T.C. MALİYE BAKANLIĞI EVRAK İŞLEMLERİ YÖNERGESİ BİRİNCİ

T.C.
MALİYE BAKANLIĞI
EVRAK İŞLEMLERİ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Tanım ve Esaslar
Amaç ve Kapsam
MADDE 1 - ( 1 ) Bu Yönergenin amacı; Bakanlığımız birimlerinin iş ve işlemlerinin,
hızlı, etkili ve verimli bir şekilde yapılmasını sağlamak amacıyla, bu işlemlerle ilgili evrakın
elektronik ve fiziki ortamlarda kaydı, tasnifi, havalesi, işlemlerin sonuçlandırılması, çıkış
işlemleri, dosyalanması ve arşivlenmesi ile personelin bu hususlardaki görev, yetki ve
sorumluluklarının belirlenmesidir.
Dayanak
MADDE 2- (1) Bu Yönerge, 14.12.1983 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan 178 sayılı
Maliye Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 39'uncu
maddesi ile 02.02.2015 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak
Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 33'üncü maddesine istinaden hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 3 - (1) Bu Yönergenin uygulanmasında;
a) Birim: 178 sayılı K a n u n H ü k m ü n d e K a r a r n a m e k a p s a m ı n d a belirlenen ana
hizmet, d a n ı ş m a ve denetim birimleri, y a r d ı m c ı birimler ile defterdarlık
birimlerini,
b) E l e k t r o n i k Belge Y ö n e t i m Sistemi ( E B Y S ) : B a k a n l ı ğ ı m ı z faaliyetleri
yerine getirilirken oluşturulan evrakın üretimi, g ö n d e r i m i , alımı, erişimi,
a r ş i v l e n m e s i ve nihai t a s f i y e s i n e kadar olan sürecin elektronik ortamda
y ö n e t i m i n i sağlayan sistemi,
e) E l e k t r o n i k evrak defteri: B a k a n l ı ğ ı m ı z b i r i m l e r i n c e tutulması zorunlu
olan evrak kayıtlarını,
ç) E l e k t r o n i k ortam: Belge ve bilgilerin ü z e r i n d e b u l u n d u ğ u her türlü
bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi
ürünlerini,
d) E v r a k : Herhangi bir bireysel veya k u r u m s a l talebin iletilmesi veya
görevin yerine getirilmesi için d ü z e n l e n e n , el yazısı ya da güvenli
elektronik imza ile i m z a l a n a n ve içeriği itibariyle delil teşkil eden, alınan
veya g ö n d e r i l e n her türlü kayıtlı bilgi veya b e l g e y i ,
e) Fiziki o r t a m : Kâğıt o r t a m ı n d a yapılan işlemleri,
f) Gizli e v r a k : İzinsiz olarak açıklandığı t a k d i r d e millî güvenliği ve millî
m e n f a a t l e r i t e h l i k e y e d ü ş ü r e c e k olan evrakı,
g) G ü v e n l i e l e k t r o n i k imza: 5070 sayılı E l e k t r o n i k İmza K a n u n u n a göre;
yetkili m e r c i l e r c e s a ğ l a n m ı ş güvenli e l e k t r o n i k imza o l u ş t u r m a aracı ile
o l u ş t u r u l a n , nitelikli elektronik s e r t i f i k a y a d a y a n a r a k imza sahibinin
kimliğinin ve i m z a l a n m ı ş elektronik veride s o n r a d a n herhangi bir
değişiklik yapılıp y a p ı l m a d ı ğ ı n ı n tespitini s a ğ l a y a n elektronik veriyi,
ğ) H i z m e t e özel evrak: Hizmeti yürütmesi g e r e k e n l e r d e n başkası tarafından
b i l i n m e s i n e ihtiyaç d u y u l m a y a n evrakı,
h) H a v a l e yetkilisi: Birim amirleri ile bunlar t a r a f ı n d a n yazılı olarak evrak
havale
g ö r e v l e n d i r i l m i ş kişiyi,
t a r a f ı n d a n yazılı olarak imza
1
i) K i ş i y e özel e v r a k : Gizlilik dereceli o l m a y ı p ancak gittiği yerde ve önceki
i ş l e m l e r i n d e belirli şahısların, amir v e y a s a d e c e o n u n yetki verdiği
p e r s o n e l i n a ç a b i l e c e ğ i veya m a k a m sahibinin adına gelen evrakı,
ifade eder.
Evrak İşlemlerine Dair Esaslar
MADDE 4 - ( 1 ) Her türlü evrak öncelikle görevlilerince EBYS tarafından belirlenen ve
kullanım kılavuzlarında belirtilen işlemler tamamlanarak kayıt altına alınır ve elektronik evrak
defterine aktarılır.
(2) Elektronik ortamda oluşturulacak evrakın, "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul
ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" hükümlerine uygun olarak hazırlanması ve Başbakanlık
tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uygun olarak saklanması zorunludur.
(3) Birimler tarafından hazırlanan evrakın tarih, sayı, imza, havale süreçlerinin EBYS
aracılığıyla yapılması, elektronik onay ile paraflanması ve güvenli elektronik imza ile
imzalanması esastır. Bu işlemler ilgili memur ve amirler tarafından bizzat yerine getirilir.
(4) Mevzuatın zorunlu kıldığı haller dışında, evrak fiziki ortama aktaramayacaktır.
(5) Evraka ilişkin elektronik ortamda yürütülen her türlü iş ve işlem, ilgili mevzuatta
belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
IKINCI BOLUM
Evrak İşlemleri
Gelen Evrak İşlemleri
MADDE 5- (l)Elektronik evrak, evrak servislerinde görevli ve yetkili personel
tarafından EBYS'nin gerektirdiği veriler girilmek suretiyle, birimlere ve Bakanlığın kullandığı
dosya planına göre tasnif edilerek, kaydı sağlanır, elektronik evrak kayıt defterine aktarılır,
gelen evrak kayıt numarası alınır ve birimlere gönderilir.
(2) Evrak servisinde birimi ya da görevlileri belirlenemeyen evrak, havale yetkilisine
iletilir.
(3) Gelen evrak, fiziki ortamda alınmış ise, EBYS tarafından belirlenen ve kullanım
kılavuzlarında belirtilen veriler girilerek taranır ve sisteme kaydı yapılır. Elektronik ortama
alınan bu evraka ilişkin işlemler, elektronik ortamdaki kurallara göre tekemmül ettirilir.
(4) Elektronik ortamda alınan evrakın fiziki ortamda alınan nüshası yeni evrak olarak
kayıt edilmez. Fiziki ortamda alınan evrak üzerine elektronik nüshanın kayıt numarası işlenerek
ilgili birime gönderilir.
(5) Fiziki ortamda gelen evrakın, günde en az bir defa, ilgili birimlere dağıtımı yapılır.
(6) Fiziki ortamda alınan hizmete özel, gizli ve kişiye özel nitelikteki evrakın sadece
zarfları taranmak suretiyle elektronik ortamda kaydı yapılır ve ilgililerine iletilir.
(7) Çok Gizli kaydı ile gelen evrak "Kontrollü Evrak Yönergesi" esaslarına göre işleme
tabi tutulur.
(8) Evrak teslim eden ilgililere, mevzuatın izin verdiği hallerde ve talep edilmesi halinde
evrakın sahibini, kaydını, konusunu, alınış tarihini gösterir kayıt fişi verilir.
(9) Yanlış geldiği değerlendirilen evrak, usulüne uygun olarak ilgilisi veya yetkilisine
iade edilir.
(10) Fiziksel ortamda alınan evrakın, EBYS'ye aktarılamayacak nitelikteki ekleri
taranmadan ilgili birimgygönderilir.
2
Giden Evrak İşlemleri
MADDE 6- (1) Taslak evrak, ilgili ve görevlilerince varsa evveliyatları ile
ilişkilendirilmek suretiyle, EBYS tarafından belirlenen kurallara ve kullanım kılavuzlarında
belirtilen usullere göre paraf ve imza aşamalarına sunulur.
(2) Güvenli elektronik imza ile imzalanan evrak sistem tarafından giden evrak tarihi ve
numarası verilerek elektronik evrak defterine aktarılır.
(3) Tekemmül eden evrak elektronik ortamda dağıtılır.
(4) Güvenli elektronik imza ile imzalanan evrakın fiziki olarak gönderilmesine ihtiyaç
duyulması halinde fiziki ortama aktarılan evrakın üstüne görünür şekilde "BELGENİN ASLI
ELEKTRONİK İMZALIDIR" ibaresi konulur, idarece yetkilendirilmiş görevlinin adı soyadı,
unvanı yazılmak suretiyle imzalanır ve kaşelenir.
(5) Zorunlu sebeplerle e-imza kullanılamaması halinde evrak işlemleri fiziki olarak
tekemmül ettirilir.
Arşivleme
MADDE 7- (1) Elektronik ortamda yer alan her türlü evrak ve ekleri EBYS tarafından
arşivlenir.
(2) Fiziki evrakın arşivlenmesi, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
hükümlerine göre yapılır.
ÜÇÜNCÜ B Ö L Ü M
Çeşitli Hükümler
Diğer Hususlar
MADDE 8- (1) Bu Yönergenin uygulanmasına yönelik olarak Muhasebat Genel
Müdürlüğü ile İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından müştereken EBYS kullanım
kılavuzu hazırlanır.
Kaldırılan hükümler
MADDE 9- (1) 01 Ocak 1936 tarihli " Evrak Talimatnamesi" yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük ve yürütme
MADDE 10 - (1) Bu Yönerge, onaylandığı tarihte yürürlüğe girer ve Maliye Bakanı
yürütür.
3