Randstad Grubu ilkesi 1. Amaç Uygunsuz Davranış Bildirimİlkesi

Randstad
Grubu
ilkesi
Başlık
Uygunsuz Davranış Bildirim ilkesi
Geçerlilik
Temmuz 2009, revizyon
tarihi
Grup Hukuk/Merkezi Dürüstlük
Birim
Sorumlusu
Belge no
Misconduct_version 1_04012010
1.
Amaç
Uygunsuz Davranış Bildirimİlkesi , Randstad Grubu bünyesinde veya Randstad Grubu ile ilgili olarak
herhangi bir uygunsuz davranıştan şüphelendiğinizde veya buna dair kanıtlarınız olduğunda izlemeniz
gereken adımları açıklar.
2.
Uygulanabilirlik
Bu ilke, Randstad Grubunun faaliyet halindeki bütün şirketleri için geçerlidir.
3.
Durum
Bu ilke, 1 Kasım 2005 tarihli "Randstad Dürüstlük Yasası" belgesinin yerine geçer.
Yeni prosedürün daha kolay okunabilmesi için gereksiz içerik ve tekrarlar çıkarılmış ve başlık dahil
olmak üzere genel düzen ve dilde iyileştirme yapılmıştır.
4.
Tanımlar (geçerliyse)
Randstad Grubu
Randstad Holding nv ve/veya iştiraklerinden herhangi biri
Şikayetçi
Randstad Grubu bünyesindeki veya Randstad Grubu ile ilgili bir uygunsuz davranış hakkındaki şikayetini,
bildirimini veya endişesini iyi niyetle dile getiren, Randstad Grubu içinden veya dışından herhangi bir kişi
İş İlkeleri
Bkz. https://www.randstadatwork.com/corporate-information/values-policies.html
http://www.ir.randstad.com/governance.cfm
Yerel Dürüstlük Sorumlusu
Randstad Holding nv'nin kendisi de dahil olmak üzere, Randstad Grubun faaliyet gösterdiği her ülkede/her
Şirketinde bir Yerel Dürüstlük Sorumlusu vardır.
Yerel Dürüstlük Sorumlusunun görev ve sorumlulukları, ilgili yönetim müdürü tarafından uygun görüldüğü
şekilde ya bir Randstad çalışanı ya da dışarıdan bir tarafça yerine getirilir.
Basılı kopyalar kontrolsüzdür - Kullanmadan önce geçerlilik tarihini doğrulayın
Merkezi Dürüstlük Sorumlusu
Merkezi Dürüstlük Sorumlusu, Randstad Holding Yönetim Kurulu tarafından atanır ve bir ülkenin ve/veya faal
Şirketin yönetim ekibinin karıştığı uygunsuz davranışlara ilişkin iddiaları değerlendirir ve soruşturur. Bu Sorumlu,
Yerel Dürüstlük Sorumlularından düzenli aralıklarla raporlar alır ve Yönetim Kuruluna üç ayda bir ve Teftiş
Kurulu'nun Denetim Komitesine yılda bir rapor sunar.
5.
İlke ve ilgili dokümanlar
Uygunsuz Davranış Bildirim Prosedürü
1
TEMEL DEĞERLERİMİZİN DESTEKLENMESİ
Küresel olarak mükemmeliyet üzerinde önemle duran uluslararası bir kuruluş olan Randstad Grubu, tüm
şirketlerin ve çalışanlarının her zaman İş İlkelerine uygun şekilde davranmasını beklemektedir. İş İlkeleri,
ahlak ve dürüstlük kurallarına ve Randstad politikaları ve prosedürleri ile tüm geçerli kanun ve
düzenlemelere uygun şekilde davranılmasını gerektirir. Çalışanlarımızın temel değerlerimizde yansıtılan
yüksek standartlara bağlı kalarak Randstad'ın mükemmel itibarını devam ettirmede yardımcı olmasını
beklemekteyiz. Bu değerler: bilmek, hizmet etmek ve güvenmek, tüm menfaatlerin eşzamanlı olarak
desteklenmesi ve mükemmellik çabası şeklinde özetlenebilir. Açıklık ve hesap verme sorumluluğu
kültürümüzün bir parçası olarak, bütün paydaşlarımızdan davranışların bu değerlere uygun olmadığı
aşikar olan olaylar, durumlar ve endişeleri bildirmelerini teşvik ediyoruz.
Randstad Grubu bünyesindeki ciddi uygunsuz davranışlarla ilgili endişelerin bildirilmesinde yardımcı olmak
üzere, paydaşların endişelerini dile getirebileceği şirket düzeyindeki yerel bildirim mekanizmaları ya da
Randstad Grubu bildirim prosedürü gibi bazı kanallar oluşturulmuştur (bkz. Paragraf 2, Uygunsuz
Davranışın Bildirilmesi). Resmi prosedürlerimize uygun olarak bildirilen tüm endişeler kesinlikle gizli
tutulacaktır (yeterli soruşturmanın yapılması ve gerekli adımların atılması için zorunlu haller haricinde) ve
iyi niyetle şikayetini dile getiren bir çalışana karşı misilleme olmayacağına dair garanti verilecektir.
Uygunsuz Davranış Bildirme Prosedürü, Randstad Grubu bünyesinde veya Randstad Grubu ile ilgili olarak
herhangi bir ciddi uygunsuz davranıştan şüphelendiğinizde veya buna dair kanıtlarınız olduğunda
izlemeniz gereken adımları açıklar. Buna, bunlarla sınırlı olmamak üzere aşağıdaki ciddi olaylar dahildir:
insan hakları ilkelerinin ihlal edilmesi
Randstad İş İlkelerinin ihlal edilmesi
Randstad politikaları veya prosedürlerinin ihlal edilmesi
cezayı gerektiren suçlar
kanun veya yönetmelikle belirlenen yükümlülüklere uyulmaması
• kişisel uygunsuz hareket veya saygısız davranışlar
• sağlık ve güvenlik ihlalleri
Randstad Holding Yönetim Kurulu, Uygunsuz Davranış Bildirim Prosedürü ve uygulaması konusunda
topyekün sorumluluğa sahiptir. Randstad Grubu bünyesindeki tüm yöneticiler, faaliyetleri kapsamında
kurallara uygunluğu kolaylaştırma görevine sahiptir.
2
UYGUNSUZ DAVRANIŞIN BİLDİRİLMESİ
Makul gerekçelerle uygunsuz davranıştan şüphelenen veya buna tanıklık eden herkes bunu bildirmek
zorundadır. Paydaşlardan endişelerini öncelikli olarak belirlenen görevliler, şikayet masaları, vb. gibi yerel
yönetim hatları veya yerel sorumlular aracılığıyla normal (yerel) ihbar kanalları ile bildirmeleri teşvik
edilmektedir Yönetime bildirim genellikle en hızlı ve en tercih edilen yoldur ve Randstad Grubu bünyesinde
açık ve şeffaf bir çalışma ortamı oluşturulmasında en iyi yoldur
Uygunsuz Davranış Bildirim Prosedürü, normal bildirim prosedürlerini göz ardı edecek şekilde
kullanılmamalıdır. Bu Prosedür sadece yerel bildirim imkanlarının uygun veya etkili olmadığı durumlarda
son çare olarak düşünülmelidir.
İhbarlar, ücretsiz yerel erişim numaraları ile 24 saat ulaşılabilen bir telefon yardım hattı ve güvenli bir web
sayfasından oluşan Randstad Grubu bildirim kanalları yoluyla iletilebilir. Her iki kanal da dışarıdan bağımsız
sağlayıcı tarafından işletilmektedir. Tam irtibat bilgileri ve kullanım talimatları için, Ek'e bakınız. İhbarlar
isim belirtmeden de yapılabilmesine karşın, Randstad olayın soruşturulmasında büyük oranda katkıda
bulunduğu için ihbar sırasında kimliğinizi belirtmenizi tavsiye etmektedir.
Güvenilmez ve yanlış ihbarları en aza indirmek ve kişisel gizliliği korumak bakımından, Randstad Holding
Yönetim Kurulu başka kanallar vasıtasıyla alınan isimsiz ihbarları soruşturmayacaktır.
Ayrıca, harici bildirimin gerekli olması veya başka şekilde geçerli kanunla buna yetki verilmiş olması halleri
dışında, uygunsuz davranışların öncelikle dahili prosedürlere başvurulmadan harici kanallara bildirilmesi
çalışanlarımızın Randstad Grubuna borçlu olduğu sözleşme veya başka gizlilik yükümlülüklerini ihlal edebilir.
Bu yükümlülüklerin ihlal edilmesi disiplin işlemlerinin başlatılmasına yol açabilir.
3
BİLDİRİMİN ELE ALINMASI
Randstad Grubu bildirim kanalları yoluyla alınan ihbarlar, söz konusu ülke veya Şirket bünyesindeki Yerel
Dürüstlük Sorumlusuna aktarılır. Standart bir uygulama olarak, ihbarın bir kopyası Randstad Holding
Merkezi Dürüstlük Sorumlusuna gönderilir.
Yerel Dürüstlük Sorumlusu, bildirilen bütün olayların yasalara uygun olarak ve olaya karışan bütün
kişilerin haklarına saygılı bir şekilde zamanında ele alınması ve soruşturulmasını sağlar. Bazı durumlarda,
bildirilen olaylar bir yerel yönetim temsilcisine havale edilerek bu yetkili tarafından değerlendirilebilir.
Böyle durumlarda, isim vermeme ve misilleme yapılmaması ile ilgili aynı kurallar geçerlidir.
Yerel Dürüstlük Sorumlusu, aşağıdaki durumlarda ihbarın soruşturulmasına gerek olmadığına karar
verebilir:
adil bir soruşturma için yeterli bilgi yoktur ve daha fazla bilgi elde etme olasılığı yoktur
ihbarın kötü niyetli olarak yapıldığına dair belirti vardır.
Yerel Dürüstlük Sorumlusu, ihbarın alındığını beş iş günü içinde Şikayetçi kişiye teyit edecektir. Gerekli ve
mümkün olan hallerde, soruşturmanın gidişatı hakkında Şikayetçiye bilgi verilecektir. Ancak, gizlilik
gerekçeleri ile soruşturmanın bazı detayları veya yapılan işlemler hakkında bilgi verilmesi mümkün
olmayabilir.
Bir ihbarın Randstad Grubu bildirim prosedürü yerine normal (yerel) bildirim prosedürleri yoluyla yapılmış
olması gerekiyorsa, Yerel Dürüstlük Sorumlusu Şikayetçiyi uygun (yere) bildirim prosedürlerine
yönlendirecektir.
Bildirilen uygunsuz davranış ülke ve/veya Şirketin yerel yönetim ekibini ilgilendiriyorsa, Yerel Dürüstlük
Sorumlusu şikayeti Merkezi Dürüstlük Sorumlusuna yönlendirecektir. Merkezi Dürüstlük Sorumlusu,
Randstad Holding Yönetim Kurulu ve/veya Teftiş Kurulu'nun ilgili üyesine ve duruma göre yerel yönetime
bilgi verecektir. Alternatif olarak, Merkezi Dürüstlük Sorumlusu, Randstad Holding Teftiş Kurulu'nun
Denetim Komitesini göreve çağırma yetkisine sahiptir.
Randstad Holding Yönetim Kurulu veya Teftiş Kurulu'nun bir üyesi veya üyeleri ile ilgili şikayetler,
Randstad Holding Yerel Dürüstlük Sorumlusu tarafından ele alınacaktır.
Soruşturmayı yürüten ilgili kişi veya makamın kararı doğrultusunda gerekli düzeltici önlemler vakit
geçirilmeden alınacaktır.
Randstad, Randstad Grubu bünyesindeki tüm yönetim seviyelerinin iddia edilen uygunsuz davranışlarla
ilgili her türlü ihbarı ciddiyetle, gizlilik içinde ve hızlı bir şekilde ele almasını ve Şikayetçiye karşı misilleme
yapmamasını beklemektedir. Yönetim, iddia edilen uygunsuz davranışla ilgili soruşturmada tüm
imkanlarıyla işbirliği yapmak zorundadır.
4
KÖTÜ NİYETLİ BİLDİRİM
Randstad Grubu, iddiaların kötü niyetli olarak bildirilmesini çok ciddi olarak değerlendirmektedir. Bir
çalışan tarafından kötü niyetle ihbarda bulunulması, İş İlkelerinin
ciddi bir ihlali olarak kabul edilecektir. Randstad Grubu, kasıtlı olarak yanlış suçlamada bulunan veya kötü
niyetle hareket eden Şikayetçilere karşı gerekli işlemleri başlatabilir. Bu işlemler arasında, işe son verilmesine
kadar gidebilecek disiplin işlemleri de vardır .
5
ŞİKAYETÇİNİN KORUNMASI, HAKLARI VE GÖREVLERİ
Tüm Şikayetçilerin kimliği mümkün olduğunca korunacaktır ve iyi niyetli Şikayetçilere karşı misilleme
yapılmasına izin verilmeyecektir. Özellikle Randstad Grubu, çalışanın doğru olduğuna inandığı veya başka
şekilde geçerli kanunla korunan uygunsuz davranışın bildirilmesine yönelik iyi niyetli ve yasal işlemlerden
dolayı hiçbir çalışanı işten çıkarmayacak, çalışanı daha düşük bir göreve vermeyecek, görevini askıya
almayacak, çalışanı tehdit etmeyecek, taciz etmeyecek veya herhangi bir şekilde ayrımcılık yapmayacaktır.
Misilleme yapıldığı fark edilirse en kısa sürede Merkezi Dürüstlük Sorumlusuna bu durum bildirilmelidir.
Bildirilen uygunsuz davranışa şahsen katılmış olan Şikayetçiler, bu durumu ihbar ederek uygunsuz davranışa
katılımla ilgili disiplin işleminden otomatik olarak kurtulmuş sayılmaz.
Şikayetçi, bir şikayetin ele alınması ve/veya soruşturmanın sonucundan memnun kalmazsa, uygun bildirim
kanallarını kullanarak başka bir şikayette bulunabilir.
Şikayetçi, uygunsuz davranışın bildirilmesi sırasında tüm gizlilik yükümlülüklerine uymaya devam etmelidir.
Dolayısıyla, Şikayetçi, ilgili makama doğrudan bildirime yetki veren veya bunu gerektiren yerel kanunun
ihlaline neden olmadığı sürece, harici veya dahili her türlü ifşaattan kaçınmalıdır.
6
SUÇLANAN KİŞİNİN HAKLARI VE KORUNMASI
Bu prosedür uyarınca yapılan bir ihbar sonucunda bir kişiye karşı soruşturma başlatıldığında, normal
koşullarda bu kişiye konu hakkında bilgi verilecektir. Randstad genel olarak soruşturmaya konu kişiye bilgi
vermek için en fazla beş iş günü bekleyecektir. Delillerin imha edilmesi ve/veya soruşturmanın engellenmesi
riski bulunması halinde, bu süre daha da uzatılabilir.
Soruşturma altındaki kişi, iddialara cevap verme hakkına sahiptir ve aleyhte bulgular veya kararlara itiraz
edebilir.
7
VERİ KORUMASI, MAHREMİYET VE GİZLİLİK
Bir şikayet veya müteakip soruşturma durumunda, verilere erişim ve verileri düzeltme veya silme hakkı dahil
olmak üzere kişisel verilerin ele alınması ile ilgili tüm veri koruma kanunları ve düzenlemelerine uyulmalıdır.
Kanunlarla izin verildiği ve yeterli soruşturma gerçekleştirme ve gerekirse işlem yapma
ihtiyacı ile tutarlı olduğu sürece, alınan şikayetlerle ilgili bütün kişisel veriler kesinlikle gizli tutulacak ve
hem Şikayetçi hem de soruşturma altındaki kişinin mahremiyeti korunacaktır.
8 DEĞİŞİKLİKLER
Randstad Holding Yönetim Kurulu, Denetim Komitesi ile istişare ettikten sonra, bu ilkeyi herhangi bir
zamanda geçerli kanun ve düzenlemelerin hükümlerine uygun olarak değiştirebilir ve duruma göre
Randstad Avrupa Platformu ve ilgili Çalışma Konseylerini bu sürece katabilir.
Diemen,
Hollanda
Temmuz 2009
EK
Yardım hattı kullanım talimatları
Ücretsiz telefon hattı
- Şikayetçi, ücretsiz telefon numarasını arar; telefon çağrısı bir sesli yanıt sistemi tarafından alınır. İhbar alındıktan
sonra Şikayetçiye benzersiz bir dosya numarası verilir. Daha sonra harici hizmet sağlayıcı ses kaydının kelimesi
kelimesine aktarılmış bir yazılı kopyasını ilgili ülke/Şirketin Yerel Dürüstlük Sorumlusuna gönderir.
- Arayan kişinin kimliğinin gizliliğini korumak için, ses kaydı harici hizmet sağlayıcıda kalır ve Yerel Dürüstlük
Sorumlusu yazılı kopyanın alındığını teyit ettikten hemen sonra imha edilir.
- Yerel Dürüstlük Sorumlusu benzersiz dosya numarasını kullanarak şikayetin alındığını teyit etmek üzere
Şikayetçiye bir cevap iletisi bırakabilir ve gerektiğinde sorular sorabilir veya sonucu bildirebilir. İlk şikayetten sonra,
Yerel Dürüstlük Sorumlusu azami beş iş günü içinde bir cevap vermeye çalışacaktır.
- Şikayetçi, dosya numarasını kullanarak tekrar arayabilir ve Yerel Dürüstlük Sorumlusunun bıraktığı cevabı
duyabilir. Şikayetçi, soruları hemen yanıtlayabilir ya da daha sonraki bir zamana bırakabilir.
Çevrimiçi şikayet formu
- Şikayetçi, ilgili web sayfasına gider, bir metin girerek mesajını bırakır ve benzersiz bir dosya numarası alır. Harici
hizmet sağlayıcı mesajı tercüme eder ve tercüme ile birlikte web mesajının bir kopyasını ilgili ülke/Şirketin Yerel
Dürüstlük Sorumlusuna gönderir.
- Yerel Dürüstlük Sorumlusu benzersiz dosya numarasını kullanarak şikayetin alındığını teyit etmek üzere
Şikayetçiye bir cevap iletisi bırakabilir ve gerektiğinde sorular sorabilir veya sonucu bildirebilir. İlk şikayetten sonra,
Yerel Dürüstlük Sorumlusu azami beş iş günü içinde bir cevap vermeye çalışacaktır.
- Şikayetçi dosya numarasını kullanarak tekrar oturum açabilir ve Yerel Dürüstlük Sorumlusunun bıraktığı cevabı
görebilir. Şikayetçi, soruları hemen yanıtlayabilir ya da daha sonraki bir zamana bırakabilir.