e-evrak modülü - yakutiye ilçe millî eğitim müdürlüğü

 YAKUTİYE İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ
E-EVRAK MODÜLÜ
Kullanım Kılavuzu
2010
http://yakutiye-meb.gov.tr
1 İÇİNDEKİLER
E-Evrak Modülü Nedir?
E-Evrak Modülü Giriş Şifrelerini Nasıl Temin edebilirim?
E-Evrak Modülünde teknik bir hata ile karşılaştım. Ne yapabilirim?
E-Evrak Modülünü kullanırken dikkat etmem gerekenler nelerdir?
Dosya Formatları Nelerdir?
zip,rar
doc,docx – xls, xlsx
pdf
PDF Dosyası nasıl oluşturulur?
Adobe Creative Suite 4 Web Premium Kurulumu
Adobe Acrobat Pro ile PDF dosya oluşturma
Birden fazla sayfayı tarama nasıl yapılır?
e-Evrak Modülünü kullanarak evrak nasıl gönderilir?
e-Evrak Modülünden evrak gönderimi nasıl yapılır?
Gönderilen evraklara nasıl ulaşılır?
Gönderdiğim evrağı iptal edebilir miyim?
Gönderdiğim Evrağın alınıp alınmadığını nasıl anlarım?
Gelen evraklara nasıl ulaşabilirim?
Notlar
3
3
3
3
4
4
5
6
6
6
13
13
14
14
15
16
16
16
16
2 E-Evrak Modülü Nedir?
Yakutiye İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü ile müdürlüğe bağlı resmi ve
özel kurumlar arasında yapılan yazışmaların E-Evrak Yönergesi
kapsamında internet ortamında gönderilmesini sağlayan web tabanlı
uygulamadır.
E-Evrak Modülü Giriş Şifrelerini Nasıl Temin edebilirim?
E-Evrak Modülüne giriş için şifreler E-Evrak Yönerge’sinde belirtilen
yönerge doğrultusunda müdürlüğümüz Bilgisayar ve Sınav Hizmetleri
Birimi tarafından verilmektedir.
Evrak Modülünde teknik bir hata ile karşılaştım. Ne
yapabilirim?
E-Evrak modülü içerisindeki muhtemel hatalar için önceden tedbir
alınmıştır. Ancak yine de karşılaştığınız hatalar için müdürlüğümüz email adresine ([email protected]) hata hakkında kısa bilgi
vererek veya 240 00 07 -152 nolu telefonla Osman ÇELİK’e hatanın
çözülmesi için yardımcı olabilirsiniz.
E-Evrak Modülünü kullanırken dikkat etmem gerekenler
nelerdir?
E-Evrak Modülünden yalnızca zip, rar, pdf, doc, xls, docx, xlsx dosya
türlerinden birini gönderebilirsiniz.
Birden fazla dosya göndermek isterseniz bu dosyaları Winrar veya
Winzip programları aracılığıyla paketleyebilirsiniz.
İmzalı evrakların pdf formatında olmasına dikkat ediniz. Pdf
3 formaatında dosya oluştturulmasıyla ilgilli ayrıntıllı bilgi kıılavuzun
ilerikii sayfalarrında açık
klanacakktır. (6.sayffa)
Göndeerilecek olan dosy
yanın booyutu en fazla 5 MB
M (51200000 bay
yt)
olabilir.
matları Nelerdi
N
ir?
Dosyya Form
Dosyaa formatıı bilgisay
yarda kulllanılan dosyaları
d
birbirindden ayırm
mak
için beelirlenmiiş bir özeelliktir. ee-Evrak Modülünd
M
den
göndeerebileceğğiniz dossyaların aadları ve özellikleeri aşağıddaki gibiidir.
zip : Winzip
W
programı
p
ı bir çok dosyayı paketleyyerek
boyuttlarını sık
kıştırıp teek dosya yapar. Windows
W
s’un son
sürüm
mlerinde Winzip vvarsayılaan prograam olarakk gelmek
ktedir.
y
iççin herhaangi bir
Dolayyısıyla zipp formatında pakketleme yapmak
prograam kurullmasına gerek
g
yokktur.
seçip sağ
Paketllemek isttenilen dosyaları
d
ğ tıklayarrak Gön der
menüssünden Sıkıştırı
S
ılmış Kllasöre tıklayara
t
ak dosyaalarınızıı .zip
uzanttılı dosyya olarak
k paketllemiş olu
ursunuzz.
rar : ziple ay
ynı özelliiktedir. .rrar uzanttılı dosyaalar
Rar progrramını biilgisayarrınıza kurrmuş
oluştturmak iççin WinR
olmaanız gereekmekteddir. Pakettlemek isstenilen ddosyalarıı seçip
E
ttıklayarrak dosy
yalarınızzı .rar
sağ tıkklayarak Arşive Ekle’ye
uzanttılı dosyya olarak
k paketllemiş olu
ursunuzz.
4 zip veyaa rar formatındda paketlemek
k için dosyalarrı seçip sağ tık
klayarak Arşiive Ekle veya Sıkıştırılmış Klasöre
tıkklayınız Winrrar programı yüklü
y
olmayann bilgisayarlarrda Arşive Ek
kle menüsü göörünmemekted
dir.
doc – docx
d
: .dooc ve .docx dosyaaları Micrrosoft Word
W
program
mının uzaantılarıdır. Microssoft Worrd kelimee
işlem prrogramıddır. Yazışşmalardaa ve büro larda en çok
kullanıllan progrramdır. Microsoft
M
t Office 22007 ve
sonrası sürümlerrde dosyalarının uzantısın
u
na “x” geelerek
uzantısıı .docx ollmuştur.
xls – xlsx : .xlss ve xlsx dosyalarrı Microssoft Exceel
mının uzzantısıdırr. Microsoft Excell elektron
nik
program
hesaplaama ve taablo prog
gramıdır. Grafik ttablo ve
hesaplaama işlem
mlerinde kullanılm
maktadırr. Microssoft
Office 2007 ve sonrası sürümler
s
rde dosyaalarının
u
.docx olm
muştur.
uzantıssına “x” ggelerek uzantısı
5 pdf : Adobe firmasın
nın geliştiirdiği do sya form
matı. ocument Format”
F
(Taşınab
bilir
Açılımı “Porrtable Do
Dosy
ya Formaatı)'dır. PDF
P
form
matının enn önemlii
özelliklerindden birisi,, orjinal döküman
d
nda kullaanılan
bütü
ün datalarrın (yazı karakterrleri, imag
age belgeleri,
vekttörel objeeler vs.) PDF
P
içerrisine özeelliklerin
ni ve
konum
mlarını muhafaza
m
a ederek ggömülebilmesidirr. Bu neddenle fark
klı
özellikkteki bilggisayarlaarda aynıı görüntü
üyü vermektedir. D
Diğer Word ve
Excel dosyalarrında bilg
gisayar ddeğişikliğ
ğinde say
yfalarda vve resim ve
B nedennle PDF
objeleerin konuumlarındaa kaymallar olabillmektir. Bu
dosyaaları e-Evvrak mod
dülü içindde oldukçça önemlli formatttır.
PDF Dosyassı nasıl oluşturrulur?
Adobee Acrobaat Readerr program
mının kurrulu bilgisayarlarrda çalışttığınız
prograamın yazzdır menü
üsünde A
Adobe Pd
df ile yap
pılabilmeekte fakatt biz
e-Evraak Modüülü için im
mzalı evrrakların tarayıcı
t
(scanner)
(
) aracılığ
ğıyla
Pdf foormatına dönüştürrülmesinni anlataccağız.
Tarayyıcıdan pddf formatında dossya taram
mak için birçok
b
prrogram
kurulaabilir. Biz bakanlığımızınn okullaraa dağıtmıış olduğuu lisanslı
Adob
be Creatiive Suitee 4 Web Premium
m prograamının kuurulumu ve
kullannımındann bahsedeeceğiz.
Adob
be Creaative Su
uite 4 W
Web Prem
mium Kurulum
K
mu
Adob
be Creatiive Suitee 4 Web Premium
m DVD’leri biri E
Eğitim
maktadır. Uygulam
ma 1
DVD’’si olmakk üzere 4 DVD’deen oluşm
DVD’’sini bilggisayarınıızın DVD
D room bölümüne
b
e yerleştiirin ve
açılmaasını bekkleyin. Eğ
ğer açılm
mıyorsa Masaüstü
M
ünde Bilggisayarım
m’a
tıklayarak açıllan penceerede Ad
dobe Creeative Su
uite 4 Weeb Prem
mium
logoluu sürücüyye tıklayıınız.
6 Açılan ekrand
da Türkçe dil seçeneğini seççip OK butonuna tıklayınızz.
Adoobe Creative Suite
S
4 Web P
Premium Ürün
nünü Yükle bu
utonuna tıklayyınız
7 Sisstem Profilini Denetlenmessi için bekleyin
niz.
DVD içerisin
ndeki Seri Num
marasını giriniiz. İleri butonu
una tıklayınızz.
8 Son Kuullanıcı Lisans Anlaşmasınıı kabul etmek
k için Kabul Ett butonuna tıkklayınız.
Seçenekkler bölümündde Özel Yükleeme seçeneğinni işaretleyinizz ve sağ bölüm
mde Adobe A
Acrobat 9 Professional
ve Adoobe Photoshop
p CS4’ün çelttiklerini işarettleyip diğer çeeltikleri kaldırınız. Tercihenn diğer programları da
yükleyebilirsiniz. Pdf dosyayı
d
oluştu
uracak olan Addobe Acrobatt 9 Professionaal’in çalışmassı için Adobe Photoshop
P
CS4’ün birr defa çalıştırıılması gerekliidir. Bu neden
nle her iki programı da yükllemelisiniz.
9 Programın yüklenmesinii bekleyiniz.
Programıın yüklenmesiine devam etm
mesi için Uyguulama 2 DVD
D’sini takıp OK
K butonuna tıkklayınız ve yü
üklemenin
tamamlannmasını bekleeyiniz. Adobe Acrobat 9 Prrofessional ve Adobe Phottoshop CS4 iççin 1 ve 2. DV
VD yeterli
olup 3. D
DVD istenmem
mektedir.
10 2. DV
VD’den kuruluumun tamamlaanmasını bekleyiniz.
Kuruluum tamamlanınnca ADOBE sizden
s
kayıt oolmanızı isteyeecektir. Tercih
hen formu dolldurabilirsinizz. Sonra
Kaydol buttonuyla bu ekrranı geçiniz.
11 Yüklemiş oldduğunuz progrram ve bileşennlerin gösterild
diği bu ekrand
dan Çıkış butoonuyla çıkınızz.
Bu şşekilde prograamın kurulumu
unu tamamlam
mış olduk. PD
DF oluşturabileeceğimiz Adoobe Acrobat 9 Pro
prograamını kullanabbilmemiz için Adobe Photooshop CS4 prrogramını bir defa
d çalıştırm
mamız gerekmeektedir.
Adobe P
Photoshop CS4 programın
nı bir defa çalııştırdıktan son
nra Adobe Acrrobat 9 Pro pprogramını çallıştırınız.
12 Adob
be Acroobat Pro
o ile PD
DF dosya oluştu
urma
Adobee Acrobaat Pro pro
ogramınıı ile taray
yıcınızı kullanabil
k
lmeniz iççin
resimdde görülddüğü gib
bi “Oluştuur” menü
üsünde “T
Tarayıcıddan PDF” >
“Hızlıı Ayarlarrı Yapılan
ndır” ekrranından tarayıcın
nızı seçm
meniz
gerekm
mektedirr. Bu işleemden soonra yine “Oluşturr” menüssünde
“Tarayyıcıdan PDF”
P
> “Siyah
“
B
Beyaz Bellge” men
nüsündenn tarama
işlemllerini yappabilirsin
niz.
13 en fazlaa sayfay
yı taram
ma nasıll yapılırr?
e Acrobaat Pro pro
ogramınıı açınız “Oluştur”
“
” menüsüünde
yıcıdan PDF”
P
> “Siyah
“
B
Beyaz Bellge” men
nüsündenn tarama
ini başlattınız ilk sayfa
s
taraandıktan sonra “B
Başka Saayfa Taraa”
eğini seççip taram
ma işleminne devam
m ediniz. Bütün saayfaları bu
b
de taradıkktan sonrra “Taram
ma Tamaamlandı” seçeneğiini seçip
am” butoonuna tık
klayınız.
kilde büttün taram
malarınız
lanmış ollarak
necektir. Taranmış
T
ş
aların gössterildiği
da “Dosyya” menü
üsünden
det” butoonuna tık
klayarak
anızı kayydedebiliirsiniz.
rak Moodülünü
ü kullan
narak ev
vrak na
asıl gönd
derilir?
?
ak modüülüne siteemiz “Kuurum Yön
netim” bö
ölümündden TC Kimlik
K
fre ile giriiş yaparaak ulaşabbilirsiniz. Şifrenizz yoksa ee-Evrak
gesi doğrultusund
da müdüürlüğümü
üz e-evrak
k biriminne
ereceğiniz yazı ilee alabilirrsiniz.
rak Moodülünd
den evraak gönd
derimi nasıl
n
yaapılır?
ak modüülüne siteemiz “Kuurum Yön
netim” bö
ölümündden TC Kimlik
K
fre ile giriiş yapınız. Sağ m
menüde “Y
Yeni Evrrak Göndder” menüsünü
narak form
mu doldu
urunuz illgili birim
mi seçip gönder bbutonunaa
ınız.
14 Konu
u : Yazınıın içeriğii hakkındda bilgi verecek
v
kısa
k bir bbilgi girin
niz.
Dosyaa: Dosyaa yükle bağlantısınna tıklay
yarak dossya yükleeme ekranının
açılmaasını sağğlayınız. “Gözat”
“
butonuna tıklayıp
p daha önnce hazırrlamış
olduğuunuz dossyayı seççiniz. “Yüükle” buttonuna tııklayıp ekkranın
kapannmasını bekleyini
b
z. Ekranı siz kapatmayınıız, kapannana kadaar
bekleyyiniz. Ekkran kapaandığındaa dosya alanına
a
dosyanın
d
sanal adrresi
yazılaacaktır.
Açıklama: Buu alanı yaalnızca allıcı kişiy
ye bilgi vermek isstediğinizz
zamann kullanınnız. Bir bilgi
b
yokksa boş geçebilirsiniz.
Alıcı: Evrağı gönderec
g
ceğiniz birimi seççiniz. Evrrağı alacaak birimii ilgi
umarasınddan anlay
yabilirsin
niz. Müddürlüğüm
müzün
tutulann yazınınn sayı nu
kullannmış olduuğu birim
m kodlarıı websiteemizden temin
t
eddebilirsiniiz.
derilen evrakla
ara nasııl ulaşıllır?
Gönd
e-Evraak modüülünde gö
önderilenn evraklarr Giden Evraklar
E
bölümün
nde
saklannmaktadıır.
15 derdiğim
m evrağ
ğı iptal edebilirr miyim
m?
erilen evvrağı gönderilen bbirimlerd
den herhaangi biri aalmadığı
e iptal eddebilir deeğiştirebilirsiniz.
derdiğim
m Evra
ağın alın
nıp alınmadığın
nı nasıll anlarım
m?
n Evraklaar bölümü
ünde gönndermiş olduğunu
o
uz evrağıı ilgili
den bir yetkili
y
ind
dirdiğindde konu başlığının
b
n solundaa
işaretini
eksiniz. kimlerin
k
bu evrağğı indirdiiğini görm
mek içinn
buto
onuna
ınız.
n evrak
klara na
asıl ulaşşabilirim
m?
ürlüğümüüz tarafın
ndan göndderilen evraklar “Gelen
“
E
Evrak”
münde lisstelenecek
ktir. Bu bbölümdee yalnızcaa kurumuunuza aitt
lar listeleenmekted
dir. Müdü
dürlüğüm
müz personeli evraak gönderrirken
ı alabileccek okullları seçerrek göndeermekted
dir. Bu needenle
munuzla ilgili
i
olm
mayan evrraklar bu
u bölümd
de listelennmeyecektir.
LAR:
ak Modüülü 10 Occak 2011 tarihind
den itibarren yürürrlüğe
ektir.
ak Modüülünden evrak
e
gönnderim ve
v alım işşlemlerinnden önceelikle
evrak yetkkilisi ve Yedek evvrak yetk
kilisi soru
umlu oluup, evrak
k
erim ve alım
a
işlem
mlerinin ttakip ve kontrolü
ünden kurrum müd
dürü
mludur.
ak Modüülü yardım
m ve desstek için, 0(442) 242
2 00 077 – 152
an ÇELİK) telefo
on numarrası veyaa [email protected] –
iye25@m
meb.gov.tr mail aadreslerin
ni kullanaabilirsiniiz.
Hazırrlayan : O
Osman ÇELİK
Ç
16