ZKTime - ZK Software

ZKTime
®
Personel Yönetim Programı Kullanım
Kılavuzu
www.zksoftware.com.tr
1
İÇİNDEKİLER
BÖLÜM 1 :

PDYS (Personel Devam Yönetim Sistemi) nedir?
4

Programın Kurulumu.
6
BÖLÜM 2 :

Tanımlamalar
6

Cihaz Tanımı
6

Personel Tanımı
8

Personel İzni & Resmi Tatil Tanımı
9

Departman Tanımı
11

Servis Tanımı
12

Mesai Tanımı
13

Kümülatif Mesai Tanımı
13

Haftalık Mesai Tanımı
14

Tanımlı Mesaileri Personellere Atama
16
Kullanıcı Bilgisi Tanımı (Sistem Operatörü)
18

2
BÖLÜM 3 :

Bilgi Transferi (Bilgi Çekme-Gönderme)

Personel Listesi Gönderme
19

Giriş – Çıkış Bilgisi Çekme
20
Eksik Giriş-Çıkış Bilgisi Ekleme
21

Parmak İzi & Kart Bilgisi Çekme
22

Parmak İzi & Kart Bilgisi Gönderme
23

BÖLÜM 4:

Puantaj & Hakediş Hesaplama

Puantaj İşlemleri
24

Hakediş İşlemleri
25

Hesap Hareketleri
26
BÖLÜM 5:

Raporlama

Personel Listesi Raporu
29

Personel Hakediş Raporu
30

Giriş & Çıkış Puantaj Raporu
30

Giriş & Çıkış Raporu
31
3
 PDYS (Personel Devam Yönetim Sistemi) nedir?
Personel devam kontrol sistemi
PDYS, “Personel Devam Yönetim Sistemi” ifadesinin kısaltılmış halidir. Kamu işletmelerinde,
fabrikalarda personellerin normal mesai, eksik mesai ve fazla mesai gibi parametrelerini
kontrol etmek amacıyla kullanılan PDYS sistemi günümüzde de sıkça kullanılmaktadır.
Personel Devam Kontrol Sistemi orta ve büyük çaplı şirketlerde personellerin kontrol ve
takibini çeşitli donanım ve yazılımlar sayesinde en verimli şekilde gerçekleştirmesini sağlar.
PDYS şirketlere iş gücü kaybının önlenmesi gibi birçok konuda önemli katkılar sağlayarak
aynı işi yapacak personel ihtiyacını da en aza indirir.
PDYS gerekli yazılım – donanımların kurulması ve personellerin sisteme tanıtılması ile
kullanıma hazır hale gelir. PDYS kurulum ve çalışma prensibi aşağıdaki şekilde özetlenebilir;
1.
2.
3.
4.
PDYS donanımı personel giriş-çıkışının yapılacağı kontrol noktasına kurulur.
PDYS yazılımı işletmenin belirleyeceği bilgisayara kurulur.
PDYS donanımı ile PDYS arasındaki iletişim sağlanır.
PDYS ile kontrol ve takip edilecek tüm personeller PDYS özelliğine göre (parmak
izi, iris, yüz vb.) sisteme tanıtılır. Eğer kartlı sistem kullanılıyor ise personellere
PDYS kartları dağıtılır.
5. Sistem kullanıma hazırdır. Geçiş noktasına gelen personel sisteme kimliğini
tanıttığı anda gerekli tüm bilgiler kayıt edilir. Bilgiler çevrimiçi (online) ya da
6. (offline) olarak PDYS yazılımına aktarılır.
Parmak izi tanıma ile personel devam kontrol sistemi (PDYS)
Personeller işletme içinde uygun noktalara (özellikle giriş-çıkış noktalarına) kurulmuş olan
parmak izi tanıma cihazına parmak izlerini tanıtarak kayıt altına girerler. Parmak izi tanıma
cihazı kayıt bilgisini anında ya da belirlenen zaman aralığında PDYS yazılımına iletir.
Parmak izi tanıma sistemi nasıl çalışır?
Parmak izi tarayıcı sistem kararlaştırılan noktaya (1) kurulduktan sonra (2) PDYS yazılımı ile
iletişimi sağlanır. Parmak izi tarayıcı cihaz üzerindeki sensor (3) parmak izini elektrik
dalgaları aracılığı ile tanımlar.
Tanımlanan parmak izi hafızadaki kayıtlı parmak izleri ile (4) eşleştirilir. Eğer tanımlanan
parmak izi hafızadaki parmak izlerinden biri ile eşleşir ise eşleşme durumu için tanımlanan
(5) görev yerine getirilir. Bu görev örnek olarak parmak izi tanımlanan personelin işe giriş
yaptığının kayıt altına alınması olabilir.
(6) Kayıtlı bilgiler PDYS yazılımına gönderilerek kullanıma sunulur. Kayıt raporları isteğe
gerçek zamanlı ya da belirlenen zaman aralıklarında PDYS yazılımına aktarılabilir.
Kartlı tanıma ile personel devam kontrol sistemi (PDYS)
4
Personeller işletme içinde uygun noktalara (özellikle giriş-çıkış noktalarına) kurulmuş olan
kart okuma cihazına kredi kartı boyutlarındaki kartlarını okutarak kayıt altına girerler. Kart
okuma cihazı kayıt bilgisini anında ya da belirlenen zaman aralığında PDYS yazılımına iletir.
Yazılıma iletilen bu bilgiler ışığında personel faaliyetlerinin kontrol altına alınması ile iş gücü
kaybının en aza indirilmesi ve giriş-çıkış saatlerinin dijital olarak kaydedilmesi ile personel
maaşının hatasız olarak hesaplanabilmesini sağlar.
5
 Programın Kurulumu.
Programı kurmadan önce yapmamız gereken ilk iş işletim sistemimizin kaç bit
olduğunu öğrenmektir. Çünkü kurulum dosyaları 32 & 64 bit olarak ikiye ayrılmıştır. İşletim
sistemimizin kaç bit olduğunu “Bilgisayar”’a sağ tıklatıp “Özellikler”’e tıklayın. Karşımıza
çıkan pencereden “Sistem Türü” bölümünde bit düzeyi belirtilmiştir.
Daha sonra kurulum dosyalarının içinde işletim sistemine uygun klasörü açın, klasör
içerisinde “dotNetFx40_Full_x86_x64” Microsoft kurulumlarında gerekli olan güncelleştirme
programını kurun. Kurulum bittikten sonra “SSCERuntime_x86-TRK” Database programını
kurun. Bu iki programın kurulumu bittikten sonra PDYS klasörünü C:\ içine copy\Paste
işlemini yapın.
PDYS klasörünün içerisindeki PDYS.exe’yi çalıştırıp lisanslama işlemini tarafımızca
gerçekleştirdikten sonra kurulum işlemimiz bitmiştir. Programın Kullanıcı Adı: admin ,
Şifresi yoktur. Bu Kullanıcı Adı ve Şifre değişimi yapılabilmektedir.

Tanımlamalar
 Cihaz Tanımı
Bu bölümde PDYS için kullanacağımız parmak izi ve/veya kartlı cihazların tanımlarının
nasıl yapıldığı anlatılmaktadır. Öncelikle PDYS cihazına ağ sistemimize uygun bir IP adresi
vermemiz gerekmektedir. IP adresi verildikten sonra;
1-1
6
Resim 1-1 de görüldüğü gibi “Tanımlamalar > Kartlı Okuyucu Cihazlar” butonuna
tıklayın, bu bölümde sistemimize eklemek istediğimiz cihazın ayarlarını girmek için açılan
pencerede, sol altta yer alan “Yeni” butonuna tıklayın.
Açılan pencerede (resim 1-2)
ambleminin bulunduğu her alan zorunlu
doldurulması gereken yerlerdir. Karşımıza sıkça çıkacaktır. Bu bölümde kullanacığımız
kısımlar şöyledir;
Cihaz Adı
: Cihazınıza belirleyeceğiniz tanımdır (Örn; İmalat, A Kapısı, İdari, vs..)
Hareket Tipi
: Cihazın hangi konumda çalışacağını belirten tanımdır. Cihazınız giriş ise
seçeneklerden Giriş, cihazınız çıkış ise Çıkış, eğer tek cihaz kullanıyor
iseniz Giriş&Çıkış seçeneğini seçiniz.
IP Adresi
: Cihazınıza sisteminize uygun olarak girilen IP Adresini yazınız.
Port Numarası
: Standart olarak bütün cihazlarda 4370’dir, değişiklik yapmayın.
Bağlantı Şifresi
: Cihazlarda haberleşme şifresi mevcut ise bu tanıma o şifreyi yazınız.
Fabrika ayarlarında şifre “0” dır.
Cihaz Seri No.
: Bu alanda “Cihazdan Oku” butonuna tıklayarak cihazınızın seri
numarasını okuyacaktır. Bu şekilde cihazın bağlantısıda test edilmiş olur.
Tarih/Saat Gün.
: Cihazınızın tarih/saat ayarlarını bilgisayarınız ile senkronize eder.
Açıklama
: Cihazınız için herhangi bir açıklama girebilirsiniz. (Örn.: PDYS cihazıdır,
Kapı Kontrol için Kullanılır, vs..)
Durum
: Cihazınızın aktif/pasif ayarıdır.
Örnek tanım aşağıdaki resimde (resim 1-3) gösterilmiştir;
1-2
1-3
7
 Personel Tanımı
Şirket veya kurumunuzdaki personelleri tanımlamak için Personel Bilgileri bölümünü
kullanılır. Bu bölüme erişmek için “Personel Bilgileri” butonuna tıklıyoruz. Açılan pencerede
“Yeni” Butonuna tıklıyoruz.
2-1
“Yeni” butonuna tıkladığımız zaman karşımıza pencerede zorunlu olan bilgiler girilir. İşe
giriş tarihleri sistemin kurulduğu tarih olmalıdır. Burada dikkat edilmesi gereken alan “Kapı
Kart Numarası” bölümüdür. Bu bölüm RFID kartlı cihazlar için yapılmıştır. Eğer sisteminizde
kart yoksa bu bölümü (X) bir rakamla doldurunuz. “Örn; 1” yazabilirsiniz, bir sonraki
kullanıcıya ise “2” yazabilirsiniz. Kaydet işlemi ile sonlandırınız. Örnek resim 2-2
2-2
NOT: Sisteminizde personellerinizi, parmak izi kaydı yapmadan önce programda
oluşturun. Oluşturduğunuz personel listesini cihaza gönderdikten sonra parmak izlerini
cihaz üzerinden kaydedin. (Pers.Lis.Gön. BKZ sayfa 19)
8
 Personel İzni & Resmi Tatil Tanımı
Bu bölümde yıllık çalışma planımızda olan resmi-dini bayramların ve personel
izinlerinin (evlilik-doğum-doğum sonrası ücretsiz izin vs” izinlerin tanımlanacağı bölümdür.
Öncelikle Personel İzni bölümünü görelim. Bu bölüme “Personel İşlemleri” Bölümü altında
“Personel İzni” butonuna tıklayın. Açılan sayfada her bölümde olduğu gibi “Yeni” butonuna
tıklayın. (Resim 3-1)
3-1
Resimde de görüldüğü gibi “Yeni” butonuna tıkladığımız zaman karşımıza çıkan
pencerede Personel seçimi için “…” butonuna tıklayın. (Resim 3-2)
3-2
9
Karşımıza çıkan pencerede (Resim 3-3) personel listesini görmemiz için “Arama”
butonuna tıklayın. Akabinde Personeli çift tıklayıp seçin. Personel seçimi yaptıktan sonra bir
önceki pencereden (Resim 3-2) “İzin Tipi” kısmından Personelinize vereceğiniz izni seçin ve
“Kaydet butonuna tıklayarak işleminizi tamamlayın.
3-3
Resmi tatil tanımı ise sisteminize tanıtacağınız yıl içindeki tatil tanımlarıdır. Örn; 23
Nisan, 19 Mayıs, 30 Ağustos, 29 Ekim gb. Bu tanımlamaları ise “Tanımlamalar” bölümünden
“Resmi Tatiller” butonuna tıklayarak erişebilirsiniz.
3-4
10
Resim 3-4’de gördüğünüz gibi. “Yeni” butonuna tıkladığımızda karşımıza çıkan
pencereden
resmi olan yere resmi tatil tanımını yazın ve resmi tatilin başlangıç – bitiş
tarihini girin. Ardından resmi tatil günü çalışacak personel için Fazla Mesai katsayısını %
olarak tanımlayın. İşlemi bitirmek için “Kaydet” butonuna tıklayarak Resmi tatili kaydedin.
 Departman Tanımı
Departman tanımı, kurumunuzdaki departmanları ve onun alt departmanlarını
oluşturabileceğimiz bölümdür. Bu bölüm raporlama, personel listesi gibi kısımlarda arama
kriteri olarak size kolaylık sağlayacaktır. Departman Tanımı; “Personel Bilgileri” bölümünde
“Departman Bilgileri” kısmında yer almaktadır. (Resim 4-1)
4-1
“Yeni” Butonuna tıkladığımız zaman açılan pencerede tanımlamak istediğimiz
departmanın adını yazdıktan sonra “Kaydet” butonuna tıklayarak işlemi sonlandırıyoruz.
Tanımlanan departmanları personele atamak için ise “Personel Bilgileri” bölümünden
istediğimiz personel sayfasından “Departman” bölümü kullanınız. (Bknz. Resim 2-2)
11
 Servis Tanımı
Bu bölümde kurumunuzdaki personel servislerini tanımlayabilirsiniz. Bu şekilde
personellerinizin geliş gidiş saatine göre, personel servis araçlarınızın da zamanında gelip
gittiğini takip edebilirsiniz.
5-1
“Yeni” butonuna tıkladığımızda karşımıza çıkan pencerede (resim 5-1) Servis Aracının
bilgilerini yazdıktan sonra “Kaydet” butonuna tıkladıktan sonra işlemi bitiriyoruz. (Örn.
Resim 5-2)
5-2
12
 Mesai Tanımı
Sisteminizde esas tanımı yapılacak olan bölüm mesai tanımıdır. Bu bölüm iki farklı
tanımdan oluşur. Kümulatif mesai tanımı ve haftalık mesai tanımı. İlk ele alacağımız tanım
Kümulatif mesai tanımı olacak.
 Kümulatif Mesai Tanımı:
Kümulatif mesai personellerin tanımlanan günlük çalışma saati, çalışma saat ücretinin
tanımlandığı ve bu tanımlar doğrultusunda personelin maaşını saati saatine hesaplayabildiği
bölümdür. Bu tanımı “Vardiya & Mesai” bölümünden yapabilirsiniz.
6-1
Resimde de göründüğü ve her pencerede de görüldüğü gibi “Yeni” butonuna tıklayın.
Karşımıza çıkan pencerede zorunlu bölgeleri doldurunuz.
6-2
6-3
13
Mesai Adı
: Tanımlamak istediğimiz mesai tanımının ismindir.
Çalışma Saat Ücreti
: Kurumdaki belli ve sabit olan saatlik çalışma ücretidir.
Günlük Çalışma Süresi : Kurumun saat bazında günlük çalışma süresidir.
Gün Sonu
: Çalışma günün bittiği saati belir. (standart 01:00)
Tanımlamalarda gördüğünüz gibi kümülatif mesai bölümünde hesaplama şekli günlük
sabit ücret üzerinden kaç saat çalışır ise o kadar ücret alır. Günlük saatlik ücreti 4 TL olan bir
kurumda, günlük çalışma süresi 9 saat olan bir kişi günlük; 4*9=36 TL dir, aylık ücreti ise
36*30= 1080 TL dir. Günlük 9 saat değilde daha fazla (örn. 12 saat) çalışır ise 4*çalışma
süresidir.
 Haftalık Mesai Tanımı
Haftalık mesai tanımı, kümülatif mesai tanımına oranla biraz daha karmaşık yapıdadır.
Haftalık mesai tanımı aynı bölümden yapılmaktadır. “Yeni” butonuna tıklayın. Karşımıza
çıkacak olan pencere aşağıdadır.
6-4
14
6-5
Mesai Adı
bölümdür.
: Tanımlamak istediğimiz mesai tanımının isminin girileceği
Günlük Çalışma Saati
: Kurumun esas olan çalışma saatinin girileceği bölümdür.
Mesai Katsayısı
: Kurumun saatlik çalışma ücreti ve saatinin % oranıdır. Girdiğiniz
orana göre ücret hesaplanır. %100 girildiği taktirde çalışma süresi 1 e 1 hesaplanır
Ceza Katsayısı
: Personellerinin geç gelmeleri veya devamsızlık halleri
durumundaki kesinti oranıdır. Girdiğiniz orana göre kesintiler hesaplanır. %100 girilir ise
devamsızlık veya geç geldiği süre 1 e1 kesilir. %200 girilir ise 2 katı kesilir.
Resmi Tatil Katsayısı
: Personelin resmi tatillerde iş başı yapması durumunda çalıştığı
saatlik süresinin hesaplanacağı orandır. %200 girildiği taktirde saatlik ücretin iki katı
hesaplanır.
Çalışan İzin Katsayısı
: Personelin izinli olduğu süre zarfında iş başı yapması durumunda
çalıştığı saatlik süresinin hesaplanacağı orandır. %200 girildiği taktirde saatlik ücretin iki katı
hesaplanır.
Fazla Mesai
: Bu bölüm kişinin yapması gereken minimum fazla mesai süresinin
dakika bazında girileceği bölümdür. Örn. 00:30 girilir ise personel en az 31 dakika mesai
yapmalı ki fazla mesai hak etsin. 29 dakika olur ise bu fazla mesai hak etmez.
Mesai Saat Tanımı
: Resimde de görüldüğü gibi haftalık çalışma saatlerinin gün gün
girileceği bölümdür. Sırası ile Sabah giriş, öğlen çıkış, öğlen giriş ve akşam çıkış olarak saatler
girilmelidir.
15
Resimdeki tanım sabah iş başı 09:00, öğlen arası 12:00-13:00 arası ve akşam mesai bitimi
18:30 dur. Öğlen giriş-çıkışlarda parmak izi basmak zorunlu değildir. Tatil olan günleri tatil
kutucuğunu işaretleyin.
Haftalık mesai tanımında ise hesaplama şekli personele girmiş olduğunuz maaşın
doğrultusunda hesaplanır. Bu hesaplama mantığı Maaş/Çalışma Günü/günlük çalışma saati
formülü ile personelin saatlik ücreti çıkar. Kesinti ve fazla mesai bu saatlik ücrete göre
hesaplanır. Örn. Maaşı 1200 TL olan kişi, 30 gün üzerinden günlük 40 TL almaktadır. Günlük
9 saat çalıştığı düşünülürse saatlik ücreti 4,4 TL dir. Bu kişinin %50 Fazla mesaisi saatlik 2,2
TL. %100 mesaisi saatlik 4,4 TL dir. Resmi Tatilde ve çalışma izni olduğu zaman iş başı
yapması durumunda %200’lük katsayı ile fazla mesaisinin saatlik ücreti 8,8 TL’dir.
 Tanımlı Mesaileri Personellere Atama
Personellerinizi oluşturduğunuz uygun mesai tanımına atayabilmek için bu bölüm
kullanılmalıdır. Bu tanım “Vardiya&Mesai” kısmından “Personel Mesai Atama” bölümüne
tıklayarak yapılmaktadır. Her tanımda olduğu gibi “yeni” butonuna tıklayın. Açılan pencere;
6-6
Resimde görüldüğü gibi zorunlu alanlar görülmektedir. Öncelikle Mesai atamak
istediğimiz personeli seçmemiz gerekmektedir. (Bkz. Resim 3-2, Resim 3-3)
Personel seçimi yapıldıktan sonra mesai tipini seçip arama butonuna basınız.
16
6-7
Karşımıza çıkan ekranda oluşturduğumuz mesaileri görüntülemek için “Arama”
butonuna tıklayınız. Uygun mesai tanımını seçip “Tamam” butonuna tıklayınız. Mesai seçimi
de yapıldıktan sonra Başlangıç ve Bitiş Tarihleri girilmelidir. Başlangıç tarihini Sistemin
kurulumundan bir iş günü sonrasını yazın. Bitiş tarihi otomatik olarak 10 sene ileri bir tarih
atacaktır. En son işlem olan “Kaydet” butonu ile işlemimizi tamamlayabiliriz.
Bu işlem Toplu olarak da yapılabilir. Bu işlemi gerçekleştirmek için Personel Mesai
arama ekranında “Toplu Mesai Atama” butonuna tıklanmalı
6-8
17
Açılan sayfada tekrar mesai seçimi için “…” butonuna tıklayın. Ve açılan sayfada
tanımlı mesaileri görmek için “Arama” butonuna tıklayın. (Bkz.Resim 6-7)
Akabinde personelleri eklemek için Personel Listesi bölümünde “Ekle” butonuna
tıklayın.
6-9
Açılan sayfa personel ekleme sayfasıdır. Personelleri CTRL+A mantığı ile veya
personelleri tek tek CTRL+FARE SOL TİK ile de seçebilirsiniz. “Tamam” butonu ile seçim
ekranını kapatınız ve işlemi sonlandırmak için Ekran resmi 6-8’deki “Kaydet” butonu ile
işlemi tamamlayınız
 Kullanıcı Bilgisi Tanımı (Sistem Operatörü)
Sisteminize giriş yaparken kullanılan “Admin” operatörüne isterseniz şifre
tanımlayabilirsiniz, isterseniz de yeni bir kullanıcı operatör açabilirsiniz. Bu işlemi yapmak
için “Tanımlamalar” bölümünde “Kullanıcı Bilgileri” kısmına tıklayın ve aşağıda örnek
resimde gördüğünüz gibi zorunlu alanlarda “Kullanıcı Adı, şifre, vs… “ gibi bilgileri girip
“Kaydet” butonu ile işlemi tamamlayarak Sistem Operatörünüzü tanımlayabilir ve dilediğiniz
zaman düzenleyebilirsiniz.
18

Bilgi Transferi (Bilgi Çekme-Gönderme)

Personel Listesi Gönderme
Sisteminizde oluşturduğunuz personelleri (bkz. “Personel Tanımı”) cihaza
göndermek için, “Personel Bilgileri” bölümünde “Personelleri Cihaza Yaz” butonuna
tıklayınız. Açılan pencerede (Resim 7-1) sistemimize tanımlı olan cihazın bağlantı
durumu müsait ise (Yeşil:Bağlı, Turuncu: Bağlanıyor, Kırmızı: Bağlantı yok) kutucuğu
işaretleyip “Tamam” butonuna tıklayınız.
7-1
Karşımıza gelen ekranda (resim 7-2), duruma göre tüm personelleri veya
mevcut sistemde yeni kaydı yapılmış personeli göndermek için seçenek sunmaktadır.
Sistem yeni kurulmuş ise “Tüm Personel”, eğer mevcut sistemde yeni kayıt ise
“Personel Seçimi” işaretlenmelidir. Bu bölümdeki maksat cihazdaki mevcut kayıtlarda
sorun yaşanmaması içindir.
7-2
19
Seçim yapıldıktan sonra, “Tamam” butonuna tıklanır ve ekrana gelen bilgi
ekranınada (Resim 7-3) “Tamam” butonuna tıklanarak işlem tamamlanır.
7-3

Giriş – Çıkış Bilgisi Çekme
Personellerin Giriş-Çıkış bilgilerini görmek için bu bölüm kullanılmaktadır. Bu
bilgileri almak için, “Personel İşlemleri” kısmında “Personel Giriş/Çıkış” bölümüne
tıklayın. Açılan sayfada “Bilgileri Cihazdan Oku” butonuna tıklayın. Karşımıza tekrar cihaz
durum ekranı gelecektir. (Örn Res. 8-1)
8-1
“Tamam” butonuna tıklandığı zaman karşımıza bir mesaj ekranı gelecektir
(Cihaz üzerindeki giriş/çıkış bilgileri silinsin mi?) bu mesajda her bilgi transferinizde
“Evet”e tıklayınız. Bu işlemdeki maksat eski bilgileri sürekli çekip sistemde karışıklık
yaratmaması içindir. Bilgileri program database’ine yazacağı için bilgi kaybı
yaşanmaz.
20

Eksik Giriş-Çıkış Saati Ekleme
Personellerin unutulan giriş ve/veya çıkış bilgilerini eklemek için bu işlemin
yapılması gerekmektedir. Sistemde mutlaka tek giriş – tek çıkış ve/veya tek giriş –
tek öğlen çıkış - tek öğlen giriş – tek çıkış olmalıdır. Sistem bu şekilde sorunsuz
çalışacaktır. Bu işlem için “Personel İşlemleri” bölümünden, “Personel Giriş/Çıkış”
kısmına tıklayınız. Açılan sayfada “Yeni” butona tıklayın. Karşımıza gelen ekranda
eksik hareketi olan personeli seçiniz (Resim 8-2).
8-2
Sisteminizdeki cihazınızı seçiniz (zorunlu değildir). Eksik olan hareketin olduğu
tarihi seçin ve eksik olan hareket tipini seçiniz. “Kaydet” butonu ile işlemi
sonlandırın. Bu işlemin düzgün yapılması için puantaj hesabının yapılmaması
gerekmektedir.
21

Parmak izi & Kart Bilgisi Çekme
Sistemde birden fazla cihazınız var ise herhangi bir cihazdan parmak izlerini
kaydedip diğer cihaz ve/veya cihazlara gönderebilirsiniz. Bu işlem yapmamız gereken
“Personel Bilgileri” bölümünde, “Parmak izi Oku” butonuna tıklamak. Karışımıza
cihazların bağlantı durumu gelecektir (Resim 9-1). Bilgiler hangi cihazda ise onu seçip
“Tamam” butonuna tıklayınız.
9-1
Transfer işlemi bittikten sonra
senkronizasyonun tamamlandığına dair
tamamlanacaktır. (Resim 9-2)
karşımıza gelecek olan ekranda
bir mesaj gelecektir ve işlem
9-2
22

Parmak izi & Kart Bilgisi Gönderme
Sisteme transfer ettiğimiz parmak izlerini diğer cihaz ve/veya cihazlara
göndermek için yine “Personel Bilgileri” bölümünde, “Parmak izi Yaz” butonuna
tıklayınız. Tekrar karşımıza cihaz ve/veya cihazların bağlantı durumları gelecektir.
(resim 9-1).
Personel bilgilerini hangi cihaza göndermek istiyorsanız o cihazı işaretleyin ve
“Tamam” butonuna tıklayın. Transfer işlemi bittikten sonra karşımıza
“Senkronizasyon Tamamlandı” uyarı mesajını verecektir. (resim-10-1)
10-1
23

Puantaj & Hakediş Hesaplama

Puantaj İşlemleri
Personellerinizin giriş-çıkış saatlerine göre; Mesai Başlama, Mesai Bitişi, Çalışma
Süresi, Eksik Mesai ve Fazla Mesailerini hesaplamak için kullanılmaktadır. Rapor
alınacağı zaman bu işlem mutlaka yapılmalıdır. Bu işlemin hatasız yapılması için
personellerin Giriş ve Çıkış saatleri mutlaka olmalıdır, personel tarafından
unutulmamalıdır. Puantaj İşlemi yapmak için puantaj işlemleri bölümüne tıklayınız.
Açılan pencerede (resim 11-1) “Puantaj Hesapla” butonuna tıklayınız.
11-1
Karşımıza “Puantaj Parametre Seçimi” penceresi çıkacaktır. Bu pencerede
hesaplamak istediğimiz tek bir personel ya da tüm personelleri ve hesap yapmak
istediğiniz iki tarih arasını girebilirsiniz. (resim 11-2)
11-2
24
Seçim yaptıktan sonra puantaj sonucu olarak personellerin tarih sıralı puantaj
sonuçları gelecektir. ( Resim 11-3)
11-3
Puantaj sonuçlarında belli renklendirmeler vardır bu renkler;
TAMAMLANDI : Giriş ve Çıkış hareketlerinde sorun olmadığını ve/veya o günün
tatil olduğunu belirtir.
DEVAMSIZLIK
belirtir.
: Adından da anlaşıldığı üzere kişinin devamsızlık yaptığı günü
HATALI İŞLEM
: Giriş ve/veya çıkış hareketlerinden birinin eksik olduğu ya da
hareketlerin gerektiğinden fazla olduğunu belirtir. Hatalı işlem olan satıra çift
tıklayarak durumu görüntüleyebilirsiniz. Bu işlemi düzenlemek için “Hatalı işlem”
satırına tıklayıp “Çıkar” butonuna tıklayın. Ve Eksik hareket var ise onu tamamlayınız
(bkz. Sf. 21).

Hakediş Hesaplama
Ay sonu yapılacak bir işlemdir. Bu işlemde personellerin parasal olarak
hakedişleri hesaplanmaktadır. Bu işlemi yapmak için “Personel İşlemleri”
bölümünden “Hakediş İşlemleri” kısmına tıklayınız. Açılan sayfada üst tarafta tüm
personel veya personel bazlı, ay bazlı ve yıl bazlı olarak işlem yapabilirsiniz. Bir seçim
yapmaz iseniz tüm personelleri tüm ayları ve yılı hesaplar. İşlemi başlatmak için
“Hakediş Hesapla” butonuna tıklayın. Gelen ekranda kişilerin X gün üzerinden
tamamladığı günleri hesaplar. Herhangi bir personele çift tıkladığınızda ayrıntılı olarak
Hakediş bilgilerini görebilirsiniz. (Resim 12-1).
25
12-1

Hesap Hareketleri
Bu bölüm personellere ödenmesi gereken hakediş tutarlarının gösterildiği ekran
görülür. Aynı zamanda bu bölümden Avans, Maaş Ödemesi, Prim Ödemesi gibi
işlemler yapabilirsiniz. Örnek olarak avans ödemesini ele alalım. Bu işlem için
“Personel İşlemleri” bölümünden “Hesap Hareketleri” bölümüne tıklayın. Açılan
sayfada hesaplanmış olan hakediş bililerini göreceksiniz (Resim 13-1).
13-1
26
Sayfanın alt tarafındaki “Yeni” butonuna tıklayın. Karşımıza gelen ekran (Resim
13-2) işlem yapılacak olan personel ve işlem tipini seçiniz. Seçim yapıldıktan sonra
açılan miktar bölümüne istenilen miktar yazılır ve işlem tarihi girilir. Gerekirse
istenilen bir açıklama yazılabilir. “Kaydet” butonu ile işlem tamamlanır.
13-2
27

Raporlama
Raporlama Bölümünde karşınıza gelecek olan 4 çeşit raporun kullanımı aynıdır.
Bütün rapor ekranlarında farklı formatlarda çıktı alabilir ve direkt yazdırabilirsiniz. Bu
işlemlere erişmek için “Raporlar” bölümünden istenilen rapora tıklamaktır ve “ Raporu
Çalıştır” butonuna tıklayın. (Resim 14-1)
Rapor opsiyonları
Arama
: Rapor içerisinde arama yapmanızı sağlar. (Kişi, tarih vs.)
Dosya Aç
: Programın formatında kayıtlı bir rapor açar.
Kaydet
: Program kendi formatında kayıt yapar. (*.prnx)
Farklı Yazıcıda yazdır : Şirketinizde ağ üzerinden yazıcı var ise ve bilgisayarınıza
tanımlı ise seçilen yazıcıdan çıktı alır.
Hızlı Yazdır
: Bilgisayarınıza direkt bağlı yazıcıdan çıktı alır.
Sayfa Yapısı
: Çıktı alacağınız sayfada kağıt cinsini ve sağ, sol, üst ve alt
boşlukları ayarlar.
Ölçek
: Raporu alınan bilginin sayfadaki boyutunu ayarlar.(%
olarak)
28
Zoom
: Raporun ekranda uzaklaştırma ve yakınlaştırılmasını
sağlar.
İleri/Geri
: Rapor 1’den fazla sayfaya dökülmüş ise sayfalar arası
dolaşmanızı sağlar.
Farklı Kaydet
Mail Gönder
Sayfa Bilgi Ekleme

: Raporunuzu *.pdf, *.html, *.mht, *.rtf, *.xls, *.xlsx,
*.csv, text, image (resim), *.xps formatlarında
kaydetmenizi sağlar.
: Raporunuzu Mail olarak, *.pdf, *.html, *.mht, *.rtf,
*.xls, *.xlsx, *.csv, text, image (resim), *.xps
formatlarında göndermenizi sağlar.
: Rapor ekranınıza şirket ismini, şirket logosunu vs.
bilgi girmenizi sağlar.
Personel Listesi Raporu
Sisteminizdeki personellerin bilgilerinin raporunu almak için kullanılır. Örn.
Ekran;
29

Personel Hakediş Raporu
Personelin aylık hakettiği ücretlendirmeyi gün-gün görüntüler. Bu raporda
girilmesi gereken zorunlu alanlar; Personel, Ay ve yıldır. Örn. Ekran;

Giriş & Çıkış Puantaj Raporu
Personellerin giriş-çıkış saatlerini, dakika olarak geç gelme erken çıkmalarını ve
fazla mesailerini görüntüler. Örn. Ekran;
30

Giriş & Çıkış Raporu
Personellerinizin sadece girişlerini ve çıkışlarını görüntüler. Örn Ekran;
www.zksoftware.com.tr
Perpa Ticaret Merkezi B Blok Kat:2 No:40, Tek.Serv. Kat:4 No:356
Okmeydanı/Şişli/İSTANBUL
Tel: 0212 222 66 17 (pbx) / Faks : 0212 222 33 83
31