Hastane Yazışma İşleyiş Prosedürü - Bozok Üniversitesi Araştırma
Transkript
Hastane Yazışma İşleyiş Prosedürü - Bozok Üniversitesi Araştırma
T.C BOZOK ÜNİVERSİTESİ SAĞLIK ARAŞTIRMA VE UYGULAMA MERKEZİ HASTANE YAZIŞMA PROSEDÜRÜ Bölüm Doküman Kod YÖNETİM HİZMETLERİ KU.PR.02 Revizyon Tarihi 00/00/0000 Yayın Tarihi 07/01/2016 00 Revizyon No İlgili Standartlar Revizyon No GÜNCELLEMELERİN TAKİBİ Revizyon Tarihi Açıklamalar HAZIRLAYANLAR KONTROL EDEN ONAYLAYAN Ömer YILMAZ Başmüdür Uzm. Fadime BAŞTÜRK Kalite Yönetim Direktörü/Koordinatörü Yrd. Doç. Dr. Mesut SİPAHİ Başhekim KU.PR.02 Y.T:07/01/2016 R.T:00/00/0000 R.N:00 1 HASTANE YAZIŞMA PROSEDÜRÜ DOKÜMAN KODU: KU.PR.02 YAYIN TARİHİ 07.01.2016 REVİZYON NO 00 REVİZYON TARİHİ 00.00.0000 SAYFA NO 2 1.0 AMAÇ Hastaneye; diğer kurumlardan, hastanenin diğer bölümlerinden ve kişilerden gelen evrakların ilgili yerlere zamanında ve doğru olarak iletilmesinin sağlanmasını tanımlamak. 2.0 KAPSAM Diğer kurumlar, hastane başhekimliği, hastane başmüdürlüğü, hastane evrak işleri, hastane yazışma işleri, hastanenin diğer bölümleri, hastane çalışanları ve diğer kişiler. 3.0 KISALTMALAR 4.0 TANIMLAR 5.0 SORUMLULAR Başmüdür, Müdür, Müdür Yardımcısı, Birim Memuru 6.0 FAALİYET AKIŞI 6. 01. Gelen Evrak 6.1.1. Aşağıda belirtilen işlemler, evrak memuru tarafından gerçekleştirilir. 6.1.2. Diğer kurumlardan gelen yazılar, savcılık ve adli tıpa ait yazılar, resmi gazete, hastane çalışanlarına ait mektup ve broşürler, rektörlük posta kutusundan günlük olarak hastane evrak memuru tarafından elden teslim alınır. 6.1.3. Tıp Fakültesi evrak bölümünden imza karşılığında hastaneye ait evraklar günlük olarak teslim alınır. 6.1.4. Hastanenin diğer birimlerinin evrakları sekreterleri tarafından getirilir ve teslim alınır. 6.1.5. Hastane çalışanlarının getirdiği evraklar teslim alınır. 6.1.6. Hasta ve hasta yakınlarının evrakları teslim alınır. 6.1.7. Teslim alınan tüm evraklar bilgisayara işlenerek kayıt numarası verilir 6.2. Evrakların Kayda Alınması Aşağıdaki işlemler evrak memuru tarafından gerçekleştirilir. 6.2.1. Gelen tüm evraklar aynı gün bilgisayara kayıt edilerek kayıt altına alınır. 6.2.2. Başhekimliğin rektörlük ve dekanlığa yazdığı yazılar ile ana bilim dalı başkanlıklarının yazdığı yazılar sekreterleri tarafından evrak bölümüne teslim edilir. Evrak bilgisayar ortamında kayıt altına alınır. 6.2.3. Başhekimliğin Üniversitenin diğer birimlerine ve diğer kuruluşlara yazdığı yazılardan posta ile gidecek olanlar Posta Zimmet Defterine kaydedilerek pul yapıştırılır, evrak memuru tarafından teslim edilecekler ise Giden Evrak Zimmet Defterine kaydedilir. 6.3. Evrakların İmzaya Hazırlanması 6.4.1.Kayıt edilen evraklar aynı gün “ilgili kişi ve bölümlere sevkini yapması için” imza dosyasına yerleştirilerek başmüdüre teslim edilir. 6.4.2.Evraklar, Başmüdür tarafından ilgili birimlere veya kişilere sevk edilir. 6.4.Evrakların Dağıtılması 6.4.1. Başhekimlik, başmüdürlük ve hastane müdürlüğünün kurum içi yazıları söz konusu bölümlere gelen evrak sevk zimmet defteri ile ilgili kişilere imza karşılığı teslim edilir. 6.4.2. Rektörlüğün yazıları giden evrak zimmet defteri kanalıyla rektörlük gelen evrak memuruna imza karşılığı teslim edilir. 6.4.3. Tıp Fakültesi Dekanlığına ait yazılar, Giden Evrak Zimmet Defteri kanalıyla, Tıp Fakültesi gelen evrak memuruna teslim edilir. 6.4.4. Üniversitenin diğer birimlerinin yazıları rektörlükte bulunan posta kutularına bırakılır. 6.4.5. Yozgat ilinde bulunan kamu kuruluşlarına ait yazılar, Posta Zimmet Defterine postane memurunun kaşesi bastırılarak teslim edilir. KU.PR.02 Y.T:07/01/2016 R.T:00/00/0000 R.N:00 2 6.4.6. Elden verilmesi gereken evraklar, Giden Evrak Zimmet Defteri kanalıyla imza karşılığı, kamu kuruluşlarının evrak memurlarına teslim edilir. 6.4.7. Hastane çalışanlarına ait Rektörlük posta kutusundan alınan mektup ve broşürlerin dağıtımı yapılır. 7.0 İLGİLİ DOKÜMANLAR 7.01 Gelen Evrak Sevk Zimmet Defteri 7.02 Giden Evrak Zimmet Defteri 7.03 Posta Zimmet Defteri KU.PR.02 Y.T:07/01/2016 R.T:00/00/0000 R.N:00 3