Sayı : 23029024/801-78 Konu : 2014 Yılı Birim
Transkript
Sayı : 23029024/801-78 Konu : 2014 Yılı Birim
T.C. ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ İDARİ MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI Sayı Konu : 23029024/801-78 : 2014 Yılı Birim Faaliyet Raporu 23/01/2015 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA İlgi: 31.12.2014 tarih ve 1952-8466 sayılı yazınız. İlgide kayıtlı yazı ile istenilen; Başkanlığımızın 2014 yılına ait faaliyet raporu ilişikte sunulmuştur. Bilgilerini ve gereğini arz ederim. Filiz BAYHAN Daire Başkan V. EKLER 1- Faaliyet Raporu (28 Sayfa) T.C. ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI 2014 YILI BİRİM FAALİYET RAPORU İÇİNDEKİLER 1 BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU 2 I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar C- Birime İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 2- Örgüt Yapısı 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4- İnsan Kaynakları 5- Sunulan Hizmetler 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi 3 3 4 5 6 7 8- İLE- 23 ARASI 24 II- AMAÇ ve HEDEFLER A- Birimin Amaç ve Hedefleri B- Temel Politikalar ve Öncelikler 24 25 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler B- Performans Bilgileri 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri 2- Performans Sonuçları Tablosu 26 26 26 26 IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler B- Zayıflıklar C- Değerlendirme 27 27 27 V- ÖNERİ VE TEDBİRLER 27 EK: Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı 28 -1- BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 41’inci maddesi hükmü kapsamında bütçeyle kendisine ödenek tahsis edilen Üniversitemiz İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 3 yıllık dönemlerini kapsayan Stratejik planında belirtilen ilkeler doğrultusunda tabi olduğu kanunlar, mevzuatlar ve yönetmelik kapsamında iyi bir performans gösterme gayretinden hareketle sorumlu olduğu faaliyet alanlarında; mali saydamlık ve hesap verme sorumluluğu gözetilerek doğru, güvenilir, önyargısız, ilkeli, tarafsız açık ve anlaşılır olmayı üst kuruluşlara sunduğu her yazıda, belgede, raporda güvence olarak belirlemiştir. 2014 Mali yılı Faaliyet raporumuz da bunun bir parçasıdır. ADÜ İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Üniversitemiz birimlerinin ihtiyaçlarını mal ve hizmet alımı yoluyla üzerine düşen görevin bilinci ve sorumluluğu doğrultusunda tüm personeli ile her işlevini kamuoyu ve üst yönetimi ile paylaşan birimdir. Raporun içeriğinde de görüleceği üzere; dar ve kısıtlı bütçe imkânları ve sayıca yetersiz personel potansiyeli ile her ödevini doğru yapma gayretimiz aşikârdır. Her geçen gün büyüyen ve gelişen Üniversitemizin ihtiyaçları kat kat artmakta, buna paralel talep edilen bütçe kısıtlanarak verilmektedir. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu ve yürürlükteki diğer kanunlara bağlı yönetmelik ve mevzuatları kapsamında, Ülkemizin ekonomik ve sosyal boyutları, Üniversitemizin gereksinimleri, Rektörlük ve bağlı birimlerin zorunlu ihtiyaçları gibi unsurlar her zaman olduğu gibi 2014 mali yılı içerisinde de hep bir arada değerlendirilmiş, israfı önleyici, tasarrufa yöneltici, birimler arası paylaşımcı bir gider politikası Başkanlığımızın ana ilkelerini oluşturmuştur. Filiz BAYHAN Daire Başkan V. -2- I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon Misyon Çağdaş, bilimsel düşünen ve bilimsel çalışmalar yapan üniversitenin kuruluşundan bu yana devam eden gelişmesini hızlandırarak sürdürmek için gereken idari ve mali yapılanmaları gerçekleştirmektir. Başkanlığımıza gelen talepler değerlendirilerek, bu taleplerin satın alınması için Devletin olanakları ölçüsünde sağlanan ödenekle en kaliteli mal, malzeme ve hizmeti en kısa sürede ve en ucuz şekilde temin ederek, beklenen faydayı sağlamak ve hizmeti sunmaktır. Vizyon Üniversitede işinin uzmanı, çağdaş, bilimsel düşünen, teknolojiye ayak uyduran, değişime ve gelişime açık elemanları ile kaynakları etkin ve verimli bir şekilde kullanan bir başkanlık olmak. B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim kurumlarının İdari Teşkilatı hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 30. ve 36. maddelerinde İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının görevleri belirlenmiştir. Bunlar: 1-Hizmet ve faaliyetlerin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için insan, para ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak üzere başkanlığımıza ait bütçe tasarılarını plan ve program esasına göre hazırlamak ve uygulamasını izlemek, 2-Yatırım Programlarının finansman kaynakları ile ilgili ve gerekli bilgi belge ve istatistikleri toplamak ve değerlendirmek 3- Uygulama sırasındaki birimimize ait nakit ödenek durumunu izlemek, 4- Birimimizin Taşınır İşlemlerini ve her türlü ödeme ve tahsil işlerini yürütmek, 5- Araç gereç ve malzemenin temini ile ilgili hizmetleri yürütmek, 6- Temizlik, aydınlatma, ısıtma, bakım, onarım vb. hizmetleri yapmak, 7- Basım ve grafik ile evrak fotokopi yazı teksir hizmetlerini yerine getirmek, 8- Sivil savunma, güvenlik ve çevre kontrolü işlerini yürütmek, 9- Verilecek benzeri görevleri yapmak -3- C- Birime İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı Başkanlığımız Rektörlük merkez binasının 2. katında 5 odada ( Daire Başkanlığı, Tahakkuk Şube Müdürlüğü, Satınalma Şube Müdürlüğü, İhale Şube Müdürlüğü, Destek Hizmetleri ve Yazı İşleri Müdürlüğü) hizmet vermektedir. Ayrıca binanın zemin katında Başkanlığımıza bağlı Ayniyat Saymanlığı, 3 malzeme deposu, Güvenlik Şube Müdürlüğü , Santral Odası, Kampüs içinde Prefabrik kurulum olan Şoförler odası, Matbaa Şube Müdürlüğü ve Park ve Bahçeler birimi bulunmaktadır. 1.1-İdari Personel Hizmet Alanları Servis Çalışma Odası Ayniyat Servisi Güvenlik Servisi Matbaa Servisi Şoförler Odası(Prefabrik) Santral odası Park Bahçe Birimi TOPLAM Sayısı (Adet) 5 1 1 1 1 1 1 1 12 Kapalı Alanı (m2) 250 40 50 50 30 80 25 Kullanan Sayısı (Kişi) 19 1 2 4 4 15 2 11 58 1.2-Ambar, Arşiv ve Atölye Alanları Ambar Atölye(Matbaa) Sayısı (Adet) 3 1 4 Alanı (m2) 150 200 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI Filiz BAYHAN AYNİYAT SAYMANLIĞI Mustafa TEKMEN Davut CIBIL Kasım DEMİR MATBAA ŞB. MÜDÜRLÜĞÜ DESTEK HİZMETLERİ VE YAZI İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÜVENLİK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Rauf ÖZDEMİR SATINALMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ SİVİL SAVUNMA UZMANLIĞI MAAŞ TAHAKKUK VE BÜTÇE ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Ahmet ÜLKE Destek Hizmetleri Ümmühan İHALE ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Mehmet KENDİRCİLER Mesud TÜRKYILMAZ Gülveren BAĞCI Rauf ÖZDEMİR BABÜR HÜSEYİN BODUR Celal Yazı İşleri Hulusi ŞAHİN KARAKAYA Vedat AYDIN Nurten ÇAKMAK Metin KİREMİTÇİ Ramazan Şengül YÜKSEL Aydın GÖZBAŞI Gökçe TURGUT Özkan KAYA Mehmet DÖKER Gürhan GÜLER Mehmet ZEYBEKOĞLU Didem KESER BÖLÜKBAŞ Ali Kemal MAZMANOĞLU Gülsüm ÇİTİLCİ Araç İşletmesi Mustafa YILMAZ İbrahim SAVAŞ Serkan ÇIRAK Öztürk ERTUĞRUL Park ve Bahçe İşleri Atilla ALTAN Santral Mehmet DOĞAN Emine AYDIN Genel Temizlik Hiz. Yavuz POLAT Ramazan NOKAY Yaşar ÇETİN Ali İhsan YAVAŞ Mehmet GÖKÇE Mustafa GÜLEÇ Selattin TÜRÜDÜ 5 Sibel ATAY Ebubekir POLAT Emel KARAKAŞ Beyhan ÇEVİK Özgür CEMAL 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1.a-Bilgi Kaynakları -İhalelerin İnternet Ortamında Yapılması (EKAP) -Tahakkuk işlemlerinde HYS’den faydalanılması -Ödenek takibi (e-bütçe) 590 3.1.b- Teknolojik Kaynaklar CİNSİ Masaüstü Bilgisayar Taşınabilir Bilgisayar Yazıcı Telefon Büro Tipi Buzdolabı Fax Fotokopi makinesı Tarayıcı ADET 33 4 18 40 11 1 2 1 3.2- Yazılımlar-Ayniyat Programı 3.3- Bilgisayarlar Cinsi Masaüstü Bilgisayar Taşınabilir Bilgisayar Adet 33 4 6 4- İnsan Kaynakları 2014 yılında Başkanlığımızda görev yapmakta olan kadrolu personelin dağılımı aşağıdaki gibidir. Bayan Bay TOPLAM İdari Personel Sayısı Oranı 7 %33.3 29 %66.6 36 Birim Personel Dağılımı Özel Güv. Güvenlik Personel Personeli Sayısı Oranı Sayısı Oranı Sayısı 13 %10 20 117 %90 55 %100 201 130 55 221 7 GENEL TOPLAM Oranı %9.43 %90.57 5- SUNULAN HİZMETLER 5.1- SATINALMA HİZMETLERİ 2014 mali yılında Üniversitemiz Rektörlük ve bağlı birimler ve gerektiğinde Fakülte, Yüksekokul, Enstitülerin hizmetlerinin aksamadan yürütülmesi için gerekli olan mal ve hizmet alımları serbest bırakılan ödenekler çerçevesinde doğrudan temin usulüyle düzenli olarak gerçekleştirilmiş ve satın alınan malzemeler en uygun tedarikçi firmadan temin edilmiştir. 2014 mali yılında İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Satın Alma Şube Müdürlüğü 447 adet ödeme emri belgesi düzenlemiştir. 2014 YILINDA DOĞRUDAN TEMİN YOLUYLA GERÇEKLEŞTİRİLEN SÜREÇ SAYISI HARCAMA TERTİBİ 03.2 TÜKETİME YÖNELİK MAL VE MALZEME ALIMLARI 03.4 GÖREV GİDERLERİ İŞLEM ADETİ TUTARI 111 258.642,41 8 03.5 HİZMET ALIMLARI 03.7 MENKUL MAL, GAYRİMADDİ HAK ALIM, BAKIM VE ONARIM 03.8 GAYRİMENKUL MAL BAKIM VE ONARIM GİDERLERİ TOPLAM 8 3.888,08 106 249.847,97 191 351.183,23 31 48.830,96 447 912.392,65 5.2-AYNİYAT VE AMBAR HİZMETLERİ Üniversitemiz Rektörlük Merkez Ayniyat Saymanlığı; ayniyat ve ambar işlemlerini 18.01.2007 tarihi itibariyle yürürlüğe giren 5018 Sayılı Kamu Mali Kontrol Kanunu ve bu kanunun Taşınır Mal Yönetmeliğine göre yapmaktadır. 2014 Yılında Elektronik ortam da, Maliye Bakanlığının KBS. Taşınır programını kullanılmıştır. 2014 tarihi itibarı ile yine Maliye Bakanlığının KBS. Taşınır programını kullanmaya başlanmış, bu programı tüm harcama birimlerinin kullanımı sağlamıştır. Böylece ayniyat işlemlerinde farklılıklar kaldırılarak standart getirilmiştir. Harcama birimleri bu programı kullanmakta olup, programın kullanımı kısmında ilgili harcama birimlerine merkez olarak yardımcı olunmuştur. Taşınır işlemleri, Taşınıra konu olan mal ve hizmetlerin satın alma aşamasından başlayıp, kabulü, muayenesi, depolanması, tasniflenmesi ve ihtiyaç sahiplerine ulaştırılması aşamalarından oluşmaktadır. Ayniyat Saymanlığımızda, sadece iki Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi ve 1 Memur görev yapmaktadır. Birimimizde oluşturulan komisyonlar Muayene ve kabul komisyonu, Malzeme Takdir, satış ve imha komisyonudur. 2014 mali yılı içinde ayniyata konu olan mal ve hizmetler depolarda depolanmak yerine birimlerin ihtiyacı olan kalemler en kısa zamanda alınıp veya temin edilip ihtiyaç sahibi birime ulaştırılmış olup malzemelerin gereksiz depolanması önlenmiştir. Birimlerin tespit ettiği Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilileriyle Saymanlık olarak hizmetlerin yürütülmesi konusunda sürekli iletişim haline geçmiş ve personel eksikliğine rağmen ihtiyaçlar kısa zamanda çözülmüştür. 2015 yılı içinde hedefimiz hizmetlerimizi en üst seviyede sorunsuz bir şekilde yerine getirmek olacaktır. 9 TÜM BİRİMLERE 2014 YILINDA SATINALINAN DEMİRBAŞ LİSTESİ MALZEME ADI SIRA NO 1 TÜRK BAYRAĞI 2 KLİMA 3+1 SALON TİPİ 3 TELEFON 4 DOSYA DOLABI TEŞHİR İÇİ 5 EKİPMAN ÇANTA 6 KABLO TEST CİHAZI 7 SU SEBİLİ 8 BARKOD MAKİNASI 9 SU KUYUSU MOTORU 10 ANAHTAR TAKIMI 11 HARİCİ BELLEK 12 TRANSPOLETLER 13 KOLTUK 14 YEDEKLEME CİHAZI 15 VANTİLATÖR 16 SİVİÇ 17 NAVİGAZYON ALETİ 18 ELEKTRİK SÜPÜRGESİ 19 TELSİZ TELEFON 20 FAX CİHAZI 21 DİZALTI BİLGİSAYAR 22 MOTORLU TESTERE 23 MATKAP 24 KAYNAK MAKİNASI 25 BORU KESME MAKİNASI 26 TİLKİ KUYRUĞU TESTERE 27 EL FENERİ 10 ADEDİ 69 1 3 1 1 1 2 5 2 5 2 1 10 1 7 8 1 3 3 1 6 1 2 4 1 1 2 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 KALP POZLAMA MAKİNASI ATATÜRK BÜSTÜ MASK OTOBÜS DOSYA DOLABI DOSYA DOLABI YARIM SOYUNMA DOLABI MASA (MEMUR) MASA (ÖĞRETİM ÜYESİ) ÇALIŞMA MASASI (YÖNETİCİ) KOLTUK (ŞEF) ÇALIŞMA KOLTUĞU MAKAM KOLTUĞU MİSAFİR KOLTUĞU KONFERANS KOLTUĞU KÜRSÜ YAZI TAHTASI SIRA AMFİ SIRA YÜKSELTİCİ ASANSÖRÜ YAZICI RENKLİ DİJİTAL HAVA TEMİZLEME CİHAZI ELEKTRİKLİ ISITICI GÜÇ KAYNAĞI 1 1 1 41 40 10 40 40 5 3 135 5 10 140 3 63 2 135 1 1 2 1 1 TOPLAM 11 825 5.3-TAHAKKUK HİZMETLERİ 2014 mali yılında 1.300.000.00 TL elektrik gideri, 1.100.000,00 TL su gideri, 60.000,00 TL de haberleşme gideri ödenmiştir. Söz konusu ödemelerin % dağılımı aşağıdaki grafikte belirtilmiştir. 5. Güvenlik Hizmeti; 0,29 1. Elektrik; 0,12 2. Su; 0,10 3. Haberleşme ; 0,01 Ödenen Evrak Sayısı 4. Temizlik Hizmeti; 0,48 Toplam Harcanan Tutar Elektrik 24 1.300.000,00 TL Su 12 1.100.000,00 TL Telekom 12 Turkcell 6 Güvenlik Temizlik 12 12 60.000,00 TL 3.168.880,57 TL 5.131.019,16 TL Merkez Kampüste bulunan 28 süzme su sayacı ve 28 süzme elektrik sayaçlarına ait tüketim miktarlarının hesaplanması, Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı ve işletmelere ödeme ile ilgili gerekli yazışmaların yapılması. 12 2014 mali yılında Rektörlük, Fakülteler, Yüksekokullar, Meslek Yüksekokulları ve bağlı birimler için temizlik ve güvenlik hizmet alımı gerçekleştirilmiş; Temizlik hizmeti için 5.131.019,16 TL ve Güvenlik hizmeti için 3.168.880,57 TL ödeme yapılmıştır. 2014 mali yılında Temizlik elemanı olarak 220 kişi ve özel güvenlik elemanı olarak 130 kişi istihdam edilmiştir. 2014 mali yılı dikkate alınarak ve Üniversitemiz büyümesi göz önünde tutularak 2014 yılı tahmini bütçe hazırlığı yapılmıştır. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına ayrılmış ödeneklerin kullanımıyla ilgili takibini ve tahsisi ile ilgili yazışmalarını yapmıştır. Kadrosu daire başkanlığımızda bulunan personelin maaş işlemleri ve yazışmaları yapılmıştır. Maaş Tahakkuk ve Bütçe Şube Müdürlüğü bir adet şube müdürü, 1 memur ve 1 geçici personel ile hizmet vermektedir. 13 5.4-GÜVENLİK HİZMETLERİ Merkez kampüsümüz de bulunan, Rektörlük Protokol ve Personel girişi, Fen Edebiyat Fakültesi A ve B Blok, Tıp Fakültesi, Eğitim Fakültesi, Aydın Meslek Yüksekokulu, Merkezi Derslikler, Strateji Daire Başkanlığı, Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu, Güney Nöbet Noktası ve Doğu Kampus Ana Girişi Nöbet Noktasında 24 saat esasına göre nöbet tutulmakta ve kampus alanı Güvenlik Devriye aracıyla sürekli devriye atılmakta, ayrıca güvenlik kameraları tarafından sürekli kontrol edilmektedir. 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde Özel Güvenlik izni, Personel yer değişikliği ve gerekli bildirimler, Valilik Özel Güvenlik Komisyonuna bildirilmektedir. 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair kanun ve Yönetmeliğe göre Aydın Valiliği Denetleme Komisyonu tarafından Jandarma Komutanlığı ve Emniyet Müdürlüğü vasıtasıyla Güvenlik birimlerimiz başarıyla denetimden geçmiştir. Yerleşkelerimize ait Koruma planları güncellenerek İl Emniyet Müdürlüğü ve İl Jandarma Komutanlığı tarafından onaylatılmıştır. Görev yapmakta olan Koruma ve Güvenlik personelimize Müdürlüğümüzce Hizmet içi Eğitim verilmekte ve toplantılar yapılarak sürekli kontrol edilmekte personelimizin bilgi ve becerileri güncelleştirilmektedir. Üniversitemizin 18. Spor Şenlikleri ve Spor Müsabakalarında güvenlik tedbirleri alınarak huzur ve güven içersinde geçmesi sağlanmıştır. Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Özel Yetenek sınavlarında ( 05 Ağustos – 09 Ağustos 2014) güvenlik tedbirleri alınarak sınavın huzur ve güven ortamında geçmesi sağlanmıştır. Meydana gelen olaylarda ve yangınlarda ilk müdahaleler güvenlik ekibimiz tarafından yapılmış ve büyümesi engellenmiştir. Atatürk Kongre Merkezinde yapılan etkinliklerde yeteri kadar güvenlik görevlisi görevlendirilerek, gerekli emniyet tedbirleri alınmıştır. Merkez Yerleşkede çalışan Koruma ve Güvenlik personelimiz, normal çalışma saatlerinin üzerinde çalışarak sayısal olarak yetersiz olduğundan bekçi olan personelden de destek alınarak meydana gelecek aksaklıklar önlenmektedir. Milli Bayramlarda ve özel günlerde Merkez yerleşkemizdeki binaların bayrak asma işleri koordine edilmekte ve tören alanındaki Atatürk anıtına çelenk koymasına eşlik edilmektedir. 14 Kampüs alanında mezuniyet törenlerinde, önemli gün ve haftalarda, öğrenci yürüyüşleri ve basın açıklamalarında gerekli sayıda güvenlik görevlisi görevlendirilerek, güvenlik tedbirleri alınmaktadır. Kampüs alanı sürekli kontrol edilerek, özellikle doğu yolu varyantında sürekli araçla devriye dolaşılarak alkollü, uygunsuz davranışta bulunanlar engellenmektedir. Yukarıda saydığımız gerekli güvenlik tedbirleri doğrultusunda tüm faaliyetlerin özgür, huzur ve güven ortamında devam etmesi sağlanmıştır. PERSONEL DAĞILIM ÇİZELGESİ S.NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 YERLEŞKELER MERKEZ KAMPÜS KAMPÜS HASTANE ÇARŞI HASTANE SAĞLIK YÜKSEKOKULU YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU VETERİNER FAKÜLTESİ ZIRAAT FAKÜLTESİ SULTANHİSAR MESLEKYÜKSEKOKULU NAZİLLİ KUYUCAK MESLEK YÜKSEKOKULU ÇİNE MESLEK YÜKSEKOKULU SÖKE MESLEK YÜKSEKOKULU KARACASU MESLEKYÜKSEKOKULU YENİPAZAR MESLEK YÜKSEKOKULU KUŞADASI TUR.İ.MYO DİDİM MESLEK YÜKSEKOKULU BOZDOĞAN MESLEK YÜKSEKOKULU SÜMER KAMPÜSÜ ATÇA MESLEK YÜKSEKOKULU İSABEYLİ KAMPÜSÜ KÖŞK MYO NAZİLLİ MYO GENEL TOPLAM 15 MEVCUT KORUMA VE GÜVENLİK SAYISI 40 26 5 5 5 8 13 7 7 5 7 4 5 9 4 6 17 5 8 3 2 191 5.5-DESTEK HİZMETLERİ Araç Hizmetleri: Araç İşletme Birimimizde Merkezde 15 Şoför, diğer birimlerde ise 17 Şoförle Üniversitemizin ulaşım hizmetini yapmaya çalışmaktadır. Rektörlük kayıtlarında 20 adet hizmet aracı bulunmaktadır. Mevcut şoförlerimiz ihtiyaca cevap verememektedir. Genel Temizlik Hizmetleri: Üniversitemizin Rektörlük ve tüm birimlerinde 220 geçici personel ile birimler arası taşınırların taşınma, boya ve küçük tadilat işleri, sosyal etkinlik hazırlıkları, birimler arası evrak taşınması, genel temizlik işlerini yürütmektedir. Yeni birimlerin açılması ile birlikte temizlik hizmetlerindeki personel sayısı ihtiyaca cevap verememektedir. Park ve Bahçe Hizmetleri: Merkez Kampus alanımızda bulunan parkların ve bahçelerin bakımı, yeni bitki dikimi, temizliği ve sulama işleri 1 Mühendis, 10 geçici personelle yapılmakta olup yeni personellere ihtiyaç duyulmaktadır. 16 ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ TAŞIT LİSTESİ (T CETVELİ) SIRA NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 CİNSİ MODEL PLAKASI Kartal Kartal Kartal Kartal Kartal Şahin S Doğan S Doğan slx Fiat doblo Fort transit 1998 2001 1992 1993 2001 1997 1997 1996 2006 2002 09 AN 366 09 AD 630 09 AN 676 09 AN 868 09 AN 957 09 AN 057 09 AN 740 09 VA 816 09 AD 003 09 FL 638 T CETVELKAYDI T2 T2 T2 T2 T2 T2 T2 T2 T7 T5 GÖREV YERİ KM NEVİ 151635 211553 ARACIN DURUMU FAAL FAAL Arızalı FAAL FAAL FAAL FAAL FAAL FAAL FAAL Didim MYO Rektörlük Vet. Fak Fen-Edebiyat Fak. Rektörlük Rektörlük Nazilli İİBF Ziraat Fak Rektörlük Rektörlük 18200 89300 11 Bmc ambulans 1996 09 DF 161 T16 Rektörlük 30003 FAAL Bütçe 12 Isuzu midibüs 1997 09 AN 525 T11a Rektörlük 138388 FAAL Fon 13 14 Isuzu midibüs Isuzu midibüs 1996 2002 09 AN 527 09 FH 722 T11a T11a Rektörlük Rektörlük 26807 188050 FAAL FAAL Fon Fon 15 16 17 Isuzu kamyon Hyundai pikap Fiat doblo 1999 2004 2006 09 AN 324 09 AD 422 09 AD 114 T12 T7 T7 Rektörlük Rektörlük Tıp fakültesi 188979 108787 228166 FAAL FAAL FAAL Fon Fon Fon 18 Fiat linea 2012 09 AN 027 T2 Rektörlük 55589 FAAL 19 Fiat linea 2012 09 AN 270 T2 Rektörlük 60480 FAAL 20 Fiat linea 2012 09 AD 403 T2 Rektörlük 43629 FAAL 21 22 Fiat linea Bmc panelvan 2012 1995 09 AD 488 09 HE 161 T2 T 15 Rektörlük Tıp Fakültesi 73727 38662 FAAL FAAL Bütçe 23 24 Mercedes amb. Mercedes amb. 1998 2000 09 HZ 752 09 FC 543 T 15 T 15i Tıp Fakültesi Tıp Fakültesi 21151 166517 FAAL FAAL Fon Fon 17 29827 79482 Bütçe Fon Fon Fon Bağış Fon Fon 25 Ford ranger 2001 09 EN 594 T4 Döner Sermaye FAAL Döner sermaye Bağış 26 Hyundai Star. 2005 09 KU 231 T5 Bozdoğan MYO 27 Hyundai Star. 2005 09 Y 3039 T5 Yenipazar MYO FAAL Fon 28 29 H. accent era Peugeot min. 2009 1996 09 F 0046 09 VA 817 T2 T5 Kuyucak MYO Çine MYO FAAL FAAL Fon Oğr.Fon 30 Motorsiklet 09 FU 518 T 18 Ziraat Fakültesi FAAL 31 Motorsiklet 09 VD 010 T 18 Ziraat Fakültesi FAAL 32 Fargo kamyon 1985 09 PA 729 T 13 Ziraat Fakültesi FAAL 33 Fargo pikap 1997 09 AN 528 T7 Ziraat Fakültesi FAAL 34 Trak. Kepçe 09.98.021.4 T 22 Rektörlük FAAL Bağış 35 Trak. 09 FL 829 t T 22 Rektörlük FAAL Bağış 36 Trak. New Hoi. 1997 09 VE 314 T 22 Ziraat Fakültesi FAAL 37 Trak. New Hoi. 1999 09 HZ 432 T22 Ziraat Fakültesi FAAL 38 Trak. New Hoi. 1997 09 VE 195 T 22 Ziraat Fakültesi FAAL 39 40 41 Trak. Kepçe Trak. Ford Trak. Ford 1970 1973 1969 09.98.020 09 DU 879 09 AV 988 T 22 T 22 T 22 Ziraat Fakültesi Ziraat Fakültesi Ziraat Fakültesi FAAL FAAL FAAL 42 43 Trak. Ford Ford kamyon 1977 1981 09 EN 373 09 FE 471 T22 T13 Ziraat Fakültesi Ziraat Fakültesi FAAL FAAL Bağış 44 Trak. Ste. 8073 1992 09 KP 396 T 22 Ziraat Fakültesi FAAL Bağış 45 RenaultFuluence RenaultFuluence RenaultFuluence 2012 09 AAD 03 T2 Rektörlük 33689 FAAL 2012 09 AAD 04 T2 Rektörlük 22126 FAAL Bütçe Bütçe 2012 09 AAD 05 T2 Rektörlük 39256 FAAL Bütçe 46 47 18 FAAL 182946 2012 09 AZ 126 T2 Ziraat Fakültesi 0 FAAL Bağış 49 50 RenaultFuluence Fort transit Fort transit 2013 2001 09 AAD 75 09 AN 435 T5 T5 Rektörlük Nazilli İİBF. 15162 FAAL FAAL Bütçe Bağış 51 Kartal 1998 09 AN 254 T2 İktisat Fakültesi 40100 FAAL Bütçe 52 Mercedes Otobüs 2014 09 ADU 79 T11b FAAL Bütçe 48 Rektörlük ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİNE AİT EKONOMİK ÖMRÜNÜ TAMAMLAYAN SATIŞI VEYA HURDAYA AYRILMASI ÖNERİLEN ARAÇ LİSTESİ SIRA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ARACIN MARKASI MODEL Tofaş Kartal 1992 Tofaş Kartal 1993 Tofaş Kartal 1996 Tofaş Doğan SLX 1996 Tofaş Doğan S 1996 Tofaş Kartal 1998 Tofaş Kartal 1998 Tofaş Kartal 2001 Tofaş Kartal 2001 PLAKASI 09AN676 09AN868 09AH656 09VA816 09AN740 09AN254 09AN366 09AN957 09AD630 DURUMU 19 GÖREV YERİ Veteriner Fakültesi Fen Edabiyat Fak. Turizm Otl.ve İşl.YO Ziraat Fakültesi Nazilli İİBF İktisat Fak. DidimMYO Rektörlük Rektörlük 5.6- İHALE YOLUYLA HİZMET VE MAL ALIM HİZMETLERİ 2014 mali yılında İhale Şube Müdürlüğümüz tarafından sunulan hizmetler aşağıdaki tablolarda özetlenmiştir. 5.6.a-HİZMET ALIMLARI SIRA İHALE NO KAYIT NO 2013/160668 1 Kargo Taşıma Hizmeti 01.01.2014-31.12.2014 SÖZLEŞME BEDELİ (KDV HARİÇ) 40.260,00 TL. 2013/161924 Genel Temizlik Hizmeti 01.03.2014-28.02.2015 4.218.597,60 TL. 2013/162895 Özel Güvenlik Hizmeti 01.03.2014-28.02.2015 2.618.180,06 TL. 4 2013/166768 Personel Taşıma Hizmeti 01.01.2014-30.06.2014 360.000,00 TL. 5 2014/54222 Personel Taşıma Hizmeti 01.07.2014-31.12.2014 274.680,00 TL. 2 3 İHALE ADI SÖZLEŞME SÜRESİ 5.6.b-MAL ALIMLARI SIRA İHALE NO KAYIT NO İHALE ADI SÖZLEŞME SÜRESİ SÖZLEŞME BEDELİ (KDV HARİÇ) 2013/160895 Sıkıştırılmış Doğalgaz (CNG) 01.01.2014-30.06.2014 685.950,00 TL. 3 2013/157228 Elektrik Enerjisi 2013/155410 Kalorifer Yakıtı 01.01.2014-30.10.2014 15.01.2014-15.07.2014 861.656,08 TL. 648.000,00 TL. 4 2013/148588 Akaryakıt 01.01.2014-31.12.2014 302.760,00 TL. 1 2 2014/40403 Sondaj Su kuyularında kullanılmak üzere malzeme alımı 06.0.52014-27.05.2014 38.072,50 TL. 6 2014/75046 Kalorifer Yakıtı 04.11.2014-04.03.2015 403.200,00 TL 7 2014/83490 Muhtelif Ağaç 18.09.2014-19.10.2014 138.350,00 TL. 5 20 8 2014/98101 Elektrik Enerjisi 9 10 2014/116639 Sıkıştırılmış Doğalgaz (CNG) 11 12 01.11.2014-31.12.2014 435.381,05 TL. 10.11.2014-30.05.2015 847.530,00 TL. 2014(DMO) Taşıt Alımı Büro –Okul Mefruşat Alımları 495.264,61 TL. 196.243,74 TL. 2014(DMO) Tüketime yönelik Mal ve Malzeme Alımları 252.549,58 TL. 2014(DMO) 5.6.c- KİRALAMALAR SIRA İHALE NO KAYIT NO 1 Açık teklif SÖZLEŞME SÜRESİ SÖZLEŞME BEDELİ(1 YILLIK) ADÜ Restoran 11.03.2014-11.03.2017 25.800,00 TL. İHALE ADI 2 Açık teklif Aydın Menderes Derslikleri Market Kiralama 25.03.2014-25.03.2017 42.150,00 TL. 3 Açık teklif Aydın Menderes Derslikleri Foto. Çekim Yeri 26.03.2014-26.03.2017 42.120,00 TL. 4 Pazarlık 51/g Hastane Ek Bina Kafe Kiralama 07.07.201-07.07.2017 72.000,00 TL. 5 Açık teklif Söke M.Y.O. Kantini Kiralama 21.08.2014-21.08.2017 24.360,00 TL. 6 Açık teklif Nazilli İ.İ.B.F. Kantini Kiralama 28.10.2014-28.10.2017 48.000,00 TL. 7 Açık teklif Köşk M.Y.O.Kantini Kiralama 28.10.2014-28.10.2017 5.400,00 TL. 8 Pazarlık 51/g ATM Cihaz Yeri Kiralama(İş Bankası) 16.12.2014-16.12.2017 13.100,00 TL. 21 5.7 MATBAA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Üniversitemizin yayın ve basımla ilgili hizmetlerinin yürütüldüğü birim, 1997 yılından beri faaliyetlerini sürdürmektedir. Yönetimsel olarak zaman zaman, farklı birimlere bağlı olarak hizmet veren birimimiz 2014 yılında Rektörlük İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına bağlı olarak faaliyetlerini sürdürmüştür. Mevcut teknik ekipmanına uygun olarak baskı, harman, selefon ve cilt hizmetlerinin yanı sıra grafik-tasarım hizmetlerinin verildiği birimimizde 4 personel görev yapmaktadır. MATBAA HİZMETLERİ MAKİNE-TEÇHİZATI 4 adet PC bilgisayar 1 adet Hewlett Packard A3 Laser Yazıcı 1 adet 9810 ADBCIK ofset baskı makinesi (tek renk) 1 adet 512 RYOBI ofset baskı makinesi (çift renk) 1 adet Riso Comcolor baskı makinesi 1 adet 70x100 cm kalıp pozlandırma makinesi 1 adet Heidelberg maşalı tipo baskı makinesi 1 adet İnterbind cilt mkainesi 1 adet Bourg Collators System Ae 16 harmanlama makinesi 1 adet Polar giyotin 1adet Toros giyotin 1 adet Tel dikiş makinesi 1 adet Pilyaj-Perforaj makinesi 1 adet Işıklı montaj masası 22 2014 YILINDA MATBAADA GERÇEKLEŞTİRİLEN ÇALIŞMALARIN DÖKÜMÜ BASILAN/YAPILAN İŞİN TÜRÜ Evrak Defter Davetiye Kitapçık Afiş Kart Belge Dergi Kitap Broşür Diploma Dosya Bloknot Takvim BASILAN/YAPILAN MİKTAR 100.000 Adet 1.600 Cilt 3.000 Adet 61.000 Adet 1.600 Adet 70.000 Adet 10.000 Adet 560 Adet 1.700 Adet 23.000 Adet 13.000 Adet 7.100 Adet 6.050 Cilt 3.000 Adet 23 6-Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Üniversitemiz İç kontrol Eylem Planında belirtilen standartlar ve eylemler 6 ayda bir Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına raporlanmıştır. Ayrıca 2014 yılında İç denetim birimi gerekli olan risk değerlendirmeleri yapılmıştır. II-AMAÇ ve HEDEFLER A-Birimin Amaç ve Hedefleri STRATEJİK AMAÇLAR STRATEJİK HEDEFLER GERÇEKLEŞME DURUMU Stratejik Amaç-1: Kamu kaynaklarının kullanılmasında etkinliği, verimliliği, hesap verilebilirliği ve şeffaflığı sağlamak Hedef-1 : Standartlara uyumlu mali yönetim sistemi oluşturmak, Hedef-2: İş akışının düzenlenmesi ve süreçlerin elektronik ortamda yürütülebilir hale getirilebilmesi için donanım ve yazılımı faal kullanarak zaman ve kırtasiye malzemelerinden tasarruf yapmak Hedef- 3: Başkanlığımızda elektrik, su, telefon gibi tüketimlerde tasarrufu sağlamak Stratejik Amaç-2: Başkanlığımızda toplam kalite ve iş verimi değerlendirmesi yaparak personelin performansını artırıcı önlemler almak Hedef-1: Hizmet içi eğitim sürekliliği sağlanarak çalışanların gelişmelerini ve performans artışlarının sağlanması Hedef-2: Yetki ve sorumluluk devralabilen, alanında çağdaş gelişmeleri izleyebilen kendisini yenileyebilen memurlar yetiştirilmesi Hedef-3: Personele ek parasal imkânlar sağlanabilirliği konusunda girişimde bulunmak 24 2014 yılında belirlenen hedefimize %99 oranında ulaşılmış, 2014 yılında da modern teknolojik imkanlarla hizmetin verimliliğinin artırılması hedeflenmektedir. 2014 yılında da mevcut birimlerimizle iş akış politikası geliştirilerek hizmette verimliğin artırılması sağlanmaya çalışılmıştır Kaynakların etkin ekonomik ve verimli kullanılabilmesi amacıyla 2014 yılında tüm birimlerin elektrik ihalesi tek merkezden yapılmıştır. Ödenek yetersizliği nedeniyle 2014 yılında da hizmet içi eğitim olanakları arttırılamamıştır. 2014 yılında güncellemeler yapılmış hizmetin sürekliliği sağlanmıştır. 2014 yılında da ek mesai sistemine devam edilememiştir. B- Temel Politikalar ve Öncelikler - Yürürlükte olan yasalara, kanun ve yönetmeliklere, tüzüklere riayet etmek Kurumumuzun menfaatlerini her daim gözetmek, Disiplin, görev bilinci ve sorumluluk duygusuna sahip olarak kamunun ve kurumumuzun menfaatini ön planda tutmak, Mevcut kaynaklarımızı zamanında ve yerinde kullanmak, israfı önlemek, iyi bir maliyet muhasebesi yapmak, Çağdaş, akılcı, demokratik ve sosyal adaleti ön planda tutan duygu ve düşünceye sahip olmak, Tüm personeliyle özünden kopmadan, ilkeli ve kendisini yenileyen bir birim olmak, Çevreyi ve doğal kaynakları korumak, Takım ruhuna sahip olmak. 25 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A-Mali Bilgiler Söz konusu bilgiler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Bütçe ve Raporlama Şube Müdürlüğünde bulunmakta ve raporlanmaktadır. B-Performans Bilgileri 2014 mali yılında birimizde hedeflenen mal ve hizmet alımları(personel taşıma hizmeti alımı, yakıt alımı, temizlik hizmeti alımı, tüm birimlerin elektrik, su ve haberleşme giderleri, tedavi ödemeleri, güvenlik hizmeti alımı) herhangi bir aksaklığa meydan vermeden zamanında sağlanmıştır. Bu kapsamda Başkanlığımızın görevleri çerçevesindeki hizmetlerini sunumu %99 oranında sağlanmıştır. 2014 yılında da Başkanlığımızın performansını artırmaya yönelik beklentilerimiz ise; - Başkanlığımızın görevlerinden biride alanında yetkin donanımlı personelin yetiştirilmesidir. Bu kapsamda yetişmiş personelin başka birimlerde görevlendirilmesi halinde, alınan yetişmiş personel yerine yeni personel görevlendirilmesine ihtiyaç duyulmaktadır. Personelin performansını artırma ve mali durumunu kısmen de olsa düzeltmeye yönelik ödenen ek ödeneklerin, bütün yıla yayılarak ödenebilmesini sağlayıcı tedbirler alınmasına ve devamlılığının sağlanmasına ihtiyaç duyulmaktadır. İhale yolu ile alımı yapılan temizlik elemanlarının, park bahçe ve tüm birimlerin temizliği için temizlik yapmak üzere daha fazla sayıda görevlendirilmesine ihtiyaç duyulmaktadır. 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri 1.5 kodunda detaylı olarak verilmiştir. 2- Performans Sonuçları Tablosu AÇIKLAMA İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı bünyesinde bulunan Tahakkuk servislerince 2014 yılında kesilen yaklaşık ödeme emri belge sayısı 26 Gerçekleşme Rakamı Adet 590 KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ IV- A- Üstünlükler - Tüm kayıtların elektronik ortamda saklanması - Bağlı Müdürlüklerin bir arada olması - Daimi internet bağlantısının bulunması - Başkanlığımıza bağlı şube müdürlüklerinde hiyerarşik yapının bulunması - Hizmetin görüldüğü Bakanlık ve bağlı kuruluşlar ile diğer Üniversitelerdeki benzer birimlerle yürütülen sağlıklı diyaloglar - Teknik ve idari konuda yeterli donanıma sahip olmak. B- Zayıflıklar - Personele ödenen ek gelirin ödenmesinin yollarının bulunması, - Eğitim seminerlerinin yeterli düzeyde olmaması. C- Değerlendirme - Çağdaş, kendisini yenileyebilen, yasal mevzuatı takip edip güncelleme yapabilen, kalifiye personel istihdamı - Personelin iş motivasyonunu artırıcı kaynakların yaratılmasının sağlanması V- ÖNERİ VE TEDBİRLER Faaliyet yılı sonuçlarından, genel ekonomik koşullar ve beklentilerden hareketle Kurumumuz ve Başkanlığımızın yapmayı planladığı şu değişiklik önerilerine değinebiliriz. - Başkanlığımız bütçesinin önemli bir kısmını oluşturan hizmet nitelikli bütçe kalemlerinin verilen hizmet alanlarının her geçen gün büyümesi ve Üniversitemizde ilave tesisler açılması münasebetiyle bu kalemlerdeki ödenekler artırılmalı, - Bütçe harcamalarında önceden hedeflenen stratejik plan ve programlarda sapmalar minimum seviyeye indirilmeli, - Başkanlığımızın, iş süreçlerinde, hizmet alan diğer birimlerle arz ve talep süreçleri web ortamında yapılacak bir erişim programıyla zaman açısından gereksiz kırtasiye işlemleri ve bürokratik formaliteler önlenebilir, dolayısıyla bürokrasi azaltılarak etkin bir idari yapı kurulabilir. - Başkanlık çalışanlarının kapasitelerini artırmaya yönelik programlar geliştirilebilir.(Hizmet içi eğitim) 27 - EK: Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. 23/01/2015 Filiz BAYHAN Daire Başkan V. 28