PROJE ve DOKÜMAN (BELGE) YÖNETİMİ

PROJE ve DOKÜMAN (BELGE) YÖNETİMİ
TürkMMMB 11. Teknik Kongresi
A.Erkan ŞAHMALI
28 Nisan 2016
Çok önceleri yerleşik düzene geçmeye başlayan insanlar başlarını
sokacakları ve korunacakları barınakları kendileri yapıyorlardı. Sonra
bu konuda uzmanlaşan insanlara, yapı ustalarına yaptırmaya
başladılar. Yapı ustaları aynı zamanda yapının tasarımından da
sorumluydu. Bu durum, 15. Yüzyıla kadar böyle süregeldi.
Tasarımcısı ve yapımcısının ayrıldığı ilk yapı İtalya’nın Floransa
kentindeki “Floransa Katedrali”dir. İtalyan (Bruneleşi) Brunelleschi
bugünkü anlamıyla “tasarla – ikna et – uygula” yöntemini kullanan
Rönesans’ın ilk mimarı olarak kabul edilebilir. Londra’daki St. Paul
kilisesinin kubbesi için Sir Christopher Wren, önce fiziki model, daha
sonra detaylı çizimler yapmış, kubbe çözümlemesinde hesaplamalar
kullanarak işin içine mühendisliğin girmesini sağlamıştır. Dönem 18.
Yüzyıl.
18. yüzyılın ikinci yarısında kok kömürünün endüstride kullanılmasıyla
üretimi artan demir önem kazanmıştır. Kömürden elde edilen buhar
ile makineleşme başlamış, üretim artmış, ekonomi gelişmiştir.
Ekonominin gelişmesi, yapı endüstrisine de yansımış ve mimardan
daha farklı, ekonomik ve fonksiyonel yapılar yapması beklenmeye
başlamıştır. Bu dönemde mimarlık, tıpkı hukukçular ve doktorlar gibi
lisanslı bir meslek haline gelmeye başladı. İngiltere’de İnşaat
mühendisliği mimarlıktan ayrılarak yeni bir meslek dalı haline geldi.
1818’de İnşaat mühendisliği enstitüsü kuruldu. Mimarların
örgütlenmesi ise daha sonra oldu; 1834’de İngiliz Kraliyet enstitüsü
(RIBA) kuruldu. DÖNEM: 19. YY…..
1
Demir ve buhar ile başlayan I.Endüstri devriminden sonra çelik ve
elektriğin önem kazandığı II. Endüstri dönemine geçildi. Bu dönemde
yüzlerce yıl unutulmuş beton yeniden keşfediliyor ve geliştiriliyor. Bu
sefer betonun çelikle birlikte kullanılmaya başlaması, bugün
betonarme dediğimiz yeni bir tekniğin gelişmesine neden oluyor.
1900-1910 yılları arasında geliştirilen elastik teori, betonarme
yapıların daha da gelişmesine neden oluyor, deneysel testler
yapılmaya başlanıyor. Artık, daha yüksek, daha geniş açıklıklı, daha
ekonomik yapılar için hesaba dayalı tasarım ön plana geçiyor ve daha
güvenli yapılar inşa edilmeye başlanıyor.
Antik Roma döneminde kentlere su, su yolları ile (Aquaduct)
getirilirdi. Bazı kamu kuruluşları, genel banyolar ve lüks konutlara bu
su kurşun borularla taşınırdı. Kanalizasyon ise kil büzlerle en yakın
derelere, nehirlere akıtılırdı. Mısırlıların geliştirdiği camı Romalılar
şeffaf cam olarak lüks binalarda gün ışığını iç avlulara almak için
kullanmıştı. Isınmak için ise açık ocaklarda odun kömürü
kullanılmaktaydı. Unutulan bu konforlar yüzlerce yıl sonra 11.
Yüzyılda antik Roma ve Yunan medeniyetlerinin yeniden keşfedilmesi
ile tekrar gün ışığına çıkmıştır. Romanesque dönem ile açık ocaklar
yerine şömineler ve baca teknolojisi geliştirilmiştir. 17.yüzyıla kadar
konfor, evlerin ocaklarla ısıtılmasıydı.
18. Yüzyılda Kok elde edilirken açığa çıkan yanıcı metan gazı, borularla
önce sokaklara sonra evlere taşınarak aydınlanma amaçlı gaz
lambalarında kullanılmaya başlandı. Isınma için şömineler, yerini
dökme demir sobalara bıraktı. Dökme demir boruların ve
radyatörlerin geliştirilmesi ile merkezi ısıtma sistemleri geliştirildi.
Temiz su şebekeleri zehirli kurşun borular yerine daha hijyenik ve
sızdırmaz pik borularla yer değiştirmeye başladı. Dökme demir lavabo
ve küvetler geliştirildi.
2
1850’li yılların sonlarına doğru buhar gücüyle çalışan asansörler
yapıldı. 1887’de ise asansörler elektrik motorları ile hareket etmeye
başlamıştı. Buhar jeneratörleri ile elektrik üretilmeye ve ampullerle
aydınlanma sağlanmaya başladı. Buhar ve sıcak su ile kış ısınması bu
dönemde çok yaygınlaştıysa da yapay soğutma, havalandırma ve nem
kontrolü pratikte henüz gelişmemişti. Binalardaki soğutma
buzdolaplarının geliştirilmesi ile gündeme geldi. Tekstil ve tütün
fabrikalarında nem kontrolü yapan cihazlar üretilmeye başlandı,
ardından bu nem kontrolünü ısıtma ve soğutma üniteleri ile
birleştirerek binalarda bu gün kullanılan iklimlendirme sistemi
geliştirildi. Bu sistem ilk kez 1922’de Los Angeles’de Grauman’s
Metropolitan Theatre’da kullanıldı. İklimlendirme yapılmış ilk ofis
binası ise San Antonio’daki 21 katlı Milam Binası idi. Yıl 1928.
Yüksek katlı binaların yapılmaya başlanması ve doğal havalandırma
için pencere açmanın rüzgâr kontrolünde ve güvenlik açısından ciddi
sorunlar yaratması, iklimlendirme sistemlerinin gelişmesindeki ana
etmenlerden birisiydi. Yani konfor beklentisi ve zorunluluklar,
teknolojide gelişmelere neden oluyordu ve halen de öyle oluyor.
19.yy sonlarına doğru termodinamik çalışmaları ile malzemelerin ısı
transferi üzerinde durulmaya başlandı ve ısı yalıtımı kavramı ortaya
kondu. Doğal aydınlanma için en önemli malzeme olan camın
binalarda kullanımı giderek daha büyük önem kazandı. Isıcam
dediğimiz çift cam ilk kez 1940larda üretilmeye başlandı.
İklimlendirme sistemindeki yükleri azaltmak için güneş ışınımını emen
camlar 1950’lerde, yansıtıcılı camlar ise 1960’larda üretilmeye
başlandı.
Bugün enerji etkin binalar yapıp daha az enerji tüketen, uzaktan her
türlü kontrolü yapabildiğimiz, izlediğimiz akıllı binalara sahibiz. Kim
bilir teknoloji bizi nereye götürecek.
3
Bu kadar bilgiyi sizinle neden paylaştım?
Gelmek istediğim konu şudur: Başımızı sokacak bir barınaktan
günümüz yapılarına gelene kadar üretime giderek artan sayıda taraf
katılmaktadır. Üretimin paydaşları ise birbirinden farklı disiplinlerdeki
bilgi ve becerilere sahip kişi ya da kuruluşlardır. Her biri farklı bilgi
üretir ve kullanırken diğer bilgi alanları ile de kimi zaman örtüşen,
kimi zaman çakışan bilgiler ortaya koyarlar.
Sözleşmesel anlamda hukuki ilişkiler, tasarım anlamında
disiplinerarası çalışmalar, mali açıdan hakedişler, teknik açıdan
şartnameler, maliyetler, satınalmalar, işgücü, makine verimlilik
kontrolleri,… kısacası uçuşan bilgiler ve belgeler. Sonuçta tüm bu bilgi
ve belgeler doğru yerde ve zamanda kullanılmalı, kontrol edilmeli,
kayıt altına alınmalı, izlenmeli ve tümü bir çerçeve içinde
planlanabilmelidir. Aksi takdirde sonuç bir felaket olabilir.
Williams Edward Deming bu çalışma disiplinini DEMING döngüsü
diğer bir deyişle PUKÖ döngüsü olarak tanımlamıştır. PUKÖ, yani
Planla, Uygula, Kontrol et ve Önlem al. Bu döngü ile tüm paydaşlar ve
tarafların sürece katılması sağlanarak gelişim adım adım ve kolektif
olarak sağlanacaktır.
İşte genel anlamda Proje Yönetimi, yapı endüstrisi bağlamında ise
İnşaat Yönetimi, yapıların tüm bu bilgi ve beceriler çerçevesinde planlı
bir şekilde yapılması için gösterilen disiplinler üstü bir çabadır. Bu
çabanın tamamen yazılı ve çizili şekilde bilgi ve becerilere dayalı
yürütülmesi gereklidir. Yapılanlar, ancak kayıt altındaki bu bilgilerle
planlanabilir, uygulanabilir, kontrol edilebilir ve önlem alınarak
sonuçlandırılabilir.
Proje ve inşaat yönetimi, geçici faaliyetlerin, geçici örgütlenmelerle
zamanında, bütçe sınırlarında ve daha önce belirlenmiş koşul ve
kurallara uygun şekilde yapılmasının sağlanmasının genel adıdır. Bu
4
kavramlar son 30 yılda yapı endüstrisinde giderek daha iyi
anlaşılmaya başlanmıştır.
Kısacası yapılan işe ait her türlü bilginin sağlıklı kullanılabilmesi için bu
bilgilerin diğer bir deyişle kayda geçirilmiş dokümanların yönetilmesi
gerekir. Proje ve/veya İnşaat Yönetimi ile Bilgi veya Doküman
Yönetimi birbiri ile bağıntılı iki çalışma alanıdır.
Bilgi veya doküman (yani Belge) yönetimini, herhangi bir işletmenin,
amaçları doğrultusunda değerini artırmak, rakipleri ile olan gelişim
farkını kapamak veya rekabete uyum sağlamak için dışarıdan ya da
içeriden elde edilen her türlü bilgi kaynağını kurumun faaliyetleri ile
bütünleştirerek toplaması, düzenlemesi, ilgili çalışanların her birine
ulaştırması, dolayısıyla kişisel ve kurumsal verimliliğe katkı sağlaması
olarak tanımlayabiliriz.
Hangi alanda olursa olsun bir kararın verilebilmesi için bir bilginin
olması gerekir. Bilgi ise verilere dayalı olarak üretilebilir. Veri olmadan
bilgi oluşturulamaz, bilgi olmadan da karar verilemez. Yapılırsa da
sonucun başarılı olma olasılığı çok düşüktür.
Şimdi bazı küçük örnekler vereceğim:
Muhasebe kayıt sistemi, belge yönetiminde en kontrollü yapılan
işlemlerdendir. İrsaliyelere dayalı borçlar bellidir, ödemelere dayalı da
alacaklar bellidir. Gün sonu, ay sonu ve yılsonu hesaplarda bunlar
tutturulursa hiçbir sorun yoktur. Ancak örneğin ambara teslim edilen
inşaat demirlerinin sayımı yapılmaz ve ambar kaydı tutulmaz ise kâğıt
üzerinde borç alacak kayıtları doğru da olsa ambara giren mal,
parasının ödendiği miktardaki mal olmayabilir. Bu nedenle kayıtların
karşılıklı kontrollü olması gerekir.
5
Diyelim ki işvereniniz, yapımını yürüttüğünüz bir inşaatında bir
bölüme ait duvar değişikliği talep etti. Son derece basit görünen bu
değişiklik, mimari projelerde hemen yapılabilir. Ancak bu değişiklik
diğer tüm mühendislik projelerinde önemli değişikliklere neden
olabilir. Hatta ürettiğiniz her şeyin örneğin tüm havalandırma
kanallarının, yangın söndürme boru hatlarının bu hesaplamalardan
ötürü sökülüp yeniden yapılması bile gerekebilir. Tüm bu
değişikliklerin mali bir yönü olduğu gibi süre ve parasal hak talebine
esas olacak özellikleri de olabilir. Bunların kayıt altına alınıp
değişikliklerin neler olabileceği, maliyetinin ne kadar olabileceği
bildirilmeden ve işveren onayı alınmadan değişikliğin yapılması
durumunda tek bir kuruş hak talebinde bulunamadan işi bitirmek
zorunda kalabilirsiniz.
Yine bir yapıda inşaat mühendisliği hesaplamaları sonunda taşıyıcı
sistemde oluşabilecek mimaridekinden farklı bir boyutlandırma,
yapının bazı fonksiyonlarının yerine getirilememesine neden olabilir.
İnşaat mühendisinin söz konusu değişiklikten tüm disiplinleri
zamanında uyarması gerekir.
Proje elde etme süresince her disiplin projelerini sürekli olarak
geliştirir/değiştirir. Bu değişiklikler de projelerdeki revizyon
numaraları ile belirtilir. Diğer disiplinlerin hangi revizyon numaralı
paftaları referans aldıklarını iyi takip etmeleri gerekecektir.
Yükleniciler maliyet kontrollerini malzeme, işgücü, makine gücü ve
genel giderlerinin kontrolü ile yaparlar. Bu harcama kalemlerinin,
teklif değerlerine eşit veya daha az olması gerekir, aksi takdirde zarar
ediyorsunuz demektir. Eğer işgücünün verimliliğini izleyemiyor,
öngördüğünüzden verimsiz iş yapılıyor ve siz bunu izleyerek tespit
edemiyorsanız ciddi bir işgücü kaybı dolayısı ile maliyet artışı ile karşı
karşıyasınız demektir.
6
Verdiğim örnekleri artırmak mümkün. Ancak az önce de bahsettiğim
gibi tüm bu bilgiler inşaat işlerinde toplanabiliyor ve bir veri haline
getirilebiliyor. Peki, bu ham veri bilgiye dönüşebiliyor mu? Buna
yanıtımın hemen evet olmayacağını söyleyebilirim. Bilgiye
dönüşmeyen veri işe yaramayan bir veridir.
Toplanan her veri bir kayıttır. Her yazışma da bir kayıttır. Her kayıt bir
belgedir. Her belge de doğru şekilde arşivlenebilmeli ve gerektiğinde
hızlıca ulaşılabilmelidir. Peki, bu arşivleme nasıl yapılmalıdır?
En basit anlamıyla yazışmalarla uğraşan herkesin kullandığı,
yazışmaların başındaki ilgi-bilgi yani referans satırlarının asıl amacı
budur. Yazışmaların ve tarafların arttığı günümüzde referanslar
birbirleri ile o kadar ilişkilidir ki bunu elle takip etmek zorlaşır.
Günümüz bilgisayar teknolojisi, geliştirdiği yazılımlarla bu belgelerin
kontrolünü çok kolaylaştırmıştır. Sistem sadece kayıt altına almakla
kalmaz, yetki ve sorumluluklara göre kişilerin yazışmalarla ilgili
yapmaları gereken eylemleri de takip eder. Örneğin bir onay verilmesi
söz konusu olan bir yazı varsa onaylayacak kişiye bunu belli bir sistem
içinde hatırlatır. Bir nevi belgenin okunduğu veya doğru kişilere
ulaştığı takip edilir ve bir emir tekrarı gibi yazışmaya ilişkin ne tür
eylemler yapılacağı aktarılmış olur. Gerekli eylemler yerine
getirilmemişse de belgenin hangi aşamada veya kimde takıldığı
hemen bulunur.
Bu aynı zamanda bir performans ölçme
değerlendirme sistemidir. Sistemin aksadığı noktalar hemen gün
yüzüne çıkar. Bu süreç iyi yönetilirse kurumlar ve şirketler iş yapma
tekniklerini ve şekillerini değiştirmeye, düzeltmeye ve iyileştirmeye
başlarlar.
Bu sistemin çalışması, şirketlerde, kurumlarda bir bilgi yönetim
sisteminin var olması anlamına gelir ki bu sistemin kurulması düşünce
şeklinin değişmesi demektir.
7
Ülkemizde iş yapma becerilerini hızla geliştiren ve yeni sistemlere
kendisini uyarlayabilen bir taraftan müteahhitlik, diğer taraftan
müşavir mühendislik ve mimarlık endüstrisi bilgi yönetimi konusunda
henüz istenen seviyelere gelememiştir. Bu alanda çalışan şirketlerin
çoğunluğu hala birinci nesil yönetime sahiptir. Biraz daha eski
firmalarda ikinci nesle, nadiren de üçüncü nesle ulaşmış şirketler olsa
bile bir şahıs ve/veya aile şirketi veya patron şirketi olma özelliğinin
ötesine geçilememiş olduğunu görürüz. Böylelikle karar kontrol
sistemleri ve dolayısı ile şirketin performansı şirket sahiplerinin
becerisiyle sınırlı kalmaktadır.
Elimizdeki cep telefonu ile bile her türlü bilgiye çok hızlı ve rahatlıkla
erişebilirken şirket içindeki bilgilere erişimde hala sıkıntılar
yaşanmaktadır. Ancak asıl önemli konu bu belgelere ulaşmak değil
kayda geçmiş belgelerdeki verilerden bilgi üretebilmektir. Cep
telefonunuzda günde kaç adım attığınızı, ne kadar enerji aldığınızı
ve/veya tükettiğinizi, kalp atış hızınızı, nerede olduğunuzu ve
gideceğiniz yere ne sürede gidebileceğinizi, hızınızı ve benzeri birçok
veriyi ekranınızdan bir bilgi olarak elde etmekle kalmayıp sizi
yönlendirecek sonuçlara da ulaşabiliyorsunuz. Ya şirketinizde?
Şirketinizle veya kurumunuzla ilgili belgeleri bilgiye çevirebiliyor
musunuz?
Dinlediğiniz için teşekkürler.
8