yeşil - World Bank

DÜNYA BANKASI BORÇLULARI
TARAFINDAN DANIŞMAN SEÇİMİ VE
İSTİHDAMINA İLİŞKİN
KILAVUZ
(YEŞİL)
BU DOKUMAN TERCUME OLUP INGILIZCE ORIJINALI ILE
BIR CELISKI OLMASI HALINDE INGILIZCESI GECERLIDIR.
HATALI UYGULAMALARDAN DUNYA BANKASI SORUMLU
TUTULAMAZ.
MAYIS 2004
Ve
Ekim 2006 Düzeltmesi
1
2
3
I.
1.1
1.4
1.7
1.9
1.10
1.11
1.12
1.13
1.14
1.17
1.18
1.19
1.20
1.22
1.24
II.
2.1
2.3
2.4
2.5
2.6
2.9
2.10
2.11
2.12
2.13
2.14
2.15
2.20
2.23
2.24
2.28
2.29
2.30
2.31
III.
3.1
3.2
3.5
3.6
3.7
3.9
3.14
3.15
IV.
Giriş
Amaç
Genel Hususlar
Kılavuzun Uygulanabilirliği
Çıkar Çatışması
Adil Olmayan Rekabet Avantajı
Uygunluk
Önceden Sözleşme ve Geriye Dönük Finansman
Danışmanlar Arasında İşbirliği
Banka İncelemesi, Yardım ve İzleme
Yanlış Tedarik
Bankaya Atıflar
Eğitim ya da Bilgi Aktarımı
Dil
Sahtekarlık ve Yolsuzluk
Satınalma/Tedarik Planı
Kalite ve Maliyete Dayalı Seçim (QCBS)
Seçim Süreci
İş Tanımı (TOR)
Tahmini Maliyet (Bütçe)
İlan / Duyuru
Danışmanların Kısa Listesi
Teklif İsteme Dokümanının (RFP) Hazırlanması ve
Yayınlanması
Davet Mektubu (LOI)
Danışmanlara Talimatlar (ITC)
Sözleşme
Tekliflerin Alınması
Tekliflerin Değerlendirilmesi: Kalite ve Maliyetin Ele
Alınması
Kalite Değerlendirmesi
Maliyet Değerlendirmesi
Birleşik Kalite ve Maliyet Değerlendirmesi
Müzakereler ve Sözleşme Yapılması
İhalenin Verildiğinin Duyurulması
Açıklama Talebi
Tüm Tekliflerin Reddedilmesi ve Yeniden Davet
Gizlilik
Diğer Seçim Yöntemleri
Genel
Kalite Bazlı Seçim (QBS)
Bir Sabit Bütçe kapsamında Seçim (FBS)
En Düşük Maliyete göre Seçim (LCS)
Danışmanların Niteliklerine Dayalı Seçim (CQS)
Tek Kaynaklı Seçim (SSS)
Ticari Uygulamalar
Belirli Türde Danışmanların Seçilmesi
Sözleşme Tipleri ve Önemli Hükümler
4
4.1
4.6
V.
1
2
5
1
2
3
5
7
10
11
15
Sözleşme Tipleri
Önemli Hükümler
Bireysel Danışmanların Seçilmesi
Ek 1: Banka tarafından Danışmanların Seçiminin
İncelenmesi
Seçim Sürecinin Planlanması
Ön İnceleme
Sonradan İnceleme
Ek 2: Danışmanlara Talimatlar (ITC)
Ek 3: Danışmanlara Rehberlik
Amaç
Danışmanların Seçiminin Sorumluluğu
Bankanın Rolü
Danışmanlık Hizmetlerine ilişkin Bilgiler
Danışmanın Rolü
Gizlilik
Bankanın Eylemi
Açıklama Talebi
5
KISALTMALAR
CQS
FBS
IBRD
IDA
ITC
LCS
LOI
MOS
NGO
PAD
PA’lar
PID
QBS
QCBS
RFP
SSS
SWAp’lar
TOR
UN
UNDB
Danışmanların Niteliklerine Dayalı Seçim
Sabit Bütçe kapsamında Seçim
Uluslararası İmar ve Kalkınma Bankası (Dünya Bankası)
Uluslararası Kalkınma Birliği
Danışmanlara Talimatlar
En Düşük Maliyete göre Seçim
Davet Mektubu
Aylık İşlemsel Özet
Sivil Toplum Kuruluşu
Proje Değerlendirme Dokümanı
Tedarik Kuruluşları
Proje Bilgi Dokümanı
Kaliteye Dayalı Seçim
Kalite ve Maliyete Dayalı Seçim
Teklif İsteme Dokümanı
Tek Kaynaklı Seçim
Sektör Geneli Yaklaşımları
İş Tanımı
Birleşmiş Milletler
Birleşmiş Milletler Development Business (İş Geliştirme)
6
I. GİRİŞ
Amaç
1.1
Bu Kılavuzun amacı; tamamen ya da kısmen Uluslararası İmar ve
Kalkınma Bankasi (IBRD) kredileri, Uluslararası Kalkınma Birliği (IDA) 1
kaynaklı krediler ya da hibeler ya da Banka tarafından idare edilen ve lehtar
tarafından yönetilen Banka hibeleri veya vakıf fonları 2 ile finanse edilen projeler
içlin gerekli olan danışmanların seçimine, bu danışmanlar ile sözleşme
imzalanmasına ve bu danışmanların izlenmesine yönelik Banka’nın politikalarını
ve prosedürlerini tanımlamaktır.
1.2
Kredi Anlaşması, Borçlu ile Banka arasındaki hukuki ilişkileri
düzenlemektedir ve Kılavuz, Anlaşmada belirtildiği üzere proje için
danışmanların seçilmesi ve istihdam edilmesi için geçerlidir. Borçlunun 3 ve
danışmanın hak ve yükümlülükleri, Borçlu tarafından yayınlanan spesifik Teklif
İsteme Dokümanı (RFP) 4 ve Borçlu ile danışman arasında imzalanan sözleşme
tarafından düzenlenmektedir ve bu Kılavuz ya da Kredi Anlaşması tarafından
düzenlenmemektedir. Kredi Anlaşmasının taraflarının dışında hiçbir taraf bu
anlaşma vasıtasıyla herhangi bir hak alamaz ya da kredi işlemlerinde herhangi bir
hak talebinde bulunamaz.
1.3
Bu Kılavuzun amaçları doğrultusunda danışmanlar terimi; danışmanlık
firmaları, mühendislik firmaları, inşaat yöneticileri, yönetim firmaları, tedarik
kuruluşları, teftiş kuruluşları, denetçiler, Birleşmiş Milletler (BM) kuruluşları ve
diğer çok uluslu kuruluşlar, yatırım ve ticaret bankaları, üniversiteler, araştırma
kurumlar, devlet kuruluşları, sivil toplum kuruluşları (NGO’lar) ve bireyler dahil
olmak üzere çok çeşitli özel kurumları ve kamu kuruluşlarını kapsamaktadır. 5
Banka Borçluları bu kuruluşları örneğin politika tavsiyeleri, kurumsal reformlar,
yönetim, mühendislik hizmetleri, inşaat denetimi, mali hizmetler, tedarik
hizmetleri, sosyal ve çevresel çalışmalar ve projelerin Borçluların bu alanlardaki
kapasitelerini tamamlamak üzere tespit edilmesi, hazırlanması ve uygulanması
gibi çok çeşitli faaliyetlerde yardımcı olmaları için danışmanlar olarak kullanırlar.
Genel Hususlar
1.4
Borçlu, projenin hazırlanıp uygulanmasından ve dolayısıyla danışmanı
seçmekten, sözleşme yapmaktan ve sonrasında sözleşmeyi idare etmekten
IBRD ve IDA için gereksinimler aynıdır. Bu Kılavuzda Banka’ya yapılan atıflar hem IBRD’yi
hem de IDA’yı kapsamakta ve “krediler”e yapılan atıflar IBRD kredilerini, IDA kredilerini ve
hibeler ile proje hazırlama avanslarını (PPA’lar) kapsamaktadır. “Kredi Anlaşması”na yapılan
atıflar Kalkınma Kredisi Anlaşmasını, Kalkınma Finansman Anlaşması ile Kalkınma Hibe
Anlaşmasını ve Proje Anlaşmasını kapsamaktadır. “Borçlu”ya yapılan atıflar bir IDA Hibesinin
alıcısını da kapsamaktadır.
2
Vakıf fonunu ya da hibesini öngören anlaşma bu hükümler ile çelişmediği müddetçe; bir
çelişkinin olması durumunda söz konusu anlaşma üstün olacaktır.
3
Bazı durumlarda Borçlu yalnızca bir aracı olarak faaliyet gösterir ve proje başka bir kurum ya da
kuruluş tarafından yürütülür. Bu Kılavuz’da Borçluya yapılan atıflar bu türden kurum ve
kuruluşlar ile “alt-borç düzenlemeleri” altındaki Alt-Borçluları kapsayacaktır.
4
Bkz. Ek 2.
5
Belirli danışman türleri için bkz. paragraf 3.15-3.20. Bireysel danışmanlar, Kısım V kapsamında
açıklanmıştır.
1
7
sorumludur. Danışmaların istihdam edilmesi ile ilgili olarak izlenmesi gereken
özel kuralların ve prosedürlerin söz konusu durumun koşullarına bağlı olmasına
karşın, Banka’nın seçim sürecine ilişkin politikasına beş ana düşünce yön
vermektedir:
(a)
yüksek kalitede hizmetlere yönelik ihtiyaç,
(b)
ekonomi ve verimliliğe yönelik ihtiyaç,
(c)
tüm yeterlik sahibi danışmanlara Banka tarafından finanse edilen
hizmetleri
sağlarlarken rekabet etme fırsatının verilmesine yönelik ihtiyaç,
(d)
Banka’nın üye ülkeleri kalkındırma çabasında ulusal danışmanların
geliştirilmesini ve
kullanılmasını teşvik etme yönündeki ilgisi,
(e)
seçim sürecinde saydamlığa yönelik ihtiyaç.
1.5
Banka, çoğu durumda, bu düşüncelerin en iyi yeterlik sahibi kısa listede
yer alan firmalar arasında rekabet yoluyla gerçekleştirilebileceği görüşündedir;
buna göre seçim, teklifin kalitesine ve uygun olduğu takdirde, sağlanacak olan
hizmetlerin maliyetine dayalı olacaktır. Bu Kılavuzun II. ve III. Kısımlarında
danışmanların seçilmesine yönelik Banka tarafından kabul edilen farklı seçim
yöntemleri ile bu yöntemlerin kullanılmasının uygun olacağı koşullar
açıklanmaktadır. Bu Kılavuzun II. Kısmında QCBS’ye yönelik prosedürler
ayrıntılı biçimde açıklanmaktadır. Ancak QCBS her durum için en uygun seçim
yöntemi değildir ve bu nedenle Kısım III’te diğer seçim yöntemleri ile bu
yöntemlerin kullanılmasının uygun olacağı koşullar açıklanmıştır.
1.6
Belirli bir proje kapsamında danışmanların seçilmesi için izlenebilecek
olan belirli yöntemler, Kredi Anlaşmasında belirtilmiştir. Proje kapsamında
finanse edilecek olan belirli projeler ve bu projelerin Kredi Anlaşmasının
hükümleri ile tutarlı olan seçim yöntemi, bu Kılavuzun 1.24. paragrafında
belirtildiği gibi, Satınalma Planında belirlenecektir.
Kılavuzun Uygulanabilirliği
1.7
Bu Kılavuzun uygulanacağı danışmanlık hizmetleri düşünsel hizmetler
olup tavsiye niteliği taşımaktadır. Bu Kılavuz, (örneğin inşaat, mal imalatı,
tesislerin ya da fabrikaların bakımı ya da işletimi, araştırmalar, keşif sondajı, hava
fotoğrafçılığı, uydudan görüntü alma ve ölçülebilir fiziksel sonucun ifasına dayalı
olarak ihale edilen hizmetler gibi) faaliyetin fiziksel yönlerinin baskın olduğu
diğer hizmet türleri için uygulanmaz. 6
Bu ikinci türdeki hizmetler için ölçülebilir fiziksel sonuçların gerçekleştirilmesi temelinde ihale
açılır ve sözleşme yapılır ve bu hizmetler, burada Tedarik Kılavuzu olarak atıfta bulunulan IBRD
Kredileri ve IDA Kredileri kapsamında Tedarike ilişkin Kılavuz’a uygun olarak tedarik edilirler.
6
8
1.8. Bu Kılavuzda açıklanan prosedürler, tamamen ya da kısmen Banka
kredileri veya hibeleri ya da lehtar tarafından ulanılan vakıf fonları 7 ile finanse
edilen danışmanlık hizmetlerine yönelik tüm sözleşmeler için uygulanır. Bu
kaynaklardan finanse edilmeyen danışmanlık hizmetlerini tedarik ederken Borçlu
başka prosedürler benimseyebilir. Bu gibi durumlarda Banka (a) kullanılacak olan
prosedürlerin gerekli mesleki yeterliliklere sahip olan danışmanların seçilmesini
sağlayacağına, (b) seçilen danışmanların görevlerini üzerinde mutabık kalınan
plana göre yürüteceğine, ve (c) hizmetlerin kapsamının projenin ihtiyaçlarına
uygun olduğuna ikna olacaktır.
Menfaat İlişkisi
1.9
Banka’nın politikası danışmanların profesyonel, nesnel ve tarafsız olarak
tavsiye sunmalarını, gelecekteki işleri dikkate almaksızın her zaman müşterinin
çıkarlarını üstün tutmalarını ve tavsiye sunarken diğer görevler ve kendi
şirketlerinin çıkarları ile tutarsızlık içine girmemelerini gerektirmektedir.
Danışmanlar, başka müşterilere yönelik önceki ya da mevcut yükümlülükleri ile
çelişki doğuracak olan ya da onları görevlerini Borçlunun çıkarı doğrultusunda
yürütemez hale getirecek bir konumda bırakacak olan görevler için istihdam
edilmezler. Yukarıda belirtilenlerin genellik niteliği saklı kalmak kaydıyla
danışmanlar, aşağıda belirtilen koşullarda işe alınmayacaktır:
(a)
Danışmanlık faaliyetleri ile malların, işlerin ya da (bu Kılavuzun kapsadığı
danışmanlık hizmetleri dışındaki 8) hizmetlerin tedariki arasında çelişki olması:
Borçlu tarafından bir proje için malları, işleri ya da (bu Kılavuzun kapsadığı
danışmanlık hizmetleri dışındaki) hizmetleri sağlamak üzere tutulan bir
danışmanlık firması ve onun bağlı kuruluşlarından her biri, bu mallar, işler ya da
hizmetler ile ilişkili danışmanlık hizmetlerini vermekten men edilecektir. Aynı
şekilde bir projenin hazırlanması ya da uygulanması için danışmanlık hizmetleri
vermek üzere tutulmuş olan bir firma ve onun bağlı kuruluşlarından her biri,
sonradan firmanın söz konusu hazırlama ya da uygulama için verdiği danışmanlık
hizmetlerinden kaynaklanan ya da bu hizmetler ile ilişkili olan malları, işleri ya da
(bu Kılavuzun kapsadığı danışmanlık hizmetleri dışındaki) hizmetleri
sağlamaktan men edilecektir.
(b)
Danışmanlık görevleri arasında çelişki olması: (Personelleri ve altdanışmanları da dahil olmak üzere) danışmanlar ya da bağlı kuruluşlarından
herhangi biri, niteliği gereği danışmanların başka bir görevi ile çelişkili olabilecek
herhangi bir görev için tutulamazlar. Bir örnek verilecek olursa, bir altyapı projesi
için mühendislik tasarımını hazırlamak üzere tutulan danışmanlara aynı proje için
bağımsız bir çevre değerlendirmesi hazırlama görevi verilemez ve bir müşteriye
kamu varlıklarının özelleştirilmesi konusunda yardım sağlayan danışmanlar söz
konusu varlıkları satın alamazlar ya da bu varlıkların satın alınması tavsiyesini
veremezler. Benzer olarak, bir görev için Şartname (TOR) hazırlamak üzere
tutulan danışmanlar söz konusu görev için tutulmayacaklardır.
Vakıf Fonu (Trust Fund) Anlaşması bu hükümler ile çelişmediği müddetçe; bir çelişkinin olması
durumunda, Anlaşma üstün olacaktır.
8
Bu Kılavuzun 1.7. paragrafına bakınız.
7
9
(c)
Borçlunun personeli ile ilişki: (i) sözleşmenin TOR’unun hazırlanmasının,
(ii) söz konusu sözleşmeye yönelik seçim prosedürünün ya da (iii) söz konusu
sözleşmenin denetiminin herhangi bir bölümüne doğrudan ya da dolaylı olarak
katılan Borçlunun personelinin (ya da projeyi uygulayan kuruluşun personelinin
ya da kredinin lehtarlarından birinin personelinin) bir üyesi ile biri iş ya da aile
ilişkisi bulunan Danışmanlar ile (Personelleri ve alt-danışmanları da dahil olmak
üzere), bu ilişkiden kaynaklanan çelişki, seçim süreci ve sözleşmenin ifası
süresince Banka tarafından kabul edilebilir bir biçimde çözüme kavuşturulmadığı
müddetçe, sözleşme yapılamaz.
Adil Olmayan Rekabet Avantajı
1.10 Seçim sürecinde adalet ve saydamlık, belirli bir görev için rekabet eden
danışmanların ya da onların bağlı kuruluşlarının daha önceden söz konusu görev
ile ilişkili danışmanlık hizmetleri vermiş olmaktan dolayı bir rekabet avantajı elde
edemezler. Bu amaç doğrultusunda Borçlu, tüm kısa listede yer alan
danışmanlara, teklif isteme dokumanlari ile birlikte, yukarıda belirtilen anlamda
bir danışmana rekabet avantajı sağlayacak olan tüm bilgileri verecektir.
Uygunluk (Secilebilirlik)
1.11 Rekabeti desteklemek adına Banka, tüm ülkelerden firmaların ve
bireylerin, Banka’nın finanse ettiği projeler için danışmanlık hizmetleri
önermelerine izin vermektedir. Katılım koşulları, firmanın söz konusu sözleşmeyi
ifa edebilme yeteneğinin sağlanması için temel olan koşullar ile sınırlı olacaktır. 9
Ancak,
(a) Danışmanlar (i) yasalar ya da resmi düzenlemeler nedeniyle Borçlunun
ülkesinin danışmanın ülkesi ile ticari ilişkileri yasaklaması ve Banka’nın söz
konusu danışmanın reddedilmesinin gerekli danışmanlık hizmetlerinin tedarikinde
etkili rekabeti engellemeyeceği görüşünde olması halinde ya da (ii) Birleşmiş
Milletler Charterının VII. Bölümü kapsamında Birleşmiş Milletler Güvenlik
Konseyi tarafından alınan bir karara uymak amacı ile Borçlunun ülkesinin
herhangi bir ülkeye, şahsa ya da kuruluşa ödeme yapılmasını yasaklaması halinde,
reddedilebilirler. Borçlunun ülkesinin bu türden bir karara uymak amacı ile belirli
bir firmaya ya da belirli mallar için ödeme yapılmasını yasaklaması halinde, söz
konusu firma reddedilebilir.
(b) Borçlunun ülkesinde bulunan kamu mülkiyetindeki teşebbüsler ya da
kuruluşlar ancak (i) hukuki ve mali açıdan özerk olduklarını, (ii) ticaret hukuku
kapsamında faaliyet gösterdiklerini ve (iii) Borçluya ya da Alt-Borçluya bağlı
kuruluşlar olmadıklarını gösterdikleri takdirde katılabilirler.
(c)
(b) maddesine bir istisna olarak, Borçlunun ülkesinde bulunan kamu
mülkiyetindeki üniversiteler ya da araştırma merkezleri benzersiz ve istisnai
nitelikte oldukları ve katılımları projenin uygulanması için kritik önem taşıdığı
takdirde Banka, her bir durum için ayrı değerlendirme yaparak, söz konusu
kurumların tutulmasını kararlaştırabilir. Aynı temel üzerinde üniversite
Banka Tayvan’dan ve Çin’den firmaların ve bireylerin Banka tarafından finanse edilen
danışmanlık hizmetleri için teklif sunmalarına izin vermektedir.
9
10
profesörleri ya da araştırma kurumlarından bilim adamları ile, Banka finansmanı
altında bireysel olarak sözleşme yapılabilir.
(d)
Resmi görevliler ve devlet memurları ancak (i) ücretsiz izinde oldukları;
(ii) izin almadan hemen önce çalışmakta oldukları kuruluş tarafından
tutulmadıkları ve (iii) istihdamları bir çıkar çatışması yaratmadığı takdirde (bkz.
paragraf 1.9) bireyler olarak ya da bir danışmanlık firması ekibinin üyeleri olarak
tutulabilirler.
(e)
Banka tarafından bu Kılavuzun 1.22. paragraf (d) alt-paragrafı kapsamında
seçilemez olduğu ilan edilen bir firma, Banka’nın belirleyeceği bir süre boyunca
Banka tarafından finanse edilen bir sözleşme için seçilemez olarak kalacaktır.
Önceden Sözleşme ve Geriye Dönük Finansman
1.12 Belli bazı koşullar altında, örneğin projenin uygulanmasının
hızlandırılması için gerekli olduğu takdirde, Borçlu, Banka’nın onayı ile, ilişkili
Kredi Anlaşması imzalanmadan önce danışmanların seçimini gerçekleştirmeyi
isteyebilir. Bu süreç, önceden sözleşme olarak adlandırılmaktadır. Bu gibi
durumlarda duyuru da dahil olmak üzere seçim prosedürleri bu Kılavuza uygun
olarak gerçekleştirilecektir ve Banka, Borçlu tarafından kullanılan süreci
inceleyecektir. Bir Borçlu bu türden peşin ihaleyi tüm riski kendisi üstlenerek
yapar ve Banka tarafından prosedürler, dokümantasyon ya da sözleşme teklifi ile
ilgili olarak yayınlanan herhangi bir “itiraz yoktur” belgesi, Banka’yı söz konusu
proje için kredi verme yükümlülüğü altına sokmaz. Sözleşme imzalandığı takdirde
Borçlu tarafından kredi anlaşmasının imzalanmasından önce sözleşme
kapsamında yapılan harcamaların Banka tarafından geri ödenmesi, geriye dönük
finansman olarak adlandırılır ve buna yalnızca Kredi Anlaşmasında belirlenen
sınırlar çerçevesinde izin verilir.
Danışmanlar arasında İşbirliği
1.13 Danışmanlar; ilgili uzmanlık alanlarını birleştirmek, tekliflerinin teknik
açıdan yanıt verme kapasitelerini güçlendirmek ve daha büyük uzman havuzlarını
kullanabilmek, daha iyi yaklaşımlar ve metodolojiler kullanabilmek ve, bazı
durumlarda, daha düşük fiyatlar teklif edebilmek için bir ortak girişim biçiminde
ya da bir alt-danışmanlık anlaşması kapsamında birbirleri ile birleşebilirler. Bu tür
bir birleşme (herhangi belirli bir görevden bağımsız olarak) uzun vadeli ya da
belirli bir göreve yönelik olabilir. Borçlunun ortak girişim biçiminde bir birleşme
gerçekleştirmesi halinde oluşan birlik, firmalardan birini birliği temsil etmek
üzere tayin etmelidir; ortak girişimin tüm üyeleri sözleşmeyi imzalayacak ve
anlaşmanın tamamı için müştereken ve müteselsilen sorumlu olacaktır. Kısa liste
kesinleştirildikten ve Teklif İsteme Dokümanı (RFP) yayınlandıktan sonra, kısa
listede yer alan firmalar arasında ortak girişim ya da alt-danışmanlık biçiminde
gerçekleştirilecek herhangi bir birleşmeye ancak Borçlunun onayı olduğu takdirde
izin verilecektir. Borçlular danışmanlardan herhangi spesifik bir firma ya da
firmalar grubu ile birlik oluşturmalarını istemeyeceklerdir ama yeterlik sahibi
ulusal firmalar ile birleşmeyi teşvik edebilirler.
11
Banka İncelemesi, Yardım ve İzleme
1.14 Banka, seçim prosedürünün bu Kılavuzun hükümlerine uygun olarak
yürütüldüğünden emin olmak için, Borçlunun danışmanları işe almasını inceler.
İnceleme prosedürleri Ek 1’de açıklanmıştır.
1.15 Özel koşullar altında ve Borçludan gelen yazılı bir isteğe yanıt olarak
Banka, görevi üstlenebilecek kapasiteye sahip olmalarını beklediği firmaların kısa
listelerini 10 ya da uzun listelerini 11 Borçluya verebilir. Listenin verilmesi,
danışmanların kabulü anlamına gelmez. Borçlu, dilediği gibi herhangi bir ismi
silebilir ya da başka isimler ekleyebilir; ancak nihai kısa liste, Borçlu RFP’yi
yayınlamadan önce, onaylanması için Banka’ya sunulacaktır.
1.16 Borçlu, danışmanların performansının denetlenmesinden ve danışmanların
görevi sözleşmeye uygun olarak yürütmelerinin sağlanmasından sorumludur.
Banka personeli, Borçlunun ya da danışmanların sorumluluklarını üstlenmeksizin,
işin geçerli standartlara uygun olarak yürütüldüğünden ve kabule edilebilir
verilere dayandırıldığından emin olmak için işi izleyecektir. Uygun şekilde
Banka, Borçlu ile danışmanlar arasındaki görüşmelere katılabilir ve, gerektiği
takdirde, görevlendirme ile ilgili konular ele alınırken Borçluya yardımcı olabilir.
Projenin önemli bir bölümünün danışmanların merkez ofislerinde yürütüldüğü
durumlarda Banka personeli, Borçlunun onayı ile, danışmanların işlerini
incelemek için bu ofisleri ziyaret edebilir.
Yanlış Tedarik
1.17 Danışmanların seçiminin ya da hizmet sözleşmelerinin yapılmasının Kredi
anlaşmasının üzerinde mutabık kalınan hükümlerine ve Banka tarafından
onaylanan Tedarik Planına 12 uygun olarak gerçekleştirilmemesi halinde Banka,
danışmanlık hizmetlerinin masraflarını finanse etmez. Bu gibi durumlarda Banka
yanlış tedarik ilan edecektir ve, benimsediği politikanın gereği olarak, kredinin
yanlış tedarik edilmiş olan hizmetlere ayrılan bölümünü iptal edecektir. Buna ek
olarak Banka, Kredi Anlaşması kapsamında öngörülen diğer çözüm yollarına
başvurabilir. Banka’dan “itiraz yoktur” belgesinin alınmasının ardından sözleşme
yapıldıktan sonra dahi, “itiraz yoktur” belgesinin Borçlu tarafından verilen eksik,
yanlış ya da yanıltıcı bilgilere dayalı olarak verildiği ya da sözleşmenin şart ve
koşullarının Banka’nın onayı olmaksızın değiştirildiği kanaatine vardığı takdirde
Banka yanlış tedarik ilan edebilir.
Banka’ya Atıflar
1.18 Borçlu, RFP’de ve diğer belgelerde Banka’ya atıfta bulunurken aşağıda
belirtilen dili 13 kullanacaktır:
Kısa Liste: bkz. paragraf 2.6, 2.7 ve 2.8.
Uzun Liste: Kısa listeye dahil edilebilecek olan potansiyel firmalara ilişkin bir ön liste.
12
Bkz. paragraf 1.24
13
Bu dil, bir IDA kredisinin ya da bir hibenin veya bir vakıf fonunun kullanıldığı durumlarda
uygun şekilde değiştirilecektir.
10
11
12
“[Borçlunun Adı] [Uluslararası Yeniden Yapılandırma ve Kalkındırma
Bankası’ndan] (Banka’dan), [projenin adı]’nın maliyetine yönelik olarak ____
ABD$ tutarında bir [kredi] almıştır [ya da talep etmiştir] ve bu [kredinin] bir
bölümünü bu Sözleşme kapsamındaki seçilebilir ödemelere ayırma niyetindedir.
Banka tarafından ödemeler yalnızca [Borçlunun ya da temsilcisinin adı]’nın isteği
üzerine ve Banka’nın onayı üzerine yapılacaktır ve, her açıdan, [Kredi]
Anlaşma[sı]nın şart ve koşullarına tabi olacaktır. [Kredi] Anlaşma[sı], söz konusu
ödemenin ya da ithalatın Banka’nın bilgisine göre Birleşmiş Milletler
Charterının VII. Bölümü kapsamında Birleşmiş Milletler Güvenlik Konseyi
tarafından alınan bir karar ile yasaklanmış olması halinde, şahıslara ya da
kuruluşlara veya herhangi bir mal ithalatı için ödeme yapılması amacı ile [Kredi]
Hesaptan[ından] para çekilmesini yasaklamaktadır. [Borçlunun adı] dışında hiçbir
taraf, [Kredi] Anlaşma[sı] vasıtasıyla herhangi bir hak alamaz ya da [Kredi]
işlemlerinde herhangi bir hak talebinde bulunamaz.”
Eğitim ya da Bilgi Aktarımı
1.19 Görevin Borçlunun personeline ya da ulusal danışmanlara eğitim verilmesi
ya da bilgi aktarılması yönünde önemli bir unsur içermesi halinde TOR’de,
eğiticilere ve eğitim alacaklara ilişkin ayrıntılar, aktarılacak beceriler, zaman
çerçevesi ve düzenlemelerin izlenmesi ve değerlendirilmesi de dahil olmak üzere
eğitim programının amaçları, niteliği, kapsamı ve hedefleri belirtilecektir. Eğitim
programının maliyeti danışmanın sözleşmesine ve görev için hazırlanan bütçeye
dahil edilecektir.
Dil
1.20 RFP ve teklifler, Borçlunun tercihine bağlı olarak, aşağıdaki dillerden
birinde hazırlanacaktır: İngilizce, Fransızca ya da İspanyolca. Kazanan danışman
ile imzalanacak olan sözleşme, RFP için seçilen dilde yazılacaktır ve bu dil,
Borçlu ile seçilen danışman arasındaki sözleşmesel ilişkileri düzenleyen dil
olacaktır.
1.21 Bu Kılavuzun 1.20. paragrafında belirtildiği gibi İngilizce, Fransızca ya da
İspanyolca olarak hazırlanmasının yanı sıra RFP, Borçlunun tercihine bağlı
olarak, Borçlunun ülkesinin ulusal dilinde (ya da borçlunun ülkesinde ticari
işlemlerde ülke çapında kullanılan dilde) de yazılabilir. 14 RFP’nin ve ihale
belgelerinin iki dilde hazırlanması halinde danışmanların tekliflerini bu iki dilden
birinde sunmalarına izin verilecektir. Bu gibi durumlarda seçilen danışman ile
imzalanan sözleşme, teklifin sunulduğu dilde yazılacaktır ve bu durumda bu dil,
Borçlu ile hak sahibi danışman arasındaki sözleşmesel ilişkileri düzenleyen dil
olacaktır. Sözleşmenin İngilizce, Fransızca ya da İspanyolca dışında bir dilde
imzalanması ve sözleşmenin Banka’nın ön incelemesine tabi olması durumunda
Borçlu, sözleşmenin RFP’nin hazırlandığı uluslararası olarak kullanılan dile
tercümesini Banka’ya verecektir. Danışmanların iki dilde sözleşme imzalamaları
istenmemekte ve buna izin verilmemektedir.
14
Kullanılacak olan dil Banka’yı tatmin edecektir.
13
Sahtekarlık ve Yolsuzluk
1.22 Banka, benimsediği politika gereği, (Banka kredilerinin lehtarları da dahil
olmak üzere) Borçluların ve Banka tarafından finanse edilen sözleşmeler
kapsamındaki danışmanların seçim ve söz konusu sözleşmelerin ifası sırasında en
yüksek etik standardını gözetmelerini istemektedir. Bu politikayı gözetmek için
Banka:
(a)
bu hükmün amaçları doğrultusunda aşağıda verilen tanımlamaları
yapmaktadır:
(i)
“yolsuzluk uygulaması”; seçim sürecinde ya da sözleşmenin
ifasında herhangi bir kamu görevlisinin 15 hareketlerini etkilemek
için doğrudan ya da dolaylı olarak herhangi bir değerli şeyin
önerilmesi, verilmesi, alınması ya da istenmesi anlamına
gelmektedir;
(ii)
“sahtekarlık uygulaması”; bir seçim sürecini ya da bir sözleşmenin
ifasını etkilemek için gerçeklerin yanlış sunulması ya da
sunulmaması anlamına gelmektedir;
(iii)
“hileli uygulamalar”; Borçlunun bilgisi dahilinde ya da haricinde,
iki ya da daha fazla danışman arasında fiyatların yapay, rekabetçi
olmayan düzeylerde belirlenmesi için tasarlanan bir planın ya da
düzenlemenin yapılması anlamına gelmektedir;
(iv)
“baskıcı uygulamalar”; şahısların bir tedarik sürecine katılımlarını
etkilemek ya da bir sözleşmenin ifasını etkilemek için şahıslara ya
da onların mülküne doğrudan ya da dolaylı olarak zarar verilmesi
ya da zarar verilmesi tehdidinde bulunulması anlamına
gelmektedir.
(b)
sözleşme için önerilen danışmanın söz konusu sözleşmeye yönelik olarak
rekabet ederken, doğrudan ya da bir aracı yoluyla, yolsuz, sahteci, hileli ya
da baskıcı uygulamalara başvurduğunu tespit etmesi halinde teklifi
reddedecektir;
(c)
herhangi bir zamanda Borçlunun ya da bir Kredi lehtarının temsilcilerinin
seçim sürecinde ya da söz konusu sözleşmenin ifası sırasında yolsuz,
sahteci, hileli ya da baskıcı uygulamalara başvurduğunu ve Borçlunun
durumu düzeltmek için Banka’yı tatmin edecek uygun bir eylemi
zamanında uygulamaya koymadığını tespit ettiği takdirde, Kredinin
sözleşmeye ayrılan bölümünü iptal edecektir;
(d)
herhangi bir zamanda danışmanın Banka tarafından finanse edilen bir
sözleşme için rekabet ederken ya da sözleşmenin ifası sırasında doğrudan
ya da bir aracı yoluyla yolsuz, sahteci, hileli ya da baskıcı uygulamalara
başvurduğunu tespit ettiği takdirde, söz konusu danışmana, onu seçilemez
Tedarik kararlarını alan ya da inceleyen Dünya Bankası personelini ve diğer kuruluşların
çalışanlarını kapsamaktadır.
15
14
olarak ilan etmek de dahil olmak üzere, sınırsız ya da belirli bir süre
boyunca yaptırım uygulayacaktır.
(e)
bir Banka kredisi tarafından finanse edilen sözleşmelere danışmanların
Banka’ya hesaplarını, kayıtlarını, teklif sunumu ile ilişkili diğer belgelerini
ve sözleşmenin ifasını teftiş etme izni vermelerini ve bunların Banka
tarafından tayin edilen denetçiler tarafından denetlenmelerini öngören bir
hükmün dahil edilmesini isteme hakkına sahip olacaktır.
1.23
Banka’nın spesifik onayı ile bir Borçlu, Banka tarafından finanse edilen
daha büyük sözleşmelere yönelik RFP’ye danışmanın bir sözleşme için
rekabet ederken ve bir sözleşmeyi ifa ederken ülkenin RFP’de listelendiği
şekliyle (rüşvet de dahil olmak üzere) sahtecilik ve yolsuzluk karşıtı
yasalarını gözeteceğine ilişkin bir taahhütte bulunmasını öngören bir şartı
dahil edebilir. 16 Banka, söz konusu taahhüdü yöneten düzenlemelerin
Banka’yı tatmin edecek nitelikte olması halinde, Borçlu ülkenin isteği
üzerine söz konusu şartın sözleşmeye dahil edilmesini kabul edecektir.
Satınalma Planı
1.24
Projenin hazırlamasının bir parçası olarak Borçlu, Banka tarafından kabul
edilebilir olan bir Satınalma Planı 17 hazırlayacak, ve bu Satınalma Planını
Kredi görüşmelerinden önce onaylaması için Banka’ya sunacaktır; bu
Satınalma Planında şunlar belirtilecektir: (a) en az 18 aylık bir ilk süre
boyunca projenin yürütülmesi için gerekli olacak danışmanlık hizmetleri
için belirlenen sözleşmeler; (b) danışmanlık hizmetlerinin seçimine
yönelik önerilen yöntemler ve (c) ilişkili Banka inceleme prosedürleri. 18
Borçlu, projenin süresi boyunca Satınalma Planını yıllık olarak ya da
ihtiyaç duyuldukça güncelleyecektir. Borçlu, Satınalma Planını Banka
tarafından onaylandığı şekliyle uygulayacaktır.
II. KALİTE VE MALİYETE DAYALI SEÇİM (QCBS),
Seçim Süreci
2.1
QCBS, kısa listede yer alan firmalar arasında başarılı firmanın seçiminde
teklifin kalitesini ve hizmetlerin maliyetini dikkate alan rekabetçi bir süreç
kullanır. Bir seçim faktörü olarak maliyet, ihtiyatlı bir biçimde kullanılacaktır.
Kalite ve maliyete göreceli olarak verilecek ağırlık, her bir durum için görevin
niteliğine bağlı olarak belirlenecektir.
Örnek olarak bu türden bir taahhüt şu şekilde yazılabilir: “Yukarıdaki ihale için rekabet ederken
(ve ihaleyi aldığımız takdirde sözleşmeyi ifa ederken) Müşterinin ülkesinde geçerli olan ve
Müşteri tarafından bu sözleşmenin RFP’sinde listelenen sahtecilik ve yolsuzluk karşıtı kanunlara
kesin olarak uymayı taahhüt ederiz.”
17
Projenin malların, işlerin ve danışmanlık harici hizmetlerin tedarikini kapsadığı durumlarda
Satınalma Planı ayrıca malların, işlerin ve danışmanlık harici hizmetlerin IBRD Kredileri ve IDA
Kredileri kapsamında Tedarike ilişkin Kılavuz’a uygun olarak tedarik edilmesine ilişkin
yöntemleri de içermelidir. Banka, ilişkili kredi onaylandıktan sonra, ilk Tedarik Planını
kamuoyuna ifşa edecektir; ek güncellemeler, Banka onları onayladıktan sonra ifşa edilecektir.
18
Bkz. Ek 1.
16
15
2.2
Seçim süreci, aşağıdaki adımları içerecektir:
(a)
TOR’nin hazırlanması;
(b)
maliyet tahmininin ve bütçenin hazırlanması;
(c)
ilan ;
(d)
danışmanların kısa listesinin hazırlanması;
(e)
RFP’nin hazırlanması ve yayınlanması [RFP şunları içermelidir: Davet
Mektubu (LOI); Danışmanlara Talimatlar (ITC); TOR ve önerilen
sözleşme taslağı];
(f)
tekliflerin alınması;
(g)
teknik tekliflerin değerlendirilmesi: Kalitenin ele alınması;
(h)
mali tekliflerin aleni açılması;
(i)
mali teklifin değerlendirilmesi;
(j)
kalite ve maliyete ilişkin son değerlendirme; ve
(k)
seçilen firma ile müzakerelerin yapılması ve ihalenin verilmesi.
İş Tanımı (TOR)
2.3
Borçlu, görev için TOR’u hazırlamaktan sorumlu olacaktır. TOR, görevin
alanında uzmanlaşmış kişi(ler) ya da firma tarafından hazırlanacaktır. TOR’de
açıklanan hizmetlerin kapsamı, kullanılabilir olan bütçe ile uyumlu olacaktır.
TOR’da görevin amaçları, hedefleri ve kapsamı açık şekilde tanımlanacak ve
(mevcut ilgili çalışmaların bir listesi ve temel veriler dahil olmak üzere)
danışmanların tekliflerini hazırlamalarını kolaylaştıracak arka plan bilgileri
verilecektir. Eğer bilgi aktarımı ya da eğitim verilmesi amacı söz konusu ise bu,
danışmanların gerekli kaynakları öngörebilmelerini sağlamak adına, eğitilecek
personelin sayısı vb. gibi ayrıntılar ile birlikte spesifik olarak açıklanmalıdır.
TOR’de görevin yürütülmesi için gerekli olan hizmetler ve araştırmalar ile
(örneğin raporlar, veriler, haritalar, araştırmalar gibi) beklenen sonuçlar
listelenecektir. Ancak TOR fazla ayrıntılı ve esneklikten uzak olmamalı ve
böylelikle rakip danışmanların kendi metodolojilerini ve personel görev
dağılımını sunabilmelerine olanak sağlanmalıdır. Firmalar, tekliflerinde TOR
üzerine yorum yapmaya teşvik edileceklerdir. Borçlunun ve danışmanların ayrı
sorumlulukları TOR’de açık şekilde tanımlanmalıdır.
Tahmini Maliyet (Bütçe)
2.4
Gerçekçi bütçe kaynakları ayrılacaksa, iyi düşünülüp planlanmış bir
maliyet tahmini çok önemlidir. Maliyet tahmini, Borçlunun görevin yürütülmesi
16
için ihtiyaç duyulan kaynaklara ilişkin değerlendirmesine dayalı olacaktır:
Personel zamanı, lojistik destek ve fiziksel girdiler (örneğin taşıtlar, laboratuar
ekipmanı). Maliyetler iki geniş kategoriye bölünecektir: (a) ücret ya da maaş
(kullanılan sözleşme türüne göre) ve (b) geri ödenebilir maliyetler; bu ikinci
kategori de yabancı ve yerel maliyetler olarak ikiye bölünecektir. Personel zamanı
maliyeti, yabancı ve ulusal personel için gerçekçi bir zemine dayalı olarak tahmin
edilecektir.
İlan
2.5
Tüm projeler için Borçlunun bir Genel Satınalma İlanı taslağı hazırlayıp
Banka’ya sunması gerekmektedir. Banka bu bildirimin UN Development Business
online’da (UNDB online) ve Development Gateway’s dgMarket’ta yayınlanması
için gerekli düzenlemeleri yapacaktır. 19 İlgi beyanlarını almak için Borçlu, Genel
Satınalma İlanında beklenen danışmanlık görevlerinin bir listesini dahil edecek 20
ve resmi gazetede, ulusal bir gazetede ya da ücretsiz erişimin olduğu bir
elektronik portalda danışmanlık firmaları için her bir sözleşmeye yönelik ilgi
beyanları isteği ile ilgili bir duyuruda bulunacaktır. Ek olarak, 200.000 ABD$’ını
aşması beklenen sözleşmeler, UNDB online’da ve dgMarket’ta duyurulacaktır.
Borçlular ayrıca uluslararası bir gazetede ya da bir teknik dergide ilgi beyanları
için istek duyurusunda bulunabilirler. İstenen bilgiler, firmanın uygunluğuna
ilişkin bir karara varabilmek için gerekli olan minimum bilgiler olacak ve
danışmanların ilgilerini ifade etmelerini engelleyecek ölçüde karmaşık
olmayacaktır. Basvurular için, kısa listenin hazırlanmasından önce, UNDB
online’da duyurunun yayınlanmasının ardından en az 14 gün süre tanınacaktır.
Danışmanların Kısa Listesi
2.6
Borçlu, kısa listenin hazırlanmasından sorumludur. Borçlu, ilgilendiklerini
ifade eden firmalar arasında ilgili yeterliklere sahip olanlara öncelik tanıyacaktır.
Kısa listeler geniş bir coğrafi alana yayılmış olarak altı firmadan oluşacaktır ve bir
ülkeden en fazla iki firmayı ve, gelişmekte olan ülkelerden yeterlik sahibi firmalar
tespit edilemediği takdirde, bir gelişmekte olan ülkeden en az bir firmayı
içerecektir. Banka, örneğin belirli bir görev için az sayıda firmanın ilgilendiğini
ifade ettiği ya da sözleşmenin boyutu daha geniş bir rekabet için gerekçe
sunmadığı durumlar gibi özel koşullar altında daha az sayıda firmadan oluşan kısa
listeleri kabul edebilir. Kısa listenin oluşturulması amacı doğrultusunda bir
firmanın uyruğu, firmanın tescilli olduğu ya da kurulduğu ülke olacaktır ve bir
Ortak Girişimin söz konusu olduğu durumlarda Ortak Girişimi temsil etmek üzere
tayin edilen firmanın uyruğu olacaktır. Banka, Borçlu ile bir kısa listenin
genişletilmesini ya da daraltılmasını kararlaştırabilir; ancak Banka bir kısa liste
için “itiraz yoktur” belgesi yayınladıktan sonra Borçlu, Banka’nın onayı
olmaksızın bu listeye isim eklemeyecek ya da listeden isim silmeyecektir.
UNDB, Birleşmiş Milletler’in bir yayınıdır. Abonelik ile ilgili bilgiler, şu adresten temin
edilebilir. Development Business, United Nations, GCPO Box 5850, New York, NY 10163-5850,
USA (İnternet sitesi: www.devbusiness.com; e-posta: [email protected]); Development Gateway
Market, Development Gateway Foundation’ın bir elektronik portalıdır: 1889 F Street NW,
Washington, DC 20006, USA (İnternet sitesi: www.dgmarket.com).
20
Genel Satınalma Planı Borçlu tarafından hazırlanır ve Banka’ya sunulur; Banka, Satınalma
Planının United Nations Development Business’ta (UNDB online) ve Development Gateway
Market’ta (dgMarket) yayınlanması için gerekli düzenlemeleri yapacaktır.
19
17
İlgilendiklerini ifade eden firmalara ve özel olarak istekte bulunan diğer firmalara
firmaların nihai kısa listesi verilecektir.
2.7
Görevin Banka tarafından onaylanan Tedarik Planında belirlenen tavanın
(ya da tavanların) altında kaldığı 21, rekabetçi maliyetlere sahip bir kısa listesinin
oluşturulması için yeterli sayıda yeterlik sahibi firmanın mevcut olduğu ve
yabancı
danışmanları
kapsayan
rekabetin
ilk
izlenim
olarak
gerekçelendirilemediği ya da yabancı danışmanların ilgilendiklerini ifade
etmedikleri durumlarda kısa liste tamamen ulusal danışmanlardan (ülkede tescilli
olan ya da kurulmuş olan firmalardan) oluşabilir. Bu aynı miktarlar, Bankanın
(devletin ve/veya donörlerin fonlarının havuzda toplandığı) Sektör Geneli
Yaklaşımlarını (SWAps) 22 destekleyen kredi işlemlerinde bir eşik olarak
kullanılacak ve bu eşiğin altına düşüldüğünde kısa listeler tamamen Banka ile
üzerinde mutabık kalınan prosedürler kapsamında seçilen ulusal firmalardan
oluşacaktır. Ancak yabancı firmaların ilgilendiklerini ifade etmeleri halinde bu
firmalar da dikkate alınacaktır.
2.8
Kısa liste tercihen aynı kategoriye ait, benzer kapasiteye ve işletme
hedeflerine sahip olan danışmanlardan oluşacaktır. Bunun sonucu olarak kısa liste
normal olarak aynı uzmanlık alanında faaliyet gösteren benzer deneyimlere sahip
olan firmalardan ya da kâr gözetmeyen kuruluşlardan (NGO’lar, Üniversiteler,
BM Organları vb.) olusacaktir. Kisa listenin yukaridakilerin bir karisimindan
olustugu durumlarda seçim, Kaliteye Dayalı Seçim (QBS) ya da (küçük görevler
için) Danışmanların Niteliklerine Dayalı Seçim (CQS) yöntemi kullanılarak
gerçekleştirilmelidir. 23 Kısa liste, Bireysel Danışmanları içermeyecektir.
Teklif İsteme Dokümanını (RFP) Hazırlanması ve Yayınlanması
2.9
RFP şunları içerecektir: (a) bir Davet Mektubu, (b) Danışmanlara yönelik
Bilgiler, (c) TOR ve (d) önerilen sözleşme. Borçlular, Banka tarafından
yayınlanan geçerli standart RFP’leri kullanacaklardır ve projeye özgü koşulların
karşılanabilmesi için gerekli olduğu takdirde Banka tarafından kabul edilebilir
olan minimum düzeyde değişiklik yapacaklardır. Bu türden değişiklikler, yalnızca
RFP veri kâğıdı aracılığıyla yapılacaktır. Borçlular, RFP’ye dahil edilen tüm
belgeleri listeleyeceklerdir. Bankanın kullanılacak olan sistemin yeterliliğine ikna
olması halinde Borçlu, RFP’nin dağıtımı için bir elektronik sistem kullanabilir.
RFP’nin elektronik olarak dağıtıldığı durumlarda elektronik sistem, RFP’de
değişiklik yapılmasını önleyecek düzeyde güvenli olacak ve kısa listede yer alan
danışmanların RFP’ye erişimlerini kısıtlamayacaktır.
Davet Mektubu (LOI)
Her bir durumda; projenin niteliği, ulusal danışmanların kapasitesi ve görevlerin karmaşıklığı
dikkate alınarak dolar tavan düzeyleri belirlenecektir. Tavan (ya da tavanlar) hiçbir durumda
Borçlunun Ülkesine yönelik Ülke Tedarik Değerlendirme Raporunda (CPAR) belirtilen miktarı
aşmayacaktır. Kredi kullanan her bir ülke için dolar tavan düzeyler, Banka’nın internet sitesinde
açıklanacaktır.
22
SWAP’ler kalkındırma kuruluşları tarafından ülkenin önderlik ettiği ve ölçekleri tek bir projeye
göre daha büyük olan programları desteklemeye yönelik bir yaklaşımı temsil etmektedir. Tipik
olarak bir sektörün tamamını ya da büyük bölümlerini kapsar.
23
“Küçük”ün ne olduğunu tanımlayan dolar eşikleri her bir durumda, görevin niteliği ve
karmaşıklığı dikkate alınarak belirlenecektir ama 200.000 ABD$’ını aşmayacaktır.
21
18
2.10 LOI’de Borçlunun danışmanlık hizmetlerinin teminine yönelik olarak bir
sözleşme yapma yönündeki niyeti, fonların kaynağı, müşteri ile ilgili ayrıntılar ve
tekliflerin sunulması ile ilgili tarih, zaman ve adres belirtilecektir.
Danışmanlara Talimatlar (ITC)
2.11 ITC, danışmanlara tekliflerini hazırlamada yardımcı olacak tüm gerekli
bilgileri içerecek ve değerlendirme sürecine ilişkin bilgi vererek ve değerlendirme
kriterleri ile faktörlerini, bunların farklı ağırlıklarını ve geçer düzeyde olabilmek
için gerekli olan minimum yeterlik notunu belirterek, seçim prosedürüne mümkün
olduğu kadar şeffaflık getirecektir. ITC’de danışmanlardan istenecek (personel
zamanında) anahtar personel girdilerinin düzeyine ya da toplam bütçeye ilişkin bir
tahmin belirtilecektir (bunların ikisi birden belirtilmeyecektir). ITC’de teklifin
geçerlilik süresi belirlenecektir ve bu süre tekliflerin değerlendirilmesi,
sözleşmenin kiminle yapılacağına karar verilmesi, Banka incelemesi ve sözleşme
müzakerelerinin kesinleştirilmesi için yeterli olacaktır. ITC’ye dahil edilmesi
gereken bilgilerin ayrıntılı bir listesi Ek 2’de verilmiştir.
Sözleşme
2.12 Bu Kılavuzun IV. Kısmında en yaygın sözleşme türleri kısaca
tartışılmaktadır. Borçlular, Banka tarafından yayınlanan uygun Standart Sözleşme
Formunu kullanacaklar ve ülkeye ve projeye özgü konuların ele alınabilmesi için
gerekli olduğu takdirde Banka tarafından kabul edilebilir olan minimum düzeyde
değişiklik yapacaklardır. Bu türden değişiklikler yalnızca Sözleşme Bilgi
Formunda ya da Sözleşmenin Özel Koşullarında yapılacak ve Banka’nın Standart
Formunda bulunan Sözleşmenin Genel Koşulları bölümünün yazımı değiştirilerek
yapılmayacaktır. Bu sözleşme formlari, danışmanlık hizmetlerinin çoğunu
kapsamaktadır. Bu formların uygun olmadığı durumlarda (Örneğin sevkıyat
öncesi muayene, tedarik hizmetleri, üniversitelerde öğrencilerin eğitimi,
özelleştirmede reklâmcılık faaliyetleri ya da eşleştirme gibi konularda) Borçlular,
Banka tarafından kabul edilebilir olan diğer sözleşme formlarını kullanacaklardır.
Tekliflerin Alınması
2.13 Borçlu, danışmanlara tekliflerini hazırlayabilmeleri için yeterli süre
tanıyacaktır. Tanınacak olan süre göreve bağlı olacaktır ama normal olarak
(örneğin sofistike bir metodolojinin belirlenmesini, disiplinler arası bir mastır
planının hazırlanmasını gerektiren görevler için) dört haftadan az ya da üç aydan
fazla olmayacaktır. Bu süre zarfında firmalar, RFP’de verilen bilgiler hakkında
daha fazla izahat isteyebilirler. Borçlu bu izahatları yazılı olarak temin edecek ve
kısa listede bulunan (teklif sunma niyetinde olan) tüm firmalara bir nüshasını
gönderecektir. Gerekli olduğu takdirde Borçlu, tekliflerin sunulacağı son tarihi
erteleyebilir. Teknik ve mali teklifler aynı anda sunulacaktır. Son tarihin ardından
teknik ya da mali teklifte tadilat yapılması kabul edilmeyecektir. Sürecin
bütünlüğünün korunabilmesi için teknik ve mali teklifler ayrı mühürlü zarflar
içinde sunulacaktır. Teknik zarflar, tekliflerin sunulabileceği sürenin sona
ermesinin ardından ilgili departmanlardan (uygun şekilde teknik, mali, hukuki
departmanlardan) seçilen görevlilerden oluşan bir komisyon tarafından derhal
19
açılacaktır. Mali teklifler mühürlü kalacak ve aleni biçimde açılana dek saygın bir
kamu denetçisine ya da bağımsız bir yetkili makama emanet edilecektir.
Tekliflerin sunulabileceği sürenin sona ermesinin ardından alınan teklifler,
açılmadan iade edilecektir. Bankanın, diğerleri arasında sistemin güvenli olması,
gizliliği ve sunulan tekliflerin özgünlüğünü koruması, danışmanları tekliflerine
bağlı tutmak için bir elektronik imza sistemi ya da bunun eşdeğeri bir sistem
kullanması ve tekliflerin yalnızca danışman ile Borçlunun eşzamanlı elektronik
yetkilendirmesinin ardından açılmasına olanak tanıması gibi kullanılacak olan
sistemin yeterliliğine ikna olması halinde Borçlular, danışmanların tekliflerini
elektronik araçlar ile sunmalarına izin veren elektronik sistemler kullanabilirler.
Bu durumda danışmanlar, tekliflerini matbu olarak sunma seçeneğine sahip
olmayı sürdüreceklerdir.
Tekliflerin Değerlendirilmesi: Kalite ve Maliyetin Ele Alınması
2.14 Tekliflerin değerlendirilmesi, iki aşamada gerçekleştirilecektir: İlk önce
kalite ve ardından maliyet değerlendirilecektir. Teknik teklifleri değerlendirenler,
Banka incelemeleri ve itiraz yoktur belgesi de dahil olmak üzere teknik
değerlendirme sona erene kadar mali tekliflere erişim hakkına sahip
olmayacaklardır. Mali tekliler ancak bundan sonra açılacaktır. Değerlendirme,
RFP’nin hükümleri ile tam bir uyum içinde gerçekleştirilecektir.
Kalitenin Değerlendirilmesi
2.15 Borçlu, (sektörde uzman üç ya da daha fazla kisiden oluşan bir
değerlendirme komisyonu kurarak) birçok kriteri dikkate alarak her bir teknik
teklifi değerlendirecektir: (a) danışmanın söz konusu görev ile ilgili deneyimi, (b)
önerilen metodolojinin kalitesi, (c) önerilen anahtar personelin yeterlikleri, (d)
TOR’de gerekli görüldüğü takdirde bilgi aktarımı ve (e) görevin ifasında anahtar
personele söz konusu ülke vatandaşlarının ne ölçüde katılacağı. Her bir kriter, 1
ila 100 arasında bir ölçek üzerinden notlandırılacaktır. Daha sonra notların
ağırlıklı ortalaması alınacak ve puanlar oluşturulacaktır. Aşağıda belirtilen
ağırlıklar gösterge niteliğindedir. Kullanılacak olan fiili yüzde rakamları, söz
konusu göreve uygun olacak ve, Banka’nın aksini onayladığı durumlar dışında,
aşağıda belirtilen aralıklarda olacaktır. Önerilen ağırlıklar, RFP’de açıklanacaktır.
Danışmanın özel deneyimi:
Metodoloji:
Anahtar personel:
Bilgi aktarımı: 24
Ülke Vatandaşlarının katılımı: 25
Toplam
0 ila 10 puan
20 ila 50 puan
30 ila 60 puan
0 ila 10 puan
0 ila 10 puan
100 puan
2.16 Borçlu, normal olarak bu kriterleri alt-kriterlere ayıracaktır. Örneğin
metodoloji kapsamında alt-kriterler yenilik ve ayrıntı düzeyi olabilir. Ancak altBilgi aktarımı, bazı görevlerin temel amacı olabilir; bu gibi durumlarda bu TOR’de
belirtilecektir ve ancak Banka’nın onayı ile öneminin yansıtılması için bilgi aktarımına daha büyük
bir ağırlık verilebilir.
25
Yabancı ve ulusal firmalar tarafından sunulan anahtar personel içindeki ülke vatandaşları
tarafından yansıtıldığı şekilde.
24
20
kriter sayısı temel düzeyde tutulmalıdır. Banka, tekliflere ilişkin profesyonel bir
değerlendirmenin ötesine taşıyarak mekanik bir degerlendirmeye neden olabilecek
olan aşırı ölçüde ayrıntılı alt-kriterler listesinin kullanılmasını tavsiye
etmemektedir. Deneyime verilen ağırlık görece düşük olabilir çünkü bu kriter
danışman kısa listeye dahil edilirken halihazırda dikkate alınmıştır. Daha
karmaşık görevlerde (örneğin disiplinler arası fizibilite ya da yönetim
çalışmalarında) metodolojiye daha fazla ağırlık verilecektir.
2.17 Yalnızca anahtar personelin değerlendirilmesi tavsiye edilmektedir.
Performans kalitesini nihai olarak anahtar personel belirlediği için, önerilen
görevin karmaşık olduğu durumlarda bu kritere daha fazla ağırlık verilecektir.
Borçlu, önerilen anahtar personelin özgeçmişlerinde yer alan yeterliklerini ve
deneyimlerini inceleyecektir; bu özgeçmişler doğru, eksiksiz olmalı ve söz konusu
danışmanlık firmasından bir yetkili ve önerilen bireyin kendisi tarafından
imzalanmış olmalıdır.
Bireyler, görev ile ilgili olarak, aşağıda verilen üç alt-kriter üzerinden
puanlanacaktır:
(a)
genel yeterlilikler: Genel eğitimi, deneyim süresi, bulunduğu görevler,
danışmanlık firmasında personel olarak çalıştığı süre, gelişmekte olan
ülkelerdeki deneyimi vb.
(b)
görev için yeterlilik: Görev ile ilgili olarak eğitimi ve spesifik
sektördeki, alandaki, konudaki vb. deneyimi; ve
(c)
bölgedeki deneyimi: Yerel dile, kültüre, idari sisteme, devlet
örgütlenmesine vb. ilişkin bilgisi.
2.18 Borçlular her bir teklifi TOR’a yanıt verebilirliğine dayalı olarak
değerlendireceklerdir. Bu aşamada TOR’nin önemli yönlerine yanıt vermiyorsa ya
da RFP’de belirtilen minimum teknik puanı alamamışsa söz konusu teklifin uygun
olmadığı değerlendirmesi yapılacak ve bu teklif reddedilecektir.
2.19 Sürecin sonunda Borçlu, tekliflerin “kalitesi”ne ilişkin bir Teknik
Değerlendirme Raporu hazırlayacak ve, sözleşmelerin ön incelemeye tabi olduğu
durumlarda, bu raporu incelemesi ve “itiraz yoktur (no objection)” belgesi
vermesi için Banka’ya sunulacaktır. Rapor, değerlendirmenin sonuçlarını
doğrulayacak ve tekliflerin güçlü ve zayıf yönlerini açıklayacaktır. Örneğin
bireysel not kağıtları gibi değerlendirme ile ilişkili tüm kayıtlar, projenin ve
projenin denetlenmesinin tamamlanmasına dek saklanacaktır.
Maliyet Değerlendirmesi
2.20 Kalite değerlendirmesinin tamamlanmasının ve Banka’nın itiraz yoktur
belgesini vermesinin ardından Borçlu, teklif sunmuş olan danışmanlara her bir
danışmana verilen teknik puanları bildirecek ve teklifleri minimum yeterlik
notunu elde edemeyen ya da RFP ve TOR’a yanıt vermediği düşünülen
danışmanlara mali tekliflerinin sözleşmenin imzalanmasının ardından açılmadan
iade edileceğini bildirecektir. Borçlu, eşzamanlı olarak, minimum yeterlilik
21
notunu elde etmiş olan danışmanlara mali tekliflerin açılması için belirlenen
tarihi, zamanı ve yeri bildirecektir. Mali teklifler, (kişisel olarak ya da irtibat
kurarak) katılmayı tercih eden danışmanların temsilcilerinin huzurunda aleni
olarak açılacaktır. Danışmanın adı, teknik puanlar ve önerilen fiyatlar yüksek
sesle okunacak (ve teklifler elektronik olarak sunulmuşsa çevrimiçi olarak
postalanacak) ve mali teklifler açıldığında kaydedilecektir; bu kaydın bir nüshası
derhal Banka’ya gönderilecektir. Borçlu ayrıca aleni açma işleminin tutanağını
tutacak ve bu kaydın bir nüshası derhal Banka’ya ve teklif sunmuş olan
danışmanlara gönderilecektir.
2.21 Daha sonra Borçlu, mali teklifleri inceleyecektir. Aritmetik hatalar
bulunduğu takdirde bu hatalar düzeltilecektir. Tekliflerin karşılaştırılabilmesi
amacı doğrultusunda maliyetler, RFP’de belirtildiği gibi, Borçlu tarafından seçilen
tek bir kura (yerel kura ya da tam olarak dönüştürülebilir yabancı kura)
dönüştürülecektir. Borçlu bu dönüştürme işlemini resmi bir kaynaktan (örneğin
Merkez Bankası), ticari bir bankadan ya da benzer işlemler için uluslararası olarak
yayınlanan bir gazeteden alınan satış (kambiyo) fiyatlarını kullanarak
gerçekleştirecektir. RFP’de, kullanılacak olan döviz kurunun kaynağı ve, tarihin
tekliflerin sunulması için son tarihten en fazla dört hafta öncesine ait olması ya da
teklifin geçerlilik süresinin orijinal sona erme tarihinden sonrasına ait olmaması
koşuluyla, döviz kurunun tarihi belirtilecektir.
2.22 Değerlendirme amacı doğrultusunda “maliyet”, sözleşme üzerindeki tespit
edilebilir yerel dolaylı vergileri 26 ve Borçlunun ülkesinde danışmanın o ülkede
ikâmet etmeyen personeli tarafından verilen hizmetlerin fiyatlandırması üzerinden
Borçlunun ülkesine ödenecek gelir vergisini kapsamamaktadır. Maliyet,
danışmanın ödediği tüm maaşları ve örneğin seyahat, tercüme, rapor çıktısı ya da
sekretarya harcamaları gibi tüm diğer harcamaları kapsayacaktır. En düşük
maliyete sahip olan teklife mali puan olarak 100 verilebilir ve diğer tekliflere
verilen mali puanlar, fiyatları ile ters orantılı olacaktır. Alternatif olarak, maliyete
yönelik puanların paylaştırılmasında doğru orantı yöntemi ya da başka bir
metodoloji kullanılabilir. Kullanılacak olan metodoloji RFP’de açıklanacaktır.
Birleşik Kalite ve Maliyet Değerlendirmesi
2.23 Toplam puan, kalite ve maliyet puanlarının ağırlıklarının belirlenip
toplanması ile elde edilecektir. “Maliyet” için ağırlık, görevin karmaşıklığı ve
kalitenin göreceli önemi dikkate alınarak seçilecektir. III. Kısımda belirtilen
hizmetler dışında maliyet için ağırlık, normal olarak, 100 puan üzerinden 20 puan
olacaktır. Kalite ve maliyet için önerilen ağırlıklar RFP’de belirtilecektir.
Toplamda en yüksek puanı alan firma, müzakereler için davet edilecektir.
Müzakereler ve Sözleşme Yapılması
2.24 Müzakereler TOR’ye, metodolojiye, personel görev dağılımı, Borçlunun
girdileri ve sözleşmenin özel koşulları hakkında tartışmaları içerecektir. Son
ürünün kalitesinin, maliyetinin ve ilk değerlendirmenin öneminin etkilenmemesi
için bu tartışmalar, orijinal TOR’de ya da sözleşmenin şartlarında önemli bir
Ulusa düzeyde, Eyalet (ya da İl düzeyinde) ve Belediye düzeyinde sözleşme faturaları üzerinden
alınan tüm dolaylı vergiler.
26
22
değişikliğe neden olmayacaktır. Yalnızca bütçenin karşılanabilmesi amacı ile iş
girdilerinde önemli indirimler yapılmayacaktır. Nihai TOR ve üzerinde mutabık
kalınan metodoloji, sözleşmenin bir parçasını oluşturacak olan “Hizmetlerin
Tanımı” bölümüne dahil edilecektir.
2.25 Her iki taraf da seçim sürecindeki beklenmedik bir gecikmenin böylesi bir
değişikliği kaçınılmaz kıldığı ya da bu tür değişikliklerin görevin amaçlarına
ulaşılabilmesi için kritik öneme sahip olduğu konusunda mutabık kalmadıkları
müddetçe seçilen firmanın anahtar personelinde değişiklik yapmasına izin
verilmeyecektir. 27 Eğer durum bu şekilde değilse ve anahtar personelin
kullanılabilirliği onaylanmadan teklife dahil edildiği tespit edilirse firma elenebilir
ve süreç, sıralamadaki bir sonraki firma ile sürdürülür. İlk önerilen personelin
yerine getirilmesi önerilen anahtar personel, ilk önerilen personelinkine eşit ya da
onunkinden daha iyi vasıflara sahip olacaktır.
2.26 Mali müzakereler, danışmanların (eğer varsa) Borçlunun ülkesindeki vergi
yükümlülüklerinin açıklığa kavuşturulmasını ve bu vergi yükümlülüğünün
sözleşmeye nasıl yansıtıldığının ya da yansıtılacağının belirlenmesini içerecektir.
Götürü Sözleşmelerin ödemeleri sonuçların (ya da ürünlerin) teslimine dayandığı
için önerilen fiyat, tüm maliyetleri (personel zamanı, ek yükler, seyahat, otel vb.)
kapsayacaktır. Sonuç olarak eğer bir Götürü sözleşme için seçim yöntemi fiyatı
bir unsur olarak içeriyorsa bu fiyat görüşülmeyecektir. Zaman-esaslı
Sözleşmelerde ödeme, girdilere (personel zamanı ve geri ödenebilir maliyetler)
dayanmaktadır ve önerilen fiyat personel ücretlerini ve geri ödenebilir
maliyetlerin miktarına ilişkin bir tahmini içerecektir. Seçim yönteminin fiyatı bir
unsur olarak içerdiği durumlarda, örneğin önerilen personel ücretlerinin
danışmanlar tarafından benzer sözleşmelerde tipik olarak belirlenen ücretlerin çok
üzerinde olması gibi özel koşullar dışında, personel ücretlerine ilişkin müzakere
yapılmayacaktır. Sonuç olarak müzakerenin yasaklanması, müşterinin izahat
isteme hakkını ve, eğer ücret çok yüksek ise, Banka ile gerekli istişarenin
yürütülmesinin ardından ücretlerde değişiklik yapılmasını isteme hakkını
engellemez. Geri ödenebilir maliyetler, makbuzların sunulmasının ardından
karşılanmış olan fiili harcamalar üzerinden ödenir ve dolayısıyla müzakerelere
tabi değildir. Ancak müşterinin (örneğin seyahat ya da otel masrafları gibi) belli
bazı geri ödenebilir maliyetlerin birim fiyatları için tavanları belirlemeyi istemesi
halinde bu geri ödenebilir maliyetler RFP’de bulunan ücretlerin maksimum
düzeylerini belirtmeli ya da RFP’de bir tanımlamalıdır.
2.27 Müzakerelerin kabul edilebilir bir sözleşme ile sonuçlanmaması halinde
Borçlu, müzakereleri iptal edecek ve sıralamada bir sonraki firmayı müzakereler
için davet edecektir. Borçlu, bu adımı atmadan önce Banka’ya danışacaktır.
Danışman, müzakerelerin iptalinin nedenleri hakkında bilgilendirilecektir.
Sıralamada bir sonraki firma ile müzakereler başlatıldıktan sonra Borçlu, önceki
müzakereleri yeniden açmayacaktır. Müzakerelerin başarılı bir şekilde
tamamlanmasının ve Banka’nın parafe edilmiş sözleşmeye itiraz yoktur
belgesini 28 vermesinin ardından Borçlu, kısa listedeki diğer firmalara başarısız
olduklarını derhal bildirecektir.
RFP’de gerçekçi teklif geçerlilik sürelerinin tanımlanması ve verimli bir değerlendirme
yapılması, riski minimuma indirir.
28
Banka’nın ön incelemesine tabi olan Sözleşmeler için.
27
23
İhalenin Verildiğinin Duyurulması
2.28 İhalenin verilmesinin ardından borçlu, UNDB online’da ve dgMarket’ta
aşağıdaki bilgileri yayınlayacaktır: (a) teklif sunmuş olan tüm danışmanların
isimleri; (b) her bir danışmana verilen teknik puanlar; (c) her bir danışmanın
değerlendirilen fiyatları; (d) danışmanların puanlara göre nihai sıralanışı; (e)
kazanan danışmanın ismi ve sözleşmenin bedeli, süresi ve özet olarak kapsamı.
Aynı bilgiler, teklif sunmuş olan tüm danışmanlara gönderilecektir.
Açıklama Talebi
2.29 Paragraf 2.28’de belirtildiği gibi ihalenin verildiğinin duyurulmasında
Borçlu, teklifinin seçilmeme gerekçelerini öğrenmek isteyen danışmanların
Borçludan bir açıklama isteyebileceğini belirtecektir. Borçlu, danışmanın
tercihine göre yazılı olarak ve/veya bir sorgu toplantısında söz konusu teklifin
neden seçilmediğine ilişkin bir açıklamayı derhal sunacaktır. İstekte bulunan
danışman, söz konusu sorguya katılımın tüm maliyetlerini karşılayacaktır.
Tüm Tekliflerin Reddedilmesi ve Yeniden Davet
2.30 Borçlu, ancak tüm tekliflerin TOR’ye uyumda önemli eksiklikler
nedeniyle yanıt veremez nitelikte olmaları ya da ilk tahminden önemli ölçüde
daha yüksek maliyetler gerektirmeleri halinde tüm teklifleri reddetme gerekçesine
sahip olacaktır. İkinci durumun geçerli olması halinde, Banka ile istişare içinde
bütçenin artırılmasının ya da firma ile hizmetlerin kapsamının daraltılmasının
uygulanabilirliği araştırılmalıdır. Tüm teklifler reddedilmeden ve yeni teklifler
için davet çıkarılmadan önce Borçlu, tüm tekliflerin reddedilmesinin nedenlerini
belirterek Banka’ya bildirimde bulunacak ve ret sürecini tamamlayıp yeni süreci
başlatmadan önce Banka’nın “itiraz yoktur” belgesini alacaktır. Yeni süreç, (kısa
liste de dahil olmak üzere) RFP’nin ve bütçenin gözden geçirilmesini içerebilir.
Bu gözden geçirmeler, Banka ile birlikte kararlaştırılacaktır.
Gizlilik
2.31 Tekliflerin değerlendirilmesi ile ilişkili bilgiler ve sözleşmelerin yapılması
ile ilgili tavsiyeler, paragraf 2.20 ve 2.27’de belirtilen durumlar dışında, ihalenin
verildiğinin duyurulmasına kadar teklif sunmuş olan danışmanlara ya da süreç ile
resmi olarak ilgili olmayan başka şahıslara ifşa edilmeyecektir.
III. DİĞER SEÇİM YÖNTEMLERİ
Genel
3.1
Bu kısım, QCBS dışındaki diğer seçim yöntemlerini ve bu yöntemlerin
hangi koşullar altında kabul edilebilir olacağını açıklamaktadır. II. Kısmın
24
(QCBS) tüm ilgili 29 kısımları, rekabetin kullanıldığı tüm durumlar için geçerli
olacaktır.
Kaliteye Dayalı Seçim (QBS)
3.2
QBS, aşağıda belirtilen türde görevler için uygundur:
(a)
TOR’nin ve danışmanlardan gelen gerekli girdilerin tanımlanmasının
güç olduğu ve müşterinin danışmanların tekliflerinde yenilik
sergilemelerini istediği karmaşık ya da üst düzeyde uzmanlık
gerektiren görevler (örneğin ülke ekonomisine ya da sektöre ilişkin
çalışmalar, çok sektörlü fizibilite çalışmaları, tehlikeli atık işleme
tesisinin ya da bir kent mastır planının projesinin hazırlanması , finans
sektörü reformları);
(b)
yüksek düzeyde bir ek görev niteliğine sahip olan ve amacın en iyi
uzmanları kullanmak olduğu görevler (örneğin büyük barajlar gibi
büyük altyapı sistemlerinin fizibilitesi ve yapısal mühendislik tasarımı,
ulusal önem taşıyan politika çalışmaları, büyük devlet kuruluşlarının
yönetim çalışmaları); ve
(c)
önemli ölçüde farklı yöntemler ile gerçekleştirilebilecek olan ve bu
nedenle tekliflerin karşılaştırılamayacağı görevler (örneğin hizmetlerin
değerinin analizin kalitesine bağlı olduğu yönetim tavsiyeleri, sektör
çalışmaları ve politika çalışmaları).
3.3
QBS’de RFP (mali teklif olmaksızın) yalnızca bir teknik teklifin
sunulmasını ya da teknik ve mali teklifin aynı anda ama ayrı zarflarda sunulmasını
(iki zarf sistemi) isteyebilir. RFP, tahmin edilen bütçeyi ya da tahmin edilen
anahtar personel zamanı rakamını belirleyecek ve bu bilginin yalnızca gösterge
olarak verildiğini ve danışmanların kendi tahminlerini seçme konusunda özgür
olacaklarını belirtecektir.
3.4
Yalnızca teknik tekliflerin istendiği durumlarda, QCBS’de kullanılan aynı
metodoloji ile teknik tekliflerin değerlendirilmesinin ardından Borçlu, sıralamada
en üstte yer alan teknik teklifin sahibi olan danışmandan ayrıntılı bir mali teklif
sunmasını isteyecektir. Daha sonra Borçlu ve danışman, mali teklifi 30 ve
sözleşmeyi görüşeceklerdir. Seçim sürecinin diğer tüm özellikleri, yalnızca
kazanan firmanın fiyatının yayınlanması özelliği dışında paragraf 2.28’de
belirtildiği gibi İhalenin Verildiğinin duyurulması da dahil olmak üzere,
QCBS’nin özellikleri ile aynı olacaktır. Danışmanlardan başlangıçta teknik
teklifleri ile beraber mali tekliflerini sunmaları da istenmişse, QCBS’de olduğu
gibi, yalnızca seçilen firmanın fiyat teklifinin açılmasını ve müzakerelerin başarılı
bir şekilde sonlandırılmasının ardından diğer tekliflerin açılmadan iade edilmesini
sağlamak üzere gerekli muhafazalar temin edilecektir.
Kısım II’nin tüm hükümleri, söz konusu spesifik durumda danışmanların seçimi için kullanılan
yöntemin gerektirdiği değişiklikler ve öncelikler ile birlikte uygulanacaktır. Tek kaynaklı seçim
yönteminin kullanıldığı durumlarda ilgi beyanı için duyuruya gerek yoktur.
30
QBS kapsamındaki mali görüşmeler, tüm danışmanların ücretlerine ve diğer harcamalara ilişkin
görüşmeleri içermektedir.
29
25
Bir Sabit Bütçe kapsamında Seçim (FBS)
3.5
Bu yöntem, yalnızca görevin basit olduğu, kesin olarak tanımlanabildiği ve
bütçenin sabit olduğu durumlarda uygundur. RFP’de kullanılabilir olan bütçe
belirtilecek ve danışmanlardan bütçe dahilindeki en iyi teknik ve mali tekliflerini
ayrı zarflarda sunmaları istenecektir. Bütçenin danışmanların beklenen işleri
gerçekleştirebilmeleri için yeterli olduğundan emin olunması için TOR özellikle
iyi hazırlanmalıdır. İlk önce, QCBS yönteminde olduğu gibi, tüm tekliflerin
değerlendirilmesi gerçekleştirilecektir. Ardından fiyat teklifleri aleni olarak
açılacak ve fiyatlar yüksek sesle okunacaktır. Belirtilen bütçeyi aşan teklifler
reddedilecektir. Diğerleri arasında sıralamada en üstte yer alan teknik teklifi
sunmuş olan Danışman seçilecek ve bir sözleşmeye yönelik müzakereler için
davet edilecektir. İhalenin Verildiğinin Duyurulması, paragraf 2.28’de belirtildiği
gibi gerçekleştirilecektir.
En Düşük Maliyete Göre Seçim (LCS)
3.6
Bu yöntem yalnızca yerleşik uygulamaların ve standartların mevcut olduğu
standart ya da rutin nitelikteki görevlere (denetimler, karmaşık olmayan işlerin
mühendislik tasarımı vb.) yönelik danışmanların seçimi için uygundur. Bu yöntem
kapsamında “kalite” için bir “minimum” yeterlik notu belirlenir. İki zarf içinde
sunulacak olan teklifler, bir kısa liste içindeki firmalar tarafından verilir. İlk önce
teknik teklifler açılıp değerlendirilir. Minimum yeterlik notunu 31 alamayan
teklifler reddedilir ve diğerlerinin mali teklifleri aleni olarak açılır. Ardından en
düşük fiyatı veren firma seçilir ve İhalenin Verildiğinin Duyurulması, paragraf
2.28’de belirtildiği gibi gerçekleştirilecektir. Bu yöntem kapsamında minimum
yeterlik notu belirlenecek ve bu notun üzerinde not alan tüm tekliflerin yalnızca
“maliyet” bakımından rekabet ettikleri düşünülecektir. Minimum yeterlik notu
RFP’de belirtilecektir.
Danışmanların Niteliklerine Dayalı Seçim (CQS)
3.7
Bu yöntem, rekabetçi tekliflerin hazırlanması ve değerlendirilmesi
gereksiniminin gerekçesinin olmadığı küçük 32 görevler için kullanılabilir. Bu gibi
durumlarda Borçlu TOR’u hazırlayacak, ilgi beyanları alindiktan sonra
danışmanların söz konusu görev ile ilgili deneyimine ve ehliyetine ilişkin bilgilere
dayanarak bir kısa liste olusturacak ve en uygun yeterlik ve referanslara sahip olan
firmayı seçecektir. Seçilen firmadan birleşik bir teknik-mali teklif sunması
istenecek ve daha sonra bu firma sözleşmenin görüşülmesi için davet edilecektir.
3.8
Borçlu, UNDB online’da ve dgMarket’ta ihalenin verilmesinin
kararlaştırıldığı danışmanın adını ve sözleşmenin bedelini, süresini ve kapsamını
yayınlayacaktır. Bu yayın üç ayda bir gerçekleştirilebilir ve bir önceki dönemi
kapsayan bir özet tablo biçiminde olabilir.
Bu yöntem, QCBS yönteminin yerine kullanılmayacak ve yalnızca düşünsel unsurun küçük
olduğu çok standart ve rutin teknik nitelikteki spesifik durumlar için kullanılacaktır. Bu yöntemde
minimum yeterlik notu 70 ya da üzeri olacaktır.
32
“Küçük”ün ne olduğunu tanımlayan dolar eşikleri her bir durumda, görevin niteliği ve
karmaşıklığı dikkate alınarak belirlenecektir ama 200.000 ABD$’ını aşmayacaktır.
31
26
Tek Kaynaklı Seçim (SSS)
3.9
Danışmanların tek kaynaklı seçimi, kalite ve maliyet açısından rekabetin
faydalarını sağlamaz, seçim süreci saydamlıktan yoksundur ve kabul edilemez
uygulamaları teşvik edebilir. Bu nedenle tek kaynaklı seçim yalnızca istisnai
durumlarda kullanılacaktır. Tek kaynaklı seçimin gerekçelendirilmesi, müşteri ve
projenin genel çıkarları ve Banka’nın ekonomi ve verimlilik sağlama ve tüm
yeterlik sahibi danışmanlara eşit fırsat verme sorumluluğu bağlamında
incelenecektir.
3.10 Tek kaynaklı seçim, yalnızca rekabet karşısında açık bir avantaj sunduğu
durumlarda: (a) firma tarafından yürütülen bir önceki işin doğal bir devamı
niteliğinde olan işler için (bkz. bir sonraki paragraf), (b) örneğin afetler gibi acil
durumlarda ve acil durumu hemen takip eden süre zarfında gerekli olan
danışmanlık hizmetleri için, (c) çok küçük 33 görevler için ya da (d) görev ile ilgili
olarak yalnızca bir firmanın yeterliğe sahip olduğu ya da istisnai değerde bir
deneyime sahip olduğu durumlarda uygundur.
3.11 Ek iş için devamlılığın çok önemli olduğu durumlarda RFP’de bu durum
açıklanacak ve, pratikte mümkün olduğu takdirde, danışmanın seçiminde
kullanılan faktörlerde devamlılık ihtimali dikkate alınacaktır. Teknik yaklaşımda
ve kazanılan deneyimde devamlılık ve aynı danışmanlın profesyonel
yükümlülüğünün devamı, ilk görevde başarılı performans sergilenmesine bağlı
olarak, yeni bir rekabet yaratmak yerine ilk danışman ile devam etmeyi tercih
edilir kılabilir. Bu türden ek görevler için Borçlu, ilk seçilen danışmandan Borçlu
tarafından temin edilen TOR’ye dayalı olarak teknik ve mali teklifler
hazırlamasını isteyecektir ve ardından bu teklifler görüşülecektir.
3.12 İlk görevin rekabetçi bir temelde verilmediği ya da bağlı finansman
kapsamında verildiği durumlarda ya da eğer ek görev değer bakımından önemli
ölçüde daha büyük ise, normal olarak Banka tarafından kabul edilebilir olan bir
rekabetçi süreç izlenecektir ve bu süreçte ilk işi gerçekleştiren danışman,
ilgilendiğini ifade ettiği takdirde, dışarıda bırakılmayacaktır. Banka yalnızca özel
koşullar altında ve yalnızca yeni bir rekabetçi sürecin mümkün olmadığı
durumlarda bu kuralın istisnalarını ele alacaktır.
3.13 Borçlu, UNDB online’da ve dgMarket’ta ihalenin verilmesinin
kararlaştırıldığı danışmanın adını ve sözleşmenin bedelini, süresini ve kapsamını
yayınlayacaktır. Bu yayın üç ayda bir gerçekleştirilebilir ve bir önceki dönemi
kapsayan bir özet tablo biçiminde olabilir.
Ticari Uygulamalar
3.14 Bir aracı finans kurumu tarafından özel sektör işletmelerine ya da kamu
sektöründeki özerk ticari işletmelere kullandırılan kredilerde alt-Borçlu, Banka
tarafından kabul edilebilir olduğu belirlenmiş olan yerleşik özel sektör
“Çok küçük”ün ne olduğunu tanımlayan dolar eşikleri her bir durumda, görevin niteliği ve
karmaşıklığı dikkate alınarak belirlenecektir ama 100.000 ABD$’ını aşmayacaktır.
33
27
uygulamalarını ya da ticari uygulamaları izleyebilir. Özellikle büyük görevlerde,
daha önce açıklanan rekabetçi prosedürlerin kullanılmasına da önem verilecektir.
Belirli Türde Danışmanların Seçilmesi
3.15 Birlesmis Milletler(BM) Organlarının Danışman olarak Seçilmesi
Kendi uzmanlık alanlarında teknik yardım ve tavsiye sağlayacak yeterliliğe sahip
oldukları takdirde BM organları danışman olarak tutulabilir. Ancak, Borçlunun
mevcut uluslararası anlaşmalar kapsamında BM organlarına ve bu organların
personeline ayrıcalıklar ve muafiyetler verilmesini kabul ettiği ve, Banka
tarafından kabul edilmesi halinde, organın charterına göre gerekli olan özel
ödeme düzenlemeleri üzerinde BM kuruluşları ile anlaştığı durumlar dışında, bu
organlara rekabetçi bir seçim sürecinde herhangi bir tercihli muamele
gösterilmeyecektir. BM Organlarının ayrıcalıklarının ve örneğin vergi muafiyeti
ve kolaylıkları ve özel ödeme hükümleri gibi diğer avantajların nötrlenmesi için
QBS yöntemi kullanılacaktır. Bu Kılavuzun 3.10. paragrafında açıklanan kriterler
karşılandığı takdirde BM organları tek kaynaklı seçim temelinde
görevlendirilebilir.
3.16 Sivil Toplum Kuruluşlarının (NGO’lar) Kullanılması
NGO’lar, temel olarak yerel sorunlara, topluluğun ihtiyaçlarına ve/veya katılımcı
yaklaşımlara yönelik ilgi ve bilgileri nedeniyle projelerin hazırlanmasına,
yönetimine ve uygulanmasına yardım etmek konusunda benzersiz bir yeterliğe
sahip olabilen kâr gözetmeyen gönüllü kuruluşlardır. İlgilendiklerini ifade
etmeleri halinde ve Borçlunun ve Banka’nın yeterliklerine ikna olmaları halinde
NGO’lar kısa listeye dahil edilebilirler. Borçlular tercihen NGO’ların daha fazla
yeterlilik sahibi olduğu hizmetler için kısa listeye danışmanlık firmalarını dahil
etmemelidirler. Katılıma ve önemli ölçüce yerel bilgiye vurgu yapan görevler için
kısa liste tamamen NGO’lardan oluşabilir. Bu durumda QCBS prosedürü
izlenecektir ve değerlendirme kriterleri örneğin gönüllülük, kâr gözetmeme
durumu, yerel bilgi, faaliyet ölçeği ve saygınlık gibi NGO’ların benzersiz
yeterliklerini yansıtacaktır. Bu Kılavuzun 3.10. paragrafında açıklanan kriterler
karşılandığı takdirde Borçlular, NGO’yu tek kaynaklı seçim temelinde
seçebilirler.
3.17 Tedarik Aracıları (PA’lar). Bir Borçlunun gerekli kaynaklardan ya da
deneyimden yoksun olduğu durumda Borçlunun tedarik konusunda uzman olan
bir firmayı aracı olarak kullanması verimli ve etkili olabilir. PA’ların spesifik
kalemlerin tedariki ile ilgilenen ve genel olarak kendi işyerlerinden çalışan
“aracılar” olarak kullanıldığı durumlarda bu aracılara genellikle söz konusu
tedariklerin değeri üzerinden bir yüzde olarak ya da bu yüzde ile birlikte sabit bir
ücretin birleşimi olarak ödeme yapılır. Bu gibi durumlarda PA’lar QCBS
prosedürleri kullanılarak seçilecektir ve maliyete yüzde 50’ye kadar bir ağırlık
verilebilir. Ancak PA’ların tedarik ile ilgili yalnızca tavsiye hizmeti verdiği ya da
söz konusu projeye yönelik işyerinde bir projenin tamamı için “aracılar” olarak
kullanıldığı durumlarda aracılara genellikle süreye dayalı bir ödeme yapılır ve bu
gibi durumlarda bu aracılar QCBS prosedürleri ve bu Kılavuzda belirtilen süre
bazlı sözleşme kullanılarak diğer danışmanlık görevleri için uygun olan
prosedürler yoluyla seçilecektirler. Aracı, Banka’nın Standart Teklif İsteme
Dokümanı, inceleme prosedürleri ve dokümantasyon da dahil olmak üzere Banka
28
tarafından Borçlu adına onaylanan Kredi Anlaşmasında ve Tedarik Planında
açıklanan tüm tedarik prosedürlerini izleyecektir.
3.18 Muayene Aracıları. Borçlular, sevkıyattan önce ya da Borçlunun ülkesine
geldikten sonra malların muayene edilmesi ve onaylanması için muayene aracıları
kullanmayı isteyebilirler. Bu tür aracılar tarafından gerçekleştirilen muayene
genellikle ilgili malların kalitesi ile miktarını ve fiyatın makul olup olmadığını
içerir. Muayene aracıları, maliyete yüzde 50’ye kadar bir ağırlık verilerek QCBS
prosedürleri yoluyla ve muayene edilip onaylanan malların değeri üzerinden bir
yüzdeye dayalı ödemeleri öngören bir sözleşme formatı kullanılarak seçilecektir.
3.19 Bankalar. Borçlular tarafından varlıkların satışı, mali senetlerin ve,
özellikle de özelleştirme işlemleri bağlamında diğer tüzel mali işlemlerin
gerçekleştirilmesi için kullanılan yatırım bankaları ve ticari bankalar, finans
şirketleri ve fon yöneticileri, QCBS kapsamında seçilecektir. RFP’de söz konusu
faaliyet ile ilgili seçim kriterleri – örneğin benzer görevlerde deneyim ya da
potansiyel alıcılar ağı – ve hizmetlerin maliyeti belirtilecektir. (“pey ücreti” olarak
adlandırılan) geleneksel ücretlendirmeye ek olarak tazminat, bir “başarı ücreti”ni
içermektedir; bu ücret sabit olabilir ama genellikle varlıkların ya da satılacak olan
diğer mali senetlerin değeri üzerinden bir yüzde olarak ifade edilir. RFP’de
maliyet değerlendirmesinde ya pey ücreti ile birlikte ya da tek başına başarı
ücretinin dikkate alınacağı belirtilecektir. Eğer bu ücret tek başına dikkate
alınacaksa kısa listede yer alan tüm danışmanlar için standart bir pey ücreti
belirlenip RFP’de belirtilecek ve mali puanlar başarı ücretine dayalı olacaktır.
(Özellikle büyük sözleşmelerde kullanılan) birlikte değerlendirmede maliyet,
paragraf 2.23’te tavsiye edilenden daha yüksek bir ağırlığa göre düzenlenebilir ya
da seçim, teklifin kalitesi bakımından minimum geçer notu alanlar arasında
yalnızca maliyete dayalı olarak yapılabilir. RFP’de tekliflerin nasıl sunulacağı ve
nasıl karşılaştırılacağı açık şekilde belirtilecektir.
3.20 Denetçiler. Denetçiler tipik olarak iyi tanımlanmış TOR kapsamında ve
profesyonel standartlara göre denetim işlerini gerçekleştirirler. Denetçiler,
maliyetin temel bir seçim faktörü olarak (40-50 puan) dikkate alınması ile
QCBS’ye göre ya da paragraf 3.6’da açıklanan “En Az Maliyete Göre Seçim”e
göre seçileceklerdir. Çok küçük 34 görevler için CQS kullanılabilir.
3.21 “Hizmet Teslimatı Yüklenicileri”. Özellikle sosyal sektördeki projeler,
sözleşmeli olarak hizmet veren çok sayıda bireyin (örneğin hemşireler ve
yardımcı hekimler gibi sosyal çalışanların) tutulmasını gerektirebilir. İş tanımları,
minimum yeterlikler, istihdam süresi, seçim prosedürleri ve bu prosedürlere ve
belgelere yönelik Banka incelemesinin kapsamı, proje dokümantasyonunda
açıklanacak ve sözleşme, Banka tarafından onaylanan Tedarik Planına dahil
edilecektir.
IV. SÖZLEŞME TÜRLERİ VE ÖNEMLİ HÜKÜMLER
Sözleşme Tipleri
34
Bkz. dipnot 33.
29
4.1
Götürü
Sözleşme. 35 Götürü sözleşmeleri temel olarak hizmetlerin
içeriğinin ve süresinin ve danışmanların ortaya koyması gereken sonucun açık
şekilde tanımlandığı görevler için kullanılırlar. Yaygın olarak basit planlama ve
fizibilite çalışmalarında, çevresel çalışmalarda, standart ya da yaygın yapıların
ayrıntılı tasarımında, bilgi işlem sistemlerinin hazırlanmasında vb. kullanılırlar.
Ödemeler örneğin raporlar, çizimler, keşifler, ihale belgeleri ve yazılım
programları gibi sonuçlara (çıktılar) dayalı olarak yapılır. Götürü sözleşmelerinin
idaresi kolaydır çünkü ödemeler, açık şekilde belirlenmiş sonuçlar üzerinden
yapılır.
4.2
Zaman-esaslı Sözleşme. 36 Bu sözleşme türü, hizmetlerin tamamlanma
süreleri değişebilen başkalarının faaliyetleri ile ilişkili olması ya da görevin
amaçlarının gerçekleştirilmesi için gerekli olan danışman girdilerinin
değerlendirilmesinin güç olması nedeniyle hizmetlerin kapsamının ve süre
uzunluğunun belirlenmesinin zor olduğu durumlar için uygundur. Bu sözleşme
türü karmaşık çalışmalar, inşaat denetimi, tavsiye hizmetleri ve çoğu eğitim
görevi için yaygın olarak kullanılır. Ödemeler, (normal olarak sözleşmede isimleri
belirtilen) personele yönelik üzerinde mutabık kalınan saatlik, günlük, haftalık ya
da aylık ücretlere ve fiili harcamalar ve/veya üzerinde anlaşılmış birim fiyatlar
kullanılarak geri ödenebilir maliyetlere dayalı olarak yapılır. Personel ücretleri
maaşı, sosyal güvence maliyetlerini, ek yükleri, ü creti (ya d a kârı) ve, uyg u n
durumlarda, özel harcırahları içerir. Bu sözleşme türü, danışmanlara yapılacak bir
maksimum toplam ödemeler miktarını kapsayacaktır. Tavan miktar,
öngörülemeyen işlere ve sürelere yönelik bir beklenmedik durum ödeneğini ve,
uygun durumlarda, fiyat ayarlamalarına yönelik bir hükmü içermelidir. Görevin
tatminkâr bir şekilde ilerlediğinden ve danışmanlar tarafından talep edilen
ödemelerin uygun olduğundan emin olunması için süre bazlı sözleşmelerin
müşteri tarafından yakından izlenmesi ve idare edilmesi gerekmektedir.
4.3
Alıkoyma ve/veya Öngörülmeyen Durum (Başarı) Ücreti Sözleşmesi.
Alıkoyma ve öngörülmeyen durum ücreti sözleşmeleri yaygın olarak
danışmanların (bankaların ya da finans şirketlerinin), özelikle de özelleştirme
işlemlerinde, şirketleri firma satışlarına ya da birleşmelerine hazırladığı
durumlarda kullanılır. Danışmanın ücretlendirilmesi bir pey ve bir başarı ücretini
içerir; başarı ücreti normal olarak varlıkların satış fiyatı üzerinden bir yüzde
olarak ifade edilir.
4.4
Yüzde Sözleşmesi. Bu sözleşmeler yaygın olarak mimari hizmetler için
kullanılırlar. Ayrıca tedarik ve teftiş aracıları için de kullanılabilirler. Yüzde
sözleşmeleri, danışmana ödenen ücretleri doğrudan öngörülen ya da fiili proje
yapım maliyeti ile ya da tedarik edilen veya teftiş edilen malların maliyeti ile
ilişkilendirir. Sözleşmeler, hizmetlere ve/veya hizmetler için öngörülen aylık
personel maliyetlerine yönelik piyasa normlarına ya da rekabetçi tekliflere dayalı
olarak görüşülür. Mimari hizmetlerde ya da mühendislik hizmetlerinde yüzde
sözleşmelerinin ekonomik tasarıma yönelik bir hükümden yoksun oldukları ve
dolayısıyla bu sözleşmelerin fazla teşvik edilmediği unutulmamalıdır. Bu nedenle
mimari hizmetler için bu tür bir sözleşmenin kullanılması ancak sabit bir hedef
Standart Danışmanların Hizmetleri için Sözleşme (Götürü Ücretlendirme) biçimi.
Standart Danışmanların Hizmetleri için Sözleşme (Karmaşık Zaman Esaslı Görevler) biçimi.
Bu belgeler, Banka’nın internet sitesinden temin edilebilir: http://www.worldbank.org/procure.
35
36
30
maliyete dayalı olduğu ve kesin olarak tanımlanmış hizmetleri (örneğin işleri
kapsamayan denetimler) kapsadığı takdirde tavsiye edilmektedir.
4.5
Belirsiz Teslimat Sözleşmesi (Fiyat Anlaşması). Bu sözleşmeler
Borçluların, kapsamı ve zamanlaması önceden belirlenemeyen belirli bir faaliyete
ilişkin tavsiye sunmak için “hazır” uzmanlık hizmetleri almalarının gerekli olduğu
durumlarda kullanılır. Bunlar yaygın olarak karmaşık projelerin (örneğin baraj
paneli) uygulanmasına yönelik “müşavirlerin”; ihtilafların çözümüne, kurumsal
reformlara, tedarik tavsiyelerine, teknik sorun giderme işlemlerine vb. yönelik
paneller için uzman yargıçların muhafaza edilmesinde, normal olarak bir yıl ya da
daha fazla bir süre için kullanılır. Borçlu ve firma, uzmanlara ödenecek olan birim
ücretler üzerinde anlaşırlar ve ödemeler, fiilen kullanılan süreye dayalı olarak
yapılır.
Önemli Hükümler
4.6
Kur. RFP’lerde firmaların hizmetleri için belirledikleri fiyatı tam olarak
dönüştürülebilir olan herhangi bir kur üzerinden ifade edebilecekleri açıkça
belirtilecektir. Danışmanlar, fiyatı farklı yabancı kurlardaki miktarların bir
toplamı olarak ifade etmeyi istemeleri halinde, tekliflerin üçten fazla yabancı kur
içermemesi koşuluyla, bunu yapabilirler. Borçlu, danışmanların teklif fiyatlarinin
Borclunun ulkesindeki maliyetleri temsil eden bölümünü Borçlunun ülkesinin
kuru üzerinden ifade etmelerini isteyebilir. Sözleşme kapsamındaki ödeme,
teklifte fiyatın belirtildiği kur ya da kurlar üzerinden yapılacaktır.
4.7
Fiyat Ayarlaması (Fiyat Farki). Yabancı ve/veya yerel enflasyona göre
ücretlendirmenin ayarlanabilmesi için, sözleşme süresinin 18 ayı geçmesinin
beklendiği durumlarda, sözleşmeye bir fiyat ayarlaması hükmü dahil edilecektir.
Daha kısa süreli özleşmeler, yerel ya da yabancı enflasyonun yüksek ve tahmin
edilemez olmasının beklendiği durumlarda, fiyat ayarlamasına yönelik bir hüküm
içerebilirler.
4.8
Ödeme Hükümleri. Ödenecek miktarlar, ödeme planları ve ödeme
prosedürleri de dahil olmak üzere ödeme hükümleri üzerinde müzakereler
sırasında anlaşma sağlanacaktır. Ödemeler (zaman-esaslı sözleşmelerde olduğu
gibi) düzenli aralıklarla ya da (toplam fiyat sözleşmelerinde olduğu gibi)
kararlaştırılan sonuçlara göre yapılabilir. (Örneğin araç sevkıyatı maliyetleri için
yapılan) sözleşme bedelinin yüzde 10’unu aşan avans ödemeleri normal olarak
peşin ödeme teminatı ile desteklenecektir.
4.9
Ödemeler, sözleşme kesin olarak sözleşme hükümlerine göre yapılacaktır.
Bu amaç doğrultusunda,
(a)
danışmanlara Borçlunun isteği üzerine Banka tarafından doğrudan ya
da istisnai olarak bir Kredi Mektubu aracılığıyla ödeme yapılabilir;
(b)
yalnızca ihtilaflı miktarlar geri çekilecek ve faturanın bakiyesi
sözleşmeye uygun olarak ödenecektir; ve
31
(c)
sözleşmede, ödemenin müşterinin kusuru nedeniyle sözleşmede izin
verilen sürenin ötesinde gecikmesi halinde mali ücretlerin ödenmesine
yönelik bir hüküm ye alacaktır; bu ücretlerin miktarı sözleşmede
belirtilecektir.
4.10 Gecici ve Kesin Teminatlar. Danışmanların hizmetlerinde gecici ve kesin
teminat alinmasi tavsiye edilmemektedir. Teminatlarin nakte cevirilmesi
genellikle yargı kararlarına tabidir; kolaylıkla suiistimal edilebilirler ve belirgin
bir fayda sağlamaksızın danışmanlık sektörüne yönelik maliyetleri artırma
eğilimindedirler ve bu maliyet artışı da nihayetinde Borçluya yansır.
4.11 Borçlunun Katkısı. Borçlu, kendi profesyonel personelinin üyelerini görev
için farklı sıfatlar ile tayin edebilir. Borçlu ile danışman arasındaki sözleşmede,
benzer personeli olarak bilinen bu türden personelin idaresine ve ayrıca örneğin
barınma, ofis alanı, sekreterlik desteği, araç gereçler, materyaller ve taşıtlar gibi
Borçlu tarafından temin edilecek olan tesislere ilişkin ayrıntılar belirtilecektir.
Sözleşmede, kalemlerden herhangi biri temin edilemediği ya da görev sırasında
geri çekilmek zorunda kaldığı takdirde danışmanın alabileceği önemler ve
danışmanın böylesi bir durumda alacağı tazminat belirtilecektir.
4.12 Çıkar Çatışması. Danışman, sözleşmede belirtilen koşullar dışında, görev
ile bağlantılı olarak herhangi başka bir ücret almayacaktır. Danışman ve ona bağlı
kuruluşlar, sözleşme kapsamında müşterinin çıkarı ile çatışacak olan danışmanlık
faaliyetlerine ya da başka faaliyetlere katılmayacaklardır. Sözleşme, Kılavuzun
1.9 ve 1.10. paragraflarının gereksinimlerine uygun olarak danışmanın firmanın
danışmanlık hizmetlerinden kaynaklanan ya da bu hizmetler ile doğrudan ilişkili
olan başka hizmetlere gelecekte katılmasını sınırlandıran hükümler içerecektir.
4.13 Mesleki Yükümlülük. Danışmandan görevini gerekli dikkati göstererek ve
mesleğin genel geçer standartlarına uygun olarak gerçekleştirmesi
beklenmektedir. Danışmanın Borçluya karşı yükümlülüğü geçerli yasalar
tarafından düzenleneceğinden, taraflar bu yükümlülüğü sınırlandırmayı
istemedikleri takdirde, sözleşmede bu konuya ilişkin bir hükmün yer almasına
gerek yoktur. Bu türden bir sınırlandırmayı istemeleri halinde taraflar, (a)
danışmanın ağır kusuru ya da kasti suiistimali olması halinde bu sınırlamanın
geçerli olmayacağını; (b) danışmanın Borçluya karşı yükümlülüğünün hiçbir
durumda RFP’de ve sözleşmenin özel koşullarında belirtilecek olan toplam
sözleşme değerinin bir çarpanından daha azı ile sınırlandırılmayacağını (bu
sınırlandırmanın miktarı, her bir spesifik duruma bağlı olacaktır); 37 ve (c) bu
türden bir sınırlandırmanın yalnızca danışmanın müşteriye karşı yükümlülüğü ile
ilgili olacağı ve danışmanın üçüncü şahıslara karşı yükümlülüğü ile ilgili
olmayacağını belirlemelidirler.
4.14 Personel Değişimi. Bir görev sırasında (örneğin sağlık sorunları ya da bir
personel üyesinin uygun olmadığının tespit edilmesi gibi nedenlerle) değişikliğin
gerekli olması halinde danışman, en az aynı düzeyde yeterliğe sahip olan başka
bir personeli onaylanmak üzere Borçluya önerecektir.
37
Borçlu, bu sınırların üzerindeki potansiyel riskler için bir sigorta yaptırmaya teşvik edilmektedir.
32
4.15 Geçerli Yasa ve İhtilafların Halli. Sözleşme, geçerli yasa ve ihtilafların
halline yönelik merci ile ilgili hükümler içerecektir. Danışmanların sözleşmeleri
her zaman ihtilafların halli ile ilgili bir hüküm içerecektir. Uluslararası ticari
tahkimin ihtilafların halline yönelik diğer yöntemlere göre pratikte avantajları
olabilir. Bu nedenle Borçlular, bu türde bir tahkimi öngörmeye teşvik
edilmektedirler. Banka’nin adi hakem olarak verilmeyecek ya da Banka’dan bir
hakem adı vermesi istenmeyecektir. 38
V. BİREYSEL DANIŞMANLARIN SEÇİMİ
5.1
Bireysel danışmanlar; (a) ekip calismasinin gerekli olmadığı, (b) dışarıdan
(merkez ofis) profesyonel desteğin gerekli olmadığı ve (c) bireyin deneyim ve
yeterliliklerinin en önemli gereksinim olduğu görevlerde kullanılırlar. Bireylerin
sayısı nedeniyle koordinasyonun, idarenin ya da kolektif sorumluluk almanın
güçleştiği durumlarda bir firma kullanılması tavsiye edilebilir.
5.2
Bireysel danışmanlar, görev için yeterliklerine dayalı olarak seçilirler.
Duyuruya gerek yoktur 39 ve danışmanların teklif sunmaları gerekmez.
Danışmanlar, görev ile ilgilendiklerini beyan edenler ya da doğrudan Borçlu
tarafından başvuruda bulunmuş olanlar arasından en az üç adayın yeterliklerinin
karşılaştırılması yoluyla seçilecektir. Yeterliklerinin karşılaştırılması düşünülen
bireyler, minimum ilgili yeterliklere sahip olacaklardır ve Borçlu tarafından
istihdam edilecek olanlar en çok yeterlik sahibi olanlar olacak ve görevi
yürütebilecekleri tam kapasiteye sahip olacaklardır. Bu kapasiteye akademik arka
plan, deneyim ve, uygun şekilde, örneğin yerel dil, kültür, idari sistem ve devlet
örgütlenmesi gibi yerel koşullara ilişkin bilgiye dayalı olarak karar verilecektir.
5.3
Zaman zaman bir danışmanlık firmasının daimi personeli ya da ortakları,
bireysel danışmanlar olarak kullanılabilir. Bu gibi durumlarda ana firma için bu
Kılavuzda çıkar çatışması ile ilgili açıklanan hükümler geçerli olacaktır.
5.4
Bireysel danışmanlar, örneğin aşağıda belirtilen türde istisnai durumlarda,
yeterli gerekçelendirme ile tek kaynaklı seçim temelinde seçilebilirler: (a)
danışmanların yürütmüş oldukları ve danışmanın rekabet dayalı olarak seçilmiş
olduğu önceki bir işin devamı olan işlerin söz konusu olduğu durumlar; (b)
beklenen toplam süresi altı aydan daha az olan görevlerin söz konusu olduğu
durumlar; (c) doğal afetlerden kaynaklanan acil durumlar; ve (d) bireyin görev
için yegâne yeterlik sahibi danışman olduğu durumlar.
Ancak Uluslararası Yatırım Anlaşmazlıkları Çözüm Merkezi’nin (ICSID) görevlileri, ICSID
görevlisi sıfatı ile hakem ismi vermekte serbest olacaklardır.
39
Ancak bazı durumlarda Borçlular, kendi tercihlerine bağlı olarak, duyurudan faydalanmayı
düşünebilirler.
38
33
EK 1: BANKA TARAFINDAN DANIŞMANLARIN SEÇİMİNİN
İNCELENMESİ
Seçim Sürecinin Planlanması
1.
Banka, Kredi Anlaşması ile ve bu Kılavuz ile uyumluluğun sağlanması
adına Borçlu tarafından Satınalma Planında önerilen danışmanların işe alınmasına
yönelik seçim sürecini inceleyecektir. Tedarik Planı, en az 18 aylık bir ilk süreyi
kapsayacaktır. Borçlu, Satınalma Planını yıllık olarak ya da ihtiyaç duyuldukça,
her zaman bir sonraki 18 aylık proje uygulama dönemini kapsayacak şekilde
güncelleyecektir. Satınalma Planında yapılması önerilen değişiklikler, ön onay
için Banka’ya sunulacaktır.
Ön İnceleme
2.
Banka’nın ön incelemesine tabi olan tüm sözleşmeler ile ilgili olarak:
(a)
Teklif için davette bulunmadan önce Borçlu, incelemesi ve “itiraz
yoktur” belgesini vermesi için Banka’ya önerilen maliyet tahminini ve
(kısa liste de dahil olmak üzere) RFP’yi sunacaktır. Borçlu, kısa listede
ve belgelerde Banka’nın makul şekilde isteyebileceği değişiklikleri
yapacaktır. Bunun ötesindeki değişikliklerin, kısa listede yer alan
danışmanlara RFP’nin verilmesinden önce Banka’dan “itiraz yoktur”
belgesi alması gerekmektedir. 40
(b)
Teknik teklifler değerlendirildikten sonra Borçlu, Banka’ya,
inceleyebilmesi için yeterli olacak bir süre içinde, (Banka’nın talep
etmesi halinde Banka tarafından kabul edilebilir olan uzmanlar
tarafından hazırlanacak) bir teknik değerlendirme raporu ve, Banka
tarafından talep edilmesi halinde, tekliflerin bir nüshasını sunacaktır.
Teknik değerlendirmenin RFP’nin hükümleri ile tutarsız olduğunu
tespit etmesi halinde Banka, derhal Borçluyu bilgilendirecek ve bu
tespitinin nedenlerini belirtecektir; aksi takdirde Banka, teknik
değerlendirme için bir “itiraz yoktur” belgesi verecektir. Borçlu ayrıca
değerlendirme raporunun tüm tekliflerin reddedilmesi yönünde tavsiye
bildirmesi halinde de Banka’dan “itiraz yoktur (no objection)”
belgesini isteyecektir.
(c)
Borçlu, ancak teknik değerlendirme için Banka’nın “itiraz yoktur”
belgesini aldıktan sonra mali tekliflerin açılması işlemlerini
başlatabilir. Fiyatın danışmanın seçiminde bir faktör olduğu
durumlarda Borçlu, RFP’nin hükümlerine uygun olarak mali
değerlendirmeye başlayabilir. Borçlu, bilgilendirme amacı ile
Banka’ya kazanan firmaya ilişkin tavsiyesi ile birlikte nihai
değerlendirme raporunu sunacaktır. Borçlu, nihai değerlendirmede
Paragraf 3.12 kapsamında verilecek olan ve yeni bir rekabetçi sürecin uygulanamayacağı
ihalelerde Borçlu, ilk önce gereken gerekçelendirmeyi ele alması için Banka’ya başvurup
Banka’dan “itiraz yoktur” belgesini almadan görüşmeleri başlatmayacaktır ve diğer durumlarda,
her açıdan bu 2. paragrafın gereksinimlerini izleyecektir.
40
34
toplamda en yüksek puanı alan firmaya sözleşme yapma niyetini
bildirecek ve firmayı müzakereler için davet edecektir.
(d)
Borçlunun danışmanlardan şikâyetler alması halinde şikâyetin bir
nüshası ve Borçlunun yanıtının bir nüshası, bilgilendirme amacı ile
Banka’ya gönderilecektir.
(e)
Bir şikâyet üzerinde yapılan incelemenin sonucu olarak Borçlunun
ihalenin verileceği firmaya ilişkin tavsiyesini değiştirmesi halinde bu
kararın nedenleri ve gözden geçirilmiş bir değerlendirme raporu, itiraz
yoktur belgesi alabilmek için Banka’ya sunulacaktır. Borçlu, bu
Kılavuzun 2.28. paragrafında belirtilen formata göre, ihalenin verildiği
duyurusunu yeniden yapacaktır.
(f)
Sozlesme müzakereleri tamamlandıktan sonra Borçlu, inceleyebilmesi
için yeterli olacak bir süre içinde Banka’ya parafe edilmiş görüşülen
sözleşmenin bir nüshasını sunacaktır. Sözleşme müzakerelerinin
sonucunda anahtar personelin değiştirilmesine ya da TOR’de ve
önerilen ilk sözleşmede değişiklikler yapılmasına karar verildiği
takdirde Borçlu, söz konusu değişiklikleri belirtecek ve bu
değişikliklerin neden uygun ve gerekli görüldüğüne ilişkin bir
açıklama sunacaktır.
(g)
Nihai değerlendirme raporunun, ihalenin verilmesine ilişkin tavsiyenin
ve/veya görüşülen sözleşmenin RFP’nin hükümleri ile tutarsız
olduğunu tespit etmesi halinde Banka, borçluyu derhal ilgilendirecek
ve bu tespitinin nedenlerini belirtecektir. Aksi takdirde Banka, ihalenin
verilmesine ilişkin nihai “itiraz yoktur” belgesini verecektir. Borçlu,
ancak Banka’dan “itiraz yoktur” belgesini aldıktan sonra sözleşmenin
yapılacağını doğrulayacaktır.
(h)
Sözleşmenin imzalanmasının ardından Borçlu, sözleşme kapsamında
ödenek ayrılması için ilk başvurusunu sunmadan önce, Banka’ya nihai
sözleşmenin bir nüshasını sunacaktır.
(i)
Sözleşmenin açıklaması ve bedeli, firmanın adı ve adresi ile birlikte,
Borçlunun sözleşmenin imzalanmış nüshasını almasının ardından
Banka tarafından kamuoyuna ifşa edilecektir.
3.
İmzalanmış Sözleşmede Değişiklikler. Sözleşmelerin ön incelemeye tabi
olduğu durumlarda, bir sözleşmenin ifasına yönelik öngörülen sürede önemli bir
uzatma yapılmadan, hizmetlerin kapsamında önemli bir değişiklik
kararlaştırılmadan, anahtar personel değiştirilmeden, bir sözleşmenin
koşullarından feragat edilmeden ya da sözleşmede sözleşmenin ilk bedelini
kumulatif olarak yüzde 15’in üzerinde artıracak herhangi bir tadilat yapılmadan
önce Borçlu, önerilen uzatma, değişiklik, değiştirme, feragat ya da tadilat için
Banka’dan “itiraz yoktur” belgesi alacaktır. Önerinin Kredi Anlaşmasının ve/veya
Tedarik Planının hükümleri ile tutarsız olacağını tespit etmesi halinde Banka,
Borçluyu derhal bilgilendirecek ve tespitinin nedenlerini belirtecektir. Sözleşmede
yapılan tüm tadilatların bir nüshası Banka’ya sunulacaktır.
35
4.
Tercümeler. Bir sözleşmenin ön incelemeye tabi olduğu ve ulusal dilde (ya
da borçlunun ülkesinde ticari işlemler için ülke çapında kullanılan dilde) yazılmış
olması halinde, incelemenin kolaylaştırılması adına Banka’ya değerlendirme
raporlarının ve parafe edilmiş görüşülen sözleşme taslağının RFP’de belirtilen
uluslararası olarak kullanılan dile (İngilizce, Fransızca ya da İspanyolca) onaylı
bir tercümesi sunulacaktır. Ayrıca bu tür sözleşmelerde sonradan yapılan
değişiklikler için de Banka’ya bu tür bir onaylı tercüme sunulacaktır.
Sonradan İnceleme
5.
Borçlu, ikinci paragraf tarafından düzenlenmeyen her bir sözleşme ile ilgili
tüm dokümantasyonu projenin uygulama süresi boyunca ve Kredi Anlaşmasının
kapanma tarihinin ardından iki yıl süreyle muhafaza edecektir. Bu dokümantasyon
Banka ya da onun danışmanları tarafından incelenmek üzere muhafaza edilecek
ve, aşağıdakiler ile sınırlı olmamak kaydıyla, şunları içerecektir: Sözleşmenin
imzalı orijinal nüshası, diger tekliflere ilişkin analiz ve sözleşme yapılmasına
ilişkin tavsiye. Tek kaynaklı seçim temelinde yapılan sözleşmelerde bu
dokümantasyon; gerekçelendirme kaydını, danışmanların yeterliklerini ve
deneyimlerini ve sözleşmenin imzalı orijinal nüshasını içerecektir. Borçlu, bu
dokümantasyonu ayrıca istek üzerine Banka’ya sunacaktır. Sözleşmenin Kredi
Anlaşmasına yansıtılan ve Banka tarafından onaylanan Tedarik Planında daha
ayrıntılı olarak işlenen üzerinde anlaşılmış prosedürlere uygun olarak
yapılmadığını ya da bizatihi sözleşmenin bu prosedürler ile tutarsız olduğunu
tespit etmesi halinde Banka, Borçluyu Kılavuzun 1.17. paragrafının uygulanacağı
konusunda bilgilendirecek ve söz konusu tespitinin nedenlerini belirtecektir.
36
EK 2: DANIŞMANLARA TALİMATLAR (ITC)
1.
Borçlu, Banka tarafından yayınlanan, ITC’yi içeren ve görevlerin çoğunu
kapsayan standart RFP’leri kullanacaktır. İstisnai koşullar altında standart ITC’de
tadilat yapmaya ihtiyaç duyduğu takdirde Borçlu, bunu ana metni değiştirerek
değil, teknik veri kağıdı yoluyla yapacaktır. ITC, görevin aşağıda belirtilen
unsurları ile ilgili yeterli bilgi içerecektir:
(a)
görevin çok kısa bir tanımı;
(b)
teknik ve mali teklifler için standart formatlar;
(c)
izahatların gönderileceği ve gerekli olması halinde danışmanların
temsilcilerinin görüşeceği görevlilerin adları ve irtibat bilgileri;
(d)
izlenecek olan seçim prosedürünün ayrıntıları; bu bilgiler şunları
içerecektir: (i) uygun olduğu takdirde iki aşamalı sürecin bir tarifi; (ii)
teknik değerlendirme kriterlerinin bir listesi ve her bir kritere verilen
ağırlık; (iii) mali değerlendirmenin ayrıntıları; (iv) QCBS’nin
uygulandığı durumlarda kalite ve maliyetin görece ağırlıkları; (v) kalite
için minimum geçer not; ve (vi) mali tekliflerin aleni biçimde
açılmasına ilişkin ayrıntılar;
(e)
danışmanlardan (personel-zaman olarak) anahtar personel girdilerinin
düzeyine ya da toplam bütçeye ilişkin istenen tahmin (bunların ikisi
birden belirtilmeyecektir);
(f)
anahtar personelden beklenen minimum deneyim, akademik başarılar
vb.;
(g)
harici finansmanların ayrıntıları ve statüsü;
(h)
müzakerelere ilişkin bilgiler ve sözleşmenin görüşülmesi sırasında
seçilen firmadan istenecek olan mali bilgiler ve diğer bilgiler;
(i)
tekliflerin sunulabileceği son tarih;
(j)
hizmetlerin maliyetlerinin
ödeneceği kur(lar);
(k)
Borçlunun ülkesinde geçerli olan ve önerilen danışmanların sözleşmesi
ile özellikle ilgili olabilecek yasalara atıflar;
(l)
Banka’nın faaliyetlerin görev kapsamında verilen hizmetler ile bir
çıkar çatışması yaratacağına hükmetmesi halinde firmanın ve ona bağlı
olan kuruluşların proje kapsamında ek malları, işleri ya da hizmetleri
tedarik etmekten men edileceğine ilişkin bir beyan;
(m)
teknik tekliflerin ve fiyat tekliflerinin mühürlenip ayrı olarak
sunulmaları ve böylelikle teknik değerlendirmenin fiyat tarafından
ifade
edileceği,
karşılaştırılacağı
ve
37
etkilenmemesinin sağlanması da dahil olmak üzere, tekliflerin hangi
yöntem ile sunulacağı;
(n)
davet edilen firmanın (i) RFP’yi aldığını doğrulaması ve (ii) Borçluyu
bir teklif sunup sunmayacağı konusunda bilgilendirmesi yönünde bir
talep;
(o)
teklif sunmak üzere davet edilen danışmanların kısa listesi ve kısa
listede yer alan danışmanlar arasında birleşmelerin kabul edilebilir
olup olmadığına ilişkin ifade;
(p)
danışmanların tekliflerinin geçerli kalacağı ve danışmanların,
değişiklik olmaksızın, önerilen anahtar personeli muhafaza etmeyi
üstleneceği ve önerilen oranları ve toplam fiyatı koruyacağı süre; teklif
geçerlilik süresinin uzatılması halinde danışmanların tekliflerini
muhafaza etmeme hakları;
(q)
seçilen danışmanın göreve başlamasının beklendiği öngörülen tarih;
(r)
(i) danışmanların sözleşmesinin ve personelinin vergiden muaf olup
olmayacağını; eğer olmayacaksa (ii) muhtemel vergi yükünün ne
olacağı ya da bu bilginin gerekli süre zarfında nereden elde
edilebileceğini belirten bir beyan ve danışmanın mali teklifine vergileri
kapsamak üzere açık şekilde belirlenmiş ayrı bir miktarı dahil etmesi
gerektiğini belirten bir beyan;
(s)
eğer TOR’ye ya da sözleşme taslağına dahil edilmemişse, Borçlu
tarafından temin edilecek olan hizmetlere, tesislere, ekipmana ve
personele ilişkin ayrıntılar;
(t)
uygun olduğu takdirde görevin evrelere bölünmüş hali ve takip
görevlerinin gerçekleştirilme ihtimali;
(u)
RFP’de verilen bilgiler ile ilgili izahatların ele alınmasına ilişkin
prosedür; ve
(v)
görevin bir bölümünün alt yükleniciye verilmesine ilişkin koşullar.
38
EK 3: DANIŞMANLARA REHBERLİK
Amaç
1.
Bu ekte, Banka tarafından ya da vakıf fonları ile finanse edilen
danışmanlık hizmetleri ve profesyonel hizmetler vermek isteyen danışmanlara
rehberlik verilmektedir.
Danışmanların Seçiminin Sorumluluğu
2.
Projenin uygulanmasının ve dolayısıyla proje kapsamındaki danışmanlık
hizmetlerinin karşılığının ödenmesinin sorumluluğu, yalnızca Borçluya aittir.
Banka’nın Kuruluş Sözleşmesi, Banka’nın paraların yalnızca harcamalar
yapıldıkça bir Banka kredisinden ödenmesini gerektirmektedir. Bir kredinin ya da
hibenin ödenek ayrılması işlemleri yalnızca Borçlunun isteği üzerine yapılır. 41
Paraların Kredi Anlaşmasına ve/veya Tedarik Planına (ya da Vakıf Fonu
Anlaşmasına) uygun olarak kullanıldığına ilişkin destekleyici kanıtlar, Borçlunun
kredi çekme başvurusu ile birlikte sunulacaktır. Ödeme (a) Borçlunun halihazırda
kendi kaynaklarından yaptığı ödeme(ler)in geri ödemesi için, (b) doğrudan bir
üçüncü şahsa (danışmana) ya da (c) bir ticari bankanın kredi mektubunu kapsayan
Dünya Bankası Özel Taahhüdüne karşı harcamalar için bir ticari bankaya yapılır
(bu prosedür, danışmanlar ile ilgili olarak istisnaidir). Bu Kılavuzun 1.4.
paragrafında vurgulandığı gibi Borçlu, danışmanların seçiminden ve
istihdamından sorumludur. Teklifleri davet eder, alır ve teklifler ile birlikte
ihalenin verilmesine ilişkin kararları değerlendirir. Sözleşme, Borçlu ile Danışman
arasındadır. Banka sözleşmenin bir tarafı değildir.
Banka’nın Rolü
3.
Bu Kılavuzda belirtildiği gibi (Ek 1) Banka, sürecin Kredi Anlaşmasında
öngörüldüğü ve Tedarik Planında daha ayrıntılı içimde işlendiği gibi üzerinde
anlaşılan prosedürlere uygun olarak yürütülmesini sağlamak adına RFP’yi, teklif
değerlendirmelerini, ihalenin verilmesine ilişkin tavsiyeleri ve sözleşmeyi inceler.
Banka’nın ön incelemesine tabi olan tüm sözleşmeler için Banka, Ek 1’de
açıklandığı gibi, yayınlanmadan önce belgeleri inceler. Ayrıca, seçim sürecinde
(ihale verildikten sonrası da dahil olmak üzere) herhangi bir anda üzerinde
anlaşılan prosedürlere herhangi bir önemli açıdan uyulmadığı sonucuna varması
halinde Banka, paragraf 1.17’de açıklandığı şekilde yanlış tedarik ilan edebilir.
Ancak bir Borçlunun Banka’nın “itiraz yoktur” belgesini almasının ardından
ihaleyi verdiği durumlarda Banka ancak “itiraz yoktur” belgesinin Borçlu
tarafından sunulan eksik, yanlış ya da yanıltıcı bilgiler temelinde verildiğinin
tespiti halinde yanlış tedarik ilan edecektir. Ayrıca Borçlunun ya da danışmanın
temsilcileri tarafından yolsuz ya da sahteci uygulamalara başvurulduğunu tespit
etmesi halinde Banka, Kılavuzun 1.22. paragrafında belirtilen geçerli yaptırımları
dayatabilir.
Banka’nın ödenek ayırma prosedürlerine ilişkin tam bir açıklama, Ödenek Elkitabı’nda
bulunabilir
(Ödenek
Elkitabı,
Banka’nın
internet
sitesinden
temin
edilebilir:
http://www.worldbank.org/projects.
41
39
4.
Banka, farklı türde danışmanlık hizmetleri için standart RFP’ler ve
sözleşmeler yayınlamaktadır. Bu Kılavuzun 2.9. ve 2.12. paragraflarında
belirtildiği gibi Borçlunun bu belgeleri, projeye özgü konuların ele alınabilmesi
için Banka tarafından kabul edilebilir olan minimum değişiklikleri yaparak
kullanması zorunludur. Borçlu, bu belgeleri RFP’nin bir parçası olarak
kesinleştirir ve yayınlar.
Danışmanlık Hizmetlerine ilişkin Bilgiler
5.
Hizmetlerin niteliğine ilişkin kısa bir açıklama, zamanlama, öngörülen
maliyet, personel-ay vb. dahil olmak üzere danışmanlık hizmetlerine ilişkin
bilgiler, hazırlanmakta olan projeleri açıklayan Proje Bilgi Dokümanına ilk
fırsatta dahil edilecektir. Aynı zamanda Aylık İşlemsel Özette (MOS) her bir
projeye ilişkin olarak yer alan açıklamaya benzer bilgiler dahil edilecektir. Bu
bilgiler devamlı olarak güncellenecektir. He bir proje, United Nations
Development Business’ta (UNDB online) 42 ve dgMarket’ta bir Genel Satınalma
İlanının yayınlanmasını gerektirmektedir. Bu ilan gerekli hizmetlere, müşteri
kuruluşa ve bütçeye yansıtılan maliyetlere ilişkin daha ayrıntılı bir açıklama
içerecektir. Büyük bedelli sözleşmelerde 43 bunu UNDB online ve dgMarket’ta
“ilgi beyanı” çağrısı yapan spesifik bir bildirim izleyecektir. Proje Değerlendirme
Dokümanı (PAD) daha da ayrıntılı bilgi verilecektir.
6.
Proje Bilgi Dokümanı (PID) ve Aylık İşlemsel Özet (MOS), İnternet
üzerinden ve Banka’da Infoshop’tan 44 temin edilebilir. PAD, kredi onaylandıktan
sonra temin edilebilir. UNDB ve dgMarket, internet üzerinden abone olunarak
temin edilebilir.
Danışmanın Rolü
7.
Danışmanlar RFP’yi aldıklarında ve eğer TOR’nin gereksinimlerini ve
ticari ve sözleşmesel yükümlülükleri karşılayabiliyorlarsa, buna yanıt veren bir
teklif hazırlamak için gerekli düzenlemeleri yapmalıdırlar (örneğin görevin
gerçekleştirileceği ülkenin ziyaret edilmesi, birleşmeler için çaba sarf edilmesi,
dokümantasyon toplanması, hazırlık ekibinin oluşturulması). Danışmanlar
belgelerde – özellikle de seçim prosedüründe ve değerlendirme kriterlerinde –
herhangi bir belirsizlik, eksiksizlik ya da kendi içinde tutarsızlık veya açık
olmayan ya da ayrımcı ya da kısıtlayıcı gibi görünen herhangi başka bir unsur
tespit ettikleri takdirde, RFP’de izahatlar için belirlenen süre zarfında Borçlunun
izahat sunması için yazılı olarak talepte bulunmalıdırlar.
8.
Bu bağlamda, Borçlu tarafından yayınlanan spesifik RFP’nin, bu
Kılavuzun 1.2. paragrafında belirtildiği gibi her bir seçimi düzenlediği
42
UNDB, Birleşmiş Milletler’in bir yayınıdır. Abonelik ile ilgili bilgiler, şu adresten temin
edilebilir. Development Business, United Nations, GCPO Box 5850, New York, NY 10163-5850,
USA (İnternet sitesi: www.devbusiness.com; e-posta: [email protected]); dgMarket
(www.dgmarket.com), Development Gateway Foundation’ın bir hizmetidir: 1889 F Street NW,
Washington, DC 20006.
43
200.000 ABD$’ının üzerinde bir maliyet içermesi beklenen sözleşmeler.
44
Infoshop adresi aynı zamanda Dünya Bankası’nın adresidir: 1818 H Street, N.W., Washington,
D.C.,
20433,
USA.
Proje
Veri
Tabanı
şu
adresten
temin
edilebilir:
http://www4.worldbank.org/sprojects/.
40
vurgulanmalıdır. Danışmanlar RFP’de yer alan hükümlerden herhangi birinin
Kılavuz ile tutarsız olduğunu düşündükleri takdirde, bu konuyu aynı zamanda
Borçlu ile de görüşmelidirler.
9.
Danışmanlar, RFP’de istenen tüm destekleyici belgeleri içeren tam olarak
yanıt verebilen bir teklif sunduklarından emin olmalıdırlar. Teklifler ile birlikte
sunulan anahtar personel özgeçmişlerinde doğru bilgilerin yer alması çok
önemlidir. Özgeçmişler, danışmanları ile bireyler tarafından imzalanacak ve
özgeçmişlerin üzerine tarih atılacaktır. Önemli gereksinimlere uyulmaması,
teklifin reddedilmesine yol açacaktır. Teknik teklifler alındıktan ve açıldıktan
sonra danışmanlardan tekliflerin özünde, anahtar personelinde vb. değişiklik
yapmaları istenmeyecek ve buna izin verilmeyecektir. Benzer olarak mali teklifler
alındıktan sonra danışmanlardan, RFP’nin hükümlerine uygun olarak yürütülen
müzakereler
sırasında yapılan değişiklikler dışında, belirtilen ücrette vb
değişiklik yapmaları istenmeyecek ve buna izin verilmeyecektir. Bir şirket için
anahtar personelin kullanılabilir olmamasının nedeninin tekliflerin geçerlilik
süresinde bir uzatma yapılması olması halinde, anahtar personelin eşit ya da daha
iyi yeterliğe sahip olan bir anahtar personel ile değiştirilmesi mümkün olabilir.
Gizlilik
10.
Paragraf 2.31’de belirtildiği gibi teklif değerlendirme süreci, paragraf 2.20
ve 2.27’de belirtilen teknik puanların ifşa edilmesi amacı doğrultusundaki
açıklamalar dışında, ihalenin verildiğinin duyurulmasına kadar gizli kalacaktır.
Gizlilik, Borçluyu ve Banka’nın inceleyicilerini uygun olmayan müdahaleleri
gerçekleştirmelerini ya da bu yönde bir algıya neden olmalarını önleyecektir.
Değerlendirme sürecinde danışmanlar Borçlunun, Bankanın ya da ikisinin birden
dikkatine ek bilgiler sunmayı istedikleri takdirde bunu yazılı olarak yapacaklardır.
Banka’nın Eylemi
11.
Danışmanlar seçim süreci ile ilgili itirazda bulunmak ya da bazı konulara
dikkat çekmek istedikleri takdirde, Borçlu ile yaptıkları yazışmaların nüshalarını
Banka’ya gönderebilirler ya da Borçlunun derhal yanıt vermediği durumlarda ya
da söz konusu yazışmanın Borçluya karşı bir şikâyet içerdiği durumlarda,
doğrudan Banka’ya yazı gönderebilirler. Bu türden tüm yazılar projenin İş Ekibi
Liderine hitap etmeli ve kredi kullanan ülkenin Ülke Direktörüne ve Bölgesel
Satınalma Uzmanına birer nüsha gönderilmelidir. Proje Ekibi Liderlerinin isimleri
PAD’de bulunabilir.
12.
Banka tarafından kısa listede yer alan danışmanlardan tekliflerin
sunulmasının kapanış tarihi öncesinde alınan referanslar, uygun olduğu takdirde,
Banka’nın yorumları ve eylem ya da yanıta yönelik tavsiyeleri ile birlikte
Borçluya gönderilecektir.
13.
Banka’nın teknik tekliflerin açılmasının ardından danışmanlardan aldığı
yazılar, aşağıda belirtilen şekilde muameleye tabi tutulacaktır. Banka’nın ön
incelemesine tabi olmayan sözleşmelerde tüm yazılar, gerektiği şekilde ele
alınması ve uygun eylemin belirlenmesi için Borçluya gönderilecektir. Borçlunun
yanıtı, projenin Banka personeli tarafından sonraki denetimi sırasında
41
incelenecektir. Ön incelemeye tabi olan sözleşmelerde Banka, Borçlu ile istişare
içinde yazıyı inceleyecek ve ek bilgiye ihtiyaç duyduğu takdirde bu ek bilgiyi
Borçludan isteyecektir. Danışman tarafından ek bilgilerin ya da izahatın
verilmesinin gerekli olduğu durumlarda Banka Borçludan bu bilgi ya da izahatları
almasını ve bunlar üzerine yorumda bulunmasını ya da bunları, uygun şekilde,
değerlendirme raporuna dahil etmesini isteyecektir. Yazı tam olarak incelenene ve
ele alınana kadar Banka’nın incelemesi tamamlanmış olmayacaktır.
14.
Yazıları aldığını doğrulamasının yanı sıra Banka, ihalenin verildiğine
ilişkin bildirimin yayınlanmasına kadar seçim ve inceleme süreci sırasında
herhangi bir danışman ile tartışmaya girmeyecek ya da yazışma
gerçekleştirmeyecektir.
Açıklama Talebi
15.
Bir ihalenin verilmesi kararlaştırıldıktan sonra bir danışman teklifinin
seçilmeme gerekçelerini öğrenmeyi istediği takdirde bu isteğini, paragraf 2.29’da
belirtildiği gibi, Borçluya iletecektir. Yapılan açıklamadan tatmin olmadığı ve
Banka ile bir görüşme yapmayı istediği takdirde danışman, kredi kullanan ülkenin
Bölgesel Tedarik Müşavirine bu isteğini iletecek ve Bölgesel Tedarik Müşavirine
uygun düzeyde ve ilgili personeli içeren bir toplantı düzenleyecektir. Bu
tartışmada yalnızca söz konusu danışmanın teklifi tartışılabilir, rakiplerin teklifleri
tartışılamaz.
42