Hibe Uygulama Rehberi

Transkript

Bu Proje Avrupa Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti tarafından ortaklaşa finanse
edilmektedir
TR0803.02
Sivil Toplum Hizmeti:
AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog
Aralık 2011
Bu Rehbere aşağıdaki adreslerden ulaşabilirsiniz:
www.icdproject.net ve www.kultur.gov.tr
Bu Rehber “Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog” için hazırlanmış,
yeni kurallar uyarınca revize edilmiştir ve www.icdproject.net ile www.kultur.gov.tr
internet sitelerinde mevcuttur.
Bu Rehber ile hibe sözleşmesi ve ekleri arasında herhangi bir tutarsızlık olması
halinde, hibe sözleşmesi ve ekleri geçerli olacaktır ve yasal açıdan bağlayıcı doküman
olarak kalacaktır.
Bu yayının içeriği hiçbir şekilde Avrupa Birliği’nin görüşlerini yansıtmamaktadır.
2/56
İÇİNDEKİLER
SAYFA
1 GİRİŞ ....................................................................................................................................... 6
1.1 Kapsam ........................................................................................................................................ 6
1.2 Yasal dayanak .............................................................................................................................. 6
1.3 Program bilgileri .......................................................................................................................... 6
1.4 Kurumsal Çerçeve ........................................................................................................................ 9
1.4.1 İlgili Kurumlar .................................................................................................................... 9
2 HİBE FAYDALANICISI VE MFİB ARASINDAKİ HİBE SÖZLEŞMESİ ................................................. 10
2.1 Standart Hibe Sözleşmesinin Özellikleri ve Genel İlkeleri ......................................................... 10
2.2 Hibe Sözleşmesinin Temel Bölümleri ........................................................................................ 12
2.3 Hibe Sözleşmelerinde Değişiklik Yapılması ................................................................................ 13
2.3.1 Sözleşme Bildirimleri: Küçük Değişiklikler ....................................................................... 14
2.3.2 Bir bildirim yazısının hazırlanması ................................................................................... 15
2.3.3 Zeyilname: Büyük Değişiklikler........................................................................................ 16
2.3.4 Bir zeyilnamenin hazırlanması ........................................................................................ 17
2.4 Uygun Giderler .......................................................................................................................... 19
2.4.1 Döviz Kurları .................................................................................................................... 22
2.5 Proje dokümantasyonu ve muhasebesi .................................................................................... 23
2.5.1 Mali dokümantasyon ...................................................................................................... 23
2.5.2 Teknik dokümantasyon ................................................................................................... 24
2.5.3 Muhasebe gerekleri ........................................................................................................ 25
2.6 Raporlama Gerekleri.................................................................................................................. 26
2.6.1 Nihai Rapor...................................................................................................................... 26
2.6.2 Harcama Doğrulama Raporu (Denetim Raporu) ............................................................. 28
2.7 Ödeme Prosedürleri .................................................................................................................. 28
3 SATINALMA (İHALE) ............................................................................................................... 30
3.1 Satınalma planı ve Satınalma ilkeleri ......................................................................................... 32
3.1.1 Ayrım gözetmeme ........................................................................................................... 33
3.1.2 Adil rekabet ..................................................................................................................... 33
3.1.3 Anlaşılır şartnameler ....................................................................................................... 33
3.1.4 Etkin duyuru (ilan) ........................................................................................................... 34
3/56
3.1.5 Yeterli zaman aralıkları.................................................................................................... 34
3.1.6 İlgili tarafsız kriterlerin kullanılması ................................................................................ 34
3.1.7 Yeterli kayıtların tutulması .............................................................................................. 34
3.2 Hizmet, Mal Alımı ve Yapım İşleri için Temel Kurallar ............................................................... 34
3.2.1 Genel bakış ...................................................................................................................... 34
3.2.2 Uygunluk kriterleri ve diğer önemli hususlar .................................................................. 35
3.2.3 İhale dışı bırakılma nedenleri .......................................................................................... 36
3.2.4 İdari ve mali cezalar ........................................................................................................ 36
3.2.5 Görünürlük ...................................................................................................................... 37
4 İZLEME VE DESTEK FAALİYETLERİ ............................................................................................ 38
4.1 İzleme Çerçevesi ........................................................................................................................ 38
4.2 İzleme Araçları ........................................................................................................................... 39
4.3 Hibe Faydalanıcısının İzleme Kapsamındaki Sorumlulukları...................................................... 40
4.4 Rehberler ................................................................................................................................... 41
4.5 İnternet Sayfaları ....................................................................................................................... 41
4.6 Bilgilendirme ve Eğitim Toplantıları .......................................................................................... 41
4.7 Yardım Masası ........................................................................................................................... 42
5 GÖRÜNÜRLÜK VE TANITIM FAALİYETLERİ ............................................................................... 43
5.1 Giriş............................................................................................................................................ 43
5.2 Uygun Görünürlük ..................................................................................................................... 45
5.3 Hedef Kitlelerin Belirlenmesi ..................................................................................................... 45
5.4 İletişim ve Görünürlük Planları .................................................................................................. 45
5.5 İletişim ve Görünürlük Araçları .................................................................................................. 46
5.6 AB Görsel Kimlik Unsurları......................................................................................................... 51
5.7 Program Faydalanıcısı ve Türk Bayrağı Görsel Kimlik Unsurları ................................................ 52
6 HİBE FAYDALANICILARI İÇİN ÖNEMLİ NOTLAR ........................................................................ 53
7 NE YAPMALI? NEREDEN BAŞLAMALI? ..................................................................................... 55
8 EKLER LİSTESİ ......................................................................................................................... 56
4/56
KISALTMALAR
AB
Avrupa Birliği
ABTD
Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu
HF
Hibe Faydalanıcısı
ICD
Kültürlerarası Diyalog
IPA
Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı
İBS
İzleme Bilgi Sistemi
KDV
Katma Değer Vergisi
KPG
Kıdemli Program Görevlisi
KTB
Kültür ve Turizm Bakanlığı (Faydalanıcı Kurum)
MFİB
Merkezi Finans ve İhale Birimi (Sözleşme Makamı)
PUB
Proje Uygulama Birimi
PRAG
Avrupa Komisyonu Dış Yardımlarında İhale Usulleri için Pratik Rehber
SM
Sözleşme Makamı
TDE
Teknik Destek Ekibi
YK
Yönetim Kurulu
5/56
1 GİRİŞ
1.1 Kapsam
Bu Rehber, “Sivil Toplum Hizmeti: AB – Türkiye Kültürlerarası Diyalog (ICD)”
kapsamındaki Hibe Faydalanıcılarına, projelerinin uygulanması sürecinde
faydalanıcıların sözleşmeye dayalı yükümlülükleri ile Hibe Faydalanıcıları tarafından
sonuçlandırılan tüm ikincil alımlar (alt-sözleşmeler) için geçerli ihale ve uygulama
prosedürlerinin Türkiye’deki uygulamasına dair izleme çerçevesini açıklamaktadır.
Bu Rehberin amacı tüm Hibe Faydalanıcılarına, ilk aşamalardan başlayarak sözleşmenin
verilmesine kadar hibe prosedürlerinin üstlenilmesi için gereken tüm bilgileri
sağlamaktır. Diğer bir deyişle, bu doküman Merkezi Finans ve İhale Birimi (MFİB) ile
Hibe Faydalanıcıları arasında hibe sözleşmesinin (bakınız Bölüm 2) imzalanmasından
nihai rapor ve ödemeye kadar nasıl yönetileceğine dair bilgiler sağlamaktadır.
Hizmet ve mal satın alma prosedürlerini içeren ayrı bir Rehber de mevcuttur.
Lütfen unutmayınız:
ICD Programı kapsamındaki tüm Hibe Faydalanıcıları, tüm uygulama, satın alma (mal,
hizmet ve yapım işi) prosedürleri, raporlama ve görünürlük faaliyetlerinde AB PRAG
kurallarına uygun prosedür ve dokümanları kullanmak zorundadır.
1.2 Yasal dayanak
Bu Rehber, “AB Dış Faaliyetlerine İlişkin Sözleşme Prosedürleri Pratik Rehberi (PRAG)
2010”un ilgili hükümleri dikkate alınarak hazırlanmıştır. AB PRAG’ın tam versiyonu
(ekleri de dahil olmak üzere) aşağıdaki internet sayfasından edinilebilinir:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/ind
ex_en.htm
Kamu İhale Kanununun (No: 4734) 3/c maddesi, uluslararası sözleşmeler uyarınca
yabancı finansmanla gerçekleştirilen satın alma faaliyetlerinde başka satın alma
kurallarının uygulanmasına izin vermektedir. Ayrıca, Türkiye ile AB devletleri arasındaki
Mali İşbirliği Genel Çerçevesini Düzenleyen Çerçeve Anlaşmasının Onaylanmasına dair
Yasa (No: 5303), AB ortak-finansmanlı projelerde AB kurallarının kullanılacağını ifade
etmektedir.
1.3 Program bilgileri
“Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog” Programı, Türkiye’den ve AB
ülkelerinden uzmanlar, öğrenciler, akademisyenler, sanatçılar, kurumlar, STK’lar vb.
arasındaki diyaloğun ortaklaşa düzenlenen yaratıcı faaliyetler aracılığı ile
desteklenmesini amaçlamaktadır. Böylece, bilgi birikim transferi, deneyimlerin
paylaşılması, karşılıklı anlayışın artması ve önyargıların aşılması sağlanacaktır.
Programın genel amacı AB ve Türkiye arasındaki karşılıklı anlayışın, kültürlerarası
diyaloğun arttırılması yoluyla desteklenmesidir.
6/56
Program iki ana bileşenden oluşmaktadır: müzeler için bir hibe programı ve kültür ve
sanat için bir hibe programı. Bu iki Hibe Programının uygulaması için ayrılan yaklaşık
hibe miktarı 3.8 Milyon EUR‘dur.
TR0803.02-02 - AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog – Müzeler Hibe Programı
Amaç
 Türkiye’de bulunan müzelerin AB üye ülkelerinde bulunan benzer
kurumlarla işbirliği potansiyelinin güçlendirilmesi,
 Sektörde uzun vadeli işbirliklerinin ve ortaklıkların kurulması,
 Avrupa ve Türkiye’deki müzeler arasında deneyim ve bilgi paylaşımına
mali destek sağlanması.
Hedef Gruplar
Müzecilik alanında faaliyet gösteren Sivil Toplum Kuruluşları (STKlar)
olmak ve/veya müzeler (devlet müzeleri ve üniversite müzeler
müdürlükleri, yerel yönetimlerin müzeleri, vakıflara ait müzeler vb. gibi
özel müzeler)
Süre
10 - 12 ay
Programın Yeri
Türkiye ve AB üye devletleri
Toplam Program
Bütçesi
1.947.368 EUR
Hibe miktarı
 asgari miktar: 50.000 EUR
 azami miktar: 120.000 EUR
Öncelik Alanları
 Profesyonellerin, öğrencilerin ve müze severlerin işbirliği yapmalarına
ve bilgi ve deneyimlerini paylaşmalarına olanak sağlayan yaratıcı ve
birleştirici bir platform oluşturmak için Türkiye ve AB Üye
Devletlerindeki müzelerde yenilikçi girişimlerin, fikirlerin ve
üretimlerin desteklenmesi,
 Türkiye’deki ve AB Üye Devletlerindeki müzeler ve/veya ilgili STK’lar
arasındaki ağ oluşturma faaliyetlerinin, sürdürülebilir ortaklıkların ve
operatörler ve işlerinin hareketliliğinin desteklenmesi,
 Müze profesyonellerinin deneyim ve bilgilerinin arttırılması ve müze
yönetimi, sergileme, kürasyon teknikleri (koleksiyon seçimi, tasarımı,
yönetimi ve organizasyonu) ve diğer uzmanlıklar açısından güncel ve
yeni oluşan mesleki konular ve yeterlik alanlarındaki kavrayışlarının
geliştirilmesi,
 Ortak etkinlikler, projeler ve çalışmalar aracılığı ile müzeler, müze
çalışmaları, müzelerin kültür, tarih ve sanat ve kültürlerarası diyalog
alanındaki rolleri hakkındaki farkındalığın arttırılması.
7/56
TR0803.02-03 - AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog – Kültür ve Sanat Hibe Programı
Amaç
 Türkiye’de bulunan kültür operatörlerinin1 AB üye ülkelerinde ve
diğer aday ülkelerde bulunan benzer kültür operatörleri ile işbirliği
potansiyelinin güçlendirilmesi,
 Kültür ve sanat sektöründe uzun vadeli işbirliklerinin ve ortaklıkların
kurulması,
 AB ve Türkiye’deki sanat ve kültür çevreleri arasında deneyim ve bilgi
paylaşımına mali destek sağlanması.
Hedef Gruplar
Kültür ve sanat alanında faaliyet gösteren sivil toplum kuruluşları
(STKlar)
Süre
10 - 12 ay
Programın Yeri
Türkiye ve AB üye ülkeleri
Toplam Program
Bütçesi
1.947.368 EUR
Hibe miktarı
 asgari miktar: 50.000 EUR
 azami miktar: 120.000 EUR
Öncelik Alanları
 Yenilikçi girişimlerin, fikirlerin ve üretimlerin desteklenmesi,
 Ağ kurma faaliyetlerinin, sürdürülebilir ortaklıkların ve operatörlerin
ve işlerinin hareketliliğinin desteklenmesi,
 Profesyonellerin kültürel ve sanatsal konu ve uzmanlıklar açısından
deneyim ve bilgilerinin arttırılması,
 Ortak faaliyet, proje ve çalışmalar aracılığı ile kültür ve sanat
alanında farkındalığın arttırılması.
1
Kültür Operatörleri, kültür ve sanat alanındaki mesleklere sahip kişiler anlamına gelir.
8/56
1.4 Kurumsal Çerçeve
1.4.1 İlgili Kurumlar
Merkezi Finans ve İhale Birimi (MFİB): Hibe Faydalanıcıları ile yapılan hibe
sözleşmelerinin Sözleşme Makamı MFİB’dir ve hibe projelerinin hem idari hem de mali
uygulamasından sorumludur. MFİB, hibe fonlarının doğru kullanımı konusunda nihai
sorumluluğa sahip olup, ihale, sözleşme ve ödemelerden sorumlu olacaktır.
Kültür ve Turizm Bakanlığı (KTB): KTB, ICD Programının faydalanıcısıdır ve programın
teknik uygulamasından sorumludur ve ayrıca hibe programlarının izlenmesini koordine
edecektir.
Proje Uygulama Birimi (PUB): PUB, programın günlük uygulamasından, Hibe
Faydalanıcıları ile koordinasyonun sağlanmasından, bilginin yayılmasından ve
programın tanıtılmasından, projelerin izlenmesinden ve Teknik Destek Ekibi ile işbirliği
içinde projelerin yerinde kontrollerinin yapılmasından sorumludur.
Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu (ABTD): Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu,
Türkiye için Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA) çerçevesinde Avrupa Birliği
tarafından finanse edilen programların ve projelerin tüm faaliyetlerinin ön onayından
(ex-ante) sorumludur. Hibe projeleri kapsamındaki faaliyetler Delegasyonun uygulama
öncesi onayına tabi değildir.
Teknik Destek Ekibi (TDE): Bir danışmanlık sözleşmesi kapsamında, Kıdemli Program
Görevlisi (KPG)/PUB koordinasyonunda ICD Programına her yönden destek ve eğitim
hizmetleri sağlayan Türk ve uluslararası uzmanlardan oluşan ekiptir.
TDE, KPG/PUB’u söz konusu iki Hibe Programının (“Kültür ve Sanat” ve “Müzeler”)
uygulanması ile ilgili tüm faaliyetlerde destekler. TDE, KPG/PUB koordinasyonu altında,
Hibe Faydalanıcılarını eğitim ve danışmanlık faaliyetleri ile destekler.
9/56
2 HİBE FAYDALANICISI VE MFİB
ARASINDAKİ HİBE SÖZLEŞMESİ
HİBE FAYDALANICISI HİBE SÖZLEŞMESİNİN GEREKLERİNİ YERİNE GETİRMEKTEN
BİRİNCİ DERECEDE SORUMLUDUR. PUB/TDE UYGULAMA SÜRECİNDE HİBE
FAYDALANICISINA GEREKEN TÜM DESTEĞİ SAĞLAYACAKTIR.
2.1
Standart Hibe Sözleşmesinin Özellikleri ve Genel İlkeleri
Kurumunuz ile MFİB arasında imzalanan Hibe Sözleşmesi, çeşitli tarafların
yükümlülüklerini, raporlama, maliyetlerin uygunluğu, muhasebeleştirme, ödemeler vb.
hususları tanımlayan ana dokümandır.
 Hibe miktarının %80’ini kapsayan avans ödemesi, her iki taraf sözleşmeyi
imzaladıktan ve Sözleşme Makamı Genel Koşullar 15.1 Maddesi (Hibe Sözleşmesi,
Ek-II) çerçevesinde belirtilen eksik belgeler tamamlandıktan sonra 45 gün içinde
yapılır.

AB ve Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti, projenin belirli bir kısmından ziyade, proje
kapsamındaki toplam uygun giderlerin belirli bir yüzdesini finanse etmektedir. Eğer
proje sonunda fiili “uygun giderler” hesaplanandan daha az olursa, hibe miktarı
bununla orantılı olarak düşürülecektir.

Projenin amaçları için gereksinim duyulan satınalma sözleşmelerinin
gerçekleştirilmesinde, faydalanıcı sözleşme ekinde yer alan Ek IV’de düzenlenmiş
kurallara uymalıdır. Bu kuralların uygulanmasına ilişkin detaylı bilgi Satınalma
Rehberlerinde yer almaktadır.

Faydalanıcılar AB finansmanı ya da katkısının görünürlüğünü sağlamak için gereken
tedbirleri almalıdır. Bu tedbirler, AB’nin dış faaliyetlerine ilişkin düzenlenmiş AB
Görünürlük Rehberi’nde yer alan kurallara göre olmalıdır. Söz konusu Rehber,
aşağıdaki internet adresinde bulunmaktadır:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm
Buna ek olarak, Hibe Faydalanıcıları, projelerinin uygulanması sırasında, kendilerine
MFİB tarafından resmi bir yazı ile bildirilen aşağıdaki hususları da dikkate almalıdır:

Hibe Sözleşmenizin tarafları MFİB ve Kuruluşunuzdur. Sözleşmenin uygulanmasına
ilişkin üçüncü taraflarla yapılan yazışmalar ve görüşmeler MFİB için bağlayıcı
olmayacaktır.

Projenin yürütülmesine ilişkin tüm harcamalar ve izlenen prosedürler belgeleriyle
(fatura, banka dekontu vb.) birlikte yazılı olarak kaydedilecek, bu amaçla açılacak
özel bir dosyada muhafaza edilerek istendiğinde denetlenmek üzere ibraz
edilecektir.
10/56
 10.000 EUR’nun üzerindeki alımlar için yapılacak tüm ihalelerde İhale Dosyası ve
İhale Değerlendirme Raporları “ön onay” için Birimimize ayrı ayrı gönderilecek, ihale
İlanına çıkılması ve ihale üzerinde bırakılan istekli ile sözleşme imzalanması MFİB
her iki dokümana ön onay verildikten sonra mümkün olabilecektir.
 Projenin uygulanması için yapılacak alımlara ilişkin bütün ihaleler bu Hibe Programı
için hazırlanan Rehberlerdeki açıklamalar izlenerek, açıklık, gizlilik, rekabet ve eşit
muamele ilkeleri uyarınca gerçekleştirilecektir.
 MFİB’nin yazılı onayı olmaksızın hiçbir şekilde proje bütçesinden avans ödemesi
yapılamaz.
 Proje hesabından, proje personeli, tedarikçi, hizmet sağlayıcı, taşeron vb. gibi
projeye dahil olan taraflar dışında kimseye para transferi yapılmamalıdır.

Proje bütçesinden yapılacak harcamalara ilişkin tüm ödemeler, Hibe
Faydalanıcısının (proje hesabı ya da diğer hesaplarından) ya da ortakların banka
hesaplarından mal ve hizmet sağlayıcılarının banka hesaplarına para transferi
yoluyla yapılacaktır. Proje bütçesinden yapılacak harcamalar için elden ödeme
yapılmayacaktır.

Proje uygulamasından sonra, Nihai Raporla birlikte ilgili bankadan proje hesabına
faiz işletilip işletilmediğine dair bir yazı ve kanıtlayıcı “banka ekstresi”nin de
sunulması gerekmektedir.
 Sözleşmenin AB Görünürlük kurallarına ilişkin hükümlerine titizlikle riayet edilecek,
projedeki AB desteği uygun araçlarla (yayınlanmış tüm dokümanlar ve görsel-işitsel
çıktılar) vurgulanacaktır.
 İzleme ve denetim ziyaretlerinde MFİB, KTB, ABTD ve PUB/TDE’ne her türlü
destekleyici doküman ve bilgi sağlanacaktır.

Sözleşmede EK-III olarak bulunan “proje bütçesinin”, “eş-finansman” ve “nihai
ödeme” miktarı dahil, tüm harcamaların proje süresi içinde yapılması, yapılan
harcamalara ilişkin ödemelerin Nihai Rapor MFİB’ye sunulmadan önce yapılmış
olması gerekmektedir. Ödemelerin Nihai Raporda belgeleri ile birlikte kanıtlanması
gerektiği unutulmamalıdır.
 İlgili bütçe başlıklarındaki harcamalarda, MFİB’nin internet sayfasında yayınlanan
“İdari Harcamalar” ve “İnsan Kaynakları” dokümanlarındaki açıklamalara
uyulmalıdır.
YUKARIDAKİ HUSUSLAR HİBE FAYDALANICILARINA SÖZLEŞME İMZALANDIKTAN
HEMEN SONRA MFİB TARAFINDAN RESMİ BİR YAZI İLE BİLDİRİLMİŞTİR. LÜTFEN
YUKARIDAKİ HUSUSLARIN HER P ROGRAMIN ÖZELLİĞİNE GÖRE FARKLILIK
GÖSTEREBİLECEĞİNİ UNUTMAYINIZ .
11/56
2.2 Hibe Sözleşmesinin Temel Bölümleri
Hibe Sözleşmesi, zorunlu olan birçok bölüm ihtiva etmekte olduğundan MFİB ile yazılı bir
mutabakat olmaksızın değiştirilemez.
 Özel Koşullar (Hibe Sözleşmesi): Proje süresini, toplam proje maliyetini ve hibe
miktarını, raporlama ve hibe ödeme planını belirtir.
 Hibe Sözleşmesi, Ek I: “Proje Tanımı” projenizin tanımını içerir. Hibe Faydalanıcısı,
sözleşmeyi imzalayarak, Ek I’de tarif edilen tüm faaliyetleri uygulamayı, belirtilen
çıktıları ve sonuçları teslim etmeyi taahhüt etmiş olur.
EK-I’DE BELİRTİLEN FAALİYETLER VE BEKLENEN SONUÇLARA İLİŞKİN DEĞİŞİKLİKLER
PROJE İLERLEME RAPORLARI VE BİLDİRİM YAZILARI VASITASIYLA YAZILI OLARAK
BİLDİRİLMELİDİR . FAALİYETLERDEKİ ÖNEMLİ DEĞİŞİKLİKLER İSE SÖZLEŞMEYE BİR
ZEYİLNAME DÜZENLENMESİNİ GEREKTİRİR.
 Hibe Sözleşmesi, Ek II: “Genel Koşullar” sözleşme kapsamındaki genel
yükümlülükleri ve mali hükümleri belirtir. Bu ek; raporlama, bilgi sağlama,
görünürlük, ekipman mülkiyeti, değerlendirme/izleme, hesaplar, teknik ve mali
kontroller, süre uzatımı, durdurma, projelerin feshi, ödeme yöntemleri ve diğer
yasal hususlar konusundaki tüm yükümlülüklerinizi tanımlamaktadır.
 Hibe Sözleşmesi, Ek III: “Proje Bütçesi” Proje maliyetlerinin dökümünü, beklenen
finansman kaynaklarını ve maliyetlerin gerekçelendirmesini içerir.
BÜTÇEDEKİ TÜM DEĞİŞİKLİKLER YAZILI OLARAK BİLDİRİLMELİDİR. BÜTÇEDEKİ
ÖNEMLİ DEĞİŞİKLİKLER SÖZLEŞMEYE BİR ZEYİLNAME DÜZENLENMESİNİ GEREKTİRİR .
 Hibe Sözleşmesi, Ek IV: “Satın Alma Prosedürleri”, projenizin uygulanması amacı ile
hizmet alımı, mal alımı ya da yapım işi ihalesine çıkılması ve sözleşme yapılması söz
konusu olduğunda izlenmesi gereken temel usulleri tanımlar. Bu doküman AB Satın
Alma kurallarının kısa bir özetidir. Daha detaylı bilgi için, Hibe Faydalanıcıları Satın
Alma Rehberinde tarif edilen kuralları dikkatlice okumalıdır.
 Hibe Sözleşmesi, Ek V: Bu ek, MFİB’ne ödeme talepleri için başvururken kullanmanız
gereken standart şablonları içerir. Bu dokümanlar, Ödeme Talebi ve Mali Kimlik
Bildirim Formu’dur.
 Hibe Sözleşmesi, Ek VI: Bu ek, Teknik ve Mali raporlama için standart şablonları
içerir.
 Hibe Sözleşmesi, Ek VII: Bu ek, “dış faaliyetler için bir AB finansmanlı hibe
sözleşmesine dair bir harcama doğrulaması için fiili tespitler ve görev tanımına dair
rapor örneğini" (Harcama Doğrulama Raporu Örneği) içermektedir. Hibe miktarı
100.000 EUR’dan fazla olması durumunda, nihai ödeme talebi ile Harcama
Doğrulama Raporu (bağımsız denetim raporu) sunulması zorunludur. Bu raporun
güncel ve elektronik formatı MFİB’nin internet sitesinden indirilebilir:
http://www.cfcu.gov.tr/resources.php?lng=tr&action=reference
12/56
2.3 Hibe Sözleşmelerinde Değişiklik Yapılması
HİBE FAYDALANICILARI PROJEYİ BAŞLANGIÇTA PLANLANDIĞI GİBİ UYGULAMAYA
ÇALIŞMALIDIR . BUNUNLA BİTLİKTE FAALİYETLERDE YA DA BÜTÇEDE BAZI
DEĞİŞİKLİKLER YAPILMASINI VEYA BAZI UZMANLARIN DEĞİŞTİRİLMESİNİ GEREKTİREN
DURUMLAR ORTAYA ÇIKABİLİR.
BU DURUMLARDA , SÖZLEŞMEDE BİR DEĞİŞİKLİK YAPILMASINA İLİŞKİN PROSEDÜRLERİ
İZLEMELERİ GEREKECEKTİR.
Hibe sözleşmesinin değiştirilmesine dair prosedürler, yapılması gereken değişikliğin
ölçeğine bağlı olarak iki gruba ayrılmıştır:
Sözleşmedeki küçük değişiklikler, MFİB’nin
gerçekleştirilebilir fakat gecikmeden bildirilmelidir.
önceden
onayı
alınmadan
Hibe Sözleşmesindeki büyük değişiklik ise uygulamaya geçirilmeden önce, sözleşme
taraflarının ve AB Türkiye Delegasyonunun imzalayacakları bir zeyilnamenin
düzenlenmesi gerekmektedir.
Hibe Faydalanıcılarına küçük değişiklik taleplerinin uygulanmasında tam destek
verilecektir. Bu yüzden, Hibe Faydalanıcılarının değişiklik taleplerinin kolay ve sorunsuz
işlenmesi amacıyla her zaman PUB/TDE ile iletişim içinde olmaları önemle tavsiye
edilmektedir. Bundan dolayı, Hibe Faydalanıcıları herhangi bir resmi adım atmadan ve
resmi yazıyı ya da talebi MFİB’ye göndermeden önce her zaman PUB uzmanlarına
danışmalıdır.
Eğer sözleşmenizde küçük veya büyük bir değişiklik yapmayı planlıyorsanız, yazıyı
veya talebi MFİB’ne göndermeden önce PUB/TDE’ne danışmanız önemle önerilir.
Sözleşme değişiklikleri için aşağıdaki genel ilkeler geçerlidir:
 Hibe Faydalanıcısı tarafından yapılan değişiklik talebinin kabul edilmesi için, talebin
gerekçelendirilmiş olması gerekmektedir; yeterli dayanağı olmayan talepler
reddedilecektir.
 Değişiklikler hiçbir şekilde, projeye hibe verilmesi kararının yeniden sorgulanmasına
ya da başvuran adayların “eşit muameleye” tabi tutulma şartı ile çelişecek şekilde
değişiklikler yapılması amacına ve etkisine yönelik olmamalıdır.
 Hibe sözleşmeleri ancak sözleşmenin süresi içinde değiştirilebilir, değişiklikler
geçmişe dönük olarak yapılamaz.
 Azami hibe miktarı hiçbir suretle arttırılamaz.
 Sözleşmede büyük değişikliklere dair talepler, değişikliğin yürürlüğe girmesi
amaçlanan tarihten en az 30 gün önce sunulmalıdır.
 Sözleşme değişikliklerine dair talepler kurumunuzu temsil ve ilzama yetkili kişiler
tarafından imzalanmalıdır. Proje koordinatörü/sekreter vb. tarafından imzalanan
talepler reddedilecektir.
13/56
2.3.1 Sözleşme Bildirimleri: Küçük Değişiklikler
Hibe Faydalanıcısı tarafından MFİB’ye sadece yazılı bildirim gerektiren küçük
değişiklikler şunlardır:
 Faaliyetlerde, bütçe üzerinde etkisi olmayan, küçük değişiklikler,
 Bir bütçe kaleminin iptali veya eklenmesi dahil olmak üzere, mali etkisi aynı ana
bütçe başlığı altında yer alan bütçe kalemleri arasında bir transfer ile sınırlı olan
değişiklikler,
 Projenin temel amacını etkilemeyen ve bütçe başlıkları arasındaki mali etkisi, ilgili
her başlık kapsamında başlangıçta verilen miktarın %15’i veya daha azı bir etki
yapacak transferler ile sınırlı olan bütçe değişiklikleri (İdari giderler ve İhtiyat Akçesi
başlıkları için geçerli değildir),
 Söz konusu bütçe kalemi için ayrılan bütçe miktarı değişmeksizin, birim adedi veya
birim fiyatlarda artış ve azalma,
 Adres veya telefon numarası değişikliği,
 Banka hesabı değişikliği,
 Yeminli mali müşavir (denetçi) değişikliği,
 Yetkili kişi (kurumunuzu temsil ve ilzama yetkili olan) değişikliği,
 Koordinatör, eğitmen vb. kilit uzmanlarda değişiklik,
 Belirtilen ekipmanda daha yeni teknolojiye/modele yönelik değişiklik.
PUB/TDE uzmanları küçük değişikliklerin uygunluğu konusunda destek sağlayacaktır.
Talepleri resmi olarak sunmadan önce PUB/TDE’ne danışılması önemle
önerilmektedir.
Hibe Faydalanıcısı küçük değişikliği MFİB'nin ön onayı olmaksızın uygulayabilir. Ancak,
Hibe Faydalanıcısı, bu değişikliği, Standart Form-1’i (bakınız bölüm 8.3) kullanarak
değişiklik yapmadan 10 gün önce PUB/TDE aracılığıyla MFİB’e bildirmek durumundadır.
PUB/TDE bildirimi Rehberin eklerinde sağlanan kontrol listesini kullanarak kontrol
edecek ve daha sonra yazıyı kontrol listesi ile birlikte MFİB’ne iletecektir. Eğer Hibe
Faydalanıcısı 20 gün içinde MFİB’den herhangi bir haber almasıysa, küçük değişiklik
zımnen onaylanmış kabul edilir (20 günlük dönem, formun MFİB tarafından alındığı
tarihte başlar).
Bildirim yazıları MFİB’ye İngilizce olarak gönderilmelidir, ancak, Türkçe tercümesinin
sunulması faydalı olacaktır.
Bildirim yazısı, PUB aracılığıyla MFİB’ne gönderilmeden önce, İzleme Bilgi Sistemi (İBS)
çalışmaya başladığında sisteme yüklenmelidir.
14/56
MFİB, MALİ İSTİKRARI, HESAP VERİLEBİLİRLİĞİ VEYA PROJE AMACINI TEHDİT ETMESİ
DURUMUNDA FAALİYET , BÜTÇE , BANKA HESABI VE DENETÇİ DE DAHİL SÖZLEŞME İLE
İLGİLİ TÜM BÖLÜMLERDEKİ KÜÇÜK DEĞİŞİKLİKLERİ REDDETME HAKKINA SAHİPTİR.
2.3.2 Bir bildirim yazısının hazırlanması
1) Bildirim yazısını, İngilizce ve Türkçe (yabancı Hibe Faydalanıcıları için sadece
İngilizce) olarak Standart Formu (eklere bakınız) izleyerek hazırlayınız.
Bildirim talebi değişikliğin detaylı bir tarifini ve gerekçelerini içermelidir. Talep
detaylı şekilde desteklenmelidir. MFİB bu talepleri inceleyecek ve dayanağı yetersiz
veya dayanaktan yoksun olan talepleri reddedecektir.
Bütçe değişikliği içeren tüm bildirimler, aşağıdaki tabloda gösterildiği gibi, ilk
sözleşmeye ait bütçe dökümünün (ve önceki herhangi bir zeyilname) bu bildirim ile
nasıl değiştirildiğini gösteren bir bütçe içermelidir.
Bütçe başlıkları
İlk Bütçe
İnsan kaynakları
1.1
1.2
Seyahat
Ekipman ve Malzeme
Yerel ofis/Proje maliyetleri
Diğer maliyetler, hizmetler
Diğer
Doğrudan uygun maliyetler
ara toplamı
Doğrudan uygun maliyetler
toplamı
Toplam uygun maliyetler
15/56
(varsa) 1.
Zeyilnameye
ait Bütçe
Bildirim
sonrasındaki
Bütçe
2) Ön kontroller için küçük değişiklik talebini PUB’ne/TDE’ne gönderiniz.
3) İmzalı bildirim yazısını ve eklerini PUB’ne/TDE’ne 2 asıl nüsha halinde gönderiniz.
PUB/TDE ilgili kontrol listelerini kullanacak ve talebi MFİB’ye bir üst yazı ile
gönderecektir.
4) MFİB talebi kontrol eder ve HF’nı talebin kabulü veya reddi hususunda bilgilendirir.
Bildirim yazılarına eklenmesi gereken ek dokümanlar aşağıdaki gibidir:
Küçük Değişiklik
Küçük değişiklik talebi için gereken ekler
Onaylanan
maaşlarda/ücretlerde
artış
Talep edilen yeni maaşların normalde Faydalanıcı veya
ortakları tarafından yüklenilen maaşları aşmadığını
kanıtlayan doküman
Onaylanan birim
fiyatlarda ve ekipman
birim sayısında artış
Talep edilen fiyatların normal piyasa fiyatlarını aşmadığını
kanıtlayan doküman
Yeminli Mali Müşavir
değişikliği
Yeminli Mali Müşavir tescil belgesi
Uzman değişikliği
Uzmanın özgeçmişi
STK: Yönetim Kurulu Kararı (temsil ve ilzama
yetkilendirme kararı), imza sirküleri veya kararda “yetkili
imza örneği aşağıda gösterildiği gibidir” ifadesi
bulunmalıdır,
Yetkili Kişi Değişikliği
(kuruluş tüzüğüne
uygun olmalıdır)
Devlet Üniversitesi: Rektör ataması, imza sirküleri
Belediye/yerel yönetimler: Meclis kararı, imza sirküleri
Faaliyet değişikliği
Değişikliklerin; projenin etkililiğini, çıktılarını ve amaçlarını
değiştirmemesini veya başvuranlara karşı eşit muamele
ilkesine aykırı olmamasını sağlayan dokümanlar ve/veya
bilgiler.
Tüm ekler yetkili kişi(ler) tarafından paraflanmış olmalıdır.
2.3.3 Zeyilname: Büyük Değişiklikler
Zeyilname gerektiren büyük değişiklikler aşağıdaki gibidir:

Sözleşmenin uzatılması,

Önerilen değişiklikler hibe verme kararını etkilemediği ve başvuranlara karşı eşit
muamele ilkesine aykırı olmadığı sürece projenin temel amacını etkileyen
faaliyetlerdeki önemli değişiklikler,
16/56

Bütçe başlıkları arasında, her ana başlık kapsamında başlangıçta girilen miktarın
%15'inden daha fazla bir değişiklik içeren transferler,

Proje ortaklarının değişmesi (eklenmesi veya değiştirilmesi),

Kuruluşunuzun adında veya yasal statüsündeki değişiklikler.
PUB/TDE uzmanları zeyilname taleplerinin uygunluğuna dair destek sağlayacaktır.
Hibe Faydalanıcılarının sözleşmelerinde zeyilname gerektirecek büyük değişiklikler
yapmaktan kaçınmaları önemle tavsiye edilmektedir. Zeyilname süreci uzun ve
karmaşık olabilir. Bu nedenle, Hibe Faydalanıcılarının, sadece mutlaka gerekli
olduğu durumlarda zeyilname talebinde bulunmaları tavsiye edilmektedir.
2.3.4 Bir zeyilnamenin hazırlanması
Zeyilname başvuru ve imza prosedürü aşağıdaki gibidir:
1) İngilizce ve Türkçe (yabancı Hibe Faydalanıcıları için sadece İngilizce) Standart Formu
(eke bakınız) izleyerek, üç nüsha halinde, bir zeyilname talebi hazırlayınız.
İçeriklerinin daha iyi anlaşılmasının sağlanması için zeyilname taleplerinin Türkçe
tercümeleri de sunulabilir. Ancak, sözleşmenin dili İngilizce olduğu için, Hibe
Sözleşmesi zeyilname taleplerinde İngilizce doküman bağlayıcı olacaktır.
Zeyilname talebi, değişikliğin detaylı bir tarifini ve gerekçelerini içermelidir. Talep
detaylı şekilde desteklenmelidir. MFİB bu talepleri inceleyecek ve dayanağı yetersiz
veya dayanaktan yoksun olan talepleri reddedecektir.
Bütçe değişikliği içeren tüm zeyilnameler, bölüm 8.3’deki zeyilname talebindeki
tabloya ek olarak, aşağıdaki tabloda gösterildiği gibi, ilk sözleşmeye ait bütçenin (ve
önceki herhangi bir zeyilnamenin) bu zeyilname ile nasıl değiştirildiğini gösteren bir
bütçe de içermelidir.
İlk Bütçe
(varsa) 1.
Bildirime ait
Bütçe
İnsan kaynakları
1.1
1.2
Seyahat
Ekipman ve Malzeme
Yerel ofis/Proje
17/56
1.
Son
Zeyilnameye Zeyilnameye
ait Bütçe
ait Bütçe
(varsa) 1.
Bildirime ait
Bütçe
İlk Bütçe
1.
Son
Zeyilnameye Zeyilnameye
ait Bütçe
ait Bütçe
maliyetleri
Diğer maliyetler,
hizmetler
Diğer
Doğrudan uygun
maliyetler ara toplamı
Doğrudan uygun
maliyetler toplamı
Toplam uygun
maliyetler
2) Zeyilname talebini PUB’ne/TDE’ne gönderiniz.
MFİB tarafından onaylanan zeyilnamenin ön onay için ABTD’na da gönderileceğini
unutmayınız. Dolayısıyla, Zeyilname talepleri değişikliğin yürürlüğe girmesi
planlanan tarihten en az 1 ay önce (tercihen daha erken) sunulmalıdır.
PUB/TDE ilgili kontrol listelerini kullanacak ve talebi MFİB’ye bir üst yazı ile
gönderecektir.
3) MFİB, Zeyilnameyi hazırlar ve ön onay için ABTD’na sunar.
4) ABTD ön onayının alınması sonrasında, MFİB Zeyilnameyi imzalaması için Hibe
Faydalanıcısına gönderir.
Zeyilname son imza tarihinde yürürlüğe girer. Dolayısıyla Hibe Faydalanıcıları
tarafından planlanan değişiklik ancak bu aşamadan sonra uygulanmalıdır.
5) Hibe Faydalanıcıları bir adet sureti kendi kayıtları için tutar ve usulünce imzalanmış
iki sureti eklerle birlikte MFİB’ye geri gönderir.
Büyük değişiklik
Zeyilname talebi için gereken ekler
Proje süresi
Faaliyet Planı
Bütçe
Bütçe + Maliyetlerin Gerekçelendirmesi
YK Kararı,
Ortak
Yeni ortağın Yetkili Temsilcisinin ataması,
Ortaklık Beyanı,
Yeni ortağın tüzüğü (proje ile aynı doğrultuda olmalıdır,
18/56
Büyük değişiklik
Zeyilname talebi için gereken ekler
eğer tüzük net değilse, yeni ortağın ilgili faaliyetleri
belirtilmelidir)
Proje Tanımı
Faaliyet Planı, Proje Tanımı
Tüm ekler yetkili kişi(ler) tarafından paraflanmış olmalıdır.
2.4 Uygun Giderler
Hibe, bir projeye gider-karşılığı verilir. Hibe sözleşmesi Ek III’te (Bütçe) projenin uygun
giderlerine dair bir maliyet tahmini sunulmaktadır. MFİB, Nihai Raporları incelerken,
hangi harcamaların uygun olup olmadığını belirler. Uygun olmayan giderler, Hibe
Faydalanıcısının bütçede öngördüğünden daha düşük ödeme almasına sebep olabilir ve
bazı durumlarda ise, avans ödemesinin geri alınmasına yol açabilir.
PROJENİN SONUNDA YAPILACAK HİBE ÖDEMESİ, BAŞTA YAPILAN MALİYET TAHMİNİ
ÜZERİNDEN DEĞİL, GERÇEKLEŞEN UYGUN HARCAMALARIN TOPLAMI BAZ ALINARAK
HESAPLANIR .
MFİB’in, HF tarafından yapılan uygun harcama toplamının taahhüt edilen oranından
daha fazla hibe ödemesi yapmayacağı unutulmamalıdır (Özel Koşullar Madde 3.2).
Başka bir deyişle, eğer toplam harcama başlangıçta öngörülenin altına düşerse, hibe
miktarı hibe yüzdesi dikkate alınarak yeniden hesaplanacaktır.
Hibe Sözleşmesinin Ek II, 14.1 maddesinde, giderlerin uygunluğuna dair genel ilkeleri
özetle aşağıdaki şekilde tanımlanmıştır:

Maliyetler bütçelendirilmiş olmalıdır (Hibe Sözleşmesi Ek III).

Maliyetler Projenin yürütülmesi için gerekli olmalıdır.

Hibe Faydalanıcısının ödeme talep ettiği faaliyetler Hibe Sözleşme Ek I’de tarif
edilenlerle ilişkili olmalıdır.
Hibe Faydalanıcıları aşağıdaki konuları da dikkate almalıdır:

Sözleşmede faaliyet tanımanda ya da zeyilname/bildirim yoluyla onaylanan bir
değişiklikler dışında kalan faaliyetler için yapılan herhangi bir harcama uygun
olmayan maliyettir.

Proje faaliyetleri ile açıkça ilgili olmayan veya raporlanan faaliyetlerden fazla olan
herhangi bir harcama uygun olmayan maliyettir.

Proje harcamaları iyi mali yönetim ilkelerine uygun, özellikle de ekonomik ve
maliyet etkin şekilde gerçekleştirilmelidir.

Tüm maliyetler, Faydalanıcı (veya varsa ortakları) tarafından gerçekleştirilmiş
harcamalara karşılık olmalıdır.
19/56

Harcamalar, Hibe Faydalanıcısının (veya ortaklarının) hesaplarında veya vergi
dokümanlarında kaydedilmiş ve saptanabilir, doğrulanabilir ve destekleyici
belgelerin asılları ile kanıtlanabilir olmalıdır.

Harcamalar proje uygulama döneminde gerçekleştirilmiş olmalıdır.

Aşağıdaki tabloda gösterildiği üzere, her bir bütçe başlığı kapsamında harcamaların
uygunluğuna ilişkin ek koşullar da mevcuttur:
Bütçe başlığı
Uygun harcamalar
Maaşlar
Bu bütçe başlığı alında bütçelendirilmiş ücretler, Hibe Faydalanıcısı
ve/veya ortakları tarafından tam ya da kısmi süreli bir sözleşme ile
işe alınan/görevlendirilen kişilerin maaşlarıdır. Alt-yüklenicilere
verilen hizmetler (AB prosedürleri izlenerek ihale edilen hizmet
sözleşmeleri kapsamında şirketlere yapılan ödemeler) bu bütçe
başlığı altında uygun gider sayılmamaktadır.
Maaşlar ve maliyetler, Hibe Faydalanıcısı veya ortakları tarafından
normalde ödenenlerin üzerinde olmamalıdır.
1. İnsan
kaynakları
2. Seyahat
Atanan personelin giderleri; fiili maaş, sosyal sigorta masrafları ve
diğer ücret sayılan ödemelere ilişkin giderleri içermelidir.
İnsan kaynakları altındaki harcamalara dair detaylı bilgiye aşağıdaki
internet adresinden ulaşabilirsiniz:
http://www.cfcu.gov.tr/files/kaynaklar/Hibe_Sozlesmelerinde_Pers
onel_Istihdami.pdf
Harcırahlar
Proje bütçesinde öngörülmüş olması kaydıyla, sadece projede
görevli personel için kullanılabilir.
Yiyecek, konaklama ve şehir içi ulaşım giderlerini kapsar.
Bütçe ile uyumlu olmalı ve AB tarafından belirlenen azami
tutarlardan
yüksek
olmamalıdır
(AB
internet
sitesi:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/
per_diems/index_en.htm).
Gerçek gider veya sabit harcırah olarak kullanılabilir. Her iki
durumda da azami günlük miktarlar uygulanır.
Harcırahlar gece kalma sayısı dikkate alınarak hesaplanır.
Uluslararası seyahat alt-başlığı kapsamında, projenin ihtiyaçları
doğrultusunda faaliyetin uygulandığı ülkeye gidiş-geliş seyahat
harcamaları karşılanabilir.
Yerel ulaşım alt-başlığı kapsamında, Hibe Faydalanıcısının ülkesi
dahilindeki şehirler arası ulaşım harcamaları karşılanabilir.
3. Ekipman ve
Malzeme
Ekipman ve malzemelerin satın alma maliyetleri, bütçelendirilmiş
ve birim fiyatları piyasa rayiçlerinde olmalıdır.
Faydalanıcı paranın en iyi karşılığını alma ilkesine uymakla ve Hibe
20/56
Bütçe başlığı
Uygun harcamalar
Sözleşmesi Ek IV’de belirtilen ihale prosedürlerini uygulamakla
yükümlüdür. İhale prosedürleri için lütfen ilgili Satın Alma
Rehberine ve ihale dosyalarına bakınız.
4. Yerel
ofis/Proje
maliyetleri
5. Diğer
maliyetler,
hizmetler
6. Diğer
Faydalanıcının (ve ortakların) hali hazırda kullandıkları merkez
ofislerine ait masrafları karşılamak için kullanılamaz.
Sadece proje faaliyetlerinin uygulanması için açılan özel bir
mekanın (ofis, eğitim tesisi vb.) giderleri için kullanılabilir.
5. ve 6. başlıklar kapsamında, bütçede belirtilen kalemler ve altyüklenicilere verilen hizmetlere dair giderler karşılanabilir:
yayınlar, tercüme, etkinlikler, vb.
8. İhtiyat
akçesi
İhtiyat akçesi sadece Hibe Sözleşmesinin uygulanması sırasında
ortaya çıkan beklenmedik harcamalar için, MFİB’nin ön onayı ile
kullanılabilir.
9. İdari
giderler
Onaylanmış nihai toplam doğrudan uygun giderlerin belli bir
yüzdesi, Hibe Faydalanıcısı tarafından gerçekleştirilen idari
masrafları karşılamak üzere, dolaylı giderler olarak talep edilebilir.
Giderler aşağıdaki şartları sağlarsa uygun maliyet olarak kabul
edilir:
Doğrudan giderlerin %7’sini aşmazlar;
Proje bütçesinin başka bir başlığına giren giderleri kapsayamaz;
Uygunlukl açısından Genel Koşullar Madde 14, 16 ve 17’de
belirtilen koşulları karşılamalıdır.
İdari harcamalar hakkında detaylı bilgiye, Eklerdeki Kaynak
Dokümanlardan ve aşağıdaki internet adresinden ulaşabilirsiniz:
http://www.cfcu.gov.tr/files/kaynaklar/idari_giderler.pdf
HİBE FAYDALANICILARI PROJE HESABINDAN SADECE PROJE GİDERLERİ KAPSAMINDA ,
PROJE PERSONELİ , TEDARİKÇİLER, ALT- YÜKLENİCİLER , HİZMET SAĞLAYICILAR , VB.
KİŞİLERE PARA TRANSFERİ YAPABİLİRLER . BÜTÜN ÖDEMELER BANKA TRANSFERİ
YOLUYLA YAPILMALIDIR .
ELDEN ÖDEMELERDEN KAÇINILMALIDIR.
Bu Hibe Programları kapsamında uygun olmayan bazı giderler de mevcuttur:



Mal veya hizmet alımına dair vergiler ve KDV,
Döviz kuru dönüşüm masrafları ve maliyetleri ile projeye özel EUR hesabına ilişkin
döviz kuru zararları ile birlikte tamamen finansal nitelikteki diğer giderler,
657 sayılı Kanuna tabii devlet memurları, Hibe Faydalanıcısı veya ortaklarının
bordrolu çalışanı olmadıkça ve maaşları Hibe Faydalanıcısı veya ortakları tarafından
ödenmedikçe, hibe projesi kapsamında istihdam edilemez veya maaş alamazlar,
21/56













İkinci el ekipman alımı,
Arazı veya mevcut binaların satın alınması ve kiralanması,
Leasing giderleri,
Amortisman giderleri,
Para cezaları, finansal cezalar ve mahkeme masrafları,
Borçlar ve oluşabilecek zararlar için oluşturulan karşılıklar,
Faiz borçları,
Banka masrafları, teminat giderleri ve benzer masraflar,
Gümrük ve ithalat vergileri ve tüm diğer harçlar,
Üçüncü taraflara verilen krediler,
Halihazırda başka bir çerçeve/program dahilinde finanse edilen bütçe kalemleri,
Hazırlık çalışmalarına veya diğer hazırlık faaliyetlerine ait giderler,
Ayni katkılar.
2.4.1 Döviz Kurları
Fiili harcamanın TL (veya EUR dışında başka herhangi bir para birimi) cinsinden
gerçekleşmesi ve ödenmesi durumunda, gerçekleşen maliyetlerin diğer para
birimlerinden EUR'ya çevrilmesi, InforEuro’da yayınlanan aylık kurlar üzerinden
yapılamlıdır. InforEuro kurlarına aşağıdaki internet adresinden ulaşılabilir:
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en
HARCAMALARIN MÜMKÜN OLDUĞUNCA EUR OLARAK YAPILMASI TAVSİYE
EDİLMEKTEDİR . BU , DÖVİZ DALGALANMALARINDAN KAYNAKLANAN RİSKLERİ EN AZA
İNDİRİR VE MALİ RAPORLARIN HAZIRLANMASINI KOLAYLAŞTIRIR . T ÜRKİYE
CUMHURİYETİ MEVZUATI , EUR CİNSİNDEN HARCAMALARA VE FATURALARIN EUR
CİNSİNDEN YAZILMASINA İZİN VERMEKTEDİR . BİR FATURANIN EUR CİNSİNDEN
DÜZENLENMESİ HALİNDE , KARŞILIĞI OLAN TL DEĞERİ DE FATURA ÜZERİNDE
GÖSTERİLMELİDİR . YASAL OLARAK , MUHASEBE İŞLEMLERİNDE VE BELGELERİNDE TL
KULLANILMALIDIR . A NCAK, KARŞILIK GELEN TL DEĞERİ BELİRTİLDİĞİ SÜRECE ,
FATURALAR YABANCI PARA BİRİMİ KULLANILARAK DA HAZIRLANABİLİR.
Türkiye Cumhuriyeti HF’ları ve Ortakları için KDV muafiyeti konusunda açıklama
Proje bütçesinden ödenen KDV dahil olmak üzere vergiler uygun maliyet değildir.
03.12.2008 tarih ve 5824 sayılı Kanunla uygun bulunan ve 21.01.2009 tarih ve
2009/14614 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti Kararı ile yürürlüğe konulduğu gibi
ve Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA) kapsamında Türkiye Cumhuriyeti’ne
sağlanan mali yardıma dair kural ve düzenlemelerin uygulanmasını kapsayan,
24.12.2008 tarihinde yürürlüğe giren Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti ile Avrupa
Birliği Komisyonu arasındaki Çerçeve Anlaşmasının (IPA Çerçeve Anlaşması) 26.
Maddesi uyarınca, vergi muafiyetleri, Katma Değer Vergisi (KDV), gümrük ve ithalat
vergileri ve harçları, Özel Tüketim Vergisi (ÖTV), Veraset Vergisi, Damga Vergileri ve
Harçları, Özel İletişim Vergisi, Motorlu Taşıtlar Vergisi ve/veya aynı etkiye sahip
vergiler, ne hibeye ne de Türkiye tarafından sağlanan eş-finansmana
22/56
uygulanmayacaktır.
 Vergi muafiyetlerini kapsayan uygulama kuralları ve düzenlemeleri, Maliye
Bakanlığı tarafından çıkarılan, Gelir İdaresinin internet sitesinde bulunan 1 Sıra
No’lu
IPA
Çerçeve
Anlaşması
Genel
Tebliğinde
belirlenmiştir:
http://www.gib.gov.tr/fileadmin/mevzuatek/uluslararasi_mevzuat/1_SIRA_NO
LU_IPA_GENEL_TEBLIGI.pdf
 Uygulama sürecine ilişkin ilgili tüm mevzuat ve detaylara MFİB internet
sitesindeki “Kaynaklar” bölümünden erişilebilir:
http://www.cfcu.gov.tr/resources.php?lng=tr&action=reference
 Vergi muafiyeti süreci için gereken tüm şablonlar ve açıklama notları aşağıdaki
internet sitesinde sağlanmaktadır:
http://www.cfcu.gov.tr/tax_exemption.php?lng=tr
2.5 Proje dokümantasyonu ve muhasebesi
HİBE FAYDALANICILARI İLGİLİ TÜM PROJE FAALİYETLERİ İÇİN MALİ VE TEKNİK
DOKÜMANTASYON HAZIRLAMALI VE BUNLARI DOĞRU ŞEKİLDE KAYDETMELİDİR.
2.5.1 Mali dokümantasyon
Destekleyici evrakların türü, harcamanın tipine ve niteliğine ve altında yatan
faaliyetlere veya işlemlere bağlıdır.
Aşağıdaki tablo, Hibe Faydalanıcısının tutması ve bir denetim esnasında sunması
gereken temel destekleyici belgeleri özetlemektedir.
Harcama
Dokümanlar
Faturalar ve fişler gibi satın alımı kanıtlayıcı belgeler,
Banka ekstreleri, makbuzlar, yüklenici ödemeleri gibi ödeme
evrakları,
Tüm
harcamalar
Onaylı raporlar, seminer/konferans/eğitim kurslarına katılım
evrakları (ilgili dokümantasyon ve alınan materyaller, yoklama
listeleri, sertifikalar dahil) gibi hizmetlerin gerçekleştiğine dair
belgeler,
Projeye ait Hesap Defteri, alt defterler ve bordrolar, demirbaş
kayıtları ve ilgili diğer muhasebe bilgileri gibi (elektronik veya
elle tutulmuş) Hibe Faydalanıcısının muhasebe kayıtları.
Ek dokümanlar – ilgili bütçe başlıklarına özel
Tüm uzmanların özgeçmişleri,
İnsan
kaynakları
Personel ve bordro kayıtları/sözleşmeleri,
Ücret pusulaları,
Tüm proje personeline ait (uzman ve hibe faydalanıcısının
23/56
Harcama
Dokümanlar
yetkili temsilcisi tarafından imzalanmış) aylık zaman çizelgeleri,
Banka ekstreleri/ödeme makbuzları,
Harcırah tutanakları.
Toplu taşıma:
Seyahat biletleri (Havayolu seyahatleri
durumunda ek olarak biniş kartları),
Seyahat
Araç kiralama: Sağlayıcı faturası ve kaydedilen mesafelerin
özet listesi,
Kişisel taşıt: Yakıt harcamaları için, katedilen mesafelerin özet
bir listesi, kullanılan taşıtların ortalama yakıt tüketimi, yakıt
giderleri.
Alt yükleniciler
tarafından
sağlanan
mallar,
hizmetler ve
yapım işleri
İhale dokümanları, isteklilerin teklifleri ve değerlendirme
raporları gibi satın alma prosedürlerine dair evraklar,
Sözleşmeler ve sipariş formları gibi taahhüt evrakları,
Tedarikçilerden alınan teslimat fişleri gibi malların alındığına
dair evraklar,
Kabul belgeleri gibi iş bitirme evrakları,
Menşe Şahadetnamesi veya bir Yeminli Beyanlı Yerel Üretim
Belgesi.
2.5.2 Teknik dokümantasyon
Teknik dokümantasyon proje faaliyetlerinin uygulandığını, hizmetlerin ve çıktıların
teslim edildiğini kanıtlayacak detayda olmalıdır.
Bazı proje faaliyetleri için doküman örnekleri aşağıdaki tabloda gösterilmektedir:
Proje Faaliyeti
Anket/
Araştırmalar
Yayınlar
Seminerler,
konferanslar,
çalışma
toplantıları
Örnek Doküman
Örnek anketler,
Raporlar.
Yayınlara (kitaplar, gazeteler, kitapçıklar, posterler, vb.) ait
suretler.
Program/gündem,
Sunum listesi/konferans raporları,
Bildiriler,
Katılımcı listesi,
Konuşmacı listesi,
Tutanaklar (varsa),
Gazete kupürleri, fotoğraflar,
Geri bildirim anketleri (varsa).
24/56
Proje Faaliyeti
Eğitim
Örnek Doküman
Eğitimin detaylı bir tanımı – eğitim modülleri, ders başına
eğitim saati, yöntemler, vb,
Eğitim çizelgesi,
Katılımcı listesi/yoklamalar,
Eğitmen listesi,
Geri bildirim anketleri,
Eğitim değerlendirme raporu.
Çalışma
ziyaretleri
Çalışma ziyareti raporu.
Uzmanlar
Zaman çizelgeleri,
Çıktıların suretleri,
Faaliyet raporları,
Uzmanların özgeçmişleri.
2.5.3 Muhasebe gerekleri
Hibe Faydalanıcısı, çift-girişli muhasebe defteri tutma sistemi kullanarak proje
hesabının kesin ve düzenli olmasını sağlamalıdır. Bu sistem, Hibe Faydalanıcısının
kayıtlı olduğu Ülkede geçerli olan muhasebe ve defter tutma politikaları ve kuralları
uyarınca işletilmelidir.
Projeye ait hesaplar ve harcamalar kolaylıkla tespit edilebilir ve doğrulanabilir
olmalıdır. Bu durum, Hibe Faydalanıcısının proje için ayrı bir hesap açmasıyla veya
kendi muhasebe ve kayıt sistemi dahilinde kolaylıkla tespit edilebilir ve izlenebilir
olması koşuluyla, mevcut ana hesap altında alt-hesaplar açarak gerçekleştirilebilir.
Basit bir “Hesap Defteri” adıyla harcamaların kaydedilebileceği bir excel tablosu,
gerekli formülasyonlarıyla birlikte hazırlanmış ve bu Rehberin bir Eki olarak diğer
faydalı şablonlarla birlikte sunulmuştur.
Mali Rapor, Hibe Faydalanıcılarının (veya varsa ortaklarının) muhasebe ve defter tutma
sistemleri ile düzenli şekilde ve kolaylıkla örtüşmelidir. Bu amaçla, hesap
mutabakatları, destekleyici çizelgeler, analizler ve dökümler denetim ve doğrulama için
hazırlanmalı ve muhafaza edilmelidir.
Önemli diğer bir husus ise, hibe tutarının resmi hesaplara girilmesidir. Türk muhasebe
usullerine göre bunu yapmanın iki yolu vardır:
1. Alınan hibeyi gelir olarak kaydetmek: Tüm kamu kuruluşları bu yöntemi
kullanmalıdır.
2. Özkaynak yönetiminde ise alınan hibe özel fon olarak kaydedilir. Bu durumda,
satın alınan demirbaşın hibe miktarına karşılık gelen kısmı amortismana tabi
tutulamaz.
Türkiye kamu kurumlarının Hibe Projelerine ait mali raporlamalarında, Maliye Bakanlığı
tarafından yayınlanan “Avrupa Birliği ve Uluslararası Kuruluşların Kaynaklarından Kamu
İdarelerine Proje Karşılığı Aktarılan Hibe Tutarlarının Harcanması ve
Muhasebeleştirilmesine İlişkin Esas ve Usuller” (27.11.2007 tarih ve 26713 sayılı Resmi
Gazete) esas alınır.
25/56
Bu Esas ve Usullerin amacı, Avrupa Birliği, uluslararası kuruluşlar veya
konsorsiyumlardan kapsam dahilindeki kamu idarelerine proje karşılığı aktarılan hibe
niteliğindeki tutarların (uluslararası anlaşmaların hükümleri saklı kalmak kaydıyla)
izlenmesi, harcanması ve muhasebeleştirilmesini tanımlamaktır.
Diğer ülkelerdeki kurumlar tarafından üstlenilen Hibe Projelerinin mali
raporlamasında, ilgili ülkelerin resmi olarak yayınlanan yasal düzenlemeleri izlenir.
2.6 Raporlama Gerekleri
Projenin süresi boyunca Hibe Faydalanıcılarından hibe sözleşmesinin Özel Koşullarında
belirtildiği gibi aşağıdaki raporların sunması gerekmektedir:


Nihai Teknik ve Mali Rapor
Bir Yeminli Mali Müşavir (YMM) tarafından hazırlanmış “Harcama Doğrulama
Raporu”. Hibe miktarının 100.000 EUR veya daha fazla olması durumunda bu
raporun nihai ödeme talebi ile birlikte sunulması gerekmektedir.
2.6.1 Nihai Rapor
Hibe Faydalanıcısı, Hibe Sözleşmesi yükümlülüğü olarak bir Nihai Rapor hazırlamak
zorundadır. Bu rapor teknik ve mali bölümlerden ve destekleyici dokümanlardan
oluşur.
Bu raporlar Hibe Faydalanıcılarının projelerinde kaydedilen ilerleme ve sözleşme
yükümlülüklerinin yerine getirilmesi hakkında Sözleşme Makamına yaptıkları beyan
niteliğindedir. MFİB bu raporlara dayanarak ödeme taleplerini inceler ve
değerlendirme neticesinde ortaya çıkan proje uygun harcamalarını esas alarak nihai
ödeme miktarını belirler.
Teknik Rapor proje faaliyetlerinin uygulanması, proje yönetimi, ortakların katılımı, kilit
paydaşlarla (örn. yerel kamu idareleri) ilişkiler, görünürlük ve performans göstergeleri
konusundaki ilerleme, projenin genel değerlendirmesi ve varsa küçük sözleşme
değişiklikleri ve yerine göre gündem konusundaki bildirimler hakkında bilgileri
sağlamalıdır.
Nihai Rapor şablonları bu Rehberin ekinde ve Hibe Faydalanıcısı ile MFİB arasında
imzalanan hibe sözleşmesi Ek VI’da sunulmuştur.
Hibe Faydalanıcısı, Nihai Raporlarının hazırlanması konusunda, nihai versiyonları
MFİB’ye göndermeden önce PUB/TDE’ne danışmalıdır.
Nihai Raporlar proje tamamlanma tarihinden sonra en geç 30 gün içinde PUB/TDE’ne
sunulmalıdır. Hibe Faydalanıcısından ek bilgi/açıklama istenmediyse PUB/TDE raporları
10 iş günü içinde incelemelidir. Hibe Faydalanıcısı istenen bilgileri sağlamalı ve/veya
Raporu/Raporları varsa PUB/TDE tarafından yapılan yorumlara göre revize etmelidir.
Raporların revizyonunun ardından, Hibe Faydalanıcısı raporların nihai versiyonlarını 4
suret olarak hazırlamalı, birini kendi kayıtları için saklamalı ve 3 sureti aşağıdaki
kurumlara göndermelidir:


2 sureti PUB/TDE’ne
1 sureti ABTD’na
26/56
PUB/TDE kendilerine gönderilen raporların bir suretini üst yazı ve kontrol listesi ile
birlikte (Raporların hazırlanması için ilgili Rehbere bakınız) MFİB’ye iletecektir.
Nihai Raporlar, Hibe Sözleşmesinin Özel Koşullarına ekli Genel Koşulların 2.3.
Maddesi uyarınca, proje uygulama döneminin bitişini takiben en fazla üç ay içinde
MFİB’ye sunulmalıdır.
Nihai Raporların sunulmasında gecikme olması halinde, Hibe Faydalanıcısı PUB/TDE’ne
ve MFİB’ye yazılı bir açıklama göndermelidir. Eğer gecikme 15 günü aşarsa, MFİB Hibe
Faydalanıcılarına Nihai Raporu ve zamanında göndermemelerinin gerekçesini
sunmaları için bir yazı gönderecektir. MFİB ayrıca bu yazıda Raporun sunulması için
belirli bir zaman aralığı verecektir. Eğer Rapor verilen süre içinde gönderilmezse, MFİB
Genel Koşullar Madde 2.5 uyarınca sözleşmeyi feshedebilir. Nihai Raporun nihai
versiyonu MFİB’ye PUB/TDE tarafından KPG’nin onayını gösterir şekilde resmi yazıyla
gönderilmelidir. PUB/TDE ayrıca raporların zamanında sunulmasına dair nihai tarihten
önce Faydalanıcılara hatırlatma yazıları göndermekten de sorumludur.
Raporların nihai versiyonlarının sunulmasından sonra, PUB/TDE uzmanları raporlardan
çıkarılan verileri (varsa) İBS’ne gireceklerdir.
MFİB kendi prosedürünü takip ederek Nihai Raporu kontrol edecek ve nihai uygun
harcamaları, nihai hibe miktarını ve Hibe Faydalanıcısının nihai ödeme miktarını
onaylayacaktır. MFİB’nin talep etmesi durumunda PUB/TDE projenin teknik uygulaması
hakkında daha fazla bilgi sağlayacaktır.
Mali Rapor şablonu (Hibe Sözleşmesi Ek VI) da ayrıca bu Rehberin ekinde sağlanmıştır.
Yapılacak işi basitleştirmek için Excel sayfasına formüller girilmiştir. Elektronik
formatlarını www.kultur.gov.tr ve www.icdproject.net internet adreslerinden
indirilebilirsiniz. Mali Rapor orijinal bütçe ile değişiklikleri (varsa) ve proje süresince
gerçekleşen harcamaları göstermelidir. Mali Rapora ayrıca harcamaları listeleyen bir
Hesap Defteri de eklenmelidir.
“Hesap Defteri” de dahil olmak üzere, mali raporlama için kullanılacak bir dizi şablon
bu Rehberin ekinde verilmiştir. Şablonlar Hibe Faydalanıcısı eğitimleri sırasında çalışma
dokümanları olarak kullanılacaktır.
Mali Rapor ve ekleri:

Nihai Mali Rapor (Konsolide Bütçe-Gerçekleşen)

Harcamaların ve Fon Kaynaklarının Özeti

Hesap Defteri
-
İnsan Kaynakları
Seyahat, Harcırah
Ekipman ve Malzeme
Yerel Ofis
Diğer Maliyetler, Hizmetler
Diğer
27/56
2.6.2 Harcama Doğrulama Raporu (Denetim Raporu)
Hibe miktarı 100.000 EUR’un üzerinde olan projeler için Nihai Rapora, Yeminli Mali
Müşavir (YMM) tarafından düzenlenmiş ve gerekli özel koşulları karşılayan, proje
harcamalarının teyidine ilişkin bir “Harcama Doğrulama (Denetim) Raporu”
eklenmelidir.
Denetçi (YMM): Hibe Faydalanıcısı tarafından atanıp, projeden elde edilen gelir ve
beyan edilen harcamaların Hibe Sözleşmesine göre gerçek, kesin ve uygun olup
olmadıklarını inceleyip bu Rehbere Ek olarak sunulan şablonu (ve Hibe Sözleşmesi Ek
VII’yi) kullanarak bir harcama doğrulama raporu hazırlar.
Hibe Faydalanıcısı, denetçiye denetim için gerekli olan tüm belge ve bilgileri sağlamakla
yükümlüdür.
Aşağıdaki tablo Hibe Faydalanıcısının sunması gereken raporlara dair bilgileri
özetlemektedir:
Rapor Tipi
Raporlama Dönemi
Nihai Rapor
Projenin tamamlanmasını izleyen 1
ay içinde PUB/TDE’ne kontrol için
gönderilmelidir.
Projenin tamamlanmasını izleyen 3
ay içinde MFİB’ye gönderilmelidir.
Harcama
Doğrulama
Raporu
Projenin sonunda Nihai Rapor
ekinde gönderilmelidir.
İçerik
Teknik ve Mali Rapor ile tüm
destekleyici dokümanlar
(teknik ve mali + nihai ödeme
talebi)
Doğrulama raporu için görev
tanımı + Denetçi tarafından
imzalanmış harcama
doğrulama raporu
BÜTÜN RAPORLAR SAĞLANAN ŞABLONLAR KULLANILARAK İNGİLİZCE OLARAK
SUNULMALIDIR .
2.7 Ödeme Prosedürleri
Ödeme prosedürleri Hibe Sözleşmesi Özel Koşulların 4. Maddesinde düzenlenmiştir.
Sözleşme Makamı, MFİB, Hibe Faydalanıcısına aşağıdaki şekilde ödeme yapacaktır:

Ön finansman (Avans ödemesi): Özel Koşullar Madde 3.2’de belirtilen toplamın
%80’i sözleşmenin imzalanmasından ve eksik dokümanların (varsa) MFİB’ye
sunulmasından itibaren 45 gün içinde ödenir.

Nihai ödeme: Nihai Teknik ve Mali Rapor, Harcama Doğrulama Raporu ve nihai
ödeme talebinin MFİB’ye iletilmesini takip eden 45 günlük süreçte, raporların
onaylanmasının ardından ödenir.
28/56
HİBE PROJESİNİN UYGULAMASI, HİBE SÖZLEŞMESİNİN SON TARAFÇA İMZALADIĞI
GÜNÜ TAKİP EDEN GÜN BAŞLAR. DOLAYISIYLA , HİBE FAYDALANICILARI
FAALİYETLERİNİ UYGULAMAYA DERHAL BAŞLAMALIDIR . DOLAYISIYLA , HİBE
FAYDALANICILARI AVANS ÖDENMESİNİ BEKLEMEKSİZİN PROJE FAALİYETLERİNE KENDİ
KATKILARI İLE BAŞLAMALIDIR.
29/56
3 SATINALMA (İHALE)
Bu Bölüm, Hibe Sözleşmesi Ek IV’de tanımlanan AB kural ve prosedürlerine uygun
olarak satınalma (ihale) yapılmasına yönelik genel bilgileri içermektedir. Bu prosedürler
ve kullanılacak şablon dokümanlar hakkında detaylı bilgi Satınalma Rehberinde
sağlanmaktadır.
Satın-alma nedir?
Satın alma; mal, hizmet alımı ve yapım işlerinin aşağıdaki hususlar doğrultusunda
zamanında temin edilmesidir:

ilgili kurumun amaçları,

rekabette adillik, bütünlük ve şeffaflık,

ekonomi ve etkinlik,

paranın en iyi karşılığının alınması.
Sözleşme tipleri nelerdir?
3 tür sözleşme mevcuttur:

“Mal” sözleşmeleri, esas olarak ürünlerin temini (ve yerine göre kurulması)
veya kiralanması içindir.

“Hizmet” sözleşmeleri, etkinlik/konferans düzenlenmesi, ekipman bakımı,
taşımacılık, danışmanlık, teknik, vb. hizmetlerin alımını içerir.

“Yapım işleri” sözleşmeleri, ekonomik ve teknik bir işlevi yerine getirmek için
yeterli olan, bir bütün olarak üstlenilen yapım veya inşaat mühendisliği
işleridir.
AB Satın-alma kavramı kapsamındaki temel terminoloji nedir (Hibe Faydalanıcısı
için)?

Satın-alma/Sözleşmenin Verilmesi: HF tarafından mal, hizmet veya yapım
işlerinin, AB kural ve prosedürleri doğrultusunda zamanında teminidir.

Sözleşme Makamı: Hibe Faydalanıcısı (Kurumunuz hizmet ve mal alacağı
ihalelerde Sözleşme Makamı olarak hareket etmektedir)

İstekli: HF tarafından başlatılan satın alma faaliyetine ilgi gösteren ve yanıt
veren tüzel kişilik.

Sözleşme: HF tarafından karara bağlanan ve imzalanan Hizmet/Mal/Yapım
İşleri temini sözleşmesidir. “Hibe Sözleşmesi” ile karıştırılmamalıdır.

Yüklenici/Alt-Yüklenici: Hizmet sunumu/mal tedariği/yapım işi sağlayan tüzel
kişilik.
30/56
Satın-alma usulleri nelerdir?
Sözleşme türlerine göre farklı satın-alma usulleri aşağıda sağlanan tabloda
özetlenmiştir (detaylı bilgi Satınalma Rehberinde yer almaktadır):
Hizmet Sözleşmeleri
Mal Sözleşmeleri
≥ €150.000 Sözleşmeler
≥ €200.000 Sözleşmeler
Uluslararası sınırlı (belli
istekliler arasında) ihale
usulü
Pazarlık usulü
Faydalanıcı en az 3
hizmet sağlayıcıdan teklif
alır
≥ €5.000.000 Sözleşmeler
Uluslararası açık ihale usulü
Uluslararası açık ihale
usulü
€60.000 - €150.000
arasında
€300.000 - €5.000.000
arasında
Yerel açık ihale usulü
Yerel açık ihale usulü
€10.000 - €60.000 arasında
€10.000 - €300.000
arasında
€10.000 - €200.000
arasında
Çerçeve sözleşmeler
Yapım İşleri Sözleşmeleri
Pazarlık usulü
tedarikçiden teklif alır
Pazarlık usulü
yükleniciden teklif alır
Sözleşmeler ≤ €10.000
Tek teklif
Tek teklif
Tek teklif
ICD Programı kapsamında sadece taralı alandaki usuller geçerli olacaktır.
Ex-ante (sözleşme öncesi) ve Ex-post (sözleşme sonrası) kontroller nelerdir?
Bu Rehberde belirtilen ex-post (sözleşme sonrası) kontroller, Hibe Faydalanıcısı ile
tedarikçi/hizmet sağlayıcı/yüklenici arasında sözleşmenin imzalanmasından sonra
ancak herhangi bir ödeme yapılmadan önce, MFİB ve PUB tarafından yapılacak
kontrolleri ifade etmektedir. Sözleşme öncesi kontroller (ex-ante kontroller) ise bu tür
ikincil satın alma sözleşmeleri imzalanmadan önce MFİB tarafından yapılan kontrolleri
ifade etmektedir.
Hibe Faydalanıcılarının satın almaları ile ilgili ex-ante ve ex-post kontroller aşağıdaki
şekilde yapılacaktır:
 10.000 EUR üzeri ihaleler için “ex-ante” kontrol MFİB tarafından yapılacaktır.
Tüm ihale dosyalarının, herhangi bir ihale daveti ve/veya satın alma ilanı
yayınlanmadan, önce PUB sonra MFİB tarafından onaylanması gerekmektedir.
Buna ek olarak, tüm Değerlendirme Raporlarının tekliflerle birlikte,
yüklenicilerle sözleşme imzalanmadan önce PUB sonra MFİB tarafından
31/56
onaylanması gerekmektedir. Doğrudan alımlara (10.000 EUR altında) ilişkin
dokümanlar ise izleme ziyaretleri sırasında kontrol edilecektir.
 “Ex-post” kontroller, ekipmanların, kabul işlemleri ile ilgili belgelerinin, ödeme
belgelerinin vb. hususların yerinde ve fiziki kontrolleri şeklinde izleme
ziyaretleri sırasında TDE, PUB ve MFİB tarafından yapılacaktır.
MFİB, PUB, TDE, rastgele seçilen, özellikle de uygulamanın başında riskli olarak
tanımlanan projelerin ihale değerlendirme aşamalarına gözlemci olarak katılacaklar ve
gözlemci raporu hazırlayacaklardır.
10.000 EUR'un üzerindeki alımlara ait tüm ihale dosyaları ve ihale değerlendirme
raporları PUB/TDE’ne gönderilecek, herhangi bir ihale daveti veya ihaleilanı
yayınlanmadan ve yüklenici ile herhangi bir sözleşme imzalanmadan önce MFİB’nin
ön onayına sunulacaktır. MFİB’nin ön onayı, Hibe Faydalanıcısının sorumluluklarını
ortadan kaldırmayacağı gibi, ihale kapsamında yapılan harcamaların uygun maliyet
olarak değerlendirileceği anlamına gelmemektedir.
3.1 Satınalma planı ve Satınalma ilkeleri
Tüm Hibe Faydalanıcıları MFİB/PUB/TDE’ne tüm ihale gerektiren satın alımları için,
ihale ilanına çıkılma, teklif açma, değerlendirme tarihlerini vb. belirtmek üzere
aşağıdaki tablodaki gibi bir Satınalma Planı sunmalıdır. Böylece, MFİB/PUB/TDE
tekliflerin değerlendirilmesine gözlemci olarak katılabilecektir. Bundan dolayı, Hibe
Faydalanıcısı ilan, açılış, değerlendirme, sözleşme imzalama ve geçici kabul vb.
tarihlerini içeren Satınalma Planını proje uygulamasının ikinci ayında göndermeli ve
açılış tarihini en az bir hafta önce MFİB/PUB/TDE’ne bildirmelidir. MFİB/PUB/TDE
uzmanları değerlendirmeye Hibe Faydalanıcısı tarafından davet edilmeden gözlemci
olarak katılabilirler.
Aşağıdaki tablo Hibe Faydalanıcısı tarafından doldurulmalı ve proje uygulamasının ilk iki
ayı içinde MFİB/PUB/TDE’ne gönderilmelidir.
Satın alma planı tablosu:
Sözleşme Numarası:
1. İhalenin Adı
2. İhalenin Adı
3. İhalenin Adı
1. İhale için
Tarihler
2. İhale için
Tarihler
3. İhale için
Tarihler
İhale dosyasının hazırlanması
İhale dosyasının kontrol için
MFİB/PUB/TDE’ye
gönderilmesi öngörülen tarih
Tahmini ihale tarihinin
yayımlanması (varsa)
İhale ilanının yayımlanması
32/56
Sözleşme Numarası:
1. İhalenin Adı
2. İhalenin Adı
3. İhalenin Adı
1. İhale için
Tarihler
2. İhale için
Tarihler
3. İhale için
Tarihler
Son teklif sunma tarihi
Açılış oturumu
Değerlendirme oturumu
Değerlendirme Raporunun
kontrol için MFİB/PUB/TDE’ne
gönderilmesi öngörülen tarih
Sözleşmenin imzalanması
Beklenen teslim tarihi
Geçici kabul tarihi
Paranın etkin kullanılması için her satın alma faaliyetinin izlemesi gereken kesin satın
alma kuralları bulunmaktadır. Dolayısıyla aşağıdaki ilkeler dikkate alınmalıdır:
3.1.1 Ayrım gözetmeme
Ürünlere, hizmetlere, tedarikçi firmalara, müteahhitlere veya hizmet sunucularına
milliyetleri bakımından ayrım yapılamaz. Teknik bakımdan veya kalite ve güvenlik
özellikleri için fark gözetilebilir, fakat bunun için de objektif bir değerlendirme
yapılması gereklidir.
3.1.2 Adil rekabet
Rekabet ortamı yaratmamak için güçlü ve objektif bir sebep olmadığı sürece, ihaleye
katılım ve ihalenin sözleşmeye bağlanması için daima bir rekabet ortamı yaratılmalıdır.
İhale usullerinde gerçek ya da potansiyel katılımcılarla yapılan görüşmelerde rekabeti
zayıflatıcı şekilde davranılamaz. Bunun anlamı, bütün taraflara kazanabilecekleri
tekliflerle gelebilmeleri için eşit bilgi ve fırsat sağlanmasıdır.
Bir projenin veya ihale dosyası taslağının hazırlanmasına katılan uzman ya da firma, bu
durum haksız rekabet yaratacağı için gerçekleştirilecek ihaleye katılmaktan men
edilmelidir.
3.1.3 Anlaşılır şartnameler
Teklif sahipleri, satınalmayı yapacak kurumun gereksinimlerini kesin olarak bilmedikleri
takdirde etkin şekilde rekabet edemezler. Bu yüzden ihtiyaçlarla ilgili tanımlamalar
(mal veya yapım işleri ihalelerinde “şartnameler”, hizmet alımı ihalelerinde “görev
tanımları”) hazırlanırken, bilinen teknik özelliklere ve gerekli hallerde, kalite güvenlik
standartlarına ve uygun seviyede sertifikalandırmaya atıfta bulunulmalıdır.
33/56
3.1.4 Etkin duyuru (ilan)
Potansiyel adayların ihale ilanını duymamaları halinde ihale sürecinin başarılı olması
mümkün değildir. Bu husus, özellikle bir hibe programı tarafından finanse edilen ve bu
alanda hibe faydalanıcılarının uzman olmadığı satın alma işlemleri için önemlidir.
Önemi gittikçe artmakta olan internet ortamının kullanımı ve teklif sahiplerinin bilgi
almak için nereye başvuracaklarını bilmeleri oldukça önemlidir.
Seçilen projelerdeki karar detaylarının yayımlanması da önemlidir. Ayrıca, teklif
sahiplerinin beceri ve verimliliklerinin geliştirilmesine yönelik olarak, talep eden teklif
sahiplerine neden teklif sunmak için seçildikleri veya seçilmedikleri ve ihaleyi kazanma
hususunda neden başarılı veya başarısız oldukları hakkında bilgi verilmelidir.
Ulusal ve yerel basında yer alacak ilanlarda AB görünürlük/tanıtım kurallarına
uyulmalıdır.
3.1.5 Yeterli zaman aralıkları
Diğer önemli ilke ise teklif sahiplerine, ilana cevap vermeleri için tanınan zamanın hibe
faydalanıcısının ihtiyaçlarına olan ilgilerinin açıklanması, ihaleye katılım için yapılan
çağrıya cevap vermeleri ve tekliflerinin hazırlanması/teslim edilmesi açısından yeterli
olmasıdır. AB PRAG kuralları kapsamında, örneğin, yerel açık ihalelerde (bunlar sadece
Türkiye’de ilan edilirler) ilanın yayımlanması ve tekliflerin teslim tarihi arasında en az
30 gün süre olmalıdır.
3.1.6 İlgili tarafsız kriterlerin kullanılması
Uygun olmayan adayların elenmesi için kullanılan kriterler, ihaleye katılanların
değerlendirme sırasındaki seçimi ve alıcı kurum/kuruluş için ekonomik olarak en
avantajlı teklifin sözleşmeye bağlanması için kullanılan kriterlerin hem tarafsız hem de
ihtiyaçlara uygun şekilde olmalıdır. Bu gereksinimler “Görev Tanımı” (hizmet alımı
ihaleleri için) ya da “Teknik Şartnamelerde” (mal alımı ya da yapım işi ihaleleri için)
tanımlanır.
Değerlendirme kriterleri ihale dosyasında bulunur.
3.1.7 Yeterli kayıtların tutulması
İleriki dönemlerde önceden alınmış kararlarla ilgili herhangi bir iddia ya da şüphenin
olması durumunda, tüm işlemlerin gerekçelendirmesinin yapılması önemlidir. Bu
yüzden kayıtlar (raporlama, mali kayıtlar vb.), kararların nedenlerini gösterecek şekilde
iyi tutulmalıdır. AB PRAG kurallarına tabi sözleşmelerde son ödemenin yapılmasını
takiben kayıtların en az 7 yıl saklanmasını gerektirmektedir.
3.2 Hizmet, Mal Alımı ve Yapım İşleri için Temel Kurallar
3.2.1 Genel bakış
İhalelerin yapılarak sözleşmelerin imzalanması için kesin kurallar vardır. Bu kurallar,
uygun niteliklere sahip yüklenicilerin objektif olarak seçilmesine, harcanan paranın
karşılığının en iyi şekilde elde edilmesine ve kamu fonlarının kullanımında tam bir
şeffaflık sağlanmasına yardım eder.
34/56
3.2.2 Uygunluk kriterleri ve diğer önemli hususlar
Bu kapsamda tabiyet ve menşe kuralları geçerlidir.
Tabiyet
Hibe Faydalanıcıları tarafından yapılacak ihalelere katılım, AB Üye ülkeleri ve hibenin
finanse edildiği Mali Düzenleme kapsamında, temel mevzuat veya yardım programının
tabi olduğu diğer araçlar tarafından açıkça kapsanan ve/veya izin verilen Devletler ve
bölgelerdeki tüm özel ve tüzel kişilere eşit şartlarla açıktır. İstekliler, tekliflerinde
tabiyetlerini ulusal mevzuatları kapsamında genel tabiyet evraklarını sunarak ifade
etmelidir.
Uygun ülkelerin eksiksiz bir listesi aşağıdaki internet sitesinde bulunabilir:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/eligibility/index_en
.htm
Bu kural hibe projesi kapsamında gerçekleştirilecek ihale usullerinde veya hizmet
sözleşmelerinde yer alan hizmet sağlayıcılar tarafından önerilen uzmanlar için geçerli
değildir.
Menşe Kuralı
Avrupa Birliği mevzuatı kapsamında finanse edilen sözleşmeler kapsamında satın
alınan bütün ekipman ve malzemelerin menşei uygun bir ülkeden olmalıdır (yukarıdaki
“tabiyet” ve aşağıdaki “tabiyet ve menşe kurallarının istisnaları” bölümüne bakınız).
Menşe tanımı, ilgili AB mevzuatında gümrük için hazırlanan menşe kurallarında
tanımlanmıştır.
Bir ürün, üretim süreçlerinin yer almadığı bir ülkeden menşe belgesi alamaz. Diğer
taraftan, ürün üretildiği ülkeden veya transfer/tedarik edildiği ülkeden menşe belgesi
almak zorunda da değildir. Şayet ürün bir ülkede üretiliyorsa ürünün menşeinin
belirlenmesi kolaydır. Ancak, malların üretiminin birden fazla ülkede gerçekleştirildiği
durumlarda, tamamlanmış ürüne bu ülkelerden hangisinin menşe olacağının
belirlenmesi gerekir. Menşe belgesi, Avrupa Birliği Gümrük Tarifelerinin 24. maddesi
uyarınca, dönüşümün önemli ölçüde gerçekleştirildiği ve bunun ekonomik olarak
doğrulandığı ülkeye aittir. Üretilen ürünün dönüştürüldüğü son ülke (menşe aldığı ülke)
Avrupa Birliği üye devletleri veya uygun ülkeler değilse bu projede yapılan ihalelerde
bu ürünler satın alınamaz.
Tedarikçi, ihale edilen malın menşe belgesini açık ve net olarak ispat etmekle
yükümlüdür. İhalede birden fazla kalem ihale ediliyor ise her bir kalemin menşei
belirtilmelidir ve ek bilgi ve sertifikalarla bu bildirim desteklenmelidir.
Menşe kuralı ihale edilen ve tedarik edilen tüm kalemlere uygulanır. İhale edilen ve
tedarik edilen malların belli bir yüzdesinin veya sözleşme değerinin belli bir yüzdesinin
bu kuralla uyumlu olması yeterli değildir.
Türkiye'de üretilen ürünler için, Ticaret ve Sanayi Odaları tarafından verilen “Yerli
Malı Belgesi” veya bir “Menşe Şahadetnamesi” kabul edilebilir bir dokümandır.
35/56
Resmi menşe belgelerinin aslı, geçici kabul öncesinde sunulmalıdır. Aksi takdirde,
Sözleşme Makamı yükleniciye herhangi bir ödeme yapmaz.
Menşe belgeleri, malların veya tedarikçilerin menşe ülkelerinin yetkili makamları
tarafından hazırlanmalı ve o ülkenin taraf olduğu uluslararası anlaşmalara uygun
olmalıdır.
Bu belgelerin kontrolü Sözleşme Makamının isteğine bağlıdır. Menşe konusunda şüphe
duyulduğunda, PUB/TDE ile irtibata geçilmelidir. AB’nin ilgili birimlerine danıştıktan
sonra izlenecek karar mercii MFİB’dir.
3.2.3 İhale dışı bırakılma nedenleri
Aşağıda belirtilen adaylar veya teklif sahipleri satın alma işlemlerine katılamazlar;
a) iflas etmiş, işleri mahkemelerce idare edilmekte olan, alacaklılar ile bir ödeme
anlaşması yapmış olan, ticari faaliyetlerini askıya almış olan veya ulusal mevzuat
veya yönetmeliklerde öngörülen bir prosedürden kaynaklanan benzer nitelikte
herhangi bir durumda bulunan kişiler;
b) kesinleşmiş bir mahkeme kararıyla, mesleki davranışa ilişkin bir suçtan dolayı
mahkum olmuş kişiler (affın söz konusu olmadığı durumlarda);
c) Sözleşme Makamının doğrulayabileceği herhangi bir yoldan kanıtlanmış ciddi
mesleki yanlış veya davranış suçundan dolayı mahkum olmuş kişiler;
d) Sözleşme Makamının yer aldığı ülkenin veya ihalenin uygulanacağı ülkenin ya da
kuruldukları ülkenin yasal hükümlerine uygun olarak sosyal güvenlik katkılarının
ödenmesiyle ilgili yükümlülükleri veya vergilerin ödenmesi ile ilgili yükümlülükleri
yerine getirmemiş olan kişiler;
e) dolandırıcılık, yolsuzluk, bir suç örgütü içinde yer almak suçlarından veya Avrupa
Topluluğu mali çıkarlarına ters düşecek başka bir yasadışı faaliyetten dolayı
kesinleşmiş yargı kararı ile mahkum olanlar;
f)
aynı Sözleşme Makamıyla, bir başka sözleşme veya Topluluk fonlarıyla finanse
edilen bir başka sözleşme çerçevesinde yükümlülüklere uymamak yüzünden ciddi
bir sözleşme ihlali içinde oldukları ilan edilmiş kişiler.
Adaylar veya istekliler yukarıda sıralanan durumlardan biri içinde olmadıklarını
belgelemelidir.
Sözleşmenin imzalamadan men edilme
Sözleşme satın alma prosedürü sırasında aşağıdaki koşullar kapsamındaki adaylar veya
isteklilerle imzalanamaz:
a) çıkar çatışmasına tabi olanlar;
b) ihale sürecine katılımın bir koşulu olarak Faydalanıcı tarafından istenilen bilgileri
sağlarken yalan beyandan suçlu bulunanlar veya bu bilgiyi sağlamayanlar.
3.2.4 İdari ve mali cezalar
Sözleşmede belirtilen cezaların uygulanması saklı kalmak koşuluyla, satın alma
prosedürünün erken aşamalarında yanlış beyanda bulunmaktan suçlu bulunan veya
daha önceki bir satın alma kapsamında sözleşmenin yükümlülüklerini yerine
36/56
getirmedikleri tespit edilen adaylar, istekliler ve yükleniciler, bu ihlalin gerçekleştiği
tarihten itibaren azami 2 yıl süreyle Avrupa Birliği tarafından finanse edilen tüm
yardımlardan yasaklanır. Bu dönem aynı ihlalin 5 yıl içerisinde tekrarlanması
durumunda 3 yıla kadar uzatılabilir.
Cezalar ve diğer yaptırımlar PRAG Bölüm 2.3.4’de belirtildiği şekilde uygulanabilir.
Yaptırımlar sözleşmenin uygulanmasını askıya alınma hakkını da içerebilir.
3.2.5 Görünürlük
Hizmet, mal alımı ve yapım işleri kapsamında, Hibe Faydalanıcıları ve alt-yükleniciler,
AB ve Türkiye Cumhuriyeti Hükümetinin ortak finansmanına dair görünürlüğü
sağlamak için gereken tedbirleri almalıdır. Bu tedbirler aşağıdaki adreste bulunan AB
rehberinde görünürlük için düzenlenen kurallar ile uyumlu olmalıdır:
Bu Program kapsamında alınması gereken görünürlük tedbirlerine ilişkin daha fazla
bilgi için, lütfen Rehberin “Görünürlük ve Tanıtım Faaliyetleri” bölümüne (5. Bölüm)
başvurunuz.
37/56
4 İZLEME VE DESTEK FAALİYETLERİ
İzleme, yönetim ve karar verme amacıyla bilginin sistematik olarak toplanması, analizi
ve kullanımı olarak tanımlanabilir. İzleme;

Önceden-belirlenmiş hedeflere göre planlanan veya beklenenlere karşılık fiili
performansı veya durumu takip eder,

Proje uygulamasındaki güçlü ve zayıf yönleri öne çıkararak, yöneticilere proje
performansını geliştirmek amacıyla sorunlarla başa çıkma, çözüm üretme ve
değişen koşullara adapte olma imkanı tanır,

Eğer bir proje plana bağlı kalmıyorsa zamanında ve uygun müdahale edilmesine
imkan tanıyan bir “erken uyarı sistemi” sağlar.
İzleme, hibenin Sözleşmede belirtilen amaçlar için kullanıldığının doğrulanması ve
projelerin AB ve yerine göre Türkiye prosedürlerine uygun olarak uygulandığının takibi
için önemli bir araç niteliği taşımaktadır.
4.1 İzleme Çerçevesi
İzleme Sistemi, izleme faaliyetlerine katılan tüm aktörleri, araçları ve usulleri kapsar.
İzleme sistemi, temel paydaşların sürece katılımını gerektirir: Hibe Faydalanıcıları, PUB
ve TDE ve MFİB.
PUB, TDE’nin desteği ile hibe projelerinin uygulanmasını izlemekten ve Hibe
Faydalanıcılarına sözleşme yükümlülüklerini yerine getirebilmeleri için destek
sağlamaktan sorumludur.
Hibe projelerinin uygulanması, usuller, ilerleme, sorunlar ve HF’larının ihtiyaçları
açısından yakından izlenecektir.
İzleme Sisteminin çerçevesi aşağıda verilmiştir:
Usuller açısından








İhale kurallarına uygunluk
Maliyetlerin uygunluğu
Görünürlük ve Tanıtım kurallarına uygunluk
Dokümantasyon ve Arşivleme
Defter tutma ve Muhasebe
Raporlama yükümlülükleri
Sözleşme Değişiklikleri
Usulsüzlükler ve Düzensizlikler
İlerleme açısından


Mali ve Teknik ilerleme
Performans göstergeleri
Hibe faydalanıcılarının Sorunlarında ve İhtiyaçları açısından

Mali ve satın alma ile ilgili hususlar
38/56
 Teknik uygulama zorlukları
 İdari sorunlar
Hibe projelerinin uygulamasının izlenmesinden PUB/TDE sorumludur. PUB/TDE ayrıca
Hibe Faydalanıcılarına sözleşme yükümlülüklerini yerine getirebilmeleri için de destek
sağlayacaktır.
Bazı düzenli izleme ziyaretlerinin projelerin ihale dokümanlarının ex-ante ve ex-post
kontrollerini içereceği unutulmamalıdır.
4.2 İzleme Araçları
PUB/TDE tarafından kullanılacak başlıca araçlar şunlardır:

izleme ziyaretleri,

nihai raporlar,

İzleme Bilgi Sistemi (İBS)

erken uyarı ve usulsüzlük raporları,
İzleme ziyaretleri PUB/TDE’nin izleme ekibi tarafından yürütülecektir. Ayrıca, KTB,
MFİB ve ABTD ek izleme ziyaretleri ve yerinde kontroller yapabilir veya düzenli izleme
ziyaretlerine katılabilirler.
Düzenli İzleme Ziyaretleri
İzleme ziyaretleri, tüm Hibe Faydalanıcılarının projelerinin uygulama süreleri
içerisinde gerçekleştirilecektir. Her bir proje başına en az 3 izleme ziyareti
planlanmaktadır. Bu sayı gösterge niteliğindedir ve projenin riskleri ve bu risklerin
yapısına göre değişebilir. İzleme ziyaret tarihleri, projelerin başlangıcını takiben
Hibe Faydalanıcısı ile mutabakat içinde belirlenecektir.
Her bir düzenli izleme ziyareti sonrasında, izleme ekibi 2 hafta içinde tavsiyelerini
HF’na iletecektir.
Nokta Kontrolleri
Ani kontrol tipi bir ziyaretin amacı, satınalma prosedürlerine uygunluğun yanı sıra
ekipmanın fiziksel varlığı ve faaliyetlerin gerçekleştirildiğinin doğrulamasıdır. Bu tür
ziyaretler proje uygulaması sırasında, projenin takibi ve ayrıntılı analizi amacıyla
PUB/TDE izleme ekibinin yanı sıra MFİB ve/veya ABTD temsilcileri tarafından da
gerçekleştirilebilir. Bu kontroller için önceden bildirim yapılmayacaktır, dolayısıyla
HF’nın bu tür kontroller için her zaman hazırlıklı olması tavsiye edilmektedir.
Nihai raporlar: Nihai Raporlar, teknik ve mali ilerleme kapsamında,, proje amaçlarına
ulaşılıp ulaşılmadığının ve uygulamanın AB kurallarına uygun şekilde yürütülüp
yürütülmediğinin değerlendirilmesinde en önemli unsurlardan biridir. HF nihai
raporları İBS’ne elektronik olarak yükleyebileceği gibi, raporların basılı suretlerini ayrıca
PUB, MFİB ve ABTD’na Bölüm 2.6’da açıklandığı şekilde sunmak durumundadır.
Raporlara ek olarak, HF, tüm fatura, alındı belgesi, sözleşme vb. gibi belgeleri, proje
uygulama süresi ve uygulama sonrasında 7 yıl süreyle arşivlenerek saklamalıdır.
İzleme Bilgi Sistemi (İBS): HF’ları, ICD Programı kapsamında izleme amaçlı özel olarak
geliştirilmiş bu yazılımı kullanacaktır. İzleme Bilgi Sistemi (İBS) sayesinde, PUB/TDE Hibe
39/56
Faydalanıcılarının raporlarını, kayıtlarını ve dokümantasyonunu kolaylıkla izleyebilecek
ve değerlendirebilecektir. Aynı zamanda HF’ları de ilgili proje verilerine kolaylıkla
erişebileceklerdir. Sistem ayrıca dosyaların, raporların ve değişiklik taleplerinin
sunulmasını kolaylaştıracak ve HF’nın İzleme Ekibi ile sürekli iletişim içinde olmalarına
imkan tanıyacaktır.
Erken uyarı ve usulsüzlük raporları: İzleme süreci boyunca gerektiğinde
PUB/TDE/MFİB bir hibe projesinde gözlenen eksiklikleri ve düzensizlikleri
raporlayabilecektir. Bu durumlarda, MFİB tarafından, HF’na öncelikle bir erken uyarı
gönderilecektir. Durumun ciddiyetine bağlı olarak, gözlemlenen eksiklikleri ve
düzensizlikleri açıklayan bir usulsüzlük raporu da düzenlenecektir.
USULSÜZLÜK RAPORLARININ KRİTİK UYARILAR OLDUKLARINI UNUTMAYINIZ . HİBE
FAYDALANICISI, HALİHAZIRDA KULLANILMIŞ DAHİ OLSA FONLARIN GERİ TALEP
EDİLMESİ İLE SONUÇLANABİLECEK BU TÜR UYARILARI ÇOK CİDDİYE ALMALIDIR.
4.3 Hibe Faydalanıcısının İzleme Kapsamındaki Sorumlulukları
Hibe Faydalanıcısı bu kapsamda aşağıdakilerden sorumludur:
İlk İzleme Ziyareti
 Projenin kilit personelinin, özellikle de proje koordinatörü, muhasebeci,
raporlamadan sorumlu kişi, vb. ilk izleme ziyareti sırasında hazır bulunmasını
sağlamak,
 Destekleyici dokümanlar ile proje hakkında gerçek ve güncel bilgiler sağlamak,
 İzleme ekibi ile birlikte düzenli izleme ziyareti planını gözden geçirmek,
 İzleme ekibinin yardımıyla projeye ait performans göstergelerini tanımlamak,
 İzleme ekibinin yardımıyla proje uygulamasına dair ihtiyaçları belirlemek,
 İzleme ekibinin yardımıyla satın alma planlamasını yapmak,
 Kararlaştırılan ziyaret tarihinde Hibe Faydalanıcısının müsait olmaması halinde,
bunu izleme uzmanlarına bildirmek,
 Proje ofisini tesis etmek (geçerliyse).
Düzenli İzleme Ziyaretleri
 Kararlaştırılan ziyaret tarihinde Faydalanıcının müsait olmaması halinde, bunu
izleme uzmanlarına bildirmek,
 Ziyaret sırasında proje kilit personelini ve gerekli dokümantasyonu hazır etmek,
 İzleme ekibini proje ve projenin ihtiyaçları veya sorunları hakkında bilgilendirmek,
 Ziyaret raporunu incelemek ve varsa itirazlarını yazarak imzalamak.
Dokümantasyon ve Arşivleme
 PUB/TDE, KTB ve MFİB tarafından talep edildiğinde teknik ve mali dokümanları hazır
bulundurmak,
40/56
 Düzgün bir muhasebe ve çift-girişli defter tutma sistemi kullanarak projenin ayrı
hesabını tutmak,
 Projenin tamamlanmasından sonra ulusal ve/veya AB denetçileri tarafından
denetlenmek üzere tüm dokümanları 7 yıl süreyle arşivleyerek saklamak.
İletişim ve Yazışma
 İzleme ekibini herhangi bir sorun hakkında zamanında bilgilendirilmek,
 PUB, MFİB ve ABTD katılımı için, projedeki önemli etkinlik günlerini paylaşmak,
 PUB ve MFİB ile gecikme olmaksızın sürekli iletişim halinde olmak,
 Yazışmaların (e-posta ve yazılı olanlar dahil) kayıtlarını tutmak.
4.4 Rehberler
ICD Programı kapsamında, Hibe Faydalanıcılarına proje uygulama ve satınalma
konularında bir dizi Rehber sağlanmaktadır:
 Hibe Uygulama Rehberi – uygulama konularında detaylı bilgi içerir,
 Hizmet ve Mal alımına dair Satın alma Rehberi,
 Basitleştirilmiş İhale Dosyası Hazırlanma Rehberleri – (hizmet ve mal alımı) ihale
süreci dokümanları ve araçları hakkında açıklamalar içerir.
4.5 İnternet Sayfaları
Satın alma konusunda faydalı bilgiler aşağıdaki internet sitelerinde bulunabilir:
 ICD Programı internet sitesi: www.icdproject.net
 KTB, Ankara, Türkiye internet sitesi: www.kultur.gov.tr
 MFİB, Ankara, Türkiye internet sitesi: http://www.cfcu.gov.tr
 AB Türkiye Delegasyonu internet sitesi: http://www.avrupa.info.tr
 EuroAid AB PRAG internet sitesi:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide
/index_en.htm
 InforEuro internet sitesi:
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en
4.6 Bilgilendirme ve Eğitim Toplantıları
Hibe Sözleşmesi, Hak ve Yükümlülükler, Satınalma ve İzleme ile ilgili ana başlıkları
içeren toplantı 19-20 Aralık 2011 tarihinde Ankara’da düzenlenecektir.
Bu toplantının ardından, Hibe Faydalanıcılarına, Program ve hibe sözleşmelerinin
uygulanmasını açıklamak amacıyla farklı illerde bilgilendirme günleri düzenlenecektir.
41/56
4.7 Yardım Masası
Gerektiğinde, belirlenmiş olan günler dahilinde Hibe Faydalanıcılarına bireysel tavsiye
ve destek verilecektir. Program hakkındaki bilgi ve ilgili tüm dokümanlara Programın
internet sitesinden ulaşabilirsiniz: www.icdproject.net
Yardım Masası içeren TDE, Ankara’da oluşturulmuş olup iletişim bilgileri aşağıdaki
gibidir:
AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Programı
ODTÜ Teknokent, Gümüş Bloklar, Kat: 1, No: 1
06531, ODTÜ-Ankara – Türkiye
Telefon: +90.312.210 11 55
Yardım masası desteği, hibe proje uygulama dönemi boyunca aşağıdaki yollar ile
sürekli olarak sağlanacaktır:
 İzleme ziyaretleri sırasında,
 İBS vasıtasıyla,
 PUB/TDE’ye telefonla başvuru ile,
 PUB/TDE ofislerine ziyaretle.
Özel destek: Yardım Masası vasıtasıyla projelerin uygulanması ve ihale dosyalarının
hazırlanması konusunda bilgi almak mümkündür. Özel ziyaretler sadece özel
durumlarda mümkün olacaktır (çok sayıda proje göz önüne alınarak): Hibe
Faydalanıcılarından destek sağlayan PUB/TDE ofislerini ve/veya il ofislerini ziyaret
etmeleri beklenmektedir.
42/56
5 GÖRÜNÜRLÜK VE TANITIM
FAALİYETLERİ
5.1 Giriş
Diğer hususların yanı sıra, AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Programı, hem Avrupa
Birliği’nde Türkiye Cumhuriyeti’ne dair, hem de Türkiye’de Avrupa Birliği’ne dair daha
iyi bir bilgi ve anlayışın sağlanmasını amaçlamaktadır. Bu yüzden, bu Program
dahilindeki tüm Hibe Faydalanıcılarının faaliyetlerinin Türkiye ve AB içerisinde
olabildiğince geniş şeklide tanıtılması öncelik arz etmektedir. Bundan dolayı, ICD
kapsamındaki hibe programları İhale Davetlerinde aşağıdaki zorunlu faaliyet
talimatlarını içermektedir:

Daha geniş topluluk ve grupların – STK’ların, iş sektörlerinin, vb. katılımını
hedeflemek üzere Türkiye’de ve/veya AB üye ülkelerinde bilgilendirme
kampanyaları ve etkinlikler (seminerler, konferanslar, internet forumları vb.)

Projenin tanıtımı ve AB desteğinin üst düzeyde görünürlüğü ve sivil toplum
diyaloğu fikrini sağlamaya yönelik eylemler ve etkinlikler
Bunların ve diğer tanıtım faaliyetlerinin uygulanmasında Hibe Faydalanıcılarının AB
İletişim ve Görünürlük Rehberini izlemeleri zorunludur.
Görünürlük Rehberi ve tanıtım faaliyetlerine yönelik bir dizi şablon ve örnek (örn.
haber bültenleri, broşürler, kitapçıklar, posterler, vb.) İngilizce olarak aşağıdaki
adresten indirilebilir:
Bu Bölüm, hem Hibe Faydalanıcılarına Görünürlük esaslarını anlamaları ve izlemeleri
konusunda yardımcı olmayı, hem de tanıtım faaliyetlerinin nasıl mümkün olduğunca
etkili olabileceğine dair fikir ve öneriler sağlamayı amaçlamaktadır.
AB görünürlüğüne ek olarak, projenin ve program faydalanıcısının da etkin ve verimli
tanıtımı da bu bölüme dahildir.
Bu kuralların özeti aşağıda verilmektedir:

Hizmet, mal alımı veya yapım işleri için Hibe Faydalanıcıları ve alt-yükleniciler AB ve
Türkiye Cumhuriyeti Hükümetinin ortak finansmanına ait görünürlüğü sağlamak
için gereken tedbirleri almalıdır. Bu tedbirler yukarıda verilen EuropeAid internet
sitesinde bulunan AB Görünürlük Rehberinde belirtilen kurallarla uyumlu olmalıdır.

“Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog” Programı çerçevesinde
üretilen yayınlar aşağıdaki ifadeyi içermelidir: “Bu yayının içeriğinden sadece
<yazarı/yüklenici/sözleşme makamı> sorumludur ve hiçbir surette Avrupa
Birliği’nin görüşlerini yansıtmamaktadır”.

“Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog” kapsamında alınan tüm
malzeme ve ekipman üretilen broşür, kitapçık ve her türlü tanıtım araçları (afişler,
43/56
panolar, vb.) görünür bir şekilde AB-Türkiye işbirliği logosu, MFİB ve KTB logolarını
taşımalıdır.

AB-Türkiye işbirliği logosu Türkiye Cumhuriyeti ve Avrupa Birliğinin stilize edilmiş
bayraklarından oluşur ve aşağıda gösterilmiştir:
Her boyutta, yükseklik/genişlik oranı 6/15 olmalıdır. Renk kodları da dahil olmak üzere
tasarım özellikleri için aşağıdaki internet sitesine başvurunuz:
http://www.avrupa.info.tr/Files/File/EU&TURKEY/Wavy-flag-visibility-manual.pdf
Doğru kullanım açısından, AB-Türkiye işbirliği logosu başka bir dokümandan
kopyalanmamalı, aşağıda verilen ve çeşitli boyutlarda mevcut olduğu AB Delegasyonu
internet sitesinden indirilmelidir:
http://www.avrupa.info.tr/AB_Mali_Destegi/Gorunurluk,Visi.html
MFİB logosu aşağıdaki imajlardan birisine uygun şekilde Hibe Faydalanıcıları tarafından
seçilmelidir (Vektörel logolara http://www.cfcu.gov.tr/logo.php adresinden
ulaşabilirsiniz):

Tüm kullanımlarda, MFİB logosunun yükseklik/genişlik oranı 2/3,5 olmalıdır.

Hibe Faydalanıcısı logosu MFİB logosu ile aynı yükseklikte olmalıdır.

AB-Türkiye işbirliği logosu diğer logolardan ayrı olarak ilgili materyalin üst kısmına
yerleştirilmeli ve diğer logolardan daha büyük ve daha görünür olmalıdır. Logonun
altına “Bu Proje Avrupa Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti tarafından ortaklaşa
finanse edilmektedir” ifadesi yerleştirilmelidir. Diğer logolar, herhangi bir ifade
veya beyanat olmaksızın ilgili materyalin alt kısmına yerleştirilmelidir. MFİB
logosu sol tarafa, KTB logosu sağ tarafa ve HF logoları ise onların arasına
yerleştirilmelidir.
AB Görünürlük Rehberinin yanlış yorumlanmasından kaynaklı herhangi bir şüpheye
düşülmesi durumunda, Hibe Faydalanıcıları TDE’ne danışmalıdır.
44/56
5.2 Uygun Görünürlük
Hibe Faydalanıcılarının, tüm proje faaliyetlerinde olduğu gibi, iletişim faaliyetlerinin de
doğru şekilde planlanması gerektiğini dikkate almalıdır. İletişim idari veya usule ilişkin
kilometre taşları üzerinde değil, projenin genel amacına yönelik ilerleme ve AB-Türkiye
Kültürlerarası Diyalog Programının amaçları üzerinde odaklanmalıdır.
İletişim çabalarının etkisini en üst düzeye çıkarmak için;

Faaliyetler zamanında yapılmalıdır,

Kullanılan bilgiler doğru olmalıdır,

Faaliyetler PUB/TDE ile yakından koordine edilmelidir,

Doğru kitle/kitleler hedeflenmelidir,

Mesajlar hedef kitle/kitlelerin ilgisini çekmelidir,

Faaliyetler harcanan kaynaklar ve beklenen etki açısından uygun olmalıdır.
Ancak, her planda iyi bir fırsatın yakalanması için de pay bırakılmış olmalıdır. İyi bir
iletişim refleksi ve beklenmedik fırsatları faaliyet yararına kullanabilme becerisi
genellikle resmi çabalar kadar önemli ve çoğunlukla da ücretsiz olmaktadır. Bu tür
fırsatların doğması halinde, bunlar kullanılmalıdır. Tüm faaliyetler için iletişim ve
görünürlük planı, AB Delegasyonu’nun genel görünürlük stratejisi ile sinerjileri azami
düzeye çıkarmaya çalışmalıdır.
5.3 Hedef Kitlelerin Belirlenmesi
Etkin iletişim sağlanması açısından, hedef kitlelerin iletişim ve görünürlük planlarında
açık şekilde belirlenmiş olması gereklidir. Hedef kitleler, faaliyette paydaş konumunda
olan veya etkilenen hükümet ve medya çevrelerinin yanı sıra kamuoyu oluşturucuları
ve etkili şahsiyetleri de dahil etmelidir. Hibe Faydalanıcıları, dikkat etmeleri gereken
odak noktasının hem faydalanıcı ülke olan Türkiye’deki, hem de proje ortakları ve
yandaşlarının kurulu oldukları Üye Devletler veya Aday Ülkelerdeki hedef kitleler
olması gerektiğinin bilincinde olmalıdır.
5.4 İletişim ve Görünürlük Planları
İdeal olarak Hibe Faydalanıcılarının, kendi genel Proje faaliyet planı dahilinde bir tür
İletişim ve Görünürlük Planını sunmaları gerekmektedir. Proje uygulamasının
başlangıcında, Türkiye ve AB içindeki proje ortakları ve yandaşlarıyla işbirliği içinde
“tam geliştirilmiş” bir İletişim planının hazırlanması önerilmektedir. Anılan Planın
içeriği aşağıdaki hususları kapsayacaktır;
45/56
Genel İletişim Stratejisi
Amaçlar
1. Genel iletişim amaçları
2. Hedef gruplar
- Projenin uygulandığı ülke/ülkeler içinde
-
AB içinde (uygun olması halinde)
3. Her bir hedef grup için, projenin amaçları ve proje döngüsünün aşamaları ile
ilgili özel amaçlar
İletişim amaçları örnekleri;
- Faydalanıcı nüfusunun faaliyet içindeki ortağın ve AB’nin rollerinin
bilincinde olmasının sağlanması
- Ev sahibi ülke nüfusu ve Avrupa içinde, belli bağlamda yardım sağlanması
konusunda ortak ve AB’nin rollerine ilişkin bilincin oluşturulması
- Eğitim, sağlık, çevre vb. desteklenmesi için AB ve ortağının nasıl birlikte
çalıştığı konusunda bilincin oluşturulması
İletişim Faaliyetleri
1. İletişim ve görünürlük planı kapsamındaki sürede gerçekleştirilecek olan başlıca
faaliyetler
Aşağıdakilere dair detaylar içerir:
- faaliyetlerin yapısı
- faaliyetlerin yerine getirilmesine dair sorumluluklar
2. Seçilen iletişim araçları
Yerel bağlamda belirli araçlara (medya, reklam, etkinlikler vb.) dair detayları
içerir
Başarı Göstergeleri
İletişim veya tanıtım faaliyetlerinin etkili olup olmadığını ölçmeye yarayan bazı
göstergeleri içerir
Kaynaklar
İletişim faaliyetlerinin desteklenmesi için uygun kaynakların (insan ve mali) mevcut
olmasını sağlar
5.5 İletişim ve Görünürlük Araçları
Proje faaliyetleri ve sonuçlarının tanıtılmasında Hibe Faydalanıcıları tarafından
kullanılabilecek çok çeşitli araçlar mevcuttur. Aşağıdakiler bunların bazı örnekleri ile
46/56
nasıl kullanılacakları ve daha fazla desteğin nereden sağlanabileceği konusunda kısaca
bilgi sunulmuştur.
BASILI MATERYALLERE AİT TÜM TASARIMLARIN BU REHBERDE VE SAĞLANAN İLGİLİ İNTERNET
SİTELERİNDE SUNULAN GÖRÜNÜRLÜK İLKELERİNE UYGUN OLMASI GEREKTİĞİNİ UNUTMAYINIZ .
BUNDAN DOLAYI , NİHAİ TASARIMLARIN BASILMADAN ÖNCE , GERİ BİLDİRİM VE ONAY ALMAK
İÇİN, PUB İLE PAYLAŞILMASI ÖNEMLE TAVSİYE EDİLMEKTEDİR. YANLIŞ ŞEKİLDE BASILAN
MATERYALLERE AİT GİDERLER, PROJE UYGULAMASININ SONUNDA UYGUN OLMAYAN GİDERLER
OLARAK BELİRLENEBİLİRLER.
BASILI MALZEMELER, GÖRSEL-İŞİTSEL MEDYA, TANITIM ARAÇLARI DA DAHİL TÜM
GÖRÜNÜRLÜK VE TANITIM MATERYALLERİ , AŞAĞIDAKİ GÖRÜNÜRLÜK UNSURLARINI
İÇERMELİDİR :




AB-TR BAYRAKLARI
MFİB LOGOSU
FAYDALANICI (KTB) LOGOSU
UYGUN AÇIKLAMALAR VE BEYANLAR
BASIN AÇIKLAMALARI
Basın açıklamaları bir proje etrafındaki iletişim faaliyetleri açısından çok faydalı bir katkı
sağlayabilir. Genel kural olarak, tüm projelerin başlangıcında bir basın açıklaması
çıkarılmalıdır.
Genel kural olarak Hibe Faydalanıcıları, bir Basın Açıklaması göndermeden önce PUB,
MFİB ve ABTD ile irtibata geçmelidir. Genel politika, Komisyon onayı alınmadığı sürece
yüklenicilerin basın açıklamaları ve halka açık beyanlar yapmaması şeklindedir.
Açıklamada AB ve Türkiye işbirliği logosu bulunmalı, fonların AB tarafından sağlandığı
belirtilmeli ve EUR ve yerel para biriminde AB finansmanının tutarı belirtilmelidir. Eğer
bir basın konferansı planlanırsa, basın açıklaması uygun olması halinde basın
konferansında hazır bulunacak olan bir AB kişiliğinin ismini içermelidir.
Açıklamanın üst bölümünde tarih olmalı ve ayrıca bilginin ne zaman açıklanması
gerektiği de belirtilmelidir. Genellikle, gazeteciler açıklamayı hemen yayınlayabilmeyi
tercih eder; bu durumda, dokümanın üstünde “Derhal yayınlanmak üzere” ibaresi
olmalıdır. Ancak, bazı durumlarda, örneğin mali rakamların yayınlanmasına kadar,
açıklamanın ambargoya tabi tutulması uygun olabilecektir. Bu durumda dokümanın üst
kısmında “15 Ekim saat 10.00’dan önce kullanılmamalıdır” şeklinde basit bir ibare
olmalıdır.
Haber değeri olan bir basın açıklaması şunları içermelidir: bir başlık, temel durumları
özetleyen güçlü bir giriş paragrafı, ana hikaye metni, alıntılar, bazı ön bilgiler ve daha
fazla bilgi için irtibat detayları. Açıklama, mümkün olduğu sürece bir A4 sayfasının tek
yüzü ile sınırlı olmalıdır. Doküman sonuna “Son” yazmayı unutmayınız.
47/56
Basın açıklamasında “Son” yazısından sonra, muhabirin daha fazla bilgi için irtibata
geçebileceği en az bir kişinin ismini vermelidir. Mümkün olduğunda, hem ev hem de iş
telefon numarası verilmelidir.
BASIN KONFERANSLARI
Basın konferansları durumunda, davetiyeler üzerindeki AB-Türkiye işbirliği logosu ile
diğer logolar yukarıda değinilen büyüklük/oran doğrultusunda kullanılmalıdır.
EL İLANLARI, BROŞÜRLER VE KİTAPÇIKLAR
Projenizin iletişim stratejisinde açık şekilde belirtilmesi halinde bunlar basılmalıdır.
Tüm basılı materyalde logoların yerleri ve boyutları önemlidir; Üst - ortada AB-Türkiye
dalgalı bayrağı, sayfanın altında ise sol başta MFİB, sağ başta Faydalanıcı, ortada ise
diğer logolar bulunmalıdır. Alttaki logoların eni, üstteki Türk bayrağının eninin yarısı
kadar olmalıdır.
El ilanları
El ilanları, bir AB projesinin amacı, işlemler ve tespitler konusunda kamuoyunun
bilgilendirilmesi konusunda basit iletişim araçlarıdır.
El ilanları aşağıdakileri içermelidir:





AB -Türkiye dalgalı bayrağı gibi AB görünürlüğü ana unsurları
MFİB logosu,
KTB logosu,
AB’nin tanımı ve eğer uygun ise program tanımı
Projenin detayları, irtibat kişileri ve irtibat bilgileri
Broşürler
Proje broşürleri, proje uygulaması sırasında kullanılacak olan iletişim araçları paketi
içindeki en önemli unsurlardan biridir. Proje broşürleri, temel bilgiler ile birlikte yüksek
kalitede görseller ve grafik gösterimler ile tasarlanmış olmalı ve amaçlara, başarılara,
faaliyetlere ve projenin çıktılarına odaklanmalıdır.
Kitapçıklar
Projenizde bir kitapçık bastırıldığında, kitapçığın kapak sayfasında AB-Türkiye dalgalı
bayrağı mevcut olmalıdır. El ilanları için tanımlanan ayrıntılar kitapçıklar için de
geçerlidir.
HABER BÜLTENLERİ
Projenizin iletişim stratejisinde açık şekilde belirtilmesi halinde haber bültenleri
basılmalıdır. Haber bültenleri büyük bir önem taşır ve hedef kitlenizin projenizin işleyişi
hakkında bilgilendirilmesinde kullanılır. Haber bültenleri, uygun posta listesiyle birlikte
bir postalama kapasitesi gerektirir. Haber bültenleri internet üzerinden hedef gruba
gönderilebilir veya internet sayfasında yayınlanabilir. Haber bültenleri çeşitli
formatlarda olmakla birlikte, kapak sayfasında projenizin AB ve Türkiye Cumhuriyeti
ortaklaşa finanse edildiği veya bir AB programının bir parçası olduğu açık şekilde
belirtilmelidir.
48/56
POSTERLER
Posterler hedef gruplar ve genel toplum için sabit görsel iletişim araçlarıdır. Posterler,
iletişim araçları paketinin önemli bir diğer parçasıdır ve özel mesajlar iletmek üzere
tasarlanabilir, basılabilir ve asılabilirler. Posterler, okul, sınıf, sosyal hizmet
organizasyonlarının ofisleri, sokaklar, alışveriş merkezleri vb. gibi hemen her yerde
sergilenebildikleri için önem taşırlar. Posterler mesaj iletmede çok etkilidirler ve bunun
için posterlerin tasarımı dikkat çekici görseller, ilgi çekici bir slogan ve basit bir mesaj
içerecek şekilde tasarlanmalıdır.
İNTERNET SAYFALARI
İnternet siteleri iletişim için gün geçtikçe artan temel gereksinim haline gelmiştir, ama
her proje için ayrı bir internet sitesi oluşturulması gerekmemektedir. Bilgiler Hibe
Faydalanıcısının kendi internet sitesinden de yayınlanabilir .
AKADEMİK YAYINLAR VE DERGİLER
Araştırma bulgularını veya vaka inceleme materyallerinin yayılması amacıyla proje
kaynaklarıyla hazırlanan her türlü yayın, haber bültenleri ve kitapçıklar için yukarıda
verilen standart görünürlük esaslarına uygun olmalıdır. Ayrıca bu yayınların, bir
“Sorumluluk Reddi” bildirimi taşıması çok önemlidir.
KAMU ETKİNLİKLERİ
Bir kamu etkinliğinin düzenlenmesi (veya örneğin ABTD tarafından, projeden bağımsız
olarak düzenlenen bir etkinliğe katılım) projenin belli başarılarına fayda sağlanması
açısından mükemmel fırsatları teşkil edebilir. Bu tür etkinlikler; konferansları,
çalıştayları, seminerleri, fuarları ve sergileri içerebilir. AB fonlu eğitim kurslarına,
konferanslara, seminerlere, fuarlara ve sergilere katılanlar, AB’nin bu ekinliği ortak
finanse ettiği konusunda bilgilendirilmelidir.
Koşullara bağlı olarak, Avrupa ve Türkiye bayraklarının ve/veya afişlerinin toplantı
odalarında sergilenmesi fırsatları değerlendirilmelidir.
Komisyon yetkililerinin veya siyasi liderlerin yaptıkları üst düzey ziyaretler, basın
açıklamaları, basın konferansları, etkinlikler ve proje sahası ziyareti sırasında çekilen
fotoğraflar gibi kamu diplomasisiyle potansiyel iletişim fırsatları oluşturmaktadır.
Faydalanıcı ülkesine akredite edilen ABTD, medya ile olan irtibatlar da dahil olmak
üzere anılan etkinlilerin hazırlanması ve uygulanmasına yakından katılmalıdır.
KIRTASİYE MALZEMELERİ
Hibe Faydalanıcısı kendi antetli kağıtlarını veya faks kapaklarını kullanmalıdır. Ancak, bu
belgelere “Bu Proje Avrupa Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti tarafından ortaklaşa finanse
edilmektedir” ifadesi eklenmelidir. AB-Türkiye bayrakları tüm kırtasiye malzemelerinde
görünür olmalıdır.
49/56
BİLGİ PANOLARI
Hibe Faydalanıcısı veya ortak/orakları, bir AB programı veya projesinin tanıtılması için
düzenlenen fuar veya organizasyonlarda kullanılmak veya bir eğitim merkezinin ana
girişine yerleştirilmek üzere bilgi panolarını hazırlamalıdır. Pano üzerine neyin
yazılacağı ve panonun portatif olup olmayacağına bağlı olarak panoların boyutları
farklılık gösterecektir. Pano üzerine yerleştirilecek logolar, kurallara göre olmalıdır.
ETİKETLER
Satın alınan tüm ekipmanların üzerinde ortak finansmanın AB tarafından sağlandığını
belirtecek bir etiket bulunmalıdır. Etiketler AB-Türk bayraklarını taşımalıdır.
ANMA LEVHALARI
Kalıcı anma levhaları konut, klinik, fabrika, kurum, eğitim merkezi, yol ve köprü gibi
kalıcı yapı inşaatlarının planlanması veya inşaatında AB katkısını göstermek için etkili
araçlardır. Üzerinde AB logosu ve Türk bayrağı ile birlikte “Bu <yapının adı> Avrupa
Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti tarafından ortaklaşa finanse edilmiştir” ibaresini içeren
bu anma levhaları, açılış töreninde ilgili yapının ön duvarına veya ana girişine
yerleştirilmelidir.
PANKARTLAR/AFİŞLER
Projenin iletişim stratejisinde açık şekilde belirtilmesi halinde plastik veya kanvas
pankartlar veya afişler hazırlanmalıdır. Bu pankart veya afişler açılış törenlerinde veya
konferanslar gibi organizasyonlarda kullanılmak üzere hazırlanmalıdır.
PROMOSYON MALZEMELERİ
Projenizin iletişim stratejisinde açık şekilde belirtilmiş olması halinde promosyon
malzemeleri dağıtılmalıdır (özellikle büyük projeler için). Bu malzemeler iletişim
stratejisi kapsamında destekleyici malzemeler olarak üretilebilecektir. Promosyon
malzemelerinin üretilmesinden önce PUB, MFİB ve ABTD ile temasa geçilmelidir.
Promosyon malzemelerinde AB-Türkiye işbirliği logosu görünür şekilde bulunmalı ve
mümkün olması halinde “Avrupa Birliği” ve ana mesaj veya maddeleri de yer almalıdır.
RAPORLAR
Hibe Faydalanıcıları, PUB, KTB, MFİB ve ABTD’na güncel bilgi sağlanabilmesi için idari
raporlardan ve bunların hazırlanmasından sorumludur.
İçerik, hazırlama sıklığı ve sunum şekilleri her bir sözleşmenin genel şartlarında
tanımlanmıştır. Raporların (ara ve nihai raporlar) bir bölümü iletişim faaliyetlerine
ilişkin ayrıntılı tanım ve değerlendirmeler (somut örneklerle) ve bunların etkilerine
(basından referanslar ve mevcut olması halinde işitsel ve görsel dokümanlarla birlikte)
ayrılmalıdır.
50/56
FOTOĞRAFLAR
Gerekli durumlarda Hibe Faydalanıcısı veya ortakları, projenin ilerlemesini
belgelendirmek ve PUB, KTB, MFİB ve ABTD yetkililerinin ziyaretleri ve proje
başlangıçları gibi ilgili faaliyetleri arşivlemek üzere fotoğraflar çekmelidir.
Mümkün olması halinde bu fotoğraflar, tüm iletişim araçlarına dahil edilmelidir. Bu
kapsamda, film ve video filmler de seçenek olarak değerlendirilebilecektir.
GÖRSEL-İŞİTSEL ÜRÜNLER
Projenizin iletişim stratejisinde açık şekilde belirtilmiş olması halinde görsel-işitsel
ürünler hazırlanmalıdır. Bu ürünler, konu olarak tek bir faaliyeti hedefleyebilir. Hibe
Faydalanıcısı başlıkları göstermeli ve AB-Türkiye ortak finansmanını belirtmelidir. Açılış
ekranında AB-Türkiye işbirliği logosu olmalıdır.
5.6 AB Görsel Kimlik Unsurları
AB BAYRAĞI
Tüm AB-finansmanlı eylemlerin ortak markalandırma unsuru AB-Türkiye işbirliği
logosudur. Bir eylemin/projenin kapsam, çap veya amaçları ne olursa olsun, bu bayrak
belirgin şekilde gösterilmelidir. Her bir iletişim aracı tipi için elektronik şablonlar
hazırlanmış olup, aşağıdaki internet sayfasından temin edilebilir:
 http://www.avrupa.info.tr/AB_Mali_Destegi/Gorunurluk,Visi.html
AB bayrağı, Avrupa görsel kimliğinin başlıca unsurunu teşkil etmektedir. Bu nedenle,
kullanım ve çoğaltılmasının doğru şekilde yapılabilmesi için belli esaslar
oluşturulmuştur. AB bayrağında kullanılması gereken standart renkler ve AB
bayrağının nasıl oluşturulması gerektiğine ilişkin birçok nokta mevcut dokümana dahil
edilmiş olmasına rağmen, aşağıdaki internet sayfasından elde edilebilecek olan
kurumlar arası stil kılavuzunun A1 Eki’nde daha ayrıntılı talimatlar verilmiştir:
 http://publications.europa.eu/code/en/en-000100.htm
RENKLER
Bayrak aşağıda belirtilen resmi renklere sahiptir:


dikdörtgenin yüzeyi için “Pantone Reflex Mavi”
yıldızlar için “Pantone Process Sarı”
Yeni bir bildirim yapılana kadar Yüklenici, uygulama ortakları veya uluslararası
teşkilatlar “Pantone Process Sarı” ve “Pantone Reflex Mavi” renklerini kullanmalıdır.
Fon – Bayrak tercihen beyaz bir fon üzerine basılmalıdır. Mavi ile çakışan renkler başta
olmak üzere çoklu-renkte fonlardan kaçınılmalıdır.
Renkli bir fonun kaçınılmaz olduğu durumlarda, dikdörtgenin yüksekliğinin 1/25’i
kalınlığında bir beyaz çerçeve kullanılmalıdır.
AB bayrağı aşağıdaki internet sayfalarından temin edilebilir:

51/56

DEĞİŞİKLİKLER VE İLAVELER
Yükleniciler, uygulama ortakları ve uluslararası teşkilatlar, haber bültenleri ve diğer
grafik sunumlarında AB bayrağını kullanırken bir bütün halinde veya herhangi bir
değişiklik veya ilave yapılmaksızın kullanılması gerektiğinin bilincinde olmalıdır.
Dolayısıyla, AB bayrağı, herhangi bir başka ülke, donör veya kurumun bayrak veya
sembolünü içerecek şekilde gösterilmemelidir. Bunların her biri birbirinden ayrı
sunulmalıdır.
SORUMLULUK REDDİ
Yüklenici, uygulama ortakları veya uluslararası teşkilatlar tarafından hazırlanan iletişim
malzemelerinin içeriğinden AB sorumlu olmayacaktır. Bu nedenle, yayınlarında aşağıda
belirtilen sorumluluk reddi eklenmelidir;
“Bu yayın Avrupa Birliği’nin yardımıyla hazırlanmıştır. Bu yayının içeriğinden yalnızca
<hazırlayan/yüklenici/uygulama ortağı/uluslar arası teşkil ismi> sorumlu olup, herhangi
bir şekilde AB’nin görüşlerini yansıttığı şeklinde yorumlanamaz.”
İNTERNET BAĞLANTILARI
Yüklenici veya uygulama ortakları tarafından hazırlanan tüm yayınlar konusunda
ayrıntılı bilgi için başta proje internet sitesi ve KTB internet sitesi olmak üzere
EuropeAid ana sayfası ve/veya AB Delegasyonu ana sayfası gibi resmi AB kaynaklarına
başvurulmalıdır. Ayrıca, http://ec.europa.eu/world/ adresindeki Dünya’da Avrupa
Birliği internet portalına da gönderme yapılabilecektir. Bu portal, AB’nin dış ilişkileri
konusunda bilgiler içeren özelleşmiş internet sitelerine bağlantılar içermektedir.
PROJENİN TAMAMLANMASINDAN SONRA AB GÖRÜNÜRLÜĞÜ
Bir projenin AB tarafından fon sağlanma aşamasının tamamlanmasından sonra proje
idaresinin faydalanıcı veya ortak tarafından sürdürülmesi olasıdır. Bu durumda, AB
tarafından fon sağlanma aşamasının tamamlanmasından altı ay sonra, anma levhaları
hariç olmak üzere, projenin herhangi bir iletişim aracı üzerine AB sembolü
kullanılmayabilir. Ancak, AB-Türkiye işbirliği logosuna verilen öneme eşdeğerde olmak
üzere materyal üzerinde aşağıdaki cümle bulunmalıdır; “Bu projenin/programın
<tarihler> arasındaki ilk aşaması Avrupa Birliği desteğiyle gerçekleştirilmiştir”.
5.7 Program Faydalanıcısı ve Türk Bayrağı Görsel Kimlik Unsurları
TÜRK BAYRAĞI
Diğer görünürlük unsurlarına ek olarak, Türk Bayrağı da, 24/9/1983 tarihli, 18171 sayılı
Resmi Gazete’de yayınlanmış 2893 sayılı Bayrak Kanununa uygun biçimde tüm
görünürlük malzemelerinde kullanılmalıdır.
PROGRAM FAYDALANICISI KURUM (KTB)
Program Faydalanıcısı olan KTB’nın logosu proje logoları ile birlikte tüm görünürlük
materyallerinde kullanılmalıdır.
52/56
6 HİBE FAYDALANICILARI İÇİN ÖNEMLİ
NOTLAR
DİKKAT

Projeniz standart Hibe Sözleşmesi ve eklerinde yer alan hükümler
doğrultusunda yürütülmelidir.

MFİB ile Kuruluşunuz arasında imzalanan Hibe Sözleşmesi, ilgili tüm tarafların
yükümlülüklerini, raporlama, maliyetlerin uygunluğu, satın alma, ödemeler vb.
hususları tanımlayan ana belgedir. Sözleşme ve ekleri, proje uygulamaya
başlamadan önce dikkatle incelenmelidir.

Sözleşmenin tarafları MFİB ve Kuruluşunuzdur. Sözleşmenizin uygulamasına ve
Sözleşme yükümlülüklerinize ilişkin olarak başka kişi ya da kuruluşlarla yürütülen
yazışmalar ve şifahi görüşler MFİB’yi bağlamamaktadır.

Hibe Faydalanıcısı, Hibe Sözleşmesinin gereklerini yerine getirmekten birinci
derecede sorumludur. PUB/TDE bu süreçte Hibe Faydalanıcılarına teknik destek
sağlayacaktır.

Projenin yürütülmesi ile ilgili usuller ve harcamalar, ilgili dokümanları (fatura,
ödeme vb.) ile birlikte kaydedilecek ve yazılı olarak dosyalanacak ve gerektiğinde
denetlenmek üzere ayrı bir dosyada 7 yıl süreyle saklanacaktır.

Projenin uygulanmasına yönelik yapılacak alımlarla ilgili sözleşmelerin tümü, bu
Hibe Programı için hazırlanan Rehberlerdeki talimatlar izlenerek, şeffaflık, gizlilik,
rekabet ve eşit muamele ilkeleri uyarınca yapılacaktır.

MFİB’nin ön onayı olmaksızın proje bütçesinden avans ödemesi yapılamaz.

Proje bütçesi hesabından para transferleri, sadece proje personeli, tedarikçiler,
hizmet sağlayıcılar, yükleniciler vb. gibi projeye doğrudan ilgili taraflara
yapılabilir.

Hibe Faydalanıcıları AB finansmanı ve katkısının görünürlüğünü sağlamak için
gereken tedbirleri almalıdır. Bu tedbirler, aşağıdaki internet adreslerinde
bulunan, AB Görünürlük Rehberinde yer alan dış faaliyetler için geçerli kurallar
uyarınca olmalıdır:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm.

Projedeki AB desteği uygun araçlar ile gerçekleştirilmelidir (yayınlanmış tüm
dokümanlar ve görsel-işitsel çıktılar).

MFİB, ABTD, KTB ve PUB/TDE’ye izleme ve denetim ziyaretleri sırasında proje
faaliyetlerine ilişkin tüm destekleyici dokümanlar ve bilgiler sağlanacaktır.
53/56
İrtibat Bilgileri
TDE irtibat bilgileri:
Sivil Toplum Hizmeti: AB-Türkiye Kültürlerarası Diyalog Proje Ofisi
ODTÜ Teknokent Gümüş Bloklar Kat: 1 No: 1 Orta Doğu Teknik Üniversitesi
Kampüsü, Ankara/TURKEY
Tel/Faks: +90-312-210 11 55 (Pazartesi, Çarşamba – yardım masası
hizmeti/ziyaret tarihleri)
TDE Hibe Uzmanı:
Necmettin İlhan
e-posta: [email protected]
Cep telefonu: +90-533-773 13 29
54/56
7 NE YAPMALI? NEREDEN BAŞLAMALI?
Ne yapmalı? Nereden başlamalı?
1. Hibe sözleşmesini ve eklerini, Proje tekliflerini, bütçeyi, mantıksal çerçeve
matrisini okuyunuz ve inceleyiniz.
2. İlgili sözleşmeye dayalı hususları, proje uygulamasına katılacak ilgili kişilere
dağıtınız.
3. Tüm proje ekibini bilgilendirip harekete geçiriniz.
4. Ofisi ve gerekli ekipmanları kurunuz.
5. Bir başlangıç toplantısı düzenleyiniz.
6. Hazırlık niteliğinde AB sözleşme yükümlülüklerini gerçekleştiriniz.
(KDV muafiyetine başvuru – geçerli Vergi Kanunu ile kontrol ediniz)
7. Geçerli Ulusal Yasal Hükümleri inceleyiniz.
- Çalışma Kanunu, Mesleki Emniyet ve Sağlık Mevzuatı, Verig ve Muhasebecilik
Kanunları,
- İlgili diğer mevzuat.
Başlangıç Toplantısı Gündemi
1. Ekip oluşturulması,
2. Ofisin kurulması ve gerekli ekipmanlar,
3. Proje Mantıksal Çerçevesinin incelenmesi,
4. Faaliyet ve iş planlarının incelenmesi ve belirli son tarihler üzerinde mutabakat
(etkinlikler, kilometre taşları),
5. Kaynak planının incelenmesi – proje bütçesinin yönetimi – satınalma planı,
6. Görevlerin dağıtımı ve her kurum ve personel için Görev Tanımı / iş profilinin
tanımlanması,
7. Hazırlık niteliğinde sözleşme yükümlülükleri (KDV muafiyeti için başvuru),
8. Ortak kuruluşlar ile teknik ve mali düzenlemeler konusunda MUTABAKAT
(ortakların mali katkıları, ortak finansman, vb.),
9. Görünürlük ve iletişim stratejisi ön koşulları,
10. İzleme ve değerlendirme stratejisi ön koşulları.
55/56
8 EKLER LİSTESİ
1.
2.
3.
4.
Raporlama Şablonları

Nihai Teknik Rapor

Harcama Doğrulama Raporu

Nihai Mali Rapor

Örnek Mali Rapor

Ödeme Talebi

Ekipman / satın alınan malzeme listesi
İnsan Kaynakları ve Uzmanlar

Proje personeli ve uzmanlar - özet

Zaman çizelgesi

Nihai Faydalanıcılar Özeti
Değişiklikler ve Ek Şablonlar

Proje Personeli Değişikliği

Adres Değişikliği

Banka Hesabı Değişikliği

Küçük Faaliyet Değişikliği

Yeminli Mali Müşavir Değişikliği

Küçük Bütçe Değişiklikleri

Zeyilname Talebi
Diğer Şablonlar

İhale Özeti

Bordro

Harcırah

Yakıt Gideri

Nakit ödenen harçlık (varsa)
56/56

Hibe Uygulama Rehberi

Transkript

Benzer belgeler

Rapor - TACSO

ekinoks proje danışmanlık hibe ve teşvik proje referansları

Resmî Gazete

AVRUPA`DA STAJ İÇİN HİBE OLANAĞI Erasmus+ Programı

İhale sonuç ilanı örneği

22 Nisan 2014 Staj