Rapor No: 2010 - toki hasanağa 2.bölge yönetimi web sitesi

Rapor No: 2010 - 12
28.04.2010
TOPLU YAPI DENETİM KURULU
Nilüfer Hasanağa 2.Etap Toplu Konutları
2010 Yılı 1.Çeyrek Denetleme Raporu
Gerekçe :
Toplu Konut İdaresi Başkanlığının Bursa İli Nilüfer İlçesi Hasanağa 2.Etap Toplu Konutları 150 ada 16 Parsel Toplu Yapı Yönetim Planı ,
31.maddesinde Görev Yetki ve Sorumlulukları uyarınca 2010 Yılı 1. Denetiminin yapılması
Denetim Konusu :
Toplu Yapı Yönetim Kurulunun 01.01.2010-31.03.2010 tarihleri arasında yaptığı tüm iş ve işlemlerin, yasalar ve yönetim planı
çerçevesinde yapılıp yapılmadığının kontrolü.
Denetime konu olan başlıca evraklar:
1. Karar Defteri
2. Gelir-Gider Defteri (İşletme Defteri)
3. Harcama Evrakları (Faturalar, Gider Pusulası, Banka Dekontları vb.) ve bu evrakların .txt/.xls dosya formatında liste dökümleri
4. Aylık Banka ekstreleri
5. Aylık Mizanlar
6. Harcamaların şekli(nakit , çek veya talimat gibi)
7. Ücretler(Toplu Yapı Yönetim Kurulu,Toplu Yapı Denetleme Kurulu,Kapıcı, Güvenlik,Muhasebeci, Avukatlık gibi hizmet
alımları ve diğer yönetimde çalışanlar)
8. Yapılan sözleşmeler
9. Gelen-Giden evrak kayıt defteri
10. Demirbaş kayıt defteri
11. 31.03.2010 itibariyle Kasa Sayım Durumu
12. Site Yönetimi Hukuk İşlemleri Dosyası
2009-3./2009-4 Denetlemesindeki Tespitlerin Değerlendirilmesi:
Tespit Edilen Eksiklikler / Tavsiyeler
Yapılmamış
Devam
Ediyor
Tamamlanmış /
Uygulanıyor
Kiracılarımıza 01.08.2009’da yapılması gereken gecikmeli ÜFE Zammının
X
yapılması
Personel Tazminatları Kalemine Aktarım Yapılması ve Bankada Hesap Açılması
X
Personel Tazminatları Hesabının Hesap Planında Gösterilmesi
X
Ortak İnternet Ödemeleri İçin Hesap Planında Hesap Açılması
X
4857 sayılı İş Kanununun 75.maddesi gereğince Tutulması Gereken Evrakların
X
Eksikliği
Asansör Firmasından Fazla Kesilen Fatura Kaleminin İadesi
X
Evrakların İncelenmesi:
Karar Defteri: Uygulamaya alınan ve sözlü ifade edilen 2 konuya ait karar defterlerinde herhangi bir karara rastlanmamıştır. Bunlar;
1. Ortak internet kullanımında daire başına 2’den fazla kullanıcı oluşması durumunda her abonelik için ücretlendirme
yapılması,
2. Site Elektirikçimize Şubat 2010’dan itibaren her ay Brüt 176,48 TL (Net 150 TL) fazla mesai ödenmesi
Gelir Gider Defteri (İşletme Defteri) : Gelir ve giderlerin muhasebe programına düzenli işlendiği görülmüştür.
Harcama Evrakları: Harcama evraklarının kanuni defterlere işlendiği, Faturalar üzerinde genelde kullanım yeri bilgisi girildiği
görülmüştür.
Aylık Banka Ekstreleri: Aidat takibi için Halk Bankasında açılmış 2 adet hesaptan 31.03.2010 tarihine kadar olan ekstreler alınmış ve
muhasebe kayıtları ile karşılaştırıldığında herhangi bir hata olmadığı tespit edilmiştir.
Aylık Dokümanlar: Aylık dokümanların düzenli olarak tutulduğu görülmüş ve istenen belgeler alınabilmiştir.
Harcamaların Şekli: Toplu Yapı Denetim Kurulunca yapılan harcamalarda genellikle nakit veya avans şeklinde işlemlerle yapıldığı.
Çekle ödeme yapılmadığı, ayrıca elektrik, su, doğalgaz ödemelerinin banka hesabından otomatik ödeme ile yapıldığı tespit edilmiştir.
SSK ödemeleri için Talimat kullanılmaktadır.
Ücretler: Toplu Yapı Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu üyelerinin ücretlerinin bütçede olduğu, Toplu Yapı Temsilciler Kurulu karar
defterinde yazılı olduğu, iş sözleşmesi ile alınan elemanlara aylık ücretlerine bordronun düzenlendiği ve maaş ödemelerinin internet
bankacılığı üzerinden yapıldığı görülmüştür.
Gelen Giden Evrak Defteri: TOKİ ile muhtelif tarihlerde kamuoyunca da bilinen “Yeni Cami ve Yeri” konusu hakkında yazışmalar
yapıldığı görülmüştür. D1 Blok sakinlerince Bloklarının bodrumuna özellikle kış mevsimlerinde akan/sızan su ile ilgili önlem
alınmasına ait talep dilekçesi görülmüştür.
Demirbaş Kayıt Defteri: Demirbaş kayıt defterinin incelemesi yapılmıştır. Yapılan inceleme sonunda Ortak Internet projesine ait
ekipmanların tamamının ve Güvenlik Kamera Sistemine ait ekipmanlardan Kameraların demirbaş defterine kayıt edilmediği
görülmüştür.
Kasa: Kasa sayımı yapılmış, muhasebe programı ile kasa değerinin uyuştuğu görülmüştür.
Yapılan Sözleşmeler: 21.01.2010 tarihinde Güvencem Ltd.Şti. ile Güvenlik Kamera Projesi ile ilgili sözleşme imzalandığı görülmüştür.
Sözleşmenin içeriğinde Saha Kazı ve Kablo masraflarının olmadığı, maliyetleri azaltma düşüncesi ile ihtiyaç duyulan kabloların
Yönetim tarafından alındığı, Saha kaza çalışmalarının ise Karar Defterinde alınan karar doğrultusunda çalışanlarımıza yaptırılmış, bu
şekilde ~%50 ‘lik bir işçilik maliyet tasarrufu sağlandığı görülmüştür. Ayrıca proje kapsamında Yönetimden ve Doğu Kapısından
kameraların görüntülerini anlık olarak izlemek için 22” 2 adet LCD televizyon alındığı görülmüştür.
Teklifler aşağıdaki gibidir;
Güv. Kameraları DVR Cihazı
Teklif
& Ekstra
ve Ekstra
Firma
Tarihi
Malzemeleri
Ekipmanları Toplam
Toplam TL
Açıklama
Güvencem
21.01.2010
6.383,79 TL
6.498,26 TL
12.882,05 TL
ASR Güvenlik
3D İdea Net
Güvenlik
HG Security
System
15.01.2010
7.310 TL
-
7.310 TL
23.01.2010
6.000 TL
6.470 TL
12.470 TL
Efe Net
24.12.2009
12.882,05 TL Sözleşmenin imzalandığı firma
7.310,00 TL DVR Teklifinde Bulunmamıştır
12.470,00 TL
Kamera ve DVR Teklifini tek olarak
11.01.2010
13.824,29 TL sunmuştur.
15.989 USD
23.441,47 TL
Not: Kur çevriminde 21.01.2010 tarihinde Güvencem firması ile yapılan sözleşmedeki USD kuru kullanılmıştır. (1.4661),Tekliflere KDV Dahildir.
“Araç Plaka Tanıma Sistemi” ile ilgili teklif alınma çalışmalarına başlandığı belirtilmiştir. “Araç Plaka Tanıma Sisteminin” iki bölge
yönetiminin ortak çalışması ile kurulmasının daha sağlıklı olacağı düşüncesindeyiz. Ancak bu konuda henüz iki bölge site yönetimi
arasında bir yazılı bir mutabakat oluşmadığı görülmüştür.
Diğer Konular / Tespit / Öneriler :
Mali Konular : 9 Aylık genel bütçe özeti (aidat + avans bütçesi) aşağıda sunulmuştur.
ÇEYREK BAZLI YILLIK GİDER TOPLAMI (2009-2010)
1.ÇEYREK FİİLİ
HARCAMA
TOPLAMI
METRE KARE PAYLI GİDERLER
EŞİT PAYLI GİDERLER
AVANS (YENİLİK VE İLAVELER)
GENEL TOPLAM
26.477 TL
69.591 TL
690 TL
96.758 TL
2.ÇEYREK
HARCAMA
TOPLAMI
30.226 TL
69.169 TL
40.293 TL
139.688 TL
3.ÇEYREK
HARCAMA
TOPLAMI
21.375 TL
83.658 TL
18.564 TL
123.597 TL
9 AYLIK FİİLİ
HARCAMA
TOPLAMI
78.078 TL
222.418 TL
59.547 TL
360.043 TL
9 AYLIK
AYRIŞTIRILMIŞ
FİİLİ HARCAMA
77.642 TL
219.919 TL
44.660 TL
342.221 TL
9 AYLIK BÜTÇE DURUMU (2009-2010)
YILLIK
PLANLANAN
METRE KARE PAYLI GİDERLER
EŞİT PAYLI GİDERLER
AVANS (YENİLİK VE İLAVELER)
GENEL TOPLAM
107.100 TL
316.241 TL
50.501 TL
473.842 TL
9 AYLIK
PLANLANAN
80.325 TL
237.180 TL
37.875 TL
355.380 TL
9 AYLIK FİİLİ
HARCAMA
78.078 TL
222.418 TL
59.547 TL
360.043 TL
9 AYLIK
AYRIŞTIRILMIŞ
FİİLİ HARCAMA
77.642 TL
219.919 TL
44.660 TL
342.221 TL
2 Kiracımız ile sözleşmelerin yenilendiği ve ÜFE Kaynaklı zammın kiracılarımıza yansıtıldığı görülmüştür. Ancak 01.08.2009’dan
itibaren arttırılması gereken kiranın ~7 aylık bir gecikme ile uygulamaya alındığı görülmüştür.
2009-2010 Bütçe Döneminde ilk defa bütçemize eklenen “Personel Tazminatları” hesabına Bütçe dönemi sonuna kadar aktarılması
gereken 10.000 TL’nin tamamının Halk Bankasında Vadeli bir hesaba aktarıldığı görülmüştür.
Oluşan taşmalarla ilgili görüşlerimiz aşağıda sunulmuştur.
1. Telefon Gideri : Bu dönemde 819 TL’lik toplam harcamanın 246,80 TL’sinin İş Tcell Mesajları kaynaklık olduğu görülmüştür.
İlk 3 dönem toplamında 1511 TL’nin (624,20+640,00+246,80) , yönetimin asli görevi olan borç bildirimleri, toplantı davetleri
gibi toplu bildirimlerin yanı sıra, direkt görevi olmayan sosyal içerikli bayram, kandil mesajlaşmaları olduğu da görülmüştür.
Ayrıca telefon maliyetlerinin azaltılması açısından kurumumuz menfaatine en uygun tarifelerin sürekli takip edilmesi ve
geçiş yapılmasının uygun olacağı düşüncesindeyiz.
2. Ulaşım Gideri(Benzin) : 600 TL’lik yıllık bütçe ayrılmasına karşılık, ilk 9 ayda 970 TL’lik harcama yapıldığı görülmüştür.
3. Güvenlik Gideri : Bu dönemde bu kalemde taşma olduğu görülmüştür. Bunun sebebi olarak bütçe oluşturulurken bu giderin
1.Yönetim ile ortak karşılanacağı düşünülmüş, şu an ise %100 bizim tarafımızdan karşılanmaktadır.
4. Personel Gideri : Bu dönemde kalemde taşma olduğu görülmüştür. Bunun sebebi olarak askeri ücretteki artış ve mesailer
olduğu görülmüştür. İlk 9 ay boyunca çalışanlarımıza 2.924,40 TL fazla mesai ödendiği görülmüştür. Üretim yapmayan bir
kurum olmadığımızı ve herhangi bir kar kalemimiz olmadığı düşünüldüğünde yaşanan ekonomik krizi de bunlara ilave
ettiğimizde bu rakam yüksek bulunmuştur. Çalışanlarımızın emeklerine saygılı olmakla birlikte bu pek çok kurumca
uygulanan bütçeye yük getirmeyecek farklı uygulamaların kurumumuzca da uygulanması gerektiği düşüncesindeyiz. Ayrıca
zorunlu mesai verilmesi gereken durumlar için önümüzdeki bütçe döneminde ayrı bir kalem oluşturulması gerektiği
düşüncesindeyiz.
Internet projesinin devreye alınması ile birlikte yıllık olarak internet kullanıcılarından tahsil edilen tutarın hesap planımıza yansıtıldığı
görülmüştür. Ayrıca bu paranın değerlendirilmesi için Halk Bankasına vadeli hesap açıldığı görülmüştür.
Daha önce sadece Haziran sonları itibariyle yapılan hesap devir işlemlerinin mali müşavirimizin talebi doğrultusunda yıl başlarında da
yapılmasına karar verilmiş ve uygulamaya alınmıştır.
“Asansörlerin Yedek Parça Değişimi” bütçe kaleminde, 2009/4. denetlemede rulman olarak geçen kalemde 1 adet rulman fiyatının
65,00 TL olarak belirtilmiş arıza nedeniyle çıkan rulman incelendiğinde rulmanın fiyatı yüksek görülmüş ve yüklenici firma ile
görüşülmesi, bir yanlışlık olup olmadığının araştırılması istenilmiş, yapılan incelemede rulman fiyatının yanlış yazıldığı tespit
edilmiştir. 14.12.2009 tarihli faturada 2 adet rulmanın KDV hariç 130,00 TL olarak yazıldığı görülmüş, bunun fazla olduğu Yüklenici
firma yetkilisince de kabul edilmiştir. Bir sonraki faturada düzeltmenin iskonto olarak yapılacağı firma yetkililerince belirtilmiştir.
Ancak bu durumun 31.03.2010 tarihi itibariyle düzeltilmediği görülmüştür.
“Blok Zeminlerinin İyileştirilmesi -Fizibilite Çalışması” için ayrılan 1.500 TL’nin kış döneminde değerlendirilmediği görülmüştür.
Konunun TYTK’da değerlendirilmesi gerektiği düşüncesindeyiz.
Güvenlik Hizmetleri: Güvenlik noktasında ve yönetimde ilgili kanun gereği bulundurulması gereken evrakların incelemesi yapılmış.
Bazı evrakların mevcut olduğu görülmekle birlikte aşağıda belirtilen evrakların bulunmadığı gözlemlenmiştir (her ikisinde yada
sadece birinde eksiklik mevcut). Bunlar ;
Güvenlik Şirketi Faaliyet izin belgesi / Site Koruma Planı / İşyeri Bildirgesi / Mali Mesuliyet Sigortası / Personel Bilgi Listesi /
Güvelik Sözleşmesi (Firma -2.Etap Toki) / Kıyafet Albümü / Personel belirli süreli iş sözleşmesi.
Nöbet Devir Teslim Defterinde ~10 gündür motorun kilometresinde bir artış olmadığı ve kullanılmadığı görülmüştür. Personel yetkigörev ve sorumlulukları ile ilgili sorulan sorulara olumlu cevap vermişler mesleki yeterliliklerinin yerinde olduğu gözlemlenmiştir.
16.03.2009 tarihinde Eski Hasanağa Belediye Başkanımız Sn. İbrahim SİNCANLI, Yönetimlerimiz ve Yüklenici firma tarafından Sitemiz
içi ve Hasanağa Merkezini kapsayan bir 30.500 TL’lik Güvenlik Kamera Sistemi anlaşması tekrar değerlendirilmiş ve bahse konu
sözleşmenin gereklerinin tam yerine getirilmedi görülmüştür. 1.Yönetime bu malzemelerin akıbeti sorulmuş, kendileri de
malzemeleri kısmen teslim aldıklarını belirtmişlerdir. Ek-4’de 1.Yönetim ile yapılan yazışmalarımız mevcuttur. Gelinen bu aşamanın
sitemizin kuruluşu aşamasında ciddi emekler harcayan Hasanağa Belediyesi ve Başkanı Sn. İbrahim SİNCANLI’nın bu iyi niyetinin
yüklenici firma tarafından su-i istimal edildiği sonucunu doğurmaktadır. Teslim alınamayan malzemeler 2.Etap’ın Güvenlik Kamera
projesinde maliyetlerin artışına sebep olmuştur.
Aidat Borç/Alacak Durumu:
31.03.2009 tarihinde tahsil edilemeyen aidat ve avans toplamının 62.006,57 TL olduğu görülmüştür. Halen tahsil edilemeyen borç
miktarının dağılımı ise şöyledir;
30.06.2009
Toplam
Kişi Yüzdelik
Alacak
Adet Dilim
120,02
66
0,06
10205,32 180
20,72
19463,76
98
39,52
6652,87
17
13,51
12930,51
14
26,25
30.09.2009
Toplam Kişi Yüzdelik
Alacak Adet Dilim
118,70
65
0,18
14283,79 219
21,48
24741,14 123
37,2
11066,77
27
16,64
16299,44
17
24,51
31.12.2009
Toplam Kişi Yüzdelik
Alacak Adet Dilim
190,79 109
0,28
12027,61 206
17,65
20920,42 103
30,70
13329,21
34
19,56
21668,06
24
31,80
31.03.2010
Toplam Kişi Yüzdelik
Alacak Adet Dilim
230,52 100
0,37
12214,58 195
19,70
21674,39 111
34,95
12520,13
31
20,19
15366,95
13
24,78
0-10 TL
11-120 TL
121-320 TL
321-500 TL
501-.. TL
Genel
Toplam
49252,46 375
100 66509,84 451
100 68136,09 476
100 62006,57 450
100
Yapılan incelemede borcu 1000 TL’den fazla olan 6 kişinin toplan borcunun 10.518,09 TL olduğu, bununda toplam alacağımızın ~%17
‘sini oluşturduğu görülmüştür.
Yapılan incelemede avukatımızla İcraya verilecek kat malikleri konusunda resmi yazışma yapılmadığı, bu konunun bir Excel dosyası
üzerinden takip edildiği görülmüştür. Kurumsal hafızamız niteliğinde olan bu konunun resmi yazışma ile takibin yapılması önerimiz
ilgililere iletilmiştir.
Ayrıca Borcunu ödemeyen/geciktiren komşularımız hakkında izlenecek yöntemin yeniden gözden geçirilerek bir prosedür haline
getirilmesinin uygun olacağı önerimiz ilgililer ile paylaşılmıştır.
Hukuk İşlemleri Dosyası: Yönetimimizde bu konuya ait bir dosyaya rastlanmamıştır. Avukat ile yapılan işlemlerimizin yazışma ile
yapılmadığı görülmüştür. Avukatımız ile yapılan tüm işlemlerimizin resmi yazışma ile yapılması gerektiği düşüncesindeyiz. Böylelikle
Yeni oluşabilecek TYYK,TYDK ve TYTK’ları geçmişe ait kim icraya ne zaman verilmiş, kim bizi mahkemeye ne zaman vermiş sonucu ne
olmuş vb. sorulara resmi evrak üzerinden erişebilecektir. Halen bu durum mevcut değildir.
İnsan Kaynakları ve Yönetimi: Çalışan personellerimizin özlük dosyaları 4857 sayılı İş Kanununun 75.maddesi ve şirketlerde genel
olarak uygulanan evrak listeleri doğrultusunda incelenmiş, daha önce eksikliği tespit edilen belgelerin henüz tamamlanmadığı
belirtilmiştir.
Personel izinlerinin oluşturulan İzin Talep Formu ile takibine başlandığı görülmüştür.
Sözleşmeler incelendiğinde içeriklerinin güncel olmadığı, çalışanlarımıza yaptırılan bazı işler ve çalışanlarımızdan sözlü istenen bazı
isteklerin sözleşme metninde olmadığı görülmüş, oluşabilecek hukuki bir işlemde tüzel kişiliği zor durumda bırakmayacak şekilde
güncellenmesi gerektiği görülmüştür.
Sözlü yapılan değerlendirmelerde çalışanlar ile ilgili bazı şikayetler dile getirilse de, yazılı uyarıların yapılmadığı görülmüştür.
Çalışanlarımıza Mart 2010’da “İletişim” konulu bir eğitim verilmiştir. Yapılan bu tip çalışmaları önemsiyoruz.
Çalışanlarımıza uyguladığımız ücret sisteminde bütçemize yük getirecek uygulamalardan kaçınılması, gerektiği düşüncemiz ilgililer ile
paylaşılmıştır.
Çiçek ve Ağaç Budama İşlemleri: 2010 kış sonu/ilkbaharında yapılan çiçek ve ağaç budama işlemlerinin 2009 yazında Halk Eğitim
Merkezlerinde “Bahçıvanlık Kursuna” katılan çalışanlarımızca yapıldığı görülmüştür. Böylece sitemiz verilen eğitimin ilk meyvesini bu
sene almıştır. Emeği geçen personelimize teşekkür ederiz.
Blok Temizlik ve Asansör Bakım Hizmetleri: Blokların genel temizliğinin ve personelimizin kılık kıyafet ve davranış olarak iyi düzeyde
olduğu görülmüştür.
Asansörlerin Periyodik Bakımı: Asansörlerin periyodik bakımlarının yapıldığı görülmüş, hurda olarak niteleyebileceğimiz
malzemelerin ayrı bir depoda bulundurulduğu görülmüştür. Ancak bu ambarda bulunan malzemelerin nitelikleri ve miktarları
hakkında yönetimin bilgi sahibi olmadığı, burasının kontrolünün tamamen Yüklenici firma personelinde olduğu görülmüştür.
Ambarda bulunan bu hurda malzemelerin hangi tarihte ne zaman ambara girildiğine dair net ve hızlı bilgiye ulaşılamamıştır. Bu
müphemliği ortadan kaldıracak gerekli çalışmaların planlanması gerektiği düşüncesindeyiz.
Yüklenici firma tarafından gönderilen “Yedek Parça Değişim Faturalarının” yeterli ayrıntıyı içermediği görülmüştür. Örneğin 2 farklı
tip ve birim fiyata ait rulmanın faturalar üzerinde “Rulman” olarak tek kalemde takip edildiği görülmüştür. Yüklenici firmadan fatura
kalemlerinin ayrıntılandırılması (ebat, markası ve cinsinin) talebinde bulunulması gerektiği düşüncesindeyiz. Ayrıca “her 3 ayda bir “
biriken hurda malzemenin satılmasının hem takip kolaylığı hem de gelir kalemi oluşturacağı belirtilmiştir.
Son üç aylık dönemde 4 adet asansörde Alarm kumanda kartı takıldığı, 3 adet kabin butonunun, 5 adet kontaktörün, 3 adet kabin
sert paten plastiğinin 12 adet rulman değiştirildiği faturalarda ve çıkan parçalarda görülmüştür.
Sonuç:
a.
Muhasebe evraklarının düzenli olarak tutulduğu, istenilen evrakların verildiği görülmüştür,
b. Güvenlik Kamera sisteminin uygulamaya başlandığı görülmüştür. Sitemize hayırlı olmasını dileriz.
c.
“Personel tazminatları hesabına” yıl sonuna kadar yatırılması gereken toplam 10.000 TL’nin dönem sonunu beklemeden
bütçe döneminin 3. çeyreğinde yatırılmıştır,
d. İlk 9 aylık aidat bütçesinin planlanan sınırlar içinde gerçekleştirildiği görülmüş olup bunda en önemli faktörün bütçe
planlamasında bütçemize eklenen ancak daha sonra hizmet alımından vazgeçilen “Sivil Memur” kalemi olduğu
gözlemlenmiştir,
e.
İlk 9 aylık avans bütçesinin ise 6.785 TL aşıldığı gözlemlenmiştir. Bunda bütçenin 8 kamera ve ekipman üzerinden
planlanmasına rağmen 10 kamera ve ekipmanı üzerinden sözleşme imzalanmasının etkili olduğu görülmüştür,
f.
Bütçede yer alan “Sivil Memur” kaleminin uygulamaya alınmamasından dolayı bütçe dönemi sonunda ~27.416 TL’lik olumlu
bir etki yapması beklenmektedir. Önümüzdeki dönem bütçe hesaplamalarında bu tutarın dikkate alınması gerektiği
düşüncesindeyiz.
g.
Eski Hasanağa Belediyesince finanse edilecek “Güvenlik Kamera Sisteminin” malzemelerinin Teslim alınamamasından dolayı
2.Etap’ın Güvenlik Kamera projesinde maliyet artışına sebep olduğu görülmüştür. Her iki Yönetimce Teslim alınan ve
alınacak malzemelerin hakkaniyetli paylaşımını bekliyoruz.
h. Yönetimimizde Hukuk İşlemleri dosyasının olmaması ve avukatımızla yapılan işlemlerinin resmi yazışma dışı yapılmasının
ciddi bir eksiklik olduğu değerlendirilmiştir,
i.
Yapılan inceleme sonunda Ortak Internet projesine ait ekipmanlarının tamamının ve Güvenlik Kamera Sistemine ait
ekipmanlardan Kameraların demirbaş defterine kayıt edilmediği görülmüştür.
j.
Asansör Hurda malzemelerinin bulunduğu ambarda mevcut malzeme listesinin yönetimde olmadığı görülmüştür. Bize ait
olan Hurda ambarı fiilen Yüklenici firmanın kontrolündedir. Bu açık ileride farklı soru işaretlerinin oluşmasına sebep
olabilecektir.
k.
Asansör firmasının Aralık 2009’da kestiği faturanın fazla olduğu Denetim Kurulumuz tarafından tespit edilmiştir. Bunun
düzeltilmesinin 3 ay geçmesine rağmen Mart 2010 sonu itibariyle halen yapılmadığı görülmüştür. Tüzel kişiliği temsil eden
kişilerin sitemiz menfaatine olan her türlü maddi konuda ivedilikle hareket etmesi gerektiği düşüncesindeyiz.
l.
Üretim yapmayan ve kar elde etmeyen bir kurum olduğumuz düşünüldüğünde, İnsan Kaynakları yönetiminde fazla mesai
ödemesi uygulamasından vazgeçilerek, özel sektörde uygulanan farklı yöntemlerin tercih edilmesi gerektiği
düşüncesindeyiz. Fazla mesai verilmesinin şart olduğu durumlar için bütçe dönemi başında ayrıca bütçe kalem planlaması
yapılması gerektiği düşüncesindeyiz.
m. Çalışanlarımıza “İletişim” konulu bir eğitim verilmesi olumlu karşılanmış, 2010 yazında 2009’da yapıldığı gibi çalışanlarımızın
sitemiz menfaatine (Bahçıvanlık, Sıhhi Tesisat vb.) olan Halk Eğitim Merkezlerince yapılan kurslara gönderilmesinin faydalı
olacağını belirtmek isteriz.
Kısaltmalar: TYTK: Toplu Yapı Temsilciler Kurulu / TYYK: Toplu Yapı Yönetim Kurulu / TYDK: Toplu Yapı Denetim Kurulu
Ekler:
Ek-1: 01.01.2010 – 31.03.2010 3 Aylık Fiili Bütçe
Ek-2: 01.07.2009 – 31.03.2010 9 Aylık Fiili Bütçe
Ek-3: Ocak-Şubat-Mart 2010 Aylık Mizanları, 3 Aylık Mizan
Ek-4: Hasanağa Toki Konutları 1.TYYK ile yapılan Güvenlik Malzemeleri Sözleşmesi Hk’da Yazışma
İş bu denetim raporu tarafımızdan oy birliği ile imzalanmıştır.
Melih MUTLU
Özkan KOÇ
Ferruh TUFAN
Denetim Kurulu Başkanı
Denetim Kurulu Üyesi
Denetim Kurulu Üyesi
Dağıtım :
Toplu Yapı Yönetim Kurulu Üyeleri / Toplu Yapı Temsilciler Kurulu Üyeleri / Blok İlan Panoları
Ek-1 / 2010 1.Çeyrek (3 Aylık)Bütçe Durumu
Ek-2 / 2009-2010 9 Aylık Bütçe Durumu
BURSA NİLÜFER HASANAĞA TOKİ KONUTLARI
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
12 AYLIK M2 PAYLI GİDERLER TOPLAMI
ORTAK ALAN SİGORTA GİDERLERİ
II. BÖLGE SİTE YÖNETİMİ ORTAK GİDER İŞLETME BÜTÇESİ
9 Aylık
YILLIK
Planlanan 1.Çeyrek Gerç. 2.Çeyrek Gerç. 3.Çeyrek Gerç. 9 Aylık Gerçekleşen Fark
107.100 TL
80.325 TL
26.479 TL
30.226 TL
21.375 TL
77.462 TL Bütçe İçi
2.500 TL
1.875 TL
0 TL
2.471 TL
0 TL
2.471 TL Bütçe Dışı
( 01.07.2009 - 30.06.2010 )
YÖNETİM BİNASI GİDERLERİ (ELEKTRİK SU DOĞALGAZ VB.)
TELEFON GİDERİ
BÜRO GİDERLERİ (KIRTASİYE TONER MATBAA)
ULAŞIM GİDERİ (BENZİN)
DİĞER ÇEŞİTLİ GİDERLER ( TEBLİGAT PTT WEB SİTESİ NOTER VE DİĞER GİDERLER)
ORTAK ALAN AYDINLATMA GİDERLERİ (ASANSÖR HİDROFOR AYDINLATMA)
OTOMATİK SULAMA SİSTEMİ ELEKTRİK GİDERİ
PEYZAJ GİDERLERİ ( İLAÇ GÜBRE BENZİN TOPRAK )
TEMİZLİK MALZEME GİDERLERİ ( DETERJAN ÇÖP POŞET ELDİVEN KOVA VB.)
KAPICI DAİRELERİ GİDERLERİ (ELEKTRİK SU DOĞALGAZ KULLANIM)
ELEKTRİK SIHHİ TESİSAT MALZEME VE BAKIM GİDERİ
OLAĞANÜSTÜ GİDERLER
MEKANİK ARIZA VE YEDEK PARÇA (HİDROFOR+SU TANKLARI)
ÇATI BAKIM ONARIM
BOYA BADANA İNŞAAT GİDERLERİ (GENEL RUTUŞ)
12 AYLIK EŞİT PAYLI GİDERLER TOPLAMI
GÜVENLİK GİDERLERİ (1584 PAYLI ORTAKLIK)
SİTE GİRİŞ KAPILARINA SİVİL DANIŞMA
PERSONEL GİDERİ (11 PERSONEL)
PERSONEL TAZMİNATI
1600
1000
2.000 TL
2.000 TL
3.000 TL
600 TL
5.400 TL
35.000 TL
10.000 TL
4.000 TL
6.000 TL
12.600 TL
5.000 TL
4.000 TL
5.000 TL
5.000 TL
5.000 TL
4
7
PERSONEL İŞ ELBİSESİ GİDERİ (10 PERSONEL)
AVUKAT MUHASEBE MÜŞAVİRLİK HİZMETLERİ
YÖNETİM KURULU VE DENETİM KURULU GİDERLERİ
YÖNETİCİ ÜCRETLERİ (BLOK YÖNETİCİLERİ)
ASANSÖR YILLIK BAKIM GİDERİ
ASANSÖR YEDEK PARÇA ALIMI
BLOK GİRİŞLERİNDEKİ YAĞMUR GİDERİNE OLUK YAPILMASI (23X50 TL)
BLOKLARI HAŞERE KARŞI İLAÇLAMA (ÇATI VE SIĞINAK)
TEL ÇİTİN DİBİNE BETON ATILMASI
BİNA GİRİŞİ VE MERDİVENLERE KORKULUK YAPILMASI + MEVCUT KAMELYALARIN
ÇİM MOTORU ALINMASI (1 ADET)
BLOK ZEMİNLERİNİN İYİLEŞTİRİLMESİ İÇİN FİZİBİLİTE ÇALIŞMASI
Toplam :
1.500 TL
1.500 TL
2.250 TL
450 TL
4.050 TL
26.250 TL
7.500 TL
3.000 TL
4.500 TL
9.450 TL
3.750 TL
3.000 TL
3.750 TL
3.750 TL
3.750 TL
89 TL
1.276 TL
984 TL
419 TL
2.208 TL
11.715 TL
2.898 TL
735 TL
2.621 TL
1.088 TL
802 TL
0 TL
1.401 TL
50 TL
193 TL
444 TL
1.340 TL
183 TL
329 TL
1.085 TL
8.554 TL
545 TL
644 TL
2.144 TL
2.602 TL
2.227 TL
1.593 TL
1.715 TL
717 TL
3.634 TL
468 TL
819 TL
375 TL
222 TL
784 TL
8.168 TL
0 TL
1.407 TL
221 TL
4.976 TL
2.740 TL
0 TL
633 TL
518 TL
45 TL
1.001 TL
3.435 TL
1.542 TL
970 TL
4.078 TL
28.437 TL
3.443 TL
2.786 TL
4.987 TL
8.666 TL
5.769 TL
1.593 TL
3.748 TL
1.284 TL
3.872 TL
Bütçe İçi
Bütçe Dışı
Bütçe İçi
Bütçe Dışı
Bütçe Dışı
Bütçe Dışı
Bütçe İçi
Bütçe İçi
Bütçe Dışı
Bütçe İçi
Bütçe Dışı
Bütçe İçi
Bütçe İçi
Bütçe İçi
Bütçe Dışı
316.241 TL 237.181 TL
34.909 TL
26.182 TL
38.182 TL
28.637 TL
125.000 TL
93.750 TL
10.000 TL
7.500 TL
69.592 TL
10.178 TL
0 TL
32.209 TL
0 TL
69.169 TL
0 TL
0 TL
34.144 TL
0 TL
83.658 TL
17.497 TL
0 TL
33.810 TL
10.000 TL
219.919 TL
27.675 TL
0 TL
100.163 TL
10.000 TL
Bütçe İçi
Bütçe Dışı
Bütçe İçi
Bütçe Dışı
Bütçe Dışı
2.000 TL
1.500 TL
3.500 TL
2.625 TL
29.700 TL
22.275 TL
5.000 TL
3.750 TL
41.000 TL
30.750 TL
15.000 TL
11.250 TL
1.150 TL
863 TL
1.500 TL
1.125 TL
4.000 TL
3.000 TL
3.000 TL
2.250 TL
800 TL
600 TL
1.500 TL
1.125 TL
423.341 TL 317.506 TL
0 TL
4.258 TL
7.286 TL
1.257 TL
9.690 TL
2.681 TL
0 TL
6 TL
1.584 TL
443 TL
0 TL
0 TL
96.071 TL
1.048 TL
750 TL
9.464 TL
1.290 TL
12.920 TL
5.483 TL
2.099 TL
220 TL
372 TL
1.381 TL
0 TL
0 TL
99.395 TL
50 TL
750 TL
5.472 TL
1.282 TL
9.690 TL
3.230 TL
470 TL
4 TL
1.404 TL
0 TL
0 TL
0 TL
105.033 TL
1.098 TL
5.758 TL
22.222 TL
3.828 TL
32.300 TL
11.393 TL
2.569 TL
230 TL
3.360 TL
1.824 TL
0 TL
0 TL
297.381 TL
Bütçe İçi
Bütçe Dışı
Bütçe İçi
Bütçe Dışı
Bütçe Dışı
Bütçe Dışı
Bütçe Dışı
Bütçe İçi
Bütçe Dışı
Bütçe İçi
Bütçe İçi
Bütçe İçi
Bütçe İçi
690 TL
690 TL
40.293 TL
40.293 TL
18.564 TL
0 TL
44.660 TL Bütçe Dışı
40.983 TL Bütçe Dışı
18.564 TL
18.564 TL Bütçe Dışı
1
AVANS (YENİLİK VE İLAVELER)
ORTAK ALTYAPI NETWORK(İNTERNET,HABERLEŞME, GÜVENLİK KAMERASI PLAKA TANIMA
SİSTEMİ)
50.501 TL
36.000 TL
37.876 TL
27.000 TL
2
GÜVENLİK KAMERASI (8 ADET ÇEVRE KAMERASI)
10.000 TL
7.500 TL
3
4
PLAKA TANIMA SİSTEMİ
BLOKLAR ARASI VE SİTE KAPISI İLE HABERLEŞME SANTRALİ
4.500 TL
1 TL
3.375 TL
1 TL
0 TL Bütçe İçi
0 TL Bütçe İçi
Açıklama
Yıllık Yapılan bir harcama kalemidir ilk 9 aylık
bütçe yansıması 1853 TL'dir Hesaplamalarda
1853 TL' dikkate alınmıştır.
Yıllık sonuna kadar planlanan tutarın tamamı
9. ay sonunda yatırılmıştır. 9 aylık bütçe
yansıması 7500 TL'dir Hesaplamalarda 7500
TL' dikkate alınmıştır.
Yıllık Yapılan bir harcama kalemidir ilk 9 aylık
bütçe yansıması 30.737 TL'dir
Hesaplamalarda 30.737 TL' dikkate alınmıştır.
Yıllık Yapılan bir harcama kalemidir ilk 9 aylık
bütçe yansıması 13.923 TL'dir
Hesaplamalarda 13.923 TL' dikkate alınmıştır.
Ek-4