1 ÖNEMLİ: Ajans iç ve dış hat uçuş biletlerini kendisi temin

Yorumlar

Transkript

1 ÖNEMLİ: Ajans iç ve dış hat uçuş biletlerini kendisi temin
11-17 KASIM 2012 TARİHLERİ ARASINDA DÜZENLENECEK OLAN DİCLE KALKINMA
AJANSI AMERİKA BİRLEŞİK DEVLETLERİ ÇALIŞMA ZİYARETİ HİZMET ALIMI
TEKNİK ŞARTNAMESİ
Madde 1: İşin Tanımı ve Kapsamı
Bu şartname T.C. DİCLE KALKINMA AJANSI (Bundan sonra DİKA olarak anılacaktır) tarafından
11-17 Kasım 2012 tarihleri arasında düzenlenecek olan AMERİKA BİRLEŞİK DEVLETLERİ
ÇALIŞMA ZİYARETİ organizasyonu hizmet alımını içerir.
Madde 2: Çalışma Ziyareti Katılımcı Profili
DİKA olarak sorumlu olunan Mardin, Batman, Siirt ve Şırnak illerinin Valileri, Belediye Başkanları,
Ticaret ve Sanayi Odaları Başkanları ve İl Genel Meclisi Başkanlarından oluşan Yönetim Kurulu
Üyeleri’nden, Ajans Genel Sekreteri ve personelden teşkil edilmiş olan 20 kişilik Ajans heyeti ile
Çalışma Ziyareti gerçekleştirilecektir. Heyetimiz resmi niteliktedir. Katılımcılar TÜM HEYET,
TEKNİK HEYET ve YÖNETİCİ HEYETİ şeklinde kategorize edilmiştir.
Yönetici Heyeti
: Valiler, Belediye Başkanları, Ticaret ve Sanayi Odası Başkanları, İl
Genel Meclisi Başkanlarıdır.
Teknik Heyet
: Ajans Genel Sekreteri ve Ajans personelidir.
Tüm Heyet
: Yönetici Heyeti, Teknik Heyet’in toplamıdır.
Heyetimizde 3 kişi VIP’dir.
Madde 3: Çalışma Ziyareti’nde Ziyaretlerin Şekli
Çalışma Ziyareti’nde Washington D.C. ve New York’ta Ajansımız tarafından ziyaret edilecek tüm
kurum ve kuruluşlar şehir merkezinde veya merkeze yakın mesafede olacaktır. Resmi Kurumlar
planlanan gün ve saatlerde ziyaret edilecek ve görüşmeler gerçekleştirilecektir.
Madde 4: Çalışma Ziyareti’nde Uçuşlar
Çalışma Ziyareti 11.11.2012 Pazar günü heyet üyelerinin İstanbul Atatürk Havalimanı’na ulaşması ile
başlar, 17.11.2012 Cumartesi günü İstanbul Atatürk Havalimanı’na dönüşü ile tamamlanır.
GİDİŞ ( 11.11.2012 Pazar )
Kalkış: 13.30
İniş: 18:25 )
İSTANBUL – WASHİNGTON D.C.
DÖNÜŞ ( 16.11.2012 Cuma )
Kalkış: 12. İniş: 05.45 +(Bir gün sonra) )
NEW YORK - İSTANBUL
ÖNEMLİ: Ajans iç ve dış hat uçuş biletlerini kendisi temin edecektir. Yüklenici uçuş bileti
satın almayacaktır. Tüm havalimanı vergileri, yurt dışı çıkış ücreti, seyahat sigortası vs.
Yüklenici firma tarafından karşılanacaktır.
Madde 5: Konaklamalar ve Oteller
1
(Teklif edilen 4 yıldızlı ve 5 yıldızlı otellerin web sitesini, şehir merkezine uzaklığını, oda tiplerinin
standartlarını belirtmeyi unutmayınız. Washington DC’de 13.11.2012 tarihinde yapılacak check out
saatinin 16.00’da yapılacağına dikkat ediniz.)
Çalışma ziyaretinde 2 gece Washington D.C.’de, 3 Gece New York’ta olmak üzere toplam 5 gece
Yüklenici tarafından sağlanacak konaklama hizmeti alınacaktır.

Çalışma Gezisine Batman, Şırnak ve Siirt il valilerinin de katılacağı dikkate alınarak 4 (dört)
veya 5 (beş) yıldızlı otellerde oda- kahvaltı dâhil 5 Gece konaklama yapılması
planlanmaktadır,

Oteller şehir merkezinde veya şehir merkezine yakın olmalıdır. Şehir merkezi yakınında
bulunmayan otel teklifleri kabul edilmeyecektir.

İstekliler 4 (dört) ve 5 (beş) yıldızlı otel konaklamaları için alternatifli teklif sunacaklardır.
Bununla birlikte teklif edilen otelin konum ve konaklamaya ilişkin katalog bilgileri
sunulmalıdır.

Otellerde internet ücretinin konaklamaya dahil olmaması durumunda 5 kişi için internet
hizmeti maliyeti fiyatlara dâhil edilecektir.
Teklif edilen otellerin Giriş ve Çıkış saatleri bildirilmelidir.

Konaklamalarda oda dağılımı aşağıdaki gibi olacaktır. Her gün için 20 kişilik konaklama
sağlanacaktır. Heyetimiz için teklif edilecek konaklama şekli aşağıdaki tabloya göre yapılmalıdır:
Kişi/Adet
Konaklamalar
Konaklama ( Washington D.C.)
11-12 Kasım 2012
13.10.2012 tarihindeki check out en erken
saat 16.00 olmalıdır.
Konaklama ( New York )
13-14-15 Kasım 2012
De- Lux Oda
3
Adet
Single Oda
13
Adet
Twin Oda (Odalarda 2’şer kişi konaklayacak)
2
Adet
De- Lux Oda
3
Adet
Single Oda
13
Adet
Twin Oda (Odalarda 2’şer kişi konaklayacak)
2
Adet
Konaklama tiplerinde yapılacak değişiklerden dolayı ek maliyet oluşması durumunda Ajans bu
maliyetleri karşılayacaktır.
New York için teklif edilebilecek otellerin lokasyon sınırları aşağıdaki haritada kırmızı çizgilerle
yaklaşık olarak belirtilmiştir:
2
Washington DC için teklif edilebilecek otellerin lokasyon sınırları aşağıdaki haritada kırmızı
çizgilerle yaklaşık olarak belirtilmiştir:
3
Madde 6: Rehber, Tercüman, Hizmet Görevlisi Nitelikleri
(Teklif edilen rehber ve tercümanın özgeçmiş bilgilerini teklifinizle birlikte göndermeyi
unutmayınız. Rehber ve Tercüman’ın profesyonel olarak mesleklerini icra ettikleri belgelenmelidir.
Rehber ve Tercüman)
PROFESYONEL REHBER
Rehber, 11 Kasım 2012 Pazar günü Washington D.C. Havaalanında olacak olan heyetimizi
karşılaması ve heyetimize katılması ile birlikte görevine başlamış olacak ve 16 Kasım 2012 Cuma
günü New York Havaalanında heyetimizin uçağa bindirilmesi sonrasında görevini tamamlamış
olacaktır.
Yüklenici tarafından sağlanacak Rehberlik hizmeti Çalışma Ziyaretimizin başarı ile tamamlanmasında
önemlidir. Rehber’in Heyetimiz üyeleri ile kuracağı iletişim önemlidir. Rehber’in çıkabilecek
sorunları çözebileceği yönünde heyet üyelerine güven vermesi önemlidir.
Ajansımız oluşacak programın herhangi bir değişikliğe uğramadan uygulanmasını sağlamak
niyetindedir. Ancak programda oluşabilecek değişiklerin bir an önce yerine getirilmesi ve değişen
programın başarı ile uygulanmasından Rehber sorumlu olacaktır.
Rehber’in deneyimli ve profesyonel olması esastır. Washington D.C. ve New York’ta daha önce
Rehberlik hizmeti sunmuş, resmi kurum ve resmi heyetimiz genel kuralları hakkında bilgili ve bu
kurallara saygılı olmalıdır. Ana dili Türkçe olmalı ve iyi derecede İngilizce bilmelidir.
İstekliler teklifle birlikte Rehber’in Özgeçmişi ve diğer destekleyici dokümanları sunacaklardır.
Rehber, heyetimizin İngilizce bilmeyen üyelerinin ihtiyaç duyulduğunda İngilizce iletişim kurmalarına
yardımcı olacaktır.
Ajans, Yüklenicinin İhale komisyonuna sunduğu Profesyonel Rehberi yeterli görmediği takdirde
değişiklik talebinde bulunabilecektir.
Rehber çalışma ziyareti kapsamında gidilecek yerlere heyetin zamanında ve güvenle götürülmesinden
sorumlu olacaktır. Rehber gidilecek adreslere hâkim olmalıdır.
Rehber, heyetimiz üyeleri veya programın koordinasyonunu sağlayan Ajans Personeli tarafından
sürekli ulaşılabilir olmalıdır.
PROFESYONEL TERCÜMAN
Bir günü Washington DC’de diğer günü New York’ta olmak üzere iki farklı günde gerçekleşecek
ziyaretlerde birim fiyat cetvelinde belirtilen süre aralığında görev yapacaktır. İstekliler tekliflerinde 2
farklı tercüman teklif edebileceklerdir. ( Biri New York’ta diğeri Washington DC’de) Bu durumda her
iki tercümanın da özgeçmişini vermelilerdir.
Tercüman; Türkçeden İngilizceye, İngilizceden Türkçeye çeviri yapacaktır.
İstekliler teklifle birlikte Tercüman’ın Özgeçmişi ve diğer destekleyici dokümanları sunacaklardır.
Tercüman’ın profesyonel ve aktif olarak tercümanlık yapıyor olması belgelenmelidir. (ÖNEMLİ)
Heyetimizin ziyaret edeceği kurumlarda yapacağı görüşmeleri tercüme edebilecek teknik ve
diplomatik literatüre hâkim olmalıdır.
4
Ajans, Yüklenicinin İhale komisyonuna sunduğu Profesyonel Tercümanı yeterli görmediği takdirde
değişiklik talebinde bulunabilecektir.
Profesyonel Tercüman, görev yapacağı ziyaret günlerinde hareket saatinden önce otelde hazır
bulunmalı ve kendisini heyete tanıtmalıdır.
Madde 7: Şehirler Arası ve Havaalanı Transferleri ve Şehir İçi Ulaşımlar
(Teklif edilen araçların marka, model, kapasite bilgileri ve fotoğraflarını teklif dosyanızla birlikte
göndermeyi unutmayınız. Heyet için uygun görülmeyen araç teklifleri kabul edilmeyecektir.)
Heyetin profiline uygun, konforlu şehir içi ulaşım araçları tercih edilecektir.


Tüm Heyetin (20 kişi) transferi için yeterli kapasitede ve konforda 1 adet araç/otobüs,
Teknik Heyetin ayrı olarak gerçekleştireceği ziyaretlerde kullanacağı en az 8 kişilik bir araç
yüklenici tarafından ziyaret programına uygun olarak hazır bulundurulacaktır.
Araçların iklimlendirilmesi ve temizliği her iniş ve binişlerde sağlanmalı,
Araçların akaryakıt, şoför, park, otoban ücreti, vs. giderleri yükleniciye aittir.
Çalışma Ziyaret’inde şehirlerarası transfer 13.11.2012 Salı günü Washington D.C’ den New York
şehrine karayolu ile hareket edilmesi ile başlayacaktır. Şehirlerarası yolculuk ve Heyet için uygun ve
konforlu bir araç olacaktır. (Heyet üyelerinin bagajı hesap edilmelidir.) Belirlenecek güzergâh
üzerinde duraklamalar ve ziyaretler olacaktır.
Çalışma Ziyareti süresince heyetimizin bulunduğu araçlarda içme suyu bulundurulmalıdır.
Madde 8: Kahvaltı, Öğle, Akşam Yemekleri, Paket Yiyecekler ve İçecekler
(Teklif edilen restoranların varsa web siteleri, yemek menülerini teklifinizle birlikte göndermeyi
unutmayınız.)
Kahvaltıların konaklanan otellerde yapılması, otellerdeki ve dışarıda yenilecek yemeklerin ve
restoranların Türk örf ve adetlerine uygun olması, özellikle etli yemeklerde “Helal Yiyecek”
standartlarına uygun restoranların tercih edilmesi, detaylı olarak menünün belirlenmesi sağlanmalıdır.
İstekliler tekliflerinde restoranlara ilişkin web sitesi, katalog, broşür v.s. sunabilir.
Yüklenici tarafından görevlendirilecek personel ( Rehber, Şoför, Tercüman vs.) kişilerin
yiyecek, içecek, ulaşım gibi her türlü masraflarının alınacak hizmete dâhil olduğunu ve bu tür
masraflar için maliyet belirtilmemesi gerekmektedir.
İstekliler katılımcı profilini göz önünde bulundurarak restoran ve menü seçimlerini yapmalıdır. Ajans
Yükleniciden restoran ve menü seçimini değiştirmesini talep edebilecektir. Yüklenici, Ajans’ın
talepleri doğrultusunda yapacağı bu tür değişikliklerden ek maliyet belirtmeyecektir.
ÖĞLE YEMEKLERİ
Çalışma Ziyareti süresince heyetimiz için öğle yemeği verilecektir. Öğle yemeklerinin güzergâha
yakın yerlerde olması amaçlanmaktadır.
5
Öğle yemeklerinin 2 tür ( Ara Sıcak – Ana Yemek ) olması ve heyet için kişi başı 1 adet sıkma meyve
suyu ve 1 adet meşrubat olmalıdır. Sınırsız olarak çay, kahve ve su olmalıdır. Çay ve kahve servisi
gidilecek restoranda mutlaka sağlanmalıdır.
Yenilecek yemeklerin ve mekânların Türk örf ve adetlerine uygun olması, özellikle etli yemeklerde
“Helal Yiyecek” standartlarına uygun restoranların tercih edilmesi gerekmektedir.
AKŞAM YEMEKLERİ
Çalışma Ziyareti süresince heyetimiz katılımcıları akşam yemeği hizmeti verilecektir. Akşam
yemekleri için heyetimize uygun yerlerin seçilmesine dikkat edilmelidir.
Akşam yemeklerinin 4 tür ( Başlangıç – Ara Sıcak – Ana Yemek – Tatlı ) olması ve heyet için kişi
başı 1 adet sıkma meyve suyu ve 1 adet meşrubat olmalıdır. Sınırsız olarak çay, kahve ve su olmalıdır.
Çay ve kahve servisi gidilecek restoranda mutlaka sağlanmalıdır.
Yenilecek yemeklerin ve mekânların Türk örf ve adetlerine uygun olması, özellikle etli yemeklerde
“Helal Yiyecek” standartlarına uygun restoranların tercih edilmesi gerekmektedir.
PAKET YİYECEKLER
Çalışma Ziyareti süresince heyetimiz katılımcıları için paket yiyecek hizmeti verilecektir.







Paket yiyecekler heyetimize tahsis edilen araçlarda tüketilecektir. Araçta yenilmeye müsait
olmalıdır.
Uçak yolculuklarında yapılan ikramlara benzer olmalıdır.
Kokuya yol açacak türlerden kaçınılmalıdır.
“Helal Yiyecek” tarifine uygun olmalıdır.
Sandviç gibi türler menüye dâhil edilebilir.
Servis öncesi uygun sıcaklıkta veya soğukluğu sağlanmalıdır.
Paket yiyeceklerde kullanılacaksa çatal, bıçak, bardak vs. uygun kalitede olmalıdır.
Teklifte paket şekli ve içeriği belirtilmedir.
Madde 9: Resmi Ziyaretler ve Kültürel, Turistik Geziler
(Kültürel ve turistik gezi içeriklerini, her bir ziyaret için veya gezi için varsa giriş ücretini
belirtmenizi teklifinizde ayrıntılı olarak belirtmeyi unutmayınız.)
(İsteklilerin tekliflerinin değerlendirilmesinde/karşılaştırılmasında kültürel ve turistik gezi ek
maliyetlerinde belirtilen bedeller dikkate alınmayacaktır. Her bir istekli önereceği gezi planı
çerçevesinde bu rakamı oluşturabilecektir. Yüklenici ile yapılacak olan sözleşmede bu kalem
üzerinde Ajans değişiklik yapabilecektir.)
Resmi ziyaretler, Tüm Heyet, Yönetici Heyeti ve Teknik Heyet şeklinde kategorize edilerek
gerçekleştirilecektir. Yükleniciye önceden bildirilecek ziyaret adresleri, tarih ve saatlerine göre
heyetlerin güvenle ulaşımı sağlanacaktır. Gecikmeler olmaması için Yüklenici gerekli tedbirleri
alacaktır. Ulaşım sağlanan aracın arızası, kazası gibi durumlarda Yüklenici önceden aldığı tedbirlerle
ziyaret yerine güvenle ve zamanında ulaşımı sağlayacaktır.
Kültürel ve turistik gezilerde giriş ücretleri, deniz ulaşımı, tur, panoramik tur, lokal rehber vs. veya
ilave transferler Yüklenici tarafından ödenecektir. Bu tür maliyetler İstekliler tarafından Kültürel ve
turistik gezi ek maliyetleri kalemine dâhil edilmelidir.
6
Madde 10: Ödeme Şartları
Ödemelerde fatura tarihi itibari ile geçerli olan Merkez Bankası Döviz alış kuru kullanılacaktır. Ziyaret
edilecek ülkelerde vergi oranlarında oluşabilecek artışlar belgelenmesi koşuluyla Ajans tarafından
karşılanacaktır.
Teklif fiyatları ABD Doları cinsinden hazırlanacaktır.
Ödeme ziyaretin tamamlanmasından sonra fatura ve varsa ekstra gider belgelerinin tamamının Ajansa
ibrazını müteakip muayene kabul işlemlerinin tamamlanmasının akabinde 5 iş günü içerisinde
gerçekleştirilecektir. Ajans Yüklenicinin eksik veya hatalı belge sunmasından kaynaklı gecikmelerden
sorumlu değildir.
Sözleşme tarihi itibariyle hizmet alım sürecinin başlamasını müteakip idareden kaynaklanan bir nedenle
Çalışma ziyaretinin ertelenmesi ve iptali söz konusu olması ve kararın yükleniciye bildirildiği tarihe
kadar doğacak maddi zarar idare tarafından yüklenicinin bu durumu belgelemesi koşuluyla tazmin
edilecektir.
Madde 11: Teknik Değerlendirme için sunulacak belge/doküman ve bunların değerlendirmeye
esas maksimum puanlar;
1-) İsteklinin teklif ettiği Rehberin/Rehberlerin ve Tercümanın/Tercüman’ın yeterlilikleri

Tercüman’ın profesyonel mesleğini icra ediyor olması ve işi ile ilgili lisans/önlisans mezunu
olduğunun belgelenmesi: (En yüksek 10 puan, En Düşük 1 Puan)

Rehber’in profesyonel mesleğini icra ediyor olması, işi ile ilgili lisans/önlisans mezunu
olduğunun veya kokartlı rehber olduğunun belgelenmesi: (En yüksek 15 puan, En Düşük 1
Puan)
2-) İsteklinin benzer bir hizmeti sağlamış olması, (En yüksek 25 puan, En Düşük 1 Puan)
Mali Değerlendirmeye esas puanlama;
a) .. 1. En düşük geçerli teklif : 50 puan
b) .. 2. En düşük geçerli teklif : 40 puan
c) .. 3. En düşük geçerli teklif : 30 puan
d) .. 4. En düşük geçerli teklif : 20 puan
e) .. Diğer teklifler
: 0 puan
7

Benzer belgeler