ARAÇ 8a/12 BALYA TAKİP SİSTEMİ ÇIRÇIRCI KLAVUZU

ARAÇ 8a/12
BALYA TAKİP SİSTEMİ
ÇIRÇIRCI KLAVUZU
AĞUSTOS 2013
BALYA
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
İçindekiler
1.0
Giriş 2
2.0
Kapsam
3.0
Better Cotton Standart Sistemin Uygulanması 5
4.0
Balya Takip Sistemine Giriş 6
5.0
Sistem Nasıl İşler?
7
6.0
Kullanım kılavuzu
9
3
6.1 Oturum Açma
9
6.2 Genel Bakış
10
6.3 Kütlü Pamuk İşlemleri 10
6.4 Balya Bildirme
14
6.5 Balya Envanteri 21
6.6 Oturum Kapatma24
Ek 1: Çıktı Beyanı Yaratın
25
1
BALYA
1.0
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
Giriş
BCI, küresel pamuk üretimini üreticiler, pamuğun üretildiği çevre ve sektörün geleceği için
daha iyi hale getirmek amacını taşır. BCI çevre, çiftçi toplulukları ve pamuk üretimi
gerçekleştiren alanların ekonomisi için ölçülebilir ve sürekli ilerlemeyi teşvik etmek adına pek
çok paydaşla birlikte çalışır. BCI Better Cotton’u sürdürülebilir ana akım meta haline
getirerek pamuk üretiminde dünya çapında bir değişiklik yaratmayı hedefler.
BCI’ın özel amaçları şunlardır:
1. Pamuk üretiminin çevreye etkisinin azaltılması
2. Pamuk üretimi gerçekleştirilen alanlarda geçim kaynaklarının ve ekonomik kalkınmanın
iyileştirilmesi
3. Tedarik zincirinde Better Cotton’a bağlılığın ve Better Cotton akışının artırılması
4. Better Cotton Initiative’in güvenilirliğinin ve sürdürülebilirliğinin arttırılması
Better Cotton, başarılarının üzerine inşa edilen sağlam temelde çevre ve çiftçi toplulukları
için olumlu değişiklikler sağlayan BCI, Perakendeci ve Marka üyelerinin artan talepleriyle
gelecek için büyük hedefler belirlemiştir: Better Cotton üretim hacmini 2015’e kadar 2.6m MT
‘ye ve 2018’e kadar 8.2m MT ‘ye ulaştırmak.
BCI Üretim İlkeleri ve Kriterleri Better Cotton için dünya çapında geçerli bir tanım ortaya
koyar ve üreticilerin uygulayabileceği sosyal ve çevresel kriterleri belirler. Better Cotton
Koruma Zinciri (KZ) Kılavuz İlkeleri, Better Cotton KZ gereklerime ilişkin perakendeciler ve
Better Cotton tedarik ettiği iddiasında bulunan markalar da dahil olmak üzere üretici
seviyesinden sonraki tüm tedarik zinciri aktörlerine rehberlik eder.
Çırçır aşamasından sonra uygulanan Koruma Zinciri mekanizması Better Cotton’un sıradan
pamuğun yerini almasını ve Better Cotton talebi ile satın alınmış olan Better Cotton
miktarının, Better Cotton talebiyle satılan Better Cotton miktarına eşit olmasını sağlayan idari
bir kütle denkliği (iKD)sistemidir. Bu sistem Better Cotton verisinin (balya numaraları vb.)
fiziksel Better Cotton ile bağlantıda kalmasını gerektirmez.
2
BALYA
2.0
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
Kapsam
Çırçırcılar Ayrıştırma KZ kılavuz ilkelerini Alan Düzeyinde uygular. Better Cotton KZ
gerekleri ile verileri her çırçır alanında ayrı ayrı muhafaza edilir.
Pamuk tiftiği Tüccarları1 iKD KZ Kılavuz İlkeleri’ni Ülke Düzeyinde aynı menşei ülkeden
gelen materyali kapsayacak şekilde uygular. Örneğin: Bir tüccar Brezilya’dan Better Cotton
alıyorsa bu alıma ilişkin talep Brezilya sınırları dâhilinde, tüccara ait olan başka bir alandaki
sıradan Brezilya pamuğuna yönlendirebilir. Tüccar Brezilya Better Cotton taleplerini sıradan
pamuğa ya da başka bir ülkeden örneğin Mali’den gelen Better Cotton’a yönlendiremez.
Diğer Tedarik Zinciri Aktörleri lKD KZ kılavuz ilkelerini Alan Düzeyinde uygulayacaklardır.
KZ gerekleri ve verileri sağlama veya koruma zinciri aktörüne ait olan her alanda muhafaza
edilecektir. Örneğin, bir bükümcü Brezilya’dan Better Cotton almak istediğinde, satın alma
talebi herhangi bir menşei ülkeden gelen eşit miktardaki sıradan pamuğa ayrılıp aynı alanda
işlenebilir (örneğin Hindistan’dan gelen bir sıradan pamuk).
Üyelik Gerekleri
Çırçırcılar Better Cotton satabilir ve resmi BCI üyeliği olmaksızın Better Cotton
bulundurduklarını beyan edebilir. Ancak Better Cotton işleyen tüm çırçırcılar yerel BCI
personeli tarafından listelenmeli ve eğitilmelidir. Better Cotton işleyen tüm çırçırcılar BCI
Çırçırcı Denetleme İlkeleri ve ilgili eklerinden sorumludur.
Better Cotton İzlenebilirlik Sistemi’ne erişim imkânı isteyen tüm tüccar ve bükümhaneler için
Tescilli BCI üyeliği mecburidir. Tüccarlar ve bükümhaneler tescilli BCI üyesi olmadıkları
müddetçe Better Cotton kullanımı veya tedariğine ilişkin iddiada bulunamazlar.
Büküm aşamasından sonra BCI üyeliği bulunmayan tedarik zinciri aktörleri, Better Cotton
olduğu iddia edilen ürünlerin ticaretini yapabilir ancak (Resmi Sonuç Bildirimini sağlamak
dışında) yeni bir kaynaklandırma yapamazlar (diğer tedarik zinciri aktörleri bölümüne
bakınız).
Better Cotton İzlenebilirlik Sistemi tüm çırçır, tüccar, bükümcü ve perakendeci seviyelerinde
gereklidir. Better Cotton 2013 İzlenebilirlik sistemi, Balya Takip Sistemi(BTS) ve Better
Cotton Takibinden oluşur. BCI zamanla yalnızca İzlenebilirlik Sistemi’ni kullanacak şekilde
değişiklik yapacaktır. Genel anlamda BCI üyesi olmak her aşamada avantaj sağlamaktadır.
1 Bu belgede tüccarlar kelimesi yalnızca pamuk tiftiği tüccarlarına atfeder.
3
BALYA
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
Mevcut BCI araçları listesi
Bu Balya Takip sistemi Kullanım Kılavuzu diğer bazı belgelerle birlikte Better Cotton Koruma
Zincirini destekleyen bir araç işlevi görecektir. Tedarik zinciri aktörleri özel faaliyetlerle bu
belgelerin kullanımına yönelik eğitim alacaktır. Diğer araçlar şunladır:
Better Cotton Koruma zinciri Araçları
Araç 1
Araç 2
Araç 3
Araç 4
Tescilli Üyeliğe Giriş
Better Cotton Koruma Zinciri Kılavuz İlkeleri
Better Cotton Tedarik Zinciri Güncellemeleri
Tedarikçiler & Üreticiler için Sıkça Sorulan sorular
Araç 5
Araç 6
BCI Çırçırcı Denetleme Kılavuz İlkeleri
Çırçırcılar İçin Destek Araçları (Çırçır bildirme
formu, BTS hesabı oluşturma bilgileri vs.)
Better Cotton İzlenebilirlik Sisteminin Şartları ve
Koşulları (BTS ve Better Cotton Takibi)
Araç 7
Araç 8
Araç 9
Araç10
Araç11
Araç12
Better Cotton İzlenebilirlik Sistemi Kullanım
Kılavuzu (BTS ve Better Cotton Takibi)
2
Better Cotton Takibi kullanmayan aktörler için
Sonuç Bildiri formları
Better Cotton İddia Çerçevesi
BCI Üyelik Uygulama Esasları
Hacim Bazlı Ücretlendirme Brifingi
Kimler için geçerlidir?
Tümü
Tümü
Tümü
Çırçır ve perakende arasındaki tüm
tedarik zinciri aktörleri
Çırçırcı
Çırçırcı
Çırçırcı, Tüccar, Bükümcü,
Perakendeci
Çırçırcı, Tüccar, Bükümcü,
Perakendeci
Bükümcü ve Perakendeci arasındaki
tüm tedarik zinciri aktörleri
Tümü
Bütün Üyeler
Perakendeciler
2
Better Cotton Takibini kullanan aktörler (tüccarlar ve bükümhaneler) için Sonuç Bildiri Formları Better Cotton Takip sistemi
tarafından otomatik olarak oluşturulur..
4
BALYA
3.0
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
Better Cotton Standart Sistemin Uygulanması
BCI Uygulama Ortaklarıyla çalışır. Uygulama Ortakları Better Cotton Standart Sistemini
uygulamak üzere BCI projeleri yürütürler. Her BCI Projesinin bir ya da birden çok Üretim
Birimi vardır. Üretim birimi birkaç Öğrenme Grubu veya Büyük Çiftlik İşletmecisinden oluşur.
BCI projelerine katılan çiftçiler Küçük Çiftlik İşletmecileri veya ‘Büyük Çiftlik İşletmecileri’
olarak kategorize edilir. Küçük Çiftlik İşletmecileri, çiftçilerin buluşup Better Cotton
yetiştiriciliğiyle ilgili fikir alışverişinde bulunmalarına ve yeni şeyler öğrenmelerine olanak
sağlayan ‘Öğrenme Grupları’ na dâhil edilir. Bu Küçük Çiftlik İşletmecileri açısından aynı
zamanda veri toplama ve düzenleme için etkili bir araçtır.
Çiftlik değerlendirmesi Üretim Birimi düzeyinde gerçekleşir. Bu sebeple Better Cotton satma
yetkisi (Lisans) de Üretim Birimi düzeyinde verilir.
5
BALYA
TAKİP
4.0
Balya Takip Sistemine Giriş
4.1
Amaç
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
BCI, Better Cotton olduğu iddia edilen balyaların içinde Better Cotton bulunmasını garanti
etmek adına online Balya Takip sistemini (BTS) geliştirmiştir. Sistem, üretilen ve çırçırdan
geçirilen Better Cotton kütlü pamuğun hacmini takip eder ve bu miktarın ticareti yapılacak
Better Cotton pamuk tiftiğiyle örtüşüp örtüşmediğini kontrol eder.
Balya Takip sistemi ticaret yapılabilecek bir platform değildir, sistem dahilinde hiçbir ticari
işlem gerçekleştirilemez.
Sistem BCI onaylı UTZ Certified3 tarafından işletilir.
4.2
Kullanıcılar
Better Cotton Balya Takip Sistemi aşağıdaki kullanıcıların kullanımına açıktır:
BCI üyeleri
Girişte listelenen gerekler çerçevesinde Better Cotton Tedarik Zincirine katılan
Çırçırcılar
Kullanıcılar Balya Takip sistemine erişimleri sağlanmadan önce katılım şartlarını ayrıntısıyla
açıklayan bir onay formu imzalamalıdır.
4.3
Sistem kurulumu ve teknik koşullar
Kullanıcının Better Cotton Takip sistemine erişebilmesi ve sistemi kullanabilmesi için
gerekenler:
İnternet bağlantılı bir bilgisayar (tavsiye edilen ekran: 1024 x 768 ve üzeri)
Aşağıdaki internet tarayıcılarından birinin bilgisayarda yüklü olması gerekmektedir:
o Internet Explorer 9.0 ya da daha yeni bir versiyonu
o Mozilla Firefox 20 ya da daha yeni bir versiyonu
4.4
Önemli Not
Better Cotton Balya Takip sistemi YALNIZCA Better Cotton takibi için kullanılacaktır. Bu
belgede geçen tüm pamuk, kütlü pamuk ve pamuk tiftiği kelimeleri Better Cotton’a atfen
kullanılmıştır.
4.5
Destek
Balya Takip sisteminin kullanımıyla ilgili desteğe ihtiyacınız olduğu takdirde aşağıdaki irtibat
bilgilerinden gerekli kişilere ulaşabilirsiniz:
Pakistan: Muhammad Shuaib, Tedarik Zinciri Koordinatörü,
[email protected], +92 300 53 81 227
Hindistan: Selvin Lloyd, Tedarik Zinciri Koordinatörü,
[email protected], +91 979 191 52 14
Çin: Leo, Tedarik Zinciri Denetlendirme ve Değerlendirme Sorumlusu,
[email protected], +86-21-613 377 29, skype: xiao.leo76
Mali, Tacikistan ve Türkiye: Isabelle Roger, İzlenebilirlik Danışmanı,
[email protected], skype: isallumette
3
UTZ CERTIFIED kahve, kakao ve çay için sürdürülebilirlik ve izlenebilirlik programları yürütür, BCI gibi diğer sürdürülebilirlik
programları için de takip hizmetleri sağlar.
6
BALYA
TAKİP
SİSTEMİ
5.0
Sistem Nasıl İşler?
5.1
Çiftçilerin Lisanslanması (BCI’ın sorumluluğu)
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
Bir Üretim Biriminin Better Cotton yetiştirdiği onaylandığında BCI tarafından Balya Takip
sisteminde belirli bir hacimde kütlü pamuk satışı için bir lisans oluşturulur. Üretim birimine
kendisine özel bir numara verilir. (‘BCI Çiftçi Lisans Numarası’). Üretim birimi pamuğu bir
çırçır fabrikasına satarken BCI tarafından verilen ‘BCI Çiftçi Lisans Numarası’nı bildirmelidir.
5.2
Balya Takip Sisteminde çırçırcı profili oluşturma (BCI’ın sorumluluğu))
Çırçırcı tarafından Better Cotton Balya Takip Sistemine üye olurken verilen bilgilere
dayanarak her çırçır alanı için BCI tarafından aşağıdaki bilgiler Balya Takip sistemine girilir:
İşleme kapasitesi (örneğin günlük balya sayısı);
Ortalama balya ağırlığı (kg);
Çırçırlama sonucu / dönüşüm oranı (kütlü pamuktan pamuk tiftiğine).
Çırçırcı kodu
Her çırçır alanı/ çırçırcının, aynı şirkete ait olsalar bile, Better Cotton Balya Takip Sistemine
erişebilmelerini sağlayan kendi çırçır kodları ve kullanıcı adları olmalıdır.
5.3
Kütlü Pamuk bildirimi (Çırçırcının sorumluluğu)
Bir Üretim biriminden kütlü pamuk alan çırçırcı, Balya Takip Sistemi’ne aşağıdaki bilgileri
girer:
Alınan kütlü pamuğun menşei, yani satan kuruluşun ‘BCI çiftçi lisans numarası’
Alınan kütlü pamuğun kg. cinsinden hacmi.
Balya Takip Sistemi kütlü pamuğu satan Üretim Biriminin geçerli lisansı (BCI tarafından
verilen) olup olmadığını ve çırçırcının aldığı miktarın mevcut lisanslı miktarla örtüşüp
örtüşmediğini kontrol eder.
Sonuç olumu olduğunda (yani Üretim Birimi çırçırcı tarafından alınan miktarda pamuk
satmaya lisanslı ise), çırçırcı tarafından teslim alınan Better Cotton’ un hacmi, çırçırcının
kütlü pamuk envanterine kaydedilir.
5.4
Balya bildirimi (Çırçırcının sorumluluğu)
Çırçırcılar, balyalar çırçırlanıp preslendikten sonra ürettikleri balyaların listesini bildirmelidir.
Bu işlem, balyaların listesinin bulunduğu bir CSV dosyasının yüklenmesiyle gerçekleşir (bir
sonraki bölümde bu konuda ayrıntılı bir açıklama bulunmaktadır).
Balya Takip sistemi, çırçırcı profil bilgilerini kullanarak (işleme kapasitesi, balya ağırlığı ve
dönüşüm oranı) çırçırcının bildirilen miktarda balya üretip üretemeyeceğini kontrol eder.
Kontrol sonucu olumlu ise ve çırçırcının bildirilen miktarda balya üretme kapasitesi varsa
aşağıdaki işlemler başlatılır:
Better Cotton balyaları çırçırcının balya envanterinde listelenir;
Bu miktara karşılık gelen ‘Kütlü Better Cotton’, çırçırcının kütlü pamuk envanterinden
düşülür.
BCI üyeleri, Balya Takip Sistemi üzerinden hangi çırçırcıların envanterinde satılacak Better
Cotton balyası olduğunu öğrenebilir; buradaki irtibat bilgilerini kullanarak Better Cotton
balyası almak üzere çırçırcılarla irtibata geçebilirler (Better Cotton Bulma / Balya Kontrolü
bölümü aşağıda yer almaktadır).
7
BALYA
5.5
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
Better Cotton satışının bildirilmesi (Çırçırcının sorumluluğu)
Çırçırcılar, Better Cotton balyalarının satışının ardından Balya Takip sisteminde bu balyalara
ilişkin bilgileri güncellemelidir. Böylelikle, BCI bu balyaların satıldığından haberdar olur. Bu
işlem ya CSV yükleyerek ya da doğrudan BTS üzerinden gerçekleştirilebilir.
Ayrıca çırçırcılar, müşterilerine BTS’de bulunan balya numaralarını da içeren bir balya listesi
sunmalıdır.
5.6
Satın almak üzere Better Cotton bulmak / Better Cotton balyalarının
doğruluğunun kontrolü (tüccarlar, bükümcüler ve perakendecilerin
sorumluluğu)
BCI üyelerinin (çoğunlukla tüccar, bükümcü ve perakendeciler) Balya Takip sistemi
kullanmaktaki amaçları şunlardır:
Satışa hazır Better Cotton balyalarının yerini saptamak ve bunları çırçırcılardan satın
almak.
Satın aldıkları pamuğun Better Cotton olduğundan emin olmak (pamuk doğrudan
çırçırcıdan ya da tüccar vb bir aracı vasıtasıyla satın alınmış olabilir).
8
BALYA
6.0
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
Kullanım kılavuzu
Balya Takip Sistemi ile yapabilecekleriniz:
Kütlü pamuk satın alımını ilan etmek;
Kütlü pamuk envanterinizi yönetmek;
Balyaların hazır olduğunu ilan etmek;
Balya envanterinizi yönetmek.
6.1
Oturum Açma
Oturum açmak için http://baletracker.bettercotton.org adresine girip BCI tarafından verilen
kullanıcı ismi ve parolanızı yazın.
6.1.1. İlk oturum açma
Balya Takip Sistemine ilk kez bağlanıyorsanız Balya Takip sisteminin kullanıma ilişkin şart
ve koşullarını (Araç 7) onaylamanız gerekir.
Giriş yapmak için ‘Şart ve koşulları okudum ve kabul ediyorum’ kutucuğunu işaretleyin ve
Tamam tuşunu tıklayın.
9
BALYA
6.2
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
Genel Bakış
Çırçırcılar için Balya Takip sistemi üç alandan oluşur: ‘Kütlü Pamuk İşlemleri’, ‘Balyaları
bildir’ ve ‘Balya Envanteri’. Kırmızı ok bulunduğunuz alanı gösterir.
Kütlü Pamuk çırçır alanına ulaştıysa “Kütlü Pamuk İşlemleri/ Teslim Alınan Kütlü
Pamuğu Açıkla” seçeneğini seçiniz.
Kütlü pamuk çırçırdan geçirildiyse “Balyaları Bildir” seçeneğini seçiniz.
Balya envanterinizi yönetmek için “Balya Envanteri / Envanteri Yönet” seçeneğini
seçiniz.
İstediğiniz zaman oturumunuzu kapatabilirsiniz.
6.3
Kütlü Pamuk İşlemleri
6.3.1. Kütlü pamuk teslimatını açıklamak
Kütlü pamuk bir Üretim Birimi tarafından çırçır fabrikanıza teslim edildiğinde yapmanız
gerekenler:
‘BCI çiftçi lisans numarasını’ edinin;
Teslim alınan kütlü pamuğu tartın ve
Kütlü pamuğun yalnızca diğer Better Cotton pamuklarla birlikte depolanmasına dikkat
edin (yani, sıradan pamuktan ayrı depolayın).
Daha sonra Balya Takip sistemine bilgileri (‘BCI çiftçi lisans numarası’ ve ağırlık) girin. ‘Kütlü
Pamuk İşlemleri’ alanında ‘Teslim Alınan Kütlü Pamuğu Açıkla’ kısmını tıklayın.
Pencerenin yüklenmesi bir kaç dakika sürebilir:
10
BALYA
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
‘BCI farmer license number’
Volume of seed cotton received
‘BCI çiftçi lisans numarası’ ve satın alınan kütlü pamuğun hacmini girip ileri seçeneğini
tıklayınız.
BTS, Üretim Biriminin geçerli bir lisansı (BCI tarafından verilen) ve bildirilen hacimde ürün
bulunduğunu kontrol eder. Sonuç olumlu ise ‘ileri’ seçeneğini tıklayın. Sonuç olumlu değilse
‘BCI çiftçi lisans numarası’ ve kütlü pamuk miktarını doğru girip girmediğinizi kontrol edin..
Üçüncü adımda ‘BCI çiftçi lisans numarası’ ve kütlü pamuk hacminin doruluğunu tekrar
kontrol edin. İkisi de doğruysa onaylamak için kutucuğu işaretleyin ve ‘Tamam’
seçeneğini tıklayın’.
11
BALYA
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
Kütlü pamuk teslimatı açıklaması başarılı bir şekilde gerçekleştikten sonra Balya Takip
sistemi açıklanan hacmi sizin kütlü pamuk envanterinize ekler.
6.3.2. Pakistan’daki Çırçır Fabrikaları için not
Pakistan’da kütlü pamuk satın alma açıklamanız başarılı bir şekilde gerçekleştikten sonra
onay için işleminiz BCI sekreterliğine gönderilir. İşlemin BCI tarafından onaylanmasının
ardından Balya Takip sistemi, açıklanan miktardaki hacmi sizin kütlü pamuk envanterinize
ekler. Bir BCI Çiftçisi ile ticari bir işlem bildirisinde bulunduysanız ve bildiriniz BCI onayını
bekliyorsa ilk işleminiz onaylanana kadar başka bir işlem gerçekleştiremezsiniz.
Onay bekleyen veya reddedilmiş işlemlerin listesini görmek için ‘Önerilen işlemleri gör’
kısmına tıklayınız.
Listede gözüken kütlü pamuk miktarı henüz sizin kütlü pamuk envanterinizde değildir.
BCI Sekreterliği tarafından onaylanan işlemlerin listesini görmek için ‘Kabul edilen işlemleri
gör’ seçeneğini tıklayınız.
12
BALYA
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
6.3.3. Kütlü Pamuk Envanterinizin Yönetimi
Tüm kütlü pamuk satışlarının listesini görmek için ‘Kütlü Pamuk İşlemleri’ seçeneğini
tıklayınız.
Liste işlem tarihine göre filtrelenebilir. İşlemler Üretim Birimi ya da İşlem Kimliği ile aranabilir.
Listenin çıktısı alınabilir veya liste excel programına aktarılabilir. Bazı işlem satırlarının
yanında ‘geri al’ seçeneği vardır. Bu fonksiyon kütlü pamuğun satışının açıklanmasından
sonra yalnızca ilk üç gün içerisinde aktiftir.‘Geri al’ seçeneğini tıklarsanız Balya Takip Sistemi
açılan bir pencereyle geri alma işleminin onaylanmasını ve sebep belirtilmesini ister.
Kütlü pamuk teslimatını geri alma işlemini onayladığınızda Balya Takip Sistemi, işlem
kaydının durumunu “geri alındı” olarak değiştirir ve Kütlü pamuk envanterinizde de buna
göre değişiklik yapar.
6.3.4. Envanterinizden kütlü pamuk kaldırma işlemi
‘Balya Envanteri’ kısmını kullanarak envanterinizden kütlü pamuk kaldırabilirsiniz.
13
BALYA
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
Üretilen kütlü pamuğun bir kısmı ya da tamamı çırçırlanmadan önce hasar gördüğü takdirde,
yani istisnai durumlarda bu işlemi gerçekleştirmeniz gerekebilir. Envanterinizdeki kütlü
pamuğun tamamını ya da bir kısmını kaldırabilirsiniz.
Elinizdeki kütlü pamuğun tamamını kaldırmak istiyorsanız ‘Tümü’ seçeneğini; yalnızca bir
kısmını kaldırmak istiyorsanız ‘Kaldırılacak Miktar’ seçeneğini işaretleyiniz.
‘Evet, bu kütlü pamuğu envanterimden kaldırmak istediğimden eminim’ cümlesinin önündeki
kutucuğu işaretleyiniz ve Tamam seçeneğini tıklayınız.
6.4
Balya Bildirme
Balyaların çırçır, pres ve işaretleme işlemleri (fiziksel olarak) bittiğinde ‘Balyaları Bildir’
seçeneğini tıklayınız.
Balya bildirimi CSV (Virgülle Ayrılmış Değerler) dosyası yüklenerek gerçekleştirilir. Bu,
14
BALYA
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
yapılandırılmış balya listesi vb liste tablosu şeklinde, veri depolamak üzere kullanılan bir
dosya formatıdır. CSV dosyaları Excel, not defteri, ya da özel bir CSV oluşturucusu /yazılım
ile oluşturulabilir veya değiştirilebilir. Bu kullanım kılavuzunda Excel ile nasıl CSV dosyası
oluşturulup düzenlenebileceği açıklanmaktadır.
Bilgisayar destekli bir envanter yönetim yazılımı kullanan Çırçırcılar gerekli veriyi yerel
sistemlerinden CSV dosyasına indirebilir ve bu CSV dosyasını Balya Takip sistemine
yükleyebilir. Envanter yönetim yazılımı olmayan çırçırcılar Excel ile CSV dosyaları
oluşturabilirler.
İpucu: Bu aşamada Better Cotton balyalarını sıradan pamuk balyalarından ayıran herhangi
bir şey bulunmadığından dolayı Better Cotton balyaları için ayrı bir depo alanına ihtiyacınız
vardır.
6.4.1. CSV dosyanızın hazırlanması
İpucu: bilgisayarınızın Bölge ve Dil ayarlarına göre Excel’de oluşturulan CSV dosyalarınızın
BTS tarafından okunabilmesi için bölge ayarlarını değiştirmeniz gerekebilir. Bölge
ayarlarınızı kontrol etmek / değiştirmek için yapmanız gerekenler:
Başlat menüsünden Denetim Masası, Bölge ve Dil Seçeneği
Ek ayarları tıklayın
Rakamlar sekmesinin altında:
o Ondalık simge için bir nokta girin
o Liste ayırıcı için bir virgül girin
Tarih sekmesinin altında:
o Kısa tarih formatı için gg-aa-yyyy girin
Nokta girin
Virgül girin
15
BALYA
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
‘gg-aa-yyyy’ girin
Aşağıdaki resim CSV dosyasının yapısını göstermektedir. Sütunların sırası değiştirilemez.
Hiç bir veri içermeseler bile sütunlar bulundukları yerde kalmalıdır. BTS, CSV dosyasını
okurken ilk satırı dikkate almayacaktır, bu sebeple ilk satır hiç bir veri içermemelidir ve
sütunların isimleri aşağıdaki gibi olmalıdır. Aşağıda da görüldüğü gibi veri ikinci satırdan
başlamalıdır. CSV dosyasında her satır bir balyaya tekabül eder. Bu eğitim kılavuzuyla
birlikte bir CSV dosyası şablonu çırçırcılara sağlanacaktır.
Not: Çin’de çırçırcılar balya numarası yerine aşağıda gösterildiği gibi barkod kullanmaktadır:
Not: Mali’de lot numarası CSV dosyasında verilmektedir.
Yükleyeceğiniz verinin Balya Takip Sistemi tarafından anlaşılır olması için CSV dosyanızdaki
veriler bir takım kurallara uygun düzenlenmelidir:
16
BALYA
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
Sütun
Açıklama
Yıl
Pamuğun üretildiği
geçirildiği mevsim
Çırçırcı kodu
BTS profilinizdeki ve balyalar ile
paketleme
listelerinde
bulunan
çırçırcı kodu.
Ya siz mevcut çırçırcı kodunuzu
BCI’a vermişsinizdir ya da BCI size
bir kod vermiştir.
Herhangi bir boşluk, noktalı virgül veya iki
nokta içermemelidir.
Lot Numarası
Balyalar ve paketleme listelerinde
bulunan lot numarası kodudur.
Herhangi bir boşluk, noktalı virgül veya iki
nokta içermemelidir.
Balya
numarası
Balyalar ve paketleme listelerinde
bulunan balya numarası kodudur.
Sadece rakam
Balya barkodu
(yalnızca Çin)
32 haneli balya barkodu
Excel’de,
hücreleri
metin
olarak
biçimlendirin: D sütunundaki hücreleri
seçin, sağ tıklayın ‘Hücreleri Biçimlendir‘
seçeneğini tıklayın, ‘Sayı’ bölümünde
‘metin’ i seçin ve ‘Tamam’ seçeneğini
tıklayın.
Ya da doğrudan envanter sisteminizden
CSV dosyasına aktarın.
Balya ağırlığı
Söz konusu balyanın net ağırlığı
Yalnızca
rakam
girin.
Ondalık
basamakları nokta (.) ile gösterin.
Durum
Balyanın durumunu gösterir –
‘envanter’ veya ‘satıldı’. Balya hala
envanterinizdeyse, yani satılmadıysa
‘envanter’
seçeneğini,
balyayı
sattıysanız
‘satıldı’
seçeneğini
işaretleyiniz.
Bu değerler İngilizce olmalıdır (‘inventory’:
‘envanter’, ‘sold’: ‘satıldı’.
Satış tarihi
Balyanın satıldığı tarihtir. Bir önceki
sütunda
balya
satıldı
olarak
gözüküyorsa satış tarihini girmek
mecburidir.
Tarih şu şekilde gösterilmelidir gg-aa-yyyy
Örnek: 31-05-2012
Tarihler için yukarıdaki bölge ayarlarına
bakınız.
Alıcının ismi
Bu sütun balyayı satın alanına ismini
içerir.
Ülke kodu
Bu sütun balya alıcısının ülke kodunu
içerir.
Gerekli biçim
ve
çırçırdan
YYYY-YY, örneğin 2012-13
Kod İngilizce ISO Ülke Kodları’na göre
düzenlenmiştir (2 harf).
Örneğin: ABD için: US, Çin için: CN,
Pakistan için: PK, Hindistan için: IN, Mali
için: ML, Tacikistan için TJ, Türkiye için
TR, Mozambik için: MZ, Avusturalya için:
AU vb.
17
BALYA
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
Bir excel dosyasını CSV dosyası olarak kaydetmek için, “farklı kaydet” ile kaydederken
kayıt türünü ‘virgülle ayrılmış’ olarak seçin.
Notdefteri ile de bir metin belgesinden CSV dosyası oluşturabilirsiniz.:
Metin belgenizi CSV dosyası olarak kaydetmek için yalnızca dosya isminden sonra.csv
uzantısını eklemeniz yeterlidir:
İpuçları:
CSV dosyanızın ismi sizin için anlam ifade eden herhangi bir isim olabilir, dosyanın CSV
dosyası olması BTS’nin okuyabilmesi için yeterlidir.
İsterseniz her lot için ayrı birer CSV dosyası hazırlayıp dosyayı lot numarasıyla
adlandırabilirsiniz ya da mevsim boyunca tek bir CSV dosyası kullanıp zamanla balyaları
dosyaya ekleyebilirsiniz.
6.4.2. Upload your CSV file to the BTS
Menü’de “CSV yükle” seçeneğine tıklayınız.
Aşağıdaki ekranı göreceksiniz:
Bilgisayarınızdaki CSV dosyasını seçmek için ‘Dosya seç’ butonunu tıklayın, dosyayı seçin
ve ‘tamam’ı tıklayın. Seçilen dosyanın yeri ekrandaki boşlukta gözükecektir. Seçili dosyayı
yüklemek için ‘yükle’yi tıklayın. Ekranın yenilenmesi ve yüklemenin sistem günlüklerinde
gözükmesi bir kaç dakika sürebilir– ekranını yenilemeyin. Yükleme yapmadan ekrandan
çıkmak için ‘İptal’I tıklayın.
18
BALYA
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
Yükleme işleminizin BTS tarafından görülüp görülmediğini kontrol etmek için ‘Sistem
Günlükleri’ni tıklayın.
Aşağıdaki ekranı göreceksiniz, en son yüklemeniz en üst sırada gözükmelidir:
Sistem günlükleri ekranı yükleme sonuçlarının özetini verir. Özet, başarılı bir şekilde
oluşturulan (veya oluşturulamayan) balya sayısıyla ilgili güvenilir veri ve istatistikleri gösterir.
Yükleme faaliyetiyle ve her bir balyanın durumuyla ilgili daha detaylı bilgi için ‘Raporu İndir’i
tıklayın.
Aşağıdaki resimde ‘Raporu İndir’de yüklenen excel dosyasın görebilirsiniz.
Sonuç sütunu aşağıdaki durumlardan birini gösterecektir:
Sonuç
Oluşturma:
Başarılı
Oluşturma:
Başarısız
Değişim:
Başarılı
Değişim:
Başarısız
Eylem yok
Açıklama
Balyanın başarılı bir şekilde balya envanterinize eklendiği anlamına gelir.
Balya’nın balya envanterinize ekleme işleminin başarısız olduğunu gösterir.
‘Sebep’ sütununa bakınız ve CSV dosyanızda gerekli değişikliği yapınız.
Envanterinizdeki bir balyanın durumunun başarılı bir şekilde değiştirildiği
anlamına gelir; yani durum ‘envanter’den ‘satıldı’ ya çevrilmiştir.
Envanterinizdeki bir balyanın durum değiştirme işleminin başarısız olduğu
anlamına gelir; yani balyanın durumu ‘envanter’ den ‘satıldı’ ya çevrilememiştir.
Nedenini öğrenmek için ‘Sebep’ sütunundaki açıklamayı okuyunuz ve CSV
dosyanızda gerekli değişikliği yapınız.
Balyayla ilgili hiç bir eylem yapılmamıştır, çünkü balya envanterinizdedir ve
balyayla ilgili bir değişiklik söz konusu değildir (yani ‘envanter’ den ‘satıldı’ ya
çevrilmemiştir).
Bir ya da birden fazla balyanın durumu ‘başarısız’ ise ‘sebep’ sütununda açıklaması verilir.
CSV dosyanızda açıklanan sebebi dikkate alarak gerekli değişiklikleri yapınız.
Aşağıda bazı olası hata mesajları ve bunların anlamları verilmiştir:
19
BALYA
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
Hatanın sebebi
Bu ne anlama gelir?
Ne yapmalısınız?
Ağırlık kapsam dışı.
E sütununda belirtilen balya
ağırlığı,
sizin
BCI’ı
bilgilendirdiğiniz üzere satmaya
yetkili olduğunuz ağırlıktan
fazladır ya da balya ağırlığınızı
belirlememişsinizdir.
Balya
ağırlığınızı
artırın,
değiştirin, ya da BCI’dan yetkili
olduğunuz balya ağırlığınızın
artırılmasını talep edin.
Çırçırcı kodu söz
çırçırcıya ait değil
konusu
B sütununda çırçırcı kodunuz
BCI’a bildirdiğiniz ya da BCI’ın
size bildirdiği gibi (Pakistan)
olmalıdır.
B sütununda çırçırcı kodunuzun
doğruluğunu kontrol edin.
Geçersiz/
yanlış
girilmiş tarih.
biçimde
G sütununda balyanın satış
tarihi yazılmamış ya da gerekli
biçimde yazılmamıştır.
Tüm satılan balyalar için satış
tarihi girdiğinizden emin olun ve
tarihleri gg-aa-yyyy şeklinde
girin
Balya yılı geçersiz
A sütununda sezonun yazılış
biçimi geçersizdir.
Sezonun 2013-14 veya 101314
şeklinde yazılması gerekir.
Balya numarası geçersiz
D sütunundaki balya numarası
geçersizdir. Balya numarası
yalnızca
rakamlardan
oluşmalıdır.
Balya numarasının sadece
rakamlardan oluşmasına dikkat
edin.
Çırçırcı envanterindeki miktar
yetersiz.
Daha fazla balya bildirmek için
yeterli kütlü pamuk envanteriniz
bulunmamaktadır.
Daha fazla balya bildirmeden
önce BCI çiftçilerinden aldığınız
daha
fazla
kütlü
pamuk
bildirmeniz gerekir.
Balya lot numarası geçersiz
C sütununda lot numarasının
yazılması
mecburidir
(Mali
hariç).
Lot numarası yazdığınızdan
emin olunuz. Lot numarası
herhangi bir biçimde yazılabilir.
İpucu: Bir sezonda birden fazla CSV dosyası kullanıyorsanız her birini farklı adlandırmanızı
ve ileride referans olabilmeleri için en azından çırçır sezonu bitene kadar bilgisayarınızda
kayıtlı şekide saklamanızı tavsiye ederiz.
NOT: fabrikanızda preslenen Better Cotton balyaları ve balyaların satışını gerçek zamanlı
olarak bildirmeniz önemlidir.
6.4.3. Balya kimliği ve izlenebilirlik
Balyaların bildirimi başarıyla gerçekleştikten sonra BTS şu şekilde bir balya kimliği oluşturur:
Ülke Kodu - Sezon – Çırçırcı Kodu - Lot Numarası - Balya Numarası, örneğin: MZ-2012135555-NB12/001-001. Oluşturulan balya kimlik numarasını yükleme raporunda veya balya
envanterinde görebilirsiniz.
BCI üyeleri bu balya kimlik numarasını aldıkları Better Cotton’un orijinalliğini doğrulamak için
kullanacaktır. Bu yüzden;
Şu bilgilerin balyalarda bulunması gerekir: menşei ülke, sezon (YYYY-YY), çırçırcı
kodu, lot numarası, balya numarası.
20
BALYA
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
Ayrıca müşterilerinize balya kimlik numaralarının bulunduğu bir liste sunmalısınız
(Balya envanterinden alınabilecek sonuç bildirimi).
NOT: Çin için balya kimlik numarası 32 haneli bir barkod olacaktır.
NOT: Mali için, balya kimlik numarası lot numarasını içermez, Ülke Kodu - Sezon – Çırçırcı
Kodu - Balya Numarasından oluşur.
6.5
Balya Envanteri
Balya envanteriniz BTS’de bildirdiğiniz tüm balyaların listesidir.
6.5.1. Balyaların satışını bildir
CSV yükleyerek
Balya satışı bildirmek için BTS’de hali hazırda bildirilmiş bulunan balyaları içeren
güncellenmiş bir CSV dosyası yükleyebilirsiniz. Bildirilen balyaları güncellemek için
durumlarını ‘satıldı’ olarak değiştirmek ve aşağıda gösterildiği gibi alıcı bilgilerini ve ülke
bilgilerini eklemek yeterlidir.
İpucu: Balyalarınızı vadeli sözleşme ile şimdiden sattıysanız balyaları CSV dosyasında
doğrudan ‘satıldı’ olarak bildirin, bu şekilde ileride balyaların durumunu güncellemeniz
gerekmeyecektir.
Doğrudan BTS’de bildirme
Satışı doğrudant BTS üzerinden de bildirebilirsiniz. ‘Balya Envanteri’ni ve ardından ‘Envanter
Yönet’i tıklayınız.
Balya envanteri sistemde bildirilen tüm balyaların sezonu, balya kimlik numarası, balyanın
bildirilme tarihi, lot numarası (Mali hariç), kalite parametrelerinin girilip girilmediği (bir sonraki
bölümde ele alınacak), konumu (envanter veya satıldı) ve mevcutsa alıcının bilgilerini
gösterir.
Envanterinizi yalnızca envanterde bulunan veya yalnızca satılmış balyaları gösterecek
şekilde filtreleyebilirsiniz.
Yıl bazında balyaların BTS’de bildirildiği tarihe göre de filtreleme yapılabilir.
Balya kimlik numaraları, lot numaraları ve alıcıları sistemde arayabilirsiniz.
21
BALYA
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
Sayfanın en altındaki link tıklanarak balya listesi basılabilir veya Excel’e aktarılabilir.
Bir balyanın satışını bildirmek için balyanın sağ tarafında ‘Satıldı olarak işaretle’yi tıklayın.
BTS, balyanın durumunu ‘satıldı’ olarak değiştirecektir. Sayfanın en altındaki linke tıklayarak
envanterinizdeki bütün balyaları ya da seçeceğiniz birden fazla balyayı “satıldı” olarak
işaretleyebilirsiniz
Balya kimlik numaralarını kontrol edin, alıcının ismini ve ülkesini girin.
Balyaları “satıldı” olarak işaretlemek istediğinize eminseniz ‘Tamam’ı tıklayın.
İpucu: Balyaları istediğinizde
düzenleyebilirsiniz.
envanterinize
geri
alabilir
ya
da
alıcının
ismini
6.5.2. Kalite parametrelerinin girilmesi
Balya envanterinde ‘Kalite Oluştur’u tıklayarak kalite parametreleri girebilirsiniz. Balya takip
sistemi aşağıdaki pencereyi açacaktır.
22
BALYA
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
6.5.3. Envanterden balya kaldırma
Envanterinizden bir balya kaldırdığınızda balyanın içindeki miktar kadar kütlü pamuk, kütlü
pamuk envanterinize geri gönderilmeyecektir. Bu nedenle bu işlevi yalnızca balya hasar
gördüğünde veya Better Cotton olarak satılamayacak duruma geldiğinde kullanınız. Balyayı
sattıysanız (sanal ortamda değil gerçekte sattıysanız) bu işlevi kullanmayınız.
‘Kaldır’ seçeneğini tıkladığınızda Balya Takip sistemi bir balyayı kaldırmak üzere olduğunuza
dair uyarı verir ve bir pencere açılır, balyayı envanterinizden kaldırmak istediğinizi
onaylamanız gerekir. Balyayı envanterinizden kaldırmak için bir gerekçe belirtmelisiniz.
Balyayı sıradan pamuk olarak sattıysanız ‘sıradan pamuk olarak satılmıştır’ şeklinde sebep
belirtiniz.
Balya kaldırıldıktan sonra balya envanterinizde gözükmeyecektir.
23
BALYA
6.6
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
Oturum Kapatma
Balya Takip Sistemi’nde oturumunuzu kapatmak için ‘oturumu kapat’ı tıklayınız.
24
BALYA
TAKİP
SİSTEMİ
-
ÇIRÇIRCI
KLAVUZU
Ek 1: Çıktı Beyanı Yaratın
Temmuz 1023’te uygulamaya konan yeni Better Cotton Güvenlik Zinciri Rehberi uyarınca,
satışını gerçekleştirdiğiniz Better Cotton pamuk tiftiğine ait bir Çıktı Beyanı bulunmalıdır.
Balya Takip Sistemi sözkonusu Çıktı Beyanı’nı yaratmanızda size yol gösterecektir.
‘Balya Envanteri ’ üzerine tıklayın. Ardından, ‘Envanteri Yönet ’üzerine tıklayın.
Çıktı Envanteri yaratmak istediğiniz balyalar için bir satış periodu seçin.
Çıktı Beyanı yaratmak istediğiniz balyalar için satın alıcıyı seçin (yalnızca satın alıcının
ismini yazın, ülkeyi yazmayın)
Büyütme fonksiyonunu tıklayın. BTS belirtilen zaman diliminde, seçilen alıcıya satışı
gerçekleşen tüm balyaları listeleyecektir. Sayfanın altındaki ‘Çıktı Beyanı’ üzerine tıklayın.
BTS Çıktı Beyanı’nı Excel formatında indirecektir (sadece İngilizce).
Çıktı Beyanı’nı bilgisayarınıza kaydederek çıktısını alabilir ya da müşterinize e-posta ile
gönderebilirsiniz.
25