değişim süreci

DEĞİŞİM SÜRECİ
Yerleşen Öğrencilerin Hazırlık Süreci
1. Eşleştirme listelerinin ilanından sonra Uluslararası İlişkiler Ofisi, yerleşen öğrenci adaylarını
gidecekleri karşı kuruma e-posta yoluyla bildirir.
2. Uluslararası İlişkiler Ofisi, öğrencilere değişim görmeye hak kazandıkları kurumun iletişim bilgilerini
sunar. Öğrenci Karşı Kurumla irtibata geçer ve gerekli evrakları taratıp e-posta yoluyla hazırlayıp
gönderir. Eşleşilen kurumun başvuru formu, varsa yerleşim (accommodation) formu, vb. formlar
doldurulur. Öğrencinin Karşı Kuruma göndereceği en önemli evraklardan bir tanesi Öğrenim
Protokolüdür. (Learning Protocol) (bkz.: Adım Adım LP hazırlama). Bölüm Koordinatöründen yardım
alınarak hazırlanan Öğrenim Protokolü Bölüm Koordinatörü ve/veya yardımcısı tarafından
imzalandıktan sonra Uluslararası İlişkiler Ofisine imzalanmak üzere teslim edilir. Bırakılan tüm
belgeler Uluslararası İlişkiler Ofisi tarafından öğrenciye teslim edildikten sonra öğrencinin yapması
gereken işlemler aşağıdaki gibidir:

Söz konusu belgelerin taranmış halleri e-posta yoluyla ilgili kuruma öğrenci tarafından
gönderilmelidir. Karşı kurum tarafından istenmesi durumunda orijinaller posta yoluyla da
gönderilmelidir.

Öğrenim anlaşmasının bir kopyası (kabul mektubu geldikten sonra ilgili anlaşma için Fakülte
Yönetim Kurulu Kararı alınması maksadıyla) Uluslararası İlişkiler Ofisine teslim edilmedlidir..

Dikkat edilmelidir ki öğrenim anlaşmasının karşı kurumdan imzalı ve kaşe ya da mühürlü
nüshası Birimimize posta ve/veya e-posta ile ulaştırılmadan ve Fakülte Yönetim Kurulu Kararı
gelmeden öğrencinin bursu ödenmeye başlanmaz.

4. YÖK tarafından nihai liste Kurumumuza iletildikten sonra Öğrenim tarihlerini kapsayan ve
vize almaya uygun bir pasaportu olmayan öğrenciler Uluslararası ilişkiler Ofisi’nden pasaport
harç muafiyet yazısı talebinde bulunabilir. Bunun için öğrencilerin Üniversitemiz
http://ogrenciisleri.bilecik.edu.tr/IcerikDetay.aspx?No=11
sayfasındaki
posaport
harç
muafiyet dilekçesi ve formunu doldurup imzalatarak rektörlük binasında bulunan evrak kayıt
birimine dilekçesini teslim ederek talepte bulunmaları da mümkündür. Bu yazıyı teslim
aldıktan sonra öğrenci tarafından Vergi Dairesi Başkanlığı’na giderek başvuru yapılır. Vergi
Dairesi Başkanlığı’ndan alınan harç muafiyet yazısı ile Pasaport şubeye başvurarak harçsız
olarak pasaport alınır. Daha Sonra Öğrenci pasaportuyla birlikte Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne
gelerek vize mektubu talebinde bulunabilirr. Vize alındıktan sonra Uluslararası İlişkiler
Ofisi’ne bir kopyası bırakılır.
5.
Öğrenci belgelerini gönderdikten sonra Karşı Kurum Uluslararası ilişkiler Ofisi’ne bir Kabul
Belgesi gönderir. Öğrenci e-posta yoluyla bilgilendirilir.
6.
Kabul Mektubu geldikten sonra öğrencinin yapması gerekenler aşağıdaki gibidir:

Öğrenci Bölüm Koordinatörü ve/veya Yardımcısını kabul mektubunun geldiğine dair
bilgilendirmelidir. Böylelikle öğrencinin öğrenim anlaşmasına (Learning Protocol) ilişkin
Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınması süreci başlatılır.

Hareketlilik dönemine ait belgelerin hepsi Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne teslim edilmiş
olmalıdır. Öğrenci eğer bahar döneminde de hibesiz olarak Mevlana değişim Programı
öğrencisi olarak devam edecekse Bahar Dönemi için alacağı vize fotokopisini de Uluslararası
İlişkiler Ofisi’ne gönderir.
7. Özet olarak öğrenci gitmeden önce aşağıdaki belgelerin hepsinin Uluslararası İlişkiler Ofisi’nde
öğrencinin dosyasında olması gerekir:

Aday Öğrenci Başvuru Formu (Eşleşmeden hemen sonra hazırlanır)

Öğrenci Başvuru Formu (Eşleşmeden hemen sonra hazırlanır)

Öğrenci Bilgi Formu (Eşleşmeden hemen sonra hazırlanır)

Öğrenci Beyannamesi (Eşleşmeden hemen sonra hazırlanır)

Öğrenci Yükümlülük Sözleşmesi (Gitmeden hemen önce yapılır, Ziraat Bankası Bilecik
Şubesi’nde açılmış olan IBAN numarası yazılmış ve öğrenci tarafından imzalanmış olarak)

Öğrenim Protokolü (Öğrenci gitmeden önce Öğrenim Protokolü fotokopisi Uluslararası
İlişkiler Ofisi’ne bırakır ve aslını Karşı Kuruma imzalatmak üzere yanında götürür. Karşı Kurum
imzaladıktan ve ihtiyaç olması halinde gerekli, ekle-sil yapıldıktan sonra Öğrenim
Protokolünün ilk önce taranmış hali daha sonra aslı postayla 30 gün içinde Uluslararası
İlişkiler Ofisi’ne gönderilir.

Kabul Mektubu Fotokopisi (Karşı üniversitede bulunacağınız tarihler net olarak belirtilmiş
olmalıdır. Eğer kabul mektubunuzda öğrenim tarihleriniz net olarak belirtilmemişse karşı
kurumdan tam bir tarih aralığı talep etmeniz ya da gideceğiniz döneme ait akademik takvimi
beyan etmeniz gerekecektir.)

Pasaportunda aldığı vizenin fotokopisi. (Öğrenci vize almak zorunda olmasa dahi yukarıdaki
belgelerin hepsini Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne teslim etmek zorundadır.)
8. Öğrencinin Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi kayıt dönemleri içinde Mevlana hareketlilik
faaliyetinden faydalanılacak dönem için boş kayıt yapılması gerekmektedir. Öğrenci varsa harcını
yatırmalı ve örgün öğrenci sistemi aracılığıyla ders seçmeden kaydını yapmalıdır.
9. Misafir olunacak kuruma ulaşıldıktan sonra hareketlilik öncesi hazırlanan Öğrenim Protokolünde
belirtilen derslerin açılıp açılmadığını kontrol edilmelidir. Eğer ders programında bir değişiklik
yapılmak istenirse öğrenim Protokolünün değişiklik sayfası doldurulmalıdır. Öğrenim Protokolünün
değişiklik sayfası mutlaka Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi’ndeki Bölüm Koordinatörü ve/veya
Yardımcısı ile görüşülerek hazırlanmalı, sonrasında misafir olunan üniversitede onaylatılmalıdır.
Onaylatılan belge Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne ilk önce e-posta daha sonra posta yolu ile ulaştırılır.
Değişiklik sayfasının hazırlanmasına ilişkin ayrıntılı bilgi için bkz. Adım adım LP hazırlama
10.
Ders değişiklikleri Anadolu Üniversitesi tarafından onaylanmadıkça ve ilgili Fakültenin
Yönetim Kurulunca onaylanmadıkça aldığınız derslerin denkliği yapılamaz. Ders değişikliği için
öğrenim başlangıç tarihinden itibaren bir ay süre tanınmaktadır.
11.
Hareketlilik süresince hareketlilik sürecini etkileyebilecek her türlü durum mutlaka
Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne ve Bölüm Koordinatörü ve /veya Yardımcısına bildirilmelidir.
12.
Mevlana Değişim Programı öğrencilere yalnızca 4 ay boyunca burslu olarak Değişim Öğrencisi
hakkını verir. Buna karşın öğrenci değişim süresini uzatmak isterse bunu hibesiz şekilde yapmayı
kabul edecektir. Değişim sürecini hibesiz şekilde uzatmak isteyen öğrenci, dilekçe yazarak bu isteğini
Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne beyan eder. Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne her iki Kurum Koordinatörlüğüne
ve Bölüm Koordinatörlerine bu talebi bildirir. Öğrencinin talebinin aksine bir durum olmadıkça
öğrenci hibesiz bir şekilde Mevlana Değişim Programı öğrencisi olmaya devam eder ve Bahar Dönemi
için ‘Öğrenim Protokolü’ hazırlar. Bölüm onay vermezse uzatma yapılamaz. Uzatma için de Yönetim
Kurulu Kararı çıkartılır. Yönetim Kurulu Kararı Fakülte tarafından Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne ve
Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilir.
DEĞİŞİMDEN SONRA
1. Öğrenci döndükten en geç 30 gün sonra dönüş belgelerini Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne teslim
eder.
2. Öğrencilerin dönüş belgeleri:

Transcript of Records,

Öğrenim anlaşmasında alınacağı taahhüt edilen derslerin hepsinin öğrenim
anlaşmasındaki kredileri ve dönem sonunda alınan notlarını belirten imzalı,
mühürlü orijinal belgeKatılım Sertifikası, karşı kurum tarafından öğrenci adına
düzenlenmiş, öğrenim görülen tarihleri belirten imzalı, mühürlü orijinal belge,

Öğrenci Nihai Rapor Formu.
3. Dönüş işlemlerinin tamamlanması için öğrencinin Öğrenim Protokolü ve Karşı Kurumdan
mühürlü imzalı gelen transkripti üst yazıyla ilgili fakülteye gönderilir.
4. Öğrencinin geriye kalan %30’luk hibesinin ödenmesi için tüm belgelerin istenilen şekilde
eksiksiz olması gerekmektedir. Öğrencinin evrakları kontrol edildikten sonra Transkript
başarısına göre öğrencinin ödemesi yapılır. Örneğin, öğrenci derslerinin hepsinde başarılı
olmuşsa geriye kalan bursunun hepsini alır.