Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İç Kontrol Sorgu Formu

Transkript

İÇ KONTROL SORGU VE TESPİT FORMU
Sıra Rf. Std.
No
No
SORULAR
Evet Hayır
Mevcut Durum/Açıklama
KONTROL ORTAMI
S1
1
1.1
Etik Değerler ve Dürüstlük
Belirlenmiş iç kontrol uygulamaları var mı?
2
Yönetici ve çalışanlar iç kontrol sistemi konusunda
bilgilendirildi mi?
3
Yönetici ve çalışanlar iç kontrol konusuna önem
vermekte midir?
4
1.3
İdarede yazılı etik kurallar var mı?
5
Çalışanlar etik değerlere aykırı tavırların sonuçları
hakkında bilgilendirildi mi?
6
Çalışanların etik değerlere ilişkin bilinç düzeyini
değerlendiren bir çalışma yapıldı mı?
7
Dürüstlük ve etik değerler açısından örnek davranışlar
sergileyen personel, çeşitli ödüllendirme
mekanizmalarıyla teşvik edilerek kurumda etik değerlerin
yüceltilmesine çalışılıyor mu?
8
İdari yönetim dürüstlük ve ahlaki değerlerle ilgili olarak
beklentilerini düzenli olarak iletmekte midir?
1.5
Uygunsuz davranışlarda bulunan kişiler hakkında,
makam ya da statüsüne bakılmaksızın gerekli işlem
yapılmış mıdır?
BİRİMİNİZİN
ÖNERİ VE
YORUMLARI
9
Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İç Denetim Birimi Başkanlığı
Sayfa 1 / 13
S2
10
2.1
Misyon,organizasyon yapısı ve görevler
Yazılı bir misyon belirlenmiş midir?
11
Misyon birden fazla mı belirlenmiştir?
12
Birimin misyonu çalışanlara bildirilmiş midir?
13
2.2
Birimde yürütülecek görevler tanımlanmış ve duyurulmuş
mudur?
14
Birimin işlem ve faaliyetleri ile ilgili prosedür, iş akış
şemaları ve süreçleri belirlenmiş mi?
15
Prosedür ve süreçler belirli dönemlerde güncelleniyor
mu?
16
2.3
Belirlenen görev, yetki ve sorumlulukların güncelliğini
sağlayacak yöntem oluşturulmuş mu?
Birimde personelin görevlerini ve sorumluluklarını belirten
görev dağılım çizelgesi var mıdır ve ilgili personele
bildirilmiş midir?
17
18
2.4
Birimin teşkilat şeması var mıdır?
19
2.6
Birim faaliyetlerinin yerine getirilmesinde hassas görevler
ve bunlara ilişkin tanımlanmış prosedürler var mıdır?
Hassas görevler beş seneden fazla süredir aynı kişiler
tarafından mı yapılıyor?
20
21
2.7
İdareciler tarafından verilen görevin sonuçlarının takibine
ilişkin prosedürler var mıdır?
Sayfa 2 / 13
BİRİMİNİZİN ÖNERİ
VE YORUMLARI
S3
Personelin yeterliliği ve performansı
22
3.2
Çalışanlar, işin gerektirdiği eğitimleri almışlar mıdır?
23
3.3
Kurum faaliyetlerinin yerine getirilmesine ilişkin olarak
uygun iş tanımları var mıdır?
İş tanımlarında, işin yürütülmesi için gerekli bilgi, tecrübe
ve eğitim gibi nitelikler objektif olarak belirlenmiş midir?
24
25
3.4
Çalışanların terfilerinde belirlenmiş performans ölçütleri
var mıdır?
26
27
3.5
3.6
Personelin yeterliliği ölçülüyor mu?
Personel yeterliliğini değerlendirme ölçütleri belirlendi
mi?
30
31
Personele yönelik yıllık eğitim planı var mı?
İşe yeni başlayan personele özellikle yetki ve
sorumlulukları hakkında gerekli bilgilendirmeler
yapılmakta mıdır ve eğitimler verilmekte midir?
28
29
Liyakate uygun çalışmayı sağlamak için gerekenler
yapılıyor mu? (Boş kadroların ilan edilmesi vb gibi)
3.7
Düşük performanslı personelin performansının
artırılmasına yönelik çalışmalar yapılmakta mıdır?
Sayfa 3 / 13
32
Yüksek performans gösteren çalışanlar ödüllendirilmekte
midir?
33
Personel ayrılışlarının nedenleri araştırılmakta mıdır?
34
3.8
Oryantasyon, eğitim, değerlendirme, terfi ve disiplin
konularında politika ve prosedürler var mı?
Personelin görev yükünün dengeli dağıtılması için
çalışma yapılıyor mu?
36
İşe başlayan personelin (ara veren veya birimde ilk kez
çalışmaya başlayan) uyumunu sağlamak için
düzenlemeler var mı?
VE YORUMLARI
35
S4
Yetki Devri
37
4.1
İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirleniyor
mu ve personele duyuruluyor mu?
38
4.2
Yetki devri yapılıyor mu?
39
40
Yetki devri açık şekilde ve yazılı olarak yapılıyor mu?
4.3
Yetki devri işlemi devredilen yetkinin önemi ile uyumlu
mudur?
Sayfa 4 / 13
VE YORUMLARI
RİSK DEĞERLENDİRME
S5
41
5.1
Planlarınız risk değerlendirmelerinize mi dayanıyor?
Stratejik plan çalışmalarına personelin katılımı sağlanmış
mıdır?
42
43
Planlama ve Programlama
5.3
44
Gerçekçi bir bütçe hazırlanmış ve sonuçları gözlenmiş
midir? Gerektiğinde düzeltici faaliyet yapılmış mıdır?
Bütçe hazırlanırken stratejik plan dikkate alındı mı?
45
5.4
Birim faaliyetleri stratejik planda belirlenen amaç ve
hedefler ile mevzuat dikkate alınarak mı yapılıyor?
46
5.6
Birim hedeflerinin belirlenmesinde bilimsel modeller,
veriler ve gerçekçi varsayımlar dikkate alınıyor mu?
47
Hedefleri ölçme kıstasları belirlendi mi?
48
Hedefleri ölçmek için bir süreç oluşturuldu mu?
Sayfa 5 / 13
VE YORUMLARI
S6
49
6.1
Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi
Biriminizin stratejik planda belirlenen amaç ve
hedeflerine yönelik risklerini belirlediniz mi?
50
İdarenin hedef ve planları üzerinde dâhili risk faktörlerinin
(yeni personel, yeni bilgi sistemleri, yönetimin
sorumluluğundaki değişiklikler, yeni ya da değişen
uygulamalar vb.) etkisinin belirlendiği ve dikkate alındığı
bir süreç var mıdır?
51
İdarenin hedef ve planları üzerinde harici risk faktörlerinin
(ekonomik değişiklikler, halkın ihtiyaç ve beklentilerindeki
değişiklikler, yeni ya da değiştirilen yasal bir düzenleme,
teknolojik gelişmeler vb.) etkilerini tanımlayan ve dikkate
alan bir süreç var mıdır?
52
Biriminiz için risk değerlendirmesi (risklerin
tanımlanması, analiz edilmesi ve önlenmesi) yaptınız mı?
53
İhtiyaç duyulduğunda birim dışı harici danışmanlardan
destek alınıyor mu?
54
6.2
Risklerin meydana gelme olasılığı ve potansiyel etkisi en
az yılda bir kez değerlendirilmiş midir?
55
6.3
Risk yönetimi kavramı, yönetim ve personel tarafından
yeterli düzeyde anlaşılmış mı?
56
Riskleri önlemek için eylem planı oluşturuldu mu?
57
Riskler kabul edilebilir ya da müdahale edilmesi
gerekenler şeklinde sınıflandırılmış mıdır?
Sayfa 6 / 13
Riskler belirlenirken ve analiz edilirken personelden
destek alındı mı?
59
Risk yönetimi, faaliyetlerinin planlanması, uygulanması
ve kontrolü süreç ve prosedürlerine gerekli şekilde
entegre edilmiş mi?
VE YORUMLARI
58
KONTROL FAALİYETLERİ
S7
Kontrol stratejileri ve yöntemleri
60
7.1
Biriminizin Stratejik Planda belirtilen stratejik amaç ve
hedeflerinin gerçekleştirilmesini engelleyecek veya
zorlaştıracak risklerin etkisini azaltmaya yönelik kontrol
faaliyetleri var mı? (Örnek Yöntemler: düzenli gözden
geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma,
onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz
etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.)
61
7.2
Bu kontroller işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve
işlem sonrası kontrolleri kapsıyor mu?
62
7.3
Biriminize ait taşınır ve taşınmaz varlıklar kayıt altında
mı?
Bu varlıkların kaydi ve fiili karşılaştırmalı kontrolleri
yapılıyor mu?
VE YORUMLARI
63
Sayfa 7 / 13
S8
Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi
8.1
Biriminizce personel ve hizmet alanlara yönelik faaliyet
ve işlemlerin nasıl yapılacağına ilişkin belirlenmiş
prosedürler mevcut mu?
65
8.2
Varsa belirlenmiş yazılı prosedürler, faaliyet ve işlemlerin
başlamasından sona ermesine kadar ki tüm aşamaları
kapsıyor mu?
66
8.3
Belirlenmiş prosedürler ve ilgili dokümanların yazılı,
güncel, mevzuata uygun ve personel tarafından
ulaşılabilir olması sağlanıyor mu?
VE YORUMLARI
64
S9
Görevler ayrılığı
9.1
Biriminizin her faaliyet veya mali karar ve işleminin
onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü
görevleri farklı kişilere verilmiş mi?
68
9.2
Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı
ilkesinin tam olarak uygulanamadığı durumda alternatif
kontrol önlemleri var mı?
VE YORUMLARI
67
S10
69
10.1
Hiyerarşik kontroller
Kontrol önlemleri uygulanırken hiyerarşik yapı dikkate
alınıyor mu? (örneğin üst amirin bir astının yaptığı işlemi
kontrol etmesi gibi)
Sayfa 8 / 13
10.2
VE YORUMLARI
70
Yerine getirilen faaliyet ve işlemlerin belirlenmiş
prosedürlere aykırılığı tespit edildiğinde hiyerarşik amirler
tarafından hataların düzeltilmesi veya aykırılıkların
giderilmesi için gereken yapılıyor mu?
S11
71
11.1
11.2
Gerekli hallerde mevzuata ve prosedürlere uygun olarak
vekil personel görevlendiriliyor mu?
11.3
Herhangi bir sebeple görevinden ayrılan personelin, iş
veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren
bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen
personele vermesi şeklinde bir uygulamanız var mı?
VE YORUMLARI
74
Biriminizin görevli olduğu faaliyetlerin sürekliliğini
sağlayacak sayıda ve nitelikte personel mevcut mu?
Sürekliliğin sağlanamadığı hallerle ilgili belirlenmiş
kontrol önlemleri var mı?
72
73
Faaliyetlerin sürekliliği
S12
75
12.1
Bilgi sistemleri kontrolleri
Bilgi sistemlerinin (e-bütçe uygulaması, say2000i,
evraksis, istatistikî bilgiler ile ilgili veritabanı vs.)
sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak yazılı
prosedürler var mı?
Sayfa 9 / 13
76
12.2
Bilgi sistemleri ile ilgili işlemler ve yetkilendirmelerle ilgili
77
Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ve bunlara erişim
konusunda yetki sınırlandırması var mı?
78
Hata ve suiistimallerin tespit edilmesi, önlenmesi ve
düzeltilmesini sağlayan bir mekanizma var mı?
12.3
Bilgi sistemlerinin yedeklenmesi ve muhafaza edilmesine
yönelik önlemler var mı?
VE YORUMLARI
79
BİLGİ VE İLETİŞİM
S13
80
13.1
Bilgi ve iletişim
Biriminizde, yatay (aynı düzeydekiler) ve dikey (ast ve
üstler arasında), iç iletişim ile dış iletişimin nasıl olacağını
belirleyen prosedürler var mı?
81
Verilmiş olan bir talimatın akıbeti hakkında, bilhassa
istenmeden yönetimi bilgilendirici bir mekanizma var mı?
82
Personelin, birimin işlem ve faaliyetleri ile ilgili önerilerini
yönetime iletebilecekleri bir mekanizma var mı?
83
Birim personeli öncelikli sorunlar konusunda
bilgilendiriliyor mu?
84
13.2
Yöneticiler ve personelin, görevlerini yerine
getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında
ulaşabilmesini sağlayan bir sistem var mı?
Sayfa 10 / 13
85
13.3
Hizmet alanlar ve personel ile paylaşılan bilgilerin
doğruluk, güvenilirlik ve güncelliği sağlanabiliyor mu?
Hizmet alanları etkileyen istatistiki bilgilerin doğruluğu,
güvenilirliği ve şeffaflığı sağlanabiliyor mu?
86
87
13.4
Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve
bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer
bilgilere zamanında erişebilme imkânına sahipler mi?
88
13.5
Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları
üretebilecek, karşılaştırma ve analiz yapma imkânı
sunacak bir mekanizma var mı?
89
13.6
Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları
çerçevesinde beklentilerini, görev ve sorumlulukları
kapsamında, personele bildirmişler midir?
13.7
Biriminizin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin
değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerine
imkân veriyor mu? (örn. ilan panosu, öneri kutusu,
bilgilendirme toplantıları gibi)
VE YORUMLARI
90
S14
Raporlama
91
14.1
Her yıl biriminizin amaçları, hedefleri, stratejileri,
varlıkları, yükümlülükleri ve performans programları
kamuoyuna açıklanıyor mu?
92
14.2
Biriminiz bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları,
ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetleri
kamuoyuna açıklanıyor mu?
93
14.3
Biriminizin yıl içerisindeki faaliyetlerinin sonuçları ve
değerlendirmeler faaliyet raporunda gösteriliyor mu?
94
14.4
Biriminizde yapılan işlem ve faaliyetlerin izlenmesi
amacıyla yatay ve dikey raporlama ve bilgi akışına
yönelik olarak yazılı prosedürler belirlenmiş mi?
Sayfa 11 / 13
VE YORUMLARI
S15
Kayıt ve dosyalama sistemi
95
15.1
Biriminizde yazılı veya elektronik ortamdakiler dâhil gelen
ve giden her türlü evrak kayıt altına alınıyor mu?
96
15.2
Kayıt ve dosyalama sistemi biriminizde yapılan tüm işlem
ve faaliyetleri kapsıyor mu?
Kayıt ve dosyalama sisteminde ihtiyaç olan bilgi ve
belgelere personelin ve yöneticilerin ulaşımı kolay mı?
97
15.3
Yazılı veya elektronik ortamdaki yazışmalarda personele
ve diğer kişilere ait özel bilgilerin gizliliğine dikkat ediliyor
mu?
99
15.4
Biriminizde kayıt, yazışma dosyalama ve arşiv
işlemlerine ilişkin düzenleme var mı?
100
15.6
Biriminizde belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve
dokümantasyon sistemi oluşturulmuş mu?
VE YORUMLARI
98
S16
101
16.1
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi
Personelin veya hizmet alanların bir hata, usulsüzlük
veya yolsuzluğa rastladıklarında, bu durumu hangi
mercilere nasıl ileteceklerine yönelik belirlenmiş yazılı
Sayfa 12 / 13
16.2
Hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yöneticiler
tarafından gerekli işlemler yapılıyor mu?
103
16.3
Hata, usulsüzlük ve yolsuzluğu bildiren personelin
kimliğinin gizliliği veya kendisinin güvenliği ile ilgili gerekli
tedbirler alınıyor mu?
VE YORUMLARI
102
İZLEME
S17
İç kontolün değerlendirilmesi
17.2
İç kontrol uygulamalarının izlenmesi ve
değerlendirilmesini kapsayan bir süreç var mı?
105
17.4
Birim personeli veya hizmet alanlardan iç kontrol
sisteminin işleyişi ile ilgili gelen talep ve şikayetler
değerlendiriliyor mu?
VE YORUMLARI
104
Sayfa 13 / 13

Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İç Kontrol Sorgu Formu

Transkript

Benzer belgeler

CORS: Müzik Öneri Sistemi

26 Haziran 2003 - KAHVE MOLASI

Facebook paylaşım detaylarını kişiselleştirme

Kronik Bakteriyel Olmayan Osteomiyelit /Osteit (veya CRMO)

Kataloğu Görüntüle

sağlık giderlerinizi geri alabilirsiniz

devlet memurluğu mevzuatı ġçerġk kontrol lġstesġ

VX-4500/4600 Series Spec Sheet

Bu PDF dosyasını indir - Gazi Üniversitesi Fen Bilimleri Dergisi Part

Sdfsf dfgfd g dfgdfg jjjjjjjjjjjj n j j g gh gh g gh ghj g j g g jg