Kulüp Saymanı`nın El Kitabı

Transkript

Kulüp Saymanı’nın El Kitabı
Kulüp Yöneticileri Seti’nin bir parçası
ULUSLARARASI ROTARY
Bu Kulüp Saymanı El Kitabı’nın (220) 2009 baskısıdır. 2010-11, 2011-12 ve 2012-13
dönemlerinde göreve gelecek kulüp saymanları tarafından kullanılacaktır. Bu yayında yer alan
bilgiler Uluslararası Rotary Tüzüğü ve İç Tüzüğü’nü, Rotary Kulübü Ana Tüzüğü’nü, Rotary
Yöntem ve Kuralları’nı ve Rotary Vakfı Yöntem ve Kuralları’nı temel alır. Kesin yönergeler için
lütfen bu kaynaklara başvurun. 2010 Yasama Konseyi, UR Yönetim Kurulu veya Rotary Vakfı
Mütevelli Heyeti tarafından bu dokümanda yapılan ve yukarda listelenen değişiklikler bu yayında
belirtilmiş olan politikaları geçersiz kılar.
İçindekiler
Giriş
1
1
Görev ve Sorumluluklar
Fonların Yönetimi
Aidatların Toplanması ve Ücretlerin Verilmesi
Kulübünüzün Mali Durumu Hakkında Rapor Hazırlanması
Rotary Vakfı ile birlikte çalışma
Bütçe Hazırlanması
Yerinize Geçecek Kişinin Hazırlanması
Kaynaklar
3
4
5
9
10
13
13
13
2
En İyi Mali Uygulamalar
Risk Yönetimi
Mali Kontroller
15
15
16
Ekler
1: Örnek Kurul Raporu
2: Bütçe Çalışma Tablosu
3: Saymanlar için En İyi Uygulamalar Kontrol Listesi
4: Bölge Asamblesi Tartışma Soruları
17
19
22
23
Çalışma Tabloları
1: Özet
2: Hedefler
3: Eylem Planı
4: Kulüp Saymanı Vaka Çalışması
24
25
26
27
Giriş
Dünya Çapında
Dünyadaki 33.000
Rotary kulübü Rotary
değerlerini paylaşır
ancak, bunlar belli
ulusal ve sosyal
bağlamlarda işlerler.
Kulüp Saymanı’nın El Kitabı tüm dünyadaki Rotary kulübü saymanlarına destek olmak
amacıyla oluşturulmuştur. Saymanın bireysel sorumlulukları bölgesel yasalara, kültürel
uygulamalara ve belirlenen kulüp usullerine göre değişiklik gösterdiğinden, bu yayında
yer alan önerileri kulübünüzün ihtiyaçlarına göre uyarlamalısınız. Kulüp saymanının
görevinin bir kültürden diğerine nasıl değişebileceğini göstermek için farklı kültürlere
özgü örnekler bu el kitabında Dünya Çapında kutucukları içinde vurgulanmıştır. Genel
olarak ipuçları ise Rotary Hatırlatma kutucukları içinde verilmiştir.
Bu yayın üç bölümden oluşmaktadır. İlk bölümde kulüp saymanının temel sorumlulukları tanımlanmıştır. İkinci bölümde en iyi mali uygulamaların bir derlemesi sunulmaktadır. Bu el kitabının sonundaki ekler, kulübün yönetim kuruluna sunulmak üzere örnek
mali rapor, bütçe çalışma tablosu, en iyi uygulamaların kontrol listesi ve tartışma sorularının listesini içerir. Eklerin arkasından bölge asamblelerinde kullanılan çalışma tabloları
yer alır.
Görev döneminize hazırlanmak için bu el kitabını kullanmalısınız. Bölge asamblesine
gelirken el kitabını yanınızda getirin ve içeriğini önceden gözden geçirin. Toplantıdaki
kolaylaştırılmış tartışmaları en etkili şekilde kullanmanıza yardım edecek olan ek 4’teki
sorulara özellikle dikkat edin. Eğitiminiz tamamlandığında, bu yayın size kulüp
yöneticileri ve üyeleriyle birlikte yaptığınız çalışmalarda bir kaynak görevi görecektir.
Rotary Kulübünüz Uluslararası Rotary’nin bir üyesidir. Bu üyelik ile kulübünüz dünya
genelindeki 33.000 Rotary kulübüne bağlanır ve dokuz dildeki yayınlar, www.rotary.org
adresinde yer alan bilgiler, Rotary Vakfı’nın bağışları ve genel merkezlerle yedi uluslararası ofisteki personel desteği de dahil organizasyonun hizmet ve kaynaklarına erişme
hakkına sahip olur.
KULÜP SAYMANI‘NIN EL KİTABI
1
Yorumlar
Kulüp saymanı olarak görevinizle ilgili sorular için lütfen guvernör
yardımcınıza, bölge mali işler komitesine, UR mali işleri ya da Kulüp ve
Bölge Destek temsilcisine başvurun.
Eğer bu el kitabı ile ilgili görüş ya da sorularınız varsa lütfen bunları şu adrese
yönlendirin:
Leadership Education and Training Division
Rotary International
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 USA
E-mail: [email protected]
Telefon: 847-866-3000
Faks: 847-866-9446
2
BÖLÜM 1
1 Temmuz’dan itibaren resmen kulüp saymanı olarak görev süreniz başlar. Deneyiminiz
ve iş yükünüz, kulübünüzün büyüklüğü, faaliyetleri ve sizin Rotary’e ve yeni
sorumluluklarınıza olan aşinalığınıza bağlı olacaktır. Kulüp saymanı olarak
sorumluluklarınız aşağıdaki işleri kapsar:
• Fonların Yönetimi
• Aidatların toplanması ve ücretlerin ödenmesi
• Kulübünüzün mali durumu hakkında rapor hazırlanması
• Rotary Vakfı ile birlikte çalışma
• Bütçe Hazırlanması
• Yerinize geçecek kişinin hazırlanması
Döneminize hazırlanmak için, kulübün yönetim kurulu ve üyeleri, bölgeniz ve
Uluslararası Rotary’nin sizden neler bekleyeceğini öğrenin. Görevinizi daha iyi
anlamanız için görevi devralmadan önce görevinden ayrılacak kulüp saymanına yardım
etmeniz tavsiye edilir. Aşağıdaki soruları sorun:
• Banka hesapları nasıl açılır?
• Kulüp üyeleri aidatları nasıl öderler?
• Kulübün ödenmemiş bir borcu var mı?
Rotary Hatırlatma
Bölgeniz, bölge
toplantısında eğitim imkanı
ve yıl boyunca guvernör
yardımcınız ve bölge mali
işler komitesinin desteğini
sunar.
• Gelecek yılın bütçesi nedir?
• Bütçe nasıl oluşturulmuştur?
• Fonlar kulüp komitelerine ne şekilde taksim edilir?
• Muhasebenin tutulması için hangi muhasebe sistemi uygundur?
• Mali kayıtlar nasıl tutulur?
• Kulüp yönetim kurulu, bölge, UR ya da yerel hükümetle ilgili hangi evrakların
dosyalanması gerekir (ör. İç tüzük ve vergilerdeki değişiklikler)?
Daha fazla hazırlanmak için, bölge asamblenizdeki sayman eğitimi oturumlarına katılın.
Bu toplantı, döneminiz süresince size yardımcı olabilecek Rotaryenlerin yanı sıra
guvernör yardımcınız ve bölge mali işler komitesi üyeleri ile birlikte çalışma ortamı
sunar. Sorumluluklarınızı mukayese etmek, gereklilikleri rapor etmek ve muhasebe
prosedürleri için görevinden ayrılan ve yeni göreve başlayacak saymanlara danışın.
GÖREV VE SORUMLULUKLAR
3
Fonların Yönetimi
Döneminize başlarken, bir önceki Rotary yılında oluşturulan bütçeye bağlı kalmakla
mükellefsiniz. Bu görev kazanılan ve harcanan fonların yönetimi ve izlenmesini
kapsar.
Gelirler aşağıdakileri kapsar, ancak bunlarla sınırlı değildir:
• Kulüp aidatlarının ödenmesi
• Bağışlar
• Kulüp etkinliklerinden kazanılan para
• Rotary Vakfı bağışları
• Sponsorluk gelirleri
Giderler aşağıdakileri kapsar, ancak bunlarla sınırlı değildir:
• Bölge ve UR aidatı ödemeleri
• Hayır işlerine ait harcamalar
• Ofis ihtiyaçları ve ekipman harcamaları
• Toplantı harcamaları (örn., hizmetler, yemekler)
• Tanıtıma yönelik harcamalar
• Komite faaliyetleri harcamaları
• Muhtelif masraflar
Tahsil edilen tüm gelir ve giderlerin tam olarak belgelendirilmesini sağlayın.
Üyelere, ödedikleri aidatlara ve yaptıkları bağışlara karşılık makbuz verin ve kulüp
satın alımları da dahil olmak üzere tüm işlemleri işletme defterine kaydedin. Eğer
bütçenin aşılması kaçınılmazsa mutlaka yönetim kurulunun onayını alın.
Elektronik bir muhasebe programı görevinizle ilgili bir çok işi otomatik hale
getirecektir. Varsa hangi yazılımın kullanıldığını öğrenmek için kulübünüzün
görevden ayrılan saymanına danışın. Eğer yeni bir program seçecekseniz kolay
kullanabileceğiniz ve kulübünüzün ihtiyaçlarına cevap verebilecek bir program
seçin.
Standart muhasebe uygulaması, fon oluşturma etkinliklerinden gelen gelirlerin hayır
işlerine harcanmasını sağlamak amacıyla kulübün hayır işleri ile işletme giderlerini
birbirinden ayırmayı gerektirir. Eğer fon oluşturma etkinliklerinin gelirleri belirli bir
projede kullanılacaksa, ayrı proje hesapları açabilirsiniz.
4
Kulüp faturaları
Bölge aidatları
UR aidatları ve
ödemeleri
ÜYELER
SAYMAN
GİDERLER
Aidatların Toplanması ve Ücretlerin Ödenmesi
Rotaryenlerin kendi kulüplerine, bölgeye ve UR’ye aidat ödemeleri gerekmektedir.
Sayman olarak, üyelerden toplamanız gereken ücretleri ve kulübünüz adına ödemeniz
gereken masrafları iyi bilmeniz gerekir.
Rotary Hatırlatma
Eğer kulübünüz haftalık
bağış ya da para cezası
topluyorsa bunları
belgelendirdiğinizden
emin olun.
Rotary Hatırlatma
UR aidatları yeni üyelerin
kulübe katılma tarihine
göre eşit olarak bölünür.
Örneğin, Rotaryen John
Smith yerel Rotary
kulübüne 4 Ocak’ta kabul
edilmiştir. 1 Temmuz’da
kulübü, Şubat’tan
Haziran’a kadar olan
süreyi kapsaması için beş
aylık orantılı aidatı UR’ye
ödemelidir.
TAHSİL EDİLECEKLER
ÖDENECEKLER
Kulüp aidatları
Giriş aidatları
Bölge aidatları
UR üyelik aidatları
UR aidatları
Bölge aidatları
Yarıyıl aidat faturaları
- UR üyelik aidatları
- Yeni üye nisbi aidatları
- UR aidatları
Dergi masrafları
Yasama Konseyi aidatları
- Ödenmemiş bakiye (varsa)
Kulüp aidatları. Kulüp aidatları kulübünüz tarafından belirlenen şekilde haftalık, aylık
veya üç ayda bir toplanabilir ve aidat miktarları her yıl yeniden belirlenir. Kulübe göre
değişiklik gösteren bu aidatlar genellikle toplantılar, yemekler, konuşmacı hediyeleri ve
sarf malzemeleri gibi işletme masraflarına fon sağlar.
Giriş aidatları. Birçok kulüp, yeni üyelerden kulüp tarafından belirlenen giriş aidatı
almaktadır. Bu aidat diğer kulüplerden kulübünüze geçiş yapan üyelere, eski Rotaryenlere ve emekli Rotaryenlere uygulanmaz.1
1
Daha fazla ayrıntı için bkz. Rotary Kulübü Ana Tüzüğü, madde 11.
5
Bölge aidatları. Bir çok bölge, bölge tarafından desteklenen projeleri finanse
etmek ve Rotary’nin yerel yönetimini ve gelişimini desteklemek için fona sahiptir.
Bu bölgelerde her kulüp üyelik aidatlarıyla katkı sağlar. Miktar her yıl bölge
asamblesinde, bölge konferansında veya gelecek dönem başkanı eğitim
seminerinde onaylanır.
Dünya Çapında
Büyük Britanya Adası ve
İrlanda’daki kulüplerin
farklı aidat toplama şekli
vardır. Bu kulüpler aidatlar
hakkındaki sorular için
Büyük Britanya Adası ve
İrlanda’daki Uluslararası
Rotary’e danışmalıdırlar.
UR üyelik aidatları. Yılda iki kez kulüplerden üyelik aidatı ya da her bir üye için
aidat alınır. 2010-11 Rotary yılında kişi başı yarı yıl aidat oranı 25 Amerikan
Doları’dır.2 Tüm aidatlar, önceden belirlenmiş bir formüle göre oranlanan aidatlar
da dahil olmak üzere 1 Temmuz ve 1 Ocak’ta ödenecektir. (Örnek fatura sayfa 8’de
vardır.) Bir yarıyıllık dönem içinde kabul edilen her yeni üye için kulüp UR’a eşit
bölünmüş üyelik aidatı ödemelidir; üyeliğin her tam ayı için ödenecek miktar yıllık
üyelik aidatının on ikide biri kadardır.
Üyelik aidatları, birden çok dilde yayın oluşturma; kulüp, bölge ve proje desteği
sağlama; gelecek kulüp liderlerine eğitim, rehberlik ve kaynak sunma ve UR Web
sitesini sürdürme de dahil kuruluşun genel işletme masraflarını karşılar.
UR aidatları. Rotaryenlerden aidatların yanı sıra gerekli dergi abonelikleri,
Yasama Konseyi aidatları ve diğer masraflar için de para alınmaktadır. The
Rotarian ve Revista Rotaria çevre dergileri için ödemeler yarıyıl aidatlarıyla birlikte
gönderilmelidir. Diğer tüm bölgesel dergilere aboneliğe ilişkin ödemeler doğrudan
ilgili dergi editörüne gönderilmelidir.
Dünya Çapında
Avustralya’daki kulüpler,
UR, bölge ve kulüp
aidatları ve bunların yanı
sıra çevre dergileri için mal
ve hizmet vergisine
tabidirler.
Takip sistemi. Kulüp, bölge ve UR aidatlarını takip etmek için faturalandırma
sistemi kullanmayı düşünün. Her üyeye, yemek gibi ilave kalemlere ait masraflarla
beraber son yapılan ödemeleri ve ödemesi beklenen aidatları detaylandırmak için
bir fatura gönderin. Faturalara güncel bakiye ve son ödeme tarihlerini de ekleyin ve
bunları zamanında ulaştırın. Zamanında ödeme yapmayan üyelere hatırlatma notları
gönderin ya da kulüp sekreterini ikaz edin. Tüm üyelerin ödeme sürecini iyi
anladığından ve faturalar gönderilmeden önce son ödeme tarihlerini bildiklerinden
emin olun. Aidat ödemelerini zamanında toplamanıza ve göndermenize yardımcı
olması için bir takvim oluşturmayı düşünebilirsiniz.
2 Aidatlar üç yılda bir düzenlenen Yasama Konseyi tarafından belirlenir.
6
Aidat Toplamaya ve Ödemeye ilişkin Örnek Takvim
(üç ayda bir tahsilat döngüsüne dayanır)
Rotary Hatırlatma
Bazı ülkelerde, iç tüzükte
yapılan değişiklikler (örn.,
aidatlarda artış) guvernöre
tescil ettirilmelidir.
Rotary Hatırlatma
www.rotary.org
adresindeki Üye Girişi
üzerinden kulüp saymanı
artık Rotary Vakfı ve
yarıyıl raporlarını (SAR)
görebilir ve yarıyıl
aidatlarını çevrimiçi olarak
ödeyebilir. Kulüp başkanı
ya da sekreter girişinizi
etkinleştirmelidir.
Aidatların toplanması
Aidatların ödenmesi
Temmuz
Ağustos
Eylül
Kulüp aidatlarını topla
Hatırlatma notu gönder
Faturaları gönder
SAR faturalarını öde
Ekim
Kasım
Aralık
Faturaları gönder
Bölge aidatlarını öde
Ocak
Şubat
Mart
Faturaları gönder
SAR faturalarını öde
Nisan
Mayıs
Haziran
Faturaları gönder
Bölge aidatlarını öde
Yarıyıl aidat faturaları. UR, her Rotary kulübü sekreterine Haziran sonunda Temmuz
faturası, Aralık sonunda ise Ocak faturası için SAR paketinin bir parçası olarak bir
yarıyıl aidat faturası gönderir. Paket aynı zamanda, tahmini faturalandırmaya temel
oluşturacak mevcut üye listesini; gerekli revizyonları hesaplamak için çalışma
tablosunu; formları tamamlayarak bilgileri ve ödemeyi UR veya mali aracılarına
gönderme talimatlarını içerir.
Faturalar (sayfa 8’deki örneğe bakın) kulüpleri, en güncel üyelik listelerine bağlı olarak
UR üyelik aidatı ve sair ödemelerle borçlandırır. (10’un altında üyesi olan kulüplerin
10 kişilik ödeme yapmaları gerekmektedir.) Kulüp sekreterinin bu listeyi
www.rotary.org adresindeki Üye Girişi yoluyla güncel tutmasını teşvik edin, böylece
kulübünüzün üyelik aidatı faturası doğru olacaktır. Bütün ödemelerin üzerinde kulüp
numaranızın bulunduğundan emin olun. Kulübünüzün bakiye ödemesi aynı zamanda
sizin tarafınızdan veya kulüp sekreteriniz veya başkanınız tarafından www.rotary.org
adresindeki üye girişi üzerinden kredi kartı ile ödenebilir.
Eğer sekreter SAR paketini Temmuz veya Ocak sonu itibariyle alamazsa, bir
kopyasının [email protected] adresine veya uluslararası ofisinize başvurarak e-posta,
faks, posta yoluyla gönderilmesi, ya da sizin, kulüp sekreterinizin veya başkanınızın
Üye Girişi üzerinden çıktı alması istenebilir.
Aidatları bölgeye veya UR’a göndermek kulübünüzün üyeliğini, Uluslararası Rotary
nezdinde iyi bir mali konuma sahip olmayı ve organizasyonun kaynaklarına erişimi
garanti eder.
7
YARIYIL AİDATI FATURA ÖRNEĞİ
ÖDEME ŞEKLİ (lütfen işaretleyin)
Çek/Yerel UR Ofisine Havale Emri/ Mali Aracı.
ULUSLARARASI ROTARY’ye ödenecektir.
Fatura Numarası: SAR-XXXXXXXXXX
Kulüp Numarası:
CXXXXXXXXX
Kulübün Adı:
X Rotary Kulübü
Düzenleme Tarihi: (GG-AA-YYYY) 06-06-2008
Ödeme Tarihi: (GG-AA-YYYY) 01-07-2008
Kredi kartı ile - https://riweb.rotaryintl.org/
Aşağıdaki bankaya Elektronik Para Transferi ile
Ödeme Ref: XXXXXX
TOPLAM ÖDENECEK MİKTAR:
Hesap No: XXXX
Hesap Sahibi: ULUSLARARASI ROTARY
Swift Kodu: XXXX
Sort/IBAN: (Bankanızın posta adresi bilgileri buraya yazılacak)
Burası, 1 hafta öncesinden
Adres satırı 1
UR kayıtlarında görülen kulüp
Adres satırı 2
banka bilgilerini yansıtır.
Ülke
XXXX.XX
LÜTFEN YUKARIDAKİ BÖLÜMÜ AYIRIP ORİJİNALİNİ ÖDEMENİZ VE SAR ÜYE LİSTENİZLE BİRLİKTE GERİ GÖNDERİN.
Rotary International Europe and Africa Office
Witikonerstrasse 15
CH-8032 Zurich
Switzerland
MON “aylık”,
MBR ise “üye”
yerine
kullanılmıştır.
ADET
ÖLÇÜ BİRİMİ
Çevresel Rotary
ofis adresiniz
burada
görülecektir.
Kulüp Numarası: C0000XX
Kulübün Adı:
X Rotary Kulübü
Bölge: XXXX
Düzenleme Tarihi: (06-06-2008)
Ödeme Tarihi: (01-07-2008)
BİRİM FİYAT
(KENDİ PARA BİRİMİNİZ
CİNSİNDEN)
AÇIKLAMA
MON
MON
MBR
MBR
MBR
X ROTARY KULÜBÜ
TOPLAM
Orantılı Aidat
Orantılı Aidat
Yarıyıl Aidatı
Yasama Konseyi Kesintisi
The Rotarian Dergisi – Ent.
Tutarlar ABD Doları ve yerel para biriminiz
cinsinden belirtilecektir. Ödeme tarihindeki
döviz kurunu kullanın.
Burada
görülen
tutarlar örnek
tutarlardır.
YARIYIL AİDATI
KULÜBÜN BU FATURA DAHİL BAKİYESİ (ABD DOLARI CİNSİNDEN)
ÖDENECEK TOPLAM TUTAR (KENDİ PARA BİRİMİNİZ CİNSİNDEN)
01/07/08 İTİBARİYLE ÖDENECEK TOPLAM TUTARIN DETAYLARI
Üye Adı
8
Giriş Tarihi
Fatura Edilen Tutar
Ay Sayısı
Üyeliğin sonlandırılması. Son ödeme tarihinden sonraki 30 gün içinde ödeme
yapamayan üye kulüp sekreteri tarafından yazılı olarak bilgilendirilmelidir. İkaz
tarihinden sonraki 10 gün zarfında aidatlar ödenmemişse, üyelik kulübün kurul kararına
bağlı olarak sona erdirebilir. Yönetim kurulu, üyenin talebi ve kulübe olan borçlarının
tamamını ödemesi üzerine yeniden üyeliğe kabul edebilir.
Kulüplerin UR üyeliğinin sonlandırılması. 1 Ocak veya 1 Temmuz olan son ödeme
tarihinden altı ay sonra 250 Amerikan Doları veya daha fazla yükümlülüğü olan
kulüplerin Uluslararası Rotary üyeliği sonlandırılır. Kulüp, üyeliğinin sona
erdirilmesinden sonraki 90 gün içinde yeniden üye olma talebinde bulunursa, tekrar üye
olabilmek için üyeliğin sona erdiği tarihteki bütün mali yükümlülüklerini, üyeliğin sona
erdiği tarihle yeniden üye olma tarihi arasında geçen süre boyunca biriken tüm yarıyıl
aidatlarını ve üyeliğin sonlandırılmasından sonraki 90 gün içinde kişi başı 10 Dolar
yeniden üyelik ücretini ödemelidir. Eğer kulübün 10’un altında üyesi varsa 10 üyelik
ödeme yapması gerekmektedir.
Rotary Hatırlatma
Aidatlarını ve ücretlerini
UR’ye ödemeyen
kulüplerin üyeliği
sonlandırılır ve UR veya
bölgelerinden hizmet
alamazlar.
Üyeliğinin sona erdiği tarihten 90 ila 365 gün geçtikten sonra yeniden üyelik başvurusu
yapan bir kulüp yeniden üyelik başvurusunu tamamlamalı ve yukarıda bahsedilen
gereklilikleri yerine getirmenin yanı sıra üye başına 15 Dolar başvuru ücreti ödemelidir.
Başvuru ücreti de en az 10 kişilik ödeme yapma gerekliliğine tabidir.
Üyeliklerinin sona erdiği tarihten itibaren 365 gün içinde mali sorumluluklarının
tümünü yerine getirmeyen kulüpler charter’larını kaybedecek ve yeniden üyeliğe uygun
bulunmayacaklardır. Benzer şekilde, bölge aidatlarını ödeyemeyen bir kulübün UR
üyeliği durdurulabilir veya UR Yönetim Kurulu tarafından sona erdirilebilir.
Kulübünüzün Mali Durumu Hakkında Rapor Hazırlanması
Dünya Çapında
Kayıt tutma gereklilikleri
ülkeden ülkeye değişir.
Bazı ülkeler daimi
muhafazayı şart koşarken
bazıları bunun için belli bir
süre belirler. Yerel
yasalarınızı inceleyerek
bunlara uygun olarak
evrak muhafaza kuralları
oluşturun.
Görevleriniz, kulübünüzün yönetim kuruluna verilen aylık raporların düzenlenmesini,
kulüp üyelerine gönderilen düzenli mali durum güncellemelerini ve detaylı bir yıllık
raporu kapsar. Kurul toplantılarında, kulübün aylık gider ve gelirlerini sunun ve fon
oluşturma çalışmaları ve bütçenin tamamına ilişkin durumunu ortaya koyun. Kurul
raporlarının gerçek yapısı kulübün büyüklüğü ve faaliyetlerine göre değişmekle beraber
ek 1’de bir örneği verilmiştir.
Sayman olarak, öncelikle kulübünüzün mali raporlarının tam ve doğru olmasından
sorumlusunuz. Kurul ve kulüp toplantısı notlarının hesap bakiyelerini ve fiili mali
etkinlikle eşleşen tediyeleri listelemesi önemlidir. Kulübün, belli bir dönemde fonların
kullanılmasına ilişkin hesap vermek zorunda kalması ihtimaline karşılık her türlü kayıt
saklanmalıdır. Evrakların saklanmasına ilişkin yasalar hakkında yerel yetkililere
danışın.
3 Rotary Politikaları Kuralları 9.020.7
9
Kalifiye bir kişi kulübün yıllık mali işlemlerini gözden geçirmelidir. Kulübünüz bu
amaçla bir denetleme komitesi oluşturabilir ya da uzman birini tutabilir. Bazı kulüp
saymanları vergilerin yıllık dosyalanmasından sorumlu olabilir. Ülkenizin vergi
yasalarını iyi öğrenin. Eğer kulübünüzün burslar ve vakıflar için ayrı fonları varsa
ya da bunlar bir arada işletilmiyorsa özel gereksinimler doğabilir. Özel vergi
problemleri hakkında kulübünüzdeki veya toplumunuzdaki bir uzmana başvurun.
Rotary Vakfı ile birlikte çalışma
Dünya Çapında
Birleşik Devletler ve Porto
Riko’daki Rotary Kulüpleri,
Form 990’ı İç Gelirler
Servisi ile birlikte
dosyalarken kullanmak
amacıyla bir işveren kimlik
numarası (bireylerin
sosyal güvenlik
numaralarında olduğu
gibi) almaları
gerekmektedir. Numara
almamanız durumunda
mali ceza alabilirsiniz.
Rotary Vakfı, Uluslararası Rotary’nin hayır işleriyle uğraşan koludur ve yalnızca
Rotaryenlerden ve Vakıf dostlarından gelen gönüllü destekler ile ayakta kalır. Rotary Vakfı bağışları, Rotaryenlerin sağlığın iyileştirilmesi, eğitim desteği ve
yoksulluğun azaltılması yoluyla dünyada anlayış, iyi niyet ve barışı
güçlendirmelerini sağlar. Kulüp saymanı olarak Vakıf ile olan ilişkileriniz benzer
şekilde, bağış yapmayı ve bağış başvurusu yapma ve bağışları takip etme
konularında yardımcı olmayı içerecektir. Vakıf hakkındaki belli sorular için
kulübünüze ya da bölge Rotary Vakfı komitesine başvurun.
Katkılar. Vakfa yapılan katkılar Uluslararası Rotary’e ödenen aidatlardan tamamen
ayrıdır. Hem şahıslar hem de kulüpler istediklerinde havale, kredi kartı, ödeme
emri, çek ya da Rotary Vakfı’nın (Uluslararası Rotary değil) hamiline bir seyahat
çeki ile bağışta bulunabilirler. Bazı ülkelerde bağışçılar vergi muafiyetinden yararlanırlar. Sorularınız için uluslararası ofisinize başvurun.
Vakfa gönderilen tüm katkıların yanında bağış yapanın adı ve belirgin bir bağış adı
yer almalıdır (PolioPlus veya Yıllık Programlar Fonu gibi) Doğrudan bağışlar TRF
Küresel Katkı Formu (123) ile ya da www.rotary.org adresinden yapılabilir. Bu
yollarla doğrudan yapılan bağışlar Vakfın bağışları daha hızlı işlemesine ve
bağışçıların kayıtları ve vergi raporlama gerekleri için makbuz hazırlamasına
olanak tanır. Eğer birden fazla bağış aynı anda gönderilmişse, bağışçılar Çoklu
Bağış Formu’nu (094) doldurmalı ve katkılarıyla birlikte göndermelidirler. Bu form
bağış adlarını göstermeli ve her birinin adına makbuz düzenlenebilmesi ve uygun
takdirleri alabilmeleri için katkı yapanların adlarını içermelidir. Her iki formu
www.rotary.org’dan indirebilirsiniz.
10
TRF Küresel Katkı Formu (123)
Dünya Çapında
Dünyanın bazı
bölgelerinde, Rotary
kulüpleri TRF Küresel
Katkı Formu’nun (123) ve/
veya Çoklu Bağış
Formu’nun (094) yerel
uyarlamalarını
kullanmaktadırlar. Rotary
Vakfı’na katkıları
gönderirken hangi formları
kullanmanız gerektiğini
belirlemek için görevinden
ayrılan kulüp saymanınızla
mutabakata varın.
Çoklu Bağış Formu (094)
11
Kulüp üyelerinizden alınan bağışları ilgili adrese iletin: 4
Amerika Birleşik Devletleri’nde:
Rotary Vakfı
14280 Collections Center Drive
Chicago, IL 60693
Kanada’da
The Rotary Foundation (Canada)
Box B9322, P.O. Box 9100
Postal Station F
Toronto, ON M4Y 3A5
ABD ve Kanada dışında:
Ülkenizde hizmet veren Uluslararası Ofis ya da mali aracılar; irtibat bilgileri için
Resmi Rehber’e (007) bakın.
Maddi bağışlara ek olarak katkılar; hisse senedi, değerli kağıtlar, hayat sigortası
poliçeleri, mülk ve teberruları da içerir. Bu tip katkıların iletilmesi için UR Dünya
Genel Merkezindeki Rotary Vakfı Bağış Yönetimi Departmanı’yla veya size hizmet
veren uluslararası ofis ile temasa geçin.
Rotary Vakfı’na katkılar, mevcut Rotary yılına aktarılabilmesi için 30 Haziran’a kadar
teslim alınmalıdır. 30 Haziran’dan sonra alınan katkılar bir sonraki Rotary yılına dahil
olur. Vergi kolaylıklarından yararlanabilmek için bağışçılar Vakfın bu katkıları kendi
ülkelerindeki mali yılın sonu itibariyle almasını sağlamalıdırlar.
Katkıların yeniden sınıflandırılması. 1 Temmuz 2008 itibariyle Rotary Vakfı, bir
önceki Rotary yılının katkılarına ilişkin katkı türü düzeltmelerini kabul etmez, etse de
kayıtlara işlemez. Düzeltmeler yalnızca katkının alındığı tarihten sonraki 90 takvim
günü içinde ve aynı Rotary mali yılı içinde yapılır.
Bağışlar. Rotary Vakfı bağışları, başka şekilde gerçekleşmesi mümkün olmayan hizmet
projelerini finanse etme konusunda kulüplere yardımcı olur. Eğer kulübünüze bağış
yapılmışsa, kulübünüz fonların iyi yönetilmesinden ve Vakıf bağış kılavuzunda
belirtilen tüm raporlama gereklerini takip etmekten sorumludur. Kulübünüzün Rotary
Vakfı komitesiyle tüm gereklilikleri yerine getirmek üzere birlikte çalışın.
Dünya Çapında
Hindistan’da, Dış Kaynaklı
Katkı Düzenleme Yasası
altında kayıtlı kulüplerin
Rotary Vakfı bağışlarını
alırken gecikme
yaşamaları daha az
olasıdır.
Kulüp vakıfları. Kulübünüzün bir vakfı varsa veya kuracaksa yerel yasalara uygun
olduğundan emin olun. Bazı ülkeler vakıfların hükümete kayıtlı olmasını veya belli
kurallara uymasını ister. Örneğin, kendi vakıflarına katkıları kabul eden kulüplerin
genellikle kulüp vakıflarındaki vergi makbuzlarını düzenlemeleri beklenir. Raporlama
gereklilikleri konusunda yerel vergi yetkilinize danışın.
* Yukarıdaki adresler yalnızca parasal katkılar içindir. Lütfen bu adreslere para dışında bağış ya da yazışma
göndermeyin.
12
Rotary Vakfı’na gönderilen kulüp vakfı çekleri kulüp vakfı bağışı olarak işlem
görecektir. Katkılarla birlikte isimlerin gönderilmesi durumunda, şahıslar yalnızca
uygun takdir puanı alacaktır; Vergi makbuzu düzenlenmesi kulüp vakfının
sorumluluğunda olduğundan Rotary Vakfı makbuz düzenlemeyecektir.
Bütçe Hazırlanması
Kulüp yönetim kurulunun üyesi olarak gelecek yıl için bütçe oluşturulmasına yardım
etmelisiniz. Bütçeyi oluşturmadan önce, benzer gelir ve harcama alanlarını belirlemek
için kulübün mali tarihçesini gözden geçirin ve yıla ilişkin planlarını görüşmek üzere
göreve başlayacak yöneticilerle bir araya gelin. Bütçeye dahil edilen gelir ve
harcamalar iki kısma ayrılmalıdır: kulüp işletimi ve hayır işlerine yönelik fonlar Ayrıca,
ihtiyat fonu oluşturmak kulübünüzün beklenmedik harcamalarla başa çıkmasını sağlar.
Bazı kulüpler bu fon için yıllık işletme giderlerini esas alırlar.
Ek 2’de, kulüp bütçenizi hazırlarken faydalanabileceğiniz bir çalışma tablosu yer
almaktadır. Bütçenin son hali kurulca onaylanmalıdır.
Yerinize Geçecek Kişinin Hazırlanması
Yeni sayman seçildiğinde, yerinize geçecek kişinin 1 Temmuz’da görevi devralmak
üzere hazırlanabilmesi için bir araya gelerek görev hakkında görüşün. Kayıt ve
raporlama yöntemlerini ve bütçe hazırlama ve kulüp fonunu yönetim hakkındaki
tüyoları paylaşın. Eğer mümkünse, göreve yeni başlayacak saymanın rutin sorumluluklarınızda size yardım etmesine izin verin. Haziran ayındaki son kulüp toplantısının
ardından yerinize geçecek kişiye tüm fonları, muhasebe kayıtlarını diğer ilgili malzemeleri devredin.
Kaynaklar
Aşağıdaki kaynaklar kulüp saymanı olarak görevinizi yerine getirmede size yardımcı
olacaktır:
• Önerilen Rotary Kulübü İç Tüzüğü: Kulüp mali işleri ve operasyonları için önerilen
politikalar; kendi ihtiyaçlarına yanıt verecek şekilde kulüplerce uyarlanmalıdır.
• Standart Rotary Kulübü Tüzüğü: Tüm Rotary kulüpleri için tüzüklere ilişkin ana
kaynak
• TRF Küresel Katkı Formu (123) ve Çoklu Bağış Formu (094): Bir ya da birden çok
bağışın gönderilmesinde kullanılan resmi Rotary Vakfı formları
• En İyi Uygulamalar Eğitimi Veritabanı : Tüm dünyadaki Rotaryenler tarafından
hazırlanan, mali işler yönetimine ilişkin bilgileri de içeren farklı kültürlere özgü
eğitim tüyoları derlemesi (www.rotary.org’da bulabilirsiniz)5
5
Veritabanındaki eğitim tüyoları, bunları sisteme giren Rotaryenlerin sorumluluğundadır ve Uluslararası
Rotary tarafından tasdik edilmezler.
13
• UR Kulübü ve Bölge Destek veya mali işler temsilcisi: UR Dünya Merkez
Ofisleri’nde ve uluslararası ofislerde, yönetimle ilgili soruları yanıtlamak ve diğer
soruları ilgili UR ve Vakıf personeline yönlendirmek üzere bulunan personel (irtibat
listesi Resmi Rehber’de ve www.rotary.org’da mevcuttur)
• Vakıf İrtibat Merkezi: Rotary Vakfı ile ilgili soruları yanıtlamaya hazır ekip; Kuzey
Amerika’daysanız 866-976-8279’ı arayabilir veya [email protected] e-posta
adresine dünyanın her yerinden e-posta gönderebilirsiniz.
• Bölge mali işler komitesi: Bölge fonlarını denetleyen ve bölge guvernörü ve bölge
kulüpleri ile yakından çalışan Rotaryen mali işler uzmanı
• Guvernör yardımcısı: Belirlenen kulüplerin yönetiminde bölge guvernörüne
yardımcı olmak için atanan Rotaryen.
• Yeni veya eski kulüp saymanları ve yönetim kurulu üyeleri: Saymanın görevlerini,
kulüp usullerini ve tarihçesini iyi bilen bilgili Rotaryenler
14
BÖLÜM 2
En İyi Mali İşler Uygulamaları
Kulüp saymanı olarak görev aldığınızda bu bölümdeki, kulübünüzün aktiflerini
muhafaza etmenizi ve bir problem çıktığında sizi ve kulübünüzü yükümlülükten
korumanızı sağlayacak en iyi uygulamaları yerine getirmeye dikkat edin.
Kulübünüzün ne tür bir yerinde kontrol mekanizmasına sahip olduğunu ve kendi
döneminizde nasıl bir kontrol mekanizması oluşturmak gerektiğini öğrenmek için
görevinden ayrılan kulüp saymanına danışın.
Risk Yönetimi
Risk yönetimi; planlama, organize etme, yönetme ve kazara kayıpların olumsuz
etkilerini en aza indirgemek için organizasyonun faaliyetlerini kontrol etme sürecidir.
Kulüp saymanı olarak riski en aza indirecek ve kulübünüzün üyelerini ve varlıklarını
koruyacak konumdasınız. Yükümlülük konuları ve olası cezalar üzerinde bulunulan
coğrafyaya özgüdür ve mali uygulamalarla ilgili yasaları öğrenmek ve kulübünüzün
bu yasalara uymasını sağlamak sizin sorumluluğunuzdur. Saymanlık yılınız için
etkinlik ve faaliyetleri planlarken üç temel soruya cevap vererek bireysel
yükümlülüğünüzü ve kulübünüzün yükümlülüğünü sınırlandırın.
• Ne yanlış gidebilir?
• Eğer yanlış giden bir şeyler varsa, ben veya kulübüm bu duruma nasıl yanıt
verebiliriz?
• Zararların bedeli nasıl ödenecek?
Eğer bir şeylerin yanlış gideceğine dair büyük bir olasılık varsa şu yollarla riski
azaltabilirsiniz:
• Etkinliği ya da faaliyeti yürütmeyerek
• Etkinliği ya da faaliyeti riski azaltacak şekilde değiştirerek
• Olası sorunları ele almak için bir plan hazırlayarak
• Etkinliğe katılmayı ve riski paylaşmayı kabul edecek başka bir kuruluş bularak
EN İYİ MALİ İŞLER UYGULAMALARI
15
İşleri el sıkışma veya sözlü anlaşmalarla yürütmek yaygın olsa da UR, kulübünüzün
yazılı ve imzalı sözleşmeleri kullanmasını önemle tavsiye eder. Sözleşme, her iki
tarafın görev ve sorumluluklarını açıkça belirlemeye çalışır ve riski sınırlandıracak
hükümler içerebilir. Bir sözleşme imzalarken neyi kabul ettiğinizi anlamak için iyice
okuyun ve gerektiğinde bir hukuk danışmanından yardım alın. Herhangi bir hak ve
alacak talebine karşı etkinlikten sonra yasal belgeleri saklayın.
Kulüpler, kulübün veya etkinliklerinin birleşmesi ile ya da mali sorumluluk sigortası
satın alınması yoluyla ortaya çıkabilecek yükümlülüklerden sakınma ile ilgili olarak
yasal veya sigorta danışmanından tavsiye almaya teşvik edilirler. ABD ve
bölgelerindeki kulüpler için genel sorumluluk sigortası zorunludur ve UR tarafından
yönetilir. ABD dışındaki kulüpler bu sigortaya sahip değillerse edinmelidirler. Ek bilgi
için Yöntem El Kitabı’na (035) bakın.
Mali Kontroller
Mali kontroller kulüplerin düzgün işlemesini, fonların doğru yönetilmesini sağlar ve
sizi ve kulübünüzü fonların yanlış kullanılmasından ve ithamlardan korur. Devam eden
görevler için standart yöntemler oluşturmak kulüp saymanı olarak sizin işlerinizi de
kolaylaştıracaktır. Eğer şimdiye kadar yapılmamışsa, kulübünüz için aşağıda belirtilen
mali kontrolleri gerçekleştirmeyi düşünün:
• Sunumdan önce doğru olmalarını garanti etmek için kurul raporlarını gözden
geçirmek üzere kurul üyelerine e-posta ile gönderin.
• Aylık mali raporları kurula sunduktan sonra sorular için belli bir zaman tanıyın.
• Kulüp başkanından tüm banka hesap özetlerini size vermeden önce açıp gözden
geçirmesini isteyin.
• Hesap özetlerini aylık olarak gözden geçirin ve hesap hareketlerini kulüp
kayıtlarıyla karşılaştırın.
• Tüm çekler ve tasarruf hesaplarından çekilen paralar için birden fazla kişinin
onayını şart koşun.
• Yöneticilerin pozisyonları ve diğer görevler değiştikçe yetkili imza koşullarını
güncelleyin.
• Mali sorumlulukları birden fazla kişiye dağıtın. Örneğin, banka hesap mutabakatlarını yapmak, ana işletme defterini tutmak ve mali hesap özetlerini kontrol etmek,
çekleri imzalamak, hesaplardan para çekmek ve hesaplara para yatırmak için farklı
kulüp yöneticilerini görevlendirin.
• Etkinliği yürüten başkandan hayır işlerine yönelik masraflarla ilgili evrakları
imzalamasını isteyin.
• Belli bir meblağı aşan işletme giderleri için yönetim kurulundan onay isteyin.
• Kulübünüzün saymanlık pozisyonu için dönem sınırı koyun.
• Göreve yeni başlayacak saymanların düzgün geçişini sağlayacak bir süreç geliştirin.
• Yerel vergi yükümlülükleri ve yasa değişiklikleri güncel olarak takip etmek için
yöntem geliştirin.
• Gözetimi sağlamak ve sürekliliğin planlanmasına yardımcı olmak üzere mali işler
komitesini görevlendirin.
16
Ek 1: Örnek Kurul Raporu
X ROTARY KULÜBÜ
Örnek Bilanço
30 Haziran 20XX itibariyle
Aktifler
İşletim harcamalarına yönelik banka nakdi
Hayır işlerine yönelik banka nakdi
Tasarruf nakdi
ARA TOPLAM
Sabit Aktifler
Diz üstü bilgisayar
LCD projeksiyon aleti
Diğer
ARA TOPLAM
Toplam aktifler
Pasifler
Toplantılar için ödenecek pasifler: yemekler
Rotary Vakfı’na ödenecek pasifler
Kulüp sermayesi
Açılış sermayesi
Yıllık net gelir
KAPANIŞ SERMAYESI
Toplam pasifler ve kulüp sermayesi
17
X ROTARY KULÜBÜ
Örnek Gelir/Gider Ekstresi
30 Haziran 20XX Son Tarihli Mali Yıl
30 Haziran Son Tarihli Mali Yıl
Gerçekleşen
GELİR
Kulüp İşletimi
Üyelik aidatı
Ziyaretçi Rotaryenlerden elde edilen gelir
Giriş aidatları
ARA TOPLAM
Hayır işleri
Fon oluşturma etkinlikleri
Gelen katkılar
Yatırım geliri
ARA TOPLAM
TOPLAM GELİR
GİDERLER
Kulüp İşletimi
Toplantılar
Yemekler
Diğer
ARA TOPLAM
İdari harcamalar
Rozetler
Kulüp bayrakları
Ofis araç gereçleri
Web sitesi barındırma
ARA TOPLAM
Kulüp Komiteleri
Yönetim
Üyelik
Halkla İlişkiler
Hizmet Projeleri
Rotary Vakfı
Diğer
ARA TOPLAM
Uluslararası Rotary
Üyelik aidatı
Dergi aboneliği
Sigorta
ARA TOPLAM
UR ve Bölge Toplantısı
UR Konvansiyonu
Bölge konferansı
Gelecek dönem başkanları eğitim semineri
Bölge asamblesi
Diğer
ARA TOPLAM
Çeşitli harcamalar
Banka masrafları
Çiçekler
Ayrılan yöneticiler için alınan hediyeler
Konuşmacılara verilen hediyeler
ARA TOPLAM
Hayır işleri
Hayır işleri ya da sivil etkinliklere ilişkin katkılar
Rotary Vakfı’na Katkılar
Hizmet projeleri
ARA TOPLAM
TOPLAM GİDERLER
NET GELİR
18
Hedeflenen
30 Haziran Son Tarihli Mali Yıl
Bütçenin Gerçekleşen
üstünde
(altında)
Hedeflenen
Bütçenin
üstünde
(altında)
Ek 2: Bütçe Çalışma Tablosu
Rotary Kulübü
1 Temmuz ______________________________ tarihinde başlayan mali yıl bütçesidir.
Önceki yılın
hedeflenen geliri
GELİR
Önceki yılın
fiili geliri
Önceki yılın üstünde/
altında kalan meblağ
Bu yıl
hedeflenen gelir
KULÜP İŞLETİMİ
Üyelik aidatı
Giriş aidatı6
Ziyaretçilerden elde edilen gelir
Diğer gelirler
Ara Toplam
HAYIR İŞLERİ
Kulüp projeleri için
bağışlar
Kulübe fon oluşturma etkinlikleri
Diğer gelirler
Ara Toplam
TOPLAM GELİR
6
Yıllık tahmini üye sayısı baz alınacaktır
19
Önceki yılın ger- Önceki yılın üstünde/
Önceki yılın
hedeflenen giderleri çekleşen giderleri altında kalan meblağ
GİDERLER
KULÜP İŞLETİMİ
Sekreterlik Ofisi
Rozetler/klişeler
Posta ve posta kutusu
Basılı malzemeler
Kırtasiye
Telefon/faks
Yıllık rapor
Web sitesi kirası
Kira
Çeşitli ihtiyaçlar
Diğer
Ara Toplam
Bölge aidatları
Ara Toplam
Uluslararası Rotary
Aidatlar
Abonelikler
Mali sorumluluk sigortası7
UR Konvansiyonu
Yasama Konseyi
Diğer
Ara Toplam
Toplantı giderleri
Kulüp toplantıları:
konuşmacı hediyeleri
Kulüp toplantıları: diğer
Gelecek dönem başkanları
eğitim semineri
Bölge konferansı
Bölge asamblesi
Diğer
Ara Toplam
7
Uygun olduğunda
20
Bu yıl hedeflenen
giderler
Önceki yılın
Önceki yılın ger- Önceki yılın üstünde/
hedeflenen giderleri çekleşen giderleri altında kalan meblağ
GİDERLER
Bu yıl hedeflenen
giderler
Komite giderleri8
Yönetim
Kulüp bülteni
Üyelik
Halkla ilişkiler
Hizmet projeleri
Rotary Vakfı
Ara Toplam
Çeşitli harcamalar
Banka veya yasal işlem masrafları
Resmi işlere ait masraflar
Çiçekler
Yol tabelaları
Ara Toplam
Diğer işletim giderleri
Ara Toplam
HAYIR İŞLERİ
Rotary Vakfı’na
Bağışlar
Kulüp projeleri (ayrı ayrı
listeleyin)
Komite giderleri
Hizmet projeleri
Rotary Vakfı
Diğer hayır işleri giderleri
Ara Toplam
TOPLAM GİDERLER
8
Yönetim ve büro işlerine yönelik komite giderleri işletim giderleri başlığı altında sınıflandırılırken hizmet projeleri veya faaliyetlere
yönelik giderler hayır işleri başlığı altında sınıflandırılır.
21
Ek 3: Saymanlar için En İyi
Uygulamalar Kontrol Listesi
Bu kontrol listesindeki maddeleri yerine getirdiğinizde mali uygulamalarınız şeffaf ve profesyonelce
olacaktır.
Aylık
£ UR aidatı ile kulüp ve bölge aidatlarını (kulüp ve bölge tarafından belirlendiği şekilde) ödemek için
kulüp üyelerinden aidatları tahsil ederek kaydını tutmak (yılda iki kez)9
£ Banka hesaplarının mutabakatı, para yatırma ve faturaların zamanında ödenmesi gibi temel muhasebe
işlemlerini sürdürmek
£ Kulüp komite giderlerinin bütçeye dahil olmasını sağlamak için kendileriyle birlikte çalışmak
£ Aylık kurul toplantılarında bütçeyle ilişkili olarak kulübün mali durumu hakkında rapor vermek
Yıllık
£ Önceki sayman ve kulüp yönetim kurulu tarafından oluşturulmuş bütçeyi yönetmek
£ Gelecek yıl için bütçe hazırlamak
£ İşletme ve hayır işleri giderleri için ayrı bir banka hesabı oluşturmak ve her hesaba iki yetkili imza
atamak
£ Kulübün, katkıları Rotary Vakfı’na, aidatları da Uluslararası Rotary’e gönderme usulüne sahip
olduğundan emin olmak
£ Bağışlanan fonlarla ilgili yerel yasalardan haberdar olmak ve bu yasalara uyulduğundan emin olmak
£ Gerekirse kulübü resmi olarak tescil ettirmek
£ Yerel veya ulusal vergi yasalarına göre gerekiyorsa kulüp vergi belgelerini sunmak
£ Kulüp fonlarının rutin yönetimiyle doğrudan ilişkisi olmayan yetkili bir muhasebeciye yıllık mali
raporlarınızı denetletmek
£ Kulübün en iyi mali uygulamaları öğrenmek için etkili bir sürece sahip olmasını ve bu uygulamaların
göreve başlayacak yöneticilere iletilmesini sağlamak
£ Eğer kulübünüz bir vakfa sahipse yerel yasalara uygun olarak yönetilmesini sağlamak
£ Kulüp sekreteriyle yarıyıl aidat faturalarını gözden geçirmek ve bakiyenin 1 Temmuz ve 1 Ocak itibariyle
ödenmesini sağlamak
£ Döneminizin sonunda tüm matbu evrak ve elektronik ortam dosyalarını incelemek Kulübünüzün gelecek
dönem saymanı için tüm gerekli kayıtları tutmak ve gerektiğinde diğer evrak işlerini halletmek
Aidatlar haftalık, aylık, üç ayda bir veya yılda iki kez kulüplerce belirlendiği şekilde toplanabilir.
9
22
Ek 4: Bölge Asamblesi
Tartışma Soruları
Bölge asamblesine katılmadan önce KULÜP SAYMANININ EL KİTABI’nı gözden geçirmeniz aşağıdaki
sorulara yönelik kolaylaştırılmış tartışma oturumlarını içeren eğitiminize hazırlanmanıza yardımcı
olacaktır. Sorular üzerinde düşünürken, bu el kitabının önceki bölümlerine bakın ve düşünceleri
karşılaştırmak için geçmiş dönem ve gelecek dönem kulüp liderleriyle konuşun.
Kulübünüzdeki saymanın temel sorumlulukları nelerdir?
Sayman olarak görevinize nasıl hazırlanabilirsiniz?
Kulübünüz bu yıl hangi olası fon oluşturma etkinliklerini düzenleyebilir ve sayman olarak sizin buradaki
rolünüz ne olur?
Kulübünüzde ve bölgenizde size kim kaynak danışmanlığı yapabilir?
Kulüp fonlarını layıkıyla yönetebilmek için kulüp liderleriniz ve komitelerinizle ne şekilde
çalışabilirsiniz?
Gelecek yıl ulaşmak için çalışacağınız hedeflerden biri nedir? Bu durum kulübünüzün uzun vadeli
hedeflerini nasıl destekleyebilir?
Ne gibi olası problemler çıkabilir ve bunlarla nasıl başa çıkabilirsiniz?
23
Çalışma Tablosu 1: Özet
Notlar
Öğrendim...
Öğreneceğim...
24
İrtibatlar
Çalışma Tablosu 2: Hedefler
Talimatlar: Bu çalışma tablosunu, uzun vadeli hedeflerin ve bu hedeflere ulaşmada izlenecek yıl
bazındaki üç yıllık hedeflerin taslağını oluşturmak amacıyla kullanın. Hedeflerinizin aşağıdaki özelliklere
sahip olduğundan emin olun:
Paylaşılan. Bir hedefin saptanmasına ve bu hedefe ulaşılabilmesi için stratejiler geliştirilmesine katılan
üyeler bunların uygulanmasına da yürekten katılırlar.
Ölçülebilir. Hedefin ulaşılacak gerçekçi bir tarafı olmalıdır.
Zorlayıcı. Hedef, kulübünüzün geçmişteki başarılarının ötesine geçebilecek kadar iddialı olmalıdır.
Ulaşılabilir. Rotaryenler bu hedefe eldeki kaynakları kullanarak ulaşabilmelidirler.
Süreli. Hedef için bir son tarih belirlenmeli ya da zamanlama yapılmalıdır.
4. oturumda, kulüp ekiplerinizle Etkin Rotary Kulüpleri için Planlama Rehberi’ni kullanarak bu ön
hedefler üzerinde çalışmaya devam edeceksiniz.
Uzun vadeli hedef (şu andan itibaren geçerli olmak üzere kulübünüz için üç yıllık hedef):
1. yıl yıllık hedef:
25
Çalışma Tablosu 3: Eylem Planı
Talimatlar: Aşağıdaki boşluğa, Hedefler çalışma tablosundaki bir yıllık hedeflerinizden birini yazın. Ardından,
her aşamadan sorumlu kişiyi, zaman dilimini, ilerleme belirtilerini ve mevcut kaynakları belirterek bu hedefe
ulaşmak için gerçekleştirilmesi gereken uygulama aşamalarını saptayın.
Yıllık Hedef:
Uygulama Aşaması
Kim sorumlu
olacak?
Bu aşama ne kadar
sürecek?
Gerekli kaynaklar:
26
İlerleme nasıl
ölçülecek?
Hangi kaynaklar
mevcut?
Çalışma Tablosu 4: Kulüp Saymanı
Vaka Çalışması
Talimatlar: Aşağıdaki vaka çalışmasını okuyun. Ardından, bir sonraki sayfadaki eylem planını kullanarak
Marina City Central Rotary Kulübü için adım adım mali yönetim planı oluşturun. Planınızı geliştirirken
aşağıdaki soruları düşünün.
Marina City Central Rotary Kulübü beş yıl aynı saymanla çalıştıktan sonra 1 Temmuz’da yeni bir sayman
görevlendirecektir. Kulübün 5.000 ABD Dolarlık tek bir banka hesabı vardır ve bu hesap muhasebede
sorumlu tek isim olan yeni saymana devredilmiştir. Dosyalara ilişkin en son yıllık mali denetleme dört
yıldan fazla bir süre önce yapılmıştır.
Üyelerden 46’sı yarıyıl aidatı olarak kişi başına 46,50 Dolar öder. Bunun 25,00 Doları UR aidatı, 8,50
Doları bölge aidatı, 12,00 Doları magazin abonelikleri ve 1,00 Doları da Yasama Konseyi aidatı olarak
ödenir. İlk olarak, üyelerden haftalık toplantıda duyurulduğunda aidatlarını ödemeleri ve saymandan elde
düzenlenmiş bir makbuz almaları istenmiştir.
Yılın başında, kulüp yönetim kurulu bütçeyi onaylamıştır, ancak bunun yazılı bir kopyası
bulunamamaktadır. Komiteler masraf yaptıklarında bunun karşılığını doğrudan saymandan almaktadırlar.
Gelecek yıl için hizmet projeleri komitesi halihazırda üç etkinlik planlamıştır: yerel bir ilkokul için, 15
sınıfın her birine 200 Dolar değerinde kitap bağışlamayı hedefleyen kitap kampanyası; sosyal merkezin
800 Dolara mal olması tahmin edilen boyama işi ve başka bir kulübün hizmet alanındaki bir yerde kuyu
inşa edilmesine yönelik 3.000 Dolar bağış gerektiren bir Dünya Toplum Hizmeti projesi. Yönetim
komitesi yeni bir restoranda en az 4.000 Dolar (üye başına yaklaşık 85 Dolar) değerinde açık büfe yemek
tarzında ziyafet programı düzenlenmesini önermektedir. Halkla ilişkiler komitesi de Rotary’yi yerel
dergilerde tanıtmayı planlamaktadır ki bunun değeri de yaklaşık 5.000 Dolar’dır.
Mali işlerin sistemli yönetimini sağlamak için ne tür mali kontroller geliştirilebilir?
Kulüp proje amaçlarını gerçekleştirmek için ne kadar fon sağlaması gerektiğini nasıl saptayabilir?
27
Vaka Çalışması Hareket Planı
Uygulama Aşaması
Kim sorumlu
olacak?
Bu aşama ne kadar
sürecek?
Kulübünüze uygulayabileceğiniz neler öğrendiniz?
28
İlerleme nasıl
ölçülecek?
Hangi kaynaklar
mevcut?
Kulübünüzün geleceğini bu
rehberleri kullanarak planlayın
Kulüp Liderlik Planı
Stratejik Planlama Rehberi
Etkin Rotary Kulüpleri için Planlama Rehberi
Rehberler birlikte çalışmak için tasarlanmıştır. www.rotary.org adresinden indirebilirsiniz.

Kulüp Saymanı`nın El Kitabı

Transkript

Benzer belgeler

Defne Rotary Kulübü

Gölcük Rotary Kulübü: golcukrotary.org

31 ULUSLARARASI ROTARY`DEN HABERLER UR

SAYFA 38-39 ULUSLARARASI ROTARY`DEN HABERLER UR`den

Slayt 1 - Ankara Gazi Rotary Kulübü

öğrenci faaliyetleri koordinasyon kurulu yönergesi - OFB

rotary vana motorları

ETİLER ROTARY KULÜBÜ DERNEĞİ

ÜYELER Haftalık toplantı ve etkinlik raporu

Bülten 5 - Çanakkale Rotary Kulübü