VEGAWIN BELGE CONVERTER

VEGAWIN BELGE CONVERTER
Müşterilerimizin veya bayilerimizin excel,txt dosya formatında gelen alış faturaları,sipariş belgeleri veya alış
irsaliyelerini Vegawine aktarabileceği kullanımı kolay bir programdır.
Kurulumunu VegawinBelgeConverter.msi adlı dosya ile yapabilirsiniz.Kurulum programını çalıştırdıktan sonra ilk
adımda İleri butonuna basılır..
Daha sonra Programın kurulacağı dizin belirlenir.İleri butonuna basılır.
Tekrar ileri butonuna basılarak
Kurulum gerçekleştirilir.Kurulum yaptıktan sonra programının yüklü olduğu dizinde active dosyasını çalıştırarak Belge
converter lisansınızı aktive ediniz.
Şimdi program üzerinde bulunan alanların nasıl kullanıldığını inceleyelim...
Programı açılışında size aktarım yapacağınız vega firmasını ve dönemini sorar.Bu bilgileri seçerek Tamam butonuna
basınız.
1.İlk olarak excel dosyamız Dosya yazan kısmın sonndaki üç noktaya tıklanarak seçilir.
Excel sayfası kısmında Default olarak excel dosyasının ilk sayfası gelir.Siz farklı bir sayfadan aktarım yapıcaksanız
Excel Sayfası alanından bunu seçebilirsiniz.
2.Cari Adı kısmından Alış faturalarının Carisi seçilir. Cari Tanımla butonuna basarak vegawinde tanımlı cari kartın
kodunu ve adını yazaak cari kartı tanıtmalısınız.Cari tanımla ekranında Firma Kodu ve adını girdikten sonra ekle
butonuna basınız.Tanımlama ekranından çarpı ile çıkabilirsiniz.
Tanımlanmış olan cari kartınızı Cari adı alanına tıkladığınızda çıkan listeden seçiniz.Bu listeye sadece aktarım
esnasında tanımladığınız firma bilgileri gelir.
Eğer dosyamızda ki faturalar sadece tek bir firma ait değilse , aktarım dosyasında sutun olarak firma bilgisi mevcutsa
bunu kolon eşleştirme alanından eşleştirerek farklı firmaların faturalarını da tek saferde aktarabilirsiniz.
Depo alanından stoklarımızın hareket deposu seçilir.
Dosyamızda bulunan belgeler in vegawinde oluşturulacak belgetipi Belge tipi alanından seçilir.
Vegawinde oluşacak belgelerimizin KDV Hariç mi Dahil mi olduğu bilgisi seçilir.
Vegawine aktarılacak belgelerin temel bilgileri seçildikten sonra YÜKLE butonuna basılır.Excel dosyasını
görüntülemek için Önizleme butonuna basılır.
Excel dosyamızı yükledikten sonra Kolon eşleştirme Alanından Excel dosyamızda bulunan kolonları vegawinde
oluşacak fatura üzerindeki alanlar ile eşleştirme işlemi yapılır.
Kolon adları kısmında Excel dosyamızda
bulunan sütünları görürsünüz.
Hedef alanı kısmında Faturada excelde
bulunan kolon hangi bilgiye eşit ise o alan
seçilir.Örneğin Excel dosyamızda ISK1
kolonumuzu Hedef alan listemizden İskonto
alanına eşitliyoruz.Hedef alanda bulunan
İskonto alanı faturamızın 1.İskonto alanıdır.
Ondalık tipi kısmında ise fatura aktarım
dosyamızda ondalıklı fiyatlar hernagi bir
ondalık ayıracı ile ayrılmamışsa sayısal alanın
sondan kaç hanesinin ondalık hane sayısı
olarak ayarlanacağı seçilir.Örneğin Fiyat
alanımızda 12500 yazılmış.Bunu 125,00 olarak
aktarmak istiyoruz.Bu durumda Ondalık tipi
kısmından 2 seçilir .Olduğu gibi seçilirse
aktarım dosyamızda sayısal değer nasıl yazıldı
ise ayne o şekilde aktarımı gerçekleştirir.
Bütün bu ayarları kalıcı hale getirmek için Taslak Kaydete basılır.Peki bu bizim ne işimize yarar?
Şöyle ki sürekli aynı formatta aktarım dosyaları geliyor ise Taslak olarak kaydettyiğimiz şablonu Taslağı aç kısmından
açtığımızda sadece excel dosyamızı yükleyerek aktarıma başlayabiliriz.Tekrar tekrar aynı ayarları ve kolon
eşleşmelerini yapmak zorunda kalmayız.
Bu şablonu kolay erişebileceğiniz bir yere kaydetmenizi tavsiye ederiz.Mesela C dizininde aktarım şablonları adında
bir klasör açarak oraya kaydedebilirsiniz.Daha sonraki aktarımlarınızda Taslak aç dediğinizde C dizininden ilgili
klaösürü seçerek şablon dosyasını ekrana çağırabilirsiniz.
Evet son olarak Aktarımı başlat butonuna basarak Vegawine excel dosyamızda bulunan fatura bilgilerini Alış faturası
olarak aktaralım.Aktarım sırasında karşınıza aşağıdaki gibi bir pencere gelirse aktarım dosyanızda olan , ancak
Vegawinde açılmayan bir stok olduğunu anlıyoruz.
Bu stoğu açabilmek için bu gelen pencerenin alt kısmında ki Stokları Aç butonuna basılır.
Ve aşağıdaki mesajı alırsınız.Tamam butonuna basılarak aktarıma devam edilir.
Aktarılamayan herhangi bir bilginiz var ise bu satırları Aktarılamayan stoklar kısmında görebilirsiniz.
Txt uzantılı dosyaları aktarabilmeniz için gerekli adımlar şöyledir ;
Dosya seçtiğiniz yere tıklanır.Dosya türünden Text dosyası seçilir ve Gözat penceresinden aktarılacak text dosyamız
seçilir.
Dosyamız seçildikten sonra Text dosyası şablonu oluşturma ekranı gelir.
Bu ekran açıkken Text dosyamızı açarak aktarılacak kolonları sırasıyla kolon sayılarını kolon doldurma alanından
seçiniz.
Benim text dosyam aşağıdaki gibidir
Barkod hanem 16 karakter miktar hanemi de 8 karakter olarak belirledim.Burda dikkat edilmesi gereken kolonların
hane sayısını belirlerken diğer kolonun başlangıcına kadar saymak.Yukardaki Text dosyasında gördüğünüz gibi imleç
Miktarın başlangıcında duruyor ve ben oraya kadar tam 16 hane saydım.Miktarıda aynı şekilde sayıp kolon sayılarını
belirledim.
Daha sonraki adımda Kolonları Oluştur butonuna basıyoruz.Oluşan kolonları pencerenin sağ tarafından
görebilirsiniz.Burdan doğru oluşup oluşmadığını kontrol ediniz.
Kontrollerinizi tamamladıktan sonra bu şablonuda daha sonraki aynı formattaki dosya aktarımlarınızda kullanmak için
kaydedebilirsiniz.
Son adım olarak Kolonları Onayla ve Devam et e basarak Aktarım oenceresine geçiyoruz.
Burda artık excel dosyasındaki aktarım adımları ile aynı adımları takip ederek aktarımı tamamlayabilrisiniz.
Önce Yükle butonuna basıyorsunuz.Ekranda görmek için Önizleme ye basıyorsunuz.Aktarım bilgilerini
giriyorsunuz.(Firma ,Depo ,Kdv bilgisi).Daha sonra aktarımı başlat ile faturaları vegawinde oluşturuyorsunuz.
Not:Eğer text dosyanızda belge numarası yok ise program hepsini bir belge olarak kabul edip , kendisi otomatik bir
belge numarası verir