Yazılım lisansları yönetim prosedürü

YAZILIM LİSANSLARI
PROSEDÜRÜ
P03-BI-008
Tarih
Güncelleme No.
Sorumlu Birim
Sayfa
: 04.04.2013
: 01
: CIT
:1/3
1. AMAÇ:
Bu prosedür, BT yazılım lisanslarının yönetiminde izlenen yöntem ve bilgileri içerir.
2. KAPSAM:
Bu prosedür, Koç Üniversitesi’ne bağlı tüm çalışan ve öğrencileri kapsar.
3. REFERANSLAR:
4. SORUMLULUKLAR:
4.1.
Bu prosedürün uygulatılmasından Rektör sorumludur.
4.2.
Bu prosedürün hazırlanmasından ve/veya güncellenmesinden Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü
sorumludur.
4.3.
Yöntemin uygulanmasından Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü sorumludur.
5. TANIMLAR
5.1. Üniversite; Koç Üniversitesi’ni tanımlar.
5.2. BT, Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü’nü tanımlar.
6. YÖNTEM:
6.1. YAZILIM LİSANS ALIMI
6.1.1. Üniversite adına alınacak yazılımlar yılsonu yapılan bütçe çalışmasıyla belirlenir, buna göre BT
yazılım bütçesini belirler.
6.1.2. Yazılım talepleri Manageengine iş takip programı aracılığıyla Ekim ayında toplanır.
6.1.3. BT alınacak yazılımın kullanım amacı ve lisans durumunu araştırarak maliyet bilgisi çıkarır.
6.1.4. Satınalma Yönergesi (Y21-SM-001) uygulanarak, konuyla ilgili bilgileri içeren talep açılarak, iş
takip edilir.
6.1.5. Neticelendirilen talep sonrası tedarikçi/yüklenici firma yazılım dvd/cd ve lisans bilgilerini bildirir.
Ardından yazılımı talep eden kişi işlemler hakkında Manageengine aracılığıyla bilgilendirilir.
6.1.6. Yazılım BT yedek ortak paylaşım alanına yüklenir. Orijinal dvd/cd Kütüphane’de tutulur.
6.1.7. Alınan yazılım network lisanslı bir yazılımsa, lisans sunucusu hazırlanır. İlgili lisans yönetim
programı sunucuya kurulur. Kullanıcı lisanslı yazılımsa istek yapan kişi/kişilere/bilgisayar
laboratuarlarına yazılımın istemci tarafı müşteri destek uzmanları tarafından yüklenir.
6.1.8. http://software.ku.edu.tr üniversite yazılım web sitesi yeni bilgilerle güncellenir.
NOT:
Baskı alındığında, özel olarak Süreç Geliştirme Yöneticisi tarafından işaretlenmemiş kopyalar “Kontrolsüz kopya” dır .
YAZILIM LİSANSLARI
PROSEDÜRÜ
P03-BI-008
Tarih
Güncelleme No.
Sorumlu Birim
Sayfa
: 04.04.2013
: 01
: CIT
:2/3
6.2. YAZILIM LİSANS YENİLEMELERİ
6.2.1. Lisans yenileme maliyeti yaklaşık olarak sene sonunda belirlenen bir sonraki senenin bütçe
çalışmasında belirlenir.
6.2.2. Talep edilen yazılımların lisans süresi dolmadan, lisans yenileme işlemleri için BT ilgili
tedarikçi/yüklenici firma ile görüşür.
6.2.3. Buna göre lisans süreleri dolmadan firmadan alınan teklif üzerinden Satınalma Yönergesi (Y21SM-001) uygulanarak, Satınalma Direktörlüğü’ne talep bildirir.
6.2.4. Neticelendirilen talep sonrası ilgili firmadan gelen yeni lisans bilgilerine göre sistem/kullanıcı
makinalarında gerekli güncellemeler yapılır.
6.2.5. http://software.ku.edu.tr üniversite yazılım web sitesi yeni bilgilerle güncellenir.
Yazılım lisansla ilgili problem veya sorunlar için 1111 Servis Masası’ndan veya Manageengine web ara
yüzünden http://cit-trackit.ku.edu.tr iş açılarak yardım alınır.
7. KAYITLAR
7.1. YAZILIM LİSANS KAYITLARI
Üniversite adına alınan tüm yazılımların lisans bilgileri Manageengine programında yazılımı satan firma,
üreticisi, lisans türü, lisans adedi, lisans süresi ve maliyet bilgileriyle kayıt altına alınır.
7.2. YAZILIM WEB SİTESİ
Üniversite adına alınan tüm yazılımlara ait genel bilgiler http://software.ku.edu.tr adresinden erişilir.
7.3. YAZILIM YÖNETİM MAIL ADRESİ
Üniversite adına alınan tüm yazılımlar [email protected] adresiyle yönetilir. Yazılıma ait web sitesine erişim
ve satınalma yapılırken kullanılır.
7.4. YAZILIM DVD/CD ENVANTERİ
Üniversite adına alınan tüm yazılımların güncel dvd/cd’leri Kütüphane BT koleksiyonunda saklanır.
8. GÖZDEN GEÇİRME
Bu yönergeyi gözden geçirme ve güncelleştirme sorumluluğu BT’ye aittir. Gözden geçirme her yıl Nisan ayında
yapılır.
NOT:
Baskı alındığında, özel olarak Süreç Geliştirme Yöneticisi tarafından işaretlenmemiş kopyalar “Kontrolsüz kopya” dır .
Tarih
Güncelleme No.
Sorumlu Birim
Sayfa
YAZILIM LİSANSLARI
PROSEDÜRÜ
P03-BI-008
: 04.04.2013
: 01
: CIT
:3/3
DEĞİŞİKLİK/ DAĞITIM/ ONAY TABLOSU:
Değişen sayfa
Tarih
Değişiklik
Değişikliği yapan
Dağıtım (İlgili Bölümler)
Tüm Akademik, İdari çalışanlar, Öğrenciler
Uygunluk Onayı (İnsan Kaynakları Direktörü):
NOT:
Yürürlük Onayı (Rektör) :
Baskı alındığında, özel olarak Süreç Geliştirme Yöneticisi tarafından işaretlenmemiş kopyalar “Kontrolsüz kopya” dır .