**.
VEYA
VEYA
İlgili en az 5 denetimde veya iş günü denetçi veya
stajyer olarak ve aşağıdakileri başarıyla
tamamlamak:
 ISO 9000/9001 baş denetçi kursu veya
 ISO 22000 baş denetçi kursu.
Sosyal ve/veya çevre standartlarının denetiminde
deneyim (ilgili en az 10 denetimde veya iş günü
denetçi veya stajyer olarak)***
Denetim icra eden UTZ onaylı bir CB ile sözleşmesi
olmak.
İlgili en az 5 denetimde veya iş günü denetçi veya
stajyer olarak ve aşağıdakileri başarıyla
tamamlamak:
 ISO 9000/9001 baş denetçi kursu veya
 ISO 22000 baş denetçi kursu
Denetim icra eden UTZ onaylı bir CB ile sözleşmesi
olmak.
Aşağıdakiler dâhil ama bunlarla sınırlı kalmamak üzere:
* GLOBALGAP, LEAF Marque, ulusus standartlar (ilgili faaliyet alanları), Organik
** ASC, BRC, FSC, GFSI, HACCP, IFS, ISO 9001 (faaliyet alanı 1 veya 3), ISO 22000 (faaliyet alanı B veya E),
MSC, RSPO
*** Fairtrade, GRASP, ISO 14001, LEAF Marque, SA8000, SAN, SMETA
3.2.
1.
CB onay prosedürü
Onay prosedürü:
CB talep üzerine gönderilen başvuru formunu kullanarak başvurusunu şu adrese
gö[email protected]. Başvuru formu yoluyla; CB, Program Yöneticisi ve Onaylayıcı(lar)
olarak atanan kişiyi (kişileri), (bu olabilir, ancak aynı kişi olmasına gerek yoktur) ve hangi ürün, coğrafya ve
standart kapsamında başvuruda bulunmak istediğini belirtir.
www.utz.org
30
2.
3.
4.
5.
6.
7.
CB aşağıda sunulan dokümantasyonun elektronik kopyasını doldurulmuş başvuru formuyla birlikte şu
adrese gönderir [email protected]:
1. Faaliyet sahasına ilişkin açıklamayla birlikte, geçerli bir ISO 17065:2012 akreditasyon sertifikası
2. Genel merkez, yerel ofis ve kurum içi yapının organizasyon şeması
3. UTZ denetimlerini icra edebilecek ve alt yüklenici olarak sözleşme yapılan CB, Onaylayıcı ve
denetçi listesi
4. UTZ Onaylı CB'ler Listesine konmak üzere iletişim bilgileriyle birlikte, CB'nin coğrafi faaliyet
sahası içine dâhil edeceği ülkelerin listesi
5. Teklif edilen Program Yöneticisinin ve Onaylayıcıların bütün gereksinimleri karşıladığına ilişkin
kanıt (önceki bölüme bakınız)
UTZ üç iş günü içinde alındı teyidini bildirir ve daha sonra gönderilen dokümanları değerlendirerek
doğrular. Eğer tüm gereksinimler doğrulandı ise, "CB Çerçeve Anlaşması"nı ve "CB Denetim Sistemi
Dokümanı"nı kopyalarını CB'ye gönderir. Önceki bölümler yükümlülükleri, denetimi ve UTZ onaylı CB'lere
ilişkin diğer koşulları kapsamaktayken, bundan sonraki bölümlerde UTZ CB Denetim Sistemi
anlatılmaktadır.
CB "CB Çerçeve Anlaşması"nı imzalar ve UTZ'a geri gönderir. Bu anlaşmayı imzalayarak, CB müşterileriyle
yaptığı sözleşmelerine, denetimlerin sonuçlarının UTZ tarafından CB'nin performansını değerlendirmek
için kullanılabileceğini ve UTZ tarafından doğrudan denetime tabi tutulma ihtimalinin olduğunu eklemeyi
taahhüt eder.
UTZ resmi bir onay bildirisi hazırlar ve bunu CB'ye gönderir.
CB GIP'ye erişim sağlar ve GIP CB Dizininde ve "UTZ Onaylı Sertifikasyon Kurumları Listesi"nde listelenir.
Program Yöneticisi tüm onaylı Onaylayıcılar GIP'e erişim yetkisi sağlar.
Onaylı bir CB'nin onayına ilişkin değişiklik yapmayı arzu etmesi durumunda (faaliyet kapsamının
genişletilmesi, yeni bir Onaylayıcı eklenmesi, Program Yöneticisinin değiştirilmesi, vb.), bu talep resmi olarak
şu adrese yapılır [email protected].
3.3.
CB'lerin yükümlülükleri
Tarafsızlık ve gizlilik
Onaylayıcıların ve denetçilerin görevlerini en yüksek etik standartlarda icra etmeleri beklenir. Tarafsızlığı veya
mahremiyeti etkileyebilecek hiç bir aktiviteyi uygulamalarına izin verilmez. Onaylayıcıların ve denetçiler
tarafsızlıklarını veya mahremiyeti etkileyebilecek herhangi bir durumu derhal yönetime ve kendi CB'lerine
bildirmek zorundadırlar.
Onaylayıcıların ve denetçiler CB ve üyenin her ikisine ait bilgi ve kayıtların mahremiyeti konusundaki iç
prosedürleri incelemeli ve harfiyen yerine getirmelidirler. Sadece müşteriden ve CB'den yazılı onayının ve
izninin olması durumunda, denetimine ilişkin kayıt ve bilgiler UTZ'den başka üçüncü bir partiye verilebilir.
Onaylayıcılar ve denetçiler kendilerinin veya kendi CB'lerinin denetim yaptığı üyelerin faaliyetlerinde
danışmanlık yapamazlar ve bu üyelerin bünyesinde çalışan veya bağımsız yüklenici olarak denetimden
önceki 2 yıl içinde çalışmış olmamalıdırlar (başka bir deyişle danışman veya stajyer).
Eğer CB bir üye için ön-denetim icra ederse, sertifikasyon denetiminin icrasında veya sertifikasyon kararının
verilmesinde aynı denetçinin görev almadığından emin olunması gereklidir.
Profesyonel bütünlüğü sağlamak için, CB bir denetçinin aynı üyeyi art arda üç defadan fazla denetlemesi
engellenmelidir (sürpriz denetlemeler ve başka bir CB için çalışıyorken yapılan denetimler dâhil, takip
www.utz.org
31
denetimleri hariç)24. CB'ler denetçilerin arzu edilen rotasyonunu garanti etmek için önceden denetçilerin
onaylarını ve eğitimlerini planlamalıdır.
Tarafsızlığa, bağımsızlığa ve mahremiyete ilişkin CB'lerde oluşabilecek tüm şüpheler UTZ ile tartışılmalıdır (şu
adrese e-posta göndererek [email protected]).
Denetim sonuçlarının raporlanması ve lisans talepleri
CB'ler sertifikasyon denetimlerinin sonuçlarını rapor etmelidirler (olumlu olarak sonuçlananlar kadar olumsuz
sertifikasyon kararıyla sonuçlananlar da)ve belgelendirilen üyeleri lisans taleplerini GIP'den şu şekilde
yapmalıdırlar:
- Özet raporların ve lisans bilgilerinin doldurulması
- Sertifikanın yüklenmesi
- Grup üye listesinin yüklenmesi (sadece grup ve çoklu-grup sertifikasyonu). Bunun için talep üzerine
gönderilen şu adresteki bir şablon kullanılabilir [email protected]. Yüklenen listede en az bu
listedeki bilgiler bulunacaktır.
CB'ler doğru bilgi sağlamalıdır. Özet raporlarında sunulan tüm bilgiler saha incelemelerine, yazılı kayıtlara ve
üye ile yapılan görüşmelere dayandırılmalıdır.
Sürpriz denetimler
Her takvim yılı, bir önceki takvim yılında 10 veya daha fazla UTZ sertifikası tanzim etmiş CB'ler,
sertifikalandırılan üyelerin yanı sıra CB'lerin denetçilerinin performanslarını da ölçmek için sürpriz denetimler
icra etmelidirler. Sürpriz denetleme yapılacak üyeler mümkün olan en geç zamanda bilgilendirilir, en fazla 72
saat öncesinde.
Kapsam ve süre
Minimum sürpriz denetim süresi, Davranış Kuralları münferit ve çoklu-bölge sertifikasyonu için 0.5 gün, grup
ve çoklu-grup sertifikasyonu için (yolculuk zamanı hariç) 2 gündür. Örnekleme seçimi ve hangi CP'lerin kontrol
edileceğine CB'nin analizine göre sürpriz denetim sırasında karar verilir.
Sürpriz denetimlerin sayısı
CB tarafından icra edilen sürpriz denetim sayısı bir önceki takvim yılında CB tarafından tanzim edilen UTZ
sertifika sayısının (tüm ürünler ve faaliyet alanları birleşimi) en az %10'u (bir üst tüm sayıya yuvarlanacak)
kadar olmalıdır. ChoC denetimi sıklığında esneklikle ilgili olarak, sürpriz denetimlerin miktarı hâlen önceki
takvim yılında CB tarafından düzenlenen sertifikaların miktarına dayalı olarak hesaplanır.
Sürpriz denetim yapmak için seçilen Kurallar ve ChoC üyelerinin sayısı önceki takvim yılı boyunca icra edilen
Kurallar ve ChoC denetimi toplam sayısına orantılı olmalıdır. Kurallar ve ChoC üyelerine yapılacak sürpriz
denetim seçimi UTZ'den gelecek taleplere (eğer varsa) ve risk tabanlı bir değerlendirmeye dayandırılmalıdır.
Risk tabanlı değerlendirmede en azından yıllık denetimlerin zamanları (hasat zamanı veya değil), belirlenen
uygunsuzlukların sayısı ve ciddiyeti ve üye hakkındaki şikayetler (ör. hükümetten, NGO'lardan veya UTZ'tan)
dikkate alınmalıdır.
Zamanlama
Sertifikasyon Protokolünün bu versiyonunun yürürlüğe germe tarihi olan 1 Temmuz 2015 öncesinde icra
edilen denetimler için bu kural geçerli değildir.
24
www.utz.org
32
Sürpriz denetim son sertifikasyon denetiminden en az üç ay sonra yapılmalıdır. Yıl başına birden fazla hasat
kaldıran ve son sertifikasyon denetimlerini hasat esnasında icra etmeyen Kurallar üyeleri için, sürpriz
denetimler hasat zamanında icra edilmelidir.
Ödemeler
CB'lerin sürpriz denetleme yapılan üyelerden ekstra ücret almalarını izin verilmez. UTZ bu nedenle CB'lere tüm
üyelerden yıllık denetimler için tahsis edecekleri ödemelerde sürpriz denetim masraflarını da dikkate
almalarını önerir.
Uygunsuzluklar
Eğer sürpriz denetim esnasında bir uygunsuzluk bulunmadıysa, üye sertifikasını muhafaza eder.
Eğer uygunsuzluk bulunduysa, bunlara sertifikasyon denetimlerinde bulunanlara elleçleme yapılan şekilde
elleçleme yapılmalıdır ( bölüm 2.3 madde d-g'de açıklanmıştır). Tek fark bütün uygunsuzlukların çözümlenmesi
yeni bir sertifika tanzim edilmesi anlamına gelmemesi, fakat mevcut sertifikanın muhafaza edilmesidir.
Uygunsuzluğun çözümlenmemesi mevcut sertifikanın askıya alınması ve/veya iptal edilmesi ile
sonuçlanacaktır.
Yıllık rapor
CB'ler yıllık denetimlerinin sayısı ve icra ettikleri sürpriz denetimlerin yanı sıra denetimlerin faaliyet sahalarını
ve sonuçlarını da UTZ'a yıllık olarak rapor ederler. CB'ler aynı zamanda denetçilerin genel değerlendirmelerini
de sunarlar. Raporlarının sonraki takvim yılının 31 Ocak tarihinden önce göndermeleri gereklidir. Yıllık raporun
formatı talep edilmesi halinde şu adreste bulunmaktadır [email protected].
Yıllık raporla birlikte CB'ler kontrol listelerini, UTZ özet raporlarını (talep edilesi halinde şablonlar şu adreste
bulunmaktadır [email protected]) veya önceki takvim yılında icra edilen tüm sürpriz denetimlerin
denetim raporlarını (yıllık rapor içinde bulunanlar) gönderirler.
UTZ bütünlüğünün korunması
CB tarafından UTZ standartlarıyla, UTZ bütünlüğünü tehlikeye sokacak bir uygunsuzluk bulduğu durumda, CB
UTZ'ı bulguları konusunda bilgilendirmelidir, CB tarafından alınacak tedbirleri içeren belgelenmiş bir durum
çalışmasını zamanında hazırlar.
UTZ hakkında bildirimde bulunulması ve UTZ logosunun kullanılması
UTZ logosu UTZ Foundation tarafından sahip olunan bir telif hakkı materyali ve kayıtlı bir ticari markadır.
Onaylı CB'ler UTZ logosunu Kurallar ve ChoC sertifikalarını tanzim ederken kullanma yetkisine sahipti. UTZ'a
ilişkin internet sayfası, dosya broşür ve CB'nin diğer malzemeleri üzerindeki her türlü bildirim bunlar
yayınlanmadan önce kontrol edilmelidir ( şu adrese e-posta ile gönderilerek [email protected]).
Ücretler
Fiilen, UTZ CB'lerden onay süreçleri için veya UTZ programı çerçevesinde icra edilen denetleme ve
sertifikasyon faaliyetleri için ücret talep etmemektedir. UTZ gelecekte ücret belirleme hakkını saklı tutar,
CB'ye yapılacak bildiriye müteakiben.
www.utz.org
33
4. UTZ PROGRAMININ TEMİNATI
4.1.
Şikâyet Prosedürü
UTZ'la ilgili tüm şikayetler UTZ internet sayfasında yer alan UTZ Şikâyet Prosedürüne uygun olarak ele
alınacaktır.
4.2.
CB Denetim Sistemi
UTZ CB Denetim Sisteminin ana amacı UTZ standartlarını göre icra edilen denetimlerin tutarlı ve yüksek
kaliteli olduğundun garanti altına alınmasıdır. Bu CB'lerin performanslarının önceden tanımlanmış bir seri
göstergeye göre periyodik olarak değerlendirilmesini kapsamaktadır. CB'ler bu değerlendirmelerin sonuçlarını
kendi sürekli gelişimleri için kullanmalıdır. UTZ CB Denetim Sistemine ilişkin detaylı bir açıklama CB'lerin
başvuru sürecinde kendilerine gönderilmiştir ve talep edilmesi halinde sunulmaktadır
([email protected]).
4.3.
Yaptırım Politikası
UTZ'in güvenilirliğini tehlikeye düşürecek ve/veya onun teminat sisteme zarar verecek uygunsuz prosedür ve
davranışların kanıtlarına dayanarak, UTZ CB'lere müeyyide uygulama hakkını saklı tutar. UTZ'nin CB üzerinde
uygulayabileceği dört yaptırım uyarı, sarı kart, kırmızı kart ve CB'nin onayının iptalinden oluşmaktadır.
Uygulanan yaptırım kusurlu davranışın önem derecesine ve CB'ye daha önce uygulanan müeyyidelere bağlıdır.
Prosedürün ve farklı yaptırımların tam açıklaması CB İzleme Sistemi belgesinde görülebilir.
4.4.
CB Eğitim Programı
CB Eğitim Programının amacı UTZ standartlarıyla çalışmak üzere görevlendirilen CB personelinin UTZ
Sertifikasyon Prosedürü ve CB'nin denetim sahasındaki UTZ programı(ları) hakkında garanti edilen minimum
yetkinlik ve anlama seviyesinin tutarlı şekilde oluşturulmasıdır.
Eğitim Modülleri
Program Yöneticileri, Onaylayıcılar ve denetçiler geçerli olan tüm zorunlu eğitim modüllerini başarıyla
tamamlamak ve bilgilerini tazelemek ve güncel durumda tutmak için en az iki yılda bir tekrarlamak zorundadır.
Program Yöneticileri ve Onaylayıcılar çevrim içi kurslar ve/veya yüz yüze eğitimle UTZ tarafından doğrudan
verilen ilgili eğitim modüllerini tamamlamak zorundadır. Denetçiler de Program Yöneticileri ve Onaylayıcılar
tarafından eğitilebilir (sonraki bölüme bakınız).
www.utz.org
34
Takip eden liste mevcut eğitim modüllerini ve kimler için zorunlu olduğunu göstermektedir:
Kurall İçindekiler
ar
PROGRAM
ITU
UTZ Programına ve CB onay sürecine giriş
CCC
Davranış Kuralları
CHC
Gözetim Zinciri Standardı
CEP
Sertifikasyon Protokolü
HBU
UTZ programında raporlama
DENETİM UYGULAMALARI
Denetim Uygulamaları Kahve
APC
Zorunlu*
SM
X
X
O
SM
C
X
O
O
X
O
C
Notlar
A
X
Yalnızca Davranış Kuralları kapsamı
Yalnızca Gözetim Zinciri kapsamı
O
A
O
APO
Denetim Uygulamaları Kakao
O
APT
Denetim Uygulamaları Çay
O
APR
Denetim Uygulamaları Rooibos Çayı
O
APZ
Denetim Uygulamaları Fındık
O
CHH
Bitkiler için Gözetim Zinciri
APS
Denetim Uygulamaları Tedarik Zinciri
API
Denetim Uygulamaları Bütünlük
APK
Denetim Uygulamaları Görüşme Yetenekleri
APA
Denetim Uygulamaları Analiz Yetenekleri
APV
Denetim Uygulamaları Miktar Tahmini
UYGULAMA KALİTESİ
RAS
Risk Değerlendirmesi ve Örnekleme Rehberi
TRA
Çevrim İçi Sertifika Kullanımı – GIP
ÜRÜNE ÖZEL EĞİTİMLER
PSC
Kahve Ürünü
PSO
Kakao Ürünü
PST
Çay Ürünü
PSR
Rooibos Çayı Ürünü
PSZ
Fındık Ürünü
O
O
O
SM
X
SM
C
O
X
C
O
O
A
Yalnızca Davranış Kuralları kapsamı
Yalnızca Davranış Kuralları Kahve
kapsamı
Yalnızca Davranış Kuralları Kakao
kapsamı
Yalnızca Davranış Kuralları Çay
kapsamı
Yalnızca Davranış Kuralları Rooibos
kapsamı
Yalnızca Davranış Kuralları Kabuklu
Fındık kapsamı
Yalnızca Gözetim Zinciri Bitkiler
kapsamı
Yalnızca Gözetim Zinciri kapsamı
Yalnızca Davranış Kuralları kapsamı
Yalnızca Davranış Kuralları kapsamı
A
* SM = Scheme Managers (Program Yöneticisi), C = Certifiers (Onaylayıcılar), A = Auditors (Denetçiler)
X = her zaman zorunlu; O = eğer ilgili standart veya ürün kapsamı uygunsa zorunlu
Modüller çevrim içi kurslar olarak atanabileceği gibi aynı zamanda en az iki yılda bir organize edilen yüz yüze
eğitimler şeklinde de planlanabilir. Yüz yüze bir eğitim gibi çevrim içi kursun başarılı şekilde tamamlanması da
UTZ tarafından tanzim edilen ilgili sertifika ile onaylanır.
Program dinamik bir yapıdadır ve zaman içinde daha fazla modül önerilebilir. Modüllere genel bir bakış çevrimi
içi olarak şu adreste bulunabilirwww.utzacademyonline.com.
Zorunlu Eğitim Gereksinimleri ve Kurum İçi Eğitimler
Yukarıdaki modüllerden herhangi birini başarıyla tamamlayan Onaylayıcılar ve Program Yöneticileri, eğitim
materyallerin ve kılavuzların UTZ internet sayfasında yer aldıkları dikkate alındığında kendi organizasyonları
içinde aynı konuda (gerektiğinde yerel dile çevirerek) bir iç eğitim organize edebilirler.
Bunlar dışında kullanılacak tüm eğitim malzemeleri UTZ onayına tabidir. Eğitim gündemi (tarih ve programla
birlikte) ve katılımcı listesi (katılımcılarla imzalanmış olarak), eğer spesifik eğitim modülünde ihtiyaç
www.utz.org
35
duyuluyorsa, değerlendirme gereksinimleriyle birlik UTZ'ye sunulmalıdır(İngilizce, Fransızca, İspanyolca veya
Portekizce). Daha sonra UTZ ilgili katılım sertifikasını tanzim ederek gönderecektir.
www.utz.org
36
Ek 1: Dış Yetiştiricileri içerecek Ek Kurallar
sertifikasyonu seçeneği
Bu ek, dış yetiştiricilerin bir bireyin veya çoklu işletmenin işleme birimine ait sertifikasyona dahil edilmesine
izin vermek için bölüm 2.4 içinde listelenenlere ek olan bir Davranış Kuralları sertifikasyonu seçeneğini açıklar.
Dış yetiştiriciler, üretimleri için işleme kapasitesi eksikliği nedeniyle, üretimlerini ayrı sahibi olan bir ürün
işleme birimine (birey veya kendi çiftliği olan ya da olmayan çoklu site işleme birimi olabilecek) tedarik etmek
için yazılı veya sözlü anlaşma yapan üreticilerdir.
Bu sertifikasyon seçeneği, tek bir lisans ve sertifikayı, bir birey veya çoklu işletme sertifikasyonunu bir grup
sertifikasyonu ile birleştirir. Bu sertifikasyon seçeneği yalnızca çay/ rooibos ve kahve üyeleri tarafından
kullanılabilir.
Dış yetiştiriciler dâhil olmak üzere Davranış Kuralları sertifikasyon seçeneği
Aşağıdaki tablo, hangi Temel Kurallara uyulacağını, uygunluktan kimin sorumlu olacağını ve sertifikasyon
denetimi için örneklemenin nasıl yapılacağını açıklar.
Uygulanabilece
k üye:
Uygunluk
sorumluluğu:
Sertifikasyon
denetimi için
örnek:
Geçerli Temel
Kurallar:
Sertifikasyon seçeneği: birey/ çoklu işletme artı yetiştirici sertifikasyonu
Bir çay/ rooibos veya kahve üyesi, diğer deyişle:
- Bir bireysel işleme birimi (kendi çiftliği olan veya olmayan) artı yetiştiriciler veya
- Bir çoklu işletme işleme birimi (kendi çiftliği olan veya olmayan) artı yetiştiriciler
İşleme birimi, Birey ve Çoklu İşletme Sertifikasyonu için Davranış Kurallarının tüm geçerli
CP'lerine uyar.
Dış yetiştiricileri organize eden işleme birimi, IMS'nin uygun işleyişinden ve Grup
sertifikasyonu için Davranış Kurallarına ait CP'lerle Dış yetiştiricilerin uyumundan
sorumludur
Dış yetiştiricilerden satın alınan hacim, işleme birimi tarafından işlenen toplam
belgelendirilen hacmin %5'inden daha azsa, yetiştiricilerin sertifikaya dâhil edildiği andan
başlayarak, Grup Sertifikasyonu için Davranış Kuralları ve ürüne özel Modül ile uyumu
sağlamak için iki yıllık bir mühlet bulunur. Bu süre içinde IMS'yi kurmakla sorumlu işleme
biriminin uyumu sağlamak için adımların atıldığını ortaya koyması gerekir. Bu başlatma
safhasında, hacim, IMS tamamen kurulmamış olsa bile, belgelendirilmiş olarak kabul
edilebilir.
- Bireysel işleme birimi: bireysel sertifikasyon için bölüm 2.4'te açıklanan şekilde
- Çoklu işletme işleme birimi: çoklu işletme sertifikasyonu için bölüm 2.4'te açıklanan şekilde
- Dış Yetiştiriciler: grup sertifikasyonu için bölüm 2.4'te açıklanan şekilde
- İşleme birimi: Bireysel ve Çoklu-İşletme sertifikasyonu için Temel Kurallar (artı ürüne özel
Modül)
- Dış Yetiştiriciler: Grup sertifikasyonu için Temel Kurallar (artı ürüne özel Modül)
CB, UTZ'a dış yetiştiricilerin sayısı, işleme biriminin dış yetiştiricilerden satın aldığı toplam hacim ve dış
yetiştiricilerin sertifikasyonunun durumu hakkında rapor verir ve bilgilendirir.
www.utz.org
37