NVI GN. MD. - Nvi.Gov.TR

T.C.
ĠÇĠġLERĠ BAKANLIĞI
Nüfus ve VatandaĢlık ĠĢleri Genel Müdürlüğü
Sayı : B050NÜV0090002 /151/682/11337
Konu : ArĢiv çalıĢmaları
08/12/2005
...................................... VALĠLĠĞĠNE
GENELGE
2005/26
ĠLGĠ : a-) 30.01.2003 gün ve B.05.0.NÜV.0.09.00.02 ( 2003 ) 10087 – ( 2003 – 04 ) nolu
genelgemiz
b-) 30.01.2003 gün ve B.05.0.NÜV.0.09.00.02 / 10088 – ( 2003 – 05 ) nolu
genelgemiz.
c-) 30.11.2005 gün ve B.05.0.NÜV.0.09.00.02 / 153 / 670 - ( 2005 – 24 ) nolu
genelgemiz.
Bakanlığımıza, bazı Valiliklerden gelen yazıların incelenmesinde ilgide kayıtlı ( a ) ve
( b ) genelgelerimizin uygulanmasında bazı konularda tereddüde düĢüldüğünden dolayı
aĢağıda belirtilen açıklamaların yapılmasına ihtiyaç duyulmuĢtur.
Buna göre;
1- Ġlgi ( a ) genelgemizde de belirtilmesine rağmen bazı ilçe nüfus müdürlüklerince; eski
aile kütükleri ve vukuatların mahallinde araĢtırma yapılarak mahkemelere ve diğer kamu
kuruluĢlarına nüfus bilgisinin mevzuata uygun olarak verilmesi gerekirken bu iĢlemler
yapılmadan sanki bahse konu kütüğün Mikrofilm ve ArĢiv ġube Müdürlüğü’nde bulunduğu
gerekçesiyle ilçe nüfus müdürlüklerince yazıĢmaların merkeze yönlendirilme yapıldığı ve
merkezde evrak üzerinde yapılan inceleme neticesinde ise eski aile kütüğü ile dayanak
belgelerinin merkezde olmadığı ve mahallinde olduğu tespit edilmektedir. Dolayısıyla bu
durum önemle dikkate alınarak fuzuli yazıĢmalara meydan verilmemesini, ( Merkez ArĢivinde
bulunan eski nüfus aile kütüklerinin listesi ektedir ) ( Ek - 1 )
2- Mikrofilm ve ArĢiv ġube Müdürlüğü’ nde bulunan eski nüfus aile kütüklerinden nüfus
kayıt örneği istenmesi halinde mutlaka hanenin kayıtlı olduğu eski idari birimin adı, cilt, sayfa
ve hane no’ sunun belirtilerek talepte bulunulmasını,
3- Nüfus ve VatandaĢlık Hizmetlerine Ait KuruluĢ, Görev ve ÇalıĢma Yönergesi’ nin
325 nci maddesine göre Mikrofilm ve ArĢiv ġube Müdürlüğü’ nde bulunan eski nüfus aile
kütüklerinden yenilemeye alınmayan haneler için yenilenmesi amacıyla verilen talimatlar
neticesinde eski nüfus aile kütüklerine Ģerh verilmek üzere yenilenen haneye ait aile nüfus kayıt
örneğinin gönderilmesi hususunu,
4- 2004 yılına ait nüfus olaylarının tesciline iliĢkin özel kütük dayanak belgelerinin
ikinci nüshaları yıllık olarak ilçe nüfus müdürlüklerinden Genel Müdürlüğümüze gönderilirken
ilgi ( b ) genelgemizin 6 ncı
maddesindeki hususlara bazı ilçe nüfus müdürlüklerince
uyulmadığı bu nedenle dosya düzenlemesinde daha dikkatli çalıĢma yapılmasını, ( Klasörler
dayanak belgesine göre 350 - 500 adet olarak ve her nüfus olayı için de ayrı ayrı
düzenlenecektir. )
5- Genel Müdürlüğümüz arĢivinde muhafaza edilmesi için göndermiĢ olduğunuz
dayanak belgelerinin dökümünü gösterir yazının (Teslimat Listesinin) bazı ilçe nüfus
müdürlükleri tarafından gönderilmediği ya da liste ile dayanak belgeleri adetlerinin birbirini
teyit etmediğinden dolayı bu tür eksikliklerin düzeltilmesi amacıyla fuzuli yazıĢmalara meydan
verildiğinden ötürü daha titiz davranılmasını,
6- 2006 yılında gönderilecek olan dayanak belgelerine ait yazıĢma listenin bir nüshasının
koli içinde, diğer nüshasının ise posta ile Genel Müdürlüğümüz arĢivine gönderilmesini ve bu
yazının üzerine kaç koli olduğuna dair Ģerhin de mutlaka verilmesini, (Örneğin 8 koli olarak
gönderilmiĢtir. Ģeklinde) (EK - 2)
7- Dayanak belgelerine ait kolilerin karıĢıklığa meydan verilmemesi için Genel
Müdürlüğe gönderilecek olan diğer kolilerle birlikte gönderilmemesi,
8- 2005 yılına ait dayanak belgelerinin düzenlenmesi esnasında bilgisayar tarafından
atlama yapılması halinde dayanak belgelerinin gönderilmesine iliĢkin düzenlenen yazının
(teslimat listesinin) Diğer Açıklamalar sütununa atlanan numaralar mutlaka yazılmasının
sağlanması, (Örneğin 3 – 102 iĢlem yapılmadan bilgisayarca atlanmıĢtır. )
9- Ġl ve Ġlçe Nüfus Müdürlüklerinde yapılacak arĢiv iĢ ve iĢlemleri Bakanlık
Makamının 08.11.2005 gün ve 641 sayılı Olur’ u ile uygulamaya konulan TaĢra Nüfus ArĢiv
Yönergesi’ne göre yürütülecektir. Yönerge ilgi ( c ) de kayıtlı genelgemiz ekinde
gönderilmiĢtir.
10- TaĢra Nüfus ArĢiv Yönergesi’ nin 12 nci maddesine göre komisyonların mutlaka üç
kiĢiden oluĢturulması gerektiği halde bazı nüfus müdürlüklerince personelin az oluĢu nedeniyle
ikiĢer kiĢilik komisyon oluĢturulduğu tespit edilmiĢ olup, bu eksikliğin diğer kamu
kuruluĢlarından bir personelin alınarak komisyonun oluĢturulmasının sağlanması hususunda,
Bilgi ve gereğini rica ederim.
Cengiz AYDOĞDU
Bakan a.
Genel Müdür
EKLER :
1- Eski kütüklerin Listesi ( 1 adet - 1 sayfa )
2- Örnek yazı - Liste
( 1 adet - 1 sayfa )
DAĞITIM
:
Gereği
:
81 Ġl Valiliğine
Bilgi
:
Merkez Birimlerine
( 1- TeftiĢ Kurulu BaĢkanlığı’na
2- Ġdari ve Mali ĠĢler D. BaĢkanlığı’na )
Çamlıca Mah. 1. Çiftlik Cad. No:136
Ayrıntılı bilgi için irtibat: A.ERDOĞAN ġube Müdürü
PK:06200 Demetevler/ANKARA
Telf: (0 312 591 23 59) Faks: (0 312 397 16 85)
e-posta: [email protected] Elektronik Ağ : www.nvi.gov.tr