Ülkü KULAÇ Workshop

SADECE PARÇALARI DEĞİL
BÜTÜNÜ İYİLEŞTİRMELİYİZ
DEĞER AKIŞI HARİTALAMA
A. Bir işin yapılışını baştan sona
takip etmek, fiziksel ve bilgi
akışlarındaki tüm adımları
görsel olarak sembollerle
ifade etmek
B. Daha sonra, sembolleri
kullanarak değerin nasıl
akması gerektiğini gösteren
bir “gelecek durum haritası”
çizmek
Sadece israfı değil, israf kaynaklarını görmek
İsrafı yok etme yollarını bulmak
Harita aracının kullanılması
Süreç ailesi
tespiti
Benzer süreç adımları ve ortak
kaynakları kullanan hasta ve hizmet
akışları
Mevcut durum
çizimi
Sistem mevcut durumda nasıl işliyor?
Katma değer yaratan adımları ve israfları
belirle, israfların kök sebebine ulaş
Gelecek durum
çizimi
Gelecek durumda nasıl çalışmalıyız?
Yalın teknikleri kullanarak, kesintisiz
akış ve ilk seferde doğruyu sağlayacak
ve israfları yok edecek çalışma
yöntemlerini tanımla
Uygulama
planı
uygulama
Gelecek duruma ulaşabilmek için
yapılması gereken faaliyetleri ve
sorumluları belirle
• Süreç : Acil Servis
• Acil serviste verilmekte olan hizmetler muayene ve
küçük müdahaleler, laboratuar tetkikleri, röntgen ve
ultrason
Verilen Hizmet
Muayene
Muayene+Laboratuar
Muayene+Röntgen
Muayene+Ultrason
Muayene+Laboratuar+Röntgen
Muayene+Laboratuar+Ultrason
Muayene+Röntgen+Ultrason
Muayene+Laboratuar+Röntgen+Ultrason
Hasta Sayısı
%5
%45
%15
%5
%12
%8
%3
%7
• Yapılış sırası ile soldan sağa doğru işlemler
• Arada bekleme olmaksızın yapılan bir dizi işlem için
tek işlem kutusu
• Her işlem için bilgi kutusu
• Değer yaratan süre ile beklemeleri ayıran zaman
ekseni
Hastayı
teslim al
w
PT=10 dk
ÇŞ: 7/24
Hemşire
gözlemi
PT=9 dk
ÇŞ:7/24
# 7 kişi
20
10
w
Doktor
muayene
PT=60 dk
ÇŞ: 8-18
# 3 kişi
25
9
w
30
60
Süreç göstergeleri
Yapılan iş
Test
İşlem görmeyi
bekleyen iş (stok)
Öncelik
kriteri
İşi yapan
İşlem kutusu
5
Yeni hasta
Kullanılan ekipman
AR100
TKNS
ERP
Çalışma zamanı: 8:00-16:00
Kullanılan
program / sistem
İşlem süresi: 3 dk
İşin yapılışı şeklini,
kısıtlarını, toplam iş
akışına etkisini
anlamamıza yarayacak
bilgiler
Frekans: günde 2
Hazırlık süresi: 15 dk
Bilgi kutusu
Çalışan sayısı: 5 kişi @ %20
Süreç göstergeleri bazen tek tek işlem adımları yerine
bir grup süreç adımı için de konulabilir
PT, DT, LT, VAT
OUT
Değer
Yaratan
Değer
Yaratmayan
İşlem Süresi
(işin yapılabildiği süre)
Bekleme Süresi
(iş sırası, hazırlık, bilgi, onay vb. )
Akış süresi
(işin başlangıcından bitişine tüm beklemeler dahil)
• Prosesi yöneten, harekete geçiren bilgi
• İşlemlerle ilgili sistemsel kayıt ve raporlar
w
Hasta
kayıt
sistemi
Hasta
numune
Hastayı
teslim al
w
PT=10 dk
ÇŞ: 7/24
20
10
Hemşire
gözlemi
PT=9 dk
ÇŞ:7/24
# 7 kişi
9
Lab test
PT=1 dk
FR=günde 1
Test
sonuçları
Hasta
notları
w
125
Doktor
muayene
PT=60 dk
ÇŞ: 8-18
# 3 kişi
60
w
30
• Ekip olarak bir hastayı sürece girişinden çıkışına
kadar izleyin
• Her hasta farklı olabilir ama bu gözlem neyin
üzerinde detaylı durmanız gerektiğini gösterecektir
• Fiilen ne yapıldığını anlayın, gözlemlerinizi not edin
• Sadece izleyici olun, israfları gördüğünüzde suçlayıcı
olmayın veya düzeltici müdahalede bulunmayın
• İyileştirme fikirlerinizi uygulamaya geçmeden önce
“gerçeği” kavradığınızdan emin olun
• Varsayım ve farklı görüşleri açıklıkla tartışın,
veriler ile teyit edin
• Neden sorusunu sürekli sorun
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Süreç performansı yeterli mi?
Hastanın kalite ve zaman beklentisi karşılanıyor mu?
İşin akışının kesildiği yerler nereler ve neden?
Kuyrukların (beklemelerin) oluştuğu yerler nereler? Kök
sebepleri neler?
İşin partiler halinde yapılması hangi sorunlara yol açıyor?
Hatalar ve tekrarlı işler var mı? Karar ve onay noktaları akışı
nasıl etkiliyor?
Standart işin olmadığı, kişiye ve zamana göre işin yapılış
şeklinin ve süresinin değiştiği yerler nereler?
Farklı bilgi sistemleri doğru şekilde entegre edilmiş mi?
İşler düzenli olarak belli bir mantığa göre önceliklendiriliyor mu
ve bu önceliklendirme doğru mu?
Bir sonraki adım hazır olmadan bilginin itildiğini gösterir deliller
var mı?
 Değer
– Müşteri gözünden beklentiler tanımlanmış
 Akış
– Bekleme olmadan, kesintisiz, geri dönüşsüz
– İlk seferde doğru
 İşin yapılışı
– Standart metodlar
– İşi yaparken doğru ve eksiksiz
 Mükemmellik için yönetim
– Süreç gözden geçirme noktaları tanımlı
– Gözden geçirme sonuçları aksiyona dönüşüyor
İŞLEM
Aylık
Ortalama
Timpanometrik İnceleme
422
Basit Odyometri
29
Odyolojik Tetkik Komple
43
Bera
35
Kalorik Test (Eng Kayıtlı)
4
Komple Vestibuler İnceleme
20
İşitme Cihazı Tatbiki
30
Müşteri talebinin hızı
İş yapma hızı için bir hedef oluşturur
Sürekli akışı mümkün kılar
Takt Zamanı =
Günlük çalışma süresi
Günlük müşteri talebi
Hasta
Sayısı
Ocak
Şubat
Mart
Nisan
Mayıs
Haziran
Temmuz
Ağustos
Eylül
Ekim
Kasım
Aralık
Ortalama
11355
10556
10233
16135
16380
16590
17116
17785
17154
16290
17770
16509
15323
Hizmet Sayısı
Laboratuar
Röntgen
22131
6576
21991
5675
20936
5706
21235
9936
20345
10121
23123
10043
25200
9544
24667
9285
21883
9579
20045
8849
21853
9940
21015
8829
22035
8674
Ultrason
1350
1426
1498
1452
1543
1645
1495
1603
1561
1477
1715
1462
1519
Hasta başına hizmet
Laboratuar
Röntgen
Ultrason
1,95
0,58
0,12
1,94
0,50
0,13
1,84
0,50
0,13
1,87
0,88
0,13
1,79
0,89
0,14
2,04
0,88
0,14
2,22
0,84
0,13
2,17
0,82
0,14
1,93
0,84
0,14
1,77
0,78
0,13
1,92
0,88
0,15
1,85
0,78
0,13
1,94
0,76
0,13
Takt = 30 gün * 24 saat / aylık ortalama hasta sayısı
Takt = 2,82 dakika
Laboratuar için Takt = 1,96 dakika
Kaynak: Ömer Faruk EFE, Selçuk Üniversitesi
Akışın
sağlanması
için her
kaynağın
takta
uygun
kapasitesi
olmalı
Takt gün içinde
değişebilir. Her takt
seviyesi için ayrı
dengeleme yapılmalı
saat aralığı 9:00-16:00 16:00-22:00 22:00-9:00
takt (dakika)
7
14
30
mevcut durum toplam PT
PERSONEL SAYISI
Doktor
35
5,0
2,5
1,2
Yatan hasta kayıt
23
3,3
1,6
0,8
Yatak yönetimi
13
1,9
0,9
0,4
Kayıt
7
1,0
0,5
0,2
Yatan hasta kayıt
19
2,7
1,4
0,6
Hemşire
22
3,1
1,6
0,7
Teknisyen
21
3,0
1,5
0,7
Hemşire
3
0,4
0,2
0,1
Hasta bakıcı
35
5,0
2,5
1,2
• Standart İş (verimli ve tutarlı iş metodu)
• Yerinde Kalite (Poka-yoke, kontrol listeleri, PUKÖ,
kaynakta muayene, geri bildirim, eğitim,…)
• Görsel Kontrol (anormalliği farketmek, performans
izleme, kritik nokta,…)
• 5S (düzenli ve temiz iş yeri)
• TPM (makine bakım sistemleri)
• 6 sigma (değişkenliği azaltmak)
Hata ve problemlerin kök nedenleri
Problem: Hastanın acil servisten yatış kabulünde gecikme
1.Sebep
Çıkış onayı görünmüyor
2.Sebep
Hastanın şahsi eşyaları
bulunamıyor
3. Sebep
Taşıma elemanı yok
Neden?
Onay bilgisi işlenmemiş
Neden?
Eşyalar triyajda doğru
yerleştirilmemiş.
Neden?
Taşıyıcılar diğer hastalarla
meşgul
Neden?
Doktor çok meşgul,
yazıcıya iletmemiş
Neden?
Neden?
Hastayı ED ye almak için Taleplere çabuk cevap
acele ediliyor
verebilecek kadar taşıyıcı yok
Neden?
Gelen hasta sayısı
artıkça bir sonraki
vakaya odaklanılıyor
Neden?
Bütçe/ Finansal nedenler
Neden?
Taşıma maliyetleri giderleri
direkt etkiliyor, hasta
beklemeleri ise dolaylı
Gelecek durum çizimi
w
Hastayı
teslim al
w
PT=10 dk
ÇŞ: 7/24
20
Hemşire
gözlemi
w
PT=9 dk
ÇŞ:7/24
# 7 kişi
20
10
Doktor
muayene
Radyoloji
20
10
sinyal
Gözlem-muayene
• Hasta herhangi bir
yere bırakılıyor
w
PT=6 dk
ÇŞ:7/24
Uzman
değerlen
dirme
PT=7 dk
ÇŞ:7/24
35
6
7
ÇÖZÜM
• Hasta tanımlanmış
yere getirilir
• Hemşire ve doktor
aynı yerde
• Hemşire çağırılıyor
• Doktor aranıyor
• Görüntüleme
uzakta
Doktor
değerlen
dirme
45
10
AKIŞ PROBLEMLERİ
w
PT=10 dk
ÇŞ:7/24
Cap %92
PT=10 dk
ÇŞ:7/24
25
9
w
PT=60 dk
ÇŞ:talebe göre
%85 tam zamanında
20 dakikada 1 hasta
35
64
• Görüntüleme
yakında
• Takt hızında çalışma
• Yatak gerekli sinyali
gönderilir
• İşin akışı ve bilgi akışı, zaman ekseni ve özet performans
• Akışın kesilmediği alanlar tek proses kutusu ile gösterilir
• Sistemin işlemesi için gerekli kaizenler belirtilir
Hasta planlama
sinyal
Gözlem-muayene
klinik
Talep edilen
prosesi
tetikle
Yatan hasta
işlemleri
Standart
iş
PT=60 dk
ÇŞ:talebe göre
%85 tam zamanında
20 dakikada 1 hasta
buffer
hücre
%85 tam zamanında
25
35
64
Takta göre
dengeli
28
25
85
92
•
Mevcut durumda yapılacak her değişim bir kaizen
çalışmasını gerektirir.
•
Yalın tekniklerin uygulanması
•
Proje planı ve sorumluluklar
•
Planı gözden geçirme
•
Sonuçların izlenmesi ve PUKÖ
•
Hangi performans göstergelerini ne sıklıkta izlemeliyiz?
•
Problem tespiti ve hemen aksiyon alma
•
Günlük saha toplantıları
•
Aylık kokpitler
Önlem
al
Planla
Durumu
kavra
Kontrol
et
Uygula
Uygulama planı
İş hedefi
Hasta memnuniyeti
Son gözden geçirme
Proje hedefi
Acil servisten yatarak tedaviye hızlı geçiş
Gözden geçirme sıklığı
Yönetici
Sonraki gözden geçirme
Tarih
Genel durum
Amaç
Aksiyon
1. ED gözlem hücresi
Ekip
60%
Zaman Planı
Durum
1 2 3 4 5 6 7 8
21 dk
Ali
OK
Q=%85
Ayşe
OK
3. Sinyal
mekanizmaları
max
bekleme
25 dk
Hasan
%40 OK
4. Günlük takip
sistemini kur
15.Eyl
Neşe
Takta uygun
hizmet ve
2. Yatış işlemlerinde
kesintisiz akış
standart iş
her hasta 21
dakika
Hedef Sorumlu
7 gün
• Herkesin resmin bütününü görmesini sağlar
• İsrafları yok edebilmek için yol gösterir
• Uzlaşıya varmayı mümkün kılar
• Ortak bir dil geliştirir
• Uygulama için eylem planı sağlar
UYGULAMAYA GEÇMEDİKÇE
ÇİZDİĞİNİZ DEĞER AKIŞ HARİTALARININ
HİÇ BİR DEĞERİ YOKTUR
Teşekkür ederiz