SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu

Transkript

Yönetim Kılavuzu
Revizyon D
SaaS Email Archiving
TELİF HAKKI
Copyright © 2014 McAfee, Inc. İzinsiz kopyalamayın.
TİCARİ MARKA ÖZELLİKLERİ
McAfee, McAfee logosu, McAfee Active Protection, McAfee DeepSAFE, ePolicy Orchestrator, McAfee ePO, McAfee EMM, Foundscore, Foundstone, Policy
Lab, McAfee QuickClean, Safe Eyes, McAfee SECURE, SecureOS, McAfee Shredder, SiteAdvisor, McAfee Stinger, McAfee Total Protection, TrustedSource,
VirusScan, WaveSecure, McAfee, Inc. veya ABD ve diğer ülkelerdeki bağlı kuruluşlarının ticari veya tescilli markalarıdır. Diğer adlar ve markalar kendi
sahiplerine aittir.
Ürün ve özellik adları ve açıklamaları önceden bildirilmeksizin değiştirilebilir. En güncel ürünler ve özellikler için lütfen mcafee.com adresini ziyaret edin.
LİSANS BİLGİLERİ
Lisans Sözleşmesi
TÜM KULLANICILARIN DİKKATİNE: SATIN ALMIŞ OLDUĞUNUZ LİSANSIN, LİSANSLI YAZILIMIN KULLANIMINA İLİŞKİN GENEL ŞART VE KOŞULLARI
İÇEREN YASAL SÖZLEŞMESİNİ DİKKATLİCE OKUYUN. HANGİ LİSANS TÜRÜNÜ SATIN ALDIĞINIZI BİLMİYORSANIZ, YAZILIM PAKETİNİZLE BİRLİKTE
VERİLEN VEYA SATIN ALMA İŞLEMİNİN BİR PARÇASI OLARAK AYRICA ALDIĞINIZ (BİR KİTAPÇIK, ÜRÜN CD'SİNDE BİR DOSYA VEYA YAZILIM PAKETİNİ
İNDİRDİĞİNİZ WEB SİTESİNDE BULUNAN BİR DOSYA) SATIŞ, LİSANS VEYA SATIN ALMA SİPARİŞİ BELGELERİNE BAKINIZ. SÖZLEŞMEDE YER ALAN
TÜM KOŞULLARI KABUL ETMİYORSANIZ, YAZILIMI YÜKLEMEYİN. MÜMKÜN OLMASI HALİNDE ÜRÜNÜ MCAFEE'YE VEYA SATIN ALDIĞINIZ YERE İADE
EDEBİLİRSİNİZ.
2
Yönetim Kılavuzu
İçindekiler
Önsöz
5
Bu kılavuz hakkında . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Hedef Kitle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kurallar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Bu kılavuzda neler var . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
McAfee SaaS hizmet belgelerini bulma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5
5
5
6
6
1
Email Archiving
7
2
E-posta Arşivini Yönetme
9
Kurulum bilgileri ve kaynaklar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9
3
Email Archiving'i ayarlama
Arşiv ayarlarında yapılan değişiklikleri yetkilendirme .
Arşivi ilk kez ayarlama . . . . . . . . . . . . .
İlk onaylayan e-posta adresinizi ekleme . . . . . .
Depolama ayarlarını değiştirme . . . . . . . . .
4
11
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . . .
. . .
. .
. . .
. . .
Posta kaynaklarını oluşturma ve yönetme
15
Posta kaynağı bağlantısını ayarlama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Posta kaynağı uyarılarını yapılandırma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Posta sunucusunu yükseltme veya değiştirme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5
Geçmiş iletileri arşivleme
İçe aktarma performansını daha iyi hale getirmek için birden fazla geçmiş posta
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Posta sunucunuzu geçmiş iletileri arşivlemek üzere ayarlama . . . . . . . .
Geçmiş posta kaynağını ayarlama . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Farklı biçim türleri içeren geçmiş iletileri arşivleme . . . . . . . . . . . .
6
15
17
18
21
kaynağı kullanma
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
. . . . . . . .
Arşivde arama
22
22
23
23
25
Arama sonuçlarınızı iyileştirme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Yok sayılan sözcüklerden kaçınma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Basit Aramayı Kullanma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Basit Arama'yı kullanarak e-postaları bulma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gelişmiş Aramayı Kullanma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gelişmiş Arama'yı kullanarak e-postaları bulma . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Birden fazla dilde aramaya yönelik kurallar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Başlık aramada özel karakterlere yönelik kurallar . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Arşiv Kimliği Aramasını Kullanma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Arşiv Kimliği Araması'nı kullanarak e-postaları bulma . . . . . . . . . . . . . . . .
Arşivlenmiş e-postayı görüntüleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
İletiyi görüntüleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Yeniden kullanmak için aramaları kaydetme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Aramayı kaydetme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11
12
12
13
25
31
31
32
34
34
36
36
37
37
37
37
38
38
Yönetim Kılavuzu
3
İçindekiler
Kayıtlı bir aramayı çalıştırma .
İletileri dışa aktarma . . . . . . .
.zip dosyası kuralları . . . .
.eml dosyalarını görüntülemek
İletileri dışa aktarma . . . .
7
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
İletileri temizleme
43
İletileri temizleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Arşiv Uyumluluk Görevlisi rolü ayrıntıları . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8
Gruplar için tutma ayarını yapma
Yasal bekletmeyi yönetme
Rapor oluşturma
Rapor çalıştırma . . . . . . .
Rapor filtreleme . . . . . . .
Rapor ayrıntılarını görüntüleme .
Bir raporu indirme . . . . . .
47
47
48
48
48
49
50
50
51
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
51
51
52
52
11
Arşiv Eklentisini indirme
53
12
Sık sorulan sorular
55
13
Sorun Giderme
59
Bağlantı hatalarını giderme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Genel hata iletileri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exchange Server günlük posta kutusuyla ilgili sorunlar . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Geçmiş posta kaynaklarıyla ilgili sorunlar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exchange Server 2003 içindeki bilinen bir sınırlama geçmiş verileri etkiliyor . . . . . . . . . .
14
4
45
46
47
Yasal bekletme nasıl çalışır . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Küresel yasal bekletmeyi etkinleştirme ve devre dışı bırakma . . . . . . . . . . . . . . . .
Küresel yasal bekletmeyi etkinleştir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Küresel yasal bekletmeyi devre dışı bırakma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kullanıcıya özel yasal bekletmeler ekleme ve silme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kullanıcıya özel yeni bir yasal bekletme ekleme . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kullanıcıya özgü yasal bekletmeyi güncelleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kullanıcıya özel yasal bekletmeyi silme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10
43
44
45
Grup oluşturma ve grup tutma ekleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Bir grup için genel arşiv saklama süresini geri yükleme . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9
38
39
39
39
40
59
62
63
64
64
Kullanıcı arabirimi kuralları
67
Dizin
69
Yönetim Kılavuzu
Önsöz
Bu kılavuzda, McAfee SaaS hizmetinizi yapılandırmak, kullanmak ve bakımını yapmak için ihtiyaç
duyduğunuz bilgiler verilmektedir.
İçindekiler
Bu kılavuz hakkında
McAfee SaaS hizmet belgelerini bulma
Bu kılavuz hakkında
Bu bilgiler kılavuzun hedef kitlesini, tipografik kurallarını ve bu kılavuzda kullanılan kuralları ve
simgeleri ve kılavuzun nasıl düzenlendiğini açıklar.
Hedef Kitle
McAfee SaaS belgeleri dikkatle araştırılır ve hedef kitleye göre kaleme alınır.
Bu kılavuzdaki bilgiler özellikle aşağıdaki kişilere yöneliktir:
•
Yöneticiler: Bir hizmeti yapılandıran ve belirli özelliklerini yöneten kişiler.
Kurallar
Bu kılavuzda aşağıdaki tipografik kurallar ve simgeler kullanılmaktadır.
Kitap başlığı veya Vurgulama Bir kitabın, bölümün ya da konunun başlığı; yeni bir terimin
sunumu; vurgu.
Kalın
Kuvvetle vurgulanan metin.
Kullanıcı girişi veya Yol
Kullanıcının girdiği komutlar ve diğer metinler; klasör veya program
yolu.
Kod
Kod örneği.
Kullanıcı arabirimi
Seçenekler, menüler, düğmeler ve iletişim kutuları dahil kullanıcı
arabirimindeki sözcükler.
Köprü metni mavisi
Bir konu başlığının veya web sitesinin canlı bağlantısı.
Not: Ek bilgiler (bir seçeneğe erişmenin farklı yöntemi gibi).
İpucu: Tavsiye ve öneriler.
Önemli/Dikkat: Bilgisayar sisteminizi, yazılım yüklemenizi, ağınızı,
işlerinizi veya verilerinizi korumaya yönelik değerli tavsiyeler.
Yönetim Kılavuzu
5
Önsöz
Bu kılavuzda neler var
Bu kılavuz ihtiyaç duyduğunuz bilgileri bulmanıza yardımcı olmak amacıyla düzenlenmiştir.
Bu kılavuz, McAfee SaaS hizmetinizi kullanırken gerçekleştirmeniz gereken hedefleri desteklemek için
işlevsel bölümlere ayrılmıştır. Her bölüm de, ilgili bilgileri özelliğe ve ilişkilendirilmiş görevlere göre
gruplandıran bölümlere ayrılmıştır; böylece hedeflerinizi başarıyla gerçekleştirmek için ihtiyacınız olan
konu başlığına doğrudan gidebilirsiniz.
McAfee, kurulumdan günlük kullanıma ve sorun gidermeye kadar hizmet uygulanmasının her
aşamasında ihtiyaç duyduğunuz bilgileri sağlar. Bir hizmet güncellemesi kullanıma sunulduktan sonra,
ilgili bilgiler McAfee SaaS Email and Web Security Destek sitesine eklenir.
Görev
6
1
http://support.mcafeesaas.com/ adresindeki McAfee SaaS Email and Web Security Destek
sayfasına gidin.
2
Bilgi Bankası altında Referans Materyalleri seçeneğini tıklatın.
3
Referans Materyalleri sayfasında aşağı doğru kaydırarak ihtiyacınız olan bilgilere ulaşabilirsiniz:
•
Hizmet Geliştirmeleri ve Sürüm Notları
•
Eğitim Materyalleri
•
Hizmet Başvuru Kılavuzları
Yönetim Kılavuzu
1
Email Archiving
E-posta Arşivleme, merkezileştirilmiş konumu otomatik olarak e-postanızı arşivleyen bulut tabanlı bir
hizmettir. Ek olarak, E-posta Arşivleme arşivlenen e-postayı aramanızı sağlar, böylece gerektiğinde
hızlı bir şekilde iletilerinizi bulabilir ve alabilirsiniz.
Şekil 1-1 E-posta Arşivleme mimarisi
Yönetim Kılavuzu
7
1
Email Archiving
8
Yönetim Kılavuzu
2
Müşteri Yöneticileri kullanıcıları ayarlamaktan, posta sunucularını yapılandırmaktan ve Control
Console'daki posta kaynaklarını yönetmekten sorumludur.
Kurulum bilgileri ve kaynaklar
Müşteri Yöneticileri, Control Console'da görevleri gerçekleştirmeden önce ilgili tüm belgelere
başvurmalıdır.
Tablo 2-1 Kurulum belgeleri denetim listesi
Belge
Amaç
Email Archiving Hizmet
Etkinleştirme Kılavuzu
Kurulum ve etkinleştirme işlemine genel bakış sunar. Ayrıca,
müşteriye özel erişim ve bağlantı bilgilerini içerir.
Account Management
Administrator Guide (Hesap
Yönetimi Yönetici Kılavuzu)
Email Archiving'i ayarlamaya yönelik ön koşullar olarak
kullanıcıların kurulumunu gerçekleştirmek ve Control Console'u
yapılandırmak için gereken görevleri açıklar.
Aşağıdaki bilgileri inceleyin:
• Etki Alanlarını Yönetme
• Kullanıcıları ve Diğer Yöneticileri Yönetme
Email Archiving Quick Setup Guide
for Microsoft Exchange Server
(Microsoft Exchange Server için
Hızlı Kurulum Kılavuzu)
Email Archiving'de posta bağlantısı kurulumunu gerçekleştirmeye
hazırlık olarak e-posta sunucularınızın yapılandırılması hakkında
önemli bilgiler sağlar.
Sunucunuz için uygun kılavuzu seçin:
• Exchange Server 2000
Yönetim Kılavuzu
9
2
Kurulum bilgileri ve kaynaklar
10
Yönetim Kılavuzu
3
Email Archiving hizmetini kullanabilmeniz için gerekli kurulum adımlarını gerçekleştirmelisiniz. Bu
süreç, Veri Depolama Yeri, Arşiv Saklama Uzunluğu ve Seçici Temizleme seçeneklerinizin belirlenmesini içerir. Ayrıca
en az bir arşiv değişikliği onaylayıcı eklemeniz gerekir.
İçindekiler
Arşiv ayarlarında yapılan değişiklikleri yetkilendirme
Arşivi ilk kez ayarlama
İlk onaylayan e-posta adresinizi ekleme
Depolama ayarlarını değiştirme
Arşiv ayarlarında yapılan değişiklikleri yetkilendirme
Arşiv değişikliği onaylayıcısı, yöneticinin Email Archiving içindeki Depolama ayarlarında yapılan
değişiklikleri incelemek ve ardından onaylamak veya reddetmek için yetkilendirdiği herhangi bir kişidir.
Değişiklik Onayı yönetimi
Müşteri Yöneticileri ve daha ileri düzey yönetim birimi, Depolama sekmesinin Değişiklik Onayı bölümünü
kullanarak onay e-posta adreslerinin listesini yönetir.
•
Yöneticiler, gerektiği şekilde e-posta adresi ekleyebilir veya kaldırabilir. Maksimum onaylayıcı sayısı
10'dur.
•
Her yeni adres, yeni bir onaylayıcı olarak onaylanıp yetkilendirilmeden önce geçerli olarak
doğrulanmalıdır.
•
İlk onaylayıcı eklendikten sonra e-posta adresi listesinde yapılan tüm değişiklikler, varolan bir arşiv
değişikliği onaylayıcısı tarafından onaylanmalıdır.
Onay işlemi
Onay işlemi genellikle aşağıdaki adımlardan oluşur.
1
Bir yönetici, global tutma, seçici temizleme veya arşiv değişikliği onaylayıcılarının listesine yönelik
ayarlarda bir değişiklik yapar.
2
Her bir arşiv değişikliği onaylayıcısına, değişikliği onaylaması veya reddetmesi için bir e-posta
bildirimi gönderilir.
3
Bir arşiv değişikliği onaylayıcısı, değişikliği onaylayarak veya reddederek e-postayı yanıtlar. Yalnızca
bir yanıt gereklidir.
4
İlk onaylayıcının kararı, tüm arşiv değişikliği onaylayıcılarına e-posta yoluyla bildirilir.
5
Değişiklik onaylanırsa, Depolama Yapılandırması raporuna kaydedilir.
Yönetim Kılavuzu
11
3
Yeni bir Email Archiving kullanıcısıysanız, iletilerinizi arşivlemeye başlamadan önce ayarlama işlemini
tamamlamanız gerekir.
Başlamadan önce
Ayarlama işlemini tamamlamak için bir Müşteri Yöneticisi veya daha üst düzeyde olmanız
gerekir.
Görev
Seçenek tanımları için arabirimde Yardım'ı tıklatın.
1
Email Archiving sekmesine tıklayın.
Otomatik olarak Kurulum | Depolama sekmesine yönlendirilirsiniz.
2
Tercih ettiğiniz Veri Depolama Yeri'ni seçin.
3
Arşiv Saklama Uzunluğu'nuzu seçin.
4
Gerekirse Seçici Temizleme'yi seçip etkinleştirin.
5
Kaydet'i tıklatın.
Bir ileti, seçiminizi onaylar. Bu noktada, Veri Depolama Yeri kaydedilir, ancak kilitlenmez. Posta
kaynaklarınız etkin olana kadar bu değerde değişiklik yapmaya devam edebilirsiniz. Ondan sonra,
değer kalıcı olarak ayarlanır.
6
Tamam'ı tıklatın.
Otomatik olarak Posta Kaynakları sekmesine yönlendirilirsiniz.
Burada şu işlemleri gerçekleştirmeniz gerekir:
•
Hesap Yönetimi'ndeki talimatları kullanarak kullanıcılarınızı ekleme.
•
Posta kaynaklarınızı ekleyin ve etkinleştirin.
•
Değişiklik Onayı altında en az bir arşiv değişikliği onaylayıcısı ekleme.
İlk onaylayan e-posta adresinizi ekleme
Pencerenin Değişiklik Onayı bölümüne en az bir arşiv değişikliği onaylayıcı e-posta adresi girmeniz gerekir.
Yönetici olarak, kendi e-posta adresinizi eklemekle başlayabilirsiniz. E-posta adresi ekledikten sonra,
Depolama sekmesinde geriye kalan seçenekler etkin duruma gelir ve daha fazla değişiklik yapabilirsiniz.
Başlamadan önce
Onaylayan e-posta adresi eklemek için bir Müşteri Yöneticisi veya daha yüksek düzeyde bir
yönetici olmanız gerekir.
Seçenek tanımları için, arabirimde Yardım öğesine tıklayın.
Görev
12
1
Email Archiving | Kurulum | Depolama öğesini seçin.
2
Değişiklik Onayı bölümüne inin, Onaylayan E-posta Adresi alanına geçerli bir e-posta adresi girin ve Ekle'yi
tıklatın.
Yönetim Kılavuzu
3
3
Sayfa, isteğinizi doğrular ve sistem girdiğiniz adrese bir e-posta gönderir.
4
E-posta istemcinizi çalıştırın ve Email Archiving'den gelen e-postayı açın.
5
Doğrula bağlantısını tıklatın.
E-posta adresini onaylayıcı olarak eklediğinizi doğrulayan yeni bir web sayfasına yönlendirilirsiniz.
6
Email Archiving'e dönün.
Sayfayı yenilemek için tekrar oturum açmanız veya Email Archiving sekmesini tıklatmanız gerekebilir.
7
Değişiklikleri görüntülemek için Email Archiving | Kurulum | Depolama öğesini seçin.
Tüm seçenekler etkindir ve e-posta adresiniz Değişiklik Onayı listesinde Doğrulandı durumuyla güncellenir.
Ayarlama işlemi tamamlandıktan sonra, daha fazla değişiklik yapmak için istediğiniz zaman depolama
ayarlarına dönebilirsiniz.
Başlamadan önce
Depolama ayarlarında daha fazla değişiklik yapmadan önce, ilk ayarlama işlemini
tamamlamanız ve en az bir arşiv değişikliği onaylayıcısı eklemeniz gerekir.
Görev
1
Email Archiving | Kurulum | Depolama öğesini seçin.
2
Ayarları gerektiği şekilde değiştirin.
•
Yeni bir Veri Depolama Yeri seçin.
Henüz bir posta kaynağını etkinleştirmediyseniz, Veri Depolama Yeri düzenlenebilir niteliktedir.
•
Yeni bir Arşiv Saklama Uzunluğu seçin.
•
Seçici Temizleme'yi etkinleştirin veya devre dışı bırakın.
•
Değişiklik Onayı altında bir arşiv değişikliği onaylayıcısı ekleyin veya kaldırın.
Diğer kullanıcıların kendilerini eklediğinizden ve bir doğrulama e-postası almaları gerektiğinden
haberdar olmalarını sağlayın.
3
Değişikliğiniz kaydedilene kadar geçerli olmaz.
Değiştirdiğiniz değer, bir arşiv değişikliği onaylayıcısı tarafından onaylanana veya reddedilene kadar
kilitli kalır. Yeni arşiv değişikliği onaylayıcıları, onaylama veya reddetme işleminden önce e-posta
adreslerini doğrulamalıdır. Durum değişikliklerini görüntülemek için sayfayı yenilemeniz veya tekrar
oturum açmanız gerekir.
Yönetim Kılavuzu
13
3
14
Yönetim Kılavuzu
4
Posta kaynaklarının eklenmesi ve sürdürülmesi, Email Archiving'in e-posta sunucularınızdan e-posta
almasına ve bu iletileri arşivde depolamasına olanak tanır.
Email Archiving'de posta kaynağı, bir e-posta sunucusundaki günlük posta kutusuna karşılık gelir.
Microsoft Exchange'deki günlüğe alma özelliği, Exchange Server tarafından işlenen tüm gönderilen ve
alınan e-posta iletilerinin bir kopyasını veya günlüğünü kaydeder. Günlüğe alma, gizli kopyaların (BCC)
ve dağıtım listesi alıcılarının yakalanmasını ve arşivlenmesini sağlar. Exchange Server bu kopyalanan
e-postayı, aynı şekilde Exchange Server üzerinde bulunan, günlük alıcı posta kutusu olarak
adlandırılan ayrılmış bir posta kutusuna gönderir. Daha sonra hizmet, bu günlük alıcı posta kutusundan
e-postayı alır ve arşivler.
Her Exchange veritabanı kendi günlük posta kutusuna sahip olabilir. Tek bir sunucu üzerinde birden
fazla günlük posta kutusuna ve ortamınızda birden fazla sunucuya sahip olabilirsiniz.
Etkinleştirildiğinde, Email Archiving mevcut ileti olup olmadığını denetlemek için her posta kaynağını
15 dakikada bir yoklar. Daha sonra, yeni iletiler başka bir konumdaki artık arşivlere çekilir.
Posta kaynaklarını yönetme, hem etkin hem de geçmiş kaynaklar için posta kaynaklarının
oluşturulmasını ve sürdürülmesini içerir.
İçindekiler
Posta kaynağı bağlantısını ayarlama
Posta kaynağı uyarılarını yapılandırma
Posta sunucusunu yükseltme veya değiştirme
Email Archiving ile posta sunucunuz arasında iletişim sağlamak için posta kaynağı ekleyin ve bağlantı
seçeneklerini yapılandırın. Posta kaynakları hem etkin günlük posta kutuları hem de geçmiş iletiler için
gereklidir.
Başlamadan önce
Şu kuralları izleyin:
•
Bir posta kaynağını ayarlamak veya değiştirmek için Müşteri Yöneticisi olmanız gerekir.
•
Posta sunucunuzdaki posta kutusunu doğru şekilde yapılandırdığınızdan emin olun.
•
İlk posta kaynağınızı eklemeden ve etkinleştirmeden önce Hesap Yönetimi içinde
kullanıcılarınızı sağlayın.
Yönetim Kılavuzu
15
4
Görev
1
Email Archiving | Kurulum | Posta Kaynakları öğesini seçin.
2
Yeni'ye tıklayın.
Bu posta kaynağı sizin için ilkse bir ileti görüntülenir. Posta kaynaklarını ayarlamadan önce Hesap
Yönetimi'nde kullanıcılarınızı oluşturun. Devam etmek için Tamam'ı veya kullanıcılarınızı henüz
ayarlamadıysanız İptal'e tıklayın.
Şekil 4-1 Yeni Posta Kaynağı penceresi
3
Bağlantı seçeneklerini yapılandırın.
Bu seçenekler Email Archiving'in posta sunucusuyla iletişim kurmasını sağlar.
4
Sertifika yetkilisi doğrulaması istenip istenmeyeceğini seçin.
5
Posta kaynağının Geçmiş iletilere yönelik olup olmadığını seçin.
Bu seçeneğin tercih edilebilmesi için, geçmiş iletiler için ek depolama alanı gereklidir.
6
Yeni posta kaynağının etkinleştirilip etkinleştirilmeyeceğini seçin.
Kaydet düğmesinin artık etkin olmadığına dikkat edin.
7
Posta kaynağının sessiz süre kullanıp kullanmadığını seçin.
Sessiz süre en az 30 dakika olmalı, ancak 10 saatten fazla olmamalıdır.
8
Gerekirse posta sunucusuyla olan bağlantıyı test edin.
Kaydet düğmesi artık etkindir.
16
Yönetim Kılavuzu
9
4
Posta kaynağını kaydedin:
•
Etkin olmayan bir posta kaynağını kaydetmek için, Sunucu Adı, Port ve Posta Kutusu Kullanıcı Adı
alanlarını doldurun.
•
Etkin bir posta kaynağını kaydetmek için, tüm alanları doldurmanız, Etkin'i seçin ve Bağlantıyı Test
Et'i tıklatıp başarılı bir sonuç alın.
a
Seçimlerinizi doğrulayın.
b
Yeni Posta Kaynağı penceresi kapatılır.
Posta kaynağı, artık posta sunucunuzdan arşive e-posta iletileri aktarmak üzere yapılandırılmış
durumdadır.
Posta kaynağı uyarılarını ayarlama, posta kaynağınızın bağlantısı, kimlik doğrulama, alma veya günlük
kuyruğuyla ilgili sorunlar olduğunda otomatik olarak bildirim almanızı sağlar.
Başlamadan önce
•
Bir posta kaynağını ayarlamak veya değiştirmek için Müşteri Yöneticisi olmanız gerekir.
•
Uyarıları yapılandırmadan önce Bağlantı sekmesindeki tüm gerekli posta kaynağı ayarlarını
doldurmanız ve kaydetmeniz gerekir.
Yönetim Kılavuzu
17
4
Görev
1
Bir posta kaynağı seçin ve Uyarılar sekmesini tıklatın.
Şekil 4-2 Posta Kaynakları penceresi Uyarılar sekmesi
2
Formu doldurun ve Kaydet'i tıklatın.
Posta sunucunuzdaki Exchange Server sürümünü yükseltin veya tüm postaların düzgün şekilde
arşivlendiğinden emin olarak varolan bir posta sunucusunu değiştirin.
Başlamadan önce
Her iki posta sunucunuzda görev gerçekleştirebilmeniz ve Control Console posta
kaynaklarını değiştirebilmeniz gerekir.
Görev
1
Sunucunuza veya sunucunuzdan posta göndermeye yönelik tüm özellikleri kaldırın.
2
Günlük posta kutusunu, tüm postalar Email Archiving tarafından alınıp kaldırılıncaya kadar izleyin.
3
Control Console'u açın ve geçerli olarak eski sunucuyu gösteren her bir posta kaynağının Etkin
ayarının seçimini kaldırın.
Bu, yükseltme sırasında Email Archiving'in günlük posta kutularınızdan e-posta içe aktarmaya
çalışmasını önleyecektir.
18
Yönetim Kılavuzu
4
4
Yükseltmenizi gerçekleştirin ve günlüğe alma etkinleştirilinceye kadar hiçbir e-postanın sunucunuza
veya sunucunuzdan teslim edilmediğinden emin olun.
5
Yükseltmeniz tamamlandığında ve günlüğe alma etkinleştirildiğinde, e-postaların sunucunuza
gelmesine izin verin.
6
Control Console'u açın ve posta kaynaklarınızı yeni sunucu için doğru adresi ve posta biçimini
kullanacak şekilde düzenleyin.
7
Her bir posta kaynağını etkinleştirin, test edin ve kaydedin.
8
a
Etkin'i seçin.
b
Email Archiving'in sunucuya bağlanabildiğini doğrulamak için Bağlantıyı Test Et'i tıklatın.
c
Postanın düzgün alındığından emin olmak için günlük posta kutularınızı izleyin.
Posta kaynağınızın, yaklaşık olarak etkinleştirildikten sonraki 15 dakika içinde yeni iletiler için
yoklanması gerekir.
Yönetim Kılavuzu
19
4
20
Yönetim Kılavuzu
5
Posta kaynağı işlemi, geçmiş veri depolama için de kullanılabilir. Ancak, iki işlem arasında önemli
farklılıklar vardır.
Geçmiş ileti depolama şunlar için kullanılabilir:
•
Email Archiving öğesini etkinleştirmeden önce kaydedilen e-posta mesajları.
•
Exchange günlüğe alma işleminin dışında kaydedilen e-posta iletileri.
•
.pst dosyalarına kaydedilen e-posta iletileri.
•
Hala Exchange Server üzerinde bulunan e-posta iletileri.
Geçmiş veri depolamayı farklı kılan nedir?
•
Standart e-postalar tutma süresine göre depolanırken, geçmiş iletiler süresiz olarak arşivlenir.
•
Arşivdeki toplam geçmiş ileti sayısı, Hizmet Sözleşmenizde satın aldığınız depolama alanıyla
sınırlıdır.
Geçmiş arşivleme işlemi
Geçmiş posta kaynağı etkinken, sistem, posta sunucusundaki geçmiş posta kutusuna taşınan tüm
iletileri alır. Her ileti arşive taşınırken, aynı zamanda posta kutusundan silinir. Bu işlem, posta kutusu
boşalıncaya veya geçmiş depolama alanı doluncaya kadar devam eder.
Email Archiving, geçmiş veri depolama sınırına ulaşıldığında otomatik olarak geçmiş posta kaynağını
devre dışı bırakır. Devam etmek için daha fazla depolama alanı satın alın ve geçmiş posta kaynağını
yeniden etkinleştirin.
Geçmiş arşivlemeyi izleme
Email Archiving, tamamlandığında veya kullanılabilir depolama alanınızı tükettiğinizde size otomatik
olarak bildirimde bulunmak üzere Posta Kaynağı uyarıları özelliğini kullanır. Geçmiş depolama alanınızın
durumuyla ilgili bildirim almak için uyarıları etkinleştirin.
Ayrıca, aşağıdaki işlemleri yapabilirsiniz:
•
İletilerin hala arşivlenmek üzere bekleyip beklemediğini görmek için posta sunucusundaki geçmiş
posta kutusunu denetleyin.
•
Genel Bakış sekmesini görüntüleyin ve posta kaynağının etkin olup olmadığına bakın.
•
Genel Bakış sekmesini görüntüleyin ve Geçmiş Veri Depolama Kullanımı alanının değerini denetleyin.
İçindekiler
İçe aktarma performansını daha iyi hale getirmek için birden fazla geçmiş posta kaynağı kullanma
Posta sunucunuzu geçmiş iletileri arşivlemek üzere ayarlama
Geçmiş posta kaynağını ayarlama
Farklı biçim türleri içeren geçmiş iletileri arşivleme
Yönetim Kılavuzu
21
5
İçe aktarma performansını daha iyi hale getirmek için birden fazla geçmiş posta kaynağı kullanma
İçe aktarma performansını daha iyi hale getirmek için birden
fazla geçmiş posta kaynağı kullanma
Geçmiş postaları içe aktarmak için gereken süre, e-posta sunucunuzun kullanılabilir kaynaklarına ve
Internet bağlantısına bağlıdır. Birden fazla geçmiş posta kaynağı oluşturarak, büyük bir geçmiş içe
aktarmasını tamamlamak için gereken süreyi azaltabilirsiniz.
Geçmiş içe aktarma performansını daha iyi hale getirmek için aşağıdaki ipuçlarını göz önünde
bulundurun:
•
Birkaç yüz GB'den büyük içe aktarmalar için, geçmiş verileri geçici bir ayrılmış sunucuda
hazırlayabilirsiniz. Bu strateji, maksimum miktarda sunucu/disk GÇ'sini içe aktarma işlemine
ayırmanıza olanak sağlar ve üretim ortamı üzerindeki etkiyi azaltır
•
Hazırlama sunucusunda, her biri aynı miktarda geçmiş verilerle doldurulmuş ve her biri ayrı bir
geçmiş posta kaynağına sahip olan birden fazla gelen kutusu oluşturmayı düşünün
•
Müşteriler, "kritik yol" ağ bant genişliklerinde ve altyapılarında felç edici darboğazların olmadığını
doğrulayabilirler.
Posta sunucunuzu geçmiş iletileri arşivlemek üzere ayarlama
Geçmiş iletileri arşivlemek için ön koşul olarak, posta sunucunuzda atanmış bir geçmiş posta kutusu
oluşturun.
Başlamadan önce
•
Tüm geçmiş iletilerin aynı biçimde olması gerekir.
Zarf-günlüğe alınmış ve günlüğe alınmamış iletileri bir arada kullanırsanız, Email
Archiving'de arşivleme sorunlarıyla veya beklenmedik arama sonuçlarıyla
karşılaşabilirsiniz.
•
Sunucudaki geçmiş posta kutusu bir günlük posta kutusu olamaz.
•
Tüm iletileri arşivlendikten sonra silineceğinden, geçmiş posta kutusu, etkin bir
kullanıcıya ait olamaz
•
Geçmiş posta kutusuna ileti iletmeyin veya göndermeyin. İleti iletme veya gönderme,
gönderici/alıcı bilgilerini ve ileti hakkındaki diğer meta verileri değiştirir.
•
Geçmiş iletilerin arşivlenen sürüme ek olarak bir kopyasını tutmak için, bu iletileri
geçmiş ileti posta kutusu dışında bir konuma kopyalayın.
Görev
1
Posta sunucunuzda geçmiş e-postalar için bir posta kutusu oluşturun.
2
Arşivlemek istediğiniz iletileri geçmiş posta kutusuna kopyalayın.
Bu iletiler kullanıcı posta kutuları veya kullanıcı .pst dosyaları kaynaklı olabilir.
Tüm iletilerinizi kopyaladıktan sonra, Email Archiving'de oturum açmaya ve yeni bir geçmiş posta
kaynağı oluşturmaya hazır duruma gelirsiniz.
22
Yönetim Kılavuzu
5
Bir posta kaynağını, geçmiş iletilerinizi arşivlemek üzere yapılandırın.
Başlamadan önce
Posta sunucunuzdaki posta kutusunu, geçmiş iletileri arşivlemek üzere doğru şekilde
yapılandırdığınızdan emin olun.
Geçmiş posta kaynağı oluştururken şu kuralları izleyin:
•
İletilerin başta günlüğe kaydedildiği Exchange sürümüne uyan İleti Biçimi türünü kullanın. Bu durum
geçerli değilse Genel'i seçin.
•
Her zaman Geçmiş'i seçin.
Görev
1
Email Archiving | Kurulum | Posta Kaynakları'nı seçin ve Yeni'yi tıklatın.
Yeni Posta Kaynağı penceresi görünür.
2
Formu doldurun ve Kaydet'i tıklatın.
Geçmiş iletileri arşivlerken, tüm iletilerin aynı türde olması gerekir. Farklı biçimlerde mesajlar bir arada
kullanmışsa, mesajları ayırın ve ilgili posta kaynaklarında arşivleyin.
Başlamadan önce
Posta sunucularını yönetmeye ve posta kaynaklarını ayarlamaya yönelik bilgileri inceleyin.
Görev
1
Posta sunucularınızda her biçim türü için ayrı bir geçmiş posta kutusu oluşturun.
2
İletilerinizi posta sunucularınızda karşılık gelen geçmiş posta kutularına alarak düzenleyin.
3
Email Archiving'de, ilk geçmiş posta kutusunu gösteren bir posta kaynağı oluşturun.
4
İleti Biçimi türünü uygun biçime ayarlayın.
5
Posta kaynağını etkinleştirin ve tüm iletileri ilişkili posta kutusunda arşivleyin.
6
Kalan ileti biçimlerinin her biri için işlemi tekrarlayın.
Yönetim Kılavuzu
23
5
24
Yönetim Kılavuzu
6
Arşivde arama
Arama oluşturmak, geçerli olarak arşivde depolanan e-posta iletilerini bulmanıza, görüntülemenize ve
dışa aktarmanıza olanak tanır.
Bir arama oluşturmak için, kriter alanlarına ileti (veya iletiler) hakkında neler bildiğinizi yazın ve Ara'yı
tıklatın.
İçindekiler
Arama sonuçlarınızı iyileştirme
Yok sayılan sözcüklerden kaçınma
Basit Aramayı Kullanma
Gelişmiş Aramayı Kullanma
Arşiv Kimliği Aramasını Kullanma
Arşivlenmiş e-postayı görüntüleme
Yeniden kullanmak için aramaları kaydetme
İletileri dışa aktarma
Birkaç yararlı uygulamayı ve kuralı takip ederek arama sonuçlarınızı geliştirebilirsiniz. İhtiyacınız olan
e-postaları hızlı biçimde bulmak için arama terimleri ve filtreleme özelliklerinin doğru kombinasyonunu
kullanın.
Temel arama kuralları
•
Yeni bir arama başlatmak için en az bir arama alanını doldurun. Ne kadar çok alanı doldurursanız,
aramanız o kadar ayrıntılı hale gelir ve böylece sonuçların sayısı da o kadar sınırlı olur.
•
Arama alanları büyük-küçük harfe duyarlı değildir. Satış Raporları araması ile satış raporları
araması aynıdır.
•
Arama terimlerinizi dikkatli seçin. Bulmak istediğiniz iletilere özel sözcükler veya tümceler kullanın.
a, an ve the gibi genel sözcük veya tümceler kullanmaktan kaçının.
Karmaşık aramalar için diğer kurallar
•
Çoğu özel karakter (+-&!>< dahil) bir sözcük veya tümce içinde kullanıldığında düz metin olarak
yorumlanır. Diğer özel karakterler (# dahil) yoksayılır.
•
Arama, sondaki yıldız işareti (*) ve soru işareti (?) genel arama karakterlerini destekler. Yıldız
işaretiyle arama, bir veya daha fazla karakteri arar. Soru işareti tek bir karakteri arar.
•
E-posta adresleri, tam adres, yalnızca etki alanı veya adresin herhangi bir bölümü kullanılarak
aranabilir.
•
Girdiğiniz metnin arama tarafından nasıl yorumlanmasını istediğinizi belirlemek için Tümce, Herhangi
Bir Sözcük veya Tüm Sözcükler öğesini seçin.
Yönetim Kılavuzu
25
6
Arşivde arama
Özel karakterlere yönelik kurallar
•
Özel karakterleri kendi başlarına kullanmayın.
•
Bazı özel karakterlere izin verilir ve bu karakterler bir alfasayısal dizenin parçası olarak
kullanıldığında düz metin olarak yorumlanabilir.
•
Bir dizenin başında veya sonunda bulunan özel karakterler genellikle yoksayılır.
Tablo 6-1 Düz metin olarak yorumlanan özel karakterler
Özel Karakter
Ad
+
Artı İşareti
-
Tire
&
Ve İşareti
|
Çubuk
!
Ünlem
)
Sağ Parantez
(
Sol Parantez
{
Sol Büyük Ayraç
}
Sağ Büyük Ayraç
[
Sol Köşeli Ayraç
]
Sağ Köşeli Ayraç
^
Düzeltme İmi
"
Tırnak İşaretleri
~
Yaklaşık İşareti
:
İki Nokta Üst Üste
Genel arama karakterleriyle arama
Arşiv araması, dize içine veya dize sonuna yerleştirilmiş şekilde, yıldız işareti (*) ve soru işareti (?)
olmak üzere iki tür genel arama karakterini destekler.
•
Genel arama karakteri, bir metin dizesinin başına yerleştirilemez.
•
Genel arama karakterinin arama teriminin çok başlarına veya geriye çok az karakter kalacak şekilde
sonlarına yerleştirilmemesi önerilir. Örneğin, atlar* kullanılarak yapılan bir arama a* veya a*a
kullanılarak yapılan bir aramaya göre daha iyi ve daha hızlı sonuçlar sağlar.
•
Genel arama karakterleri tümce aramasında kullanılamaz.
Genel arama karakterlerinin özel karakterlerle birleştirilmesi, tutarsız arama sonuçlarına neden olabilir.
Örneğin .doc* ve doc* ifadeleri farklı sonuçlar döndürür.
Yıldız işareti (*) genel arama karakteri örnekleri
Yıldız işaretiyle (*) arama, bir veya daha fazla karakteri arar.
26
Yönetim Kılavuzu
Arşivde arama
6
Tablo 6-2 Yıldız işareti (*) genel arama karakteri örnekleri
Arama Terimi
Şunları Döndürür...
greg*
greg, gregs, gregg, gregory, gregorian
gre*
greg, gregs, gregg, gregory, gregorian
mete, metre, metrik
me*e
meşe, metre, merve, meyve
*met
ifadesine izin verilmez
Soru işareti (?) genel arama karakteri örnekleri
Soru işareti (?) tek bir karakteri arar.
Tablo 6-3 Soru işareti (?) genel arama karakteri örnekleri
Arama Terimi
greg?
gregs, gregg
met?
meta, mete
me?e
meşe
me??e
metre, merve, meyve
?met
ifadesine izin verilmez
E-posta adresleri
Kimden ve Alıcı alanları ileti başlığının kime ve kimden alanlarında e-posta adresi aramanıza olanak tanır.
[email protected] gibi tam bir e-posta adresini, sadece yerel kısmını (John.Smith) veya
sadece etki alanını (ornek.com) arayabilirsiniz. Buna ek olarak, her bir tümcenin John, Smith,
example veya com gibi kısımlarını kullanarak yerel ve etki alanı içinde arayabilirsiniz.
Arama sonuçlarınızı genişletmek veya daraltmak için farklı arama seçeneklerini stratejik olarak kullanın.
•
Sonuçlarınızı belirli bir adresle sınırlamak için tam adresi kullanın.
•
Belirli bir kullanıcı hesabı veya adı ile ilişkili tüm iletileri bulmak için yerel kısmını kullanın.
•
Belirli bir etki alanıyla ilişkili tüm iletileri bulmak için etki alanı kısmını kullanın.
•
Aramanızı bir veya daha fazla terimle ilişkili tüm adresleri bulmak için genişletmek üzere
adresin sadece belli kısımlarını kullanın.
E-posta adresinde büyük/küçük harf veya metin türünde geçiş nedeniyle mevcut olan tüm kısımları
veya terimleri arayabilirsiniz.
•
Özel karakterle ayrılmış metin.
•
Büyük ve küçük harfler arasında geçiş yapan.
•
Alfabetik ve sayısal karakterler arasında geçiş yapan.
E-posta adreslerinde arama terimleriyle genel arama karakterlerini kullanabilirsiniz.
Eksiksiz bir yerel kısım, etki alanı veya adres oluşturmayan arama terimleri bileşimleriyle arama
yapamazsınız.
Yönetim Kılavuzu
27
6
Arşivde arama
Tablo 6-4 Şu e-posta adresi için aramalar: [email protected]
E-posta adresinin Geçerli arama terimleri şunları içerir:
kısımlarını ara...
Geçersiz arama terimleri şunları
içerir:
Tam e-posta adresi • [email protected]
• [email protected]
• [email protected]
Yerel kısım
Etki alanı
• JohnH.Smith7
• Smith
• JohnH
• John
• 7
• Smith7
• H
• JohnH.Smith
• alt.ornek.com
• alt.ornek
• alt
• ornek.com
• ornek
• com
Bazı durumlarda, e-posta adresini içeren bir ekran adı görüntülenir. Örneğin, John Smith
<[email protected]>. Burada, ilk defa John veya soyadı Smith için yapılan arama John Smith ve
e-posta adresi [email protected] ile ilişkili iletileri döndürür.
28
Yönetim Kılavuzu
Arşivde arama
6
E-posta adresi arama örnekleri
Tablo 6-5 E-posta adresi arama örnekleri
Arama Terimi
meta
• Greg Brown
<[email protected]
>
• MetaVeri Bölümü
<[email protected]>
• Meta Veri
<[email protected]
>
• Genel Veri
<[email protected]>
• Meta Veri
<[email protected]>
• Genel Satış Bölümü
<genel.satisbolumu@m
eta.com>
• Meta Veri Bölümü
<[email protected]>
greg smith
• Greg Brown
<[email protected]
>
eta.com>
• Gregory Smith
<[email protected]>
• Genel Veri
<[email protected]>
• Meta Veri
<[email protected]>
• Toplam Veri
<[email protected]>
• Meta Veri Bölümü
<[email protected]>
• İşlenenV
<[email protected]
m>
<[email protected]>
• Genel V. Sorumlusu
<[email protected]
om>
• Genel Veri
<[email protected]>
sirket.com
• Meta V. Sorumlusu <[email protected]>
• Toplam Veri <[email protected]>
alt.sirket.com
• Greg Brown <[email protected]>
• John Smith <[email protected]>
Yönetim Kılavuzu
29
6
Arşivde arama
Tablo 6-5 E-posta adresi arama örnekleri
Arama Terimi
[email protected]
• Meta V. Sorumlusu <[email protected]>
• Tom Jones <[email protected]>
me*
<[email protected]>
• İdari Merci
<[email protected]
m>
• Mesleki Eğitim
<[email protected]>
eta.com>
• Genel Veri
<[email protected]>
• ML Bolumu
<mlbolumu@metalurji
.com>
Tümce, herhangi bir sözcük veya tüm sözcükler seçenekleriyle arama
Arşiv araması, bir e-posta içindeki belirli sözcükleri veya tümceleri aramanıza olanak tanır. Ek olarak,
sonuçlarınızı filtrelemek için metin alanlarına bazı kurallar uygulayabilirsiniz. Bir metin alanına birden
çok arama terimi girerken, bunların tam tümce, ayrı terimler veya bir terim grubu olarak işlenmesini
sağlayabilirsiniz.
Aramalarınızda a, an veya the gibi genel kelimeler kullanmaktan kaçının. Arama normalde genel
sözcükleri yok sayar. Bunların yerine, görüntülemek veya indirmek istediğiniz e-postalara özel sözcükler
ya da tümceler kullanın.
•
Tümce araması — Tam olarak girilen sözcük sırasıyla tam tümceyi içeren e-postaları bulur.
•
Herhangi bir sözcük araması — Sıradan bağımsız olarak bir veya daha fazla sözcüğü içeren
e-postaları bulur.
•
Tüm sözcükler araması — Tüm sözcükleri herhangi bir sırayla içeren e-postaları bulur.
Tümce aramasında genel arama karakterlerini kullanamazsınız.
Tümce, herhangi bir sözcük veya tüm sözcükler seçeneklerine örnekler
İş bülteni terimlerine yönelik bir arama, kuralları uygulama biçiminize göre farklı sonuç
kümeleri döndürür.
30
Yönetim Kılavuzu
Arşivde arama
6
Tablo 6-6 İş bülteni için tümce, herhangi bir sözcük veya tüm sözcükler
araması
Kural
Şu metni döndürür...
Ancak şunu
döndürmez...
Tümce
• salı iş bülteni
• iş
ulaşım
bülten
i
• ulaşım
bülten
i
• stok
bülten
i
• stok
ulaşım
• iş bülteni geri bildirimi
• iş
faaliye
tleri
bülten
i
Herhangi bir
sözcük
Tüm sözcükler
• salı iş
bülteni
• stok
bülteni
• iş
bülteni
geri
bildirim
i
• iş
faaliyet
leri
bülteni
• iş
ulaşım
bülteni
• ulaşım
bülteni
• stok ulaşım
• salı iş bülteni
• stok bülteni
• iş bülteni geri bildirimi
• stok ulaşım
• iş ulaşım bülteni
• ulaşım bülteni
• iş faaliyetleri bülteni
Yok sayılan sözcükler, benzersiz sonuç döndürme olasılığı çok düşük olduğundan bir arama terimi
gönderdiğinizde sistem tarafından yok sayılan sözcüklerdir. Bir arama terimi girerken, bulmak
istediğiniz e-posta iletilerine özel sözcük ve tümceleri kullanmalı ve genel veya sık kullanılan sözcük ya
da tümcelerden kaçınmalısınız. Email Archiving birkaç dili destekler ve her biri için bir yok sayılan
sözcük listesi tutar.
Basit arama seçenekleri kullanıcıların hızlı bir şekilde arşivdeki e-posta iletilerini aramalarını sağlar.
İleti gönderildiğinde ve e-posta göndericisi, e-posta alıcısı ve e-postada bulunan sözcük veya
tümcelere göre bir veya daha fazla kritere bağlı olarak arayabilirsiniz.
Yönetim Kılavuzu
31
6
Arşivde arama
Basit Arama'yı kullanarak e-postaları bulma
E-postaları e-posta adresine, bir tarih aralığına veya metne göre bulmak için arama formunu kullanın.
•
Tek bir değerle eşleşen iletileri bulmak için bir alanı doldurun.
•
Değerlerin tümü ile eşleşen iletileri bulmak için birden çok alanı doldurun.
•
Bir Tümce, Herhangi bir sözcük veya Tüm sözcükler aramasındaki sonuçları filtrelemek için ek alanları bir İleti
Metni aramasıyla birleştirin.
•
Tümce öğesini seçtiğinizde genel arama karakterlerini kullanamazsınız.
Görev
1
Email Archiving | Arşivlenen İletiler öğesini seçin.
Arama varsayılan olarak görüntülenir.
2
3
Aşağıdaki alanlardan bir veya daha fazlasını doldurun:
•
Kimden
•
Alıcı
•
Tarih Aralığı
•
İleti Metni
Ara'yı tıklatın.
Arama kriterlerinizle eşleşen e-postalar, Sonuçlar panelinde görüntülenir.
Arama örnekleri
Aşağıdaki örneklerde, iki benzer aramanın sonuçlarını karşılaştırılmaktadır; bunlardan biri İleti
Metni aramasında Tümce olanağını, diğeri ise Herhangi bir sözcük olanağını kullanmaktadır.
32
Yönetim Kılavuzu
Arşivde arama
6
Tablo 6-7 Arama örnekleri
Kriterler
Şunu Döndürmez...
• Alıcı:
[email protected]
Emre'ye Temmuz ve
Ekim 2009 arasında
gönderilen ve iş
bülteni tümcesini
içeren postalar.
• Emre'ye Haziran 2009'da
gönderilen ve iş bülteni
tümcesini içeren postalar.
• Tarih Aralığı:
1.7.2009-1.11.2009
• Tümce ile İleti Metni: iş
bülteni
• Emre'ye Ağustos 2009'da
gönderilen ve iş
faaliyetleri bülteni
tümcesini içeren postalar.
• Murat'a Temmuz ve Ekim
2009 arasında gönderilen
ve iş bülteni tümcesini
içeren postalar.
• Alıcı:
[email protected]
1.7.2009-1.11.2009
• Herhangi Bir Sözcük ile İleti
Metni: iş bülteni
Emre'ye Temmuz ve
Ekim 2009 arasında
gönderilen ve
aşağıdakiler de dahil
olmak üzere, iş veya
bülteni sözcüğünü
içeren postalar:
gönderilen ve aşağıdakiler
de dahil olmak üzere, iş
veya bülteni sözcüğünü
içeren postalar: iş bülteni,
iş gezisi, stok bülteni.
• iş bülteni
ve aşağıdakiler de dahil
olmak üzere, iş veya
bülteni sözcüğünü içeren
postalar: iş bülteni,iş
gezisi,stok bülteni.
• iş gezisi
• stok bülteni
• Alıcı:
[email protected]
1.7.2009-1.11.2009
• Tüm sözcükler ile İleti
Metni: iş bülteni
Emre'ye Temmuz ve
Ekim 2009 arasında
gönderilen ve
aşağıdakiler de dahil
olmak üzere, konu
satırında iş veya
bülteni sözcüğünü
içeren postalar:
• iş bülteni
• iş faaliyetlerinin
haftalık bülteni
• iş yazılımlarının
satış bülteni
gönderilen ve aşağıdakiler
de dahil olmak üzere, konu
satırında iş ve bülteni
sözcüklerinin her ikisini de
içeren postalar: iş bülteni
ve iş faaliyetlerinin
haftalık bülteni.
• Emre'ye Temmuz ve Ekim
ve aşağıdakiler de dahil
olmak üzere, konu
satırında iş veya bülteni
sözcüklerinden yalnızca
birini içeren postalar: iş
toplantısı, iş gezisi, stok
bülteni.
ve iş bülteni, iş
faaliyetlerinin haftalık
bülteni ve iş
yazılımlarının satış
bülteni de dahil olmak
üzere, konu satırında her
Yönetim Kılavuzu
33
6
Arşivde arama
Tablo 6-7 Arama örnekleri (devamı)
Kriterler
Şunu Döndürmez...
iki sözcüğü de içeren
postalar.
• Emre'ye Temmuz ve Ekim
ve konu satırında iş, ileti
gövdesinde ise bülteni
sözcüğünü içeren postalar.
Gelişmiş arama seçenekleri, Müşteri Yöneticilerinin basit aramanın izin verdiğinden daha geniş
arşivlenen ileti öğeleri için arama kriteri tanımlamalarını sağlar. Sonuç olarak aramalarınızda daha
hassas olabilirsiniz.
Bu seçenekleri kullanarak aşağıdakilere göre iletileri arayabilirsiniz
•
İleti başlığı
•
Konu satırı
•
İleti gövdesi
•
Ek gövdesi
Ek olarak, şunlar dahil bilgiler için ileti meta verilerini arayabilirsiniz:
•
Eklerin adları
•
İleti boyutları
Gelişmiş Arama'yı kullanarak e-postaları bulma
Daha karmaşık aramalar yapmak ve arama terimlerinizi iyileştirmek için gelişmiş arama seçeneklerini
kullanın.
•
İçerik alanlarından her biri için eşleştirme kurallarını belirtmek üzere Tümce, Herhangi Bir Sözcük ve Tüm
Sözcükler seçeneğini uygulayın: Başlık, Konu, Gövde, Ek İçeriği.
•
Bir içerik aramada dört alanın tümü için de kuralları ayarlamak üzere Tümü veya Herhangi Biri'ni
uygulayın.
•
En kısıtlayıcı seçenek, Tümü'nü bir Tümce aramasıyla birleştirmektir.
•
En az kısıtlayıcı seçenek ise Herhangi Biri'ni Herhangi Bir Sözcük ile birleştirmektir.
•
Genel arama karakterleri Tümce aramasında kullanılamaz.
Görev
34
1
2
Kriterler panelinde Gelişmiş Arama'yı seçin.
Yönetim Kılavuzu
Arşivde arama
3
4
6
E-posta adresine veya tarihe göre aramak için aşağıdaki alanlardan herhangi birini doldurun:
•
Kimden
•
Alıcı
•
Tarih Aralığı
İleti içeriğini aramak için, Başlık, Konu, Gövde veya Ek içeriği de dahil olmak üzere ileti alanlarından
herhangi birini doldurun.
a
Birbiriyle ilişkili arama terimlerini kısıtlamak için Tümü veya Herhangi Biri'ni seçin.
b
Her alana arama sözcüklerinizi gerektiği şekilde girin.
c
Arama kriterlerinizin her birini iyileştirmek için Tümce, Herhangi Bir Sözcük veya Tüm Sözcükler'i seçin.
5
Belirli bir dosya ekine sahip iletileri bulmak için bir Ek Adı girin.
6
İleti Boyutu (KB) seçeneğini seçin ve KB olarak boyut değerini yazın veya boyut aralığını girin.
7
Ara'yı tıklatın.
Arama kriterlerinizle eşleşen e-postalar, Sonuçlar panelinde görüntülenir.
Gelişmiş Arama örnekleri
Aşağıdaki örnekler, Tümü ve Herhangi Biri'ni kullanarak ve içerik aramada Tümce ve Herhangi Bir
Sözcük'ü kullanarak dört benzer aramanın sonuçlarını karşılaştırmaktadır. Bu örnekler, farklı
bileşimlerin nasıl daha çok veya daha az kısıtlayıcı aramalar oluşturduğunu göstermektedir.
Tablo 6-8 Arama örnekleri
Kriterler
Şunu içeren Postayı döndürür...
• Eşleşme: Tümü
• konu satırında iş bülteni.
• Tümce ile Konu: iş bülteni
ve
• Tümce ile Gövde: satış toplamları
• gövde metninde satış toplamları.
• Eşleşme: Tümü
Konu satırında phoenix ve memo'nun
herhangi bir birleşimi:
• Herhangi Bir Sözcük ile Konu: iş bülteni
• iş bülteni
• iş ulaşım
• stok bülteni
ve
Yönetim Kılavuzu
35
6
Arşivde arama
Tablo 6-8 Arama örnekleri (devamı)
Kriterler
Şunu içeren Postayı döndürür...
• Eşleşme: Herhangi Biri
• konu satırında iş bülteni.
• Tümce ile Konu: iş bülteni
veya
• Eşleşme: Herhangi Biri
Konu satırında phoenix ve memo'nun
herhangi bir birleşimi:
• Herhangi Bir Sözcük ile Konu: iş bülteni
• iş bülteni
• iş ulaşım
• stok bülteni
veya
Birden fazla dilde aramaya yönelik kurallar
Gelişmiş arama, konuyu, gövdeyi, ek içeriğini ve ek adlarını, birden çok dildeki sözcük ve tümceleri
kullanarak aramanıza olanak tanır. Bu özellik, başlık arama için geçerli değildir.
Başlık arama yalnızca İngilizce olarak yapılabilir.
Başlık aramada özel karakterlere yönelik kurallar
E-posta iletisi başlığı, çok miktarda aranabilir bilgi içerir. Ancak, arama terimlerinizde özel karakterler
kullanıldığında bazı kısıtlamalar uygulanır.
Başlık veya İleti Metni alanlarında arama yaparken şu kuralları izleyin:
•
Özel karakteri tek başına arayamazsınız.
•
Özel karakterler alfasayısal bir dizenin parçası olduğunda, bunları içeren metni arayabilirsiniz.
•
Bir arama terimine nokta (.) ve @ işareti eklediğinizde, bu karakterler boşluk olarak yorumlanır.
•
Çoğu özel karakter, dizenin başında veya sonunda bulunduğunda Yoksayılır.
•
Başlık arama, birden fazla dilde aramayı desteklemez.
Tablo 6-9 Özel karakterler
36
Özel Karakter
Ad
Dizenin Başlangıcı
(
Sol Parantez
Yoksayılır
{
Sol Büyük Ayraç
Yoksayılır
[
Sol Köşeli Ayraç
Yoksayılır
<
Sol Köşeli Ayraç
Yoksayılır
"
Tırnak İşaretleri
Yoksayılır
Yoksayılır
#
Kare, diyez, numara işareti
Yoksayılır
Yoksayılır
)
Sağ Parantez
Yoksayılır
}
Sağ Büyük Ayraç
Yoksayılır
]
Yoksayılır
:
İki Nokta Üst Üste
Yoksayılır
Dizenin Sonu
Yönetim Kılavuzu
Arşivde arama
6
Tablo 6-9 Özel karakterler (devamı)
Özel Karakter
Ad
Dizenin Başlangıcı
Dizenin Sonu
>
Yoksayılır
,
Virgül
Yoksayılır
;
Noktalı Virgül
Yoksayılır
.
Nokta
Yoksayılır
Benzersiz Arşiv Kimliğini kullanarak belirli bir iletiyi arayabilirsiniz. Bu tür arama benzer
karakteristiklere sahip çok sayıda iletiniz olduğunda ve diğer arama seçenekleri çok fazla sonuç
döndürüyorsa kullanışlıdır.
Email Archiving arşivlediği her e-postaya benzersiz bir Arşiv Kimliği atar. Bu, belirli bir iletiyi bulmanın
ve almanın en kolay yoludur.
Arşiv Kimliği Araması'nı kullanarak e-postaları bulma
Belirli bir e-postayı benzersiz kimliğini kullanarak bulmak için Arşiv Kimliği araması seçeneğini kullanın.
Görev
1
2
Kriterler panelinde Arşiv Kimliği Aramsı'nı seçin.
3
Bir Kimlik girin.
4
Ara'yı tıklatın.
Aramanızla eşleşen e-posta, Sonuçlar panelinde görüntülenir.
Arşivlenmiş e-postayı görüntüleme
Arşivde depolanan herhangi bir e-postayı doğrudan arama sonuçları panelinden açabilir ve
görüntüleyebilirsiniz.
Hem ileti önizleme hem de ileti penceresi, kimlik ve sona erme tarihi de dahil olmak üzere iletinin
içeriğini, ileti başlıklarını, iletiyle ilişkili herhangi bir eki ve arşive özel bilgileri görüntülemenize olanak
tanır.
İletiyi görüntüleme
İçeriği okumak, ekleri almak ve başlık bilgileri ile meta verileri incelemek için e-posta iletilerini açın ve
görüntüleyin.
Başlamadan önce
Görüntülemek istediğiniz e-postayı bulmak için ilk olarak bir arama çalıştırmalı ve ardından
sonuçlarınızı sıralamalısınız.
Yönetim Kılavuzu
37
6
Arşivde arama
•
Aşağıdaki işlemlerden birini gerçekleştirerek, iletiyi Sonuçlar panelinden açın:
•
İletiyi İleti penceresinde görüntülemek için iletiyi çift tıklatın.
•
İletiyi İleti bölmesinde açmak için Önizleme menüsünden bir seçenek belirleyin.
Önizleme'yi seçtiyseniz, ileti, İleti bölmesinde görüntülenir. Aksi takdirde, ileti ayrı bir pencerede
görüntülenir.
Düzenli olarak yaptığınız arşiv aramaları daha sonra yeniden kullanılmak üzere kaydedilebilir.
Arama kriterleriniz verdiğiniz adla kaydedilir ve arşivde güncellemeler olduğunda yeni sonuçlar
oluşturmak için kullanılabilir.
Aramayı kaydetme
Arama kriterlerini depolamak için kaydet seçeneğini kullanın.
Başlamadan önce
Kriterler panelinde nasıl arama çalıştıracağınızı bilmeniz gerekir.
Görev
1
Arşivlenen İletilerKriterler panelinde bir arama çalıştırın.
2
Aramayı Kaydet penceresi görünür.
3
Arama Adı alanına bir ad girin.
Dosya adı 1–60 karakter uzunluğunda olmalıdır.
4
Bir ileti, aramanızın kaydedildiğini onaylar.
Kaydedilen aramalarınıza Kaydedilen Aramalar sekmesinden erişebilirsiniz.
Kayıtlı bir aramayı çalıştırma
Önceden depolanan arama kriterlerinizi yeniden kullanmak için kaydedilen aramalardan faydalanın.
Başlamadan önce
Arşivlenen İletiler sekmesinde önceden kaydedilen aramalarınızın bulunması gerekir.
Görev
1
Email Archiving | Arşivlenen İletiler | Kaydedilen Aramalar öğesini seçin.
Kaydedilen Aramalar sekmesi önceden kaydedilen aramaların listesini görüntüler.
38
Yönetim Kılavuzu
Arşivde arama
2
6
Listede, aşağıdakilerden birini gerçekleştirin:
•
Çalıştırmak istediğiniz aramanın adını çift tıklatın.
•
Aramanın onay kutusunu seçin ve sonra Düzenle'yi tıklatın.
Arama kriterleri, aramanın adı ile yeni bir sekmede görüntülenir.
3
Kayıtlı arama kriterlerini inceleyin ve gerekirse değişiklik yapın.
4
Ara'yı tıklatın.
Aramanın döndürdüğü iletiler, Sonuçlar panelinde görüntülenir.
Buradan, diğer kaydedilen aramaları çalıştırabilir, yaptığınız değişiklikleri kaydedebilir veya aramayı
yeni bir adla kaydedebilirsiniz.
Bir aramada bulduğunuz bir veya daha fazla iletiyi indirebilir ve bir e-posta istemcisinde
görüntüleyebilirsiniz. İletiler dışa aktarıldığında, bir .zip dosyasında sıkıştırılır.
İletiler Sonuçlar panelinden veya İleti görünümünden dışa aktarılabilir.
.zip dosyası kuralları
İletileri dışa aktardığınızda indirdiğiniz .zip dosyası üzerinde geçerli olan kurallar, toplam dosya
boyutunu, dahil edilen e-postaları, dosyaların adlandırılma şeklini ve e-postaların biçimini belirler.
•
İndirdiğiniz dosyanın toplam boyutu 2 GB'den büyük olamaz. Sonuç kümeniz daha büyükse, arama
kriterlerinizi iyileştirmeniz ve sonuçlarınızı sınırlamanız gerekir.
•
İndirme sırasında, sistem orijinal aramanızı yeniden çalıştırır. Bu nedenle, .zip dosyasındaki ileti
kümesi, arşivdeki değişiklikler nedeniyle ilk sonuçlarınızdan farklı olabilir.
•
İletiler .eml dosyaları olarak depolanır. Her dosya adı, iletinin benzersiz Arşiv Kimliği ile eşleşir.
•
Her e-postanın biçimi, kullanıcı rolünüze göre değişir:
•
Kullanıcı rolü orijinal iletiyi alır.
•
Müşteri Yöneticisi rolü zarf günlük biçiminin yanı sıra, ek olarak dahil edilen orijinal iletiyi alır.
E-posta dosyalarını ayıklamak için bir .zip dosyası yardımcı programı gereklidir.
.eml dosyalarını görüntülemek
İndirdiğiniz e-posta dosyaları .eml dosya formatını kullanır ve uygun bir e-posta istemcisi gerektirir.
McAfee, Microsoft Outlook Express'i ya da Microsoft Outlook'un daha yeni bir sürümünü önerir.
Yönetim Kılavuzu
39
6
Arşivde arama
Tablo 6-10 .eml dosyalarını görüntülemek için e-posta istemcileri
İşletim sistemi
Önerilen e-posta istemcileri şunları içerir...
Mac OS
• Microsoft Outlook 2011
• Apple Mail
• Mozilla Thunderbird
Windows
• Microsoft Outlook 2010
• Microsoft Outlook 2007 (KB 956693 düzeltmesi ile)
Daha fazla bilgi için http://support.microsoft.com/kb/956693 adresine gidiniz
• Microsoft Outlook Express
• Microsoft Windows Live Mail
• Mozilla Thunderbird
Linux
Mozilla Thunderbird
Arşivden e-posta iletilerini indirebilir ve e-posta istemcinizde görüntüleyebilirsiniz. Bu seçeneğe hem
sonuçlar panelinden (birden çok ileti için) hem de ileti görünümünden (tek ileti için) erişilebilir.
Başlamadan önce
Şunlar gereklidir:
40
•
İndirilen e-posta iletilerini ayıklamak için bir zip yardımcı programı
•
.eml dosyalarını görüntüleyebilen bir e-posta istemcisi
Yönetim Kılavuzu
Arşivde arama
6
Görev
1
Kriterler panelinde bir arama yapın.
2
İndirilecek iletileri seçmek için aşağıdakilerden birini yapın:
Seçenek
Tanım
Sonuçlar panelinden Tümünü Dışa Aktar Tüm arama sonuçlarınızı indirmek için Dışa Aktar | Tümünü Dışa
Aktar'a tıklayın.
Sonuçlar panelinden Seçiliyi Dışa Aktar
Her iletiye yönelik onay kutusunu tıklatın ve seçili arama
sonuçlarını indirmek için Dışa Aktar | Seçiliyi Dışa Aktar'ı tıklatın.
İleti görünümünden Dışa Aktar
İletiye çift tıklayın veya iletiyi seçip Önizleme'ye tıklayın.
Ardından, tek iletiyi indirmek için Dışa Aktar'a tıklayın.
Tarayıcınızda bir iletişim kutusu görünür.
3
Dosyayı Açmak veya Kaydetmek için tarayıcınızın talimatlarını izleyin.
Dosya yerel sisteminize kaydedilir.
4
Dosyayı bulun ve .zip yardımcı programınızı kullanarak açın.
.zip dosyası ve içeriği görüntülenir.
5
İletileri .zip dosyasından ayıklayın ve bir klasöre kaydedin.
İletiler artık tek tek yerel sisteminizde depolanmaktadır.
E-posta istemcinizi kullanarak iletileri buradan açabilir ve görüntüleyebilirsiniz.
Yönetim Kılavuzu
41
6
Arşivde arama
42
Yönetim Kılavuzu
7
Arşiv Uyumluluk Görevlisi, arşivden Geçmiş iletiler dahil bir veya daha fazla iletiyi silebilir. Bu özellik
şirketinizin yerel gizlilik yasalarıyla uyumlu olmasını sağlar.
İçindekiler
Arşiv Uyumluluk Görevlisi rolü ayrıntıları
Arşiv Uyumluluk Görevlisi olarak, Arşivlenen İletiler arama sonuçları panelindeki Temizle seçeneklerini
kullanarak iletileri arşivden silebilirsiniz.
Başlamadan önce
•
Müşteri Yöneticinizin size Arşiv Uyumluluk Görevlisi rolünü ataması gerekir.
•
Yasal Bekletme'yi devre dışı bırakmanız gerekir. Yasal Bekletme etkinken, Temizle
menüsünün etkinliği kaldırılmış durumdadır.
•
Aramalarınızı 10.000'den az sayıda iletiyle sınırlayın.
Görev
1
Arama varsayılan olarak görüntülenir.
2
Kriterler panelinde bir arama yapın.
Yönetim Kılavuzu
43
7
3
Silmek üzere iletileri seçmek için aşağıdakilerden birini yapın:
Bunu yapmak için...
Bunu yapın...
Tümünü Temizle
Arama sonuçlarınızdaki tüm iletileri silmek için Temizle | Tümünü
Temizle'yi seçin.
Seçiliyi Temizle
Her iletiye yönelik onay kutusunu tıklatın ve seçili arama
sonuçlarınızı silmek için Temizle | Seçiliyi Temizle'yi seçin.
4
İletiyi gözden geçirin, devam etmek istediğinizi doğrulamak için Tamam'a tıklayın.
İletileriniz artık silinmek için kuyruğa alınır ve Temizle menüsünün etkinliği geçici olarak kaldırılır.
Temizleme işleminin tamamlanması 15 dakika sürer. Bu süreden sonra, temizleme işlemi için seçtiğiniz
iletiler artık arama sonuçlarında görünmeyecek ve Temizle menüsü tekrar etkin olacaktır.
Temizleme işleminin tamamlandığını size bildiren bir ileti görünür.
Arşiv Uyumluluk Görevlisi rolü, iletileri arşivden hızla silme amacıyla bir kullanıcıya atanan belirli bir
roldür. Bu role sahip kullanıcılar şirketlerinin yerel gizlilik yasalarına uyumlu olmasından sorumludurlar.
•
Müşteri Yöneticisi tarafından bir kullanıcıya atanmalıdır
•
Seçici temizleme özelliğine erişebilen ve kullanabilen tek kullanıcı rolüdür
•
Posta kaynakları yönetilemez
•
Email Archiving içindeki diğer tüm Müşteri Yöneticisi özelliklerine erişebilir
Arşiv Eklentisini kullanırken, Arşiv Uyumluluk Görevlileri yalnızca kendi e-posta hesaplarıyla kısıtlıdır.
Aynısı Müşteri Yöneticileri ve diğer tüm kullanıcı rolleri için de geçerlidir.
44
Yönetim Kılavuzu
8
Email Archiving'de belirli kullanıcı grupları için tutma grupları oluşturulabilir ve özel olarak bu gruplara
uygulanabilir. Bu, genel tutma için ayarladığınız varsayılan kurallara kıyasla, uyumluluk
gereksinimlerinizi karşılamada daha ayrıntılı bir araç sağlar.
Şekil 8-1 Grubu Düzenle penceresinde Email Archiving sekmesi
•
Gruplar Hesap Yönetimi sekmesinde yönetilir.
•
Varolan grupları tekrar kullanmak yerine, Hesap Yönetimi'nde, özellikle grup tutma için kullanılacak
yeni gruplar oluşturmalısınız.
•
Bir kullanıcı birden fazla grubun üyesi ise, o kullanıcı için tutma süresi daha uzun olur.
•
Grup tutma ayarında yapılan değişiklikler, Email Archiving'de depolama oluştururken kullanılan aynı
onay sürecinden geçer.
•
Değişiklik yapabilmek için ortak, müşteri, grup veya destek yöneticisi olmanız gerekir.
•
Etkin tutma sürelerine sahip olan gruplar, Dizin Entegrasyonu işlemiyle değiştirilemez veya
silinemez.
İçindekiler
Grup oluşturma ve grup tutma ekleme
Bir grup için genel arşiv saklama süresini geri yükleme
Grup oluşturma ve grup tutma ekleme
Email Archiving'de kullanıcılara yönelik grup tutma kuralları oluşturmak için Hesap Yönetimi içindeki Gruplar
özelliğini kullanın.
Yönetim Kılavuzu
45
8
Görev
1
Hesap Yönetimi | Gruplar'ı seçin.
2
Yeni'yi tıklatıp Yeni Grup penceresini açın.
3
Bir Grup Adı yazın ve Kaydet'i tıklatın.
4
Grup adını seçin ve Düzenle'yi tıklatıp Grubu Düzenle penceresini açın.
5
Üyeler'i seçin ve gruba kullanıcı ekleyin.
6
Uygula'yı tıklatın.
7
Email Archiving'i ve ardından tutma süresini seçin.
8
Yeni tutma süresi grubun tüm üyelerine uygulanır.
Gerektiğinde, özel grup saklama süresini kaldırın ve genel değeri geri yükleyin. Bu seçenek grup
saklamaya veya grubun kendisine artık ihtiyaç kalmadığında kullanışlı olabilir.
Görev
46
1
Hesap Yönetimi | Gruplar'ı seçin
2
Değiştirmek istediğiniz grubu vurgulayın ve Düzenle'yi tıklatın.
3
Grubu Düzenle penceresinde, Email Archiving'i seçin.
4
Saklama açılan listesinde, genel saklama değerini seçin.
5
Yönetim Kılavuzu
9
Arşivdeki iletiler için yasal bekletmenin etkinleştirilmesi, iletilerinizin sona erme tarihine ulaştığında
sistemden silinmesini engeller.
İçindekiler
Yasal bekletme nasıl çalışır
Küresel yasal bekletmeyi etkinleştirme ve devre dışı bırakma
Kullanıcıya özel yasal bekletmeler ekleme ve silme
Yasal bekletme nasıl çalışır
Arşivinize yasal bekletme uygulamak, bekletme etkin olduğu sürece tüm e-posta iletilerinizi tutmanızı
sağlar.
Email Archiving'de, e-posta iletileri genellikle kalıcı olarak silinecekleri sona erme tarihine kadar
arşivde depolanır. Bir iletinin sona ermeden önce depolanacağı süre, Hesap Yönetimi içindeki arşiv
saklama uzunluğu ile belirlenir ve bu süre tüm müşteri iletileri için geçerlidir.
Küresel Yasal Bekletmeyi Etkinleştir seçeneğini belirleyerek veya belirli kullanıcılara yasal bekletme
uygulayarak, bu işlemi geçersiz kılabilir ve sona eren iletiler de dahil olmak üzere iletilerinizi süresiz
olarak tutabilirsiniz. Bu, özellikle yasal nedenlerle e-posta iletişimlerinin tutulmasını kapsayan
düzenlemelere tam olarak uyum sağladığından emin olması gereken şirketler veya büyük kuruluşlar
için faydalı olabilir.
Bunun tersi olarak, yasal bekletmeyi kaldırdığınızda, önceki tüm sona erme tarihleri temel alınarak
normal temizleme işlemi geri yüklenir. Bu, yasal bekletmedeyken sona erenler de dahil olmak üzere
tüm sona eren iletilerinizin bir sonraki temizleme işleminde otomatik olarak silineceği anlamına gelir.
Arşiv saklama uzunluğunu ayarlama hakkında daha fazla bilgi için bkz. Hesap Yönetimi Yardımı.
Küresel yasal bekletmeyi etkinleştirme ve devre dışı bırakma
Küresel yasal bekletmeyi etkinleştirerek, tüm kullanıcılara yasal bekletme uygulayabilirsiniz.
İçindekiler
Küresel yasal bekletmeyi etkinleştir
Küresel yasal bekletmeyi devre dışı bırakma
Yönetim Kılavuzu
47
9
Küresel yasal bekletmeyi etkinleştir
Arşivdeki tüm kullanıcılara yasal bekletme uygulayın.
Temizleme işlemi çalışıyorsa, küresel yasal bekletmeyi etkinleştirmek yalnızca henüz süresi dolmamış
iletileri kaydeder.
Görev
1
Email Archiving | Kurulum | Yasal Bekletme öğesini seçin.
2
Küresel Yasal Bekletme altında, Küresel Yasal Bekletmeyi Etkinleştir'i seçin.
Yasal Bekletme uyarı iletisi görünür.
3
Değişikliği onaylamak için Evet'i tıklatın.
Küresel yasal bekletme artık etkindir. Süresi biten iletiler arşivden silinmez.
Küresel yasal bekletmeyi devre dışı bırakma
İletilerde normal süre bitimi ve silme işlevinin devam etmesi için küresel yasal bekletmeyi kaldırın.
Silinen iletiler geri yüklenemez.
Görev
1
Email Archiving | Kurulum | Yasal Bekletme öğesini tıklatın.
2
Küresel Yasal Bekletme altında, Küresel Yasal Bekletmeyi Etkinleştir'in işaretini kaldırın.
Yasal bekletme uyarı iletisi görünür.
3
Değişikliği onaylamak için Evet'i tıklatın.
Küresel yasal bekletme artık devre dışıdır. Süresi biten iletiler bir sonraki silme işlemine kadar arşivde
kalacaktır.
Tüm kullanıcılar için geçerli olan küresel yasal bekletmeye ek olarak, sadece seçtiğiniz kullanıcılar için
geçerli olacak kullanıcıya özel yasal bekletmeler de oluşturabilirsiniz.
Mevcut çok sayıda e-posta iletisine sahip yeni kullanıcılara uygulanan kullanıcıya özel yasal
bekletmeler oluşturmaktan kaçınmalısınız. Sistemin kullanıcının tüm e-posta iletilerini tanımlaması
birkaç gün alabilir ve aynı zamanda da bazı iletilerin süresi bitip silinebilir.
Bir veya daha fazla yeni kullanıcıya, kullanıcıya özel bir yasal bekletme uyguluyorsanız aşağıdakileri
dikkate almalısınız:
•
Tüm kullanıcılar için ileti süresinin bitmesini önlemek için Küresel Yasal Bekletme'yi etkinleştirmek.
•
Kullanıcı hesaplarınızı senkronize etmek için Dizin Entegrasyonu kullanmak.
İçindekiler
Kullanıcıya özel yeni bir yasal bekletme ekleme
Kullanıcıya özgü yasal bekletmeyi güncelleme
48
Yönetim Kılavuzu
9
Kullanıcıya özel yasal bekletmeyi silme
Kullanıcıya özel yeni bir yasal bekletme ekleme
Belirli bir olaydan etkilenen kullanıcı e-postalarını yönetmek için yeni bir kullanıcıya özel yasal
bekletme oluşturun. Eklenmesini istediğiniz kullanıcıları seçin.
Başlamadan önce
•
Kullanıcıya özel bir yasal bekletmeyi uygulamadan önce Hesap Yönetimi'nde tüm
kullanıcılarınızı ve takma adlarını oluşturmalısınız.
•
Kullanıcı bilgilerinizi güncel tutmak için Dizin Entegrasyonu'nu kullanmayı düşünün.
•
Kullanıcılarınızın sistemde en az 30 gündür bulunduğundan emin olun veya onun yerine
Küresel Yasal Bekletme'yi etkinleştirmeyi düşünün.
•
En fazla 16 tane kullanıcıya özel yasal bekletme oluşturabilirsiniz. Kullanıcıya özel her
yasal bekletme 128 kullanıcıyla sınırlıdır.
Görev
1
Yasal bekletme seçeneklerini görüntülemek için Email Archiving | Kurulum | Yasal Bekletme'yi seçin.
2
Kullanıcıya Özel Yasal Bekletmeler altından Yeni'yi tıklatıp Yasal Bekletme penceresini açın.
3
Yasal bekletme eylemini tanımlamaya yardımcı olacak benzersiz bir ad girin.
4
Ek ayrıntı sağlayan bir açıklama girin.
5
Belirli kullanıcıları ve grupları aramak için filtreyi kullanın.
E-posta adreslerini içeren çok uzun bir listeniz varsa, bir adın veya etki alanı adının bir kısmını
kullanarak listeye filtre uygulayabilirsiniz.
a
Arama dizenizi girin.
b
Uygun Kullanıcılar listesinde sonuçları görmek için Uygula'yı tıklatın.
6
Uygun Kullanıcılar listesinden bir veya daha fazla e-posta adresi seçin.
7
Ekle'yi tıklatın.
Başka kullanıcıları bulmak için yeni filtreler uygulayabilir ve Seçili Kullanıcılar listesini yasal bekletme
eylemi için gereken tüm kullanıcılarla dolduruncaya kadar devam edebilirsiniz.
8
Yeni yasal bekletme eylemi listeye eklenir ve seçtiğiniz kullanıcılara uygulanır.
Yönetim Kılavuzu
49
9
Kullanıcıya özgü yasal bekletmeyi güncelleme
Ad ve açıklamada değişiklikler yapmak için varolan bir kullanıcıya özel yasal bekletmeyi güncelleyin
veya listede kullanıcı ekleyip kaldırın.
Başlamadan önce
•
Kullanıcıya özel bir yasal bekletmeyi uygulamadan önce Hesap Yönetimi'nde tüm
kullanıcılarınızı ve takma adlarını oluşturmalısınız.
•
Kullanıcı bilgilerinizi güncel tutmak için Dizin Entegrasyonu'nu kullanmayı düşünün.
•
Kullanıcılarınızın sistemde en az 30 gündür bulunduğundan emin olun veya onun yerine
Küresel Yasal Bekletme'yi etkinleştirmeyi düşünün.
•
En fazla 16 tane kullanıcıya özel yasal bekletme oluşturabilirsiniz. Kullanıcıya özel her
yasal bekletme 128 kullanıcıyla sınırlıdır.
Görev
1
2
Kullanıcıya Özel Yasal Bekletmeler altında, tablodan güncellemek istediğiniz yasal bekletmeyi seçin.
3
Düzenle'yi tıklatıp Yasal Bekletme penceresini açın.
4
Gerekli değişiklikleri yapın.
5
•
Adı ve açıklamayı güncelleyin.
•
Kullanıcı ekleyin veya kaldırın.
Yasal bekletme eylemi güncellenir ve seçtiğiniz kullanıcılara uygulanır.
Kullanıcıya özel yasal bekletmeyi silme
Yasal amaçlarla artık gerekli olmayan kullanıcıya özel bir yasal bekletmeyi kaldırın.
Görev
1
2
Kullanıcıya Özel Yasal Bekletmeler altında, tablodan silmek istediğiniz yasal bekletmeyi seçin.
3
Sil'i tıklatın.
4
Silme işlemini onaylamak için Evet'i tıklatın.
Yasal bekletme silinir ve artık seçili kullanıcılara uygulanmaz.
50
Yönetim Kılavuzu
10
Rapor oluşturma
Email Archiving'de raporlar belirli Müşteri Yöneticisi etkinlikleri hakkında ayrıntılı bilgiler sağlar. Bir
raporun içeriği geçerli aya ve 30 gün öncesine ait bilgiler içerir.
Raporları şu amaçlarla kullanabilirsiniz:
•
Yararlı olabilecek, ancak bu aramaları gerçekleştiren yöneticilerin kaydetmediği aramaları
tanımlama.
•
Gerçekleştirilen arama türlerinden, posta hizmetinizdeki olası sorunlu alanları tanımlama.
•
İleti arama özelliklerinin kötüye kullanımını tanımlama.
İçindekiler
Rapor çalıştırma
Rapor filtreleme
Rapor ayrıntılarını görüntüleme
Bir raporu indirme
Rapor çalıştırma
Bir raporun çalıştırılması, belirli bir Müşteri Yöneticisi etkinliği hakkında size ayrıntılı bilgiler sağlar.
Görev
1
Email Archiving | Raporlar öğesini seçin.
Mevcut Raporlar sekmesi, raporların listesini görüntüler.
2
Aşağıdakilerden birini yaparak bir rapor seçin.
•
Raporun başlığını seçin ve Çalıştır'ı tıklatın.
•
Raporun başlığını çift tıklatın.
Rapor, sekme başlığında raporun adı olacak şekilde yeni bir sekmede görüntülenir.
Rapor filtreleme
Bir raporu yalnızca ihtiyacınız olan bilgileri içerecek şekilde sınırlamak üzere filtre seçeneklerini
kullanın.
Başlamadan önce
Mevcut Raporlar sekmesinden bir rapor çalıştırın.
Yönetim Kılavuzu
51
10
Rapor oluşturma
Görev
1
2
Filtre seçeneklerinden en az birini doldurun:
•
E-posta Adresi
•
IP Adresi
•
Tarih Aralığı
Filtre'yi tıklatın.
Sonuçlar paneli iyileştirilmiş rapor içeriğiyle güncellenir.
Aramaların belirli ayrıntıları da dahil olmak üzere, her girişe yönelik ek bilgileri görüntülemek için rapor
ayrıntılarını kullanın.
Başlamadan önce
•
Rapordaki bir girişi seçin ve Önizleme'yi tıklatın.
•
Rapordaki bir girişi çift tıklatın.
Ayrıntılar yeni bir pencerede görünür.
Bir raporu indirme
Bir raporun sonuçlarını sabit sürücünüze .csv dosyası olarak kaydedebilirsiniz.
Başlamadan önce
Görev
1
Sonuçlar panelinde İndir'i tıklatın.
2
Dosyayı açmak veya kaydetmek için tarayıcınızın talimatlarını izleyin.
.csv dosyası artık Microsoft Excel'de açılabilir.
52
Yönetim Kılavuzu
11
Arşiv Eklentisi, bilgisayarınıza indirilip yüklenen bir Microsoft Outlook eklentisidir. Yüklendikten sonra,
kişisel e-posta arşivinizi doğrudan Outlook'tan aramanıza olanak tanır.
Arşiv Eklentisini indirme bilgileri ve yükleme talimatlarını bulmak için McAfee sitesini ziyaret edin.
•
Şu konumdaki SaaS Email ArchivingMicrosoft Outlook için eklenti sayfasına gidin: http://
www.mcafee.com/us/downloads/saas/archive-addin.aspx.
Yönetim Kılavuzu
53
11
54
Yönetim Kılavuzu
12
Burada sık sorulan soruların yanıtları bulunmaktadır.
Control Console erişimi
Email Archiving Control Console Web sitesine nasıl erişebilirim?
Hoş geldiniz e-postanız, Control Console'a erişmek için gereken tüm bilgileri içerir.
Şirkette yeniyim ve benden önceki çalışanın Control Console kullanıcı adı ve parolasına
sahip değilim. Sisteme nasıl erişebilirim?
Şirketinizin Hizmet Siparişi Formunda listelenen birincil veya teknik destek ilgili kişisinin hesap
oluşturmasını veya sizin var olan bir hesaba erişmenize imkan tanımasını sağlamalısınız. Bu
kişiler, yardım için müşteri desteğine de başvurabilir.
Tarayıcı bağlantım neden zaman aşımına uğruyor?
Tarayıcı bağlantınızın zaman aşımına uğramasının çeşitli nedenleri olabilir:
•
Etkinlik olmaması nedeniyle ağ bağlantınız kesildi.
•
Etkinlik olmaması nedeniyle bilgisayarınız zaman aşımına uğradı.
•
Etkinlik olmaması nedeniyle tarayıcınız zaman aşımına uğradı.
Tarayıcı bağlantınız zaman aşımına uğradığında tekrar oturum açın.
Kurulum ve Sistem
Arşivlenebilecek en büyük e-posta boyutu nedir?
Geçerli olarak maksimum boyut 50 MB'dir. Bu boyutu aşan iletiler arşivlenemez.
Email Archiving iletileri sunucumdan arşive ne sıklıkla taşır?
Her yoklama döngüsünün tam olarak ne zaman gerçekleşeceği, Email Archiving ortamındaki
koşullara ve e-posta sunucunuzun o anki durumuna bağlı olarak farklılık gösterir.
Sunucularınızda yoklama yapılırken, Email Archiving, tahmin edilebilirlikten çok sıklığa
öncelik verir. Yani, sistem fırsatçı davranır.
Bu yöntemde herhangi bir etkinliğin olmadığı dönemler yaşanabilir; öte yandan bu yöntem,
mümkün olduğunda sistemin bekleyen işlemler ve sıradaki isteklerle ilgili gerekli eylemleri
yapmasına da olanak sağlar. Dolayısıyla, toplamda, sistem, belirli aralıklarla yoklama yapılan
yönteme kıyasla, 24 saatlik bir süre içinde daha fazla e-postayı içe aktarabilir.
İçe aktarma aralığı her posta kaynağı için ayrı olarak ayarlanabilir mi?
Aralık ayarlanamaz, ancak belirtilen bir süre zarfında içe aktarma işlemlerini engellemek için bir
Sessiz Süre tanımlanabilir.
Yalnızca bazı kullanıcılar Email Archiving için ayarlanabilir mi?
Yönetim Kılavuzu
55
12
Email Archiving, Email Archiving içinde posta kaynağı olarak tanımlanan herhangi bir günlük
posta kutusunda mevcut olan tüm postaları içe aktarır. Dolayısıyla, kullanıcıları farklı Microsoft
Exchange veritabanlarına (birinde günlüğe kaydetme etkin diğerinde günlüğe kaydetme olanağı
yok) yerleştirerek onların günlüğe kaydedebileceği şeyleri sınırlayabilirsiniz. Microsoft Exchange
Server 2007 premium günlüğe alma, daha ayrıntılı günlüğe alma filtreleri içerir. Bu işlevden
faydalanma hakkında daha fazla bilgi için Exchange Yöneticinize veya Microsoft'a başvurun.
Eski e-postaları e-posta arşivine nasıl aktarırım?
Tüm geçmiş verilerinizi .pst biçiminde dışa aktarın ve .pst dosyalarının toplam boyutunu not alın.
Satış temsilcinizle bir geçmiş veri barındırma anlaşması imzalayın. Siparişiniz işlendikten sonra
nasıl devam edeceğinize yönelik ayrıntılı talimatları alacaksınız.
Posta sunucum Acil Durum Kurtarma moduna girerse Email Archiving'e ne olur?
Posta sunucusu Acil Durum Kurtarma modundan çıkana kadar Email Archiving iletileri çekemez.
İletiler içe aktarılırken Email Archiving'in e-posta sunucumla bağlantısı kesilirse ne olur?
Bağlantı kesilirse, kesilen ileti bir sonraki içe aktarma denemesine kadar sunucunuzda kalır.
Kısmen içe aktarılan ileti atılır ve arşive alınmaz.
Arama
Arşivlenen iletileri nasıl görüntülerim?
Control Console'da oturum açın. Birden fazla hizmetiniz varsa Control Console'un Email Archiving
kısmını görüntülediğinizden emin olun. Arşivlenen İletiler'i ve ardından Yeni'yi seçin. En az bir arama
kriteri girin ve Çalıştır'ı seçin veya Enter tuşuna basın.
Bir iletiye eklenen bir görüntüyü nasıl alırım?
İletiyi alıp açtıktan sonra, indirmek için eke tıklayın.
Arama sonuçları penceresinde arşivlenen iletiyi tek tıkladığımda, e-posta iletisini neden
göremiyorum?
Önizleme bölmesi simge durumunda küçültülmüştür. Önizleme penceresini açmak için
pencerenin sağ alt bölümündeki çift başlı oka tıklayın. Veya, iletiye çift tıklayarak onu yeni bir
pencerede açın.
Gizli alıcıları nasıl görüntülerim?
Gizli bilgilerini de içeren zarf meta verilerini görüntülemek için bir Müşteri Yöneticisi olmanız
gerekir. Gizli alıcılar, bir ileti dışa verilerek ve tüm alıcıların kapsamlı listesini içeren günlük
raporu gövdesi görüntülenerek görülebilir.
Bir arama gerçekleştirildiğinde döndürülen ve görüntülenen maksimum ileti sayısı nedir?
Arama kriteriyle eşleşen sayıdır.
Bir defada ne kadar veri dışa aktarılabilir?
2 GB.
Çalışanlardan biri şirketten ayrıldı. Bu kişinin hesabını ve eski e-postalarını arşiv
sisteminden nasıl kaldırırım?
Tutma süresi bitmeden iletileri keyfi olarak silmek yasaktır. Bu kasıtlı sınırlama, arşivi
kurcalanmaya karşı korur.
Email Archiving'in düzgün çalışması için hangi Exchange günlüğe alma türü gereklidir?
Email Archiving, Zarf Günlüğü kullanır. Bu yöntem, alıcılar, Bilgi alıcıları, Gizli alıcılar ve dağıtım
gruplarındaki alıcılar hakkındaki bilgileri içeren P1 ileti başlıklarının (zarf başlıkları)
arşivlenmesine olanak tanır.
Veri tutma
Tutma süresi sona erdikten sonra ne olur?
İleti, tutma süresini aştığında, arşivden kalıcı olarak silinir.
56
Yönetim Kılavuzu
12
Günlüğe Alınmış verilerle Geçmiş veriler arasındaki fark nedir?
•
Günlüğe Alınmış veriler, sunucunuzun arşivlemek için otomatik olarak bir günlük posta
kutusuna taşıdığı iletileri içerir (Anlaşmanın başlangıç tarihinden itibaren).
•
Geçmiş veriler, Anlaşmanın başlangıç tarihinden önce oluşturulan iletileri içerir. Ayrıca bu
veriler, Anlaşmanın başlangıç tarihi itibarıyla günlüğe alınmamış iletileri de içerir.
Kullanıcı, şirketin Active Directory'sinden ve posta sunucularından silindiyse, bir Müşteri
Yöneticisinin kullanıcının arşivlenmiş e-postasına erişimi var mıdır?
Evet. Müşteri Yöneticileri, silinmiş kullanıcıların iletilerinde arama yapabilir, bunları açabilir ve
dışa aktarabilir.
Yönetim Kılavuzu
57
12
58
Yönetim Kılavuzu
13
Sorun Giderme
Ortak sorunlar ve önerilen çözümler.
İçindekiler
Bağlantı hatalarını giderme
Genel hata iletileri
Exchange Server günlük posta kutusuyla ilgili sorunlar
Geçmiş posta kaynaklarıyla ilgili sorunlar
Exchange Server 2003 içindeki bilinen bir sınırlama geçmiş verileri etkiliyor
Bağlantı hatalarının açıklamaları ve çözümleri.
Email Archiving, hedef posta kaynağındaki postayı almak için bir soket açamadı. Bunun
nedeni belirtilen ana bilgisayarın bulunamaması olabilir.
Yönetim Kılavuzu
59
13
Sorun Giderme
Neden
Çözüm
Posta sunucusuna bağlanılmaya
çalışılırken bir hatayla karşılaşıldı. Hata
aşağıdaki nedenlerden biri sonucu
oluşabilir:
1 Bir sunucu adı girildiyse, adın doğru şekilde
girildiğinden ve müşterinin DNS sunucusunda
yönetildiğinden emin olun.
• Posta kaynağı yapılandırmasında
belirtilen sunucu adı yanlış olabilir.
2 Sunucu Adı alanına bir IP adresi girildiyse, adresin
posta sunucusu için doğru olup olmadığını
denetleyin.
• Posta sunucusunun IMAP veya POP3
iletişimi için açık bir port olmayabilir.
• Posta sunucusundaki IMAP veya
POP3 portu, Posta Kaynakları
penceresinde girilenden farklı olabilir.
• Bir güvenlik duvarı, Email
Archiving'in, posta sunucusunun
IMAP veya POP3 portuna
bağlanmasını engelliyor olabilir.
• POP3 veya IMAP hizmetleri posta
sunucusunda çalışmıyor olabilir.
3 Sunucu adı veya IP adresi düzgün girildiyse, IMAP
veya POP3 portunun etkin ve müşteri posta
sunucusunda açık olduğundan emin olun.
4 Bir veya daha fazla güvenlik duvarı varsa, Email
Archiving için IMAP veya POP3 portunun açık
olduğundan emin olun (Email Archiving
sunucularının IP adresi aralığı için Etkinleştirme
Kılavuzunuza bakın).
5 Posta Kaynakları penceresinde belirtilen protokol ve
port bileşiminin hedef sunucuda çalışanla eşleşip
eşleşmediğini denetleyin. Bağlantı için SSL
seçildiğinde, hem POP3 hem de IMAP için
varsayılan port numarası farklıdır.
6 Emin olmak için, posta sunucusunda uygun
protokolün, IMAP'in veya POP3'ün çalışıp
çalışmadığını denetleyin.
7 Sunucu adı veya IP adresi doğru şekilde
tanımlandıysa ve güvenlik duvarında, posta
sunucusunda ve Posta Kaynakları penceresinde IMAP
veya POP3 portları doğru şekilde yönetiliyorsa,
Müşteri Desteği ile iletişim kurun.
Email Archiving posta kaynağı sunucusuna bağlanırken kimlik doğrulamayı
tamamlayamadı. Bunun en olası nedenleri hatalı posta kutusu kullanıcı adı veya parolasıdır.
Neden
Çözüm
Kullanıcı kimlik doğrulama adımı büyük olasılıkla
hatalı posta kutusu kullanıcı adı veya parolası
nedeniyle başarısız oldu.
Posta kutusu kullanıcı adı ve parolasını
doğrulamak için posta sunucusunu
denetleyin.
Email Archiving bir protokol hatası algıladı.
Neden
Çözüm
Email Archiving POP3 veya
IMAP'in beklenmedik kullanımı
gibi bir protokol hatası algıladı.
Posta sunucusunun Posta Kaynakları penceresindeki belirli
port için Posta Kaynakları penceresinde tanımlanan
protokolü desteklediğini onaylayın.
Protokol, belirtilen port için posta sunucusu tarafından
düzgün şekilde destekleniyorsa, Müşteri Desteği ile iletişim
kurun.
Posta sunucusu bir hata durumu bildirdi veya zamanında yanıt veremedi.
60
Yönetim Kılavuzu
Sorun Giderme
Neden
Çözüm
Posta sunucusu bir hata durumu bildirdi
veya zamanında (normalde yaklaşık 60
saniye) yanıt veremedi.
Bir hata oluşup oluşmadığını görmek için posta
sunucusundaki olay günlüğü gibi bir hata
günlüğünü denetleyin.
13
Email Archiving kimlik doğrulamaya çalışırken posta sunucusundan bir “kilit meşgul” yanıtı
aldı.
Neden
Çözüm
Email Archiving kimlik doğrulamaya
çalışırken posta sunucusundan bir “kilit
meşgul” yanıtı aldı. Posta sunucunuzla
ilgili bir sorun olabilir.
1 Birkaç dakika içinde tekrar bağlanmayı deneyin.
2 Yine bir hata alırsanız, sunucunuzun doğru şekilde
çalıştığını onaylayın. Satıcınızın teknik desteği ile
iletişim kurmanız gerekebilir.
Email Archiving bir başlangıç DNS aramasında hatayla karşılaştı ve bağlanamadı.
Neden
Çözüm
Email Archiving bir başlangıç DNS
aramasında hatayla karşılaştı ve
bağlanamadı.
1 Sunucu ana bilgisayar adının geçerli olup olmadığını
denetleyin.
2 Sunucu ana bilgisayar adı geçerliyse, Müşteri Desteği
ile iletişim kurun.
Posta sunucusu meşgul.
Neden
Çözüm
Posta sunucusu, meşgul
göstergesi döndürdü.
1 Birkaç dakika içinde tekrar deneyin.
2 Yine bir hata alırsanız, posta sunucunuzun doğru şekilde çalıştığını
onaylayın. Satıcınızın teknik desteği ile iletişim kurmanız
gerekebilir.
Başlangıç Saati/Durma Saati: Geçersiz Saat (Pencerede Geçersiz saat ve “Geçersiz
Başlangıç Saati” ifadelerini bildiren kırmızı bir kutu görünür)
Neden
Çözüm
Sessiz süredeki bir veya daha fazla saat düzgün bir zaman
aralığı oluşturmuyor veya saatler düzgün 24 saatlik
biçimde değil.
Başlangıç saatinin Durma
saatinden erken olduğundan
emin olun.
değer, geçerli bir IP adresi veya etki alanı adı değil, öğe: server_host, value=[]
Neden
Çözüm
IP adresi veya Sunucu
Adı hatalıdır.
1 Adresin posta sunucusu için doğru olup olmadığını denetleyin.
2 Sunucu adı veya IP adresi doğru tanımlandıysa Müşteri Desteği ile
iletişim kurun.
İç hata kodu 5.
İç hata kodu 6.
Yönetim Kılavuzu
61
13
Sorun Giderme
İç hata kodu 8.
İç hata kodu 10.
İç hata kodu 12.
Genel hata iletilerini kavrayın ve bunlara ilişkin sorunları giderin.
Bu alan gereklidir. (Gerekli tüm alanlar, gerekli alan olduklarını belirtmek için kırmızı bir
çerçeve içine alınmıştır)
Neden
Çözüm
Bir veya daha fazla gerekli alanda giriş
yok.
Kırmızı çerçeve içine alınan alanlarda girişiniz olup
olmadığını denetleyin.
Posta araması yapılamıyor. Email Archiving sunucusuna bağlantı başarısız oldu. Sorun
devam ederse, lütfen arşivleme yöneticinizle iletişim kurun.
Neden
Çözüm
Email Archiving, aşağıdaki nedenlerden biriyle Email
Archiving sunucusundan veri alamadı:
1 Birkaç dakika sonra isteği tekrar
deneyin.
• Bağlantı kesikti.
• Bir Email Archiving sunucu işlemi hatayla karşılaştı.
2 Müşteri Desteği ile iletişim kurun
• Veri isteği bozuldu.
Posta araması yapılamıyor. İleti boyutu üst aralık değeri sayısal olmalıdır.
Neden
Çözüm
İleti boyutu araması sırasında, “Arasında”
seçeneği belirlendi, ancak yalnızca aralıktaki alt
değer verildi.
Arama aralığını tanımlamak için hem alt
hem üst değerleri girin.
Geçersiz istek (bir kimlik, kapsam ve message_id öğesine sahip olmalıdır)
Neden
Çözüm
Bir ileti açılırken, oturum açma oturumu zaman
aşımına uğradı.
1 Tekrar oturum açın ve iletiyi yeniden alın.
Email Archiving sunucusuna bağlantı başarısız oldu. Sorun devam ederse, lütfen arşivleme
yöneticinizle iletişim kurun.
Neden
Çözüm
Email Archiving sunucusuyla olan bağlantı,
görüntülemek üzere ileti verilerini alamadı.
1 Birkaç dakika sonra isteği tekrar deneyin.
Oturumunuz sona erdi, lütfen tekrar oturum açın.
62
Yönetim Kılavuzu
Sorun Giderme
Neden
Çözüm
Tarayıcınızın bağlantısı çeşitli olası nedenlerden biri sonucu zaman
aşımına uğradı:
Control Console'da
tekrar oturum açın.
13
• Etkinlik olmaması nedeniyle ağ bağlantınız kesildi.
• Etkinlik olmaması nedeniyle bilgisayarınız zaman aşımına uğradı.
• Etkinlik olmaması nedeniyle tarayıcınız zaman aşımına uğradı.
Posta dışa aktarılamıyor. Email Archiving sunucusuna bağlantı başarısız oldu. Sorun devam
ederse, lütfen arşivleme yöneticinizle iletişim kurun.
Neden
Çözüm
Email Archiving, aşağıdaki nedenlerden biriyle Email
Archiving sunucusundan veri alamadı:
1 Birkaç dakika sonra isteği tekrar
deneyin.
• Bağlantı kesikti.
• Bir Email Archiving sunucu işlemi hatayla karşılaştı.
2 Müşteri Desteği ile iletişim kurun.
• Veri isteği bozuldu.
Posta dışa aktarılamıyor. [] Mb dışa aktarılmaya çalışılıyor. Maksimum dışa aktarma boyutu
2 GB'dir.
Neden
Çözüm
İletileri dışa aktarmaya
çalıştığınızda eklenen tüm
iletilerin toplam boyutu
maksimum sınırı aştı.
1 İletileri dışa aktarmadan önce, daha az ileti listelenecek
şekilde aramanızı değiştirin.
2 Bir defada daha az ileti dışa aktarabilmek için, Tümünü Dışa
Aktar yerine Seçiliyi Dışa Aktar seçeneğini kullanın.
Günlük posta kutuları ile ilgili sorunları giderin.
Günlük posta kutusu hiçbir zaman boş değil.
Günlük posta kutunuzun hiçbir zaman tam olarak boş olmamasının birkaç nedeni vardır:
1
Arşiv oturumu sırasında günlük posta kutusuna gelen iletiler, gelecekteki bir arşiv oturumuna
kadar işlenmez.
2
Maksimum ileti boyutu 50 MB olduğundan, 50 MB'den büyük iletiler süresiz olarak günlük
posta kutusunda kalır.
3
Düzgün biçimlendirilmeyen iletiler arşivlenemez ve sonuç olarak günlük posta kutusunda
kalır. Düzgün biçimlendirilmeyen iletiler, şunları da içeren çeşitli nedenlerle görülebilir:
•
Günlüğe alma düzgün yapılandırılmamıştır.
•
İletiler doğrudan günlük posta kutusuna gönderilmiştir (günlük işlevi atlanarak).
•
İletiler doğrudan günlük posta kutusuna kopyalanmıştır.
Yönetim Kılavuzu
63
13
Sorun Giderme
4
Günlüğe alınan iletilerin sayısı, tek bir arşiv oturumu sırasında içe aktarılabilen maksimum
ileti sayısından büyüktür.
5
Gerekli ağ ve sunucu kaynakları genellikle geceleri daha uygun olduğundan, büyük iletiler
gece içe aktarılabilmektedir.
Geçmiş posta kaynaklarıyla ilgili sorunları giderin.
Geçmiş veri depolama alanı aşıldığında.
Geçmiş Veri Depolama Sınırınızı aştığınızda, geçmiş posta kaynağının etkinliği kaldırılır. Bu,
aşağıdaki olaylarla sonuçlanır:
•
Geçmiş posta kaynağı artık Genel Bakış penceresinde görüntülenmemektedir.
•
Posta Kaynakları penceresi geçmiş posta kaynağını etkin değil olarak gösterir.
•
Geçmiş posta kaynağının Posta Kaynağı yapılandırma penceresi, Etkin onay kutusunu işaretsiz
olarak gösterir.
Exchange Server 2003 içindeki bilinen bir sınırlama geçmiş
verileri etkiliyor
Exchange Server 2003 ve önceki sürümlerde, bazı iletilerin Email Archiving içindeki son kullanıcılar için
etkin olarak görünmez kalmasına yol açabilen bir sınırlama mevcuttur.
Bu sorun özellikle SaaS SaaS Email Archiving Geçmiş Veri Barındırma olanağını Exchange Server 2003
veya önceki sürümlere ait geçmiş verilerle birlikte kullanan müşterileri etkilemektedir. Bu durumlarda
geçmiş veriler, e-posta iletilerini kullanıcı hesaplarıyla ilişkilendirmek için gereken SMTP adres bilgileri
olmadan içe aktarılır.
SMTP adres verilerinin eksik olmasının sebebi ne olabilir?
Bazı geçmiş iletiler, e-posta alıcıları için SMTP adres verilerini içermez ve bu da aşağıdakileri de içeren
olası yan etkilere neden olabilir:
•
İleti başlığında SMTP adresleri yerine X.400 adresleri bulunduğundan, etkilenen iletiler kullanıcılarla
ilişkilendirilmiyor. Email Archiving, kullanıcı ilişkilendirmesinin gerçekleşmesi için SMTP adreslerini
gerekli kılar.
•
Özgün iletide SMTP adresleri olmadığından ve bu nedenle dizinlenemediğinden, SMTP adresine göre
Müşteri Yöneticisi ya da Uygunluk Görevlisi rolü arşiv aramaları yapılamaz. Bu sorun, iletilerin
arşivlenmesini engellemez; bu nedenle, etkilenen iletiler başka arama kriterleri ile bulunabilir.
İletilerin SMTP adres verilerinin eksik olduğu iki senaryo vardır:
64
•
Bir dahili alıcı, diğer bir ya da daha fazla dahili alıcıya bir ileti yollar ve veri daha sonra .pst dışa
aktarma kullanılarak dışarı aktarılır (Outlook ya da EXMERGE kullanılarak). Bunun nedeni, .pst
biçiminde dışa aktarma işleminin, Exchange'i X.400 — SMTP adres çevirisi gerçekleştirmeye
zorlamamasıdır.
•
Bir dahili alıcı bir veya daha fazla farklı dahili alıcıya bir ileti gönderir ve veriler IMAP ya da POP
kullanılarak Email Archiving'e aktarılır; ancak dahili katılımcının Active Directory hesabı artık
mevcut değildir. Sonuç olarak, X.400-SMTP adres eşlemesi gerçekleştirilemez.
Yönetim Kılavuzu
Sorun Giderme
13
Exchange'in bu önceki sürümleri, temel olarak X.400 adreslemeye dayanır ve SMTP adresleme yalnızca
SMTP, POP ya da IMAP hizmetlerinden geçen iletiler için kullanılır. Bu nedenle, .pst biçiminde dışa
aktarılan dahili iletiler, SMTP adreslemesine çevrilmez ve Active Directory içinde artık mevcut olmayan
kullanıcılar için olan iletiler SMTP adreslerine eşleştirilemez.
Geçmiş veri içe aktarımları için çözüm yolu
Geçmiş verileri Exchange Server 2003 veya önceki sürümlerden Email Archiving'e aktarıyorsanız,
şunların geçerli olduğundan emin olun:
•
E-posta, Email Archiving'e POP veya IMAP kullanılarak aktarılıyor.
•
Kullanıcı ilişkilendirmesi veya SMTP adres araması istiyorsanız, eşleşen bir X.400 adresi (geçmiş
e-postanın içeriği ile) içeren geçerli bir Active Directory hesabı olduğundan ve her kullanıcı için en
az bir geçerli SMTP adresi bulunduğundan emin olun.
Yönetim Kılavuzu
65
13
Sorun Giderme
66
Yönetim Kılavuzu
14
Email Archiving kullanıcı arabirimi, bilgi görüntülemek için genel bir kural kümesini kullanır.
Takvimler
Takvimden bir tarih alanı tamamlamak içindir.
Tablo 14-1 Takvim seçenekleri
Seçenek
Tanım
Sol Ok
Önceki aya gidilmesini sağlar.
Ay ve Yıl Seçimi Ay ve yıl seçmek için tıklatın:
• Bir ay seçin.
• Yıl aralığından seçim yapın veya önceki ya da sonraki on yılı görmek için okları
tıklatın.
• Seçiminizi tamamlamak için Tamam'ı tıklatın.
• Ana takvim görüntüsüne geri dönmek için İptal'i tıklatın.
Ay ve yıl seçiminizi yaptıktan sonra, tarih alanını doldurmak için yine de bir günü
tıklatmanız gerekir.
Sağ Ok
Sonraki aya gidilmesini sağlar.
Gün Seçimi
Önceden seçtiğiniz ay ve yıl için gün seçmek üzere ayın bir gününü tıklatın.
Seçildikten sonra, takvim kapatılır ve tarih alanı güncellenir.
Bugün
Seçiminizi geçerli tarihe geri döndürür.
Bu düğme kolayca Tamam düğmesiyle karıştırılabilir.
Tablo kuralları
Tablo biçiminde görüntülenen bilgiler içindir.
Yönetim Kılavuzu
67
14
Tablo 14-2 Tablo kuralları
Seçenek
Tanım
Onay Kutuları
• Bir veya daha fazla ayrı satırı seçmek için onay kutularını işaretleyin.
• Tüm satırları seçmek veya bunların seçimini kaldırmak için başlık satırındaki onay
kutusunu işaretleyin.
Kolon Başlıkları Bilgileri sıralamak için kolon başlıklarını tıklatın.
• A'dan Z'ye sıralamak için Artan Sırada Sırala'yı seçin.
• Z'den A'ya sıralamak için Azalan Sırada Sırala'yı seçin.
• Sütunlar'ı seçin ve sütunu göstermek ve gizlemek için sütun adına yönelik onay
kutusunu tıklatın.
• Görüntüyü yeniden düzenlemek için sütun başlığını sürükleyin ve bırakın.
Sayfalama
Bilgi içeren birden çok sayfaya gözatmak için sayfalama seçeneklerini kullanın.
• İlk Sayfa düğmesi — Verilerin ilk sayfasını görüntüler.
• Önceki Sayfa düğmesi — Verilerin önceki sayfasını görüntüler.
• Sayfa x / y alanı — Belirli bir veri sayfasını seçer; burada x öğesi istenen sayfayı, y
öğesi ise toplam sayfa sayısını temsil eder.
• Sonraki Sayfa düğmesi — Verilerin sonraki sayfasını görüntüler.
• Son Sayfa düğmesi — Verilerin son sayfasını görüntüler.
• a – b / c görüntüleniyor — Tablonun sağ alt kısmında ayrı sonuçların sayısını
görüntüler; burada a öğesi bu sayfadaki ilk numaralı sonucu, b öğesi bu sayfadaki
son numaralı sonucu ve c öğesi de tüm sayfalardaki toplam sonuç sayısını temsil
eder.
68
Yönetim Kılavuzu
Dizin
B
K
Belgeleri bulma 6
Bu kılavuz hakkında 5
Bu kılavuzda neler var 6
Kurallar 5
H
Hedef Kitle 5
Yönetim Kılavuzu
69
SEWS-ARC-AG-8.1.0D33

SaaS Email Archiving Yönetim Kılavuzu

Transkript

Benzer belgeler

4- Posta Gideri avansı ödenmesi ve posta pulu gönderilmesi 6216

Posta Pulu Yarışma Şartnamesini görmek ve

3. Sunum

Turkcell Superonline Exchange Teknik Tanıtım

Elektronik Posta (email) : Email Nedir? Email Terimleri Nelerdir?

Outlook Express 6.0 - Boğaziçi Üniversitesi Bilgi İşlem Merkezi

Zimbra Webmail Kullanımı

İnternet - Bilgi Teknolojileri ve Uygulamaları

Zimbra Yardım Dosyası - Necmettin Erbakan Üniversitesi