Kullanım Klavuzu

DERSHANE OTOMASYONU KULLANIM KLAVUZU
AkSoft Yazılım
www.aksoftyazilim.com
[email protected]
DERSHANE OTOMASYON PROGRAMI
Dershane
Otomasyonu,
özel
dershane, okul, kurs, akademi ve etüt
merkezlerinin
yapabilmelerini
entegre
öğrenci
takibi
sağlayan
birbirine
modüllerden
oluşmuş
çok
kapsamlı bir otomasyondur.
Dershane
Otomasyonu,
sözü
edilen kurumların öğrenci takibi ile ilgili
bütün
iş
ve
işlemlerini
bilgisayar
ortamında tutmak, ihtiyaç duyulduğu
anda kolayca ulaşmak, gerektiğinde
düzenlemek, silmek ve esnek rapor
yapısıyla
kurumunzun
çalışmalarına
yön verecek bir yazılım olup uzun
süren titiz ve özenli bir çalışma sonucu
ortaya çıkmıştır.
15 yılı aşkın bir süredir zamanın teknolojik gelişmelerine uygun, yeni bekleti ve ihtiyaçlar doğrultusunda gelişimini
devam ettiren bu yazılım, Windows XP ve üzeri işletim sistemlerinde çalışmakta olup, tam bir Windows uygulamasıdır.
Programın kullanımı oldukça kolay ve listelemeleri son derece esnek olacak şekilde tasarlanmıştır. Özel
dershanelerin öğrenci takibi ile ilgli bir çok iş ve işlemlerini kapsamanın yanında, özel okul, etüt eğitim merkezleri,
akademiker, muhtelif kurslar ve öğrenci yurtlarının ihtiyaçlarına da tam cevap vermektedir.
Programın dizaynında karmaşadan uzak, kolay erişilebilir olması yönünde sistematik bir yapı oluşturulmuştur. Bu
sayede kullanım rahatlığı sağlanmış ve kullanıcının gereksiz detaylarla uğraşmaması hedeflenmiştir. Her modül kendi
içerisinde rapor barındırmakta olup, rapor karmaşasının önüne geçilmeye çalışılmıştır.
Program, Öğrenci Kayıt İşlemleri, Taksit Takip İşlemleri, Fatura İşlemleri, Devamsızlık Takibi işlemleri, Doküman
Takibi İşlemleri gibi başlıca ana modüllerin bir araya gelmesiyle oluşmuştur.
Kayıt & Tashih Modülü : Dershane otomasyonunun omurgasını oluşturan, öğrenci kayıtlarının girildiği ve takip
edildiği ana modülüdür. Kayıt ile ilgili okul, sınıf, danışman, kurs gibi genel tanımlamalar, öğrenci kayıt bilgilerinin giriişi,
düzenlenmesi, değiştirilmesi, silinmesi gibi işlemlerin yapıldığı ve kayıtla ilgili onlarca raporun yer aldığı modüldür.
Taksit Takip Modülü : Öğrenci ödeme bilgilerinin yer aldığı modüldür. Taksitlendirme, çek senet, gelir-gider takibi
kasa durumu, banka işlemleri ve kredi kartı ödemeleri, makbuz ve senet düzenleme gibi alt bölümlerin yer aldığı ve
taksitlerle ilgili onlarca raporu bünyesinde bulunduran bir modüldür.
Fatura Modülü : Fatura planlarının yapıldığı ve tek tek veya toplu olarak fatura kesimlerinin gerçekleştirildiği
modüldür. Otomatik fatura planlarının yapılmasında, bastırmış olduğunuz faturalara ayarlanabilen esnek yapısıyla kolay
kullanım sağlayan, nokta vuruşlu yazıcı ve lazer uyumlu fatura kesebileceğiniz ve onlarca raporu kolaylıkla
alabileceğiniz bir modüldür.
Yoklama Modülü : Öğrenci yoklamlarının takip edildiği modüldür. Gerek elle gerekse akıllı tahalar vasıtasıyla
alınan yoklamaların yer aldığı ve bunlarla ilgili raporların alınabildiği modüldür.
Döküman Modülü : Öğrencilere dağıtılan dökümanların takip edildiği modüldür. Toplu olarak veya tek tek
dağıtılan dökümanların kaydedilmesi ve girilen stoklara göre kalan dökümanların tesbit edilebildiği bu kayıtlarla ilgili
birçok raporun alınabildiği bir modüldür.
2
PROGRAMIN KURULUMU
Programınız oldukça kolay bir
kuruluma sahiptir.
Aşağıda yer alan adımlara dikkat ederek kurulum yapılması
durumunda programınız sorunsuz bir şekilde çalışacaktır.
Gerekli Ekipmanlar : Öncelikle programın çalışabilmesi
için bilgisayarınızın yazıcı portuna (LPT) veya USB portuna
takılabilen bir program kilidinizin (Dongle) olması ve bunun
kurulum
yapacağınız
gerekmektedir.
Sözü
ana
bilgisayarınıza
edilen
program
takılı
kilidi
olması
(dongle)
programcınız tarafından size sağlanacaktır.
İkinci olarak kurulum yapacağınız yazılımın hazır olması
gerekmektedir. Bu yazılımı “www.aksoftyazilim.com” internet
adresinden “Dershane Otomasyonu” bölümüne girerek indirebilirsiniz. Bu sayfada “Sistem Dosyaları” ve “Program
Dosyası” isminde 2 yazılım göreceksiniz. “Sistem Dosyası” bilgisayarınızda “AkSoft” yazılımlarının çalışabilmesi için bir
altyapı oluşturmaktadır. “Program Dosyası” ise otomasyonu yüklemek için kullanacağınız yazılımdır.
Sistem Kurulumu : AkSoft yazılımlarından herhangi birini ilk kez kurmanız durumunda öncelikle sistem
dosyalarının kurulumunun yapılması gerekmektedir. Kurulum için “aksoft_sistem.exe” programını çalıştırınız.
Eğer işletim sistemi olarak Windows 7 ve üzeri bir işletim sistemi kullanıyorsanız program üzerine farenizle sağ
tıklayarak “Yönetici Olarak Çalıştır” seçeneğine tıklayınız. Aksi halde bu işletim sistemlerindeki güvenlik algılamaları
fazla olduğundan programınızın ayarları doğru olarak yapılamayacaktır.
Bilgisayarınız ağ üzerinden çoklu olarak kullanılabildiği için program datalarının bulunacağı bilgisayar Server (Ana
Bilgisayar) seçeneği seçilmeli ve program kilidi de bu bilgisayara takılmalıdır. Farklı bir bilgisayardan Ana bilgisayardaki
dataları kullanmak için ise “Client (Terminal)” seçeneğinin seçilmesi gerekmektedir.
Server seçeneği bölümünden programın kurulacağı serveri seçin. Bu özelliği Server5-1 olarak bırakabilirsiniz.
Farklı bir server seçimi demek program dataları için farklı bir harddisk klasörü demektir. Örneğin Server5-1
“C:\AkSoft\Datalar1” klasörüne yönlenirken, Server5-2 “D:\AkSoft\Datalar2” klasörüne yönlendirilebilir.
“Server Yolu” seçeneğinde herhangi bir değişiklik yapmayınız. Varsayılan klasöre kurulum yapılacaktır.
“Program Yolu” seçeneğini değiştirmenize gerek yoktur. Ancak isterseniz programınızın yolunu değiştirerek farklı
bir klasörde çalışmasını sağlayabilirsiniz.
“Data Yolu” seçeneğinde değişiklik yapmanız gerekmiyor. Ancak isterseniz datalarınızın farklı bir harddsik
klasöründe olmasını sağlayabilirsiniz. Genellikle işletim sistemi harddiskinizin “C:\” bölümüne kurulduğundan hardiskiniz
bölünmüş ise “D:\” daha güvenli olabilir. Dolayısı ile program yolunu isteğe bağlı olarak “D:\AkSoft\Datalar1” şeklinde
değiştirerek datalarınızın “D:\” bölümünde yer almasını sağlayabilirsiniz.
Ayarlarınızı gözden geçirdikten sonra “Yüklemeyi Başlat“ tuşuna basarak kurulum işleminizi tamamlayınız.
Program Kurulumu : Kurulum için “drs2010_kur.exe” programını çalıştırınız. Eğer işletim sistemi olarak Windows
7 ve üzerini kullanıyorsanız program üzerine farenizle sağ tıklayarak “Yönetici Olarak Çalıştır” seçeneğine tıklayınız.
Aksi halde bu işletim sistemlerindeki güvenlik algılamaları fazla olduğundan programınızın ayarları doğru olarak
yapılamayacaktır.
Eğer Windows sürümünüz 64 bit ise “drs2010_kur.exe programını “C:\AkSoft\Program” klasörüne kopyalayarak
çalıştırmanız gerekmektedir. Çalışırken bir hata ile karşılaşırsanız “www.aksoftyazilim.com” adresinden 64 bit dongle kilit
sürücülerini indirerek bilgisayarınıza kurmanız gerekmektedir.
3
GENEL AYARLAR
Programınızı ilk kez kurduğunuzda çalışır hale
getirebilmek için bazı ayarları yapmalı veya kontrol
etmelisiniz. Ana menüden "Ayarlar" bölümüne girdiğinizde
programınızın genel ayarlarını yapabileceğiniz bir ekran
açılacaktır. Şimdi burada yer alan seçenekleri inceleyelim.
Bilgisayar Konumu : Program kilidinizin takılı
olduğu bilgisayar ana bilgisayar, diğerleri ise terminal
bilgisayarlardır. Eğer datalarınız, kurmuş olduğunuz ve
ayarlarını
yapacağınız
bilgisayarda
yer
alıyorsa
“Bu
Bilgisayarın Konumu” bölümünden birinci seçeneği, aksi
durumda ikinci seçeneği işaretleyiniz.
Program Kilidi (Dongle) : Programınız "Dongle" adı
verilen bir program kilidi ile çalışmaktadır. Size gönderilen program kilidi yazıcı portu için ise birinci seçeneği, USB portu
için (Mavi) ise ikinci seçeneği, Farklı USB Bellek ise üçüncü seçeneği işaretleyiniz.
Data Server : Dataların bulunduğu server seçeneğine program kurulumu sırasında işeretlemiş olduğunuz
seçeneği işaretleyiniz. Bu seçenek varsayılan olarak “Server5-1” olarak ayarlıdır. Bu alanda yer alan tuşlarla serverinizi
başlatabilir veya durdurabilirsiniz. Yeşil renk serverinizin düzgün çalıştığını, kırmızı ise serverde bir sorun olduğunu
gösterir. Programa girebilmek için mutlaka serverinizin çlışıyor olması gerekmektedir.
Server Adı ve IP No : Programınız bir server programı olduğundan datalara IP numarası veya bilgisayar adı
üzerinden erişebilmektedir. Datalarınız ana bilgisayarda tutulduğundan haliyle buraya da her zaman ana bilgisayarın adı
veya IP numarası yazılmalıdır.
Eğer bilgisayarınız otomatik IP alıyorsa yani her açıldığında farklı bir IP numarası alma durumu varsa ya sabit IP
ayarlarının yapılması veya bu alana ana bilgisayar adının yazılması gerekmektedir. Aksi takdirde ayarladığınız IP
numarası değiştiğinde programa girişte hata ile karşılaşabilirsiniz. Bilgisayarınızn IP numarasını ve adını bu alanın
altında "Bu bilgisayarın adı" ve "Bu bilgisayarın IP Numarası" başlıkları altında görebilirsiniz.
İp numaranızı veya bilgisayar adını girdikten sonra "Bağlantı Kontrol" tuşuna basarak datalarınıza ulaşılıp
ulaşılamadığını kontrol edebilirsiniz. Eğer datalara ulaşılamadı uyarısı alıyorsanız "Server Kontrolü" tuşuna basarak
açılan ekrandan serverinizin çalışıp çalışmadığını kontrol edebilirsiniz.
Bu ekranda sağ tarafta yer alan listeden "aksoft-server5-1" veya kurmuş olduğunuz server'e uygun olan seçeneği
bulunuz Yanında "Başladı" ifadesini görüyorsanız serveriniz düzgün olarak çalışıyor demektir. Eğer göremiyorsanız
üzerine farenizle çift tıklayarak açılan ekrandan "Başlat" tuşuna basınız. Serverinizin başlamaması durumunda sistem
dosyalarının tekrar kurulumu sorunu çözebilir.
Program Seri Numarası : Programınız her bilgisayar ve oturum için farklı bir seri numarası üretmektedir.
Programınızın çalışabilmesi için bu seri numarasının kilit ayarlarına kaydedilmesi gerekmektedir. Bu işlem ilk
kurulumlarda genellikle otomatik olarak gerçekleşir. Eğer “Program Seri No Kayıtlı Olmayabilir” uyarısı alıyorsanız
yönetici adı ve şifrenizle giriş yaparak Program seri numaranızı ilgili alana yazarak kaydetmeniz sorunu çözecektir.
Varsayılan Ayarlar : Bu alanda gireceğiniz bilgiler sayesinde programa girişte öğretim yılı ve şube seçmek
zorunda kalmazsınız. En sık kullandığınız öğretim yılı ve şube kodunuzu buraya yazarak otomatik seçilmesini
sağlayabilirsiniz. Programdan aldığınız listelerde seçimlik olarak kurum logonuzun da görünmesini istiyorsanız logonuzu
"jpg" uzantılı olarak hazırlayıp, programınızın bulunduğu klasöre (Ör: C:\AkSoft\Program) koyunuz. buradan ise
logonuzun tam adını (ör : logo.jpg) yazınız.
4
Güncelleme Kontrolü : Bu alanda birinci seçeneği
seçmeniz durumunda kullandığınız bilgisayar internete
açıksa programınız çalıştırıldığında internnetten yeni bir
sürümün olup olmadığı kontrol edilecek, varsa nelerin
yenilendiği veya eklendiği bilgisi verilecek ve istenirse tek
tuşa basılarak programınız güncellenecektir.
Programınızda sürekli yenilikler yapıldığından ve
varsa hatalar giderildiğinden her zaman en son sürümün
kullanılmasını tavsiye ediyoruz. Program güncellemesi
bilgilerinizde bir kayba sebep olmaz. Ancak yıllık destek
sürenizin sona ermesi durumunda indireceğiniz
yeni
güncellemeler bilgisayarınızda çalışmayacaktır.
Yedekleme Tercihiniz : Programınız bu alanda sizin belirleyeceğiniz seçeneğe göre otomatik yedekleme işlemi
yapabilir. Programınızın açılışta, kapanışta, hem açılış hem de kapanışta yedekleme yapmasını isteyebilir veya otomatik
yedeklemeyi iptal edebilirsiniz.
Yedekleme yapılırken sadece sizin bu alanda seçerek yedekleme listesine eklediğiniz şubeler dikkate alınacaktır.
Buradan yedekleme yapılmasını istediğiniz öğretim yılı ve şube kodunuzu seçerek yedek listesine eklemeyi
unutmayınız.
Unutmayın : Yedek çok çok önemlidir. Bilgisayarınız çökse geri almanız programları yeniden kurmanız mümkün
ama yedeğiniz yoksa yapılabilecek bir şey de yok. Yedek hayat kurtarır. Bu nedenle kesinlikle yedeklemeyi ihmal
etmeyiniz. Yedeklerinizi mümkünse aynı bilgisayarda bulundurmayınız. Harddiskinizin çökmesi durumunda bu
yedeklerde kaybolacaktır. Bunun yerine harici bir harddisk veya USB bellek kartına yedekleme almanız yararınıza
olacaktır. Yedekleme yaparken en azından geriye dönük bir haftalık yedeği de muhafaza ediniz. Bir data kaybında
sonradan farketiğiniz bir problem bir gün öncesinin yedeğiyle sizi kurtaramayabilir.
Programınız
erişim
güvenliğine
büyük
önem
vermektedir. Her kullanıcı programın bütün detaylarını
kullanamaz. Ancak kendisine yönetici tarafından verilen
yetkiler çerçevesinde işlem yapabilir. Bunun için kurumda
tam yetkili bir kişinin belirlenmesi ve bu kullanıcının diğer
kullanıcıların çalışma alanını belirlemesi gerekmektedir.
Yönetici
ayarları
bölümünde,
yönetici
olarak
belirlenen kişinin yapabileceği işlemler yer almaktadır.
Program Yönetcisinin normal kullanıcılardan farklı olarak
ayrı bir yönetici adı ve şifresi vardır. Bu şifre programınız ilk
kurulduğunda
varsayılan
Programı kurduğunuzda
olarak
"aksoft"
dur.
Lütfen
yönetici işlemleri panelinden
yönetici şifrenizi değiştiriniz.
Program Kilit Ayarları : Programınız bilgisayarınıza kurulduğunda her bilgisayar ve oturum için ayrı bir seri
numarası üretilecektir. Programınızın çlışabilmesi için "Server Ayar" sekmesinde yer alan bu numaranın "Program Kilit
Ayarları" bölümüne kaydedilmesi gerekmektedir. Bu seri numarası kaydedilmediği veya yanlış kaydedildiği durumlarda
programınıza bağlantı sağlanamayacaktır.
Bu ekranda satın almış olduğunuz lisans adedi kadar bilgisayarın seri numaralarını girebilirsiniz. Giriş yaparken
sıralamanın bir önemi yoktur. İstediğiniz alana giriş yapabilirsiniz.
5
Yönetici Şifresi Değişikliği : Yönetici şifresi kurumlarda programdan tam sorumlu olan yalnız bir kişide
bulunmalıdır. Yönetici adı ve şifresinin başkalarıyla paylaşılmaması, başkaları tarafından da biliniyorsa derhal
değiştirilmesi gerekmektedir.
Bu bölüme tıkladığınızda ilk olarak karşınıza mevcut yönetici adınız ve şifrenizin istendiği ekran gelecektir. Bu
bilgileri doğru olarak girdiğinizde yeni kullanıcı adı ve şifrenizi girebileceğiniz bir ekran açılacaktır. Bu bilgileri de
girdiğinizde aynı bilgilerin onaylanması için tekrar girilmesi istenecektir. Bunu da düzgün olarak girdiğinizde kullanıcı
adınızı ve şifrenizi unuttuğunuzda hatırlatma için kullanabileceğiniz hatırlatma sorusu ve cevabının girilebileceği bir
ekran karşınıza gelecektir. Bunu da doldurup onayladığınızda şifreniz değiştirilmiş olacaktır.
Yönetici Şifresi Hatırlatma : Yönetici şifrenizi girerken hatırlatma sorusu da girilmektedir. Eğer şifrenizi
unutursanız bu bölüm hatırlamanız için size yardımcı olabilir. Bunun için "Yönetici Şifremi Unuttum" tuşuna basınız
karşınıza bir hatırlatma sorusu gelecektir. Cevabını doğru olarak girdiğinizde karşınıza yönetici adı ve şifreniz gelecektir.
Şifre İçin Yardım Alın : Sistem yoneticilerinin yönetici şifrerelrini unutması halinde öncelikle hatırlatma bölümünü
kullanmalıdır. Buna rağmen yönetici şifrenize ulaşamazsanız "Şifre İçin Yardım Alın"
tuşuna basınız ve programcınızı arayınız. Açılan ekranda “Gönder” tuşunu kullanarak
şifreleri programcınıza gönderiniz. Programcınız gönderilen kodları onayladıktan sonra
“Şifre Al” tuşuna basarak gönderdiğiniz kodlara karşılık gelen şifreleri alınız. Kodlar
ekranınıza geldiğinde “Tamam” şununa bastığınızda yönetici adınız ve şifreniz size
bildirilecektir.
Girişteki Tercihleriniz : Bu bölüm program modüllerine girişte kullanıcılardan şifre isteyip istememesi ile
alakalıdır. Programa şifre ile girilmesini kesinlikle tavsiye ediyoruz. Şifre ile girilmediğinde program üzerinde yetki
sınırlaması yapmak mümkün değildir. Aynı zamanda kayıtların kimin tarafından yapıldığı, değiştirildiği, silindiği,
taksitlerin kimin tarafından alındığı yada değiştirildiğini de bilmek mümkün değildir.
Lisanslama İşlemleri : Bu bölüme ana bilgisayardan yönetici
şifresi ile girilebilmektedir ve internet bağlantısı gereklidir. Buradaki
bilgiler internnetten okunmaktadır. Girilen bu alanda iletişim bilgileri ve
program lisansı ile ilgili bilgiler yer almaktadır.
Bu bölüm programınızı ilk satın aldığınızda, Lisans eklemede,
Destek
süresinin
uzatılmasında
ve
kilidinize
lisansın
tekrar
yazdırılmasında kullanılır. Programcınız tarafından lisans artırımı veya
destek süresi bilgileri internete kaydedilecek ve siz buraya girip eksik
bilgileri doldurarak kaydet dediğinizde yeni bilgiler program kilidinize
yazılacaktır.
Programı yeni satın almışsanız ve ilk kez kuruyorsanız bu bölüme
girdiğinizde program kilidinin bulunamadığını veya kayıtlı olan lisans
numarası ile eşleşmediğini bildiren bir uyarı alacaksınız. İşleme devam
ettiğinizde program kilidinizi bilisayarınıza taktığınızda karşınıza lisans
kodu gelecektir. Eğer programla birlikte size bir geçici lisans lisans kodu
verilmişse geçici lisans bölümüne bu kodları yazarak sağında yer alan “Kontrol” tuşuna bastığınızda karşınıza
lisanslama ekranı gelecektir. Programı satın alırken size bir kod verilmemiş ise kırmızı alanda yer alan lisans kodunu
programcınıza iletmeniz gerkecektir.
Kullanmış olduğunuz bilgisayarda internet yok ve bağlamak ta mümkün değilse programı geçici olarak internet
olan bir bilgisayara ana makina olarak kurduktan sonra kilidinizi de bu bilgisayara takıp lisans bilgilerini düzenleme
işlemini yapabilirsiniz. Bu işlem bittikten sonra kilidinizi yine eski yerine takabilirsiniz.
6
Kullanıcı
Tanımlama
:
Program
yöneticisinin kendine özel kullanıcı adı ve
şifresiyle
girdiği
kullanımıyla
ilgili
bu
bölümde
son
programın
kullanıcılar
için
programı kullanma yetkileri belirlenebilmekte
ve sınırlamalar yapılabilmektedir.
Bu alanda belirli yetkilere sahip alt
yöneticiler
yöneticiler
tanımlanabileceği
altına
tanımlanabilir.
kayıt
gibi
bu
görevlileri
Tanımlanan
alt
alt
de
yöneticiler
kendilerine çizilen sınırlar doğrultusunda alt
kullanıcılarının yetkilerini belirleyebilirler.
Her
tarafından
kayıt
görevlisi
kendisine
üst
verilen
yöneticcisi
yetkiler
çerçevesinde işlem yapabilir ve bu yetlkiler öğretim yılından öğretim yılına şubeden şubeye farklılık gösterebilir. Tanımlı
bir şubede daha geniş yetkiler verilebilirken başka bir şubede bu yetkiler dahada sınırlandırılabilir.
Ekranın sol alt kısmında yer alan “Yeni Memur Tanımı” tuşuna bastığınızda memur tanımı yapabileceğiniz bir
ekran açılacaktır. Buradan memur veya alt yönetici için isim, kullanıcı adı ve şifre belirleyiniz. “Yetki Türü” alanından
yetki türünü belirledikten sonra “Yetki Amiri” kısmından üst yönetici olarak kime bağlı olacağını
açılan kutucuktan
seçiniz. Altta yer alan yetki sınırları ile ilgili seçenekleri ayarladıktan sonra “Kaydet” tuşu ile işleminizi tamamlayınız.
Tanımlama yaparken her görevliye farklı bir kod veriniz. Bu kodlar kayıt veya taksit işlemlerinde işlemin kimin
tarafından yapıldığının tespitinde işe yarayacaktır.
Bir kullanıcının bilgilerinde değişiklik yapmak istediğinizde üzerine farenizle çift tıklayarak açılacak ekrandan
değişikliklerinizi yapabilirsiniz. Bir kullanıcıyı silmek istediğinizde yine aynı ekrandan “Memur Bilgilerini Sil” tuşunu
kullanarak işleminizi gerçekleştirebilirsiniz.
Yetkileri Belirleme : “Öğretim yılı ve Şubeler” başlığı altında yer alan tablodan seçmiş olduğunuz kullanıcı için
öğretim yılı ve şube yetki tanımlamalarını yapabilirsiniz. Unutmayın her kullanıcı için her öğretim yılı ve şubeye farklı
tanımlamalar yapılabilmektedir. Burada sistem yöneticisi tarafından yetki tanımlaması yapılmayan şubeleri programa
girişte şube listesinde göremeyecek ve o şubede işlem yapamayacaksınız.
Bu ekrana bilgi girerken öğretim yılı, şube kodu ve son taksit bilgilerinin yer aldığını göreceksiniz. Öğretim yılı
alanına şube tanımlaması yaparken hangi öğretim yılını kullanmış iseniz o değeri, şube koduna şube tanımlarken
şubeye verdiğiniz kodu girmelisiniz. "Son Taksit" alanı ise o şubede hangi tarihe kadar taksit planı yapabileceğinizi
gösterir. Herhangi bir değer girmez iseniz taksit planlarken herhangi bir sınırlama ile karşılaşmazsınız.
Öğretim yılı ve şube eklemesi yaptıktan sonra ekranın sağında yer alan seçenekleri düzenleyebilirsiniz. Buradaki
seçenekleri her öğretim yılı ve şube için teker teker yapabileceğiniz gibi bir şablon oluşturup kopyalayarak diğer kullanıcı
ve şubeler için yapıştırabilirsiniz. Bunun için yetklendirmeleri yapılan bir şubeyi seçerek ekranın sağ alt kısmında yer
alan “Ayarları Kopyala” tuşuna basınız. Daha sonra ayarların aktarılacağı öğretim yılı ve şubeyi seçerek “Ayarları
Yapıştır” tuşuna basarak işleminizi tamamlayınız.
Yetki tanımları bölümünde her modül farklı bir sekmeye gelecek şekilde seçenekler ayarlanmıştır. “Kayıt”
sekmesinde “Kayıt & Tashih modülü ile ilgili yetkilendirmeler, “Taksit” sekmesinde “Taksit Modülü” ile ilgili
yetkilendirmeler, “Fatura” sekmesinde “Fatura Modülü” ile ilgili yetkilendirmeler, “Yoklama” sekmesinde “Yoklama
Modülü” ile ilgili yetkilendirmeler, “Doküman” sekmesinde ise “Doküman” modülü ile ilgili yetkilendirmeler yer almaktadır.
7
Bu yetkilendirme ayarlarını kullanarak programınızın hemen hemen her yerini kullanıcılara açabilir veya
kapatabilirsiniz. Özellikle bazı seçeneklerin son kullanıcılar için sınırlanması yararlı olacaktır.
Mecburi Alanlar : Yetki tanımları bölümünde baysedilen sekmelere ek olarak “Şart” adında bir sekme daha
göreceksiniz. Bu sekmede yer alan seçenekleri kullanarak programınızda yer alan bazı alanların kayıt sırasında
doldurulmasını mecburi hale getirebilirsiniz. Böylece daha sağlıklı bir veri yapısına sahip olabilirsiniz.
Bu alanlardan bazılarının doldurulması kayıt açısından zaten mecburidir. Mesela her öğrencinin kimlik
numarasının mutlaka alınmasını isteyebilir, Nufus bilgileri veya telefon gibi bilgilerinin mutlaka doldurulmasını
isteyebilirsiniz. Bu gibi durumlarda mecburi alanları kullanıcılar için belirleyerek kaydetmeniz gerekmektedir. Kayıt
görevlileri öğrenci kaydederken bu alanları doldurmadığı takdirde kayıt da yapamayacaklardır.
Geri Sayım Alanları : Kayıt ekranında sınavlara
kalan gün syısını hatırlatan alanlar yer almaktadır. Bu
alanlarda yer alan sınav ve geri sayım tarihleri bu bölümden
ayarlanmaktadır. Bu alanda sınav adı ve sınav tarihini
girmeniz yeterli olacaktır. Program bu tarihten geriye doğru
kalan gün sayısını kayıt ekranında gösterecektir.
Programcı Mesajları : Programcınız tarafından
genel veya size özel yazılan mesajlar program ana
menüsünde sağ alt kısımda yer alan baloncukla size
bildirilecektir.
Bu
baloncuğu
ve
mesajları
görmek
istemiyorsanız ayarlada yer alan ilgili kutucuğun işaretini
kaldırarak bunu yapabilirsiniz.
Program Başlığı : Programınız her ne kadar dershanelere yönelik olarak yazılmışsa da akademi, oku, yurt ve
benzeri kurumlarda rahatlıkla kullanabilmektedir. Program başlığınızı isteğinize göre yazarak özelleştirebilirsiniz.
Program Modülleri : Programın bütün modüllerini kullanmıyor olabilirsiniz. Kullanmadığınız modüllerin menüde
gözükmesini istemez iseniz ayarlar bölümünde yer alan seçenekleri ayarlayarak sadece istediğiniz modüllerin
görünmesini sağlayabilirsiniz. Böylece program isteğinize göre özelleşmiş olur.
8
KAYIT & TASHİH MODÜLÜ
Dershane otomasyonunun en önemli bölümü
"Kayıt-Tashih" bölümüdür. Öğrenciler ile ilgili bütün
bilgiler bu bölümden girilmekte, girilen bilgiler bu
bölümden değiştirilmektedir. Daha sonra alınacak
birçok raporun da sağlıklı olması için bu bölümde
yer alan bilgiler düzgün bir şekilde girilmelidir.
Kayıt
bölümünde
işlem
yapabilmek
için
öncelikle kayıt ile ilgili tanımlamaların yapılması
gerekmektedir. Kayıt girerken bu tanımlamalardan
yararlanılacaktır. Burada anlatılacak
olan kayıt
tanımlamalarından önemli bir kısmı programınızı
kurduğunuzda veya şube tanımladığınızda otomatik
olarak yüklenecektir.
Sube Tanımlama : Programa öğrenci kaydı yapabilmek için öncelikle şube tanımlaması yapmalısınız. Tanımlam
için üst menüden “Şube" oradan da “Şube Tanımlama” bölümüne giriniz. Açılan ekranda “Kodu” alanına
tanımlayacağınız şube için 1 ile 999999 arasında bir kod veriniz. “Adı” alanına kurum veya şube adını, “Şube” alanına
isteğe bağlı olarak şube adını, “Müdür” alanına kurum müdürünün ad ve soyadını, “Türü” alanına ise kurumunuzun
türünü listeden seçiniz ve “Kaydet” tuşu ile şubenizi tanımlayınız.
Daha önce tanımlanmış bir şubenin tanım bilgilerinde değişiklik yapmak isterseniz, şube kaydı üzerine farenizle
çift tıklayarak bilgilerinin yukarıya gelmesini sağlayınız. Sonra değişikliklerinizi yaparak tekrar kaydediniz. Bu işlem
mevcut kayıt dosyalarınız üzerinde herhangi bir değişikliğe sebep olmaz.
Eğer tanımlı bir şubeyi kayıtlarla birlikte silmek isterseniz üzerine çift tıklayıp ekrana çağırarak "Ctrl+Del" tuşlarına
basınız. Onay verdiğinizde şubeniz, içindeki kayıtlarla birlikte silinecektir.
Şube tanımından sonra o şubede işlem yapabilmek için "Genel Ayarlar" bölümünde anlatıldığı üzere kullanıcılara
yerki verme bölümüne girerek tanımlamış olduğunuz şube için yetki tanımlaması yapmalısınız. Aksi durumda
tanımladığınız bu şubede işlem yapmaya yetkili olmadığınıza dair uyarı alırsınız.
Şube Atama : Aynı öğretim yılı içine veya farklı öğretim yıllarına tanımlanmış iki farklı şube arasında kısa yol
tuşları ile geçiş yapmak isterseniz şube atama bölümünü kullanabilirsiniz. Bu durumda en çok kullandığınız şubeyi
"Ayarlar" bölümünden varsayılan şube olarak ayarlayınız. Diğer şubeyi ise "Kayıt" bölümünde yer alan "Şube"
menüsünden "Şube Atama" bölümüne girerek öğretim yılını ve şubeyi seçiniz. Bundan sonra siz değiştirene kadar
"Ctrl+R" tuşuna her basışınızda iki şube arasında programınız geçiş yapacaktır.
Okul Tanımları : Okulları taımlamak için üst menüden "Tanım",
oradan da "Okul Tanımları" bölümüne giriniz. Açılan ekranda “Kodu”
alanına 1 ile 999999 arasında bir kod, “Adı” alanına okulun adını, isteğe
bağlı olarak şube ve müdür adını girerek "Kaydet" tuşu ile bilgilerinizi
kaydediniz. Tavsiye olarak okulların MEB kodlarını kullanmanız belirli bir
düzenin oturtulması açısından size yardımcı olacaktır.
İleride okul türleri ile ilgili listelere ihtiyaç duyabilir, yada öğrenci
kaydı sırasında okullara daha kolay ulaşmak isteyebilirsiniz. Bunun için
"Okul Türü" tuşuna basarak okul türlerinizi tanımlayınız. Daha sonra
"Detay" bölümüne geçerek okul türü için tanımladığınız kodları okul
kodlarının sağında yer alan "Türü" bölümüne giriniz.
9
Okulları tek tek tanımlayabileceğiniz gibi "Detay" bölümünde iken "İmport" tuşunu kullanarak "Excel" den de
aldırabilirsiniz. Exelden bilgi alma konusunda Excelden bilgi alma işlemlerinin anlatıldığı bölüme bakınız.
Yapmış olduğunuz tanımlamaları Excele göndermek isterseniz "Export" tuşunu kullanabilirsiniz. Export altında
size iki seçenek sunulmaktadır. Biri doğrudan Excele gönderir diğeri ise "csv" olarak kaydeder. "csv" dosyaları open ofis
ile de açılabildiğinden bilgisayarınıza ofis kurulumu gerektirmez.
Daha önce tanımlanmış bir okulun tanım bilgilerinde değişiklik yapmak isterseniz, okul kaydı üzerine farenizle çift
tıklayarak bilgilerinin yukarıya gelmesini sağlayınız. Sonra değişikliklerinizi yaparak tekrar kaydediniz.
Eğer tanımlı bir okulu silmek isterseniz üzerine çift tıklayıp ekrana çağırarak "Ctrl+Del" tuşlarına basınız. Onay
verdiğinizde okul kaydınız silinecektir.
Sınıf
"Tanım"
Tanımları
menüsünde
:
Sınıfları
bulunan
taımlamak
"Sınıf
için
Tanımları"
bölümüne giriniz. Açılan ekranda “Kodu” alanına sınıfın
kodunu, "Kurs" alanına "F2" tuşunu kullanarak hangi
kursa ait bir sınıf tanımı olduğunu, “Kurs Adı” alanına
kurs adını, "Devresi" alanına devre adını (mayıs, ekim
defresi gibi), "Grubu" alanına grubunu (hafta sonu, haft
içi gibi), "Zaman" alanına (Sabah,Öğle gibi), "Bölüm"
alanına (Say,Söz gibi), "Sınıf" alanına (A,B gibi)
değerleri doldurunuz. "Kontenjan" bölümüne sınıfa
kaydedilebilecek öğrenci sayısını giriniz.
“Program Gir” bölümünden seçilen sınıfın ders
programını girebilirsiniz. Bu tanımlama elle yoklama
almanızda size kolaylık sağlamanın yanında öğrenci kayıt ekranında öğrencinin ders programını görmenizi de sağlar.
Sınıfları tek tek tanımlayabileceğiniz gibi "İmport" tuşunu kullanarak "Excel" den de aldırabilirsiniz. Exelden bilgi
alma konusunda Excelden bilgi alma işlemlerinin anlatıldığı bölüme bakınız.
Yapmış olduğunuz tanımlamaları Excele göndermek isterseniz "Export" tuşunu kullanabilirsiniz. Export ekranını
kullanarak bilgilerinizi excel, word, csv veya html olarak kaydedebilirsiniz.
Daha önce tanımlanmış bir sınıfın tanım bilgilerinde değişiklik yapmak isterseniz, sınıf kaydı üzerine farenizle çift
tıklayarak bilgilerinin yukarıya gelmesini sağlayınız. Sonra değişikliklerinizi yaparak tekrar kaydediniz.
Eğer tanımlı bir sınıfı silmek isterseniz üzerine çift tıklayıp ekrana çağırarak "Ctrl+Del" tuşlarına basınız. Onay
verdiğinizde sınıf kaydınız silinecektir.
Kurs Tanımları : Kurs türü tanımları şube tanımı sırasında
otomatik olarak tanımlanmaktadır. Ancak İsteğinize ve kullanım
alanınıza göre değiştirebilir veya yenilerini tanımlayabilirsiniz.
Kursları
tanımlamak
için
“Tanım”
menüsünden
“Kurs
Tanımları” bölümüne giriniz. Karşınıza hazırlık türlerini ve kursları
tanımlayabileceğiniz bir ekran açılacaktır.
Açılan ekranda “Hazırlık Türü” tuşunu kullanarak hazırlık
türlerini tanımlayabilirsiniz. Hazırlık türünü tanımlarken vereceğiniz
kodlar öğrencinin sınıfını temsil etmelidir. Örneğin 12.sınıflar için 12
ve mezun grubu için 13 şeklinde olmalıdır. “Tanım” alanına ise
açıklayıcı bir değer girebilirsiniz.
10
“Kurs Bilgileri” bölümünden kurslarınızı tanımlayabilirsiniz. “Kodu” alanına 1 ile 9999 arasında bir kurs kodu giriniz.
Bu kodları belli bir düzene göre vermeniz raporalırken işlerinizi kolaylaştıracaktır. “Tanım” alanına kursunuzu tanımlayan
bir kurs adı giriniz. “Alanı” bölümünden uygun olan değeri seçiniz. “Hazırlık” bölümünden daha önce hazırlık türü
bölümünde yapmış olduğunuz tanımlardan uygun olanını seçiniz. “Son Taksit” alanına o kurs için taksitlendirme
yapılırken dikkate alınacak son tarihi giriniz. Bu kodu girdikten sonra kurs adı bölümüne kursu tanımlayan bir değer
giriniz. Daha sonra “Kaydet” tuşunu kullanarak tanımı kaydediniz.
Kursları tek tek tanımlayabileceğiniz gibi "İmport" tuşunu kullanarak "Excel" den de aldırabilirsiniz. Exelden bilgi
alma konusunda Excelden bilgi alma işlemlerinin anlatıldığı bölüme bakınız.
Danışman Tanımları : Öğrencilere danışman atanabilmesi, danışman listelerinin alınabilmesi ve yoklamaların
alınabilmesi için danışman tanımlarının yapılması gerekmektedir.
Danışmanları tanımlamak için “Tanım” menüsünden “Danışman Tanımları” bölümüne giriniz. Karşınıza
danışmanlarınızı tanımlayabileceğiniz bir ekran açılacaktır.
“Danışman Grubu” bölümünden danışman gruplarınızı tanımlayabilirsiniz. “Kodu” alanına 1 ile 9999 arasında bir
grup kodu giriniz. “Tanım” alanına danışman grubunuzu tanımlayan bir isim giriniz. Daha sonra “Kaydet” tuşunu
kullanarak tanımı kaydediniz.
“Danışman” bölümünden danışmanlarınızı tanımlayabilirsiniz. “Kodu” alanına 1 ile 9999 arasında bir danışman
kodu giriniz. “Tanım” alanına danışman adını giriniz. “Branş” bölümünden uygun olan değeri seçiniz. İsteğe bağlı olarak
telefon bilgilerini giriniz. “B.Dnş” alanına daha önce tanımladığınız danışman gruplarından uygun olan kodu giriniz. Daha
sonra “Kaydet” tuşunu kullanarak tanımı kaydediniz.
Daha önce tanımlanmış bir danışmanın tanım bilgilerinde değişiklik yapmak isterseniz, danışman kaydı üzerine
farenizle çift tıklayarak bilgilerinin yukarıya gelmesini sağlayınız. Sonra değişikliklerinizi yaparak tekrar kaydediniz.
Eğer tanımlı bir danışmanı silmek isterseniz üzerine çift tıklayıp ekrana çağırarak "Ctrl+Del" tuşlarına basınız.
Onay verdiğinizde danışman kaydınız silinecektir.
Kayıt Durumu Tanımları : Kayıt durumu tanımları şube tanımı sırasında otomatik olarak tanımlanmaktadır.
Ancak İsteğinize ve kullanım alanınıza göre değiştirebilir veya yenilerini tanımlayabilirsiniz. Tanımlama sırasında 300 ün
üzerindeki kodları silinen ve default olarak listelerde çıkmayacak kayıtlar için kullanınız.
Daha önce tanımlanmış bir kayıt durumu tanım bilgilerinde değişiklik yapmak isterseniz, tanım kaydı üzerine
farenizle çift tıklayarak bilgilerinin yukarıya gelmesini sağlayınız. Sonra değişikliklerinizi yaparak tekrar kaydediniz.
Eğer tanımlı bir kayıt durumunu silmek isterseniz üzerine çift tıklayıp ekrana çağırarak "Ctrl+Del" tuşlarına basınız.
Onay verdiğinizde kayıt durumu kaydınız silinecektir.
Mesleklerin Tanımlanması : Öğrenci velileri ile ilgili bilgi girerken veli mesleği serbest olarak yazılmamakta
bunun yerine kodu girilmektedir. Bu durum mesleğe göre düzenli rapor almada işe yaramaktadır. Meslek tanımlamaları
yapılırken her meslek için bir kod belirlenmeli ve meslek tanımı yapılmalıdır.
Daha önce tanımlanmış bir meslek tanım bilgilerinde değişiklik yapmak isterseniz, meslek kaydı üzerine farenizle
çift tıklayarak bilgilerinin yukarıya gelmesini sağlayınız. Sonra değişikliklerinizi yaparak tekrar kaydediniz.
Eğer tanımlı bir mesleği silmek isterseniz üzerine çift tıklayıp ekrana çağırarak "Ctrl+Del" tuşlarına basınız. Onay
verdiğinizde meslek kaydınız silinecektir.
İl veya İlçe Tanımlanması : Öğrenci raporlarında ve adres bilgisi girişlerinde tanımlayacağınız bu kodlar
kullanılacaktır. İlçelere göre rapor almak istediğinizde bu tanımlamalar çok işinize yarayacaktır.
Daha önce tanımlanmış bir il-ilçe tanım bilgilerinde değişiklik yapmak isterseniz, il-ilçe kaydı üzerine farenizle çift
tıklayarak bilgilerinin yukarıya gelmesini sağlayınız. Sonra değişikliklerinizi yaparak tekrar kaydediniz.
11
Ödeme Şekli Tanımları : Kayıt ekranında, Taksit planlarında ve ödeme kaydederken ödeme şekli tanımlarına
iytiyaç duyacaksınız. Yapmış olduğunuz bu tanımlamalarla ödemelerin ne şekilde yapılduğına göre raporlar
alabileceksiniz. Her ödeme şeklinin sonradan değişmemesi gereken bir kodu olmalıdır. Ödeme türü alanına istediğiniz
açıklayıcı bilgiyi, "Smg" alanına ise ödemeyi temsil eden bir kısaltma (SNT,NKT,CEK gibi) girebilirsiniz. Ödeme
kayıtlarında ve bir çok raporda bu kısaltmalar görünecektir. Eğer kısaltmaları girmez iseniz bu alanları boş olarak
görürsünüz.
Daha önce tanımlanmış bir ödeme şekli tanım bilgilerinde değişiklik yapmak isterseniz, ödeme şekli kaydı üzerine
farenizle çift tıklayarak bilgilerinin yukarıya gelmesini sağlayınız. Sonra değişikliklerinizi yaparak tekrar kaydediniz.
Eğer tanımlı bir ödeme şeklini silmek isterseniz üzerine çift tıklayıp ekrana çağırarak "Ctrl+Del" tuşlarına basınız.
Onay verdiğinizde ödeme şekli kaydınız silinecektir.
İndirim Türü Tanımlama : Öğrenci ücretlerinin girişinde ve bir çok raporda tanımlanacak bu indirim türlerinden
yararlanıcaktır. Özellikle ücret raporlarında indirim türüne göre raporların alınabilmesi için bu tanımlamalar gereklidir. her
indirim türünün sonradan değiştirilmeyecek bir kodu olmalıdır. İndirim tür adına istediğiniz bir açıklamayı yazabilirsiniz.
"İnd%" alanına ise indirimin yüzdesini yazabilirsiniz.
Daha önce tanımlanmış bir indirim türü tanım bilgilerinde değişiklik yapmak isterseniz, indirim türü kaydı üzerine
farenizle çift tıklayarak bilgilerinin yukarıya gelmesini sağlayınız. Sonra değişikliklerinizi yaparak tekrar kaydediniz.
Eğer tanımlı bir indirim türünü silmek isterseniz üzerine çift tıklayıp ekrana çağırarak "Ctrl+Del" tuşlarına basınız.
Onay verdiğinizde indirim türü kaydınız silinecektir.
Pansiyon Tanımlama : Eğer kurumunuza ait bir pansiyonunuz varsa bu bölümden tanımlayabilir ve gerek normal
raporlarda gerekse sınav raporlarında pansiyonlara göre listeler alabilirsiniz.
Daha önce tanımlanmış bir pansiyon tanım bilgilerinde değişiklik yapmak isterseniz, pansiyon kaydı üzerine
farenizle çift tıklayarak bilgilerinin yukarıya gelmesini sağlayınız. Sonra değişikliklerinizi yaparak tekrar kaydediniz.
Eğer tanımlı bir pansiyon silmek isterseniz üzerine çift tıklayıp ekrana çağırarak "Ctrl+Del" tuşlarına basınız. Onay
verdiğinizde pansiyon kaydınız silinecektir.
Evrak Tanımlama : Kayıt esnasında alacağnız evraklar her yıl değişiyor olabilir. Bu nedenle programa sabit
olarak konmamıştır. 10 adet evrak tanımı yapılabilir ve isteğinize göre düzenleyebilirsiniz.
Daha önce tanımlanmış bir evrak tanım bilgilerinde değişiklik yapmak isterseniz, evrak kaydı üzerine farenizle çift
tıklayarak bilgilerinin yukarıya gelmesini sağlayınız. Sonra değişikliklerinizi yaparak tekrar kaydediniz.
Eğer tanımlı bir evrak silmek isterseniz üzerine çift tıklayıp ekrana çağırarak "Ctrl+Del" tuşlarına basınız. Onay
verdiğinizde evrak kaydınız silinecektir.
Ek Kriter Tanımları : Ek kriterler programcınız tarafından belirlenmeyen, değişik amaçlar için sizin
belirleyeceğiniz alanlardır. Beş farklı ek kriter tanımlayabilirsiniz. Öğrencileri değişik katagorilierde sınıflama ve buna
göre raporlar alabilmek için kullanılmaktadır. Diyelim kayıt referanslarını bilgisayarda tutmak istediniz ve gerektiğinde
referanslara göre liste almak istiyorsunuz. Bu durumda ek kriterlerden birisine referanslarınızı tanımlayarak kayıt
ekranından buna göre giriş yaparsınız. Rapor alırken de bu kriterdeki kodlar dikkate alınarak rapor düzenlenebilir. Bunun
gibi diğer kriterleride isteğinize göre değişik amaçlarla kullanabilirsiniz.
Daha önce tanımlanmış bir ek kriter tanım bilgilerinde değişiklik yapmak isterseniz, ek kriter kaydı üzerine
farenizle çift tıklayarak bilgilerinin yukarıya gelmesini sağlayınız. Sonra değişikliklerinizi yaparak tekrar kaydediniz.
Eğer tanımlı bir ek kriteri silmek isterseniz üzerine çift tıklayıp ekrana çağırarak "Ctrl+Del" tuşlarına basınız. Onay
verdiğinizde danışman kaydınız silinecektir.
12
Sınıflara Öğretmen Atama : Üst menüde yer alan “Tanım” ordan da "Sınıflara Öğretmen Atama" bölümüne
girdiğinizde karşınıza öğretmenleri sınıflara atayabileceğiniz bir ekran çıkar. Atama yapacağınız sınıfı seçtikten sonra
sağda yer alan branşların karşısındaki kutucuklardan ders öğretmenlerini seçebilirsiniz. Atamalarınız bittiğinde “Tamam”
tuşu ile işleminizi sonlandırınız. Bu alanda derse giren öğretmen adını göremiyorsanız "Danışman Tanımlama"
bölümünden tanımlayınız.
Fotoğraf Ekleme : Üst menüde yer alan “Tanım”
ordan da "Fotoğraf Ekleme” bölümüne girerek öğrenci
fotoğraflarını
yükleyebilirsiniz.
“Fotoğraf
Yolu”
bölümünden fotoğrafların bulunduğu klasörü seçiniz.
Fotoğraflar ekranın sağında listelenecektir.
Eğer fotoğraflar uygun boyutlarda değilse “Fotoğraf
Düzenle”
sekmesine
geçerek
fotoğrafları
uygun
boyutlarda kesebilirsiniz. Bunun için sağdan bir fotoğraf
üzerine tıklayarak ekrana gelmesini sağlayınız. Daha
sonra farenizle kesmek istediğiniz alanı belirleyiniz.
Resim parlaklığını ayarladıktan sonra “Fotoğrafı Kaydet”
tuşu ile kesilen fotoğrafı kaydediniz.
Fotoğrafı öğrenci dosyasına kaydetmek için sınıflara göre veya öğrenci numaralarına göre seçeneğiyle öğrencileri
ekrana çağırınız. Listeden bir öğrenci seçiniz. Ekranın sağında yer al fotoğraflardan öğrencinin fotoğrafını seçiniz.
“Fotoğrafı Kaydet” tuşu ile kaydınızı gerçekleştiriniz.
Eğer fotoğraflara isim olarak öğrencinin numarasını vermiş iseniz fotoğraf yükleme işleminiz çok daha kolay
olacaktır. Bu durumda Resimlerin altında yer alan “Hepsini kaydet” tuşuna bastığınızda program öğrenci numaraları ile
fotoğraf isimlerini karşılaştıracak ve eşleşenleri kaydedecektir.
Fotoğraf Çekme : Programınızın özelliklerinden birisi de WebCam ile fotoğraf çekebilmesidir. Eğer
bilgisayarınıza takılı bir WebCam varsa Üst menüde yer alan “Tanım” ordan da "Fotoğraf Ekleme” bölümüne giriniz.
Ekranın üst kısmında yer alan WebCam ikonuna tıkladığınızda fotoğraf çekimi yapabileceğiniz ekran açılacaktır.
Kamera bölümünden WebCam sürücünüzü seçiniz. “Kamerayı Başlat” tuşu ile görüntünün ekrana gelmesini
sağlayınız. Daha sonra görüntü üzerinde istediğiniz alanı farnizle seçerek “Fotoğrafı Çek” tuşuna basınız. Burada
istediğiniz kadar çekim yapabilirsiniz. Daha sonra altta çekilen resimlerden birini seçerek “Fotoğrafı Kaydet” tuşu ile
kaydediniz.
Zarf Tanımları : Öğrenci kaydı sırasında düzenleyeceğiniz zarfları programınızdan dökebilirsiniz. Eğer zarfı
doğrudan programdan yazdırma yerine matbaada bastırdığınız zarfları kullanmak istiyorsanız zarf baskısı için zarf
ayarlarını yapmanız gerekmektedir.
Üst menüde yer alan “Tanım” ordan da "Zarf Döküm Ayarları” bölümüne girerek öğrenci kayıt zarlarının
tanımlamalarını yapabilirsiniz. Açılan ekranın sol tarafında zarfa yazdırılabilecek alanlar, sağ tarafında ise bu alanları
konumları yer almaktadır. Burada yer alan “Satır” ilgili alanın mm cinsinden zarf üzerindeki dikey konumunu, “Sütun” ilgili
alanın mm cinsinden zarf üzerindeki yatay konumunu, “Boyut” uzunluğunu, “Font” font büyüklüğünü, “Bold” “N” ise
normal yazı, “B” ise kalın yazı olduğunu gösterir. “Yaz” alanı “E” ise zarf üzerinde yer alacağını, “H” ise zarfta yer
almayacağaını belirtir. “Ysl” değeri “1” ise sola yaslanacağını, “2” ise ortalanacağını, “3” ise sağa yaslanacağını gösterir.
“Örnek Veri” ayarların sağda gözükmesi için girilmiştir.
Satır, sütun ayarlarını soldan manuel olarak yapabileceğiniz gibi sağda yer alan ekrandan sürükle bırak olarak ta
yapabilirsiniz. Ekranın sol altında yer alan ayarları da uygun olarak yapılandırdıktan sonra “Kaydet” tuşu ile yapılan
ayarları kaydediniz.
13
Şube Seçimi : Bir şube ile ilgili işlem yapabilmek için
öncelikle
şubenin
seçilmesi
gerekmektedir.
Eğer
“Ayarlar”
bölümünde varsayılan şube koduna tanımlama yapmış iseniz
“Kayıt” bölümüne girildiğinde bu şube otomatik olarak seçilecektir.
Aksi durumda ekranın üstünde yer alan “Şubeler” tuşuna basarak
işlem yapacağınız şubeyi seçmeniz gerekecektir.
İki farklı şubede işlemlerinizi gerçekleştiriyorsanız tanımlarda
da anlatıldığı üzere ikinci şubeyi atama yapmışsanız Ctrl+R tuşu ile
iki şube arasında geçiş yapabilirsiniz.
Otomatik Numara Verme : Yeni kayıt girerken en son kalınan numarayı otomatik olarak çağırmak ve kurs
türlerine göre farklı numara aralıkları kullanmak isterseniz "F12" tuşunu kullanarak veya ekranda Ad, soyad bölümünde
iken farenize sağ tıklayıp "Yeni Numara" seçeneğinden giriş yaparak bunu ayarlayabilirsiniz. Bu bölüme girdiğinizde
karşınıza yaptığınız tanımlamalara göre son numara verebileceğiniz ekran çıkacaktır.
Eğer tanımlı değil ise sağda bulunan "Ayarla" tuşunu kullanarak açılan ekrandan kurslara göre veya sizin
belirleyeceğiniz ölçütlere göre numara aralıklarını tanımlayınız. Tanımlama yaparken her kayda bir kod verdikten sonra
tanım adını giriniz. Daha sonra "İlk" yazan alana otomatik numara vermeye hangi numaradan başlanacağını, "Son"
yazan alana da o grup için son numaranın ne olacağını giriniz. Siz "F12" tuşunu kullanarak yeni bir numara
verdirdiğinizde seçtiğiniz alana göre programınız en son kalınan kayıt numarasını verecektir. Burada aynı numara
aralığının birden fazla kayda verilmemesine dikkat ediniz.
Öğrenci Kayıt Girişi : Yeni bir öğrenciyi kaydetmek için öncelikle öğrenciye bir kayıt numarası verilmelidir.
Verilen kayıt numarası daha önceden mevcut olmayan 1 ile 999999 arasında bir rakam olmalıdır. Kayıt numarasını girip
“Enter” tuşuna bastığınızda eğer girdiğiniz numaraya ait öğrenci kaydı yoksa ekran yeni kaydınızı girmeniz için
temizlenecektir. Kayıt ekranında verilerinizi girdikten sonra “F9” tuşunu kullanarak öğrenciyi dosyaya kaydediniz. Bu
bölümde bilinmesi gereken bazı özellikler aşağıda sırlanmıştır.
Kurs Türü-Adı : Bu bölümde gireceğiniz değerler daha önceden tanımladığınız değerlerin kodları olacaktır.
Gireceğiniz değerin kodunu biliyorsanız giriniz. Eğer bilmiyorsanız bölüm üzerinde iken “F2” tuşuna basarak gelen
ekrandan seçiminizi yapınız. Kurs kodunu girdiğiniz alan üzerinde iken "F3" tuşuna basarsanız o kurs türünde yer alan
diğer öğrencileri görebilir ve isterseniz üzerine tıklayarak ekrana çağırabilirsiniz. Kurs kodunu girdiğiniz alan üzerinde
iken "PageUp" ve "PageDown" tuşlarını kullanarak o tanımdaki bir önceki veya bir sonraki öğrenciyi ekrana çağırabilir ve
üzerinde işlem yapabilirsiniz.
Kayıt Türü-Adı : Bu bölümde gireceğiniz değerler daha önceden tanımladığınız değerlerin kodları olacaktır.
Gireceğiniz değerin kodunu biliyorsanız giriniz. Eğer bilmiyorsanız bölüm üzerinde iken “F2” tuşuna basarak gelen
ekrandan seçiminizi yapınız. Kayıt türü kodunu girdiğiniz alan üzerinde iken "F3" tuşuna basarsanız o kayıt türünde yer
alan diğer öğrencileri görebilir ve isterseniz üzerine tıklayarak ekrana çağırabilirsiniz. Kayıt Türü kodunu girdiğiniz alan
üzerinde iken "PageUp" ve "PageDown" tuşlarını kullanarak o tanımdaki bir önceki veya bir sonraki öğrenciyi ekrana
çağırabilirsiniz.
Danışman Kodu-Adı : Bu bölümde gireceğiniz değerler daha önceden tanımladığınız değerlerin kodları olacaktır.
Gireceğiniz değerin kodunu biliyorsanız giriniz. Eğer bilmiyorsanız bölüm üzerinde iken “F2” tuşuna basarak gelen
ekrandan seçiminizi yapınız. Danışman kodunu girdiğiniz alan üzerinde iken "F3" tuşuna basarsanız o kayıt türünde yer
alan diğer öğrencileri görebilir ve isterseniz üzerine tıklayarak ekrana çağırabilirsiniz. Danışman kodunu girdiğiniz alan
üzerinde iken "PageUp" ve "PageDown" tuşlarını kullanarak o tanımdaki bir önceki veya bir sonraki öğrenciyi ekrana
çağırabilirsiniz.
14
Sınıf Bilgileri : Bu bölümde gireceğiniz değerler daha önceden tanımladığınız değerlerin kodları olacaktır.
Gireceğiniz değerin kodunu biliyorsanız giriniz. Eğer bilmiyorsanız bölüm üzerinde iken “F2” tuşuna basarak gelen
ekrandan seçiminizi yapınız. Sınıf bilgilerinin sonunda yer alan "Etüd Sınıfı" alanını eütd sınıfları tanımlamış iseniz
öğrencinin etüd sınıf kodunu girebilirsiniz.
Sınıf kodunu girdiğiniz alan üzerinde iken "F3" tuşuna basarsanız o sınıfta yer alan diğer öğrencileri görebilir ve
isterseniz üzerine tıklayarak ekrana çağırabilirsiniz. Yine bu alan üzerinde iken "PageUp" ve "PageDown" tuşlarını
kullanarak o sınıftaki bir önceki veya bir sonraki öğrenciyi ekrana çağırabilirsiniz.
Eğer "Kayıt Tanımları" bölümünde anlatılğı üzere sınıflara öğretmen ataması yapmışsanız öğrenciyi ekrana
çağırdığınızda sınıf bilgilerinin sağında yer alan tuşa basarak öğrencinin derslerine giren öğretmenlerin listesini
görebilirsiniz. Aynı şekilde "Sınıf Tanımları" bölümünden sınıflara ders programı ataması yapmışsanız öğrenciyi ekrana
çağırdığınızda sınıf bilgilerinin sağında yer alan tuşa basarak öğrencinin ders programını görebilirsiniz.
Okul Bilgileri : Bu bölümde gireceğiniz değerler daha önceden tanımladığınız değerlerin kodları olacaktır.
Gireceğiniz değerin kodunu biliyorsanız giriniz. Eğer bilmiyorsanız bölüm üzerinde iken “F2” tuşuna basarak gelen
ekrandan seçiminizi yapınız. Okul bilgilerinin sonunda yer alan "Okuldaki No" alanına ise öğrencinin okuldaki numarasını
kaydedebilirsiniz.
Okul kodunu girdiğiniz alan üzerinde iken "F3" tuşuna basarsanız o okulda yer alan diğer öğrencileri görebilir ve
isterseniz üzerine tıklayarak ekrana çağırabilirsiniz. Yine aynı alan üzerinde iken "PageUp" ve "PageDown" tuşlarını
kullanarak o okuldaki bir önceki veya bir sonraki öğrenciyi ekrana çağırabilirsiniz.
İletişim Telefonları : Bu bölümde Ev, İş, Öğrenci Cep, Veli Cep, Baba ve Anneye ait cep telefonu bilgileri yer
almaktadır. Sağlıklı bir iletişim için bu alanların özenli ve yanlışsız bir şekilde doldurulması gerekmektedir. Yine bu
bölümde yer alan “Telefon Görüşme Bilgileri” tuşuna basarak öğrenci veya velisi ile yapılan telefon görüşme ayrıntılarını
kaydedebilir ve gerektiği zaman kullanabilirsiniz.
Öğrenci Kimlik Bilgileri : Bu bölümde öğrenciye ait kimlik bilgileri yer almaktadır. Özellikle Öğrenci kimlik
numarasının düzgün girilmesi gerekmektedir. Girmiş olduğunuz kimlik bilgisi eksik veya geçersiz ise size uyarı olarak
bildirilecektir. Eğer internet bağlantınız varsa numaranın yanında yer alan tuşa basarak doğru olup olmadığını da kontol
edebilirsiniz.
Öğrenci Adres Bilgileri : Bu bölümde öğrenciye ait ikamet bilgileri ve yer almaktadır. İl-ilçe bölümüne daha
önceden yapmış olduğunuz tanımlamalardan “F2” tuşu ile bilgi alabilirsiniz. Değer alanları ise elle doldurmanız
gerekmektedir.
Eğer internet bağlantınız varsa ve adres düzgün bir şekilde girildi ise öğrencinin adresini harita üzerinde
işaretleyebilirsiniz. Bunun için bölümün altında yer alan “Yer Bul” tuşuna basınız. Adres harita üzerinde konumlanacaktır.
Detay konumlandırmayı yaptıktan sonra “Tamam” tuşuna bastığınızda harita konumu “Haritadaki Yeri” alanına
aktarılacaktır. Bu bölüme daha sonrada kolayca ulaşarak haritayı yazıcıdan yazdırabilirsiniz.
Veli Bilgileri : Bu bölümde öğrenci velisine ait bilgiler ve iş adres bilgileri yer almaktadır. Veli mesleği bölümüne
daha önceden yapmış olduğunuz tanımlamalardan “F2” tuşu ile bilgi alabilirsiniz. Diğer alanları ise elle doldurmanız
gerekmektedir. Bu bölümde veli kimlik numarasını girerken özen göstermeniz gerekmektedir.
Anne-Baba Bilgileri : Bu bölümde öğrencinin anne ve babasına ait bilgiler yer almaktadır. Öğrenci hakkında
daha azla bilgi almak için kullanılabilir.
Ek Kriter Bilgileri : Bu bölümde ihtiyaç duyabileceğiniz extra bilgileri tanımlayabilirsiniz. Ek Kriter bölümüne daha
önceden yapmış olduğunuz tanımlamalardan “F2” tuşu ile bilgi alabilirsiniz.
Ek kriter ihtiyacı programda olmadığını düşündüğünüz raporlama kriterleri ile ilgilidir. Burada yapacağınız
tanımlamalar doğrultusunda bu kriterlere uygun raporlar da alabiliriniz.
15
Açıklama Bilgileri : Bu bölümde kayıt ile ilgili 1+5 açıklama satırı yer almaktadır. Muhtelif açıklamalarınızı
buradan girerek saklayabilir ve raporlayabilirsiniz.
Ek Bilgiler : Bu bölümde öğrencinin kayıt tarihi, silinme tarihi, mezun olup olmadığı, kendi öğrenciniz olup
olmadığı ve aldığı puanları girerek kaydedebilirsiniz.
Evrak Bilgileri : Bu bölümde evrak tanımları bölümünde tanımlamış olduğunuz evraklardan öğrencinin
getirdiklerini işaretleyebilirsiniz.
Geçmiş Bilgiler : Bu bölümde öğrencinin eski sınıfını ve danışmanına ait bilgileri ve varsa öğrencinin geldiği
servisi girebilirsiniz.
Ücret Bilgileri : Bu ekranda ücret bilgileri girilmektedir. Bürüt ücret
alanına Kursun o ay için belirlenen indirimsiz ücretini giriniz. Bürüt ücreti
girmek zorunlu değildir ancak yapılan indirim miktarlarının ve oranlarının
raporlanmasında çok işe yarayacağından girmeniz tavsiye edilir. Daha sonra
eğer indirim yapmış iseniz en fazla beş farklı kalemde bunları girrebilirsiniz.
İndirimleri miktar olarak girebileceğiniz gibi oran olarak ta girebilirsiniz.
Programının gerekli hesaplamaları yaparak net ders ücretini bulacaktır. Eğer
varsa kitap ve dergi ücretleini de dahil ederek ödenecek toplam ücreti
oluşturabilirsiniz.
Ücret bilgilerini girip kaydettikten sonra yetkiniz olsa bile yanlışlıkla değiştirilmemesi için bu bölümde “Ücretlerde
değişiklik yapmama izin ver” şekline bir kutuck göreceksiniz. Varsayılan olarak işareti kaldırılmış olan bu kutucuğu
işaretlemeniz durumunda ücretlerde bir değişiklik yapabilirsiniz.
Ücret girişlerinde kurslara göre belirli bir ücretin altında kayıt yapılmasını engellemek istiyorsanız yine bu bölümde
yer alan “Ücret Planları Şablonu” bölümüne girerek gerekli tanımlamaları yapmanız gerekecektir. Bu bölüme girdiğinizde
karşınıza kurslara göre aylık ücretleri ve minimum ücret miktarını girebileceğiniz bir ekran açılacaktır.
Ücreti belirlenecek kursu seçtikten sonra “Aylık Ücret Tanımı” tuşuna basarak tanımlama ekranını açınız. Bir sıra
numarası verdikten sonra “Yıl-Ay” bölümüne “2013-01” gibi yıl ve ayı belirten ifadeyi, “Dönem Ücreti” bölümüne o kurs
için oya mahsus toplam ücret değerini, “Enaz Ücret” bölümüne kayıt yapılabilecek minimum ücreti giriniz. Eğer varsa
kitap ve dergi gibi ücretleride girebilirsiniz. Girişlerinizi tamamladıktan sonra “Tamam” tuşu ile işleminizi
sonlandırabilirsiniz.
Ücret planı tanımlama işlemi yönetici tarafından yapılmalı ve ayarlar bölümünde anlatıldığı üzere kullanıcılara
yetki verme bölümünden kayıt görevlilerine kapatılmalıdır.
Yine ücret bölümünden ilk kayıt girişi sırasında alınan peşinat yazılarak kaydedilebilir ve makbuzu alınabilir. Daha
sonraki taksitlendirme ve ödeme işlemleri, “Taksit” ekranı kullanılarak yapılacaktır.
Bilgi Çağırma : Öğrenci bilgilerinde değişiklik yapabilmek için önce ilgili öğrenciyi ekrana çağırmalısınız. Bir
öğrenciyi ekrana çağırmanın bir çok yolu vardır.

“Numara” bölümünde öğrenci numarasını girip “Enter” tuşuna basarak bilgileri ekrana çağırabilirsiniz.

“Numara” bölümünde iken “F2” tuşuna basarak çıkan numara sıralı listeden seçim yapabilirsiniz.

“Adı” bölümünde iken “F2“ tuşuna basarak çıkan adına göre sıralı listeden seçim yapabilirsiniz.

“Soyadı” bölümünde iken öğrencinin soyadının birkaç harfini yazıp “Enter” tuşuna basarak çağırabilirsiniz.

“Soyadı” bölümünde iken “F2” tuşuna basarak çıkan soyadı sıralı listeden seçim yapabilirsiniz.

“Öğrenciler” tuşuna basarak çıkan listeden seçim yapabilirsiniz.

"Ctrl+F" tuşuna basarak çıkan "Çok Amaçlı Arama" ekranını kullanarak öğrenciyi çağırabilirsiniz.
16
Kayıtlar Arasında Hareket : Genel olarak “Ctrl+Home” tuşu ilk öğrenciyi, “Ctrl+End” tuşu da son öğrenciyi
çağırmaktadır. Ekranın sol üst köşesinde bulunan tuşlar da kayıtlar arasında hareket etmenizi sağlamaktadır. Ayrıca ;
Numara Bölümünde İken : “PageUp” tuşuna bastığınızda bir önceki numaraya sahip öğrenciyi, “PageDown” tuşuna
bastığınızda bir sonraki numaraya sahip öğrenciyi çağırabilirsiniz. Soyadı Bölümünde İken : “PageUp” tuşuna
bastığınızda bir önceki soyadına sahip öğrenciyi, “PageDown” tuşuna bastığınızda bir sonraki soyadına sahip öğrenciyi
çağırabilirsiniz.
Kayıt Değişikliği : Ekrana çağırdığınız öğrenci bilgilerinde, eğer sistem yöneticiniz değişiklik için size yetki vermiş
ise değişiklik yapabilirsiniz. “F9” tuşunu kullanarak kaydettiğinizde istenen değişiklikler yapılmış olacaktır.
Kayıt Silme : Öğrenci kaydını silmenin iki farklı yöntemi vardır. Birincisi öğrenciyi silinenler listesine atmak, diğeri
de öğrenci bilgilerini tamamen silmek. Kaydı silinenlere atmak için Kayıt durumu kodunu 300 ün üzerindeki kodlardan
birini (silme sebebine göre) veriniz ve kayıt silme tarihini giriniz. Eğer kaydı tamamen bilgisayardan kaldırmak
istiyorsanız Öğrenciyi ekrana çağırdıktan sonra "Ctrl+Del" tuşlarına basıp onay mesajına evet diyerek silme işlemini
tamamlayabilirsiniz.
Ön Görüşme Formu : Kayıt ekranınızın sol alt köşesinde bir tuş göreceksiniz. Bu tuşa bastığınızda ön
görüşmelerinizi kaydedebileceğiniz bir ekran açılacaktır. Buradan görüşme ile ilgili detaylı bilgileri girerek
kaydedebilirsiniz. Bu kayıtlar sonraki görüşmeler ve yöneticilere sunulacak rapor açısından oldukça işinize yarayacaktır.
Yine aynı ekranın STS ile ilgili sekmesinde sts sonuçlarınızı excelden yükleyerek kayıt olan olmayan takibi
yapabilirsiniz. Burada yer alan listeden öğrenciyi seçerek “Tamam” tuşuna basıp öğrenci bilgilerini kayıt ekranına
çağırabilirsiniz. Bu öğrenciyi kayıt yaptırdı olarak işaretleyip kaydetmeniz durumunda da sts ye girenlerden kimlerin kayıt
yaptırdığını kolayca tespit edebilirsiniz.
Telefon Görüşme Formu : Kayıt ekranınızın “İletişim Telefonları” bölümünde bir tuş göreceksiniz. Bu tuşa
bastığınızda telefon görüşmelerinizi kaydedebileceğiniz bir ekran açılacaktır. Buradan görüşme ile ilgili detaylı bilgileri
girerek kaydedebilirsiniz. Bu kayıtlar sonraki görüşmeler ve yöneticilere sunulacak rapor açısından oldukça işinize
yarayacaktır.
Ödev Takip Formu : Programınızdan öğrencileriniz için ayrıntılı ödev takip formları hazırlayabiliğr ve bunları
öğrenci ismine özel çıktısını alabilirsiniz.
Üst menüde yer alan “Bölüm” oradan da “Ödev Takip Formları” bölümüne girdiğinizde karşınıza ödev tanımlarını
yapabileceğiniz bir ekran açılacaktır. “Kursu” alanından öğrencinin kursunu, “Hafta” alanından programın ait olduğu
haftayı, ödevin uygulamaya başlanacağı ve sona ereceği tarihleri girdikten sonra “Ödeb Tanımla” tuşuna basarak ödev
şablonunu oluşturunuz.
Gerekli verileri girdikten sonra “Tamam” tuşu ile bilgileri kaydediniz. Altta yer alan alanları düzenledikten sonra
ödev tanımlama işleminiz sona erecektir. Bundan sonra istediğiniz bir zamanda bu ödev sablonunu seçilen öğrenci için
veya “Listeler” ekranında yer alan “Diğer Evraklar” sekmesinden istediğiniz öğrenci aralığı için döküm alabilirsiniz.
Eksik Bilgi Uyarısı : Kayıt ekranınızın sol barında bazı kayıtlar için sağa dönük kırmızı ok simgesi göreceksiniz.
Bu simgeyi gördüğünüz doğrultuda eksik bir bilgi veya açıklama olabilir. Dikkat etmeniz konusunda bir uyarı olarak
değerlendirirseniz yararlı olacaktır.
Yedek
Alma
:
Kesinlikle
yedeklemeyi
ihmal
etmeyiniz.
Yedeklerinizi
mümkünse
aynı
bilgisayarda
bulundurmayınız. Harici bir harddisk veya USB bellek kartına yedekleme almanız yararınıza olacaktır. Yedekleme
yaparken en azından geriye dönük bir haftalık yedeği de muhafaza ediniz. Bir data kaybında sonradan farketiğiniz bir
problem bir gün öncesinin yedeğiyle sizi kurtaramayabilir.
Üst menüde yer alan “Sistem” oradan da “Dosyaları Yedekle” bölümüne girdiğinizde seçmiş olduğunuz şubenin
yedeğini alabileceğiniz bir ekran açılacaktır. Bu ekranı kullanarak şubenizin yedeğini alabilirsiniz.
17
Yedek Geri Yükleme : Daha önceden almış olduğunuz bir yedek dosyasını aynı şube üzerine veya açacağınız
başka bir şube üzerine geri yükleyebilirsiniz. Ancak geri yükleme sırasında mevcut bilgiler tamamen silinecek ve yedek
dosyasındaki bilgiler bu bilgilerin yerini alacaktır. Bu nedenle yedek geri yükleme olayı çok dikkat edilmesi gereken bir
olaydır.
Üst menüde yer alan “Sistem” oradan da “Yedekleri geri Yükle” bölümüne girerek seçeceğiniz bir yedek dosyasını
aktif olan şubenize yükleyebilirsiniz. Bu bölüme girerken tedbir olarak mevcut kayıtların otomatik bir yedeği programınız
tarafından alınmaktadır. Ayrıca yedek geri yükleme sırasında programa giriş şifresi sorularak ani ve yanlış bir işlemin
yapılmasının öbüne geçiilmektedir.
Dosyalara Bakım Yapma : Programınızı kullanırken bilgisayarınızın bir güç kaynağına takılı olmasını her zaman
tavsiye ediyoruz. Kayıt işlemi yapma sırasında ani bir elektrik kesintisi dosyalarınızda bozulmaya neden olabilir. Bu
durumda son çare yedek geri yüklemedir ancak bundan önce dosyalara bakım yapılarak hataların düzeltilmesi
denenebilir.
Dosyalara bakım yapmak için “Sistem” menüsünden “Toplu İşlemlere” oradan da “Dosyalara Bakım Yap”
bölümüne giriniz. Açılan ekrandan genel tanımları ve aktif kayıtları ayrı ayrı seçerek “Tamam” tuşuna basıp bakım
işlemini gerçekleştiriniz. İşlem bittikten sonra hatayı kontrol ediniz. Hatanın düzelmemesi durumunda en yakın sağlam
yedeğinizi geri yüklemeniz sorunu çözecektir.
Tanım Kodu Atama : Tanım kodu atamaları kayıt sırasında
girilen kodların başka kodlarla değiştirilmesi için kullanılan bir
bölümdür. Dikkat edilmediği takdirde kayıt bilgilerinizde istenmeyen
değişiklikler olabilir. Mesela danışman kodu değiştirecekken sınıf
kodunu değiştirirseniz bütün sınıflar karışacaktır. Bu nedenle bu
bölüme girerken otomatik olarak programınız bir yedek almaktadır.
Bu bölümü kullanarak sınıf, okul, danışman, meslek, ilçe, kurs,
kayıt, ödeme şekli, kriter ve etüd sınıfı kodları yenisiyle değiştirilebilir,
öğrencilere danışman atanabilir.
Tanım kodu atamaları için “Sistem” menüsünden “Toplu İşlemlere” oradan da “Tanım Kodu Atama” bölümüne
giriniz. Açılan ekranın solundan atama yapmak istediğiniz kod türünü seçiniz. Altta yer alan alana ise verilecek yeni kodu
girin veya “F2” tuşu ile açılan listeden seçiniz. Sağda yer alan kriterlerden ise atamanın yapılacağı kayıt aralığını özenle
belirleyiniz. “Kodları Ata” tuşunu kullanarak işleminizi tamamlayınız.
Excelden Bilgi Yükleme : Adından da anlaşılacağı
gibi excelde kayıtlı program formatına uygun bilgileri kayıt
programına yukleme veya bazı kayıt bilgilerinin excelde yer
alan bilgilerle değiştirilmesi amacıyla kullanılabilir.
Excelden kayıt bilgisi yükleme kayıtların değişmesine
yol açacağından dikkat edilmesi gereken bir bölümdür.
Dikkat edilmediği takdirde kayıt bilgilerinizde istenmeyen
değişiklikler ve kayıplar olabilir. Bu nedenle bu bölüme
girerken otomatik olarak programınız bir yedek almaktadır.
Bu bölümü kullanarak uygun formattaki exel bilgilerini
programınıza aktarabilirsiniz. Excelden bilgi almak için
“Sistem” menüsünden “Toplu İşlemlere” oradan da “Excelden Bilgi Yükle” bölümüne giriniz. Karşınıza import işlemlerini
yapabileceğiniz ve programınızın bir çok yerinde karşılaşacağınız bir ekran açılacaktır.
18
“Bilgi Al” tuşunu kullanarak excel dosyanızı çağırınız. Daha sonra sol üst kısımda yer alan veri eşleştirmelerini
yapmanız gerekiyor. Solda yer alan bölüm programınızın alanlarını, sağda yer alan bölüm ise excel dosyasındaki
başlıkları göstermektedir.
Eşleştrimeleri yapmak için önce soldan bir alan seçin daha sonra bu alana karşılık gelecek şekilde sağdan bir
alan seçin ve “Seçilen Alanları Ekle” tuşuna basarak eşleştirmeyi tamamlayın. Bütün eşlemeler bittikten sonra eğer daha
sonra da aynı formu kullanacaksanız “Ayarları Kaydet” tuşuna basarak ayarları kaydedin. Daha sonra gerektiğinde
“Ayarları Çağır” tuşu ile bu ayarları çağırdığınızda eşleştirme yapma zahmetinden kurtulmuş olacaksınız.
Kayıt aktarma seçenekleri bölümünde iki seçenek göreceksiniz. Eğer dosyadaki kayıtları silip excel kayıtlarını öyle
aktarmak isterseniz birinci seçeneği, yok üzerine yazmak isterseniz ikinci seçeneği seçiniz.
Eğer var olan bir kaydın bazı değerlerini değiştirmek istiyorsanız “Kayıt Dosyada Varsa” seçeneğini, Olmayan
kayıtları eklemek isterseniz ikinci seçeneği, her iki durumdada aktarma işlemi gerçekleşsin diyorsanız üçüncü seçeneği
işaretleyiniz.
Ayarlarınız bittikten sonra bir kez daha gözden geçirerek “Bilgi Yaz” tuşuna basmanız durumunda işleminiz
gerçekleşecek ve excelde yer alan bilgiler programınıza aktarılacaktır.
Toplu Kayıt Aktarma : Bir şubeden başka bir şubeye bazı kayıt bilgilerini
aktarmak istediğinizde bu bölümü kullanabilirsiniz. Kayıtların tamamını aktarmak
istediğinizde yedek alarak bu yedeği açacağınız şubeye geri yükleme yapmanız
daha sağlıklı sonuç verebilir.
Toplu kayıt aktarma işlemi kayıtların değişmesine yol açacağından dikkat
edilmesi gereken bir bölümdür. Dikkat edilmediği takdirde kayıt bilgilerinizde
istenmeyen değişiklikler ve kayıplar olabilir. Bu nedenle bu bölüme girerken
otomatik olarak programınız bir yedek almaktadır.
Toplu kayıt aktarma için “Sistem” menüsünden “Toplu İşlemlere” oradan
da “Toplu Kayıt Aktar” bölümüne giriniz. Açılan ekranda “Şubeden>” tuşuna basarak kayıtların alınacağı şubeyi seçiniz.
Daha sonra “Şubeye>” tuşunu kullanarak kayıtların aktarılacağı şubeyi seçiniz. Aktarım türü olarak listelenen üç
seçenekten uygun olanını seçtikten sonra hangi dosya yada dosyalardaki kayıtların dikkate alınacağını başlarındaki
kutucukları işaretleyerek seçiniz. Daha sonra dikkatli bir şekilde kayıt aralığını belirleyen kriterleri giriniz. Yapılan ayarları
son bir kez kontrol ettikten sonra “Tamam” tuşunu kullanarak işleminizi tamamlayınız. Kriter seçimleri sırasında “F2”
tuşunu kullanarak açılan listeden seçim yapabilirsiniz.
Toplu Kayıt Silme : Bir şubede yer alan kayıtlardan bazı dosyardaki kayıtların bir kısmını veya tamamını silmek
istediğinizde bu bölümü kullanabilirsiniz.
Toplu kayıt silme işlemi kayıtların değişmesine yol açacağından dikkat edilmesi gereken bir bölümdür. Dikkat
edilmediği takdirde kayıt bilgilerinizde istenmeyen değişiklikler ve kayıplar olabilir. Bu nedenle bu bölüme girerken
otomatik olarak programınız bir yedek almaktadır.
Toplu kayıt silme için “Sistem” menüsünden “Toplu İşlemlere” oradan da “Toplu Kayıt Sil” bölümüne giriniz. Açılan
ekranda hangi dosya yada dosyalardaki kayıtların dikkate alınacağını başlarındaki kutucukları işaretleyerek seçiniz.
Daha sonra dikkatli bir şekilde kayıt aralığını belirleyen kriterleri giriniz. Yapılan ayarları son bir kez kontrol ettikten sonra
“Toplu Sil” tuşunu kullanarak işleminizi tamamlayınız. Kriter seçimleri sırasında “F2” tuşunu kullanarak açılan listeden
seçim yapabilirsiniz.
Numara Değiştirme : Öğrenci numaraları birçok dosya arasındaki bağlantıyı sağlayan tek değer olduğundan
değiştirilmesi tavsiye edilen bir durum değildir. Bununla birlikte bazen öğrenci numaralarının değiştirilmesine ihtiyaç
duyulabilir. Bir şubede yer alan kayıtlardan bazılarının numaralarını değiştirmek istediğinizde bu bölümü kullanabilirsiniz.
19
Numara değiştirme işlemi kayıtların değişmesine yol açacağından dikkat edilmesi gereken bir bölümdür. Dikkat
edilmediği takdirde kayıt bilgilerinizde istenmeyen değişiklikler ve kayıplar olabilir. Bu nedenle bu bölüme girerken
otomatik olarak programınız bir yedek almaktadır.
Numara değiştirme için “Sistem” menüsünden “Toplu İşlemlere” oradan da “Öğrenci No Değiş” bölümüne giriniz.
Açılan ekranda eski öğrenci numarası ve yeni öğrenci numarası bilgilerinin yer aldığı bir ızgara göreceksiniz. Birinci
alana eski numaraları, ikinci alana ise vereceğiniz yeni numaraları girerek “Tamam” tuşuna bastığınızda dosyalarda
bulunan bütün öğrenci numaraları yenileri ile değiştirilecektir.
Eğer çok sayıda öğrenci numarası değişecekse ve bunlar bir excel dosyasında kayıtlı ise “İmport” tuşunu
kullanarak excelden bu bilgileri çağırabilirsiniz.
Sınıf Kodu Değiştirme : Bazen sınav sonuçlarına göre öğrencileri farklı sınıflara yerleştirmek isteyebilirsiniz.
Öğrencilerin sınıf kodlarını değiştirmek için bu bölümü kullanabilirsiniz.
Sınıf değiştirme işlemi kayıtların değişmesine yol açacağından dikkat edilmesi gereken bir bölümdür. Dikkat
edilmediği takdirde kayıt bilgilerinizde istenmeyen değişiklikler ve kayıplar olabilir. Bu nedenle bu bölüme girerken
otomatik olarak programınız bir yedek almaktadır.
Sınıf değiştirme için “Sistem” menüsünden “Toplu İşlemlere” oradan da “Sınıf Kodu Değiş” bölümüne giriniz.
Açılan ekranda öğrenci numarası ve sınıf kodu bilgilerinin yer aldığı bir ızgara göreceksiniz. Birinci alana öğrenci
numaralarını, ikinci alana ise öğrencinin aktarılacağı sınıf kodunu girerek “Tamam” tuşuna bastığınızda öğrencilerin
sınıfları değiştirilmiş olacaktır
Eğer çok sayıda öğrencinin sınıf kodları değiştirilecekse ve bunlar bir excel dosyasında kayıtlı ise “İmport” tuşunu
kullanarak excelden bu bilgileri çağırabilirsiniz.
Etüd Sınıfına Atama : Öğrencinin normal sınıfı ile etüd sınıfı farklı olabilmektedir. Bu durumda etüd sınıfına göre
liste alabilmek için öğrencilerin etüd sınıflarına atamalarının yapılması gerekmektedir.
Edüt sınıfı atama veya değiştirme için “Sistem” menüsünden “Toplu İşlemlere” oradan da “Etüd Sınıfı Atama”
bölümüne giriniz. Açılan ekranda öğrenci numarası ve etüd sınıf kodu bilgilerinin yer aldığı bir ızgara göreceksiniz.
Birinci alana öğrenci numaralarını, ikinci alana ise öğrencinin aktarılacağı etüd sınıf kodunu girerek “Tamam” tuşuna
bastığınızda öğrencilerin sınıfları değiştirilmiş olacaktır
Eğer çok sayıda öğrencinin etüd sınıf kodları değiştirilecekse ve bunlar bir excel dosyasında kayıtlı ise “İmport”
tuşunu kullanarak excelden bu bilgileri çağırabilirsiniz.
Şifre Değiştirme : Program güvenliği ve yapılan işlemlerin kime ait olduğu önemli olduğundan program girişte
mutlaka şifre kullanılmalı ve bu şifreler belirli aralıklarla değiştirilmelidir.
Kullanmış olduğunuz program giriş şifresini değiştirmek için “Sistem” menüsünden “Şifre Değiştirme İşlemleri”
bölümüne giriniz. Açılan ekranda kullanıcı adı ve mevcut şifrenizi girdikten sonra yeni şifrenizi iki kez girerek “Tamam”
tuşu ile şifre değiştirme işleminizi tamamlayınız.
Kayıt Zarfı : Yapmış olduğunuz kayıtlar için baskılı veya baskısız olarak kayıt zarfı dökümü yapabilirsiniz. Kaydı
ekrana çağırdıktan sonra üst menüde yer alan “Liste” oradan da “Kayıt Zarfı Yaz” tuşuna veya Ctrl+Z tuşlarına
bastığınızda kayıt zarfınız yazıcıya gönderilmek üzere hazırlanacaktır. Eğer matbbada bastırmış olduğunuz zarfları
kullanmak isterseniz yine aynı menüde yer alan “Değişken Zarf” seçeneğini kullanabilirsiniz.
Öğrenci Belgesi : Kayıtlı öğrencileriniz için gerekli olduğu durumlarda öğrenci belgesi düzenleyebilirsiniz. Kaydı
ekrana çağırdıktan sonra üst menüde yer alan “Liste” oradan da “Öğrenci Belgesi” tuşuna veya Ctrl+B tuşlarına
bastığınızda öğrenci belgesi hazırlamanıza yardımcı olacak bir ekran açılacaktır. Ekranda yer alan bilgileri doldurduktan
sonra “Göster” tuşuna bastığınızda öğrenci belgeniz yazıcıya gönderilmek üzere hazırlanacaktır.
20
KAYIT RAPORLARI
Kayıt raporlarını görebilmek için "Kayıt" ekranında
sağ menüde yer alan "Listeler" bölümüne giriniz. Kayıt
tashihle ilgili bir çok raporu bu bölümden alabilirsiniz.
Öncelikle ekranın solunda yer alan bölümden
almak istediğiniz liste türünü ve yanındaki kutucuktan
sıralama seçeneğinizi belirleyiniz. Daha sonra "Liste
Kriterleri" bölümünde yer alan "Seçim-1" ve "Seçim-2"
sekmelerinden
listesini
alacağınız
öğrenci
aralığını
belirleyiniz. Bu alanlarda seçim yaparken "F2" kısayol
tuşunu kullanabilirsiniz.
Kriterlerinizi belirledikten sonra sağda yer alan "Alan Seçimleri"nden raporunuzda yer alan değerlere ek olarak
hangi alanların gözükmesini istiyorsanız onları seçiniz.
Bütün kriterleri girdikten sonra "Göster" tuşuna bastığınızda liste sonuçları ekrana listelenecektir. Eğer bilgileri
yazıcıdan almak değilde Excele atmak isterseniz. "Export" tuşunu kullanınız. Burada açılan ekranda “Hazırla” tuşunu
kullanarak bilgilerin hazırlanmasını sağlayınız. Export türünü (excel, word,
csv veya Html) seçerek kaydet dediğinizde verileriniz seçmiş olduğunuz
formatta bilgisayarınıza kaydedilecektir.
Aldığınız listede eğer bazı alanlar sığmıyorsa “Sayfa Ayarları”
sekmesinden sayfayı yan çevirebilir veya sağ menüde yer alan "Ayarla"
tuşunu kullanarak sayfa marjlarını ve font büyüklüğü gibi ayarları
yapabilirsiniz.
Eğer dilerseniz yapmış olduğunuz bu seçimleri saklayarak başka
zaman da kullanabilirsiniz. Bunun için sağ alt kısımda yer alan "Ayar
Tanımla", "Ayar Sakla" seçeneklerini kullanabilirsiniz.
Genel Listeler : Bu rapor seçilen kriterler arasında yer alan öğrencilerin, alan seçimleri bölümünde seçilen
bilgilerini listelemektedir. Listeleme sırlaması olarak numara, soyadı, sınıf, okul, danışman, il-ilçe ve kayıt tarihi gibi
seçenekleri kullanabilirsiniz.
Sınıf Listeleri : Bu rapor seçilen kriterler arasında yer alan öğrencilerin, alan seçimleri bölümünde seçilen
bilgilerini listelemektedir. Liste her sınıf ayrı bir sayfaya gelecek şekilde hazırlanır. Yoklama için sınıf defterlerine bu liste
konmaktadır. Listeleme sırlaması olarak numara, soyadı, sınıf, okul, danışman, il-ilçe ve kayıt tarihi gibi seçenekleri
kullanabilirsiniz.
Okul Listeleri : Bu rapor seçilen kriterler arasında yer alan öğrencilerin, alan seçimleri bölümünde seçilen
bilgilerini listelemektedir. Liste her okul ayrı bir sayfaya gelecek şekilde hazırlanır. Listeleme sırlaması olarak numara,
soyadı, sınıf, okul, danışman, il-ilçe ve kayıt tarihi gibi seçenekleri kullanabilirsiniz.
Danışman Listeleri : Bu rapor seçilen kriterler arasında yer alan öğrencilerin, alan seçimleri bölümünde seçilen
bilgilerini listelemektedir. Liste her danışmanın öğrencileri ayrı bir sayfaya gelecek şekilde hazırlanır. Listeleme sırlaması
olarak numara, soyadı, sınıf, okul, danışman, il-ilçe ve kayıt tarihi gibi seçenekleri kullanabilirsiniz.
Meslek Listeleri : Bu rapor seçilen kriterler arasında yer alan öğrencilerin, alan seçimleri bölümünde seçilen
bilgilerini listelemektedir. Liste her meslek tanımındaki öğrencileri ayrı bir sayfaya gelecek şekilde hazırlanır. Listeleme
sırlaması olarak numara, soyadı, sınıf, okul, danışman, il-ilçe ve kayıt tarihi gibi seçenekleri kullanabilirsiniz.
21
İl-İlçe Listeleri : Bu rapor seçilen kriterler arasında yer alan öğrencilerin, alan seçimleri bölümünde seçilen
bilgilerini listelemektedir. Liste her il-İlçe öğrencileri ayrı bir sayfaya gelecek şekilde hazırlanır. Listeleme sırlaması olarak
numara, soyadı, sınıf, okul, danışman, il-ilçe ve kayıt tarihi gibi seçenekleri kullanabilirsiniz.
Sınıf Listeleri : Bu rapor seçilen kriterler arasında yer alan öğrencilerin, alan seçimleri bölümünde seçilen
bilgilerini listelemektedir. Liste her etüd sınıfı ayrı bir sayfaya gelecek şekilde hazırlanır. Etüd yoklaması için
kullanılmaktadır. Listeleme sırlaması olarak numara, soyadı, sınıf, okul, danışman, il-ilçe ve kayıt tarihi gibi seçenekleri
kullanabilirsiniz.
Öğrenci Karneleri : Bu rapor "Kayıt" bölümünden
"Ctrl+K" ile alabildiğiniz öğrenci karnelerini seçtiğiniz
kriterlere göre toplu olarak almanızı sağlamaktadır.
Ktiterlerinizi seçtikten sonra "Göster" tuşuna bastığınızda
karşınıza yanda görmüş olduğunuz ekran gelecektir.
Sol tarafta karne basılacak öğrencilerin listesi yer
almaktadır. Sağ tarafta ise alacağınız karne ile ilgili
ayarlar
bulunmaktadır.
bölümünden
karnenin
"Karne
önce
Döküm
ekranda
Seçimi"
gösterilmesini,
sadece seçili öğrencinin karnesinin yazdırılmasını veya
tüm karnelerin yazdırılmasını sağlayabilirsiniz.
"Karnede yer alacak bilgiler" bölümünde ise karne
oluşturulurken hangi bölümlerin olması gerektiğini belirleyebilirsiniz. Eğer "Mektup/Açıklama" seçeneğini seçerseniz,
altta yer alan alandan mektup metnini seçmeniz gerekecektir. Mektup metni Word ile oluştutulmuş ve ".rtf" uzantısı ile
kaydedilmiş bir döküman olmalıdır.
Eğer bazı sınavların karnede çıkmasını istemiyorsanız ekranın sağında yer alan bölümden sınav türünü seçerek
altındaki tuşa basınız. Açılan ekrandan yapacağınız işleme göre "Grup Düzenle" veya "Sınav Düzenle" tuşları ile girerek
"Drm" alanını "H" yapınız. Eğer "Grup Düzenle" bölümünden "Drm" seçeneğini "H" yapmışsanız, o gruba ait hiç bir sınav
karnede gözkmeyecektir.
Bu bölümden karne alabilmek için değerlendirilen sınavların sınav programı kullanılarak "Şubelere Aktarma"
işleminin yapılmış olması gerekmektedir.
Öğrenci Fotoğrafları : Bu rapor seçilen kriterler arasında yer alan öğrencilerin fotoğraflarını liste olarak almanızı
sağlamaktadır. Fotoğrafların çıkması için öğrencilerin dosyalarına kaydedilmiş olmaları gerekmektedir. Listeleme
sırlaması olarak numara, soyadı, sınıf, okul, danışman, il-ilçe ve kayıt tarihi gibi seçenekleri kullanabilirsiniz.
Etiket Dökümleri : Bu rapor seçilen kriterler arasında yer alan öğrencilere etiket dökmek için kullanılır. İstenen
kriterler seçildikten sonra “Göster” tuşuna basıldığında etiket hazırlama ekranı açılacaktır. Bu ekranda gerekli ayarları
taptıktan sonra “Göster” tuşuna basarsanız solda seçilen kayıtların olduğu iki ızgaralı bir ekran açılacaktır. Buradan
öğrencilerin tamamını sağ tarafa aktarabilir veya seçmiş olduğunuz bazı kayıtları aktarabilirsiniz. Etiket sağda yer alan
kayıtlar için hazırlanacaktır.
Eğer yazıcıya koyduğunuz etiketlere yapılan baskılar yerine oturmuyorsa "Değişken Etiket Ayarlarını Yap”
bölümünü kullanarak etiket ayarlarınızı yapmanız gerekmektedir.
Kayıt Zarfı Dökümü : Bu rapor "Kayıt" bölümünden "Ctrl+Z" ile alabildiğiniz öğrenci kayıt arflarını seçtiğiniz
kriterlere göre toplu olarak almanızı sağlamaktadır. Eğer matbaada bastırmış olduğunuz bir döküman üzerine baskı
yapmak istiyorsanız, "Zarf Tanımlarıı" bölümünde anlatılanları da dikkate alarak zarf tanımlaması yapınız. Listeleme
sırlaması olarak numara, soyadı, sınıf, okul, danışman, il-ilçe ve kayıt tarihi gibi seçenekleri kullanabilirsiniz.
22
Kimlik Kartları : Bu rapor seçilen kriterler arasında yer alan öğrenciler için kimlik kartı düzenlemenize yardımcı
olur. Baskılı kimlik kartları kullanabileceğiniz gibi matbu kart seçenekleri de bulunmaktadır. İhtiyacınız olan kriterleri
girdikten sonra "Göster" tuşuna bastığınızda karşınıza yanda görünen ekran gelecektir. Bu ekrandan gerekli seçimleri
yaparak kimliklerinizi bastırabilirsiniz.
Kütük Defteri : Bu rapor daha çok resmiyette işinize yarayabilir. Öğrencilerin kısa bilgilerinin ve fotoğraflarının yer
aldığı bu raporu çıkartarak bir klasör veya defter oluşturabilirsiniz.
Ödev Çizelgesi : Bu rapor kayıt bölümünde öğrenciler için düzenlemiş olduğunuz ödev takip çizelgesini istenen
öğrenciler için topluca bastırılması için kullanılmaktadır.
Grup Tanımlı Listeler : Eğer birden çok şubeye ait bilgileri almak veya bazı okulları, bazı sınıfları vb. listelemek
isterseniz "Gruplar" bölümünü kullanınız. Bunun için önce bir grup tanımı yapınız. daha sonra gruplardan almak
istediğiniz liste türünü seçiniz. Grup ayarlarına bastığınızda istediğiniz grupları seçebileceğiniz bir ekran karşınıza
gelecektir. Burda listesini alacağınız değerleri tuşları kullanarak sağ tarafa geçmesini sağlayınız ve kaydediniz. Göster
tuşuna bastığınızda tanımladığınız hangi listeyi alacağınızı seçebileceğiniz bir ekran karşınıza gelecektir. Buradan
listenizi seçtiğinizde listeniz hazırlanacaktır.
Sınıflara Göre Öğrenci Sayıları : Bu rapor seçilen kriterler arasındaki öğrencilerin
sınıflara göre dağılım sayılarını vermektedir. Listede sınıf bilgileri, kontenjan kız, erkek,
toplam olmak üzere öğrenci sayıları yer almaktadır.
Okullara Göre Öğrenci Sayıları : Bu rapor seçmiş olduğunuz kriterlere göre okul
öğrenci sayılarını kız, erkek ve toplam olarak vermektedir.
Danışmana Göre Öğrenci Sayıları : Bu rapor seçmiş olduğunuz kriterlere göre
danışman öğrenci sayılarını kız, erkek ve toplam olarak vermektedir.
Mesleğe Göre Öğrenci Sayıları : Bu rapor seçmiş olduğunuz kriterlere göre veli
meslek grubu öğrenci sayılarını kız, erkek ve toplam olarak vermektedir.
İlçelere Göre Öğrenci Sayıları : Bu rapor seçmiş olduğunuz kriterlere göre ilçelere
göre kayıtlı öğrenci sayılarını kız, erkek ve toplam olarak vermektedir.
Kurslara Göre Öğrenci Sayıları : Bu rapor seçmiş olduğunuz kriterlere göre kursların öğrenci sayılarını kız,
erkek ve toplam olarak vermektedir.
Kayıt Durumuna Göre Öğrenci Sayıları : Bu rapor seçmiş olduğunuz kriterlere göre kayıt durumu öğrenci
sayılarını kız, erkek ve toplam olarak vermektedir.
Ödeme Şekline Göre Öğrenci Sayıları : Bu rapor seçmiş olduğunuz kriterlere göre ödeme şekli öğrenci
sayılarını kız, erkek ve toplam olarak vermektedir.
Hazırlık Türüne Göre Öğrenci Sayıları : Bu rapor seçmiş olduğunuz kriterlere göre hazırlık türü öğrenci
sayılarını kız, erkek ve toplam olarak vermektedir. Bu rapor kurslara göre alınan rapora benzemekte fakat kurslara göre
listede aynı hazırlık türünde birden çok kurs tanımı bulunabilmete iken burada gruplamaya gidilmiştir. Ör.:ÖSS hafta
sonu kursları sayısal, sözel, eşit ağırlık gibi bölümlere ayrılırken bu listede ÖSS hafta sonu kursları tek satırda
gösterilmektedir.
Kurslara Göre Aylık Öğrenci Sayıları : Bu rapor seçmiş olduğunuz kriterlere göre her ay kaç kaydın yapıldığını
gösteren çok kullanışlı raporlardan biridir. Listede Aktif yıl olarak kriterler bölümünde gireceğiniz yıl alınmaktadır ve bu
yıla göre dağılım yapılmaktadır. Belirtilen bu yıldan önce olanlar toplam olarak bir önceki yıla, büyük olanlar da bir
sonraki yıla toplam olarak atılmaktadır.
23
Hazırlık Türüne Göre Aylık Öğrenci Sayıları : Bu rapor seçmiş olduğunuz kriterlere göre her ay kaç kaydın
yapıldığını hazırlık türleri bazında (hi, hs, 11.sınıf vb.). gösteren çok kullanışlı raporlardan biridir. Listede Aktif yıl olarak
kriterler bölümünde gireceğiniz yıl alınmaktadır ve bu yıla göre dağılım yapılmaktadır. Belirtilen bu yıldan önce olanlar
toplam olarak bir önceki yıla, büyük olanlar da bir sonraki yıla toplam olarak atılmaktadır.
Okul-Öğrenci Kaydolan Sayıları : Bu rapor seçmiş olduğunuz kriterlere göre okullardan kurlara göre kaydolan
öğrenci sayılarını vermektedir. Okul Tanımlarında detay olarak okuldaki öğrenci sayıları da girilmiş ise liste kaydolanlarla
öğrenci sayılarını kıyaslama imkanı vermektedir.
Şubelerin Okul Öğrenci Sayıları : Birden çok şubeniz varsa ve bu şueblerdeki öğrenci sayılarını okullara göre
almak istiyorsanız bu rapor işinizi görebilir. Raporda eğer okul tanımlarında girilmişse o okulda okuyan öğrencilerin
gerçek sayıları, dersaneye kaydolanların sayıları ve bunların şubelere göre dağılımı yer almaktadır. Bu raporda düzgün
sonuç elde edebilmek için seçtiğiniz bütün şubelerde okul kodları standart olmalıdır. Aynı okullara farklı kodlar verilmesi
durumunda doğru sonuç alınamaz.
Kursların Şubelere Göre Sayıları : Birden çok şubeniz varsa ve bu şueblerdeki öğrenci sayılarını kurslara göre
almak istiyorsanız bu rapor işinizi görebilir. Raporda kurs kodlarına göre kaydolan öğrencilerin şubelere göre dağılımları
yer almaktadır. Bu raporda düzgün sonuç elde edebilmek için seçtiğiniz bütün şubelerde kurs tanım kodları standart
olmalıdır. Aynı kurslara farklı kodlar verilmesi durumunda doğru sonuç alınamaz.
Hazırlık Türü Şubelere Göre Sayıları : Birden çok şubeniz varsa ve bu şueblerdeki öğrenci sayılarını hazırlık
türüne göre almak istiyorsanız bu rapor işinizi görebilir. Raporda kurs tanımlarında yer alan "Tür" kodlarına göre
kaydolan öğrencilerin şubelere göre dağılımları yer almaktadır. Bu raporda düzgün sonuç elde edebilmek için seçtiğiniz
bütün şubelerde kurs tanımlarında yer alan "Tür" kodları standart olmalıdır. Aynı kurslara farklı kodlar verilmesi
durumunda doğru sonuç alınamaz. "Tür" kodları ile ilgili açıklamayı "Kayıt Tanımları" başlığı altında yer alan "Kurs
Tanımları" bölümünde bulabilirsiniz.
Toplu SMS Gönderme : Programınıza entegre bir toplu sms
modülü bulunmaktadır. Bu modül kullanılarak programınızda kayıtlı
cep telefonlarına kolayca toplu sms gönderbilirsiniz.
Toplu SMS göndermek için “Listeler” bölümüne girerek
kriterlerden SMS göndermek istediğiniz öğrenci aralığını seçiniz.
Daha sonra ekranın sağında yer alan bölümden “SMS At” tuşuna
basarak hazırlanan kayıtların SMS hazırlama ekranına aktarılmasını
sağlayınız.
Hazırlanan SMS lerin gönderileceği telefon yada telefonları
seçtikten sonra alt kısımda yer alan bölüme iletmek istediğiniz
mesajı ekleyiniz. Mesaj yazarken daha önceden hazırlamış olduğunuz şablonları kullanabileceğiniz gibi yeni bir şablon
hazırlayarak ta kullanabilirsiniz. Kişiye özel mesaj atmak için şablon oluştururken kutucuktan bir alan seçerek ekle
demeniz durumunda şablona [#01#] benzeri bir kod eklenecektir. Mesajlar oluşturulurken bu kodun olduğu yere kodun
karşılığı olan değer yazılacaktır.
Mesaj metninizi hazırladıktan sonra “SMS Dosyasını Oluştur” tuşuna basarak hazırladığınız şablon doğrultusunda
SMS metinlerinin hazırlanmasını sağlayınız. Mesaj metniniz hazırlandığında “Gönder” tuşuna basarak hazırlana
mesajların SMS gönderme modülüne aktarılmasını sağlayınız.
SMS gönderme modülüne aktarılan kayıtları SMS olarak göndermek için programımıza uyumlu bir aboneliğinizin
olması gerekmektedir. Böyle bir SMS aboneliğiniz varsa size verilen SMS şifresini kullanarak SMS paketini son bir kez
kontrol ettikten sonra “Gönder” tuşunu kullanarak işleminizi tamamlayınız.
24
TAKSİT TAKİP MODÜLÜ
Öğrenci taksitleri ile ilgili bütün işlemler
programınızın "Taksit" bölümünde yer almaktadır.
Bu bölümde taksitlerle ilgili bütün tanımlamalarınızı
yapabilir,
ücret
tahsil
edebilir
ve
bunları
raporlandırabilirsiniz.
Ödeme Şekilleri : Taksit planlarında ve
ödeme
kaydederken
iytiyaç
duyacaksınız.
ödeme
şekli
Yapmış
tanımlarına
olduğunuz
bu
tanımlamalarla ödemelerin ne şekilde yapılduğına
göre raporlar alabileceksiniz. Her ödeme şeklinin
sonradan değişmemesi gereken bir kodu olmalıdır.
Ödeme türü alanına istediğiniz açıklayıcı bilgiyi,
"Smg" alanına ise ödemeyi temsil eden bir kısaltma
(SNT,NKT,CEK gibi) girebilirsiniz. Ödeme kayıtlarında ve bir çok raporda bu kısaltmalar görünecektir.
Daha önce tanımlanmış bir ödeme şekli tanım bilgilerinde değişiklik yapmak isterseniz, ödeme şekli kaydı üzerine
farenizle çift tıklayarak bilgilerinin yukarıya gelmesini sağlayınız. Sonra değişikliklerinizi yaparak tekrar kaydediniz.
Eğer tanımlı bir ödeme şeklini silmek isterseniz üzerine çift tıklayıp ekrana çağırarak "Ctrl+Del" tuşlarına basınız.
Onay verdiğinizde ödeme şekli kaydınız silinecektir.
Genel Ödeme Planları : Ödeme planlarını daha hızlı
yapabilmek
için
kullanabileceğiniz
bir
alandır.
Kayıt
döneminde genelde her ayın farklı bir ödeme miktarı ve
taksitlendirme seçeneği vardır. Bu ödeme planı herkese
uyuyorsa burada yapacağınız genel planları kullanabilir ve
ödeme planı yapma işlemlerinizi hızlandırabilirsiniz.
Ayrıca ücret girişlerinde kurslara göre belirli bir ücretin
altında kayıt yapılmasını engellemek istiyorsanız yine bu
bölümden gerekli tanımlamaları yapmanız gerekecektir. Bu
bölüme girdiğinizde karşınıza kurslara göre aylık ücretleri,
minimum ücret miktarını ve ücret planlarını girebileceğiniz
bir ekran açılacaktır.
Ücreti belirlenecek kursu seçtikten sonra “Aylık Ücret Tanımı” tuşuna basarak tanımlama ekranını açınız. Bir sıra
numarası verdikten sonra “Yıl-Ay” bölümüne “2013-01” gibi yıl ve ayı belirten ifadeyi, “Dönem Ücreti” bölümüne o kurs
için oya mahsus toplam ücret değerini, “Enaz Ücret” bölümüne kayıt yapılabilecek minimum ücreti giriniz. Eğer varsa
kitap ve dergi gibi ücretleride girebilirsiniz. Girişlerinizi tamamladıktan sonra “Tamam” tuşu ile işleminizi
sonlandırabilirsiniz.
Ücret planlarını yapmak için “kurs” ve plan yapılacak ayı seçtikten sonra ekranın alt kısmında yer alan “Taksit
Sayısı” alanına o ay için ücretin kaç taksite bölüneceğini, Başlama tarihini ve bir taksitin miktarını girerek "Plan Oluştur"
tuşuna basınız. Seçmiş olduğunuz aya ait planın sağ tarafta oluştuğunu göreceksiniz. Aynı planı kullanacak olan başka
kurs türleri de varsa “Aşağıdaki Planı Kopyala” tuşuna basarak hafızaya alabilir, yeni bir kurs türü seçip “Kopyalanan
Planı Aşağıya Ekle” tuşu ile yapıştırabilirsiniz.
Ücret planı tanımlama işlemi yönetici tarafından yapılmalı ve ayarlar bölümünde anlatıldığı üzere kullanıcılara
yetki verme bölümünden kayıt görevlilerine kapatılmalıdır.
25
Makbuz Tanımları : Tahsilat makbuzlarınızı gerek lazer, gerekse nokta vuruşlu yazıcıları kullanarak alabilirsiniz.
Matbu olarak bastıracağınız makbuzları kullanabileceğiniz gibi normal düz kağıda da makbuz dökebilirsiniz.
Üst menüde yer alan “Tanım” ordan da "Makbuz Tanımları” bölümüne girerek makbuz tanımlamalarını
yapabilirsiniz. Açılan ekranın sol tarafında makbuza yazdırılabilecek alanlar, sağ tarafında ise bu alanların konumları yer
almaktadır. Burada yer alan “Satır” ilgili alanın mm cinsinden dikey konumunu, “Sütun” ilgili alanın mm cinsinden yatay
konumunu, “Boyut” uzunluğunu, “Font” yazı büyüklüğünü, “Bold” “N” ise normal yazı, “B” ise kalın yazı olduğunu, “Yaz”
alanı “E” ise makbuzda yer alacağını, “H” ise makbuzda yer almayacağaını, “Ysl” değeri “1” ise sola yaslanacağını, “2”
ise ortalanacağını, “3” ise sağa yaslanacağını gösterir. “Örnek Veri” ayarların sağda gözükmesi için girilmiştir.
Satır, sütun ayarlarını soldan manuel olarak yapabileceğiniz gibi sağda yer alan ekrandan sürükle bırak olarak ta
yapabilirsiniz. Ayarlarınızı gözden geçirdikten sonra “Kaydet” tuşu ile yapılan ayarları kaydediniz.
Senet Tanımları : Yapılan ödeme planları için programınızı kullanarak senet düzenleyebilirsiniz. Eğer matbu bir
senet kullanıyorsanız bu bölümde yer alan ayarları da yapmanız gerekmektedir. Programınızın içinde yer alan hazır
senetlerden birini kullanacaksanız senet tanımlamaya ihtiyacınız olmayacaktır.
Üst menüde yer alan “Tanım” ordan da "Senet Tanımları” bölümüne girerek senet tanımlamalarını yapabilirsiniz.
Açılan ekranın sol tarafında senede yazdırılabilecek alanlar, sağ tarafında ise bu alanların konumları yer almaktadır.
Burada yer alan “Satır” ilgili alanın mm cinsinden senet üzerindeki dikey konumunu, “Sütun” ilgili alanın mm cinsinden
senet üzerindeki yatay konumunu, “Boyut” uzunluğunu, “Font” font büyüklüğünü, “Bold” “N” ise normal yazı, “B” ise kalın
yazı olduğunu gösterir. “Yaz” alanı “E” ise senet üzerinde yer alacağını, “H” ise senette yer almayacağaını belirtir. “Ysl”
değeri “1” ise sola yaslanacağını, “2” ise ortalanacağını, “3” ise sağa yaslanacağını gösterir. “Örnek Veri” ayarların
sağda gözükmesi için girilmiştir.
Satır, sütun ayarlarını soldan manuel olarak yapabileceğiniz gibi sağda yer alan ekrandan sürükle bırak olarak ta
yapabilirsiniz. Ekranın sol altında yer alan ayarları da uygun olarak yapılandırdıktan sonra “Kaydet” tuşu ile yapılan
ayarları kaydediniz.
Kayıt İade Tanımları : Porgramınızda kayıt iadelerinde kullanabileceğiniz bir form da yer almaktadır. Bu formda
yer alan bilgilerin doldurulması kayıt iade ayarlarının düzgün yapılmasına bağlıdır.
Üst menüde yer alan “Tanım” oradan “Kayıt İade Tanımları” ardından “Genel Tanımlar” bölümüne girerek kayıt
iadesi ile ilgili genel tanımları yapabilirsiniz. Burada her kursu ayrı ayrı tanımlayabilecepiniz gibi kursları gruplayarak da
yazabilirsiniz. Öncelikle kayda bir sıra numarası veriniz. Sonra “İlk Kurs kodu” alanına tanımlı olan kurs kodlarından
başlangıç kodunu, “Son Kurs kodu” alanına ise kaydın dahil olacağı son kurs kodunu giriniz. Örneğin 12.sınıfların
hepsine aynı değerleri kullanacaksanız 12.sınıflar için tanımlamış olduğunuz kurs kodlarının ilkini ilk değer olarak,
sonuncusunuda son değer olarak girebilirsiniz.
“Başlama Tarihi“ ne kursun ücrete tabi olarak başladığı tarihi, “Ders Ücreti” alanına bir ders saati ücretini, Varsa
kayıt silme sırasında eklenecek doküman ücreti ve kayıt aldırma ücretini giriniz. Son alan olarak “Ödeyeceğinden
Hesapla” şeklinde bir alan göreceksiniz. Bu değerin “E” olması durumunda hesaplamalar o öğrenci için anlaşılan ücret
üzerinden, “H” olması durumunda ise kaydolduğu aya ait brüt ücret üzerinden hesaplamalar yapılacaktır.
Üst menüde yer alan “Tanım” oradan “Kayıt İade Tanımları” ardından “Ders Saatleri” bölümüne girerek kayıt
iadesi ile ilgili ders planı girişlerini yapabilirsiniz. Öncelikle kayda bir sıra numarası veriniz. Sonra “İlk Kurs kodu” alanına
tanımlı olan kurs kodlarından başlangıç kodunu, “Son Kurs kodu” alanına ise kaydın dahil olacağı son kurs kodunu
giriniz. Burda girilen değerleri “Genel Tanımlar” kısmında yapmış olduğunuz tanımlar gibi giriniz. Daha sonra “Kurs
Tarihi” alanına o kurs türündeki öğrencilerin derse geldiği tarihleri, “Ders Sayısı” alanına ise o gün görecekleri ders saati
sayısını giriniz. Bütün yılı bu şekilde gün gün planlamanız gerekmektedir. Çünkü program öğrencinin kaydolduğu ve
kaydını aldığı tarihler arasındaki gördüğü toplam ders saati sayısını buna göre hesaplayacaktır. Bu alana tek tek girmek
yerine eğer bilgiler excel dosyanızda varsa import yöntemiyle oradan da alabilirsiniz.
26
Komisyon Tanımları : Ücret sözleşmelerinde, Ücret indirim formlarında ve kayıt iade formunda yer alacak imza
sahiplerini bu bölümden tanımlamanız durumunda elle yazmak zorunda kalmayacaksınız.
Üst menüde yer alan “Tanım” oradan “Komisyon Tanımları” bölümüne girerek komisyon tanımlarınızı
yapabilirisiniz. Açılan ekranda Ücret sözleşmelerinde, Ücret indirim formlarında ve kayıt iade formunda yer alacak imza
sahipleri için ayrılan alanları doldurarak “Kaydet” tuşuna basınız.
Bilgi Çağırma : Bir öğrenci için taksit bölümünde işlem yapabilmek için öncelikle ilgili öğrenciyi ekrana
çağırmalısınız. Bir öğrenciyi ekrana çağırmanın bir çok yolu vardır.

“Numara” bölümünde öğrenci numarasını girip “Enter” tuşuna basarak bilgileri ekrana çağırabilirsiniz.

“Numara” bölümünde iken “F2” tuşuna basarak çıkan numara sıralı listeden seçim yapabilirsiniz.

“Adı” bölümünde iken “F2“ tuşuna basarak çıkan adına göre sıralı listeden seçim yapabilirsiniz.

“Soyadı” bölümünde iken öğrencinin soyadının birkaç harfini yazıp “Enter” tuşuna basarak çağırabilirsiniz.

“Soyadı” bölümünde iken “F2” tuşuna basarak çıkan soyadı sıralı listeden seçim yapabilirsiniz.

“Öğrenciler” tuşuna basarak çıkan listeden seçim yapabilirsiniz.

"Ctrl+F" tuşuna basarak çıkan "Çok Amaçlı Arama" ekranını kullanarak öğrenciyi çağırabilirsiniz.
Ödeme Planı Girişi :
Ödeme planı yapacağınız
öğrenciyi ekrana çağırdıktan sonra üst menüde yer alan
"Ödeme Planı Girişi" ne veya "F4" kısayol tuşuna basarak taksit
planlama ekranına giriniz.
"Plan Oluşturma Kriterleri" başlığı altında yer alan "İlk
Taksit Tarihi"ni ödemelerin başlayacağı tarih olarak giriniz.
Daha sonra "Adet" ve "Taksit Miktarı" alanlarına girişlerinizi
yapınız. Diyelim 10 taksit yapacaksınız bunlardan 5 tanesi 200
TL, 3 tanesi 150 TL, 2 tanesi de 100 TL. Buradaki alanlardan
adet olan birinci alana 5, ikincisine 3, üçüncüsüne de 2 yazarak
karşılarına miktarlarıda yazarsanız programınız bu dağılıma
göre planı oluşturacaktır. Eğer bunların dışında faklı bir
yapılanma var ise planı oluşturduktan sonra elle müdahale ederek gerekli yerleri düzeltebilirsiniz.
Yapmış olduğunuz bir ödeme planına ekleme yapmak isterseniz burada yer alan "Mevcut Plana Ekleme Yap"
seçeneğini işaretleyerek bunu gerçekleştirebilirsiniz. yapılan plandaki ödeme şekillerini değiştirmek isterseniz, ödeme
şeklini seçerek plana bu ödeme şekillerini aktarabilirsiniz. "Planı Oluştur" tuşu ile planınızı oluşturduktan sonra “Tamam”
tuşu ile ekrandan çıktığınızda yapmış olduğunuz plan öğrenci dosyasına kaydedilecektir.
Eğer yapmış olduğunuz bir planı silmek isterseniz. Plan ekranında yer alan "Plan Sil" tuşu ile ekranı boşalttıktan
sonra "Tamam" tuşunu kullanarak son durumu öğrenci dosyasına kaydedebilirsiniz.
Ödeme Plan Listesi : Eğer öğrenci eya velisine ödemeler ve ödeme planları hakkında döküman vermek
isterseniz, üst menüde yeralan “Liste” oradan da “Taksit ödeme Planı” tuşuna basarak veya "Ctrl+T" tuşlarına basarak
taksit plan dökümünü çıkartabilirsiniz.
Senet Düzenleme : Planları yaptıktan sonra senet düzenlemek isterseniz üst menüde yer alan "Liste"
menüsünden size uygun olan senet türünü seçerek senet düzenlemesi yapabilirsiniz. Bu bölümde üç farklı senet
göreceksiniz. Senet-1 de tek senetlik altında ödeme planı olan bir form yer almaktadır. Senet-2 de her senet ayrı ayrı
dökülmüş sabit bir senet modeli, Senet-3 de ise tanımlamalarını yaparak kullanabileceğiniz matbu senet bulunmaktadır.
27
Mail-Order Formu : Planları yaptıktan sonra Mail-Order formu
düzenlemek isterseniz üst menüde yer alan "Liste" oradan da “Mail Order
Formu” bölümünü kullanabilirsiniz.
Açılan ekrandan istenen bilgileri doldurduktan sonra mail ordere konu
olan taksitleri üzerlerine tıklayarak yada yanda yer alan tuşları kullanarak sağ
ekrana aktarınız. Daha sonra girişlerinizi ve ayarlarınızı kontrol ettikten sonra
“Göster” tuşuna basarak matbu evrakınızı hazırlayınız.
Banka Sözleşmesi : Planları yaptıktan sonra banka sözleşme formu düzenlemek isterseniz üst menüde yer alan
"Liste" oradan da “Banka Sözleşmesi” bölümünü kullanabilirsiniz. Açılan ekrandan istenen bilgileri doldurduktan sonra
sözleşmeye konu olan taksitleri üzerlerine tıklayarak yada yanda yer alan tuşları kullanarak sağ ekrana aktarınız.
Girişlerinizi ve ayarlarınızı kontrol ettikten sonra “Göster” tuşuna basarak matbu evrakınızı hazırlayınız.
Kayıt Sözleşmesi : Öğrenci kaydını yaptıktan ve taksitlendirmeleri bitirdikten sonra kayıt sözleşmesi düzenlemek
isteyebilirsiniz. Programınızda tercihinize göre iki farklı formda kayıt sözleşmesi yer almaktadır. Ancak bu sözleşmeler
sabit değil kurumunuza özel kullandığınız sözleşme metni olacaktır.
Bu bölümü kullanmak için öncelikle kurumunuzda kullanmış olduğunuz sözleşme metnini wordde düzenleyerek
farklı kaydet seçeneğini kullanarak “Zengin metin Biçimi” olarak yani “rtf” olarak bilgisayarınıza, dershane
otomasyonunun olduğu klasöre kaydediniz.
Üst menüde yer alan “Liste” oradanda “Kayıt Sözleşmesi” tuşlarından birine bastığınızda eğer daha önceden
seçilmedi ise sizden sözleşme metni dosyanızı isteyecektir. “rtf” uzantılı olarak kaydetmiş olduğunuz dosyayı
seçtiğinizde imza isimleriniz de ekleyerek sözleşme formunuzu ekrana getirecektir.
Ücret Sözleşmesi : Öğrenci kaydını yaptıktan ve taksitlendirmeleri bitirdikten sonra ücret sözleşmesi düzenlemek
isteyebilirsiniz. Üst menüde yer alan “Liste” oradan da “Ücret Sözleşmesi” tuşuna basarak ücret sözleşme formunuzu
hazırlayabilirsiniz.
İndirim Formu : İndirimli olarak kaydolan öğrenciler için yapılan indirimleri ve sebeplerini belirten komisyon
kararınında olduğu bir formun düzenlenmesi gerekmektedir. Bu formu düzenlemek için Üst menüde yer alan “Liste”
oradan da “Ücret İndirim Formu” tuşuna bastığınızda formunuz düzenlenecektir.
Kayıt İade Formu : Eğer kayıt iadesi ile ilgili tanımlamaları düzgün bir şekilde yapmışsanız öğrencinin kaydını
alması durumunda kolayca iade formu düzenleyebilirsiniz. Bunun için üst menüde yer alan “Liste” oradan da “Kayıt İade
Formu” tuşuna basmanız yeterli olacaktır.
Tahsilat Yapma : Tahsilat için bir öğrenciyi ekrana çağırdığınızda tahsil edilmesi gereken ücret miktarı otomatik
olarak ekrana gelir. Siz bu alana serbest olarak ta istediğiniz miktarı girebilirsiniz. Makbuzu yazıcıdan çıkartıyorsanız,
makbuz numarası ve makbuz tarihini de girmenize gerek yoktur. Çünkü makbuz yazıldığında otomatik olarak bu bilgiler
kaydedilecektir. Ödeme şeklini ise öğrencinin veya velinin yaptığı ödeme şekline göre seçip "F9" tuşu ile veya "Enter" ile
devam ederek dosyaya kaydedebilirsiniz.
Kaydedilen ücret ekranın sağ tarafında yer alan ödeme listesine eklenecek ve sol tarafta yer alan taksit planından
düşülecektir. Taksit planından ücret düşülürken en eski borç dikkate alınmaktadır.
Tahsilat Silme : Eğer yapmış olduğunuz bir tahsilatı silmek isterseniz, bu konuda yetkili olmak şartıyla ilgili
tahsilat üzerine farenizle çift tıklayarak yukarıya gelmesini sağlayınız. Daha sonra "Ctrl+Del" tuşuna basarak işlemi
onayladığınızda yapılan tahsilat silinecektir.
Ödeme Değişikliği : Eğer yapmış olduğunuz bir tahsilatı değiştirmek isterseniz bu konuda yetkili olmak şartıyla
tahsilat üzerine farenizle çift tıklayarak yukarıya gelmesini sağlayınız. Sonra değişikliklerinizi yaparak F9 tuşu ile tekrar
kaydedilmesini sağlayınız.
28
Makbuz Düzenleme : Ödemeler için bilgisayardan makbuz düzenleyebilirsiniz. Eğer "Makbuz Tanım" bölümünde
“Makbuz otomatik düzenlensin” seçeneği “Evet” olarak ayarlanmış ise tahsilat yaptığınızda ödemeye ait makbuz
otomatik olarak ekrana gelecektir. Siz sadece "Enter" tuşuna basarak yazıcıdan çıktısını alabilirsiniz. Ayarınız otomatik
makbuzda değilse ödeme bilgisi üzerine farenizle çift tıkladıktan sonra ekranda yer alan mabuz tuşunu kullanarak,
Ctrl+M tuşlarına basarak yada üst menüde yer alan “Liste” oradan da “Tahsilat Makbuzu” tuşuna basarak makbuzunuzu
düzenleyebilirsiniz.
Ayrıca “Taksit” ekranınızın sağ alt köşesinde yer alan “Makbuz Yaz” seçeneklerini kullanarak mabuzun nokta
vuruşlu yazılar için veya lazer yazıcılar için mi hazırlanacağını belirtebili, ekrana mı gösterilecek yoksa doğrudan
yazıcıya mı gönderileceğini ayarlayabilirsiniz.
Tahsilat Notları : Öğrenci taksit bölümü için beş farklı açıklama kaydı girebilirsiniz. Taksit ekranında öğrenci
fotoğrafının sol tarafında yer alan ekranda üç farklı bilgi ekranı bulunmaktadır. Bölüm başlığının sağ ve sol tarafındaki
tuşlarla bu ekranlar arasında hareket edebilirsiniz. Bu ekranlardan biri Ödeme ve plan toplamlarını, bir diğeri iletişim için
telefonları, diğeri de öğrenci hakkında açıklama girebileceğiniz alanları göstermektedir. 30 karakterden oluşan bu
açıklama alanlarına istediğiniz bilgileri yazarak "Açıklamaları Kaydet" tuşu ile bunları kaydedebilirsiniz.
Kredi Kartıyla Tahsilat : Programınızda kredi kartlarıyla tahsilat
yapmanıza imkan veren bir bölüm de bulunmaktadır. Kredi kartıyla tahsilat
yapabilmek için ekranda yer alan kredi kartı tuşuna veya üst menüde yer
alan “Bölüm” oradan da “Kredi Kartı İşlemleri” bölümüne giriniz.
Açılan ekranın üst kısmında “Banka Tanımları” adı altında bir tuş
göreceksiniz. Kredi kartı işlemleri yapabilmek için kurum içinde yönetici
yetkilerine sahip bir kişinin bir defaya mahsus olmak üzere tanımlama
yapması gerekmektedir. Açılan ekranda ödeme şekilleri yer almaktadır.
Bunlardan ilgili banka seçilerek “Taksit Sayısı” alanına kredi kartına kaç
taksit yapılacağı, “İlk Taksit Gün” alanına ilk taksitin kaç gün sonra hesaba
işleneceği, “Taksit Gün” alanına ise sonraki taksitlerin kaç gün sonra hesaba işleneceği bilgilerinin girilmesi
gerekmektedir.
Kredi kartı tahsilatı yapmak için “İşlem Tarihi” alanına kredi kartını çektiğiniz günün tarihini, “İşlem Tutarı” alanına
kredi kartından geçilecek toplam miktarı giriniz. Ödeme şekli ilgili bankayı seçtiğinizde taksit sayısı, ilk taksitin hesaba
geçeceği gün sayısı ve sonraki taksitlerin hesaba geçeceği gün sayısı bilgileri ekrana gelecek ve aylık geçecek taksit
miktarı hesaplanacaktır. “Ödeme Listresini Oluştur” tuşuna bastığınıda odemeler hazılanacaktır. “Post Evrak Kodu”
alanını doldurarak “Tamam” tuşuna bastığınıda ise yapılan plan ödendi olarak kaydedilecek ancak zamanı geldiğinde
günlük kasa föyünde yer alacaktır.
Plan-Tahsilat Konrolü : Tahsilat yaptığınızda yapılan tahsilatlar taksit planından geriye dönük olarak
düşülmektedir. Ani elektrik kesintileri veya başka bir sorundan dolayı solda yer alan ödemeler ile sağda yer alan
ödemelerin sekronize olmadığını görürseniz bunu düzeltmek için üst menüde yer alan “Sistem” oradan “Toplu işlemler”
oradan da “Plan-Tahsilat Kontrolü Yap” tuşuna basarak şubeye ait bütün verilerinizi sekronize edebilirsiniz.
Ödeme Şekli Değiş : Çok ihtiyaç olmamakla birlikte bazı öğrencilerin ödeme şeklini toplu olarak değiştirmek
isteyebilirsiniz. Bu durumda üst menüde yer alan “Sistem” oradan da “Ödeme Şekli Değiş” bölümüne giriniz. Açılan
ekranda öğrenci numarası ve Ödeme Şekli bilgilerinin yer aldığı bir ızgara göreceksiniz. Birinci alana numaraları, ikinci
alana ise yeni ödeme şekli kodlarını girerek “Tamam” tuşuna bastığınızda girilen öğrencilere ait ödeme şekli kodları
yenileri ile değiştirilecektir.
Eğer çok sayıda ödeme şekli değişecekse ve bunlar bir excel dosyasında kayıtlı ise “İmport” tuşunu kullanarak
excelden bu bilgileri çağırabilirsiniz.
29
Çek-Senet Takibi : Öğrenci ücretlerine karşılık almış olduğunuz çek ve senetler normalde ödendi olarak
kaydedilmektedir. Bu kayıttan sonra ayrıca bu evrakları takip etmek için programınızın çek-senet bölümünü
kullanabilirsiniz. Çek-senet takibi için bu bölüme girerek ilgili öğrenciyi ekrana çağırınız. Sağda yer alan “Seçilen
öğrenciye ait alınan çekler” bölümünde yer alan ızgara üzerine farenizle çift tıklayarak çek veya senet bilgilerini giriniz.
“Tamam” tuşu ile onayladığınıda evraklarınız öğrenci dosyasına yazılacaktır.
Yine aynı şekilde ücrete karşılık almış olduğunuz yabancı paralar varsa bu ekranın orta kısmında yer alan
bölümden bu paraları girebilirsiniz. Ekranın alt kısmında ise o güne kadar alınan evraklar listelenmektedir.
Gelir-Gider Takibi : Programınızda küçük çapta extra günlük gelir ve giderlerinizi takip edebileceğiniz bir bölüm
de buunmaktadır. Öğrenci tahsilatı haricindeki gelirlerinizi veya yapılan günlük harcamalarınızı buraya girerek günlük
kasa föyünde görünmesini ve kasanın açık vermemesini sağlayabilirsiniz.
Gelir-Gider takibi için bu bölüme girerek gelir veya gider kalemleri tanımlayabilir, gelir ve giderlerinizi
kaydedebilirsiniz. Girilen bu bilgiler o güne ait kasa föyünde yer alacaktır.
Kasa Durumu : Programınızda taksit ekranında yer alan “Kasda Föyü” sekmesini kullanarak anlık kasa
durumunuzu öğrenebilir, istediğiniz tarihe ait kasa föyünü hazırlayabilirsiniz.
İşlem yaptığınız şubeye ait günlük kasa föyünü hazırlamak için föy tarihini seçerek “Günlük Kasa föyü” tuşuna
basmanız yeterli olacaktır.
Birden çok şubeniz varsa bunların föylerini istediğiniz gruplara göre birlikte alabilirsiniz. Bunun için ekranın alt
kısmında yer alan bölümden istediğiniz öğretim yılını ve şube kodunu seçerek bir defaya mahsus olmak üzere listeye
eklemelisiniz. Birleşik föy almak istediğinizde şube grubunu seçerek “Seçilen Gruptaki şubelerin Günlük Kasa Föyü”
tuşuna basmanız yeterli olacaktır.
Excelden Bilgi Yükle : Çok ihtiyaç olmamakla birlikte bazen başka yazılımlardan bilgi almada kullanılabilir.
Excelden plan yükleme kayıtların değişmesine yol açacağından dikkat edilmesi gereken bir bölümdür. Dikkat edilmediği
takdirde bilgilerinizde istenmeyen değişiklikler ve kayıplar olabilir. Bu nedenle bu bölüme girerken otomatik olarak
programınız bir yedek almaktadır.
Bu bölümü kullanarak uygun formattaki exel bilgilerini programınıza aktarabilirsiniz. Excelden bilgi almak için
“Sistem” menüsünden “Toplu İşlemlere” oradan da “Excelden Plan Yükle” veya “Excelden Ödeme Yükle” bölümüne
giriniz. Karşınıza import işlemlerini yapabileceğiniz ve programınızın bir çok yerinde karşılaşacağınız bir ekran
açılacaktır.
“Bilgi Al” tuşunu kullanarak excel dosyanızı çağırınız. Daha sonra sol üst kısımda yer alan veri eşleştirmelerini
yapmanız gerekiyor. Solda yer alan bölüm programınızın alanlarını, sağda yer alan bölüm ise excel dosyasındaki
başlıkları göstermektedir.
Eşleştrimeleri yapmak için önce soldan bir alan seçin daha sonra bu alana karşılık gelecek şekilde sağdan bir
alan seçin ve “Seçilen Alanları Ekle” tuşuna basarak eşleştirmeyi tamamlayın. Bütün eşlemeler bittikten sonra eğer daha
sonra da aynı formu kullanacaksanız “Ayarları Kaydet” tuşuna basarak ayarları kaydedin. Daha sonra gerektiğinde
“Ayarları Çağır” tuşu ile bu ayarları çağırdığınızda eşleştirme yapma zahmetinden kurtulmuş olacaksınız.
Kayıt aktarma seçenekleri bölümünde iki seçenek göreceksiniz. Eğer dosyadaki kayıtları silip excel kayıtlarını öyle
aktarmak isterseniz birinci seçeneği, yok üzerine yazmak isterseniz ikinci seçeneği seçiniz.
Eğer var olan bir kaydın bazı değerlerini değiştirmek istiyorsanız “Kayıt Dosyada Varsa” seçeneğini, Olmayan
kayıtları eklemek isterseniz ikinci seçeneği, her iki durumdada aktarma işlemi gerçekleşsin diyorsanız üçüncü seçeneği
işaretleyiniz. Ayarlarınız bittikten sonra bir kez daha gözden geçirerek “Bilgi Yaz” tuşuna basmanız durumunda işleminiz
gerçekleşecek ve excelde yer alan bilgiler programınıza aktarılacaktır.
30
TAKSİT RAPORLARI
Taksit raporları için taksit ekranında sağ menüde
yer alan "Listeler" bölümüne giriniz. Taksit planları veya
ödemeler ile ilgili bir çok raporu bu bölümden alabilirsiniz.
Öncelikle ekranın solunda yer alan bölümden
almak istediğiniz liste türünü ve yanındaki kutucuktan
sıralama seçeneğinizi belirleyiniz. Daha sonra "Liste
Kriterleri" bölümünde yer alan "Seçim-1" ve "Seçim-2"
sekmelerinden
listesini
alacağınız
öğrenci
aralığını
belirleyiniz. Bu alanlarda seçim yaparken "F2" kısayol
tuşunu kullanabilirsiniz.
Kriterlerinizi belirledikten sonra sağda yer alan "Alan Seçimleri"nden raporunuzda yer alan değerlere ek olarak
hangi alanların gözükmesini istiyorsanız onları seçiniz.
Bütün bu işlemlerden sonra "Göster" tuşuna bastığınızda seçtiğiniz kriterlerdeki rapor ekranınıza gelecektir. Eğer
hazırlanan raporu yazıcıdan almak yerine "Excel" e göndermek isterseniz "Export" tuşunu kullanarak bunu yapabilirsiniz.
Aldığınız listede eğer bazı alanlar sığmıyorsa sayfayı yan çevirebilir veya sağ menüde yer alan "Ayarla" tuşunu
kullanarak sayfa marjlarını ve font büyüklüğü gibi ayarları yapabilirsiniz.
Eğer dilerseniz yapmış olduğunuz bu seçimleri saklayarak başka zaman da kullanabilirsiniz. Bunun için sağ alt
kısımda yer alan "Ayar Tanımla", "Ayar Sakla" seçeneklerini kullanabilirsiniz.
Geciken Toplamlar : Bu rapor seçilen kriterler ve tarihler arasındaki gecikmiş ödemeleri öğrenci öğrenci
toplamlarını listelemektedir. Alacağınız bu listelerle geciken taksitlerin takibini yapabilirsiniz.
Geciken Taksitler : Bu rapor seçilen kriterler ve tarihler arasındaki gecikmiş ödemeleri listelemektedir. Alacağınız
bu listelerle geciken taksitlerin takibini yapabilirsiniz.
Ödenen Taksitler : Bu rapor seçmiş olduğunuz kriterlere göre ödeme planında yer alan taksitlerden ödenenleri
listeler. Bu raporda yer alan taksit tarihleri planın yapıldığı tarihlerdir.
Plan Toplamları : Bu rapor seçilen kriterlere göre her öğrenci bir satıra gelecek şekilde toplam ücreti, yapılan
planı, ödenen miktarı ve kalan miktarı görmenizi sağlayacak bir listedir. Bu raporu kullanarak toplam ücretlerle yapılan
planların tutup tutmadığını takip edebilirsiniz.
Günlük Tahsilatlar : Bu rapor seçmiş olduğunuz kriterlere göre yapılan günlük ödemeleri listelemektedir.
Kullanıcı Tahsilatları : Eğer kurumunuzda birden çok kişi tahsilat yapıyorsa bu rapor ile kimin hangi tahsilatları
yaptığını ve kimin kasasında ne kadar tahsilat bulunduğunu öğrenebilirsiniz.
İndirim Listeleri : Bu rapor seçilen kriterler arasındaki öğrencilerin brüt ücretleri ve net ücretlerini ve bunlar
arasındaki farkları veren bir listedir. Öğrenci bazında yapılan indirim yüzdelerini buradan takip edebilirsiniz.
Plan-Ücret Farkları : Bu rapor kurs ücreti ve yapılan plan toplamını kıyaslayarak ücret-plan farklarını vermektedir.
Ara sıra bu raporu alarak yapmış olduğunuz planlardaki problemleri giderebilirsiniz.
Seçimlik Listeler : Bu rapor alan seçimlerinde yer alan alanlardan istediklerinizi listeleyebilmenizi sağlar.
Ödeme Plan Listesi : Ödemelerle ilgili ayrıntılı bilgilerin yer aldığı bir rapordur. Öğrenci veya velisine vermek için
veya öğrencinin zarfına koymak için kullanılabilir.
Geciken Toplamlar : Bu rapor aylara, kurslara, sınıfa ve benzeri gruplamalara göre ödenmesi gerekipte
ödenmeyen ücret miktarlarını listelemektedir. Bu rapor kullanılarak tahsilat yüzdeleri görülebilir.
31
Genel Toplamlar : Bu rapor aylara, kurslara, sınıfa ve benzeri gruplamalara göre yıllık cironuzu yani toplam
ücret, ödenen miktar, kalan miktar, ödeme yüzdesi ve kalan yüzde gibi bilgileri görmenizi sağlar. Yöneticilerin en çok
ihtiyaç duydukları raporlardan birisidir.
Tahsilat Toplamları : Bu rapor günlere, aylara, kurslara vb. göre toplam yapılan tahsilat miktarlarını gösteren bir
listedir. İstenen gruba göre yapılan tahsilatları buradan alabilirsiniz.
İndirim Toplamları : Bu rapor Aylara, kurslara, sınıflara vb. yapılan indirim toplamlarını ve yüzdelerini gösteren
bir listedir. İstenen gruba yapılan indirimleri buradan takip edebilirsiniz.
Ücret ortalamaları : Bu rapor kurs türü, hazırlık türü, sınıf, okul gibi kriterlere göre ücret ortalamalarını
vermektedir. Özellikle hazırlık türüne göre alınacak ortalama raporları çok işinize yarayacaktır.
İhtar Mektubu : Taksitini geciktirenlere bu bölümden mektup düzenleyebilirsiniz. Yazacağınız metni Word den
düzenleyerek farklı kaydet yapın ve "Zengin Metin Biçimi " yani "rtf" uzantılı olarak kaydedin. sonra bu listeyi alırken
çıkan ekrandan bu mektubu seçin. Program mektubun alt kısmına öğrencinin geciken ödemelerini de koyarak bir
mektup oluşturacaktır.
Etiket Dökümü : Bu bölümden belirtilen kriterlere göre ödemeleri gecikenler için etiket bastırabilirsiniz. Çıkan
ekrandan gerekli ayarları yaparak istediğiniz öğrencilere etiket bastırabilirsiniz.
Ödeme Planları : Bu bölümden belirtilen kriterlere göre toplu olarak ödeme planları çıkartılabilmektedir. Sene
sonunda öğrenci zarflarına koymak üzere kullanabilirsiniz.
İndirim Export : Bu bölümde belirtilen kriterlere göre öğrencilerin indirimleri bir araya getirilerek excelde
kullanabileceğiniz bir yapı oluşturulmuştur. Yalnızca export edilebilir.
Toplu SMS Gönderme : Programınızdan geciken taksitler
için Toplu SMS gönderebilirsiniz. SMS göndermek için “Listeler”
bölümüne girerek kriterlerden SMS göndermek istediğiniz öğrenci
aralığını seçiniz.
Daha sonra ekranın sağında yer alan bölümden “SMS At”
tuşuna basarak hazırlanan kayıtların SMS hazırlama ekranına
aktarılmasını sağlayınız.
Hazırlanan SMS lerin gönderileceği telefon yada telefonları
seçtikten sonra alt kısımda yer alan bölüme iletmek istediğiniz
mesajı ekleyiniz.
Mesaj yazarken daha önceden hazırlamış olduğunuz şablonları kullanabileceğiniz gibi yeni bir şablon hazırlayarak
ta kullanabilirsiniz.
Kişiye özel mesaj atmak için şablon oluştururken kutucuktan bir alan seçerek ekle demeniz durumunda şablona
[#01#] benzeri bir kod eklenecektir. Mesajlar oluşturulurken bu kodun olduğu yere kodun karşılığı olan değer
yazılacaktır.
Mesaj metninizi hazırladıktan sonra “SMS Dosyasını Oluştur” tuşuna basarak hazırladığınız şablon doğrultusunda
SMS metinlerinin hazırlanmasını sağlayınız. Mesaj metniniz hazırlandığında “Gönder” tuşuna basarak hazırlana
mesajların SMS gönderme modülüne aktarılmasını sağlayınız.
SMS gönderme modülüne aktarılan kayıtları SMS olarak göndermek için programımıza uyumlu bir aboneliğinizin
olması gerekmektedir. Böyle bir SMS aboneliğiniz varsa size verilen SMS şifresini kullanarak SMS paketini son bir kez
kontrol ettikten sonra “Gönder” tuşunu kullanarak işleminizi tamamlayınız.
32
FATURA MODÜLÜ
Programınızın
modüllerinden
birisi de
fatura işlemlerine
ayrılmıştır. Faturalar nokta vuruşlu yazıcılardan dökülebileceği gibi
lazer yazıcılar kullanılarak ta hazırlanabilir.
Lazer yazıcıya göre fatura bastırmak ve kullanmak fatura
dökümü sırasında size kolaylık sağlayacak ve problemsiz bir iş akışı
sağlayacaktır. Nokta vuruşlu yazıcılar yavaş yavaş ortadan kalkmakta
ve bu yazıcılarla sürekli form baskısı oldukça zahmetli olduğundan
fatura işlemlerinde de pratik değildir. Sürekli formlar bu bakımdan
daha problemlidir.
Fatura Tanımları : Fatura kesimine başlamadan önce
programınızın fatura ayarlarını matbaadan bastırmış olduğunuz faturaya uygun hale getirmeniz gerekmektedir. Bunun
için üst menüde yer alan "Tanım" oradan da “Fatura Ayarları” bölümüne girmeniz gerekmektedir.
Ekranın sol tarafında faturaya yazdırılabilecek alanlar, sağ tarafında ise bu alanların konumları yer almaktadır.
Burada yer alan “Satır” ilgili alanın fatura üzerindeki dikey konumunu, “Sütun” ilgili alanın fatura üzerindeki yatay
konumunu, “Boyut” uzunluğunu, “Font” yazı büyüklüğünü, “Bold” “N” ise normal yazı, “B” ise kalın yazı olduğunu
gösterir. “Yaz” alanı “E” ise fatura üzerinde yer alacağını, “H” ise faturada yer almayacağaını belirtir. “Ysl” değeri “1” ise
sola yaslanacağını, “2” ise ortalanacağını, “3” ise sağa yaslanacağını gösterir. “Örnek Veri” ayarların sağda gözükmesi
için girilmiştir.
Satır, sütun ayarlarını soldan manuel olarak yapabileceğiniz gibi sağda yer alan ekrandan sürükle bırak olarak ta
yapabilirsiniz. Satır, sütun değerleri lazer yazıcılara göre veya nokta vuruşlu yazıcılara göre değişiklik gösterebilir. Lazer
yazıcılarda ayarlar milimetrik olarak yapılmasına karşın nokta vuruşlu yazıcılarda ayarlar satur ve sütun sayısına göre
yapılmaktadır. Nokta vuruşlu yazıcılarda bir kağıt yaklaşık 66 satır ve 80 sütundan oluşmaktadır. Doyalyısıla nokta
vuruşlu yazıcılara göre ayar yapıyorsanız değerleri satır ve sütun cizsinden girmeniz gerekmektedir.
Biigisayarınızda birden çok yazıcı kullanıyor olabilirsiniz. Bu yazıcılardan sadece bir tanesi varsayılandır ve
yazıcıya bilgi gönderirken aksini belirtmemişseniz çıktınız bu varsayılan yazıcıya gönderilir. Normal çıktılarınızı lazer
yazıcıya gönderdiğinizi, faturalarınızın ise nokta vuruşlu yazıcıya gönderilmesi gerektiğini düşünürsek faturanın hangi
yazıcıya gönderileceğini buradan seçmemiz gerekmektedir. Sol alt bölümde yer alan "Ayarladığım Yazıcı" seçeneğini
seçtiğinizde karşınıza yazıcılarınızın yer aldığı bir liste ekranı çıkacaktır. Buradan faturalarınızı göndermek istediğiniz
yazıcıyı seçerek onaylarsanız fatura çıktılarınız varsayılan yazıcınıza değil, seçtiğiniz yazıcınıza gönderilecektir.
Fatura Yüksekliği lazer yazıcılara göre veya nokta vuruşlu yazıcılara göre değişebilir. Lazer yazıcılarda ayarlar
yarım A4 kağıdı 140 mm gibi bir değere denk gelirken nokta vuruşlu yazıcılarda 30 satır gibi bir değer olmaktadır.
Dolayısıyla yükseklik değeri de buna göre verilmelidir.
Lazer yazcılar için çift nüsha yazdırmanız gerekmektedir. Bu nedenle “Dikey Adet” veya “Yatay Adet” değerleriniz
faturanın konumuna göre 2 yapmalısınız.
Gerekli ayarlamaları yaptıktan sonra "Kaydet" tuşunu kullanarak yaptığınız ayarları saklayabilirsiniz. Test sayfaları
sonucunda faturanızdaki bilgiler tam oturmuyorsa tekrar girerek ayarlarınızı düzeltebilirsiniz.
Özellikle nokta vuruşlu yazıcılarda bazen sayfa başlangıcının düzgün ayarlanamaması bazende fatura
yüksekliğinin uygun değerde olmaması nedeniyle iki fatura arasında kalan atlama yanlış olabilmektedir. Eğer bir sonraki
faturaya geçerken fazla satır atladığını görüyprsanız fatura yüksekliğinizi azaltın mesela 30 yerine 29 yaparak deneyin.
Aynı şekilde iki fatura arasında az satır atladığını ve ikinci faturanın başlaması gerekn yerden daha önce başladığını
görüyorsanız bu sefer fatura yüksekliğinizi artırın. Doğru değeri bulduğunuzda öylece bırakın.
33
Fatura Planları : Fatura kesebilmek için aynen taksit
bölümünde
olduğu
gibi
yıllık
fatura
planlarının
yapılması
gerekmektedir. Bu planlar düzgün bir şekilde yapıldıktan sonra
fatura kesimine geçilmelidir. Fatura hesaplamaları yapacağınız bu
planla birlikte yapılmaktadır.
Fatura planlamasını seçtiğiniz bir öğrenci için yapabileceğiniz
gibi, seçeceğiniz kriterlere göre bir çok öğrenciye toplu olarak ta
yapabilirsiniz. Fatura planı yapabilmek için üst menüde yer alan
"Tanım" oradan da "Fatuıra Planı Girişi" ne veya "F4" kısayol tuşuna
basarak fatura planlama ekranına giriniz. Bu ekranda aşağıdaki talimatlara göre planlama yapabilirsiniz.
Eğer tek bir öğrenci için plan yapacaksanız “Tek Plan Yap” sekmesini, toplu plan yapacaksanız “Toplu Plan Yap”
sekmesini kullanmanız gerekmektedir. Toplu plan seçeneğini seçti iseniz öncelikle "Liste Kriterleri" bölümünden fatura
planı yapılacak öğrenci aralığı için kriterlerinizi belirleyiniz. Burada seçim yaparken "F2" kısayol tuşunu kullanabilirsiniz.
Bu alanda yer alan plan tarihi faturanızla alakalı değil taksit bölümünde yer alan plan tarih aralıklarıdır. Kriterlerinizi
girdikten sonra “Belirlenen Kriterleri Listele” tuşunu kullanarak öğrencileri listeleyiniz.
“İlk Fatura Tarihi”, bölümüne fatura kesimine başlama tarihi (fatura kesimi yapacağınız gün olmak zorunda
değildir. Ayın herhangi bir gününe yapabilirsiniz. sadece planlama tarihidir.) giriniz. Daha sonra "Ders" başlığı altında yer
alan bölümden kurs ücretini kaç aya böleceğinizi giriniz. Program otomatik olarak toplam ücreti girdiğiniz aya bölecektir.
Eğer dilerseniz aylık taksit miktarını da siz girerek girdiğiniz değeri girilen aylara dağıtmasını sağlayabilirsiniz.
Ders ücretleri için iki farklı alan konmuştur. Bu sizin kolay planlama yapmanız içindir. Mesela 5 ay 200 TL, 4 ay
100 TL şeklinde bir planlama yapmak istediğinizde ilk satıra 9 yazmak yerine 5 yazarak karşısına 200, alttaki satırada 4
yazarak karşısına 100 yazdığınızda programınız ilk 5 aya 200 TL, sonraki 4 aya 100 TL plan yapacaktır.
Eğer kurs ücreti girişlerinde kitap veya dergi ücreti de girmiş iseniz buradaki alanlardan onları da kaç taksite
bölceğinizi girebilirsiniz. Programınız ona göre aylara bu ücretleri dağıtacaktır.
Ödeme şekli bilgi amaçlıdır. Mecburi olmasada fatura kesilen yada kesilecek kişilerin ödemeyi ne şekilde
yaptığına dair rapor almada size yardımcı olacaktır.
Eğer mevcut bir fatura planı üzerine ekleme yapmak isterseniz “Planın Üzerine Ekleme Yap” kutucuğunu
işaretlemeniz gerekmektedir. Bu durumda mevcut plan üzerine yeni yapılan plan eklenecektir. Plan eklemesi yaparken
tarihe ve diğer girişlerinize dikkat etmeniz gerekmektedir.
Fatura planları bir sefere mahsus yapıldığından çok dikkat edilmelidir. Planlamaya başlamadan önce “Fatura
Genel Ayarları” başlığı altında yer alan KDV oranları, iskonto gibi ayarların girilmesi veya kontrol edilmesi gerekmektedir.
Plan Silme : Yapmış olduğunuz bir fatura planını silmek isterseniz "Fatura Planı Girişi" bölümüne girerek sağ
menüde yer alan "Plan Sil" tuşu ile planları siliniz. Plan listesi boşaldıktan sonra "Tamam" tuşuyla değişiklikleri
kaydediniz. Eğer daha önceden kesilmiş faturalarınız varsa plan silme olayında dikkatli davranmanız gerekmektedir.
Plan Değiştirme : Yapmış olduğunuz bir fatura planında değişiklik yapmak isterseniz, üst menüde yer alan
“Tanım” oradan da “Fatura Planı Düzelt” bölümüne giriniz veya fatura ekranında fatura planları üzerinde iken farenizin
sağ tuşuna basarak “atura Planı Düzelt” tuşuna basınız. Açılan ekranda düzeltmek istediğiniz satırı seçin ve
düzeltmenizi yaptıktan sonra "Değişiklikleri Yaz" tuşuna basın. Yapacağınız başka düzeltmeler de varsa yaptıktan sonra
"Tamam" tuşu ile yapılan değişiklikleri öğrenci dosyasına yazdırın.
Bu bölümden aynı zamanda yeni bir fatura da ekleyebilirsiniz. Önce tarih belirledikten sonra "Yeni Kayıt" tuşuna
basınız ve gerekli bilgileri girerek "Değişiklikleri Yaz" tuşunu kullanarak onaylayınız. Daha sonra işiniz bittiğinde
"Tamam" tuşu ile yapılan bütün değişiklikleri kaydediniz.
34
Fatura Kesimi : Fatura kesimine başlamak
için fatura ayarlarının ve fatura planlarının yapılmış
olması gerekmektedir.
Fatura kesmek için fatura modülünde yer
alan “Fatura Dökümleri” sekmesine geçiniz.
Tek bir öğrenciye fatura kesmek için fatura
keseceğiniz öğrenciyi ekrana çağırmalısınız. Eğer
toplu fatura kesecekseniz “Toplu Kesimler İçin”
başlığı altında yer alan kriterleri girerek “belirlenen
Kriterleri
Listrele”
tuşu
ile
fatura
kesilecek
öğrencilerin listesini ekrana çağırmalısınız.
Listeyi oluşturduktan sonra ekranın sol alt
kesiminde yer alan “Yazıcı ve Belge Türü” bölümünden faturanın gönderileceği yazıcı türünü ve fatura veya fiş mi
kesileceğini işaretleyiniz.
Daha sonra sağ alt kesimde “Fatura Kesim Ayarları” başlığı altında yer alan bölümden “Kesilme Tarihi” alanını
giriniz veya kontrol ediniz. Bu tarih sizin son olarak fatura kestiğiniz tarihte kalacaktır. Değiştirdiğinizde bu değiştirdiğiniz
tarih son tarih olarak kaydedilecektir.
Fatura veya fiş numaralarını kontrol ediniz. Yazıcıya taktığınız faturada yer alan numara ile uyumlu olup
olmadığını kontrol ediniz.
"Fatura Kesildiğinde Bilgilerini Dosyaya Yaz" seçeneği işaretli değilse işaretleyiniz ki, fatura kesilince numarası ve
kesim tarihi dosyanıza yazılsın. Deneme için fatura kesiyorsanız yazdırmayabilirsiniz.
Ayarlamalarınızı son bir kez gözden geçirdikten sonra “Yapılan Ayarları Kaydet” tuşunu kullanarak ayarları
kaydediniz. Bu ayarlar bir sonraki kullanımınızda yapılmış olarak karşınıza gelecektir.
Tüm bu ayarlar gözden geçirildikten sonra “Belgeyi Yazıcıya Gönder” tuşuna basarak faturanızı yazdırabilirsiniz.
Bu tuşa her bastığınızda seçili öğrenciye ait fatura yazdırılacak ve bir sonraki öğrenciye geçilecektir. Eğer bir seferde
yazıcıya belirli miktarda fatura göndermek isterseniz ekranda yer alan "Bir seferde yazılacak max belge” seçeneğine bir
değer girmeniz gerekecektir.
Farklı İsme Fatura : Bazı öğrenciler için faturayı farklı bir isme veya şirkete kesmeniz gerekebilir. Fatura
kesmeden öce bir defaya mahsus bu öğrenciler için üst menüde yer alan “Fatura Kimin Adına” bölümüne girerek gerekli
bilgileri girmeniz gerekmektedir.
Varsayılan olarak faturalar öğrenci adına keslmektedir. Eğer faturanın kayıt bölümünde geçen veli adına
düzenlenmesini isterseniz “Veli” seçeneğini, farklı bir isim veya bir şirket adına düzenlemek isterseniz “Diğer” seçeneğini
işaretlemeniz gerekmektedir.
Yine faturada yer alacak adres bilgisini de bu bölümden düzenleyebilirsiniz. Varsayılan olarak faturada öğrenci
adresi yer almaktadır. İsterseniz bu adresi “Veli” veya “Diğer” olarak değiştirebilirsiniz.
Eğer bu alanda “Diğer“ seçeneği işaretlenmiş ise altta yer alan alanarın da ayrıca doldurulması gerekmektedir.
Fatura Plan Dökümü : Bir öğrenciye ait kesilen veya kesilecek faturalarla ilgili bir evrak almak istediğinizde ilgili
öğrenciyi ekrana çağırarak üst menüde yer alan “Liste” oradan da “Fatura Plan Dökümü” bölümünü veya Ctrl+T tuşlarını
kullanabilirsiniz.
Bu evrakta kesilen veya kesilecek olan faturalara ait bilgiler yer almakta olup, sene sonunda öğrenci zarflarına
koyamak için veya toplu olarak çıkartarak dosyalamak için kullanılabilir.
35
FATURA RAPORLARI
Fatura
raporlarını
görebilmek
için
fatura
ekranında sağ menüde yer alan "Listeler" bölümüne
giriniz. Kesilen veya Kesilecek olan faturalarınızla ilgili
bir çok raporu bu bölümden alabilirsiniz.
Öncelikle ekranın solunda yer alan bölümden
almak istediğiniz rapor türünü ve yanındaki kutucuktan
sıralama seçeneğinizi belirleyiniz.
Daha sonra "Liste Kriterleri" bölümünde yer alan
"Seçim-1"
ve
"Seçim-2"
sekmelerinden
raporunu
alacağınız öğrenci aralığını belirleyiniz. Bu alanlarda
seçim yaparken "F2" kısayol tuşunu kullanabilirsiniz.
Kriterlerinizi belirledikten sonra sağda yer alan "Alan Seçimleri"nden kayıt dosyanızda faturanızda yer alan
değerlere ek olarak hangi alanların gözükmesini istiyorsanız onları seçiniz. Eğer bazı alanlar sığmıyorsa sayfayı yan
çevirebilir veya sağ menüde yer alan "Ayarla" tuşunu kullanarak sayfa ayarlarını yapabilirsiniz.
Bütün bu işlemlerden sonra "Göster" tuşuna bastığınızda Seçtiğiniz kriterlerdeki rapor ekranınıza gelecektir. Eğer
hazırlanan raporu yazıcıdan almak yerine "Excel" e göndermek isterseniz "Export" tuşunu kullanarak bunu yapabilirsiniz.
Eğer dilerseniz yapmış olduğunuz bu seçimleri saklayarak başka zaman da kullanabilirsiniz. Bunun için sağ alt
kısımda yer alan "Ayar Tanımla", "Ayar Sakla" seçeneklerini kullanabilirsiniz.
Eğer belirli gruplara ait veya farklı şubelere ait dökümleri bir arada almak isterseniz “Seçim-2” sekmesinde yer
alan “Gruplama” seçeneklerini kullanarak bu raporlarınızı hazırlayabilirsiniz.
Fatura Planları : Bu rapor öğrencilerin toplam ücretlerini, yapılan fatura planı toplamlarını ve bunlar arasındaki
farkı, kesilen toplam fatura miktarını ve geriye kalan miktarı gösteren bir rapordur.
Bilgi Dökümleri : Seçmiş olduğunuz kriterlere göre kesilen, kesilmeyen veya genel fatura listelerini veren, ek
alanlarında eklenebildiği bir dökümdür.
Kesim Raporları : Seçiminize göre aylık olarak, günlere göre veya diğer gruplamalara göre kesilen, kesilmeyen
veya genel fatura toplamlarını veren bir dökümdür.
Öğrenci Planları : Seçmiş olduğunuz kriterlere göre öğrencilerin ayrı ayrı fatura planlarını veren bir dökümdür.
Toplu olarak bu dökümler çıkartılarak dosyalanabilir.
Kesim Etiketleri : Kestiğiniz faturaları zarfla dağıtmak veya adreslere göndermek istediğinizde kullanabileceğiniz
etiket dökümüdür. Gerekli kriterleri girerek “Göster” tuşuna bastığınızda etiket dökümlerinizi yapabileceğiniz bir ekran
açılacaktır. Burada yer alan ayarları yaptıktan sonra etiketlerinizi dökebilirsiniz.
Aylık Kesim Raporu : Kesim raporlarınızı aylar yan yana gelecek şekilde bir formatta alabilirsiniz. Bu raporlar
sadece “Export” tuşu kullanılarak excele gönderilebilir.
36
YOKLAMA MODÜLÜ
Programınızın yoklama modülünden ders
yoklamalarını alabileceğiniz gibi etüd yoklamalarını
da alabilirsiniz. Eğer sınıflarınızda akıllı tahta varsa
ve “Akıllı Tahta” programımızı kullanıyorsanız akıllı
tahtalardan aldığınız yoklamaları bu modülden
raporlayabilirsiniz.
İki
türlü
yoklama
girişi
yapabilirsiniz.
Bunlardan birisi “Yeni Yoklama” sekmesinde yer
alan ve öğretmen kodlarının girildiği, dolayısıyla
hangi ders olduğu ve hangi öğretmenin girdiğinin
tespitini sağlayan yoklama türüdür. Tercih edilmesi
tavsiye
edilen
de
budur.
Diğeri
ise
genel
devamsızlık türü girilerek veya kaçıncı derse
gelmediği bilgisi girilerek yapılan yoklamadır. Burada tavsiye ettiğimiz üzere yeni yoklama seçeneğiniz anlatacağız.
Çünkü bu yoklama metodu aynı zamanda akıllı tahta yoklamaları ile de uyumlu olandır.
Yoklamaları devamsızlık türü olarak girmek isterseniz üst menüde yer alan “Tanım” oradan da “Devamsızlık
Tanımları” bölümüne girerek devamsızlık türlerini tanımlamanız gerekmektedir. Burada tanım için bir kod verdikten
sonra devamsızlık türüne “İzinli”, “Tam Gün Gelmedi”, “İl Derse Gelmedi” gibi tanımlamalar yapabilirsiniz.
Yoklama Girişi : Devamsızlık girişi için yoklama modülünde yer alan “Yeni Yoklama”” sekmesine geçiniz.
Yoklama alınacak tarihi seçtikten sonra yoklama türü olarak genel yoklama veya etüd yoklaması mı gireceğinizi seçiniz.
Daha sonra “Yoklaması Alınacak Sınıfı Seçiniz” tuşunu kullanarak ilgili sınıfı çağırınız. Sol ekrana o sınıfta bulunan
öğrenciler listelenecek ve yanlarında dersleri gösteren kutucuklar açılacaktır.
Eğer sınıf tanımları bölümünden sınıfların ders programını girmişseniz veya bu bölümden haftaya ders
programlarını girmişseniz “Program Haftası” bölümünden hangi haftanın programının uygulandığını seçiniz. Altta yer
alan ekrana o seçilen sınıfın seçilen tarihteki ders programı gelecektir. Buradan ders ve öğretmen adının yer aldığı
satırlara farenizle çift tıkladığınızda tıklanan dersler öğrencinin gelmediği dersler olarak işlenecektir. Gelmedi olarak
işaretlenen bir dersi iptal etmek için aynı ders üzerine tekrar tıklayabilirsiniz.
Seçilen bir öğrenci o güngü derlerin hiç birisine gelmedi ise altta yer alan “Seçilen Öğrenciyi Tüm Derslerde Yok
Yaz” tuşunu kullanarak işlem yapabilirsiniz. Seçilen sınıftaki bütün girişlerinizi tamamladıktan sonra altta yer alan “Bu
Sınıfa Ait Girilen Yoklamaları Dosyaya Kaydet” tuşunu kullanarak bilgileri öğrenci dosyalarına yazdırabilirsiniz.
Eğer seçilen sınıf için ders programı girilmedi ise “Ders” kutucuğundan yoklama alınacak dersi seçmeli, sonra
“Branş” bölümünden öğretmen kodunuz girmeli veya yanda yer alan tuşu yada “F2” tuşunu kullanarak öğretmeni
seçmelisiniz. Daha sonra Seçilen ders için hangi öğrencilere devamsızlık yazılacaksa sol ekrandan o öğrenciler üzerine
farenizle çift tıklamalısınız.
Yanlış giriş yaptı iseniz aynı öğrenci üzerine tekrar tıklayarak geri alabilirsiniz. Bu bölümden öğrenciye yoklamaya
dair bir açıklama da girebilirsiniz.
Seçilen sınıftaki bütün girişlerinizi tamamladıktan sonra altta yer alan “Bu Sınıfa Ait Girilen Yoklamaları Dosyaya
Kaydet” tuşunu kullanarak bilgileri öğrenci dosyalarına yazdırabilirsiniz.
Yoklama Silme : Eğer yoklama girmiş olduğunuz bir öğrencinin yoklamasını silmek isterseniz, “Yoklama İzle”
sekmesine gelerek öğrenciyi ekrana çağırmalı, sonra yoklama kaydı üzerine farenizle çift tıkladıktan sonra Ctrl+Del
tuşuna basıp, çıkan mesajı onaylayarak yoklama kaydını silmelisiniz.
37
Otomatik Sınav Yoklaması : Sınav yaptığınız günlerde sınıflarda yoklama almanıza gerek yoktur. Programınız
otomatik sınav yoklaması ile o gün gelmeyen öğrencileri tespit ederek yoklama yazabilir. Bunun için programınızın
yoklama işlemleri bölümünde bulunan "Sistem" menüsünde yer alan "Otomatik Sınav Yoklaması" bölümüne giriniz.
Öncelikle yoklamasını alacağınız sınav türünü "Yapılacak İşlem" bölümünden seçtikten sonra "Sınavlar" tuşunu
kullanarak sınavınızı seçiniz. Sonra sınavın yapıldığı tarihi ve dosyaya yazılacak yoklama türünü "F2" tuşunu kullanarak
belirleyiniz. Bundan sonraki kriterlerde yoklamayı bütün öğrencilere yazmaması için dikkatli olunuz.
Öğrenci numara aralığı, Sınıf aralığı, Okul aralığı, Kurs kodu aralığı gibi kriterlerden uygun olanları seçerek işlem
yapılacak aralığı belirleyiniz. Bu işlemlerden sonra Tamam tuşuna bastığınızda seçilen öğrencilerin sınava katılıp
katılmadıkları sınav dosyasından tespit edilecek ve katılmayanlara belirlenen devamsızlık türü işlenecektir.
Bu işlemin yapılabilmesi için değerlendirilen sınavların şubelere aktarılması işleminin (sınav bölümünde
anlatılacaktır) yapılması gerekmektedir. Eğer yanlış yaptığınız bir yoklamayı silmek isterseniz bütün kriterleri girdikten
sonra "Yapılacak İşlem" bölümünden "Yoklama Sil" kutucuğunu seçiniz.
Yoklama Raporları : Yoklama kayıtları ile ilgili
raporları "Listeler" tuşu aktında bulabilirsiniz.
Buraya
girdiğinizde
yandaki
ekran
karşınıza
gelecektir. "Liste ve sıralama türü seçimleri"nden almak
istediğiniz liste türünü seçiniz. Daha sonra "Liste
kriterleri" bölümünden hangi aralıktaki öğrencileri ve
devamsızlık türlerini listeleyeceğinizi seçiniz.
Buradaki alanlarda seçim yaparken "F2" tuşunu
kullanabilirsiniz. "F2" ye bastığınızda karşınıza üzerinde
bulunduğunuz alanla ilgili değerler gelecektir. Buradan
seçiminizi enter veya tamam tuşu ile yaparak ilgili değeri
ekrana getirebilirsiniz.
"Alan seçimleri" bölümünden ise listede hangi alanları görmek istediğinizi seçebilirsiniz. "Sayfa ayarları ile ilgili
tercihler" bölümünden ise sayfa görünüşünü ayarlayabilirsiniz. Buradan sayfanın dikey veya yatay olmasını, kurum
logosunun gösterilip gösterilmemesini, Satır çizgileri gibi ayarları yapabilirsiniz. Bütün kriterleri girdikten sonra "Göster"
tuşuna bastığınızda liste sonuçları ekrana listelenecektir.
Eğer dilerseniz yapmış olduğunuz bu seçimleri saklayarak başka zaman da kullanabilirsiniz. Bunun için sağ alt
kısımda yer alan "Ayar Tanımla", "Ayar Sakla" seçeneklerini kullanabilirsiniz.
Aldığınız listede eğer bazı alanlar sığmıyorsa sayfayı yan çevirebilir veya sağ menüde yer alan "Ayarla" tuşunu
kullanarak sayfa marjlarını ve font büyüklüğü gibi ayarları yapabilirsiniz.
Toplu SMS Gönderme : Yapılaqn devamsızlıklarla ilgili dilerseniz öğrenci velilerine toplu olarak SMS
gönderebilirsiniz. Kriterlerinizi belirledikten sonra “SMS At” tuşuna basarak açılacak ekrandan hazırlanan SMS lerin
gönderileceği telefon yada telefonları seçtikten sonra alt kısımda yer alan bölüme iletmek istediğiniz mesajı ekleyiniz.
Mesaj yazarken daha önceden hazırlamış olduğunuz şablonları kullanabileceğiniz gibi yeni bir şablon hazırlayarak ta
kullanabilirsiniz. Kişiye özel mesaj atmak için şablon oluştururken kutucuktan bir alan seçerek ekle demeniz durumunda
şablona [#01#] benzeri bir kod eklenecektir. Mesajlar oluşturulurken bu kodun olduğu yere kodun karşılığı olan değer
yazılacaktır.
Mesaj metninizi hazırladıktan sonra “SMS Dosyasını Oluştur” tuşuna basarak hazırladığınız şablon doğrultusunda
SMS metinlerinin hazırlanmasını sağlayınız. Mesaj metniniz hazırlandığında “Gönder” tuşuna basarak hazırlana
mesajların SMS gönderme modülüne aktarılmasını sağlayınız.
38
DÖKÜMAN MODÜLÜ
Bu modül ile kayıtlı öğrencilerinize vermiş
olduğunuz kitap, dergi, eşantiyon vb. argümanları
kaydederek etkili bir stok takibi yapabilirsiniz.
Kayıt yaptıran öğrencilerinize dağıtacağınız
dölümanları "Tanım" menüsünde yer alan “Set ve
Döküman Tanımları” bölümünden yapabilirsiniz.
Bu bölüme girdiğinizde açılan ekranın sol üst
tarafında “Kurs Tanımları” bölümünde
yapmış
olduğunuz hazırlık türleri listelenecektir. Sağ üst
bölümde
ise
dağıtacağınız
dökümanlar
yer
almaktadır. Setleri oluşturmadan önce bu alanda
yer alan dökümanları tanımlayınız.
Doküman
Tanımlama
:
Doküman
tanımlama için üstte yer alan “Doküman Tanımları” bölümüne giriniz. Buradan Dökümana bir kod verdikten sonra
Döüküman adını ve stok takibi için doküman adedini giriniz. Daha sonra “Kaydet” tuşunu kullanarak dökümanı dosyaya
kaydediniz.
Eğer tanımlamış olduğunuz bir dökümanı silmek isterseniz, döküman kaydı üzerine farenizle çift tıklayınız.
Döküman kaydı yukarıya gelecektir. Buıradan Ctrl+Del tuşuna basarak döküman kaydını silebilirsiniz.
Set Tanımlama : Kurslara göre setler oluşturmak için kurs türünü seçtikten sonra üstte yer alan “Set Tanımları”
bölümünden seçilen kursa ait setleri tanımlayınız. Bu bölümden set için bir kod verdikten sonra set adını girerek dosyaya
kaydediniz.
Eğer tanımlamış olduğunuz bir seti silmek isterseniz, set kaydı üzerine farenizle çift tıklayınız. Set kaydı yukarıya
gelecektir. Buıradan Ctrl+Del tuşuna basarak set kaydını silebilirsiniz.
Set Oluşturma : Set oluşturmak için kurs türü ve kurs türüne ait seti seçtikten sonra doküman listesinden o sette
yer alacak dökümanları bularak üzerlerine farenizle çift tıklayınız. Onay verdiğinizde doküman seçmiş olduğunuz sete
eklenecek ve sağ alt listede yer alacaktır.
Eğer bir sette yer alan bir dökümanı o setten kaldırmak isterseniz sağ alt kısımda yer alan setteki dökümanlardan
istediğinizin üzerine farenizle çift tıklayınız. Onay verdiğinizde doküman o setten kaldırılacaktır.
Doküman Girişi : Döküman girerken öncelikle döküman dağıtım
tarihini seçmelisiniz. Döküman girişi sırasında tanımlamış olduğunuz
döküman türlerini ilgili bölüm üzerindeyken "F2" tuşunu kullanarak
çağırabilirsiniz. Açılan ekrandan kursu ve kursa ait doküman setini
seçtiğinizde sağ bölümde o sette yer alan dökümanlar listelenecektir. Sette
yer alan bütün dökümanlar verilecekse “Gepsini Seç” tuşunu kullanarak
verilecek dökümanları işaretleyiniz. Setin hepsini değil de içlerinden
bazılarını dağıtıyorsanız dağıtacağınız dökümanlar üzerine farenizle çift
tıklayarak seçim kutucuğunun işaretlenmesini sağlayınız. Seçiminizi
yaptıktan sonra “Tamam” tuşunu kullanarak dökümanların öğrenci
dosyasına yazılmasını sağlayınız.
Döküman Silme : Eğer bir öğrenciye girilen bir dökümanı silmek isterseniz, döküman kaydı üzerine farenizle çift
tıklayınız. Döküman kaydı yukarıya gelecektir. Buıradan Ctrl+Del tuşuna basarak döküman kaydını silebilirsiniz.
39
Sınıfa Göre Döküman Kaydı : Eğer döküman dağıtımını
sınıfta
yapmışsanız
doküman
modülünde
“Sınıf
Doküman”
sekmesine geçerek doküman dağıtımınızı yapabilirsiniz.
Buradan öncelikle dökümanın dağıtıldığı tarihi seçiniz. Daha
sonra “Dağıtımı Yapılan Doküman” başlığı altında yer alan alandan
dökümanı seçiniz. Daha sora varsa bir açıklama yazdıktan sonra
“Doküman Kaydı Girilecek Sınıfı Seçiniz” tuşunu kullanarak sınıfınızı
seçiniz.
Eğer belirli bir kod aralığındaki sınıflara dağıtım yapmış iseniz
“Sınıf Aralığı” bölümünden ilk ve son sınıf kodlarını girerek “Göster” tuşuna basınız.
Tek tek dağıtım için öğrenciyi seçtikten sonra “Seçili öğrencinin doküman alıp almadığını giriniz” kutucuğunu
işaretleyiniz. Bütün sınıfa dökümanı dağıtmak için ise “Seçili Kayıtların Hepsine Dökümanı Ata” tuşunu kullanınız. Daha
sonra bu sınıf içinde o dökümanı almayan varsa listeden seçerek doküman aldı kutucuğunun işaretini kaldırınız.
Doküman atama işlemleriniz bittiğinde “Bu Sınıfa Ait Girilen Dökümanları Dosyaya Yaz” tuşunu kullanarak
dökümanın öğrenci dosyalarına kaydedilmesini sağlayınız.
Sınıfa atanmış bir dökümanı silmek isterseniz ilgili doküman ve sınıfı ekrana çağırdıktan sonra ekranın alt
kısmında yer alan “Seçilen Dökümanı Dosyalardan Sil” tuşunu kullanınız.
Doküman Raporları : Döküman kayıtları ile ilgili raporları
"Listeler" tuşu aktında bulabilirsiniz.
“Doküman Listeleri” sekmesinde yer alan liste seçeneklerini
kullanarak öğrencilere dağıtılan dökümanlarla ilgili listeleri alabilirsiniz.
“Doküman Raporları” sekmesinden ise dapıtılan dökümanlarla
ilgili raporları alabilir, doküman stoklarınızı kontrol edebilirsiniz.
"Liste ve sıralama türü seçimleri"nden almak istediğiniz liste
türünü seçiniz. Daha sonra "Liste kriterleri" bölümünden hangi aralıktaki
öğrencileri ve dökümanları listeleyeceğinizi seçiniz.
Buradaki alanlarda seçim yaparken "F2" tuşunu kullanabilirsiniz. "F2" ye bastığınızda karşınıza üzerinde
bulunduğunuz alanla ilgili değerler gelecektir. Buradan seçiminizi enter veya tamam tuşu ile yaparak ilgili değeri ekrana
getirebilirsiniz. "Alan Seçimleri" bölümünden ise listede hangi alanları görmek istediğinizi seçebilirsiniz.
"Sayfa ayarları ile ilgili tercihler" bölümünden ise sayfa görünüşünü ayarlayabilirsiniz. Buradan sayfanın dikey
veya yatay olmasını, kurum logosunun gösterilip gösterilmemesini, Satır çizgileri gibi ayarları yapabilirsiniz.
Eğer dilerseniz yapmış olduğunuz bu seçimleri saklayarak başka zaman da kullanabilirsiniz. Bunun için sağ alt
kısımda yer alan "Ayar Tanımla", "Ayar Sakla" seçeneklerini kullanabilirsiniz.
Bütün kriterleri girdikten sonra "Göster" tuşuna bastığınızda liste sonuçları ekrana listelenecektir. Eğer bilgileri
yazıcıdan almak değilde Excele atmak isterseniz. "Export" tuşunu kullanınız.
Aldığınız listede eğer bazı alanlar sığmıyorsa sayfayı yan çevirebilir veya sağ menüde yer alan "Ayarla" tuşunu
kullanarak sayfa marjlarını ve font büyüklüğü gibi ayarları yapabilirsiniz.
40