Yeni Kayıt SORUMLULAR İşlev İşlev A şam a Ordu Üniversitesi

Yeni Kayıt
İşlev
İşlev
Ordu Üniversitesi Rektörlüğünden gelen yazının
evrak kaydının yapılması
Müdürlük
Müdürün öğrenci işleri ve Bölüm başanlığına
yazıyı sevki
Müdürlük
Kayıt görev sorumlularının belilenmesi
Müdürlük
Kayıt İçin Gelen Adayların Evrakları
tamamlanması için yönlendirme yapılması
Öğrencinin; Katkı Payı yatırdı belgesi (dekont) u
görevliye teslimi
Öğrencinin; Tamamlaması gereken belgelerin
kontrolünün öğrenci işleri tarafından incelemesi;
Hayır
SORUMLULAR
Öğrencinin kayıt belgeleri tamam mı ?
Kayıt Görevlileri
Öğrenci
Kayıt Görevlileri
Kayıt Görevlileri
Evet
Öğrenciye ait bilgilerin ÖBİS ortamına girilir.Öğrenci
İşleri tarafından;öğrenciye öğrenci kimlik kartı,
öğrenci belgesi, yabancı dil muafiyet sınav formu
verilir.
Aşama
Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na yeni kayıt olanların
listesi gönderilir
Öğrenci İşleri Birimi
Öğrenci İşleri Birimi
Transkript Belgesi Düzenleme
İşlev
İşlev
Öğrencinin Talebi
Hayır
SORUMLULAR
Öğrenci
Talebin değerlendirilmesi, kayda alınması
Öğrenci İşleri
Talep Yerinde mi?
Öğrenci İşleri
Evet
Belge hazırlanır
Belgenin İmzalanması
Aşama
İlgiliye Sunulması
Öğrenci İşleri
Yüksekokul Sekreteri
Öğrenci İşleri
STAJ İŞLEMLERİ
İşlev
SORUMLULAR
İşlev
Yönetim Kurulu
Staj Komisyonun
Görevlendirilmesi
Stajyer Öğrencilerin
Belirlenmesi
Staj işyeri şartlarının
belirlenmesi
Öğrencilerin Staj Yapacakları İşyerleri İle
Görüşmesi
Staj Komisyonun Görüşü Uygun
mu?
Bölüm Staj Komisyonu
Öğrenci
Bölüm Staj Komisyonu
Hayır
Evet
Öğrencinin İş Kazası ve Meslek Hastalığı Sigortasının
yapılması, Staj Defterinin teslimi
Öğrencinin staja başlaması staj defterini işlemesi
Yüksekokul Müdürlüğün Öğrenci İşleri Bürosuna
teslim etmesi
Staj komisyonuna sevki
Hayır
Öğrenciye Stajının
Başarısız sayıldığı ve bir
sonraki dönemde
stajını tekrarlaması
gerektiğini yazılı olarak
bildirilmesi
Stajı Uygun mu?
Öğrenci
Öğrenci İşleri Bürosu
Bölüm Staj Komisyonu
evet
Staj notlarının liste halinde öğrenci işleri bürosuna
teslimi
Staj notlarının İşlenmek üzere Öğrenci İşleri Daire
Başkanlığına iletilmesi
Aşama
Öğrenci İşleri Bürosu
Bölüm Staj Komisyonu
Öğrenci İşleri Bürosu
Öğrenci Belgesi
İşlev
İşlev
Öğrencinin Talebi
Hayır
SORUMLULAR
Öğrenci
Talebin değerlendirilmesi, kayda alınması
Öğrenci İşleri
Talep Yerinde mi?
Öğrenci İşleri
Evet
Belge hazırlanır
Belgenin İmzalanması
Aşama
Belge kayıt numarası verilmesi, İlgiliye
Sunulması
Öğrenci İşleri
Yüksekokul Sekreteri
Öğrenci İşleri
Mezuniyet Tek Ders Müracaatı
İşlev
İşlev
Dönem Sonu itibarı ile Mezuniyet için tek dersin
bulunması
İlgili öğrenciye red
yazısının yazılması
hayır
Sorumlular
İlgili Öğrenci
Tek Ders Dilekçesinin Dekanlığa Akademik
takvimde belirlenen süreler içerisinde verilmesi
İlgili Öğrenci
Dilekçenin kayda alınması, Öğrenci İşlerine
havale edilmesi
Evrak Kayıt Memuru, Yüksekokul
Sekreteri
Dilekçenin incelenmesi (transkripti ve lisans
proğramı ile birlikte)
Danışman Öğretim
Elemanı,Öğrenci İşleri
Başvurusu uygun mu
Danışman Öğr. Elm.,Öğrenci
İşleri, Yüksekokul Sekreteri
evet
Dilekçenin Yönetim Kurulunda görüşülmesi,
karar altına alınması
Kararın üst yazı üst yazı ile ilgililere ve
Rektörlük Makamına yazılması, kayda alındıktan
sonra gönderilmesi
Aşama
Kararın web sayfamızda ilan edilmesi
Dekanlık Öğrenci İşleri, Fakülte
Sekreteri, F.Yön.Kurulu
Dekanlık Öğrenci İşleri, Fakülte
Sekreteri, Evrak Kayıt Memuru
Dekanlık Öğrenci İşleri, Fakülte
Sekreteri
Mezun Öğrencileri Belirleme
İşlev
Hayır
İşlev
SORUMLULAR
Danışmanların Sınav Sonuçlarının sisteme
işlenmesinden sonra mezun olabilecek öğrencilerin
evraklarını incelemeye başlaması
Danışman Öğr. Elm.
Öğrenci danışmanı tarafından ; Öğrencinin Ders
notları, katkı payı, stajı ve ilişiği kesilmesine engel
teşkil eden bir sebep olup olmadığı kontrolü yapılır.
Danışman Öğr. Elm.
Danışmanın Evrakların Kontrolü Sonucu
Mezuniyeti Uygun Mu?
Danışman Öğr. Elm.
Evet
Hayır
Danışmanın kararı olumlu ise, öğrenci işleri
kontrolu
Öğrenci İşleri
Öğrenci Mezun olabilir mi ?
Öğrenci İşleri
Evet
Aşama
Not döküm belgesi çıktısı alınır, Askerlik Durum
Belgesi çıktısı ve Geçici mezuniyet belgesi (talep
halinde) hazırlanarak Müdürlük Makamına imzaya
sunulur.
Öğrenci İşleri
Mazeret Sınavı Başvuruları
İşlev
İşlev
Sorumlular
Mazerete ilişkin belge ile başvurunun yapılması
Öğrenci
Mazeret Sınavı isteğinin kayıt altına alınması
Evrak Kayıt Memuru
Başvurunun İncelenmesi
Başvurusu ve belgeleri uygun mu?
Öğrenci İşleri
Öğrenci İşleri, Yüksekokul Sekreteri
EVET
HAYIR
Mazaret Sınavı isteği uygun olanlara ait liste ve
sınav proğramı hazırlanması
Aşama
Öğrencilere ait evrakların ve taslak mazeret sınav
proğramının.yönetim kurulunda görüşülmesi
Öğrenci İşleri
Yüksekokul Sekreteri, Y.Kurulu
Yönetim kurulu kararının yazılması
Yüksekokul Sekreteri
Kararın ve mazeret sınavı proğramının, başvurusu
red edilen öğrencilerin isimlerinin ilan edilmesi,
Bölümlere yazılması
Öğrenci İşleri
ÖSYM Kontenjanlarının Belirlenmesi
İşlev
İşlev
Ordu Üniversitesi Rektörlüğünden
gelen yazının evrak kaydının
yapılması
Müdürün Yönetim Kuruluna Sevki
Yönetim Kuruluna davet yazısı yazılı
ve toplanır
ÖSYM Sınavı Sonucuyla
Alınacak Öğrencilere ait Bilgiler
Belirlenir
Aşama
Kararın Yüksekokul Müdürlüğüne ve
Senatoda görüşülmek üzere Öğrenci
İşleri Daire Başkanlığına bildirilmesi
SORUMLULAR
Müdürlük
Müdürlük
Yüksekokul Sekreteri
Yönetim Kurulu
Öğrenci İşleri Birimi
Kendi İsteği İle Kayıt Sildirme
İşlev
İşlev
Öğrencinin Yazılı Matbu (Dilekçesi)Talebi
Matbu Dilekçenin İlgililere Onaylatılması
Hayır
Kaydın silinmesi için Öğrenci İşlerine sevki
Öğrencinin Kaydının Silinmesi Uygun
mu?
SORUMLULAR
Öğrenci, Evrak
Kayıt Memuru
Öğrenci
Yüksekokul
Sekreteri
Müdür
Evet
Yazının Öğrenci İşlerine Gelmesi
Öğrenciye Ait Lise Diploması, Askerlik Durum,
Transkript Belgesi Hazırlanması
Aşama
ÖBİS den İlişiğini Kesilmesi
Evrak Dağıtım
Sorumlusu
Öğrenci İşleri
Öğrenci İşleri
İzin(Kayıt Dondurma) Başvurusu
İşlev
HAYIR
İşlev
Sorumlular
Süresi İçerisinde Başvurunun
Yapılması(Ders Kayıt yenileme süresi
öncesinde)
Öğrenci
Başvurunun Mazerete ilişkin belge ile
Dekanlığa yapılması
Öğrenci
Başvuru dilekçesinin kayda Alınması
Evrak Kayıt Memuru
Başvuru dilekçesinin Öğrenci İşlerine
havale Edilmesi
Yüksekokul Sekreteri
Başvurunun İncelenmesi
Öğrenci İşleri, Yüksekokul Sekreteri
Başvurusu uygun mu?
Öğrenci İşleri, Yükseokul Sekreteri
EVET
Aşama
Başvuru dilekçesinin Yönetim Kurulunda
karar altına alınması
Yüksekokul Sekreteri
Kararın ilgili öğrenciye, bölüme ve
Rektörlüğe yazılması
Öğrenci İşleri
Kararın askerlik şubesine, KYK ya
bildirilmesi, otomasyon sistemine işlenmesi
Öğrenci İşleri
Disiplin Kurulu
İşlev
İşlev
Yazılı şikayet üzerine, Yüksekokul
Müdürünün Soruşturmacı
Görevlendirmesi
Şikayetçi ve Şikayet edilenin
Soruşturmacı Tarafından
Soruşturmaya Çağırılması
Müdürlük
Soruşturmacı
Olayın tüm boyutları ile incelenmesi
Soruşturmacı
Soruşturmacının Kararı
Soruşturmacı
Kararın Yüksekokul Müdürlüğüne
Bildirilmesi
Soruşturmacı
Disiplin Kurulunun Toplantıya
Çağrılması
Disiplin Kurulu Kararı
Kararın; Öğrencinin Kendisine, Ailesine,
Burs aldığı Kurumlara, Ordu
Üniversitesi Öğrenci İşleri Daire
Başkanlığına bildirilmesi
Aşama
SORUMLULAR
Müdürlük
Disiplin Kurulu
Öğrenci İşleri Birimi
Diploma Bilgileri Formunun Hazırlanması
İşlev
İşlev
Sorumlular
Rektörlük Makamından ilgili yazının gelmesi,
Öğretim yılı sonu itibarı ile mezun
öğrencilerin tesbit edilmesi,
Rektörlük Ö.İ.D.B., Öğrenci İşleri
Mezun olan ve çıkış belgesi alan öğrencilere
ait mezuniyet müracaat formlarının
incelenmesi
Öğrenci kimlik fotokopileri ve ilgili formlar
esas alınarak, bölüm bölüm diploma bilgileri
formunun yazılması
Formun Mezuniyet tarihi esas alınarak
sıralanması
Diploma bilgileri formuna mezuniyet
müracaatında bulunmayan ancak dönem
sonu itibarı ile mezun öğrencinin de
bilgilerinin girilmesi
Diploma bilgileri formunun yazılımı bittikten
sonra kontrol edilmesi
Formların İlgili kısımlarının imzalatılması
Aşama
Formların ekleri ile birlikte üst yazı ile kayda
girdikten sonra diplomalarının hazırlanması
amacıyla Rektörlük Ö.İ.D.B. gönderilmesi
Formların bir suretinin dosyasına konulması
Öğrenci İşleri
Öğrenci İşleri
Öğrenci İşleri
Öğrenci İşleri
Öğrenci İşleri, Yüksekokul Sekreteri
Öğrenci İşleri, Yüksekokul Sekreteri
Öğrenci İşleri, Yüksekokul Sekreteri,
Evrak Kayıt Memuru
Öğrenci İşleri
DERS MUAFİYETİ SÜRECİ
İşlev
İşlev
SORUMLULAR
Ders Muafiyeti
İlk kez kayıt yaptıran Öğrenci, daha önce
okumuş olduğu derslerinin içerikleri ile
beraber ders not dökümünü bir defaya mahsus
olmak üzere ilk ders kaydını yaptırdığı
tarihten itibaren 10 iş günü içerisinde
Yüksekokul Müdürlüğü (evrak kayıt işleri) ne
yazılı olarak müracaat eder.
Öğrenci
Muafiyet Komisyonuna
sevki uygun
Hayır
Öğrenci İşleri Birimi
Evet
MUAFİYET komisyonunda; ders
muafiyetinin görüşülmesi;
Ders Muafiyeti Uygun mu?
Bölüm Muafiyet Komisyonu
Bölüm Muafiyet Komisyonu
Hayır
Evet
Yönetim Kurulunda, ders muafiyetinin
görüşülmesi;
Yönetim Kurulu
Karar
Aşama
Yüksekokul Müdürlüğüne bildirilen Yönetim Kurulu
kararını öğrenci işlerinde uygulanması için öğrenci
işlerine sevk edilerek öğrenciye ait ders notları
değişikliğinin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına
bildirilmesi
Öğrenci İşleri Birimi
Ders Kayıtları
İşlev
İşlev
Danışman Öğretim Elemanının
Görevlendirilmesi
Öğrenciler Katkı Paylarını Yatırıp Öğrenci
Bilgi Sisteminden Derslerini Seçerek
Danışman Öğretim Elemanına Gönderir
Hayır
Öğrencinin seçtiği dersler transkriptine
ve yönetmeliğe uygun mu?
SORUMLULAR
Müdürlük, Bölüm Başkanlığı
Öğrenci
Danışman Öğr. Elm.
Evet
Seçilen Dersler onaylanır. Onyalanmış ders
kayıt formu üç nüsha olarak danışman ve
öğrenci tarafından karşılıklı imzalanır.
Onaylı ders kayıt formları Öğrenci
numaralarına göre sıralanarak ve
kayıtlanmayan öğrenciler ayrıca listelenerek
Müdürlük Öğrenci İşleri Bürosuna teslim
edilir.
Aşama
Ders kayıt formları öğrenci dosyalarında
arşivlenir.
Danışman Öğr. Elemanı,
Öğrenci
Danışman Öğr. Elemanı
Öğrenci İşleri Bürosu
Ders Ekleme-Silme Başvurusu
İşlev
İşlev
Sorumlular
Akademik takvimde belirlenen Ders Kayıt
süreleri içinde öğrencinin müracaatı
Öğrenci
Ders kayıt formunda eklenecek-silinecek dersin
belirlenmesi
Öğrenci
Ekle-Sil Formunun Danışman ile birlikte
doldurulması
Danışmanı-Öğrenci
Formun, Danışmana ve Bölüm Başkanına
imzalatılması
Öğrenci, Danışman,Bölüm Başkanı
İmzalama süreci bittikten sonra formun, öğrenci
İşlerine teslim edilmesi
İlgili Öğrenci
Formda yazılı olan dersin/derslerin otomasyona
işlenmesi
Aşama
Alınan çıktının öğrenciye verilmesi, bir çıktının
öğrencinin dosyasına konulması, diğer çıktının
ise danışmana gönderilmesi
Öğrenci İşleri
Öğrenci İşleri-İlgili Öğrenci
Bursiyer Öğrencilerin Tespiti
İşlev
İşlev
Burs Komisyonun
belirlenmesi
Burs Verecek Kurumun Yazısı Komisyona İletilir.
İlgi yazıya istinaden Komisyon Burs şartlarını ve
başvuru tarihlerini belirler.
Müdürlük
Bölüm Sekreterliği
Burs Komisyonu
Öğrencilere duyurulur.
Bölüm Sekreterliği
Belirlenen tarih aralıklarında burs başvuruları alınır.
Bölüm Sekreterliği
Başvurular değerlendirilir Bursiyer
öğrenciler tespit edilir.
Burs verecek kuruma ve öğrencilere duyurulur.
Aşama
SORUMLULAR
Burs Komisyonu
Bölüm Sekreterliği
Askerlik Tecil Belgesi(Ek C) Hazırlanması
İşlev
İşlev
Erkek Öğrencinin Askerlik Çağına Gelmesi,
mezun olması, ilişiğinin kesilmesi
Öğrenci İşleri
Otomasyon proğramında öğrenci bilgilerinin
kontrol edilmesi
Öğrenci İşleri
EK C belgesinin düzenlenmesi
Öğrenci İşleri
Belgenin İncelenmesi
Yüksekokul Sekreteri
Belgenin İmzalanması
Yüksekokul Sekreteri
Belgenin kayda alınması
Evrak Kayıt Memuru
Belgenin 1. suretinin posta ile ilgili askerlik
şubesine gönderilmesi
Evrak Kayıt Memuru
Belgenin 2. suretinin öğrencinin dosyasına
konulması
Aşama
Sorumlular
Öğrenci İşleri
% 10'a giren öğrencilerin Tesbit Edilmesi
İşlev
İşlev
Dönem sonu sınavlarının sona ermesi, notların
otomasyon sistemine aktarılması
Otomasyon sisteminden verilerin kontrol
edilmesi
Tüm derslerden başarılı olanlara ait sıralamanın
yapılarak çıktıların alınması
Sıralamadaki öğrencilerin transkriptlerinin tek
tek kontrol erdilmesi
HAYIR
Sorumlular
Otomasyon Sistemi
Öğrenci İşleri
Öğrenci İşleri
Öğrenci İşleri
Sınıflardaki öğrenci sayılarının çıkarılarak, her
sınıf için %10 kontenjanlarının belirlenmesi
Öğrenci İşleri
%10'a giren öğrencilere ait sıralama yapılması
ve Yönetim kurulu için Dekanlığa havale
edilmesi
Öğrenci İşleri
Listeler uygun mu?
Yüksekokul Sekreteri
EVET
Listelerin yönetim kurulunda görüşülmek
üzere havale edilmesi
Aşama
Kararın yazılması, web sayfasında ilan
edilmesi, ilgililere ve Rektörlük Makamına
yazılması
Yüksekokul Sekreteri
Öğrenci İşleri