yeni icra modeline ilişkin kurs - Pgm.adalet.gov.tr

İCRA DAİRELERİNİN ETKİNLİĞİNİN ARTTIRILMASI
EŞLEŞTİRME PROJESİ
TR-2009-IB-JH-02
YENİ İCRA MODELİNE
İLİŞKİN KURS
EĞİTİM KİTAPÇIĞI
ANKARA
2012
Bu eğitim materyali, TR-2009-IB-JH-02 numaralı “İcra Dairelerinin
Etkinliğinin Arttırılması” adlı eşleştirme projesi kapsamında hazırlanmıştır.
Proje ekibi, aşağıdaki gibidir:
PROJE LİDERİ
Muharrem Ürgüp
YERLEŞİK EŞLEŞTİRME DANIŞMANI MEVKİDAŞI
İbrahim Cansız
PROJE LİDERİ
José de la Mata Amaya
Dionysia Kallinikou
YERLEŞİK EŞLEŞTİRME DANIŞMANI
Aránzazu Alameda López
Eğitim materyalinin
hazırlanmasına katkıda bulunan yazarlar
Carmen Lamela
Rafael Lozano
Bu yayımda ifade edilen görüşler Avrupa Komisyonunun
görüşlerini yansıtmamaktadır.”
“The views expressed in this publication do not necessarily
reflect the views of the European Commission.
İ
Ç
İ
N
D
E
K
İ
L
E
R
ÜNİTE 1.........................................................................................1
1. EVVELİYAT YENİ BİR İCRA DAİRESİ MODELİ İHTİYACI..........1
2. İCRA DAİRESİNİN TEŞKİLATLANMASI VE İŞLEYİŞİNE
İLİŞKİN İLKELER...........................................................................5
2.1 Teşkilatlanma ilkeleri . .............................................................6
2.1.1 Bütünlük ilkesi......................................................................6
2.1.2 Hiyerarşik yapı......................................................................6
2.1.3 Görevlerin dağılımı................................................................6
2.1.4 Eşgüdüm..............................................................................7
2.2 Işleyiş ilkeleri...........................................................................8
2.2.1 Etkinlik ve hızlılık...................................................................8
2.2.2 Esneklik................................................................................8
2.2.3 İşin modernleştirilmesi . .......................................................8
2.2.4 Sorumluluk yönetimi.............................................................8
2.2.5 Kusursuzluk ve sürekli iyileştirme.........................................8
2.2.6 Standardizasyon. . ...............................................................8
2.2.7 Benzeştirme..........................................................................8
3. MODELİN GENEL TANIMI.........................................................8
4. TEST..........................................................................................15
ÜNİTE 2 .......................................................................................17
1. MERKEZİ SEVİYENİN İŞLEVLERİ ............................................17
2. İCRA DAİRESİNİN İŞLEVLERİ ..................................................23
2.1 Idari birim ...............................................................................23
2.2. Icra birimi................................................................................23
3. PROTOKOLLER........................................................................26
4.ORTAK HİZMETLERİN BİRBİRİYLE İLİŞKİSİ VE ORTAK
HİZMETLER İLE DİĞER BİRİMLER ARASINDAKİ İLİŞKİLER . .....28
5. SORUMLULUKLARIN TESPİTİ.................................................30
6. TEST..........................................................................................31
ÜNİTE 3 .......................................................................................33
1. ÖNSÖZ......................................................................................35
2. İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞI .................................................36
2.1 İş pozisyonları kitapçığı nedir?................................................36
2.2 İş pozisyonları kitapçığının hedefleri........................................37
2.3 Iş pozisyonlari kitapçiğinin içeriği ...........................................37
2.3.1 Her pozisyonun tanımlanmasına ilişkin veri..........................37
2.3.2 Pozisyonun misyonu............................................................37
2.3.3 İcra dairesi içerisindeki pozisyonların organizasyon şeması.....38
2.3.4 Her pozisyondan beklenen katkılar veya sonuçlar...............38
2.3.5 Pozisyonun işlevleri..............................................................38
2.3.6 Diğer pozisyonlarla temel ilişkiler ........................................38
2.3.7 Pozisyonun teknik araçları ..................................................38
2.3.8 Pozisyonun gerektirdikleri ...................................................38
2.3.9 Gözlemler.............................................................................38
2.4 İş pozisyonları kitapçığının Pratik uygulaması.........................38
2.4.1. İş pozisyonları kitapçığının iletilmesi ..................................38
2.4.2. İş pozisyonları kitapçığının gözden geçirilmesi ve
güncellenmesi...............................................................................39
3. USUL KİTAPÇIĞI.......................................................................39
3.1 Usul Kitapçığı nedir?...............................................................39
3.2 Süreç Yönetimi ihtiyacı............................................................40
3.3 Usul Kitapçığının kullanımı......................................................41
3.4 Usul Kitapçığının temel kavramları..........................................41
3.5 Usul Kitapçığında genel hatlar.................................................44
3.6 Kitapçığın içeriği......................................................................45
3.7 Usul Kitapçığının Pratik uygulaması .......................................46
3.7.1. Yönetim prosedürlerinin kullanımı. .....................................46
3.7.2.Süreçlerin düzgün uygulanmasının altı anahtarı ..................46
3.7.3. Usul kitapçığının düzgün iletilmesi......................................47
3.7.4 Yönetim prosedürlerinin kullanımı. Uygulamanın denetlenmesi ...48
3.7.5 Denetleme aracı olarak yönetim göstergeleri.......................48
3.7.6 Kalite ve sürekli iyileştirme çerçevesinde denetleme...........49
4. TEŞKİLATA İLİŞKİN KİTAPÇIK...................................................50
4.1 Teşkilata İlişkin Kitapçık nedir?................................................50
4.2 Yapı..........................................................................................50
4.3 Teşkilata İlişkin Kitapçığın gözden geçirilmesi ve
güncellenmesi ..............................................................................51
5. TEST..........................................................................................52
TESTLERİN SONUÇLARI..............................................................54
G
İ
R
İ
Ş
ÜNİTE 1
İCRA DAİRESİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ
Bu ünite, reforma yol açan sebepleri belirtmek ve özellikle hiyerarşi,
görevlerin dağılımı ve eşgüdüm gibi reform destekleyen ilkeleri eğitim
alanlara sunmak suretiyle yeni icra modelini tanıtmayı amaçlamaktadır.
Bu bölüm aynı zamanda, bu bağlamda her icra dairesi tarafından
gerçekleştirilen prosedüre ilişkin işlevler ile Adalet Bakanlığı
çerçevesinde yürütülen idari işlevler arasındaki farkları yaratan daire
yapısına ilişkin genel bir görünüm de içermektedir.
İÇİNDEKİLER
1. EVVELİYAT. YENİ BİR İCRA DAİRESİ MODELİ İHTİYACI
2. İCRA DAİRESİNİN TEŞKİLATLANMASI VE İŞLEYİŞİNE İLİŞKİN
İLKELER
2.1 TEŞKİLATLANMA İLKELERİ
2.1.1 Bütünlük ilkesi
2.1.2 Hiyerarşik yapı
2.1.3 Görevlerin dağılımı
2.1.4 Eşgüdüm
1
2.2 İŞLEYİŞ İLKELERİ
2.2.1 Etkinlik ve hızlılık
2.2.2 Esneklik
2.2.3 İşin modernleştirilmesi
2.2.4 Yönetime ilişkin sorumluluk
2.2.5 Kusursuzluk ve sürekli iyileştirme
2.2.6 Standardizasyon. Benzeştirme
3. MODELİN GENEL TANIMI
3.1 Kurumsal Çerçeve
3.2 İcra daireleri seviyesi
1. EVVELİYAT. YENİ BİR İCRA DAİRESİ MODELİ İHTİYACI
Türk icra sistemi, çok zayıf performansı sebebiyle yargı idaresinde en
fazla eleştiriye maruz kalan alandır.
Hakimler, icra müdürleri, icra müdür yardımcıları, katipler, hizmetliler,
avukatlar ve vatandaşların genel düşüncesi Türkiye’de icra sisteminde
ciddi düzenlemelere gidilmesi gerektiği yönündedir. Uygulamadaki
aksaklıklar ve önemli eksiklikler şu anda icra takipleri ve iş akışının
etkinliği ve etkililiği bağlamında engel teşkil etmektedir.
Mevcut durumun özeti şu şekildedir:
İcra sisteminin yönetilmesi ve eş güdümüne ilişkin somut bir kurumsal
çerçeveden yoksunluk tespit edilmiştir. Bu sebeple, icra dosyalarının
ciddi oranlarda arttığı dikkate alındığında (yaklaşık 1200 icra dairesi
tarafından işleme alınan ve gittikçe sayısı artan yaklaşık 14.500.000
dosyadan oluşan iş yükü) politika ve idari kararlar dairelerin faaliyetleri
ve ihtiyaçlarına tam uyum gösterememektedir.
Merkezi kurumsal çerçeve açısından tespit edilen en önemli sorunlar:
a) Yapısal sorunlar:
·
Bakanlık içerisindeki farklı birimlerde görev çatışması,
2
·
Farklı denetleme mekanizmalarına rağmen icra dairelerinin
·
Hizmetin sürekli iyileştirilmesi ve kusursuzluğun sağlanmasına
ilişkin sorumluluk konusunda bir kalite sisteminin olmaması olarak
sıralanabilir.
işleyişi ve performansına yönelik etkin bir denetleme ve kontrol
uygulanmaması,
b) Teşkilata ilişkin sorunlar:
·
İcra takiplerinin işleme alınması ve yürütülmesi konusunda
uygulama birliğinden yoksunluk,
·
Günlük işlemlerde en sık karşılaşılan sorunların çözümüne ilişkin,
kılavuzluk eden kitapçıklar veya protokoller ve yorumlayıcı kriterler
bulunmadığından usule ilişkin belirsizliklerin bulunması,
·
Mali işlemlerin (tahsilatlar ve reddiyatlar) banka sistemi aracılığıyla
değil, icra dairelerinde nakit olarak yapılmasından dolayı yaşanan
güçlükler olarak sıralanabilir.
Bu noktaya kadar tespit edilen icra dairesi sorunlarının yapısal ve
teşkilata ilişkin konularda olduğunu unutmamak önem arz etmektedir.
Muhtemelen icra dairelerinin işleyişini yasal ve mevzuata ilişkin
değişikliklerle iyileştirmek mümkün olacaktır ancak bu, Proje ile paralel
olarak gerçekleştirilen bir başka çalışmanın alanındadır.
Bu noktalar dikkate alındığında, icra dairelerinde tespit edilen en
önemli sorunlar aşağıdaki gibidir:
a) Yapısal sorunlar:
·
Dairelerin, mevcut iş yüküne karşılık verecek işlem kapasitesi
bulunmamaktadır ve dosya sayısındaki aşırı artışa ayak
uyduramamıştır.
·
Taşra seviyesindeki parçalı teşkilat yapısı icra sisteminin etkinliği
noktasında bir engel haline gelmektedir.
b) Teşkilata ilişkin sorunlar:
·
İcra takiplerinin işleme alınmasında ve yürütülmesinde uygulama
birliği bulunmamaktadır.
3
·
İşlevlerin ayrışması
·
Sınırlı kaynaklar, eskiden kalma çalışma yöntemleri (UYAP
sistemindeki gelişmelere rağmen), kağıt yığını altında kalmış
masalar, yetersiz kontrol ve usule ilişkin belirsizlikler sebebiyle
günlük aksaklıklar meydana gelmektedir
·
İcra dairelerine aşırı sayıda ziyaretçi (avukatlar ve vatandaşlar)
gelmesi, herkese ayrı ayrı ilgi gösterilmesini zorlaştırırken, düzenli
bir sistemde çalışmayı imkansız kılmaktadır.
·
Arşivlerde veya yediemin depolarında kontrol bulunmamaktadır.
·
Aşırı iş yükü vardır.
·
Mali işlemlerin (tahsilatlar ve reddiyatlar) banka sistemi aracılığıyla
değil, icra dairelerinde nakit olarak yapılmasından dolayı yaşanan
güçlükler bulunmaktadır.
Yargı idaresinde ve özellikle de icra dairelerinde belirli değişikliklerin
yapılması gerektiği açık olduğundan, erişilebilir kaynakların optimize
edilmesi, kalite kontrolü tekniklerinin belirlenmesi, yerine getirilecek
koşulların belirlenmesi ve hizmetin işleyişine ilişkin yeterli dayanıklılık
gösteren bir rejimin oluşturulmasına yönelik yönetim kriteri takip
edilmelidir. Bu teşkilata ilişkin yenden yapılandırılma, burada sayılanların
dışında aşağıda belirtilen hedeflere ulaşmayı sağlayacaktır:
- Dosyaların işleme alınmasında uygulama birliği oluşturulması
- İcra dairelerinin dosya sayısındaki aşırı artışa ayak uydurmasının
sağlanması
- İcra dairelerinin gerçek ihtiyaçlarının önceden görülmesi ve
planlanması
- İcra dairelerindeki materyal ve insan kaynaklarının sağlanmasının
planlanması.
- İcra dairelerinde uzmanlaşmanın uygunluğu veya gerekliliğinin
tespit edilmesi
- İş yükü ve hedeflerin gerçekleştirilmesine göre farklı icra
dairelerinde iş tazmini sisteminin düzenlenmesinin uygunluğunun
tespit edilmesi.
4
Özetlemek gerekirse, Türk icra dairelerinin yeni bir model altında
teşkilatlanması, daha hızlı ve etkin karşılık oluşturmak için yapılmaktadır.
Ayrıca 21ncü yüzyıl toplumundan daha uygun bir icra sistemi talep
eden vatandaşların ve yasal profesyonellerin ihtiyaçlarına yardımcı
olmak da amaçlanmaktadır.
İcra dairelerinde tespit edilen sorunlar, icra dairelerinin yönetimi ve
eşgüdümünden sorumlu kurumsal ulusal çerçevenin yanı sıra icra
dairelerinin kendilerini de etkilediğinden teşkilat açısından iki temel
gereksinim belirlenmiştir:
1. İcra dairelerinin işleyişini yöneltmek ve koordine etmek amacıyla
kurumsal bir çerçeve oluşturulması.
2. Mikro birimlere ayrılmış mevcut parçalı yapının değiştirilmesi.
İcra konularında, Türk adalet sisteminin ihtiyaçlarını karşılayan
yeni bir teşkilat modeli ile yüksek kaliteli bir kamu hizmeti sunmak
amaçlanmaktadır.
İcra sisteminin talep edilen yapısal reformu, hızlılık, etkililik, etkinlik, işin
modernleştirilmesi, görevde uzmanlaşma, şeffaflık, idare sorumluluğu,
eşgüdüm ve işbirliği ilkeleri altında çalışacak yeni bir model sunan
“Yeni İcra Dairelerinin Oluşturulmasına Yönelik Yönetmelik’in”
kapsamındadır.
Dolayısıyla, icra dairesi, bölgenin başlıca şehrinde yer alacak olup, tüm
bölgeyi kapsayacaktır. Dairenin başında bir icra müdürü bulunacaktır.
Temel teşkilat modelinde icra dairesi bir İdari Birim ve bir İcra Birimini
kapsayacaktır.
Bu yeni tasarımın amacı, daha hızlı, etkin ve yüksek kaliteli ve
vatandaşlara daha fazla ilgi gösteren hizmet elde etmek için tüm icra
dairelerinde yeni çalışma metodolojileri ve standart yönetim kriterleri
sunmaktır.
2. İCRA DAİRELERİNİN TEŞKİLATLANMA VE İŞLEYİŞ İLKELERİ
İcra dairesinin yeni yapısı, vatandaşların ihtiyaçlarına hassasiyet
göstermenin yanı sıra daha hızlı ve daha etkin adalet sunmak için kilit
bir unsur olarak görülmektedir.
5
Yeni teşkilat modeli, icra dairelerindeki etkinliğe rehberlik edecek ve
değer olarak görev görecek ilkelere dayandırılacaktır.
2.1 TEŞKİLATLANMA İLKELERİ
2.1.1 Bütünlük ilkesi: İcra dairelerinin, tek bir teşkilat sistemi çatısı
altında genel bir yaklaşımla bütünleştiği düşünülmektedir.
2.1.2 Hiyerarşik yapı: İcra daireleri denetleme ve kontrol organı olarak
merkezi seviye altındadır. Hiyerarşi ilkesi, idari organlar arasında bir
ilişki sistemi kuran, iki taraflı yürüyen, üstler ve astlar arasında dikey ve
kademeli bir yönetim olması anlamına gelmektedir.
Bu hiyerarşi ilkesi, yeni teşkilat sisteminin temelidir, icra dairelerinin
bu ilke ile teşkilatlanması ve yönetilmesi gerekmektedir ve faaliyetin
birliğinin sağlanması konusunda önemli bir koşul olmanın yanı sıra,
etkin ve etkili bir Yargı İdaresi için de hayati önem taşımaktadır.
Dairelerin düzenlendiği pozisyonlar aracılığıyla işlevsel bağımlılığı
kendi içinde barındırmaktadır.
Bu müdürlüklerin düşüncesi, görevlerinin yerine getirilmesini de
içermektedir: yönlendirme, denetleme, teftiş ve uyuşmazlık çözümleri.
Tüm bu bahsi geçen görevler şu faaliyetlerle düzenlenecektir: planlama,
karar alma, yönetim, kontrol ve işin dağıtılması, performans kontrolü ve
hizmetin düzgün işlemesini sağlamak için özellikle veya genel olarak
gereken emirler ve talimatlar verme.
2.1.3 Görev dağılımı: Görevlerin dağılımı, kurumun her bireyinden
azami şekilde faydalanmanın en iyi yoludur. Üyelerin ilgili rollerinin
sınırlandırması anlamına gelmektedir. Amacı, aynı çaba ile daha çok
ve daha iyi üretim sağlamaktır; çünkü ilginin ve çabanın odaklandığı
alan azalacak ve yetenekler ile kapasitenin gelişmesi ile de performans
çoğalacaktır. Aslında, kurum ne kadar büyük olursa, görevlerin
dağılması da o kadar büyük olmalıdır, çünkü sadece bu şekilde
daha yüksek üretkenlik, daha etkin ve tek tip sonuçlara ulaşılabilir.
Çalışanların yeteneklerini arttırmasına yardımcı olacağından ve bu yolla
da zamandan tasarruf sağlanacağından, görev dağılımı performansı
6
da iyileştirecektir. Hatta, her değişiklik veya her pozisyon veya görev
yeni bir çabaya alışmak anlamına gelir ki bu da üretimi düşürür.
İcra daireleri modelinde görev dağılımı, ortak hizmetlerin içerisinde
bütünleşmiş bir bölümün ikiye takıma ayrılmasıyla açıkça belirtilmiştir.
Daire ne kadar büyük olursa, ortak hizmetler içerisinde bütünleşmiş
takımlar/bölümlerin sayısı da o kadar büyük olacaktır. Bu yapılanmada,
hiyerarşi ilkesine dayanan ortak hizmetlerin müdürü, astlar ve üstlerin
tam görevleri arasında fark oluşturacak görevlerin dağılımının
sağlanacağı ilk noktadır.
Ayrıca, bu daire modelinde iş, çalışanlar arasında dosya sayısı dikkate
alınarak değil, takibin bulunduğu adım ve aşamaya göre dağıtılmaktadır
ki bu sayede mevcut sistemde var olan “herkes, her işi yapmaktadır”
şeklinde olan çalışma yönteminden kaçınılmış olur.
Sonuç olarak, uzmanlaşma sağlanarak, idarenin daha hızlı ve etkili
olması sağlanacaktır. Görevlerin dağılım ne kadar yüksek olursa, daire
çalışanlarının uzmanlaşması da o kadar yüksek olacaktır ancak her
halükarda hizmetin gereksinimlerine ayak uydurabilmek adına da daire
içerisinde yeterli esneklik sağlanmalıdır.
2.1.4 Eş güdüm: teşkilat modeli hem harici hem dahili olarak eş güdüm
mekanizmalarının kurulmasını sağlayacaktır.
Eş güdüm, yeni icra dairesinin temelindeki en kilit noktalardan birini
oluşturmaktadır. Hiyerarşi ve görevlerin dağılımı yeterli bir teşkilatlanma
için kafi değildir ama bunların yanı sıra eş güdüm son derece ciddi
önem taşımaktadır; bu yüzden bir yapıdaki organlar arasında etkin eş
güdüm gerekmektedir. Burada güdülen amaç, farklı birimler arasında
iyi iletişimin sürdürülebilmesidir; çünkü dairenin düzgün bir performans
göstermesi buna bağlıdır.
Her ne kadar bu eş güdüm, hiyerarşi ilkesiyle yani üst birimin dikte
ettiği veya birimlere verilen belirli emirler aracılığıyla sağlanabiliyor olsa
da bu yeterli değildir; aynı zamanda işin düzenlenmesi ve dağıtılması
ve protokoller gibi spesifik eş güdüm teknikleri de oluşturmak
gerekmektedir.
7
2.2 İŞLEYİŞ İLKELERİ
2.2.1 Etkinlik ve hızlılık: Model, icra dairelerinin icra takiplerinde büyük
oranda sonuçlandırmaya varması konusunda beklentilere sahiptir.
2.2.2 Esneklik: her teşkilatın, hizmetteki aksaklıklardan sakınmak adına,
kendi yapısı içerisinde esneklik kriterini kullanması gerekmektedir.
2.2.3. İşin modernleştirilmesi: icra dairelerinin düzgün görev paylaşımını
sağlamak, ulaşılabilir insan kaynaklarından en iyi şekilde faydalanmak
ve görevlerin yerine getirilmesi için en uygun araçlar ve en hızlı
yöntemlerin bulunması için bir yapı benimsemesi gerekmektedir.
Görevlerin azaltılması veya gereksiz ve etkin olmayan görevlerin
kaldırılmasıyla görevlerin bölünmesi veya alt birimlere bölünmesinin
mümkün olması durumunda iş çok daha iyi bir şekilde icra edilebilecektir.
2.2.4 Sorumluluk yönetimi: Görevlerin dağılımı ilkesi her pozisyon
için iş tanımı ve bu sayede sorumlulukların tanımlanması anlamına
gelmektedir.
2.2.5 Kusursuzluk ve sürekli iyileştirme: teşkilat modeli, zayıf
ve güçlü noktaların tespiti suretiyle, icra hizmetinin iyileştirilmesini
amaçlamaktadır. Edinilen bilgilere dayanarak, eğitim, istihdam
ihtiyaçları, yeninden teşkilatlanma ve materyal gereksinimleri gibi
konularda spesifik planlar yapılacaktır.
2.2.6 Standardizasyon: Teşkilat modeli, protokollere, pozisyon
kitapçıklarına ve icra faaliyetlerinin spesifik prosedürlerine
dönüştürülecek olan tek tip bir metodolojik kriter ile desteklenecektir.
2.2.7 Benzeştirme: Bu teşkilatlanmaya ilişkin yeniden yapılandırma,
nerede olursa olsun icra dairelerinin tek tip olarak işlemesini teşvik
etmelidir.
3. MODELİN GENEL TANIMI
Yeni teşkilat modeli ile, icra dairelerinin aşağıda belirtilenlerden
kurtulmuş bir yapıya kavuşması hedeflenmektedir:
·
Merkezi seviyede kurumsal çerçeveden yoksunluk;
·
Taşra seviyesinde parçalanmış bir teşkilat yapısı; ve
·
İşlemsel kapasitenin eksikliği
8
•
Taşra seviyesinde parçalanmış bir teşkilat yapısı; ve
•
İşlemsel kapasitenin eksikliği
İcra Dairelerinin Evrimi
İcra daireleri için:
·
İcra Dairelerinin Evrimi
Somut bir kurumsal çerçeve ile yönetilen
·
Yeni teşkilat modeli ile sağlamlaştırılan
·
Farklı konularda uzmanlaşmış dairelere dayanan
·
İşlevsel olarak iyi desteklenen bilgi işlem teknolojileri
14 İcra dairelerinin yeni teşkilat modelinin ana dayanakları şu şekildedir:
1. Adalet Bakanlığı içerisinde, icra daireleri politikalarını hazırlayacak,
düzenli işleyişi inceleyecek, kaliteyi ve en iyi kurumsal uygulamaları
tanımlayacak kurumsal bir çerçeve,
2. Sürekli iyileştirmeyi sağlayacak bir teftiş ve kalite yönetim sistemi,
3. Her icra dairesinin boyutlarına uyarlanabilecek bütünleşmiş ve
esnek, yeni bir teşkilat modeli içerisinde bilgi işlem teknolojileriyle
desteklenen, icra daireleri içinde yatay ve uzmanlaşmış daireler.
Aşağıda belirtilen organların yapısını inceleyelim:
1) MERKEZİ SEVİYE, Adalet Bakanlığı içerisinde yeni spesifik bir
organdır ve icra dairelerinin yönetimini merkezileştirmektedir. Adalet
Bakanlığı içerisindeki kurumsal çerçeve icra dairelerinin politikalarını
9
oluşturmak, düzenli işleyişi kontrol etmek ve kalite ile en iyi kurumsal
uygulamaları belirlemekle yükümlüdür.
Bu organ, icra dairelerinin sürekli iyileştirilmesini sağlamak adına,
teftiş ve denetleme, istatistik, uygulamaların standardizasyonu
(protokollerin, görüşler, usul kitapçıkları, iş tanımları kitapçığı vb.), yasal
ve teşkilata ilişkin hususlar (protokoller, talimatlar, sorulara çözümler,
Usul kitapçıkları ve iş tanımları kitapçıklarının hazırlanması vs.) ve mali
işlemlerin yönetimi gibi diğer yetkilerin dışında teftiş ve kalite yönetimi
sistemi içermektedir.
Üç temel çalışma alanı belirlenmiştir:
1. İnsan kaynakları: icra dairelerinde, eğitim ve hem icra dairesi
çalışanları hem de vatandaşlara bilgi konusunda insan kaynakları
yönetimine ilişkin tüm konularda yetkilidir.
2. Yönetim: teftiş ve kalite, mali konular, vergiler, harçlar, ödemeler
vb. konularda yetkilidir.
3. Planlama: planlama, proje kontrolü, kuralların standardizasyonu
ve değişim yönetimi için gereken faaliyetler gibi konularla ilgilenir.
Ayrıca, Merkezi Birim sorumlusuna doğrudan teknik destek sağlayacak
olan üst danışmanlar kurulu olacaktır. Bu kurul aynı zamanda birimin
diğer alanlarının faaliyetlerine katkıda bulunacaktır.
10
sağlayacak olan üst danışmanlar kurulu olacaktır. Bu kurul ayn
zamanda birimin diğer alanlarının faaliyetlerine katkıda bulunacaktır.
İCRA%DAİRESİ%SORUMLU%
BİRİM%
MERKEZİ'BİRİM'
YAPISI'
Danışma'
kurulu'
Yöne%m''
İnsan'Kaynakları'
Te)iş'&'kalite'
Planlama'
Proje'
planlama'
&'kontrol'
Standartla
şBrma'
İKY'
İsta%s%k'
Eği%m'
İlgi've'
bilgi'
Bilgi'işlem'
2)2)İCRA
SEVİYESİ
İCRA DAİRELERİ
DAİRELERİ SEVİYESİ
YeniYeni
modelde,
icraicra
dairesi,
bölgenin
enen
büyük
şehrinde
modelde,
dairesi,
bölgenin
büyük
şehrindeyerleşik
yerleşikolan ve
tüm
bir faaliyet
ile ilgilenen
olan bölgeyi
ve tümkapsayan
bölgeyi kapsayan
bir alanına
faaliyet sahip
alanınaicra
sahip
icra ile birim
olacaktır.
ilgilenen birim olacaktır.
İCRA%BİRİMİ%
İcra%Birimi%
İdari%Birim%
Arşiv'
Tebligat'Birimi'
Tedarik'
Dosya'
açma'
birimi'
Ön'büro'
Danışma'
masası'
Haciz'
'Sa@ş'
''
Mali'Birim'
Aile'
Yeni İcra Dairesi Modeli
Yeni İcra Dairesi Modeli
11
1
Şu anda icra dairelerine ilişkin yeni yönetmelik inceleme aşamasındadır.
Bu taslak yönetmelik, yeni modelin gelişmesinde icra müdürlerini bel
kemiği olarak görmektedir. İcra dairesinin yönetiminin yanı sıra, idari
birim ve icra biriminin yönetimlerine de spesifik olarak icra müdürleri
atanacaktır. Tüm birimlerin veya bölümlerin icra daireleri için konulan
Yeni yerine
icra dairelerinin
yönelik
yönetmeliğin
10uncu
ilkeleri
getirmelerinioluşturmasına
ve özellikle dahili
eş güdümün
sağlanmasını
maddesi,
Adalet
temin
etmelidirler.
Bakanlığı’nın,
ülke
çapında
icra
dairelerinin
uygulamalarında birlik sağlanmasına ilişkin genel bir kriter getirme
Yeni icra dairelerinin oluşturmasına yönelik yönetmeliğin 10uncu
sorumluluğundan bahsetmektedir. Ayrıca, icra müdürleri, icra dairesi
maddesi,
Adalet Bakanlığı’nın, ülke çapında icra dairelerinin
içerisinde eş güdümlenmiş
faaliyetleri
amacıyla
uygulamalarında
birlik sağlanmasına
ilişkintemin
geneledebilmek
bir kriter getirme
talimatlar yayımlayabilir.
Son olarak,
ve İcra
sorumluluğundan
bahsetmektedir.
Ayrıca,İdari
icra Birim
müdürleri,
icraBiriminin
dairesi
müdürlerine
Hizmet Talimatları
doğrultusunda
sorumluluklarındaki
içerisinde
eş güdümlenmiş
faaliyetleri
temin edebilmek
amacıyla
bölüm veyayımlayabilir.
birimleri yönlendirme
olanağını
sunmaktadır.
talimatlar
Son olarak,
İdari
Birim ve İcra Biriminin
müdürlerine Hizmet Talimatları doğrultusunda sorumluluklarındaki
Bu yönetmeliğin amacı, icra faaliyetlerinde birlik sağlayan bir kılavuz
bölüm ve birimleri yönlendirme olanağını sunmaktadır.
oluşturmaktır.
Bu yönetmeliğin amacı, icra faaliyetlerinde birlik sağlayan bir kılavuz
Yeni teşkilatlanma, icra daireleri alanında iki farklı faaliyet türünü
oluşturmaktır.
ayrıştırmayı amaçlamaktadır; usule ilişkin ve idareye ilişkin destek.
Yeni teşkilatlanma, icra daireleri alanında iki farklı faaliyet türünü
Dolayısıyla,
bu
farklı
işlevler
dikkate
alınarak,
iki
farklı
birim
ayrıştırmayı amaçlamaktadır; usule ilişkin ve idareye ilişkin destek.
oluşturulmaktadır:
Dolayısıyla, bu farklı işlevler dikkate alınarak, iki farklı birim
İdari Birim Danışma masası, tedarik ve arşivleri içermekte ve
oluşturulmaktadır:
icra birimine genel destek sağlayan işlevleri vermektedir.
İdari Birim, Danışma masası, tedarik ve arşivleri içermekte ve icra
birimine genel destek sağlayan işlevleri vermektedir.
İdari Birim
Danışma masası Arşivler
Tedarik
İdari Birim örneği
İcra Birimi, icra takibine ilişkin tüm süreçlerin yapıldığı bölümdür.
İdari Birim örneği
Birim, üyeleri arasında eş güdüme ve dayanışma ilkelerine göre
yönetilecek olan işlevsel bölümlere ayrılacaktır. Bu bölümler, farklı
-12
İcra birimi, icra takibine ilişkin tüm süreçlerin
yapıldığı
bölümdür. Birim, üyeleri arasında eş güdüme ve dayanışma ilkelerine
türden işlerin yürütülmesine veya uzmanlaşılmış işlemlerin (örn.
Satışlar) yerine getirilmesinde uzmanlaşabilir.
Tüm icra dairesinin yönetim sorumluluklarını üstlenen bir icra müdür ve
dairenin büyüklüğüne göre ona yardım eden bir veya daha fazla icra
müdür yardımcısı olacaktır.
Birimlerin hepsinin başında bir icra müdürü olacaktır. Bölümlerin her
birinin başında ise diğer icra müdürleri ve icra müdür yardımcıları
olacaktır.
Bu bağlamda, her bölümde veya bölümlerin bazılarında İdari Birimi,
dairenin büyüklüğüne bağlı olarak bir veya daha fazla icra müdür
yardımcıları ile yöneten bir icra müdürü olacaktır. Küçük ve orta ölçekli
icra dairelerinde icra müdürünün idari birimi kendi başına yönetebilmesi
için model esne olmalıdır. Büyük ölçekli icra dairelerinde, bölümlerin
bazılarında veya hepsinde yürütme yetkisi olan icra müdür yardımcıları
olacaktır.
İcra Birimini idare eden bir icra müdürünün yanı sıra, işlemsel bölümlerin
her birini yöneten icra müdürleri olacaktır.
Beş ana bölüme ayrılacaktır: -Ön büro
-Talep
-Haciz
-Satış
-Aile
Ayrıca, icra birimindeki spesifik bölümler şu şekilde olacaktır:
-vergiler ve harçlar ile tahsilat ve reddiyat olarak iki bölüme ayrılmış
mali birim,
-tebligat birimi
13
-vergiler ve harçlar ile tahsilat ve reddiyat olarak iki bölüme
ayrılmış mali birim,
-tebligat birimi İcra Birimi
Tebligat Birimi
Dosya açma birimi
Ön Büro
Haciz
Satış Aile
İcra Birimine örnek
Ancak, modelin en önemli özelliklerinden birisi esnek olmasıdır; tüm
İcra Birimine örnek
icra daireleri için geçerli bir model değil, her bölgenin özelliklerine göre
uyarlanan bir model bulunmaktadır.
Ancak, modelin en önemli özelliklerinden birisi esnek olmasıdır; tüm
icra daireleri için geçerli bir model değil, her bölgenin özelliklerine
göre uyarlanan bir model bulunmaktadır.
20 14
4. TEST
Doğru mu yanlış mı: Her bir ifadeye ilişkin, doğru veya yanlış
seçeneğini işaretleyiniz.
Doğru-Yanlış 1. Taşra düzeyindeki parçalı teşkilat yapısı, icra
sisteminin etkinliği karşısında bir engel haline gelmeye başlamıştır.
Doğru-Yanlış 2. İcra takiplerinin aşırı artışı sebebiyle ulusal düzeyde
yapının tekrar düzenlenmesine yönelik acil bir ihtiyaç duyulmaktadır.
Doğru-Yanlış 3. Çoklu teftiş mekanizmaları, icra dairelerinin işleyişi ve
performansını denetlemek ve kontrol etmek açısından etkindir.
Doğru-Yanlış 4. Her icra dairesinin, etkinliğini iyileştirmek adına kendi
kriterine sahip olması gerekmektedir.
Doğru-Yanlış 5. İşlevlerin bölünmesi, bir kurumun tüm bireylerinden
en fazla faydayı sağlamak adına en iyi yoldur.
Doğru-Yanlış 6. Hiyerarşi ve iş bölümü, yeterli bir kurum elde etmek
için yeterlidir.
Doğru-Yanlış 7. Esneklik, standartlaşma ile aynıdır.
Doğru-Yanlış 8. İcra müdürleri, teftiş sisteminden sorumludur.
Doğru-Yanlış 9. Yeni teşkilat modeli bütünleşmiş ve esnektir,
dolayısıyla her boyuttaki icra dairesien uyumlanabilir.
Doğru-Yanlış 10. Harç ve vergi tahsilatı İdari Birimin yetkileri
arasındadır.
Çoktan seçmeli: Aşağıdaki sorulardan her biri için, en uygun bulduğunuz
cevabı daire içine alınız.
1. Aşağıdaki ilkelerden hangisi teşkilat ilkesidir?
A. İş dağılımı
B. Etkinlik
C. Standartlaşma
D. Esneklik
15
2. Aşağıdaki ilkelerden hangisi, işleyiş ilkesidir?
A. Hiyerarşi
B. İş dağılımı
C. Yönetim yükümlülüğü
D. Eş güdüm
3. Merkezi Birimin yetkilendirdiği daireler olabilir mi?
A. Evet
B. Hayır
C. Bazen
D. Asla
4. Danışma Masası:
A. İcra Birimi içerisindedir
B. Merkezi Birimin içerisindedir
C. İdari Birim içerisindedir
D. Bağımsız bir birimdir
5. Aşağıda belirtilen bölümlerden hangisi icra biriminde değildir?
A. Haciz
B. Arşiv
C. Aile
D. Ön büro
16
ÜNİTE 2
MERKEZİ SEVİYE VE İCRA DAİRESİNİN İŞLEYİŞİ
Bu ünite, yeni modelin genel yapısı ve icra dairesinin işleyişine ilişkin
bilgiler sunmayı amaçlamaktadır
İÇİNDEKİLER
1. MERKEZİ SEVİYENİN İŞLEVLERİ
2. İCRA DAİRESİNİN İŞLEVLERİ
2.1. İDARİ BİRİM
2.2. İCRA BİRİMİ
3. PROTOKOLLER
4.ORTAK HİZMETLERİN BİRBİRİYLE İLİŞKİSİ VE ORTAK HİZMETLER
İLE DİĞER BİRİMLER ARASINDAKİ İLİŞKİLER.
5. SORUMLULUKLARIN TESPİTİ
1. MERKEZİ SEVİYENİN İŞLEVLERİ.
Adalet Bakanlığı’nın yapısı içerisinde spesifik bir organ olarak Merkezi
Birim, merkezileştirilmiş bir şekilde icra dairelerinin yönetimini
sağlamaktadır.
Bu birimin yürüteceği temel işlevler şu şekildedir:
·
İcra dairelerinin işleyişinin stratejik noktalarını koordine etmek
·
İcra dairelerinin işleyişini iyileştirmek için emirler ve talimatlar
·
İcra dairelerinde insan kaynakları yönetimi
·
Çalışanların hizmet öncesi ve hizmet içi eğitimleri
·
İcra daireleri ve vatandaşlar tarafından sorulan sorulara cevaplar
yayımlamak
vermek
17
·
Aşırı borçlanmanın önüne geçmek adına vatandaşlara bilgi
·
İcra dairelerinin performanslarının arttırılması için standardizasyon
·
Düzgün işleyişin sağlanması adına, yeni modelin gerektirdiği bilgi
·
İcra dairelerinin sağladığı hizmetlerin performansı ve etkinliğini,
·
İcra dairelerinde kalite sistemini yönetmek
·
Mali konularla ilgili tüm hususları idare etmek
·
İcra dairelerinde istatistiki bilginin işlenmesi, merkezileştirilmesi ve
·
Tüm ülke çağında icra dairelerinin uygulanması ve çalışmasını
·
Farkındalık, motivasyon, eğitim ve iletişim konularında yeni teşkilat
sağlamak
araçları oluşturmak
işlem teknolojileri projelerini, UYAP ile işbirliği içerisinde geliştirmek
teftiş faaliyetleri ile tespit etmek.
toplanması
planlamak ve koordine etmek
modeli ile bağlantılı değişim yönetimini desteklemek.
Merkezi Birim, vekalet edilmiş yetkilerle ve merkezi birimin kontrolü
altında özellikle kalite, teftiş, destek ve bilgi gibi alanlarda yetkili
dairelere sahip olabilir.
Merkezi Birim, verilen farklı iş alanlarında yüksek seviyede tavsiyeler
vererek belirli hedeflere ulaşmada işbirliği yapacak danışma kurulu ile
çalışacaktır.
Görevleri şu şekildedir:
·
Yetkilerini değerlendirmek için gereken yeteri yasal veya farklı
türdeki bilgiye sahip olabilmesi için birimin başına tavsiyeler
vermek.
·
Merkezi Birim ile bütünleşmiş iki alanı desteklemek.
·
Merkezi Birimde üç genel alan bulunabilir:
18
1) YÖNETİM
A) Teftiş ve kalite: Merkezi Birim tarafından daha önce kurulan
politikalar ve hedeflere uyumu temin etmek adına eş güdümleme,
denetleme ve teftiş sisteminin nasıl çalıştığını tespit etmeden
oluşan görevleri yürütmek. Bunların yanı sıra, icra dairelerinde teftiş
yetkilerinin geliştirilmesi görevini üstlenecektir. Teftiş ve kalite birimi
ayrıca planların uygulanması ve icra dairelerinde bütünleşmiş kalite
sisteminin sürdürülmesinden sorumlu olacaktır.
İşlevleri özellikle aşağıdakileri içerecektir:
·
Teftiş sisteminin politikaları, kılavuzları ve hedeflerinin standart
işleme prosedürleri geliştirilerek uygulanmasının gerçekleştirilmesi
·
Teftiş sisteminin yönetimi ve eş güdümü
·
Teftiş sisteminin plan ve programlarının geliştirilmesi ve uygulanması
·
Planlama ve teftiş programı için hedeflerin ve stratejik kriterlerin
kurulmasına katılım
·
İcra
dairelerinin
kalite
yönetimi
modelinin
uygulanmasının
planlanması ve koordine edilmesi
·
Kalite standartlarında uygulanacak usule ilişkin ve düzenleyici
çerçevenin oluşturulması
·
Kalite yönetim sisteminde belirlenen süreç uygulama eylemlerinin
belirlenmesi
·
Kalite standartlarının geliştirilmesi ve yerine getirilmesi konusunda
yerel temsilcilerle eş güdüm.
B) İstatistik: Görevi, istatistiki bilginin standart, güncel ve homojen bir
şekilde toplanması ve işlenmesinin idaresidir.
İşlevleri aşağıdaki gibidir;
·
İcra dairelerinin istatistiki konularda gelişmesinin planlanması ve eş
güdümlenmesi.
19
·
Tüm ülke çapında icra dairelerinin istatistiki bilgilerinin toplanması
ve işlenmesinin planlanması ve koordine edilmesi.
·
Türk icra sistemi konusunda istatistiki bilginin üretilmesi,
işlenmesi ve dağıtılması için gereken dengeli kart veya bilgi işlem
teknolojilerinin geliştirilmesi ve analizinin koordine edilmesi
·
Toplanmış ve onaylanmış istatistiki bilginin yetkili kişilere sunulması
ve kullanımına açılması.
C) Mali işler: Temel amacı, merkezileştirilmiş bir şekilde icra dairelerinde
tahsilat, reddiyat ve yediemin yönetiminin yürütülmesidir.
İşlevleri aşağıdaki gibidir:
·
İcra dairelerinde mali işlemlerin işleyişinin denetlenmesi ve kontrolü
·
Mali işlerin yürütülmesinden sorumlu mali kurum ile düzenli ilişkiler
·
Kullanıcı yönetimi ve sorun çözme sistemleri ile mali işlemler
sisteminin ilk seviyede yönetimi
·
İcra dairelerinde yediemin sisteminin eş güdümlü şekilde
yürütülmesi ve denetlenmesi.
2) İNSAN KAYNAKLARI
A) İnsan kaynakları yönetimi: Temel amacı icra dairelerinde insan
kaynakları yönetiminin bu bağlamdaki ihtiyacı karşılamaya odaklanmış
şekilde, etkinliğinin, merkezi ve uzmanlaşmış yönetimle iyileştirilmesidir.
Temel işlevleri:
·
İcra dairelerinde istihdam programlanması ve düzenli personel
yönetimi
·
İcra dairelerine yeni istihdam sağlamak için işe alım süreçlerinin
geliştirilmesi ve kurulması
·
İcra dairelerinde açık pozisyonların ve personel yer değiştirme
süreçleri ile ilişkili süreçlerin yönetilmesi
·
Adalet Bakanlığı’na verilmiş icra müdürleri ve icra müdür yardımcıları
üzerindeki yürütme yetkileri.
20
B) Eğitim: Görevlerini mümkün olduğu kadar etkin bir şekilde
yürütebilmeleri için icra daireleri çalışanlarının iyi bir eğitim almalarını
amaçlamaktadır.
İşlevleri özellikle:
·
·
·
İcra müdürleri ve diğer icra dairesi çalışanlarının ilk eğitimlerinin
planlanması ve uygulanması
İcra müdürleri ve diğer icra çalışanlarının uzmanlaşma ve sürekli
eğitimlerinin planlanması ve uygulanması
İcra dairesi çalışanlarının eğitimlerinin iyileştirilmesine yardımcı
olabilecek çalışmalar, kamu araştırmaları, seminerler ve diğer
faaliyetlerin teşvik edilmesi ve yürütülmesi
·
Merkezi Birim tarafından verilen çalışmaların gerçekleştirilmesidir.
C) İlgi ve bilgi: Vatandaşların ilgisine ilişkin tüm konularla ilgilenmeyi
amaçlamaktadır.
İşlevleri şu şekildedir:
·
İcra dairelerinin işleyişine ilişkin tüm konularda vatandaşlar için ilgi
·
Toplum kültüründe aşırı borçlanmanın önüne geçecek tedbirlerin
·
İcra dairelerine genel ilgi ve bilgi
·
İcra dairesi çalışanları ve icra dairesi işleyişi açısından vatandaşlar
·
Daha önceki şikayetlerden kaynaklanan, uygun olan yerlerde
ve bilgi
planlanması ve uygulanması
tarafından gelen bireysel şikayetlerle ilgilenilmesi
disipline ilişkin sonuçların işleme alınması.
3) PLANLAMA
A)
Proje
planlaması
ve
kontrol:
Amacı,
icra
dairelerimde
modernizasyon projelerinin yürütülmesinin planlanması ve kontrolü
ile yeni teşkilat modeline geçiş sağlanırken uygulama süreçlerinin
21
denetlenmesidir. Amacı aynı zamanda müdahil olan aktörleri ve farklı
sosyal grupları yeni sistemin uygulanmasından doğacak sonuçlara
yönelik olarak hazırlamaktır.
İşlevleri aşağıdaki gibidir:
·
Yeni modelin kurulmasında gereken faaliyetler konusunda
farkındalık yaratılmasının planlanması ve koordine edilmesi.
·
Yeni icra daireleri modelinin kamulaştırılması için iletişim
faaliyetlerinin uygulanmasının tasarlanması, koordine edilmesi ve
denetlenmesi.
·
Yeni icra dairesi modeline dahil aktörlerin eğitim faaliyetlerinin
uygulanmasının tasarlanması, koordine edilmesi ve denetlenmesi
B) Standardizasyon ve normalleştirme: Amacı, tüm ülke çapında icra
dairelerinin eşit şekilde ve benzer biçimde, görevlerin standardizasyonu
aracılığıyla hareket edebilmelerini sağlayacak yeterli düzenleyici
aracının bulunmasını temin etmektir.
İşlevleri şu şekildedir:
·
İcra
dairelerinde
çalışma
yöntemlerinin
ve
görevlerin
standardizasyonuna yönelik ilanlar, talimatlar ve bunun gibi diğer
araçlara ilişkin projeler geliştirmek.
·
İyi uygulamalar geliştiren birleştirici bir araç olarak icra dairelerinden
merkezi birime iletilen sorulara yönelik bir sorgu cevaplama hizmeti
yönetimi.
C) Bilgi-İşlem teknolojileri: Amacı, UYAP politikaları ile koordine
olarak icra dairelerinde teknolojik güncellemenin teşvik edilmesidir.
Görevleri aşağıdaki gibidir:
·
İcra dairelerinde gerekli olan teknolojik araçların uygulanmasına
yönelik ihtiyaçların tespit edilmesi ve planlanması için UYAO ile
koordineli faaliyet.
·
Yeni modelin planlandığı şekilde yürümesi için gerekli görülen bilgi
işlem teknolojilerinin teşviki.
22
2. İCRA DAİRESİNİN İŞLEVLERİ
2.1. İDARİ BİRİMİN İŞLEVLERİ
1) Danışma: Bu birim ilgili taraflara, çalışma performansına müdahale
olmasından kaçınarak icra takibinin durumu hakkında bilgi vermektedir.
Ayrıca görevleri:
·
Sorumlu oldukları dosyalar konusunda, takibin durumu hakkında
·
Uygulamaları merkezileştirmek ve icra biriminde işleme alınan
·
İcra dairelerinin işleyişine ilişkin vatandaşlar tarafından iletilen
·
İcra dairesinin diğer çalışanlarına, dosyalar hakkında gerekli bilgiyi
ilgili taraflara bilgi sağlamak,
dosyalara ilgili tarafların erişmesini sağlamak,
şikayetler, görüşler ve önerileri yönetmek,
sağlamaktır.
2) Tedarik: Bu birim, icra dairesinin diğer birim veya bölümlerine
materyal kaynakları sağlamaktadır, dolayısıyla asıl işlevi materyal
kaynakların yönetimidir.
3) Arşiv: Dosyaların muhafazası ve yerleştirilmesinin daha etkin bir
şekilde gerçekleşmesi için icra dairelerinde dosyaların arşivlenmesi
görevini üstlenmektedir.
Görevleri şu şekildedir:
·
İcra dairesinde sonlandırılmış dosyanın alınması, kaydedilmesi ve
·
İcra dairesinde arşivlenen tüm dosyaların yönetimi,
·
İhtiyaç duyulduğunda arşivlenmiş dosyaların bulunması ve gereken
sınıflandırılması,
yerlere iletilmesi.
2.2. İCRA BİRİMİNİN İŞLEVLERİ
1) Ön büro: İcra dairelerine gelen tüm başvuruların, alacakların ve
belgelerin dosyalarının açılması, kaydı ve dağıtımını yapacak ve
23
bunların düzgün bir şekilde ve belirlenmiş kılavuzlar ile kriterlere uygun
olarak yapılmasını temin edecektir.
İşlevleri aşağıdaki gibidir:
·
İcra dairelerine sunulan belgelerin alınması, kaydı, taranması ve
·
Yukarıda belirtilen işlemleri yerine getirebilmek için destek araçlarının
tevzisini yapmak.
ve erişilebilir uygulamaların düzgün bir şekilde kullanılmasını temin
etmek.
2) Dosya açma birimi: Bu birim dosya açılmasından yani icra takibinin
başlatılmasından sorumlu olacaktır. Dolayısıyla başvuruları almalı
ve tarafların talep ettiği işlemleri yerine getirmenin yanı sıra dosya
kapanana kadar takibe ilişkin gerekli tedbirleri almalıdır.
Temel işlevleri şu şekildedir:
·
Ön Bürodan gelen başvuruları almak
·
Ödeme emirlerini çıkarmak ve borç ödenmişse dosyayı kapamak.
·
İlam söz konusu olduğunda icra hakimine gönderilmesi gereken
·
Borçlunun itiraz etmesi durumunda, alacaklının yetkili mahkemede
·
Paraya ilişkin olmayan dosyalarda gönüllü riayet için emir
temyiz dosyalarıyla ilgilenmek.
yasal süreç başlatması gerektiğinde takibi askıya almak.
göndermek
3) Haciz birimi: Emre gönüllü riayet olmaması durumunda borçlunun
yükümlülüklerini yerine getirmesi için gereken işlemler burada
uygulanacaktır.
İşlevleri aşağıdaki gibidir:
·
İtirazın yapılıp, reddedildiği dosyalarda veya gönüllü ödeme
·
Borçlunun mal varlığının tespiti
olmaması durumunda gerekli işlemleri yapmak.
24
·
Taşınabilir malların haczi
·
Online olarak gayrimenkul ve araç haczinin konması
·
Hacizli malların kıymet takdirinin yapılması
·
Gönüllü riayet olmaması durumunda paraya ilişkin olmayan
yükümlülüklerin icrası
·
İcra hakimine gönderilecek olan temyiz dosyalarıyla ilgilenmek
·
Dosya sonlandırıldığında kapatıp, kaydetmek.
4) Satış bölümü: Amacı, dosyaların daha hızlı işleme alınmasını
sağlamak, daha fazla şeffaflık sunmak ve hem alacaklı hem de borçlu
için karlı rakamlar elde edebilmek adına diğer birimlerde dosya yükünü
azaltarak tüm icra dairelerindeki satışların merkezi olarak yayınlanması
ve uygulanmasıdır.
İşlevleri şu şekildedir:
·
İcra dairesinde gerçekleştirilecek satışların öngörüldüğü şekilde
duyurulması
·
Satışların gerçekleştirilmesi
·
Satış yapılan malın en yüksek teklif verene ulaştırılması
5) Aile bölümü: Amacı, aile hukuku konularına ilişkin dosyaların
merkezi ve uzmanlaşmış şekilde yönetilmesidir.
İşlevleri şu şekildedir:
·
İdari birimden, aile hukukuna ilişkin tüm dosyaların alınması
·
İcra edilen ilamın sonucu olan tüm ödeme emirleri veya diğer
emirlerin çıkarılması
·
Gönüllü riayet olmaması durumunda aile hukukuna ilişkin tüm
ilamların icrası için gerekenlerin yapılması.
Ayrıca, icra biriminde spesifik olarak yer alacak diğer bölümler
aşağıdaki gibidir:
6) Tebligat Birimi: İcra takibinin gelişiminde taraflar veya vekillerince
bilinmesi gereken tüm işlemlerin tebliğini gerçekleştirir.
25
7) Mali Birim: Amacı, her icra dairesinde reddiyatların ve tahsilatların
merkezi olarak banka sistemi üzerinden ve daire içerisinde nakit akışı
olmaksızın yapılmasını sağlamak amacıyla mali işlemleri bir bilgi işlem
teknolojisi üzerinden yürütmektir.
İşlevleri aşağıdaki gibidir:
·
Bir icra takibinin veya ödeme emrinin tam olarak tatmin edilmesi
·
İcra takibinden kaynaklanan ödeme emirlerinin çıkarılması.
·
Taraflarca ödenen ilgili harçların hazineye aktarılması.
·
İcra dairelerindeki tahsilatlar ve reddi yatlarla ilgili, taraflara bilgiye
için vatandaşların yaptığı ödemelerin kontrol edilmesi.
erişim sağlamak.
3. PROTOKOLLER
Protokol, söz konusu faaliyeti yapmak veya düzenlemeyi amaçlayan
bir Proje Yönetim Kitapçığı veya talimat kitabıdır.
Protokol, icra dairesinin müdürü olan icra müdürü tarafından
hazırlanacaktır. Her pozisyona tayin edilen görevlerin yanı sıra Adalet
Bakanlığı tarafından Çerçeve Protokolü içerisinde kurulan tasarım ve
teşkilata uyarlanacaktır. İşlevsel hareketlilik, iş akışı, yönetim konuları ve
işlemlerden kazanılan tecrübelere göre daire içerisindeki değişikliklere
uyum sağlayabilecek dinamik bir yapısı olacaktır.
Protokoller, hakimlerin yargısal faaliyetlerini etkilemeyecektir. Tüm ülke
çapında icra dairelerinin faaliyetlerini benzeştirmek amacıyla Adalet
Bakanlığı tarafından onaylanan genel kriterlere uygulanacaktır.
Protokollerin amacı aşağıdaki gibidir:
-Hizmet vermede eşitliği sağlamak üzere eşit şartlarda kriterlerin
bağdaşmazlığından kaçınacak şekilde hukuki kesinliği arttırarak
performans standartları belirlemek.
-Görevleri
standartlaştırarak,
söz
konusu
görevleri
tanımlayıp,
çalışanlara nasıl yapılacağını bildirmeyi sağlamak. Bu sayede,
26
formalitelerde hızlılık sağlamak ve gereksiz idari prosedürler kaldırılmak
üzere görevlerin standartlaşması, verinin optimize edilmesi ve çalışma
metodolojisi kurulması.
- Her prosedür aşamasında icra dairesinin hangi bölümünün yetkili
olacağının ve her bir çalışana tayin edilen görevlerin nasıl geliştirileceğine
dair her bir teşkilat biriminin belirlenmesini sağlamak.
- Prosedür aşamasında sorumlulukları belirleyerek ve idari aşamada
sağlanan hizmeti tespit ederek icra dairelerinde usule ilişkin faaliyetlerin
kalite kontrolünü belirlemek.
- Hem dahili hem harici olarak koordineli bir şekilde birimlerin arasında
iletişim ve ilişkileri sağlayarak, birimler arası iletişim kurallarını koymak.
- Bu sayede süreçlerde hız, hizmette etkinlik, işte modernleşme, insan
ve materyal kaynaklarında güçlendirme sağlamak.
Yasal bir süreçten geçmekte olan Yeni İcra Dairelerinin İcra Müdürlerine
Yönelik Yönetmelik’in 10uncu maddesi gereğince protokolün içeriği
şunları kapsamalıdır:
- Hakimlerin yetkileri katı bir şekilde göz önünde bulundurularak
kanunlar ve yönetmeliklerin hükümleri gereğince ve bunlara tabi olarak
dosyaların işleme alınmasında öncelik kriteri.
- Her bir dosyada kullanılacak standart belgeler: kullanılan bilgi işlem
teknolojisi sistemleri önemlidir ve serbest metin belgeleri azaltılır.
- Usule ilişkin görevlerin standartlaştırılmasında politika kuralları
gerekmektedir: erişilebilir kaynakların kullanımını optimize edecek ve
bunun yanı sıra gerekli bilgiye erişim süresini kısaltacak tek tip adımlar
bulmak.
- Farklı icra daireleri arasında birlikte hareket etmeleri gereken
dosyalarda iletişim ve standart işlem prosedürleri ile kontrol sistemleri.
- İcra dairelerinde herhangi bir zamanda yapılan işin kalitesini tasdik
etmek amacıyla gerekli somut eylemler.
27
- İnsan ve materyal kaynakların yönetiminde sorumluluklarının
etkinliğini sağlamak amacıyla Adalet Bakanlığı’ndan gelen talimatların
entegrasyonu.
- Daha etkin bir idare getirmek amacıyla gereken her türü bilgi.
4. FARKLI İCRA DAİRESİ BÖLÜMLERİ ARASINDA İLİŞKİLER VE
İCRA BÖLÜMLERİ İLE DİĞER BİRİMLER ARASINDAKİ İLİŞKİLER
İcra dairesi içerisindeki farklı bölümler ve farklı birimler arasındaki
ilişkiler, tedarikçi ve alıcı kavramları ile Adalet Bakanlığı tarafından
geliştirilen icra daireleri eylem protokollerinin hazırlanması için Çerçeve
Protokolü ile belirlenmektedir.
Tedarikçiler, işleme alınması için bir yükümlülük ileten herkestir. Alıcılar
ise devredilen işlemin ürününün yükümlülüğünü alanlardır.
İCRA BİRİMLERİ ARASINDAKİ İLİŞKİLER
İDARİ BİRİM
Amacı, tarafları icra takibinin durumu hakkında bilgilendirmek ve icra
dairelerinde dosya arşivlerinin düzgün işleyişini yürütmektir.
İDARİ BİRİMİN TEDARİKÇİLERİ
DAHİLİ
- İcra biriminin talepleri yöneltecek ve bilgi isteyecek farklı birimleridir.
HARİCİ
- Taraflar ve bireysel davacılar
- Avukatlar
- Adalet Bakanlığı
- Diğer kamu kurumları
İDARİ BİRİMİN TEDARİKÇİLERİ - ALICILARI
Yukarıda belirtilen tüm kişiler, bu birimin tedarikçileri ve alıcılarıdır;
çünkü İdari Birim aslında genel bilgi ve arşivlemeden sorumlu bir idari
pencere olarak görev yapmaktadır.
28
İCRA BİRİMİ
Amacı, icra dairesine sunulan tüm başvuruların icrasıdır. Özellikle İdari
Birim başta olmak üzere farklı birimlerin tedarikçisi ve alıcısıdır.
İCRA BİRİMİNİN TEDARİKÇİLERİ - ALICILARI
• ÖN BÜRO
- Alıcıları her şeyden önce haricidir: talep açan veya başvuruda
bulunan taraflar, bireysel davacılar ve avukatlardır.
- Dosya açma ve aile bölümlerinin tedarikçisidir.
• DOSYA AÇMA BÖLÜMÜ
- Ön büronun alıcısıdır.
- Tebligat ve Mali İşler Bölümünün hem tedarikçisi, hem alıcısıdır.
- Haciz bölümünün tedarikçisidir.
• HACİZ BÖLÜMÜ
-- Dosya açma bölümü, bu bölümün tedarikçisidir.
-- Satış Bölümü, Tebligat ve Mali İşler birimlerinin tedarikçisi ve
alıcısıdır.
• SATIŞ
-- Haciz Bölümü, Tebligat ve Mali İşler Biriminin tedarikçisi ve
alıcısıdır.
• AİLE
-- Aile Biriminin temel tedarikçisi Ön Büro’mdur. Birimin geri
kalanının bu birimle yalnızca mali ilişkileri bulunmaktadır.
• MALİ İŞLER BİRİMİ
-- Bu birimin, icra takipleri sürecinde harçlar ve vergiler ödemesi
gerekenlerle, açık arttırmaya katılanlarla ilişkisi bulunmaktadır.
-- Mali Birim, Dosya Açma Bölümü, Haciz Bölümü, Satış Bölümü
ve Aile Bölümü’nün tedarikçisi ve alıcısıdır.
29
• HACİZ BİRİMİ
-- Dosya Açma Bölümü, Mali İşler Bölümü, Satış Bölümü ve Aile
Bölümünün tedarikçisi ve alıcısıdır.
5. SORUMLULUKLARIN TESPİTİ
a) Hukuki veya usule ilişkin sorumluluklar
Bu sorumluluklar, işlemlerinin gelişmesinin sonucu olarak öncelikle
icra dairesinin tüm çalışanlarını etkilemektedir.
b) Yönetim ve idarenin sorumlulukları
Sorumluluk, icra müdürleri, icra müdür yardımcıları ve icra birimi ile
idari birimin müdürlerindedir.
c) Pozisyonların sorumlulukları
İcra dairesinde çalışan tüm personel, kendilerine tayin edilen görevlerin
düzgün yürütülmesinden sorumlu olacaktır.
30
6. TEST
Doğru mu yanlış mı: Her bir ifadeye ilişkin, doğru veya yanlış
seçeneğini işaretleyiniz.
Doğru-Yanlış 1. Her icra dairesi kendi eğitim programını planlar ve
uygular.
Doğru-Yanlış 2. Standartlaşma, tüm icra dairelerinin eşit ve benzer
şekilde hareket etmesi anlamına gelmektedir.
Doğru-Yanlış 3. Danışma masası, istatistiki bilgileri homojen bir
şekilde yönetir ve işleme alır.
Doğru-Yanlış 4. Harçların tahsilatı ve reddiyatı farklı birimlerce yapılır.
Doğru-Yanlış 5. Çalışanların dağıtımı İnsan Kaynaklarının alanına
girmektedir.
Doğru-Yanlış 6. Aşırı borçlanmayı engelleyen bir toplum kültürü
teşvik etmeyi amaçlayan tedbirlerin planlaması ve uygulaması İnsan
Kaynakları Alanının rolüdür.
Doğru-Yanlış 7. İnsan Kaynaklarına dahil olan bilgi işlem teknolojileri
birimi, faaliyetlerini UYAP ile koordine bir şekilde yerine getirir.
Doğru-Yanlış 8. Dosyaya erişim sağlamak Arşiv Biriminin işlevidir.
Doğru-Yanlış 9. Ön Büro icra dairesine sunulan belgelerin Kabul
edilmesinden sorumludur.
Doğru-Yanlış 10. Aile Bölümünün, Tebligat Bölümü ile ilişkisi yoktur.
Çoktan seçmeli: Aşağıdaki sorulardan her biri için, en uygun bulduğunuz
cevabı daire içine alınız.
1. Protokoller kim tarafından hazırlanacaktır?:
A. İcra müdürü, icra biriminin müdürü
B. İcra müdürü, idari birimin müdürü
C. İcra müdürü, dosya açma bölümünün müdürü
D. Herhangi bir icra müdürü
2. Aşağıdakilerden hangisi Protokolün konusu değildir:
A. Performans standartları oluşturmak
B. Görevleri standartlaştırmak
C. Dairenin zaman çizelgesine karar vermek
D. Birimler arasındaki iletişimi idare etmek
31
3. Aşağıdaki hizmetlerden hangisinin Aile Bölümü ile ilişkisi
yoktur?
A. Ön Büro
B. Haciz
C. Mali Birim
D. Tebligat Birimi
4. Dosya açma bölümü Haciz Biriminin tedarikçisidir:
A. Her zaman
B. Bazen
C. Asla
D. Borçlu ödeme yapmadığında
5. Yönetim ve yönlendirme yetkileri aşağıdakilerden hangisine ait
değildir:
A. İcra biriminin icra müdürü
B. İcra biriminin icra müdür yardımcısı
C. İdari birimin müdürü
D. Çalışanlar
32
ÜNİTE 3
İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞI VE USUL KİTAPÇIĞI
Yeni modelin genel yapısı ve icra dairesinin işleyişi incelendikten
sonra, bu bölümün amacı farklı evveliyatlara sahip icra müdürleri
ve icra müdür yardımcılarını süreçle yönetimin icra dairelerinin yeni
teşkilat yapısı ile ilişkilendiği konularda bilgilendirmek ve özellikle icra
dairelerine yönelik Usul Kitapçığının bir teşkilat ve standartlaştırma
aracı olarak kullanımı ve uygulanmasındaki pratik yaklaşım hakkında
eğitmek ve İş Pozisyonları Kitapçığını tanımalarını sağlamak ve
mesleki görevlerinin icrasında kullanmalarını sağlamaktır
İÇİNDEKİLER
1. ÖNSÖZ
2. İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞI
2.1 İş pozisyonları kitapçığı nedir?
2.2 İş pozisyonları kitapçığının hedefleri
2.3 İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞININ İÇERİĞİ
2.3.1 Her pozisyonun tanımlanmasına ilişkin veri
2.3.2 Pozisyonun misyonu
2.3.3 İcra dairesi içerisindeki pozisyonların organizasyon
şeması
2.3.4 Her pozisyondan beklenen katkılar veya sonuçlar
2.3.5 Pozisyonun işlevleri
2.3.6 Diğer pozisyonlarla temel ilişkiler
2.3.7 Pozisyonun teknik araçları
2.3.8 Pozisyonun gerektirdikleri
2.3.9 Gözlemler
33
2.4 İş pozisyonları kitapçığının Pratik uygulaması
2.4.1. İş pozisyonları kitapçığının iletilmesi
2.4.2. İş pozisyonları kitapçığının gözden geçirilmesi ve
güncellenmesi
3. USUL KİTAPÇIĞI
3.1 Usul Kitapçığı nedir?
3.2 Süreç Yönetimi ihtiyacı
3.3 Usul Kitapçığının kullanımı
3.4 Usul Kitapçığının temel kavramları
3.5 Usul Kitapçığında genel hatlar
3.6 Kitapçığın içeriği
3.7 Usul Kitapçığının Pratik uygulaması.
3.7.1. Yönetim prosedürlerinin kullanımı.
3.7.2.Süreçlerin düzgün uygulanmasının altı anahtarı.
3.7.3. Usul kitapçığının düzgün iletilmesi.
3.7.4 Yönetim prosedürlerinin kullanımı. Uygulamanın
3.7.5 Denetleme aracı olarak yönetim göstergeleri.
3.7.6 Kalite ve sürekli iyileştirme çerçevesinde denetleme.
denetlenmesi.
4. TEŞKİLATA İLİŞKİN KİTAPÇIK
4.1 Teşkilata İlişkin Kitapçık nedir?
4.2 Yapı
4.3 Teşkilata İlişkin Kitapçığın gözden geçirilmesi ve
güncellenmesi
34
1. ÖNSÖZ
Bu ders boyunca, icra dairelerinin temelini oluşturan teşkilatın
çerçevesine ilişkin bir genel bakış verip, bu modelin yönetilmesinde
kullanılacak araçlar hakkında icra çalışanlarına bilgi sağlamayı
amaçlamaktayız.
İcra dairelerindeki yeni teşkilat modeli, erişilebilir insan kaynaklarının
modernleştirilmesi ve iyileştirilmesini amaçlamaktadır. İcra dairelerinin
yapısı ve işlevleri öğrenildikten sonra, her pozisyonun işlevi ve görevine
ilişkin yeterli bilgi sağlamayı kolaylaştıracak araçların bilmenin yanı sıra
icra dairesi çalışanlarının görevlerine ilişkin işlev ve sorumlulukların
belirlenmesi gerekmektedir. Bunların hepsi İş Pozisyonları Kitapçığı ve
Usul Kitapçığı aracılığıyla mümkün olacaktır.
Bu bağlamda, İş Pozisyonları Kitapçığı, teşkilat yapısında bütünleşmiş
farklı birimlere ilişkin pozisyonları belirlemekte ve kurmaktadır.
Diğer yandan, Usul Kitapçığı aracılığıyla icra dairesinde çalışan her
bir bireyin işlevlerine ilişkin görev ve sorumluluklar da belirlenecektir.
Aynı zamanda, bilgisayarlı sistemlere ek olarak bir yönetim veya karar
verme destek aracı sunmaktadır.
Aşağıda belirtilen sebeplerden ötürü bir İş Pozisyonları Kitapçığı ile
Usul Kitapçığına duyulan ihtiyaç kilit bir unsur halini almıştır:
• … çünkü mevcut çalışma yaklaşımına değişiklikler getiren yeni bir
teşkilat modeli belirlenmiştir. NELERİN DEĞİŞTİĞİNİ BİLMEK
GEREKİR
• … çünkü farklı pozisyonların yeni işlevlerini belirlemek ve bunları
yeni teşkilat gerçekliğine uyumlaştırmak gerekmektedir ve işlevleri
açıklayan bir unsur olmalıdır. KİMİN NE YAPTIĞINI BİLMELİYİZ.
• ….çünkü
icra
dairelerinin
uygulanacağı
tüm
şehirlerde
pozisyonlardaki işlemlerin standartlığını ve benzerliğini temin etmek
gerekmektedir. HEPİMİZ AYNI ŞEKİLDE HAREKET ETMELİYİZ.
35
2. İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞI
2.1. İş pozisyonları kitapçığı nedir?
İcra dairelerine ilişkin İş Pozisyonları Kitapçığı, icra dairesi çalışanlarının
işlev ve koşullarını oluşturan bir insan kaynakları aracıdır.
İş Pozisyonları Kitapçığı sayesinde icra dairelerindeki pozisyonlar ve
bununla birlikte görevleri, yetkileri, sorumlulukları, işlevsel çizgileri,
pozisyonlar arasındaki hiyerarşik ilişkilerin yanı sıra pozisyon tanımı,
görevi, teşkilat şemasındaki yeri, beklenen sonuçlar, erişilebilir
teknolojik araçlar ve pozisyona ulaşabilmek için gerekenler belirlenir.
İş Pozisyonları Kitapçığı aşağıdakileri sağlamaktadır:
1.-Herbir spesifik işlevin tanımı ve belirlenmesi ile pozisyonun
sorumluluklarının kurulması.
2.- Teşkilata ilişkin ve işlevsel ilişkiler kurarak pozisyonlar arasındaki
bağımlılık ilişkilerinin bilinmesi.
3.- Doğru uygulanmasını sağlamak için her pozisyonun gerekliliklerinin
(tutum, yetenek ve bilgi) belirlenmesi.
4.- Bireylerden ve kurumla olan bağlılığından beklenen sonuçların
kararlaştırılması.
5- Birime katkısını kolaylaştırmak için yeni işe alınanların entegrasyonu
ve yönlendirilmesi.
İş Pozisyonları Kitapçığı, bir kurum, organizma veya teşkilatın
pozisyonlarının varlığına anlam katan ve aklileştiren teknik desteği
sunmaktadır.
Bir İş Pozisyonları Kitapçığı:
Pozisyona bağlı olan ama açıkça belirlenmemiş işlevlerin yapılmasını
engellemekte bir bahane olarak kullanacak bir belge değildir.
Bir pozisyonun misyonlarının yerine getirilmesini sağlayan işlevleri
belirlemektedir yani bir görev ve süreç kitapçığı değildir.
Etkinliğin kaybından sakınmak için sürekli devinime ve güncellemeye
ihtiyaç duyan bir belge olup, statik değildir.
36
2.2. İş Pozisyonları Kitapçığının hedefleri
·
Farklı pozisyonların arasındaki görev dağılımlarında benzeşen bir
kriter oluşturabilmek için bir çerçeve sağlamak.
·
İcra dairelerinin farklı pozisyonlarında, amaçların yerine
getirilebilmesi için gerekli bilginin sağlanması ile performansın
kolaylaştırılması.
·
İcra dairesi çalışanlarının pozisyonlarında
gösterebilmeleri için temel bilginin sağlanması.
·
İcra dairesinin uygulanmasından sorumlu yetkililere insan kaynakları
yönetimini iyileştirebilmek için bir araç sunmak: eğitim ihtiyacının
tespiti, yeni çalışanların alınması, beklenen bilgi ve tavırlar vb.
·
Yeni sistemin temel ilkelerini karşılayan etkinlik standartları ve öz
denetleme kriterinin geliştirilmesini sağlamak.
etkin
yürütme
2.3 İş Pozisyonları Kitapçığının içeriği
2.3.1 Her pozisyonun tanımlanmasına ilişkin veri
Pozisyonun teşkilatta tanımlanmasını sağlayan temel özelliklerini
kapsamaktadır. Tanımlayıcı veriler aşağıdaki gibidir:
·
İsim
·
İlgili Merkez
·
Ait olduğu birimin bölümü.
·
Ait olduğu idari grup
·
Dahili Üst İdari
·
Ait olduğu takım
·
Pozisyon türü
2.3.2 Pozisyonun misyonu
Tanımı temel işlevlerine dayanmaktadır ve pozisyonun temel amaçlarını
göstermektedir.
37
2.3.3 İcra dairesinin pozisyonlarına ilişkin teşkilat şeması
Teşkilat hiyerarşisi ilkesi altında iş pozisyonlarına ilişkin farklı kurumsal
ilişkilerin grafik şemasını vermektedir.
2.3.4 Her pozisyondan beklenen katkılar veya sonuçlar
Göreve ilişkilendirilen işlemlerin gelişmesinden beklenen ürün veya
sonuç gruplarıdır.
2.3.5 Pozisyonun işlevleri
Pozisyonun misyonunun yerine getirilmesini sağlayan görevlerdir.
2.3.6 Diğer pozisyonlarla temel ilişkiler
2.3.7 Pozisyonun teknik araçları
2.3.8 Pozisyonun gerektirdikleri
Pozisyon için gereken akademik gereklilikler, bilgi, yetenek, tavır ve
deneyimi belirlemektedir.
2.3.9 Gözlemler
Pozisyonu bireyselleştirmeyi sağlayan diğer ilgili durumlar.
2.4. İş Pozisyonları Kitapçığının Pratik uygulaması
2.4.1. İş Pozisyonları Kitapçığının İletilmesi
Günlük işlemlerde düzgün kullanım ve tam olarak anlaşılmasını
sağlamak adına İş Pozisyonları Kitapçığının yeterli oranda tüm
çalışanlara iletilmesi son derece önemlidir.
Farkındalık yaratma sürecinde belirlenen hedefler şu şekildedir:
-İcra dairesinin çalışma grubunu bilgilendirmek ve motive etmek.
-İcra dairesindeki her bir kişinin misyonunu göstermek.
-Tüm çalışanlar arasında bağlılık oluşturmak.
-Kitapçığın uygulamasından doğabilecek muhtemel riskleri tahmin
etmek.
38
İcra dairelerindeki uygulamasından sonra, etkinliğin kay
engellemek adına İş Pozisyonları Kitapçığının yapısına hükme
ilkelere
uyumu
denetlemeye
yönelik
mekanizmalar
oluştur
-Kitapçığı icra müdürleri ve icra müdür yardımcıları aracılığıyla
gerekmektedir.
çalışanlara iletmek.
Bu bağlamda,
iş pozisyonlarında
doğrudan e
-Şüpheleri
gidermek her
veya dairenin
ilgili açıklamaları
yapabilmek amacıyla
düzenli
iletişim halinde
olmak. veya yeni ihtiyaçların tespiti için dü
olan
düzenleyici
reformlar
2.4.2. geçirmeler
İş Pozisyonları
Kitapçığının gözden geçirilmesi ve
gözden
gerekecektir.
incelenmesi
Bu
incelemeler,
Kitapçığın
belirlenen
tarihten
ö
İcra
dairelerindeki
uygulamasından
sonra, etkinliğin
kaybını engellemek
adına İş Pozisyonları
Kitapçığının
yapısınadurumlar
hükmeden olmadıkça
ilkelere uyumuyılda en a
güncellenmesini
gerektiren
istisnai
denetlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmak gerekmektedir.
kez gerçekleşecektir.
Bu bağlamda, her dairenin iş pozisyonlarında doğrudan etkisi olan
düzenleyici reformlar veya yeni ihtiyaçların tespiti için düzenli gözden
geçirmeler gerekecektir.
Bu incelemeler, Kitapçığın belirlenen tarihten önce güncellenmesini
3. USUL
KİTPÇIĞI
gerektiren
istisnai durumlar olmadıkça yılda en az bir kez
gerçekleşecektir.
3.1 Usul Kitapçığı nedir?
3. Vatandaşlara
USUL KİTPÇIĞI daha etkin, hızlı, kaliteli ve iyi bir hizmet sun
Usul Kitapçığı nedir?
için3.1
icra
dairelerindeki hizmetlerin sağlanmasında ortak bir uygul
Vatandaşlara daha etkin, hızlı, kaliteli ve iyi bir hizmet sunmak için
icra dairelerindeki hizmetlerin sağlanmasında ortak bir uygulama birliği
yönetim
kurmakaracıdır.
ve bunları benzer hale getirmeyi mümkün kılacak bir yönetim
aracıdır.
birliği kurmak ve bunları benzer hale getirmeyi mümkün kılacak
39
Usul Kitapçığı, icra dairelerindeki hizmetlerin sunumunda yapılması
gereken faaliyetler ve görevleri açıklayan bir belgedir. Kitapçık, takibe
ilişkin hizmetleri ve denetimin yanı sıra takip sırasında uygulanan
görevlerin yürütülmesinden sorumlu kişileri tanımlamaktadır.
Daha düzgün ilerleyen bir yürütme için talimatlar, belgeler, formlar ve
diğer destekleyici belgeleri içermektedir. Aynı zamanda, icra dairesinin
faaliyetlerinin başarılı bir şekilde geliştirilmesine destek sağlayabilecek
bilgi işlem teknolojisi araçları ve diğer bilgi veya telematik sistemlerine
bir atıf bulunmaktadır.
Bu kitapçık, icra dairelerinin yönetimi ve/veya teşkilatlanmasına dahil
olan süreçlerin haritasını içermektedir. Görevlerin değerlendirmesi,
incelenmesi ve iç teftişin yapılmasının yanı sıra hem çalışanlar hem
amirlerin yapılan işe ilişkin farkındalıklarını arttırmak amacıyla içerikteki
bilgi, icra dairelerinde verilen her bir hizmeti kaydetmekte ve bunlara
atıfta bulunmaktadır.
3.2. İcra dairesinde Süreç Yönetimi İhtiyacı
İcra dairelerine yönelik yeni bir teşkilat modeli belirlenmiştir ve bu
da çalışma yaklaşımında ciddi bir değişiklik anlamına gelmektedir.
Yeni icra dairesi teşkilatlanmasının tanıtılmasıyla, geleneksel yönetim
modelleri yetersiz kalacaktır; çünkü bunlar değişikliklere etkin karşılık
vermeyi sınırlandırabilecek katı ve değişmez yapıları temsil etmektedir.
İcra dairelerinin yeni bir yaklaşımla çalışmasını desteklemek için,
Usul Kitapçığı ile icra daireleri tarafından sunulan tüm hizmetlerin
düzenlendiği ve yönetildiği yeni bir yönetim sistemi, süreçlerle yönetim
uygulanması hedeflenmektedir.
Çalışma süreçlerinden sorumluların tespit edilmesi (tespitten kasıt
“kimin ne yaptığıdır”) ve bu kişilerin yeni teşkilat gerçeğini karşılamak
açısından yeterli hale getirilmesinin yanı sıra tüm icra dairelerinde
çalışma süreçlerinin uygulama birliğinin sağlanması gerekmektedir.
İcra daireleri açısından süreçlerle yönetim, teşkilatın spesifik görevlerle
donatılan birimlerden oluşmasına ilişkin klasik anlayışın aksine, her icra
40
dairesinin, toplam kalite ve kullanıcı memnuniyetini sağlamaya yönelik,
genel prosedürler oluşturmasını gerektiren bir yönetim modelidir.
Kısacası, Usul Kitapçığı, icra dairelerine süreçlerle yönetim modelinin
benimsemesini sağlayacak bir araçtır.
3.3 Usul Kitapçığının Kullanımı
Kitapçık, görev tanımı, gereklilikleri ve yürütmeden sorumluların yerleri
konusunda iç işleyiş hakkında bilgi vermektedir.
Kullanışlılığı, diğerlerinin yanı sıra, aşağıda belirtilen hususlarda
belirtilmiştir:
• İcra dairesinin faaliyetleri hakkında ayrıntılı bir açıklama verdiğinden
çalışanların eğitimine yardımcı olmaktadır.
• İçeriğindeki görevlerin analizi için, sürekli güncelleme, iyileştirme
ve düzeltmeyi tüm çalışanlar için mümkün kılan bir şekilde kullanılır.
• Gereksiz değişikliklerden sakınarak görevlerin sadeleştirilmesi,
sorumlulukların verilmesi ve çalışma rutinlerinin standart hale
getirilmesini sağlamaktadır.
• Teftiş, iç kontrol ve değerlendirmeyi rahatlatmak amacıyla
sorumlulukları daha basit bir şekilde betimlemektedir.
•
İcra dairesinin verdiği hizmetlerde, neyin nasıl yapılması gerektiğini
göstererek, etkinlik sağlamayı amaçlamaktadır.
• Tekrardan kaçınarak, işlemlerde koordinasyona yardım etmektedir.
• Özetlemek gerekirse, karar vericilere, sağlanan hizmetleri
iyileştirmek için analiz ve faaliyetler için temel sağlamaktadır.
3.4. Usul Kitapçığının temel kavramları.
Kitapçığın, icra dairesinde Usul Yönetimi aracı olarak algılanabilmesi
için aşağıda yer alan kavramları öğrenmek gerekecektir:
•
Süreç, girdi ve çıktıların açıkça betimlendiği, ilgili, yapılandırılmış
işlemler veya görevlerin toplamıdır.
41

Süreç,
girdi
ve
çıktıların
açıkça
betimlendiği,
ilgili,
yapılandırılmış işlemler veya görevlerin toplamıdır.
İcra süreç,
dairesinde,
süreç, sunduğu
dairelerinkamu
sunduğu
kamu müşterileri,
hizmetinin
İcra dairesinde,
dairelerin
hizmetinin
müşterileri, kullanıcıları veya faydalanıcıları gibi dahil olan farklı
kullanıcıları
veya faydalanıcıları gibi dahil olan farklı aktörler (avukatlar,
aktörler (avukatlar, vatandaşlar, hakimler…) için belirli bir hizmet
vatandaşlar, hakimler…) için belirli bir hizmet üreten faaliyetlerin düzenli
üreten faaliyetlerin düzenli sıralamasıdır.
sıralamasıdır.
İcra dairesi tarafından yürütülen bazıları şu şekildedir: kayıt ve
dosyatarafından
dağıtımı, arşivleme
prosedürü
bilgi
prosedürü.kayıt ve dosya
İcra dairesi
yürütülen
bazılarıveşu
şekildedir:
dağıtımı, arşivleme prosedürü ve bilgi prosedürü.
KONTROLLER:
Normlar
Kılavuzlar
Planlar Hedefler GİRDİ
ÇIKTI
SÜREÇ ADI
ARAÇLAR:
Tefrişat, materyal ve ins an kaynakları
•
Prosedür, bir süreç, alt süreç veya işlemi gerçekleştirmenin belirli
bir yolu
Prosedür,
bir içeren
süreç, bir alt
süreç
hakkında bilgi
belgedir.
veya
işlemi
gerçekleştirmenin belirli bir yolu hakkında bilgi içeren bir belgedir.
55 Pek çok durumda, süreçler, neyin, nasıl yapılması; ne zaman,
nerede ve nasıl yürütülmesi gerektiği; hangi araçlar, materyaller
nerede ve nasıl yürütülmesi gerektiği; hangi araçlar, materyaller ve
ve belgelerin kullanılacağı ve nasıl denetlenip, kontrol edileceğini
belgelerin kullanılacağı ve nasıl denetlenip, kontrol edileceğini
gösteren
görevlere
ayrılmış
işlemleri
barındıran
belgelerle
gösteren
görevlere
ayrılmış
işlemleri
barındıran
belgelerle
ifade ifade
edilmektedir.
edilmektedir.
Pek çok durumda, süreçler, neyin, nasıl yapılması; ne zaman,
X PROSEDÜRÜ
Tanımlama
Mühür/Tarih
Geri dönen posta Hatalı alıcı?
Sınıflandırma
Bilgisayara very girişi
Tevzi
42

İşlem, daha iyi bir yönetim sağlamak için genellikle bir
•
İşlem, daha iyi bir yönetim sağlamak için genellikle bir prosedür
içerisinde düzenlenmiş görevlerin toplamıdır. Süreç, işlemlerin
düzgün bir sıraya dizilmiş haliyle üretilmektedir. İşlemlerin düzgün
sıraya dizilmiş hali bir altı süreç veya süreci ortaya çıkarmaktadır.
Sahip
Sahip
Açıklama
Açıklama
1. İcra dairelerine sunulan belgelerin alınması. İcra dairelerine sunulan belgelerin alınması. 2.1.
Nüshalara tarih ve mühür 2. Nüshalara tarih ve mühür Girdiler Avukatlar, Avukatlar, ttaraflarca sunulan belgeler
Girdiler
araflarca sunulan belgeler
Yerel süreç
Yerel UYAPsüreç
Araçlar UYAP
Denetleyen İcra müdürü icra müdür yardımcıları
Sorumluluk
Yürüten
Denetleyen
İcra müdürü icra müdür yardımcıları
Katipler
Sorumluluk
Yürüten
İşlemin olgu kKatipler
ağıdı
Çıktılar
Çıktılar
Araçlar İşlemin olgu kağıdı

Görev, işlemlerin bölünebilen en küçük halidir. Görev
• Görev, işlemlerin bölünebilen en küçük halidir. Görev seviyesinde
seviyesinde ayırım, belirli bireylerin tahsis edilmesine yardım edecek
ayırım, belirli bireylerin tahsis edilmesine yardım edecek Görev
ve
sorumlulukların
çakışmasınıtahsis
engelleyecek
bölünmesine
yardımcı
olacaktır.
seviyesinde
ayırım,
belirli
bireylerin
edilmesinesorumlulukların
yardım edecek
bölünmesine yardımcı olacaktır.
ve
sorumlulukların
çakışmasını
engelleyecek
sorumlulukların
 ve
Görev, işlemlerin
bölünebilen
en sorumlulukların
küçük halidir.
sorumlulukların
çakışmasını
engelleyecek
•
tedarikçi
(icra
bölünmesine
yardımcı
olacaktır.
 Hizmet,
Hizmet,
tedarikçi
(icradairesi)
dairesi)ve vemüşteri
müşterive/veya
ve/veya kullanıcı
bir işlemin
kullanıcıarasındaki
arasındaki ilişki
ilişki içerisinde
içerisinde bir
bir sürecin
sürecin veya
veya en
en azından
azından bir
sonucudur.
işlemin sonucudur.

Hizmet,
tedarikçi (icra dairesi) ve müşteri ve/veya
PROSEDÜR
SÜREÇ
HİZMET
kullanıcı arasındaki ilişki içerisinde bir sürecin veya en azından bir
Bir süreci işlemin sonucudur.
yürütmenin spesifik yolu PROSEDÜR
Girdilern çıktıya dönüşmesi ve iligili veya etkileşen işlemler SÜREÇ
Sürecin sonucu HİZMET
• Akış şeması, bir sürecin içerisindeki işlemler dizisinin grafik
çıktıya işlemler dizisinin
 Bir süreci Akış şeması, bir sürecinGirdilern içerisindeki
sunumudur. Akış şemasının dönüşmesi işe yarar olması
ve iligili için esnek ve basit
grafik sunumudur.
Akış şemasının işe yarar olması için esnek ve basit
yürütmenin olması önem taşımaktadır. veya etkileşen yolu olması spesifik önem taşımaktadır.
işlemler 43
Sürecin sonucu
İşlem veya görev Karar veren
İleten
Sayfalar arasındaki atıf
Sürecin Kısmının sonu Sürecin başı/sonu Belge
Bilgi-­‐İşlem-­‐ UYAP
Bağlantılı süreç
Sürecin akış şemasının özellikleri.
3.5. Usul Kitapçığının genel hatları
Süreçlerle yönetimin uygulama süreci çerçevesinde, icra dairesinin
faaliyetlerin mümkün olduğunca detaylı bir şekilde açıklamak ve
Süreçlerle
yönetimin
uygulama
çerçevesinde, icra
düzenlemek
adına bir Usul
Kitapçığısüreci
oluşturulmalıdır.
3.5. Usul Kitapçığının genel hatları
dairesinin
faaliyetlerin
mümkün
olduğunca
detaylı
bir
şekilde
İcra vedairelerine
yönelik
Usul
Kitapçığı,
icra daireleri içerisindeki
açıklamak
düzenlemek
adına bir
Usul
Kitapçığı oluşturulmalıdır.
standart çalışma yöntemleri ve yönetim kriterinin kullanımını mümkün
kılan faydalı bir araçtır:
İcra dairelerine yönelik Usul Kitapçığı, icra daireleri içerisindeki
standart
çalışma
yöntemleri
ve
yönetim
· kılan
Çalışanlar
ilişkileri
mümkün
faydalıarasındaki
bir araçtır:
kriterinin
kullanımını
teşvik eder ve destekler.
• Çalışanlar arasındaki ilişkileri teşvik eder ve destekler.
·
Tüm çalışanları teşkilatın stratejisine dahil eder.
• Tüm çalışanları teşkilatın stratejisine dahil eder.
·
Tüm teşkilatın kapsamlı yapısının genel bir görüntüsünü sunar.
·
Görevlerin sürekli güncellenmesi, düzeltilmesi ve iyileştirilmesini
sağlamak üzere detaylı analizlerini sunar.
• Tüm teşkilatın kapsamlı yapısının genel bir görüntüsünü sunar.
• Görevlerin sürekli güncellenmesi, düzeltilmesi ve iyileştirilmesini
sağlamak üzere detaylı analizlerini sunar.
· Teftiş,
iç denetim
ve değerlendirmeyi
kolaylaştırmanın
yanı
• Teftiş,
iç denetim
ve değerlendirmeyi
kolaylaştırmanın
yanı sıra
sorumlulukları
sorumlulukları
betimler.
·
betimler.
sıra
Neler yapılması gerektiğini ve en iyi hangi şekilde yapılacağını
58 göstererek icra daireleri tarafından sunulan hizmetlerin etkinliğini
arttırır.
44
·
İşlemlerin koordinasyonunu desteklemenin yanı sıra tekrar tekrar
yapılmalarını engeller.
3.6. Kitapçığın içeriği:
Kitapçık, süreçlerle yönetim sistemi ile aşağıda belirtilen araçları
belirlemektedir:
1. İcra dairesinin süreç haritası. İcra dairesinin süreç haritası, daire
içi kurulan ilişkilerde kullanılan en büyük süreçler ve prosedürlerin
şematik grafiksel sunumudur.
2. Süreçler ve prosedürler. Genel harita, her birinin belirleyici
rolleri, sorumlulukları ve görevleri, her işlemin girdileri ve çıktıları ve
destekledikleri hizmeti sunmak için kullanılan araçları oluşturan
süreçler ve prosedürlerdir. Her prosedürde, süreci oluşturan işlemlerin
her biri olgu kağıtlarında ayrıntılandığılar.
Bu kağıtlarda, prosedürün sahibi, prosedür içerisinde gerçekleştirilen
görevlerin yürütülmesinden ve denetlenmesinden sorumlu bireyler
belirlenmektedir; her bir işlemin girdisi ve çıktısının yanı sıra hizmeti
vermek için kullanılan araçlar sunulmaktadır.
3. Olgu kağıtları. Bu kağıtlarda, prosedürün sahibi, prosedür içerisinde
gerçekleştirilen görevlerin yürütülmesinden ve denetlenmesinden
sorumlu bireyler belirlenmekte; her bir işlemin girdisi ve çıktısının yanı
sıra hizmeti vermek için kullanılan araçlar sunulmaktadır.
4. Talimatlar, formlar ve diğer destekleyici belgeler. Kitapçık, daha
düzgün bir yürütme sağlayabilmek için talimatlar formlar ve diğer
destekleyici belgelere ilişkin bilgi içermektedir, ayrıca icra dairelerinin
faaliyetlerinin düzgün işleyişine yardımcı olabilecek bir araç seti ve
yazılım uygulamalarına ile diğer bilgi sistemlerine atıfta bulunulmaktadır.
İcra dairelerinin kullanımına sunulan prosedürler ve işlemler, akış
şemaları ve diğer belgeler, tanımlayıcı kodlarla ayrı ayrı kodlanmalıdır.
45
3.7. Usul Kitapçığının pratik uygulaması.
3.7.1. Yönetim prosedürlerinin kullanımı
Daha önce de gördüğümüz gibi, süreçlerle yönetim, işlemlerin ve
görevlerin icra dairesine uygulanması Kitapçıkta belirlenen süreçler ve
prosedürlerin desteği yoluyla olacağını işaret etmektedir, dolayısıyla
bu prosedürlerin günlük uygulamasında tüm teşkilat birimleri katılımda
bulunmalı ve sorumluluk almalıdır.
Kitapçıkta belirtilen süreçlerin arasından, her bir teşkilat birimi hizmetin
belirli prosedürlerinin sorumluluğunu devralmalıdır; bunun yanı sıra
tüm birimler tarafından uygulanacak ortak prosedürler bulunmaktadır.
Ancak, farklı dosyalar arasındaki bağımsızlıklar göz önüne alındığında,
tüm süreçlerin düzgün koordinasyonu ve icrası açısından genel bir
bağlılık uyandırmak önem arz etmektedir.
3.7.2. Prosedürlerin düzgün kullanımına ilişkin kilit noktalar
1. KATILACAĞIM PROSEDÜRLERİN BELİRLENMESİ: Prosedürlerin
doğru bir şekilde icra edilmesini sağlamak için hangi prosedürlerin
hangi birime ait olduğu ve hangi bireylerin dahil olduğunu bilmek
gerekmektedir. Bunu gerçekleştirebilmek için, belirleyici kod ve
olgu kağıdı son derece yardımcı olan unsurlar olarak karşımıza
çıkmaktadır.
2. PROSEDÜRDE ROLÜMÜN NE OLDUĞUNU BİLMEK: Bireyin
katılacağı
prosedürün
belirlenmesinin
ardından,
prosedür
içerisindeki rolünü bilmesi gerekmektedir: yürütücü mü denetleyici
mi. Yürütücü, prosedürün gerektirdiği görev ve faaliyetleri
geliştirirken denetleyici, düzgün yürütülmesi ve ortaya çıkan ürünün
yeterliliğini denetleyecektir.
3. İHTİYAÇ
DUYULAN
PROSEDÜRLERİN
YAKINDAN
TAKİP
EDİLMESİ. Söz konusu prosedürü yakından takip ettiğimiz takdirde
bize ne yapmamız gerektiğini gösterecektir.
4. NEYİN BİR PROSEDÜRLE BAŞLAYIP BİTTİĞİNİ ANLAMAK. Bir
prosedürün başlaması için ne gerektiği (talep, iddia, başvuru) ve
46
sonucunda neler olacağı (resmi yazı, bir çözüm) hakkında net bir
fikir sahibi olmak önemlidir.
5. GÖREVLERİN VE İŞLEVLERİN SIRASINI TAKİP ETMEK. Prosedürü
düzgün bir şekilde uygulamak için, prosedürde detaylandırılan tüm
görev ve işlemleri adım adım takip etmek zorunludur.
6. ŞÜPHE DUYULDUĞUNDA SORULAR SORMAK. İcra müdürleri
ve icra müdür yardımcıları icra takibinde sorun çözmek ve destek
vermek adına daima erişilebilir olmalıdır.
3.7.3. Usul Kitapçığının doğru bir şekilde iletilmesi.
İcra dairesinin tüm çalışanlarına Usul Kitapçığının doğru bir şekilde
iletilmesi, günlük işlerinde yeterli bir anlayış ve kullanım açısından son
derece önemli bir husustur. Bu yüzden hem icra müdürleri hem de
icra müdür yardımcılarının, prosedürlerin düzgün kullanımı konusunda
çalışanlarda farkındalık yaratması gerekmektedir. Ayrıca, Kitapçıkta
yer alan prosedürlere ilişkin soru işaretlerine ışık tutmakta asıl kanal
onlar olacaktır.
Bu bağlamda, sorumluluk dahilinde olan farkındalık yaratma ve
çalışanlara misyonun iletilmesi konusunda belirtilen hedefler şu
şekildedir:
·
Her bir teşkilat birimine günlük işlemlerinde uygulayacakları
prosedürlerin belirtilmesi.
·
Her bir teşkilat birimine kendi prosedürlerinin, icra dairesinin diğer
prosedürleri ile nasıl bir etkileşim içinde yürüdüğünün gösterilmesi.
·
Prosedürlerin uygulanmasına ilişkin şüpheler olması durumunda
icra dairesi çalışanları tarafından talip edilmesi gereken iletişim
akışının gösterilmesi.
·
Tüm çalışanlar arasında ortak bir bağlılık oluşturmak.
·
Kitapçığın uyarlanması veya güncellenmesine ilişkin oluşabilecek
muhtemel risklerin tahmin edilmesi.
47
3.7.4 Yönetim prosedürlerinin kullanımı. Uygulamanın
denetlenmesi.
Prosedürün düzgün icrası dahil olan herkesin sorumluluğudur.
Ancak icra müdürleri ve icra müdür yardımcılarının prosedüre uyumu
onaylamak sorumlulukları bulunmaktadır.
Aynı şekilde, icra dairesi içerisindeki sorumlu pozisyonda bulunanlar,
takımlarının Kitapçık ve günlük işlerinde kullandıkları prosedürlerden
etkin bir şekilde faydalanmalarını temin etmelidir.
Bu bağlamda, icra müdürleri ve icra müdür yardımcıları, aşağıda verilen
kriterleri dikkate alarak denetmen görevlerini üstlenmelidirler:
·
Teşkilata ilişkin ve yönetim alanlarında sağlanan rehberlik Usul
·
Takım içerisindeki görev dağılımı, her prosedürde belirtilen
Kitapçığında belirtilen ifadelerle uyumlu olmalıdır.
denetleme ve tamamlamaya ilişkin profillerini dikkate alarak
yapılacaktır.
·
İcra müdürleri ve icra müdür yardımcıları, prosedürlerin günlük
uygulamasında ortaya çıkan soru ve sorunlara cevap verebilmek
üzere daima erişilebilir olmalıdır.
·
Diğer birimlerle düzgün koordinasyonu temin edebilmek amacıyla
·
Prosedürün işleyişine ilişkin kalıcı bir kontrol ve kurulan hedeflere
·
Bir aksaklık tespit edilmesi durumunda, zamanında düzeltmek
prosedürler arasındaki ilişkiyi anlamak önemlidir.
uygunluğunun temin edilmesi gerekmektedir.
amacıyla iyileştirilebilecek noktaları (düzeltici tedbirler) belirlemek
gerekmektedir.
3.7.5 Denetleme aracı olarak yönetim göstergeleri
Bir
gösterge,
farklı
faaliyetlerin
kalitesini
kontrol
etmeye
ve
değerlendirmeye ilişkin bir rehber olarak kullanılabilecek nicel bir
ölçüdür. Göstergeler, sonuçların sebeplerini ölçmenin yanı sıra “Çıktı
Ölçülerinin” değerlerini tahmin eder. “Göstergelerin” belirlenmesi
48
nelerin aksayabileceği ve neyin kontrol edilmesi gerektiğine karar
vermek adına uzmanlık gerektirmektedir.
Usul Kitapçığı, kalite yönetimi için destek mekanizmalarından oluşan
istikrarlı bir yönetim göstergeleri seti oluşturmaktadır. Bu göstergeler
ilgili uygulamalara dahil edilecektir.
3.7.6 Kalite ve sürekli iyileştirme çerçevesinde denetleme
Göstergeler sisteminin yanı sıra, Kitapçık, kullanıcıların ihtiyaçları ve
beklentilerini karşılamak adına icra dairelerinin hizmetlerinin sürekli
iyileştirilmesi ve süreçlerin düzgün geliştirilmesini sağlamaya yönelik
tam bir Kalite Yönetim Sistemi oluşturmaktadır.
Kalitenin temel ilkeleri Süreç Yönetiminin temelinde çalışan tüm
bireylerde uygulanmalıdır. İcra dairesinde bu temel ilkeler idari süreçler
ve kalite yönetimi aracılığıyla özellikle başta aşağıdakiler olmak üzere
yürütülebilir:
·
Belgelerin kontrolü icra dairesinde belgelerin kontrolünün
geliştirilmesini amaçlayan işlemler sistematize edilmesini sağlayan
koşullar oluşturmaya çalışır, yani icra dairesinde ortaya çıkarılan
şablonlar ve belgelerdeki geri kalmaları engelleyecek ortak bir
faaliyet çerçevesi oluşturmayı hedeflemektedir.
·
Kullanıcı memnuniyeti: Hizmette sürekli iyileştirme sağlamak
adına, sağlanan hizmetler konusunda kullanıcıların memnuniyet
seviyesi ve fikirlerini daha iyi anlamak üzere veri toplama yollarının
tanımlanmasını hedeflemektedir.
·
Teftiş: Süreçlerin düzgün uygulanmansın kontrol edilmesi ve
iyileştirilecek alanların tespitine yönelik kontrollerin uygulanmasına
ilişkin bir yöntemdir.
·
Sürekli iyileştirme: Burada amaç, yönetim süreçlerinin kalitesini
arttırmaya yönelik belirli faaliyetleri tespit ederek, icra dairesinin
sunduğu hizmetlerin sonuçlarını incelemek ve analiz etmektir.
·
Düzeltici eylemler: İcra dairesinin hizmetlerinin geliştirilmesi
49
ve/veya sunulması aşamasında tespit edilen uyumsuzlukların
(hedeflenen kalite seviyesine ulaşılamayan durumlar) çözümü ve
müdahale edilmesine yönelik bir yöntem oluşturulmasıdır.
4. TEŞKİLATA İLİŞKİN KİTAPÇIK
4.1 Teşkilata İlişkin Kitapçık nedir?
Teşkilata ilişkin kitapçığın amacı, icra dairelerinin yalnızca işin dağılımı
ve düzenlenmesi değil aynı zamanda verilen hizmetin işleyişini de
optimize etmesini sağlayan tavsiyelerin belirlenmesidir.
Teşkilata ilişkin kitapçık bu sayede hem hizmetlerden sorumlu olanlar
için hem de ilgili memurlara bir destek aracı niteliği taşıyacak şekilde
hazırlanmaktadır; aynı zamanda icra dairesi için işin düzenlenmesi,
işlemlerin geliştirilmesi ve icra dairesi tarafından sunulan hizmetlere
ilişkin kurallar oluşturulmasını temin eden optimizasyonu sağlamaktadır.
Bir Optimizasyon Kitapçığı, teşkilatın işleyişini doğrudan geliştiren
rekabetçi bir avantaj sağlamaktadır. Bu açıdan aşağıda belirtilenler
elde edilmektedir:
• Teşkilat ve iş dağılımına ilişkin spesifik ve genel bir kriter OLUŞTURMAK
• Hizmetlerin yeterli düzeyde sağlanmasına yönelik insan kaynaklarının
ve materyal kaynakları BİLMEK
• Sunulan hizmetlerin en iyi performansını sağlayan kuralları
BELİRLEMEK
• Sunulan hizmetlerin başlaması, yönetimi ve denetimine ilişkin temel
kriterler ve tavsiyeleri OLUŞTURMAK
• Birime katkılarını kolaylaştırarak personeli ENTEGRE ETMEK ve
onlara REHBERLİK ETMEK.
4.2 Yapı
Teşkilata İlişkin Kitapçık aşağıdakilerden oluşmaktadır:
50
·
Açıklayıcı bir belge: Kitapçığın kullanımını kolaylaştırmaya yönelik.
·
Hizmet formları: İcra dairesinin sunduğu farklı hizmetleri tanımlayan
formlar içermektedir.
Hizmet formları, farklı seviyelerde teşkilat ve iş dağılımını iyileştirmeye
yarayacak tüm kriterleri, normları ve tavsiyeleri yapılandırılmış bir
şekilde bir araya toplayacaktır.
4.3. Teşkilata İlişkin Kitapçığın gözden geçirilmesi ve
güncellenmesi
Sürekli iyileştirme bağlamında, icra dairelerinin Teşkilata İlişkin Kitapçığı
yönetimi, teşkilatı ve icra dairesinin sunduğu hizmetleri desteklemeye
yönelik “canlı bir araç” olarak algılanmalı ve aşağıda belirtilen
yöntemlerle devamlı olarak güncellenmeli ve zenginleştirilmelidir:
·
Bölümler, takımlar veya çalışma grupları aracılığıyla iş dağılımın
·
Hizmete yönelik yeni işleyiş kurallarının oluşturulması veya mevcut
·
Daha önce tespit edilememiş olan aksaklıkların tespit edilmesi.
·
Zaman çizelgesi, insan kaynakları ve materyal kaynaklar, iletişim
·
Diğerleri.
yapılmasına yönelik yeni yöntemlerin tespit edilmesi.
kuralların yeniden düzenlenmesi.
bilgileri ve yeri etkileyen hizmette gelecekteki değişiklikler.
Bu bağlamda Teşkilata İlişkin Kitapçık, teşkilatın ve iş dağılımın zaman
içerisindeki optimizasyonunu sağlamak adına sürekli devinim ve
iyileştirme aracı olarak oluşturulmalıdır.
Sürekli iyileştirme kapsamında ve farklı icra dairelerinin iyi uygulamaları
ile bunlardan edinilen çıkarımlara, bu belgede yapılacak iyileştirmeler,
bu hedefle oluşturulan mekanizmalar aracılığıyla diğer daireler ile
paylaşılacaktır.
51
5. TEST
Doğru mu yanlış mı: Her bir ifadeye ilişkin, doğru veya yanlış
seçeneğini işaretleyiniz.
Doğru-Yanlış 1. İş Pozisyonları Kitapçığı, görevleri ve süreçleri
tanımlayan yani bir pozisyonun misyonunun yerine getirilmesini
sağlayan işlevleri belirleyen bir kitapçıktır
Doğru-Yanlış 2. İş Pozisyonları Ktaipçığının olması, standartların
etkinliğinin ve yeni sistemin ilkelerinin altında yatan öz değerleme
kriterlerinin geliştirilmesini sağlar.
Doğru-Yanlış 3. İcra dairelerindeki pozisyonlara ilişkin teşkilat
şemasının teşkilat hiyerarşisi ilkesi ile ilgisi yoktur.
Doğru-Yanlış 4.
İş
Pozisyonları
Kitapçığının
yeterli
iletilmesinin amacı tüm çalışanlarda bağlılık sağlamaktır.
derecede
Doğru-Yanlış 5. İş Pozisyonları Kitapçığı statik bir doküman
olduğundan düzenli gözden geçirmeyi gerektirmez.
Doğru-Yanlış 6. Usul Kitapçığı, daha düzgün bir yürütme için
talimatlar, belgeler, formlar ve diğer destekleyici belgeleri içermektedir.
Doğru-Yanlış 7. Süreçlerle yönetimde her alanın veya birimin özel
menfaatleri genel vizyonun üstündedir.
Doğru-Yanlış 8. Bir işlem, girdi ve çıktıların açıkça betimlendiği ilgili,
yapılandırılmış işlemler veya görevlerin toplamıdır.
Doğru-Yanlış 9. Teşkilata ilişkin Kitapçık, hizmetten sorumlu olanlar
için destekleyici bir araç değil, sadece icra dairesini optimal hale
getirecek bir araçtır.
Doğru-Yanlış 10. Akış şemasının faydalı olabilmesi için, katı ve statik
olması gerekmektedir.
52
Çoktan seçmeli: Aşağıdaki sorulardan her biri için, en uygun bulduğunuz
cevabı daire içine alınız.
1. Aşağıda verilen araçlardan hangisi, bilgisayar veya telematik
sistemlere ek olarak bir yönetim veya karar verme destek aracı
sağlamayı hedeflemetktedir:
A. Teşkilata İlişkin Kitapçık
B. İş Pozisyonları Kitapçığı
C. Usul Kitapçığı
D. Akış şeması
2. Usul Kitapçığı aşağıdakilerden hangisini içermektedir:
A. Destekleyici belgeler
B. Belgeler
C. Talimatlar
D. Hepsi
3. Girdilerin ve çıktıların açıkça betimlendiği ilgili, yapılandırılmış
işlemler veya görevlerin toplamı aşağıdakilerden hangisidir:
A. Süreç
B. İşlem
C. Prosedür
D. Süreç haritası
4. Aşağıdaki araçlardan hangisi Usul Kitapçığı’nda belirlenmemiştir:
A. İcra dairelerine yönelik süreç haritası
B. Genel haritayı oluşturan süreçler ve prosedürler
C. Teşkilata İlişkin Kitapçık
D. Olgu kağıtları
5. Usul Kitapçığı bağlamında işlemin ayrılabileceği en küçük parça
aşağıdakilerden hangisidir?:
A. Süreç
B. Görev
C. Hizmet
D. İşlem
53
TESTLERİN SONUÇLARI
ÜNİTE 1
Doğru mu yanlış mı testi
Çoktan seçmeli test
1. Doğru
1. A
2. Doğru
2. C
3. Yanlış
3. A
4. Yanlış
4. C
5. Doğru
5. C
6. Yanlış
7. Yanlış
8. Yanlış
9. Doğru
10. Yanlış
ÜNİTE II
Doğru mu yanlış mı testi
1. Yanlış
1. A
2. Doğru
2. C
3. Yanlış
3. B
4. Yanlış
4. D
5. Doğru
5. D
6. Yanlış
7. Yanlış
8. Yanlış
9. Doğru
10. Yanlış
54
Çoktan seçmeli test
ÜNİTE III
Doğru mu yanlış mı testi
Çoktan seçmeli test
1. Yanlış
1. C
2. Doğru
2. D
3. Yanlış
3. A
4. Doğru
4. C
5. Yanlış
5. B
6. Doğru
7. Yanlış
8. Yanlış
9. Yanlış
10. Yanlış
55