Gider Yönetimini Benimsemek
Transkript
Gider Yönetimini Benimsemek
Gider Yönetimini Benimsemek Gider İyileştirmesinde Süreklilik Derleyen : Hakkı Sevand Sigma Danışmanlık ve Uygulama Merkezi Haziran , 2011 Gider Yönetimini Benimsemek Gider İyileştirmesinde Süreklilik Yönetici Özeti Yeni Gider Yönetimi hem satın alma maliyetlerinde hem de krum içi gider süreçlerinde gerçekleşen işlem maliyetlerinde iyileştirme hedefliyor. Gider Yönetimini Benimsemek Aberdeen Group analizleri, Gider Yönetimi alanında en iyi şirketlerin, ortalama olarak, sarf malzemesi bütçelerinde yüzde 14, tedarik işlem maliyetlerinde yüzde 12 ve tedarik zinciri maliyetlerinde yüzde 25 tasarruf sağladığını ortaya koyuyor. 1 Giriş Bristlecone danışmanlık şirketinin CEO’su Ashok Santhanam ihtiyaç kaynağını şöyle tanımlamış: “Şirketler kurumsal tedarik süreci sırasında, ne aldıklarını, kaça ve kimden aldıklarını düzenli şekilde izlemeyi başaramadıkları için milyonlar kaybetmektedir. Gider analizi araçları israfa karşı sürekli mücadelede şirketlere bir zafer şansı veriyor. Şirket içi satın alma grupları ideal olarak en kaliteli ürünleri mümkün olan en düşük fiyatlarla satın alıyor olmalıdır. Bu saptama her bir tekil satın alma için geçerli olsa bile maalesef, söz konusu yıl boyu yapılan toplam alımlar olduğunda şirketler tökezliyorlar.” Harcamaların kontrol edilmesi her şirketin karşılaştığı en büyük zorluklardan biri. Bölüm sayıları arttıkça gider yapıları da karmaşıklaşıyor. PeopleSoft şirketinin başkan yardımcısı Brian Desmond bu konudaki deneyimlerini şöyle açıklamaıştı; “Bir kurum büyüme gösterirken, harcamaları da genişler ve maliyet yapıları raydan çıkabilir. Birçok şirket parayı nereye harcadıkları konusunda esaslı bir anlayışa sahip değil. Ölçülemeyen bir şeyi geliştiremezsiniz.” Aberdeen Group’un araştırma direktörü Christa Degnan. " Gider yönetimi çok ilgi görüyor. Kurumlar yalnızca nereye para harcadıklarını değil çok daha fazlasını bilmek istiyor. Satın alma ve harcama süreçlerini daha stratejik bir şekilde yönetmeyi ve tedarikçileri daha etkin bir şekilde denetlemeyi amaçlıyor. Uygulamalar daha da geliştirildikçe, yöneticilerin harcama alışkanlıklarını bütünsel olarak ele almalarını sağlayarak kurumlarını çok daha etkili yönetmelerine imkan tanıdı”. Gider süreçlerini “ölçülebilir” yapmak için gider analizi tekniklerinden en iyi şekilde yararlanılması gerektiği açıktır. Basitçe söylemek gerekirse, gider analizi mevcut satınalma emri ve fatura bilgilerinin tümüyle yeni bir gözle değerlendirilmesini sağlayacaktır. Forrester Research’ın süreci tanımladığı şekliyle harcama analiz çözümünün “ verileri tekilleştirmesi, ilişkilendirmesi, analiz kategorilerine göre ayrıştırması ve eksik alanları tamamlayarak zenginleştirmesi” gerekir. Bunun sonucunda şirketler gerçek resmi daha iyi görebilecek, satın alma politikalarına uygun olmayan işlemleri kontrol edebilecek ve tedarik yönetimini iyileştirebilecektir. Gider Yönetimini Benimsemek | Aberdeen Group ve AMR Research’e göre şirketler tedarik düzenlerini iyileştirerek toplam harcamalarının yüzde 2’si ila 3’ü oranında tasarruf sağlayabilir. 2 Yeni bir Maliyet Yapısı Tasarlamak Finans yazarı Samuel Greengard’a göre “Giderler, şirketler için her zaman iki tarafı keskin bir bıçak olmuştur. Çok serbest harcama yaptığında bir kurum kendini marjların ve kârların erimesine tanıklık ederken bulur. Maliyetleri iyice kıstığında ise gelecek performansının ve büyümesinin kuyusunu kazar. Bir denge tutturmak esastır.” PeopleSoft başkan yardımcısı Brian Desmond kendi dönemine ilişkin durumu şu şekilde özetlemiş:, “Yalnızca farklı bölümler aynı ürünleri ve hizmetleri farklı fiyatlarla almakla kalmıyor, tedarikin yönetilmesi için gerekli muhasebe, finans ve diğer personellerin sayısını da ikiye katlıyordu. Harcamayı izleyecek bir süreç olmadan dolarların nereye gittiğini bilmek neredeyse imkânsız” Benzeri bir deneyimden geçen bir başka şirket, sinema zincirine sahip, Loews oldu. Başkan yardımcısı Tom Hogan: “Projeyle, süreçlerin otomasyonu, standartlaştırılması, satın almanın birleştirilmesi ve seçilen tedarikçilerle stratejik ilişkiler kurulması yoluyla giderlerin kısılması amaçlanıyordu. Tedarik politikalarına uyumun denetlenmesi, böylece başıboş harcamaların düşürülmesi ve maliyetlerin kısılmasına imkân tanıyabilecek bir sinerjinin yaratılması da ek hedefler haline gelmişti. Evrak işlerini ortadan kaldırmak ve satın alma süreçlerini düzene sokmak işletme verimliliğinde kilit unsurlardır. Şirket daha önceden satın alma için otomatik olmayan sistemler ve süreçler kullanıyordu. Geniş bir tedarikçi yelpazesi ile çalışılıyordu. İlk hedef, ofis malzemesi alımlarının yüzde 75’inden fazlasının tercih edilen tedarikçilerle gerçekleşmesini sağlamak oldu.” Gider Yönetimini Benimsemek Sonuç olarak, Loews elektronik süreç yönetimi uygulamaları ile işlem maliyetlerini %33 oranında azalttı ve bir satın alma emrinin gerçekleştirilmesi için gereken süreyi 5 günden bir güne düşürdü. Bir şirket satın alma kataloğunda topladığı mallar için yıllık olarak harcadığı 20 milyon dolardan yüzde 4 ila 5 arası tasarruf sağlıyor. “Bu para doğrudan şirketin kâr hanesine yazılıyor”. 3 Pamuk Eldiven Projesi olarak adlandırılmasına yol açan bir olay yaşanmış projede: Analizlerde müdürlerin yalnızca iki tipine ihtiyaç duydukları halde 10 farklı pamuk eldiven tipi satın aldıklarını fark edilmiş. Eldiven tedarikçileri konsolide edilerek yüzde 15 tasarruf sağlanmış. Gider Analizlerine Başlamak İçin Gider verileri düzenlemeye girişmeden önce şirketin doğru ve yararlı tedarik bilgilerini bir noktada toplamak açısından karşı karşıya olduğu sorunları anlamak önemlidir. Ortaya çıkacak resime gore seçilecek teknoloji değişebilir. Örneğin, eğer veri kaynağı olarak çok sayıda yazılım söz konusu ise projenin maliyeti ve riskleri yükseleceği için gerçekçi bir değerlendirme yapılması beklenir. Kendi içine kapalı, silo yazılımlarını ortadan kaldıracak, Excel üzerinde tutulan bilgilerin sisteme kazandırılmasını sağlayacak bir yazılım platformuna geçmek daha doğru bir karar olabilir. Gider Analizi yapmak için ERP ve benzeri sistemlerden alınan verilerde karşılaşılan temel bazı sorunlar şunlar oluyor; • • • Gider kalemi kodları gider tiplerini tanımlamak için kullanılmakta; fakat bu kodlar gider kalemi ile satın alınan ürün ve hizmetleri bire bir ilişkilendirmek açısından yetersiz kalmaktadır. Bu durum, belirli veri türlerinin bir araya getirilmesini ve harcamaların mal, lokasyon, tedarikçi ve projeler bazında toplanmasını zorlaştırmaktadır. Fatura girişi sırasında kullanılan gider kodları giderleri muhasebe hesap planı bazında ilişkilendirmeye yönelik olmakta bu da analiz açısından çok önemli olan ürün ilişkisinin kaybolmasına yol açmaktadır. Bölümler ve lokasyonlar arasında aynı tedarikçiyi veya malı tanımlamak için farklı kodlar kullanılmakta böylece oluşan kategorik toplamlar yanlış olmaktadır. Başarılı bir gider analizi projesinin yürütülmesi için üstlenilmesi gereken üç kilit aşama oluyor. • • • Hangi gider gruplarına odaklanacağınıza karar verin. Bunun için tutarsal büyüklük, sözleşme dışı alım oranı ve varsa gerçekleşen işlem kayıpları yol gösterici olacaktır. Farklı bir çok veritabanında tutulan harcama verilerini ayrı bir veri tabanında birleştirin. Bu veriler genellikle muhasebe ve ERP sistemleri ile ve diğer bölümsel silo yazılımlarında bulunur. Bunlar ayrı ve ortak bir veritabanına aktarılmalıdır. Her ürünü Evrensel Standart Ürünler ve Hizmetler Sınıflandırması (UNSPSC) veya eCl@ss kullanarak standart bir sınıflandırma taksonomisi ile eşleştirin. Eşleştirme sayesinde ERP sisteminde farklı kalem kodları ile etiketlenmiş, iki farklı tedarikçiden gelen beş adet aynı ürünün harcama bilgileri bir araya getirilebilir. Gider Yönetimini Benimsemek | 1. Aşama: Veri Hazırlığı. Ashok Santhanam’a gore Gider analizi sürecinin ilk aşamasında aşağıdakilerin sağlanması beklenir. 4 • • Tedarikçiler hakkındaki, ana firma adı, gelir ve kredi notu, Standart Sektör Kodu ve ürün çeşitleme durumu gibi bütün yararlı bilgileri aktarın. Bu veriler daha iyi anlaşmalar yapmanıza yardımcı olacaktır Veriler üzerindeki gerekli düzeltme, eksik giderme ve ilişkilendirme işlemlerini tamamlayın. 2. Aşama: Analiz ve İyileştirme. Veriler temizlendiğinde ve iyileştirildiğinde, ikinci aşamaya geçme zamanı gelir: harcamaların analiz edilmesi ve potansiyel tasarrufların belirlenmesi. Bir Gider Yönetim Sistemi gider analizi tablolarını kullanarak en büyük maliyet tasarrufu potansiyeline sahip alanları saptamamıza yardımcı olacaktır. Gerçekleştirilmesi en kolay, en yararlı ve hızlı, “kolay kazançlı” değişiklikler önceliklendirilmiş olarak gerçekleştirilebilir. Bu aşamada gider yönetimi stratejilerini mükemmelleştirmek için analiz aşaması sırasında toplanan veriler kullanılır. Kilit performans göstergelerinden tedarikçileri analiz etmek için yararlanılır. Ayrıca bir satın alma işlemini tamamlamak için gereken maliyet ve zamanın büyümesine neden olan meseleler tespit edilir. 3. Aşama: Süreklilik. Gider iyileştirmesi bir kerelik bir çalışma olmamalı. Orta ve uzun vadeli programlar, bir şirkette başı boş alımları önleyerek, tedarikçilerin sözleşmeye uyumluluğunu destekleyerek ve çok sayıda tedarikçiden farklı fiyatlarla alımları azaltarak sürekli bir iyileşme sağlayacaktır. Bir diğer odak noktası diğer gider alanlarına harcama optimizasyon girişimlerini taşımak olmalıdır. Gider Yönetimini Benimsemek Bir program kapsamında, tedarik maliyetlerinde sorun yaşandığı her bir dönemde sil baştan yeni bir sürece başlamak zorunda kalmaksızın, veri analiz çalışmalarının sonuçlarına göre yol alabiliriz. Bu yaklaşım ilk maliyet tasarrufu sonuçlarının her yıl tekrarlanması için en iyi yoldur. 5 Aberdeen Group araştırma direktörü Christa Degnan’a gore bu aşamada “ Çalışanların tedarikçi sözleşmelerine bağlı kalarak satın alma işlemleri gerçekleştirdiğinden emin olunması, bağımsız alımların yeniden baş göstermesinin önlenmesi gerekir. Gider yönetimi stratejileri ile süreçleri hazırlamak, çalışanlar tercih edilen tedarikçilerden mal almadıkları sürece hiç bir kazanç sağlamaz. Satın alma işleminin nasıl gerçekleştiğini izlemek ve disiplinli şekilde bunu düzenlemek önemlidir. Ayrıca tedarikçilerin sözleşmeye uyumunun ve performansının kesintisiz kontrol edilmesi gerekir. Bu yalnızca bir şirketin performans hedeflerine erişmesini sağlamakla kalmaz; kurumun zaman içerisinde harcama yönetimi girişimini gözden geçirmesini de sağlar.” Sonuç Christa Degnan gider yönetiminin muhasebe denetimininden bir sonraki sınır olduğunu düşünüyor. “Gider yönetimi finans departmanının kurumun şekillendirilmesinde daha stratejik bir rol oynamasına yardımcı olurken, harcamalarınn karmaşık dünyasına bir perspektif ve düzen kazandırıyor. Finans departmanının toprağı kazması ve tasarrufa elverişli alanlar bulması için bir fırsat oluyor. Finans departmanları paralarının karşılıklarında ne aldıkları konusunda kendilerine yardımcı olan yeni teknolojilerle kurumsal harcama kontrollerini sıkılaştırıyor. www.sigma-consultancy.com Gider Yönetimini Benimsemek | Aberdeen Group analizleri, Gider Yönetimi alanında en iyi şirketlerin, ortalama olarak, sarf malzemesi bütçelerinde yüzde 14, tedarik işlem maliyetlerinde yüzde 12 ve tedarik zinciri maliyetlerinde yüzde 25 tasarruf sağladığını ortaya koyuyor. 6