ortak prog - Sabancı Vakfı

BİRLEŞMİŞ MİLLETLER
“KADINLARIN VE KIZ ÇOCUKLARININ İNSAN HAKLARININ
KORUNMASI VE GELİŞTİRİLMESİ”
ORTAK PROGRAMI
SABANCI VAKFI HİBE PROGRAMI
DENEYİM PAYLAŞIM TOPLANTISI
23 Ekim 2008
Trabzon
Toplantı Raporu
1
A. GİRİŞ
Sabancı Vakfı, Birleşmiş Milletler “Kadınların ve Kız Çocuklarının İnsan Haklarının Korunması ve Geliştirilmesi”
Ortak Programı (BMOP) kapsamında yürüttüğü Hibe Programı'ndan 2007 ve 2008 yıllarında yararlanan proje
sahiplerini, deneyimlerini ve başarı hikâyelerini paylaşmaları amacıyla biraraya getirdi. Trabzon’da 23 Ekim
2008’de gerçekleştirilen "Deneyim Paylaşım Toplantısı" ile aşağıdaki kazanımlar sağlandı.
Sabancı Vakfı Hibe Programı kapsamında 2007 proje sahiplerinin öyküleri ve başarı hikâyelerin kamuoyu ile
paylaşılması,
2007 proje sahiplerinin 2008 proje sahiplerine proje uygulaması hakkındaki deneyimlerini aktarması,
Projeler arası değerlendirme ve iletişim ağı ortamının yaratılması, gelecek yıllarda potansiyel ortaklıklar için zemin
hazırlanması,
Sabancı Vakfı’nın ilk kez 2007 yılında başlattığı hibe programının proje sahipleri tarafından değerlendirilmesi,
Trabzon'da gerçekleştirilen toplantının açılış konuşmaları sırasıyla Trabzon Belediye Başkanı Volkan Canalioğlu, BM
Nüfus Fonu Temsilcisi Yardımcısı Tunga Tüzer, İçişleri Bakanlığı BM Ortak Programı Ulusal Koordinatörü Mustafa
Çöğgün, Sabancı Vakfı Mütevelli Heyeti Başkanı Güler Sabancı, ve Trabzon Valisi Nuri Okutan tarafından yapıldı.
Toplantıya ayrıca programın yürütüldüğü illerin vali yardımcıları, İstanbul'dan gelen ulusal basın mensupları ile yerel basın
olmak üzere yaklaşık 100 kişi katıldı. Toplantının sabahki bölümünde, açılış konuşmalarının ardından 2007 yılında hibe
alan projeler kısa sunumlar yaparak projelerini anlattılar. Kapanış konuşmasını yapan Sabancı Vakfı Direktörü Zerrin
Koyunsağan ise Sabancı Vakfı için hibe programlarının önemini anlattı.
Toplantının öğleden sonraki bölümünde ise toplam 50 kişinin katılımı ile grup çalışmaları yapıldı. BMOP Koordinatörü
Nevin Şenol ve Sabancı Vakfı Kurumsal Gelişme ve Programlar Yöneticisi Filiz Bikmen’in açılış konuşmalarının ardından
2007 ve 2008 yılında hibe alan proje sahipleri, İçişleri Bakanlığı temsilcileri ve yerel yönetimlerin temsilcileri moderatör
Feray Salman liderliğinde 6 farklı grupta atölye çalışmaları gerçekleştirdi.
Daha önceden belirlenen grupların dağılımı aşağıda yer alan Hibe Programın ana başlıkları ile projelerin konu
başlıklarının örtüşmesi sağlanarak oluşturuldu. Her grupta eşit dağılım yapılmasına dikkat edildi. Özellikle gruplarda eşit
sayıda 2007 ve 2008 projesi bulunması ve aynı grupta ikiden fazla ilin projesinin bir araya gelmemesi sağlandı.
Grup 1: Yerel Karar Mekanizmalarına Katılım
Grup 2: Farkındalık/Zihniyet Değişikliği
Grup 3: Kentsel Hizmetler
Grup 4: Eğitim ve Sağlık Hizmetleri
Grup 5: Ekonomik Güçlenme
Grup 6: Kamu Kuruluş ve Yerel Yönetimlerin Deneyimi
Gruplarda yürütülen tartışma başlıkları aşağıdaki gibi gerçekleştirildi:
1) Hibe Programı:
a. Proje başvuru süreci, jüri süreci/sunuşları, ara/son rapor, alan ziyaretleri hakkında görüşler
2) Öneriler ve Tecrübeler:
a. Proje Yönetimi: Plan geliştirme, Bütçe geliştirme, Takip, Diğer
b. Proje Uygulama: Etkinlikler, İletişim/Basın, Etki değerlendirme, Diğer
c. Diğer kurumlarla /ortaklarla ilişkiler: Devlet/Kamu Kurumları, STK’lar, Diğer
2007 yılında hibe alan projeler bu tartışmalarda 2008 yılı hibe sahiplerine deneyimlerini ve projelerin daha etkin
yürütülmesi için önerileri ile dikkat edilmesi gereken konuları aktardıktan sonra her bir grup çıktılarını yaptıkları küçük
sunumlarla paylaştı.
Toplantıda en fazla tartışılan olumlu görüşler: başvuru formu ile ara ve son rapor formatlarının netliği, alan ziyaretlerinin
motive edici rolü, program yöneticilerinin duyarlılığı ve iletişim becerisi ile Yerel Koordinatörlerin kolaylaştırıcılığı ve proje
hazırlama konusunda bilgi, beceri ve deneyimleri oldu. En fazla tartışılan olumsuzluklar ise: jüri değerlendirmesi geri
bildirimi, reddedilen projenin gerekçelerinin yeterli derecede bildirilmemesi, bütçe kalemlerinin yeterince açıklayıcı
olmaması, STKların mali yetersizliği, planlanan bütçe ile aktarılan hibenin farklılığı, hibe miktarının az olması, kurumsal
kapasite yetersizliği ve projelerin sürdürülebilirliğinin sağlanmasında sıkıntı yaşanması idi. Toplantıya dair tüm çıktılar bu
raporda detaylı olarak yazılmıştır.
2
B. ÇIKTILAR
(Deneyim Paylaşım Toplantısı gruplarında yapılan tartışmalardan derlenip özetlenmiştir)
Hibe Programı’na Yönelik Olumlu Görüşler*
Başvuru Süreci
Başvuru süresince soruların düzenli cevaplanması
Başvurunun elden teslim edilmesi yerine kargoyla yapılması
Başvuru formunun anlaşılır, kolay ve Türkçe olması ve proje yazma sürecinin kolaylaştırılması
Sunumların jüri önünde yapılması ve uzmanların yönlendirmesi
Uygulama Süreci
Hibenin YTL üzerinden verilmesi
Başlıkların genel olmasının uygulamada hareket serbestisi yaratması
Ara raporun teknik analize açık olması
Ara ve son rapor formatlarının anlaşılır, kolay ve Türkçe olması
Alan ziyaretlerinin motive edici olması
Harcamalarda belgeledirmenin proje uygulayıcıları için kolaylaştırıcı olması, kadın kuruluşlarına güveni yansıtması
Proje uygulama sürecinde proje ekibinde ya da faaliyetlerde yapılan değişikliklere hibe programının esnek
yaklaşıyor olması
Program Ekibi ve Yerel Koordinatörler
Program yöneticilerinin duyarlılığı ve iletişim becerisi
Yerel Koordinatörlerin kolaylaştırıcılığı ve proje hazırlama konusunda bilgi, beceri ve deneyimleri
Proje ekibinin statüsü, sorumlu yöneticilerin etkinliği ve duyarlılığı
Proje başvurusu yapmayı düşünen kurumların başvuru konusunda cesaretlendirilmesi (Yerel koordinatörlerin
olumlu katkıları ile)
Yerel koordinatörler ve program idari asistanı ile sürekli iletişim- proje uygulama sürecindeki soru-sorunların
anında iletilebilmesi ve yanıt alınması
Proje Bütçesi
Proje bütçesinin yüksek olmamasının yerel kaynaklarının kullanımına teşvik edici ve mevcut kamu sistemine
entegre edici olması
Proje Sahiplerine (Kurum) ve Projelere Yönelik Olumlu Görüşler *
Uygulama Süreci
Proje sahiplerinin kurumsal kapasitelerinin yeterli olması
Proje sahiplerinin Proje uygulama bilgi ve becerisinin yeterliliği
Yapılan etkinliklerin hedef kitleyi motive etmesi, çarpan etki yaratması ve ileride yapılacak projelere katılımı
artırması
Basının projelere olan ilgisi ile projenin gündemde tutulması ve daha sonraki projelere katılımı artırması
Ortaklıklar
Kamunun Kurumsal kapasitesi (insan gücü, mekan, kaynak)
Kamunun özkaynak yeterliliği
Kamu-STK-Yerel Yönetimlerin birbirini tanıması ve birlikte çalışması
Proje başvurularında kamu-STK ortaklığının sağlanması
3
Hibe Programı’na Yönelik Olumsuz Görüşler*
Başvuru Süreci
Jüri değerlendirilmesi geri bildirimi ve reddedilen projenin gerekçelerinin yeterli derecede bildirilmemesi
Proje hazırlama konusunda bilgi, beceri ve deneyim yetersizliği
Proje başvurusu öncesinde fizibilite çalışmalarının yapılmaması
Proje değerlendirme sürecinin çok uzun olmasının proje ortaklarının biraraya gelerek uygulamaya geçmelerini
zorlaştırması
Kadın sorununa 5 başlık ayrılmasının sınırlayıcı nitelikte olması
Başvuru formunun teknik açıdan yetersiz olması
Sabancı Vakfı Hibe Programının “Proje Sunuşları” kısmının kaygı artırıcı ve stres yaratıcı olması*
Bütçe kalemlerinin yeterince açıklayıcı olmaması
Kamu kurumlarının da Sabancı Vakfı Hibe Programı’na başvurabiliyor olmasının kadın kuruluşlarının hibe alma
şansını düşürmesi
Valilik ve belediyelerin kendi birimlerini ortak proje başvurusu yapmaya yeterince teşvik etmemesi
Uygulama Süreci
Ortak Programın amaçları (YEEP) ile proje amaçlarının örtüştürülmesi
STKların mali yetersizliği
Alan ziyaretlerinin aktivitelere denk gelmemesi
Hibe programlarının duyurulmasının ve iletişiminin yetersiz olması
Proje Bütçesi
Planlanan bütçe ile aktarılan hibenin farklılığı, (bütçe kesintileri)
Hibe miktarının az olması
Proje Sahiplerine (Kurum) ve Projelere Yönelik Olumsuz Görüşler *
Uygulama Süreci
Kurumsal kapasite yetersizliği
STKların kamunun işleyişi ve hiyerarşisi konusundaki bilgi yetersizliği
Proje faaliyetlerinin mevsime uygun olmayışı
Projelerin sürdürülebilirliğinin sağlanmasında sıkıntı yaşanması
Yerel basının bu tip projelere duyarlı olmaması nedeniyle projenin tanıtımı sağlanamaması*
Gönüllülük ve savunuculuk konusunda STK eksikleri
Proje süresince faydalanıcıların katılımının devamının sağlanamaması
Kendi proje yönetimlerinin yetersizliği (insan kaynağı ve ortaklarla ilişkiler)
Farklı bölgelerde dil sorununun yaşanmasının projenin hedef kitleye ulaşmasını engellemesi
Ortaklıklar
Kurumlarla ilişkilerde ortaklık beyannamesi hazırlanmaması ve ortakların yükümlülüklerinin belirlenmemesi
Kamu-STK işbirliğinin sağlanmasının zor olması
Kamunun öncelikleri ile projenin önceliklerinin örtüşmemesi
Proje ortaklarının projedeki sorumulukları eşit paylaşamaması, büyük sorumluluğun STKlara kalması
BM ve Sabancı gibi önemli kurumların varlığının, yerel ortakların projeden ve projeyi uygulayan kurumdan
beklentilerini yükseltmesi
Yerel ortakların proje sorunlarını ortak olarak sorumluluğunu üstelenmemeleri
Merkezi idare ile yerel idarelerin beklentilerinin farklı olması
*Her grup bu maddeleri kendi illerindeki duruma ve kendi kapasitelerine göre farklı değerlendirdiği için ayniı
konuda hem olumlu hem de olumsuz görüşlerin altında yer alınmaktadır.
4
Sabancı Vakfı Hibe Programı’na Öneriler
Sabancı Vakfı Hibe Programı desteği, proje süresi ile sınırlı olmamalı. İhtiyaç duyulduğunda projenin yeni
faaliyetleri için ek fon ve ek süre verilmeli
“Proje Sunuşları” adının “Projenin Sözlü Tanıtımı” olarak değiştirilmesi
Alan ziyaretlerinde Hibe Programı ekibi tarafından proje ortaklarının projenin uygulanmasındaki katılım ve katkı
düzeylerinin incelenmesi
Sabancı Vakfı Hibe Programı başvuruları açıklandığında herkesin katılımına açık 4-5 günlük ayrıntılı proje
hazırlama eğitimleri verilmeli
Proje bütçe kalemleri arasında “beklenmeyen giderler” kalemi olmalı
Projelerin etki-değerlendirmesi BM tarafından yapılmalı
Alan ziyaretlerinin projenin ana faaliyetlerine denk getirilmesi
Başvuru sürecinde ek olarak ortaklık beyannamesi istenmeli
Proje yönetimi eğitimleri öndeğerlendirme sonrasında verilmeli
Bütçe kesintileri/ayarlamaları proje sahipleri ile beraber yapılmalı
Red mektuplarında seçilememe sebepleri daha açık anlatılmalı
2008 Proje Sahiplerine Öneriler
Paydaşlarla sözlü değil yazılı anlaşma (ortaklık beyannamesi) yapılmalı ve bu form başvuru ek belgesi olarak
istenmeli
Proje zaman çizelgesi hazırlanırken Resmi ve Özel günlerin mevsim koşulları dikkate alınmalı
Etkinin ölçülmesinde anket yapılmalı
Kamu kurumlarının doğrudan başvurucu olmaması, ancak kadın kuruluşlarıyla ortak olarak başvurabilmeleri
Proje faydalanıcılarına/kursiyerlere devamlılıklarını sağlamak için günlük nakdi katkı sağlanabilir
Başarılı projeler daha sonra benzer sorunları yaşayan diğer illere önerilebilir
Proje hazırlama sürecinde daha nitelikli projeler hazırlanabilmesine yönelik örnek olması amacıyla eski projelerin
yer aldığı bir veri tabanı oluşturulabilir
C. SONUÇLAR
Sonuç olarak, 23 Ekim 2008’de Trabzon’da düzenlenen "Deneyim Paylaşım Toplantısı" büyük bir başarı elde
etmiş ve amaçladığı sonuçlara ulaşmıştır. 2007 proje sahiplerinin öyküleri ve başarı hikâyeleri kamuoyu ile
paylaşılmış ve basın tarafından büyük bir ilgiyle karşılanmıştır. Toplantının devamında 2007 proje sahipleri, 2008
proje sahiplerine proje uygulaması hakkındaki deneyimlerini aktarmışlardır. Projeler arasında iletişim ağı
oluşturulmuş ve gelecek yıllarda potansiyel ortaklıklar için zemin hazırlanmıştır. Son olarak Sabancı Vakfı’nın ilk
kez 2007 yılında başlattığı hibe programı, proje sahipleri tarafından değerlendirilmiştir. Bu değerlendirmeler
Sabancı Vakfı ve BM tarafından gözden geçirilecek olup, 2009 yılı Hibe Programı formatı (başvuru, değerlendirme
süreci ve proje uygulama süreci) bu görüşler ışığında iyileştirilecektir. Ayrıca 2008 projelerine yapılan öneriler
Sabancı Vakfı Hibe Programı ve BMOP web sayfalarında proje sahipleri ile paylaşılacaktır.
D. EK
Katılımcı Listesi
5