İÇİNDEKİLER Proje Dosyasını Kaydetmek

İÇİNDEKİLER
Proje Dosyasını Kaydetmek..................................................................................................................2
Dosyaları Açmadan Özelliklerini ve İçeriğini Görme ..........................................................................2
Değişiklikleri Kaydetme .......................................................................................................................5
Görevin Çubuk Grafiğini Görüntüleme ................................................................................................5
Görev Bilgilerinin Değiştirilmesi..........................................................................................................5
Görevleri Seçme....................................................................................................................................6
Menüler Yardımıyla Kopyalama ..........................................................................................................6
Araç Çubuğu Yardımıyla Kopyalama; .................................................................................................6
Kısa Yol Tuşları Yardımıyla Kopyalama; ............................................................................................6
Sağ Tıkla Yöntemiyle Kopyalama;.......................................................................................................6
Dosyadan Dosyaya Kopyalama Yapma................................................................................................6
Menüler Yardımıyla Taşıma .................................................................................................................6
Araç Çubuğu Yardımıyla Taşıma; ........................................................................................................7
Kısa Yol Tuşları Yardımıyla Taşıma;...................................................................................................7
Sağ Tıkla Yöntemiyle Taşıma; .............................................................................................................7
Dosyadan Dosyaya Taşıma Yapma ......................................................................................................7
Kaynaklarla Çalışmak ...........................................................................................................................7
Kaynak Tablosu Oluşturmak ................................................................................................................7
Kaynakları Atamak ...............................................................................................................................9
PROJELERDEKİ KAYNAKLARIN FAZLA YÜKLENMESİ PROBLEMİ (OVERALLOCATION)
.................................................................................................................................................................10
Kaynakların Fazla Yüklenmesi Durumu.............................................................................................10
Problemin Farkedilmesi–1 ..................................................................................................................10
Problemin Farkedilmesi – 2 ................................................................................................................10
Problemin Farkedilmesi - 3.................................................................................................................11
Kaynakların Fazla Yüklenmesi (Overallocation ) Problemini Çözme Yöntemleri ............................12
Kaynaklara Fazla Mesai Vererek Fazla Yüklenmeyi Önleme............................................................12
Çalışma Takvimini Genişleterek Fazla Yüklenmeyi Önleme.............................................................13
Görevi Boş-Yeni Kaynaklara Dağıtarak Fazla Yüklenmeyi Önleme.................................................13
Görevleri Geciktirerek Fazla Yüklenmeyi Önleme ............................................................................13
Görevleri Elle Ertelemek ................................................................................................................13
Görevleri Ms Project’in Ertelemesi ................................................................................................13
TAKVİMLERİ KULLANMAK .............................................................................................................14
Microsoft Project’te üç farklı takvim ile çalışılabilmektedir ..........................................................14
1. Temel Takvimler (Standart Calendars)...................................................................................14
2. Kaynak Takvimleri (Resource Calendars)............................................................................14
3. Özel Takvimler (Project Calendars) .......................................................................................14
Proje İçin Kullanılacak Takvimi Belirleme ....................................................................................14
Çalışma Takvimini Tanımlama...........................................................................................................14
Varsayılan Çalışma Zamanlarını Belirleme........................................................................................15
Yeni Temel Takvim Oluşturmak ........................................................................................................16
Temel Takvimi Kaynaklara Atamak...................................................................................................16
Kaynak Çalışma Takvimlerini Ayarlama ...........................................................................................17
PROJECT´İN GÖRÜNÜMLERİNİ DEĞİŞTİRMEK ...........................................................................18
Örnek Uygulama Project Görünümlerini Değiştirmek .......................................................................19
Görevlere Atanan Kaynakları Görmek ...............................................................................................19
1
Proje Dosyasını Kaydetmek
Oluşturduğunuz projeleri kaydetmezseniz, elektrik kesildiğinde, bilgisayarınızı kapattığınızda
silineceğini unutmayın. Üzerinde çalıştığınız dosyayı ilk kez kaydetmek için aşağıdaki yöntemlerden
birini kullanabilirsiniz.
1. Dosya menüsünden Kaydet seçeneğini tıklatın
2. Ctrl+S tuşlarına basılır
3. Kaydet Aracı tıklanır.
4. Aşağıdaki pencereye dosya adı yazılır. Kayıt yeri tıklanıp, dosyanın kaydedileceği klasör
seçilir.
Dosyaları
şifreli
kaydetmek
ya da
şifresini
kaldırmak
için Tools
kullanılır
5. Tolls/Genaral Options menüsü tıklanıp, dosyalar şifreli kaydedilebilir.
6. Kaydet düğmesi tıklanır veya Enter tuşuna basılır.
UYARI
• Project kaydedilen dosyalara MPP uzantısı verir
Dosyaları Açmadan Özelliklerini ve İçeriğini Görme
Dosyaları açmadan önce bazı özellikleri ile içeriğini görmek mümkündür. Hangi dosyayı açacağımız
bilmediğimiz durumlarda ön izleme veya bazı özellikleri görme dosyayı tanıma konusunda yardımcı
olacaktır.
1. File \Open menüsü tıklanır. Açılacak dosyaya çift tıklanır veya dosya tıklanıp Aç tıklanır
2. Ctrl+O tuşlarına basılır.
Aç aracı tıklanır
3.
4. Görünümler düğmesi tıklanır. Uygun olan seçenek tıklanır.
2
Bu seçenek tıklanırsa dosyalar aşağıdaki gibi büyük simgeler halinde görünür
Bu seçenek tıklanırsa dosyalar küçük simgeler halinde görünür.
Bu seçenek tıklanırsa dosyalar aşağıdaki gibi liste hanlinde görüntülenir.
Bu seçenek tıklanırsa dosyaların boyutu (büyüklüğü), türü, değiştirilme tarihi..gibi
ayrıntıları görüntülenir.
3
Bu seçenek tıklanırsa seçili dosyanın özellikleri aşağıdaki gibi görüntülenir
Bu seçenek tıklandığında, seçili dosyanın bir kısmı aşağıdaki gibi sağ tarafta
görüntülenir. Eğer proje özelliklerinden
işaretlenmiş ise.
Bu seçenek tıklanırsa dosyalar aşağıdaki gibi görüntülenir. Eğer proje özelliklerinden
işaretlenmiş ise dosyaların içeriği resim olarak gösterilir.
4
Değişiklikleri Kaydetme
Üzerinde çalıştığınız dosya da yaptığınız her türlü düzenleme ve değişikliği kaydetmek için aşağıdaki
seçeneklerden biri kullanılabilir.
1. Dosya menüsünden Kaydet seçeneğini tıklatın
2. Ctrl+S tuşlarına basılır
3. Kaydet Aracı tıklanır.
Görevin Çubuk Grafiğini Görüntüleme
Üzerinde çalıştığınız görevin çubuk grafiğini görüntülemek için, görevi tıklayıp, araç çubuklarından
Go To Select Task aracını tıklayın.
Görev Bilgilerinin Değiştirilmesi
Projeyi oluşturan görevlerden her hangi birinin değiştirilmesi birkaç şekilde yapılabilir.
1. Eğer sadece görevin adı, süresi gibi bilgiler değiştirilecekse, Gant Chart görünümünde
değişiklik yapılır. Yeni değerler girilip Enter tuşuna basılır
2. Görevin tamamlanma yüzdesi, sürenin tahmin olup olmadığı, başlangıç ve bitiş tarihi, öncül ve
ardıl görevi girme gibi ayrıntı değişiklikler yapmak için Project menüsünden Task Information
ya da Shift + F2 veya Task Information aracı kullanılır veya göreve çift tıklanır
5
Görevleri Seçme
Kopyalama, taşıma, silme gibi işlemler yapılacaksa öncelikle işlem yapılmak istenen görev ya da
görevler seçilmelidir.
1. Tek bir görevi seçmek için ID numarasına tıklayın
2. Birden fazla görev seçmek için, ilk görev ID si tıklanıp, farenin sol tuşu basılı tutulup,
seçilecek son görev ID sine kadar sürüklenir.
3. Seçilecek ilk görev ID si tıklanır. Shift basılı iken seçilecek son görev ID si tıklanır. İki ID
arasındaki tüm satırlar seçilir.
4. Farklı görevleri seçmek için, ilk görev seçilir. Ctrl tuşu basılı iken seçilmek istenilen diğer
görev ID lerine tıklanır
Menüler Yardımıyla Kopyalama
1. Kopyalanacak görevlerin bulunduğu satırlar işaretlenir-seçilir.
2. Edit menüsünden Copy Task tıklanır
3. Kopyalama yapılacak yere tıklanır ya da yön tuşları ile gidilir.
4. Edit menüsünden Paste tıklanır.
Araç Çubuğu Yardımıyla Kopyalama;
1. Kopyalanacak görevlerin bulunduğu alan işaretlenir-seçilir.
2. Kopyala aracı
tıklanır.
3. Yeni yere tıklanır ya da yön tuşları ile gidilir
4. Yapıştır aracı
tıklanır.
Kısa Yol Tuşları Yardımıyla Kopyalama;
1. Kopyalanacak görevlerin bulunduğu alan işaretlenir-seçilir.
2. Ctrl + C tuşlarına basılır
3. Yeni yere tıklanır ya da yön tuşları ile gidilir
4. Ctrl + V tuşlarına basılıp yapıştırılır.
Sağ Tıkla Yöntemiyle Kopyalama;
1. Kopyalanacak görevlerin bulunduğu alan işaretlenir-seçilir.
2. İşaretli alan üzerinde farenin sağ tuşu tıklanır
3. Copy Task seçeneği tıklanır
4. Yeni yere tıklanır ya da yön tuşları ile gidilir
5. Farenin sağ tuşu tıklanır Paste tıklanır
Dosyadan Dosyaya Kopyalama Yapma
Daha önce kaydettiğiniz dosyalardaki görevleri çalıştığınız dosyaya kopyalayabiliriniz.
1. Kopyalanacak görevlerin bulunduğu dosya açılır
2. Kopyalanacak görevlerin bulunduğu alan işaretlenir-seçilir
3. Edit\Copy Task menü seçenekleri tıklanır veya Kopyala aracı
tıklanır veya Ctrl+C
tuşlarına basılır veya Sağ tıkla\Copy Task tıklanır.
4. Window menüsü tıklanıp, kopyalama yapılacak dosya tıklanır dosya açık değilse File\Open
menüleri tıklanıp, açılır.
5. Kopyalama nereye yapılacaksa tıklanır ya da yön tuşlarıyla gidilir.
6. Edit\ Paste menü seçenekleri tıklanır veya Yapıştır aracı
tıklanır veya Ctrl+V tuşlarına
basılır veya Sağ tıkla\Paste tıklanır.
Menüler Yardımıyla Taşıma
1. Taşınacak görevlerin bulunduğu satırlar işaretlenir-seçilir.
6
2. Edit menüsünden Cut Task tıklanır
3. Taşıma yapılacak yere tıklanır ya da yön tuşları ile gidilir.
4. Edit menüsünden Paste tıklanır.
Araç Çubuğu Yardımıyla Taşıma;
1. Taşınacak görevlerin bulunduğu alan işaretlenir-seçilir.
tıklanır.
2. Kes aracı
3. Yeni yere tıklanır ya da yön tuşları ile gidilir
4. Yapıştır aracı
tıklanır.
Kısa Yol Tuşları Yardımıyla Taşıma;
1. Taşınacak görevlerin bulunduğu alan işaretlenir-seçilir.
2. Ctrl + X tuşlarına basılır
3. Yeni yere tıklanır ya da yön tuşları ile gidilir
4. Ctrl + V tuşlarına basılıp yapıştırılır.
Sağ Tıkla Yöntemiyle Taşıma;
1. Taşınacak görevlerin bulunduğu alan işaretlenir-seçilir.
2. İşaretli alan üzerinde farenin sağ tuşu tıklanır
3. Cut Task seçeneği tıklanır
4. Yeni yere tıklanır ya da yön tuşları ile gidilir
5. Farenin sağ tuşu tıklanır Paste tıklanır
Dosyadan Dosyaya Taşıma Yapma
Daha önce kaydettiğiniz dosyalardaki görevleri çalıştığınız dosyaya kopyalayabiliriniz.
1. Taşınacak görevlerin bulunduğu dosya açılır
2. Taşınacak görevlerin bulunduğu alan işaretlenir-seçilir
tıklanır veya Ctrl+X tuşlarına
3. Edit\Cut Task menü seçenekleri tıklanır veya Taşı aracı
basılır veya Sağ tıkla\Cut Task tıklanır.
4. Window menüsü tıklanıp, kopyalama yapılacak dosya tıklanır dosya açık değilse File\Open
menüleri tıklanıp, açılır.
5. Kopyalama nereye yapılacaksa tıklanır ya da yön tuşlarıyla gidilir.
6. Edit\ Paste menü seçenekleri tıklanır veya Yapıştır aracı
tıklanır veya Ctrl+V tuşlarına
basılır veya Sağ tıkla\Paste tıklanır.
Kaynaklarla Çalışmak
Kaynak, projeyi tamamlamak için gerekli insan, donanım ve malzemelerdir. Ms Project kaynakları iki
açıdan değerlendirir. Kullanılabilirlikleri ve Maliyetleri. Kullanılabilirlik, belirli bir kaynağın ne
zaman görevde çalışacağına ve ne kadar iş yapabileceğine, karar verir. Maliyetler ise, bu kaynak için
ne kadar ödeme gerektiği anlamına gelir. Ms Project’in en büyük yararlarından biri kaynakları etkin
biçimde yönetmektir. Microsoft Project’te kaynakları görevlere atamak gerekmez, ancak bu bilgi
olmadan kimin ne zaman ne iş yaptığı ve maliyeti konusunda daha az denetime sahip olursunuz.
Microsoft Project ile kaynak bilgisini ayarlamak biraz çaba gerektirir ancak proje zaman ya da maliyet
kısıtlarından etkilenirse bu abaya değer.
Kaynak Tablosu Oluşturmak
Kaynak atamak için Resource Sheet görünümüne geçmek ve orada kaynaklarla ilgili maliyet zaman
gibi bilgileri girmek gerekmektedir. Kaynak tablosu oluşturmak için,
1. View menüsünden Resource Sheet seçeneğini tıklayın
2. Resource Name sütunu altındaki hücreye tıklayıp kaynakları girin.
7
Aşağıda Resource Sheet penceresi görülmektedir.
Alan Adı
ID
Indicator
Name
Type
Material
Type
Initials
Max.
Units
Std Rate
Ovt Rate
Per Use
Accrue
At
Açıklama
Kaynak havuzuna bir kaynak eklendiğinde Microsoft Project bir sonraki kaynak ID
numarasını kaynağa atar. Görevlerde olduğu gibi, kaynaklarda ID numaralarıyla tanınırlar.
ID numarası kaynak tablosunda (Resource Sheet) görünür. Kaynak formunda (Resource
form) görünmez.
Kaynağın programıyla veya özellikleriyle ilgili proje yöneticisine notlar, görev tamamlandı,
mail adresi gibi ek bilgiler sunmak amacıyla hazırlanmış alandır.
Her kaynak bir isimle tanımlanır. İsim virgül ve köşeli parantez dışında her karakteri
içerebilir. Kaynak adları en fazla 255 karakter olabilir.
Kaynağın insan, işgücü mü yoksa malzememi olduğunu tanımlamaya yarayan alandır.
Malzeme kaynağının ölçü birim tanımının yapıldığı kolondur. Adet, kilo, litre vb.
Kaynağı tanımlayan bir kısaltmadır. Kaynağın adı yazıldığında Varsayılan (default) olarak
kaynağın ilk harfi kısaltma değeri olacaktır.
Maksimum birim alanı, projede mevcut bir insan kaynağın maksimum sayıda aynı anda
atanması için kullanılır. Yerleşik değer 1 dir. Fakat 0 ve 60.000.000 arasında herhangi bir
değer atanabilir. Projedeki görevde kaynak tam gün mevcutsa tek birim kaynak için 1 veya
kaynak sadece yarı zamanlı (part time) çalışıyorsa bir kesir atanır. Örneğin projede bir
kaynak sadece yarım gün çalışıyorsa 0,5 değeri girilir. 2 tane tam gün 1 tane yarım gün
çalışan 3 insan kaynağımız varsa kesirli değer atanır. Max. Units alanına 2,5 girilebilir.
Malzeme kaynağı için Max. Units değeri aktif değildir. Çünkü proje süresince değişkendir.
Bu varsayımla, bir malzeme kaynağını herhangi bir işe atarken o kaynaktan o iş boyunca
kaç adet kullanılacağı direk olarak girilebilir. Eğer malzeme belirli dönemlerde elde
ediliyorsa bu durumda kaynak zaman periyoduna bağlı olarak atanabilir. Örneğin, haftada
100 ton çimento için 100 ton/week. Bu durumda 2 haftalık bir için 200 tonluk çimento
kullanılacaktır.
Standart Rate kaynağın normal mesai ücretini gösterir. Standart orana bir sayı ile birlikte,
bölü işareti ve zaman birimlerinden birinin harfi konulur. M (minutes), w (weeks) mo
(month) veya y(year). Eğer bir zaman birimi belirtilmezse, Microsoft Project bu miktarı
saatlik olarak almaktadır.
Overtime Rate, kaynağın fazla mesai ücretini gösterir. Birim zamanlar, Standart Rate’deki
değerlerle aynıdır.
Bir kaynağın herhangi bir göreve atanmasıyla oluşan öaliyettir.
Bu alana 3 değişik giriş yapılabilir. Start, End ve Prorated. Proje başladıktan sonra, fiili
olarak yapılan iş miktarı oranına göre ödemeye Prorated adı verilir. Microsoft Project,
maliyetleri yapılan işle orantılı olarak hesaplar. Start seçilirse, görevin tüm maliyeti görev
başlangıcında seçilir. Ödeme metodu olarak End seçilirse, Microsoft Project tüm maliyeti
8
Base
Calendar
Group
Code
aktivitenin bitiş tarihine programlar.
Bu alan, her kaynak için temel takvimi tanımlar. Temel takvimlerden birini seçmek için
Araçlar (Tools) menüsünden Çalışma Zamanlarını Değiştirme (Change Working Time)
kutusundan giriş listesi (entry list) kullanılır.
Grup alanı, kaynak grununu tanımlayacak bir kod kelimesi/sayısı girmek, kaynakları
sıralamak, gruplandırmak ve filtrelemek için kullanılır.
Bu alan daha çok, muhasebe kodlarını girme ve raporlama için maliyet bilgilerini
gruplandırmak için kullanılır. Örnek: Ar-Ge, Üretim gibi
Kaynakları Atamak
Oluşturulmuş kaynak tablosundaki kaynakları görevlere atamanın birçok yolu vardır.
1. Kaynak atanacak görevin ID numarasını tıklayıp, araç çubuğundan
Assign Resources
aracını tıklayın. Aşağıdaki pencerede göreve atamak istediğiniz kaynağı tıklayıp, Assign
düğmesini tıklayın. Kaynak atama işlemi bittiğinde Close düğmesini tıklayın.
2. Kaynak atamanın bir diğer yolu, kaynak atanacak görevi çift tıklayın. Aşağıdaki pencerede
Resources sekmesini tıklayın. Resources Name kutusunun yanındaki oku tıklayıp, kaynak
belirleyin.
Kaynak atanacak
görev
Kaynaklar
3. Units alanına kaynağın ne kadarlık bir performans ile çalışacağını girin. Örnek Ambar şefi için
%200 girilirse, 2 kişi çalışacağı varsayılır.
9
PROJELERDEKİ KAYNAKLARIN FAZLA YÜKLENMESİ PROBLEMİ
(OVERALLOCATION)
Kaynakların Fazla Yüklenmesi Durumu
Bazı durumlarda proje yöneticileri, bir kaynağın aynı anda birden fazla işe atanmasına sebep
olabilirler. Bu planlama esnasında çok karşılaşılan bir durumdur. Bu şekilde karşılaşılan fazla
atamaların sonucunda genellikle proje yöneticileri arasında veya proje yöneticileri ile kaynaklar
arasında çatışmalar doğurmaktadır.
Özellikle sınırlı bir kaynak havuzuyla birden fazla proje yürütülüyorsa, bu projelerin Yöneticileri
planlama yaparken kaynakların fazla yüklenmesi (Overallocation) problemiyle çok karşılaşırlar.
Problemin Farkedilmesi–1
Öncelikle böyle bir problemin varlığının tespit edilmesi gerekmektedir. MS Project 2002, ataması
yapılan kaynaklardan hangisinin fazla yüklendiğini Resource Sheet görüntüsü ile gösterir. Resource
Sheet Görünümüne geçmek için View menüsünden Resource Sheet seçeneği tıklanır. Bu görüntüde
renkli gözüken kaynak Proje sürecinin herhangi bir anında elimizde bulunduğundan fazla işe
atanmıştır.
Bu görüntüde kaynaklarımızdan fazla yüklenenler kırmızı renkte görünürler ve ayrıca indicator
kolonunda bir uyarıyla karşılaşmaktayız. Bu işaretin üzerine mouse'la gelince "This Resource should
be leveled day by day setting" olarak bir uyarı gözükmektedir.
MS Project 2002'nin anlatmak istediği; Bu kaynak üzerinde bir fazla yükleme sorunu var ve bu
durumdan kurtulmak için Düzleme (Leveling) işlemi faydalı olacaktır.
Problemin Farkedilmesi – 2
Fazla Atama probleminin Proje sürecinde hangi tarihlere denk geldiğini görmemiz gerekir. Böylece
dar boğaz yaşanacağı tarihleri önceden görmüş ve ona göre şimdiden önlem almayı düşünürüz.
Bunun için Resource Graph görüntüsü Proje Yöneticilerinin kullanımına sunulmuştur.
Bu görüntü her bir kaynağın ne zaman ne kadar fazla yüklenmeye maruz kaldığını gösterecektir.
10
Resource Graph görünümüne geçmek için; View menüsünden Resource Graph seçeneğini tıklayın.
Fazla yüklenmeler kırmızı renkte görünecektir.
Problemin Farkedilmesi - 3
Araştırılması gereken bir konu ise, fazla yüklenme tarihlerine denk gelen aktivitelerin neler olduğunu
belirlemektir. Bunun için de Resource Allocation görünümü kullanılır. Bu görünümün üst kısmından
kaynakların isimleri, sağda ise hangi tarihlerde kaç saatlik işlere atandıkları görünür.
Resource Allocation görünümüne geçmek için View menüsünden Resource Allocation seçeneğini
tıklayın
11
Kaynakların Fazla Yüklenmesi (Overallocation ) Problemini Çözme Yöntemleri
Kaynaklara fazla atama yapma problemini çözebilmenin her hangi özel formülü yoktur. Proje
yöneticisi, alternatif planlar oluşturmak durumundadır Kaynaklara fazla atama varsa;
1. Aciliyeti olmayan bir proje ise kaynağın fazla atama yaşanan aktiviteleri arka arkaya
başlayacak şekilde programlanabilir.
2. Projenin tam zamanında bitmesi hedefleniyorsa, ek kaynaklar projeye dahil edilerek fazla
atama problemi yok edilebilir. Bu durum maliyetleri artırır.
3. Projenin tam zamanında bitmesi hedefleniyor fakat yeteri kadar kaynak yoksa fazla mesai
programlanabilir.
Kaynaklara Fazla Mesai Vererek Fazla Yüklenmeyi Önleme
Fazla atanan görevler uzun süreli değilse, kaynağa fazla mesai verilebilir. Kaynak havuzu
oluşturulduğunda girilen fazla mesai oranından görev yüklenir. Bir kaynağa fazla mesai girmek için,
1. View menüsünden Resource Sheet görünümünü seçin
2. Window menüsünden Split seçeneğini tıklayıp, çalışma ekranını ikiye bölün
3. Alt bölmede bir yere tıklayın veya F6 tuşuna basıp, alt bölmesi aktif yapın
4. View menüsünden More Views seçeneğini tıklayıp, Resource Form seçeneğini tıklayıp, Apply
düğmesini tıklayın
5. Format menüsünden Details seçeneğinin altından Work seçeneğini tıklayın. Çalışmala alanları
alt pencerede görüntülenecektir.
6. Fazla mesai girilecek kaynağı seçin. Fazla mesai alanına (Ovt. Work) alanına fazla mesai
miktarı girilir. Sayı, zaman için kısaltılan bir harfle izlenir ( örneğin m,h,d,w). Varsayılan
değer saattir. (h)
7. Fazla mesai girme işlemini tamamlamak için Ok düğmesi tıklanır
12
Çalışma Takvimini Genişleterek Fazla Yüklenmeyi Önleme
Kaynaklara fazla yüklenmeyi çözmenin diğer bir yolu, normal çalışma programına daha fazla saat
ekleyerek kaynak takvimini yeniden tanımlamaktır. Burada dikkat edilmesi gereken nokta, normal
çalışma programına eklenen saatler, normal mesai ücreti (standart rate) ile çarpılarak maliyetlendirilir.
Normal çalışma takvimi saatlerini genişletmek için;
1. Tools menüsünden Change Working Time seçeneği tıklanır
2. Değiştirilecek kaynak takvimi seçilir.
3. Çalışılması istenilen mesai saatlerinin tarihi veya tarihleri seçilir.
4. Çalışma saatleri alanına veya alanlarına yeni çalışma saatleri girilir.
5. Değişiklikleri oluşturmak için OK düğmesi tıklanır
Görevi Boş-Yeni Kaynaklara Dağıtarak Fazla Yüklenmeyi Önleme
En uygun çözümlerden biri, fazla atamaların oluştuğu tarihlerde boşta bulunan diğer kaynakları
belirlemek ve görevleri bu kaynaklara atamaktır. Bu uygulamayı gerçekleştirmek için kaynağın diğer
projelerde kullanılıp kullanılmadığına bakılmalıdır. Kaynakları yeniden atamak için;
1. View menüsünden More Views tıklanır. Resource Allocation görünümü seçilip, Apply
düğmesi tıklanır.
2. Fazla atanmış görevin adını seçin, araç çubuğundan Goto Next Overallocation komutunu
kullanın.
3. Alt ekranda üst üste çakışan aktivitelerden birini iki kez tıklayın
4. Task Informatin penceresinde Resources sekmesinde yeni kaynak atayın
5. Ok düğmesini tıklayın
Görevleri Geciktirerek Fazla Yüklenmeyi Önleme
Kaynağın fazla atanması, bir çok görevin aynı anda programlanmasının sonucu ise, bir veya daha fazla
görev ertelenebilir veya daha uzun bir zaman periyodunda kaynak gereksinimleri dağıtılabilir. Hangi
görevin geciktirileceği seçilip, gecikme elle programlanabilir veya Ms Project görevleri uygun olarak
seçer ve gecikmeyi otomatik olarak programlar.
Görevleri Elle Ertelemek
1. Ertelenecek görevi alt pencereden seçin
2. Görevin ne kadar süre ertelenmesini istediğinizi Leveling Delay kolonuna girin
3. Aktivite erteleme süresi kadar ileri kayar
Görevleri Ms Project’in Ertelemesi
Ms Project fazla kaynak atamalarını aşağıdaki adımları uygulayarak otomatik olarak kaldıracaktır.
1. Tools menüsünden
2. Level Now düğmesi tıklanır.
UYARI
Proje süresini kısaltmanın en etkili yolu, kritik görevlere fazla mesai girmektir.
13
TAKVİMLERİ KULLANMAK
Takvimler, projenin tamamı, tüm kaynaklar ve tüm görevler için çalışmam zamanını tanımlar.
Microsoft Project projenin planını oluşturmak için takvimlerin yanı sıra görev ilişkilerini ve diğer
bilgileri de kullanır.
Microsoft Project’te üç farklı takvim ile çalışılabilmektedir
1. Temel Takvimler (Standart Calendars)
Tüm proje için kullanılırlar. Böyle kullanıldığında proje takvimi olarak adlandırılırlar. Proje Takvimi,
kaynak atanmayan görevler ve sabit süreli görevler için iş günlerini ve çalışılmayan zamanları
tanımlar.
Microsoft Project’te üç tür temel takvim vardır.
• Standard takvim, Pazartesi’nden Cuma’ya, bir saat öğlen arası tatili ile 8.00–17.00 saatleri
arasını kapsar.
• 24 saat (24 Hours ) çalışılmayan zaman yoktur
• Vardiyalı (Night Shift) Pazartesi gecesinden Cumartesi sabahına 23.00–8.00’a kadar bir
saatlik ara olan gece vardiyası planını kapsar.
2. Kaynak Takvimleri (Resource Calendars)
Her kaynak, proje takvimine bağlı olmakla birlikte, kendi takvimine sahip olabilir. Kaynakların
bireysel olarak, yıllık izinleri, fazla mesaileri, tatil günlerinde çalışmaları, çalışma gününde izin
kullanmaları gibi farklı uygulamalar bu takvimde tanımlanır. Kaynaklar için varsayılan çalışma
zamanını içeriler.
3. Özel Takvimler (Project Calendars)
Proje takvimi, standart takvimin dışında, kuruluşunuza özel ayrıcalıklara sahip takvimdir. Tatiller,
mesailer, vardiyalı çalışma sistemi, yolculuklar gibi size özel takvimler düzenlenebilir.
Proje İçin Kullanılacak Takvimi Belirleme
Proje takvimi olarak hangi temel (standart) takvimi kullanacağınız belirlemek için;
1. Project menüsünden Project Information seçeneğini tıklayın
2. Aşağıdaki pencerede Calendar seçeneği yanındaki ok tıklanıp, Proje Takvimi belirlenir.
Varsayılan olarak, Standard takvim proje takvimi olarak kullanılır.
Çalışma Takvimini Tanımlama
Her hangi bir temel takvimin çalışma zamanları isteğe göre değiştirilebilir. Mevcut takvimlerden hiç
birisi sizin çalışma zamanınıza uymuyorsa, yeni bir takvimde oluşturulabilir. Çalışma zamanlarını
değiştirmek ya da özel bir takvim oluşturmak için;
14
1. Tools menüsünden Change Working Time seçeneğini tıklayın
2. Aşağıdaki Change Working Time penceresinde For seçeneğinin yanındaki ok tıklanıp, çalışılmak
istenilen takvim seçilir.
3. Select Date (s) kısmından çalışmayan tarihler seçilip, Set selected date (s) to kısmından
Nonworking Time seçeneği tıklanır
4. Select Date (s) kısmından çalışma saatleri değiştirilecek günler seçilip, Set selected date (s) to
kısmında istenilen çalışma saatleri yazılır. Örnek: 9:00-13:00, 14:00-19:00
5. Ok düğmesi tıkanıp, Change Working Time penceresi kapatılır.
Varsayılan Çalışma Zamanlarını Belirleme
Microsoft Project, süreler için dakikalar ve saatler için standart değerler kullanır. Bir dakika 60 saniye
ve bir saat 60 dakikaya eşittir. Ancak, projedeki günler, haftalar ve aylar için standart olamayan süreler
tanımlanabilir. Takvim değişiklerinin yanı sıra varsayılan başlangıç ve bitiş zamanlarını da ayarlamak
gerekir. Bir görevin başlangıç ve bitiş tarihini girer ancak, bir zaman belirlemezseniz Microsoft
Project’in uygulayacağı varsayılan başlangıç ve bitiş zamanları Tools menüsünden Options
seçeneğinin altında yer alan Calendar sekmesindeki Default Start ve End zamanlarıdır.
Varsayılan başlangıç ve bitiş çalışma zamanlarını belirlemek için;
1. Tools menüsünden Options seçeneğini tıklayın. Calendar sekmesini tıklayın veya Tools
menüsünden Change Working Time seçeneğini tıklayın. Options seçeneğini tıklayın.
2. Aşağıdaki pencerede Default start time ve Default end time seçeneklerin önündeki kutuya
varsayılan başlangıç ve bitiş zamanlarını girin. Örnek: 10:00-19:00
Buraya haftanın başlangıç
günü, yılın başlangıç ayı,
çalışma başlama saati, bitiş
saati, günde kaç saat
çalışılacağı, haftalık çalışma
saati, ayda kaç çalışma günü
olduğu bilgileri girilir.
15
Yeni Temel Takvim Oluşturmak
Microsoft Project ile çalışılırken, var olan takvimlerin haricinde kendinize özel takvim oluşturmak
için,
1. Tools menüsünden Change Working Time seçeneğini tıklayın
2. Aşağıdaki Change Working Time penceresinde New düğmesini tıklayın.
3. Ekrana aşağıdaki pencere gelir. Name satırına takvim için bir isim yazın. Make a copy of
Standard calendar seçeneğini işaretleyin.
4. Ok düğmesini tıkladıktan sonra, Aşağıdaki Change Working Time penceresinde istediğiniz
ayarlamaları yapın.
5. Çalışılmayan zamanları seçip, Nonworking Time seçeneği tıklayın.
6. Çalışılmayan başlangıç ve bitiş saatlerini girin.
7. Ok düğmesini tıkladığınızda özel takviminiz oluşmuştur.
Temel Takvimi Kaynaklara Atamak
Standart bir takvimi ya da kendi oluşturduğunuz özel bir takvimi kaynaklara atayabilirsiniz. Böylece
kaynak standart takvim ya da özel takvime göre çalışır. İstenirse her kaynağa ayrı takvimler atanabilir.
Kaynaklara takvim atamak için;
16
1. View menüsünden Resource Sheet seçeneğini tıklayın
2. Base Calendar sütunu görününceye kadar sağa kaydırma çubuğunu tıklayın.
3. Kaynağa atacak takvimi oku tıklayıp belirleyin. Enter tuşuna basın
Kaynak Çalışma Takvimlerini Ayarlama
Her kaynak için ayrı ayrı takvimler oluşturmak yerine, kaynakların detaylı ayarlamalarını yapılacağı
Resource Information diyalog kutusundan her bir kaynağın çalışması gereken takvim seçeneklerinin
ayarlanması mümkündür. Bunun için;
1. View menüsünden Resource Sheet seçeneğini tıklayın
2. Ayarlama yapılacak kaynak simine çift tıklayın.
3. Aşağıdaki pencerede Working Time seçeneğini tıklayın.
4. Örneğin yukarıdaki örnekte Oğuz Umurca cumartesi günü yarım gün çalışacaksa, F(Friday)
sütunu yanındaki S (Saturday) sütun ismine tıklayıp, seçin. Nondefault working time
seçeneğini tıklayın. Form ve To kutularındaki ikinci satırda yer alan değerleri silin. İlk satıra
da Cumartesi işe başlama ve bitirme zamanlarını girin. Görümüm aşağıdaki gibi olmalıdır. Ok
düğmesini tıklayın.
17
PROJECT´İN GÖRÜNÜMLERİNİ DEĞİŞTİRMEK
Microsoft Project’te çalışma alanı Görünüm olarak adlandırılır. Microsoft Project’te onlarca
görünüm vardır. Kullanıcılar aynı anda çoğunlukla bir ya da iki görümle çalışırlar. Proje bilgilerini
görmek, düzenlemek, incelemek ve görüntülemek için görünümler kullanılır. Varsayılan görünüm
Microsoft Project başladığında görünen Gantt Chart görünümüdür.
Ms Project görünümleri arasında geçiş yapmanın birçok yolu vardır.
1. Microsoft Project penceresini sol tarafında yer alan Görünüm (view) çubuğunda yer alan sık
kullanılan görümlerden istenilene tıklayıp, geçilebilir.
2. View menüsünden geçilecek görünüm tıklanabilir.
3. View menüsünden More Views seçeneğini tıklayıp, tüm Microsoft Project görünümlerinden
geçilmek istenilen görümüm tıklanır. Apply düğmesi tıklanır.
4. Her görünüm görev, kaynak ya da atama ayrıntılarına yoğunlaşır. Birçok görünümde bu
ayrıntılar tablolar içinde düzenlenir. Örneğin Gantt Chart görünümdeki Varsayılan tablo Entry
tablosu olarak adlandırılır ve görevlerle ilgili bilgiler içerir. Her satır, tek bir görevle ilgili süre,
başlangıç, bitiş, kaynak adı vs gibi bilgileri içerir. Her sütun bir kaynak ya da görevin değerini
açıklar. Örnek: Süre sütunu.
5. Bir görümümdeki tabloyu değiştirmek için, View menüsünden Table tıklanıp, istenilen tablo
tıklanır. Örnek. Table, Summary
18
6. Microsoft Project’te görülenleri denetlemede kullanılan yöntemler genel olarak aşağıdaki gibi
özetlenebilir.
• Görev, kaynak ya da atama bilgisini istediğiniz şekilde düzenleyip sunan görünümü
seçebilirsiniz. Örnek kaynaklara yoğunlaşmak için Resource Sheet görünümü
• Seçili görünümde ilgilendiğiniz bir görev ya da kaynakla ilgili özel proje ayrıntılarını içeren bir
tablo seçilebilir. Örnek: Gantt Chart görünümde Cost tablosu
• Gereksinimlere uyması için veri süzülebilir, sıralanabilir, yeniden düzenlenebilir. Örnek:
Project, Filtered For… Critical
• Yerleşik tabloları ve görünümleri oldukları gibi kullanabiliriz ya da isteğimize göre
özelleştirebiliriz. Örnek: Gantt Chart görünümüne WBS kodu sütunu ekleme
Örnek Uygulama Project Görünümlerini Değiştirmek
Kaynak ayrıntılarını görüntülemek için,
1. View menüsünden Resource sheet görünümünü tıklayın. Resource sheet görünümünün de
varsayılan tablosu Entry tablosudur.
2. Work tablosunu görüntülemek için View menüsünden Table, Work tıklanır. Böylece
kaynakların çalışma detayları görüntülenir.
Görevlere Atanan Kaynakları Görmek
1. View menüsünden Task Usage görünümünü tıklayın
2. Task Usage görünümünde sol taraftaki numaralı satırlarda, görevleri ve onların altında bu
görevlere atanan kaynaklar görülür. Pencerenin sağ tarafında her atama için günlük iş değerini
gösteren bir zaman çizelgesi Kılavuzu görünür. Eğer kaynak ya da görevler sütunlara
sığmıyorsa, sütun başlığının sağ kenar çizgi üzerine gelip, fare imleci sağa sola ok şeklinde
iken sol tuş tutulup sürüklenerek sütun genişliği ayarlanır.
19