e-Fatura ve e-Defter Uygulamaları PwC Türkiye

e-Fatura ve e-Defter Uygulamaları PwC Türkiye

www.pwc.com/tr
e-Fatura ve e-Defter
Uygulamaları
PwC Türkiye
Kasım 2013
Genel Bakış
PwC
06.11.2013
2
Nereden Geldik?
Planlar
Mevzuat ve uygulama
 2002 Acil Eylem Planı
(Vergide e-dönüşüm / e-beyanname)
 e-beyanname (2004 / GT 340)
 2003 – 2004 e-dönüşüm Türkiye Projesi
Kısa Dönem Eylem Planı
 2005 e-dönüşüm Projesi Eylem Planı
(e-fatura / e-defter hazırlık çalışmaları)
 2006 – 2010 Bilgi Toplumu Stratejisi Eylem
Planı
-
Toplam 111 eylem
-
64 no.lu eylem e-defter ve e-fatura
uygulaması
 2011 – 2013 Kayıt Dışı Ekonomiyle
Mücadele Stratejisi Eylem Planı
(Bazı sektörlerden başlamak üzere e-fatura /
e-defter kullanımının yaygınlaştırılması)
PwC
 Vatandaşlık / Vergi numarası
birleştirilmesi
 e-defter/e-fatura (2006 / GT 361)
 EFKS (2008 / Protokoller)
 e-fatura uygulaması (2010 / GT 397)
 e-defter (2011 / GT 1)
 e-defter/e-fatura zorunluluğu (2012 /
GT 421)
 e-arşiv tebliğ taslağı
06.11.2013
3
Şirketlerde Neler Değişecek?
• Organizasyon Yapısındaki Değişiklik
-
Muhasebe, vergi, satın alma vs bölümlerinin yeniden organize edilmesi
Süreçlere yönelik insan müdahalesinin azaltılması
Süreçlerin daha etkin kontrol edilebilmesi
• Dışarıyla Olan İlişkilerde Değişiklik
-
e – fatura uygulamaları için müşteri ve tedarikçilerle anlaşılması
Alıcı ve satıcılarla olan sözleşmelerin gözden geçirilmesi
Siparişten ödemeye kadar ilişkilerin ve uygulamaların gözden geçirilmesi
• İşlemler ve İş Süreçlerindeki Değişiklikler
-
Alış ve satış süreçlerine taraf olanlar, sürece konu mal ve hizmetler ve sürecin
gerektirdiği belgeler itibariyle değişiklikler
Şirket içi onay, e-mühür ve berat prosedürleri
• Şirketin Kullandığı Teknolojideki Değişiklikler
-
Elektronik mühüre geçilecek. XML, FTP, http(s), AS2, elektronik sertifika vs sistemler
kullanılacak.
• Muhasebe ve Belge Düzeni Alışkanlıklarındaki Değişiklikler
PwC
06.11.2013
Slide 4
Otoritenin Beklentileri
Etkin
• Elektronik denetim için uygun altyapı
• Uygunluk ve mantık testleri (self-audit)
• Uzaktan denetim
denetim
• Uluslararası ortak denetim
• Denetimde ortak bir format ve standart
HEDEF ELEKTRONİK DENETİM
“Defterler, faturalar, veri analizleri elektronik. Birkaç yıl sonra denetimi de
elektronik yapacağız. Vergi denetim birimlerine bilgisayar, elektrikelektronik, fizik, kimya, matematik gibi bölümlerden mezun kişileri almaya
başlıyoruz.”
Maliye Bakanı 7 Mayıs 2013
PwC
06.11.2013
5
Zorunluluk Kapsamına Alınan
Firmalar ve Süreler
PwC
6
Elektronik Defter ve Elektronik Fatura
Zorunluluğu Getirilen Mükellef Grupları:
Aşağıda sayılan mükellef gruplarına elektronik defter tutma ve
elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilmiştir.
• Madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında
mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon
TL brüt satış hasılatına sahip olanlar,
• Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları
(tütün mamulleri, alkollü içecekler ve kolalı gazozlar) imal, inşa veya
ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan
mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt
satış hasılatına sahip olanlar
PwC
7
e-Fatura ve e-Deftere Geçiş Süresi:
Zorunluluk kapsamına giren mükelleflerin aşağıda belirtilen süreler
içerisinde e-fatura ve e-defter uygulamalarına geçmeleri zorunludur
a) Elektronik fatura uygulamasına 2013 takvim yılı (1/9/2013 tarihi
itibariyle Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvurulması gerekmektedir.)
b) Elektronik defter uygulamasına ise 2014 takvim yılı (Elektronik
defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 1/9/2014 tarihi
itibariyle elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış
olmaları gerekmektedir.)
PwC
8
E-Fatura
PwC
9
E-Fatura uygulaması (397 sayılı tebliğ sonrası)
E-Fatura Uygulaması Nedir?
• Başkanlıkça belirlenen standartlara uygun mesajların, taraflar arasında güvenli bir
şekilde aktarılması olanağı sunan uygulamanın genel adıdır.
• E-Fatura uygulaması, bünyesinde E-Fatura gönderme ve/veya alma işlemlerini
yapmak üzere her bir kullanıcıya ait kullanıcı hesabı barındıracak olup, bu hesap aracılığı
ile kullanılabilecek fonksiyonlar, ilgili hesabın ve kullanıcının niteliğine göre
şekillenecektir.
Alıcı ve satıcı
sisteme kayıtlı
olmalıdır
PwC
Firma bazı müşterilerine
kağıt bazı müşterilerine efatura kesebilir.
10
e-Fatura Uygulaması –
Kayıtlı Kullanıcılar ve Diğer Mükellefler
E-fatura
Uygulamasına
Kayıtlı Mükellefler
Firma 1
E-fatura
Firma 2
E-fatura Uygulamasına
Kayıtlı Olmayan
Mükellefler
Kağıt fatura
Firma 5
E-fatura
GİB
E-fatura
Kağıt
fatura
E-fatura
Kağıt fatura
Firma 3
PwC
Kağıt
fatura
Firma 4
Firma 7
Firma 6
Kağıt
fatura
Kağıt
fatura
Firma 8
11
E-Fatura uygulaması
E-Fatura Portalı Aracılığı ile Kullanım
• Bilgi işlem sistemlerinin entegre edilmesi sureti ile E-Fatura uygulamasını kullanma
konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan
yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen E-Fatura portalı aracılığı ile ara
yüzlerin kullanılarak E-Fatura gönderilmesi.
Bilgi İşlem Sistemlerinin Entegre Edilmesi Yoluyla Kullanım
• Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcıların, gerekli entegrasyonu sağlamaları
koşulu ile E-Fatura uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri
aracılığı ile kullanmaları mümkündür.
Özel Entegratör Firmalar Aracılığı ile Kullanım
• Mükellefler, elektronik fatura gönderme ve alma işlemlerini teknik yeterliliğe sahip,
Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemi vasıtasıyla da
gerçekleştirebilirler.
PwC
12
Bilgi işlem sistemlerinin entegre edilmesi yoluyla
kullanım
• E-Fatura uygulamasının taraflar arasında
kullanımı
tamamı
ile
uygun yazılım
entegrasyonlarının
oluşturulması
ile
gerçekleştirilmektedir.
• Bu şekilde oluşturulacak çözümler, işletmelerin
kendi bünyelerinde yer alan ERP (Enterprise
Resource Planning) çözümlerinin uyarlanması
şeklinde olabileceği gibi bu konuda geliştirilecek
bazı özel yazılım çözümlerinin de geliştirilmesi
mümkündür.
PwC
13
Bilgi işlem sistemlerinin entegre edilmesi yoluyla
kullanım
E-Faturayı ve sistem yanıtını;
E-Faturayı ve Uygulama yanıtını;
Oluşturur + Mali mühür basar +
Saklar + Veri kurallarına
uygunluğunu denetler
Alır + Mali mühür denetler + Veri
kurallarına uygunluğunu + Saklar +
İletir
Merkezden gelen uygulama
yanıtını ve sistem yanıtını
Merkezden gelen uygulama yanıtını
ve sistem yanıtını
Alır + Denetler + İşler + Saklar
Alır + Denetler+ İşler + Saklar
Merkez Üzerinden Gelen EFaturayı ve sistem yanıtını;
Alır + Veri kurallarına uygunluğunu
denetler + İşler + İlgili adrese iletir +
sistem yanıtı oluşturur ve iletir
Kendisine Gelen Sistem yanıtını:
Alır + Denetler + İşler + İletir
Kaynak: efatura.gov.tr (UBL Kılavuz)
PwC
14
E-Fatura portalı aracılığı ile kullanım
PwC
15
E-Fatura portalı aracılığı ile kullanım
•
Yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini
sağlamak amacıyla geliştirilen ve E-Fatura uygulamasına ait temel fonksiyonları
bünyesinde barındıran bir web uygulamasıdır.
PwC
16
E-Fatura portalı aracılığı ile kullanım
PwC
17
Özel Entegratör Firmalar Aracılığı ile Kullanım
• Elektronik fatura gönderme ve alma işlemleri teknik yeterliliğe sahip, özel
entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemi vasıtasıyla da
gerçekleştirilebilir.
• Özel entegrasyon izni almak isteyenler, e-Fatura Uygulamasına başvuru için
gerekli belgelerin yanında özel entegrasyon talebini içeren bir dilekçe ve
ekinde Özel Entegrasyon Bilgi İşlem Sistem Raporu (BS) ile başvuru
yapacaklardır.
• Elektronik fatura gönderip alma işleminin özel entegrasyon izni alanlara ait
bilgi işlem sistemi vasıtasıyla gerçekleştirilmesi, muhafaza ve ibraz
ödevlerini ortadan kaldırmaz.
• Elektronik fatura gönderip alma işleminde kullanılan bilgi işlem sistemi
yazılım ve donanım alt yapısının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve
Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde bulunması
zorunludur.
PwC
18
Özel Entegratör Firmalar Aracılığı ile Kullanım
PwC
19
E-Fatura uygulaması (Temel senaryo)
• Temel Fatura Senaryosu: Faturanın alıcısına kayıtlı ve güvenli bir biçimde ulaştırılması
ile işlemin tamamlandığı varsayılmakla birlikte alıcılar fatura ile ilgili itirazlarını harici
yollarla gerçekleştirebileceklerdir.
Alıcı
Faturayı alır
PwC
Satıcı
E-Fatura
Faturayı oluşturur
ve gönderir
20
E-Fatura uygulaması (Ticari fatura senaryosu)
• Ticari Fatura Senaryosu: Bu senaryo, yapılacak mal ve hizmet satışları
dolayısıyla fatura düzenlenmesi, söz konusu faturaların kabul edilmesi veya
reddedilmesi ile düzeltme işlemleri için uygulama yanıtı düzenlenmesine
ilişkin iş akışları ve rolleri açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.
• Belirlenen sistem ile:
− Kabul talebiyle gönderilen E-Fatura uygulama yanıtı düzenlenerek kabul
edilebilir.
− Alıcıya gönderilen E-Fatura alıcı tarafından reddedilebilir.
− Faturaya konu malların tümünün ya da belli kalemlerinin iadesi halinde
iade faturası düzenlenmesi gerekebilir.
PwC
21
E-Fatura uygulaması (Faturanın kabul edilmesi)
Alıcı
Faturayı alır ve işler
Fatura kabul edilir
PwC
Satıcı
E-Fatura
Faturayı oluşturur
ve gönderir
Uygulama
yanıtı
Uygulama yanıtı
alınır ve fatura ile
eşlenerek kayıtlara
alınır
22
Sorumluluk ve Cezalar
PwC
23
Yükümlülük ve Cezalar
E-fatura ve e-deftere iliksin olarak getirilen zorunluluklara uymayanlar hakkında
VUK’nda öngörülen cezalar uygulanır.
Eylem
Sonuç
Yaptırım
Zorunlu olmasına rağmen
e-fatura düzenlenmeyip
kâğıt fatura düzenlenmesi
Fatura hiç
düzenlenmemiş
sayılır
Tutarın % 10’u kadar özel usulsüzlük
cezası (Yıllık sınır 94.000 lira)
Zorunlu olmasına rağmen
e-fatura alınmayıp kâğıt
fatura alınması
Zorunlu olmasına rağmen
e-defter tutulmaması
PwC
Fatura hiç
alınmamış sayılır
Tutarın % 10’u kadar özel usulsüzlük
cezası (yıllık sınır 94.000 lira
KDV indiriminin reddi (?)
Gider reddi (?)
Defter hiç
tutulmamış sayılır
Re’sen takdir nedeni
İki kat I. Derece usulsüzlük cezası
KDV indiriminin reddi (?)
24
Yaklaşımımız
PwC
25
31 Aralık 2013’e kadar Yapılması Gerekenler
Yaptığınız başvuru doğrultusunda ;
• Testlerin tamamlanarak entegrasyonun sağlanması
Veya
• Özel Entegrasyon için servis sağlayıcı ile anlaşılarak sisteme
geçişin tamamlanması
Yasal Zorunluluk
PwC Business School Seminer
PwC
Firmanız Süreçleri ve
Saha Uygulaması
25.04.2013
26
Firmanızın Yaklaşımı
Projenin Kapsamı
• Print yerine e-invoice
• Ticari fatura senaryosunun kapsamı
• E-fatura baz alınarak kayıtların otomatik atılması
• Bu kayıtlar kullanılarak defterin otomatik oluşması
• İlgili ba-bs formalarının otomatik oluşması
• KDV iade çalışmaları için listelerin otomatik oluşturulması
PwC
27
Firmanızın Yaklaşımı
Firmanızın Prosedürleri/İstekleri
• Gelen faturaların kabul süreci (ürün, kıymet, tedarikçi bazında v.b
onay mekanizması)
• Kesilen faturaların onay ve gönderim süreci –takibi (ürün, kıymet,
tedarikçi bazında v.b onay mekanizması)
• Birden fazla lokasyondan fatura kesimi
• Server (sunucunun) yurt-içi yurt-dışı olması
PwC
28
e-Defter Uygulaması
PwC
29
e-Defter Uygulaması
Mevzuat:
Firmaların 2014 yılında e-defter’i kullanmaya başlaması gerekiyor.
Beklenen Değişiklik:
Firmalar 2014 yılında başvurmalı ve 2015 Ocak ayında uygulamayı
kullanmaya başlamalıdır.
PwC Business School Seminer
PwC
25.04.2013
30
e-Defter Uygulaması
Kaynak: edefter.gov.tr (Kılavuz)
PwC
31
e-Defter İçin Firmanızın Yapması Gereken
Hazırlık
Yevmiye
Defteri
e-Defter
1 Girişi Yapan Kişi
2 Kayıt Tarihi
3 Kayıt Tanıtıcısı
4 Kayıt Açıklaması
5 Toplam Borç
6 Toplam Alacak
7 Yevmiye Madde Numarası
8 Kayıt Detayı
8.1 Satır Numarası
8.2 Yevmiye Madde Numarası
8.3 Hesap Tanımlaması
8.3.1 Ana Hesap Numarası
8.3.2 Ana Hesap Tanımlaması
8.3.3 Alt Hesap Bilgisi
8.3.3.1 Alt Hesap Tanımı
8.3.3.2 Alt Hesap
8.4 Parasal Tutar
8.5 Borç/Alacak Tanımlayıcısı
8.6 Yevmiye Tarihi
8.7 Belge Tipi
8.8 Tipi Tanımlaması
8.9 Belge Numarası
8.10 Belge Referansı
8.11 Belge Tarihi
8.12 Ödeme Yöntemi
8.13 Açıklama
PwC Business School Seminer
PwC
Kağıt Defter
1) Madde sıra numarası,
2) Tarih,
3) Borçlu hesap,
4) Alacaklı hesap,
5) Tutar,
6) Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa
tarihleri ve sayıları.
25.04.2013
32
Beklenilen Gelişmeler
• Mevzuat düzeltmeleri veya ek
düzenlemeler
• Sistemin yaygınlaştırılmasına devam
• e-arşiv
• e-irsaliye
• e-ödeme uygulaması
PwC
33