ETİK KURALLARI - Iron Mountain

Transkript

Temel Değerler
HER GÜN.
HER YERDE.
ETİK Kuralları
Ve İş Davranışları
CEO Richard Reese’dan Mesaj
Iron Mountain’da, doğruluk ve dürüstlük konusundaki itibarımıza en az kaliteli
hizmetler konusundaki itibarımıza verdiğimiz kadar önem veriyoruz. En yüksek
etik standartlara uygun hareket etmenin sadece yapılması gereken en doğru şey
olmakla kalmayıp aynı zamanda müşterilerimizin güvenini kazanmamıza ve uzun
vadeli başarımıza katkıda bulunduğuna da inanıyoruz.
İşimizle ilgili kanun, kural ve yönetmeliklere uymamız zorunludur fakat
yükümlülüklerimiz bununla sınırlı değildir. Temel değerlerimize uygun yaşama
ve bunları her gün ve çalıştığımız her yerde uygulama taahhüdümüz vardır.
Nihayetinde, verdiğimiz sözlere uygun yaşayabilmemiz için doğru olanı yapmak
bizim görevimizdir.
Etik Kuralları ve İş Davranışları, Iron Mountain’da çalışırken neleri doğru neleri yanlış kabul ettiğimizi anlamanıza
yardımcı olacaktır. Hem yasal hem de etik kararlar almanıza yardımcı olacak araçları size sunacak ve daha fazla
rehberliğe ihtiyaç duyduğunuza sizi doğru yöne yönlendirecektir.
Müdürler Kurulumuz ve üst düzey yönetim ekibimiz adına, Temel değerlerimize, sürmekte olan adanmışlığınız ve
Etik Kuralları ve İş Davranışlarına bağlı kalma taahhüdünüz nedeniyle
size teşekkür etmek istiyorum.
İçindekiler
CEO Richard Reese’dan Mesaj
1
İçindekiler
2
Genel Bakış
4
>> İleri Düzey Rehberlik Alma
>> İhlallerin Rapor Edilmesi
>> Misilleme Yapılmaması
>> Kurallara kimler uymalıdır?
>> Uygunluk Yardım Hattı
Temel Değerlerimiz
7
1 GÜVENLİK
9
>> Sağlık ve Emniyet
>> Veri Gizliliği ve Güvenliği
>> İşyerinde Şiddet
>> Mahrem ve Sahipli Bilgiler
2 TOPLAM MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ
13
>> İstisnai Müşteri Hizmetleri
>> Adil ve Etik Satış Uygulamaları
>> Markamızın ve İtibarımızın Korunması
>> Çevre ve Sürdürülebilirlik
>> Kurumsal Vatandaşlık
3 AÇIK SÖZLÜLÜK
17
>> İçeriden Öğrenenlerin Ticareti
>> Aile ve Arkadaşlara Nezaret Etme
>> Siyasi ve Diğer Kişisel İnançlar
IRON MOUNTAIN ETİK KURALLARI VE İŞ DAVRANIŞLARI
İÇİNDeKİler
4 DOĞRULUK
21
7 EKİP ÇALIŞMASI
>> Adil Rekabet/Antitröst
>> Taciz
>> Yolsuzluk ve Sahtekarlık
>> Çalışan Mahremiyeti
>> Hediyeler ve Eğlence
>> Uygun Bilgisayar Kullanımı
33
>> Çıkar Çatışmaları
5
HESAP VEREBİLİRLİK
25
Daha Fazla Bilginin Nasıl
Edinileceği
36
>> Politika ve Prosedürler
>> Şirket Varlıklarının Korunması
>> İthalat ve İhracat Denetimleri
Uygunluk Sertifikası
>> Harici İstihdam
>> Kesin Doğru Mali Kayıtlar/Kamusal
Raporlama
>> İnsan Hakları
6 EYLEM YÖNELİMLİLİK
29
>> Ayrımcılık Karşıtlığı, Çeşitliliğe Saygı,
ve Eşit İstihdam İmkanı
>> Devletle Sözleşmeler
>> Şirket Kayıtlarının Yönetilmesi
www.IMComplianceHelpline.com
3
Genel Bakış
Etik Kuralları ve İş Davranışları, Temel
Değerlerimiz ile birlikte, Iron Mountain’da
kabul edilebilir davranışlar hakkında
yön sağlar. Hiçbir dokümanın karşı
karşıya kalabileceğiniz her duruma
hitap etmesi mümkün olmasa da, bu
Kurallar, doğru cevabın net olmadığı
durumlarda iyi seçimler yapmanıza
yardımcı olan araç ve kaynakları
sunmaktadır.
İlerİ DÜZeY reHBerlİK alma
Eğer Kuralları okumanızın ardından belirli bir durumu nasıl
ele almanız gerektiğinden emin değilseniz, lütfen
amirinizle veya yerel İnsan Kaynakları temsilcinizle
konuşun. Açık Kapı Politikası vasıtasıyla veya Uygunluk
Yardım Hattı’nı arayarak da sorular sorabilir veya rehberlik
alabilirsiniz.
Dünyanın dört bir yanından
kuruluşlar hayati bilgilerinin
yönetilmesine destek
olmamız konusunda bize
güvenmektedir.
GeNel BaKış
ş
İHlallerİN raPOr eDİlmeSİ
Iron Mountain çalışanlarının bilinen veya şüphelenilen bütün Etik Kuralları ve
İş Davranışları ihlallerini rapor etmesi bir zorunluluktur. İhlalleri,
aşağıdakilerden biriyle temasa geçerek rapor edebilirsiniz:
> Yöneticiniz veya Amiriniz
> Üst Düzey Yönetim (Açık Kapı Politikası vasıtasıyla)
> Yerel İnsan Kaynakları Temsilciniz
> Şirketin Baş Hukuk Müşaviri
> Hukuk Departmanı Global Gizlilik ve Uygunluk Grubu
> Global Güvenlik Hizmetleri
> Uygunluk Yardım Hattı
Uygunluk Yardım Hattı üzerinden bir kaygınızı rapor ettiğinizde (kanunların
izin verdiği hallerde) kimliğinizin tamamen gizli kalmasını tercih
edebilirsiniz.
mİSİlleme OlmamaSı
Iron Mountain etik ihlallerini iyi niyetle rapor eden çalışanlara karşı misilleme
yapılmasına tolerans göstermez.
Bir ihlali rapor eden bir bireye karşı misilleme yapmaya kalkışan – veya
başkalarını misilleme yapmaya teşvik eden – bütün çalışanlar veya yöneticiler
istihdamın sonlandırılmasına kadar gidebilecek ve sonlandırma dahil ciddi
disiplin cezalarına çarptırılır.
> Kurallara Kİmler uYmalıDır?
Etik Kuralları ve İş Davranışları bütün Iron Mountain iş birimleri, tüzel varlıkları,
denetimli ortak girişimleri, bağlıları ve ortaklıkları için geçerlidir. Bütün
çalışanların, temsilcilerin, sorumluların ve Iron Mountain Müdürler Kurulu
üyelerinin Kurallara uyması zorunludur. Sıkı sıkıya takip edilen üçüncü taraf
hizmet sağlayıcı sürecimiz vasıtasıyla, Etik Kuralları ve İş Davranışlarında yazılı
etik standartlara sahip tedarikçiler, bayiler, yükleniciler ve müşavirler ararız.
uYGuNluK
YarDım HaTTı
Uygunluk Yardım Hattıyla bağlantı
kurarak etikle ilgili kaygılarınızı
veya etik ihlallerini günün 24 saati,
yılın 365 günü bildirebilir veya
sorular sorabilirsiniz. Yardım Hattı
bağımsız bir şirket tarafından
işletilmektedir ve (kanunların
izin verdiği hallerde) kimliğinizin
tamamen gizli kalmasını tercih
edebilirsiniz.
Dünyanın herhangi bir yerinden
ücretsiz arayabilirsiniz. Telefon
numaralarının listesi için arka
kapak içine bakınız.
Aşağıdaki adrese giderek, İnternet
üzerinden bir rapor göndermeniz
de mümkündür:
www.ımComplianceHelpline.com
5
Temel Değerler
Iron Mountain’da bizi, Temel
Değerlerimiz birleştirir. Söz
konusu ister Toplam Müşteri
Memnuniyetine ulaşmaya
adanmışlık ister Güvenliğin
sürdürülmesini temin için gerekli
uyanıklık olsun, fedakar
çalışanlarımız Temel
Değerlerimizi her gün, her yerde
hayata geçirmektedir.
Temel Değerlerimiz
Iron Mountain Tarzı.
Güvenlik
Toplam Müşteri
Memnuniyeti
Açık Sözlülük
Doğruluk
Hesap Verebilirlik
Eylem Yönelimlilik
Ekip çalışması
Müşterilerimizin bilgilerini kendi bilgilerimizmiş
gibi koruruz.
Müşterilerimizin beklentilerini, tam istedikleri
zaman karşılarız.
Yapıcı ve saygılı olan, açık ve doğru bir biçimde
iletişim kurarız.
Daima dürüstüzdür ve Temel Değerlerimizden asla
ödün vermeyiz.
Her birimiz eylemlerimiz, taahhütlerimiz ve sonuçlar
açısından kendimizi şahsen sorumlu tutarız.
Fırsatlar ve problemlere karşı tetikteyiz ve ivedilikle
harekete geçeriz.
Bireysel olarak yapabileceklerimizden çok daha
fazlasını başarmak için ekipler halinde çalışırız.
7
BİlİYOr muYDuNuZ?
Iron Mountain 1951 yılında, Herman
Knaust’un yeraltı mantar çiftliğini
Amerika’nın ilk güvenli, yeraltı kayıt
merkezine dönüştürmesiyle
kurulmuştur. Başlangıçtaki adı “Iron
Mountain Atomik Deposu” olan bu
merkez, hayati bilgilerin nükleer
savaş riskine karşı korunmasına
yönelik güvenli bir limandı.
Güvenlik
Müşterilerimizin bilgilerini kendi
bilgilerimizmiş gibi koruruz.
Güvenlik, verilerin korunması ve bilgi gizliliği kültürümüzün ve operasyonlarımızın
merkezinde yer alır – itibarımızın esas dayanağı, bu Temel Değerdir. Araçlarımızı
kilitlememiz, tesislerimizdeki alarmlar ve hassas bilgileri şifrelememiz güvenliği
sürdürmemize yarayan yollardan sadece birkaçıdır.
Güvenlik bilgilerin fiziksel olarak korunmasının ötesine geçen bir konudur – kişisel
sağlığımızın ve işte emniyetimizin korunmasını da içerir.
Iron Mountain personeli olarak Güvenliği şu şekilde ortaya
koyuyoruz:
>>Kendimiz ve mesai arkadaşlarımız için emniyetli ve sağlıklı bir iş ortamı temin ederek
>>Tesislerimizin ve içindekilerin fiziksel emniyetini koruyarak
>>Müşterilerimiz namına yönettiğimiz bilgi varlıklarının güvenliğini temin ederek
>>Mahrem ve sahipli şirket bilgilerini yanlış ellerden uzak tutarak
>>Kişisel bilgilerin korunmasına yönelik ilgili bütün kanun ve politikalara riayet ederek
>>Iron Mountain’ın güvenliğini veya kendi sağlık veya emniyetinizi etkileyebilecek bütün
durumları derhal rapor ederek
9
TEMEL DEĞER
GÜVENLİK
Ne yapmanız
gerekir?
SeNarYO: Bir kutu zedelenmiş
ve bazı müşteri kayıtları ortalığa
SağlıK Ve emNİYeT
İşyeri emniyeti, güvenli ve saygın bir iş ortamı temin edilmesiyle başlar.
Sağlık ve emniyet vakalarını asgariye indirip bertaraf etmek için operasyonel
usullerimizi takip ediyor ve sürekli geliştiriyoruz. İster bir ofiste, ister sahada,
ister araç kullanıyor veya müşteri yerinde olun, daima şirket politika ve
saçılmıştır. Ne yapmam gerekir?
standartlarına uymanız ve ilgili bütün sağlık, emniyet ve çevresel kanunlara
A. Bir veri güvenliği ihlali olup
olmadığını belirlemek üzere
ortalığa saçılan evrakı incelerim.
Bir vaka meydana gelirse, durumu derhal rapor etmek görevinizdir. Bir rapor
B. Malzemeleri yeni bir kutuya koyar,
tekrar rafa yerleştirir ve normal
işlerime devam ederim.
C. Bir vaka raporu doldurmak gerekli
olabileceğinden, olup biteni
amirime anlatırım.
riayet etmelisiniz.
vermenizin ardından, yönetimden durumu düzeltmeye yönelik süratli ve etkin
eylemler bekleyebilirsiniz. Bununla birlikte, uygun eylemlere girişilmediğine
inanıyorsanız, konuyu üst düzey yönetime arz edin ve Uygunluk Yardım Hattına
rapor edin.
> Verİ GİZlİlİğİ Ve GÜVeNlİğİ
Hedefimiz, dünya çapında en üst düzey bilgi yönetimi hizmetlerini temin
D. Herhangi bir veri güvenliği ihlalini
önlemek üzere evrakları parçalayarak imha ederim.
etmektir. Bu, hem müşteri hem de çalışan verilerinin gizliliğine daima dikkat
Doğru cevap, C seçeneğidir. Saçılan kayıtları
ortadan kaldırmanız önemlidir fakat amirinize
haber vermeniz de gerekir. Bazı durumlarda,
olası güvenlik ihlallerini müşterilerimize
bildireceğimize sözleşmelerimizde yer
vermişizdir – buna göre, bir vaka raporu
doldurmamız gereklidir.
için yapabileceğiniz bazı şeyler:
edilmesini gerektirir.
Iron Mountain’ın bilgi gizliliğinin ve güvenliğinin sürdürülmesine yardımcı olmak
—>İşiniz gerektirmiyorsa müşteri bilgilerine erişmeyin.
—>Şahsi bilgileri toplama, uhdenizde bulundurma ve ifşa etme düzeyinizi
asgariye indirin.
—>Hassas verileri CD’ler veya USB bellek gibi çıkarılabilir medya üzerine
kaydetmeyin.
—>Şifreli olmadıkları sürece hassas verileri İnternet üzerinden göndermeyin.
—>Evden çalışıyorsanız, bilgisayarınızın güvenlik yazılımının güncel
olduğundan emin olun.
Daha ayrıntılı bilgi için, lütfen yerel gizlilik ve güvenlik politikalarınıza bakın.
10
GÜVENLİK
İŞYERİNDE ŞİDDET
Tehditkar, düşmanca, tacizkar veya şiddet içeren davranışlara müsamaha
göstermeyerek emniyetli, saygın ve nezih bir çalışma ortamı temin ediyoruz.
Bu türden bütün davranışları derhal amirinize rapor edin. Kendinizin veya bir
mesai arkadaşınızın yakın bir tehlike altında olduğunuzu hissederseniz, durumu
amirinize, yerel kolluk güçlerini aradıktan sonra rapor edin.
> MAHREM VE SAHİPLİ BİLGİLER
Şirketimizle ilgili herhangi bir bilgi, bir rakip için değerli olabilir. Bu nedenle,
sahip olduğumuz mahrem iş bilgilerimizin korunması önemlidir. Sözleşmeler,
fiyat ve müşteri listeleri, strateji belgeleri, ticari sırlar, fikri mülkiyet ve bir rakibin,
Iron Mountain’ın piyasada nasıl başarılı olduğunu anlamasına yardımcı
olabilecek diğer bütün bilgiler bu kapsamdadır.
Ofis dışında iş meselelerini konuşurken daima dikkatli olun. Havaalanları,
trenler, publar, restoranlar ve oteller gibi kamusal alanlarda bu bilhassa
önemlidir. Kendi tesislerimiz içinde, ziyaretçilere uygun şekilde eskort
verildiğinden ve kısıtlı alanlara girmelerine izin verilmediğinden emin olun.
Bayilerle çalışırken, tesislerimize ve hassas verilerimize erişim hususunda
güvenilir olduklarından mutlaka emin olun.
PEKİ YA?
SORU: Bazen kapalı alanda propanla
çalışan forkliftler kullanıyoruz, egzoz
gazları fark ediliyor. Sanırım bunun
nedeni kapı ve pencerelerin kapalı
olması; bunun emniyetli olduğundan
emin değilim. Bir şey söylemeli miyim?
CEVAP: Evet. Her şeyin yolunda
olması ihtimali olsa bile kapalı alanda
forklift kullanılması hava kalitesi
sorununa yol açıyor olabilir. Şirketin
konuyu incelemesi ve önleme gerek
olup olmadığını belirleyebilmesi için
durumu rapor etmeniz gerekir.
SORU: Benden tanımadığım biri için
kapıyı tutmam istendi. Üzerinde bir
Iron Mountain Kimlik yaka kartı yok.
Bu bir sorun olur mu?
SORU: Fotokopi odasında bana ait olmayan bazı
evraklar buldum. Ne yapmam gerekir?
CEVAP: Mümkün olduğunca, bunları okumaktan
kaçının. Sahiplerini biliyor veya tahmin edebiliyorsanız,
evrakları kendilerine götürün veya evrakın nerede
olduğunu kendilerine bildirin. Sahip belli değilse veya
bulunamıyorsa, amirinize söyleyin. Son bir çare olarak,
bilgilerin gizliliğini ve güvenliğini korumak için, evrakı
parçalayarak güvenli imha kutusuna koyabilirsiniz.
CEVAP: Evet. Emniyet veya güvenlik
risklerine sebep olabilecekleri için, Iron
Mountain tesislerinde bulunan (veya
girmeye çalışan) yetkisiz kişilere kimlik
sorulmalıdır. Nazikçe, Iron Mountain
çalışan Kimliklerini veya ziyaretçi
kartlarını göstermelerini isteyin. Yoksa,
kendilerine, bir kart alabilecekleri
resepsiyona kadar eskortluk edin.
11
BİlİYOr muYDuNuZ?
Iron Mountain Film ve Ses Arşivi eğlence sektörüne,
yerine yenisi konulamaz kreatif başyapıtlarını muhafaza
etme ve koruma konusunda yardım etmektedir. Belli başlı
film stüdyolarının tamamının orijinal film negatifleri ve
müzik tarihinin en ünlü sanatçılarından bazılarının mastır
kayıtları dahil olmak üzere, paha biçilemez binlerce
kültürel hazineyi biz saklıyoruz.
Toplam Müşteri
Memnuniyeti
(TMM)
Müşterilerimizin beklentilerini, tam
istedikleri zaman karşılarız.
Iron Mountain’da, sınıfında en iyi hizmetleri saygın, duyarlı ve güvenilir
biçimde sunarak müşterilerimizin beklentilerini karşılıyor veya ötesine
geçiyoruz. Bu taahhüt kayıt merkezlerimizin, veri merkezlerimizin ve ofis
binalarımızın ötesinde – bünyesinde yaşadığımız ve çalıştığımız yerel insan
topluluklarını da içermektedir.
Iron Mountain personeli olarak, Toplam Müşteri Memnuniyetini
şu şekilde ortaya koyuyoruz:
> Müşterilerimizle açık ve dürüst iletişim kurarak
> Vaat ettiklerimizi yerine getirmek suretiyle müşteri beklentilerini karşılayarak
> Müşterilerimize kesin doğru ve zamanında bilgiler sunarak
> Satışları adil ve etik bir biçimde gerçekleştirip müşterilerimize, potansiyel
müşterilerimize ve bayilerimize saygılı davranarak
> Müşterilerimizi, hizmetlerimizin değeri hakkında eğiterek (sadece fiyat değil)
> Şirketimizin kamuoyu nezdindeki profilini pozitif çizmek suretiyle, Iron Mountain
markasını ve şirketin itibarını yayarak
> Etik iş uygulamaları gerçekleştirmek ve yerel insan topluluklarımıza katkıda bulunmak
yoluyla, iyi kurumsal vatandaşlık uygulayarak
> Çevreye saygı duyarak ve iş operasyonlarımızın sürdürülebilirliğinin geliştirilmesine
yönelik yollar arayarak
13
TEMEL DEĞER
TOPLAM MÜŞTE
Ne yapmanız
gerekir?
SeNarYO: Her zamanki teslimat
güzergahınızdayken, bir şeyi
karıştırdığınızı fark ediyorsunuz.
Dr. Miller’ın kutularını Dr. Katz’a,
onunkileri de diğerine teslim
etmişsiniz. Durumu düzeltmek için
geri giderseniz, zaman planınız
aksayacak. Ne yapmanız gerekir?
A. Kafaya takmam. Dr. Miller ve
Dr. Katz hatayı fark edip kendileri
halleder.
B. Her iki ofise geri döner ve hatamı
kendim düzeltmek için elimden
geleni yaparım. İnşallah amirime
söylemeye gerek kalmadan
meseleyi kendim çözebilirim.
C. Derhal amirimle bağlantı kurarım.
Neler olduğunu izah edip, şimdi ne
yapmam gerektiğini sorarım.
D. Şimdi hiçbir şey yapmam.
Güzergahıma devam eder, amirime
de vardiyamın sonunda söylerim.
Doğru cevap, C seçeneğidir. Evraklar yanlış
yere teslim edildiğinde ortaya çıkan ve
müşterilerinize verdiğiniz basit rahatsızlığın
veya zaman planınızın aksamasının ötesine
geçen meseleler vardır. Örneğin, söz konusu
evraklar sadece ilgili alıcının görmesi gereken
hassas şahsi bilgiler içeriyor olabilir. Yönetim,
bu türden durumlarla başa çıkmanıza ve
etkilerini asgariye indirmenize yardımcı olma
konusunda eğitilmiştir. Derhal amirinizle
bağlantı kurun.
İSTİSNaİ mÜşTerİ HİZmeTlerİ
Hizmet yükümlülüklerimizi yerine getirmemiz ve müşterilerimiz ve dost
çalışanlarımızı memnun etmemiz, Iron Mountain çalışanları için bir gurur
vesilesidir. Bunu, aşağıdaki şekilde başarıyoruz:
—>Meseleleri çözülünceye kadar takip ederek
—>Sıklıkla ve kesin doğru güncel haberler vermek suretiyle beklentileri
karşılayarak
—>Telefonlara ve e-postalara ivedilikle geri dönüş yaparak
—>Randevulara ve toplantılara zamanında ve hazırlıklı biçimde katılarak
> aDİl Ve eTİK SaTış uYGulamaları
Olası müşterilere satış süreci boyunca TMM sunmak, iş kazanmanın en iyi
yoludur. Satışla alakalı bütün faaliyetlerde daima adil ve dürüst davranırız.
Aşağıdakilerden fiilen kaçının:
—>Ürün ve hizmetleri yanlış tanıtmak veya kapasite üzerinde satmak
—>Rakipleri kötülemek
—>Asılsız hukuki veya teknik iddialarda bulunmak
—>Hukuki tavsiyelerde bulunmak
—>Telif haklarını, logoları veya başka fikri mülkiyetleri ihlal etmek
—>Olası müşteriler veya rakipler hakkında mahrem bilgiler edinmeye
kalkışmak
—>Müşterileri, ihtiyaç duyduklarından fazlasını almaya zorlamak
—>Fiyat indirimleri veya diğer ayarlamalar karşılığında müşterilerden, rakiplerle ilgilenmemelerini istemek
—>Uygulama zaman öngörüleri hakkında aşırı vaatlerde bulunmak
—>Yetkiniz olmadığı halde bir anlaşma imzalamak
> marKamıZıN Ve İTİBarımıZıN KOruNmaSı
Iron Mountain markası, sadece kamyonlarımız ve kutularımız üzerindeki
logodan ibaret değildir – adımızı duyduklarında, vanlarımızı gördüklerinde veya
çalışanlarımızla konuştuklarında başkalarının edindiği intibadır. Markamızın
ve itibarımızın korunması, üstün hizmetler temin edebilmemiz konusunda kritik
önem taşır ve Iron Mountain personeli olarak kendimizi, Iron Mountain adının
büyükelçileri ve muhafızları gibi görmeliyiz.
14
TOPLAM MÜŞTERİ
MEMNUNİYETİ
ERİ MEMNUNİYETİ
Kamuoyu nezdinde şirketi daima pozitif bir ışıkla yansıtmalıyız. Bununla
birlikte, sadece birkaç belirli çalışanın resmen Iron Mountain adına konuşma
yetkisine sahip olduğunun akıldan çıkarılmaması çok önemlidir. Diğer herkes,
kendi fikirleri veya inançlarının şirketi temsil ettiği şeklinde algılanabileceği
durumlardan kaçınmalıdır. Bu bizzat, telefonla, kağıt üzerinde ve (sosyal medya
siteleri, bloglar, forumlar ve mesaj panoları dahil) İnternet üzerinde belirtilen
görüşler için geçerlidir. Eğer basın sizinle bağlantı kurarsa, yorum yapmayın ve
kendilerini, Müessese İletişim Departmanımıza yönlendirin.
Kamuya sunulacak dokümanlar hazırlarken, bütün logoların, renklerin ve yazı
tiplerinin Marka ve Pazarlama stil kılavuz ilkelerine uyumlu olmasını temin edin.
Daha ayrıntılı bilgi için, lütfen Müessese İletişim, Pazarlama, Hukuk Fikri
Mülkiyet veya Uygunluk Yardım Hattı ile bağlantı kurun.
ÇEVRE VE SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK
İşlerimizi, çevre sorumluluğu taşıyarak görme taahhüdümüz bulunmaktadır. Iron
Mountain’ın çevresel hedeflerine katkıda bulunmak için işte alabileceğiniz bazı
önlemler şunlardır:
SAHADA: Tehlikeli atık ve malzemeleri emniyetli bir biçimde, yürürlükteki bütün
kanun, yönetmelik ve şirket politikalarına uygun şekilde bertaraf edin. Mümkün
olan her durumda geri dönüşüm yapın ve kullanımda olmadıkları zaman ışıkları ve
cihazları kapatmayı unutmayın.
OFİSTE: Sadece gerekli olduğunda çıktı alın ve kağıt atıklarınızı daima
parçalayarak imha edin. Iron Mountain Güvenli Parçalayarak İmha birimi, ürettiği
kağıdın büyük bir çoğunluğunu geri dönüştürür, bu sayede, kağıt atıklarınızı
parçalayarak güvenli imha kutusuna koyduğunuzda, sadece gizlilik ve güvenlik
teminine yardımcı olmakla kalmaz, çevrenin korunmasına da katkıda bulunmuş
olursunuz. Yazıcı kartuşları, toner ve diğer bilgisayar ekipmanını, çevresel açıdan
sorumluluk taşıyarak ve yürürlükteki bütün kanun, yönetmelik ve şirket politikalarına
PEKİ YA?
SORU: İnternette bir haber okudum,
rakiplerimizden birinin CEO’su, kendi
hizmetlerinin Iron Mountain’inkilerden
daha üstün olduğunu söylemiş. Bu
web sitesi okuyucuların yorum
yapmasına izin veriyor. Bizim
hizmetlerimizin daha iyi olduğunu ben
biliyorum; bir cevap yayınlayabilir
miyim?
CEVAP: Evet. Mamafih, İnternet
üzerindeki bir forumda, sosyal medya
sitesinde, blogta, vs.de Iron Mountain
hakkında bir görüş açıklamayı tercih
ederseniz, görüşlerinizin, şirketin
görüşlerini temsil etmediğini net bir
biçimde belirtmeniz şarttır. Daha ileri
düzey rehberlik için, lütfen Müessese
İletişim veya Uygunluk Yardım Hattı
ile bağlantı kurun.
riayet ederek bertaraf edin.
KURUMSAL VATANDAŞLIK
İyi kurumsal vatandaşlığı destekliyor ve teşvik ediyoruz. Bu, eylemlerimizin ve
kararlarımızın çalışanlarımızı, çalışanlarımızın ailelerini, içinde bulunduğumuz
topluluğu, toplumu ve çevreyi nasıl etkilediğine dikkat ettiğimizi gösterir.
Kanuni olarak zorunlu tutulanın ötesine geçen ve üzerine çıkan performans
düzeyleri taahhüt ediyoruz. Bu, Temel Değerlerimize bağlılığımız, etik iş
uygulamalarına verdiğimiz önem ve global iş operasyonları için belirlediğimiz
yüksek standartlarla ortaya konmaktadır. İşyerinin dışında, bünyesinde
yaşadığımız ve çalıştığımız insan topluluklarıyla gönüllülük, sponsorluklar
ve Iron Mountain Vakfı gibi diğer yardımseverlik odaklı inisiyatifler sayesinde
olumlu bir biçimde etkileşime girme sözümüz vardır.
SORU: Bir arkadaşımın
rakiplerimizden biriyle bir bağlantısı
var ve bu rakibin fiyat listesini benimle
paylaşabileceğini söyledi. Bunun
iş almamıza yardımcı olabileceğini
biliyorum. Kabul etmeli miyim?
CEVAP: Hayır. Bir rakibin fiyat
listesini kabul etmeniz, etik dışıdır ve
Temel Değerlerimiz kapsamındaki
ilkelerimize aykırıdır. Bu, yasadışı
da olabilir. Arkadaşınızın teklifini
reddetmeniz ve meseleyi amirinizin
dikkatine sunmanız gerekir.
15
BİlİYOr muYDuNuZ?
Iron Mountain 1996 yılında halka açılmış
ve NASDAQ’ta işlem görmeye
başlamıştır. 1999 yılında, şirket New
York Stock Exchange’e nakledilmiş,
“IRM” sembolüyle kote edilmiştir. Halka
açılmasından itibaren geçen yıllar içinde,
Iron Mountain’ın gelirleri $139 milyon
dolardan $3 milyar doların üzerine
çıkmış ve şirket 2009 yılında, prestijli
S&P 500 Endeksine dahil edilmiştir.
Açık Sözlülük
Yapıcı ve saygılı olan, açık ve doğru
bir biçimde iletişim kurarız.
Samimi iletişim, meseleleri verimli bir şekilde ve zamanında ele almamıza
olanak sağlamaktadır. Bu bize ayrıca, iş kararlarını koşulları tam olarak
anlayarak alma imkanı da sağlamaktadır. Sadece dost çalışanlarımızla
değil müşteriler, bayiler ve yatırımcılar dahil birlikte iş yaptığımız diğer
kişilerle de samimi iletişime değer veriyoruz.
Iron Mountain personeli olarak Açık Sözlülüğü şu şekilde
ortaya koyuyoruz:
>>Meseleleri derhal ve gecikmeksizin ifşa ve rapor ederek
>>Mesai arkadaşlarımıza dürüst ve yapıcı geribildirim vererek
>>İşyerindeki anlaşmazlıklar konusunda bütün gerçeklerin anlaşılmasından önce
yargılara varmayarak
>>Meseleler hakkındaki bilgilerimizin tamamını yansıtan iş tavsiyeleri vererek
>>Yanlılık veya adam kayırma intibaı uyandırabilecek durumlarda kişisel ilişkileri
açıklayarak
>>Kurum içi mali bilgileri gizli tutarak ve bu bilgileri, yatırım yapmak için kullanmayarak
>>İşyerinde şahsi amaçları öne çıkarmayıp çalışan dostlarımıza saygı duyarak
17
TEMEL DEĞER
AÇIK SÖZLÜLÜK
Ne yapmanız
gerekir?
SeNarYO: Koridorda bir konuşmaya
kulak misafiri oluyorsunuz ve en son
mali raporlar yayınlanınca, şirketin
gelir tahminlerinin önemli ölçüde
değişeceğini öğreniyorsunuz. Ne
yapmanız gerekir?
A. Bu bilgilere dayanarak
borsadan hisse senedi satın
alırsınız. Bilgilere kulak misafiri
olduğunuzdan ve işiniz sırasında
öğrenmediğinizden, “içeriden
öğrenenlerin ticareti” kuralları
burada geçerli değildir.
B. Siz hiçbir şey yapmazsınız ama
ağabeyinize söylersiniz. Hisse
senedi alıp satmayı seviyor ve bu
bilgiler ona yararlı olacaktır.
C. Mesai arkadaşlarınıza
söylersiniz. Siz bilgileri doğrudan
öğrendiğinizden alım satım
yapamazsınız ama arkadaşlarınız
yapabilir.
D. Hiçbir şey yapmazsınız. Bu bilgiler
kamuoyuna açıklanana ve şirket
politikasınca izin verilene kadar
yatırım yapmaktan kaçınırsınız.
Duyduklarınızı tekrarlamazsınız.
Doğru cevap, D seçeneğidir. Şirket hakkında
kurum içi bilgilere sahipsiniz ve ne bu
bilgileri kullanarak alım-satım yapmalı ne
de başka birine alım-satım tavsiyesinde
bulunmalısınız. Bunu yapmak kanuna
ve şirket politikasına aykırıdır. Bilgileri
işinizle ilgili olarak öğrenip öğrenmediğiniz
önemli değildir – önemli olan, kamuoyuna
açıklanmamış bilgilere sahip olmanızdır.
18
İÇerİDeN ÖğreNeNlerİN TİCareTİ
Bazı Iron Mountain personeli, işlerinin bir parçası olarak, Iron Mountain veya
birlikte iş yaptığımız şirketler hakkında hassas kurum içi mali bilgilere erişime
sahiptir. Bu bilgilerin çoğu devlet yönetmelikleri gereği açıklanabilir fakat
bazıları asla ifşa edilmez.
Iron Mountain’da edinilen bilgilere dayalı olarak yatırımlar yapmak yasadışıdır
ve şirket politikasına aykırıdır. Buna, ilgili bilgileri kullanarak yatırım yapabilecek
dost ve akrabalara tavsiyeler veya ipuçları vermek de dahildir. Bu türden
bilgilere erişimi olan çalışanlara, bilgileri gizli ve koruma altında tutacakları
konusunda güvenilir.
Menkul Kıymetler Borsası Komisyonu (Securities and Exchange Commission)
bütün hisse senedi işlemlerini fiilen izler ve içeriden edindikleri bilgilerle alımsatım yapan şahıslar hakkında soruşturma başlatır. Yatırım yapmanın uygun
olup olmadığı hakkında şüpheleriniz varsa, lütfen Hukuk Departmanı veya
Uygunluk Yardım Hattı ile bağlantı kurun. Birinin içeriden öğrendiği bilgilerden
yararlandığı bir durumun farkına varırsanız, lütfen konuyu Uygunluk Yardım
Hattına rapor edin.
> aİle Ve arKaDaşlara NeZareT eTme
Çalışan arkadaşlarınızla dostane ilişkileri teşvik etsek de en birinci ve
yüksek sadakatimiz, şirkete olmalıdır. Bir şahsi ilişki veya aile ilişkisinin
iş kararlarınıza gölge düşürebileceği veya üretkenliğinizi etkileyebileceği
durumlara düşmekten kaçının.
Hiç kimsenin bir aile mensubu, yakın şahsi arkadaş veya romantik bir partner
üzerinde karar alma, kariyer gelişimi veya doğrudan raporlama yetkisi
olmamalıdır. Belirli bir münasebetin tamamen uygun olduğuna inansanız bile,
unutmayınız ki adam kayırma veya yanlılık intibaı bile mesai arkadaşlarınızın
moralini bozabilir ve bunun bir bütün olarak şirket üzerinde kötü yansımaları
olabilir.
Çalışanlar arasında uygunsuz bir münasebetin mevcut olduğuna inanıyorsanız,
lütfen yönetime veya İK’ya haber verin veya durumu Uygunluk Yardım Hattına
rapor edin.
AÇIK SÖZLÜLÜK
K
> SİYASİ VE DİĞER KİŞİSEL İNANÇLAR
İşimiz hakkında açık ve samimi iletişim teşvik edilmektedir. Ancak, şirket
varlıkları ve kaynakları (zamanımız dahil) – ister siyasi, ister dini veya
toplumsal olsun – şahsi inançları öne çıkarmak için kullanılmamalıdır.
İçinde yaşadığımız topluluklara ve siyasi süreçlere fiilen katılmamız
gerekir. Mamafih işyerindeyken siyasi, dini veya toplumsal meselelerle ilgili
kampanya veya savunuculuk yapmak, para toplamak, tebliğde bulunmak,
yayınlar dağıtmak uygunsuzdur.
İş dışındayken, şahsi inançların şirketin inançlarıymış gibi anlaşılmasını
önlemeye yönelik adımları atın. Örneğin dini, toplumsal veya siyasi davalara
para verirken, katkınızı bir Iron Mountain çalışanı olarak değil, kendi şahsi
kimliğinizle yapın. Aksini yaparsanız, yanlış bir biçimde, Iron Mountain’ın bu
davaları desteklediği veya “etki satın almaya” çalıştığı izlenimi doğabilir. Bu,
markamıza ve itibarımıza ciddi zararlar verebilir.
Iron Mountain’dan birinin şahsi bir inancı yaymak amacıyla şirket
kaynaklarını kullandığını veya iş dışındayken Iron Mountain’ın şahsi bir
davayı desteklediği intibaını uyandırmaya çalıştığını hissederseniz, lütfen
durumu İK’ya veya Uygunluk yardım Hattına rapor edin.
SORU: Çalıştığınız departmanda kısa bir süre
önce bir pozisyon açıldı ve bu işe girmesini
istediğiniz yakın bir şahsi arkadaşınız var. Bu
hanım, görev tanımının gerektirdiği deneyime
pek de sahip değil fakat siz, şirketteki
bağlantılarınız sayesinde kendisine yardım
edebileceğinizi düşünüyorsunuz. Bunda
yanlış bir şey var mı?
CEVAP: Muhtemelen. Iron Mountain
istihdam kararlarını şahsi liyakat ve
yeterliliklere dayalı olarak verir. Nitelikli
adayları kuruluşa yönlendirmek uygun
olduğu (ve teşvik de edildiği) halde, işe alma
kararını etkilemeye kalkışmak, şahsi ilişkiniz
nedeniyle bir çıkar çatışması yaratabilir.
PEKİ YA?
SORU: Kız kardeşim yerel okul
konseyine seçilmeye çalışıyor; ben de
kampanyasında kendisine yardım
ediyorum. Bu yakınlarda yapılacak bir
etkinlikte dağıtılacak el ilanlarını
hazırlamak için Iron Mountain’ın
fotokopi makinelerini ve yazıcılarını
kullanabilir miyim?
CEVAP: Hayır. Bu, şirket kaynaklarının
uygunsuz bir şekilde kullanımına girer.
Şirket yazıcıları, fotokopi makineleri,
telefonları veya e-postası şahsi siyasi
emelleri desteklemek amacıyla
kullanılamaz. Bu, Iron Mountain’ın
adayı desteklediği veya kampanya
hakkında bir fikri olduğu şeklinde yanlış
bir intiba uyandırabilir.
SORU: Şirketim Iron Mountain
tarafından satın alındı. Satın alma
işleminden önce, belirli hizmetler
için kayınbiraderimin nakliye şirketini
kullanıyorduk. İyi bir fiyata harika bir
hizmet veriyor. Kendisini kullanmaya
devam edebilir miyiz?
CEVAP: Bu durumu yöneticinizle
görüşmelisiniz. Bu, şahsi bir
ilişkinizin, objektif iş kararları
almanızı etkileyebileceği türden bir
durumdur. Böyle bir durumda, başka
bir şirket aynı hizmetleri daha düşük
bir ücretle sunmayı teklif etse bile
kayınbiraderinizi kayırabilirsiniz.
Hakkaniyeti sağlamak için, karar
verme sürecinden affedilmeniz söz
konusu olabilir.
19
BİlİYOr muYDuNuZ?
Iron Mountain’ın en büyük yeraltı tesisi, Pennsylvania
kırsalındaki tepelerin 67 metre altında bulunmaktadır. Beş
kilometre uzunluğunda ve üç kilometre genişliğinde olan
bu tesiste 32 kilometre yol ve 158 bin metrekare gelişmiş
mekan bulunmaktadır. İçeride yaklaşık 2.700 kişi
çalışmakta ve tesis çok katmanlı güvenlikle ve Iron
Mountain’ın kendi iki araçlı, OSHA sertifikalı itfaiye
teşkilatıyla korunmaktadır.
Doğruluk
Daima dürüstüzdür ve Temel
Değerlerimizden asla ödün vermeyiz.
Temel Değerlerimiz içinde somutlaşan ilkeleri, aldığımız her iş kararına
fiilen uygularız. Mesai arkadaşlarımız, müşterilerimiz ve iş ilişkisi içinde
olduğumuz diğer kişiler, ne söylersek onu yapacağımız ve vaatlerimizi
yerine getireceğimiz konusunda bize güvenirler. Güven, saygınlık ve
dürüstlük sayesinde yalnızca kendi itibarımızı değil Iron Mountain’ın
itibarını da güçlendiririz.
Iron Mountain personeli olarak Doğruluğu şu şekilde ortaya
koyuyoruz:
>>Seçenekler çok net olmadığında bile en doğru olanı yapmaya çaba göstererek
>>Müşterilerimize ve çalışan dostlarımıza karşı dürüst olarak
>>Piyasada daima adil rekabet ederek
>>Asla rüşvet veya yan ödemeler alıp vermeyerek
>>Iron Mountain ile şahsi ilişkiler veya harici faaliyetler arasında çıkar çatışmalarından
kaçınarak
>>Hediye ve eğlenceleri yalnızca şirket politikasına uygun biçimde alıp vererek
>>Kesin doğru mali bilgiler ve kayıtlar tutarak
>>Etik Kuralları ve İş Davranışlarımızı ihlal ettiğine inandığımız bütün durumları
rapor ederek
21
TEMEL DEĞER
DOĞRULUK
PEKİ YA?
SOru: Geçen haftaki bir fuarda, rakip
şirketlerden bazı satış temsilcileriyle,
sektörümüzde kâr marjlarının nasıl da
azalmakta olduğunu konuştum. Bu
sabah gazetede, bu aynı şirketlerin
fiyatlarını arttırmakta olduğunu
okudum. Yanlış bir şey mi yaptım?
CeVaP: Belki de. Rakiplerle iş
meselelerini konuşurken dikkatli olun.
Formel anlaşmalar yapılmamış olsa
bile, bu türden faaliyetler bir fiyat
sabitleme planı olarak görülebilir.
Kendinizi bir rakiple fiyatları veya
diğer hassas iş meselelerini
konuştuğunuz bir görüşme içinde
bulursanız, kabalık olarak algılansa
bile derhal konuşmayı kesin veya
oradan ayrılın. Daha sonra amirinizle
veya Uygunluk Yardım Hattıyla
bağlantı kurarak daha ileri düzey
rehberlik alın.
SOru: Yerel bir devlet memuru
size, kuruluşunun Iron Mountain ile
çalışmak istediğini söylüyor. Ancak,
şirket bir park için fon sağlarsa ve
diğer toplumsal yatırımlar yaparsa
bertaraf edilebilecek birtakım
“engeller” olduğundan da bahsediyor.
Hanımefendinin istediği aslında pek
de pahalı bir şey değil. Kabul etmeli
misiniz?
aDİl reKaBeT/aNTİTrÖST
İş yaptığımız herkesle – ki rakiplerimiz de buna dahildir – çalışırken, Temel
Değerlerimizi ortaya koymaya kendimizi adamış durumdayız. Adaletsizlik veya
aldatma olduğu düşünülebilecek ve hatta bu intibaı yaratabilecek durumlardan
fiilen kaçınırız.
Aşağıdaki bilgilerin rakiplerle paylaşılması, Iron Mountain’ın rakipleri veya
müşteri tabanını manipüle etmeye çalıştığı izlenimini uyandırabilir:
—>Fiyatlandırma ve indirim listeleri
—>Müşteri listeleri
—>İş stratejileri
—>Pazarlama planları
Hangi ücretlerin talep edileceği veya hangi işleri takip edip etmeyeceğimiz gibi
hususlar hakkında rakiplerle anlaşmalar yapmak yasadışıdır.
YOlSuZluK Ve SaHTeKarlıK
Iron Mountain her türlü rüşvet, yan ödeme veya açıktan ödemeyi kesinlikle
yasaklamıştır. Yerel bir kültürde para veya değerli şeyler teklif etmek kabul
gören ve rutin bir uygulama bile olsa biz bunları, asla izin verilemeyecek
yolsuzluk uygulamaları olarak görürüz. İş almak için rüşvet ödemektense, ilgili
işi kaybetmeyi yeğleriz.
Yolsuzluk yasağımız sadece Iron Mountain ve çalışanlarımız için geçerli değildir
– temsilcilerimizin, bayilerimizin ve ortak girişim (joint venture) ortaklarımızın da
aynı yüksek standartları sürdürmesini bekleriz. Kendilerinin bizim yerimize ve
adımıza rüşvet veya açıktan ödemeler teklif etmediklerinden emin olmak için
elimizden geleni yapmak zorundayız.
Iron Mountain’ın sahtecilik ve yolsuzluk suçlamalarıyla karşı karşıya
kalmamasına, bütün seyahat, eğlence ve mali muameleleri tam olarak ve
kesin doğru biçimde gösteren ayrıntılı masraf raporları arz ederek ve defter ve
kayıtlar tutarak yardımcı olunuz.
CeVaP: Hayır. Devlet memurlarına
veya onlar aracılığıyla, bir iş kararını
etkilemek niyetiyle temin edilen
armağanlar veya iyilikler rüşvet sayılır
ve hukuki açıdan ve işle ilgili ciddi
sonuçlar doğurabilir. Durumu nasıl ele
alacağınız konusunda tavsiyeler için
Uygunluk Yardım Hattı veya Hukuk
Departmanıyla bağlantı kurun.
22
DOĞRULUK
SORU: Departmanımızın bütçesi çok kısıtlı ama tatil
partisi için yine de güzel bir şeyler yapmak istiyoruz.
Bayilerimizden biri, parti malzemelerine katkıda
bulunmayı teklif etti. Bu uygun mudur?
CEVAP: Hayır. Bir bayiden, değer taşıyan herhangi bir
şey talep veya kabul etmek uygunsuzdur, çünkü bu,
çalışanlara, gelecekteki bir iş kararını etkileyebilecek bir
fayda sağlamaktadır (veya bu izlenimi uyandırmaktadır).
HEDİYELER VE EĞLENCE
Müşterilerle hediye değiş tokuşu, şükran belirtmenin yaygın bir yoludur. Ancak
hediyeler ve eğlence, iş kararlarını etkilemek çabasıyla asla verilmemelidir –
bu, standart bir iş uygulaması veya yerel gelenek olduğunda bile bu değişmez.
Hediyeler, ayrıcalıklar, eğlence etkinliği biletleri, seyahat davetleri vs. teklif veya
kabul etmeden önce, daima yerel Hediyeler ve Eğlence Politikanıza bakın.
Bir hediye vermeden veya kabul etmeden önce kendinize sormanız gereken
sorulardan bazıları şunlardır:
——Hediye, yerel Hediyeler ve Eğlence Politikasının izin verdiğinden daha
değerli mi?
——Hediye alınan veya verilen kişi bir devlet memuru mu?
——Bu hediye bir rüşvet veya açıktan ödeme gibi yorumlanabilir mi?
——Bu hediyenin kamuoyuna açıklanması, Iron Mountain’ı zor durumda
bırakır mı?
Eğer bu soruların herhangi birine cevabınız “evet” ise, o zaman hediye
uygunsuzdur demektir.
Bazen bir hediyenin kabul edilebilir olup olmadığını kestirmek zor olabilir. Belirli
bir durum hakkında tam olarak emin olamıyorsanız, amirinizle konuşun veya
Uygunluk Yardım Hattını arayın.
Ne yapmanız
gerekir?
SENARYO: Aradan üç ay geçtikten
sonra, işe yeni aldığınız çalışanın
(ki şimdiye kadar çok iyi işler
başardı), istihdam başvurusunda
yalan beyanlarda bulunduğunu,
üniversiteye gitmediği halde üniversite
mezunu olduğunu iddia ettiğini
öğreniyorsunuz. Yöneticisi olarak ne
yapmanız gerekir?
A. Herhangi biriyle konuşmadan
önce ilgilinin performansını, hizmet
süresini ve şirkete uzun vadede
katabileceklerini tartarım.
B. Yalanın yanına kalacağını
söylerim.
C.En iyi davranış tarzını belirlemek
üzere konuyu İK ile görüşürüm.
D.Bu bilgiyi kendime saklarım,
eleman çok iyi çalışıyor.
ÇIKAR ÇATIŞMALARI
Bir aile ilişkisi, arkadaşlık veya başka bir kişisel bağlantı Iron Mountain adına
dürüst ve adil bir iş kararı verme kabiliyetinizi etkiliyorsa, bir çıkar çatışması
mevcut olabilir. Şirketimizin itibarı bütün Iron Mountain personelinin eylemlerine
ve doğruluğuna bağlı olduğundan, bu türden çatışmaların var olduğu
izleniminin oluşmasından bile kaçınılmalıdır.
Bazen, açıkça çıkar çatışması içeren durumlardan kaçınılması mümkün
olmayabilir – mesela, belirli bir hizmeti sadece bir tek tedarikçi sağlıyordur
ve bu kişi de tesadüfen sizin bir münasebetiniz olan bir kişidir. Bu gibi bir
durumda, bir üst düzey yöneticinin veya Baş Hukuk Müşavirinin onayı
gerekebileceğinden, durumu açıklamak önemlidir.
Olası bir çıkar çatışması nedeniyle belirli bir iş münasebetinin uygun olup
olmadığından emin olamıyorsanız lütfen Uygunluk Yardım Hattı veya şirketin
Bu çok zor bir durumdur fakat en iyi cevap,
C’dir. Çalışanların işe alınmasıyla ilgili etik
açıdan zor bir durum ortaya çıktığında, size
rehberlik etmeleri için İK ile bağlantı
kurmalısınız.
Baş Hukuk Müşaviri ile bağlantı kurun.
23
BİlİYOr muYDuNuZ?
2000 yılında, Iron Mountain bilgi imha
işine girdi: Iron Mountain Parçalayarak
Güvenli İmha. Müşterilerin uygunluk
şartlarını çevresel değerlerinden ödün
vermeden karşılamalarına olanak
sağlayan Parçalayarak Güvenli İmha
işlenmiş materyalleri geri dönüştürerek
her yıl yedi milyon ağacı ve on bir milyar
litreden fazla suyu kurtarmaktadır.
Hesap Verebilirlik
Her birimiz eylemlerimiz,
taahhütlerimiz ve sonuçlar açısından
kendimizi şahsen sorumlu tutarız.
Yüksek hedefler belirliyor ve daha sonra bu hedeflere ulaşmak için canla
başla çalışıyoruz. Sorumlu çalışanlar olarak, hem yaptıklarımızla hem de
yapmayı başaramadıklarımızla ölçüldüğümüzün bilincindeyiz. Sadece
kanun, kural ve yönetmelikler tarafından belirlenen asgari koşullara
uymanın ötesine geçiyoruz.
Iron Mountain personeli olarak Hesap Verebilirliği şu şekilde
ortaya koyuyoruz:
>>Daima etik davranarak ve başkalarının etik davranmasına yardımcı olarak
>>Kendi çıkarlarımız açısından değil şirketin çıkarları açısından en uygun kararları
alarak
>>Başkaları uygun şekilde davranmadığında, konuyu üst makamlara arz ederek ve
gerektiğinde yolsuzluğu rapor ederek
>>Yükümlülüklerimizi yerine getirirken, Iron Mountain’ın işlerine diğer harici işlerden
daha fazla öncelik vererek
>>Iron Mountain’ın fiziksel ve fikri varlıklarının korunmasında bizzat görev üstlenerek
>>Kendimiz için uyguladığımız yüksek standartların aynılarını uyguladıklarından emin
olmak için bayilerimiz üzerinde çalışarak
>>Eksiksiz, zamanında ve kesin doğru mali kayıtlar tutarak
>>Dünyanın dört bir yanında birlikte iş yaptığımız kişilerin temel insan haklarını
desteklediğinden emin olmak için gerekli adımları atarak
25
TEMEL DEĞER
HESAP VEREBİL
Ne yapmanız
gerekir?
SeNarYO: Siz, bir çalışanınızın
bir pazarlama broşürü için yazdığı
metni gözden geçirmekte olan bir
yöneticisiniz. Metinde gerçekten
de müthiş, çok iyi düşünülmüş
fikirler yer alıyor ve çalışanınız
olan hanımefendi, metni tamamen
kendisinin yazdığını söylüyor. Ancak
bu metin aklınıza birkaç ay önce
bir dergide okumuş olduğunuz
bir makaleyi getiriyor. Makaleyi
araştırdığınızda, çalışanınızın
kullanılan lisanı kelimesi kelimesine
kopyaladığını görüyorsunuz. Ne
yapmanız gerekir?
A. Hiçbir şey yapmazsınız. Muhtemelen
hiç kimse bunu fark etmeyecektir.
B. Meseleyi çalışana açıp, metni
yeniden yazmasını istersiniz.
Mevcut metnin broşürde
kullanılmasına izin vermezsiniz.
C. Konuyu amirinize rapor eder ve
tavsiye istersiniz.
D. Çalışanı İK’ya veya Uygunluk
Yardım Hattına rapor eder ve daha
ileri düzey girişimler beklersiniz.
Bu zor bir durumdur ve en iyi cevap, B ve
D’nin bir kombinasyonudur. Bir yönetici
olarak, çalışanlarınızın etik davranması ve
doğruluğu konusunda birtakım hak ve
sorumluluklarınız bulunmaktadır.
Çalışanınıza, bu şekilde metin kopyalamanın
kesinlikle kabul edilemez olduğunu
açıklamanız gerekmektedir; diğer taraftan,
bu ihlal o kadar ciddidir ki daha ileri düzey
disiplin önlemleri gerektirebilir. Telif
haklarının ihlali sadece şirket politikasına
aykırı olmakla kalmaz – bu aynı zamanda
yasadışıdır ve şirketin yüklü tazminatlar
ödemesine yol açabilir.
26
şİrKeT VarlıKlarıNıN KOruNmaSı
Müşterilerimizin bilgileri bize emanet edildiğinde, bu bilgilerin korunmasından
ve salimen iadesinden sorumlu hale geliriz. Şirket varlıklarının uygun şekilde
korunması, bu taahhütlerimizi tutarlı biçimde yerine getirmemize imkan verir.
FİZİKSel VarlıKlar: Şirket malları (bilgisayarlar, taşıtlar ve diğer teçhizat)
emniyetle muhafaza edilmeli ve iş dışındaki amaçlarla kullanılmamalıdır.
Fiziksel varlıklarımızın emniyetini ve güvenliğini etkileyen meseleleri derhal
rapor edin – bir el tarayıcısının kaybolması veya çalışmayan bir kapı alarmı gibi
küçük vakaları bile. Bunun yapılmaması güvenliğimizi ve müşterilerimize karşı
taahhütlerimizi yerine getirme kabiliyetimizi tehlikeye atabilir.
FİKrİ VarlıKlar: Iron Mountain önemli miktarda mahrem bilgiler ve fikri
mülkiyet üretir ve bunların sahibidir. Patentler, ticari markalar, telif hakları, mali
durumumuz ve iş süreçlerimiz hakkındaki detaylar ile çalışanlarımızın bizde
istihdam edildikleri süre zarfında yarattıkları ürünler ve icatlar bu kapsamdadır.
Sorumluluk sahibi bir Iron Mountain personeli olarak, bu varlıkların
korunmasına aşağıdaki şekilde yardımcı olabilirsiniz:
—>Hassas verileri şirket dışına gönderirken, ilgili ifşa etmeme anlaşmalarının
yapılmış olduğundan emin olarak
—>Uygun yetkiye sahip olmaksızın şirket sırlarını asla ifşa etmeyerek
—>Fikri mülkiyetin her türlü kötüye kullanımını Hukuk Departmanına
rapor ederek
> İTHalaT Ve İHraCaT DeNeTİmlerİ
Milli güvenlikle ilgili nedenlerle, Amerika Birleşik Devletleri Hükümeti (ve dünyanın
dört bir yanındaki başka devletler), şifreleme yazılımlarının ve diğer hassas
teknolojik bilgilerin ithal ve ihraç edilmesini denetim altında tutar. Iron Mountain
politikası, ABD ambargo veya yaptırım listelerindeki ülkeler veya şahıslarla
herhangi bir pazarlama, satış veya hizmet münasebetine girilmesini yasaklar.
Ülkenizin dışına teknik bilgiler veya ürünler gönderirken veya transfer ederken,
gerekli ihracat taramasının tamamlandığından emin olun ve ilgili bütün
uygunluk ve belgelendirme koşullarının yerine getirilmesini sağlayın.
Bir ithalat veya ihracatın yasallığının veya uygunluğunun belirlenmesi karmaşık
bir konu olduğundan, tavsiye almak üzere Hukuk Departmanı Global Gizlilik ve
Uygunluk Grubuna danışın.
HESAP VEREBILIRLIK
LİRLİK
HARİCİ İSTİHDAM
İşimizi iyi yaptığımız ve işyeri yükümlülüklerimizle ilgili olarak hesap verebilir
durumda olduğumuz için gurur duyuyoruz. Birden fazla işverenimizin olması,
objektif iş kararları verme kabiliyetimizi veya verimliliğimizi olumsuz etkileyebilir.
Bu bilhassa, ikinci iş bir Iron Mountain tedarikçisi veya rakibi bünyesinde
olduğunda geçerlidir.
Harici istihdam, yalnızca geleneksel anlamdaki ikinci işlerden ibaret değildir –
bununla ayrıca, Iron Mountain işgünü içinde gerçekleştirilebilecek profesyonel
hizmetler veya müşavirlik hizmetleri de kastedilmektedir. Örneğin, bir kişisel
yazılım projesi için kod yazmak veya mesai esnasında bir arkadaş için vergi
evrakı veya hukuki evraklar hazırlamak gibi çalışmalar bu kapsamdadır. Şirket
kaynaklarının (mesai saatleri içindeki zamanımız dahil) Iron Mountain dışı işler
için kullanılmasının, politikalarımıza aykırı olduğunu unutmayınız.
Iron Mountain dışında ikinci bir iş arıyorsanız, bunun bir çıkar çatışması
yaratmayacağından veya Iron Mountain istihdam yükümlülüklerinizi yerine
getirme kabiliyetini etkilemeyeceğinden emin olmak için konuyu amirinizle
görüşün.
> KESİN DOĞRU MALİ KAYITLAR/KAMUSAL RAPORLAMA
Halka açık işlem gören bir şirket olarak, mali durumumuz hakkındaki belli bazı
bilgileri kamuoyuna açıklama zorunluluğumuz vardır. Kesin doğru kayıtlar tutmak
ve şeffaf mali raporlar sunmak, hissedarlarımız nezdindeki hesap verebilirliğimizin
sürdürülmesinin ve piyasadaki kredibilitemizi arttırmanın en iyi yollarıdır.
Iron Mountain hissedarlara ve düzenleyici makamlara tam, adil, kesin doğru,
zamanında ve anlaşılabilir mali raporlar sunmaya kendini adamış durumdadır.
Bunu, aşağıdaki şekilde başarıyoruz:
——Muameleleri kesin doğru ve eksiksiz yansıtan defter ve kayıtlar tutarak
——Muhasebe ve defter tutma ile ilgili yürürlükteki bütün kanun, kural ve
PEKİ YA?
SORU: Şoförlerden birinin, Iron
Mountain yakıt kartıyla kendi
arabasının deposunu doldurduğunu
duydum. 100’de yüz emin olmadan
kimsenin başını derde sokmak
istemem ama bu kaygımı ismimi
bildirmeden belirtmemin bir yolu
var mı?
CEVAP: Evet, Uygunluk Yardım Hattı
ile bağlantı kurup isimsiz bir rapor
sunabilirsiniz. Uygunluk Yardım
Hattı’na telefon veya e-posta ile, kendi
anadilinizde erişebilirsiniz ve bu hat,
isimsiz kalınmasını garanti altına
almak için bir üçüncü taraf bayi
tarafından yönetilmektedir. (Bazı
ülkelerde isimsiz raporlama
yasadışıdır fakat Iron Mountain
kimliğinizi mahrem tutacaktır ve iyi
niyetli bir rapor verilmesi üzerine
misilleme yapılmasını kesinlikle
yasaklar.)
yönetmeliklere riayet ederek
——Sahtekarlıkla ilgili kuşkuları veya diğer mali suçları İç Denetim
Departmanına, Müdürler Kurulu Denetim Komitesine veya Uygunluk
Yardım Hattına rapor ederek
İNSAN HAKLARI
İnsan haklarına verdiğimiz değeri, iş yaptığımız her yerde çalışanlarımıza
ve birlikte iş yaptığımız kişilere saygıyla ve haysiyetlerine halel getirmeden
davranarak gösteriyoruz. İşgücünün bütün mensuplarına uygun çalışma koşulları,
ücretler ve çalışma saatleri sunuyor, çocuk veya tutuklu işgücü kullanmıyoruz.
Birlikte iş yaptığımız tarafların (bayiler, yükleniciler, müşavirler, tedarikçiler,
temsilciler, ortaklar, ortak girişimler, vs.), operasyonlarını yürüttükleri yerlerde bu
ilkeleri destekleyip teşvik etmeleri gerektiğine içtenlikle inanıyoruz.
SORU: Hassas devlet evraklarının
depolandığı bir tesisteki bir çalışan
bugün işe gelmedi. Onun yerine geçici
birini kullanabilir miyim?
CEVAP: Belli olmaz. Bazı tesislerde,
devlet yönetmelikleri ve sözleşme
şartları, yalnızca geniş kapsamlı
geçmiş ve güvenlik soruşturmalarından
geçmiş çalışanların erişimine izin
vermemizi zorunlu tutmaktadır.
Gelmeyen kişinin yerine başkasını
bulmak mümkün olsa da geçici kişinin
ilgili bütün yasal ve hukuki kısıtlamaları
karşıladığından emin olmanız
gerekecektir.
27
BİlİYOr muYDuNuZ?
Iron Mountain özel olarak tasarlanmış ve
isteğimize göre modifiye edilmiş 3.500’den fazla
kamyon ve vandan oluşan bir filoya sahiptir.
Telsiz frekansla aktive olan alarmlar, otomatik
olarak kilitlenen kapılar ve ateşleme kesicileri gibi
bir dizi en son teknoloji güvenlik özelliğiyle teçhiz
edilmiş olan araçlarımız, yürüyen kaleler olarak
tasarlanmıştır.
TEMEL DEĞER
EYLEM
YÖNELİMLİLİK
Fırsatlar ve problemlere karşı tetikteyiz
ve ivedilikle harekete geçeriz.
Meselelerin önünden gitme ve bunları olumlu, proaktif bir biçimde çözme gayreti
içindeyiz. Olaylara sahip çıkar ve sorunları çözüme ulaşıncaya kadar takip ederiz.
Süreçlerimiz iyi işlerken bile, gelecekteki ihtiyaçları öngörür ve iyileştirmeler
yapmaya yönelik girişimlerde bulunuruz.
Iron Mountain personeli olarak, Eylem Yönelimliliğimizi aşağıdaki
şekilde gösteriyoruz:
>>Mesai arkadaşlarımızın başarılı olmasını, ihtiyaç duydukları araçları, kaynakları ve desteği
kendilerine vermek suretiyle sağlayarak
>>Net bir sahibi bulunmayan görevler konusunda inisiyatif alarak
>>Meselelerle ilgilenirken, takip faaliyetlerini ve teslim tarihlerini net bir biçimde tanımlayarak
>>Bilhassa başkaları ilerlemek için bizim kararlarımızı beklerken, kararları zamanında alarak
>>Müşterilerimizin sorunlarını çözmelerine, ihtiyaç duydukları hizmetleri kendilerine teklif ederek
ve gelecekteki ihtiyaçlarını öngörerek yardım ederek
>>Bilgileri, her müşteri için teker teker en uygun şekilde yöneterek
>>Dahili kayıtları, elde tutma çizelge ve kılavuz ilkeleri doğrultusunda aktif bir biçimde yöneterek
>>İşe almada ayrımcılık yapmadan, liyakate göre karar vererek
>>Devlet sektöründen müşterilerle, devletle sözleşmelerle ilgili üstün standartlarımıza uygun
şekilde çalışarak
29
TEMEL DEĞER
EYLEM YÖNELİM
Ne yapmanız
gerekir?
SOru: Kısa bir süre önce bir kadın
bizde bir işe başvurdu. Nitelikleri
mükemmel fakat bu iş, kentin güvenli
olmayan bir bölgesinde geç saatlere
kadar çalışmasını gerektirecek. Bu işi
onun yerine bir erkeğe vermeli miyim?
CeVaP: Hayır. Değerlendirmeniz
gereken şey, adayın işle ilgili
nitelikleridir ve cinsiyet, ırk, din veya
kanunlarla koruma altına alınmış
bulunan diğer herhangi bir kişisel
özellik değildir. Bütün çalışanlarımızın
emniyetine eşit şekilde dikkat ederiz
ve bu adaya cinsiyeti nedeniyle farklı
muamele etmek, ayrımcılık sayılabilir.
aYrımCılıK KarşıTlığı, ÇeşİTlİlİğe SaYGı Ve eşİT
İSTİHDam İmKaNı
Iron Mountain’ın sürekli başarısı, pek çok adanmış çalışanımızın üstlendikleri
olmaksızın imkansızdır. İşgücümüzün çeşitliliği, bünyesinde operasyonlarımızı
yürüttüğümüz pazarların çeşitliliğini yansıtır. Bununla gurur duyuyor ve bu
çeşitliliğin, uluslararası müşteri tabanımızın çok çeşitlilik gösteren ihtiyaçlarını
karşılama kabiliyetimize doğrudan katkıda bulunduğuna inanıyoruz.
Ayrımcı davranışları önlemek ve bertaraf etmek için faal biçimde çalışıyoruz.
Çalışanların işe alınması, görevlendirilmesi, geliştirilmesi, terfi ettirilmesi veya
sözleşmelerinin feshedilmesiyle ilgili kararlar sadece liyakate dayalı olmalı ve
asla ırk, cinsiyet, din, cinsel tercih, cinsel yönelim veya koruma altında bulunan
başka bir sınıf temelinde yapılmamalıdır.
Ayrımcı bir şekilde hareket edilmesi:
—>Güvensizlik ve saygısızlık duyguları yaratır
—>En nitelikli çalışanları kendimize çekme ve bünyemizde tutma imkanından
bizi mahrum bırakır
—>Markamızı ve itibarımızı zedeler
SOru: Yerel bir bayiiyle pazarlık
ederken, satış temsilcisi bana
ağabeyinin mühim bir devlet memuru
olduğundan bahsetti. Galiba, kendi
şirketini seçersek ağabeyini, devlet
ihalelerinin Iron Mountain’a verilmesi
konusunda etkileyebileceğini ima
ediyor. Ne yapmam gerekir?
CeVaP: Devletle münasebetlerde
geçerli olan çok sıkı kurallar vardır.
Bir devlet memurunun akrabalarıyla
iş yapmayı tercih etmek, devleti
etkilemeye veya etik olmayan şekilde
iş almaya yönelik bir girişim olarak
algılanabilir. Bir karar verilmesinden
önce Uygunluk Yardım Hattı veya
Hukuk Departmanından rehberlik
hizmeti almalısınız.
30
—>Müşterilerimizi ve olası müşterilerimizi bizden uzaklaştırır
—>Hukuki takiplere neden olabilir
Iron Mountain’da ayrımcılık içeren faaliyetlere rastlarsanız, durumu yerel İnsan
Kaynakları temsilcinize veya Uygunluk Yardım Hattına rapor etmelisiniz.
DeVleTle SÖZleşmeler
Dünyanın çeşitli yerlerindeki devletler, kendi hayati kayıtlarının korunması
konusunda Iron Mountain’a güvenmektedir. Bütün müşterilerimize karşı en
yüksek dürüstlük ve doğruluk içinde hareket ettiğimiz açıktır fakat devletlere
hizmet verilirken kanunlar veya sözleşmelerimizden kaynaklanan ilave
sorumluluklar üstleniriz.
Şirketimizin devletle sözleşmelerle ilgili olarak yürürlükteki bütün kurallar,
yönetmelikler ve şirket politikalarıyla uyumlu çalıştığından emin olmak için,
mutlaka yerel devlet sözleşme politikalarını öğrenin veya Hukuk Departmanı ile
EYLEM
YÖNELİMLİLİK
MLİLİK
bağlantı kurun.
ŞİRKET KAYITLARININ YÖNETİLMESİ
İhtiyaç duyulduğunda hemen getirilebilmeleri için şirket kayıtları tutarlı ve
güvenilir bir biçimde muhafaza edilmelidir. Bu sadece dahili yükümlülüklerimizi
yerine getirmemizi sağlamakla kalmayıp bizi hukuki takiplerden, düzenleyici
kuruluşların girişimlerinden ve markamızın ve itibarımızın zarar görmesinden
de uzak tutar.
Şirket kayıtlarının uygun biçimde yönetilmesini garanti altına almak için,
aşağıdaki adımları atın:
——Kayıtları mümkün olan en uzun süre boyunca, yerel Kayıt Muhafaza
Cetveline uygun biçimde muhafaza edin.
——Kayıtları emin ve güvenli bir yerde saklayın.
——Kayıtları, Muhafaza Cetveline uygun şekilde, zamanı geldiğinde güvenli
biçimde imha edin.
Daha ayrıntılı bilgi için, lütfen yerel kayıtlar koordinatörünüzle, Hukuk
Departmanı Global Gizlilik ve Uygunluk Grubu veya Uygunluk Yardım Hattı ile
temasa geçin.
SORU: Ben bir hesap yöneticisiyim ve bütün
müşterilerimin kayıtlarını bir dosya dolabında muhafaza
ediyorum. Geçen gün bu kayıtlara göz gezdirdim ve
pek çok müşterinin artık bizimle çalışmadığını fark
ettim. Bu dosyaları parçalayarak imha edebilir miyim?
CEVAP: Hayır. Bir müşteri artık Iron Mountain ile
çalışmıyor olsa bile, kendilerinin çalışma dosyalarını
belirli bir süre boyunca, yerel Kayıt Muhafaza
Cetveline uygun şekilde saklanması gereklidir. Uygun
muhafaza süresinin belirlenmesi konusunda daha
ayrıntılı bilgi için, lütfen dahili Kayıtların Yönetimi Web
sitesine bakın veya yerel kayıtlar koordinatörünüzle
bağlantı kurun. Hukuk Departmanı Global Gizlilik ve
Uygunluk Grubu ile de temasa geçebilirsiniz.
PEKİ YA?
SORU: Iron Mountain personeli bir iş
arkadaşımın, iş sırasında alkol veya
uyuşturucu etkisi altında olduğundan
şüpheleniyorum. Ne yapmam gerekir?
CEVAP: Sağlıklı, emniyetli ve verimli
bir iş ortamı sürdürmek amacıyla, Iron
Mountain yasadışı uyuşturucu ve alkol
kullanımına karşı sıkı bir politika takip
etmektedir. Bir mesai arkadaşınızın iş
esnasında etki altında olduğundan
şüphelenirseniz, durumu amirinize
veya yönetimden başka bir kişiye
rapor etmeniz gerekir. Bu durum
sadece çalışan için değil, iş
arkadaşları hatta müşteriler için de
tehlikelidir. Bunu amirinize rapor etme
konusunda kendinizi rahat
hissetmiyorsanız Uygunluk Yardım
Hattını kullanabilir ve isminizi
vermemeyi tercih edebilirsiniz
(kanunların izin verdiği yerlerde).
Iron Mountain çalışanlarının sağlık
ve selametine kendini adamıştır.
Madde istismarı meseleleriyle
uğraşıyorsanız, kullanabileceğiniz bir
dizi kaynak vardır. Daha ayrıntılı bilgi
için, lütfen yerel Çalışan Elkitabınızın
Madde İstismarı bölümüne bakın.
31
BİlİYOr muYDuNuZ?
Iron Mountain’daki Yeraltı, tarihsel öneme sahip fotoğraf
ve negatiflerden oluşan muazzam bir koleksiyona ev
sahipliği yapmaktadır. En değerli parçalar, sıfırın altında
20 derece santigrat sıcaklığa ve yüzde 35 bağıl neme
sahip ve yaşam sürelerini 2.000 yıldan fazla uzatan bir
ortamda saklanmaktadır.
Ekip çalışması
Bireysel olarak yapabileceklerimizden
çok daha fazlasını başarmak için
ekipler halinde çalışırız.
Satış sürecinin başlangıcından, hizmet taahhütlerimizin yerine getirilmesine
kadar Iron Mountain personeli, müşterilerimize değer, tutarlılık ve zihin
rahatlığı sunmak için çalışır.
Iron Mountain personeli olarak Ekip Çalışmasını şu şekilde
ortaya koyuyoruz:
>>Müessese genelindeki amaç ve hedeflere ulaşmak için uyum içinde çalışarak
>>Çabaların gereksiz yere tekrarlanmaması için işlevler ve iş kanalları boyunca
koordinasyon sağlayarak
>>Zor meselelerle karşılaştığımızda, amirlerimizden tavsiye isteyerek
>>Yeni çalışanlara, başarılı olmak için ihtiyaç duydukları becerileri edinmelerinde
yardımcı olarak
>>Çalışanları çapraz eğitime tabi tutup, gerektiğinde iş arkadaşlarına destek
verebilmelerini sağlayarak
>>Tacizden arınmış bir iş ortamı sağlamak suretiyle, mesai arkadaşlarımızı destekleyerek
>>Mahremiyetlerine gösterdiğimiz saygı ile çalışanlar nezdinde güven oluşturarak
>>Şirket bilgisayarlarını kişisel kazanç veya eğlence için değil, iş hedeflerine ulaşmak
amacıyla kullanarak
33
TEMEL DEĞER
EKİP ÇALIŞMASI
Ne yapmanız
gerekir?
SOru: Hanım mesai arkadaşıma
her zaman, ağır kutuları kaldırmak
için yardıma ihtiyacı olup olmadığını
soruyorum. Yeterince güçlü
olmadığından endişeleniyorum ve
kendini incitmesini istemiyorum. Yine
de yardım teklifimi hep geri çeviriyor.
Yanlış bir şey mi yapıyorum?
CeVaP: İhtiyacı olan bir ekip
arkadaşına yardım teklif etmek doğru
bir şeydir ama mesai arkadaşınıza sırf
hanım olduğu için farklı davranmanız
doğru değildir. Eğer bu işe alınmışsa,
ister fiziksel ister başka türlü olsun
görevin gereklerini yerine
getirebilmesi şarttır. Kendisine yardım
teklifinde bulunmak, tacizkar bir
davranış olarak algılanabilir ve şirket
politikasını veya kanunları ihlal etmek
anlamına gelebilir.
TaCİZ
Bütün çalışanların destekleyici, profesyonel ve tacizden arınmış bir ortamda
çalışmaya hakları vardır. Ekip çalışması demek, hem mesai arkadaşlarımızın
bireyselliklerine ve benzersizliklerine saygı duymak hem de düşmanca,
korkutucu veya saldırgan davranışlara asla kalkışmamak demektir.
Hareketlerinize daima dikkat edin ve siz sadece şaka yaptığınızı zannederken
karşınızdakinin taciz edildiğini düşünebileceğini aklınızdan çıkarmayın.
Politikalarımız tacizkar davranışları kesinlikle yasaklar. Aşağıdakiler taciz
kapsamına girer:
SÖZel: Bir kişinin ırkı, etnik kökeni, milliyeti, dini, cinsiyeti, cinsel yönelimi
veya tercihleri vs.ye yönelik hakaretler; tehditlerde bulunmak; bağırmak ve
küfretmek; iffetsiz veya bayağı yorumlar yapmak; ve uygunsuz, saldırgan veya
cinsel açıdan müstehcen materyal içeren e-postalar göndermek
FİZİKSel: Hoş karşılanmayan dokunma veya cinsel girişimler; birinin bir odayı
terk etmesini fiziksel olarak engellemek; işyerinde şiddet veya korkutma; ve
dikkatsiz araç ve makine kullanmak
GÖrSel: Şirket araçlarına yapıştırılan müstehcen tampon çıkartmaları ve
uygunsuz veya cinsel içerikli fotoğraflar, posterler veya karikatürler göstermek
Eğer taciz kurbanı veya tanığı olursanız, durumu rapor etme zorunluluğunuz
bulunmaktadır. Amirinize veya yöneticinize, yerel İnsan Kaynakları temsilcinize
veya Uygunluk Yardım Hattına başvurun.
SOru: Bir grup çalışan, mesai
arkadaşlarımdan birine karşı sıklıkla
zorbaca davranıyor ve arkasından
uygun olmayan yorumlar yapıyor.
Bu davranışlarını rapor etmek
istiyorum ama o zaman da bana
yöneleceklerinden endişeleniyorum.
Ne yapmam gerekir?
CeVaP: Tacizkar davranışı
derhal rapor edin. Bir ekip, eğer
profesyonel ve destekleyici bir iş
ortamı sunamazsa, etkin biçimde
çalışamaz. Bunun gerçekleşebilmesi
için aktif bir rol üstlenmeniz gerekir.
Rapor verdiğinizde, şirket ilgilileri
araştıracak ve (gerekirse) kendilerine
disiplin uygulayacak ve size karşı
misilleme yapılmasına müsamaha
göstermeyecektir. İsminizi vermeden
rapor etmek sizi daha rahat
hissettirecekse, bunu (kanunların izin
verdiği yerlerde) Uygunluk Yardım
Hattını arayarak yapabilirsiniz.
34
ÇalışaN maHremİYeTİ
Müşterilerimizin bilgilerinin gizliliğine olan saygımız, ekip arkadaşlarımız
hakkında topladığımız şahsi veriler için de geçerlidir.
Iron Mountain personeli olarak, bu saygıyı aşağıdaki şekilde inşa ediyoruz:
—>Mesai arkadaşlarımıza, şahsi bilgilerimizi neden istediğimizi ve bu bilgileri
nasıl kullanacağımızı açıklayarak
—>Şahsi bilgileri yalnızca, iş açısından bir gereklilik söz konusu
olduğunda toplayarak
—>Mesai arkadaşlarımızın şahsi bilgilerini tartışmayarak
—>Şahsi bilgileri sadece, bunların toplanma amaçları doğrultusunda
kullanarak
—>Bilgilerin bize emanet edilmesinden itibaren onları korumaya yönelik
gerekli önlemleri alarak
EKIP ÇALıŞMASı
UYGUN BİLGİSAYAR KULLANIMI
Bilgisayarlar ve enformasyon sistemleri verimliliği arttırıp ekip üyeleri arasındaki
iletişimi kolaylaştırabilse de bunların uygunsuz kullanımı kaynak kaybına neden
olabilir, güvenliğe halel getirip markamızı ve itibarımızı zedeleyebilir.
Şirket bilgisayar sistemlerini kullanırken, lütfen aşağıdakileri yapmayın:
——Uygunsuz Web sitelerine girmeyin
——Şüpheli e-posta eklerini açmayın
——Oturum açma adlarını veya şifreleri paylaşmayın
——İstenmeyen, spam e-postalar, zincir mektuplar veya tehditkar veya
saldırgan içerik taşıyan mesajlar göndermeyin
——Iron Mountain veya müşteri bilgilerini harici Web sitelerinde, mesaj
panolarında, bloglarda veya sosyal medya sitelerinde yayınlamayın
——İnterneti iş dışı amaçlarla aşırı kullanmayın
——Iron Mountain’ın güvenlik politikalarını veya başkalarının kanuni haklarını
ihlal eden yazılımları indirip kurmayın
Daha ayrıntılı bilgi için, lütfen yerel gizlilik ve güvenlik politikalarınıza bakın.
SORU: Amirim bugün, fazla mesai yapacak
olmama rağmen kartıma normal çıkış zamanını
işletmemi istedi. Mesai saatlerimi gelecek hafta
zaman çizelgeme elle işleyeceğini söyledi. Bu
uygun mudur?
PEKİ YA?
SORU: Mesai arkadaşlarımızdan biri
son zamanlarda işe geç geliyor
erkenden çıkıyor; insanlar sorular
sormaya başladı. Yöneticimin
masasında, bu çalışanın ciddi bir
hastalık nedeniyle izne ayrılacağını
belirten bir form gördüm. Neler olup
bittiğini anlasınlar diye durumu diğer
çalışanlara söyleyebilir miyim?
CEVAP: Hayır. Çalışanların özel
bilgileri – sağlık bilgileri de buna
dahildir – tamamen mahrem
tutulmalıdır. Yöneticiniz o formu sizin
görebileceğiniz bir yerde
bırakmamalıydı ve sizin de formu
okumamanız gerekirdi.
Öğrendiklerinizi tekrarlamayın.
CEVAP: Hayır. Mesai saatlerinin bir ödeme
döneminden bir başkasına kaydırılması, ücretlerin
ve fazla mesailerin yanlış ödenmesine sebep
olabileceğinden, doğru değildir. Çalışılan saatlerin
zaman çizelgelerinde kesin doğru biçimde
gösterilmesi ve başka günlere veya dönemlere
kaydırılmaması zorunludur. Böyle bir durum ortaya
çıkarsa lütfen İnsan Kaynakları veya Uygunluk
Yardım Hattı ile bağlantı kurun.
35
DAHA FAZLA BİLGİNİN NASIL
EDİNİLECEĞİ
Politika ve Prosedürler
Etik Kuralları ve İş Davranışları, bir Iron Mountain çalışanı olarak karşı karşıya
kalabileceğiniz etik meseleler hakkında kılavuz ilkeler sağlar. Kuralları
okumaya ek olarak, daha ayrıntılı bilgi içerebilen şirket politikalarımıza ve
prosedürlerimize de başvurmalısınız.
Belirli bir politikanın en güncel, yerel bir sürümü için amiriniz veya yöneticiniz,
yerel İnsan Kaynakları temsilciniz, Hukuk Departmanı Global Gizlilik ve
Uygunluk Grubu veya Uygunluk Yardım Hattına danışın.
Etik Kuralları ve İş Davranışlarının hükümleri konusunda nadir durumlarda istisnalar
uygulanabilir. Böyle bir istisna talep ediyorsanız, lütfen şirketin Baş Hukuk Müşavirine
başvurunuz. ABD Hükümeti, Müdürler Kurulu veya Iron Mountain liderlerinden diğer belli
bazı kişilere sağlanan istisnaların, Menkul Kıymetler Borsası Komisyonuna (Securities and
Exchange Commission) rapor edilmesini zorunlu tutmaktadır.
36
uygunluk Yardım Hattı
uygunluk
Yardım Hattı
Uygunluk Yardım Hattıyla bağlantı kurarak etikle
ilgili kaygılarınızı veya etik ihlallerini günün 24
saati, yılın 365 günü bildirebilir veya sorular
sorabilirsiniz. Yardım Hattı bağımsız bir şirket
tarafından işletilmektedir ve (kanunların izin
verdiği durumlarda) kimliğinizin tamamen gizli
kalmasını tercih edebilirsiniz.
Dünyanın herhangi bir yerinden
ücretsiz arayabilirsiniz.
Bu sayfanın sağında yer alan telefon numaraları
listesine bakınız. Ayrıca, +1.503.726.2426
numaralı telefonu ödemeli arayabilirsiniz.
Aşağıdaki adrese giderek, İnternet üzerinden
bir rapor göndermeniz de mümkündür:
www.ımComplianceHelpline.com
Arjantin
0.800.555.0906
Arjantin
0.800.444.8084
Avusturya
1.800.339276
Avusturya
0800,291870
Belçika
0800,77004
Brezilya
0800,8911667
Kanada
866.668.3837
Şili
1230.020.5771
Çin (Kuzey)
10.800.712.1239
Çin (Güney)
10.800.120.1239
Kıbrıs*
+1.503.726.2426
Çek Cumhuriyeti
800.142.550
Danimarka
80.882809
Fransa
0800.902500
Almanya
0800.1016582
Cebelitarık*
+1.503.726.2426
Yunanistan
00800.12.6576
Macaristan
06.800.17199
Hindistan
000.800.100.1071
Endonezya
001.803.011.3570
Endonezya
007.803.011.0160
İrlanda
1,800615403
İtalya
800,786907
Japonya/J5
0066.33.11.2505
Japonya/JP
00531.121520
Lüksemburg
800.2.1157
Malezya
1.800.80.8641
Mauritius*
+1.503.726.2426
Meksika (M1.M5)
001.8008407907
Meksika (YENİ)
001.866.737.6850
Hollanda
0800.0226174
Yeni Zelanda
0800.447737
Norveç
800.15654
Peru
0800.52116
Polonya
0.0.800.1211571
Romanya*
+1.503.726.2426
Rusya
8.10.8002.6053011
Singapur
800.1204201
Slovakya
0800.001.544
İspanya
900.991498
Sri Lanka*
+1.503.726.2426
İsviçre
0800.562907
Tayvan
00801.13.7956
Türkiye*
+1.503.726.2426
Ukrayna*
+1.503.726.2426
Birleşik Krallık
0800.032.8483
Amerika Birleşik
Devletleri
866.668.3837
Amerika Birleşik
Devletleri
+1.503.726.2426
*Ödemeli arama
745 Atlantic Avenue
Boston, Massachusetts 02111, USA
(800) 899-IRON
ironmountain.com
TR-ENT-BR-122310-002
© 2011 Iron Mountain Anonim Şirketi. Her hakkı saklıdır. Iron Mountain ve dağ tasarımı Iron Mountain Anonim
Şirketinin tescilli markalarıdır. Diğer tüm markalar ilgili sahiplerinin malıdır.
ETİK
KURALLARI
Uygunluk Sertifikası
Iron Mountain’ın Etik Kurallar ve İş Davranışlarını okuyup anladığımı
beyan ederim.
TARİH
İSİM (BASILI)
İMZA
BÖLÜM/HİZMET HATTI
YER
SADECE İNSAN KAYNAKLARI İÇİN
İK TEMSİLCİSİ
ÇALIŞAN KİMLİK NO
TR-ENT-BR-121109-001
© 2011 Iron Mountain Anonim Şirketi. Her hakkı saklıdır. Iron Mountain ve dağ tasarımı Iron Mountain
Anonim Şirketinin tescilli markalarıdır. Diğer tüm markalar ilgili sahiplerinin malıdır.

ETİK KURALLARI - Iron Mountain

Transkript

Benzer belgeler

Brandeval

Yaşayan Değerler,Yükselen Başarı

başvuru formunu indir

İş Yeri Hakları Politikası

KLOPİDOGREL

izlemek için 13 ya da öylesine başlatılması

Global sorumluluk taşıyan global şirket