Gedik Yatırım Acil ve Beklenmedik Durum Planı İş Akış

GEDİK YATIRIM ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM PLANI
İŞ AKIŞ PROSEDÜRÜ
İş Bu prosedür SPK Seri V No : 68 Tebliği’nin 11/ A Maddesi gereği hazırlanmış ve
Yönetim Kurulu Kararı ile uygulanması kararı verilmiştir:
Gedik Yatırım A.Ş.’nde sermaye piyasası faaliyetlerinin acil ve beklenmedik
olağanüstü içsel veya dışsal yangın, afet, terörist faaliyetler vb. olaylar nedeniyle
kesintiye uğraması halinde alınacak tedbirler aşağıdadır :
a) Mali Tablolar ve Kayıt Belge Arşivinin Basılı ve Elektronik Ortamda
Saklanması
Acil ve beklenmedik durumlarda mali tablolar ve mevcut mevzuat uyarınca tutulmakla
yükümlü bulunan, aşağıda ayrıca maddeler halinde sıralanan kayıtlar Gendex işletim
sisteminde elektronik olarak ayrıca tutulur.
a) Menkul Kıymet Giriş Çıkış Fişi
b) Yevmiye
c) Defter-i Kebir
d) İşlem Sonuç Formu
e) Müşteri Emir Formları
f) Seans Takip Formları
g) Hesap Ekstreleri
h) Nakit Alındı-Ödendi Belgeleri
i) İşlem Dağılım Listesi
Şirket arşivi her türlü yangın, doğal afet ve diğer beklenmedik durum hallerinde
gerekli azami korunmayı sağlayacak şekilde düzenlenmiştir. Buna rağmen Şirketin
arşivinde meydana gelecek olası acil ve beklenmedik durumlarda yukarıda maddeler
halinde sıralanan kayıtlar tekrar sistemden alınabilir durumda saklanacaktır.
b) Basılı Evrak ve Elektronik Yedekleme Arşivinin Saklama Süreleri :
Basılı evrak azami yasal saklama süresi olan 10 yıl, alınan elektronik yedekler en az
5 yıl süre ile muhafaza edilecektir.
c) Alternatif Aracı Kurum Merkezi :
Yatırımcılar Etiler /İSTANBUL Şubemizin telefon ve faks numaralarından Genel
Müdürlük tarafından özellikle yetkili ve görevlendirilmiş personele her türlü işlemlerini
gerçekleştirmek üzere talimat verebileceklerdir.
Etiler / İSTANBUL Şube Telefon :0212 270 41 00
Etiler /İSTANBUL Şube Faks :
0212 270 61 10
Etiler /İSTANBUL Şube Adres : Aytar Cad Metro İş Hanı No : 10 D : 7 K : 3
Levent / Beşiktaş / İSTANBUL
d) Yatırımcılarla Alternatif İletişim Kanallarının Tedariki ve Sürekliliğinin
Sağlanması
Yatırımcı işlemlerinde alternatif iletişim kanalları aşağıda yer almaktadır:
1- Ex-api Sistemleri
Kurumumuz merkezinde kurulu borsaya Elektronik Emir İletim Sistemi yedeği olmak
üzere Merkez dışında ikinci bir noktadan (Etiler / İSTANBUL Şubesi ) kurulu ikinci
elektronik Emir İletim Sistemi üzerinden sürekli erişimli, kurum merkezinde sorun
olması durumunda çalışmaya devam edecek bir yedek yapı oluşturulmuştur.
2- Uzaktan Erişim Sistemleri : Bu sistem Kurumumuz merkezinde bulunmakta olup,
günlük kullanıma açık olan bu sistem, elektronik emir iletim sisteminde sorun olması
halinde aktif olarak kullanılabilecek bir yedek yapı niteliğindedir. Uzaktan erişim
sistemi yanı sıra az sayıdaki borsada çalışan borsa temsilcileri vasıtasıyla da
telefonla emir iletilebilmektedir. Bu sistemler elektronik emir iletim sisteminin olağan
üstü durumlarda kullanılabilecek yedeği olarak planlanmıştır.
3- Takasbank ve Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş. Bağlantıları: Mevcut bilgisayar
sistemlerinde sorun olduğunda, Kurumumuz merkezi dışında Etiler / İSTANBUL
Şubesi ’ nde kurulu bulunan Olağan Üstü Durum Merkezine görevli personelin bizzat
ulaşarak bu merkez üzerinden operasyon hizmetleri verilmeye devam edilebilecektir.
4- VOBAŞ A.Ş Bağlantıları: Vadeli işlem borsasında elektronik ortamda yapılmakta
olan işlemler için mevcut bilgisayar sistemlerinde sorun olduğunda, kurumumuz
merkezi dışında dışında Etiler / İSTANBUL Şubesi’ nden çalışmaya devam edecek
bir yedek yapı oluşturulmuştur.
5- Borsa İşlem Defterlerinin Alınması : borsa internet sisteminde sorun olması
durumunda, bilgisayar ortamından alınamayan Borsa İşlem Defteri gün sonunda
doküman olarak borsa temsilcisi tarafından şirkete ulaştırılacaktır.
e) Mali ve Bilgi İletişim Alt Yapısı Dahil Olmak Üzere Operasyonel Risk
Değerlendirmesi:
Acil ve beklenmedik durumlarda gerekli sayıda ehil personel işlemleri gerçekleştirmek
ve işleyişi sorunsuz hale getirmek amacıyla derhal Etiler Şube’de istihdam edilecektir.
Aracı kurumumuzun faaliyetlerine devam edemeyeceği acil ve beklenmedik
durumlarda takas ve eft sistemi açık tutulacak, müşterilerin sorunsuz bir şekilde
varlıklarını istediği kurumlara aktarması sağlanacaktır.
f) Piyasa Düzenleyici Resmi Kurumların Bilgilendirilmesi
Acil ve beklenmedik durum ile karşılaşıldığında SPK, İMKB, MKK ve diğer ilgili tüm
resmi kurumlar en seri haberleşme aracı kullanılarak acil durum kapsamı, etkileri ve
alınan önlemler hakkında haberdar edilecektir. Acil ve beklenmedik durumun devamı
nedeniyle faaliyetlerin aksaması halinde Gedik Yatırım A.Ş. tarafından yapılması
gerekli rutin bildirimlerin kesintiye uğramaması açısından piyasa düzenleyici resmi
kurumların verecekleri talimatlara uyum sağlanacaktır.
g) Aracı Kurum Tarafından Faaliyete Devam Edilemeyeceği Kararı Alınması
Halinde Yapılacak İşlemler:
Gedik Yatırım A.Ş.’nin faaliyetlerine devam edemeyeceği acil ve beklenmedik
durumlarda MKK, Takasbank ve TCMB EFT sistemleri açık tutularak , yatırımcıların
sorunsuz bir şekilde varlıklarını istedikleri kurumlara aktarmaları sağlanacaktır.
h) Acil ve Beklenmedik Durumun Karşı Tarafa Olası Etkileri Hakkında
Değerlendirme:
Bu kararda geçen bahsi geçen hususların hepsi müşterilere hesap açılışları
esnasında yazılı olarak tebliğ edilecektir. Ayrıca yine bu kararda bahsi geçen
hususlar şirketimizin web adresi olan www.gedik.com sayfasında ilan edilecektir.
Acil ve beklenmedik durum oluşması halinde tüm yatırımcılara alternatif Merkez Etiler
Şubesi üzerinden işlemlerine devam edebilecekleri ve tüm işlem taleplerinin
karşılanacağı hususu derhal bildirilecektir.
I) Acil ve Beklenmedik Durum Komitesi Üyeleri .
Bu kararda bahsi geçen hususların yerine getirilmesi amacı ile şirketin Teknik İşler
Müdürü, onun olmadığı durumlarda şirketin Operasyon Müdürü direkt olarak
sorumludur. Acil ve beklenmedik durum mesai saatleri dışında oluşmuşsa ve Teknik
İşler Müdürü, diğer acil durum görevlileri ile irtibata geçerek Genel Müdür bilgisi
dahilinde ‘acil ve beklenmedik durum’a geçilip geçilmeyeceğine karar verir. ‘Acil ve
beklenmedik durum’a geçilmesi kararlaştırılmışsa, Teknik İşler Müdürü acil durum
komite üyelerini toplayarak gerekli kararları alır ve uygulamaya geçer.