GİB E-FATURA PORTALI KULLANIMI

GİB E-FATURA PORTALI KULLANIMI
Elektronik Fatura Uygulaması, önceden tanımlanmış kullanıcıların UBL-TR
standardında ve faturaların elektronik belge olarak düzenlenmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi
ve belirlenen veri aktarım protokolü aracılığı ile gönderen tarafından alıcı tarafa iletilmesini
sağlayan bir tür mesajlaşma alt yapısıdır .Bu alt yapının oluşturulması için gerekli olan şartlar
aşağıdaki adımlar ile size daha iyi şekilde anlatıma sunulmuştur.
**E-Fatura uygulama zorunluluğu olan mükellefler ( bu linkte kimlerin uygulamadan
yararlanacağı belirtilmiştir
http://www.efatura.gov.tr/dosyalar/tebligler/421SiraNoluVUKGenelTebligi.pdf ) Elektronik
ortamda GİB E-Fatura Portalından ya da posta yoluyla başvurularını yapmaları
gerekmektedir.Başvurularını yaparken 3 tane yöntem sunulmaktadır. Mükellefler, başvuru
esnasında uygulamadan yararlanma yöntemlerinden durumlarına uygun olan birisini
belirtmek zorundadır. Uygulamadan yararlanmak isteyen mükelleflerin uygulama karşısındaki
durumu ve uygulamadan yararlanma prosedürleri, yapacakları başvuru üzerine Başkanlık
tarafından belirlenecektir.
**E-Fatura Uygulamasında Yararlanılacak Yöntemler
i.Özel Entegrasyon Yöntemi
ii. Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu Yöntemi
iii. Gelir İdaresi Başkanlığı E-Fatura Portal Yöntemi
** Başvuru işlemlerini yapmış ve tamamlamış mükellefler TÜBİTAK - KamuSM tarafından
mali mühür sertifikası ve şifreleri teslim aldıktan sonra www.efatura.gov.tr adresinden
Entegrasyon İşlemleri bölümünden BİS Raporu ve test tanım formunu elektronik ortamda
doldurarak göndereceklerdir. Doldurulan BİS Raporu ve Test Tanım Formu GİB tarafından
kontrol edilir. Test Tanım Formu ve BİS Raporu uygun bulunan mükelleflere entegrasyon
çalışmalarına başlama izni verilecek ve test hesapları tanımlanacaktır. Test Tanım Formu ve
BİS Raporu’nda eksiklik ve/veya hata olan mükelleflere hata ve/veya eksikliklerin giderilmesi
için başvuru formunda belirtilen e-posta adresine elektronik posta gönderilir. Hata ve/veya
eksiklikleri giderilen test tanım formu ve BİS raporu yeniden aynı yöntemle entegrasyon
işlemleri bölümünden GİB sistemine gönderilir. e-Fatura uygulaması kapsamında fatura
oluşturma, gönderme ve alma işlemlerini entegrasyon usulü ile gerçekleştirmek isteyen
mükelleflerin entegrasyon çalışmaları tamamlanana kadar kullanıcı hesapları aktive
edilmeyecektir. 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen
mükelleflerden e-fatura başvusunu yapmış ancak 2013 yılının sonuna kadar entegrasyonlarını
tamamlamamış olmaları halinde 31.12.2013 tarihi itibariyle portal hesapları aktive edilecektir.
**Uygulamaya yeni kaydolan mükelleflerin, kayıtlı kullanıcılar listesinde ilan edilmelerini
izleyen 7 gün içerisinde e-Fatura düzenlemeleri ve almaları, diğer kayıtlı kullanıcıların yeni
kayıt olan kullanıcılara bu süre içerisinde e-fatura göndermeleri zorunlu değildir. e-Fatura
uygulamasından yararlanan mükellefler hesapların aktive edilmesini takip eden 7 günden
sonra kayıtlı kullanıcılara e-fatura göndermek ve almak zorundadırlar.
E-Fatura Portalı; Internet Explorer 8, Firefox, Google Chrome, Safari ve Opera tarayıcıları ile
uyumlu olarak çalışmaktadır. Ayrıca, portalın çalışması için bilgisayarınızda Java'nın (JRE) en az
1.6 versiyonunun kurulu olması gerekmektedir.
**Size tavsiye edilen Java 1.6 ve üstü versiyonlar için aşağıda belirtilen ayarların yapılması
gerekmektedir.
**Bilgisayarınızın güvenlik duvarının kesinlikle kapalı olması gereklidir.
1-Bilgisayarınızdan Başlat menüsü Denetim Masası(Control Panel) dizinine gidiniz.
2-Denetim Masası ekranından Java ikonuna çift tıkladığınızda Java Control Panel penceresi
açılacaktır.
3-Açılan pencereden java sekmesini seçiniz ve view butonuna tıklayınız.
4- Gelen penceredeki Runtime Parameters alanına -Xmx256m değeri yazılarak OK butonuna
tıkladıktan sonra java ile ilgili ayarlarınız tamamlanmış olacaktır.
Bu işlemlerden sonra sisteminizde kurulu olan Micrasoft.Net Framework versiyonunu kontrol
edip Micrasoft.Net Framework 4,5.1 sürümüne yükseltiniz.
Bir sonraki adımınız ise Mali Mühür(E-İmza) için sizlere verilen usb benzeri kart okuyucu
cihazınızı bilgisayarınıza tanıtmak olacaktır.
Bunun için yapılması gerekenler ise,
Kamu Sertifikasyon Merkezi ‘ndeki sürücü yükleme servisi işlemleri
(http://www.kamusm.gov.tr/islemler/surucu_yukleme_servisi/) linkinden
Yukarıda belirtilen özelliklerinizi seçtikten sonra 2.adım olan kart okuyucunuzu seçiniz.
Yalnız burada size yardımcı olacak dikkat edilmesi gereken nokta kart okuyucunuzu
seçtiğinizde, aşağıda görüldüğü gibi seçilen kart okuyucunuzun resmi ekrana gelecektir.
Son olarak üçüncü adım olan akıllı kart seçimi olacaktır. Kart seçimini de yaptıktan sonra
sürücüleri göster seçeneğini tıklayınız.
Gelecek olan ekrandan kart okuyucunuzun ve akıllı kart sürücülerinizi ve kurulum yardım
dökümanlarınızı indirip kurunuz.
Bu işlemler bitikten sonra sistem ve E-İmza ile ilgili kurulum aşamaları tamamlanmış
olacaktır.
VEGA E-FATURA BASİT ENTEGRASYON
1.Adım : Vega Basit Entegrasyon için ilk olarak programınızın versiyonunu son sürüme
yükseltmeniz gerekmektedir.Yalnız e-Fatura test denemeleri için ilk etap da sadece E-İmza
Cihazı takılı olan E-Fatura entegrasyonunu yapacağınız bilgisayarınızda programı
güncellemeniz yeterlidir.Müşterinizin kurulu olan sistemindeki versiyonu E-Fatura ile ilgili
denemeleriniz ve test işlemleriniz tamamlandıktan sonra yükseltiniz.
2.Adım: Vega kurulum cd’si içerisinden çıkan eFaturaBasitEntegrasyonSetup.exe ‘yi
çalıştırınız ,kurulum yapılan dizin ile Vega’nın kurulu olduğu dizinin aynı olmasına dikkat
edin ve next butonlarına basarak ilerleyiniz.Gelen ekrandan install butonuna basınız ve
kurulumun tamamlanmasını bekleyiniz.Kurulum tamamlandığında finish butonuna basarak
işlemi tamamlayınız.
Kurulum tamamlandığında bilgisayarınızın masaüzerine aşağıda görüldüğü gibi Vega eFatura
BE adında bir exe oluşacaktır.
Vega eFatura BE exe’sini açıp çalıştırmadan önce Vegawin Programınız içerinde yapılması
gerekenler aşağıda maddeler halinde açıklanmaktadır.
Cari Kart Üzerinde Yapılması Gerekenler
1.Adım: VegaShell’in kurulu olduğu dizinden Yönetim.exe ‘yi çalıştırın.İşlemler Firma
işlemlerinden E-Fatura Entegrasyonu yapacak olan firmayı seçip düzenle butonuna basınız.
2.Adım: Gelen ekranda vergi dairesi, vergi numarası ve adres bilgilerini doldurarak basit
entegrasyon işaretleyiniz.Firmanız E-Fatura entegrasyonu kullanmayacaksa E-Fatura
kullanılmıyor alanını, Entegratör Firma ile entegre yapacaksa Entegratör Firma alanını
işaretleyiniz ve tamam butonuna basarak işlemi bitiriniz.Burada dikkat edilmesi gereken en
önemli noktalardan biriside Vergi Dairesi ve Vergi Numarası asla boş bırakılmamalıdır ve
mutlaka Vergi Numarası girerken numara ardışık olarak girilmeli ve arada boşluk
bırakılmamalıdır.
Cari kart üzerindeki vergi dairesi ve vergi numarası da mutlaka dolu olmalı ve vergi numarası
ardışık olarak yazılmalıdır.
3.Adım: Vega Shell Programını açtıktan sonra cari kart düzenle dediğinizde gelen ekranda EFatura sekmesini göreceksiniz. Bu sekmeye tıkladığınızda gelen ekranda E-Fatura Kullanıcısı
otomatik olarak işaretli gelecektir. Senaryo alanından ise kullanacağınız senaryoyu Temel
Faturamı ( Elektirik, Su vb. gibi iadesi mümkün olamayan) yada Ticari Faturamı ( idaesi
mümkün olan)seçiminizi yapınız.
4.Adım: Yeni bir fatura keseceğiniz zaman cari kart açtığınızda müşterinin E-Fatura mükellefi
olup olmadığını Cari kart /Efatura sekmesindeki Sistemden Kontrol Et alanından kontrol
edebilirsiniz.
Stok Kartı Üzerinde Yapılması Gerekenler
E-Fatura uygulaması kapsamında belli bir standarttın oluşturulabilmesi için stok
kartlarında kullanılan birimler artık bizlerin oluşturacağı birim isimleri veya kısaltmalarla
değil (örneğin Adet yerine Adt gibi.) UBL-TR standartları tarafından kabul edilen standartlar
şeklinde olacaktır.Bu birimlerin nasıl olacağı sizlere Stok Kartlarında Kullanılacak Standart
Birim İsimleri.txt dosyası adı altında ek bir dosya olarak verilecektir. Bu nedenle stok
kartlarını nasıl düzenlenmesi gerektiği bilgisi aşağıda açıklanmaktadır.
1.Adım: Stok kartı düzenle dediğinizde gelen ekrandan üç noktaya tıklayarak birim
tanımlama ekranını açınız.
2.Adım: Stok kartı birim tanımlama ekranından düzenle dedikten sonra gelen ekrandan birim
alanının yanında bulunan üç noktaya basarak tanımlanmış olan birimlerinizi göreceksiniz.
Buradaki birim tanımlarının sizlere gönderilen Stok Kartlarında Kullanılacak Standart Birim
İsimleri.txt dosyasında birim isimleriyle aynı olup olmadığını kontrol ediniz.
3.Adım: Yine stok kartları üzerinden yapılması gereken bir başka işlemde ÖTV ve ÖİV
uygulamaları ile ilgilidir.
4.Adım: Stok kartı üzerinde ÖTV ve ÖİV alanları dolu ise kapsadıkları ÖTV ve ÖİV vergi
kodlarını Stok kartı üzerinde Özel Kodlar/ İstihbarat sekmesindeki P-3 alanına yazmaları
gerekmektedir.
Cari kart ve stok kartı üzerindeki düzenlemeler bittikten sonra E-Fatura kesme ve entegre
etme işlemlerine başlayabilirsiniz.
Vega eFatura Basit Entegrasyon
bilgi ekranı görünmektedir.
ikonuna tıklayınız. Gelen pencerede ilk olarak
Ayarlar butonundan Veritabanı adı, firma ve dönem bilgisi, birde Vegawin’den
oluşturacağınız faturalarınızı kaydedileceği klasörü belirledikten sonra Kart Okuyucu Pin’i
alanına size verilen Akis Akıllı Kart üzerindeki numarayı yazınız.
E-Fatura Mükellefleri alanından ise E-Faturaya kayıtlı kullanıcıların listesi xml dosyasını
https://gbpktest.efatura.gov.tr/efatura/ linkinden indirdikten sonra seç butonuna tıklayarak
indirdiğiniz dosyayı seçerek açtığınızda ekrana kayıtlı kullanıcıların listesi gelecektir.
Bu ekranda listelenen kullanıcıları güncelle butonuna basarak sisteme kayıt etmiş
oluyorsunuz. Bu saye de Vegawinden yeni bir cari kart açtığınızda cari kart içerindeki Efatura alanından Sistemden Kontrol Et diyerek bu carinin E-Fatura mükellefi olup olmadığını
kontrol etmiş olacaksınız.
Vega E-Fatura Gönderilecek Faturaları ve Vegawinden Alma ve E-Fatura Portalına Aktarma
İşlemleri
1. Adım: Gönderilecek Faturalarım alanından kesmiş olduğunuz E-faturalar listelenir.
2.Adım: Ekrana gelen gönderilecek faturalarınızı kaydet butonuna basarak kaydettiğiniz
günün tarihi ile bir zip dosyası Ayarlar sekmesindeki Kayıt Klasörü adının altında vermiş
olduğunuz dizinde oluşacaktır. Örneğin, C:\Vegawin\E-FaturaGönderilecek\15112013.zip
gibi.
3.Adım: Oluşturmuş olduğunuz zipli dosyanın içerisindeki herhangi bir faturada sonradan bir
değişiklik yapmak zorunda kalırsanız.Değişiklik yaptığınız fatura Oluşturulmuş Faturalar
menüsünde karşınıza gelecektir.Buradan faturayı Selected alanından seçimini yapıp Yeniden
Oluştur butonuna basarak C:\Vegawin\E-FaturaGönderilecek\ klasörünün altında değişiklik
yaptığınız faturanın zipli dosyası yeniden oluşacaktır.
4.Adım: Faturalardan oluşan bu zip paketi hazırlandıktan sonra,E-Fatura Portal Menüsünde
https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp şifrelerinizle giriş yaptıktan sonra, Yükleme
Araçları altındaki Fatura Yükle bölümüne giriniz Açılan Fatura Yükle ekranında bulunan Yükle
bölümde bulunan “Browse”(Dosya Seç) butonu tıklandıktan sonra açılan pencereden bilgisayarda
bulunan zip paketi seçilerek Yükle butonuna tıklayınız.
5.Adım: Bu işlem sırasında bir hata gerçekleşir ise ekranınıza uyarı mesajı gelecektir. Bu
durumda fatura yükleme işlemlerini tekrar kontrol edip Fatura Paketinin(zip dosyası) belirtilen
şartlara uygun olarak yeniden hazırlanmanız ve yukarıdaki yükleme işlemlerini yeniden yapmanız
gerekmektedir. Yükleme işlemi hatasız tamamlanan faturalar ise Yükleme Araçları menüsünde
yer alan “Yüklenmiş Faturalar” bölümü altında görüntülenecektir.
6.Adım: Yine aynı ekrandan, yüklenen faturalar seçilip “gönder ” butonuna basılır ve alıcının
etiketinin seçilebileceği alan ekrana gelir. Bu alandan alıcının etiket bilgilerini seçerek “Tamam”
butonuna tıklayınız. Bu ekrandan, yüklenen faturalar seçip “Gönder” butonuna basılarak alıcısına
gönderiniz.
Artık fatura yükleme ve gönderme işleminiz tamamlanmıştır.
7.Adım: Bir sonraki fatura yükleme işleminizden önce kontrol amaçlı, en son gönderdiğiniz
faturanın numarası Son Evrak Numarası alanından takip edebilirsiniz.
Vega E-Fatura Gelen Faturalarlı Kabul Etme ve Vegawine Akatarma İşlemleri
1Adım: E-fatura Portalından gelen kutusu altından Arşiv sekmesinden size gelen Efaturaları
seçerek indir dediğinizde gelen ekrandan faturaları bilgisayarınızda kayıt
edeceğiniz(indireceğiniz) dizini belirtiniz. Örneğin, C:\Vegawin\ EFaturaGelen gibi.
2.Adım: Vega E-FaturaBasitEntegrasyon içerinden Gelen Faturalarım menüsünden seç
butonuna basınız.
3.Adım: Seç butonuna bastığınızda gelen ekrandan E-Fatura portalından size gelen faturaları
indirdiğiniz dizini seçiniz. Örneğin, C:\Vegawin\ EFaturaGelen
4.Adım: Seçilen dizin içerindeki zip’li dosyayı işaretleyip aç butonuna basınız.
5.Adım: Vega E-Fatura Basit Entegrasyon Gelen Faturalarım penceresine zipli dosyanın
içindeki faturalarınız geldikten sonra Entegrasyonu Başlat butonuna basınız.
6.Adım: Entegrasyon başlattığınızda eğer size gelen faturalardaki cariler sizin programınızda
kayıtlı cari değilse karşınıza bir pencere açılacak ve orada cariler listelenecektir. Listelenen
ekranda carilerin vergi kimlik numaraları(VKN) alanı ve Adres alanı boş geliyor ise bu
alanları doldurmanız gerekmektedir.Bu alanları doldurduktan sonra tamam butonuna
bastığınızda buradaki cariler otomatik olarak veritabanınızda açılmış olacaktır.
7.Adım: Cariler açıldıktan sonra aynı pencereden bu kez de programınızda kayıtlı olmayan
stok listesi ekrana gelecektir. Bu ekrandan sizde kayıtlı olmayan stoklar farklı isimde
listelenecektir. Sizde karşılığı olmayan stok ile sizdeki stoğu eşleştirmiş olacaksınız.
8.Adım: Buradan sizde karşılığı olmayan stokları bire bir eşleştirmek için seçim alanından
işaretledikten sonra, Vegawin Stok Karşılığı alanındaki (…) ‘ya tıklayıp gelen ekrandan sizde
kayıtlı olan stoğun stok kodu,malın cinsi yada barkod alanından herhangi birini yazıp stok ara
yaparak tamam butonuna basınız.
9.Adım: Gelen penceredeki stok listesinde üzeri mavi renk ile işaretli olan stoklar yani sizde
kayıtlı olmayan stoklar, bu birebir eşleştirme sayesinde sizde kayıtlı olan stoğunuzun muadili
olarak programa eklenmiş olacaktır.
10.Adım: Bire bir stok eşleştirme işlemleri tamamlandıktan sonra ekranda toplu olarak
eşleştirme yapacağınız stoklar(mavi renk ile işaretlenmemiş) ve sizde kayıtlı olan herhangi
bir eşleştirme yapılmadan otomatik olarak programa aktarılan stoklar ekrana listelenecektir.
Bu ekrandan toplu olarak eşleştirme yağacağınız yani seçim yaptığınız stokların sadece bir
stok koduna göndereceğiniz stokları seçerek stok belirle butonuna basınız Örneğin; temizlik
malzemeleri stoklarını Muhtelif Stok adı altında aktarmak gibi.
Yukarıda anlatılan adımlar tamamlandıktan sonra artık vegawin programınızın içerisinden
eski faturalar /alış faturaları altından E-Fatura portalından gelen faturalarınızı görebilirsiniz.