VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25

Transkript

VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25-27 Ekim 2007 Ankara
DÜNYADA SEKRETERLİK e- SERTİFİKA PROGRAMLARI VE ANADOLU
ÜNİVERSİTESİ MODELİ
Yrd.Doç.Dr.Nuran ÖZTÜRK BAŞPINAR
(Anadolu Üniversitesi)
Öğr.Grv.Ünver ÜNLÜ BAYRAMLI
Uzm.Orkun ŞEN
ÖZET
Bilindiği üzere Türkiye’de Sekreterlik Eğitimi ile ilgili gerek Meslek Liselerinde
gerekse Yükseköğretim Kurumlarında eğitim-öğretim verilmektedir. Birçok özel “Eğitim
Danışmanlık şirketleri” aracılığıyla da kişilerin ilgi alanlarına yönelik eğitim programları
düzenlenmektedir. Teknolojinin hayatımıza her alanda girdiği günümüz teknoloji çağında;
uzaktan eğitimin yaygınlaşması, yüksek lisans ya da doktora eğitimlerinin bile internet
ortamında verilmeye başlanması sonucu; neden sekreterlik eğitimi için de benzer uygulamalar
olmasın sorusunu gündeme getirmiştir. Tam bu noktada Türkiye durumuna baktığımızda bu
konuya yönelik bir girişimin olmadığı açıktır.
Bu çalışmada Dünya’da var olan e-Sekreterlik Sertifika Programları; amaçları, giriş
koşulları, verilen dersler, uygulama yöntemleri, ders materyalleri, sınav yöntemleri ve
ücretleri gibi konular incelenmiştir. İnceleme sonucunda bir model geliştirilmiştir. Anadolu
Üniversitesi Sekreterlik e-Sertifika programı olarak uygulanacak model 5 programdan
oluşmaktadır. Ekim 2007 tarihi ile hayata geçmesi planlanan “Sekreterlik e-Sertifika Eğitim
Programında”; Tıp Sekreterliği, Hukuk Sekreterliği, Yönetici Sekreterliği, İşletme Sekreterliği
ve Büro Yönetimi alanlarında eğitim verilecektir.
Anahtar Kelimeler: Uzaktan öğretim, e-Sekreterlik, Sekreterlik Eğitimi, Sertifika
1. GİRİŞ
Eğitim, toplumsal bir sistemdir ve bu sistemin üç ana öğesi öğretici, öğrenci ve eğitim
programıdır. Bu sistemi bilişim ve iletişim teknolojileriyle destekleyerek hem bireyin hem de
toplumun ekonomik ve sosyal-kültürel yönden gelişmesi, eksikliklerinin giderilmesi önemli
bir konudur. Uzaktan eğitim, bilişim ve iletişim teknolojilerini kullanarak, farklı coğrafya
veya farklı fiziksel ortamlarda bulunan; öğrenci, öğretici ve eğitim araç gereçlerini bir araya
getiren bir eğitim biçimidir. Amerika Birleşik Devletleri Uzaktan Eğitim Birliği’nin uzaktan
eğitim tanımı “Uydu, video, audio grafik, bilgisayar, multimedia teknolojisi gibi elektronik
araçların yardımıyla, eğitimin uzaktaki öğrencilere ulaştırılmasıdır” şeklindedir.
Bugüne kadar geliştirilen alternatif eğitim sistemleri genelde var olan eğitimin aksayan
yönlerini gidermeyi hedeflemiştir. Uzaktan eğitimde bu sistemlerden biridir. Yetişkinlerin
eğitiminde kolaylıkla kullanılabilen ve tercih edilen bir yöntemdir.
11
Uzaktan eğitim uygulamaları, gelişen bilişim ve iletişim teknolojilerinden etkilenir ve
yararlanır. Uzaktan eğitimle, eğitime süreklilik, yaygınlık, esneklik, isteklendirme, bireysellik
ve bağımsızlık, hızlılık vb. özellikler kazandırılabilir. Günümüzde uzaktan eğitim
sistemlerinde kullanılan teknolojilerden bazıları basılı materyaller, televizyon, telekonferans,
bilgisayarlar ve internet şeklinde sıralanabilir. Bilgisayar hem eğitim ve öğretim amacıyla
hem de danışmanlık amacıyla kullanılmaktadır. Uzaktan eğitimde bilgisayar ve internet
ortamının kullanılması ile bilgi gereksinimini karşılayacak materyale çabuk ve kolay
ulaşılabilir. Grafik, yazı, görüntü, ses ve canlandırma içeren konular çoklu ortam olanaklarıyla
veya animasyon uygulamalarıyla verilebilir. Yer ve zamandan bağımsız öğrenme olanağı
bulunur. Öğrenme ihtiyacı bireysel hıza uygun olarak karşılanabilir. Öğrenciler kendi
kendilerini değerlendirme olanağı bulurlar. Kaynakların paylaşımı yoluyla farklı
mekânlardaki donanım ve olanak, öğrenci ve öğretici tarafından kullanılabilir. Daha fazla
öğrencinin eğitime katılması sağlanabilir. Eğitimin kalitesi yükseltilebilir.
Ülkemizde 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu’nda yer alan 41 Sayılı Kanun Hükmünde
Kararname ile 1981 yılından sonra üniversitelerin uzaktan öğretim yapmasına olanak
tanınmıştır. İlk defa Anadolu Üniversitesi’nce bu yıldan başlayarak uzaktan eğitim verilmeye
ve basılı materyaller ve televizyon programlarıyla eğitim yapılmaya başlanmıştır. Zamanla
bilgisayar ve internet teknolojileri de sisteme dâhil edilmiştir. Böylelikle e-öğrenme
uygulamaları doğmuştur.
Ülkemizdeki bilgisayar ve internet kullanım oranı bu modelin kullanılması için yeter
düzeydedir. İşverenlerde eğitim konusunda örgütün sahip olduğu teknolojik alt yapıyı
personelin kullanmasından yana bir tutum sergilemektedir. Çünkü örgütler küreselleşme
süreci içinde yer alabilmek, hızlı teknolojik gelişmelere uyum sağlayabilmek ve rekabet
ortamında varlıklarını sürdürebilmek ister. Bu nedenle de çalışanlarının yüksek düzeyde
bilgiye sahip, sürekli yenilenen, geliştirilen beceri ve tekniklerle donatılmış yaratıcı bireyler
olmasını tercih ederler. Çalışanlarının sadece kendilerine verilen işleri yapan ve kas gücü ile
çalışan değil, yaratıcı, değişime kolay uyum sağlayan, problemleri en kısa zamanda çözebilen,
öneriler sunabilen ve öğrenmeyi yaşamının bir parçası haline getirebilmiş bireyler olmalarını
teşvik ederler. Bilgi ve beceri düzeyi yüksek, öğrenmeyi amaç edinen ve öğrendiklerini
çalışma hayatına uygulayabilen işgücü isterler. Bu eğilimleri sergileyen çeşitli araştırmalar
mevcuttur.
Çalışanların bu niteliklere sahip olabilmesi ise gerekli mesleki eğitimi almasına ve sürekli
eğitime ara vermemesine bağlıdır. Ancak böylelikle bilgi edinimi ve bunların işe aktarımı
sağlanabilir. Söz konusu insan profilinin oluşturulmasında ve sürekliliğinin sağlanmasında
uzaktan eğitim çalışanlar ve örgütler için en uygun modeldir. Çalışanlar uzaktan eğitimle;
eğitim ihtiyaçlarını karşılayabilmekte, zaman ve mekândan bağımsız olarak eğitim
alabilmektedirler. Okul eğitiminin devamında, yaşamları boyunca sürekli eğitim alabilmekte,
kendi kendilerini geliştirebilmektedirler.
2. SEKRETERLİK EĞİTİM SİSTEMİNE GENEL BİR BAKIŞ
Eğitim bütün meslekler için önemli rol oynar. Mesleki eğitim, kalkınmanın hızlanması,
istihdamın artırılması ve Türkiye’nin rekabet gücünün yükselebilmesi yönünden büyük bir
öneme sahiptir. Her işin bir uzmanlık dalı olduğu kabul edilirse, sekreterlerinde kendi
alanlarında başarılı olabilmesi için mutlaka sekreterlik eğitimi almaları gerekmektedir.
Sekreterlik hizmetleri ile bu hizmetleri yerine getirenlerin eğitim ve nitelikleri arasında
12
doğrudan bir ilişki vardır. Eğitim almış bir sekreterin işe uyumu örgütlerin verimliliğinin
artmasına katkıda bulunmaktadır.
Ülkemizde iş hayatı geliştikçe nitelikli büro elemanı ve sekreterlere duyulan ihtiyacı
karşılamak üzere Ticaret Okulları ve bu okulların bünyesinde sekreterlik programları
açılmıştır. 1955-56 ders yılında Ankara Ticaret Yüksek Öğretmen Okulunda 3 yıllık
sekreterlik eğitimine başlanmıştır. 1956-57 de Ankara Sekreterlik Okulu; yine aynı yıllarda
İstanbul, İzmir, Eskişehir ve Bursa’da açılan sekreterlik okulları lise ve dengi okul
mezunlarına iki yıllık eğitim vermiştir. Ancak bu okullar 1975-76 döneminde kapanmıştır.
Ülkemizde ekonomik gelişmelere bağlı olarak sekreterlik gereksiniminin arttığı yıllarda
sekreterlik mesleğinin eğitiminin olmaması önemli bir dezavantaj olarak görülmektedir. Daha
sonra bu alanda hizmet verecek iş gücünü yetiştirmek için orta öğretim düzeyinde
“Sekreterlik Meslek Liseleri” açılmış, bu dönemden başlayarak Sekreterlik Meslek Lisesi
mezunlarının yanı sıra “Ticaret Lisesi” mezunlarının da çalışma hayatına sekreter olarak
atılmayı tercih ettikleri görülmüştür.
Bu dönemde mesleki eğitim sadece orta öğretim kurumları tarafından verilmemiş; katkısı
sınırlı da olsa, Halk Eğitim Merkezleri ve özel dershanelerin düzenlediği beceri kazandırma
kurslarıyla sekreterlik mesleğinin özel alanlarında eğitim verilmiştir.
1980-1981’den sonra ise YAYKUR bünyesinde Meslek Yüksekokullarında Sekreterlik
bölümleri açılmaya başlamıştır. 1982’den itibaren değinilen yüksekokullar üniversitelerin
bünyesine alınarak ön-lisans düzeyinde yükseköğretim verilmeye başlanmıştır. Bugün çeşitli
üniversitelerde 100’ün üzerinde BYS programı mevcuttur ve bu programların sayısı artmaya
devam etmektedir. Öte yandan 1993-94 ders yılından bu yana Anadolu Üniversitesi
Açıköğretim Fakültesi BYS programı da eğitim öğretimi sürdürmektedir.
Gazi Üniversitesi’nde 4 yıllık “Büro Yönetimi Öğretmenliği” bölümü vardır. Bunun yanı
sıra çeşitli üniversitelerde Sağlık Meslek Yüksekokulları’nın “Tıbbi Dokümantasyon ve
Sekreterlik Programları” da mevcuttur.
BYS eğitimi almamış ancak bu görevi sürdürenler kendilerini geliştirmek, işlerinde
pratiklik ve bilgi kazanmak, mesleğe yabancı kalmamak için çeşitli kamu ve özel kuruluşların
düzenlediği sertifika programlarına da katılmaktadır. Ancak tüm bu eğitim programlarına
rağmen sekreterlik alanında ciddi bir kalifiye eleman açığı vardır ve bu açığı kapatmak için
Sekreterlik e-sertifika programını hayata geçirmek gerekmektedir.
AB sürecinde örgütlerin çalıştıracakları tüm elemanları ilgili konuda eğitim alanlar
içinden seçme ya da halen çalışan kalifiye olmayan elemanlarını eğitme zorunluluğunun
doğduğu günümüzde e-sertifika eğitim programları önemli bir eğitim açığını kapatabilecektir.
Böylelikle BYS eğitimi almış ve kendilerini geliştirmek isteyen çalışanlar, sekreterlik
eğitimi almamış ancak halen sekreterlik yapan çalışanlar; eğitimlerini mesai saatleri içinde
(işini ve sorumluluklarını aksatmadan) bilgi, beceri, davranış geliştirme olanağını zaman ve
mekân bağımlılığından kurtularak gerçekleştirebileceklerdir.
13
3. SERTİFİKASYONA DOĞRU GİDİŞ
Sertifika programları son yıllarda giderek yaygınlaşan bir eğitim seçeneğidir. Sertifika
programları fazla zaman harcamadan ilgi alanlarına yönelik bilgi edinmek isteyenlerin tercihi
gibi görünse de özellikle,
• Üniversiteden mezun olmuş ve iş hayatına yeni başlayacak olanlar,
• Üniversitede okuyan mesleki becerilerine katkı sağlamak isteyenler,
• Lise mezunu olan ve bir meslek edinmek isteyenler,
• Yaptığı işi daha iyi yapmak isteyen çalışanlar,
• Bilgilerini güncel tutmak isteyenler,
• Farklı bir sektöre geçmek isteyenler,
• Kendilerini yetiştirmek isteyen iş yeri sahipleri,
Sertifika programlarını tercih etmektedir.
Koçel’de şşletme yönetimi ile ilgili geliştirme faaliyetlerinin, son yıllarda, özellikle
Toplam Kalite Yaklaşımının da etkisi ile, ‘sertifikasyon’ yönünde geliştiğini belirtmektedir.
Yani işletme yönetimi ile ilgili her türlü faaliyet, mümkün olduğu ölçüde ‘meslek’
standartlarına yaklaştırılmakta ve bu faaliyeti yerine getirecek olanlardan, bu faaliyetin
öngördüğü, ‘bilgi’ye sahip olduğunu gösterecek bir sertifika-belge istenmektedir. Henüz bir
‘yöneticilik sertifikası’ düzeyine gelmemiş olmakla beraber, işletme organizasyonunun pek
çok kademesindeki görevler için sertifika zorunlu hale gelmektedir. Örneğin, en basitinden bir
işletmede ‘güvenlik görevlisi’ olarak çalışan personelden ‘laboratuar şefine’, ‘muhasebe
şefine’, ‘satış veya insan kaynakları şefi’ veya ‘uzmanına’ kadar, gittikçe yayılan ölçüde bir
sertifikasyon olayı başlamış bulunmaktadır.
Sertifikasyon olayı, işletme yönetiminde ‘personel seçme’, ‘ terfi ettirme’ ve ‘atama’
olayına yeni bir boyut getirmektedir. Şöyle ki, organizasyonlarda yükselme (terfi), üst
kademenin kararı ile gerçekleşir. Üst kademelerde bu kararlar verilirken, daha çok ‘kanaat’e
dayanan bir karar yerine, ilgili personelin gerekli bilgiye sahip olduğunu gösteren ‘sertifika’
daha ağırlıklı rol oynayacaktır. Şüphesiz bu, her sertifikası olanın atanacağı veya terfi edeceği
anlamına gelmez. Ancak en azından terfi veya atanma bekleyenlerin, ilgili konuda gerekli
bilgiyi kazanma ve bunu sertifika ile belgeleme gayreti içine girmelerini sağlayacaktır.
Sekreterlikte e-Sertifika’ya yönelmede şimdiye kadar yapılan BYS kongrelerinde, kongre
katılımcılarının yaptıkları araştırmaların ve sundukları tebliğlerde dile getirdikleri sekreter
eğitimindeki sorunlar ve kalifiye sekreter açığı ile ilgili görüşlerinde etkisi vardır. Örneğin;
Halıcı’nın yaptığı çalışmaya göre her yıl kalifiye eleman sayısı artış gösterdiği halde meslekte
önemli bir oranda kalifiye eleman açığı vardır (120.000 kişi) ve sekreterlik mesleği
mensubunun % 34’ü kalifiyedir. Sekreterlerin % 66 ise herhangi bir eğitim almadığı halde bu
mesleği sürdürmektedir. Türkiye’de GSMH hiç büyümese bile bu kalifiye istihdam açığı 25
yılda kapatılabilecektir. Büyüme rakamları (ortalama % 5) dikkate alındığında ise açık her
geçen yıl artarak büyümeye devam edecektir. Yani ortalama 10.000 yeni istihdam
yaratılmasına rağmen verilen mezun sayısı 5.400’lerde kaldığı için istihdam açığı giderek
büyüyecektir. Bu açık en kısa sürede uzaktan öğretimle verilecek sertifika programlarıyla
kapatılabilir.
14
4. ANADOLU ÜNİVERSİTESİ SEKRETERLİK e- SERTİFİKA PROGRAMLARI
Çağın gerekleri bilgiye hızla ulaşma yollarını bilen ve benimseyen bir eğitim yöntemini
kısacası uzaktan öğretim modellerinin geliştirilmesini zorunlu kılmıştır. Büro Yönetimi ve
Sekreterlik eğitimi de bu gelişmenin dışında kalmamıştır. Bilgisayar ve internet destekli
uzaktan öğretimin BYS eğitiminde de kullanılmaya başlanması sonucu doğmuştur. Ancak
böylelikle çalışanların mesleki yaşama hazırlanması ve uyumlarının kolaylaştırılması
sağlanabilecek ve BYS alanında mesleki eğitimin kalitesi yükseltilebilecek ve kalifiye eleman
sayısı artırılabilecektir.
AB Mesleki Eğitim Geliştirme ölçütlerinin başında yer alan, sürekli mesleki eğitimin
iyileştirilmesi, geliştirici erişim olanaklarının artırılması, teknolojik gelişmelere uyum
sağlanması yani “yaşam boyu eğitim” kavramını en önemli faktör olarak görmenin doğal bir
sonucu olarak (kaynakçada da görülebileceği gibi ve yurtdışında da yaygın olarak
gerçekleştirildiği gibi) Anadolu Üniversitesince de Sekreterlik e-sertifika programları
geliştirilmiştir. Bu yeni eğitim olanağı, tüm iş kollarında giderek önem kazanan
uzmanlaşmayı sekreterlik mesleğinde de sağlamada önemli ölçüde katkı sağlayacaktır.
Böylelikle ilgili iş kolunun gerektirdiği niteliklerle donatılmış sekreter sayısı artacak ve bu
sertifika programlarını tamamlayan sekreterler yönetimin işlerini kolaylaştırarak, örgütsel
başarıyı artırmada etkin rol oynayacaklardır. Sertifika programlarını tamamlayan sekreterler
ya da sekreter adayları hem sekreterlik alan bilgileri ile donatılacaklar ve hem de bu
sekreterler o iş koluna ait iş dilini kullanma becerilerini geliştirebileceklerdir.
Anadolu Üniversitesi e-Sekreterlik Sertifika Programları; Büro Yönetimi, Hukuk
Sekreterliği, İşletme Sekreterliği, Yönetici Sekreterliği ve Tıp Sekreterliği olarak
belirlenmiştir.
Yukarıda sayılanların dışında Anadolu Üniversitesi Sekreterlik e-Sertifika programlarının
hazırlanmasına ivme kazandıran çeşitli faktörler vardır: Anadolu Üniversitesinin uzaktan
öğretim konusundaki altyapısı ve deneyimi, başta Rektörümüz olmak üzere üniversite
yönetiminin bu konudaki desteği ve programın eğitim materyallerini hazırlayacak öğretim
elemanlarının hazır oluşu ve istekliliği gibi.
Sekreterlik e-Sertifika Programları hazırlanırken izlenen yol ise şöyledir:
• Öncelikle ülkemizdeki Büro Yönetimi ve Sekreterlik eğitim programları, Tıbbi
Dokümantasyon ve Sekreterlik eğitim programları ve Adalet Yüksekokulu eğitim
programları ve içerikleri ve haftalık ders saatleri incelenmiştir.
• Yurt dışında e-sekreterlik eğitimi veren kurumların programlarının müfredatları,
özet içerikleri, ders saatleri incelenmiştir.
• Oluşturulan taslak programlar ilgili uzmanlık alanı mensuplarının görüşlerine
sunulmuş ve bu taslak program üzerinden öneriler alınmıştır.
• Yapılan analizler ışığında, alınan görüş ve önerilerde dikkate alınarak her bir
sertifika programının dersleri, derslerin içerikleri ve ders sayıları saptanmıştır.
5.ANADOLU
ÜNİVERSİTESİ
PROGRAMLARININ HEDEFLERİ
e-SEKRETERLİK
SERTİFİKA
Anadolu Üniversitesi Sekreterlik e-Sertifika programlarını tamamlayan katılımcıların bu
süreç sonunda aşağıdaki nitelikleri elde etmesi beklenmektedir.
15
5.1.Büro Yönetimi Sertifika Programının Hedefleri
Büro elemanı; gerek kamu kuruluşlarında gerekse özel işletmelerde evrak kabul, evrak
işleme, imza ve onaya hazırlama, bilgisayar kullanarak doküman oluşturma, kopyalama,
dosyalama ve arşivleme gibi büro hizmetlerini gerçekleştirirler. Büro elemanları küçük ya da
büyük, ulusal ya da uluslar arası, ister hizmet sektörü, ister üretim sektörü olsun her tür
firmada, eğitimden, turizme tüm iş kollarında çalışabilirler.
Bu program rutin büro işlerini yapabilen büro elemanları yetiştirmeyi ve yöneticisinin
üretkenliğini arttırabilecek, zamandan tasarruf sağlayacak, yöneticileri ve kurumu temsil
edebilecek ve yöneticisinin iş yükünü hafifletebilecek büro elemanları yetiştirmeyi
amaçlamaktadır. Program ofis pozisyonunda şansını artırmak veya bilgi ve becerilerini
geliştirerek yöneticilik pozisyonuna ilerlemek isteyen büro çalışanlarına yardımcı olacaktır.
5.2.Hukuk Sekreterliği Sertifika Programının Hedefleri
Hukuk sekreterleri hukuk ile uğraşan her türlü profesyonellerin büroları, mahkemeler, iş
ve endüstri alanındaki hukuk büroları, devlet ve yerel yönetimler, sivil toplum örgütleri gibi
kuruluşlardaki bürolarda çalışmaktadırlar. Hukuk sekreteri hukuk alanında uzmanlaşmış
sekreter demektir. Bu alanda uzmanlaşmış bir sekreterin her şeyden önce meslekte “olmazsa
olmaz” kabul edilen bilgi ve becerilere sahip olması şarttır. Öncelikle de ne tür bir hukuk
bürosunda çalışırsa çalışsın, mutlaka temel sekreterlik bilgisine ihtiyacı vardır. Hukuk
sekreterinin yasal konulardan anlaması ve gerek yasalardaki gerekse mahkeme kurallarındaki
değişiklikler konusunda da bilgilerini güncel tutması ve dava açma, mahkeme tebligatları,
senetler gibi konularda bilgi sahibi olması gerekmektedir. Hukuk bürosuna gelenleri
karşılamak, randevuları ayarlamak ve noterlik işlemleri, icra işleri de hukuk sekreterinin
görevlerindendir. Bütün bu işleri yaparken işverenin mahkemelerle ilgili takvimini ve hayati
önemi olan olay ve tarihleri çok dikkatle izlemelidir.
Hukuk Sekreterliği programı hukuk sekreteri olarak çalışmak isteyenlere hem mesleki
yetenek sağlayacak hem de yeni bir kariyer elde etmek isteyenler için önemli bir fırsat
yaratacaktır. Halen hukuk sekreteri olarak çalışan sekreterlere de etkinlik ve verimliliklerini
artırmada yardımcı olacaktır.
5.3.İşletme Sekreterliği Sertifika Programının Hedefleri
Sekreter, büro işlerinin düzgün bir şekilde yapılmasını sağlayarak, yöneticisine zamanı
verimli kullanma olanağı tanıyan en yakın yardımcıdır. Mesleğe ilişkin bilgi ve becerilere
sahip ve bunları davranışa dönüştürebilen, kişisel amaçları ile kuruluşun amaçlarını
uyumlaştırabilen bir profesyoneldir. Sekreterler küçük ya da büyük, ulusal ya da uluslar arası,
ister hizmet sektörü, ister üretim sektörü olsun her tür firmada, eğitimden, turizme tüm iş
kollarında çalışabilirler.
İşletme Sekreterliği Sertifika Programı, yönetimin başarısında vazgeçilemeyecek katkıları
olan sekreterleri yetiştirmeye yönelik olan bir sertifika programıdır. Hedefleri, örgütü dış
çevreye karşı temsil edebilen, sorun çözme merkezi gibi çalışan, yöneticisinin yükünü
hafifletebilen sekreterler yetiştirmektir. Sekreter, yöneticisine örgüt içindeki durumu ve iş
sorumluluğu konusunda gerekli doğru, eksiksiz, zamanlı ve uygun bilgileri sağlayabilecek,
yöneticisinin verimliliğine katkıda bulunacaktır. Bu program yeteneklerini geliştirmek ve
daha etkili çalışmak isteyen mesleğe yeni başlamış ya da deneyimli sekreterler için
16
tasarlanmıştır. Programı tamamlayan sekreterler güçlü sekreterlik becerileri ile işletmelerde
birçok fırsat elde edebilirler.
5.4.Yönetici Sekreterliği Sertifika Programının Hedefleri
Yönetici sekreter, büro yeterliklerinin üstünlüğüne sahip, doğrudan bir emir almadan
sorumluluk alabilme yeteneği gösteren, alınan karar ve sorumlulukları uyguladığı gibi,
kendisine verilen otorite sınırları içinde kararlar verebilen bir yönetici yardımcısıdır. Yönetici
sekreterler, genellikle yöneticilerinin yokluğunda, belirli konu ve durumlarda onun yerini
doldurma gibi yetkilere sahip olan konumda görev yaparlar. Yani yönetici sekreter,
gerektiğinde yöneticisi adına belli konularda kararlar alabilen ve bu kararları, yöneticisi adına
uygulayan kişidir. İşyerinde yöneticisinin olmadığı zamanlarda veya olduğu zamanlarda
etkinliğini ortaya koyarak adeta bir yönetici gibi davranabilen kişidir. Hatta öyledir ki
yöneticisi O’nun olmadığı bir anı düşünemez. Yöneticisini yönetme gücüne sahiptir. İşleri
düzene koyarak, planlama ve koordinasyonu sağlayarak bir yönetici gibi çalışır. Bir işin
yapılması gerektiğinde etkin düşünme becerisi sayesinde olayı planlar ve yöneticinin onu
reddedemeyeceği şekilde yöneticisine sunar. Bu konumda yöneticisine “hayır” diyemeyen
sekreter pozisyonunda değil, yöneticisinin “hayır” diyemeyeceği yöneten bir sekreter
pozisyonundadır.
Bu sertifika programı işlerin akışını belirleyebilen, onlara yön veren, herhangi bir komuta
maruz kalmadan görev ve sorumluluklarını yerine getirebilen, hatta diğer bölümlerde
çalışanlarla işlerin işleyişiyle ilgili iletişimde bulunabilen, onlara da yön vererek işin
verimliliğini ve kalitesini en üst düzeye çıkarabilen yönetici sekreterler yetiştirmeyi hedefler.
Yeteneklerini geliştirmek ve daha etkili çalışmak isteyen mesleğe yeni başlamış ya da
deneyimli sekreterler için tasarlanmıştır. Bu sertifika programı katılımcıları yönetici
sekreterliğine hazırlar ve var olan bilgi ve becerileri geliştirir.
5.5.Tıp Sekreterliği Sertifika Programının Hedefleri
Tıp Sekreteri, kendi başına ve belirli bir süre içerisinde hastaların muayeneye hazırlık,
kabul ve dosya işlerini yapma ile tıbbi, idari ve istatistikî dokümanları hazırlama becerisine
sahip nitelikli kişidir. Bu alanda uzmanlaşmış bir sekreterin her şeyden önce meslekte
“olmazsa olmaz” kabul edilen bilgi ve becerilere sahip olması şarttır. Öncelikle de ne tür bir
sağlık kuruluşunda çalışırsa çalışsın, mutlaka temel sekreterlik bilgisine ihtiyacı vardır. Bu
sertifika programı tıbbi sekreterler için sağlık organizasyonlarında çalışma fırsatları
sağlamaktadır. Tıp Sekreterleri kurum-hasta, hekim-hasta arasında köprü görevi yaparlar.
Sağlık kuruluşlarında veya muayenehanelerde tıbbi sekreterler, hasta danışmanı veya
arşivist olarak çalışabilirler. Tıbbi sekreterler, hekimlerin ve hemşirelerin rutin büro işlerine
ayıracağı zamanı azaltarak, profesyonel alanlarına daha fazla zaman ayırmalarına olanak
sağlarlar. Böylelikle sağlık hizmeti sunumunda verimlilik ve kalite artışına katkıda bulunurlar.
Kurum yöneticilerinin gereksinimi olan bilgilerden sağlık hizmetlerinde kullanılan kurum
performansına yönelik verileri işleyerek yöneticiye bilgi sunarlar. Bu amaçlarla, hasta
randevularını düzenleme, hastalara ön bilgi verme, dosya açma, hasta tanıtım kartı hazırlama,
hasta dosyalarının transferini sağlama, hasta kayıt defterini tutma, hastaları muayeneye
hazırlama, hasta yatış evrakını hazırlama, hasta yakınları ile iletişim sağlama, hasta çıkış
evrakını hazırlama gibi görevleri gerçekleştirirler. Ayrıca, sigorta şirketleri ve uyumlaştırma
(akreditasyon) için zorunlu hale gelecek olan hasta dosyalarının nitelik ve nicelik yönünden
17
gerektiği gibi düzenlenmesi ve saklanmasını sağlayarak sağlık sektörünün vazgeçilmez ara
insan gücü olmaktadırlar.
Bu sertifika programı yeteneklerini geliştirmek ve daha etkili çalışmak isteyen mesleğe
yeni başlamış ya da deneyimli sekreterler için tasarlanmıştır. Bu program hem sekreterlik
bilgi ve becerilerini hem de tıp bilgilerini içerir, katılımcıları tıp sekreterliğine hazırlar. Özel
hastanelerin ve polikliniklerin sayısının her geçen gün artması bu programı tamamlayan
sekreterlerin güçlü sekreterlik becerileri ve temel tıp bilgileriyle hastanelerde, doktor
muayenelerinde ve polikliniklerde birçok fırsat elde etmesini sağlar.
6.ANADOLU ÜNİVERSİTESİ e-SEKRETERLİK SERTİFİKA
PROGRAMLARININ İÇERİKLERİ
Sekreterlik e-Sertifika programlarının hedeflerini gerçekleştirmek için aşağıda yer alan
dersler öngörülmektedir. Dersler üç ay sürmektedir ve taşıdıkları başlıklara yönelik bilgi ve
becerileri kazandırmayı hedeflemektedir.
6.1.Büro Yönetimi Sertifika Programının İçeriği
Lise ve dengi okul mezunu, önlisans ya da lisans mezunu olup büro elemanı olarak çalışan
ve çalışmayı düşünerek bu programa kayıt olan öğrenciler aşağıdaki dersleri alacaklardır.
•
•
•
Büro Yönetimi
Ticari Bilgiler ve Belgeler
Büro Teknolojileri
6.2.Hukuk Sekreterliği Sertifika Programının İçeriği
Lise ve dengi okul mezunu, ön lisans ya da lisans mezunu olup, hukuk sekreteri olarak
çalışan ve çalışmayı düşünerek bu programa kayıt olan öğrenciler aşağıdaki dersleri
alacaklardır.
•
•
•
Temel Hukuk Terminolojisi (Hukuk, yasa, anayasa, gerçek- tüzel kişi, hak,
ehliyet, dava, sözleşme, vekil, kefalet, dava, icra, çek, senet, icra, haciz vb. temel
hukuk kavramları)
Adli Yazışmalar (Dava, icra takibi, haciz, satış, tebligat vb. evrakların şekil ve
içerikleri)
Sekreterlik Bilgisi
6.3.İşletme Sekreterliği Sertifika Programının İçeriği
Lise ve dengi okul mezunu, önlisans ya da lisans mezunu olup sekreter olan ve sekreter
olarak çalışmayı düşünerek bu programa kayıt olan öğrenciler aşağıdaki dersleri alacaklardır.
•
•
•
Sekreterlik Bilgisi
Mesleki Yazışmalar
Büro Yönetimi ve Dosyalama
18
6.4.Yönetici Sekreterliği Sertifika Programının İçeriği
Lise ve dengi okul mezunu, ön lisans ya da lisans mezunu olup, yönetici sekreteri olarak
çalışan ve çalışmayı düşünerek bu programa kayıt olan öğrenciler aşağıdaki dersleri
alacaklardır.
•
•
•
Yönetici Sekreterliği
Zaman ve Stres Yönetimi
Toplantı ve Sunu Teknikleri
6.5.Tıp Sekreterliği Sertifika Programının İçeriği
Lise ve dengi okul mezunu, ön lisans ya da lisans mezunu olup, tıp sekreteri olarak çalışan
ve çalışmayı düşünerek bu programa kayıt olan öğrenciler aşağıdaki dersleri alacaklardır.
•
•
•
Tıbbi Terminoloji (Hareket Sistemine İlişkin Terimler, Anatomik Terimler,
Tanısal Terimler, Ameliyat Terimleri, Semptomlara İlişkin Terimler, Solunum,
Dolaşım, Sindirim, Ürogenital Sistemine İlişkin Terimler, Tıbbi Kısaltmalar,
Laboratuar Tahlilleri İle İlgili Terimler)
Halk Sağlığı (Tıbbın Tarihsel Gelişmesi, Temel Sağlık Hizmetleri, Sağlıkta İnsan
Gücü Ve Türkiye' de Sağlık Örgütlenmesi, Bağışıklama Hizmetleri, Genel
Beslenme, Sağlık Eğitimi, İşçi Ve İşyeri Sağlığı, Aile Planlaması, İlk Yardım, Tıp
Ahlakı )
Sekreterlik Bilgisi
7.ANADOLU ÜNİVERSİTESİ e-SEKRETERLİK SERTİFİKA PROGRAMININ
ÖĞRETME-ÖĞRENME ORTAMLARI
İnternet tabanlı eğitimde önemli noktalar vardır. Bunlar; öğrenim materyallerinin kalitesi,
materyallerin kullanılabilirliği, öğrencilerin eğiticiler tarafından desteklenmesi, sistemin
yönetimi, erişim kolaylığı, görüntüleme ve geri besleme olarak sıralanabilir. Anadolu
Üniversitesi Sekreterlik e-Sertifika Programının hazırlanmasında öğretme-öğrenme ortamları
tüm bu faktörler göz önüne alınmıştır.
Her öğrencinin kişisel sayfasında kayıtlı olduğu e-Sertifika Programının içerdiği dersler
listelenmektedir. Ders seçimi yaparak ilgili dersin e-öğrenme hizmetlerine ulaşabilir. eSertifika programına kayıt yaptırdıktan sonra 12 haftalık bir ders çalışma süresi
bulunmaktadır. Öğrencilere her hafta, her dersten 1–2 üniteyi çalışarak bu süreyi
değerlendirmeleri önerilmektedir.
7.1. Kitap
Programda yer alan her dersin bir kitabı vardır. Öğrenciler ders kitabından ilgili üniteyi
okuyabilir. Kitaplar uzaktan öğrenim ve örgün öğrenim koşullarında kullanılabilecek şekilde
düzenlenmiştir.
Kitabı oluşturan her ünitenin başlangıcında yer alan “Anahtar Kavramlar” bölümlerinde,
ünite içerisinde ele alınan konuyla ilgili anahtar sözcük açıklamaları, “Amaçlar” bölümlerinde
19
ise ünite içerisindeki konuları tamamladıktan sonra hangi konularda bilgi ve becerilere sahip
olunacağı bulunmaktadır.
Metin içerisinde yer alan “Dikkat” bölümlerinde, o konuyla ilgili önemli noktalar yer
almaktadır. “İnternet” bölümlerinde konularla ilgili web sayfalarına ve e-derslere
yönlendirmeler, “Kitap” bölümlerinde ise dipnotlara ve ilgili kitaplara yönlendirmeler
bulunmaktadır.
Ünite sonlarında yer alan “Unutmayalım” bölümlerinde, metin içerisinde yer alan
“Dikkat” cümleleri toplu bir halde verilmektedir. “Öğrendiklerimizi Özetleyelim” bölümünde
konuyla ilgili kapsamlı bir özet bulunmaktadır. Ünite sonlarında yer alan “Kendimizi
Sınayalım” bölümleri ise ünite içerisinde öğrenilenleri sınamaya dönük test sorularından
oluşmaktadır.
7.2.e-Öğrenme
e-Öğrenme hizmetleri http://esertifika.anadolu.edu.tr/Portal adresinde yer alan e-Sertifika
Programları Portalı üzerinden sunulmaktadır. Üst menüden Oturum Aç bağlantısına tıklayarak
da ulaşabilecek e-Sertifika Programları Portalına kullanıcı adı ve parola yazılarak oturum
açılır ve tüm e-Öğrenme hizmetlerine ulaşılabilir.
Katılımcılar e-Sertifika Portalında oturum açtıklarında, sesli ve etkileşimli olarak
hazırlanmış çoklu ortam yazılımları yardımıyla ünitelerini çalışabilmekte ve çok sayıda
çözümlü örneği inceleyerek öğrendiklerini pekiştirebilmektedirler.
e-Ders
Video görüntüleri eşliğinde ders anlatımları içeren e-Ders yazılımları ile katılımcılara
öğretici ders içeriği sunulmaktadır.
Etkileşimli animasyonlar ve canlandırmalarla desteklenen konu anlatımlarının yanı sıra
çeşitli örnek olaylar ve ders içeriğine uygun geliştirilen araçlarla, katılımcıların içerikle olan
etkileşimi en üst düzeyde gerçekleşecek şekilde tasarlanmıştır.
e-Kitap
İnternette ders çalışan katılımcıların kitaplara kolayca erişebilmelerini sağlamak amacıyla
ders kitapları internet ortamında sunulmaktadır.
Kâğıda basılmaya ihtiyaç duymadan, bir bilgisayar yardımıyla okunabilen elektronik
kitaplar, basılı kitaplara göre pek çok avantaj ve kolaylık sağlamaktadır. İnternet üzerinden
yayınlandıkları için istenen kitaba dakikalarla erişilebilmesi, kitap içinde sözcük taramasının
kolayca yapılabilmesi, bu avantajlara örnek olarak gösterilebilir. e-Kitaplar, her türlü
masaüstü ya da dizüstü bilgisayardan okunabilmektedir.
e-Televizyon
Katılımcıların kolay erişimini sağlamak amacıyla televizyon programları internet
ortamında sunulmaktadır.
Katılımcılar ders videolarını bilgisayarına indirerek daha esnek çalışma saatlerine sahip
olabilirler. Katılımcılar programları bir kez bilgisayarına yükledikten sonra, istediği dersin
istediği ünitesini zamana bağlı kalmadan seyredebilirler.
e-Alıştırma
20
Sesli, hareketli canlandırmalar ve yoğun öğrenci-bilgisayar etkileşimini barındıran çok
ortamlı eğitim yazılımı olarak da tanımlanan e-Alıştırma hizmeti, en son teknolojilerle
tasarlanmakta ve endüstri standartları kalitesinde geliştirilmektedir.
e-Alıştırma dersi izlenerek çok sayıda çözümlü alıştırma sorusu incelenebilir ve bilgiler
pekiştirilebilir. e-Alıştırma hizmetiyle e-sertifika programlarının katılımcılarına internet
ortamında etkin ve verimli ders çalışma atmosferi oluşturmak amaçlanmaktadır.
e-Danışmanlık
Sertifika Programları Portalında yayınlanan alıştırma yazılımlarının ve e-derslerin
asenkron olarak akademik danışmanlık hizmeti bulunmaktadır.
e-Danışmanlık hizmeti, katılımcıların derslerle ilgili sorularını dersin akademik
danışmanına sorarak birkaç gün içinde yanıt alabileceği bir hizmettir. Her dersin bir akademik
danışmanı ve bir moderatörü bulunmaktadır. Danışmanlara gönderilen bu sorular bir
moderatör tarafından incelenerek, geçersiz olanlar iptal edilmekte, ilgisiz olanlar doğru kanala
yönlendirilmekte ve akademik içerikli olanlar ise ilgili danışmana yanıtlaması amacıyla
iletilmektedir. Danışman tarafından yanıtlanan soru ve yanıtlara bütün katılımcılar
erişebilmektedir.
Üniteye ait anlaşılmayan konular varsa e-Danışmanlık hizmeti yardımıyla akademik
danışmana soru yöneltilebilir.
e-Sınav
e-Sınav hizmeti, katılımcıların resmi sınavlar öncesi kendilerini denemeleri ve başarı
durumlarını gerçeğe yakın biçimde ölçmeleri amacıyla sunulmaktadır.
e-Sınav soruları, gerçek sınav sorularının hazırlanma sürecine paralel olarak
hazırlanmaktadır. Bu nedenle bir derste birkaç deneme sınavı gerçekleştiren katılımcı, o anda
resmi sınava girdiğinde alacağı sınav notuna benzer sonuçlarla karşılaşabilmektedir.
İnternet üzerinden yayınlanan sınavlar değerlendirmeye alınmaz, sadece katılımcıların
kendilerini sınamalarına olanak verir.
e-Sınav hizmetine girildiğinde sorular, ilgili derse ait soru bankasından her ünite için
rassal olarak seçilerek ekrana gelmektedir. Bu nedenle yeni bir sınav başlatıldığında aynı
sorulara rastlanması mümkün fakat tamamen aynı sınava rastlanma olasılığı düşüktür.
Sınav tarihi yaklaştığında e-Sınav uygulamasına girilerek deneme
gerçekleştirilebilir ve yetersiz olunan ünitelere geri dönerek tekrar çalışılabilir.
sınavları
e-Destek
Teknik konularda destek almak için e-Destek hizmetinden yararlanılabilir.
e-İletişim
e-Sertifika programları ile ilgili bilgi almak için
gönderilebilir.
21
[email protected]
adresine e-posta
8.ANADOLU ÜNİVERSİTESİ SEKRETERLİK e-SERTİFİKA PROGRAMININ
DEĞERLENDİRME DÜZENİ
Programda yer alan derslerden her öğretim döneminde bir kez dönem sonu sınavı yapılır.
Sınavlarda değerlendirme yüz (100) tam not üzerinden yapılır. Her ders için başarı notu
dönem sonu sınavı notudur. Bir dersten başarılı sayılabilmek için başarı notunun en az elli
(50) olması gerekir. Başarı notu küsurlu çıkarsa en yakın tam sayıya yuvarlanır.
Her ne sebep ve mazeretle olursa olsun, sınavlara katılamayan öğrenciler için telafi sınavı
açılmaz.
Bir sertifika dönemine ait sınavlar önceden ilan edilen illerde (şimdilik İstanbul, Ankara,
Eskişehir, İzmir, Antalya, Adana, Diyarbakır, Erzurum, Trabzon) yüz yüze gerçekleştirilir.
Batı Avrupa e-Sertifika Programları için sınav merkezi Almanya/Köln'dür.
Katılımcılar kayıt başvurusu esnasında tercih etmiş oldukları ilde sertifika sınavlarına
girerler. Sınav giriş belgeleri internetten yayınlanır. Sınavlar bu illerin tümünde bir oturum
halinde düzenlenir. Sınav süresi 150 dakikadır ve her derse ait 40 soru sorulur.
Sınav sonuçları iki hafta sonra internetten duyurulur.
Bir sertifika programını tamamlayıp, derslerin tümünden başarılı olan öğrencilere, ilgili
programa ait "T.C. ANADOLU ÜNİVERSİTESİ SERTİFİKA BELGESİ " verilir.
9.SONUÇ
Uzaktan öğretimin pek çok yararından bazıları şunlardır. Uzaktan öğretim eğitimin
standartlaşmasını sağlar. Eğitim birimlerinde geçirilen zamanı azaltır. Eğitim maliyetinin
azalmasını sağlar. İhtiyaç duyulan zamanda ve yerde eğitimin verilebilmesini sağlar. İhtiyaca
göre şekillendirilmiş, mesleğe ve göreve özel eğitim verilebilmesini sağlar.
Bilgi teknolojileri aracılığı ile gerekli bilgilere kolaylıkla ulaşmada internetin sağladığı
imkânlar göz ardı edilmemelidir. Hem örgün eğitimde hem uzaktan eğitimde kullanılan
bilgisayarların internete bağlanmasıyla birlikte, insanlar arasındaki mesafe ortadan kalkmış ve
çeşitli uzaktan eğitim programları bilgisayarlar yardımıyla uygulanmaya başlamıştır. İnternete
dayalı uzaktan eğitim teknolojileri, zaman ve mekândan bağımsız bir ortam sağlamaktadır.
Eğitimi daha geniş kitlelere ulaştırmak ve ekonomik hale getirmek, uzaktan eğitimle mümkün
olabilmektedir. Ancak ilgili kuruluşlarca gerekli erişim alt yapısının iyileştirmesi ve
yaygınlaşması için önlemler (maliyet, hız, kapasite vb.) alınmalıdır.
BYS eğitimi de bu gelişmelerden nasibini almalıdır. Sekreterlik eğitimi sorunlarının
çözümünde uzaktan eğitim önemli bir alternatiftir. Mevcut alt yapı, sistemin
uygulanabilirliğini gösteren sonuçlar vermektedir. Yapılan uygulama ve araştırmalardan çıkan
sonuçlara bakıldığında da, uzaktan eğitim ve iletişim teknolojileri içerisinde en yenisi olan
internet ve bilgisayar, sekreterlik meslek eğitiminde de rahatlıkla kullanılabilir.
Sekreterler uzaktan eğitim programına katılarak, iş yerlerindeki sorumluluklarını
aksatmadan kendilerini geliştirebilirler. Tengilimoğlu ve diğerlerinin yaptığı araştırma
sonuçlarına göre yapılan pilot çalışmaya katılan BYS çalışanlarının %70.1’i yapmış oldukları
işin mesai saatleri içinde eğitim almaya imkan verdiğini belirtmiştir. Bu eğitim katılımcıların
22
çoğunun iş performanslarını düşürmemiş, çalışanların sorumluluklarını yerine getirmelerini
engellememiştir. Ağırlıklı olarak mesleki yeteneklerini geliştirmek amacıyla bu eğitim
programını aldıklarını belirten katılımcıların %85.9’u eğitime iş yerlerindeki bilgisayarlardan
katıldıklarını belirtmişlerdir. Bu oran, uzaktan eğitimin mesai saatleri içinde ve işyerindeki
bilgisayarlar ile yapılabileceğini göstermiştir. Yine katılımcıların % 98.4’lük kısmı, “uzaktan
eğitim programına işim ile ilgili sorumluluklarımı aksatmadan katılabildim” cevabını
vermiştir.
Örgüt bünyesindeki çalışanların bir örgün eğitim programına katılımı, hem para, hem
zaman hem de işgücü kaybı açısından çeşitli sorunlar doğurmaktadır. Bu yüzden işverenler, iş
dışında eğitim yerine uzaktan eğitimi tercih etmektedirler. Mesai saatlerinde yapılan
eğitimlerde işler durma noktasına gelmekte, iş gücü azalmakta, çalışanların eğitim saati
başlayana kadar geçen zamanda ve eğitimden çıkıp işe geri döndükleri zamanda işe adapte
olmaları güçleşebilmekte ve maliyeti artmaktadır. Bu nedenle uzaktan eğitim tercih edilen bir
yöntemdir. Uzaktan eğitim programının özellikleri, maliyeti ve iş gücü kaybını en aza
indirmektedir. Öte yandan mesai saatleri dışında yapılan eğitim programları çalışan için eziyet
olmakta, evinde geçirmeyi düşündüğü zamanı bu eğitim programında harcadığı kanısını
taşıyabileceği için çok fazla verim alınamamaktadır.
Uzaktan eğitim programlarının yaygınlaştırılması ve etkin bir şekilde yürütülebilmesi için,
yöneticiler mesai saatleri içerisinde, büro elemanlarının ve sekreterlerinin uzaktan eğitim
programına katılmalarına destek vermeli ve onları yüreklendirmelidir. Geleneksel eğitim
almış ya da almamış olsun büro elemanları, yönetici asistanları ve sekreterlerin, uzaktan
eğitimle mesleki alandaki gelişmeleri ve yenilikleri takip etmeleri sağlanmalıdır.
İşverenler, uzaktan eğitim konusunda iyimser tablo sergilemektedir. Bu durum personelin
eğitiminde anahtar güç olarak algılanmalı mevcut teknolojiler, kaynaklar ve yöntemlerin
eğitim için maksimum düzeyde kullanılması sağlanmalıdır. Birçok şirket gelişen teknolojiden
yararlanarak internet yardımıyla çalışanlara yerlerinden kalkmadan ve istedikleri anda eğitim
alabilecekleri eğitim sayfaları oluşturmaktadır. İş temposunu ve çalışanların verimliliğini
olumsuz etkilememesi nedeniyle birçok büyük şirket, özellikle de bankalar, internet destekli
eğitimlere büyük yatırımlar yapmaktadırlar. Bilgisayarla uzaktan eğitim verilebileceği gibi,
bilgi ölçmeye yönelik sınavlar da yapılabilmektedir. Böylelikle çalışanlar işlerini aksatmadan,
ders notlarına ulaşabilmekte ve eğitim alabilmekte, düzeylerini belgeleyebilmektedirler.
Uzaktan eğitim, işlerinin yoğunluğu nedeniyle, örgün eğitim alma fırsatı bulamayan
yönetici asistanları ve sekreterler için de alternatif bir yöntem olarak düşünülebilir. Yetişkin
insanlar olan büro elemanları ve sekreterlerin eğitim ihtiyaçlarının karşılanmasında, eğitimin
geniş kitlelere ulaştırılmasında, eğitimin zaman ve mekândan bağımsız olmasında, eğitim
düzeyinin artırılmasında, örgütlerin teknoloji alt yapısı kullanılmalıdır.
Uzaktan eğitim teknolojilerini kullanarak yaşam boyu öğrenmeyi ilke edinen büro elemanı
ve sekreterler yeni durumlara uyumda daha başarılı olabilirler.
Ancak programın etkinliği ve başarısı için eğitim materyallerinin ve ortamlarının da yeni
durumlara göre güncelleştirmesine önem verilmelidir.
23
KAYNAKÇA
Halıcı, Ali. Sekreterlik Mesleğinde Kalifiye Eleman Açığı (V.Ulusal Büro Yön.ve
Sek.Kongresi-Çanakkale 18 Mart Üni.-Eylül 2006 ve Büro Yönetimi ve Sek. Paneli Ankara
Hacettepe Üni.-18 Mayıs 2007 )
Delil, Yılmaz; Tengilimoğlu, Dilaver; Akdemir, Fatma. Yönetici Asistanları ve
Büro Çalışanlarının Hizmet İçi Eğitimleri İçin Bir Web Tabanlı Uzaktan Eğitim Programı
Uygulama Örneği (V.Ulusal Büro Yön.ve Sek.Kongresi-Çanakkale 18 Mart Üni.-Eylül 2006)
Koçel, Tamer. İşletme Yöneticiliği, Genişletilmiş 9.B. Beta Yay., 2003, s.347 ve
devamı.
Mutlu, Mehmet Emin ve diğerleri. Açıköğretimde e-sertifika programları,
Akademik Bilişim 2007, Dumlupınar Üniversitesi, 31 Ocak-2 Şubat 2007.
www.learn.colostate.edu/courses
www.georgiacenter.uga.edu.tr
www.coursecatalog.com/dbpages/course_display.asp?id=1099&SchoolID0637
http://www.Certificate.peru.edu.tr
http://www.senecac.on.ca/
www.tru.ca/business
http://www.legalsecretaries.org/certify.html
http:// www.metrobusinesscollege.edu/medical_secretary.html
http://kshmyo.kou.edu.tr
http://www.istanbul.edu.tr/yuksekokullar/saglikhizmetleri/tibbidokumantasyon.htm
http:tibbisekreter0.tripod.com/chat.html
http://www.miracostacc.ca.us
http://www.bcc.etc.edu/catalog/degrees/bts
http://www.elaurnuk.co.uk
http://www.iqps.org
www.ecabo.nl
http://www.southalabama.edu/specialcourses
http://www.orgsites.com
http://www.smartagreements.com
http://vcexperts.com
http://kaplan.edu/ku/schools/paralegalstudies/LEGALSECRETARY
http://www.harpercollege.edu
http://eric.ed.gov
http://www.stamford.ac.uk
http://www.allbusiness.com
http://www.tulsacc.edu
http://www.universities.com
http://www.edstudentservices.com
http://www.harpercollege.edu
http://www.treasury.state.ms.us
http://www.sessions.edu
http://home.anadolu.edu.tr/~udemiray%20/8_bol1.htm
http://education-portal.com
http://www.metrobusinesscollege.edu
http://www.aof.edu.tr
http://ekon.anadolu.edu.tr
http://geycop.anadolu.edu.tr
http://emba.anadolu.edu.tr
http://www.bls.gov
http://egitek.meb.gov.tr/bulten/evt/evt1/evt3.html
http://www.uluslararasi,egitim.com/uzak/unedir.asp
24
TÜRK YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI ARASINDA ÖĞRENCİ VE ÖĞRETİM
ELEMANI DEĞİŞİMİNE YÖNELİK BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK
BÖLÜMÜ ÖĞRETİM ELEMANI VE ÖĞRENCİLERİNİN EĞİLİMLERİNİN
BELİRLENMESİ (HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ BÜRO YÖNETİMİ VE
SEKRETERLİK BÖLÜMÜ ÖRNEĞİ)
Yrd.Doç.Dr. Mehmet ALTINÖZ
(Hacettepe Üniversitesi)
1. GİRİŞ
Günümüzdeki hızlı bilimsel ve teknolojik gelişmeler dünyanın her bölgesine yayılmakta
ve küresel hale gelen bir bilgi toplumu oluşmaktadır. Küreselleşme, kalkınmaya yönelik
yeni bir uluslararası gündem ortaya çıkarmıştır. Tüm Dünyada bilgiyi esas alan bir
ekonomi anlayışına doğru gidilmekte, temel sorun hızla değişen ortamda rekabet edebilme
ve uyum sağlayabilme olmaktadır. İçinde bulunduğumuz yüzyılda rekabet edebilmenin en
önemli faktörü verimli ve esnek bir işgücünün yetiştirilebilmesidir. Çünkü, günümüz iş
ortamının talepleri, becerili iş gücüne yönelik olmaktadır.
Bu işgücü içerisinde, büro işleri ve yönetimle ilgili faaliyetler kamu kesimi dahil olmak
üzere çeşitli hizmet alanlarında bulunmaktadır. Söz konusu hizmet alanlarında öne çıkan
bilginin; işlenme, analiz edilme ve dağıtım biçimlerinde değişiklikler olmuştur.
Bu süreç, iş yerlerinde hizmet alanlarının daha fazla bilgiye ve geliştiriciliğe ihtiyaç
duyulacağı anlamına gelmektedir. Rutin işler büyük ölçüde ortadan kalkarken büro ve
sekreterlik işleri bilgi odaklı daha kapsamlı yönetim faaliyetleri biçimine dönüşmektedir.
Bu ise, becerili iş gücünde sahip olması gereken mesleki gerekliliklerin arttığı, iş gücü
taleplerine cevap vermesi açısından büro yönetimi ve sekreterlik eğitiminin tüm
gereklerinin gözden geçirilmesini karşımıza getirmektedir.
Bunların içerisinde öğretim elemanları büro yönetimi ve sekreterlik eğitiminin kuşkusuz
en önemli halkasını oluşturmaktadır. Ancak, son yıllarda yeni açılan büro yönetimi ve
sekreterlik bölümleri ve özellikle sınavsız geçiş sistemi dolayısıyla artan öğrenci sayıları,
öğretim elemanı ihtiyacını da beraberinde getirmiştir.
Türkiye’de lisans düzeyindeki programlarda görev yapan öğretim elemanlarının
niteliklerinin, dünyaca kabul edilen tanımları olmasına karşılık, meslek yüksekokullarında
görev alan öğretim elemanlarının niteliklerinin bu tür bir tanımı bulunmamaktadır. Meslek
yüksekokullarında doktora derecesine sahip öğretim elemanları görev yaptığı gibi, bu
dereceye sahip olmayan öğretim görevlisi, okutman ve uzmanlar da görev yapmaktadır.
25
Meslek yüksekokulları büro yönetimi ve sekreterlik bölümlerinde de yaşanan öğretim
elemanı sayılarının azlığını belirli bir oranda telafi eden gelişme son yıllarda yüksek lisans
ve doktoralı öğretim görevlilerinin sayısındaki artıştır. Böylelikle görev yapan yüksek
lisans ve doktora derecesine sahip öğretim görevlilerinin sayının artmış olması, öğretim
elemanlarının sayısal noksanlığını bir ölçüde ortadan kaldıran niteliksel bir aşama olarak
kabul edilmektedir.
Bu süreç yaşanırken, Türk yükseköğretim kurumları arasında öğrenci ve öğretim
elemanı değişimine ilişkin yürürlüğe giren yönetmelikle bu kez öğrenci değişimi ile
bilgi paylaşımı ve deneyim aktarımı için öğretim elemanı değişimi gündeme gelmiş
bulunmaktadır.
2. TÜRK YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI ARASINDA ÖĞRENCİ VE
ÖĞRETİM ELEMANI DEĞİŞİMİ
Türk yükseköğretim kurumları arasında öğrenci ve öğretim elemanı değişimini
düzenleyen yönetmelik 31.03.2006 tarihli resmi gazetede yayınlanarak yürürlüğe girmiş
bulunmaktadır.
2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 7 nci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendine
dayanılarak hazırlanan Yönetmelik, üniversite ve yüksek teknoloji enstitüleri bünyesinde
önlisans ve lisans düzeyinde eğitim-öğretim yapan yükseköğretim kurumları ile bağımsız
vakıf meslek yüksekokulları öğrenci ve öğretim elemanı değişim esaslarını kapsamaktadır.
2.1. Değişim Esasları
Yükseköğretim kurumları arasında öğrenci ve öğretim elemanı değişiminin aşağıda yer
alan esaslara göre yapılması öngörülmektedir.
a. Öğrenci değişimi yatay ve dikey geçişten farklı olarak öğrencilere en az bir, en çok
iki yarıyıl başka bir üniversitede geçici öğrenim görme hakkı tanımaktadır.
b. Öğrencinin asıl üniversitesinden aldığı öğrencilik, burs ve benzeri hakları devam
etmektedir.
c. Alınan ve başarılan derslerin öğrencinin asıl kayıtlı olduğu üniversite tarafından
kabul edilmesine olanak sağlanmaktadır.
d. Alınan ve başarılan derslere ait notlar ECTS esaslarına göre beş kademeli (A, B, C,
D, E) olarak verilmektedir.
e. Ders durumuna ilişkin belgeler işbirliği yapan üniversiteler arasında ortak bir
formatta düzenlenmektedir.
f. İşbirliğini kabul eden üniversiteler bir önceki öğretim yılının Nisan ayı sonuna kadar
öğrenci ve öğretim elemanı değişim programını hazırlamaktadırlar.
g. Değişim programı gereğince bir başka yükseköğretim kurumuna gönderilen
öğrenciler, gidecekleri yükseköğretim kurumunun öğrencilerine tanınan yurt ve benzeri
haklardan yararlanmaktadırlar.
h. Öğretim elemanlarının gidecekleri yükseköğretim kurumunda mobilyalı bir lojmanda
barınmaları esas olup, böyle bir olanağın olmaması durumunda ilgili kuruluşlarla gerekli
26
girişimlerde bulunularak lojman sağlanması söz konusu olmaktadır. Değişim programı
nedeniyle öğretim elemanlarına tahsis edilen lojmanlar başka bir amaçla kullanılamamaktadır.
2.1. Öğrenci Seçimi
Değişim programı gereğince bir başka yükseköğretim kurumuna gönderilecek
öğrenciler, başarı durumu, yabancı dil durumu ve bir komisyon tarafından yapılacak mülakat
sonucuna göre belirlenen puanlar dikkate alınarak saptanmaktadır.
Değişim programını uygulayacak yükseköğretim kurumları yönetmelikte belirlenen
esaslar çerçevesinde düzenleyecekleri öğrenci ve öğretim elemanı değişimine ilişkin işbirliği
protokolünü Yükseköğretim Kurulunun onayına sunmaları gerekmektedir.
Yükseköğretim kurumlarının öğrenci ve öğretim elemanı değişim protokollerinin
uygulanması ve sonuçları hakkında yıl sonunda Yükseköğretim Kuruluna rapor sunmaları
beklenmektedir.
Yükseköğretim kurumları arasında yapılan öğrenci ve öğretim elemanı değişim
protokollerinin uygulama esaslarının denetimi Yükseköğretim Kurulunca yapılmaktadır.
3. ARAŞTIRMANIN AMACI VE YÖNTEM
Bu araştırma, Türk Yükseköğretim Kurumları Arasında Öğrenci ve Öğretim Elemanı
Değişimine Yönelik Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümü Öğrenci ve Öğretim
Elemanlarının Eğilimlerinin Belirlenmesi (Hacettepe Üniversitesi Büro Yönetimi ve
Sekreterlik Bölümü Örneği) amacıyla yapılmıştır.
Bunun için, Bölümde tam zamanlı ders veren tüm öğretim elemanları ile öğrenimlerini
sürdüren normal örgün ve ikinci öğretim; birinci ve ikinci sınıf öğrencilerine isteğe bağlı bir
anket uygulanmış ve değerlendirilmiştir.
4. ARAŞTIRMA BULGULARININ DEĞERLENDİRİLMESİ
Araştırmanın evrenini Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu
Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümünde tam zamanlı ders veren öğretim elemanları ile
normal örgün ve ikinci öğretim; birinci ve ikinci sınıf öğrencileri oluşturmaktadır.
Bölümde; öğretim elemanlarından 15, öğrencilerden 1. sınıfta 75, 2. sınıfta 38 öğrenci
hazırlanan anketleri doldurmuşlardır.
Uygulanan anketlere verilen cevapları içeren tablolar aşağıda belirtilmiş ve
değerlendirilmiştir.
27
Tablo 4.1. Öğrencilere Ait Sosyo-Demografik Özellikler
Özellikler
Cinsiyet
Yaş
Sayı
%
Bayan
95
84,1
Erkek
18
15,9
Toplam
113
100
18
9
7,9
19
39
34,5
20
30
26,5
21
19
16,9
22+
16
14,2
Toplam
113
100
1. Sınıf örgün
40
35,4
1. Sınıf ikinci
35
31
2. Sınıf örgün
23
20,4
2. Sınıf ikinci
15
13.2
Toplam
113
100
Sınıf
28
Araştırmaya katılan katılımcılara ait sosyo-demografik özellikler Tablo 4.1.’de
sunulmuştur.
Araştırmaya katılan öğrencilerin %84,1’i bayanlardan, %15,9’ı erkeklerden
oluşmaktadır. Katılımcıların %7,9’unu 18 yaş, %34,5 19 yaş, %26,5 20 yaş, %16,9’u 21 yaş
ve %14,2’sinin 22 yaş ve üstünün oluşturduğu görülmüştür. Araştırmaya katılan öğrencilerin
%35,4’ünü 1. sınıf örgün, %31’ini 1. sınıf ikinci, %20,4’ünü 2. sınıf örgün, %13,2’sini 2. sınıf
ikinci öğretim öğrencileri oluşturmaktadır.
Tablo 4.2. Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu Büro Yönetimi
ve Sekreterlik Programı Öğrencilerinin Diğer Üniversitelerde Bir veya İki Yarı
Yıl Öğrenci Değişim Projesine Katılma İsteğine Yönelik Dağılımı
Öğrencinin Değişim
Projesine Yönelik
Eğilimleri
Sayı
%
Bayan
Erkek
Toplam
Bayan
Erkek
Toplam
Evet
65
11
76
57,5
9,7
67,2
Hayır
32
5
37
28,4
4,4
32,8
Toplam
97
16
113
85,9
14,1
100
Tablo 4.2.’de büro yönetimi ve sekreterlik bölümü öğrencilerinin diğer üniversitelerde
bir veya iki yarıyıl öğrenci değişim projesine katılma isteğine yönelik eğilimleri
araştırılmıştır. %57,5 bayanlar, %9,7 oranındaki erkek öğrenciler değişim projesine olumlu
bakarken, %28,4 bayanlar, %4,4 oranındaki erkekler ise söz konusu projeye hayır
demektedirler.
29
Tablo 4.3. Değişim Projesine Olumlu Bakan Öğrencilerin Bu Konudaki Gerekçelerinin
Dağılımı
Değişim Projesine Yönelten
Nedenler
Sayı
%
Bayan
Erkek
Toplam
Bayan
Erkek
Toplam
Başka bir üniversitede
öğrencilik yapmayı istemek
16
5
21
21,1
6,6
27,7
Daha iyi bir eğitim alacağını
düşünmek
20
__
20
26,3
__
26,3
Başka bir şehirde öğrenci
olmayı istemek
2
1
3
2,6
1,3
3,9
Yeni bir ortam ve arkadaş
çevresi edinmek
12
1
13
15,8
1,3
17,1
15
4
19
19,7
5,3
25
65
11
76
85,5
14,5
100
Diğer
Toplam
Tablo 4.3.’de değişim projesine olumlu bakan öğrencilerin bu konudaki gerekçeleri
araştırılmıştır. Buna göre, başka bir üniversitede öğrencilik yapmayı isteyenler %27,7 daha iyi
bir eğitim alacağını düşünenler %26,3 yeni bir ortam ve arkadaş çevresi edinmek isteyenler
%17,1 başka bir şehirde olmayı isteyenler %3,9 olarak sıralanırken, diğer nedenleri öne
çıkartanlar %25 olarak görülmektedir.
Bu durum, değişim projesinin amacına uygun olduğu sonucunu karşımıza getirmekte
ve konuya yönelik öğrenci isteklerinin sağlıklı bir yapıya dayandığını ortaya koymaktadır.
30
Tablo 4.4. Değişim Projesine Olumlu Bakan Öğrencilerin Başka Bir Üniversitedeki
Geçici Öğrenim Süresine Yönelik Yarıyıl İstek Dağılımı
Yarıyıl
Sayı
%
Bayan
Erkek
Toplam
Bayan
Erkek
Toplam
1 Yarıyıl
46
7
53
60,5
9,2
69,7
2 Yarıyıl
19
4
23
25
5,3
30,3
65
11
76
85,5
14,5
100
Toplam
Tablo 4.4.’de değişim projesine olumlu bakan öğrencilerin başka bir üniversitedeki
geçici öğrenim süresine yönelik yarıyıl istekleri araştırılmıştır. Öğrencilerin %69,7’si, bir
yarıyıl geçici öğrenim görmeyi isterken, %30,3’ü, öğrenim süresinin iki yarıyıl olmasını arzu
etmektedirler.
Buna göre öğrenciler, geçici öğrenim süresinin bir yarıyıl olmasını istemektedirler.
Tablo 4.5. Öğrencilerin Değişim Projesine Meslek Yüksekokulunun Hangi Yarıyılında
Katılma İsteklerine Yönelik Dağılımları
İstenilen Yarıyıl
3. Yarıyıl
4. Yarıyıl
Toplam
Sayı
%
61
80,3
15
19,7
76
100
Tablo 4.5.’de öğrencilerin değişim projesine meslek yüksekokulunun hangi yarıyılında
katılma istekleri araştırılmıştır. Öğrencilerin %80,3’ü, üçüncü yarıyılda öğrenim görmeyi
isterken, %19,7’si, bu uygulamanın dördüncü yarıyılda olmasını belirtmektedirler.
31
Buna göre öğrenciler, geçici öğrenimi üçüncü yarıyılda yapmayı istemekte, mezuniyet
öncesi dönemde kayıtlı oldukları üniversitede bulunmayı arzu etmektedirler.
Tablo 4.6. Öğrencilerin Değişim Projesi Kapsamında Geçici Öğrenimlerini Yapmak
İstedikleri Üniversiteler
Üniversiteler
Akdeniz
Amasya
Anadolu
Balıkesir
Çukurova
Dokuz Eylül
Dumlupınar
Erciyes
Gazi
Gaziantep
Harran
Hitit
Kırıkkale
Kocaeli
Sayı
%
10
6,3
4
2,5
6
3,7
3
1,9
2
1,3
26
16,3
2
1,3
1
1
32
20,1
1
1
1
1
1
1
3
1,9
1
1
32
Marmara
Namık Kemal
Ondokuz Mayıs
Onsekiz Mart
Pamukkale
Selçuk
Süleyman Demirel
Uludağ
Toplam
31
19,4
1
1
2
1,3
2
1,3
1
1
13
8,1
2
1,3
14
8,8
159
100
* Öğrenciler birden fazla üniversite tercihinde bulunmuşlardır.
Tablo 4.6.’da öğrencilerin değişim projesi kapsamında geçici öğrenimlerini yapmak
istedikleri üniversiteler araştırılmıştır. Öğrencilerin %20,1’i Gazi Üniversitesi’nde, %19,4’ü
Marmara Üniversitesi’nde, %16,3’ü Dokuz Eylül Üniversitesi’nde geçici öğrenim görmek
istediklerini belirtmişlerdir.
Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu Büro Yönetimi ve
Sekreterlik Bölümü öğrencilerin geçici öğrenim görmek istedikleri üniversitelerin, kayıtlı
bulundukları üniversite gibi büyük kent merkezlerinde olduğu görülmektedir.
33
Tablo 4.7. Öğretim Elemanlarına Ait Sosyo-Demografik Özelikler
Özellikler
Cinsiyet
Yaş
Yüksekokuldaki
Pozisyon
Sayı
%
Bayan
9
60
Erkek
6
40
Toplam
15
100
25-29
__
__
30-34
4
26,7
35-39
2
13,3
40-44
5
33,3
45+
4
26,7
Toplam
15
100
Müdür
1
6,7
Müdür Yardımcısı
2
13,3
Bölüm Başkanı
__
__
Program Sorumlusu
1
6,7
Öğretim Elemanı
11
73,3
34
Akademik Unvan
Üniversite
Meslek
Yüksekokulundaki
Bölüm
Toplam
15
100
Profesör
1
6,7
Doçent
__
__
Yrd. Doç.
1
6,7
Öğr. Gör. (Dr.)
3
20
Öğr. Gör.
10
66,6
Toplam
15
100
Büro Yön. ve Sek.
6
40
Tur. ve Otel İşlet.
5
33,3
Muhasebe
3
20
Sosyal Hizmet
1
6,7
Diğer
__
__
Toplam
15
100
35
Yükseköğretim
Kurumlarındaki
Toplam Hizmet
Süresi
Büro Yönetimi ve
Sekreterlik
Alanındaki Hizmet
Yılı
1-4
2
13,3
5-9
4
26,7
10-14
4
26,7
15-19
4
26,7
20+
1
6,6
Toplam
15
100
1-4
5
33,4
5-9
4
26,7
10-14
3
20
15-19
2
13,3
20+
1
6,6
Toplam
15
100
Araştırmaya katılan katılımcılara ait sosyo-demografik özellikler Tablo 4.7.’de
sunulmuştur.
Araştırmaya katılan öğretim elemanlarının %60’ı kadınlardan, %40’ı erkeklerden
oluşmaktadır. Katılımcıların %26,7’sinin 30-34 yaş, %13,3’ünün 35-39 yaş, %33,3’ünün
40-44 yaş ve %26,7’sinin 45 yaş ve üstünü oluşturduğu görülmüştür. Araştırmaya katılan
öğretim elemanlarının %6,7’sini müdür, %13,3’ünü müdür yardımcıları, %6,7’sini program
sorumlusu ve %73,3’ünü öğretim elemanları oluşturmaktadır.
36
Katılımcıların büyük çoğunluğu (%86,6’sı) öğretim görevlilerinden oluşmaktadır,
bunu %6,7 ile Yrd. Doçentler ile Profesörler izlemektedir. Doçent unvanına sahip hiçbir
katılımcının olmadığı gözlenmiştir. Araştırmaya katılan öğretim elemanlarının büyük
çoğunluğunun (%40’ı) kadrosu büro yönetimi ve sekreterlik bölümündedir.
Araştırmaya katılan öğretim elemanlarının yükseköğretim kurumlarındaki toplam
hizmet süreleri; %13,3’ünün 1-4 yıl, %26,7’sinin 5-9 yıl, 10-14 yıl, 15-19 yıl ve %6,6’sı 20
yıl ve üzeridir.
Katılımcıların %33,4’ü 1-4 yıl, %26,7’si 5-9 yıl, %20’si 10-14 yıl, %13,3’ü 15-19 yıl
ve %6,6’sı 20 yıl ve üzerinde bir süredir büro yönetimi ve sekreterlik bölümünde hizmet
vermektedirler.
Tablo 4.8.Türkiye’de Üniversitelerin Meslek Yüksekokulları -Büro Yönetimi ve
Sekreterlik Bölümleri- Arasında Bir veya İki Yarıyıl Öğretim Elemanı
Değişim Projesinin Uygun Olup Olmadığına Yönelik Dağılım
Sayı
%
Kesinlikle Uygun Değildir
__
__
Uygun Değildir
__
__
Kısmen Uygundur
2
13,3
Uygundur
9
60
Tamamen Uygundur
4
26,7
Toplam
15
100
Uygunluk Değerlendirmeleri
Tablo 4.8.’de Türkiye’deki üniversitelerin meslek yüksekokulları –büro yönetimi ve
sekreterlik bölümleri- arasında bir veya iki yarıyıl öğretim elemanı değişim projesinin
uygunluğu araştırılmıştır. Bu soruya cevap veren katılımcılar değişim projesini “uygun”
bulmaktadırlar.
Tablodan görüleceği üzere araştırmaya katılan öğretim elemanlarının %86,7’si meslek
yüksekokullarının büro yönetimi ve sekreterlik bölümleri arasında bir veya iki yarıyıl öğretim
elemanı değişim projesinin uygun olduğunu ifade etmiştir.
37
Tablo 4.9. Öğretim Elemanlarının Bir veya İki Yarıyıl Süresince Öğretim Elemanı
Değişim Projesine Katılma İsteklerine Yönelik Dağılım
Değişim Projesine Katılma
İsteklerinin Derecesi
Sayı
%
Evet
5
33,3
Hayır
10
66,7
Toplam
15
100
Tablo 4.9.’da öğretim elemanlarının bir veya iki yarıyıl süresince öğretim elemanı
değişim projesine katılma istekleri değerlendirilmiştir.
Araştırmaya katılan öğretim elemanlarının %33,3’ü öğretim elemanı değişim
projesine katılmayı arzu ederken, %66,7’si bu konuda istekli olmamıştır.
Tablo 4.10. Değişim Projesine Olumlu Bakan Öğretim Elemanlarının Bu Konudaki
Gerekçelerinin Dağılımı
Değişim Projesine Yönelten
Nedenler
Sayı
%
Bayan
Erkek
Toplam
Bayan
Erkek
Toplam
öğretim elemanı olarak görev
yapmayı istemek
1
__
1
20
__
20
Geçici görev yapılacak
üniversitede lisans üstü
çalışmalar yapmayı istemek
1
__
1
20
__
20
38
akademik çalışmalara daha
fazla yoğunlaşacağını
düşünmek
Başka bir şehirde geçici görev
almayı istemek
Yeni bir ortam ve yeni arkadaş
çevresi edinmek
Toplam
__
2
2
__
40
40
__
__
__
__
__
__
__
1
1
__
20
20
2
3
5
40
60
100
Tablo 4.10.’da değişim projesine olumlu bakan öğretim elemanlarının bu konudaki
gerekçeleri araştırılmıştır. Buna göre, başka bir üniversitede akademik çalışmalara daha fazla
yoğunlaşacağını düşünenler %40, geçici görev yapılacak üniversitede lisans üstü çalışmalar
yapmayı isteyenler %20, başka bir üniversitede öğretim elemanı olarak görev yapmayı arzu
edenler %20, yeni bir ortam ve yeni arkadaş çevresi edinmek isteyenler %20 olarak
görülmektedir.
Bu durum, değişim projesine olumlu bakan öğretim elemanlarının başka bir
üniversitede akademik çalışmalara daha fazla yoğunlaşabilecekleri düşüncesi içinde
olduklarını ortaya koymaktadır.
Tablo 4.11. Değişim Projesine Olumlu Bakan Öğretim Elemanlarının Başka Bir
Üniversitede Geçici Görev Süresine Yönelik Yarıyıl İstek Dağılımı
Sayı
Yarıyıl
%
Bayan
Erkek
Toplam
Bayan
Erkek
Toplam
1 Yarıyıl
1
3
4
20
60
80
2 Yarıyıl
1
__
1
20
__
20
2
3
5
40
60
100
Toplam
Tablo 4.11.’de değişim projesine olumlu bakan öğretim elemanlarının başka bir
üniversitedeki geçici görev süresine yönelik yarıyıl istekleri araştırılmıştır. Öğretim
39
elemanlarının %80’i bir yarıyıl geçici görev almayı isterken, %20’si bu sürenin iki yarıyıl
olmasını arzu etmektedirler.
Buna göre öğretim elemanlarının geçici görev süresinin bir yarıyıl olması konusunda
yoğunlaştıkları görülmektedirler.
Tablo 4.12. Öğretim Elemanlarının Değişim Projesine Hangi Yarıyıl / Yarıyıllarda
Katılma İsteklerine Yönelik Dağılım
İstenilen Yarıyıl
Sayı
%
1. Yarıyıl
1
16,7
2
33,3
__
__
3
50
6
100
2. Yarıyıl
3. Yarıyıl
4. Yarıyıl
Toplam
* Öğretim elemanlarından 1’i iki yarıyıl geçici görev yapmayı istemiştir.
Tablo 4.12.’de öğretim elemanlarının değişim projesine meslek yüksekokulunun hangi
yarıyılında katılma istekleri araştırılmıştır. Öğretim elemanlarının %50’si dördüncü yarıyılda
görev almayı isterken, %33,3’ü ikinci yarıyılı, %16,7’si ise birinci yarıyılda görev almayı
düşündüklerini belirtmişlerdir.
Buna göre öğretim elemanları, değişim projesi kapsamında ikinci ve dördüncü
yarıyıllarda geçici görev almayı düşündüklerini belirtmektedirler. Böylelikle, öğretim
elemanları tercihlerini eğitim ve öğretim yılının bahar dönemi olarak ortaya koymaktadırlar.
Tablo 4.13. Değişim Projesine Olumlu Bakan Öğretim Elemanlarının Geçici Görev
Yapılan Üniversiteden Ek Bir Ödeme Yapılması Beklentisine Yönelik Dağılım
Ek Ödeme İsteği
Sayı
%
3
60
2
40
5
100
Evet
Hayır
Toplam
40
Tablo 4.13’de değişim projesine olumlu bakan öğretim elemanlarının geçici görev
yapılan üniversiteden ek bir ödeme yapılması beklentisine yönelik istekleri
Araştırmaya katılan öğretim elemanlarının %60’ı ek bir ödeme beklentisi içinde
bulunurken, %40’ı ek bir ödemeyi gerekli görmemektedir.
Tablo 4.14. Öğretim Elemanı Değişim Projesi Kapsamında Geçici Görev Yapılan
Üniversite Tarafından Temin Edilecek Mobilyalı Bir Barınma Olanağının
Nerede Olmasına Yönelik Dağılım
Barınma Olanağının Yeri
Üniversite
lojman
kampusu
Sayı
%
4
80
1
20
__
__
__
__
__
__
5
100
içinde
Meslek Yüksekokulu kampus
içinde değilse, yüksekokula
yakın lojman
Şehir Merkezinde lojman
Bir diğer kamu kurumuna ait
lojman
Turistik belgeli otel
Toplam
Tablo 4.14.’de öğretim elemanı değişim projesi kapsamında geçici görev yapılan
üniversite tarafından temin edilecek mobilyalı bir barınma olanağının nerede olmasına
yönelik istekler araştırılmıştır. Buna göre, üniversite kampusu içinde lojman isteyenler %80,
meslek yüksekokulu kampus içinde değilse, yüksekokula yakın bir lojmanın uygun olacağını
düşünenlerin oranı %20 olarak görülmektedir.
Bu durum, öğretim elemanlarının üniversite kampusu içinde veya meslek
yüksekokuluna yakın bir lojmana eğilimli olduklarını ortaya koymaktadır.
41
Tablo 4.15. Öğretim Elemanlarının Değişim Projesi Kapsamında Geçici Görev Yapmak
İstedikleri Üniversiteler
Üniversiteler
Sayı
%
Abant İzzet Baysal
1
8,3
1
8,3
1
8,3
2
17
1
8,3
1
8,3
1
8,3
1
8,3
1
8,3
1
8,3
1
8,3
12
100
Afyon Kocatepe
Akdeniz
Anadolu
Cumhuriyet
Düzce
Gaziantep
Harran
Niğde
Ortadoğu Teknik
Yüzüncüyıl
Toplam
*Öğretim elemanları birden fazla üniversite tercihinde bulunmuşlardır.
Tablo 4.15.’de öğretim elemanlarının değişim projesi kapsamında geçici görev
yapmak istedikleri üniversiteler araştırılmıştır. Öğretim elemanlarının %17’si Anadolu
Üniversitesi’nde ayrıca, Abant İzzet Baysal, Afyon Kocatepe, Akdeniz, Cumhuriyet, Düzce,
Gaziantep, Harran, Niğde, Ortadoğu Teknik ve Yüzüncü Yıl Üniversitesi’nde geçici görev
yapmak istediklerini belirtmişlerdir.
42
Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu Büro Yönetimi ve
Sekreterlik Bölümünde ders veren tam zamanlı öğretim elemanlarının geçici görev yapmak
istedikleri üniversitelerin Türkiye’nin değişik illerine dağıldığı görülmektedir.
5. SONUÇ
Bu bölümde, Türk yükseköğretim kurumları arasında öğrenci ve öğretim elemanı
değişimine yönelik büro yönetimi ve sekreterlik bölümü öğrenci ve öğretim elemanlarının
eğilimlerinin değerlendirilmesi sonrasında ortaya çıkan sonuçlar üzerinde durulmuş ve bazı
önerilerde bulunulmaya çalışılmıştır.
Büro yönetimi ve sekreterlik bölümü öğrencileri, diğer üniversitelerde bir veya iki
yarıyıl öğrenci değişim projesine katılmaya olumlu bakmaktadırlar. Değişim projesine olumlu
bakan öğrencilerin bu konudaki gerekçeleri araştırıldığında; başka bir üniversitede öğrencilik
yapmayı isteyenler ile daha iyi bir eğitim alacağını düşünenlerin öne çıktıkları görülmektedir.
Bu durumun değişim projesinin amacına uygun olduğu sonucunu karşımıza getirmekte ve
konuya yönelik öğrenci isteklerinin sağlıklı bir yapıya dayandığını ortaya koymaktadır.
Değişim projesine olumlu bakan öğrencilerin başka bir üniversitede geçici öğrenim
süresine yönelik yarıyıl istekleri araştırıldığında, öğrencilerin önemli bir kısmımın bir yarıyıl
geçici öğrenim görmeyi istedikleri saptanmıştır.
Öğrencilerin değişim projesine meslek yüksekokulunun hangi yarıyılında katılmayı
arzu ettikleri araştırılmış olup, buna göre öğrenciler geçici öğrenimlerini yüksekokulun
üçüncü yarıyılında yapmayı istedikleri, mezuniyet öncesi dönemde kayıtlı oldukları
üniversitede bulunmayı tercih ettikleri görülmüştür.
Öğrencilerin değişim projesi kapsamında geçici öğrenimlerini yapmak istedikleri
üniversiteler araştırılmıştır. Öğrenciler ağırlıklı bir biçimde Gazi Üniversitesi, Marmara
Üniversitesi, Dokuz Eylül Üniversitesi’nde geçici öğrenim görmek istediklerini
belirtmişlerdir. Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu Büro Yönetimi
ve Sekreterlik Bölümü öğrencilerin geçici öğrenim görmek istedikleri üniversitelerin, kayıtlı
bulundukları üniversite gibi büyük kent merkezlerinde olduğu görülmektedir.
Türkiye’deki üniversitelerin meslek yüksekokulları –büro yönetimi ve sekreterlik
bölümleri- arasında bir veya iki yarıyıl öğretim elemanı değişim projesinin uygunluğu
araştırılmıştır. Bu soruya cevap veren katılımcılar değişim projesini “uygun” bulmaktadırlar.
Öğretim elemanlarının bir veya iki yarıyıl süreli öğretim elemanı değişim projesine
katılma istekleri değerlendirilmiş, araştırmaya katılan öğretim elemanlarının önemli bir kısmı
değişim projesine katılmak istemeklerini belirtmişlerdir.
Değişim projesine olumlu bakan öğretim elemanlarının bu konudaki gerekçeleri
araştırılmıştır. Buna göre, başka bir üniversitede akademik çalışmalara daha fazla
yoğunlaşacağını düşünenlerin sayısı; geçici görev yapılacak üniversitede lisans üstü
çalışmalar yapmayı isteyenler, başka bir üniversitede öğretim elemanı olarak görev yapmayı
arzu edenler, yeni bir ortam ve yeni arkadaş çevresi edinmek isteyenlere göre daha fazladır.
43
Değişim projesine olumlu bakan öğretim elemanlarının başka bir üniversitede geçici
görev süresine yönelik yarıyıl istekleri araştırılmış, öğretim elemanlarının bir yarıyıl geçici
görev almayı daha çok istedikleri görülmüştür. Bu sürenin öğrencilerin yoğunlaştıkları süreyle
aynı olması uygulamanın daha çok bu yönde olacağını ortaya koymaktadır.
Öğretim elemanlarının değişim projesine meslek yüksekokulunun hangi yarıyılında
katılmak istedikleri araştırılmış, öğretim elemanlarının yüksekokulun dördüncü yarıyılında
görev almayı arzu ettikleri görülmüştür. Bu durum öğrencilerin yoğunlaştıkları üçüncü
yarıyıla göre bir farklılık oluşturmaktadır. Bu farklılık öğretim elemanları açısından mevsime
yönelik bir yaklaşımdan kaynaklanmaktadır.
Değişim projesine olumlu bakan öğretim elemanlarının geçici görev yapılan
üniversiteden ek bir ödeme yapılması beklentisine yönelik istekleri değerlendirilmiş,
araştırmaya katılan öğretim elemanlarının ek bir ödeme beklentisi içerisinde bulundukları
belirlenmiştir.
Öğretim elemanı değişim projesi kapsamında geçici görev yapılan üniversite
tarafından temin edilecek mobilyalı bir barınma olanağının nerede olmasının uygun olacağına
yönelik istekler araştırılmıştır. Buna göre, öğretim elemanlarının üniversite kampusu içinde
veya meslek yüksekokuluna yakın bir lojmana eğilimli oldukları görülmektedir.
Öğretim elemanlarının değişim projesi kapsamında geçici görev yapmak istedikleri
üniversiteler araştırılmıştır. Öğretim elemanlarının Abant İzzet Baysal, Afyon Kocatepe,
Akdeniz, Anadolu, Cumhuriyet, Düzce, Gaziantep, Harran, Niğde, Ortadoğu Teknik ve
Yüzüncü Yıl Üniversitesi’nde geçici görev yapmak istedikleri belirlenmiştir.
Büro yönetimi ve sekreterlik bölümlerinde öğrenimlerini sürdüren öğrencilerin farklı
bakış açılarından yararlanmaları ayrıca, bilgi paylaşımı ve deneyimlerini aktarmaları için büro
yönetimi ve sekreterlik bölümlerinde görevli öğretim elemanları arasında değişim programı
uygulanmasının yararlı olacağı görülmektedir.
YARARLANILAN KAYNAKLAR
AKAN, İ. ve Diğerleri. (1996). Meslek Yüksekokullarına Sektörel Bazda Bakış ve
Beklentiler. 21.Yüzyıla Doğru Meslek Yüksekokullarının Yeniden Yapılanması
Uluslar arası Sempozyum, 22-23 Mayıs. Ankara Üniversitesi, Çankırı.
BALCI, S., Kavak, Ş. (1996). Meslek Yüksekokullarının Mevcut Durumu ve Yeniden
Yapılanması Üzerine Bir Model Önerisi. 21.Yüzyıla Doğru Meslek
Yüksekokullarının Yeniden Yapılanması Uluslar arası Sempozyum, 22-23 Mayıs.
Ankara Üniversitesi, Çankırı.
CHOU, D. (1998). Tayvan’da Lise Öğrencilerinin Mesleki ve Teknik Eğitime
Yönlendirilmesi ve Mesleki Yeterlilik Üzerine Yapılan Çalışma Sonuçları. Mesleki ve
Teknik Eğitimde Uluslar arası Kalite Konuları. Çeviren: Hakan Baykal. Ankara
Üniversitesi IVETA Konferansı, 21 Ağustos-2 Eylül. Ankara Üniversitesi, Ankara.
.
44
GÜRBÜZ, R. (1995). Meslek Yüksekokullarının Yeniden Yapılanması. Mesleki ve
Teknik Eğitim Sempozyumu-I, 22-23 Haziran. Fırat Üniversitesi, Elazığ.
TELLİ, H. (2003). Çağdaş Gelişmeler Işığında Büro Yönetimi Eğitimi ve Meslek
Yüksekokulları Uygulaması. (Yüksek lisans tezi, Gazi Üniversitesi, Eğitim Bilimleri
Enstitüsü).
TEMEL, M. (1996). Orta Kademe Mesleki ve Teknik Eğitim İle Meslek Yüksekokulları
Arasında Uyum Sorunları. 21.Yüzyıla Doğru Meslek Yüksekokullarının Yeniden
Yapılanması Uluslar arası Sempozyum, 22-23 Mayıs. Ankara Üniversitesi, Çankırı.
MEB (Milli Eğitim Bakanlığı). (2002). Mesleki ve Teknik Eğitim Yönetmeliği. Ankara.
MEB-YÖK (Milli Eğitim Bakanlığı, Yükseköğretim Kurulu). (2002). MEB-YÖK
Meslek Yüksekokulları Program Geliştirme Projesi, Büro Yönetimi ve
Sekreterlik Eğitim Programı. Ankara.
YÖK (Yükseköğretim Kurulu), (2004). I. Ulusal Meslek Yüksekokulları Müdürler
Toplantısı Sonuç Raporu. Nevşehir.
YÖK (Yükseköğretim Kurulu), (2007). Uluslar arası Uluslar arası Yükseköğretim
Konferansı. Ankara.
YÖK (Yükseköğretim Kurulu), (2006).Türk Yükseköğretim Kurumları Arasında Öğrenci
ve Öğretim Elemanı Değişimine İlişkin Yönetmelik. Ankara.
YÖK (Yükseköğretim Kurulu), (2007).Türkiye’nin Yükseköğretim Stratejisi. Ankara.
YÖK (Yükseköğretim Kurulu), (2007). Uluslar arası Mesleki ve Teknik Eğitim
Konferansı. Ankara.
45
OFİS ÇALIŞANLARININ YAŞAM DOYUMU VE GELECEĞE BAKIŞLARININ
İNCELENMESİ: ATATÜRK ÜNİVERSİTESİ VE SAKARYA ÜNİVERSİTESİNDE
KARŞILAŞTIRMALI BİR ARAŞTIRMA
Yrd.Doç.Dr.Hasan TUTAR
(Sakarya Üniversitesi)
Yrd.Doç.Dr.Ferruh TUZCUOĞLU
Özet
Bu çalışma, Atatürk Üniversitesi ve Sakarya Üniversitesi’nde görev yapan ofis
çalışanlarının “İş Doyumu ve Geleceğe Bakışları”nın incelenmesi amacıyla yapılmıştır.
Araştırmanın temel amacı, ofis çalışanlarının iş doyumu ve geleceğe bakışları incelenerek
çeşitli önerilerde bulunmaktır. Araştırmada, ofis çalışanlarının iş doyumu ve geleceğe
bakışlarını etkileyen faktörler incelenmiştir. Araştırma, iş doyumu bileşenleri, geleceğe bakış,
değer ve davranışsal niyetler arasındaki ilişki bağlamında ele alınmıştır. Araştırmada “İş
Doyumu Envanteri” ile “Geleceğe Bakış Envanteri” kullanılmıştır. Elde edilen bulguların
analizinden, iki farklı üniversitede görev yapan ofis çalışanlarının iş doyumu ve geleceğe
bakışları arasında anlamlı farklılığın olduğu anlaşılmıştır.
GİRİŞ
Çalışanların işlerine karşı genel tutumlarını yansıtan iş doyumu, hem örgüt
psikolojisinin hem de sosyal psikolojinin inceleme alanını oluşturmaktadır. “İş doyumu”
olgusu öncelikle psikologların ilgisini çekmiş ve iş doyumunu açıklamak için çeşitli
yaklaşımlar benimsenmiştir. Bu yaklaşımlar iş doyumunu bireyin ihtiyaçları bağlamında ele
alan klasik yaklaşımlar ve iş doyumunun bilişsel bir süreç sonucunda ortaya çıktığına dair
modern yaklaşımlardır. Klasik yaklaşımlar iş doyumunu, bireyin ihtiyaçları ve değerleri
bağlamında ele alırken, modern yaklaşımlar iş doyumunu bireyin kişisel özellikleri ile
örgütsel değişkenlerin etkileşimi sonucunda ortaya çıkan durumu seziş ve biliş düzeyinde
incelemektedir.
Klasik ve modern yaklaşımlarda iş doyumunu yaratan faktörler söz konusu olduğunda
birey-ortam uygunluğu modellerinin hâkim olduğu görülür. Modern yaklaşımlar, iş
doyumunun birey-ortam uygunluğunun kişisel özellikler ve iş ortamının koşullarının
değerlendirilmesi bağlamında ele alırken, klasik yaklaşımlarda, iş ortamının bireye sundukları
46
ile bireyin ihtiyaçları arasındaki uygunluğun doyum kaynağı olduğu ileri sürülmektedir.
Ancak şunu kabul etmek gerekir ki klasik veya modern yaklaşım olsun çalışanların işlerinden
ve yaşamlarından tatmin bulabilmeleri için iş ve genel yaşama ilişkin bazı motivasyon
faktörlerine sahip olmaları gerekir. İnsanları harekete geçiren çeşitli faktörler vardır; bu
faktörler düşünceler, inançlar, korkular, umutlar, arzular, ihtiyaçlar vb olabilir. Kurumsal ve
özel yaşamda insan davranışlarının veya faaliyetlerinin yönetilmesi söz konusu duyguların
yönetilmesine bağlıdır.
İnsanlar örgütlere belli amaçlarını gerçekleştirmek için girerler; söz konusu amaçlara
ulaştıkları ölçüde iş ve yaşam tatmini bulur, amaçlarından uzak düştükleri ölçüde iş ve yaşam
tatminleri düşer ve örgüte bağlılıkları azalır. İnsanların örgütlerinde bazı ihtiyaçları vardır.
Bu ihtiyaçlardan kimileri fizyolojik, kimileri ise psikolojik veya sosyal ihtiyaçlar olabilir
(Maslow, 1971:23). Söz konusu ihtiyaçların karşılanması ölçüsünde çalışanlar örgütlerinde iş
tatmini bulur ve bunun özel yaşam tatminine katkısı olur. Aksi halde psikolojik, sosyal veya
fizyolojik ihtiyaçları karşılanmayan insanların işyerinde tatmin bulmaları ve verimli olmaları
söz konusu olmadığı gibi, örgütsel bağlılıkları zayıflar ve işten ayrılma niyetleri güçlenir.
Motivasyon çalışanları daha verimli kılacağı gibi, örgütsel amaç ve hedeflere karşı
bağlanma duygularını güçlendirir. Bunun için örgütte çalışanların sorumluluk almalarını
sağlayacak, başarılarını ödüllendirecek ve onların geleceğe daha fazla umut ve güvenle
bakışlarını sağlayacak bir ortamın oluşturulması gerekir. Çalışanların örgütte fizyolojik,
psikolojik ve sosyal ihtiyaçlarının karşılanabilmesi, kısaca iş tatmini bulabilmeleri için yeterli
ücret, iş güvencesi, yükselme olanakları, kendilerini gösterme olanağı, etkin iletişim, örgütsel
adalet, örgütsel bağlılık ve örgütsel vatandaşlık duygularını güçlendirecek tedbirler almak
gerekir.
1. İş ve Yaşam Doyumu Kavramları
Sanayi devrimi, iş ve yaşam yeri arasında ayrımı ortaya çıkaran ve “insanı işçileştiren”
bir süreç olarak görülebilir. Sanayileşme süreciyle birlikte işçileşen, işyerine yabancılaşan ve
işi üzerinde denetimini yitiren önemli bir kitlenin ortaya çıkması, iş doyumu ve yaşam
doyumu gibi kavramların önemini artırmıştır. Evinden koparılan ve fabrikaların mekanik
ortamlarında birbirini tanımayan insanların içine düştükleri yabancılaşma duyguları insanların
iş ve yaşam doyumu bulamamalarının yanında, bugünleri ve gelecekleri hakkında güven
problemini ortaya çıkarmıştır.
Sanayileşme süreciyle birlikte geleneksel bağların yerini işe ve işyerine ilişkin kurallar
almaya başlamış, kişinin yetenekleri ölçüsünde toplumda yer (statü) edinmesi, kişinin
47
yeteneklerinin bireyselleşmesine ve çevresinden kopuk bir yaşama (yabancılaşma)
sürüklenmesine neden olmuştur. Sanayileşme geleneksel değerler yerine beceriyi, gelenek
yerine kazanılmış sanayi kültürünü ikame etmiştir. Bu süreç sadece bireyin toplumsal
değerlerinden değil, toplumun kendisinden de kopuk bir yaşama sürüklenerek, bireyin
özerkleşmesi ve yalnızlaşması sonucunu getirmiştir.
Bireyin toplumsal statüsünü mesleki becerileriyle elde etmesi ve emeğinin denetimini
başkasının kontrolüne vermesi, özerklikle başkasının kontrolünde olması arasında bir
karşıtlığın ortaya çıkmasına neden olmuş ve bu durum bireyin işine, kendisine ve topluma
karşı yabancılaşmasına neden olmuştur. İş tatmini, yaşam tatmini ve geleceğe güvenle bakma
problemi söz konusu süreçte yabancılaşma problemiyle birlikte önem kazanmaya başlamıştır.
İşin sonuçlarından sorumlu tutulup, süreçlerine katılamama, kişinin yabancılaşma,
dışsallaşma, kendine ve işine karşı soğumasına neden olmuştur.
İş doyumu bireylerin işlerinin ve iş deneyimlerinin değerlendirilmesinden kaynaklanan
haz verici veya olumlu bir duygu durumudur (Brief, 1998: 86). İş doyumu bu güne kadar
birçok bakımdan ele alınmış ve çok sayıda incelemeye konu olmuştur. İş doyumuyla ilgili
olarak çeşitli kuramlar geliştirilmiş, söz konusu kuramlarda iş doyumu ve iş doyumunu
etkileyen bireysel ve örgütsel faktörler çeşitli yönleriyle incelenmiştir. Söz konusu kuramlar
genel olarak Klasik Kuramlar ve Modern Kuramlar olarak sınıflandırılmaktadır.
İş doyumuyla ilgili olarak geliştirilen Klasik Yaklaşımlar, ihtiyaçlar kuramları ve değer
(beklenti) kuramları olmak üzere iki alt başlıkta sınıflandırılmaktadır. İhtiyaçlar kuramı,
bireyin ihtiyaçlarından hareket etmektedir Brief, 1998: 20). Bu noktada üç temel ihtiyaç
kuramından söz edilebilir. Bunlar Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisi Kuramı (Need Hierarchy
Theory), Alderfer’in Varoluş, İlgililik ve Büyüme Kuramı (ERG-Existence, Relatedness and
Growth Theory) ile Herzberg’in Güdüleyici Koruyucu Kuramıdır (Motivator-Hygiene
Theory). Değer (Beklenti) Kuramları arasında önde gelen kuram ise, Cornell Doyum
Çalışmaları olarak bilinen, Smith, Kendall ve Hulin (1969) tarafından geliştirilen Cornell
Modelidir.
İş doyumunu inceleyen modern yaklaşımların en önde gelenlerinden biri Salancik ve
Pfeffer’in (1978:224) Sosyal Bilgi İşleme Yaklaşımı (Social Information Processing
Approach)’dır. SBİY, iş tutumlarını ihtiyaç ve beklenti kuramlarıyla mukayeseli olarak ele
alır. Araştırmacılar, ihtiyaç kuramlarının doğrudan bireyle ilgili ihtiyaçlar üzerine kurulmuş
olduğunu ve bireyin çalıştığı sosyal çevreyi dikkate almadığını belirtirler.
48
İş doyumunu açıklayan diğer bir modern yaklaşım ise Motowidlo’nun İş Doyumunda
Bireysel Farklılıklar kuramıdır. Bu kurama göre iş doyumu, iş ortamının bireyi hoşnut etme
derecesi konusundaki bireyin oluşturduğu yargıdır. Birey, bu yargıyı oluştururken bilgisi,
becerisi ve yetenekleri gibi bireysel özelliklerini kullanarak iş ortamında yaşadığı durumlarla
kişisel özellikleri arasında ilişki kurar ve kişinin iş doyumunu söz konusu ilişki belirler (Brief,
1998:31).
İş doyumu kavramı 1980’li yıllardan sonra Staw ve arkadaşlarının (1986:56) üzerinde
durduğu gibi kişilik özellikleri ve eğilimlerin rolü kapsamında ele alınmıştır. Örgütteşlik
Davranışı veya örgütsel vatandaşlık (OCB-Organizational Citizenship Behaviour) ya da
sosyal yönelimli örgütsel davranışlar üzerinde ağırlıklı olarak durulmuştur. Bu araştırmalarda
kişilik ile onu oluşturan duygular ve davranış arasındaki ilişkiler bireysel analiz düzeyinde
incelenmiştir (George, 1990:107),
2.1. İş Doyumu Faktörleri
Yukarıda anlatılan kuramlar, modeller ve yapılan diğer araştırmalar doğrultusunda iş
doyumunu yaratan faktörleri, başka bir ifadeyle, iş doyumunun boyutlarını iki ana başlık
altında toplamak mümkündür. Bunlardan ilki, iş ortamı ve işle bağlantılı faktörlerdir. Burada
bireye nasıl davranıldığı, kendisine verilen görevlerin özellikleri, iş ortamındaki diğer
bireylerle ilişkileri ve ödüllerden söz edilebilir. İkincisi, bireylerin kişilik özellikleri ve yaşam
biçimidir. İki grupta toplanan bu değişkenler birbirleri ile etkileşerek iş doyumunu etkilerler
(Spector, 1997). Spector‘un iki grup altında topladığı bu değişkenleri çevresel ve bireysel
faktörler olarak adlandırılabilir.
BEKLENTİLER
Kişisel faktörler
Çevresel faktörler
Pozitif algı
İş doyumu
Negatif algı
İşten ayrılma
isteği
Şekil.1. İş Doyumu ve İşten Ayrılma Niyeti İlişkisi.
2.1.1. Çevresel Faktörler
İş doyumunu yaratan çevresel faktörler arasında işle ilgili özellikler vardır. İşin
özellikleri; işin beceri gerektirdiği, bütünlük taşıdığı, özerkliğe olanak sağladığı ve önemli
olduğu oranda çalışanları güdüler ve iş doyumu sağlar.
İş doyumu sağlayan çevresel faktörleri kısaca aşağıdaki gibi açıklayabiliriz:
49
a. Ücret. Daha önce üzerinde durulduğu gibi, insanlar örgüte maddi, sosyal ve
psikolojik ihtiyaçlarını tatmin etmek amacıyla girer. Ücret kişinin maddi ihtiyaçlarını
karşılayan önemli bir iş doyumu faktörüdür.
b. Yükselme olanağı. İş doyumu sağlayan faktörlerden diğeri yükselme olanağıdır. Bu
kişinin manevi/psikolojik ihtiyacını karşılayan faktörlerden biridir. Terfi etmek bireyin sadece
manevi ihtiyacını karşılamaz; aynı zamanda maddi ihtiyaçlarını da karşılar.
c.Kontrol. Kontrol, kişinin işleri ile ilgili karar alabilme özgürlüğüdür. Kişinin işin
süreçlerini ve sonuçlarını kontrol edebilme özgürlüğü, onun iş doyumu bulmasına katkı
sağlar. Aksi halde işin kontrolünün onu yapanın değil, diğerlerinin kontrolünde olması,
kişinin işine karşı yabancılaşmasına neden olur.
d. Üstlerle ve çalışma arkadaşlarıyla ilişkiler. İnsanlar bir örgütte çalışmaya başlayınca
orada geçerli olan ilişkiler sistemine de dâhil olurlar. Söz konusu ilişkiler sistemi kişiyi temsil
ettiği oranda kişi iş doyumu bulur. Çalışma arkadaşları ve üstlerinden gördüğü iyi veya kötü
muamele, onun iş doyumu üzerinde etkili olur.
e. İletişim. Örgütsel iletişim, kişiler arasında, kişi ile örgütün iç ve dış çevresinde
cereyan eder. Söz konusu iletişim ve etkileşim, kişinin kendini ifade etme derecesine göre
doyum sağlar.
f.Örgütsel itibar ve çalışma koşulları. Kişinin ihtiyaçları maddi ve manevi olarak
sınıflandırılır. Kişinin çalıştığı kurumun örgütsel itibar ve imajı kişiye doğrudan yansır. Kişi
çalıştığı kurumun imajı ve itibarını olumlu algıladığı ölçüde iş doyumu bulur.
2.1.2. Bireysel Faktörler
İş doyumu kavramı iki temel noktadan araştırılabilir. Bunlardan biri iş doyumunun birey
odaklı olarak araştırılması, diğeri de örgüt odaklı araştırmalardır. İş doyumu üzerine birey
odaklı düşünmek, her bireyin örgütsel adaleti ve kendini geliştirme ve kendini ifade etmeyi
hak ettiğini kabul etmeyi gerektirir. Kurumda bireyin güvenliğinin ve itibarının korunması, iş
doyumuna birey odaklı bakmanın bir gereğidir (Spector, 1997; s.2). İş doyumuna örgüt odaklı
bakmak, bireyi klasik örgüt kuramlarında olduğu gibi örgütün ikincil/tali faktörü olarak
görmek anlamına gelir.
İş doyumunu yaratan bireysel faktörler, bireyin özerklik ve kişisel gelişim gibi üst
düzey gereksinimleri karşılama ihtiyacını gösterir. İşin özelliklerinin güdüleyici etkisi gelişme
50
ihtiyacı yüksek olan insanlar için önemli bir bireysel iş doyumu faktörüdür. Zor ve ilginç
işleri tercih eden bireyler, kendilerine karmaşık işler verildiğinde daha çok güdülenir ve daha
mutlu olurlar.
İş doyumunu belirleyen kişisel faktörleri, genetik özelliklerle açıklayan yaklaşıma göre
ise Arvey ve diğerleri (1991: 359) bunu kontrol odağı ile açıklamaktadırlar. Kontrol odağı
güçlü olanlar, olumsuz olayları denetleyebilirken, zayıf olanların denetim olanakları da
zayıftır. Kontrol odağı güçlü (içsel) olanlar çevresel faktörlerden fazla etkilenmezken, kontrol
odağı zayıf (dışsal) olanların iş ve yaşam doyumu bulmasında dışsal/çevresel faktörlerin
önemi büyüktür.
İş doyumunun bireyin yaşam doyumunu etkileyeceği anlaşılmaktadır. Bu nedenle iş
doyumu ve yaşam doyumu kavramlarını birlikte ele almak gerekmektedir Sung ve diğ.
1994:547). İnsan yaşamında beklentileri belirleyen iki temel faktörden söz edebiliriz;
bunlardan biri özel yaşam doyumu, diğeri iş yaşamı doyumudur. Bu iki faktör kişinin
yaşamından doyum bulmasını etkileyen faktörlerdir ve bunları birbirinden bağımsız olarak ele
almak doğru değildir. Zira klasik kuramların varsayımının aksine kişinin iş ve özel yaşamları
birbirinden kopuk ve bağımsız değildir. Özel yaşamdaki psikolojik doyum, iş doyumunu, iş
yaşamındaki doyum ise, özel yaşam doyumunu etkilemektedir.
3. Ofis Çalışanları Üzerinde Bir Uygulama
3.1. Araştırmanın Amacı ve Önemi
Araştırmanın temel amacı, Atatürk Üniversitesi ile Sakarya Üniversitesi’nde görev
yapan ofis çalışanlarının iş doyumu ve geleceğe bakışlarının incelenmesidir.
Araştırmanın
diğer bir amacı, iş doyumu ve geleceğe bakışın demografik değişkenlere göre farklılaşıp
farklılaşmadığını belirlemektir.
3.2. Araştırmanın Kapsamı ve Sınırlılıkları
Araştırmanın kapsamını, Sakarya Üniversitesi ile Atatürk Üniversitesi’nde görev yapan
memurlar (ofis çalışanları) oluşturmaktadır. Araştırma grubundan iş doyumu ve geleceğe
bakış
ölçeğindeki
soruları
cevaplandırmaları
istenmiştir.
Araştırma,
söz
konusu
üniversitelerde görev yapan memurların kendilerine ulaşılanlarla ve veri toplama aracıyla
sınırlıdır.
3.3. Araştırmanın Yöntemi
Araştırmanın örneklemi. Araştırmanın ana kütlesini, Sakarya Üniversitesi ve Atatürk
Üniversitesi’nin çeşitli birimlerinde çalışan memurlar oluşturmaktadır. Örneklem, tesadüfî
51
örnekleme yöntemi ile tespit edilmiştir. Araştırma %95 (0,05) güven aralığında yapılmıştır
(Bayram, 2004, 80). Örneklem büyüklüğü (n=266) araştırma evrenini temsil edecek
büyüklüktedir. Örneklem büyüklüğü, n= N.t2 p.q / d2 . (N-1)+t2..p.q formülüne göre tespit
edilmiştir. (Yazıcıoğlu ve Erdoğan, 2004). Örneklemin frekans ve yüzde değerleri Tablo 1’de
gösterilmiştir.
Tablo.1. Araştırma Örneklemine İlişkin Bilgiler
Üniversite
Atatürk Üniversitesi
Sakarya Üniversitesi
Toplam
Frekans
179
87
266
Yüzde (%)
67,3
32,7
100,0
Veri Toplama Yöntemi ve Aracı. Araştırma verileri anket yöntemi ile toplanmıştır.
Anket, toplam 40 sorudan oluşmaktadır. Anket formunda 3 grup soru yer almıştır. Bunlardan
birinci grup, cevaplayıcıların demografik özelliklerini, ikinci grup “İş Doyumu Ölçeği” ve
üçüncü grup “Beck Umutsuzluk Ölçeği”nden oluşmaktadır. İş doyumu ölçeği, Hackman ve
Oldham ‘ın (1975:159) geliştirdikleri 14 soruluk “İş Doyumunu Ölçeği” kullanılmıştır. Anket
Likert ölçeğine (kesinlikle katılmıyorum 1, kesinlikle katılıyorum 5) göre düzenlenmiştir.
Deney grubunun geleceğe bakışlarını ölçmek amacıyla ise, 20 soruluk Beck ve arkadaşları
tarafından geliştirilen “Beck Umutsuzluk Ölçeği” kullanılmıştır. Ölçek, 11 doğru, 9 yanlış
anahtar yanıtı olan 20 doğru-yanlış önermeden oluşmuştur. Ölçek Seber tarafından Türkçeye
çevrilmiştir. Ölçekte çalışma grubundan kendilerine uygun gelen ifadeleri “evet”, uygun
olmayan ifadeleri ise “hayır” olarak işaretlemeleri istenmektedir. Ölçek, (1,3,7,11,18)
maddeler “Gelecekle İlgili Duygular ve Beklentileri”, (2,4,9,12,14,16,17,20) “Motivasyon
Kaybını” ve (5,6,8,10,13,15,19) maddeler ise “Gelecek Umudu”yla ilgili alt faktörlerden
oluşmaktadır. Maddelerin 11 tanesinde “evet” seçeneği, 9 tanesinde ise “hayır” seçeneği 1
puan alır. 1, 3, 5, 6, 8, 10, 13, 15, 19, sorularda “hayır”, 2, 4, 7, 9, 11, 12, 14, 16, 17, 18, 20
sorulara ise evet yanıtı için “1” puan verilir. Puan ranjı 0-20’ dir. Alınan puanların yüksekliği
umutsuzluğun yüksek olduğu varsayımıyla izah edilir.
Ölçeklerin Güvenilirlikleri. İş Doyumu Ölçeğinin (Job Satisfaction Scale) güvenirlik
ve geçerlik çalışması Hackman ve Oldham tarafından test tekrar test yöntemiyle yapılmış,
birinci uygulamanın puan ortalaması 34.27, ikinci uygulamanın puan ortalaması 34.71 olarak
bulunmuştur. İki uygulamanın puan ortalamalarının birbirine çok yakın olması güvenirliğin
göstergesi olarak kabul edilmiştir. Anketin güvenirlik analizi yapılmış ve Cronbach Alpha
değerinin .89 olduğu saptanmıştır.
Beck ve arkadaşlarının 294 denek üzerinde yaptıkları Umutsuzluk ölçeğinin Cronbah
Alfa güvenirlik katsayısı (α =.93,)’ dür. Ölçeğin ölçüt bağlantı geçerliliği yine Beck ve
52
arkadaşları tarafından yapılmış ve ölçekler arası korelasyon katsayısı ,62 olarak bulunmuştur.
Ölçeğin Seber tarafından yapılan Türkçe uyaramasının güvenilirliği ise (α =.85,) olarak
çıkmıştır.
Araştırma Modeli. Araştırmanın temel amacı, iki farklı üniversitede görev yapan
memurların iş doyumu ve geleceğe bakışları arasında anlamlı farklılığın olup olmadığını
belirlemektir. Bu amaca ulaşabilmek için iki model geliştirilmiştir. Modellerin ilkinde, iş
doyumunun negatif olarak algılanmasının geleceğe bakış üzerindeki olumsuz etkisi
gösterilmiştir. İkinci modelde ise, beklentilerin olumlu (pozitif) algılanmasının gelecek
beklentilerini (umutluluk) olumlu etkilediği gösterilmiştir.
Model 1: Algılanan İş Doyumunun ve Umutsuzluk Üzerindeki Etkilerine İlişkin
Araştırma Modeli
— İŞ DOYUMU
BEKLENTİLER
(Negatif algı)
UMUTSUZLUK
Model 2: Algılanan İş Doyumunun, Umutluluk Üzerindeki Etkilerine İlişkin Araştırma Modeli
UMUTLU
OLMAK
BEKLENTİLER
(Pozitif algı)
- İŞ DOYUMU
Araştırmanın amacı ve modeli doğrultusunda aşağıdaki hipotezler geliştirilmiştir:
H1: Üniversiteler arasında iş doyumu ve umutluluk arasında anlamlı farklılık vardır.
H2: Bağımsız değişkenlerle iş doyumu ve umutluluk arasında anlamlı farklılık vardır.
Verilerin Analizi. Veriler SPSS 11.5 istatistik paket programıyla analiz edilmiştir.
Modelde ileri sürülen ilişkilerin belirlenmesi amacıyla analizde; frekans dağılımları, ortalama,
standart sapma, bağlantısız örneklemler için t testi, Varyans analizi ve korelasyon analizi gibi
analiz yöntem ve teknikleri kullanılmıştır. Manidarlık/anlamlılık testlerinde .05 manidarlık
düzeyi (güven aralığı) kullanılmıştır. Araştırmanın hata marjı (örnekleme hatası), d=%3,
örneklem büyüklüğü n=266’dır.
Araştırmanın Bulguları:
Tablo. 2. Cevaplayıcıların Demografik Özellikleri
Bağımsız
değişkenler
Yaş
21-30
31-40
41-50
51+
Frekans Yüzde
65
98
79
24
24,4
26,8
29,7
9,0
Bağımsız
değişkenler
Çalışma süresi
0-1
1-5
6-10
11-15
53
Frekans
Yüzde
13
40
44
64
4,9
15,0
16,5
24,1
Eğitim durumu
İlkokul
Ortaokul
Lise
Üniversite
Lisansüstü
Cinsiyet
Kadın
Erkek
6
15
100
116
29
2,3
5,6
37,6
43,6
10,9
75
191
28,2
71,8
15+
Medeni durum
Evli
Bekâr
Unvan
Müdür
MYO sekreteri
Şef
Düz memur
Diğer
105
39,5
201
65
75,6
24,4
17
11
26
141
71
6,4
4,1
9,8
53,0
26,7
Tablo 2’de görüldüğü gibi, araştırmaya katılanların çoğunluğu (%26,8) 31-40 yaş
grubundadır, kadınların oranı (%28,2), erkeklerin oranı (%71,8), cevaplayıcıların çoğunluğu
evlidir (%75,6). Ankete katılanların çoğunluğunu (%53,0) düz memurlar oluşturmaktadır.
Cevaplayıcıların çoğunluğu (%43,6) üniversite mezunudur. Araştırmaya katılanların 66,8’i
Atatürk Üniversitesinde, 33,2’si ise Sakarya Üniversitesinde görev yapmaktadırlar.
İş Doyumu ve Geleceğe Bakış Ölçek Puanlarının Değerlendirilmesi: İş doyumu ve
umutsuzluk ölçeğinin alt ölçeklerinden alınan puanların ortalama ve standart sapmaları Tablo
3’te
gösterilmiştir.
Örneklemin
iş
doyumundan
aldıkları
puan
ortalamaları
değerlendirildiğinde; Atatürk Üniversitesinde çalışan memurların iş doyumu puan
ortalamalarının (x=2,87; s= ,064) Sakarya üniversitesinde çalışan memurların ortalama
puanlarından daha düşük (x=3,03; s= ,054)
olduğu anlaşılmaktadır. Yine Sakarya
üniversitesinde çalışan memurların umutsuzluk ölçeğinin alt ölçek puanlarından “gelecek
beklentisi” Atatürk üniversitesinde çalışan memurlardan(x=2,49; s= ,222)
kısmen daha
yüksek (x=2,56; s= ,201) çıkmıştır. Motivasyon kaybı bakımından Atatürk üniversitesi
(x=2,53; s= ,281) ile Sakarya üniversitesinin (x=2,55; s= ,251) puan ortalamaları birbirine
yakındır. İki üniversitede umutluluk alt ölçek puanları birbirine yakın çıkmıştır. Atatürk
Üniversitesi (x=2,38; s= ,281), Sakarya Üniversitesi (x=2,34; s= ,287)
Tablo.3: İş Doyumu ve Umutsuzluk Ölçeği Alt Ölçek Puanları
Birimi
ALT ÖLÇEKLER
İş doyumu
Gelecek Beklentisi
Motivasyon Kaybı
Umutlu olma
Atatürk Üniversitesi
N
X
SS
179
2,87
0,647
179
2,49
0,222
179
2,53
0,281
179
2,38
0,281
Sakarya Üniversitesi
N
87
87
87
87
X
3,03
2,56
2,55
2,34
SS
0,546
0,201
0,251
0,287
İş Doyumu ve Geleceğe Bakış Ölçek Puanlarının demografik Değişkenlerle İlişkisi.
Ofis çalışanlarının yaşları ile “Gelecek Beklentisi” arasında anlamlı bir farklılığın olup
olmadığını görmek için “Tek Faktörlü Varyans Analizi” yapılmıştır. Analize göre p<0,05
anlamlılık düzeyinde anlamlı bir farklılık çıkmıştır. Anlamlı farklılığın hangi yaş grubundan
54
kaynaklandığını belirlemek amacıyla Scheffe çoklu karşılaştırma testi yapılmış, buna göre
yaşları 20-30, ile 41-50 olanlar arasında anlamlı bir farklılığın olduğu anlaşılmıştır. Yaşları
20-30 olanların “gelecek beklentisi” algı ortalamaları (X=2,58; s=,217, yaşları 31-40 olanların
puan ortalamalarından (X=2,44; s=,229) daha yüksek çıkmıştır. Gençlerin gelecek
beklentilerinin daha yüksek olması doğal bir durumdur.
Tablo.4. Örneklemin Yaşları İle Gelecek Beklentisi Sonuçları
Varyansın
kaynağı
Genel
Gruplar arası
Gruplar içi
s.d
265
3
262
Kareler
toplamı
112,908
1,07
11,627
Kareler
ortalaması
,342
,044
F
P
7,713
0,000
Ofis çalışanlarının cinsiyetleri ile iş doyumu ve geleceğe bakışları alt boyutlarında, puan
ortalamaları bakımından anlamlı farklılığın olup olmadığını test etmek için “Bağımsız
Örneklemler için t- testi” yapılmıştır. Analiz sonuçlarına göre p<0,05 anlamlılık düzeyinde
cinsiyet değişkeni bakımından her iki ölçekte de anlamlı bir farklılığın olmadığı anlaşılmıştır.
Ofis çalışanlarının medeni durumları ile ölçek puan ortalamaları bakımından anlamlı
farklılığın olup olmadığını test etmek için “bağımsız örneklemler için t testi” yapılmıştır.
Analiz sonuçlarına göre Üniversitelerde çalışan öğretim elemanlarının iş doyumu ve geleceğe
bakış alt boyutlarında, medeni durum değişkenine göre anlamlı bir farklılığın olduğu
anlaşılmıştır.
Tablo.5. Örneklemin Ölçek Puanları ve Cinsiyet Değişkeni Sonuçları
Medeni durum
N
Ort. X
s.s
s.d
Evli
Bekâr
201
65
2,49
2,57
0,220
,263
0,206
T
p
2,42
0,01
Testin sonuçlarına göre, gelecek beklentileri, evli olanların (X=2,49; s=0,220), bekar
olanlara göre (X=2,57; s=0,206), daha olumsuzdur. Bu sonuç araştırmacılar tarafından ev
yönetiminin getirdiği ilave yükün araştırma sonuçlarını olumsuz şekilde etkilediği şeklinde
yorumlanmıştır.
Söz konusu üniversitelerde memurların unvanları ile iş doyumu ve geleceğe bakışları
alt boyutlarında, puan ortalamaları bakımından anlamlı farklılaşma olup olmadığını test etmek
için “tek faktörlü Varyans analizi” yapılmıştır. Analiz sonuçlarına göre örneklemin geleceğe
bakış alt ölçek puanlarında (p<0,05) anlamlılık düzeyinde anlamlı bir farklılığın olmadığı
anlaşılmıştır.
Ofis çalışanlarının iş doyumu ve geleceğe bakış ölçeğinin alt boyutlarında, puan
ortalamalarının görev süresi itibariyle farklılaşıp farklılaşmadığını test etmek amacıyla, “tek
55
yönlü Varyans analizi” yapılmıştır. Analiz sonuçlarından iş doyumu ve geleceğe bakış alt
boyutlarında anlamlı bir farklılık olmadığı anlaşılmıştır.
Eğitim durumu ile iş doyumu ve geleceğe bakış arasında p<0,05 anlamlılık düzeyinde
anlamlı farklılığın olup olmadığını test etmek amacıyla yapılan “tek yönlü Varyans analizi”
sonucunda motivasyon kaybı konusunda anlamlı bir farklılığın olduğu anlaşılmıştır.
Tablo.6. Örneklemin Eğitim Durumu ile “Gelecek Beklentisi” sonuçları
Varyansın
kaynağı
Genel
Motivasyon Kaybı Gruplar arası
Gruplar içi
s.d
265
4
261
Kareler
toplamı
19,392
1,152
18,240
Kareler
ortalaması
,288
,070
F
P
4,122
0,003
Tablo.’ya göre üniversitelerde ofis çalışanlarının eğitim durumları ile motivasyon kaybı
alt ölçek boyutunda anlamlı farklılığın olduğu anlaşılmaktadır. Test sonuçlarına göre söz
konusu farkın hangi gruplardan kaynaklandığına bakıldığında eğitim durumu ilkokul olanlar
(X = 2,35; s=0,24) ile lisans üstü düzeyinde eğitim görmüş olanlarda (X = 2,53; s=0,27)
motivasyon kaybında anlamlı bir farklılığın olduğu anlaşılmaktadır.
Memurların geleceğe bakışları arasında anlamlı bir ilişkinin olup olmadığını ve varsa
ilişkinin yönünü test etmek amacıyla yapılan korelasyon analizi sonuçlarına göre, memurların
iş doyumu ile geleceğe bakışları arasında gelecek beklentileri, motivasyon kaybı ve umutluluk
durumu alt ölçekleri bakımından anlamlı bir ilişkinin olduğu anlaşılmaktadır (p<0,000). İş
doyumu ve gelecek beklentisi arasında ilişki negatif yönlü, doğrusal ve zayıf (r =- ,218), iş
doyumu ile motivasyon kaybı arasındaki ilişki yine negatif yönlü, doğrusal ve zayıf (r=-,229)
bir ilişki iken, iş doyumu ve umutluluk durumu arasında negatif yönlü, doğrusal ve orta
düzeyde (r=-538) bir ilişkinin olduğu anlaşılmaktadır. Bu sonuçlara göre iş doyumu arttıkça
umusuzluk durumları azalmaktadır.
Tablo.7. iş doyumu ile umutsuzluk Arasındaki Korelasyon
İş
Gelecek
Motivasyon
doyumu Beklentisi
kaybı
Pearson Correlation
1
-,098
,131
İş doyumu
Sig. (2-tailed)
,000
,032
N
266
266
266
Pearson Correlation
-,098
1
334**
Gelecek
Sig. (2-tailed)
,000
000
Beklentisi
N
266
266
266
Motivasyon
Pearson Correlation
,131*
,334**
1
kaybı
Sig. (2-tailed)
,032
,000
N
266
266
266
Umutlu olma Pearson Correlation
-,218** -,229**
-,538**
durumu
Sig. (2-tailed)
000
,000
,000
N
266
266
266
* Correlation is significant at the 0.05 level (2-tailed).
** Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed).
56
Umutlu
olma
-,218**
000
266
-,229**
,000
266
-,538**
,000
266
1
266
SONUÇ VE ÖNERİLER
Cevaplayıcıların yaşam doyumu ölçeğinin betimsel istatistiksel analiziyle elde edilen
sonuçları yansıtan tablo 3’e bakıldığında, yaşam doyumu ölçeğinin Atatürk Üniversitesinde
2,87, Sakarya Üniversitesinde ise 3,03 ortalama değer aldığı görülmektedir. İki üniversitede
çalışan memurlarla yüz yüze yapılan görüşmelerde söz konusu tatminin kaynağında Sakarya
üniversitesinde çalışan memurların iklim ve diğer yaşam koşulları itibariyle göreli olarak daha
tatminkâr olduğu anlaşılmaktadır. Bu sonuçlar “Üniversitelerde iş doyumu bakımından
anlamlı ilişki vardır” şeklindeki H1 hipotezinin ve “Demografik özelliklerle iş doyumu ve
umutsuzluk ölçeği, alt ölçek puanları arasında anlamlı ilişki vardır” şeklindeki H2 kabul
dildiğini göstermektedir.
Sonuç olarak, bizim yaptığımız araştırmada ve aynı konuda yapılan araştırmalardan
elde edilen bulgular, iş doyumunun farklı örgütsel, yönetsel, coğrafi ve kişilik yapılarına bağlı
olarak, farklı düzeylerde seyredebileceğini göstermektedir. Yargısal nitelikli bu farklı
sonuçlar, iş doyumunun yönetilebilir bir durum olduğunu göstermektedir. Bulgular iş
örgütlemesinin,
insan
ilişkilerinin
geliştirilmesinin,
örgütsel
davranış
normlarının
iyileştirilmesinin, örgütsel çatışmanın ortadan kaldırılmasının ve örgütsel iletişimin
geliştirilmesinin iş doyumu bakımından önemli olduğu anlaşılmaktadır.
KAYNAKLAR
ARVEY, R.D., G.D. Carter and D.K. Buerkley. (1991). “Job Satisfaction: Dispositional and
Situational Influences”, In C.L. Cooper & I.T. Robertson (Eds.), International Review of
Industrial and Organizational Psychology, NY: John Wiley, Vol.6,
Bayram, N., (2004) Sosyal Bilimlerde SPSS ile Veri Analizi, Ezgi Kitabevi Ankara,
BECK A.T. ve Lesker, D. Ve Trexler, L., (1974). The Measurement Of Pessimism The
Hopelessness Scale. J Consult Clin Psycholgy, 42.
BRIEF, A.P. (1998). Attitudes In and Around Organizations. California: SAGE
Publications,.
GEORGE, J.M. (1990). “Personality, Affect And Behaviour In Groups,” Journal of
Applied Psychology, 75.
HACKMAN, Richard, and Greg R.Oldham,. (1975) “Developmant of the Job Diagnostic
Survey”, Journal of Applied Psychology, 60/2,
MASLOW, A.H. (1971). Motivation and Personality, New York: Horper and Row,
Publishers Incorporated.
SALANCIK, G.R., & Pfeffer, J.. (1978). “A Social Information Processing Approach To
Job Attitudes And Task Design,” Administrative Science Quarterly, 23.
SEBER, G., Dilbaz, N., Kaptanoğlu. C., Tekin, D., (1993). Umutsuzluk Ölçeği: Geçerlilik
Ve Güvenirliği”, Kriz Dergisi, 1, (3)
57
SMITH, P.C., L.M. Kendall and C.L. Hulin. (1969). The Measurement Of Satisfaction In
Work And Retirement: A Strategy For The Study Of Attitudes. Chicago: Rand Mc
Nally,.
SPECTOR, P.E. (1997). Job Satisfaction: Application, Assessment, Cause, and
Consequences. California: SAGE Publications.
STAW, Barry M., Nancy E. Bell, and John A. Clausen. (1986). “The Dispositional
Approach To Job Attitudes: A Lifetime Longitudinal Test,” Administrative Science
Quarterly, 31, (1986),
Sung, Hong Ve Mook, E. Gıannakopoulos; (1994) The Relationship Of Satisfaction With Life
To Personality Characteristics, Journal of Psychology Interdisciplinary & Applied, Sep 94,
Vol. 128 Issue 5
YAZICIOĞLU, Y., ve ERDOĞAN, S. (2004). SPSS Uygulamalı Bilimsel Araştırma
Yöntemleri, Detay Yayıncılık, Ankara
58
YAŞAM BOYU ÖĞRENME ÇERÇEVESİNDE
SEKRETERLİK MESLEĞİ ÜZERİNE BİR ÖNERME:
SÜREKLİ SEKRETERLİK EĞİTİMİ
Öğr.Gör. Hatice İPEK
(Mersin Üniversitesi)
Öğr.Gör. Engin Deniz ERİŞ
(Dokuz Eylül Üniversitesi)
Hizmetler sektörü içinde yer alan sekreterlik mesleği günün koşulları dahilinde sürekli
eğitim ve gelişim ihtiyacı içinde olan meslek kollarından birisidir. Gerekli mesleki eğitimi ve
beceriyi üniversite, meslek liseleri ve çeşitli mesleki eğitim veren programlardan alarak işe
başlayan sekreterler için; ilk başlarda aldığı eğitim yeterli olsa da, gelişen teknoloji ve değişen
mesleki kriterlerle, zamanla yetersizleşmekte ve gereken performansı gösterememektedirler.
İşte bu noktada; zorunluluk haline gelen sürekli eğitim uygulamaları ön plana çıkmaktadır.
Belirli mesleki eğitim birikimi ve iş deneyimi ile donanan sekreterler; gerek işiyle gerekse
kişisel gelişimle ilgili kurslara katılmalı ve kendini yenilemesini bilmelidir. İşletme
yöneticileri, gelişim potansiyeli olan eğitime istekli sekreterlerin kurslara katılmalarını
sağlamalı, üniversitelerden destek alarak işletme içinde veya dışında eğitim çalışmalarına
girişmelidir. İş hayatına başlamadan önce mesleki eğitime verilen önem ölçüsünde, iş
hayatına atıldıktan sonra sürekli eğitime önem verilmeli, sekreterler ve örgütler her geçen gün
kendini yenileyerek dünya standartlarına ulaşmalıdır.
ANAHTAR SÖZCÜKLER: Eğitim, öğrenme, öğretme, sekreterlik eğitimi, sürekli eğitim,
sürekli sekreterlik eğitimi, yaşam boyu öğrenme,
(1)
Mersin Üniversitesi, Tarsus Meslek Yüksekokulu, (Ögr. Gör.)
(2)
Dokuz Eylül Üniversitesi, İzmir Meslek Yüksekokulu, (Öğr. Gör.)
A PROPOSITION ON SECRETARYSHIP AS A CAREER IN THE FRAMEWORK
OF LIFE LONG LEARNING: AN ON-GOING TRAINING ON SECRETARYSHIP:
Secretaryship is a profession within the scope of service sector, and as in every field of
the service sector, the human factor and training people are of high importance. The training
59
of secretaries, who start work seemingly having received necessary educations and skills, at
first seems sufficient, however with improving technology and evolving professional criteria,
it slowly proves to be insufficient and their performance becomes unsatisfactory. Right at this
point, on-going training practices, as an indispensable pre-requisite of the globalizing world,
gain emphasis. Secretaries equipped with a specific professional training and work
experience, should constantly attend seminars on personal development and refresh their
skills.
Organizations should make sure which secretaries on staff have a potential for self
improvement benefit from these training opportunities. Also, large scale corporations should
enlist help from local universities to organize training. On-going training is crucial in
maintaining certain standards for secretaries. As much as the emphasis placed on vocational
education before starting career, on going training should also be prioritized, so that
secretaries keep abreast of the new developments and achieve international standards.
KEYWORDS: Education, instruction, secretaryship education, life long learning, on-going
training, on-going training on secretaryship.
GİRİŞ
Türkiye’de sekreterlik eğitimi örgün ve yaygın eğitim kurumlarında verilmektedir. Bu
eğitimlerden örgün eğitim orta ve yükseköğretim kurumlarında verilmekte olup, bu
kurumlarının sayıları ihtiyaç paralelinde artırılmaktadır. Yaygın eğitim ise; gerek resmi eğitim
kurumlarınca parasız halk eğitimi olarak gerekse özel eğitim kurumlarınca paralı sertifika
programları ya da kurslar olarak gerçekleştirilmektedir. Ancak bilgi çağının yaşandığı 2000’li
yıllarda mesleki eğitim bile yeterli olmamakta; sürekli eğitim, yaşam boyu eğitim gibi
kavramlar ile kişilerin hem bireysel anlamdaki hem de mesleki anlamdaki gelişmeleri için
eğitimlerini sürekli kılmaları gerekmektedir.
Bu amaçla; çalışmada öncelikle eğitimin, öğretimin, öğrenmenin tanımları yapılmış;
öğrenme-öğretme stratejileri metotları üzerinde durulmuş; sekreterliğin tanımı, çeşitleri ve
özellikleri açıklanmış; sekreterlik eğitimi, sekreterlik eğitiminin tarihçesi ve sekreterlik
kursları hakkında bilgi verilmiştir. Daha sonraki aşamada; yaşam boyu öğrenme ve sürekli
eğitim kavramlarına bakılmış ve sürekli eğitim uygulamaları incelenerek sekreterlik
mesleğinde eğitim ve sürekli sekreterlik eğitimiyle konular pekiştirilmiştir. Son aşamada; elde
edilen bulgular eşliğinde eğitim kurumlarına ve sekreterlere önerilerde bulunulmuştur.
60
1. EĞİTİM VE ÖĞRETİMİN TANIMI, AMACI VE SÜRECİ
Eğitim; kişilerde davranış değişikliklerini oluşturma süreci, ya da bir kimseye yapacağı
iş için gerekli bilgi, beceri ve tutumları kazandırma işlemidir. Eğitimin amaçları; kişiye
iletişim, işbirliği, araştırma, sağlıklı yaşam, üretim ve iş yapma yeterliliği kazandırmaktır
(Başaran, 1991:7-20).
Hizmet sektörü; emek - yoğun bir sektördür. Bu nedenle; insan kaynağı, en değerli
sermayedir. Bunu boşa kullanmamak ve ondan iyi biçimde yararlanmak için eğitim faktörü
göz önünde bulundurulmalı; eğitimin kuruluşa ve eğitilene yararları hatırlanmalıdır (Lee,
1992: 139-140). Eğitimin kuruluşa yararları; verimliliğin artması, standartlar oluşturulması,
korunması, devamsızlığın önlenmesi, müşterilerin ve ziyaretçilerin tatmini, iş tekrarı
sağlanması, israf oranı ve hataların azaltılması, hırsızlığın önlenmesi, takım ruhu ile iyi
ilişkiler geliştirmesi ve kârın artırılmasıdır. Eğitimin eğitilen kişiye yararları; iyi yapılan iş
nedeniyle övünç duyulması ve moralin yükselmesi, şikâyetlerle huzursuzluğun önlenmesi, iş
güvenliği sağlanması, takım ruhu, iyi ilişkiler ve bir yere ait olma duygusunun geliştirilmesi,
kendini geliştirme ve yükselme olanaklarının değerlendirilmesi ve geleceğinden emin olma
güvencesiyle gelir artışı sağlanmasıdır.
Öğrenme, bireyin yaşantısı sonucunda davranışında oluşan değişmedir. Öğrenme
şekilleri; simgesel, işlemsel, ulamalı, sözel çağrışımlı, kavram - ilke ve sorun çözmeyi
öğrenmeli, çoğul ayrımlamalı şeklinde sınıflandırılır (Başaran, 1991:132-140). Öğrenme
şekilleri aşamalıdır. Basamaklardan birinde öğrenmeyi tamamlamayan insan üst basamakta
başarı göstermez. Son basamak en yüksek düzeydeki öğrenmedir. Ancak hangi tür öğrenme
olursa olsun, belli süreçlerde oluşur ve öğrenme türüne göre değişir. Bunun oluşabilmesi için;
insanın öğrenmeye hazır olması, güdülenmesi, karşı karşıya bulunduğu durumları irdelemesi,
eyleme geçmesi ve eylemlerinin sonucunu değerlendirmesi gerekir.
Öğretme ise; öğretmen tarafından hedeflenen davranışları öğrencilere kazandırmak için
düzenlenmiş yaşantılar sürecidir. Öğretme sürecinin başarılı olması için; eğitilenlerin
tanınması, öğretimin planlanması, eğitilenlere rehberlik yapılması gerekmektedir. Öğrenme öğretme sürecinde zihin bilgisayar gibi çalışarak bilgileri depolar. Bu bilgileri içeren mesajlar
duyu organlarıyla algılanır. Algılama kişiye göre değişebilir. Buna farklı algılama denir.
Farklı algılamaya rağmen; insanlar; %50 görerek, %15 duyarak, %35 dokunarak öğrenirler.
Öğrenme süreci; anlatımın başlamasından sonraki 10. dakikada en yüksek düzeydedir.
61
Bundan sonra düşerek 40. dakikada en düşük düzeye gelir ve 60. dakikaya doğru biter.
Öğrenme - öğretme sürecinde unutma faktörü de göz önüne alınmalı, öğrenilen bilgilerin ilk
48 saatte çoğu unutulabileceğinden, bilgiler belirli aralıklarla tekrar edilmeli ve sınavlar
devreye girmelidir. Böylece alınan bilgiler tekrarlanarak kalıcılık sağlanmalı, deneyim
kazandırılmalıdır.
Bir çocuğu eğitme işlemi yeni bina yapmaya benzer. Çocuklar kendilerine yeni
beceriler, davranışlar ve bilgiler ekleyerek bütünü oluştururlar ve öğrenirler. Yetişkinlerin
eğitimi ise; eski binayı restore etmeye benzer. Eski öğrenilmiş bilgilerini değiştirirler.
Çocuklar için öğrenme; gereksinimlerini karşılamak için araçtır. Ancak yetişkinler olduğu
gibi kalma eğilimindedir, öğrenmeye direnirler. Bazı şeyleri alıştıkları yöntemle yaparak
kendilerin güvende hissederler. Yetişkinlere; çocuklara uygulanan planlı eğitim şekli sıkıcı
geldiğinden, bunlara ayıracak uzun zamanları olmadığından, hizmet içi eğitim uygulanır.
Sistemde uygulamaya ağırlık verildiğinden sıkıcılık ortadan kalkar ve öğrenim istekli olur.
2. ÖĞRENME - ÖĞRETME STRATEJİLERİ VE METOTLARI
2.1. ÖĞRENME - ÖĞRETME STRATEJİLERİ
Strateji; önceden belirlenen bir amaca ulaşmak için izlenen yoldur. (TDK, 1994:689)
Eğitimde; amaca ulaşmak için iletişim kullanılır. İletişim; duygu, davranış ve düşünce
alışverişidir. Eğitim sisteminde; eğitimci öğrencilerle iyi iletişim kurmalı, mesajın öğrencilere
nasıl ileteceğini bilmeli ve anlaşılıp anlaşılmadığını belirleyebilmelidir. Mesajları yazılı-sözlü
olarak vermeli, iş yaşamı ile öğretilenler arasında bağlantı kurulmalı ve stratejilere
uyulmalıdır. Bu stratejiler şunlardır: Konuşma, yazma, hareketler, dinleme, ders anlatımı;
öğretim şekilleri, beceri eğitimi, soru sorma tekniği ve performans değerleme ile ilgili
stratejiler. (Turizm Bakanlığı, 1993:147-151)
2.2. ÖĞRENME - ÖĞRETME SÜRECİNDEKİ METOTLAR
Metot; amaca ulaşmak için tutulan düzenli yol, yöntem ve usullerdir. (TDK, 1994:524)
Eğitim kurumlarında ve işbaşında verilen eğitimde çeşitli grup eğitimi yaklaşımları iç içe
kullanılır. Her biri eğitimci için iyi bir araç, katılımcı için destekleyici olmasına rağmen bir
kaçı beraber kullanıldığında yüksek başarı sağlanır. Bu metotlar; anlatım, gösterim,
konferans, seminer, panel, rol oynama, örnek olay, simülasyon ve proje metodudur. (Turizm
Bakanlığı, 1993:147-151)
62
3. SEKRETERLİĞİN TANIMI, ÇEŞİTLERİ VE ÖZELLİKLERİ
Sekreter; İngilizce kavramdır, İngilizcedeki “secret” (gizli, saklı, mahrem) sözcüğünden
gelmektedir. (Tutar, 2002:4) Secretary sözcüğü ise sekreter, özel katibe, katip, yazman
anlamına gelmektedir. Kelimenin aslı Latince gizlilik anlamına gelen “secretum” kelimesidir.
Geçmişten günümüze kadar sekreterlik çeşitli değişimlere ve gelişmelere neden olmuş ve
çeşitli tanımlamalar yapılmıştır. Sekreter; büro işlerine hâkim, direkt denetim olmaksızın
sorumluluk alma yeteneğine sahip, teşebbüs ve karar verme işlerini yapan ve ilgili otoritenin
izniyle karar alan yetkili yardımcısıdır. Sekreter; büro yeterliklerinin üstünlüklerine sahip,
doğrudan emir almadan sorumluluk alabilme yeteneği gösteren, alınana karar ve
sorumlulukları uyguladığı gibi kendisine verilen sınırlar içinde kararlar verebilen yönetici
yardımcısıdır. (Uygur ve Koç, 2003:1)
Gelişen ve değişen örgütlerin yapılarında uzmanlık aranmaya başlandığı için sekreterlik
mesleğinde de uzmanlığa yönelme olmuş ve yönetici sekreterliği ön plana çıkmıştır. Klasik
sekreterlik sürecinde sekreterler; emek işçisidir, sözlü ve yazılı iletişimi sağlar, kurallara bağlı
hareket eder ve zaman kullanma becerisi vardır. Profesyonel yönetici sekreterliğinde ise
sekreterler; bilgi işçisidir, inter aktif iletişim kurar, koşullara göre hareket eder ve zamanı
değerlendirme becerisi vardır. Yani sekreterler klasik sekreterlik görevini yerine getiren biri
olmaktan uzaklaşarak daha çok işleri eş güdümleyen ve bilgiyi işleyip danışmanlık rolünü
yerine getiren profesyonel çalışanlar haline gelmişlerdir. (Birol, 2000:16)
Genel olarak sekreterlik çeşitlerine bakıldığında; büro hizmetleri sekreteri, yönetici
sekreteri, üst düzey yönetici sekreteri, departman yöneticisi sekreteri, yönetim kurulu sekreteri
(Raportör sekreter), meslek sekreterliği, (Tıp, ticaret, hukuk, emlak, muhasebe ve finans,
basın, teknik), yönetici asistanı ve ilişki uzmanı olarak çeşitlendirmek mümkündür.
(Tutar,2002:14-21)
Sekreterlerin özellikleri; kişisel özellikleri, mesleki nitelikleri, duyuşsal özellikleri ve
diğer özellikleri olarak bölümlendirilir.
Sekreterin kişisel özellikleri; dış görünüş (Kıyafet, uygun makyaj, temizlik ve düzen,
oturuş – ayakta duruş – yürüyüş, jest ve mimikler), karakter ve davranış (İş hayatına uyum
sağlama, karar verme, empati, sır saklama, nezaket ve görgü kurallarına uyma, kendine güven
duyma, sorumluluk duygusu, hoşgörü sahibi olma, zamanı kullanabilme, sempatik ve ağır
63
başlı olma, yaratıcı ve yeniliklere açık olma) olarak sıralanır. (Uygur ve Koç, 2003:6-11)
Sekreterin mesleki nitelikleri; Türkçeyi çok iyi konuşup yazabilme, en az bir yabancı dil
bilme, büro otomasyon sistemlerini tanıma ve kullanımını bilme, yazışma, raporlama ve
dosyalama tekniklerini bilme, hızlı not alma özelliklerine sahip olma, büro yönetimi
tekniklerini bilme, büro servisi kurallarını bilme, protokol kurallarını bilme olarak sıralanır.
(Altınöz, 2000:15-28)
Sekreterin duyuşsal özellikleri; nazik, hoşgörülü, iyimser olma, mantıklı düşünme,
dedikodu yapmama, sır saklama, soğukkanlı olma, insiyatif sahibi olma, bağımsız karar
verme, açık fikirli olma, başkasının fikrine saygı gösterme, sorumluluk duygusu kazanma,
güler yüzlü olma ve özür - af dilemeyi bilme şeklindedir. (Altınöz, 2000:40-47) Sekreterin
diğer özellikleri ise; yaratıcı olma, iş ilişkilerinde başarılı olma ve mesleğini sevmektir.
(Altınöz, 2000:48-49)
4. SEKRETERLİK EĞİTİMİ, SEKRETERLİK EĞİTİMİNİN TARİHÇESİ VE
SEKRETERLİK KURSLARI
Dünyada sekreterlik meslek olarak 1870’lerden itibaren, Türkiye’de ise 1950’lerden
itibaren görülmeye başlanmış ve bu ihtiyacın karşılanması amacıyla Türkiye’de ilk sekreterlik
eğitimi 1956’da verilmiştir. Bu okullarda değişiklik yapılarak 1979’da Sekreterlik Meslek
Lisesi halinde eğitim verilmiş, yabancı dilin önemi nedeniyle Sekreterlik Meslek Liseleri
1991’den itibaren Anadolu Sekreterlik Liselerine dönüştürülmüştür. Ayrıca; Ticaret Turizm
Öğretimi Genel Müdürlüğüne bağlı Ticaret Meslek Liseleri, Anadolu Ticaret Meslek Liseleri,
Çok Programlı Liselerle Kız Teknik Öğretim Genel Müdürlüğüne bağlı Anadolu Kız Meslek
Liseleri bünyesinde Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümleri sekreterlik meslek elemanı
yetiştirmektedir (Uygur ve Koç, 2003: 18-19).
Türkiye’de sekreterlik eğitimi veren yüksek öğretim kurumları YÖK’e bağlı birçok
üniversitenin bünyesinde bulunmaktadır. Sekreterlik eğitimi genel olarak iki yıllık meslek
yüksekokullarında verilmekte ve sektöre konusunda uzman meslek elemanı yetiştirilmeye
çalışılmaktadır. Lisans seviyesinde eğitim veren tek okul ise, Gazi Üniversitesi bünyesindeki
Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi Büro Yönetimi Eğitimi Bölümüdür. Bu bölüm eğitim
fakültesi bünyesinde bulunması nedeniyle mezunları öğretmenlik hakkına sahip olup, hem
kamu hem özel sektörde çeşitli kademelerde çalışma imkânına sahip olmaktadırlar. 1994’de
64
açılan bu bölüm geçen süre içerisinde birçok mezun vermiş, büro yönetimi alanında bilimsel
araştırmalar ve çalışmalar yapan tek bölüm olmuştur. (Uygur ve Koç, 2003:20)
Herhangi bir sekreterlik türü ilgili eğitim almış kişiler, kendini geliştirme, yeniliklere
uyum sağlama amacıyla sekreterlikle ilgili kurslara katılmaktadırlar. Bu kurslarda son yıllara
kadar; daktilografi, stenografi, zarafet, görgü kuralları, protokol kuralları, etkili ve güzel
konuşma ve muhasebe gibi bazı temel dersler verilmekteyken ilerleyen teknolojiyle birlikte
bilgisayar kullanımı, yabancı dil, mesleki yabancı dil, etkin iletişim teknikleri, telefonda etkili
konuşma ve zaman yönetimi gibi konularda dersler verilmeye başlanmıştır (Demirtaş,
1998:62).
Sekreterlik mesleğinin gelişimine destek olması amacıyla 1986 yılında birkaç sekreterin
dayanışması sonucu SEDA (Sekreterler Dayanışma Derneği) kurulmuştur. Amacı; sekreterlik
mesleğinin önemini ve gereğini hem çalışan sekreterlere hem de diğer insanlara
hissettirmektir. Bununla birlikte bazı büyük şehirlerde çalışmalarda yapılmıştır. İstanbul’da
İSDER (İstanbul Sekreterler Derneği), İzmir’de İZDER (İzmir Sekreterler Derneği) ve
Bursa’da BUSGED (Bursa Sekreterler Derneği) kurulmuştur. Bu dernekler; sekreter
dayanışmasını sağlamanın yanı sıra çeşitli seminer, konferans ve kurslar da düzenleyerek
sekreterlik mesleğinin gelişmesine katkıda bulunmuşlardır (Demirtaş, 1998:63). Bu
organizasyonların dışında birçok eğitim ve danışmanlık şirketleri sekreter olmak isteyen
adayların yanı sıra profesyonel sekreterlerin gelişiminin de sağlanması konusunda kurslar ve
seminer programları düzenlemektedirler. Bu tür danışmanlık ve eğitim şirketleri günümüzde
çok hızlı gelişim göstermektedir. Eğitim ve Danışmanlık şirketleri düzenledikleri kurs ve
seminer programlarını aynı zamanda bu programları isteyen işletmelerin hizmet içi eğitimi ve
gelişimi içinde yapmaktadırlar. Bu doğrultuda; hem işletmeler gelişen yönetim anlayışlarını
işletmelerine uygulama imkânına sahip olurlar, hem de bir eğitimi olmayıp da bu mesleği
yapmak isteyen kişilere eğitim ve gelişme fırsatı sağlarlar.
5. YAŞAM BOYU ÖĞRENME - SÜREKLİ EĞİTİM KAVRAMI
Yeni teknolojik gelişmeler, hızlı değişim, toplumların bilgi toplumu haline gelmesine
ihtiyaç göstermekte ve her şey eğitimde düğümlenmekte ve Millî Eğitim Sistemi içinde
herkes için yaşam boyu öğrenmenin gerekliliği vurgulanmaktadır. Geleneksel toplumda aile
yönlendirmesiyle bireyin yapacağı iş belirlenirken; günümüzde birey hayatını kazanabilmek,
geçim sıkıntısını bertaraf edebilmek için süratle teknolojinin gerektirdiği bilgi ve beceriye
sahip olmalı, kendini sürekli geliştirmelidir. Yoksa yokluk kapıda beklemektedir.
65
Her kademe ve yaştaki bireyin ekonomiye katkısının olması beklenmekte AB ve OECD
ülkeleriyle olan iletişimde sosyal farklılıkları en aza indirici politikalar her alanda fonksiyonel
olarak uygulamaya konmaktadır. İnsan gücü profili artık değişmiştir. Bilgi toplumları, yaşam
boyu öğrenme becerilerine sahip bireylere ihtiyaç duymaktadırlar. Yaşam boyu eğitimi
gerçekleştirmek sadece şu ana kadar okullarda edinilen bilgi ve beceriyle sınırlı
kalmamaktadır. Gündeme bilgisayar girmiştir. Önceleri bireylere okur-yazar olmak yeterken,
“Ben ne istenirse yaparım” sloganı bireye ekmek kapısı açarken artık bu slogan yerini vasıflı
iş gücüne terk etmiştir. Çağımızda, şimdiye kadar edinilmiş kavramları yeniden tarif etmek
gerekmektedir. Örneğin; Okur-yazarlık denince; önceleri bu kavram metin ve sayısal okuryazarlıkla sınırlı iken şimdi metin okur yazarlığı, doküman okur yazarlığı, sayısal okur
yazarlığı, bilimsel okur yazarlık, teknolojik okur yazarlık anlaşılmaktadır. Ayrıca bireysel
rehberlik, farkına varmadan öğrenme ve bilgiyi sadece bilmeyi değil onu kullanmayı, en
önemlisi bilgiye ulaşma ve öğrenmeyi öğrenme gibi kavramları beraberinde getirmektedir.
Türkiye’de de, eğitim politikası hedeflerini gerçekleştirmede Yaşam Boyu Öğrenmenin
önemi bilinmekte ve önermeler yapılmaktadır. İş alanlarının dağılımı değişmekte, beceri
sahibi olmadan yapılan işler yok olmaktadır. OECD ülkelerinde her yıl yaklaşık % 18
oranında işçi işini kaybetmekte ve işini korumak için daha fazla bilgi ve beceriye ihtiyaç
duymaktadır. Ayrıca süregelen geleneksel yapıya karşılık devletler ve işverenler yaşam boyu
öğrenme edebiyatı yaparak, artan işsizlik, ücret adaletsizliği, rutin ve riskli işleri göz ardı
ederek işçilerin işe alınabilirlik niteliklerine daha esnek bakmaktadır. Prof. Frank Coffield
“Yaşam Boyu Öğrenme gelecek yılların eğitim politikasının en önemli konusu olacak.”
demiş, Blair 1998’de “Eğitim sahip olduğumuz en iyi ekonomi politikasıdır.” diyerek meslek
edinme ve yeniden eğitim almanın önemine değinmiştir.
Gerçek şudur ki; yüksek ve sürekli işsizlik, düşük ücret çalışan nüfusun önemli
bölümün oluşturmakta ve toplum içinde risk grubunu yaratmakta, onlara zamanında ve etkili
çözümle yaklaşılması zarurî hâle gelmektedir. Bireylerin her bilgi ve beceri birikimini
yenilemesine ihtiyaç vardır. Kilit cümle Yaşam boyu öğrenmedir. Bireyin sürekli öğrenmeye
açık olması için öğrenme heyecanını hissetmesi gerekmektedir. Öğrenmeye isteklilik, okul
yıllarında alınan eğitimle edinilir. Ülkelerde eğitim seviyesinin düşük seviyede olması
başarısızlığı ortadan kaldırma politikalarını oluşturmaya itmiştir. Başarısızlık sonuç olarak
değil süreç olarak ele alınmalı, eğitim programları ve öğretim stratejileri belirlenirken bireysel
gelişim özellikleri, zekâ ve ilgiler dikkate alınarak öğrenme ve öğretme ortamlarının
çeşitlendirmesi yapılmalıdır. Anatolé France’ın dediği gibi “Genç beyinlerde var olan merak
66
ve araştırma güdüsünü harekete geçirerek onları hem bugün hem yarın için hazırlamaktır.”
Öğrenimde zaman - mekân kavramı yoktur. Öğrenme ve bilgiyi kullanma önemlidir. Ayrıca;
bilgi, teknolojinin gelişmesine paralel olarak hızla gelişmekte ve ilerlemektedir. Bu yüzden
teknolojide bilginin yarı ömrü 3 yıl civarındadır. Eğer insanlar bilgilerini sürekli
yenilemezlerse, 3 yıl içerisinde bilgileri eskiyecek, işlerini yaparken modern yöntemleri
uygulayamayacaklardır. Bu durumda bilgiyi yenilemek de önemli olmaktadır.
6. SÜREKLİ EĞİTİM UYGULAMALARI
Sürekli eğitime çeşitli şekillerde katkıda bulunulabilinir. En önemli katkı kaynağı
kitaplardır. Özellikle belirli kurum ve alanda donanımlı kişilerin görüşleri kitaplaştığında,
sürekli eğitim için önemli bir kaynak oluşturmaktadır. Ama kitaplardaki bilgiler durağandır.
Bir kişinin görüşüdür. Bilimde başka görüşler de vardır. Aslında bilimin gelişmesi için
değişik görüşlere de gereksinme vardır.
Sürekli eğitime olanak sağlayan ikinci kaynak konuyla ilgili çalışmaları yayınlayan
dergilerdir. Dergiler ulusal / uluslararası olabilir. Belirli çalışmalar, araştırmalar, tespitler,
görüşler ve hipotezler yayınlanır. Yayınlanan çalışmaların sürekli eğitime katkısı, kurumkuruluşlar arasındaki rekabeti körüklemeye yarar. Kurum ve kuruluşlar, birbirlerinin
çalışmalarını takip ederek, hem başkalarının neler yaptığını hem de kendi bilimsel seviyelerini
test etme olanağı bulurlar.
Son yıllarda internet sürekli eğitime önemli katkıda bulunmuştur. Kişiler, istediği
bilgiyi kısa zamanda internet’ten elde edebilmektedir. Internet’te erişilen bilgiler daha çok
dergilerde yayınlananlardır. Ancak birçok kişi internetten uzaktır
Sürekli eğitime olanak sağlayan diğer iki kaynak ta sempozyum ve kongrelerdir.
Yemekli toplantılar olan sempozyumlar, belirli sayıda katılımcılarla yapılır. Kongrelere daha
çok katılım ve daha çok kişinin eğitilmesi söz konusudur. Dizaynı iyi yapıldığında, sürekli
eğitime en çok katkısı olanın, kongreler olduğunu söylenilebilir. Kongreler, konunun enine
boyuna tartışıldığı organizasyonlardır. Durağan olmamaları ve bilginin güncel ve canlı olması
nedeniyle sürekli eğitime katkısı olan kaynaktır. Kongreler ayrıca, kurumlarda yapılan
çalışmaların ortaya konulduğu, bilgi alışverişinin derinliğine olduğu, kişi - kurumların
birbirlerini test ettikleri önemli organizasyonlardır. Bu yönüyle kongreler sürekli eğitime
olanak sağlayan öteki kaynaklara da üstünlük sağlamaktadır. Ancak, kongrelere katılım
yaygın olmamakta, % 10 - % 20 oranında kalmaktadır. Bu rakam dönüşümlü olsa az rakam
değildir. Ancak kongreye katılan kişiler aynı kişilerdir. Bunun için her uzmanın yılda en az iki
67
ulusal kongreye katılması zorunlu olmalıdır. Yapılan işte kalitenin yükseltilmesi için bunun
şart olması gerekir. Özellikle eğitim vermeyen kurumların ve tamamen serbest çalışanların
kongrelere katılmaları zorlanmalıdır. Üniversitelerin Sürekli Eğitim Merkezleri bu işi
üstlenmeli ve takibini yapmalıdır.
Sürekli eğitim verme yollarından diğeri de, kurslar-sertifika programlarıdır. Kurslar;
kısa süreli kurslar(aylık) ya da uzun süreli kurslar(yıllık) olurken, sertifika programları 2
günlükten 3 aylık dönemlere kadar uzayabilirler. Kurslar; çalışma saatleri dışında düzenlenir
ve kongre-seminerlere göre daha uzun sürerler. Birkaç haftadan birkaç yıla kadar
uzayabilirler.
Çeşitli
düzeylerde
hazırlanan
kurslar
birkaç
grupta
toplanabilirler.
(Tortop¸ 1994:247) Bunlar: Gece kursları, hafta sonu kursları, tatil kursları, mektupla yapılan
kurslar, üniversite - özel okul işbirliği ile düzenlenen kurslar, işçi düzeyinde, çırak düzeyinde,
monitör düzeyinde ve yöneticiler düzeyinde düzenlenen kurslar ile sosyal beceri kursları,
yabancı dil ve mesleki yabancı dil öğretimi kurslarıdır. (İpek¸ 1997:48-50)
7. SEKRETERLİK MESLEĞİNDE SÜREKLİ EĞİTİM
Türkiye’de Üniversiteler bünyesindeki Meslek Yüksekokullarında Büro Yönetimi ve
Sekreterlik Programı bulunmakta ve buralarda 2 yıllık sekreterlik eğitimi verilmektedir. 2003
yılı öncesine kadar üniversiteler sekreterlik eğitiminde gerekli olan dersleri; bünyelerindeki
öğretim elemanlarının uzmanlık alanlarına göre oluştururken, 2003’te MEB-YÖK otak
çalışmasıyla hazırlanan müfredat programı uygulamaya koyulmuş, üniversiteler bu programı
uygulayarak dersleri standartlaştırmışlardır. 1. sınıfta; işletme, ekonomi, sekreterlik bilgisi,
protokol bilgisi, dosyalama, mesleki yazışmalar ve yönetim-organizasyon gibi temel dersler
verilmiş; 2. sınıfta ağırlıklı ve ayrıntılı olarak sekreterlik eğitimine yönelinmiştir. Seçmeli
derslerde de öğrencilerin sevdikleri ve istedikleri alandan ders seçerek uzmanlaşmaları
sağlanmıştır. Ayrıca; 2003’e kadar yatay geçiş sırasında alınan dersler ve içeriklerinde
görülen zorluklar bu programla ortadan kaldırılmıştır.
Sekreterlik eğitimi, ayrıca yaygın eğitim sistemiyle de verilmektedir. Gerek
üniversitelerin Sürekli Eğitim Merkezleri, gerek Milli Eğitim Bakanlığı’na bağlı Halk Eğitim
Merkezleri ve gerekse illerin Ticaret ve Sanayi Odaları mesleki eğitim vermeye devam
etmektedir. Üniversiteler sertifika programlarıyla, haftalık, aylık kurslar, seminer ve
konferanslarla bütün yada parça parça sekreterlik eğitimine yönelik uygulamalar
düzenlemektedir. Yönetici Sekreterliği Sertifika Programı, Bilgisayar Programları Sertifika
Programı, Yabancı Dil - Mesleki Yabancı Dil Sertifika Programları yaz kış devam etmekte,
68
ayrıca Etkili ve Güzel Konuşma, Dosyalama, Mesleki Yazışmalar, Kriz ve Stres Yönetimi,
İnsan
İlişkileri,
İletişim
gibi
konularda
seminerler
ve
konferanslarla
programı
desteklemektedir.
Hemen her üniversite bünyesinde bulunan Sürekli Eğitim Merkezi aracılığıyla
üniversiteler yıl boyu sürekli eğitim vermektedir. Örneğin: 2007 Yaz aylarında Mersin
Üniversitesi ve Mersin Ticaret Sanayi Odası iş birliği ile Yönetici Asistanlığı Sertifika
programı düzenlenmiş ve bu programda şu konular işlenmiştir. Sekreterde bulunması gereken
özellikler, günlük iş planlaması - insanlarla diyalog, kişisel stres yönetimi, konuşma, iletişim iletişim engelleri, telefonlara cevap verme, ikna, yönetici ile birlikte çalışma, yöneticinin
ilişkilerinde sekreterin yeri ve görevleri, dosyalama sistemleri, rapor - bilgisayar kullanımı
diğer büro araç ve gereç kullanımı
Gazi Üniversitesi Sürekli Eğitim Merkezi birimince düzenlenen ve 124 saat süren
Kongre Proje Asistanlığı Sertifika Programı’nda da; kongre, sempozyum, incentive vb. gibi
toplantı organizasyonlarında kayıt ve ulaşım işlemleri, sekretarya hizmetleri, tedarikçi, otel ve
sponsor ilişkileri konuları ele alınmıştır.
Akdeniz Üniversitesi Sürekli Eğitim Merkezi (AKÜNSEM) bünyesinde verilen Güzel
Konuşma ve Beden Dili Seminer Programında Toplam 6 saat ders verilmiş ve beden dili
nedir, jestler - mimikler, kişilerarası mesafeler, güzel konuşma teknikleri ile bir sunuşun
hazırlanışı konuları işlenmiştir.
GESİAD’ın verdiği sekreterlik eğitim seminerinde ise şu konular işlenmiştir. Sekreterde
bulunması gereken mesleki ve kişisel özellikler, duygusal zeka kullanımı, yönetime uygun
tutum geliştirme günlük iş planlaması, psikolojik olgunluk, problem çözebilme, giyim ve stil diğer insanlarla diyalog, yönetime katkı sağlayan olumlu unsurlar, konuşma, iletişim, zor
insanlarla iletişim - iletişim engelleri, telefonlara cevap verme, yönetici ile birlikte çalışma,
yöneticinin yönetiminde sekreterin rolü ve görevleri, yöneticinin ilişkilerinde sekreterin yeri
ve görevleri, sorumluluk, olgunluk, saygınlık, güvenilirlik, sabır, dayanışma, temsil kabiliyeti,
düzen, disiplin, sekreterin bilmesi gereken iş becerileri, dosyalama sistemleri ile büro araç ve
gereç kullanımı.
Sürekli Eğitim Merkezleri, Ticaret ve Sanayi Odaları ve TÜSİAD – GESİAD gibi
dernek ve odaların dışında Milli Eğitim Bakanlığı’na bağlı olarak çalışan Halk Eğitim
Merkezlerinde de sekreterlik eğitimi yada sekreterleri ilgilendiren konularda yıl içinde farklı
illerde ve konularda hafta sonu eğitim seminerleri düzenlenmektedir. Örneğin: Düzenlenen 16
69
saatlik hafta sonu İnsan ilişkileri ve iletişimi eğitim programı’nda; iletişim süreci ve öğeleri,
iletişimi etkileyen etmenler, iletişimde takınılan olumsuz tavırlar ve etkileri, iletişimi
kolaylaştıran tutumlar, iletişim becerileri, empati, iletişimde dinleme ve dinleme türleri,
savunucu ve açık iletişim, yıkıcı ve yapıcı tartışma ile sözsüz iletişim konuları işlenmiştir.
Üniversiteler, Milli Eğitim bakanlığı ve diğer kamu kurumları dışında da özel
sektördeki eğitim kurumları sekreterlikle ilgili konularda ücretli günlük yada hafta sonu
kursları düzenlemektedir. Örneğin: A Eğitim Danışmanlık Hizmetleri’nin hazırlamış olduğu
”Yönetici Asistanlığında Yönetim ve Hizmet Sunuş Teknikleri” Programında; yönetici
asistanlığı ve yöneticilik fonksiyonları, planlama, organize etme, motivasyon, koordinasyon,
kontrol, karar verme ve problem çözme, yönetici asistanlığında yönetici ihtiyaç ve
beklentilerini ortaya çıkaran unsurlar, hizmet sunuş teknikleri, yönetici asistanlığında hizmet
sunuş uygulamaları ve kişisel gelişim planı üzerinde durulmuştur. Aynı kurumun hazırladığı
“Yönetici Asistanlığında Stresle Başa Çıkma Yöntemleri” Programında da; yönetici
asistanlığında stres, stres türleri, kişilik özellikleri ve stres, stresle başa çıkmayı zorlaştıran
kişilik özellikleri, psikolojik çatışmalar savunma mekanizmaları, stresin oluşturduğu
psikosomatik hastalıklar, stresle başa çıkma, gevşeme teknikleri, öfkeyi kontrol yolları ve
kişisel gelişim planı konularına değinilmiştir. Yine aynı kurumun “Yönetici Asistanlığında
Zaman Planlama ve Yaratıcılık Geliştirme” Programında ise; zaman planlaması, zaman
planlamasında değişik yaklaşımlar, zaman planlamada öneriler, yaratıcılık geliştirme, yaratıcı
düşünmek için yapılması gerekenler, insanların yeniliğe karşı tepkileri, hayatta şartlanmalar
yeni fikir geliştirme aşamaları, geliştirici düşünceler, olaylar ve görüntüler, grup halinde
yaratıcılık ve kişisel gelişim planı işlenmiştir.
B Etkin Eğitim Hizmetleri’nin hazırlamış olduğu ”Yönetici Asistanlığında Etkili Sunum
Rehberi” Programında; başarılı sunumun 3 temel ögesi, sunum amacının belirlenmesi,
(dinleyicilerin tanınması, süre planlaması, ön hazırlık ve sunuma etkili hazırlık, ekipman
seçimi ve kullanımı), sunum zamanı (etkili konuşma, sunumu etkinleştirme, beden diliyle
anlatılanlar, jest ve mimiklerin kullanımı, heyecanla başa çıkma, kaygı ve korkulardan
kurtulmanın gücü, dinleyicileri yönetme), sorun yaratan dinleyicilerle başa çıkma ve kazanma
yöntemleri ile uygulamalara değinilmiştir.
Aynı kurumun düzenlediği “Telefonda Etkin Dinleme - Konuşma” Programında da; kurumsal
izlenimin yaratılmasında telefonun önemi, telefonda görüşme teknikleri, kızgın müşterilerle
başa çıkma tekniği, ses kullanma tekniği, doğru kelimeleri doğru vurgularla kullanmak,
70
telefonda etkili iletişimi engelleyen faktörler, hız kesici faktörler, kaçınılması gereken
ifadeler, telefonda etkili iletişimde pratik öneriler ve uygulamalı telefon görüşmeleri konuları
üzerinde durulmuştur.
C Eğitim Araştırma Hizmetleri’nin hazırladığı 1 günlük ”Sekreterlikte Etkili Konuşma,
Dinleme ve Yazma Teknikleri” Programında ise; konuşma ile ilgili yanlış inançlar, etkili
konuşma önerileri, dinlemenin önemi, aktif dinleme, dinleme etkinliği geliştirilmesi, telefonda
görüşme, telefonda görüşmede dikkat edilecek hususlar sekreterlikte karşılaşılan yazım
hataları, yazı çeşitleri ve amaçları, iyi bir yazının özellikleri, rapor yazma kuralları, ve kişisel
gelişim planı çalışmaları yapılmıştır.
8. ÖNERİLER
Yaşam boyu öğrenim ve sürekli eğitim kavramlarının sık kullanıldığı bu günlerde,
sadece teknik eğitim konularında değil her konuda ve her sektörde özellikle hizmet ağırlıklı
sektörlerde ve sekreterlikte bu kavramlar uygulamaya geçirilmeli ve sürekliliği sağlanmalıdır.
Bireyler kişisel gelişim planlarının içerisine hem mesleki gelişimin devamı hem de hobi
geliştirme olarak sürekli eğitimi de katmalı, gelişen ve değişen rekabetçi ortamda işine sahip
çıkma ve yükselme olanakları olarak bu fırsatı kullanmalıdır. Konuya sekreterlik mesleği
açısından bakıldığında öneriler; eğitim veren kurumlar, sekreterler ve organizasyonlar olarak
ayrı ayrı yapılmalıdır.
8.1. EĞİTİM VEREN KURUMLAR AÇISINDAN ÖNERİLER
1. Öncelikle Sadece Gazi Üniversitesi Ticaret Turizm Eğitim Fakültesi bünyesinde hizmet
veren 4 Yıllık Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü bir kaç üniversite de daha açılmalı ve 2
yıllık Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programından mezun olan öğrencilerin eğitimlerine
devam imkânı çoğaltılmalı, oradan mezun öğrencilerin çeşitli eğitim kurumlarında eğitimci
olarak çalışmaları desteklenmelidir.
2. 2003 yılında hazırlanan ve 5 yıl süreyle uygulamaya konulan MEB-YÖK çalışmasının
devamı sağlanmalı, yeni program hazırlanırken sadece bir / birkaç üniversitenin değil Büro
Yönetimi ve Sekreterlik Programı olan her üniversiteden görüş alınarak etkin geri
bildirimli bir program hazırlanmalı, uygulanmalıdır. Bu sayede derslerin üniversitelerarası
standardizasyonun devamlılığı sağlanmalıdır.
71
3. Üniversiteler, bir eğitim kurumu olarak öncelikle kendi programlarındaki öğretim
elemanlarının sürekli eğitimini gönüllü (zorunlu) hale getirmeli, kongre ve seminerlere
katılımlar desteklenmeli, bunun için ödüller - teşvikler uygulamalıdır.
4. Yüksekokullar bölümlerinden mezun olan öğrencilerle okul sonrasında da iletişim kurmalı,
gelişen ve değişen bilgi teknolojilerinden onları, dolayısıyla çalıştıkları kurumları haberdar
etmeli ve onları devamlı eğitim almada yüreklendirmelidir.
5. Eğitimini kendi vermeyen kamu kurumlarının ve tamamen serbest çalışanların sürekli
eğitimi zorunlu hale getirilmesi konusunda Üniversitelerin Sürekli Eğitim Merkezleri ile İş
ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı arasında iletişim kurulmalı, bu konuda programlar
hazırlanmalı, uygulanmalı ve katılımcılar da takip edilmelidir.
8.2. SEKRETERLER AÇISINDAN ÖNERİLER
1. 2 yıllık Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programından mezun olarak iş hayatına atılan
sekreterler, “ben artık oldum, her şeyi öğrendim, bu bilgi bana iş hayatım boyunca yeter”
düşüncesine kapılmamalı, gelişen ve değişen teknolojiye ayak uydurmalı ve eline geçen
her fırsatta kendisini ve mesleki bilgisini yenilemesini bilmelidir. Unutmamak gerekir ki
bilgi teknolojisinin yarı ömrü 3 yıldır
2. Yöneticinin zamanını yöneten bir sekreter olarak kendisi içinde etkin zaman yönetimi
kullanmalı, eğitim kongreleri, seminerleri için zaman yaratmalı ve çeşitli kurumların
hazırladığı akşam yada hafta sonu kurslarını değerlendirmelidir.
3. Sadece mesleki alandaki bilgilerini güncellemekle yetinmeyip diğer kişisel gelişim ve hobi
kurslarına da katılmalı, kendini her alanda ifade etmeli, özel hayatında doyumlu olan bir
bireyin iş hayatında da başarılı olacağını hatırlamalıdır.
4. İşini doğru ve zamanında yapan her çalışanı yöneticisinin de destekleyeceğini bilmeli,
katılacağı eğitim programlarında yöneticisinin de görüşünü almalıdır.
8.3. ORGANİZASYONLAR AÇISINDAN ÖNERİLER
1. Organizasyonlar
sekreterlerinin
eğitim
çalışmalarına
destek
olmalı
ve
kötüye
kullanılmaması şartıyla onlara gereken izni uygun zamanlarda vermelidir. Ayrıca
sekreterlerin kazancı göz önünde bulundurularak onlara eğitimlerinde maddi desteği de
sağlamalıdır. Onların eğitimine harcayacakları paranın geri dönüşümü sekreterlerinin etkin
çalışması, bununda daha fazla para olduğu hatırlanmalıdır.
72
2. Büyük organizasyonlar mümkün olduğunca işletme içi eğitim birimi oluşturarak eğitim
vermeye çalışmalı bu şekilde zaman ve para engeli aşılmalıdır. Eğitim verilirken
üniversitelerin programlarından ve elemanlarından yararlanılmalıdır. İşletme içi eğitim
mümkün değilse işletme dışı çalışmalarından kaçınılmamalıdır.
3. Organizasyonlarında eğitime dayalı bir terfi sistemi oluşturulmalı, terfi ettirilecek sekreter
sürekli eğitim alanların içinden seçilmelidir. Eğer bir terfi söz konusu değil ise aldıkları
eğitim sekreterin maaşına yada ek ödemelerine yansıtılmalıdır.
4. Organizasyonlar, sekreterlerinin eğitim programlarından ne ölçüde yararlandığını anlamak
için değerlendirme yapmalı ve sonuçlarına göre bir yol belirlemelidir.
SONUÇ
İnsana yatırımı sadece büyük ölçekli organizasyonlar yapmamalı, orta ve küçük
ölçekli organizasyonlar da bundan payını almalı ve hatta sekreterler eğitimi kendilerine
yatırım olarak görmeli ve eğitime katılmaya istekli olmalıdır. Ayrıca; eğitim konusu üzerinde
ciddi durulmalı, konusu ne olursa olsun uzmanlar tarafından verilmeli ve sekreterin
eksikliklerine göre yöneticiler tarafından yönlendirilmelidir. Sekreterin eğitim sonucu
kazandığı motivasyon iyi kullanılmalı, maaşına zam veya terfi ile sekreter ödüllendirilmeli,
böylece diğer çalışanlarda eğitimin sürekliliği konusunda teşvik edilmelidir. Eğer işletme
içinde eğitim veriliyorsa, program vasat sıradan olmaktan çıkarılıp uygulama ağırlıklı hale
getirilmelidir. İşletme dışında verilen eğitim de takip edilerek eksik yada eski teknolojili kurs
programlarına yada kötü niyetli kullanan çalışanlara gereken uyarılar yapılmalıdır.
Öğrenmenin yaşı ve sonu olmadığı her zaman hatırlanmalı, yöneticinin zamanını ve hayatını
yöneten kişi olarak sekreterlere ve onların sürekli eğitimine gereken önem mutlaka
verilmelidir.
73
KAYNAKÇA
ALTINÖZ, Mehmet. (2000). Sekreterlik Teknikleri, Nobel Yayınları, Ankara
BAŞARAN, İ. Ethem. (1991). Eğitime Giriş, Kadıoğlu Matbaası, Ankara
BİROL, Vural. (2000). Yönetici Asistanlığı, Hayat Yayınları, İstanbul
DEMİRTAŞ, Hülya. (1998) Sekreterlik Mesleği ve Sekreterlik Profilini
Belirlemeye Yönelik Bir Araştırma, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Ankara
EĞİTİM METODOLOJİSİ. (1993) Eğitimci Kitabı, Turizm Bakanlığı Yay,
Ankara
LEE, Seok Cheng. (1992). İşbaşı Eğitimi, 9-11 Aralık Turizm Eğitimi Konferansı
Workshop, Turizm Bakanlığı Yayınları, Ankara
İPEK Hatice. (1007). Konaklama İşletmelerinde Hizmetiçi Eğitimi ve Antalya Kıyı
Şeridinde Uygulanması, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Balıkesir
TORTOP, Nuri. (1994). Personel Yönetimi, Yargı Yayınları, Ankara
TUTAR, Hasan. (2002). Yönetici Sekreterliği, Nobel Yayınları, Ankara
TÜRK DİL KURUMU OKUL SÖZLÜĞÜ. (1994). TDK Yayınları: 603, Ankara
UYGUR, Akyay - KOÇ, Hasan. (2003). Sekreterlik Teknikleri, Detay Yay.,Ankara
74
TÜRKİYE’DEKİ DEVLET ÜNİVERSİTELERİNDE REKTÖR VE REKTÖR
YARDIMCISI SEKRETERİ OLARAK GÖREV YAPAN YÖNETİCİ
SEKRETERLERİNİN TÜKENMİŞLİK DÜZEYLERİ
Öğr.Gör. Seyran EFİLTİ
(Akdeniz Üniversitesi)
Öğr.Gör.Yelda Özlem GÖNEN
(Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi)
Öğr.Gör.Fisun ÜNAL-ÖZTÜRK
ÖZET
Örgüt içi ve örgüt dışı iletişimde köprü fonksiyonu üstlenerek faaliyetlerin etkin ve
verimli şekilde gerçekleştirilmesinde önemli bir rol oynayan sekreterler, örgütsel işleyişin
vazgeçilmez bir parçasını oluşturmaktadır. Enerji, güç ya da kaynakların aşırı talepler
yoluyla tükenmesi, ilerleyici bir stres süreci ve idealizm kaybı olarak ifade edilebilen
tükenmişlik; bireyler ve örgütler üzerinde yarattığı olumsuz etkilerin fark edilmesiyle birlikte,
araştırmacılar için önemli bir çalışma alanı haline gelmiştir.
Araştırmamızın amacı, Türkiye’deki devlet üniversitelerinde rektör ve rektör
yardımcısı olarak görev yapan yönetici sekreterlerinin tükenmişlik düzeylerini ortaya
koymaktır. Araştırmamızda veri toplama tekniği olarak; “Maslach Tükenmişlik Envanteri” ve
“Kişisel Bilgi Formu”ndan oluşan “anket” yöntemi kullanılmış ve elde edilen verilerin
değerlendirilmesi; “duygusal tükenme”, “duyarsızlaşma” ve “kişisel başarı” olmak üzere üç
değişken çerçevesinde gerçekleştirilmiştir.
ANAHTAR KELİMELER
Yönetici sekreterliği, tükenmişlik, Maslach Tükenmişlik Ölçeği.
ABSTRACT
Secretaries, who have a role of bridge to perform activities (or bussiness) effectively
and suficiently in the communication in and out of organization, are the inevitable part in the
operation of organization. Burnout which is described as to drain of resources, to run out
75
energy because of excessive demand or a process of advancing stress and loss of idealism, has
became an important study subject for researchers by noticing the negatif effects on people
and organizations.
The aim of this study is to determine the level of depletion of managerial secretaries
who work as a vice cancellor or an asistant of vice cancellor at the state universities in
Turkey. In the study, maslach burnout inventory and a survey (or questionary), consist of
personal information form, were used the data collection method and the evaluation of the
data was performed in terms of emotional exhaustion,
depersonalization and personal
accomplishment
KEYWORDS: Secretary of administrator, burnout, Maslach Burnout Inventory
1. GİRİŞ
1.1. Sekreterlik ve Yönetici Sekreterliği Kavramları
Örgüt içi ve örgüt dışı iletişimde köprü fonksiyonu üstlenerek faaliyetlerin etkin ve
verimli şekilde gerçekleştirilmesinde önemli bir rol oynayan sekreterler, örgütsel işleyişin
vazgeçilmez bir parçasını oluşturmaktadır.
Günümüzde sekreterliği “kâtiplik” ve “yazmanlık” olarak nitelendiren ve bu mesleği
telefona bakan ve daktiloda yazı yazan” kişi olarak gören sığ yaklaşımlar, yerini Uluslararası
Profesyonel Sekreterler Birliği’nin geliştirdiği meslek tanımına bırakmıştır. Bu tanım
sekreteri “büro yeterliliklerinin kendine sağladığı üstünlüklerden yararlanarak, doğrudan emir
almadan sorumluluk alabilen, tanımlanmış yetki sınırları içinde karar verip bunları
uygulayabilen bir yönetici yardımcısı” olarak nitelendirmektedir (Demir, 2003: 3).
Bu yaklaşımla sekreterlik mesleği klasik anlayıştan tamamen farklı olarak yöneticiyi
temsil eden, teknolojiyi takip eden, büro otomasyonunu bilen ve kendisinden beklenen görev
ve sorumlulukları tam anlamıyla yerine getiren bir yapıya bürünerek yeni bir formatta
bürünmüş “yönetici sekreterliği’ adını almıştır (Öztoprak, 2006:16). Yönetici sekreteri,
örgütte örgütsel ve yönetsel görevlerin yerine getirilmesinde yöneticinin yardımcısı, onun
destekçisi ve yerine göre onu ikame eden kişidir. Bu anlamda yönetici sekreterliği örgütte
yöneticiden hemen sonra gelmektedir (Tutar, 2007: 50–52).
76
1.2. Tükenmişlik (Burnout) Kavramı
Sekreterlerin, mesleklerinden dolayı pek çok meslek grubu çalışanından daha yoğun
stres altında oldukları söylenebilir. ABD’de Ulusal Mesleki Güvenlik ve Sağlık Enstitüsü
NIOSH tarafından yapılan bir araştırmada, 130 meslek stres düzeylerine göre sıralanmış ve
sekreterlik mesleğinin bunlardan stresi en yüksek düzeyde olan 12 meslek arasında 2. sırada
yer aldığı görülmüştür (Ertekin’den aktaran Güler, Başpınar, Gürbüz, 2001: 31).
Örgütün iç ve dış çevresiyle etkin iletişim kurma, farklı anlayış ve kültürel özelliklere
sahip insanlarla doğrudan ilişki içinde ve onların ilk muhatabı olma, bunlarla olan ilişkilerde
nezaket ve görgü kurallarına göre davranma zorunluluğu, toplantı ve protokol kurallarını etkin
bir şekilde yerine getirme gereği, yöneticinin zamanını verimli kullanmasına yardımcı olma,
yazışma, araştırma ve rapor hazırlama gibi zamanla yarışmayı gerektiren işler sekreterlik
mesleği stresli meslek haline getirmektedir (Tutar, 2002:207). Sekreterlik mesleğinde yaşanan
stresin boyutlarındaki artışlar; tükenmişliği de beraberinde getirir. Tükenmişlik kavramı ilk
kez, gönüllü sağlık çalışanları arasında görülen yorgunluk, hayal kırıklığı, tatminsizlik, iş
bırakma durumlarını tanımlamak için 1974 yılında ortaya atılmıştır (Freudenbeger, 1974:159165).
Tükenmişlikle ilgili günümüzde en yaygın kabul edilen tanım, Maslach ve Jackson
tarafından yapılan üç bileşenlik tükenmişlik tanımıdır. Psikolojik bir sendrom olan
tükenmişlik; duygusal tükenme, duyarsızlaşma, ve düşük kişisel başarı olmak üzere üç alt
ölçekte ortaya konulmaya çalışılmıştır (Maslach, Schaufeli, Leiter, 2001: 402; Maslach ve
Jackson, 1981: 99).
Günümüz dünyasında çalışan bireyler yaşamın her noktasında bir takım zorluklarla
karşı karşıya kalmaktadır. Bu zorluklar bireyi,
gerek iş yaşamlarında gerekse sosyal
yaşamlarında fiziksel, duygusal ve zihinsel olarak yorgunluğa yönlendirmektedir. Bu
yorgunluğun nedeni tükenmişliktir. Tükenmişlik, insanlara hizmet veren mesleklerde ve
insanlarla yüz yüze iletişimin yoğun olduğu,
özellikle sağlık, eğitim gibi alanlarda
çalışanların sıklıkla yaşadıkları, fiziksel, duygusal ve zihinsel yorgunluğa yol açan bir
sendromdur (Cordes ve Dugherty, 1993:621); (Çam 1995: 20); (Akçamete, Kaner ve
Sucuoğlu, 2001:1).
Tükenmişlik gelişiminde ilk olarak duygusal tükenme ortaya çıkar ve kişi işinden
soğumaya, iş için gerekli zihinsel süreci bulamamaya başlar. (Maslach, Schaufeli, Leiter,
2001:402; Wright ve Dougles, 1997: 492; Özçınar, 2005: 4). Duyarsızlaşma; duygusal
77
kaynakların azalmasına bağlı olarak ortaya çıkan, bireyin çalıştığı kişilere karşı olumsuz, katı
tutum ve duyguları ifade eder. Duygusal tükenme yaşayan kişi, kendisini insanların sorununu
çözmede güçsüz hisseder, duyarsızlaşma ile birlikte kişinin işle ilgili ideali azalmaya başlar.
Düşük kişisel başarı hissi ise; kişinin kendisini işinde yetersiz ve başarısız olarak
algılamasıdır (Basım ve Şeşen: 2007; 16; Maslach, Schaufeli, Leiter, 2001:403)
Araştırmalar, tükenmişliğin bir çok olumsuzluğu da beraberinde getirdiğini ortaya
koymuştur. Tükenmişlik yaşayan insanların çok karmaşık duygular içinde olduğu ve bunun
sonucu olarak birçok davranış bozukluğu gösterdiği gözlenmiştir. Hatta zaman içinde söz
konusu davranış bozuklukları insanları içki, sigara, madde kullanımı gibi kötü alışkanlıklara
yöneltmektedir. (Izgar, 2001:21). Yine araştırmalar örgütsel boyutta tükenmişliğin getirdiği
en önemli sorunların, kişileri istenmeyen davranışlara itmesi, işe karşı tutumlarının değişmesi,
örgütsel bağlılığın azalması ve çalışma performansının düşmesi olduğunu göstermiştir (Chiu,
Tsai, 2006: 517).
Tükenmişlik uzun süreli ve sinsi bir süreçtir. Tükenmişliğin gelişim süreci nasıl uzun
süreli oluyorsa, benzer şekilde tükenmişlikle mücadele de hemen çözüm alınabilecek bir süreç
değildir. Bu nedenle her değişim sürecinde olduğu gibi tükenmişlikle mücadele etmenin de
belirli bir zaman alacağı unutulmamalıdır. Bu geçiş döneminin birey açısından etkili bir
şekilde geçirilmesi tükenmişlikle mücadele sürecini hızlandırıcı bir etki yaratacaktır. Bu
dönemde, sevilen hobilere ağırlık vermek, sevilen insanlarla birlikte olmak, dinlenme ve
gevşeme aktivitelerinde bulunmak bireyin tükenmişlik sendromunun etkilerinden daha etkili
bir şekilde kurtulmasını sağlayacaktır (Sürgevil, 2006:136). Örgütsel koşulları iyileştirmek
adına alınabilecek her türlü tedbir, tükenmişliği önleyici bir etki yaratabilir. Nitekim bireysel
mücadele tekniklerinin yanı sıra daha kalıcı sonuçlar vereceği düşünülen
örgütsel
düzenlemeler arasında; stresli iş saatlerini azaltmak, örgütsel esnekliği arttırmak, kişisel
gelişme ve eğitim olanaklarını arttırmak, çalışanların kişisel gelişme ve danışmanlık
gruplarına katılımını sağlamak, iş koşullarını daha olumlu bir şekilde düzenlemek, hizmet
sunulan insanlarla karşılaşılabilecek problemleri azaltmak, çalışma koşullarını iyileştirmek,
kararlara katılımı arttırmak, işteki monotonluğu azaltmak, çalışanın işle ilgili gerçekçi
beklenti ve hedefler geliştirmesini sağlamak, ödül dağıtımını gözden geçirmek, başarıları
taktir etmek, iş zenginleştirmesine gitmek (Pines ve Aronson, 1988: 188).
78
2. ARAŞTIRMANIN AMACI ve ÖNEMİ
Bu araştırmanın amacı, Türkiye’deki devlet üniversitelerinde rektör ve rektör
yardımcısı olarak görev yapan yönetici sekreterlerinin tükenmişlik düzeylerini belirlemek,
tükenmişlik düzeylerinin belirli demografik ve mesleki özelliklere göre farklılaşıp
farklılaşmadığını ortaya koymaktır.
Literatürde tükenmişlik düzeyini belirlemeye ilişkin araştırmalar bulunmasına karşın
bu araştırmaların büyük bir bölümünün doktorlar, diş hekimleri, hemşireler, psikologlar,
öğretmenler gibi meslek gruplarına odaklı bakış açılarıyla gerçekleştirildiği görülmektedir.
Sekreterlerin tükenmişlik düzeylerinin tespit edilmesine ilişkin çalışmaların sınırlı sayıda
olması ve üniversitelerde görev yapan rektör ve rektör yardımcısı sekreterlerinin tükenmişlik
düzeylerinin belirlenmeye çalışılması araştırmamızın önemini ortaya koymaktadır.
3. ARAŞTIRMANIN YÖNTEMİ
Araştırmanın evrenini,
Türkiye’deki devlet üniversitelerinde rektör ve rektör
yardımcısı sekreteri olarak görev yapan yönetici sekreterleri oluşturmaktadır. Araştırmanın
örneklem grubu ise evreni oluşturan yönetici sekreterlerinden geri dönüşüm sağlanabilenler
tarafından oluşturulmuştur.
Anketlerin araştırmaya katılan sekreterlere ulaştırılması konusunda; posta, elektronik
posta, faks ve yüz yüze görüşme yöntemleri kullanılmıştır. Anketlere 61 devlet üniversitesi
arasından 40 tanesi cevap vermiş değerlendirilmek üzere toplam 96 anket formuna
ulaşılmıştır. Tanımlayıcı bilgilerin ve ölçeğe ilişkin maddelerin eksik bırakılmış olması
nedeniyle 4 anket formu geçersiz sayılmıştır.
Araştırmada verilerin toplanmasında “Maslach Tükenmişlik Ölçeği” ile birlikte
sekreterlerin sosyo-demografik özelliklerine ait bilgiler için “Kişisel Bilgi Anketi”
kullanılmıştır. Christina Maslach ve Susan Jackson tarafından geliştirilen, Türkçe uyarlaması,
geçerlik ve güvenirlilik çalışması Canan Ergin
tarafından yapılmış olan “Maslach
Tükenmişlik Ölçeği” (Maslach Burnout Inventory-MBI); toplam 22 maddeden oluşmakta ve
5 dereceli likert tipi cevaplanmaktadır. Tükenmişlik ölçeği; duygusal tükenme (DT), kişisel
başarı (KB) ve duyarsızlaşma (D) olmak üzere üç alt ölçekten oluşmaktadır. Duygusal
tükenme alt ölçeği 9, duyarsızlaşma alt ölçeği 5, ve kişisel başarı alt ölçeği 8 maddeden
79
oluşmaktadır (Ergin, 1993: 143-154) duygusal tükenme alt ölçeği, kişinin mesleği tarafından
tüketilmiş ve aşırı yüklenilmiş olma durumlarını; duyarsızlaşma alt ölçeği kişinin hizmet
verdiği kişilere karşı duygudan yoksun bir şekilde ve umursamaz davranmasını, kişisel başarı
alt ölçeği ise kişinin başarı ile sorunların üstesinden gelme duygularını tanımlamaktadır.
Tükenmişlik tek bir puanla değil, her bir alt ölçekten alınan üç ayrı puanla değerlendirilmekte
ve tüm alt ölçeklerden alınan puan yükseldikçe tükenmişliğin arttığı kabul edilmektedir
(Kırılmaz, Çelen, Sarp, 2003: 3) Araştırmada kullanılan tükenmişlik ölçeğinde, iç tutarlılık
Cronbach Alpha katsayılarının hesaplanmasıyla elde edilmiştir. Bu çalışmada ölçeğin bütünü
için Cronbach Alpha katsayısı 0,77 olarak hesaplanmış; alt ölçeklerin ise duygusal tükenme
0,86, duyarsızlaşma 0,70, kişisel başarı 0,70 olarak bulunmuştur.
Anket yöntemi vasıtasıyla elde edilen verilerin analizi SPSS 13.0 (Statistical Package
of Social Science) Paket Programı kullanılarak yapılmıştır. Analizlerde frekans, t-testi ve tek
yönlü varyans analizinden (ANOVA) yararlanılmıştır.
4. BULGULAR ve YORUM
Araştırmaya katılan sekreterlerin sosyo-demografik bulguları Tablo 1’de verilmiştir.
Tablo 1. Araştırma Grubunun Sosyo-Demografik Bulguları
Sayı
%
Kadın
84
91,3
Erkek
8
8,7
20-30 yaş
36
39,1
31-40 yaş
42
45,7
41 yaş ve üstü
14
15,2
Cinsiyet
Yaş
Eğitim Durumu
Lise ve dengi okullar
12
13
Ön Lisans
36
39.1
Lisans
44
47.8
Evli
60
65.2
Bekar
26
28,3
6
6,5
Medeni Durum
Dul/Boşanmış
Gelir Durumu
750 YTL'den az
20
21,7
751 YTL-1000 YTL
52
56,5
1000 YTL'den fazla
20
21,7
Çocuk Sahibi Olma
Evet
52
56,5
Hayır
40
43,5
Araştırma grubunun %91,3’ü kadın, %8,7’si erkek katılımcılardan oluşmaktadır.
Araştırma örnekleminin %39,1’lik kısmı 20–30 yaş, %45,7’lik kısmı 31–40 yaş, %15,2’lik
kısmı 41 yaş ve üstü yaş grubundadır. Grubun %47,8’i lisans, %39,1’i önlisans, %13’ü lise ve
dengi okul mezunu olduklarını ifade etmişlerdir. Araştırma grubunun %65,2’si evli, %28,3’u
bekâr, %6,5’i boşanmış ya da dul olduklarını belirtmişlerdir. Örneklemin %56,5’i çocuk
80
sahibi olduğunu, %43,5’i çocuk sahibi olmadığını ifade etmiştir. Araştırma grubunun
%21,7’sinin gelirinin 750 YTL’den az , %56,5’inin gelirinin 751 YTL-1000YTL arasında,
%21,7’sinin gelirinin 1000 YTL’den fazla olduğu görülmüştür.
Araştırma grubunun mesleki özellikleri Tablo 2’de verilmiştir.
Tablo 2. Araştırma Grubunun Bazı Mesleki Özelliklerine İlişkin Bulgular
Toplam hizmet sürelerine göre araştırma grubu incelendiğinde, grubun %46,7’sinin
11 yıl ve daha uzun, %30,4’ünün 6–10 yıl, %21,7’sinin 1–5 yıl ve %1,1’inin 1 yıldan az
hizmet süresine sahip olduğu görülmüştür.
Çalışılan kurumdaki hizmet süresine göre ele alındığında ise araştırma grubunun
%16,3’ünün 1 yıldan az, %33,7’sinin 1–5 yıl arasında, %32,6’sının 6–10 yıl arasında,
%17,4’ünün 11 yıl ve üstü süreyle aynı işyerinde çalıştığı tespit edilmiştir. Araştırma
grubunun %53’ü mesleklerini isteyerek seçtiklerini, %34,8’i ekonomik nedenlerle, %28’i
diğer nedenlerle ve %25’i ise mesleği sevdikleri için seçtiklerini ifade etmişlerdir. Araştırma
grubunun %67,4’ü sekreterlik mesleğini kendilerine uygun bulduklarını, %64’ü yaptıkları
81
işten dolayı üstlerinden takdir gördüklerini, %77,2’si ise çalışma ortamından memnun
olduklarını belirtmişlerdir. Alt ölçeklerden alınan puanların birbirleri ile ve genel tükenmişlik
puanı ile oluşan korelasyonları Tablo 3’de gösterilmiştir.
Tablo 3. Aritmetik Ortalamalar, Standart Sapmalar, Alt Ölçekler Arası Korelasyon
ALT ÖLÇEKLER
Arit. Ort.
St. Sapma
DT
Duygusal Tükenme (DT)
2,37
0,8
1
D
KB
Duyarsızlaşma (D)
2,06
0,66
0,69**
1
Kişisel Başarı (KB)
3,7
0,61
-0,14
-3,14
1
Genel Tükenmişlik (GT)
2,79
0,45
0,88**
0,68**
0,27**
Alt ölçeklerden duygusal tükenme (r=0.88, p<0,01); duyarsızlaşma (r=0.68, p<0,01)
ve kişisel başarının (r=0.27, p<0.01) genel tükenmişlik puanı ile yüksek korelasyonu dikkat
çekicidir. Duygusal tükenme ile duyarsızlaşma puanları arasında anlamlı bir korelasyon
varken (r=0.69, p<0.01); her iki alt ölçeğin de kişisel başarı alt ölçeği ile anlamlı bir ilişkisi
olmadığı tespit edilmiştir (p>0.01). Korelasyon sonuçları değerlendirildiğinde; araştırma
grubunda duygusal tükenme ve duyarsızlaşmanın aynı faktörlerden etkilendiğini fakat söz
konusu faktörlerin kişisel başarı üzerinde etkisi olmadığını söylemek mümkündür.
Araştırma grubunun tükenmişlik alt ölçeklerinden aldıkları puanların ortalamaları
değerlendirildiğinde; duygusal tükenme ve duyarsızlaşma düzeylerinin düşük, kişisel başarı
düzeyinin yüksek olduğu görülmektedir.
Araştırma grubunun “cinsiyet” ve “çocuk sahibi olma durumları”na göre duygusal
tükenme, duyarsızlaşma ve kişisel başarı düzeyleri arasında anlamlı bir fark olup olmadığını
test etmek amacıyla t-testi yapılmıştır.
Analiz sonucunda cinsiyete göre; duygusal tükenme (t=-0.44, p>.05), duyarsızlaşma
(t=0.81, p>.05), kişisel başarı (t=0.26, p>.05) olması nedeniyle alt ölçekler arasında anlamlı
bir fark görülmemiştir. Yine yapılan t- testi sonucuna göre sekreterlerin çocuk sahibi olma
durumlarının tükenmişlik alt ölçeklerine etkisi incelenmiş, anlamlı bir farklılık olmadığı
görülmüştür.
Araştırma grubunun; “mesleği isteyerek seçme”, “mesleği kendisine uygun bulma”,
“mesleğin toplumda hak ettiği yeri bulması”, “üstlerden takdir görme” ve “çalışma
ortamından memnun olma gibi bazı mesleki özelliklerinin; duygusal tükenme, duyarsızlaşma,
82
kişisel başarı alt ölçekleri arasında anlamlı bir faklılık olup olmadığını belirlemek amacıyla ttesti yapılmıştır. Analiz sonucunda anlamlı çıkan bulgular Tablo 4–5-6’da gösterilmiştir.
Tablo 4. Mesleği Kendisine Uygun Bulma ile Tükenmişlik Alt Ölçeklerine İlişkin t-testi Sonuçları
Mesleği Kendisine Uygun Bulma
DT
D
KB
N
Ort.
St. S.
S.d
t
p
Evet
62
2.14
0.77
90
4.35
0
Hayır
30
2.85
0.77
Evet
62
1.9
0.61
90
3.49
0.001
Hayır
30
2.39
0, 66
Evet
62
3.83
0.57
90
2.94
0.04
Hayır
30
3.44
0.67
Tablo 4’teki sonuçlar incelendiğinde, mesleği kendisine uygun bulma ile duygusal
tükenme (t=4.35, p<.05), duyarsızlaşma (t=3.49, p<.05) ve kişisel başarı (t=2.49, p<.05) alt
ölçekleri arasında anlamlı bir fark bulunmuştur. Yani yönetici sekreterlerinin mesleklerini
kendilerine uygun bulma ve bulmama durumları tükenmişlik düzeyleri üzerinde etkilidir.
Mesleğini kendisine uygun bulmayanların (ort.2.85) uygun bulanlara göre duygusal tükenme
düzeyleri daha yüksektir. Aynı şekilde mesleğini kendisine uygun bulmayanların (ort.2.85)
uygun bulanlara göre duyarsızlaşma düzeyinin de yüksek olduğu görülmüştür. Ancak mesleği
kendisine uygun bulan sekreterlerin (ort. 3.88), mesleği kendisine uygun bulmayanlara göre
kişisel başarı düzeyleri daha yüksektir.
Tablo 5. Üstlerden Takdir Görme Durumu ile Tükenmişlik Alt Ölçeklerine İlişkin t-Testi Sonuçları
Üstlerden Takdir Görme Durumu
DT
D
N
Ort.
St. S.
S.d
t
p
Evet
59
2,15
0,77
90
3,81
0
Hayır
33
2,77
0,7
Evet
59
1,9
0,59
90
3,15
0,002
Hayır
33
2,34
0, 71
Tablo 5’teki sonuçlar incelendiğinde, “Üstlerden takdir görme durumu” ile hem
duygusal tükenme (t=2.25, p<.05) hem de duyarsızlaşma alt ölçekleri (t=2.77, p<.05) arasında
anlamlı bir ilişki bulunmuştur. Ortalamalar dikkate alındığında, üstlerinden takdir görmeyen
sekreterlerin, takdir gören sekreterlere oranla duygusal tükenmelerinin ve duyarsızlaşma
düzeylerinin daha yüksek olduğu görülmüştür.
83
Tablo 6. Çalışma Ortamından Memnun Olma Durumu ile Tükenmişlik Alt Ölçeklerine İlişkin t-Testi Sonuçları
Çalışma Ortamından Memnun Olma
DT
Evet
D
N
Ort.
St. S.
S.d
t
p
90
4,41
0
90
2,95
0,004
71
2,13
0,77
Hayır
21
3
0,59
Evet
71
1,95
0,68
Hayır
21
2,42
0, 46
Tablo 6’nın sonuçları incelendiğinde, çalışma ortamından memnun olma durumu ile
duygusal tükenme ve duyarsızlaşma alt ölçekleri arasında anlamlı bir farklılık görülmüştür.
Ortalamalar dikkate alındığında çalışma ortamından memnun olmayan sekreterlerin duygusal
tükenme ve duyarsızlaşma düzeylerinin, çalışma ortamından memnun olanlara oranla daha
yüksek olduğu tespit edilmiştir.
Yaş, medeni durum, gelir durumu ve eğitim durumu gibi sosyo-demografik
değişkenlerin araştırma kapsamına alınan sekreterlerin tükenmişlik düzeyleri üzerindeki
etkisini tespit etmek amacıyla Tek Yönlü Varyans Analizi (ANOVA) yapılmıştır.
Analiz sonucunda:
•
Yaş ile duygusal tükenme (F=0.18, p>.05), duyarsızlaşma (F=1.92, p>.05)ve kişisel
başarı (F=1.88, p>.05) düzeyleri arasında;
•
Medeni durum ile duygusal tükenme (F=1.16, p>.05), duyarsızlaşma (F=1.16, p>.05),
kişisel başarı (F=2.65, p>.05) düzeyleri arasında;
•
Eğitim durumu ile duygusal tükenme (F=1,49 p>.05), duyarsızlaşma (F=0.71, p>.05)
ve kişisel başarı (F=0.26, p>.05) düzeyleri arasında
•
Gelir durumu ile duygusal tükenme (F=0.15 p>.05), duyarsızlaşma (F=0.51, p>.05) ve
kişisel başarı (F=0.093, p>.05) düzeyleri arasında anlamlı bir ilişki tespit
edilememiştir.
“Toplam hizmet süresi”, “çalışılan kurumdaki hizmet süresi” ve “mesleği yapma
nedenleri” gibi bazı mesleki özelliklerin araştırma grubunda ele alınan sekreterlerin
tükenmişlik düzeylerinde anlamlı bir farklılık yaratıp yaratmadığını tespit etmek amacıyla
Tek Yönlü Varyans Analizi (ANOVA) yapılmıştır.
84
Analiz sonucunda:
•
Toplam hizmet süresi ile duygusal tükenme (F=1.52, p>.05), duyarsızlaşma (F=1.28,
p>.05)ve kişisel başarı (F=3.24, p>.05) düzeyleri arasında;
•
Çalışılan kurumdaki hizmet süresi ile duygusal tükenme (F=2.15, p>.05),
duyarsızlaşma (F=2.76, p>.05), kişisel başarı (F=0.49, p>.05) düzeyleri arasında;
•
Mesleği yapma nedenleri ile duygusal tükenme (F=1,9 p>.05), duyarsızlaşma (F=0.64,
p>.05)ve kişisel başarı (F=0.41, p>.05) düzeyleri arasında anlamlı bir ilişki tespit
edilememiştir.
SONUÇ
Araştırma sonuçları aşağıdaki gibi özetlenebilir:
Sekreterlerin
tükenmişlik
düzeyleri
incelendiğinde,
duygusal
tükenme
ve
duyarsızlaşma düzeylerinin düşük, kişisel başarı düzeyinin yüksek olduğu araştırma
sonucunda ortaya çıkmıştır.
Sekreterlerin tükenmelerinde cinsiyet, yaş, eğitim, medeni durum, gelir durumu ve
çocuk sahibi olma gibi sosyo-demografik değişkenlerin etkisi bulunmadığı tespit edilmiştir.
Sekreterlerin, toplam hizmet süresi, çalışılan kurumdaki hizmet süresi ve mesleği
yapma nedenleri gibi bazı mesleki özelliklerinin tükenmişlik alt ölçeklerinde anlamlı bir fark
yaratmadığı ortaya çıkmıştır.
Sekreterlerin “mesleği isteyerek seçme durumu”, “mesleği kendisine uygun bulma”,
“mesleğin toplumda hak ettiği yeri bulması”, “üstlerden takdir görme” ve “çalışma
ortamından memnun olma” gibi bazı mesleki özellikleri ile duygusal tükenme, duyarsızlaşma,
kişisel başarı ölçekleri arasında anlamlı bir farklılık olup olmadığı incelenmiştir. Buna göre;
sekreterlik mesleğini kendisine uygun bulma değişkeni tükenmişliğin tüm alt ölçeklerinde
farklılaşmıştır. Sekreterlerin mesleği kendilerine uygun bulup bulmamaları, tükenmişlik alt
ölçekleri üzerinde etkilidir. Mesleğini kendisine uygun bulmayanların, uygun bulanlara oranla
duygusal tükenmeleri daha yüksektir. Duyarsızlaşma alt ölçeğinde de sonuç aynıdır. Mesleği
kendisine uygun bulan sekreterlerin, mesleği kendisine uygun bulmayanlara göre kişisel
başarı hissi daha yüksektir. Sekreterler mesleklerini isteyerek ve severek seçtiklerini ve
sekreterlik mesleğinin toplumda hak ettiği yeri bulmadığını ortaya koymuşlardır.
85
Sekreterlerin, üstlerinden takdir görme durumu ile hem duygusal tükenme hem de
duyarsızlaşma alt ölçekleri arasında anlamlı bir ilişki bulunmuştur. Ortalamaları dikkate
aldığımızda, üstlerinden takdir görmeyen sekreterlerin, takdir gören sekreterlere oranla
duygusal tükenmeleri ve duyarsızlaşma düzeyleri daha yüksektir.
Sekreterlerin çalışma ortamından memnun olma durumu ile duygusal tükenme ve
duyarsızlaşma alt ölçekleri arasında anlamlı bir farklılık tespit edilmiştir. Ortalamalar dikkate
alındığında çalışma ortamından memnun olmayan sekreterlerin duygusal tükenme ve
duyarsızlaşma düzeylerinin, çalışma ortamından memnun olanlara oranla yüksek olduğu
görülmektedir.
Araştırma grubuna dâhil olan sekreterlerin; mesleklerini isteyerek ve severek
seçtiklerini, mesleklerini kendilerine uygun bulduklarını, üstlerinden takdir gördüklerini,
çalışma ortamlarından memnun olduklarını ifade etmeleri araştırmamızın tükenmişlik
düzeyini pozitif yönde etkilemiştir. Buna karşın araştırma grubunda yer alan sekreterlerin
sekreterlik mesleğinin toplumda hak ettiği yeri bulmadığını düşünüyor olması üzerinde
tartışılması gereken bir sorunu da beraberinde getirmektedir. Bu sorun sekreterlik mesleğinin
itibarının ve saygınlığının arttırılmasıdır.
ÖNERİLER
Araştırma ile ilgili beklentilerimiz elde edilen bulgular ışığında kamu sektöründe
görev yapan rektör ve rektör yardımcısı sekreterlerinin tükenmişlik düzeylerini ortaya
koyarak, tükenmişliğe neden olan faktörlerin azaltılması ve ortadan kaldırılması konusunda
önlemler alınmasına katkıda bulunmaktır.
Sekreterlere işyerlerinde; mesleklerini isteyerek seçtikleri, mesleklerini kendilerine
uygun buldukları, üstlerinden takdir gördükleri, iş ortamından memnun oldukları bir atmosfer
yaratılmalı, verimliliği ve performansı arttırmaya yönelik çalışma koşulları sağlanmalıdır.
Sekreterlik mesleğinin toplumda hak ettiği yeri bulması ve saygınlığının arttırılması
konusunda çalışmalara önem verilmelidir.
Tükenmişliğin yaşanmasını önleyecek ve yaşandığı zaman üstesinden gelinebilecek
örgütlenmelere gidilmeli, bu konuda daha detaylı araştırmalar yapılmalıdır.
86
KAYNAKÇA
AKÇAMETE Gönül, KANER Sema, SUCUOĞLU Bülbin (2001), Öğretmenlerde
Tükenmişlik ve İş Doyumu, Nobel Yayınları, Ankara.
CORDES Cynthia L., DUGHERTY, Thomas W. (1993) ,A Review and An Integration of
Researach On Job Burnout, Academy of Management. The Academy of Management
Review, Oct,
ÇAM, Olcay M. (1997), Tükenmişlik, Saray Medikal Yayıncılık, İzmir.
DEMİR, Perihan (2003), Çağdaş Büro Yönetimi ve Sekreterlik, Alp Yayınları, Ankara.
ERGİN, Canan (1993), Doktor ve Hemşirelerde Tükenmişlik ve Maslach Tükenmişlik
Ölçeğinin Uyarlanması, 7. Ulusal Psikoloji Kongresi Bilimsel Çalışmaları, Bayraktar R. ve
Dağ İ. (Ed.), Türk Psikologlar Birliği Yayını, Ankara.
FREUDENBERGER, H. J. (1974), Staff Burnout, Journal of Social Issues, Volume 30.
GÜLER Zeki, BAŞPINAR ÖZTÜRK Nuran ve GÜRBÜZ, Zeki (2001), İş Yaşamında Stres
ve Kamu Kurumlarındaki Sekreterler Üzerinde Bir Uygulama, T.C. Anadolu Üniversitesi
Yayınları, Eskişehir.
IZGAR, Hüseyin (2001), Okul Yöneticilerinde Tükenmişlik, Nobel Yayın Dağıtım, Ankara.
MASLACH Christina, JACKSON E. Susan (1981), The Measurement of Experienced
Burnout”,Journal of Occupational Behavior, 2.2.
MASLACH Christina, SCHAUFELI Wilmar B., LEITER P. Michael (2001), Job Burnout,
Annual Reviews Psychol., 52.
MASLACH Christina, LEITER P. Michael (1997), The Truth About Burnout. Jossey-Bass
,A Wiley Company. San Francisco.
ÖZTOPRAK TARHAN, Menekşe (2006), Sekreterlik Bilgisi, Seçkin Yayınları, Ankara.
PINES Ayala, ARONSON Peliot, (1988), Career Burnout, Causes and Cures, The Free Pres,
A Division of Macmillan, Inc, New York.
SU-FEN Chiu, MİAO-CHİNG Tsai (2006), Relationships Among Burnout, Job Involvement,
and Organizational Citizenship Behavior, The Journal of Psychology, Provincetown,
Vol.140, Iss. 6.
SÜRGEVİL, Olca (2006), Çalışma Hayatında Tükenmişlik Sendromu- Tükenmişlikle
Mücadele Teknikleri, Nobel Yayınları, Ankara.
TUTAR, Hasan (2002), Yönetici Sekreterliği, Nobel Yayınları, Ankara.
TUTAR, Hasan (2007), Bilgi Çağı Örgütleri İçin Yönetici Sekreterliği (Yönetici Asistanlığı),
Seçkin Yayıncılık, Ankara.
87
WRIGHT Thomas A., DOUGLES Bonett G. (1997), The Contribution of Burnout to
Performance, Journal of Organizational Behavior, Volume 18.
www.ilkogretim-online.org.tr- 12.05.2007 (İlköğretimde Çalışan Bir Öğretmen Grubunda
Tükenmişlik Grubu Araştırması)
www.iibf.deu.edu.tr/dergi/1160492999_1.pdf, 05.06.2007 (Tükenmişlik ve Tükenmişliği
Etkileyen Örgütsel Faktörlerin Analizine İlişkin Akademik Personel Üzerine bir Uygulama)
www.eab.ege.edu.tr/pdf/6_2/C6-S2-M3.pdf-12.05.2007 (Mesleki Tükenmişlikte Bazı
Demografik Değişkenlerin Etkisi: Kamu’da Bir Araştırma.)
www.istanbulsaglik.gov.tr/w/tez/pdf/aile_hekimligi/dr_mustafa_ozcinar.pdf
Doktorlarda Burnout Sendromu)
88
(Asistan
YÖNETİCİ SEKRETERLERİN BİLGİSAYAR TEMELLİ UYGULAMA
YAZILIMLARINI KULLANMA DÜZEYLERİNİ VE BEKLENTİLERİNİ
BELİRLEMEYE YÖNELİK BİR ARAŞTIRMA
Arş.Gör. Sami ACAR
(Gazi Üniversitesi)
Öğr.Gör. Hülya GÜRSOY
(Ankara Üniversitesi)
ÖZET
Araştırmanın temel amacı, yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını
(BILTUY) kullanma düzeylerini ve beklentilerini belirlemektir. Araştırmada, Ankara İli
Ostim Organize Sanayi Bölgesi’nde faaliyette bulunan ve internet kullanan 248 hizmet
işletmesinden basit tesadüfi örnekleme ile seçilen 150 yönetici sekreter örneklem grubuna
alınmıştır.
Veri toplamak için araştırmacılar tarafından hazırlanan anket kullanılmıştır. Ankette toplam
15 soru yer almakta, yönetici sekreterlerin BILTUY kullanma düzeylerini belirlemeye yönelik
24 ifade bulunmaktadır. Verilerin analizinde frekans, yüzde, aritmetik ortalama, X2 (Ki kare),
bağımsız örneklemler için t-testi ve f-testi kullanılmıştır.
Araştırma sonucunda, yönetici sekreterlerin BILTUY kullanma düzeyleri ve beklentilerine
ilişkin önemli bulgulara ulaşılmıştır. Ayrıca, araştırma bulguları ışığında hizmet
işletmelerinde büro ortamında çalışan yönetici sekreterlere ve yöneticilere bazı önerilerde de
bulunulmuştur.
Anahtar Sözcükler: Büro, yönetici sekreter, bilgisayar temelli uygulama yazılımları.
89
ABSTRACT
The main aim of this study is to describe the level of computer based application software
usage and expectation of managerial secretaries. This research includes 150 subjects who is
using computer and working service sector in Ostim Organized Industrial Region in Ankara.
Questionnaire prepared by the researchers has been used as the data collection instrument.
The questionnaire includes total 15 items and one of them includes 24 subitems about the
level of computer based application software usage of managerial secretaries. Frequency,
percentage, arithmetic mean, X2, independent-samples t-test and f-test have been used in data
analysis.
In consequence of research have been achieved important findings about the level of
computer based application software usage and expectation of managerial secretaries. In the
light of this findings, we have been presented some suggestions to office managers and
managerial secreterias who is working in service sector.
Key Words: Office, managerial secretary, computer based application softwares.
GİRİŞ
İçinde bulunduğumuz dönem “bilgi çağı” ve “dijital çağ” gibi farklı isimlerle
nitelendirilmektedir. Bu dönem, hangi isimlerle ifade edilirse edilsin insan yaşamında radikal
değişikliklerin yaşandığı bir dönemdir. Bilgisayar ve iletişim teknolojisindeki gelişmeler bu
dönemde geleneksel büro yönetimi anlayışını değiştirmiş ve teknoloji temelli yeni büro
ortamlarının oluşturulmasını sağlamıştır.
Bilgi çağı, günümüz işletmelerinde bilgi aktarımının hızlı ve etkin olarak yapılmasını
gerektirmektedir. Bilgisayar ve iletişim teknolojisi günümüzde bu gereksinimi karşılamaya
yönelik birçok uygulamayı içermektedir (Tosun ve diğerleri, 2006:89). Diğer taraftan, kamu
ve özel sektörde büro faaliyetlerinde bilgi ve iletişim teknolojisine dayanan zihinsel güç önem
kazanmıştır. Çalışma hayatındaki bu değişim, büro çalışanlarının daha yaratıcı ve yenilikçi
olmalarını gerektirmekte ve girişimciliği ön plana çıkararak yönetsel mekanizmaların işleyiş
kurallarını da farklılaştırmaktadır.
İşletmelerin büro ortamında kullandıkları araçlar arasında bilgisayar ilk sırada
gelmektedir. Bilgisayar, yazılım ve donanımdan oluşmaktadır. Donanım, bilgisayarın fiziki
organlarını ifade ederken, yazılım bu organların işletilmesini veya çalıştırılmasını
sağlamaktadır (Acar, 2006:65; Davis ve Rajkumar, 2005:44). Yazılım, sistem yazılımı ve
uygulama yazılımı olarak sınıflandırılmaktadır. Sistem yazılımları, bilgisayar donanımı ile
uygulama yazılımları arasında iletişim ve koordinasyon görevini üstlenmektedir. Uygulama
yazılımları ise evde, okulda, işyerinde, büroda ve diğer ortamlarda insanların verimli ve etkin
çalışmasını sağlamak, belli bir görevi veya işi yapmak amacıyla kulandıkları bilgisayar
programlarını ifade etmektedir (Evans ve diğerleri,2005:108).
90
Uygulama yazılımları bilgi ve iletişim teknolojisindeki gelişmelerle birlikte internet
temelli uygulama yazılımları ve bilgisayar temelli uygulama yazılımları olarak ikiye
ayrılmıştır. Bilgisayar temelli uygulama yazılımları; bir işletim sistemine bağımlı (uyumlu)
kişisel bilgisayarlarda çalıştırılmak üzere hazırlanmış uygulama yazılımlarını içermektedir.
Internet temelli uygulama yazılımları ise, web ortamında çalışmak üzere hazırlanmış, istemci
taraflı ve işletim sisteminden bağımsız uygulama yazılımları olup internet teknolojisine
bağımlı olarak geliştirilmiştir. Internet temelli uygulama yazılımları araştırma kapsamı
dışında tutulmuştur.
Hizmet sektöründe faaliyette bulunan işletmeler bilgi kullanımıyla faaliyetlerini
yürütmek zorunda olduklarından bilgiye erişim için büro ortamında bilgisayar temelli
yazılımlarını kullanma ihtiyacı duymaktadırlar. Diğer taraftan hizmet işletmelerinde yönetim
kademesinde çalışan yönetici sekreterlerin verimliliğini artırmak açısından bilgisayar temelli
uygulama yazılımlarının neler olduğunu bilmek ve etkin kullanmak oldukça önemli hale
gelmiştir.
Bu çerçevede çalışmada hizmet işletmelerinde çalışan yönetici sekreterlerin bilgisayar
temelli uygulama yazılımlarını kullanma düzeylerini ve beklentilerini belirlemek amacıyla
Ankara İli Ostim Organize Sanayi Bölgesi’nde hizmet sektöründe faaliyette bulunan ve
internet kullanan 248 hizmet işletmesinden basit tesadüfi örnekleme ile seçilen 150 yönetici
sekreter üzerinde ankete dayalı bir araştırma yapılmıştır. Araştırmada anket yanında yüz yüze
görüşme yöntemi de kullanılmıştır. Elde edilen veriler doğrultusunda bazı önemli bulgulara
ulaşılmıştır. Ayrıca, araştırma bulguları ışığında hizmet işletmelerinde büro ortamında çalışan
yönetici sekreterlere ve yöneticilere bazı önerilerde de bulunulmuştur.
1. BİLGİSAYAR TEMELLİ UYGULAMA YAZILIMLARI (BILTUY)
Bilgisayar, yazılım ve donanım olmak üzere iki temel bileşenden oluşan bir sistemdir.
Bilgisayar donanımı ile bilgisayar yazılımları bir bütünün ayrılmaz iki parçasıdır ve tek
başlarına bir anlam ifade etmedikleri gibi işlevsel bir özellik de taşımazlar. Bilgisayar
donanımı, bilgisayar sisteminin fiziki organlarını ifade etmektedir. Bilgisayar yazılımı ise
bilgisayar donanımına ne yapmasını gerektiğini belirten komutlar dizisidir. Bu komutlar dizisi
aynı zamanda, bilgisayar donanımını özel bir programlama kabiliyeti olmaksızın
kullanmamızı sağlayan programları da içermektedir(Acar, 2006:65; Davis ve Rajkumar,
2005:44; Ghosh, 1997:427).
Büro ortamında kullanılan bilgisayar yazılımları, sistem yazılımı ve uygulama yazılımı
olarak ikiye ayrılmıştır. Sistem yazılımı; bilgisayarın donanımı ile uygulama yazılımları
arasındaki koordinasyonu ve bilgisayarın çalışmasını sağlayan komutlar dizisidir. Sistem
yazılımları, işletim sistemini ve yardımcı diğer yazılımları içerir.
Uygulama yazılımı ise, evde, okulda ve büroda mektup yazma, elektronik posta
gönderme, bütçe hesabı, sunum hazırlama, resim yapma ve düzenleme, bilgisayardan
senkronize (eşzamanlı) ders takibi ve oyun oynama gibi çeşitli amaçlar için kullanılan
bilgisayar yazılımlarıdır (Evans ve diğerleri, 2005:108; Quible, 2005: 452; Burton ve
diğerleri, 1998:76; Odgers, 1997:264; Ghosh, 1997:432). Kısaca uygulama yazılımları,
kullanıcı ve yöneticilere yardımcı olmak üzere veriler üstünde işlem yapmak için yazılan
programlardır. Kullanıcıların sistem yazılımları hakkında fazla bilgi sahibi olması gerekmez.
91
Ancak, uygulama yazılımlarına katkıda bulunmaları, bu yazılımların etkili ve verimli
kullanımı bakımından önemli avantajlar sağlar (Bensghir, 1996:40).
Uygulama yazılımları, bilgi ve iletişim teknolojisindeki gelişmeler sonucunda
bilgisayar temelli uygulama yazılımları ve internet temelli uygulama yazılımları olmak üzere
ikiye ayrılmıştır (Evans ve diğerleri, 2005: Quible, 2005).
Internet temelli uygulama yazılımları; web ortamında çalışmak üzere hazırlanmış,
istemci taraflı ve işletim sisteminden bağımsız uygulama yazılımlarıdır. Bilgisayarda internet
temelli uygulama yazılımlarını kullanabilmek için internet bağlantısının olması ön koşuldur.
Bilgisayar temelli uygulama yazılımları; bir işletim sistemine bağımlı (uyumlu) kişisel
bilgisayarlarda çalıştırılmak üzere hazırlanmış uygulama yazılımlarına verilen genel addır.
Bilgsiayar temelli uygulama yazılımları verimlilik yazılımları, finansal ve ticari yazılımlar,
grafik ve çoklu ortam yazılımları, eğitim ve başvuru yazılımları, eğlence ve oyun yazılımları,
haberleşme ve iletişim yazılımları olmak üzere altı farklı kategoriden oluşmaktadır (Şekil-1).
Şekil 1: Bilgisayar Temelli Uygulama Yazılımları (BILTUY)
Verimlilik
Yazılımları
Finansal ve Ticari
Yazılımlar
Eğitim ve Başvuru
Yazılımları
Bilgisayar
Temelli
Uygulama
Yazılımları
Grafik ve Çoklu
Ortam Yazılımları
Eğlence ve Oyun
Yazılımları
Haberleşme ve
İletişim Yazılımları
Kaynak: Evans ve diğerleri, 2005:108’den uyarlanmıştır.
1.1. Verimlilik Yazılımları
Verimlilik yazılımları, bireylerin günlük hayatında verimliliklerini artırmak amacıyla
düzenli olarak kullandıkları bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını içerir. Günümüzde
evde, büroda veya okulda bireylerin yazı yazmak, hesap yapmak, toplantı için sunum
hazırlamak gibi çeşitli günlük ihtiyaçlarını karşılamak veya belirli görevleri yerine getirmek
amacıyla kullandığı temelde bireylerin veya yapılan işin verimliliğini artıran yazılımlar
verimlilik yazılımları olarak ifade edilmektedir (Evans ve diğerleri, 2005:108).
Verimlilik yazılımları, işletmecilik eğitimi alanında yönetim bilgi sistemlerinin büro
yönetimi ve sekreterlik eğitimi alanında büro otomasyonunun önemli bir bileşenidir. Gerek
kelime işlem yazılımları, gerekse elektronik tablolama yazılımları ya da sunum yazılımları
büro çalışanlarının verimini artırmak için kullanılmakta ve iş ortamında çeşitli görevleri yerine
getirmede bazı kolaylıklar sağlamaktadır.
92
Büro ortamında kullanılan bilgisayar temelli verimlilik yazılımları; kelime işlem
yazılımları, elektronik tablolama yazılımları, sunum yazılımları, kişisel bilgi yönetim
yazılımları ve veritabanı yazılımlarından oluşmaktadır(Evans ve diğerleri, 2005:108)(Şekil 2).
Şekil 2: Verimlilik Yazılımları
Kelime İşlem
Yazılımları
Elektronik Tablolama
Yazılımları
Sunum
Yazılımları
Kişisel Bilgi Yönetim
Yazılımları
Veritabanı
Yazılımları
- Microsoft Word
-Microsoft Excel
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft Outlook
- Microsoft Access
- Kword (Linux)
- Kspread (Linux)
- Kpresenter
- Active Desktop Calendar
- Oracle
- WordPerfect
- OpenOffice Calc
- OpenOffice Impress
- Power Notes
- MsSQL
-Microsoft Works
- Spread32
- Apple Keynote
- C-Organizer Pro
- MySQL
- AbiWord
- Sc
- Adobe Persuasion
- Lotus Agenda ve Notes
- FileMaker
- WordPro
- Quattro Pro
- Corel Presentations
- Meeting Maker
- Postgres
- OpenOffice Writer
- Lotus 1-2-3
- FreeLance
- Aethera
- DB2
a) Kelime İşlem Yazılımları
Kelime işlem yazılımları; metin, tablo, şekil gibi çeşitli belge veya dokümanı
hazırlamak için kullanılan, sahip olduğu yardımcı araçlar ile karakter, kelime, cümle veya
paragraflardaki karakter büyüklüklerini, incelik ve kalınlıklarını, yazı şeklini
biçimlendirebilen, yazılan metin veya dokümanı herhangi bir kayıt ortamında saklayan veya
herhangi bir yazıcıdan çıktı olarak veren bir verimlilik yazılımıdır (Odgers, 1997:267; Quible,
2005:457). Diğer bir ifadeyle, elektronik ortamda yazı yazmak amacıyla bir belge oluşturmak
ve bu belge üzerinde çalışmak için kullanılan verimlilik yazılımı kelime işlem yazılımlarıdır
(Evans ve diğerleri, 2005:108).
Büro çalışanları çeşitli iş mektuplarını veya iş yazılarını hazırlamak ve yazdırmak için
kelime işlem yazılımlarını kullanmaktadırlar (Ghosh, 1997:434). Bilgisayar teknolojisi
öncesinde daktilolar ile yazı yazılmaktaydı. Daktilo ile yazılan yazılarda yapılan hatalar çok
fazla zaman kaybına neden olmakta idi. Bilgisayarda kelime işlem yazılımlarının kullanımı ile
tüm dokümanı veya dokümanın herhangi bir kısmını yeniden yazmadan değişiklikler ve
düzeltmeler yapılabilir hale gelmiştir. Ayrıca, yazılan bir yazı kelime işlem yazılımlarında çok
kolay silinebilmekte, yazılar arasına ekleme yapılabilmekte ve bir grup yazı başka bir yere
taşınabilmektedir. Büro ortamında çalışan ve bilgisayar kullanan büro personeli için bu
özellikler çok büyük kolaylık sağlamakta ve çalışanların verimliliğini artırmaktadır.
Kelime işlem yazılımları aynı zamanda yazılan yazıların biçimini, görüntüsünü ve
şeklini de değiştirme olanağı sağlamaktadır. Dolayısıyla, büro çalışanı çok kısa bir süre
içerisinde yazmış olduğu bir yazıyı çeşitli yazım stili, tablo ve şekiller ile yeniden yazmadan
değiştirebilmektedir. Sonuç olarak yazılan bir yazıyı yazıcıya göndermeden önce üzerinde
işlem yapmak ve çok kaliteli bir iş yazısı hazırlamak mümkün olabilmektedir. Hatta, yapılan
bu düzenlemeler bir şablon haline getirilerek diğer iş yazılarında da kullanılabilmektedir.
Kelime işlem yazılımlarının içerik olarak sahip olduğu biçimlendirme seçenekleri, yazı
karakterleri, stilleri, boyutları, renkleri, kenar boşlukları, madde imleri, numaralı listeler,
tablolar, resim ekleme ve diğer özellikleri kaliteli bir iş yazısının oluşturulmasını
93
sağlamaktadır. Microsoft Word, Word Perfect, Linux Kword büro ortamında yönetici
sekreterlerin en çok kullandıkları kelime işlem yazılımlarındandır. Bu tür yazılımlar aynı
zamanda, basit bir yazının çok kolay ve hızlı bir şekilde ilginç bir doküman haline gelmesini
de sağlamaktadır.
b) Elektronik Tablolama Yazılımları
Bireylerin kişisel bütçeleri, araba kredisi taksitleri, öğrencilerin kredi taksidi
ödemeleri vb. hesaplamalar veya bunlara ilişkin çeşitli faiz hesaplamaları için kullandıkları
verimlilik yazılımları elektronik tablolama yazılımları olarak ifade edilmektedir (Evans ve
diğerleri, 2005:110). Elektronik tablolama yazılımlarının temel bileşeni; satır ve sütunların
kesiştiği veya ızgara çizgileri ile birbirinden ayrılmış hücrelerden oluşan çalışma sayfalarıdır
(Quible, 2005:460). Her bir hücre kendini oluşturan satır veya sütuna göre tanımlanmaktadır.
Örneğin; A sütunu ile 5. satırın kesiştiği hücre A5 hücresi olarak ifade edilmektedir.
Elektronik tablolama yazılımlarında bir hücreye çeşitli formatta veriler
girilebilmektedir. Bunlar; etiketler, değerler, formüller ve fonksiyonlar şeklinde
olabilmektedir. Bu tür yazılımlarda çalışma sayfasındaki herhangi bir hücredeki değerler
değiştirildiğinde yazılımın tüm fonksiyonları anında yeniden otomatik hesaplayarak formül
veya fonksiyonun bulunduğu hücreye değer olarak girilebilmektedir. Diğer bir ifadeyle
otomatik hesap yapabilmekte ve bunu değerler girildikten sonra hemen gerçekleştirmektedir
(Ergün, 1991:6).
Elektronik tablolama yazılımları büro ortamında çok basit işlemlerden çok karmaşık
işlemlere birçok amaç için kullanılmaktadır(Odgers, 1997:267). Örneğin; bir adres defteri,
CD kolleksiyonu, bir toplantı listesini bu tür yazılımlarda bir çalışma sayfasında hazırlamak
mümkündür. Büro ortamında belirtilen örnekler yanında takvim ve zaman fonksiyonlarını ve
özelliklerini de kullanarak çeşitli iş randevularının, toplantıların yer ve zamanları ile
hazırlanmasında bu tür yazılımlar kullanılmaktadır. Filtreleme özelliği ile belirli bir kritere
göre istenilen verileri diğer verilerden süzmek ve listelemek de mümkündür.
Büro ortamında hemen her büro çalışanı çeşitli hesaplama veya tablolama
işlemlerinde elektronik tablolama yazılımlarını kullanmaktadır. Microsoft Excel, Quattro
Pro, Linux Kspread günümüz büro ortamında yönetici sekreterlerin kullandıkları elektronik
tablolama yazılımlarına örnektir.
c) Sunum Yazılımları
Bir toplantı, seminer veya konferansta konuşmacının diyaloğu takip eden ve bir
projektör vasıtasıyla ekrana veya perdeye yansıttığı slaytların hazırlandığı yazılımlar sunum
yazılımları olarak ifade edilmektedir(Evans ve diğerleri, 2005:113). Sunum yazılımları ile
oluşturulan slaytlar, sunuşa ilişkin önemli noktaları içeren çok basit grafik veya birkaç
kelimeden oluşabileceği gibi, daha detaylı grafik objeleri, metin animasyonları, renkli arka
planların karışımını içeren çoklu ortam araçlarından da oluşabilmektedir (Quible, 2005:466).
Sunum yazılımının sahip olduğu temel özellikleri kullanarak sunum gösterimi
(slaytlar) hazırlamak çok kolaydır. Sunum işinde metni ya da grafiği kolayca ayarlamak için,
basit bir kağıt üzerinde çalışma yapmak (tasarım) sunuların hem kaliteli olmasını hem de
görsellik açısından zengin unsurları içermesini sağlar. Dinamik sunular için, sunumun
içeriğine göre tek ya da iki sütunlu, madde imli, özel canlandırma efekli, metin ve grafik
94
uyumlu, fotoğraflı ve hatta video görüntülü slaytların hazırlanması gerekebilir. Bunun için,
sunum yazılımının özelliklerinin ve sunduğu avantajların iyi bilinmesi gerekir.
Sunum yazılımlarında, daha önceden tasarlanmış ve biçimlendirilmiş arka plan, yazı
türü ve stili ayarlanmış farklı sunuş türlerinden yapılacak sunuşa uygun “şablon” seçmekte
mümkündür (Burton ve diğerleri,1998:79). Sunuşlarda grafik ve metinlerin giriş zamanını
ayarlayan animasyon efektini kullanmak, slayt geçişlerinde kontrollü geçişler sağlamak
sunuyu izleyen veya dinleyen kişilerin dikkatlerini sunuş üzerinde toplamalarını ve yapılan
toplantı, seminer veya konferansın daha etkili ve verimli olmasını sağlamaktadır.
Dinamik slayt gösterimi ve tasarımı için günümüz iş ortamında Microsoft
Powerpoint, Linux Kpresenter, OpenOffice Impress, Apple Keynote gibi kullanışlı ve etkili
sunum yazılımları kullanılmaktadır. Bu tür sunum yazılımların kullanımının kolay
olmasından dolayı geniş bir zaman dilimine yayılmış eğitime ihtiyaç duymaksızın yüksek
kalite slaytlar ve sunular hazırlanabilmektedir.
ç) Kişisel Bilgi Yönetimi Yazılımları
Kişisel bilgi yönetimi yazılımları, işletmelerde özellikle büro ortamında yöneticilerin
karmaşık görevlerine ilişkin dokümanları, web sayfaları, eposta mesajları, randevuları,
telefon rehberi, hesap makinesi, ajanda, takvim gibi iş ile ilgili veya kişisel bilgilerin
kaydedildiği yazılımlardır(Quible, 2005:469-470).
Bilgi ve iletişim teknolojisindeki gelişmeler kişisel bilgi yönetimine ilişkin birçok
teknolojik araç sunmuştur. Masaüstü bilgisayarlar, dizüstü bilgisayar, el bilgisayaları, cep
telefonları, veri bankaları (databank) kişisel bilgi yönetimi araçlarına örnektir. İdeal bir
kişisel bilgi yönetimi aracı, doğru yerde ve zamanda, doğru belgelerle toplantı ve iş gezileri
gibi iş ile ilgili tüm ihtiyaçları karşılayacak düzeyde olmalıdır.
Bilgisayar temelli verimlilik yazılımları arasında yer alan kişisel bilgi yönetim
yazılımları günümüz iş ortamında yönetim kademesinde yaygın olarak kullanılmakta, büro
ortamındaki işler ile ilgili daha az bir zamanda etkili ve verimli bir bilgi yönetimi
sağlamaktadır. Dolayısıyla, kişisel bilgi yönetimi yazılımları büro çalışanları açısından
zaman yönetimi ve toplantı yönetimi açısından oldukça önemli kolaylıklar ve avantajlar
sağlamaktadır.
Kişisel bilgi yönetim yazılımlarına birçok örnek verilebilir. Micrsoft Office Outlook,
Power Notes, Lotus Agenda ve Notes, C-Organizer Pro, Meeting Maker, Aethera adres
defteri, randevular, takvim, eposta, alarm ve ikaz özellikleri ile günümüzde büro ortamında
yaygın olarak kullanılan kişisel bilgi yönetim yazılımıdır.
d) Veritabanı Yazılımları
Veritabanı yazılımları büro ortamında iş ile ilgili işlemlerin veya verilerin kaydedildiği
sanal ortamlardır(Odgers, 1997:268). Veritabanı, uygulama yazılımları tarafından
kullanılacak tüm verileri içerir. Veriler veri tabanı yönetimi yazılımları ile yönetilen
95
dosyalarda toplanır. Veriler ve bilgiler bilgisayar teypleri, diskler, desketler ve benzeri fiziksel
araçlar kullanılarak veritabanlarında tutular (Bensghir, 1996:40).
Birçok alanda hizmet vermek amacıyla birbiriyle ilişkili düzenli bilgiler oluşturmak,
verileri kaydetmek, verileri düzenlemek, depolama yapmak ve sorgulama yapmak, verilere
doğru ve zamanında ulaşmak amacıyla veritabanı yazılımları kullanılmaktadır (Çakır ve
diğerleri,2001:327).
Veritabanı yazılımları, küçük ve basit bir adres defteri için kullanıldığı gibi büyük ve
daha karmaşık birden çok tabloya ihtiyaç duyulan veri gruplarını gruplandırma, sıralama,
düzenleme ve rapor oluşturma işlemlerinde de kullanılmaktadır(Evans ve diğerleri,
2005:114;Quible, 2005:463).
İşletmelerde büro ortamında yapılan büro işlerinin çoğunda veritabanı uygulamaları
veya veritabanı yazılımları kullanılmaktadır (Ghosh, 1997:434). Kullanıcı, herhangi bir
uygulama yazılımından gerçek zamanlı olarak veriyi açmakta, görüntülemekte ve
güncellemektedir. Örneğin; birçok işletmenin stok takibi müşterilerden sipariş alındıkça
otomatik güncellenen veri tabanında gerçekleştirilir.
Ülkemizde Logo, Eta, Link gibi yazılım şirketleri, kullanıcılarına ilişkisel veritabanını
(MsSQL) kullanan ticari yazılımlar sunmaktadırlar. İlişkisel veritabanını kullanan ticari
yazılımlar, daha işlevsel, kolay ve verimli bir çalışma ortamı oluşturarak bürolarda veritabanı
uygulamalarının etkin kullanımını sağlamaktadır.
Günümüz iş ortamında bürolarda yaygın olarak kullanılan veritabanı yazılımları
Micrsoft Access, MsSQL, MySQL, Oracle, FileMaker, DB2 şeklinde sıralanmaktadır. Oracle
ve SQL ile birlikte veritabanı yazılımlarında önemli bir aşama kaydedilmiştir. İlişkisel
veritabanı olarak ifade edilen bu veritabanı yazılımları bilgisayar ortamında ve internette web
sunucularda veritabanlı uygulamaların geliştirilmesinde de önemli kolaylıklar sağlamıştır.
e) Verimlilik Yazılımı Araçları
Bürolarda verimli ve etkili çalışmayı sağlayan verimlilik yazılımları içerdiği bazı
verimlilik araçları ile işlemlerin daha kolay ve hızlı yerine getirilmesini sağlamaktadır.
Yukarıda açıklanan verimlilik yazılımlarında işlemleri kolaylaştırmak ve verimliliği artırmak
için bazı verimlilik yazılımı araçları kullanılmaktadır. Bunlar; makrolar, şablonlar,
sihirbazlar şeklinde sıralanmaktadır (Evans ve diğerleri, 2005:115-116).
Makrolar, tek bir komut gibi kullanılan genelde klavyede bir veya iki tuşun birlikte
kullanımıyla devreye giren ve içinde bir dizi komutları içeren verimlilik yazılım araçlarıdır.
Makrolar, genellikle ofis ortamındaki rutin işleri ya da sürekli yapılan daha karmaşık
işlemler dizisini zamandan kazanmak amacıyla kullanılmaktadır. Örneğin; Microsoft Excel
gibi elektronik tablolama yazılımlarında oluşturulan adres defteri çalışma sayfasındaki
verileri soyadına göre sıralamak, soyadlarını koyu harflerle yazdırmak, renklendirmek gibi
bir dizi işlemler için bir makro oluşturulabilir ve bu makro bir tuşa atanabilir. Adres defterine
yeni bir kişi veya adres girildiğinde bu adres defterindeki kayıtları soyadına göre sıralama
daha önceden makro görevi verilen tuş ile çok kısa ve hızlı bir şekilde otomatik olarak
gerçekleştirilir. Dolasıyla, her yeni adres girişinde her bir adresi tek tek sıralamak yerine bir
dizi adresi seri olarak girip tek bir makro tuşu ile otomatik sıralatmak daha kolay olacaktır.
96
Şablonlar, verimlilik yazılımlarında yaygın olarak kullanılan hazır dosyalardır.
Şablonlar, daha önceden biçimlendirilmiş ve büro ortamında rutin işlerde kullanılan formlar,
belgeler veya hesaplama tablolarını içerir. Büro ortamında daha hızlı ve verimli çalışmayı
sağlayan şablonlar belgelere ilişkin biçimlendirme ve düzenleme çalışmalarına gerek
kalmaksızın doğrudan verilerin girilmesi ve raporlanmasını sağlar. Şablon dosyalarını
muhafaza etmek için üzerinde çalışılan belge, sunu veya çalışma sayfasının farklı isimde
kaydedilmesi gerekir. Böylelikle, mevcut şablon dosyası üzerinde girilen veriler yeni bir
isimle bilgisayarın sabit diskinde saklanır. Bu da şablon dosyasının bozulmamasını ve daha
sonraki çalışmalarda istenilen şekilde boş olarak gelmesini sağlar.
Sihirbazlar, verimlilik yazılımlarının bir kısmında makrolar ve şablonlar kadar etkili
olan sihirbazlar tercih edilir. Sihirbazlar, bilgisayar kullanıcısını yönlendiren ve bir işlemin
veya projenin başlangıcından son aşamasına kadar işlem adımlarını tek tek ekranda bir form
üzerinde gerçekleştirilmesi sağlayan verimlilik yazılımı aracıdır. Sihirbazlar, makro ve
şablon oluşturmada da kullanılabilmektedir. Sihirbazlar ile bir işleme ilişkin süreci bilmeyen
bilgisayar kullanıcısı süreçte yer alan tüm adımları da öğrenmiş olur.
2. Finansal ve Ticari Yazılımlar
Bilgisayar temelli uygulama yazılımlarının diğer bir bileşeni iş ile ilgili finansal ve
ticari yazılımlardır. Finansal ve ticari yazılımlar; genellikle işletmelerde cari hesap işlemleri,
stok takibi, irsaliye ve fatura işlemleri, üretim hesapları, personel hesapları, kasa ve banka
hesapları gibi ticari işlemler ile kişisel bütçe ve finans işlemlerini içeren faaliyetlerde
kullanılan bilgisar temelli uygulama yazılımlarıdır (Evans ve diğerleri, 2005:120-121).
Büro ortamında yönetim kademesinde çalışanların işletmenin devamlılığı, gelir gider
durumları, çeşitli vergiler ve benzeri ticari olaylarda bu tür yazılımları kullanmaktadırlar.
Günümüz iş ortamında yönetici sekreterler, bu tür yazılımlarda kasa işlemleri, cari hesap
işlemleri, stok, irsaliye ve fatura işlemleri gibi ön muhasebe uygulamalarını kullanmaktadırlar.
Finansal ve ticari yazılımlar; kişisel finans yazılımları, iş ile ilgili genel amaçlı ticari
yazılımlar ve özel amaçlı ticari yazılımlar olmak üzere üçe ayrılmaktadır (Evans ve diğerleri,
2005:120)(Şekil 3).
Şekil 3: Finansal ve Ticari Yazılımlar
Kişisel Finans Yazılımları
Genel Amaçlı Ticarı Yazılımlar
Özel Amaçlı Ticari Yazılımlar
- Logo Yazılım - Dr. Ekonomi
- Logo LBS, Alınteri, Gold, Tiger
- Mavedoctor – Hasta Takip Yazılımı
- AceMoney
- Eta Entegre
- Cetasoft - Veteriner Yazılımı
- Titanium Checkbook
- Link
- MTH - Mekanik Tesisat Hesapları
- Budget for Windows
- Mikro
- Optic Adviser XE – Optik Yazılımı
- Ayrax Kişisel Hesap Takip
- Çözüm
- Vega – Perakende Satış Otomasyonu
- INFINITY Nakit Akış (Paraliz)
- Sentez
- GMSS – Muhasebe Yazılımı
- PiggyBob
- Microsoft Money
- Bilden – Yemek Tarifeleri Yazılımı
97
a) Kişisel Finans Yazılımları
Kişisel finans yazılımları, bireylerin vergilerini hazırlamak veya kişisel ödemelerini
yönetmek gibi genelde ev bütçesi ile ilgili ticari işleri yerine getirmede kullandıkları
uygulama yazılımlarıdır(Evans ve diğerleri, 2005:121). Microsoft Money ve ülkemizde Logo
Yazılım tarafından geliştirilmiş olan Dr. Ekonomi günlük kişisel bütçe işlemlerinde kullanılan
kişisel finans yazılımlarına örnek verilebilir.
Kişisel finans yazılımları ile bireyler, çeşitli kamu ödemelerini veya kişisel borçlarını
hatta alacaklarını takip edebilmektedir. Bunun yanında kişisel finans yazılımları sayesinde
gelecek yıla ilişkin kişisel mali kaynakları etkin bir şekilde yönetmek ve planlamak da
mümkündür. Kişisel finans yazılımları aynı zamanda küçük ölçekli işlerle uğraşan adi
şirketlerde de kullanılmaktadır.
b) Genel Amaçlı Ticari Yazılımlar
Genel amaçlı ticari yazılımlar, sektörde farklı kapasitedeki işletmelerde ticari
işlemlerde kullanılmak üzere gelişirilmiş genelde paket program halinde piyasaya sürülen
uygulama yazılımlarıdır(Evans ve diğerleri, 2005:122). Bu tür yazılımlar, belirli bir sektöre
hitap etmekten çok tüm sektörleri içeren ve değişik iş alanlarında kullanılan yazılımlardır
(Ghosh, 1997:434).
Genel amaçlı ticari yazılımlar, işletmelerin strateji oluşturma, yatırım ve gelişme
planları hazırlamasında oldukça etkili yazılımlardır. İşletmelerin proje çalışmalarında oldukça
etkili bir proje yönetim yazılımı olan Microsoft Project bu tür yazılımlara örnek verilebilir.
Günümüz işletmelerinin tercih ettiği genel amaçlı ticari yazılımlar genelde piyasada
yaygın olarak kullanılan, teknolojik alt yapısı ve işletim sistemi ile uyumlu yazılımlardır.
Logo Business Solutions (LBS), ETA, LINK gibi ticari yazılımlar genel amaçlı ticari
yazılımlara örnektir. Ülkemizde işletmelerde genel amaçlı ticari yazılımlar Microsoft
Windows işletim sisteminin yaygın kullanımından dolayı Microsoft Windows işletim
sistemine uyumlu olarak geliştirilmektedir.
c) Özel Amaçlı Ticari Yazılımlar
Özel amaçlı ticari yazılımlar, belirli işletmeler için tasarlanmış veya hazırlanmış daha
çok tek bir amaca veya sınırlı sayıda amaca yönelik geliştirilmiş yazılımlardır (Evans ve
diğerleri, 2005:123). Örneğin; kamu veya özel hastaneler için geliştirilmiş hastane otomasyon
sistemleri ve bu sistemlerin bir parçası olan özel hasta takip yazılımları bu sektörde
kullanılmaktadır. Yine bu hastanelerde ambulans hizmetlerine ilişkin ambulans gönderme,
dolaşım ve tibbi cihaz envanteri için kullanılan özel amaçlı yazılımlarda mevcuttur. Bir başka
örnek kütüphanelerde kullanılan kütüphane otomasyon yazılımlarıdır. Sadece kütüphane
hizmetlerinde kullanılan bu yazılımlar ile kütüphaneden kitap alan okuyucuların hangi
kitapları ne zaman aldıkları ve hangi tarihte iade ettikleri rapor olarak alınabilmektedir.
Kısaca, özel amaçlı ticari yazılımlar bir sektördeki bir veya birden fazla işletmeye yönelik
özel ihtiyaçları karşılamak üzere geliştirilmiş yazılımlardır. Genelde bu tür yazılımlar, bir
işletmede istihdam edilen ve iş süreçlerini iyi bilen bilgi işlem uzmanları, yazılımcılar veya
kullanıcılar tarafından geliştirilmektedir.
98
1.3. Grafik ve Çoklu Ortam Yazılımları
Bilgisayar yazılım ve donanımlarında son yıllarda görülen gelişmeler, bilgisayar
grafikleri ve animasyon işlemlerindeki kalite ve hızı oldukça arttırmıştır. Hemen hemen her
alanda etkisini göstermeye başlayan bilgisayar grafiklerine duyulan ilgi ve gereksinim giderek
artmakta; bu alan standartların oluşması ve yeni kavramların eklenmesi ile her geçen gün
zenginleşmektedir (Uğur, 1996:106).
Çoklu ortam, metin, ses, grafik, animasyon, görüntü, video sayısal medya ortamlarının
bir sentezi olarak ifade edilmektedir. Farklı bir deyişle çoklu ortam; ses, video, görüntü,
grafik, yazılı metin, animasyon ve benzerlerinin bir konuyu açıklamak için birlikte
kullanılmasıdır. Çoklu ortam uygulamaları, değişik veri tiplerinin bir fikri, bir olayı, yeri veya
konuyu açıklamak bilgisayar ortamında kullanılmasıdır (Arıcı ve diğerleri, 2005:174).
Grafik ve çoklu ortam yazılımları; dokümanlar, görüntüler, resimler ve web sayfalarını
yaratmak ve düzenlemek için genellikle iş ortamında uzman kullanıcılar tarafından tercih
edilmektedir. Bunun yanında, grafik ve çoklu ortam yazılımları mühendislere ve diğer
profesyonellere 3-boyutlu modeller ve çizimler oluşturarak tasarıma ilişkin işlemlerin
görselleştirilmesinde yardımcı olmaktadır(Odgers, 1997:268).
Grafik ve çoklu ortam yazılımları; masaüstü yayıncılık yazılımları, görüntü işleme
yazılımları, boyama yazılımları, çizim yazılımları, video işleme yazılımları, bilgisayar
destekli tasarım yazılımları, web tasarım yazılımları olmak üzere yedi alt bileşenden
oluşmaktadır (Evans ve diğerleri, 2005:108).
Şekil 4: Grafik ve Çoklu Ortam Yazılımları
Masaüstü
Yayıncılık
Yazılımları
-Adobe
Pagemaker
Görüntü
İşleme
Yazılımları
-Adobe Photoshop
Boyama
Yazılımları
- Jacs Paint
Shop Pro 7
-Corel PhotoPaint
-QuarkXPress
-Microsoft
Publisher
-Microsoft Picture
It!
Çizim
Yazılımları
- Adobe Illustrator
Video
İşleme
Yazılımları
- Adobe
Premiere
- CorelDRAW
- Microsoft
Paint
- Microsoft Visio
- AutoCad
Web
Tasarım
Yazılımları
- Macromedia
Dreamweaver
- MathCad
- Microsoft
Movie Maker
-Roxio
Videowave
Movie Creator
-Roxie Photo Suite
Bilgisayar
Destekli
Tasarım
Yazılımları
- TurboCad
- Microsoft
Front Page
- ArchiCad
- Zend Studio
a) Masaüstü Yayıncılık Yazılımları
İş mektupları gibi iş ile ilgili dokümanları hazırlarken kelime işlem yazılımları
yanında masaüstü yayıncılık yazılımları da kullanılmaktadır. Masaüstü yayıncılık yazılımları,
kelime işlem yazılımlarına göre daha gelişmiş, daha fonksiyonel ve görsel bir tasarım
yapmayı sağlamaktadır. Masaüstü yayıncılık yazılımları, dokümanlardaki grafik ve yazıları
yaratıcı bir şekilde düzenlemek ve belgeye eklemek gibi çeşitli konularda büro çalışanlarına
yardımcı olmaktadır (Evans ve diğerleri, 2005:124; Quible, 2005:468; Odgers, 1997:269).
Kelime işlem yazılımları masaüstü yayıncılık uygulamalarını içeren bazı özelliklere
sahip olsa da QuarkXpress ve Adobe PageMaker gibi özel masaüstü yayıncılık programları
99
büroda profesyonel bilgisayar kullanıcılarının karmaşık kitapları ve diğer yayınları
hazırlamasına ve tasarlamasına yardımcı olmaktadır
Masaüstü yayıncılık yazılımları, yazı ve grafikleri düzenlemeyi sağlayacak bir çok
araç sunmaktadır. Bu araçlardan yazı düzenleme araçları, yazının tipini, büyüklüğünü, şeklini
kolay bir şekilde değiştirmeyi sağladığı gibi yazının değişik sütunlarda, şekillerde ve
kalıplarda düzenlenmesini de sağlamaktadır. Mevcut dokümanlara diğer kaynaklardan veya
diğer yazılım programlarından (kelime işlem, elektronik tablolama, sunum yazılımları gibi)
eklentiler ve grafik dosyalarını da eklemek mümkündür. Görüntüleri döndürmeyi, kesmeyi ve
görüntünün rengini, şekil ve büyüklüğünü kolayca değiştirmeyi sağlayacak bu araçlar temelde
büro ortamında kaliteli yazışma ve iş mektuplarının hazırlanması için kullanılmaktadır.
b) Görüntü İşleme Yazılımları
Görüntü işleme yazılımları, gerçek dünyaya ilişkin görüntülerin sayısallaştırarak
bilgisayar ortamına aktarımının ardından fotoğraf ve resim düzenleme yazılımları ile bu
görüntülerin işlenmesinde kullanılan grafik ve çoklu ortam yazılımlarıdır (Yaman ve diğerleri,
2001:21-22). Bu tür yazılımlar fotoğrafları ve görüntüleri düzenlemek, değiştirmek ve farklı
değerler katmak için kullanılır. Görüntü işleme yazılımları ile dijital fotoğraf görüntülerinde
insan gözündeki kırmızı rengi yok etmek, göz rengini değiştirmek gibi temel değişiklikler
yapılabilmektedir. Bunun yanında tarayıcılar ile bilgisayara aktarılan eski fotoğrafların çizik
ve yırtıklarının çıkarılması da mümkündür(Evans ve diğerleri, 2005:124).
Dijital kameralar ile çekilen görüntüleri farklı görev ve işlerde kullanmak için görüntü
işleme yazılımlarına ihtiyaç duyulmaktadırlar. Bu ihtiyacı dijitial kamera yanında bir görüntü
işleme yazılımı hediye ederek kısmen dijital kamera satıcıları karşılamaktadır. Hediye edilen
bu görüntü yazılımlarının kullanımı kolay ve oldukça basit düzeydedir. Basit düzeydeki bu
görüntü işleme yazılımları ile; bir görüntünün renkleri değiştirilebilir, görüntü boyutunda ufak
tefek değişikler yapabilir, ayrıca bir ya da daha çok resmi kurgulamak için efektler
yaratılabilir.
Büro ortamında iş ile ilgili çeşitli görevlerde başvurulan ve kullanılan görüntü işleme
yazılımları arasında Adobe Photoshop, Arcsoft, Corel Photo-Paint, Microsoft Picture It!,
Roxie Photo Suite yer almaktadır. Bu görüntü işleme yazılımları, sürekli güncellenerek daha
etkili ve kaliteli görüntüler elde edilmesini sağlamaktadır. Elde edilen bu yeni ve kaliteli
görüntüler ile özellikle sunum yazılımlarında daha etkili bir sunuş ortamı
oluşturulabilmektedir.
c) Boyama Yazılımları
Resimleri düzenlemek ve değiştirmek için görüntü işleme yazılımları yanında boyama
yazılımları da kullanılmaktadır. Fakat boyama yazılımları daha gerçekçi görünen görüntüler
yaratmaya imkan veren fırça, kalem ve diğer boyama araçları gibi (boyalar, pastel boya, yağlı
boya, sprey boya) geniş bir araç setine sahiptir(Evans ve diğerleri, 2005:124). Birçok grafik
kullanıcısı tasarım yaparken dijital resim ve görüntüleri kullanır ve bu görüntüleri boyama
yazılımları ile değiştirerek farklı bir ürün yaratır.
Microsoft Paint ve Jasc Paint Shop Pro büro ortamında yaygın olarak kullanılan ve
üstün özellikli boyama yazılım uygulamalarıdır. Bazı boyama yazılımları görüntüleri
katmanlama (resimleri üst üste koyma) ve görüntüleri maskeleme (katmanların bazı
100
bölümlerini saklayarak yaratıcı efektler oluşturma) gibi daha komplike araçları da
sunmaktadır. Tasarımcılar, bu komplike araçları logolarda, reklamlarda, kitap ve CD
kapaklarında ticari olarak kullanılan çoğaltılmış dijital görüntüleri yaratmakta
kullanmaktadırlar.
ç) Çizim Yazılımları
Çizim yazılımları, basit çizim ve resim gösterimleri için kullanılan grafik ve çoklu
ortam yazılımlarından oluşmaktadır. Çizim yazılımları iki boyutlu çizimler oluşturmayı ve bu
çizimler üzerinde değişiklikler yapmayı sağlar. Kalem, boyama fırçası gibi standart çizim ve
boyama araçları kullanarak teknik diyagramlar, akış diyagramları, animasyonlar ya da çizgi
resimler oluşturmak için en etkili araç çizim (illüstrasyon) yazılımlarıdır (Evans ve diğerleri,
2005:126).
Çizimle resim oluşturmak için bu tür yazılımlarda mevcut araç çubuğundan geometrik
nesneler alarak tuval üzerine yerleştirmek ve çizim üzerine özel efektler ve resimler
yerleştirmek için boya kovası, göz damlası ve sprey kullanılabilmektedir.
Çizim yazılımları büro ortamında hem yaratıcı hem de teknik çizimlerde
kullanılmaktadır. Corel Draw ve Adobe Illustrator gibi çizim yazılımları ile kaliteli çizimler
ve gösterimler oluşturmak mümkündür. Gösterimdeki resim kontrolü ile karmaşık tasarımlar
yapılabilmekte ve özel efektler kullanılabilmektedir. Ayrıca bu tür yazılımlardaki mevcut araç
setleri resim ya da metinlerin dalgalı, uzantılı ya da sarmal duruma getirilmesini de
sağlamaktadır. Sahip oldukları bu özellikleri nedeniyle de çizim yazılımları grafik
tasarımcılarının tercih ettiği bir grafik ve çoklu ortam yazılımıdır.
Microsoft Visio, proje listelerini, akış diyagramlarını, temel blok diyagramlarını,
teknik çizimleri oluşturmada kullanılan kaliteli bir çizim yazılımıdır. Microsoft Visio,
yerleşim ve kat planı, mobilya donanımı ve diğer iç mekân tasarımında da kullanılmaktadır.
Kısaca, bu çizim yazılımı kişilerin zihninde canlandırdıkları görüntüleri oluşturmaya yardımcı
olacak akıllı biçimlendirmeleri sağlar. Büro ortamında Microsoft Visio kullanılarak daha
etkili bir büro yerleşim planı hazırlanabilmektedir.
CorelDRAW Graphics Suite ve Deneba Canvas gibi çizim yazılımları ise daha
profesyonel çizimler ve boyama işlemleri için kullanılmaktadır. CorelDRAW, daha ziyade
bilgisayar temelli çizimler için kullanılırken, Deneba Canvas daha gelişmiş çizimler ve web
tasarımlarında kullanılmaktadır.
d) Video İşleme Yazılımları
Dijital el tipi videoların gelişimi ve kişisel bilgisayarların (PC’lerin) artan grafik
kapasiteleri ile birçok insan dijital video işleme yazılımı kullanmaya başlamıştır. Bu
yazılımlar, kapasite olarak geniş bir alanda özel efekt ve araçlar sunmasına karşın, amatör
kullanıcıyı tatmin edecek seviyede yeterli özellikleri içeren video işleme yazılımları da vardır.
Adobe gibi video işleme yazılımı geliştiricileri yazılımların kullanımına yönelik çeşitli eğitim
yazılımlarını da birlikte sunmaktadır. Çünkü bu tür geniş kapasitede ve kapsamlı yazılımları
kullanmak için eğitim şarttır. Eğitim almadan profesyonel bir video işleme veya görüntüleme
söz konusu değildir(Evans ve diğerleri, 2005:127).
101
Video işleme yazılımlarından Microsoft Movie Maker, Microsoft Windows ile birlikte
gelmekte veya internetten ücretsiz olarak indirilerek kullanıbilmektedir. Microsoft Movie
Maker kullanımı oldukça basittir ve amatör kullanıcıların çok kısa bir sürede etkili video
görüntüleri oluşturmalarını sağlayacak kapasitedir.
Video görüntülerini içeren dosyalar farklı biçimde (formatta) olabilir. Video işleme
yazılımları video dosyalarının birkaçını destekler. Örneğin, bir uygulama Windows Media
Player video dosyalarını desteklerken diğeri Quick-Time ya da RealOne Player video
dosyalarını destekleyebilir. Burada temel ihtiyaç doğrultusunda büro çalışanlarının gerekli
video işleme ve görüntüleme programını tercih etmesi gerekir.
e) Bilgisayar Destekli Tasarım Yazılımları
Bilgisayar destekli tasarım, mühendislerin veya tasarımcıların otomatikleştirilmiş
tasarımları, teknik çizimleri ve model gösterimi oluşturmak için kullandığı üç boyutlu bir
biçimdir. Özgün bilgisayar destekli tasarım yazılımları mimarlık, otomotiv, uzay ve tıbbi
mühendislik gibi endüstrilerde kullanılır. Bilgisayar destekli tasarım yazılımları, ürün
geliştirme ve üretim işlemlerinde kullanıldığı gibi fiziki büro ortamında büro mobilyaları ve
çalışma ortamının (yerleşimin) tasarımında da kullanılmaktadır(Evans ve diğerleri, 2005:128).
Bilgisayar destekli tasarım yazılımı ile mimarlar, büro yerleşim planlarının görsel
modellerini ve gerçek yapı öncesi tasarımın tüm cephelerini kolayca gerçekleştirebilirler. Bu
programların 3-D (3 boyutlu olma) özelliği, mühendislerin modellerin her yönünü görmesini
ve gerektirdiği yerde de tasarımlarda gerekli düzenlemeleri yapmasını, böylece maliyetli
yapısal hataları ortadan kaldırmasını sağlar. Örneğin, otomotiv endüstrisi hızlı kavramsal
çalışmaların sergide gösterilmelerini sağlamak amacıyla bu tür yazılımları kullanır. Bilgisayar
destekli tasarım yazılımı, ülke çapında fiber optik ağların tam yerleşimi için GPS sistemleri
ile birlikte de kullanılabilmektedir. .
f) Web Tasarım Yazılımları
Web sayfası tasarımı için geliştirilen web tasarım yazılımları yeni başlayan bir
kullanıcının bile HTML kodunu bilmeksizin ilginç ve kendi içinde etkin web sayfası
tasarlamasına olanak sağlar. Web sayfası tasarım yazılımları, sihirbazlar, şablonlar ve kaynak
materyaller içerir. Daha deneyimli web tasarımcılarının web sayfalarına hava durumunu,
haber başlıklarını, borsa haberlerini ve harita gibi ilgi çekici, etkin web içeriği
ekleyebilmektedir. Microsoft FrontPage ve Macromedia Dreamweaver yazılımları, hem
profesyonel tasarımcılar hem de amatör kullanıcılar için kullanışlı ve kolay web tasarım
yazılımlarındandır (Evans ve diğerleri, 2005:128).
Profesyonel bir web sayfasına ihtiyacı olmayan kullanıcılar basit düzeyde ve oldukça
kısa bir sürede kendi web sayfalarını oluşturabilmektedir. Bunun için bir çok web tasarım
yazılımı mevcuttur. Örneğin; Microsoft Office bileşenlerinden birisinde hazırlanan bir belge
(sunum, belge veya elektronik tablo) bir web sayfası şeklinde kaydedilebilir. Böylelikle, bir
kelime işleminde yazılan metinler dahi bir web sayfası görünümünde ve HTML formatında
web tarayısından görüntülenebilmektedir.
102
1.4. Eğitim ve Başvuru Yazılımları
Eğitim ve başvuru yazılımları, bilgisayar destekli çeşitli eğitim ve öğretim yazılımı
uygulamalarını kapsamaktadır. Bilgisayar temelli eğitim ve başvuru yazılımları; bilgisayar
destekli öğretim yazılımları ile öğretime destek (kaynak) yazılımlardan oluşmaktadır (Evans
ve diğerleri, 2005:129).
Şekil 5: Eğitim ve Başvuru Yazılımları
Bilgisayar Destekli
Öğretim Yazılımları
Öğretime Destek (Kaynak)
Yazılımlar
- Logo 10 Parmak
- Moonstar Sözlük
- Bilden
- Redhouse Sözlük
- İdea
- MSN Encarta
- Elit
- Highbeam Encylopedia
- Atlas
a) Bilgisayar destekli öğretim yazılımları
Modern bilgisayar uygulamalarını daha değerli kılan canlandırmalar, veri setlerini
görselleştirerek bunların daha iyi incelenmesine ve anlaşılmasına yardımcı olabilmektedir.
Ders kitaplarının ve kaynak kitapların sunduğu az sayıdaki statik resimle karşılaştırıldığında,
canlandırmalar bilgi örüntülerini, onlara ait değişkenleri ve objeleri öğrenci için daha ilginç
kılabilmektedir (Akpınar, 1999:64).
Bilgisayar Destekli Öğretim sürecinin başarısını doğrudan etkileyen eğitim
yazılımlarının hazırlanmasında görsel yazılım tekniklerine sıkça başvurulmaktadır. Çünkü bu
teknikler öğrencinin bütün duyu organlarına hitap edebilme imkânı sağlamaktadır (Arıcı ve
diğerleri:2006:422).
Bilgisayar destekli öğretimde; bilgisayarlar, öğretimi güçlendirici, kolaylaştırıcı,
öğrenci açısından motive edici ve öğrenmeyi kalıcı yapan konumundadır. Bilgisayarın
eğitimde kullanılma gereksinimi eğitim sisteminin aşırı derecede artması, öğrenci sayısının
hızla çoğalması; bilgi miktarının artması ve içeriğin karmaşıklaşması, öğretmen yetersizliği ve
bireysel kabiliyet ve farklılıkların önem kazanması gibi nedenlerden doğmaktadır.
Bilgisayar destekli eğitim yazılımları, kullanıldıkları ortamlara ve kullanıcıların
niteliklerine göre değişen özelliklere sahiptirler. Eğitim ve öğretim yazılımları içerisinde
gençlere yönelik bir çok eğitici yazılımlar varken yazılımcılar yetişkinlere yönelik piyasayı
gözardı etmemektedir. Gençlere yönelik tüm ürünlere ek olarak on parmakla yazım, dil
öğrenme, yemek pişirme ya da gitar çalma gibi yeni becerileri öğreten yazılım ürünleri de
bulunmaktadır.
Büro ortamında kullanılan uygulama yazılımları için eğitici birçok program
mevcuttur. Bu programlar, programlara aşina olmayan kişilere rehber olacak şekilde
programlı öğretimin gereği küçük adımlar ilkesini uygulamaktadır Bazı eğitim programları,
öğrenmenin gerçekçi bir ortamda yapıldığı hissini veren benzetişim (simülasyon) tekniklerini
de kullanmaktadırlar. Bu eğitim programları ticari ve askeri uçuş eğitimi, cerrahi cihaz eğitimi
103
ve makine kullanımı veya işletimi ile ilgili öğretim yazılımlarıdır. Bu tür yazılımlara özel
öğretici yazılımlar (tutorial) denilmektedir.
Benzetişim (simülasyon) temelli öğretim yazılımları, kullanıcıların potansiyel
tehlikeye karşı deneyim kazanmasını sağlar. Böylelikle, kullanıcıların daha az risk ile ve
hatalarından ders çıkararak gerçek hayatta karşılaştıkları olaylarda fazla bir çaba
harcamaksızın görevleri tamamlarlar. Benzetişim temelli öğretim yazılımları insan hayatını
riske eden görevleri diğer bir ifadeyle gerçek yaşamda insan hayatını tehlikeye atacak hata
olasılığını en aza indirmek veya bu tür hataların oluşmasına engel olacak şekilde tasarlanır.
İnternet üzerinden eğitim almak günümüzde bir çok büro çalışanın ve yöneticisini
tercih ettiği bir öğrenme yöntemidir. Yoğun iş ortamında herhangi bir konuda gereksinim
duyulan eğitim için internet temelli öğrenme yöntemi hem maliyet hem de zaman yönünden
önemli avantajlar sunar. Internet temelli bazı kurslar, bireysel gelişimi sağladığı gibi kurumsal
gelişimi de sağlamaktadır.
b) Öğretime destek (kaynak) yazılımlar
Bilgisayarların grafik işleme ve depolama olanaklarının hızla gelişmesi, her geçen gün
grafiklerin eğitsel yazılımlarda daha fazla kullanılmasına olanak tanımaktadır. Özellikle CDROM’lardaki yenilikler çok büyük kapasitede bellek gerektiren resim ve grafiklerin depolanıp
sunulmasına yardımcı olur (Akpınar, 1999:63).
Bilgisayar temelli ansiklopediler artık kütüphanelerde CD ortamında okuyuculara
sunulmaktadır. Herhangi bir konuda gereksinim duyulan bilgiyi kütüphanelerde bilgisayar
ortamında veya CD-ROM’larda kayıtlı ansiklopediler ile öğrenmek mümkündür. Bu tür
kaynak yazılımların içinde geleneksel ansiklopedilerin içerdiği bilgilere ek olarak harita,
görsel ve sesli anlatım olarak içerikler vardır. Örneğin; ikinci dünya savaşına ait bir
araştırmada, olaylar metin ile yazılı sunulduğu gibi çeşitli çoklu ortam (resim, hareketli
görüntü (video, ses gibi) araçları ile birlikte sunulmaktadır.
Öğretime destek (kaynak) yazılımlar CD üzerinde geleneksel atlas, sözlük ve benzeri
bilgi kaynakları yanında Web ortamından da tedarik edilebilmektedir. Örneğin; işletme ve
yönetim alanında temel bilgileri içeren öğretime destek yazılımlar ile işletmenin fonksiyonları
hakkında bilgi edinmek mümkündür.
1.5. Eğlence ve Oyun Yazılımları
Eğlence ve oyun yazılımları adından da anlaşılacağı gibi kullanıcıların eğlenmek ve
oyun oynamak için tercih ettikleri yazılımlardır. Bilgisayar temelli eğlence yazılımları;
bilgisayar temelli oyun yazılımları ve sanal gerçeklik yazılımları olarak ikiye ayrılmıştır
(Evans ve diğerleri, 108).
104
Şekil 6: Eğlence ve Oyun Yazılımları
Bilgisayar Temelli Oyun
Yazılımları
Sanal Gerçeklik
Yazılımları
- Flight Simulator 2000
- Infinity
- Simcity
- 3D Studio Max
- Hugo
- Quest 3D
- Falcon
- Blink 3D
- Harry Potter
- Noble Ape
a) Bilgisayar Temelli Oyun Yazılımları
Bilgisayar temelli oyun yazılımları, eğlence yazılımları denildiğinde ilk akla gelen
yazılımlardır. Çünkü bilgisayar temelli oyunlar eğlence yazılımları içinde önemli bir yer tutar.
Bilgisayar temelli oyun yazılımları; Pac-Man, Donkey Kong oyunları ile başlamıştır. Bunların
yanında hareket, macera, oto yarışları, bulmaca, iskambil oyunları, spor, strateji ve
simülasyon içeren birçok farklı oyun yazılımları da bulunmaktadır. Eğlence içerikli bilgisayar
temelli oyun yazılımları, yapay bir çevresel ortamda oluşturulan görsel programlar gibi
yazılımları da kapsar (Evans ve diğerleri, 2005:131).
Oyun yazılımları içeriklerine göre özel bir bilgisayar konfigürasyonuna sahip
bilgisayarda çalışmaktadır. Bilgisayar temelli bir oyun yazılımını bilgisayarda çalıştarabilmek
ve oyun oynayabilmek için geçici hafıza (RAM) ve sabit disk (HDD) kapasitesinin yeterli
düzeyde (uyumlu) olması gereklidir. Çünkü kaliteli ve geniş kapsamlı oyun yazılımları
genellikle gelişmiş donanım aygıtları ile birlikte çalışır, diğer bir ifadeyle bu tür yazılımlar
için bilgisayarın uygun ses kartı, ekran kartı, hoparlör, monitör ve CD/DVD sürücülere sahip
olması gerekir.
Bazı oyun yazılımlarında oyun oynamak için joystick aygıtına gereksinim duyulur.
Görsel oyun yazılımlarında bazen gözlük, eldiven gibi özel donanımlara ihtiyaç
duyulmaktadır. Bu ek aygıtlar olmaksızın bu tür yazılımları herhangi bir bilgisayar üzerinde
çalıştırmak mümkün değildir.
ESRB (Eğlence Yazılımı Sınıflama Yönetim Kurulu-www.esrb.org), 1994 yılında
bilgisayar ve video temelli eğlence ve oyun yazılımları için yaş uygunluk seviyesini gösteren
sınıflama sistemi oluşturmuştur. 1994 yılından 2005 yılına kadar olan dönemde, 8000 oyun
için ESRB onayı verilmiştir. Bu onay çerçevesinde eğlence ve oyun içerikli yazılımlar, genel
(tüm bireyler için), erken çocuklu dönemi oyunları, genç (13-19 yaş dönemi), olgun ve
yetişkin dönemlere göre sınıflandırılmıştır. Her bir dönem için bir ESRB sembolü
kullanılmıştır (Evans ve diğeleri, 2005:131).
b) Sanal Gerçeklik Yazılımları
Sanal gerçeklik, katılımcılarına gerçekmiş hissi veren, bilgisayarlar tarafından
yaratılan dinamik bir ortamla karşılıklı iletişim olanağı tanıyan, üç boyutlu bir benzetim
modelidir. (Bayraktar ve Kaleli, 2007:1). Kullanıcılara üçüncü boyut hissini vermekle birlikte,
105
kullanıcılar, önlerinde duran dünyada özgürce dolaşabilmekte, nesnelere her açıdan
bakabilmekte ve onlarla etkileşim kurabilmektedir. Kısaca sanal bir ortamda yaşamaktadırlar.
Çok gelişmiş sanal gerçeklik sistemleri kask ve eldiven gibi özel donanımlar sayesinde çok
daha gerçekci olabilmektedir (Davenport ve Eraslan, 2007:3).
Bilinen bilgisayar temelli oyunlarının ötesinde, sanal gerçeklik uygulamaları
neredeyse sonsuzdur. Bilgisayar ortamında hazırlanan 3 boyutlu ortamlar, insanların yeni
deneyimler ve yaşantılar elde etmesini veya bildiği şeyleri daha farklı şekilde öğrenmelerine
yardımcı olmaktadır.
Sanal gerçeklik yazılımları eğitim, turizm, e-ticaret, üretim ve imalat gibi alanlarda 3
boyutlu ortamlar sunarak çok geniş bir sahada pek çok uygulama alanı bulmuştur. Eğitim
alanında geleneksel öğrenme araçlarına ve ortamına alternatif bir eğitim ortamı ve aracı
olmuştur (Bayraktar ve Kaleli, 2007:2).
İşletmelerde e-ticaret uygulamalarında sanal gerçeklik yazılımları bir pazarlama aracı
olarak kullanılabilmektedir. Son yıllarda sanal gerçeklik teknolojisini kullanan bilgisayar
yazılımları ve web portallarının sayısında önemli artışlar olmuştur. Japonya İletişim
Bakanlığı, endüstri ve üniversite işbirliği ile ortaklaşa yürütülen bir sanal gerçeklik televizyon
projesini 2020 yılında üretime geçirmeyi planlamaktadır. Bu uygulama ile Japon hükümeti,
doğrudan pazarlama programlarında izleyicilerin ürünleri farklı açılardan görebilmelerini ve
ürünlerle etkileşim kurabilmelerini sağlayacaktır (Bayraktar ve Kaleli, 2007:4)
Büro ortamında Feng-Shui gibi ergononik tasarımlarda da 3 boyutlu görüntüler ile
sanal gerçeklik yazılımlarının büro yerleşimi ve ergonomisi konusunda önemli kolaylıklar
sağlamaktadır. Ayrıca, bu tür yazılımlar ile sanal ortamda büro mobilyaları ve eşyalarının
yerlerini değiştirme, dokunma, fiziksel özelliklerini hissetmelerini de kapsayacak şekilde
genişletilerek daha gerçekçi bir ortam yaratılabilmektedir.
1.6. Haberleşme ve İletişim Yazılımları
Bilgi ve iletişim teknolojisindeki gelişmeler, standart telefon haberleşmesi ve
mektuplaşmanın ötesinde bireyler arasındaki iletişimi çok ileri düzeylere taşımıştır. İletişim
için gerekli olan iletişim araçları (bilgisayarda donanım) her geçen gün yeni özellikleri ile
insanların kullanımına sunulmuştur. Günümüzde iletişim için donanım tek başına yeterli
olmamakta bu donanıma uyumlu haberleşme ve iletişim yazılımlarına ihtiyaç duyulmaktadır.
Bilgisayar temelli haberleşme ve iletişim yazılımları; eposta yazılımları, web
tarayıcıları, kişisel iletişim (sohbet) yazılımları, grup iletişim (telekonferans) yazılımları,
görüntülü ve sesli iletişim yazılımları (videokonferans ve telefon) olmak üzere beş farklı
kategoride ele alınmaktadır (Evans ve diğerleri, 2005:108).
106
Şekil 7: Haberleşme ve İletişim Yazılımları
E-Posta
Yazılımları
Web Tarayıcıları
Kişisel İletişim
Yazılımları
Grup İletişim
Yazılımları
Görüntülü ve Sesli
İletişim Yazılımları
-Microsoft Outlook
-Internet Explorer
- IRC
- Microsoft Netmeeting
- MSN Live Messenger
-Netscape Messenger
-Netscape Navigator
- MIRC
- CuteFTP
- SkyPe
-Mozilla Thundirbird
-Mozilla Firefox
- LivehelpGenie
- Usenet
- Camfrog Video Chat
- Incredimail
-Opera
- Macintosh Chat
- ICQ
- Voice Chat
- Safari
- Google Talk
a) E-Posta Yazılımları
E-posta, toplumda bireyler, gruplar ve örgütler arasında bilginin elektronik yolla
üretilmesine, kullanımına, saklanmasına, dağıtılmasına ve değişimine olanak sağlayan yeni
bir iletişim, etkileşim ve paylaşım aracıdır (Bengshir, 2000:2).
E-postalar, internet üzerinden gönderilmektedir. Gönderimde internet temelli (web
tabanlı) e-posta yazılımları kullanıldığı gibi bilgisayar temelli e-posta yazılımları da
kullanılmaktadır. İlk e-posta yazılımları bilgisayar temelli e-posta yazılımlarıdır. Internet
teknolojisindeki gelişmeler, web tabanlı e-posta yazılımlarının geliştirilmesi ve kullanımını
sağlamıştır.
E-posta gönderiminde alıcı ve gönderici tarafın bir e-posta adresi vardır. E-posta
adresi @ işareti ile ayrılmış iki kısımdan oluşur. @ işaretinin sol tarafına kullanıcı adı, sağ
tarafına servis adı yazılır. Örneğin, [email protected] adresindeki ttef kullanıcı adını,
gazi.edu.tr de e-posta servis adını belirtmektedir.
Bilgisayar temelli e-posta yazılımları, genellikle bilgisayara kurulu e-posta
yazılımlarından oluşur. E-postalar bu yazılım aracılığıyla hazırlanır ve alıcıya gönderilir.
Gönderimde bilgisayarın internet bağlantısının olması gerekir. Aksi takdirde e-posta alıcısına
ulaşmayacaktır. Bilgisayar temelli e-posta yazılımlarında genellikle POP3 (e-posta
alımlarında) ve SMTP protokolünü (e-posta gönderimlerinde) destekleyen e-posta servisleri
tercih edilir.
Microsoft Outlook Express, Microsoft Office Outlook, Thunderbird, Incredimail
bilgisayar temelli e-posta yazılımlarına örnektir. Bu yazılımlarda, e-posta adresi oluşturmak,
e-posta içeriği hazırlamak ve göndermek oldukça kolaydır. Ayrıca, bilgisayar temelli e-posta
yazılımlarında toplu e-posta göndermek de mümkündür.
Örgütsel iletişim aracı olarak kullanılan bilgisayar temelli e-posta yazılımları, büro
çalışanlarının telefon, faks ve diğer iletişim araçları yanında en çok tercih ettiği haberleşme ve
iletişim yazılımlarındandır. Yapılan bir araştırmada internet ortamında gerçekleştirilen
iletişim etkinliklerinin büyük bir kısmı (%85) e-posta ile haberleşme ve iletişimi içerdiği
saptanmıştır (Williams, 1998).
Büro ortamında çalışanlar günümüzde iletişimi çoğunlukla e-posta yoluyla
gerçekleştirmektedirler. Diğer yandan örgüt içi olduğu kadar, örgütün dış çevre ile olan
iletişiminde e-postanın büyük bir önemi bulunmaktadır. Özellikle veri transferi, dosya
107
transferi şeklindeki çevrimiçi iletişim, şirketlerin anlık rekabet hamlelerinde önemli zaman
avantajı sağlayabilmektedir. E-posta kullanımı ile birlikte işlerin yerine getirilme hızı artarken
maliyetler daha da azalmakta, çalışan bireylerin örgütsel verimlilikle birlikte performansında
da artış sağlanabilmektedir (Keser, 2005:61).
b) Web Tarayıcıları
Web tarayıcı yazılımı ilk 1993 yılında Illionis üniversitesinde kullanıcıların ağ
sunucuları üzerinde bulunan HTML dosyalara veya sayfalara web istemcisi tarafında
ulaşılabilmesi amacıyla geliştirilmiştir (Russel ve Crawford, 1997; Beynon-Davies, 2004;
Hoffer ve diğerleri, 2005).
Web; yazı, resim, ses, film, animasyon gibi pek çok farklı yapıdaki verilere etkileşimli
bir şekilde ulaşılmasını sağlayan bir hipermetin sistemidir. Hipermetin, bir dokümandan başka
bir dokümanın çağırılmasına olanak sağlar. Bu ortamdaki her nesne, başka bir nesneyi
çağırabilir. Web ortamında bağlantı, aynı doküman içinde başka bir yer olabildiği gibi,
fiziksel olarak başka bir yerde de olabilir. Bütün bu farklı yapıdaki veriler uygun bir standart
ile bir arada kullanılıp bir web tarayısında görüntülenebilir (Sarısakal ve diğerleri, 2002:7).
Web’e ulaşmak için bir web tarayıcısına gereksinim vardır. Günümüzde en yaygın
kullanılan web tarayıcıları, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Netscape Navigator, MSN
Explorer, Opera ve Apple Safari’dir. Bazı tarayıcılar (Netscape Navigator ve Opera gibi) ilk
zamanlar parayla satılmasına karşın günümüzde kullanılan tarayacıların hemen hemen hepsi
ücretsiz olarak dağıtılmaktadır. Web tarayıcıları ile internet üzerinden ulaşılan web
sunucularındaki hipermetin ve hipermedya içeren dosyaları web sunucusunda ya da
istemcisinde çalıştırmak veya web istemcisine taşımak mümkündür (Rowley, 2002:31).
Özet olarak, bir web tarayıcısı çok sayıda dosyayı yorumlama ve açma yeteneğine
sahiptir, hatta internete bağlantının olmadığı durumlarda bile kullanılabilmektedir. Ayrıca,
web tarayıcıları farklı işletim sistemlerinde çalışmış olsalar dahi ortak bir iletişim standardı ile
bilgisayarlar arası veri akışını ve iletişimi sağlamaktadırlar.
c) Kişisel İletişim Yazılımları
Kişisel iletişim yazılımları, internet üzerinde bireyler arası gerçek zamanlı (realtime)
iletişimi sağlayan ve bunun için internete ait bir iletişim protokolünü kullanan internet
uygulamasıdır. IRC (Internet relay chat) olarak da bilinen kişisel iletişim yazılımları, internet
üzerinde eş zamanlı iletişimi sağlayan ve en çok kullanılan haberleşme ve iletişim
yazılımlarından biridir (Rowley, 2002:35).
IRC, 1988 yılında, Finlandiya’da Jarkko Oikarinen tarafından geliştirilmiştir. IRC,
temelde bir istemci ve sunucu ağından oluşmaktadır. IRC, sunucusuna bağlanan kişiler her
türlü iletişimi bu ağ üzerinden gerçekleştirirler. Günümüzde, Microsoft Live Messenger,
Google Talk, Yahoo Messenger IRC’nin en gelişmiş sohbet yazılımlarıdır. Kişisel iletişim
yazılımları, büro ortamında son yıllarda oldukça sık kullanılan haberleşme ve iletişim
yazılımlarıdır.
108
ç) Grup İletişim Yazılımları
Grup yazılımı (grupware) farklı yerleşim bölgelerinde çalışan insanların e-posta ve
çevrimiçi toplantı yaparak beraber çalışmalarını sağlayan yazılımlardır(Evans ve diğerleri,
132). Günümüzde bu tür yazılımlar haberleşme için oldukça popüler olmaya başlamışlardır.
Örneğin dosya paylaşım programları (FTP, Usenet) grup yazılımları ailesinin üyeleridir.
Grup iletişiminde kullanılan kullanılan e-posta grupları, elektronik posta mesajlarının
oluşturulan bir gruba kayıtlı üyelere otomatik olarak gönderilmesini sağlayan bir internet
uygulamasıdır (Gülez, 1996:57). Bu uygulamada, elektronik posta oluşturulan gruba ait eposta sunucusuna gönderilir, sunucu ilgili gruba kayıtlı üyelerin e-posta adreslerine gelen
mesajı otomatik olarak gönderir. E-posta grupları, başlık ve konuya göre farklı bir
sınıflandırmaya tabi tutulur. Böylelikle, ilgili konuya veya başlığa ilgi duyan kişiler e-posta
sunucusuna bir mesaj göndererek ilgili gruba üye olurlar ve bundan sonra gönderdikleri epostalar tüm grup üyelerine otomatik gönderilir. Ayrıca, e-posta gruplarına üye olan kişiler
istedikleri zaman üye oldukları e-posta sunucusuna bir e-posta göndererek gruptan
ayrılabilmektedirler. Bürolarda, e-posta grupları işletmenin müşterilerini bilgilendirme ve
müşterilerle iletişim gibi konularda tercih ettikleri bir internet uygulamasıdır.
Internete bağlı bilgisayarlar arasında işletim sistemi ve platformdan bağımsız olarak
dosyaların transferi FTP yazılımları ile gerçekleştirilir (Russel ve Crawford, 1997; Rowley,
2002). Geçmişte, FTP protokolü görsel bir arayüze sahip olmadığı için yaygın
kullanılmamaktaydı. Ancak, günümüzde birçok FTP yazılımı geliştirilmiş ve bu protokol ile
grup iletişiminde veri transferi daha kolay yapılır hale gelmiştir.
d) Görüntülü ve Sesli İletişim Yazılımları
Uzun mesafeli iletişim için işletmeler genelde bilgisayar temelli telefon veya video
konferans gibi çok fonksiyonlu görüntülü ve sesli iletişim yazılımlarını kullanmaktadır.
Telefon yazılımları, internet, hoparlör ve mikrofon ile birlikte bilgisayarınızı ileri teknoloji
telefona ve cevaplama hizmetine dönüştürmektedir.
Bilgisayar temelli telefon yazılımları, karşılıklı iki kişinin sesli iletişimini
sağlamaktadır. Bu tür yazılımlar bilgisayar donanımında bazı özelliklere gereksinim duyar.
Modem, bilgisayar temelli telefon yazılımlarında iletişim için gerekli bir donanım parçasıdır.
Günümüzde bilgisayar temelli telefon yazılımları internet teknolojisini de kullanmaktadırlar.
Böylelikle sesli iletişimde internet bağlantısına ihtiyaç duyulmaktadır. Hatta internet
üzerinden sesli iletişimin yapıldığı telefon yazılımları ile mobil telefonlara, ev ve iş
telefonlarına bağlantı yapılabildiğinden farklı sesli iletişim aygıtlarına bağlantı
yapılabilmektedir (Evans ve diğerleri, 2005:133).
Video konferans yazılımları, insanların birlikte çalışması ve iletişim kurması için
geliştirilmiş ve bilgisayar ağları üzerinden ses ve görüntünün iletimini sağlayan yazılımıdır
(Evans ve diğerleri, 2005:133; Daş, 2002:109). İki kişinin karşılıklı iletişiminin (point to
point) yanı sıra bir grup (multipoint) insan arasında da iletişim sağlamaktadır (Alkan ve
diğerleri, 2001:140). Video konferans sistemleri oldukça komplike olabildikleri gibi
bilgisayarın kamera, mikrofon ve hoparlör ile geliştirilmesi kadar da sade olabilmektedir.
Video konferans sistemleri ile görüntülü ve sesli iletişim ISDN hatları ile IP üzerinden
yapılmaktadır (Çakır ve diğerleri, 2006:103). Video konferans teknolojilerindeki gelişmeler
büro ortamında kişisel ve grup iletişimini daha etkin ve verimli hale getirmiştir.
109
Görüntülü ve sesli iletişim yazılımları, son yıllarda büro ortamında çeşitli iletişim
etkinliklerinde kullanılmaktadır. Yeni teknolojik gelişmelere parelel olarak günden güne daha
da önem kazanan ve işletmelerde iletişimin önemli bir aracı olan video konferans yazılımları
Büro çalışanları arasında iletişim artık MSN Live Messenger, SkyPe, Goolge Talk, Camfrog
Video Chat, Voice Chat gibi görüntülü ve sesli iletişim yazılımları ile gerçekleştirilmektedir.
2. YÖNETİCİ SEKRETERLERİN BİLGİSAYAR TEMELLİ UYGULAMA
YAZILIMLARINI KULLANMA DÜZEYLERİNİ VE BEKLENTİLERİNİ
BELİRLEMEYE YÖNELİK BİR ARAŞTIRMA
Bu araştırmada, yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını
kullanma düzeylerini ve beklentilerini belirlemek amaçlanmaktadır. Araştırmanın temel
problem cümlesi; “Yönetici Sekreterlerin Bilgisayar Temelli Uygulama Yazılımlarını
Kullanma Düzeyleri ve Beklentileri Nedir?” olarak belirlenmiştir
Araştırmanın bir diğer amacı da, Ankara ili Ostim Organize Sanayi Bölgesi resmi web
sitesine kayıtlı ve hizmet sektöründe faaliyet gösteren işletmelerde büro ortamında çalışan
yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımları ile ilgili düzeylerini ve
beklentilerini ortaya koyarak bilgi çağının gerektirdiği bireysel gelişimlerine yardımcı
olmaktır.
Araştırma sonuçları, yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımları
kullanım düzeylerini ve beklentilerini ortaya koymak yanında Büro Yönetimi ve Sekreterlik
Eğitimi alanında büro otomasyonu ile ilgili çalışmalara farklı bir boyut kazandırmak açısından
da önemlidir.
2.2. Araştırmanın Hipotezleri
Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanma düzeylerinin
ve beklentilerinin belirlenmesi amacıyla aşağıdaki hipotezler oluşturulmuştur.
H01: Yönetici sekreterlerin bilgisayar kullanma süreleri, bilgisayar temelli uygulama
yazılımları ile ilgili eğitim ihtiyacına göre anlamlı bir farklılık göstermez.
H02: Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımı ile ilgili eğitim alıp
almaması, bilgisayar temelli uygulama yazılımlarının kurulumu ve kaldırılması ile
ilgili teknik bilgiye ihtiyaç duyup duymamasına göre anlamlı bir farklılık
göstermez.
H03: Yönetici sekreterlerin görevi esnasında kullandığı bilgisayarda internet bağlantısının
olup olmaması, bilgisayar temelli uygulama yazılımlarının kullanımı ile ilgili
yabancı dil eğitimi ihtiyacının olup olmamasına göre anlamlı bir farklılık
göstermez.
H04: Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımları kullanma düzeylerine
ilişkin görüşleri cinsiyete göre anlamlı bir farklılık göstermez.
110
H05: Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımları kullanma düzeylerine
ilişkin görüşleri eğitim durumuna göre anlamlı bir farklılık göstermez.
H06: Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımı kullanma düzeyine
ilişkin görüşlerini içeren bilgisayar temelli uygulama yazılımı grupları arasında
anlamlı bir farklılık yoktur.
2.3. Araştırmanın Yöntemi
Ankara ili Ostim Organize Sanayi Bölgesinde hizmet sektöründe faaliyette bulunan
işletmelerdeki yönetici sekretelerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanma
düzeylerini ve beklentilerini saptamak için anket yöntemine dayalı bir araştırma yapılmıştır.
Araştırma, betimleyici bir araştırma olup, gerçeğin ne olduğunu bulmak ve var olan mevcut
duruma anlam verilmesine yönelik tanımlayıcı bir özelliğe sahiptir (Ural ve Kılıç, 2005:18).
Bu bağlamda, Ankara ili Ostim Organize Sanayi Bölgesi resmi web sitesine kayıtlı
hizmet sektöründe faaliyet gösteren ve internet kullanan 248 işletmeden basit tesadüfi
örnekleme ile belirlenen 150 işletmede çalışan yönetici sekretere anket yapılmıştır. Anket,
araştırmanın amacına uygun olarak yazarlar tarafından geliştirilmiş ve ön uygulama ile
anketin güvenirliği (Cronbach Alpha değeri) 0.8871 olarak hesaplanmıştır.
Anket uygulaması ile elde edilen veriler frekans(f), yüzde(%) ve aritmetik
ortalama( ) ile betimlenip yorumlanmıştır. Ayrıca, gruplar arasındaki istatistiki analizlerde
bağımsız örneklemler için t-testi ile f-testinden yararlanılmıştır. Elde edilen veriler bilgisayar
ortamında SPSS 10.0 paket programı kullanılarak çözümlenmiştir.
2.4. Araştırmanın Evreni ve Örneklemi
Araştırmanın evrenini, Ankara ili Ostim Organize Sanayi Bölgesi resmi web sitesine
kayıtlı, hizmet sektöründe faaliyet gösteren ve internet kullanan 248 (N) işletmedeki yönetici
sekreterler oluşturmaktadır. Araştırmanın örneklemi ise, araştırma evreni içerisinden basit
tesadüfi örnekleme yöntemiyle seçilmiş 150 (n) yönetici sekreterden oluşturulmuştur.
Araştırmanın örneklem oranı (n/N) 150/248=0.60 olup; evrendeki her bir birimin seçilme
olasılığı %60’dır.
Araştırma örneklemini oluşturan 150 işletmede çalışan yönetici sekreterlere anket
dağıtılmış, çeşitli nedenlerden dolayı ancak 133 işletmede çalışan toplam 133 yönetici
sekreter anket formunu doldurmuştur. Araştırmada yönetici sekreterler tarafından doldurulan
anketlerin tamamı değerlendirme kapsamına alınmıştır.
111
2.5. Araştırmanın Sınırlılıkları
Araştırmada amaca ulaşabilmek için araştırma evreni Ankara İli Ostim Organize
Sanayi Bölgesi resmi web sitesinde kayıtlı, hizmet sektöründe faaliyet gösteren ve internet
kullanan işletmelerle sınırlandırılmıştır. Bunun yanında, araştırma bu işletmelerde çalışan
yönetici sekreterlerin anket maddelerine verdikleri yanıtlar ile sınırlıdır.
2.6. Araştırmanın Bulguları
Araştırma bulguları; sosyo-demografik özelliklere ilişkin bulgular, bilgisayar temelli
uygulama yazılımı kullanma düzeyine ilişkin bulgular ve bilgisayar temelli uygulama yazılımı
kullanımı ile ilgili beklentilerine ilişkin bulgular olarak sınıflandıralarak açıklanmıştır.
a) Sosyo-Demografik Özelliklere İlişkin Bulgular:
Araştırmaya katılan, sağlık sektöründe faaliyet gösteren işletmelerdeki büro
çalışanlarının sosyo-demografik özellikleri Tablo 1’de verilmiştir.
Tablo 1. Katılımcıların Sosyo-Demografik Özellikleri
Sayı
Cinsiyet
Bayan
Bay
Toplam
Yaş
18 ve altı
19-35
36-60
61 ve üstü
Toplam
Eğitim Düzeyi
İlköğretim
Lise
Meslek Lisesi
ÖnLisans
Lisans
YüksekLisans/Doktora
Toplam
Toplam Hizmet Süresi
1-5 Yıl
6-10 Yıl
11-15 Yıl
16 Yıl ve üzeri
Toplam
Şu Anki Görevindeki Hizmet Süresi
1-5 Yıl
6-10 Yıl
11-15 Yıl
16 Yıl ve üzeri
Toplam
112
%
77 57.9
56 42.1
133 100.0
3
2.2
117 88.0
13
9.8
133 100.0
43 32.3
17 12.8
29 21.8
40 30.1
4
3.0
133 100.0
83 62.4
22 16.5
13
9.8
15 11.3
133 100.0
110 82.7
16 12.0
4
3.0
3
2.3
133 100.0
Araştırmaya katılan yönetici sekreterlerin %57.9’u bayan, %42.1’i ise bay yönetici
sekreterlerden oluşmaktadır.
Yaş açısından dağılım incelendiğinde; 19-35 yaş grubunda yer alan yönetici
sekreterler (%88) diğer yaş gruplarına göre oldukça fazladır.
Eğitim düzeyine göre dağılıma bakıldığında; katılımcıların %45.1’ini lise (lise +
meslek lisesi), %21.8’ini önlisans, %30.1’ini lisans ve çok düşük bir oranda (%3)
yükseklisans ve doktora öğrenimine sahip olduğu görülmektedir. Eğitim düzeyi ile ilgili
önemli bir başka bulgu da araştırma örnekleminde ilköğretim mezunu yönetici sekreterin
olmamasıdır.
Toplam hizmet süresi ve şu anki görevindeki hizmet sürelerine bakıldığında 1-5 yıl
arası deneyime sahip olan ve yeni işe başlayan katılımcıların diğerlerine göre oldukça fazla
olduğu görülmektedir.
b) Bilgisayar Temelli Uygulama Yazılımı Kullanma Düzeyine İlişkin Bulgular:
Tablo 2: Yönetici Sekreterlerin Bilgisayar Kullanım Süreleri ile BILTUY ile İlgili
Eğitime İhtiyaç Duyma Durumuna İlişkin Dağılım
BILTUY ile ilgili
eğitime
ihtiyaç
duyma durumu
Bilgisayar
Kullanım
Süresi
1-5
Yıl
6-10
Yıl
11-15
Yıl
16 Yıl
ve
üzeri
Toplam
Sayı
%
Sayı
%
Sayı
%
Sayı
%
Sayı
%
Toplam
Evet
Hayır
31
19
50
62.0
38.0
100.0
25
26
51
49.0
51.0
100.0
7
16
23
30.4
69.6
100.0
2
7
9
22.2
77.8
100.0
65
68
135
48.9
51.1
100.0
X2 = 9,139; p = 0.05
Araştırmaya katılan yönetici sekreterlerin bilgisayar kullanım süreleri ile BILTUY ile
ilgili eğitime ihtiyaç duyma durumuna ilişkin dağılım incelendiğinde; yönetici sekreterlerin
bilgisayar kullanım süreleri ile BILTUY ile ilgili eğitime ihtiyaç duyma durumları arasında
istatistiksel olarak anlamlı bir ilişkinin olmadığı görülür (p = 0.05). Bu durumda H01 nolu
hipotez Kabul edilmiştir.
113
Tablo 3: Yönetici Sekreterlerin Görevi Esnasında Kullandıkları Bilgisayarın İşletim
Sistemi
Görevi esnasında kullandıkları
bilgisayarın işletim sistemi
Unix
Lunix
Pardus
Ms-Dos
Windows
Diğer (IBM, Macintosh vd.)
Toplam
Sayı
1
3
129
133
%
0.7
2.3
97.0
100.0
Yönetici sekreterlerin görevi esnasında kullandıkları bilgisayarın işletim sistemine
ilişkin dağılıma bakıldığında; Windows işletim sisteminin (%97) diğer işletim sistemlerine
oranla daha fazla kullandığı görülür. Bu betimsel bulguya göre; araştırmaya katılan yönetici
sekreterlerin yaklaşık tamamının Windows işletim sistemini kullandığı söylenebilir.
Tablo 4: Yönetici Sekreterlerin BILTUY İle İlgili Eğitim Alıp Almama Durumu ile
BILTUY ile İlgili Teknik Bilgiye İhtiyaç Duyma Durumuna İlişkin Dağılım
BILTUY İle İlgili
Eğitim Alıp
Almama Durumu
BILTUY
ile
İlgili
Eğitime
İhtiyaç
Duyma
Durumu
Evet
Sayı
%
Hayır
Toplam
Sayı
%
Sayı
%
Toplam
Evet
Hayır
34
20
54
63.0
37.0
100.0
28
51
79
35.4
64.6
100.0
62
71
133
46.6
53.4
100.0
X2 = 9,762; p = 0.05
Araştırma örneklemini oluşturan yönetici sekreterlerin BILTUY ile ilgili eğitim alıp
almama durumu ile BILTUY ile ilgili teknik bilgiye ihtiyaç duyma durumuna ilişkin dağılım
incelendiğinde; yönetici sekreterlerin BILTUY ile ilgili eğitim alıp almama durumu ile
BILTUY ile ilgili teknik bilgiye ihtiyaç duyma durumları arasında istatistiksel olarak anlamlı
bir ilişkinin olmadığı görülmektedir(p = 0.05). Bu durumda H02 nolu hipotez Kabul
edilmiştir.
114
Tablo 5: Yönetici Sekreterlerin Görevi Esnasında Kullandığı Bilgisayarda Internet
Bağlantısı Olup Olmama Durumu ile BILTUY İle İlgili Yabancı Dil Eğitimine
İhtiyaç Duyma Durumuna İlişkin Dağılım
BILTUY İle İlgili
Eğitim Alıp
Almama Durumu
BILTUY
ile
İlgili
Yabancı
Dile
İhtiyaç
Duyma
Durumu
Evet
Sayı
%
Hayır
Toplam
Sayı
%
Sayı
%
X2
Toplam
Evet
Hayır
81
46
127
63.8
36.2
100.0
3
3
6
35.4
64.6
100.0
84
49
133
63.2
36.8
100.0
= 0,468; p = 0.05
Yönetici sekreterlerin görevi esnasında kullandığı bilgisayarda internet bağlantısı olup
olmama durumu ile BILTUY ile ilgili yabancı dil eğitimine ihtiyaç duyma durumuna ilişkin
dağılım incelendiğinde; yönetici sekreterlerin görevi esnasında kullandığı bilgisayarda
internet bağlantısı olup olmama durumu ile BILTUY ile ilgili yabancı dil eğitimine ihtiyaç
duyma durumları arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişkinin olduğu görülür (p = 0.05).
Bu durumda H03 nolu hipotez Red edilmiştir.
Tablo 6: Yönetici Sekreterlerin BILTUY Kullanma Düzeylerine İlişkin Görüşlerinin
Cinsiyete Göre Karşılaştırılması
Cinsiyet
N
Bayan
77
Bay
56
t = 1.74; p = 0.05
Ort. ( )
61.181
66.946
s.s.
17.74
19.21
s.d.
t
p
131
1.74
0.076
Yönetici sekreterlerin BILTUY kullanma düzeylerine ilişkin görüşleri cinsiyete göre
karşılaştırıldığında (Tablo-6’daki sonuçlara göre); yönetici sekreterlerin BILTUY kullanma
düzeylerine ilişkin görüşleri cinsiyete göre istatistiksel olarak anlamlı (önemli) bir farklılık
göstermemektedir (t=1.74, p>0.05). Bu durumda H04 nolu hipotez Kabul edilmiştir. Bir başka
önemli bulgu ise, erkek katılımcıların BILTUY kullanma düzeylerinin ( =66,949) bayan
katılımcıların BILTUY kullanma düzeyine ( =61.181) göre daha yüksek olduğudur.
115
Tablo 7.1: Yönetici Sekreterlerin Eğitim Düzeyi Gruplarına İlişkin İstatistikler
Eğitim Düzeyi
Lise
Meslek Lisesi
Önlisans
Lisans
Y.Lisans/Doktora
Toplam
N
43
17
29
40
4
133
Ort. ( )
59.5581
59.1765
65.7586
67.3500
73.0000
63.6090
s.s.
18.9916
22.6391
13.6478
19.2907
6.9761
18.5271
Tablo 7.2: Bağımsız Örneklemler İçin Tek-Faktörlü Varyans Analizi Tablosu
Eğitim Düzeyi
Gruplararası
Grupiçi
Toplam
F = 1.544; p = 0.05
N
4
129
133
Kareler
Kareler
Toplamı Ortalaması
2086.184
521.546
43223.486
337.683
45309.669
F
p
1.544
0.193
Yönetici sekreterlerin BILTUY kullanma düzeylerine ilişkin görüşleri eğitim düzeyine
göre karşılaştırıldığında (Tablo 7.2)’deki sonuçlara göre); H05 nolu hipotez Kabul edilmiştir.
Buna göre, farklı eğitim düzeylerine sahip yönetici sekreterler arasında BILTUY kullanma
düzeylerine ilişkin görüşleri açısından anlamlı bir farklılık görülmemektedir. Diğer bir
ifadeyle, yönetici sekreterlerin BILTUY kullanma düzeylerine ilişkin görüşleri, eğitim
düzeylerine göre 0.05 anlamlılık düzeyinde önemli bir farklılık göstermemektedir. (F=1.544,
p > 0.05)
Tablo 8.1: Bilgisayar Temelli Uygulama Yazılımı Gruplarına İlişkin İstatistikler
BILTUY Grupları
1. Verimlilik Yazılımları
2. Finansal ve Ticari Yazılımlar
3. Grafik ve Çoklu Ortam Yazılımları
4. Eğitim ve Başvuru Yazılımları
5. Eğlence ve Oyun Yazılımları
6. Haberleşme ve İletişim Yazılımları
116
N
133
133
133
133
133
133
Ort. ( )
16.1128
7.7744
15.4361
4.0226
4.3985
15.8647
s.s.
4.8158
3.6026
7.8242
2.2679
2.1068
5.1519
Tablo 8.2: Bağımsız Örneklemler İçin Tek-Faktörlü Varyans Analizi Tablosu
Varyans
Kaynağı
1. Verimlilik
Gruplararası
Yazılımları
Grupiçi
Toplam
2. Finansal ve Ticari
Gruplararası
Yazılımlar
Grupiçi
Toplam
3. Grafik ve Çoklu
Gruplararası
Ortam Yazılımları Grupiçi
Toplam
4. Eğitim ve Başvuru Gruplararası
Yazılımları
Grupiçi
Toplam
5. Eğlence ve Oyun
Gruplararası
Yazılımları
Grupiçi
Toplam
6. Haberleşme ve
Gruplararası
İletişim Yazılımları Grupiçi
Toplam
BILTUY Grupları
N
56
77
133
56
77
133
56
77
133
56
77
133
56
77
133
56
77
133
Kareler
Kareler
Toplamı Ortalaması
2384.551
43.355
676.757
8.789
F
p
4.933
0.000
908.094
805.139
16.511
10.456
1.579
0.032
6507.311
1573.396
118.315
20.434
5.790
0.000
433.231
245.701
7.877
3.191
2.469
0.000
361.584
224.295
6.574
2.913
2.257
0.000
2694.927
809.267
48.987
10.510
4.661
0.000
Yönetici sekreterlerin BILTUY kullanma düzeylerine ilişkin görüşleri içeren BILTUY
grup ortalamaları karşılaştırıldığında (Tablo 8.2’deki sonuçlara göre); H06 nolu hipotez Red
edilmiştir. Diğer bir ifadeyle, yönetici sekreterlerin BILTUY kullanma düzeylerine ilişkin
görüşlerini içeren BILTUY grupları puanları 0.05 anlamlılık düzeyinde önemli bir farklılık
göstermektedir.
1) F=4.933, p < 0.05
2) F=1.579, p < 0.05
3) F=5.790, p < 0.05
4) F=2.469, p < 0.05
5) F=2.257, p < 0.05
6) F=4.661, p < 0.05
Tablo 9: Yönetici Sekreterlerin BILTUY ile ilgili Uzaktan Eğitim Programına Katılıp
Katılmama Durumuna İlişkin Dağılım
BILTUY İle İlgili Uzaktan Eğitim
Programına Katılıp Katılmama
Durumu
Evet
Hayır
Toplam
117
Sayı
17
116
133
%
12.8
87.2
100.0
Yönetici sekreterlerin BILTUY ile ilgili daha önce herhangi bir uzaktan eğitim
programına katılıp katılmadığına ilişkin dağılıma bakıldığında; yönetici sekreterlerin çoğunun
(%87) daha önce BILTUY ile ilgili herhangi bir uzaktan eğitim programına katılmadığı
görülmektedir.
Tablo 10: Yönetici Sekreterlerin Diğer Büro Çalışanlarına Göre BILTUY Kullanma
Düzeyine İlişkin Görüşlerinin Dağılımı
Yönetici Sekreterlerin Diğer Büro
Çalışanlarına Göre BILTUY
Kullanma Düzeyleri
Çok Kötü
Kötü
Orta
İyi
Çok İyi
Toplam
Sayı
5
9
43
51
25
133
%
3.8
6.8
32.3
38.3
18.8
100.0
Yönetici sekreterlerin büro ortamındaki diğer çalışanlara göre BILTUY kullanma
düzeyine ilişkin görüşlerinin dağılımı incelendiğinde; yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli
uygulama yazılımlarını kullanma düzeyinin diğer büro çalışanlarına göre iyi düzeyde olduğu
görülmektedir. Buna göre, yönetici sekreterlerin büro ortamında bilgisayar temelli uygulama
yazılımları kullanma konusunda diğer büro çalışanlarına göre daha iyi düzeyde oldukları
söylenebilir.
c) Yönetici Sekreterlerin Bilgisayar Temelli Uygulama Yazılımı Kullanımı İle İlgili
Beklentilerine İlişkin Bulgular
Araştırmada veri toplama aracı olarak kullanılan ankette yönetici sekreterlerin
bilgisayar temelli uygulama yazılımı kullanımı ile ilgili beklentilerini belirlemek amacıyla
eğitim, uzaktan eğitim, teknik bilgi ve yabancı dil ihtiyacına ilişkin sorulara ilaveten bu
konulardaki yöneticilerden beklentileri açık uçlu soru şeklinde sorulmuştur.
Bilgisayar temelli uygulama yazılımları ile ilgili eğitim konusunda yöneticilerinden
beklentileri ile ilgili açık uçlu soruyu yanıtlayan katılımcıların çoğu verimlilik yazılımları
(%60) ve haberleşme ve iletişim yazılımları (%20) ile ilgili eğitime ihtiyaç duyduklarını ve bu
yazılımlar ile ilgili bir eğitim kursuna katılmak istediklerini belirtmişlerdir.
Uzaktan eğitim konusunda yöneticilerinden beklentileri ile ilgili açık uçlu soruyu
yanıtlayan katılımcıların da verimlilik yazılımları (%50) ve haberleşme ve iletişim yazılımları
(%15) ile ilgili uzaktan eğitime ihtiyaç duyduklarını ve bu yazılımlar ile ilgili bir uzaktan
eğitim almak istediklerini belirtmişlerdir.
Bilgisayar temelli uygulama yazılımlarının kurulumu, kaldırılması ve teknik
problemlerin giderilmesine ilişkin teknik bilgi ihtiyacı ile ilgili yöneticilerinden beklentileri
sorulduğunda katılımcıların tamamı bu konuda bir beklentilerinin olmadığını bu konunun
büro ortamında çok önemli bir ihtiyaç olmadığını ve teknik bilgi ihtiyacının dış kaynaklardan
(teknik danışmanlık yapan bilgisayar firması tarafından) sağlandığını belirtmişlerdir.
118
Bilgisayar temelli uygulama yazılımlarının kullanımı sırasında ihtiyaç duydukları
yabancı dil bilgisi ve öğrenmek istedikleri dil sorulduğunda katılımcıların çoğu (%85) yabancı
dil konusunda eğitime ihtiyaç duyduklarını ve bunun bir zorunluluk olduğunu belirtmişlerdir.
Yönetici sekreterler, eğitim almak istedikleri yabancı dilleri sırasıyla İngilizce (%57),
Almanca (%7), Fransızca (%5), Rusça (%3), İtalyanca (%1) ve Diğer (İspanyolca, Japonca,
Çince, Arapça ve İskandinav dilleri: %27) olarak belirtmişlerdir.
Bilgisayar, bilgi çağında büro ortamında yöneticilerin ve diğer çalışanların
gereksinim duyduğu büro araçları arasında yer almaktadır. Bilgisayar temelli uygulama
yazılımları, büro otomasyonunun temel bileşenlerinden biri olarak büro çalışanlarının
çeşitli büro etkinliklerinde ihtiyaç duydukları bilgisayar ortamındaki uygulama
yazılımlarıdır. Büro çalışanlarının bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanma
düzeyleri ise, günümüz büro ortamında büro işlerinin hızlı, kolay ve zamanında yerine
getirilmesi açısından oldukça önemlidir.
Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanma
düzeylerini ve beklentilerini belirlemek üzere yapılan bu çalışmada şu sonuçlara
ulaşılmıştır:
-
Yönetici sekreterler toplam hizmet süreleri açısından değerlendirildiğinde çoğunun
(%79) 1-10 yıl arasında çalıştıkları sonucuna varılmıştır.
-
Yönetici sekreterlerin şu anki görevindeki hizmet süreleri açısından
değerlendirildiğinde 10 yıldan fazla çalışan yönetici sekreteri yok denecek kadar az
sayıdadır.
-
Yönetici sekretelerin eğitim düzeyi, lise ve önlisans seviyesindedir. Araştırma
örneklemine giren yönetici sekreteler içerisinde ilköğretim mezunu yoktur. Lisansüstü
eğitim gören yönetici sekreter sayısı da çok azdır.
-
Araştırmaya katılan yönetici sekreterlerin çoğu (%88) 19-35 yaş aralığındadır. Diğer
yaş gruplarında olan katılımcı sayısı (13/133) oldukça azdır.
-
Yönetici sekreterlerin bilgisayar kullanım süresi, 1-5 yıl (%37) ile 6-10 yıl (%38)
arasında görülmektedir. Bu sonuca göre, araştırma örneklemini oluşturan yönetici
sekreterlerin çoğu 1-10 yıllık bilgisayar kullanım tecrübesine sahiptir.
Yönetici sekreterlerin kullandıkları bilgisayarların yaklaşık tamamı işletim sistemi
olarak Windows işletim sistemine sahiptir. Buna göre, yönetici sekreterlerin
kullandıkları bilgisayar temelli uygulama yazılımlarının Windows işletim sistemine
uyumlu olduğu veya bu işletim sistemi üzerinde çalıştığı sonucuna varılmıştır.
-
119
-
Bilgisayar temelli uygulama yazılımları konusunda eğitim alan (%40) yönetici
sekreterlerin oranı almayanalara (%60) göre daha azdır.
-
Yönetici sekreterler bilgisayar temelli uygulama yazılımların kullanımı, kurulumu ve
kaldırılması ile ilgili yabancı dil bilgisine ihtiyaç duymaktadırlar veya yabancı dil
bilmenin gerekliliğine inanmaktadırlar.
-
Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanma düzeyleri,
cinsiyetlerine göre önemli bir farklılık göstermemektedir.
-
Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanma düzeyleri
eğitim düzeyine göre önemli bir farklılık göstermemektedir. Bu sonuç, araştırma
örneklemini oluşturan yönetici sekreterlerin genelde lise ve önlisans düzeyinde
eğitime sahip olmalarına karşın bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanma
açısından lisans ve lisansüstü mezunu yönetici sekreterlerle aynı düzeyde olduklarını
göstermektedir.
-
Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımı bileşenlerinden
(gruplarından) verimlilik yazılımları, haberleşme ve iletişim yazılımları ve çoklu
ortam yazılımları kullanım düzeylerinin diğer bileşenleri kullanma düzeylerine göre
daha yüksek olduğu sonucuna varılmıştır.
-
Yönetici sekreterlerin çoğu daha önce bilgisayar temelli uygulama yazılımları ile ilgili
uzaktan eğitim programına katılmamıştır (%87). Bu sonuç, yönetici sekreterlerin
bilgisayar temelli uygulama yazılımları ile ilgili aldıkları eğitimin geleneksel sınıf
ortamında öğrenme ile sınırlı olduğunu göstermektedir.
-
Bilgisayar temelli uygulama yazılımları kullanımı açısından yönetici sekreterler diğer
büro çalışanlarına göre daha iyi düzeydedirler. Günümüz büro ortamında büro
işlerinde bilgisayarın yoğun kullanıldığı düşünüldüğünde yönetici sekreterlerin
bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanım düzeyinin diğer büro çalışanlarına
göre olumlu yönde farklılık göstermesi arzu edilen bir sonuçtur.
Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanımı ile ilgili
beklentileri de dikkate alınarak işletme yöneticilerine ve yönetici sekreterlere yönelik
öneriler şu şekilde sıralanmıştır:
-
Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarını kullanım, kurulum ve
kaldırma konusunda yabancı dil eğitimine gereksinim duymaktadırlar. Bu konuda,
işletme yöneticilerinin yönetici sekreterlerine yabancı dil eğitimi konusunda destek
olmaları gerekmektedir. Yabancı dil eğitiminde yönetici sekreterlerin ihtiyaç
duydukları yabancı dil bilgisi göz önünde bulundurulmalıdır.
120
-
Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımı kullanım düzeyi diğer büro
çalışanlarına göre daha yüksektir. Yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama
yazılımları ile ilgili uzaktan eğitim sitelerinden özellikle finansal ve ticari yazılımlar
konusunda e-öğrenme içerikli uzaktan eğitim ortamlarından yararlanarak bu tür
yazılımları kullanma düzeylerini artırabilirler.
-
Yönetici sekreterler, eğlence ve oyun yazılımlarına ilgi göstermemektedirler. Aynı
zamanda, grafik ve çoklu ortam yazılımları kullanım düzeyi olarak da diğer bilgisayar
temelli uygulama yazılımı gruplarına göre düşüktür. Günümüz büro ortamında çeşitli
belge, form ve metin tasarımında grafik ve çoklu ortam yazılımları kullanılmaktadır.
Yönetici sekreterlerin bu tür yazılımlara gereken ilgiyi göstermeleri gerekmektedir.
-
Son olarak yönetici sekreterlerin bilgisayar temelli uygulama yazılımlarının kurulumu
ve kaldırılması ile ilgili teknik desteği dış kaynaklardan sağlamak yerine bu konudaki
eksiklerini kapatmaya yönelik yüzyüze veya uzaktan eğitim programlarına katılmaları
önerilmektedir.
KAYNAKÇA
ACAR, Sami (2006). Bilgi Teknolojisindeki Gelişmelerin Ofis Sistemleri Üzerindeki
Etkisi ve Ofislerde Görsel Otomasyon, Gazi Üniversitesi Ticaret ve Turizm Eğitim
Fakültesi Dergisi, Yıl:2006, Sayı:1, Ankara.
AKPINAR, Yavuz (1999). Bilgisayar Destekli Öğretim ve Uygulamalar, Anı Yayıncılık,
Ankara
ALKAN, M.; Ö. GENÇ ve H. TEKEDERE (2001). Uzaktan Eğitimde Çoklu Ortam
Teknolojilerinin Kullanımı, Bilişim Teknolojileri Işığında Eğitim Konferansı, 3-5 Mayıs
2001.
ARICI, Nursal, Elif DALKILIÇ (2006). Animasyonların Bilgisayar Destekli Öğretime
Katkısı: Bir Uygulama Örneği, Gazi Üniversitesi Kastamonu Eğitim Dergisi, Cilt: 14,
No: 2
ARICI, Nursal, Mustafa YEKTA (2005), Mesleki ve Teknik Eğitimde Çoklu Ortam
Araçları Kullanılmış Web Tabanlı Öğretimin Öğrenci Başarısına Etkisi, Ticaret ve
Turizm Eğitim Fakültesi Dergisi, Sayı: 1
BAYRAKTAR, Erkan ve Fatih KALELİ (2007). Sanal Gerçeklik ve Uygulama Alanları,
Akademik Bilişim 2007, Dumlupınar Üniversitesi, 31 Ocak-2 Şubat, Kütahya
BENGSHİR, Türksel Kaya (1996). Bilgi Teknolojileri ve Örgütsel Değişim, TODAİE
Yayın No: 274, Ankara
121
BENGSHİR, Türksel Kaya (2000). Devlet-Vatandaş İletişiminde E-posta, inet-tr 2000
Türkiye’de İnternet Konferansı.
BEYNON-DAVIES, Paul (2004). E-Business, Houndmills, Basingstoke, Palgrave
Publishing, Newyork, USA.
BURTON, Sharon; Nelda SHELTON ve Lucy Mae JENNINGS (1998). Procedures For
The Automated Office, Prentice Hall Publishing, New Jersey, USA.
ÇAKIR, Hüseyin, M. Ali GÖKSEL (2001). Bilgisayar Bilimleri, 1. Baskı, Nobel Yayın
Dağıtım, Ankara
ÇAKIR, Hüseyin; Nursel YALÇIN (2006). Internet ve Intranet’e Dayalı Sanal Dershane
Sistemi, Gazi Üniversitesi, Kastamonu Eğitim Dergisi, Cilt: 14, No: 1, Mart
ÇİPİL, Mahir (1996). Internet’te Keşif, Bilgisayar Pazarı, Sayı:93, Yıl:8, İstanbul.
DAŞ, Resul (2002). Video Konferans Sistemi Tasarımı, Yayınlanmamış Yüksek Lisans
Tezi, Fırat Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, Elazığ.
DAVENPORT, David; Emek ERASLAN (2007). Eğitime Destek Olarak Internet,
http://www.cs.bilkent.edu.tr/~david/desymposium/VirtuallyThereTur.doc,
Web’den
Alındığı Tarih: 15.01.2007.
ERGÜN, Mustafa (1991). Profesyonel Paketlerin Eğitim Amaçlı Kullanılması, Eğitim
Teknolojisi ve Bilgisayar Destekli Eğitim Sempozyumu, Anadolu Üniversitesi, Eskişehir.
EVANS, Alan; Kendall MARTIN, Mary ANNE POATSY (2005). Technology in Action,
Pearson Prentice Hall Publishing, New Jersey, USA.
GHOSH, Prasanta K. (1997). Office Management, Sultan Chand & Sons Publishing, 17th
Revised & Updated Edition, New Delhi, India.
GÜLEZ, Aycan (1996). Elektronik Mektup Üzerine, Bilgisayar Pazarı, Sayı:90, İstanbul
HOFFER, Jerry A; PRESCOTT, Mary B.; MC FADDEN Fred R. (2005). Modern
Database Management, 7’th Ed., Pearson Edu. Inc., USA.
KESER, Aşkın (2005). Elektronik Postanın Örgütlerde Kullanımı ve Çalışanların
Elektronik Posta Kullanımlarına Yönelik Bir Araştırma, “İş, Güç” Endüstri İlişkileri ve
İnsan Kaynakları Dergisi, Cilt: 7, Sayı: 1 Ocak
ODGERS, Pattie (1997). Administrative Office Management:Strategies for the 21st
Century, South Western Publishing, Ohio, USA.
QUIBLE, Zane K. (2005). Administrative Office Management, Prentice Hall Publishing,
NewJersey, USA.
122
ROWLEY, Jennifer (2002). E-Business: Principle & Practice, Palgrave Publishing,
NewYork, USA.
RUSSEL, Charlie ve CRAWFOLD, Sharon (1997). Running Microsoft NT Server 4.0
(Çev. Meltem Özdemir), Microsoft Press, Washington, USA.
SARISAKAL, Nusret ve Mithat UYSAL (2002). Web Teknolojilerindeki Hızlı
Gelişmelerin ve Web Programlama Araçlarının İncelenmesi, İstanbul Üniversitesi
Mühendislik Fakültesi, Elektrik-Elektronik Dergisi, Cilt:1, Sayı: 1
TOSUN, Gülgün; Z. Beril Akıncı VURAL (Ed.), Nilay Başok YURDAKUL, Tolga
ÇELİK, Özgür KÖSEOĞLU, Mehmet YAKIN (2006). Bilgi ve İletişim Teknolojileri ve
Yansımaları, Nobel Yayın Dağıtım, Yayın No.893, İzmir.
UĞUR, Aybars (1996). Üç Boyutlu Çizim ve Animasyon, Yayınlanmamış Yüksek Lisans
Tezi, Ege Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, İzmir.
URAL, Ayhan ve KILIÇ İbrahim (2005). Bilimsel Araştırma Süreci ve SPSS ile Veri
Analizi, Detay Yayıncılık, Ankara.
WILLIAMS, Eric (1998) Predicting E-mail Effects in Organizations, First Monday
Journal, http://www.firstmonday.dk/issues/issue3_9/williams, Web’den Alındığı Tarih:
10 Haziran 2007, Danimarka.
YAZICI, Ebru (1997). Microsoft Internet Explorer 4 Step By Step, Catapult Inc., 1997,
Washington, USA.
123
YÖNETİCİ SEKRETERLERİNİN KAOTİK İLETİŞİM ORTAMINDA
HALKLA İLİŞKİLER EYLEMLERİNDEKİ GÖREVLERİNİN
DEĞERLENDİRİLMESİ
Öğr.Gör. Ferah ONAT
(Yaşar Üniversitesi)
Özet
Bugünün kaotik iletişim ortamında yönetici sekreterlerinin nitelikleri farklı iletişim
konularıyla başa çıkmak için yeterli değildir. Ancak sekreterlere yöneticileri tarafından hala birçok
kurumsal iletişim görevi verilmektedir. Bu çalışmada hangi görevlerin ifa edildiği araştırılmıştır.
Araştırma için 19 yönetici sekreteriyle soru formu yardımıyla görüşme yapılmıştır. Anahtar kelimeler:
Halkla ilişkiler görevleri, yönetici sekreteri
Abstract
In today’s chatotic communication environment executive secretaries’ competences are not
sufficent to struggle with different communication issues. But they are still given a lot of corporate
communication tasks to perfome by their executives. In this study which of these tasks are performed
is investigated. For this study 19 executive secretaries are interviewed by the help of a questionaire.
Keywords: Public relations tasks, executive secretary
GİRİŞ
Halkla ilişkiler bir örgütün çevresiyle iletişim içine girmesi, iletişim süreci sonunda
çevresindeki hedef gruplarla etkileşim, karşılıklı anlayış, işbirliği oluşturması olarak
tanımlanmaktadır (Peltekoğlu, 1998: 2). Halkla ilişkiler kavramı sadece iletişim ve
organizasyon işlerini kapsamamakta kurum kimliği, kurum kültürü, kurumsal itibar
yönetimi ile ilgili tüm eylemleri de içine almaktadır. Özellikle bilişim teknolojilerinin
hayatın her alanına girmesiyle birlikte çok çeşitli yeni iletişim ortamlarının oluşması,
halkla ilişkiler olgusunu işletmeler açısından baş edilmesi güç bir hale getirmiştir.
Halkla ilişkilerin iletişim ve organizasyonla ilgili eylemlerinde aktif olarak görev alan
çalışanlar sadece kurumsal iletişim ya da halkla ilişkiler departmanlarındaki çalışanlar değil aynı
zamanda insan kaynakları, pazarlama, satış, satın alma, müşteri ilişkileri, danışma, güvenlik, yönetici
sekreterleri
olabilmektedir.
Ancak
halkla
ilişkilerle
124
eylemlerin
planlanması
eylemlerin
organizasyonundan, basılı materyallerin hazırlanmasının gerisinde kalabilmektedir. Özellikle küçük ve
orta boyutlu işletmelerde halkla ilişkilerden anlaşılan kurumsal iletişim amaçlı basılı materyalleri
hazırlamak ve çeşitli organizasyonlar düzenlemek olarak anlaşılmaktadır. Söz konusu eylemleri
gerçekleştiren kişilerde bir halkla ilişkiler görevlisinin taşıması gereken nitelikler aranmamaktadır.
Günümüzde sadece küçük ve orta boyuttaki işletmelerde değil büyük boyutlu işletmelerde bile halkla
ilişkiler departmanları bulunmamaktadır. Halkla ilişkilerle ilgili birçok eylem, yöneticiler tarafından
planlanmakta, yönetici sekreterleri tarafından uygulamaya geçirilmektedir. Örgütlerde çalışanlar
içinde en çok iletişim becerisi göstermesi gerekenler yönetici sekreterleridir. Yönetici sekreterleri,
örgütün iletişimini düzenleyen kişidir. En üst yöneticiden en alt düzey çalışana kadar her düzeyde
çalışanlarla iletişim içindedir (Tutar, 2007: 228). Yönetici sekreterlerinin iletişim görevlerindeki
başarıları sonucunda kurumsal iletişim ve tanıtımla ilgili görevleri de almalarına neden olmaktadır.
Ancak özellikle kurum dışı iletişim eylemlerinin içinde bulunduğu kaotik ortam nedeniyle yönetici
sekreterlerinin bu görevleri alacaklarsa daha donanımlı hale gelmeleri gerekmektedir.
Birçok yönetici sekreteri yöneticilerinin kendilerine verdiği yetkiler ve görevler doğrultusunda
kendisini haklı olarak ‘kısmen halkla ilişkilerden sorumlu’ bir görevli olarak tanımlamaktadır. Bu
durumun nedeni halka ilişkiler kavramını ve eylemlerinin neler olduğunun tam olarak
kavranmamasından, halkla ilişkiler departmanlarının kurulmamasından ya da halkla ilişkilerle ilgili
görevlerin yöneticilerinin güvenini kazanmış yönetici sekreterlerine verilmesinden kaynaklanmaktadır.
1. Kaotik İletişim Ortamında Halkla İlişkiler
Kaos kelimesi, en uçtaki karmaşa ve düzensizlik durumunu, kozmosun yaratılmasından
önceki yapısızlık ve düzensizlik durumunu ifade etmektedir. Kaos aynı zamanda kosmos yani
düzenin ve uyumun
ortaya çıkmadan önceki halidir(wordnet.princeton.edu/perl/webwn).
Günümüzdeki iletişim ortamının kaotik olarak nitelendirilmesinin nedeni ise, çok sayıda iletişim
kanalının olması, iletişim kanallarının sürekli çeşitlenmesi ve bu kanallardaki içeriğin özgürce çok
sayıda kişi tarafından değiştirilebilir olmasıdır. Güvenliğin ve düzenin henüz tam olarak
sağlanamadığı elektronik ortam, tüm işletme ve iletişim süreçlerinin içine girmiştir.
İşletmelerin verimliliği arttırabilmek için gerekli olan kaynakları internet ortamında dağılmış
durumdadır. Kaynakları ve kaynakların elindeki bilgiyi bir araya getirirken dinamik ve kaotik çevre
web tabanlı bilgisayar sistemlerine odaklanmayı gerektirmiştir. İş ve üretim süreçleriyle ilgili web
tabanlı çözümlerin sınırlı olması ancak bunun karşısında müşteri ilişkilerini hızlandıran erişim
olanaklarının kontrol edilemez olması iş ortamlarını daha da kaotik hale getirmiştir. İş adamları
çalışanlarıyla, uzmanlarıyla, bilgiişlemcileriyle, ortaklarıyla eş zamanlı bağlantı kurarak iş akışını
125
ve dolayısıyla verimliliği arttırmayı hedeflemektedir (www.rebol.com/changing.html). Elektronik
ticaret uygulamalarının kaçınılmaz olduğu günümüzde dünyanın dört bir yanından alıcıyla ve
müşteriyle iletişim kurmak durumunda olan işletmelerin hem pazarlama iletişimi hem de halkla
ilişkiler eylemlerinin boyutu gün geçtikçe büyümektedir. Büyük olsun küçük olsun tüm işletmeler,
iş dünyasında radikal bir değişimi simgeleyen elektronik ticaretin (e-ticaret) ortaya çıkardığı
inanılmaz fırsatlarla karşı karşıya kalmışlardır (Onat, 2007: 87). Ancak elektronik ticaretin
kullanıldığı ortamda iletişim sorumluluğunu yüklenen görevlilerin nitelikleri arasında yabancı dil
bilgisi, e-ticaret uygulamaları bilgilerinin olması gerekmektedir. Yine e-ticaret ortamında çeşitli
halkla ilişkiler görevlerini üstlenecek olan kişilerin de hem e-ticaretin risklerini ve e-ticaret dilini
bilmeleri, online müşteri hizmetleri ve online kurumsal iletişim kurallarına hakim olmaları
kuruluşların başarısı için kaçınılmazdır.
Günümüzde elektronik ticaret uygulamaları olmayan kuruluşlar için de geçerli olan bir online
iletişim platformu da sosyal medyadır. Web 2.0 adıyla da kullanılan sosyal medya, insanların
görüşlerini, deneyimlerini ve perspektiflerini birbiriyle paylaştığı online teknolojileri ve uygulamaları
ifade etmektedir. Sosyal medya, metin, ses ve video gibi farklı şekillerde olmaktadır. Gözde olan
sosyal medyumlar bloglar, mesaj tahtaları, podcastlar, wikiler ve vloglardır. Bu siteler bloglar, mesaj
tahtaları, wikiler ve vloglar gibi kullanıcıların etkileşim kurmasını sağlayacak teknolojileri
kullanmaktadır (http://en.wikipedia.org/wiki/Social_media). Söz konusu sosyal medya ortamları
kuruluşların itibarlarını etkileyecek içerikte mesajların kontrol edilemez bir şekilde yayınlandığı,
kuruluşlar için krizler yaratabilen, halkla ilişkiler uygulamacıları için göz önünde tutulması gereken
ortamlar haline gelmiştir (Onat, 2007: 182).
Genel anlamda internet üzerinde kullanılan halkla
ilişkiler ortamları ise kurumların internet siteleri, bülten panoları, portallar, bloglar, elektronik
postalar, anında mesaj, chat grupları, RSS, forumlar, basınla ilişkiler amaçlı basın odaları veya basın
merkezleridir. Ancak ülkemizde işletmeler tarafından kullanılan internet araçları web siteleri ve bazı
web siteleri içindeki basın odaları, e-postalar, anında mesajdır. Diğer araçların çoğu pazarlama veya
kurumsal iletişim amaçlı kullanılmamakta hatta medya takibi kapsamına bile alınmamaktadır.
126
Yönetici sekreterlerinin bir kısmı elektronik posta, web sitesi gibi araçları yoğun olarak
kullanmaktadır.
Halkla ilişkilerde etkinlik ve verimlilik planlı hareket etmeyi gerektirmektedir. Etkin bir planlama
öncelikle veri toplamayı, elde edilen verileri bilgi haline getirmeyi gerektirmektedir. Hedef gruplar
tanınmadan halkla ilişkiler eylemlerini planlamak mümkün değildir. Ayrıca halkla ilişkilerin yeni
iletişim teknolojileriyle içinde bulunduğu ortam son derece karmaşık, kontrol edilemez olması
nedeniyle halkla ilişkiler eylemleri de kaos ortamında el yordamıyla bir şeylere tutunmaya benzer hale
gelmektedir. Halkla ilişkiler reaktif yani düzeltici, sorun çözücü olmaktan çok proaktif yani uzun
dönemli planlarla hareket eden, sorun çözmekten çok fırsat kollayan (Göksel, Yurdakul, 2002: 471)
planlı eylemleri içerdiği sürece başarılı olacaktır. Bu durum nedeniyle halkla ilişkiler eylemlerinin
planlanmasından ve uygulanmasından sorumlu kişilerin daha çok bilgi ve yetenek sahibi kişiler
olmaları zorunluluk haline gelmiştir.
2. Halkla İlişkiler Görevleri ve Yönetici Sekreterleri
Halkla ilişkiler uygulayıcısının içinde bulunduğu iş tanımlarını on kategoride incelemek
mümkündür (Cultip, Center, Broom, 1994:64).
1.
Yazma: TV, radyo ve gazeteler için haber bültenlerinin, makalelerin, kurum
çalışanları ve dış hedef kitleler için bültenlerin, cevap mektuplarının, yıllık
raporların, konuşma metinlerinin, broşürlerin, film ve slayt gösterilerinin
yazılarının, ticari yazılar için makalelerin, ürün ve kurumsal reklamların ve
teknik destekleyici materyallerin hazırlanması.
2.
Medya ilişkileri ve yerleştirme: Haber medyası, dergiler, serbest gazeteciler
ile bağlantılar kurmak, medyanın isteklerine göre bilgi temin etmek.
3.
Araştırma: Kamuoyu, kamunun eğilimleri, yeni ortaya çıkan konular, politik
ortam, medya koverajı, tüketici ve çevre grupların ilgi alanları hakkında
bilgi toplamak.
4.
Yönetim ve idare: Diğer yöneticilerle işbirliği içine girerek, programlama ve
planlama ihtiyaçlarının belirlenmesi, önceliklerin oluşturulması, hedef
kitlelerin tanımlanması, amaçların ortaya konulması ve stratejilerin
geliştirilmesi, personel, bütçe ve programın idaresi.
127
5.
Danışmanlık: Kuruluşun üst yönetimine sosyal, politik ve sınırlayıcı çevre
koşulları hakkında danışmanlık yapmak, kriz yönetimi için yönetimi idare
etmek.
6.
Özel olaylar: Basın konferansları, toplantılar, sergiler, açık hava etkinlikleri,
kurdele kesme ve büyük açılışlar, kutlamalar, seyahatler, yarışmalar, ödül
törenleri ve diğer özel etkinlik olaylarını organize etmek.
7.
Konuşma: Çeşitli platformlarda sözcülük görevini üstlenmek ve önemli
hedef kitlelere ulaşmak.
8.
Üretim: Sanat, fotoğraf, masa üstü yayıncılık, televizyon ve video
imkanlarını kullanarak görsel işitsel sunumlar üretmek, yürütmek. Matbaa
işleri, sunumlar, stand hazırlıkları üretim işleri arasındadır.
9.
Eğitim: Şirket yetkililerini ve sözcüleri, medya ve hedef kitleler hakkında
eğitmek. Örgütsel kültür, politika, yapı ve faaliyetlerdeki değişiklikleri
anlatmak, açıklamak.
10.
Bağlantı kurmak/ilişkileri geliştirmek: Önemli toplantılarda insanları
karşılamak, ev sahipliği yapmak. Aynı şekilde medya, hedef kitleler, pay
sahipleri, dahili ve harici gruplara hizmet sunmak.
11.
İşletmeye yeni personel katma: Eğer işletme faaliyetleri içim ihtiyaç
duyduğu kaliteli personeli işletmelerine katmak kurumsal olarak öncelik
veriliyorsa, halkla ilişkiler bu amacın gerçekleştirilmesinde önemli görev
üstlenmek durumundadır. (Tengilimoğlu, Öztürk, 2004: 96)
Yapılan araştırma kapsamında aşağıda sıralanan görevlerin uygulamaya dönük
kısımları yönetici sekreterlerine sorulmuştur. Günümüzde yukarıda sayılan görevlere
internet ortamında iletişim eylemlerini gerçekleştirme görevleri de eklenmiştir. Web
sayfası tasarımı, güncelleme, toplu e-posta gönderme, müşteri ilişkilerine yönetimi
verilerini değerlendirme, yeni iletişim araçlarını izlemek her işletmenin halkla ilişkiler
kapsamında gerçekleştireceği sıradan görevler haline gelmiştir.
Yönetici sekreteri, yönetim fonksiyonları konusunda bilgi sahibi, gündelik
faaliyetlerin yürütülmesinde yöneticilere yardımcılık yapan, örgütün iç ve dış çevresi arasında
iletişim kuran, yöneticinin zamanını verimli ve etkin biçimde kullanmasına yardımcı olan,
bilgi işleme ve ofis otomasyonu konusunda bilgi sahibi, temsil yeteneği olan üst düzey bir
yöneticidir (Tutar, 2007:51). Yönetici sekreteri, örgütte örgütsel ve yönetsel görevlerin yerine
128
getirilmesinde yöneticinin yardımcısı, onun destekçisi ve yerine göre onu ikame eden kişidir.
Yönetici sekreteri, planlama, örgütleme, kadrolama, koordinasyon, yönelme ve denetim gibi
yönetsel işlevlerin yanında birçok örgütsel rollerin yerine getirilmesinde temel rol üstlenen
kişidir. Bu kadar yoğun çalışan ve üst düzey yönetsel sorumlulukları olan bir görevlinin
halkla ilişkilerle ilgili sorumlulukları ve görevleri almasında zaman zaman sorunlar
yaşanmaktadır. Büro yöneticiliği, yönetici asistanlığı, yönetici sekreterliği mesleklerinin
görev tanımlarında örgüt içi ve örgüt dışı iletişimle ilgili birçok görev bulunmasına rağmen
kuruluşların tanıtımı, pazarlama iletişimi, halkla ilişkilerle ilgili görevler bulunmamaktadır.
Türkiye’de halkla ilişkiler çalışmalarını yapacak kişilerde aranan nitelik ve yetenekleri
şöyle sıralamak mümkündür (Gürüz, 1993:34): Sosyal bilimler, iletişim, işletme konularında
eğitim görmüş olmak, yönetim ve halkla ilişkiler konularında deneyimli olmak, iyi derecede
yabancı dil bilmek ve yabancı dilde dergi çıkarabilecek düzeyde olmak, konferans, seminer,
toplantı düzenleyebilmek, anma, kutlama gibi toplantı kurallarını uygulamak, yazılı ve sözlü
basınla ilişki kurmak gibi niteliklerdir. 1983 yılında Türkiye’de halkla ilişkiler görevlilerinin
daha önceki görevleriyle ilgili yapılan bir araştırmada elde edilen sonuçlarla bugünkü
uygulama kıyaslandığında aslında farkın çok fazla olmadığı ortaya çıkacaktır. Araştırmaya
göre halkla ilişkiler görevini yapanların örgütlerde bu görevden önce personel şefi, özel
kalem, eğitim planlamacısı olarak çalıştıkları ortaya çıkmıştır (Ataol, Timurcanday, 1983).
3. Araştırma
Araştırma kapsamında İzmir ve İstanbul illerinde Meslek Liselerinin Büro Yönetimi ve
Sekreterlik Bölümü’nden veya üniversitelerin Meslek Yüksekokulları’nın Büro Yönetimi
ve Sekreterlik Programları’ndan mezun olan, büyük ve orta ölçekli işletmelerin üst düzey
yönetici sekreterleriyle mülakatlar yapılmıştır. Araştırma yöntemi olarak başta alan
araştırması ve anket yöntemi seçilmesine rağmen yaz aylarına denk gelmesi nedeniyle
yeterince sayıda sekretere ulaşılamayacağı anlaşılmış; anlamlı istatistiksel veriler elde
edilemeyeceği riskine girmemek adına soru formuyla yönlendirilmiş yüzyüze ve online
mülakatlar yapılmıştır.
129
Araştırma yönetici sekreterlerinin halkla ilişkilerle ilgili hangi faaliyetlerde görev aldıkları,
basınla ilişkiler kapsamındaki görevleri, kurumsal iletişimle ilgili planlama sürecine katılıp
katılmadıkları belirlenmiştir.
Ayrıca kullanıcılar tarafından değiştirilen web 2.0’a
duyarlılık, web ortamlarını izleme ve yayın yapabilmeyle ilgili çalışmaları da
sorgulanmıştır.
Araştırma kapsamında bulundukları sektörlerde İzmir’de lider konumda olan, orta ve
büyük ölçekli işletmelerde üst düzey yönetici sekreterliği yapan 25 yaş ve üstü 19 bayan
sekreterle yapılandırılmış soru formu aracılığıyla mülakat yapılmıştır. Mülakatların bir
kısmı yüz yüze bir kısmı da soru formu doldurulduktan sonra MSN anında mesaj servisi
yoluyla tamamlanmıştır. Seçilen yönetici sekreterlerinin en önemli ortak özelliği yönetici
sekreterliği mesleğinde deneyim sahibi olmaları, yönetici sekreterliğini severek yapmaları
ve başarı odaklı olarak çalışmalarıdır. Araştırmaya katılan sekreterlerin 15’inin, 2000
yılından beri kariyer gelişim süreçleri uzun süredir izlenmektedir. Bu nedenle yargısal
olarak seçilen örneklemin ortak özelliği yönetici sekreterliğini meslek olarak seçmiş,
konuyla ilgili eğitim almış kişiler olarak ifade etmek mümkündür. Mülakat yapılan
yönetici sekreterlerinin bir tanesi İstanbul’da ve beş tanesi İzmir’deki holdinglere bağlı
şirketlerde; dört tanesi İzmir merkezli büyük ve orta ölçekli üretim ve hizmet işletmelerde;
iki tanesi İzmir ilindeki özel okullarda; bir tanesi çok üyeli bir meslek odasında; bir tanesi
üniversite hastanesinde; bir tanesi kaymakamlıkta; iki tanesi uluslar arası markalı ürünlerin
İzmir bayisinde; bir tanesi ulusal bir markalı bir ürünün İzmir bayisinde; bir tanesi dış
ticaret şirketinde genel müdür sekreteri veya üst düzey yönetici sekreteri olarak görev
yapmaktadır.
Araştırma kapsamında yapılan mülakatlarda yönetici sekreterlerinin farklı ölçekteki ve
sektörlerde çalışıyor olmalarına rağmen benzer halkla ilişkiler görevleri üstlendiklerini
ortaya çıkmıştır. Bu nedenle mülakatlarda soruların yanıtları değerlendirilirken alınan
130
yanıtlarla işletmelerin çalışan sayısına göre boyutu, kuruluş yılı ve sektörel anlamda
herhangi bir bağlantı kurulmamıştır. Yine araştırma kapsamında kamu ve özel sektör
ayrımı yapmak mümkün olmamıştır. Her iki grup içinde de aynı görevlerle
karşılaşılmaktadır. Çalıştıkları işletmenin çalışan sayısı, markalı bir ürünün olup olmaması
arasında bir ilişki bulunmamıştır.
Mülakat yapılan yönetici sekreterlerinin bulundukları şirketlerin yarıya yakınında
halkla ilişkiler departmanı bulunmasına rağmen yönetici sekreterlerinin halkla ilişkilerle
ilgili görevlerin birçoğunda görev aldıkları gözlenmiştir. Görüşülen yönetici sekreterlerinin
ağırlıklı olarak görev aldıkları halkla ilişkiler görevleri en çoktan en aza doğru aşağıda
sıralanmıştır:
1. E-postaları müşterilere ve çalışanlara toplu olarak gönderme
2. Etkinlik organizasyonları ve etkinlik için gerekli izinleri alma
3. Takvim, ajanda, kartvizit siparişi verme (üretim görevi)
4. Matbaayla ilişkiler
5. Faaliyet raporları hazırlama
6. Müşteri şikayetlerini raporlama
7. İnternette web sitelerini izleme
8. Fuar yer rezervasyonları
9. Fuar için gerekli tanıtım materyalleri hazırlama
10. Reklam metinlerini ve grafikleri hazırlama
11. Fotoğraf çekme
12. Eğitim kurumlarıyla ilişkiler
13. Konuşma metinlerini yazma
14. Şirket gazetesi için haber hazırlama
15. Çeşitli kurumlara yönelik firma tanıtımı amaçlı sunum
E-postalar genel iletişim görevleri arasında kabul edilerek halkla ilişkiler görevlerinden
ayrılabilir. Ancak örgüt ve örgüt yönetimi adına gönderilen e-postaların etkili bir halkla
ilişkiler aracı olduğu düşünüldüğünde bu görevi yerine getirecek görevlilerin niteliklerinin
131
web ortamında iletişim kurmanın gereklerine uygun olmalıdır. İkinci sırada etkinlik
organizasyonları ve üçüncü sırada üretim görevlerinin bulunması yönetici sekreterlerinin
halkla ilişkilerle ilgili ne kadar çok görevde yer aldığını açık olarak göstermektedir. Diğer
sıralardaki görevler görüşme yapılan bütün sekreterler tarafından yerine getirilmese de
birçoğunun halkla ilişkilere ilişkin çeşitli ayrıntılı ve uzmanlık isteyen işlerde görev almış
olduklarını ortaya çıkarmaktadır. Yönetici sekreterlerinin görev almadıkları konular ise
aşağıda sıralanmıştır:
- Web sitesi tasarımı
- Web sitesi güncelleme
- Blog tasarımı
- Blog güncelleme
- Forumları izleme
- Blogları izleme
- Anket düzenleme
Yukarıda sayılan görevler daha çok sosyal medyada ve internet ortamında yer alan
kurumsal iletişim faaliyetleriyle ilgilidir. Kaotik iletişim ortamında söz konusu faaliyetler
gün geçtikçe önem kazanmaktadır.
Mülakat yapılan yönetici sekreterlerinden üç tanesi halkla ilişkiler departmanı bulunan
büyük ölçekli işletmelerde çalışıyor olmalarına rağmen hem halkla ilişkiler faaliyetlerine
destek olduklarını hem de reklam metinleri, grafiklerini hazırlama, fotoğraf çekme, etkinlik
organizasyonları gibi görevler aldıklarını belirtmişlerdir. Yine aynı yönetici sekreterleri
basınla ilişkilerle ilgili görevlerinde birçoğunun içinde bulunduklarını belirtmişlerdir. Bir
ilgi çekici durum İzmir ilinde faaliyet gösteren iki özel okula ilişkindir. Her iki özel okulun
132
yönetici sekreterleri aynı zamanda halkla ilişkiler görevlerini üstlenmektedir. Her iki
yönetici sekreteri de planlama, uygulama ve değerlendirmeye ilişkin tüm halkla ilişkiler
görevlerinde aktif olarak görev almaktadır.
Yönetici sekreterlerinin basınla ilişkilerle ilgili görevlerin bazılarını zaman zaman
yüklendikleri gözlemlenmiştir. Bu görevler en çoktan en aza doğru aşağıda sıralanmıştır:
1. Kupür derleme
2. Basını izleme
3. Gazeteye reklam, ilan verme
4. Basında çıkan haberleri analiz etme
5. Basın bülteni yazma
Görev almadıkları faaliyetler ise özel haber yaptırma, basın toplantıları düzenleme
şeklindedir. Ancak mülakat yapılmayan bazı sekreterlerin bu görevleri zaman zaman
yerine getirdikleri gözlenmektedir. Yukarıda sayılan görevler daha çok basınla ilişkilere
önem veren kurumlarda çalışan yönetici sekreterleri için geçerlidir. Görüşme yapılan özel
okulların yönetici sekreterleri ve bir kaymakam sekreterinin basınla ilişkilerde aktif olarak
görev aldığı, neredeyse bir halkla ilişkiler uzmanı kadar çalıştıkları hem çalışma
ortamından hem de yaptıkları işlerden anlaşılmaktadır. Ayrıca İzmir Sekreterler Derneği
üyeleri olan sekreterlerin de halkla ilişkiler konusunda bilgili ve deneyimli oldukları
gözlenmiştir. Üyeler derneklerini özellikle basın yoluyla tanıtmakta son derece başarılıdır.
Bu başarıları çalıştıkları firma yöneticileri tarafından fark edilmiş ve sekreterlere kurumsal
iletişimle ilgili birçok görev verilmiştir.
Mülakat yapılan yönetici sekreterlerinin halkla ilişkilerle ilgili stratejik eylemlerde
aldıkları görevlerin uygulamayla ilgili görevlerle kıyaslandığında oldukça az olduğu
gözlenmektedir. Stratejik görevleri alanların sayısı az olsa da söz konusu görevlerde
uygulamalar sonucunda elde edilen verilerin kullanıldığı göz ardı edilmemelidir.
Sekreterlerin aldıkları görevler en çoktan en aza doğru aşağıda sıralanmıştır:
133
1. Rakiplere yönelik araştırmalar
2. Müşteri ve Pazar araştırması
3. Hedef kitle araştırması
4. Kitle iletişim araçlarına yönelik araştırmalar
Mülakata katılan çok az sayıda sekreter ise kurumsal itibar araştırmaları yaptıklarını,
nitelikli işgücünü şirkete çekme çalışmaları yaptıklarını ifade etmişlerdir. Bu grupta
bulanan ancak yönetici sekreterlerinin almadıkları görevler ise aşağıdadır:
-
Anket ve kamuoyu çalışmaları yapma ve değerlendirme
-
Halkla ilişkiler kampanyaları planlama ve değerlendirme
-
Yaratıcı kurumsal iletişim stratejileri geliştirme
-
Reklam stratejileri geliştirme
-
Medya planlama
-
Kriz eylem planları yapma
-
Kriz eylem planlarını uygulama
Yukarıda görüldüğü üzere yönetici sekreterleri planlamadan çok uygulama aşamasında
görev almaktadır. Ancak mülakat yapılan yönetici sekreterlerinin çalıştığı firmalara
bakıldığında firmaların büyük ve orta boyutlu işletmeler olmalarına rağmen bir kısmının
halkla ilişkiler departmanının, danışmanlık aldığı halkla ilişkiler ajansının olmaması da
dikkat çekicidir. Hatta birçok işletmenin sürekli çalıştığı reklam ajansı bulunmamakta,
sadece matbaa işleri için anlaşmalar yaptıkları gözlenmektedir. Bu da yönetici
sekreterlerinin çalıştıkları firmaların büyük ve orta ölçekli olmalarına rağmen halkla
ilişkiler planları üst düzey yöneticiler tarafından sezgisel yöntemler kullanılarak yapıldığını
göstermektedir. Burada ortaya çıkan halkla ilişkiler departmanı kurma ve nitelikli halkla
ilişkiler elemanı istihdam etmenin maliyeti ve getirisi de ayrı bir tartışma konusudur.
Mülakata katılan yönetici sekreterlerinin neredeyse tamamı yöneticilerinin kurumsal
iletişim, reklam ve promosyon gibi konulara duyarlı ve bilgili olduklarını, birçoğunun
halkla ilişkiler planlarının olduğunu ifade etmişlerdir. Ayrıca yönetici sekreterlerinin
134
birçoğu yöneticilerinin kendilerine halkla ilişkilerle ilgili konularda güvendiklerini
belirtmişlerdir.
Yönetici sekreterlerine söz konusu halkla ilişkiler görevleri için ek ücret alıp almadıkları
sorulduğunda ise her biri bu tür görevlerin hiçbiri için ek ücret almadıklarını ifade
etmişlerdir.
Yönetici sekreterlerinin hiçbirinin halkla ilişkiler görevini daha iyi yapmak için halkla
ilişkilerle ilgili herhangi bir hizmet içi eğitim almadığı da gözlenmiştir. Yönetici
sekreterleri, lisede ve/veya üniversitede büro yönetimi ve sekreterlik eğitimi aldıkları için
eğitimleri sırasında iletişim, halkla ilişkiler gibi dersler almışlardır. Ancak büyük ölçekli
işletmelerin halkla ilişkiler faaliyetleri için lise ve yüksekokulda alınan eğitim yeterli
değildir.
Mülakat yapılan yönetici sekreterlerinin çalıştıkları firmaların neredeyse tamamı müşteri
ilişkileri ve çalışanlarla iletişim amaçlı olarak web sitesi, İntranet, e-posta gibi elektronik
iletişim araçları kullanılmaktadır. Firmaların birçoğunda elektronik ticaret uygulamaları
olmamasına rağmen bu kadar teknoloji odaklı olan kuruluşların gelecekte elektronik ticaret
uygulamalarından daha yaygın olarak yararlanacaklardır. Araştırmaya katılan yönetici
sekreterlerinin
birçoğunun
yabancı
dilinin
olmasına
ve
iş
ortamında
bunu
kullanmadıklarını belirtmelerine rağmen elektronik ticaret ortamında iş görecek kuruluşlar
gittikçe yabancı dil ve bilgisayar bilgisi daha fazla olan yönetici sekreterlerini tercih
edilecektir.
Mülakat ve soru formlarından elde edilen verilerde yönetici sekreterleri kendilerini
tamamen bir halkla ilişkiler görevlisi olarak görmediklerini ifade etmişlerdir. Halkla
ilişkilerle ilgili birçok görevi üstlenen sekreterler ise kendilerini kısmen de olsa halkla
ilişkiler görevlisi olarak adlandırmakta çekimser davranmaktadır.
135
SONUÇ
Yönetici sekreterlerinin görev tanımları arasında halkla ilişkilerle ilgili görevlerin bir
kısmı bulunmaktadır. Ancak yöneticiler maliyetleri düşürmek adına halkla ilişkilerle ilgili
birçok görevi güvendikleri, sağ kolu durumunda bulunan yönetici sekreterlerine
yüklemektedir. Yönetici sekreterliği, oldukça yoğun bir iş temposuna sahip bir meslek
dalıdır. Yoğun iş temposunun yanında kurumsal iletişimle ilgili görevlerin yönetici
sekreterlerine yüklenmesi nedeniyle yönetici sekreterlerinin iş yükleri artmakta ancak bu
artan iş yükü onlara herhangi bir ekonomik getiri sağlamamaktadır. Özellikle başarıya
odaklı yönetici sekreterleri kendilerine verilen hemen her görevi yapma gayretinde
oldukları için birçok halkla ilişkiler görevini de başarıyla yerine getirmektedir.
İşletmelerin pazarlama, pazarlama iletişimi ve halkla ilişkiler alanlarında başarı
göstermeleri uzman kişilerden ve danışman şirketlerden yardım almalarıyla mümkün
olmaktadır. Kısa yoldan az maliyetle, uzmanlık olmadan ve plansız, rastgele şekilde
verimli kurumsal iletişim programları yürütmek günümüzün kaotik iletişim ortamında
imkansızdır. Bu nedenle halkla ilişkilerle ilgili tüm eylemlerin yürütüldüğü halkla ilişkiler
departmanları kurulmalı ve halkla ilişkiler eğitimi almış nitelikli görevliler istihdam
edilmelidir. Eğer işletmeler halkla ilişkiler departmanlarının maliyetinden kaçınıyorlarsa
halkla ilişkilerle ilgili görevleri yürütecek yönetici sekreterlerine pazarlama iletişimi,
reklam, stratejik kurumsal iletişimle birçok konuda belli aralıklarla eğitim vermeli ve
yönetici sekreterlerinin halkla ilişkilerle ilgili aldıkları fazladan görevler için ücret
ödemelidirler.
Kaynakça
136
ATAOL Alpay, TİMURCANDAY Ömür. (1983) Halkla İlişkiler Uzmanlarının Özellikleri ve
Eğilimleri Araştırması, Yeni İş Dünyası Dergisi.
CULTIP M. Scott, CENTER Allen H. Center, BROOM Glen M. (1994) Effective Public Relations, 7. Basım, Prentice Hall, USA.
GÖKSEL Ahmet Bülent, YURDAKUL Nilay Başok. (2002) Temel Halkla İlişkiler Bilgileri, Ege
Üniversitesi İletişim Fakültesi Yayınları, No: 15, İzmir.
GÖRAL, Gülbin. (1995)Büro Yöneticiliği ve Sekreterlik, İletişim Yayınları, İstanbul.
GÜRÜZ, Demet. (1993) Halkla İlişkiler Teknikleri, Ege Üniversitesi İletişim Fakültesi
Yayınları, No:1 İzmir.
ONAT, Ferah. (2007) Bilişim Teknolojilerinin Yaygınlaşması ile Değişen Örgüt Yapılarında
Halkla İlişkiler: Network Örgüt Yapılarına Yönelik Bir Çalışma, Yayınlanmamış Doktora
Tezi, Ege Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, İzmir.
PELTEKOĞLU, Filiz Balta. (1998) Halkla İlişkiler Nedir?, Beta Yayıncılık, İstanbul.
TENGİLİMOĞLU, Dilaver, ÖZTÜRK Yüksel. (2004) İşletmelerde Halkla İlişkiler, Seçkin
Kitabevi, Ankara.
TUTAR, Hasan. (2007) Yönetici Sekreterliği, Seçkin Kitabevi, Ankara.
http://en.wikipedia.org/wiki/Social_media
wordnet.princeton.edu/perl/webwn
www.rebol.com/changing.html
137
KAMU SEKTÖRÜNDE ÇALIŞAN YÖNETİCİ ASİSTANLARI VE
SEKRETERLERİN İLETİŞİM BECERİLERİNİ ÖLÇMEYE YÖNELİK AMPRİK
BİR ÇALIŞMA
Prof. Dr. Dilaver TENGİLİMOĞLU
Yrd. Doç. Dr. Demet ÜNALAN
(Erciyes Üniversitesi)
Arş. Gör. Fatma AKDEMİR MANSUR
ÖZET
İşletmelerde görev alan yönetici asistanları ve sekreterler örgüt içi ve örgütün çevre ile
iletişiminde önemli bir yere sahiptir. Bu nedenle sekreterlerin iletişim becerilerine sahip
olması işletmelerin verimli ve etkin çalışmasını sağlaması yanında iletişim eksikliği nedeni ile
oluşacak çatışmaları ve aksaklıkları da ortadan kaldıracaktır. Kamu sektöründe çalışan
yönetici asistanları ve sekreterlerin iletişim becerilerini ölçmek amacıyla yapılan bu çalışmada
Ankara’da iki kamu kuruluşu (Maliye Bakanlığı ve Adalet Bakanlığı) ve Kayseri’de Erciyes
Üniversitesi Tıp Fakültesi Hastanelerinde (üç hastane) görev yapan 228 çalışana anket
uygulanmıştır. Araştırma sonucunda yönetici asistanları ve sekreterlerinin geribesleme,
kendini ifade etme ve dinleme becerilerinin büyük ölçüde yeterli olduğu tespit edilmiştir.
Ayrıca uygulanan Independent Sample t testi sonucunda iletişim becerileri açısından Ankara
ve Kayseri’de görev yapan yönetici asistanları ve sekreterler arasında istatistiksel açıdan
önemli bir fark olmadığı görülmüştür (p<0,05).
Anahtar Kelimeler: Yönetici Asistanı, Sekreter, İletişim, İletişim Becerisi.
ABSRACT
Manager assistants and secretaries have a great importance in the relations of
organizational communication with external and internal environments of companies.
Therefore, developing skills of secretaries will solve problems caused by deficiency of
communication and provide a great benefit in increasing productivity.
This study has been planned to determine the communication skills of manager
assistants and secretaries in public sector. A questionnaire has been applied to 228 employers
138
working in ministry of finance, ministry of justice and hospitals of Erciyes University (3
hospitals). This questionnaire has been consisted of questions prepared into order to measure
the communication skills of respondents. The first section includes questions about
demographic properties; in the second part question about communication skills are
presented.
According to the results the feedback, self-expression and listening abilities of
manager assistants and secretaries are sufficantly qualified.
Key Words: Manager assistants, Secretary, Communication, Communication Abilities.
GİRİŞ
İşletmelerin amaçlarını gerçekleştirebilmesi, rekabet edebilmesi ve yaşamını devam
ettirebilmesi örgütsel iletişimin etkinliğine bağlıdır. Bir örgütte işlerin daha iyi yapılabilmesi
ve sorunların daha hızlı çözülebilmesi için sağlıklı bir iletişime ihtiyaç vardır. Örgütlerde
yönetim süreci iletişim ile başlayan bir süreçtir. Bu nedenle kurumların gerek örgütsel iletişim
sistemlerini gerekse çalışanların iletişim bilgi ve becerilerini geliştirmeleri gerekir.
Örgütsel iletişim, örgütte, gündelik faaliyetlerin yürütülmesine sağlamak ve örgütsel
amaçları gerçekleştirmek amacıyla, örgütün unsurları arasında (iç çevre) ve örgütle dış çevresi
arasında, bilgi ve düşünce alış verişi olarak tanımlanabilir. Tesadüflerin dışında, örgütlerde
hiçbir iş, beşinci fonksiyon olmaksızın yapılamaz; bu fonksiyon iletişimdir.
Örgütlerin dışa açılan penceresi olan yönetici asistanları ve sekreterleri örgütlerin
iletişim faaliyetlerini ilk ve en önce gerçekleştiren kişileridir. Kuruma gelenlerin ilk olarak
görüştükleri kişiler yönetici asistanları ve sekreterlerdir. Bu görevi üstlenmiş kişilerin
davranışları ve iletişim becerileri kurum hakkındaki ilk imajı oluşturmakta ve kurumla ilgili
tüm değerlendirmeler bu ilk anda oluşan imaj üzerine inşa edilmektedir. Ayrıca bu kurum ve
kuruluşların kaliteli ve etkin bir hizmet sunması için birimler arasındaki iletişiminde etkili
olması gerekmektedir. Birimler ve personel arasındaki iletişimi sağlayan kişi yine yönetici
asistanları ve sekreterlerdir.
Çalışmada Maliye Bakanlığı, Adalet Bakanlığı ve Erciyes Üniversitesi Tıp Fakültesi
Hastanelerinde çalışan 228 yönetici asistanı ve sekreterlerin iletişim becerileri ölçülmeye
çalışılmıştır.
1. İLETİŞİM TANIMI ve SÜRECİ
İletişim, insan hayatının en vazgeçilmez unsurudur. İletişim anlamak, dinlemek ve
söylemek eylemleri ile gerçekleşir. İletişim bilgilerin, duyguların düşüncelerin çeşitli kanallar
aracılığıyla başkalarını aktarılmasıdır.
Başka bir ifade ile iletişim, çeşitli amaçlara ulaşılmak için sözcüklerin ve diğer
simgelerin kullanılmasıdır. Belirli yüz ifadeleri, vücut hareketleri ve fiziksel görünüm diğer
simgelerden birkaçıdır. İnsanların yaptığı yapmadığı her şey başkalarına bir şeyler söyler.
Mesajların birçoğu kasıtlıdır. Yöneticinin asistanına direktifler vermesi, toplantıya giderken
en iyi elbiseyi giymek kasıtlı mesajlardandır. Güç bir durumla karşılaşıldığında kekelemek
139
gibi kasıtsız mesajlar da vardır. Bu davranışlar bir anlam türetmek amacıyla yapılmaz
(Tengilimoğlu, 2004:73).
En geniş anlamda iletişim, “bilgi paylaşım faaliyeti” olarak ifade edilebilir (Andersen,
1972:5). Başka bir tanıma göre ise iletişim, fikir ve düşüncelerin karşılıklı değiş-tokuş
edildiği, dil ve vücut hareketleri gibi semboller yardımıyla insanlar arasında anlamların
aktarıldığı bir süreçtir (Himstreet, Batty: 1969:3).
İletişim ile ilgili tanımlar daha da çoğaltılabilir. Ancak tanımlar içerik olarak
incelendiğinde iletişim, duygu ve düşüncelerin karşılıklı paylaşıldığı süreç olarak
tanımlanmaktadır. Bu sürecin etkin olabilmesi için öncelikle duygu ve düşüncelerin
paylaşılması, bu paylaşımın gerçekleşebilmesi için, kişilerin karşılıklı olarak duyguları
anlaması, duyguların ifade edilebilmesi, kişinin beden dilini iyi kullanabilmesi, etkin
dinlemesi ve karşısındakinin beden dilini iyi yorumlayabilmesi gerekmektedir.
1.1. İletişim Süreci ve Öğeleri
İletişim gönderici tarafından başlatılan istenilen anlamı alıcıya ileten ve onun yanıt
niteliğinde bir davranıştı bulunmasına yol açan herhangi bir davranıştır. Tanımdan da
anlaşılacağı üzere iletişim bir süreçten oluşur ve öğeleri bulunmaktadır (Tengilimoğlu,
2004:75).
a)
b)
c)
d)
e)
f)
İletişim sürecinin öğeleri:
Gönderici
Mesaj
Kanal
Alıcı
Algılama
Geribesleme
1.1.1. Gönderici (Kaynak)
İletişim sürecinin işleyişi gönderici ile başlar. Gönderici iletişimi başlatan ve iletiyi
gönderen kişidir. İletişim sürecinde kaynağın görevi, bir duygu ve düşünceyi alıcıya doğru
aktarabilmek için kendi zihnindeki duygu ve düşünceleri alıcıda istediği yönde bir mana
oluşturmak için iletişim sembol ve becerilerini kullanmaktır (Huseman ve diğerleri, 1988:38).
Her iletişim faaliyetinde göndericinin kimliği dikkate alınır ve göndericinin kimliği,
göndericiye duyulan saygı; mesajın kabulü veya reddine, mesajın yorumuna ve alıcının
mesaja uygun davranıp davranmamasına etki eder.
1.1.2. Mesaj
Mesaj göndericinin iletmek istediği duygu ve düşüncelerinin sözel veya sözel olmayan
sembollerle ifade edilmesi ile meydana gelen bir kavramdır. Mesaj, kaynağın aktarmak üzere
kodladığı anlamdır. Kaynağın duyguları, düşünceleri, becerileri, bilgileridir.
Mesaj gönderilirken, mesajın yapısı, alıcının mesajı anlaması ve beklenen davranışı
gösterebilmesi açısından önem taşımaktadır. Bu nedenle iyi organize edilmiş mesajlar anlatım
140
ve akılda kalma açısından daha olumlu sonuçlar doğururlar. Eğer bir mesaj birden fazla
içeriğe sahipse, en önemli ve en etkili hususlar mesajın başına ve sonuna, en zayıf hususlar ise
ortasına yerleştirilmelidir.
Alıcının mesajı tam olarak alıp anlayabilmesi için öncelikle mesajın içeriğini tam
olarak bilmesi gerekir. Anlatılmak istenin konu ile anlatılan konu arasında anlam bütünlüğü
olması gerekir. Mesaj bir problem ve onun çözümünü içeriyorsa, önce problem tanıtılmalı
ardından çözümü aktarılmalıdır.
Mesajda alıcının hem hoşuna gidecek hem de hoşuna gitmeyecek hususlar varsa, önce
mesaja karşı olumlu bir tutum geliştirecek olanları ifade etmekte yarar vardır. Alıcının değer
yargılarına, inançlarına, isteklerine uygun olmayan mesajlara olumlu tepki verilmez.
1.1.3. Kanal
Mesajı iletmekte kullanılan ortam (araç, gereç, personel, organizasyon), yöntem ve
teknikler olarak kabul edilir. Kanal; işitme, görme, dokunma, koklama ve tat almayla ilgili
duyu organlarını uyarabilecek ve belli fiziksel özellikleri olan araçlardır. Yöneticiler iletişim
faaliyetlerini yazılı kanallar kullanarak gerçekleştirerek yazılı kanalların daha etkili olduğu
görüşünü savunmuşlardır. Ancak çalışanların mektup, memo ve raporlara boğulması,
verilmek istenen mesajın gözden kaçmasına, dikkatsizliğe ve önemsenmemesine neden
olmaktadır.
1.1.4. Alıcı
Alıcı, mesajın yöneltildiği, belli bir davranış değişikliği yaratmanın amaçlandığı, gelen
mesajı, kişisel özellikleri, deneyimi, geçmişi, eğitimi, içinde bulunduğu koşullar, ortamdaki
gürültü ve algı süzgecinden geçirerek yorumlayan kişi ya da kişilerdir.
Etkin iletişim; alıcı (hedef) tarafından kodun alındığı, kodun çözüldüğü ve mesaja
kaynağın verdiği anlamın verildiği ve kaynağın istediği davranışın, hedef tarafından yerine
getirildiği zaman ortaya çıkar.
1.1.5. Algılama
Algı, insanın çevresindeki uyaranların ya da olayların ayrımında olması ve onları
yorumlaması sürecidir. Algılamada çevreden gelen uyarıcılar anlamlı bir şekilde
kavranmakta, zihin süzgecinden geçirilmekte ve yorumlanmaktadır.
İnsanlar dış dünyadan gelen bilgilerin bazılarını ya anlayamaz ya da anlamak istemez.
Başkaları tarafından gönderilen mesajın olduğu gibi alınması, o şekilde kabul edilmesi
iletişimde istenen bir durumdur. Algısal değişimler hem sözel hem de diğer iletişim
modellerinde görülen bir durumdur. Algılama algılayan kişinin özelliklerine bağlı olarak
değişmektedir (Nazik ve Beyazıt,2003:118).
İletişimde hem kişinin referans çerçevesi, hem de iletilerin hedefin alıcı kanallarına
uygun olup olmaması algılamanın hedefini oluşturur. Aynı ortamda bulunan iki kişiden
birinin duvarda asılı olan bir resmin farkına varması, diğerinin varmaması referans
çerçevelerindeki ayrımdan kaynaklanır. Algıdaki bu fark dikkat ile ilgilidir (Zıllıoğlu,
1994:37).
141
1.1.6. Geribildirim
Geribildirim, mesajı alanın mesajı gönderen kişi ya da kişileri sözel ya da sözel
olmayan cevabıdır. Geribildirim bir dizi kelime olabileceği gibi kalkan bir kaş, kızgın bir yüz
ifadesi, bir gülümseme, sessizlik şeklinde de olabilir. Çalışanlar iletişim faaliyetlerinde
üstlerinin çalışma arkadaşlarının ya da astlarının yeterli geribildirim aldıklarından emin
olmalıdırlar. Kaynak, alıcının geribesleme vermede istekli ve rahat davranabileceği bir ortam
yaratmalıdır.
2. İLETİŞİMİN SINIFLANDIRILMASI
İletişimi pek çok açıdan sınıflandırmak mümkündür. Zıllıoğlu ve Yüksek (1998:5)
iletişimi şu şekilde sınıflandırmıştır:
-
-
-
Bir toplumsal ilişkiler sistemi olarak,
a- Kişişel iletişim
b- Örgütsel iletişim
c- Toplumsal iletişim
d- Grup iletişimi
Grup ilişkilerinin yapısına göre,
a- Biçimsel (formal) iletişim
b- Biçimsel olmayan (informal) iletişim
Kullanılan kodlara göre,
a- Sözlü iletişim
b- Sözsüz iletişim
c- Yazılı iletişim
Kullanılan kanallara ve araçlara göre,
a- Görsel iletişim
b- İşitsel iletişim
c- Görsel-işitsel iletişim
d- Dokunma ile iletişim
e- Telekomünikasyon
Toplumsal ilişkiler sistemi olarak sınıflandırıldığında iletişim kişisel iletişim, örgütsel
iletişim, toplumsal iletişim ve grup iletişimi olarak gruplandırılmaktadır.
a. Kişisel İletişim
Günlük yaşamda en fazla kullanılan iletişim türüdür. Ailede, okulda, iş yerinde
insanlar diğer insanlarla kişisel iletişimde bulunurlar. Kişisel iletişim yüz yüze olabileceği
gibi, iletişim araçları ile de gerçekleşir.
Gerçekleştirilen iletişimin kişiler arası iletişim sayılabilmesi için üç unsuru taşıması
gerekir (Dökmen, 1999:23):
1- Kişilerarası iletişime katılanlar belli bir yakınlık içinde yüz yüze ilişki halinde
olmalıdır.
142
2- Katılımcılar arasında tek yönlü değil, karşılıklı mesaj alışverişi dolayısıyla çift
yönlü iletişim olmalıdır.
3- Söz konusu mesajlar, sözlü ve sözsüz nitelikte olmalıdır.
b. Toplumsal İletişim
Ortak dil ve kültür birikimine sahip olan toplum üyelerinin kitle iletişim araçları ile
sağladıkları iletişime toplumsal iletişim denir.
c. Örgütsel İletişim
Örgütsel İletişim birden fazla insanın bir amaç etrafında toplanmasını sağlayan ve bir
araya gelen insanların güç birliği yaparak örgüt amaçları yönünde etkili olarak çalışabilmeleri
için, aralarında olması gereken işbirliğini ve çevresiyle uyumlarını sağlamada önemli bir rolü
olan; biçimsel ve biçimsel olmayan yapılardaki anlam yükü taşıyan her türlü insan
etkinliğinin paylaşılmasıdır (Karakoç, 1990:183).
d. Grup İletişimi
Kişilerin bir grup olarak hareket edebildikleri durumda grup içi ve/veya gruplar arası
iletişimden söz edilebilir. Dolayısıyla kişilerarası iletişimde bulundukları kabul edilen
kişilerin sayısı arttıkça ortaya çıkan iletişim türü artık giderek daha çok grup iletişimine
dönüşmektedir. Grup iletişiminde iletişim, “bir grup olarak hareket etme özelliği kazanmış
kişiler” arasında gerçekleşmektedir.
3. İLETİŞİM BECERİLERİ
İnsanlarası iletişim; kişilerin birbirlerine bilinçli veya bilinçsiz olarak iletmek
istedikleri duygu ve düşüncelerini aktardıkları bir süreçtir. Başarılı bir iletişimin temel
koşulları şunlardır (www.geocities.com):
- Karşıdaki kişilere saygı duymak; onların varlığını kabul etmek, önemli ve değerli
olduklarını hissettirmek, olduğu gibi benimsemek anlamını taşır.
- Gerçekçi ve doğal davranmak; abartıdan uzak, olduğu gibi davranmaktır.
- İletişimin belki de en önemli ögesi empatidir. Empati kavramı, dış dünyayı
karşıdakinin penceresinden görmeye çalışmak olarak tanımlanabilir. Kurulan bu
duygu ortaklığı, iletişimin gücünü arttırır ve karşılıklı anlaşılma mesajlarının
aktarılmasına olanak sağlar.
İletişim becerileri: dinleme, kendini ifade etme, geri bildirim becerisi olarak
özetlenebilir.
3.1. Dinleme Becerisi
İyi bir dinleyici, iletişim kurduğu kişinin yalnız söylediklerini değil, yüzü, eli, kolları
ve bedeniyle yaptıklarını da "duyar"; çünkü yüz ifadeleri, el ve kol hareketleri, bedenin duruş
tarzı, ses tonu gibi sözsüz mesajlar da iletişimin bir parçasıdır. Hatta bazen tek başına
iletişimdir.
Etkili dinleme sadece söylenilenleri duymak değil, aynı zamanda bu söylenenleri
önemli bulmak, kavramak ve değerlendirmektir. Ayrıca etkin dinleme aktif bir süreçtir.
143
Etkili dinleme, uygun bir ortamda, dinlenmiş, duru, açık bir zihinle, önyargısız ve
öğrenici bir tutumla, konuşmacının verdiği mesajın ruhunu kavramaya yoğunlaşarak
duyduklarını sürekli sorgulama ve değerlendirme, sindirme sonucunda, mesajı doğru
algılayarak zihinde gerektiğinde kullanmak üzere yerleştirilmesi veya gereğinin
yapılmasıdır(Kırmızı,2003:73-74).
Etkin dinleyicide bulunması gereken özellikler (www.egeweb.ege.edu.tr):
-
Söylenenlere ilgi gösterir.
Gerçek sorunun ne olduğunu duyana kadar yargıda bulunmaz.
Konuştuğu kişi ile göz teması kurar.
Söylenenleri anlayıp anlamadığını kontrol eder.
Sırasını bekler, anladığını düşündüğünün hemen üstüne atılmaz.
Aşağıda sıralanan yanlış dinleme eylemlerinde bulunmaz.
Yanlış dinleme türleri:
-
Görünüşte dinleme,
Seçerek dinleme,
Saplantılı dinleme,
Savunucu dinleme,
Tuzak kurucu dinlemedir.
Yüzeysel dinleme,
3.2. Kendini İfade Etme Becerisi
İletişimin amacı kendini, kendi bildiklerini/düşündüklerini veya kendi hissettiklerini
anlatmak olduğunda mesajın hazırlanması ve iletilmesi farklı bir özellik kazanır. Kişinin
kendini değerlendirmesi ve kendini karşısındakine doğru anlatmak için özel bir çaba
göstermesi gerekir.
Kendini ifade etme sürecinde, dinleyicinin kim olduğuna ve özelliklerine göre, kişinin
doğru benliğini seçmesi/belirlemesi oldukça önemlidir. Bunun için dinleyici ile geçmiş
yaşantılar, dinleyiciye ilişkin tutumlar ve dinleyicinin kimliğine (benliğine) ilişkin bilgilere
ulaşılması yararlı olur.
Kendine ilişkin olarak ifade edilecek duygu ve düşüncelerden emin olmak gerekir.
Kendi davranışlarını ve duygularını gözlemek veya fikirleri sorgulamak yöntemlerine
başvurulabilir.
Bir anlatım planı belirlenmelidir. Anlatılmak istenen ve istenmeyen konu başlıkları
belirlenmeli, anlatılmak istenenler bir anlatım planı içinde düzenlenmelidir. Konunun
sınırlarının doğru çizilmesi dinleyicinin anlamasını kolaylaştıracaktır.
144
3.3. Geribildirim Becerisi
Etkin bir iletişim, pozitif geri-bildirim sayesinde kurulabilir. Pozitif bir geri bildirim,
iletişim sürecinde şu anlama gelir (Tutar ve Yılmaz,2003:32):
- Mesaj alınmıştır,
- Mesaj algılanmıştır,
- Mesaj doğru bir biçimde yorumlanmıştır,
- Alıcı, gelecek adım (geri bildirim) için hazırdır.
Geribildirimde bulunurken, yapılacak geribildirimin karşıdakine yararlı olup
olmayacağı konusunda karar verilmelidir. Geribildirimde bulunurken kaynağın geribildirim
istediğinden emin olunduktan sonra verilecek cevabın kaynağın algılayabileceği bir yapıda
sunulmasına dikkat edilmelidir. Geribildirim için uygun zaman belirlenmeli ve alıcı kendi
duygularını da katmalıdır. Geribildirim olumlu veya olumsuz olabilmektedir, olumlu
geribildirim kaynağın duymak istediği teyit mesajını içermektedir. Olumsuz geribildirimde
bulunurken kaynağı incitmeyecek, kişiliğini zedelemeyecek kelimeler kullanmaya dikkat
edilmelidir.
4. KAMU SEKTÖRÜNDE ÇALIŞAN YÖNETİCİ ASİSTANLARI, SEKRETERLER
VE BÜRO ÇALIŞANLARININ İLETİŞİM BECERİLERİNİ ÖLÇMEYE YÖNELİK
AMPRİK BİR ÇALIŞMA
Bu araştırmada kamu sektöründe çalışan yönetici asistanları, sekreter ve büro
çalışanlarının iletişim becerilerini ölçmek amaçlanmaktadır.
Araştırma sonuçları, yönetici asistanları, sekreter ve büro çalışanlarının iletişim
becerileri düzeyini belirlemek yanında çalışanların geribesleme, kendini ifade etme ve
dinleme becerilerinin ve bu becerileri geliştirebilmek adına atılabilecek adımların belirlenmesi
açısından yol gösterici olacağından önemlidir.
4.2. Araştırmanın Evreni ve Örneklemi
Araştırmanın evrenini Maliye Bakanlığı, Adalet Bakanlığı ve Kayseri Erciyes
Üniversitesi Tıp Fakültesi Hastanelerinde çalışan, yönetici asistanı, sekreter ve bürolarda
görev yapan personel oluşturmaktadır.
Araştırmanın evrenini oluşturan yönetici asistanları, sekreterler ve büro çalışanlarının
sayısının fazla olması, zaman ve kaynak yetersizliği nedeni ile basit tesadüfî örneklem
yöntemi ile seçilen 288 çalışana anket uygulanmıştır.
4.3. Araştırmanın Metodu
Araştırma tanımlayıcı bir araştırma niteliğinde olup, araştırmada veri toplama yöntemi
olarak anket tekniği kullanılmıştır.
145
Anket sonuçları SPSS 11.0 istatistik programı kullanılarak analiz edilmiştir. Anket
uygulaması ile elde edilen veriler frekans, yüzde ve aritmetik ortalama ile açıklanarak
yorumlanmıştır.
4.4. Araştırmanın Hipotezleri
Kamu sektöründe görev yapan yönetici asistanları, sekreterler ve büro çalışanlarının
iletişim becerilerinin ölçülmesi amacıyla aşağıdaki hipotezler oluşturulmuştur.
H11 : Yönetici asistanları, sekreter ve büro çalışanlarının daha önce halkla ilişkiler ve
iletişim eğitimi alma durumu ile iletişim becerileri arasında ilişki vardır.
H12: Ankara’da görev yapan yönetici asistanları, sekreter ve büro çalışanları ile Kayseri’de
görev yapan yönetici asistanları, sekreter ve büro çalışanlarının iletişim becerileri arasında
fark vardır.
Araştırmaya katılan yönetici asistanları, sekreter ve büro çalışanlarının kişisel
özellikleri Tablo 1’de verilmiştir.
146
Tablo 1: Katılımcıların Kişisel Özellikleri
CİNSİYET
n
Kadın
Erkek
%
202
26
88,6
11,4
0
2
42
115
63
6
0
0
,9
18,4
50,4
27,6
2,6
0
1
53
38
34
58
33
11
0,4
23,2
16,7
14,9
25,4
14,5
4,8
132
96
57,9
42,1
146
4
38
20
20
64,0
1,8
16,6
8,8
8,8
89
18
39
63
19
39,0
7,9
17,1
27,6
8,3
EĞİTİM
İlkokul
Ortaokul
Lise
Ön lisans
Lisans
Yüksek lisans
Doktora
YAŞ
19 ve altı
20-25
26-30
31-35
36-40
41-45
45 ve üzeri
MEDENİ DURUM
Evli
Bekar
KURUMDAKİ
UNVAN
Sekreter
Yönetici asistanı
Memur
Bilgisayar işletmeni
Diğer
HİZMET YILI
1-5
6-10
11-15
16-20
21 ve üzeri
147
Tablo 1’den de görülebileceği gibi araştırmaya katılan yönetici asistanları ve
sekreterlerin % 88.6’sı kadın, %11.4’ü erkek, %57.9’u evli, %42.1’i ise bekardır.
Çalışanların büyük bir çoğunluğunu üniversite mezunları oluşturmaktadır (%50.4’ü
önlisans, % 27.6’sı lisans). Yüksek lisans yapanların sayısı ise %2.6’dır. Araştırmaya
katılanların çoğunluğunu (%54.8’ini 30-45 yaş arası)
orta yaş grubu çalışanlar
oluşturmaktadır. Araştırmaya katılan çalışanların %64’ü sekreter, %1.8’i yönetici asistanı,
%34,2’si ise memur, bilgisayar işletmeni ve diğer ünvanlarla görev yapmaktadırlar. Hizmet
yılına bakıldığında ise 1-5 yıl arası hizmet verenler %39 oranla ilk sırada yer alırken, 16-20
yıl arası hizmet verenler %27.6 ile ikinci sırada yer almaktadır. 21 yıl ve üzeri hizmet
verenlerin oranı ise %8.3’tür.
Çalışanların iletişim becerisi (geribesleme, kendini ifade etme ve dinleme) anketinde
yer alan ifadelere vermiş oldukları cevaplara ait frekanslar Tablo 2 ve Tablo 3’te verilmiştir.
İfadeler kendi aralarında olumlu ve olumsuz olmak üzere iki gruba ayrılmıştır ve Tablo 2’de
verilen ifadeler olumlu ifadeler olduğundan Hiç Katılmıyorum(1), Önemli Ölçüde
Katılmıyorum (2), Kararsızım (3), Önemli Ölçüde Katılıyorum(4), Tamamen Katılıyorum(5),
cevap vermeyenler ise (0) olarak ölçeklendirilmiştir.
Tablo 3’te ise verilen ifadeler beceriler bakımından olumsuzluk arz etmektedir. Bu
bakımdan Hiç Katılmıyorum (5), Önemli Ölçüde Katılmıyorum (4), Kararsızım (3), Önemli
Ölçüde Katılıyorum (2), Tamamen Katılıyorum (1), cevap vermeyenler (0) olarak
ölçeklendirilmiştir.
148
23
10,1
126
55,3
1,3
7
1,8
63
28
12,3
34
14,9
17
8,3
12
42
18,4
5,3
26
22
9,6
7
3,1
6,6
3
%
43
18,9
5
2,2
27,6
151
66,2
0
0
68
29,8
67
29,4
2
0,9
5,3
72
31,6
102
44,7
6
2,6
16
7,0
60
26,3
65
28,5
1 0,4
11,4
25
11,0
82
36,0
77
33,8
6
2,6
13
5,7
17
7,5
86
37,7
89
39
1
0,4
13
5,7
12
5,3
69
30,3
127
55,7
0
0
Kararsızım
(3)
15
%
NI (0)
%
%
Tamamen
katılıyorum
(5)
Önemli ölçüde
katılıyorum
(4)
%
Hiç
katılmıyorum
(1)
1-Birisine cevap
verirken, spesifik
ayrıntılar ve örnekler
kullanmaya çalışırım
2-Karşımdaki kişi
eğer beni anlamaz
gibi görünüyorsa
daha yavaş ve daha
açık konuşmaya
çalışırım
3-Birisiyle
konuşurken
meydana gelen
sessizlik anlarında
kendimi sıkıntılı
hissetmem
4-Birisine, benim ne
düşündüğümü
öğrenmek istediğine
emin olduktan sonra
fikirlerimi söylerim
5-Karşımdaki
konuşurken “güzel”
“devam et” vb.
şeyler söylemekten
kaçınırım
6-Bir konu ile ilgili
olarak fikirlerimi
belirtirken daha çok
benim fikrimi
karşıdaki kişinin
nasıl
kullanabileceğine
dikkat ederim
7-Sadece o konunun
uzmanları ile
konuşurken teknik
bir dil kullanmayı
tercih ederim
8-Birisini dinlerken,
değerlendirmeci ve
yargılayıcı
olmamaya çalışırım
Önemli ölçüde
katılmıyorum
(2)
Tablo 2. İletişim Becerisi İle İlgili İfadelere Katılım Durumu
%
16
7,0
3,1
4
29
12,7
7,5
19
44
19,3
12
Tablo 2’den de görüleceği üzere katılımcıların büyük ölçüde verilen ifadelere katıldığı
görülmektedir. Araştırmaya katılan çalışanların %55.3’ü “Birisine cevap verirken, spesifik
ayrıntılar ve örnekler kullanmaya çalışırım” ifadesine Önemli ölçüde katılıyorum, % 66.2’si
149
“Karşımdaki kişi eğer beni anlamaz gibi görünüyorsa daha yavaş ve daha açık konuşmaya
çalışırım” ifadesine Tamamen katılıyorum yatını vermiştir.
NI (0)
131
57,5
1
0,4
30,3
91
39,9
0
0
66
26,8
70
30,7
2
0,9
11,8
39
17,1
20
8,8
3
1,3
12
5,3
26
11,4
145
63,6
4
1,8
35,1
38
16,7
41
18,0
28
12,3
3
1,3
15
6,6
15
6,6
46
20,2
143
62,7
3
1,3
Önemli ölçüde
katılmıyorum
(4)
%
Önemli ölçüde
katılıyorum
(2)
%
%
%
35
15,4
35
15,4
9,6
30
7,0
69
17
7,5
23
10,1
56
36,4
27
18
7,9
16,7
80
2,6
%
7
3,1
22
Kararsızım
(3)
Tamamen
katılıyorum
(1)
9-Genelde başkalarını
rahatsız edebilecek sözsüz
(mimik, vücut hareketi
vb.) ipuçlarından
kaçınmak için kendime
hakim olamam
10-Başkalarından daha
fazla konuşmaya meylim
vardır
11-Bazen bazı sözlerin
birden çok anlamlı
olduğunu unutuveriyorum
12-Bir konuda cevap ya da
karşılık verirken, sadece
gerçekleri ön planda
tutarım ve duygularımı
işin içine katmam
13-Dinleme ve duyma
aynı anlama gelir
14-Düşüncelerimi
açıklamayı geciktirmeye
çalışırım ki konu üzerinde
düşünmek için daha fazla
zaman bulabileyim
15-Argo ve yöresel
değişik kelimeleri
kullanmak hoşuma gider
16-Vücut dili
konuşmacılar için
önemlidir, dinleyiciler için
değil
17-Birisinin hatasını
gördüğümde bunu o
kişinin de bilmesini
sağlarım
18-Fikirlerimi genel ve
geniş kapsamlı olarak
ifade etmeye çalışırım
Hiç katılmıyorum
(5)
Tablo 3. İletişim Becerisi İle İlgili Olumsuz İfadeler
%
19
8,3
13,2
16
55
24,1
24,6
83
23
10,1
38
6
17
7,5
28
12,3
9
3,9
43
18,9
130
57
1
0,4
56
24,6
87
38,2
38
16,7
33
14,5
13
5,7
1
0,4
95
41,7
87
38,2
11
4,8
24
10,5
11
4,8
0
0
Tablo 3’den de görüleceği üzere olumsuz ifadelere araştırmaya katılan yönetici
asistanı, sekreter ve büro çalışanlarının katılım oranlarının ifadelere göre değiştiği
görülmektedir. Nitekim, “Genelde başkalarını rahatsız edebilecek sözsüz (mimik, vücut
hareketi vb.) ipuçlarından kaçınmak için kendime hakim olamam” ifadesine %57,5’i,
“Başkalarından daha fazla konuşmaya meylim vardır” ifadesine %39,9’u hiç katılmıyorum
150
yanıtını vermiştir.
“Bazen bazı sözlerin birden çok anlamlı olduğunu unutuveriyorum”
ifadesine ise %24,1’i önemli ölçüde katılıyorum derken, %30,7’si hiç katılmıyorum demiştir.
“Bir konuda cevap ya da karşılık verirken, sadece gerçekleri ön planda tutarım ve duygularımı
işin içine katmam” ifadesine katılımcıların %36,4’ü önemli ölçüde katılıyorum derken,
%24,6’sı tamamen katılıyorum yanıtını vermiştir. “Dinleme ve duyma aynı anlama gelir”e ise
%63,6’sı hiç katılmıyorum demiştir.
Araştırmada üç beceriye ilişkin sorular karışık olarak verilmiş olup bu sorular daha
sonra değerlendirme aşamasında gruplandırılmış ve her üç beceri 30 puan üzerinden
değerlendirilmiştir. Genel iletişim becerisine ilişkin değerlendirme toplam 90 puan üzerinden
yapılmıştır.
Çalışmada elde edilen iletişim becerisi, geribesleme, dinleme ve kendini ifade etme
becerisine yönelik olarak hazırlanan ölçeğe ilişkin tablolar aşağıda sunulmaktadır.
Ölçekte verilen ifadelerden (1,4,6,12,14,17) nolu ifadeler geribesleme becerisini,
(3,5,8,10,13,16) nolu ifadeler dinleme becerisini, (2,9,7,11,15,18) nolu ifadeler ise kendini
ifade etme becerisini ölçmeye yöneliktir.
1. Geribesleme
Becerisi
YÜKSEK+_____+_____+_____+_____+_____+____+ DÜŞÜK
2. Dinleme
Becerisi
YÜKSEK+_____+_____+_____+_____+_____+____+ DÜŞÜK
3. Kendini İfade
Edebilme Becerisi
YÜKSEK +_____+_____+_____+_____+_____+____+ DÜŞÜK
30
25
20
15
10
5
0
4. Genel İletişim Becerisi
YÜKSEK _+_____+_____+_____+_____+____+_____+_____+_____+_____ DÜŞÜK
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
Tablo 4. Katılımcıların Geribesleme Becerilerine İlişkin Aldıkları Puanların Yüzdesel Dağılımı
n
0-4
5-9
10-14
15-19
20-24
25-30
(%)
0
1
17
114
87
9
0
0,3
7,5
50,0
38,2
4,0
Geribesleme becerisi skoru açısından bakıldığında ortalama değer 18,8 (min=8
max=27) dir. Çalışmaya katılanların %50’si 15-19 arası, %38.2’si ise 20-24 arası skora
sahiptir. Tabloya göre yönetici asistanları ve sekreterlerin geribesleme becerisi bakımından
ortalamanın üzerinde bir dereceye sahip olduğu görülmektedir.
151
Tablo 5. Katılımcıların Dinleme Becerisine İlişkin Aldıkları Puanların Yüzdesel Dağılımı
n
0-4
5-9
10-14
15-19
20-24
25-30
(%)
0
0
3
29
122
74
0
0
1,3
12,7
53,5
32,5
Dinleme becerisi skoru açısından bakıldığında katılımcıların ortalama puanlarının
22,91, min=14 max=30 olduğu görülmektedir. Yönetici asistanları, sekreterler ve büro
çalışanlarının %53.5’i 20-24, %32.5’i ise 25-30 arası skorla dinleme becerisi bakımından
yüksek dereceye sahip olduğu görülmektedir.
Tablo 6. Katılımcıların Kendini İfade Etme Becerilerine İlişkin Aldıkları Puanların Yüzdesel
Dağılımı
n
0-4
5-9
10-14
15-19
20-24
25-30
(%)
0
0
6
40
118
64
0
0
2,5
17,5
52
28
Kendini ifade etme becerisi skoru açısından katılımcıların aldığı puanlara baktığımızda
puan ortalamasının 22,26, min=12 max=29 olduğu görülmektedir. Bu ise yüksek kendini
ifade etme becerisine sahip olduklarını göstermektedir.
Tablo 7. Genel İletişim Becerisi
n
0-9
10-19
20-29
30-39
40-49
50-59
60-69
70-79
80-90
(%)
0
0
0
27
133
68
0
0
0
0
0
0
12
58
30
0
0
0
152
Toplam iletişim skoru açısından bakıldığında ortalama değeri 46,63, min=34
max=58’dir. Ankete katılan çalışanların geribesleme, kendini ifade etme ve dinleme
becerilerine ait skorları tekrar değerlendirilmek suretiyle toplam iletişim becerisi ölçülmüştür.
Sonuca göre yönetici asistanları, sekreter ve büro çalışanlarının %58’i 40-49 , %30’u ise 5059 arası skora sahiptir. Toplam iletişim becerisi açısından yönetici asistanları ve sekreterlerin
ortalamanın üzerinde bir beceriye sahip oldukları söylenebilir.
Tablo 8. Katılımcıların Daha Önceden İletişim Konusunda Eğitim Alma Durumu
n
Halkla ilişkiler ve iletişim eğitimi
aldınız mı?
Eğitimin alındığı kurum
Evet
Hayır
Kurum içi
Kurum dışı
Her ikisi
(%)
68,0
32,0
80,0
16,0
4,0
156
72
124
25
7
Çalışanların büyük bir çoğunluğunun (% 68’i) önceden iletişim konusunda eğitim
aldıkları görülmektedir. Halkla ilişkiler ve iletişim eğitimi aldığını belirten 156 kişinin %80’i
kurum içi eğitim alırken, %16’sı ise kurum dışı eğitim almıştır. Hem kurum içinde hem de
kurum dışında eğitim alan kişiler ise eğitim aldığını söyleyen kesimin %4’ünü teşkil
etmektedir.
Hizmet içi eğitim alanlar ile hizmet içi eğitim almayanların beceriler açısından
farklılık gösterip göstermediğini anlamak için bağımsız iki grupta T testi yapılmıştır. Buna
göre elde edilen sonuçlar Tablo: 9’da verilmiştir.
Tablo 9. Daha Önce Halkla İlişkiler ve İletişim Eğitimi Alanlar ve Almayanların İletişim
Becerilerinin Karşılaştırması
Beceriler
Geri besleme becerisi
Dinleme becerisi
Kendini ifade edebilme
becerisi
İletişim becerisi
Grup
N
Ortalama
Alan
155
3,1570
Almayan
73
3,0799
Alan
155
3,7774
Almayan
73
3,9041
Alan
155
3,7097
Almayan
73
3,7123
Alan
155
2,5842
Almayan
73
2,6035
t
df
Sig. (2tailed)
1,046
226
,297
-1,585
226
,114
-,034
226
,973
-,446
226
,656
Tabloya göre, halkla ilişkiler ve iletişimle ilgili eğitim alanlar ve almayanlar arasında
geri besleme, dinleme, kendini ifade edebilme becerileri değerleri ile iletişim becerisi
değerleri açısından farklılık saptanamamıştır (p>0,05). Buna göre H11 red edilmiştir.
153
Tablo 10’da Katılımcıların eğitim durumları dikkate alınarak ifadelere verdikleri
cevapların ortalamaları kıyaslanmıştır. Bu amaçla kullanılan ANOVA testinin sonuçları
aşağıdaki gibidir.
Tablo 10. Katılımcıların Eğitim Durumları ile İfadelerin Karşılaştırılması
İFADELER
Birisine cevap verirken, spesifik ayrıntılar ve
örnekler kullanmaya çalışırım
Karşımdaki kişi eğer beni anlamaz gibi
görünüyorsa daha yavaş ve daha açık
konuşmaya çalışırım
Birisiyle konuşurken meydana gelen sessizlik
anlarında kendimi sıkıntılı hissetmem
Birisine, benim ne düşündüğümü öğrenmek
istediğine emin olduktan sonra fikirlerimi
söylerim
Karşımdaki konuşurken “güzel” “devam et”
vb. şeyler söylemekten kaçınırım
Bir konu ile ilgili olarak fikirlerimi
belirtirken daha çok benim fikrimi karşıdaki
kişinin nasıl kullanabileceğine dikkat ederim
Sadece organizasyon konunun uzmanları ile
konuşurken teknik bir dil kullanmayı tercih
ederim
Birisini dinlerken, değerlendirmeci ve
yargılayıcı olmamaya çalışırım
Genelde başkalarını rahatsız edebilecek
sözsüz (mimik, vücut hareketi vb.)
ipuçlarından kaçınmak için kendime hakim
olamam
Başkalarından daha fazla konuşmaya meylim
vardır
Bazen bazı sözlerin birden çok anlamlı
olduğunu unutuveriyorum
Bir konuda cevap ya da karşılık verirken,
sadece gerçekleri ön planda tutarım ve
duygularımı işin içine katmam
Dinleme ve duyma aynı anlama gelir
Düşüncelerimi açıklamayı geciktirmeye
çalışırım ki konu üzerinde düşünmek için
daha fazla zaman bulabileyim
Argo ve yöresel değişik kelimeleri kullanmak
hoşuma gider
Vücut dili konuşmacılar için önemlidir,
dinleyiciler için değil
Birisinin hatasını gördüğümde bunu o kişinin
de bilmesini sağlarım
Fikirlerimi genel ve geniş kapsamlı olarak
ifade etmeye çalışırım
İlköğretim-Lise
Eğitim Durumları
Ön Lisans
Lisans ve
üzeri
P
Değeri
3,7391
,608
4,5652
4,5072
,892
3,5682
3,4783
3,4493
,904
4,0455
4,0957
4,0580
,968
3,9545
3,7565
4,1014
,253
3,0455
3,3652
3,1884
,463
3,5682
3,7043
3,8986
,402
3,5455
4,0174
3,9130
,112
4,0455
4,2957
4,4638
,102
3,7273
3,5217
4,2319
,002
3,2727
3,5739
3,4058
,430
2,3409
2,4957
2,4493
,800
3,5000
4,2609
4,0580
,015
2,5455
2,7565
2,7101
,664
4,1818
4,3130
4,3478
,743
3,9545
3,9913
4,1884
,567
2,5227
2,2261
2,5217
,166
2,0455
1,9217
2,0580
,691
3,6591
3,5565
4,5455
154
Tablo 10 incelendiğinde katılımcıların “Başkalarından daha fazla konuşmaya meylim
vardır” ve “Dinleme ve duyma aynı anlama gelir” ifadelerine verdikleri cevap ile eğitim
durumları arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki olduğunu saptanmıştır (p<0,05).
Tablo 11’de araştırmaya katılanların bulundukları iller ile iletişim becerilerine ait
sonuçlar verilmiştir.
Tablo 11. İllere Göre İletişim Becerilerilerinin Karşılaştırılması
Grup
Geri besleme becerisi
Dinleme becerisi
N
Mean
1
124
3,1573
2
104
3,1026
1
124
3,8347
2
104
3,7981
1
124
3,6788
Kendini ifade edebilme
becerisi
2
104
3,7484
İletişim becerisi
1
124
2,5600
t
df
,792
226
,487
226
-,961
226
-1,654
226
Sig. (2tailed)
,429
,627
,338
,100
NOT: (1. Grup Ankara (Maliye ve Adalet Bakanlıkları Çalışanları), 2. Grup Kayseri
(Erciyes Üniversitesi Tıp Fakültesi Hastaneleri)).
Ankara’da görev yapan yönetici asistanları, sekreterler ve büro çalışanları ile
Kayseri’de görev yapan yönetici asistanları, sekreter ve büro çalışanlarının iletişim becerileri
karşılaştırıldığında istatistiksel olarak iki grup arasında anlamlı bir fark bulunmamıştır. Bu
durumda H12 no’lu hipotez red edilmiştir.
4.6. Sonuç ve Öneriler
Gerek kamu gerekse özel sektördeki bürolarda görev yapan memur, sekreter ve
yönetici asistanları gerek örgüt içi ve gerekse örgüt dışı iletişimde önemli bir rol
oynamaktadır. O nedenle bu personelin iletişim becerilerinin geliştirilmesi için öncelikle
iletişim beceri envanterleri çıkartılmalı ve daha sonra hizmet içi eğitim programları ile bu
beceriler geliştirilmeye çalışılmalıdır.
Araştırma sonuçları iki farklı ilde ve üç farklı kamu kuruluşunda görev yapan sekreter,
yönetici asistanı ve büro çalışanlarının iletişim becerileri ölçülmüş ve sonuçta genel iletişim
becerileri ortalama düzeyde çıkmıştır. Bu oranın yükseltilmesi hem çalışanlar arasında ve
müşteriler ile ilgili ilişkilerde çatışmaları azaltacak, hem de hizmet kalitesini ve örgütsel
verimlilik artışını ve de örgütün kamuoyundaki imajını yükseltecektir.
155
KAYNAKÇA
ANDERSEN, Kenneth E. (1972), Introduction to Communication Theory and Practice,
California: Cummings Pub. Co.
DÖKMEN, Üstün(1999). İletişim Çatışmaları ve Empati.İstanbul. Sistem Yayıncılık AŞ.
HIMSTREET, William C., W.M. Baty,(1969), Bussiness Communication: Principles and
Methods. 3. ed. California: Wadsworth Pub. Co.
HUSEMANN, Richard C., J.M. Lahiff ve J.M. Pensore,(1988), Business Communication:
Strategies and Skills, 3. ed. Chicago: Dryden Press. 1988.
KARAKOÇ, Nihat,(1990), “Örgütteki İletişim Zayıflığının Belirtileri”, A.Ö.F. İletişim
Bilimleri Dergisi, Sayı:8.
KIRMIZI, Hasan. (2003), Kişisel Gelişimde ve İş Hayatında Başarının Anahtarı Genel ve
Teknik İletişim, Dilara Yayınevi, Trabzon.
NAZİK, M. Hamil, Ateş, BAYAZIT (2003), İnsan İlişkileri ve İletişim, Ya-Pa Yayın,
İstanbul
TENGİLİMOĞLU, Dilaver ve P. COŞAN,(2004), Yönetici Asistanlığı, 1. Baskı, Asil
Yayıncılık, Ankara.
TUTAR, Hasan., M. Kemal. YILMAZ (2003), Genel İletişim, Nobel Yayın, Ankara
ZILLIOĞLU, Melih, H. YÜKSEK (1998). İletişim Bilgisi, Eskişehir: AOF Yayınları
http://www.geocities.com/Heartland/Estates/3026/iletisim2.htm. 28.08.2007
http://egeweb.ege.edu.tr/~gd/kpb/Etkili_Iletisim_Becerileri_Egitim_Notlari.doc.
25.07.2007
156
KAMU HASTANELERİNDE ÇALIŞAN TIBBİ SEKRETERLERİN YAŞAM
KALİTELERİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ
Öğr.Gör. Mahmut AKBOLAT
Öğr.Gör. Oğuz IŞIK
ÖZET
Yaşam kalitesi, bireylerin kendi kültürleri ve değerler sistemi içinde kendi durumlarını
algılayış biçimidir. Bu araştırmada beş kamu hastanesinde görevli tıbbi sekreterlerin öznel
yaşam kalitelerinin değerlendirilmesi amaçlanmıştır. Çalışmada tıbbi sekreterlik görevini
yürüten 167 personele 1-30 Nisan 2007 tarihleri arasında WHOQOL-BREF (TR) yaşam
kalitesi ölçeği uygulanmıştır. Çalışmada elde edilen yaşam kalitesi bedensel, ruhsal, sosyal,
çevre ve ulusal çevre alan puanları sırasıyla 10,22, 12,07, 13,51, 10,33 ve 9,80’dir. Tıbbi
sekreterlerin yaşam kalitesi puanları genel olarak diğer araştırmalara göre düşük bulunmuştur.
Yaşam kalitesi alanlarına göre en yüksek puanı sosyal alan puanıdır ve bunu bedensel alan
puanı izlemektedir. En düşük puanı ise ulusal çevre alanı oluşturmaktadır. 40 yaş üzeri ve
1990 yılından önce göreve başlayan tıbbi sekreterlerin yaşam kalitesi puanları daha düşüktür.
Sekreterlerin ulusal çevre puanlarının düşük olmasında özlük haklarının yanı sıra, sosyal
baskının da rol oynadığı düşünülmektedir.
Anahtar Sözcükler: Yaşam Kalitesi, Tıbbi Sekreter, WHOQOL-BREF (TR)
EVALUATION OF THE QUALITY OF LIFE OF MEDICAL SECRETARIES
WORKING IN STATE HOSPITALS
SUMMARY
Quality of life is the shape of perception of human in individual culture and value sistems.
The objective of this study was to evaluate the quality of life of research medical secretaries
working in five state hospitals. The study was carried out using WHOQOL-BREF (TR)
quality of life scale and 167medical secretaries were included between 01-30 April 2007. The
scores for physical, psychological, social, environment and national environment were 10.22,
12.07, 13.51, 10.33 and 9.80 respectively. Generally Medical secretaries’ Quality of life
scores are found lower according to the other studies. As to quality of life scores, social score
157
is the highest score and followed by physical score. The lowest score is national environment.
We thinks that causes of lowe national environment score are low true nature and social
pressure.
Keywords: Quality of life, Medical Secretary, WHOQOL-BREF (TR)
GİRİŞ
Yaşam
kalitesi
nedir?
Niçin
bireylerin
yaşam
kalitesi
ölçülmeli
ya
da
değerlendirilmelidir? Bu çalışmanın amacı tıbbi sekreterlerin yaşam kalitesi bağlamında bu
soruların yanıtlarını aramaktır.
Dünya Sağlık Örgütü (WHO) yaşam kalitesini, içinde yaşadığı kültür ve değerler
sistemi bağlamında kişilerin kendi yaşamları ile ilgili amaçlar, beklentiler, standartlar ve
kaygıların durumunu bireysel olarak algılamaları şeklinde tanımlamaktadır (WHOQOL
Group, 1994). Kişinin yaşadığı yerde, amaçlarını, beklentilerini, standartlarını ve ilgilerini
kapsayan yaşam kalitesi kavramı içinde, fiziksel sağlık, ruh sağlığı, bağımsızlık düzeyi, sosyal
ilişkiler, çevre etkenleri ve kişisel inançlar, öznellik temelinde yer almaktadır. Yaşam kalitesi,
bireyin, içinde bulunduğu maddi koşullara bağlı olarak, içinde yaşanan koşulları
değerlendirmesi, bu yaşamdan sağladığı öznel doyumu ve psikolojik olarak hissettiklerini
anlatmaktadır. O halde yaşam kalitesi, bireylerin kendi kültürleri ve değerler sistemi içinde
kendi durumlarını algılayış biçimidir. Kişinin fiziksel fonksiyonlarını, psikolojik durumunu,
aile içindeki ve dışındaki sosyal ilişkilerini, çevre etkilerini ve inançlarını da kapsamaktadır
(Avcı ve Pala, 2004). Yaşam kalitesinin yükseltilmesi kişilerin performanslarını geliştirecek,
bu da çalıştığı kuruluşa ve dolaylı olarak da topluma pozitif bir katkı sağlayacaktır.
Araştırmacıların
çoğu
yaşam
kalitesini;
mutluluk,
doyum,
uyum
olarak
tanımlamışlardır ve yaşam kalitesi kavramı; yaşam doyumu, yaşam memnuniyeti ve mutluluk
ile eş anlamlı olarak kullanılmıştır (Kızılcı, 1997). Ancak burada dikkat edilmesi gereken
husus, yaşam kalitesinin en önemli belirleyici olan memnuniyetin bireysel bir duygu olması
ve yaşam kalitesinin yaşam memnuniyetinden daha deniş bir kavram olmasıdır.
Fry ve Ghosh (1980) farklı kültürlerde yaşlı insanların yaşam kalitesi algıları
konusunda yaptıkları çalışmada yaşam kalitesine ilişkin atıfların dini inanç, diğer bireylerle
ilişkiler, aile bağları, şans, sosyal statü, kişisel yetenekler gibi kavramlardan da etkilendiğini
bulmuşlardır. Bu durum göstermektedir ki, yaşam kalitesi algısı, yalnızca kişilerin ekonomik
durumlarını gösteren bir kavram değildir, kişilerin sosyo-kültürel durumlarından da
etkilenmektedir. Bilgin’e (2003) göre yaşam kalitesi kavramı, insanların yaşamlarından
aldıkları genel doyum düzeyini ifade etmektedir. Yaşam kalitesi, maddi refah öğelerinin yanı
158
sıra, psiko-sosyal faktörleri ve bireyin algılarını da işe katan bir değer olarak
kavramlaştırılmaktadır. Yaşam kalitesinin işlevsel tanımına nelerin dahil edildiği ise,
araştırmacılara göre farklılıklar göstermektedir. Bu bağlamda Cummins (1997) tarafından
yapılan bir çalışmada (aktaran Heinonen et.al., 2004) yaşam kalitesine ilişkin tanımlamaların
boyutları belirlenmeye çalışılmıştır. İncelenen 27 tanımın % 85’inin “duygusal iyi olma”
kavramını, %70’inin “sağlık” kavramını, %59’unun “maddi durum/zenginlik ve iyi olma”
kavramlarını içerdiği bulgusuna ulaşılmıştır.
Yaşam kalitesi kavramı 1960’lı yıllarda, sosyoloji, ekonomi, psikoloji biliminin uğraşı
alanına girmiş, 1970-1980 yıllarında tıp alanında ilgi görmüş, 1980- 1990 yıllarında
hemşirelik alanında üzerinde durulan bir konu olmuştur (Kızılcı, 1997; Eski, 1999). Bütün
bunların yanı sıra çalışanların yaşam kalitesi ile ilgili çalışmalar da mevcuttur (Avcı ve Pala,
2004; Baydur ve diğ., 2004; Baydur, 2001; Kaya ve Piyal, 2004). Bilim dalları yaşam
kalitesine kendi disiplinlerini ilgilendiren açılardan yaklaşmaktadırlar. Sosyoloji, yaşam
kalitesinin refahla ilişkisine odaklanırken, fizyoloji temel olarak kişilerin büyüme ve
gelişmelerine odaklanmıştır. Tıp ve hemşirelik ise, sağlık çalışanlarının ilgilendikleri alanlar
olan sağlığın, semptomların, hastalıkların, tedavilerin ve bakımın, yaşam kalitesi ile olan
ilişkisine odaklanmıştır (Eski, 1999). Son yıllarda yaşam kalitesinin değerlendirildiği
çalışmaların sayıları, başta yeni program ve tedavilerin maliyet kulanım analizlerinde olmak
üzere giderek artmaktadır (Testa ve Simonson, 1996; Carr ve Higginson, 2001; Jenney ve
Campbell, 1997). Bunların yanı sıra ülkemizde sağlık alanında çalışan bireylerin yaşam
kalitesi algıları üzerinde de çalışmalar yapılmıştır (Avcı ve Pala, 2004).
DSÖ tarafından 1980 yılından itibaren yaşam kalitesini ölçmek ve değerlendirmek için
çalışmalar yapılmaktadır. Bu amaçla kişinin iyilik halini ölçen ve kültürler arası
karşılaştırmalara olanak veren geniş kapsamlı bir yaşam kalitesi ölçeği (Dünya Sağlık Örgütü
Yaşam Kalitesi-WHOQOL) geliştirmiştir. Dünya çapında 15 merkezde yapılan pilot
çalışmalar sonucu 100 soruluk WHOQOL-100 ve bu sorulardan seçilerek oluşturulan 26
soruluk WHOQOL-BREF geliştirilmiştir (The WHOQOL Group, 1998; Eser ve diğ., 1999;
WHO, 1997; Skevington et. al., 2004). Bu çalışmada da WHOQOL-BREF ölçeğinden
yararlanılmıştır.
159
YÖNTEM
Araştırmanın evrenini Dr. S. Ersek Göğüs Kalp ve Damar Cerrahisi Eğitim ve
Araştırma Hastanesi (98), Sakarya Eğitim ve Araştırma Hastanesi (85), Toyotasa Acil Yardım
Hastanesi (30), Yenikent Devlet Hastanesi (35) ve Sakarya Doğum ve Çocuk Bakımevi (20)
Baştabipliği’nde görev yapan toplam 268 tıbbi sekreter oluşturmaktadır. Çalışmada örneklem
seçilmemiş olup, evrendeki tüm sekreterlere ulaşılmaya çalışılmıştır. Ancak çalışma
sonucunda Dr. S. Ersek Göğüs Kalp ve Damar Cerrahisi Eğitim ve Araştırma Hastanesi’nden
52, Sakarya Eğitim ve Araştırma Hastanesi’nden 55, Toyotasa Acil Yardım Hastanesi’nden
26, Yenikent Devlet Hastanesi’nden 23 ve Sakarya Doğum ve Çocuk bakımevi’nden 11
olmak üzere toplam 167 sekreter anketleri doldurmuştur. Anket 1-30 Nisan 2007 tarihleri
arasında uygulanmıştır. Araştırma beş hastanede çalışan sekreterlerin yaşam kalitelerini
tanımlayıcı bir çalışmadır.
Araştırmada veri toplama aracı olarak “ World Health Organization Quality of Life
Short Form” (WHOQOL-BREF Yaşam Kalitesi Ölçeği) ve çalışanların özelliklerinden oluşan
bir anket kullanılmıştır. “WHOQOL-BREF Yaşam Kalitesi Ölçeği” Dünya Sağlık Örgütü
tarafından geliştirilmiş olup, Eser ve arkadaşları tarafından Türkçe’ye tercüme edilmiş ve
normal kadın popülasyonu, öğrenci, işçi, hemşire ve ebe grupları üzerinde geçerliliği ve
güvenilirliği test edilmiştir. Bölüm ve alanlarının Cronbach alfa katsayısı bedensel alan 0.83,
ruhsal alan 0.66, sosyal alan 0.53, çevresel alan 0.73 ve çevre(TR) alanı 0.73 bulunmuştur
(Eser ve diğ.,1999). WHOQOL-BREF, genel olarak algılanan yaşam kalitesi ve algılanan
sağlık durumunun sorgulandığı iki soru ile birlikte birbirinden bağımsız 5 alandan oluşan
toplam 26 sorudan oluşmaktadır. Türkçe geçerlilik çalışmaları sırasında bir ulusal soru daha
eklenerek soru sayısı 27’ye çıkarılmıştır.
“WHOQOL-BREF Yaşam Kalitesi Ölçeği”nin her bir alanını oluşturan sorular
incelendiği zaman alanlara göre aşağıdaki bilgiler ölçülmektedir:
Bedensel alanda ağrı, bedensel güç, uyku, hareketlilik, günlük aktiviteler, ilaçlara bağımlı
yaşama ve işte çalışma kapa kapasitesinden ne kadar hoşnut olduğu;
Ruhsal alanda olumlu duygulanımlar, düşünüp karar verebilme, hafıza, öz saygı,
beden imgesi, olumsuz duygulanımlar, kişisel inançlara ilişkin düşünceler;
Sosyal alanda kişisel ilişkiler, sosyal destek ve cinsel aktiviteye ilişkin düşünceleri;
Çevresel alanda fiziksel güvenlik, ev ortamı, parasal kaynaklar, hizmetler (sağlık ve
sosyal hizmetler), bilgiye ulaşabilme, boş zamanları değerlendirme, fiziksel çevre ve ulaşım
olanaklarına ilişkin hoşnutluk düzeyi;
Ulusal çevre alanında sosyal baskıya ilişkin değerlendirmeler ölçülmektedir.
160
Anketin uygulanmasından elde edilen veriler bilgisayar ortamına aktarılmış ve SPSS
paket programı kullanılarak değerlendirilmiştir. Araştırmaya katılan sekreterlerin algıları iki
ortalama arasındaki farkın önem kontrolü (bağımsız örneklerde t testi) testi ve ANOVA testi
(tek yönlü varyans analizi) kullanılarak analiz edilmiştir. Testlerde yanılma olasılığı olarak
α=0,05 seçilmiştir. ANOVA testi sonucunda istatistiksel olarak anlamlı fark bulunan
gruplarda bu farkın hangi gruplardan kaynaklandığını bulmak için Tukey HSD testi
uygulanmıştır.
BULGULAR VE TRTIŞMA
Çalışma beş devlet hastanesinde gerçekleştirilmiştir. Hastanelerin tamamında tıbbi
sekreterler hem idari birimlerde (hasta kabul, istatistik, arşiv, idare, vb) hem de tıbbi
birimlerde (poliklinikler, klinikler, laboratuvarlar, vb) görev yapmaktadırlar. Tablo 1’de de
gösterildiği gibi, 113’ü kadın ve 99’u bekardır. Çalışmaya katılanların 92’si lise, 60’ı önlisans
ve 14’ü lisans mezunudur. Çalışanlar büyük oranda genç kişilerden oluşmaktadır (%40,7’si 25
yaştan daha küçük ve %35,9’u 25-30 yaşlarındadır). Katılımcıların %49,1’i idari birimlerde
görevli olup, %82’si sürekli gündüz çalışmakta ve büyük oranda ( %70,7) hizmet alımı
yöntemi ile istihdam edilmektedirler. Ayrıca çalışmaya katılan sekreterlerin %83,8’i her hangi
bir hastalığı olmadığını belirtmiştir.
Tablo 1: Çalışmaya Katılanların Tanımlayıcı Özellikleri (n=167)
Tanımlayıcı Özellikler
Sayı % Tanımlayıcı Özellikler
Sayı
Erkek
53 31,9
Lise
92
Cinsiyetiniz Kadın
113 68,1 Eğitim
Önlisans
60
Toplam
166 100 Durumu Lisans
14
Evli
68 40,7
Toplam
166
Medeni
Bekar
99 59,3
Kira
62
Durumunuz
Toplam
167 100
Kendine
50
Oturulan
AkrabaEvet
49 29,3 Evin
47
ebeveyne
Çocuk
Mülkiyeti
Durumu
Hayır
118 70,7
Lojman
7
Toplam
167 100
Toplam
166
Evet
26 15,7
1990'dan önce 11
Hastalık
Hayır
140 84,3 İşe
1990-1999
20
Durumu
Başlama 2000 ve
Toplam
166 100
134
Yılı
sonrası
İdari birimler 82 57,3
Toplam
165
Çalışılan
Sürekli
Tıbbi birimler 61 42,7
137
Birimler
gündüz
Çalışma
Toplam
143 100
Nöbet
21
Şekli
>25
68 40,7
Vardiya
5
25-30
60 35,9
Toplam
163
Yaş
31-40
26 15,6
Memur
20
40<
13 7,8 İstihdam Sözleşmeli
29
Toplam
167 100 Şekliniz Outsourcing
118
Toplam
167
161
%
55,4
36,1
8,4
100
37,3
30,1
28,3
4,2
100
6,7
12,1
81,2
100
84,0
12,9
3,1
100
12,0
17,4
70,7
100
Araştırmaya katılanlara, algıladıkları yaşam kalitesini değerlendirmek için, yaşam
kalitelerinden ne kadar hoşnut oldukları sorusu sorulmuştur. Bu soruya katılımcıların %4,8’i
yaşam kalitesini çok kötü, %15,0’ı biraz kötü, algılarken; %3,6’sı yaşam kalitesini çok iyi,
%16,’i ise oldukça iyi algılamaktadır. Katılımcıların %59,3’ü ise yaşam kalitesini ne iyi ne de
kötü olarak algılamaktadır.
Araştırmaya katılanlara algıladıkları genel sağlık durumu sorulduğunda, katılanların
%6,6’sı hoşnut, %17,4’ü çok az hoşnut, %52,1’i ne hoşnut ne hoşnut değil, %19,8’i epeyce
hoşnut ve %3,6’sı çok hoşnut olduklarını belirtmişlerdir.
Araştırmaya katılanların sosyal (13,51) ve ruhsal alan (12,07) puanları daha yüksek
bulunmasına karşılık, ulusal çevre alan puanı (9,80) oldukça düşük bulunmuştur (Tablo 2).
Avcı ve Pala (2004) tarafından Uludağ Üniversitesi Tıp Fakültesi’nde çalışan araştırma
görevlisi ve uzman hekimler üzerinde gerçekleştirilen bir çalışmada da çevresel alan puanları
diğer alanların puanlarına oranla daha düşük bulunmuştur.
Tablo 2. Araştırmaya Katılanların Alan Puanlarının Dağılımları
S.S.
Dağılım Aralığı
X
Bedensel boyut
10,22
1,00
8,79-12,46
Ruhsal alan
12,07
1,00
9,74-13,36
Sosyal Alan
13,51
1,01
12,91-14,14
Çevre Alanı
10,33
1,00
9,04-11,94
Ulusal Çevre (TR) Alanı
9,80
1,01
7,65-11,63
Araştırmaya katılanların yaş, cinsiyet eğitim durumu, medeni durum, göreve başlama
yılı, çalıştığı birimler, çalışma şekli, hastalık durumu ve istihdam şekline göre bedensel,
ruhsal, sosyal, çevre ve ulusal çevre alan puanları hesaplanarak karşılaştırmaları yapılmıştır
(Tablo 3). Cinsiyetlerine göre incelendiği zaman küçük olmakla birlikte, ruhsal alan dışındaki
tüm alanlarda erkek sekreterlerin kadın sekreterlerden daha yüksek puanlara sahip oldukları
görülmektedir. Yaşa göre inceleme yapıldığın da ise 40 yaş üzeri çalışanların puanlarının daha
düşük olduğu bulunmuştur. İşe başlama yılları dikkate alınarak inceleme yapıldığında,
çalışma süresi uzadıkça çalışanların tüm alanlarda yaşam kalitesi algılarının olumsuz yönde
etkilendiği görülmektedir. Tüm alanlarda 1990 yılından önce göreve başlayan sekreterlerin
yaşam kalitesi algısı puanlarının daha düşük olduğu bulunmuştur. Çalışılan birimler dikkate
alınarak inceleme yapıldığı zaman, medikal birimlerde çalışan sekreterlerin çevre ve ulusal
çevre alan puanlarının daha düşük olduğu görülmektedir. Ayrı bir inceleme gerektirmekle
birlikte bu durumun medikal birimlerde çalışan özellikle hekim grubu personelin yaşam
standartlarının daha yüksek olmasından kaynaklandığı düşünülmektedir. Hastalığı olmayan
sekreterlerin hastalığı olanlara göre bedensel alan dışındaki tüm alanlardaki puanları daha
yüksek bulunmuştur. Çalışmada istihdam şekillerine göre bakıldığı zaman memur olarak
162
çalışan sekreterlerin sosyal alan dışındaki tüm alanlarda puanlarının diğer istihdam
şekillerinden daha düşük olduğu, yalnızca sosyal alan puanlarının daha yüksek olduğu
bulgularına ulaşılmıştır.
Hastalık
Çocuk
Durumu
Medeni Durum
Cinsiyet
Tablo 3: Tıbbi Sekreterlerin Kişisel Özelliklerine Göre Yaşam Kalitesi Alan Puanlarının Dağılımı
Ulusal
Bedensel Ruhsal Sosyal
Çevre
Çevre (TR)
Alan
Alan
Alan
Alanı
Alanı
10,82
11,68
14,15
10,50
9,99
X
Erkek
S.S.
1,06
1,13
1,00
1,04
1,03
9,98
12,25
13,18
10,33
9,77
X
Kadın
S.S.
0,95
0,93
1,01
0,97
0,98
t
0,88
-0,46
0,65
0,22
0,27
P
0,41
0,22
0,29
0,34
0,38
10,11
12,07
14,92
10,47
9,80
X
Evli
S.S.
0,98
0,95
0,83
0,97
0,96
10,30
12,08
12,35
10,24
9,80
X
Bekar
S.S.
1,01
1,03
1,07
1,03
1,04
t
-0,07
-0,11
1,81
0,20
-0,01
P
0,46
0,42
0,38
0,48
0,49
10,09
11,89
14,57
9,93
9,43
X
Var
S.S.
0,97
0,98
0,92
0,96
0,96
10,28
12,15
13,03
10,51
9,95
X
Yok
S.S.
1,01
1,00
1,03
1,02
1,03
t
-0,07
-0,22
0,97
-0,58
-0,53
P
0,46
0,46
0,59
0,54
0,56
10,24
11,09
12,70
9,67
9,40
X
Var
S.S.
1,15
1,12
1,00
0,99
1,00
10,20
12,24
13,71
10,49
9,90
X
Yok
S.S.
0,95
0,97
1,01
1,01
1,01
t
-0,23
-0,82
-0,73
-0,59
-0,37
P
0,23
0,35
0,53
0,43
0,54
Ulusal
Çevre
Bedensel Ruhsal Sosyal
Çevre (TR)
Alan
Alan
Alanı
Alan
Alanı
İd.
11,7
13,93
10,52
10,00
10,15
X
Birim.
S.S. 0,99
1,03
1,02
0,95
0,95
Tıb.Biri
12,5
12,77
9,96
9,45
10,31
X
m.
S.S. 1,05
0,92
1,01
1,06
1,07
t
-0,64
0,74
0,48
0,48
-0,09
P
0,40
0,17
0,35
0,36
0,33
>25
12,56
13,15
10,5
10,02
10,55
X
S.S. 1,04
0,99
1,04
1,050
1,05
25-30
12,34
14,17
10,71
9,99
10,15
X
S.S. 0,92
0,89
0,93
0,98
0,98
31-40
11,61
13,30
10,21
9,82
10,02
X
S.S. 0,91
1,05
1,00
0,88
0,90
40<
9,39
12,51
8,07
7,73
9,30
X
S.S. 1,22
1,25
1,06
0,99
0,99
F
1,54
2,07
1,66
1,82
1,44
163
P
Lise
Önlisan
s
Lisans
F
P
1990'da
n önce
19901999
2000 ve
sonrası
F
P
S.S.
0,36
10,35
1,03
0,25
12,03
1,06
0,13
14,12
1,01
0,35
10,44
1,03
0,39
9,85
1,04
X
10,00
11,96
12,99
10,14
9,64
S.S.
S.S.
10,99
10,33
1,00
0,67
0,55
0,89
12,76
1,06
0,64
0,63
0,99
11,47
1,10
1,09
0,48
1,00
10,33
0,90
0,40
0,70
0,98
9,97
0,95
0,46
0,77
X
8,96
8,71
12,89
7,98
7,66
S.S.
1,25
1,29
1,15
0,97
0,98
X
9,97
12,58
13,29
10,20
9,64
S.S.
0,89
0,91
1,01
0,96
0,95
X
10,36
12,33
13,55
10,60
10,04
S.S.
0,99
0,97
0,51
0,97
2,00
0,24
1,00
1,49
0,34
1,00
1,72
0,41
1,01
1,73
0,52
X
X
Çalışmada cinsiyet, medeni durum, çocuk sahibi olma, çalışılan birimler ve hastalık
bağımsız değişkenleri temelinde iki ortalama arasındaki farkın önem kontrolü (bağımsız t
testi) testine göre değerlendirmeleri yapılmıştır (Tablo 4). Yapılan değerlendirme sonucunda,
sekreterler arasında cinsiyet bakımından bedensel özrünü kabullenme (p=0,0005) ve
kendilerinden ne kadar hoşnut oldukları (p=0,006); medeni durum bakımından cinsel
yaşamlarından hoşnut olma (p=0,000) ve çocuk sahibi olma durumuna göre ise cinsel
yaşamdan hoşnut olma (p=0,004) konularında istatistiksel açıdan anlamlı bir fark
bulunmaktadır.
Tablo3’ün Devamı
Bedensel Ruhsal
Alan
Alan
Çalışma Şekli
Nöbet
İstihd
am
Şekli
Sürekli
gündüz
Memur
Vardiya
X
S.S.
X
S.S.
X
S.S.
F
P
Sözleşmeli
X
S.S.
X
10,16
0,99
9,94
1,07
11,37
0,85
0,91
0,52
9,58
1,14
11,34
11,89
1,00
12,42
0,99
12,19
0,77
0,77
0,53
10,14
1,11
12,7
Sosyal
Alan
13,89
0,98
12,61
0,97
11,62
1,4
2,13
0,14
14,00
1,00
12,42
164
Ulusal
Çevre
Çevre (TR)
Alanı
Alanı
10,52
9,99
0,97
0,98
9,82
9,20
1,17
1,15
8,44
8,11
1,09
1,07
1,17
1,24
0,52
0,59
8,98
8,50
0,93
0,93
10,34
9,96
S.S.
Outcourcing
F
P
Sekreterlerin
X
S.S.
1,1
10,07
0,94
1,73
0,45
çalıştıkları
1,15
12,27
0,93
1,45
0,33
birimler
1,13
13,68
0,96
1,56
0,40
1,06
10,57
0,99
2,77
0,25
1,08
9,99
0,99
2,9
0,29
dikkate
alındığı
zaman,
yaşam
kalitesini
değerlendirme (p=0,006), uykudan hoşnut olma (p=0,044) ve cinsel yaşamdan hoşnut olma
(p=0,019) maddelerinde istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur.
Tıbbi sekreterler arasında hastalıklarının olup olmamasına göre inceleme yapıldığında,
günlük işleri yürütürken bir tedaviye ihtiyaç duyma (p=0,023), günlük uğraşları yürütebilme
becerisi (p=0,021) ve iş görme kapasitesinden hoşnutluk (p=0,008) bakımından istatistiksel
açıdan anlamlı fark bulunmaktadır.
Hastalık Durumu
Çalışılan
Birim
Cinsiyet
Tablo 4: Tıbbi Sekreterlerin Yaşam Kalitesindeki Farklılıkların İki Ortalama Arasındaki Farkın Önem
Kontrolü Testine Göre Karşılaştırılması
İfadeler
N
S.S.
t
p
X
Bedensel özrünüzü
Erkek
51 3,02 1,556
-0,264 0,005
kabullenir misiniz?
Kadın
105 3,09 1,257
Kendinizden ne kadar Erkek
53 3,72 1,081
-1,146 0,006
hoşnutsunuz?
Kadın
112 3,91 0,855
Medeni Cinsel yaşamınızdan ne Evli
58 4,07 0,835
5,116 0,000
Durum kadar hoşnutsunuz?
Bekar
59 2,95 1,455
Çocuk Cinsel yaşamınızdan ne Var
39 3,97 1,038
3,09 0,004
kadar hoşnutsunuz?
Yok
78 3,27 1,374
Yaşam kalitenizi nasıl İd. Birim
82 2,94 0,743
-0,735 0,006
buluyorsunuz?
Tıb. Birim 60 3,05 0,982
Uykunuzdan ne kadar İd. Birim
82 3,21 1,015
0,294 0,044
hoşnutsunuz?
Tıb. Birim 60 3,15 1,233
Cinsel yaşamınızdan ne İd. Birim
60 3,68 1,172
1,188 0,019
kadar hoşnutsunuz?
Tıb. Birim 40 3,35 1,494
Günlük işlerinizi
Var
25 3,40 1,354
yürütebilmeniz için
-2,487 0,023
herhangi bir tedaviye ne
kadar ihtiyaç
Yokr
134 4,11 1,074
duyuyorsunuz?
Günlük uğraşları
Var
25 3,64 1,114
yürütebilme
0,198 0,021
becerinizden ne kadar
Yok
138 3,59 0,741
hoşnutsunuz?
İş görme kapasitenizden Var
26 3,77 1,070
0,198 0,008
ne kadar hoşnutsunuz? Yok
138 3,91 0,749
Yaş, işe başlama yılı, çalışma şekli ve istihdam şekline göre tıbbi sekreterlerin yaşam
kalitelerini algılamaları ANOVA testi kullanılarak analiz edilmiştir.
Tıbbi sekreterler yaş farklılıklarına göre incelendiği zaman (Tablo 5) yaşam
kalitelerini algılamaları bakımından istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmaktadır (p=0,046).
165
Farkın 25-30 yaş grubu sekreterler (3,03±0,830) ile 40< grubu sekreterler (2,62±1,044)
arasında olduğu saptanmıştır (p=0,048).
“Günlük işlerini yürütebilmeleri için herhangi bir tedaviye ne kadar ihtiyaç
duydukları” maddesinde yaş gruplarına göre istatistiksel açıdan anlamlı bir fark bulunmuştur
(p=0,049). Farkın >25 yaş tıbbi sekreterler (2,31±1,344) ile 25-30 yaş tıbbi sekreterler (1,75
±0,975) arasında olduğu saptanmıştır.
“Günlük yaşamlarında kendilerini ne kadar güvende hissettikleri” maddesinde
istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (p=0,029). Farkın 40< yaş sekreterler
(2,67±0,888) ile 25-30 yaş (3,56±0,896) sekreterler (p=0,019) ve 31-40 yaş sekreterler
(3,58±0,758) arasında (p=0,036) olduğu saptanmıştır.
Tablo 5: Tıbbi Sekreterlerin Yaş Farklılıklarına Göre Yaşam Kalitesi Algılarının Karşılaştırılması
Madde
Yaş
N
SS
F
p
X
>25
68
3,01
0,889
Yaşam kalitenizi nasıl
25-30
59
3,03
0,830
2,719 0,046
buluyorsunuz
31-40
26
2,85
0,925
40<
13
2,62
1,044
>25
64
2,31
1,344
25-30
59
1,75
0,975
herhangi bir tedaviye ne 31-40
25
1,88
1,013 2,682 0,049
kadar ihtiyaç
40<
12
2,00
0,853
duyuyorsunuz
>25
66
3,44
1,083
Günlük yaşamınızda
25-30
59
3,56
0,896
kendinizi ne kadar
3,087 0,029
güvende
31-40
26
3,58
0,758
hissediyorsunuz?
40<
12
2,67
0,888
>25
68
3,63
0,960
Arkadaşlarınızın
25-30
59
3,83
0,854
2,760 0,044
desteğinden ne kadar
31-40
26
3,65
0,797
hoşnutsunuz?
40<
12
3,00
1,206
“Arkadaşlarının desteğinden ne kadar hoşnut oldukları” maddesinde yaş gruplarının
dağılımına göre istatistiksel açıdan anlamlı bir fark bulunmuştur (p=0,044). Fark 25-30 yaş
sekreterler (3,83±0,854) ile 40< yaş sekreterlerden (3,00±1,206) kaynaklanmaktadır
(p=0,044).
Çalışanların göreve başlama yılları üç döneme ayrılarak sekreterlerin yaşam kalitesi
algıları değerlendirilmiştir (Tablo 6). “Yaşam kalitelerini nasıl buldukları” maddesinde
istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (p=0,002). Farkın 1990 yılından önce göreve
başlayan tıbbi sekreterler (2,18±0,874) ile 1990-1999 yılları arasında (3,10±0,553) göreve
başlayan (p=0,005)
ve 2000 ve daha sonraki yıllarda göreve başlayan (3,06±0,795)
sekreterler arasında (p=0,001) olduğu saptanmıştır.
166
Tablo 6: Tıbbi Sekreterlerin Göreve Başlama Yıllarına Göre Yaşam Kalitesi Algılarının
Karşılaştırılması
N
S.S.
F
p
X
1990’dan önce
11 2,18 0,874
Yaşam kalitenizi nasıl
1990-1999
20 3,10 0,553 6,674 0,002
buluyorsunuz?
2000 ve sonrası 133 3,06 0,795
1990’dan önce
11 3,00 1,414
Yaşamaktan ne kadar
1990-1999
20 3,75 1,020 3,413 0,035
keyif alırsınız?
2000 ve sonrası 134 3,81 0,938
1990’dan önce
11 2,09 1,700
Bedensel özrünüzü
1990-1999
18 3,56 1,042 4,218 0,016
kabullenir misiniz?
2000 ve sonrası 126 3,08 1,324
1990’dan önce
11 2,09 1,044
İhtiyaçlarınızı
karşılamaya yeterli
1990-1999
20 3,00 0,562 4,328 0,015
paranız var mı?
2000 ve sonrası 134 2,85 0,897
Günlük yaşantınızda
1990’dan önce
10 2,50 0,850
size gerekli bilgilere
1990-1999
20 3,30 0,865 4,332 0,015
ne ölçüde
2000 ve sonrası 132 3,37 0,911
ulaşabiliyorsunuz?
1990’dan önce
11 2,64 0,924
Hareketlilik beceriniz
1990-1999
20 3,55 1,234 3,396 0,036
nasıldır?
2000 ve sonrası 132 3,51 1,066
“Yaşamaktan ne kadar keyif aldıkları” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı fark
bulunmuştur (p=0,035). Farkın 1990 yılından önce (3,00±1,414) ve 2000 ve daha sonrası
yıllarda göreve başlayan sekreterler (3,10±0,553) arasında olduğu saptanmıştır (p=0,026).
“Bedensel özrü kabullenme” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur
(p=0,016). Farkın 1990 yılından önce göreve başlayan sekreterler (2,09±1,700) ile 1990-1999
yılları (3,56±1,042) arasında (p=0,012) ve 2000 ve sonrası yıllarda (3,08±1,324) göreve
başlayan sekreterler (p=0,049) arasında olduğu saptanmıştır.
“İhtiyaçlarını karşılamaya yeterli paranın olması” maddesinde istatistiksel açıdan
anlamlı fark bulunmuştur (p=0,015). Farkın 1990 yılından önce göreve başlayan tıbbi
sekreterler (2,09±1,044) ile 1990-1999 yılları arasında (3,00±0,562) göreve başlayan
(p=0,012) ve 2000 ve sonrası yıllarda göreve başlayan (2,85±0,897) sekreterler arasında
(p=0,017) olduğu saptanmıştır.
“Günlük yaşantıda gerekli bilgilere ne ölçüde ulaşabildiği” maddesinde istatistiksel
açıdan anlamlı fark bulunmuştur (p=0,015). Farkın 1990 yılından önce göreve başlayan tıbbi
sekreterler (2,50±0,850) ile 2000 ve sonrası yıllarda göreve başlayan sekreterler (3,37±0,911)
"Hareketlilik (etrafta dolaşabilme, bir yerlere gidebilme) becerisi” maddesinde
istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (p=0,036). Farkın 1990 yılından önce göreve
başlayan tıbbi sekreterler (2,64±0,924) ile 2000 ve sonrası yıllarda göreve başlayan sekreterler
(3,51±1,066) arasında olduğu saptanmıştır (p=0,030).
167
Tıbbi
sekreterlerin
çalışma
biçimlerine
göre
yaşam
kalitesi
algılarının
değerlendirilmesinde iki maddede istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (Tablo 7).
“Yaşam kalitelerini nasıl buldukları”” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı fark vardır
(p=0,015). Farkın sürekli gündüz çalışan tıbbi sekreterler (3,04±0,861) ile nöbet usulü ile
çalışan sekreterler (2,50±0,688) arasında olduğu saptanmıştır (p=0,030).
anlamlı bir fark bulunmuştur (p=0,039). Farkın sürekli gündüz çalışan sekreterler
(2,88±0,849) ile vardiya usulü çalışan sekreterler (2,00±0,707) arasında olduğu saptanmıştır
(p=0,030).
İstihdam
biçimleri
dikkate
alınarak
sekreterlerin
yaşam
kalitesi
algıları
değerlendirildiğinde altı maddede istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (Tablo 8).
“Günlük işlerin yürütülebilmesi için herhangi bir tedaviye ne kadar ihtiyaç duyulduğu”
maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur (p=0,008). Farkın sözleşmeli çalışan
tıbbi sekreterler (2,44±1,553) ile hizmet alımı yöntemi ile çalıştırılan sekreterler (1,83±0,963)
Tablo 7: Tıbbi Sekreterlerin Çalışma Biçimlerine Göre Yaşam Kalitesi Algılarının Karşılaştırılması
Sürekli gündüz
Yaşam kalitenizden ne
Nöbet
kadar hoşnutsunuz?
Vardiya
Sürekli gündüz
İhtiyaçlarınızı
karşılamaya yeterli
Nöbet
paranız var mı?
Vardiya
N
X
137
20
5
137
21
5
3,04
2,50
2,40
2,88
2,57
2,00
S.S
F
0,861
0,688 4,327
1,673
0,849
1,121 3,323
0,707
p
0,015
0,039
anlamlı fark bulunmuştur (p=0,014). Farkın sözleşmeli çalışan tıbbi sekreterler (3,21±1,082)
ile memur kadrosu ile çalışan (2,50±0,946) tıbbi sekreterler (p=0,016) ve hizmet alımı
yöntemi ile çalıştırılan sekreterler (2,77±0,800) arasında olduğu (p=0,045) saptanmıştır.
“Günlük yaşantıda gerekli bilgilere ne ölçüde ulaşılabildiği” maddesinde istatistiksel
açıdan anlamlı fark bulunmuştur (p=0,002). Farkın sözleşmeli çalışan tıbbi sekreterler
(3,82±0,863) ile memur kadrosu ile çalışan (3,00±0,882) tıbbi sekreterler (p=0,007) ve hizmet
alımı yöntemi ile çalıştırılan (3,22±0,901) sekreterler arasında olduğu (p=0,005) saptanmıştır.
“Hareketlilik becerisi” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı fark bulunmuştur
(p=0,015). Farkın sözleşmeli tıbbi sekreterler (3,82±1,090) ile memurlar (2,90±1,071)
168
“Cinsel
yaşamdan
hoşnutluk” maddesinde istatistiksel
açıdan
anlamlı
fark
bulunmuştur (p=0,023). Farkın sözleşmeli çalışan tıbbi sekreterler (3,00±1,612) ile memurlar
(4,12±0,857) arasında olduğu saptanmıştır (p=0,023).
Tablo 8: Tıbbi Sekreterlerin İstihdam Biçimlerine Göre Yaşam Kalitesi Algılarının Karşılaştırılması
N
S.S.
F
p
X
Memur
20 2,45 1,317
Sözleşmeli
27 2,44 1,553 4,941 0,008
herhangi bir tedaviye ne
kadar ihtiyaç
Hizmet Alımı 113 1,83 0,963
duyuyorsunuz?
Memur
20 2,50 0,946
İhtiyaçlarınızı karşılamaya
Sözleşmeli
29 3,21 1,082 4,387 0,014
yeterli paranız var mı?
19 3,00 0,882
Günlük yaşantınızda size Memur
gerekli bilgilere ne ölçüde Sözleşmeli
28 3,82 0,863 6,292 0,002
ulaşabiliyorsunuz?
Memur
20 2,90 1,071
Hareketlilik beceriniz
Sözleşmeli
28 3,82 1,090 4,346 0,015
nasıldır?
Memur
17 4,12 0,857
Cinsel yaşamınızdan ne
Sözleşmeli
21 3,00 1,612 3,568 0,031
kadar hoşnutsunuz?
Memur
19 3,58 0,902
Yaşadığınız evin
koşullarından ne kadar
Sözleşmeli
28 3,21 1,031 5,454 0,005
hoşnutsunuz?
“Yaşadıkları evin koşullarından hoşnutluk” maddesinde istatistiksel açıdan anlamlı
fark bulunmuştur (p=0,005). Farkın sözleşmeli tıbbi sekreterler (3,21±1,031) ile hizmet alımı
yöntemi çalıştırılan tıbbi sekreterler (3,86±0,936) arasında olduğu saptanmıştır (p=0,004).
Tıbbi sekreterlerin yaşam kalitesi alanlarına göre en yüksek puan sosyal alan puanıdır
ve bunu bedensel alan puanı izlemektedir. En düşük puanı ise ulusal çevre alanı
oluşturmaktadır. Ulusal çevre puanı, maddi olanaklar, fiziksel güvenlik, ev ortamı, ulaşım,
yeni bilgi ve beceri edinme fırsatı, dinlenme ve boş zamanları değerlendirme fırsatı ve sosyal
baskıdan oluşmaktadır. Bu sonuçta, maddi kaynakların yetersizliği, çalışanların çoğunun
sözleşmeli ya da hizmet alımı kanalı ile çalıştırılması nedeniyle iş garantilerinin olmaması
etkili olabilir. Avcı ve Pala (2004) tarafından araştırma görevlisi ve uzman hekimler üzerinde
yapılan araştırmada da hekimlerin çevre alanı puanları daha düşük bulunmuştur.
Medeni durumlar dikkate alınarak bakıldığı zaman evli sekreterlerin sosyal alan
puanlarının bekarlardan daha yüksek olduğu görülmektedir. Bu durum evliliğin bireylere
sosyal destek sağlamasına bağlanabilir. Soma Elektrik Üretim ve Ticaret Anonim Şirketi
işçilerinde yapılan araştırmada evlilik yaşantısı süresi ile psikolojik, sosyal ve çevre alan
169
puanları arasında artan bir ilişki saptanmış, Ankara’da 112 Acil yardım hizmetlerinde çalışan
sağlık personeli ve kamu sektörü büro çalışanlarında da evlilerde yaşam kalitesi alan puanları
daha yüksek bulunmuştur (Baydur,2001; Kaya ve Piyal, 2004; Baydur ve diğ., 2004).
Cinsiyet özelliğine göre bakıldığı zaman önemli bir fark olmamakla birlikte erkeklerin
bedensel alan, sosyal alan, çevre alanı ve ulusal çevre alanı puanlarının kadınlardan daha
yüksek, buna karşılık ruhsal alan puanlarının kadınlardan daha düşük olduğu bulunmuştur.
Eşit Üstün ve Karadeniz (2006) tarafından hemodiyaliz hastaları üzerinde yapılan çalışmada
kadınların bedensel, ruhsal, sosyal ve çevre alan puan ortalamaları erkeklere göre daha yüksek
bulunmuştur. Kaya ve Piyal (2004) tarafından yapılan çalışmada da erkeklerin yaşam
kalitesinin daha iyi olduğu sonucuna ulaşılmıştır.
Çocuk sahibi olma özelliklerine göre incelendiği zaman çocuğu bulunmayan
sekreterlerin bedensel alan, ruhsal alan, çevre alanı ve ulusal çevre puanlarının daha yüksek
olduğu, buna karşılık olarak sosyal alan puanlarının daha düşük olduğu görülmektedir.
Ankara 112 Acil personeli üzerinde yapılan bir çalışmada da çocuk sahibi olanların sosyal
alan yaşam kalitesi puan ortalamaları daha düşük olduğu bulunmuştur (Kaya (2003).
Sekreterler herhangi bir hastalıklarının olup olmaması durumuna göre incelendiği
zaman bedensel alanda önemli bir fark bulunmamakla birlikte, yaşam kalitesinin diğer
alanlarında hastalığı olmayan sekreterlerin yaşam kalitesini hastalığı olan sekreterlere oranla
daha iyi algıladıkları görülmektedir. Kaya (2003) tarafından gerçekleştirilen çalışmada da
halen bir hastalığı olan bireylerin bedensel, ruhsal, sosyal, çevre ve çevre(TR) alan yaşam
kaliteleri bundan olumsuz yönde etkilendiği bulunmuştur.
Sekreterlerin çalıştıkları birimlere göre yaşam kalitesi puanları incelendiği zaman idari
birimlerde çalışanların sosyal alan, çevre alanı ve ulusal çevre alanı puanlarının tıbbi
birimlerde çalışan sekreterlerden daha yüksek olduğu bulgusuna ulaşılmıştır. Ruhsal alan
puanı ise tıbbi birimlerde çalışan sekreterlerde daha yüksektir. Bedensel alan puanlarında
önemli bir fark bulunmamaktadır.
Sekreterlerin yaş özelliklerine göre yaşam kalitesi algıları incelendiği zaman 40
yaşından daha büyük sekreterlerin tamamının yaşam kalitesi algılarının diğer yaş gruplarından
daha düşük olduğu bulunmuştur. Eşit Üstün ve Karadeniz (2006) tarafından elde edilen
bulgularda da 45 yaş üzeri hastalar tüm alanlarda en düşük puana sahiptirler. Ayrıca sosyal
alan puanı 25-30 yaş grubu bireylerde diğer yaş gruplarından belirgin bir şekilde daha
yüksektir. Yaşam kalitesi ile ilgili yapılan çalışmalar yaş ilerledikçe yaşam kalitesi
puanlarının düştüğünü göstermektedir (Eşit Üstün ve Karadeniz, 2006).
170
İşe başlama yılları dikkate alınarak inceleme yapıldığı zaman 1990’dan önce göreve
başlayan sekreterlerin yaşam kalitesini daha sonra göreve başlayan sekreterlere göre daha
yetersiz algıladıkları görülmektedir. Küçük farklılıklar olmakla birlikte çalışma süresi
azaldıkça yaşma kalitesi algısının daha iyi olduğu bulunmuştur. Çalışma süresinin uzamasına
paralel olarak sekreterlerin yaşları da artacağından bu bulgu sekreterlerin yaşam kaliteleri ve
yaş özellikleri arasındaki ilişkiyi gösteren bulgular ile örtüşmektedir.
Tıbbi sekreterlerin eğitim durumları ile yaşam kaliteleri arasında anlamlı bir fark
bulunamamıştır.
Çalışma biçimleri dikkate alınarak incelendiği zaman nöbet usulü ile çalışanların
bedensel alan puanlarını daha yetersiz algılarken, sosyal alan puanı algılarının daha iyi olduğu
görülmektedir. Sürekli gündüz çalışan sekreterlerin soysal alan, çevre alanı ve ulusal çevre
alanın algıları diğer çalışma biçimlerindeki sekreterlerden daha iyi bulunmuştur. Bedensel
alan puanı en iyi olan çalışma biçimi ise vardiya usulü ile çalışanlardır.
İstihdam biçimleri dikkate alınarak incelendiği zaman memur kadrosunda görev yapan
sekreterlerin sosyal alan puanlarının diğer sekreterlerden daha iyi, buna karşılık sosyal alan
dışındaki diğer alanlardaki yaşam kalitesi algılarının daha yetersiz olduğu bulunmuştur.
Sonuç olarak bu çalışmada sekreterlerin yaşam kalitesi algıları genel olarak düşük
bulunmuştur. Özellikle ulusal çevre, beden alanı ve çevre alanı yaşam kalitesi puanları daha
düşüktür. Sekreterlerin verimliliğini artıracak etmenlerin başında yaşam kalitelerini nasıl
algıladıkları önemli bir rol oynayacağı düşüncesinden hareketle yaşam kalitelerini yetersiz
algılamalarına neden olan mesleki olumsuzlukların giderilmesinin yanı sıra, özlük hakları
iyileştirilmeli, sosyal ve çevre alanlarını geliştirmelerine yönelik olarak hizmet içi eğitim,
kokteyller, tanışma partileri, vb. sosyal aktivitelerle yaşam kalitelerini daha iyi algılamaları
için destek sağlanmalıdır.
171
KAYNAKLAR
1. AVCI, K. ve K. Pala, (2004), “Uludağ Üniversitesi Tıp Fakültesinde Çalışan Araştırma Görevlisi
ve Uzman Doktorların Yaşam Kalitesinin Değerlendirilmesi”, Uludağ Üniversitesi Tıp Fakültesi
Dergisi, 30 (2): 81-85.
2. BAYDUR H., (2001), Soma Elektrik Üretim ve Ticaret Anonim Şirketi Tesislerinde Çalışan
İşçilerde Bazı Sosyo-demografik Faktörlerle Yaşam Kalitesinin İlişkisi, Celal Bayar
Üniversitesi Sağlık Bilimleri Enstitüsü Yüksek Lisans Tezi,
3. BAYDUR H, A. Taşpınar, N. Bolsoy ve F. Özbaşaran, (2004), “Kamu Sektörü Büro
Çalışanlarında Sağlığı Geliştirici Davranışlar ve Yaşam Kalitesi Arasındaki İlişki”, 1. Sağlıkta
Yaşam Kalitesi Sempozyumu Program ve Özet Kitabı, 8-10 Nisan 2004.
4. BİLGİN, N., (2003), Sosyal Psikoloji Sözlüğü – Kavramlar, Yaklaşımlar, Bağlam Yayınları
5. CARR, J.A., I. J. Higginson, (2001), “Measuring Quality of Life are Quality of Life Measures
Patient Centered”, BMJ, 322: 1357-1360.
6. ESER, S.Y., H. Fidaner ve C. Fidaner, H. Elbi ve E. Eser, (1999), “Yaşam kalitesinin ölçülmesi,
WHOQOL-100 ve WHOQOL-BREF”, 3P Dergisi, 7: 5-13 (Ek 2).
7. ESKİ, S.(1999), Miyokart Enfarktüsü Geçiren Bireylerin Yaşam Kalitelerinin Belirlenmesi,
Hacettepe Üniversitesi Sağlık Bilimleri Enstitüsü Bilim Uzmanlığı Tezi, Ankara
8. EŞİT ÜSTÜN, M. ve G. KARADENİZ, (2006), “Hemodiyaliz Tedavisi Gören Hastaların Yaşam
Kalitesi ve Bilgilendirici Hemşirelik Yaklaşımının Önemi”, Fırat Sağlık Hizmetleri Dergisi,
1(1):33-43
9. FRY, P.S., R. Ghosh, (1980) “Attributional Differences in the Life Satisfactions of the Elderly: A
Cross-Cultural Comparison of Asian and United States Subjects”, International Journal of
Psychology, 15: 201-212.
10. HEINONEN, H., A. R. Aro, A. M. Aalto ve A. Uutela, (2004). “Is the Evaluation of the Global
Quality of Life Determined by Emotional Sstatus”, Quality of Life Research, 13:1347-1356.
11. JENNEY E. M. J., S. Campbell, (1997), “Measuring Quality of Life”, Archives of Disease
Childhood, 77: 347-350.
12. KAYA M, B. Piyal, (2004), “Ankara’da 112 Acil Yardım Hizmetlerinde Çalışan Personelin Öznel
Yaşam Kalitelerinin Sosyo-demografik Özellikler Yönünden Yaşam Kalitesi Ait Alanlarına Göre
Değerlendirilmesi” 1. Sağlıkta Yaşam Kalitesi Sempozyumu Program ve Özet Kitabı, 8-10
Nisan 2004, İzmir.
13. KAYA, M., (2003), Ankara’da 112 Acil Yardım Hizmetlerinde Çalışan Sağlık Personelinin
Öznel Yaşam Kalitelerinin Değerlendirilmesi, Ankara Üniversitesi Sağlık Bilimleri Enstitüsü
Sağlık Eğitimi Anabilim Dalı Yüksek Lisans Dönem Projesi, Ankara.
14. KIZILCI, S.(1997). Kemoterapi Alan Kanserli Hastalar ve Yakınlarının Yaşam Kalitesi ve
Yaşam Kalitesini Etkileyen Faktörler, Hacettepe Üniversitesi Sağlık Bilimleri Enstitüsü
Doktora Tezi, Ankara
172
15. SKEVINGTON, S.M., M. Lotfy ve K.A. O’Connell, (2004), “The World Health Organization’s
WHOQOL-BREF Quality of Life Assessment: Psychometric Properties and Results of the
International Field Trial a Report From the WHOQOL Group”, Quality of Life Research, 13:
299–310.
16. TESTA, M. A., D. C. Simonson, (1996), “Assessment of Quality-of-Life Outcomes”, New
England Journal of Medicine, 334 (13): 835-840.
17. WHOQOL Group, (1994), “Development of the WHOQOL: Rationale and Current Status”,
International Journal of Mental Health, 23: 24–56.
18. WHOQOL Group, (1998), “The World Health Organization Quality of Life Assessment
(WHOQOL): Development and General Psychometric Properties”, Social Science and Medicine,
46 (12):1569-1585.
19. World Health Organization (WHO), (1997), Programme on mental Health: WHOQOL
Measuring Quality of Life; WHO/MNH/PSF/97.4.
173
TIBBİ SEKRETERLERİN BÜRO MAKİNELERİ KULLANIMINDA HİZMET İÇİ
EĞİTİM PROGRAMLARININ ETKİSİ
Yrd.Doç.Dr. Hüseyin DEMİRTOLA
Yrd.Doç.Dr. Cemal ÇALIK
Arş.Gör. E. Asuman ATİLLA
ÖZET
Günümüzde bürolarda özellikle bilgi işleyici ve bilgi sağlayıcı durumundaki
sekreterlerin, sekreterlik hizmetlerini yerine getirmede en büyük yardımcısı büro
makineleridir. Büro otomasyon sisteminin kullanılması sekreterin ve büro çalışanlarının
işlerini düzenli ve zamanında yapmasını sağlamaktadır. Ancak bu teknolojiyi kullanmak için
büro otomasyon araçları, başta bilgisayar olmak üzere, telefon, faks, teleks gibi iletişim
araçlarıyla birlikte daktilo, fotokopi makinesi gibi mekanik araçların kullanımı konusunda da
sekreterlerin bilgi sahibi olmaları gerekmektedir.
Çalışmamız, tıbbi sekreterlerin büro teknolojisi kullanımını kolaylaştırmada hizmet içi
eğitimin etkisini araştırmak amacıyla Gazi Üniversitesi Hastanesi’nde çalışmakta olan toplam
70 tıbbi sekretere anket uygulanarak hazırlanmıştır.
Anahtar Kelimeler: Tıbbi sekreter, büro makinesi, eğitim.
174
ABSTRACT
Nowadays, office machines are helpful instruments to secretaries who provide and
service information in offices. Using office automation provides systematical and regular
work to office personals. However in order to use this technology office secretaries must be
well informed about usage of office automation instruments such as computer, telephone, fax,
telex, typewriter and photocopy machine.
In our study, in order to research the affects of education about usage of office
technologies we applied questionnaires to 70 medical secretaries who are working at Gazi
University Hospital.
Key Words: Medical Secretary, Office Equipment, Education.
1. GİRİŞ
Teknolojinin
gelişmesiyle
büro
yönetimi
faaliyetlerinde
de
geleneksel
yöntemlerden ayrılıp, çağdaş tekniklere entegrasyon kaçınılmaz olmuştur. Böylelikle
bürolarda da artık iş akış şemaları, iş analizleri, hareket etütleri ve yöneylem araştırmaları
kullanılmaya başlanmıştır. Büro yönetiminin gerçek amacına ulaşabilmesi için bu
tekniklerle donatılması gerekmektedir. Bilimsel büro yönetimini temel felsefesini oluşturan
unsurlar da bu donanımları kullanarak verimsiz çalışmayı ortadan kaldırıp verimliliği
artırmaktır (Küçükaltan, 2000: 87).
Büro otomasyonu, büro hizmetlerinde elektronik makineler ve bilgisayarlarla
işlerin yapılması ve yine sonuçların bu araçlarla denetlenmesidir. Büro otomasyon araçları,
başta bilgisayarlar olmak üzere, telefon, faks, telesekreter gibi iletişim araçlarıyla birlikte,
daktilo, fotokopi makinesi gibi araçlarda büro otomasyonunda yardımcı araçlardır. Bu
sistemin kullanılması, sekreterlerin ve büro çalışanlarının işlerini düzenli ve zamanında
yapılmasını sağlamaktadır (Tengilimoğlu, Çoşan, 2004: 64).
Yukarıda da bahsettiğimiz gibi günümüzde hemen hiçbir iş, hizmet ya da üretim
yoktur ki elde edilmesine insan gücünün yanında bazı gereçler ve makineler de kullanılmamış
olsun. Makineler insan gücünün yerini alır, hizmet ya da üretimine yardımcı ve destek
olurken, üzerinde durulması gereken önemli bir sorun ile karşı karşıya gelinmektedir.
Bürolarda kullanılan gereç ve makineleri yakından tanımak, niteliklerini, özelliklerini,
kapasitelerini, bakımlarını bilmek gerekir (Ar, 1996: 159). Bu aşamada ise konu hizmet içi
175
eğitime gelmektedir. Hizmet içi eğitim, özel ve tüzel kişilere ait işyerlerinde, belirli bir maaş
veya ücret karşılığında işe alınmış veya çalışmakta olan bireylere görevleri ile ilgili bilgi,
beceri ve tutumları geliştirmek ve yeniliklere hazırlamak üzere yapılan bir eğitimdir. Bu
eğitimin amacı; kamu ve özel sektörde çalışan personelin mesleki yaşamda meydana gelen
değişiklikler ve yeni durumlara uyumlarını kolaylaştırmaktır (Uşun, 2004: 20).
Tıbbi sekreterler, büro makinelerini kullanarak büro yönetimi, büro içi ve dışı iletişimi
sağlama, yöneticinin günlük işlerini organize etme, belge hazırlama, dosyalama, hasta ve
tedavi hizmet işlemlerini yürütme, toplantı ve seyahat organize etme bilgi ve becerisine sahip
nitelikli kişiler olarak tanımlanmaktadırlar. İşyerinde iletişimi sağlamak, dosyalama ve
arşivleme yapmak, yazışmalar yapmak, iş programı hazırlamak ve uygulamak, toplantı
organizasyonu yapmak, seyahat organizasyonu yapmak, bilgisayarda dosya oluşturmak,
bilgisayarda yazı hazırlamak, hasta hizmetleri ile ilgili işlemleri yürütmek, tedavi hizmetleri
ile ilgili işlemleri yürütmek gibi görevleri olan tıbbi sekreterlerde aranan niteliklerden bazıları
ise bilgisayar, faks, fotokopi vb. makineleri kullanmak, telefonla konuşabilmek olduğu göz
ardı edilmemelidir (www.ttogm.meb.gov.tr).
Sağlık hizmetlerinin verildiği tüm ortamlarda insan ilişkilerinde belli düzeyde bir
yoğunluk gözlenmektedir. Sağlık kuruluşlarında, hasta veya hasta yakınları doktordan önce
sekreterle karşılaşmaktadırlar. Bu bağlamda, sekreterlik hizmeti ön plana çıkmaktadır.
Sekreterlik hizmetinin iyi sunulması hem hasta ve yakınlarını rahatlatabilir hem de doktorun
işini kolaylaştırabilir (Topbaş, 2006: 66). Bu anlamda sekreterlerin çalışmalarına kolaylık
sağlayacak ve yardımcı olacak türde makinelerin büro ihtiyacına ve görünümüne de uygun
olmasıyla iş ortamının daha rahat çalışmaya elverişli hale getirilmesine katkılar sağlanmalıdır.
Sekreterler kullandığı veya kullanacağı makinelerin özellikleri, parçaları, çalışma düzeni
hakkında yeterli bilgi ile donatılmalı, tamir ve bakım konusu kesinlikle göz ardı edilmemelidir
(Tengilimoğlu, Çıtak, 2003: 23).
Sonuç olarak, günümüzde bürolarda özellikle bilgi işleyici ve bilgi sağlayıcı
durumundaki sekreterlerin sekreterlik hizmetlerini yerine getirmede en büyük yardımcısı,
yukarıda da değindiğimiz gibi, büro makineleridir. Büro otomasyon sisteminin kullanılması
sekreterin ve büro çalışanlarının işlerini düzenli ve zamanında yapmasını sağlamaktadır.
Ancak bu teknolojiyi kullanmak için mutlaka sekreterlik eğitimi almış kişilere ihtiyaç
duyulmaktadır(www.orgm.meb.gov.tr).
2. ARAŞTIRMANIN AMACI
176
Bu araştırmada, Gazi Üniversitesi Hastanesi’nde çalışmakta olan tıbbi sekreterlerin
büro makineleri kullanımında, hizmet içi eğitim programlarının etkisi incelenerek, çözüm
önerileri sunmak amaçlanmıştır.
3. ARAŞTIRMANIN EVRENİ
Araştırma Gazi Üniversitesi Hastanesi’nde çalışmakta olan tıbbi sekreterlerin tümünü
kapsamaktadır.
4. ARAŞTIRMANIN METODU
Bu araştırmada, Gazi Üniversitesi Hastanesi’nde çalışmakta olan tıbbi sekreterlerin
büro makineleri kullanımında, hizmet içi eğitim programlarının etkisi ve bunlarla ilgili
sorunların belirlenmesi amacı ile hazırlanmış olan anketler uygulanmıştır. Anketler, SPSS 12
istatistik programları kullanılarak analiz edilerek, sonuçlar değerlendirilmiştir.
5. BULGULAR
Gazi Üniversitesi Hastanesi’nde çalışmakta olan tıbbi sekreterlere büro makineleri
kullanımında, hizmet içi eğitim programlarının etkisi ve bunlarla ilgili sorunların
belirlenmesini amaçlayan anket formları dağıtılmıştır. Anketlerden 70 tanesi geri dönmüştür.
Anket sonuçları aşağıdaki tablolarda sunulmuştur.
Tablo 1. Ankete Katılan Çalışanların Kişisel Bilgileri
YAŞ GRUBU
SAYI
YÜZDE
19-24 Yaş Arası
19
27,1
25-30 Yaş Arası
30
42,9
31-36 Yaş Arası
13
18,6
37-42 Yaş Arası
4
5,7
43 Yaş ve Üzeri
4
5,7
TOPLAM
70
100,0
Kadın
58
82,9
Erkek
12
17,1
TOPLAM
70
100,0
CİNSİYET
177
MEDENİ DURUM
Evli
33
47,1
Bekar
37
52,9
TOPLAM
70
100,0
İlkokul
1
1,4
Ortaokul
1
1,4
Lise ve Dengi
33
47,1
Önlisans
18
25,7
Lisans
14
20,0
Lisansüstü
3
4,3
TOPLAM
70
100,0
ÖĞRENİM
Tablo 1’den de görülebileceği gibi ankete katılanlar, çoğunlukla 25-30 yaş arasında
olan (%43), büyük çoğunluğunu kadınların oluşturduğu (%83) ve bekar (%53), ayrıca lise ve
dengi okul mezunu (%47) kişilerden oluşmaktadır.
Tablo 2. Ankete Katılanların
Tablo 3. Ankete Katılanların Görev Görevleri
Süreleri
GÖREV
GÖREV SÜRESİ SAYI YÜZDE
SAYI YÜZDE
Tıbbi Sekreter
54
77,1
1 ve 1 Yıldan Az
10
14,3
Hasta Danışmanı
11
15,7
2-5 Yıl Arası
29
41,4
TOPLAM
65
92,9
6-9 Yıl Arası
21
30,0
Cevapsız
5
7,1
10 Yıl ve Üzeri
10
14,3
TOPLAM
70
100,0
TOPLAM
70
100,0
Katılımcıların %77’si Tıbbi Sekreter ve %16’sı hasta danışmanlığı görevlerini
yürütmektedirler. Bu kişilerin büyük bir çoğunluğu (%41) ise, tablo 3’den de görülebileceği
gibi 2-5 yıl arası aynı görevde olduklarını ifade etmişlerdir.
178
Tablo 4. Alınan Eğitim ve Yapılan İşin İlişki Derecesi (Sayı)
SAYI
YÜZDE
Çok İlişkili
5
7,1
İlişkili
12
17,1
Kısmen İlişkili
21
30,0
İlişkili Değil
18
25,7
Hiç İlişkili Değil
14
20,0
TOPLAM
70
100,0
Tablo 4.1. Alınan Eğitim ve Yapılan İşin İlişki Derecesi (Ortalama)
N Minimum Maksimum Ortalama
Std.
Sapma
Aldığınız eğitimle
yapmakta olduğunuz işin
70
1
5
3,34
1,19
ilişki derecesi nedir?
Ortalama: 3,67- 5,00: Düşük Katılım, 2,34- 3,66: Kısmen Katılım, 1,00- 2,33: Yüksek Katılım.
Katılımcılara, aldıkları eğitimle yaptıkları işin ne derecede ilişkili olduğu sorusunu
yönelttiğimizde %30’u kısmen ilişkili olduğunu (Ortalama= 3,34), %26’sı da ilişkili olmadığını ifade
etmişlerdir.
179
Tablo 5. Çalışanların Memuriyet
Tablo 6. Katılımcıların Aylık Maaş
Statüleri
Miktarları
MEMURİYET
STATÜSÜ
MAAŞ (AYLIK)
SAYI YÜZDE
SAYI YÜZDE
500 YTL ve Altı
8
11,4
Memur
37
52,9
501-750 YTL Arası
50
71,4
İşçi
33
47,1
751-1.000 YTL Arası
12
17,1
TOPLAM
70
100,0
TOPLAM
70
100,0
Anketi cevaplandıran 70 kişiden 37’si (%53), memur statüsündeyken, 33’ü (%47) işçi
statüsünde görev yapmaktadır. Katılımcıların büyük bir çoğunluğu ise (%71) 501-750 YTL
arasında aylık maaş almaktadırlar (Tablo 6).
Tablo 7. Kullanılan Büro Makine ve Malzemeleri
EVET
HAYIR
TOPLAM
SAYI YÜZDE SAYI YÜZDE SAYI YÜZDE
Bilgisayar
67
95,7
3
4,3
70
100,0
Yazıcı
54
77,1
16
22,9
70
100,0
Tarayıcı
8
11,4
62
88,6
70
100,0
Faks
18
25,7
52
74,3
70
100,0
Telefon
57
81,4
13
18,6
70
100,0
Çağrı Cihazı
3
4,3
67
95,7
70
100,0
Fotokopi Makinesi
32
45,7
38
54,3
70
100,0
Baskı Makinesi
1
1,4
69
98,6
70
100,0
Katılıcıların tamamına yakını (%96) büro makine ve malzemesi olarak bilgisayar
kullandıklarını ifade ederken, büyük çoğunluğu telefon (%81) ve yazıcı (%77) kullandıklarını
ifade etmişlerdir.
180
Tablo 8. Katılımcıların Kullandıkları Büro Makine ve Malzemeleriyle İlgili Bilgiyi Nereden
Aldıkları
EVET
HAYIR
TOPLAM
Çalıştığım kurumun hizmet
25
35,7
45
64,3
70
100,0
7
10,0
63
90,0
70
100,0
36
51,4
34
48,6
70
100,0
Arkadaş-tanıdıklarımdan
18
25,7
52
74,3
70
100,0
Kendi çabamla
35
50,0
35
50,0
70
100,0
içi eğitim programından
Mezun olduğum okuldan
aldığım derslerden
Kurumum dışındaki özel
kurslardan
Katılımcılar, kullandıkları büro makine ve malzemeleriyle ilgili bilgilerini çoğunlukla
kurumları dışında özel kurslardan (%51) ve kendi çabalarıyla (%50) edindiklerini ifade
etmişlerdir.
Tablo 9. Çalışanların Kullandıkları Makinelerle İlgili Hizmet İçi Eğitim Alıp Almadıkları
SAYI
YÜZDE
Evet
29
41,4
Hayır
41
58,6
TOPLAM
70
100,0
Çalışanların, çoğunluğu (%59) kullandıkları makinelerle ilgili herhangi bir hizmet içi
eğitim programına katılmadıklarını ifade etmişlerdir.
Tablo 10. Hizmet İçi Eğitim Programının Alındığı Yer
EVET
HAYIR
TOPLAM
Çalıştığım kurumda
konuyla ilgili hizmet içi
29
41,4
eğitim programına katıldım
181
41
58,6
70
100,0
Daha önce çalıştığım
işyerinde konuyla ilgili
hizmet içi eğitim
0
0,0
70
100,0
70
100,0
36
51,4
34
48,6
70
100,0
programına katılmıştım
Konuyla ilgili eğitimi
kurumum dışındaki özel
kurslara katılarak aldım
Hizmet içi eğitim alanların tümü (%41) bu hizmet içi eğitimi halen çalıştıkları kurumdan
aldıklarını ifade ederken, %51’i de özel kurslara katılarak eğitim aldıklarını ifade etmişlerdir.
Tablo 11. Alınan Hizmet içi Eğitimin Mevcut İşleri Yürütmekte Faydalı Olup Olmaması
Durumu
SAYI
YÜZDE
Evet
27
38,6
Hayır
2
2,9
TOPLAM
29
41,4
CEVAPSIZ
41
58,6
TOPLAM
70
100,0
Hizmet içi eğitim alan 29 kişiden 27’si aldıkları hizmet içi eğitimin mevcut işlerini yürütmekte
faydalı olduğunu düşünmektedirler.
Tablo 12. Kullanılan Program veya Yazılımların Kullanımıyla İlgili Bilginin Nereden Alındığı
EVET
HAYIR
TOPLAM
Çalıştığım kurumun hizmet
29
41,4
41
58,6
70
100,0
3
4,3
67
95,7
70
100,0
36
51,4
34
48,6
70
100,0
Arkadaş-tanıdıklarımdan
12
17,1
58
82,9
70
100,0
Kendi çabamla
17
24,3
53
75,7
70
100,0
7
10,0
63
90,0
70
100,0
içi eğitim programından
Mezun olduğum okuldan
aldığım derslerden
Kurumum dışındaki özel
kurslardan
Programın yazılımını
yaparak, kurulumunu
gerçekleştiren firma
elemanlarından
182
Çalışanlar kullandıkları program veya yazılımlarla ilgili bilgiyi çoğunlukla (%51) özel
kurslara giderek alırken, %41’i çalıştıkları kurumun hizmet içi eğitim programlarından edindiklerini
ifade etmişlerdir.
Tablo 13. Kurumda Bilgi Akışını Sağlayacak Paket Program veya Özel Bir Yazılım Kullanıp
Kullanmama Durumu
SAYI
YÜZDE
Evet
56
80,0
Hayır
14
20,0
TOPLAM
70
100,0
Katılımcıların %80’i kurumda bilgi akışını sağlayacak bir paket program veya özel bir yazılım
kullandıklarını ifade etmişlerdir.
Tablo 14. Katılımcıların Büro Makineleri İle İlgili Teknolojik Gelişmeleri Takip Edip Etmemesi
Durumu
SAYI
YÜZDE
Evet
31
44,3
Hayır
39
55,7
TOPLAM
70
100,0
Katılımcıların %56’sı büro makineleri ile ilgili teknolojik gelişmeleri takip etmediklerini ifade
etmişlerdir.
Tablo 15. Katılımcıların Büro Makineleri İle İlgili Gelişmeleri Nereden Takip Ettikleri
EVET
HAYIR
TOPLAM
İnternetten
25
35,7
45
64,3
70
100,0
Dergilerden
9
12,9
61
87,1
70
100,0
Gazete ve televizyondan
12
17,1
58
82,9
70
100,0
EVET
HAYIR
TOPLAM
Kurumumun beni
bilgilendirmesi ve
yenilikleri çalıştığımız
8
11,4
62
88,6
70
100,0
2
2,9
68
97,1
70
100,0
ortama kazandırmasıyla
Diğer (Kursta)
183
Çalışanlar büro makineleri ile ilgili gelişmeleri çoğunlukla (%36) internetten takip
etmektedirler.
Tablo 16. Katılımcıların Büro Teknolojisi Kullanımına İlişkin Sorulara Katılım Dereceleri
N Minimum Maksimum Ortalama
Std.
Sapma
Büro makineleri ile ilgili
teknolojiyi kullanmanın
70
1
5
2,41
1,11
kullanmak size iş yapma 70
1
4
1,93
1,012
1
4
2,00
1,007
Ortalama
Std. Sapma
2,67
1,018
sizin statünüze bir
getirisi oldu mu?
Bu teknolojiyi
kolaylığı sağladı mı?
Bu teknolojiyi
kullanmanız hizmet
alıcılara olumlu yönde
70
yansıdı mı?
N Minimum Maksimum
Kullandığınız makineler
kurumunuz tarafından
teknolojik gelişmelere
70
1
5
göre yenileniyor mu?
Ortalama: 3,67- 5,00: Düşük Katılım, 2,34- 3,66: Kısmen Katılım, 1,00- 2,33: Yüksek Katılım.
Katılımcılar büro makineleri ile ilgili teknolojiyi kullanmanın statülerine bir getirisi olup
olmadığı ve kullanılan makinelerin kurum tarafından teknolojik gelişmelere göre yenilendiği
yargılarına kısmen katılım gösterirken, bu teknolojiyi kullanmanın kendilerine iş kolaylığı sağladığı ve
bu teknolojiyi kullanmanın hizmet alıcılara olumlu yönde yansıdığı yargılarına da yüksek katılım
göstermişlerdir.
Toplam 70 kişiye uyguladığımız anketten elde edilen sonuçlar, yorumları ve öneriler aşağıda
ele alınmıştır.
Buna göre, katılımcıların %77’si Tıbbi Sekreter ve %16’sı hasta danışmanlığı görevlerini
yürütürken, bu kişilerin büyük bir çoğunluğunun (%41) 2-5 yıl arası aynı görevde oldukları tespit
184
edilmiştir. Katılımcıların, aldıkları eğitimle yaptıkları işin arasındaki ilişki derecesi çoğunlukla kısmen
ilişkili (Ortalama= 3,34) şeklinde nitelendirilirken, %26’sı da ilişkili olmadığını ifade etmişlerdir.
Bilgisayar kullanımının yüksek olduğu (%96) tespit edilen bu araştırmada, katılıcıların kullandıkları
büro makine ve malzemeleriyle ilgili bilgilerini çoğunlukla kurumları dışında özel kurslardan (%51)
ve kendi çabalarıyla (%50) edindikleri tespit edilmiştir..
Çalışanların, çoğunluğu (%59) kullandıkları makinelerle ilgili herhangi bir hizmet içi eğitim
programına katılmadıklarını ifade ederken, hizmet içi eğitim alan 29 kişiden 27’si aldıkları hizmet içi
eğitimin mevcut işlerini yürütmekte faydalı olduğunu düşünmektedirler.
Çalışanlar kullandıkları program veya yazılımlarla ilgili bilgiyi çoğunlukla (%51) özel
kurslara giderek alırken, %41’i çalıştıkları kurumun hizmet içi eğitim programlarından edindiklerini
ifade etmişlerdir.
Katılımcıların %80’i kurumda bilgi akışını sağlayacak bir paket program veya özel bir yazılım
kullanmaktadırlar.
Katılımcılar büro makineleri ile ilgili teknolojiyi kullanmanın kendilerine iş kolaylığı sağladığı
ve bu teknolojiyi kullanmanın hizmet alıcılara olumlu yönde yansıdığı yargılarına ise yüksek katılım
göstermişlerdir.
Bu sonuçlar doğrultusunda, katılımcıların, aldıkları eğitimle yaptıkları işin arasında kısmen
ilişki olması, bu konumda alanında eğitim almış kişilerin çok fazla olmadığını göstermektedir. Bu
sebeple, tıbbi sekreterlik ve hasta danışmanlığı pozisyonlarına bu alanda eğitim almış (Tıbbi
Dokümantasyon ve Sekreterlik Bölümü eğitimi) kişilerin tercih edilmesi kurum açısından daha faydalı
olacaktır. Çünkü bu meslek, örneğin tıbbi terminolojiye hakim olmak gibi spesifik bilgilere sahip
olmayı gerektirmektedir.
Çalışanların çoğunlukla büro teknolojisi ve makineleri ile ilgili bilgileri özel kurslara katılarak
ve kendi çabalarıyla öğrenerek edinmesi ise hizmet içi eğitim programlarının daha sık ve amaca
yönelik olarak düzenlenmesini gerektirmektedir. Bu şekilde çalışanlar, kendilerinin de katılım
gösterdiği gibi, bu teknolojiyi kullanarak iş kolaylığı sağlamakta ve bunun bir sonucu olarak da hizmet
alıcılara olumlu yönde katkılar sağlamaktadırlar. Özellikle çalışanların %80’inin özel yazılım ve paket
program kullandığı bir kurumda bu konu daha çok dikkate alınmalıdır.
KAYNAKLAR
1. AR A. Fikret, (1996), Büro Yönetimi Teknikleri, Yargı Yayınları, Ankara.
2. KÜÇÜKALTAN Gül, (2000), “İstanbul’daki Başlıca 4 Ve 5 Yıldızlı Otellerde Yönetici
Sekreterlerinin Profilinin Belirlenmesine Yönelik Bir Araştırma”, 1. Ulusal Büro Yönetimi ve
Sekreterlik Eğitimi Kongresi, 17-18 Nisan, Ankara.
3. TENGİLİMOĞLU Dilaver, ÇITAK Nilgün, (2003), Yönetici ve Tıp Sekreterliği, Seçkin
185
4. TENGİLİMOĞLU Dilaver, ÇOŞAN Pınar, (2004), Yönetici Asistanlığı, Asil Yayın Dağıtım,
Ankara.
5. TOPBAŞ Eriman, (2006), “Tıbbi Sekreterlik Eğitim Programı: Fransa Örneği”, Fırat Sağlık
Hizmetleri Dergisi, Cilt:1, Sayı:2.
6. UŞUN Salih, (2004), “Hizmet İçi Eğitimde Bilgisayar Destekli Öğretime Yönelik Personel Ve
Yönetici Görüşleri”, Mart, Cilt:12 No:1 Kastamonu Eğitim Dergisi.
7. http://orgm.meb.gov.tr/megep/MEGEP_TANITIM_REHBERI/6_BURO_YONETIMI_VE_SEKR
ETERLIK_ALANI.pdf, 01.06.2007.
8. http://ttogm.meb.gov.tr/alanlar/buro_yonet.pdf, 01.06.2007
186
ÜNİVERSİTE HASTANESİNDE ÇALIŞAN İDARİ PERSONEL MEMNUNİYETİNE
YÖNELİK BİR ARAŞTIRMA
Yrd.Doç.Dr. Elif DİKMETAŞ
(Ondokuz Mayıs Üniversitesi)
Suat SUBAŞI
(Ondokuz Mayıs Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesi)
Uğur YAZGAN
(Zonguldak Karaelmas Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesi)
Özet
Sağlık sektöründe çok sayıda, değişik unvanlarda ve farklı eğitim düzeyinde çalışan
bulunmaktadır. İdari personelin motive olması ve işlerini daha iyi yapabilmesi için işlerinden
memnun olmaları gerekmektedir. Bir örgütte istenilen çalışma ortamı, yetki devri, hakkaniyet
ve adalete göre davranma, liyakat, yeterli ücret, pozitif ekip yaklaşımı, çalışanlara ve kuruma
saygı ve güven olduğu sürece işe olan memnuniyetin artması kaçınılmazdır. Çalışma
memnuniyeti arttığında, örgütün verimliliği, karlılığı, etkililiği ve performansı artmaktadır.
Çalışma 900 yataklı bir üniversite hastanesi’nde gerçekleşmiştir. Hastanedeki idari
işlerde çalışanlara (n=358) T.C. Sağlık Bakanlığı Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü Kalite
Yönetimi Hizmetleri Şube Müdürlüğü tarafından 2005 yılında hazırlanan Hastaneler İçin
Kalite Yönetimi Uygulama Kılavuzu’nda yer alan Çalışan Memnuniyeti Değerlendirme
Anketi uygulanmıştır. Cevaplanan anket sayısı 161 (% 45,0)’dır.
Anket on boyuttan oluşmaktadır. Ankette yer alan boyutlar; çalışma ortamı, yönetim
ve yetki devri, hakkaniyet ve liyakat, prim ücreti, çalışma arkadaşları, iletişim, birimler arası
iletişim, çatışma, saygı ve güven, yönetsel ve kurumsal güven boyutlarıdır.
Çalışma’nın sonucunda, idari personelin yaş gruplarına, medeni durumuna, göre
farklılık bulunmamışken, cinsiyet, eğitim düzeyi, kurum kıdem süresine, kadro durumu ve
hizmet içi eğitim durumuna göre farklılıklar bulunmuştur.
Anahtar Kelimeler: Çalışan memnuniyeti, iş tatmini
Abstract
In Healthcare sector, there are a lot of titles and educational levels. Therefore it
necessary planning according to personnel’s expectation. Job satisfaction is impacted by
working environment, devolution management and authority, equity and merit, wage,
working friends, respect to institution and personel and confidence. Job satisfaction is
increased productivity, profitability, efficiency and performance of organization.
187
This study was developed by Ministry of Health Treathment Services General Board
Quality Management Services Department Unit. Job satisfaction survey was used. The sample
of 161 personnel (%45,0) in a Health Practice and Research Hospital (university hospital)
(900 beds) was used.
The survey is consisted ten dimensions. These dimensions are working environment,
devolution of management and authority, equity and merit, wage, working friends,
communication, communication among units, conflict, respect and confidence management
and institutional trust.
In result of this study, while job satisfaction about the views of the personel werent
found differences according to age, marital status, it found differences according to gender,
educational level, institutional seniority time, staff condition and in service training condition.
Key Words: Personnel’s satisfaction, job satisfaction.
I.
Giriş
Örgüt üyelerinin örgüte bağlılık duymaları, işlerinden tatmin olmalarının sonucudur.
Çalışan memnuniyeti genel anlamıyla “bireyin çalışma ortamına karşı reaksiyonu” şeklinde
tanımlanmaktadır (Bakan ve Büyükbeşe, 2004: 2).
Çalışanın işini ya da önemli iş değerlerini değerlendirmesi sonucu algıladığı ve hoşa
giden olumlu duygusal durum olarak tanımlanan çalışan memnuniyeti, oldukça karmaşık ve
birçok etmenden etkilenen soyut bir kavramdır. (Aksu ve diğ., 2002: 271). İşe karşı tutumun
olumlu olması halinde ortaya çıkan bir dizi yönetsel ve davranışsal sonuç vardır. Çalışma
memnuniyeti çağdaş yönetim anlayışının önemli faktörlerindendir (Sevimli, İşcan, 2005: 55).
Çalışan memnuniyeti, moral, iş tutumları, iş başarısı ve motivasyon kavramlarıyla
yakından ilişkili olup, fiziksel ve sosyal çevreden, yönetimin yaklaşımı, işleyiş ve
beklentilerinden etkilenmektedir (Aksu ve diğ., 2002: 271). Hizmet işletmelerinde çalışan
memnuniyeti, örgütün işleyiş süreci, yapısı ve geleceği için önem verilmesi gereken bir
konudur (William ve diğ., 2005: 4).
Çalışma memnuniyetini etkileyen faktörleri; çalışma ortamı, yönetim ve yetki devri,
hakkaniyet ve liyakat, prim ücreti, çalışma arkadaşları, iletişim, birimler arası iletişim,
çatışma, saygı ve güven, yönetsel ve kurumsal güven olarak saymak mümkündür (T.C. Sağlık
Bakanlığı Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü Kalite Yönetimi Hizmetleri Şube Müdürlüğü,
2005: 144-147).
II. Gereç ve Yöntem
Anket, 900 yataklı bir üniversite hastanesi’nde çalışan tüm çalışanlara (n=358)
dağıtılmıştır. Araştırma için örneklem seçilmemiş, tüm evrene ulaşılması hedeflenmiştir.
Cevaplanan anket sayısı 161 (% 45,0 )’dir. Araştırma, Karadeniz Bölgesi’nde bulunan bir
Üniversite Hastanesi’nde yapıldığı için sonuçlarının diğer hastaneler için genellenmesi
olası değildir.
188
Çalışmanın yapılmasında T.C. Sağlık Bakanlığı Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü
Kalite Yönetimi Hizmetleri Şube Müdürlüğünün 2005 yılında hazırladığı Hastaneler İçin
Kalite Yönetimi Uygulama Kılavuzu’nda yer alan Çalışan Memnuniyeti Değerlendirme
Anketi’nden faydalanılarak yapılmıştır.
Anket on boyuttan oluşmaktadır. Ankette yer alan boyutlar; çalışma ortamı, yönetim
ve yetki devri, hakkaniyet ve liyakat, prim ücreti, çalışma arkadaşları, iletişim, birimler arası
iletişim, çatışma, saygı ve güven, yönetsel ve kurumsal güven boyutlarıdır.
Anket boyutları içinde yer alan ifadeler, araştırmacı tarafından literatür kaynaklarına
başvurarak ve bilgi sahibi olan kişilerle görüşülerek düzenlenmiştir. Güvenirlik ve geçerlilik
analizi yapılarak uygulanmıştır.
Çalışmanın hipotezleri;
. İdari personelin,
. Çalışma ortamı,
. Yönetim ve yetki devri,
. Hakkaniyet ve liyakat,
. Prim ücreti,
. Çalışma arkadaşları,
. İletişim,
. Birimler arası iletişim,
. Çatışma,
. Saygı ve güven,
. Yönetsel ve kurumsal güven boyutlarına verdikleri önem dereceleri;
a. Cinsiyet,
b. Yaş,
c. Medeni durum,
d. Eğitim düzeyi,
e. Kurum kıdem süresi,
f. Kadro durumu,
g. Hizmet içi eğitime göre farklılık göstermektedir.
Anketlerden elde edilen verilerin analizi ve hipotezlerin test edilmesinde SPSS for
Windows programı kullanılmıştır.
III. Bulgular ve Tartışma
. Tanımlayıcı bulgular
Tablo 1’de bağımsız değişkenlere ilişkin tanımlayıcı bulgular verilmiştir.
189
Tablo 1. Tanımlayıcı Bulgular
Bağımsız Değişkenler
Kadın
Cinsiyet
Erkek
Toplam
≤30
Yaş
>30
Toplam
Bekar
Medeni
Evli
Durum
Toplam
Lise ve altı
Eğitim Düzeyi Üniversite ve üstü
Toplam
Bu Kurumda ≤4 yıl
Kaç Yıl
>4 yıl
Çalıştığı
Toplam
657
Sayılı
DMK’ya bağlı
Kadro
Maliye Vizeli
Durumu
Firma Elemanı
Toplam
Evet
Hizmet İçi
Eğitim
Hayır
Durumu
Toplam
İş Tatmini
Sayı
Yüzde
(n)
(%)
99
61,49
62
38,51
161 100,00
72
46,45
83
53,55
155 100,00
66
40,99
95
59,01
161 100,00
86
53,42
75
46,58
161 100,00
78
48,75
82
51,25
160 100,00
44
5
111
160
99
59
158
27,50
3,13
69,38
100,00
62,66
37,34
100,00
Ankete katılanların %61.49’u kadın, %38.51’i erkek, %46.45’i ≤30 yaş altında,
%53.55’i >30 yaş üstünde, %40,99’u bekar, %59.1’i evli, %53.42’si lise ve altı, %46.58’i
üniversite ve üstü, %48.75’i ≤4 yıldır, %51.25’i >4 yıldır bu kurumda çalışmakta, %27.50’si
657 sayılı DMK (Devlet Memurları Kanunu)’ya bağlı, %3.13’ü maliye vizeli, %69.38’i firma
elemanı olarak çalışmakta ve idari personelin %62,66’sı mesleki hizmet içi eğitim almışken,
%37,34’ü almamıştır.
Tablo 2’de idari personelin memnuniyetlerine ilişkin düşünceleri cinsiyetlerine göre
incelenmiştir.
190
Tablo 2. İdari Personelin Cinsiyetlerine Göre Çalışma Memnuniyetlerine İlişkin
Düşünceleri.
Boyutlar
Cinsiyet
n
ort. s.s.
Kadın
99 3,54 0,98
Çalışma Ortamı
Erkek
60 3,35 1,02
Kadın
99 3,83 0,68
Yönetim ve Yetki Devri Erkek
60 3,90 0,70
Kadın
99 2,67 0,69
Hakkaniyet ve Liyakat
Erkek
60 2,73 0,80
Kadın
99 1,77 0,76
Prim Ücreti
Erkek
60 2,31 1,11
Kadın
99 3,68 0,82
Çalışma Arkadaşları
Erkek
60 3,78 0,72
Kadın
99 2,83 0,85
İletişim
Erkek
59 2,90 0,84
Kadın
97 2,68 1,18
Birimlerarası İletişim
Erkek
60 2,48 1,27
Kadın
97 3,24 0,99
Çatışma
Erkek
57 3,19 0,86
Kadın
99 3,03 0,77
Saygı ve Güven
Erkek
61 3,18 0,82
Kadın
97 4,01 1,01
Yönetsel ve Kurumsal
Güven
Erkek
61 4,01 0,93
* İki ortalama arasındaki farkın önemlilik testi
t
p*
1,159 0,248
0,606 0,545
0,493 0,623
3,307 0,001
0,822 0,412
0,489 0,626
0,984 0,326
0,301 0,764
1,168 0,245
0,042 0,967
Yapılan analizde, idari personelin kadın ve erkekler arasında prim ücreti boyutuna
(t=3,307, p=0,001) verdikleri skorlar bakımından istatistiksel olarak anlamlı fark
bulunmuşken, diğer boyutlara ilişkin fark bulunmamıştır.
Tablo 3’de idari personelin memnuniyetlerine ilişkin düşünceleri yaşa göre
incelenmiştir.
Tablo 3. İdari Personelin Yaş Gruplarına Göre Çalışma Memnuniyetlerine İlişkin
Düşünceleri.
Boyutlar
Yaş
n
ort. s.s.
t
p*
≤30 yaş
71 3,62 0,93
1,649 0,101
Çalışma Ortamı
>30 yaş
82 3,36 1,01
≤30 yaş
71 3,81 0,68
0,702 0,484
Yönetim ve Yetki Devri >30 yaş
82 3,88 0,67
≤30 yaş
71 2,72 0,75
0,456 0,649
>30 yaş
82 2,67 0,71
≤30 yaş
71 1,92 0,97
0,199 0,842
Prim Ücreti
>30 yaş
82 1,96 0,92
≤30 yaş
71 3,83 0,69 1,576 0,117
191
>30 yaş
82 3,64
≤30 yaş
71 2,90
İletişim
81 2,82
>30 yaş
≤30 yaş
70 2,66
81 2,53
>30 yaş
≤30 yaş
68 3,32
Çatışma
80 3,17
>30 yaş
≤30 yaş
72 3,09
Saygı ve Güven
82 3,08
>30 yaş
≤30
yaş
71 3,91
Güven
>30 yaş
81 4,13
0,82
0,92
0,76
1,20
1,23
0,90
0,99
0,81
0,75
1,00
0,90
0,621 0,535
0,627 0,532
0,967 0,335
0,061 0,951
1,423 0,157
Yapılan analizde, idari personelin yaş gruplarına göre boyutlara verdikleri skorlar
bakımından istatistiksel olarak anlamlı fark bulunmamıştır.
Tablo 4’de idari personelin memnuniyetlerine ilişkin düşünceleri medeni durumuna
göre incelenmiştir.
Tablo 4. İdari Personelin Medeni Durumlarına Göre Çalışma Memnuniyetlerine İlişkin
Düşünceleri.
Medeni
n
ort. s.s.
Durum
Bekar
65 3,63 0,98
Çalışma Ortamı
Evli
94 3,35 1,00
Bekar
65 3,77 0,67
Yönetim ve Yetki Devri
Evli
94 3,92 0,69
Bekar
65 2,67 0,70
Evli
94 2,71 0,75
Bekar
65 1,93 1,00
Prim Ücreti
Evli
94 2,00 0,91
Bekar
65 3,78 0,78
Evli
94 3,67 0,78
Bekar
65 2,90 0,84
İletişim
Evli
93 2,83 0,85
Bekar
63 2,56 1,19
Evli
94 2,63 1,23
Bekar
61 3,17 1,01
Çatışma
Evli
93 3,25 0,90
Bekar
66 3,04 0,92
Saygı ve Güven
Evli
94 3,11 0,69
Bekar
65 3,93 0,99
Güven
Evli
93 4,06 0,97
Boyutlar
192
t
p*
1,760 0,080
1,329 0,186
0,318 0,751
0,471 0,638
0,882 0,379
0,566 0,572
0,346 0,730
0,522 0,603
0,553 0,582
0,846 0,399
Yapılan analizde, idari personelin medeni durumlarına göre boyutlara verdikleri
skorlar bakımından istatistiksel olarak anlamlı fark bulunmamıştır.
Tablo 5’de idari personelin memnuniyetlerine ilişkin düşünceleri eğitim düzeylerine
Tablo 5. İdari Personelin Eğitim Düzeylerine Göre Çalışma Memnuniyetlerine İlişkin
Düşünceleri.
n
ort.
Eğitim Düzeyi
Lise ve altı
85 3,36
Çalışma Ortamı
Üniversite ve üstü
74 3,59
Yönetim ve Yetki
Lise ve altı
85 3,93
Devri
74 3,77
Hakkaniyet ve
Lise ve altı
85 2,67
Liyakat
74 2,72
Lise ve altı
85 2,07
Prim Ücreti
74 1,87
Lise ve altı
85 3,74
74 3,69
Lise ve altı
85 2,80
İletişim
73 2,92
Birimlerarası
Lise ve altı
84 2,60
İletişim
73 2,61
Lise ve altı
82 3,26
Çatışma
72 3,18
Lise ve altı
85 3,21
Saygı ve Güven
75 2,94
Yönetsel ve
Lise ve altı
84 4,16
Kurumsal Güven
74 3,84
Boyutlar
s.s.
1,03
0,95
0,60
0,77
0,82
0,61
1,04
0,81
0,77
0,79
0,84
0,85
1,30
1,12
0,97
0,91
0,82
0,73
0,96
0,98
t
p*
1,494
0,137
1,457
0,147
0,421
0,675
1,342
0,182
0,431
0,667
0,871
0,385
0,074
0,941
0,477
0,634
2,150
0,033
2,016
0,045
Yapılan analizde, idari personelin eğitim düzeylerine göre saygı ve güven (t=2,150,
p=0,033), yönetsel ve kurumsal güven (t=2,016, p=0,045) boyutlarına verdikleri skorlar
bakımından istatistiksel olarak anlamlı fark bulunmuşken, diğer boyutlarda istatistiksel olarak
anlamlı fark bulunmamıştır.
Çalışanların eğitim düzeyinin artması ile birlikte farklı beklenti ve ihtiyaçlarına cevap
verebilme zorunluluğu da artmaktadır. Bu da yöneticilerin liderlik davranışlarında değişikliğe
gidilmesini zorunlu hale getirmektedir (Tengilimoğlu, 2005:42).
Tablo 6’de idari personelin memnuniyetlerine ilişkin düşünceleri bu kurumda çalıştığı
yıla göre incelenmiştir.
193
Tablo 6. İdari Personelin Kurum Kıdem Süresine Göre Çalışma Memnuniyetlerine
İlişkin Düşünceleri.
Kurumda
n
ort. s.s.
Çalıştığı
Boyutlar
Yıl
≤4 yıl
77 3,55 0,87
Çalışma Ortamı
>4 yıl
81 3,42 1,07
≤4 yıl
77 3,83 0,69
>4 yıl
81 3,88 0,69
≤4 yıl
77 2,62 0,69
>4 yıl
81 2,77 0,77
≤4 yıl
77 1,83 0,84
Prim Ücreti
>4 yıl
81 2,12 1,02
≤4 yıl
77 3,74 0,77
>4 yıl
81 3,72 0,76
≤4 yıl
77 2,91 0,78
İletişim
>4 yıl
80 2,81 0,90
≤4 yıl
76 2,55 1,11
>4 yıl
80 2,66 1,32
≤4 yıl
75 3,24 0,98
Çatışma
>4 yıl
78 3,23 0,88
≤4 yıl
78 3,04 0,78
Saygı ve Güven
>4 yıl
81 3,15 0,79
≤4 yıl
76 3,96 0,88
Güven
>4 yıl
81 4,07 1,06
* İki Ortalama Arasındaki Farkın Önemlilik Testi
t
p*
0,777 0,439
0,438 0,662
1,291 0,199
1,983 0,049
0,236 0,814
0,720 0,473
0,532 0,595
0,034 0,973
0,833 0,406
0,700 0,485
Yapılan analizde, idari personelin kurum kıdem süresine göre prim ücreti boyutuna
(t=1,983, p=0,049) verdikleri skorlar bakımından istatistiksel olarak anlamlı fark
bulunmuşken, diğer boyutlara ilişkin fark bulunmamıştır.
Sibbald ve arkadaşlarının 1998 yılında 790, 2001 yılında 1159 genel pratisyene
yapmış olduğu çalışmada, doktorların çalışma yaşam kalitesi arttıkça çalışma
memnuniyetlerinin de arttığı ve pratisyenlerin son 5 yılda işe devam niyetleri 1998 yılında
%18’den 2001 yılında %22’e arttığını bulmuştur (2007: 1,3).
Tablo 7’de idari personelin memnuniyetlerine ilişkin düşünceleri kadro durumuna
194
Tablo 7. İdari Personelin Kadro Durumlarına Göre Çalışma Memnuniyetlerine İlişkin
Düşünceleri.
Kadro
n ort. s.s.
p*
Boyutlar
Durumu
657
DMK’ya
43 3,25 1,18
bağlı çalışanlar
Çalışma Ortamı
0,060
5 2,88 1,05
Maliye Vizeli
110 3,59 0,89
Firma Elemanı
657
DMK’ya
43 3,89 0,69
Yönetim ve Yetki bağlı çalışanlar
0,833
Devri
5 3,71 0,85
Maliye Vizeli
110 3,85 0,68
Firma Elemanı
657
DMK’ya
43 2,71 0,71
Hakkaniyet ve
0,396
Liyakat
5 2,25 0,60
Maliye Vizeli
110 2,70 0,74
Firma Elemanı
657
DMK’ya
43 2,26 1,12
Prim Ücreti
0,058
5 2,03 1,26
Maliye Vizeli
110 1,85 0,83
Firma Elemanı
657
DMK’ya
43 3,62 0,87
Çalışma
0,392
Arkadaşları
5 4,09 0,56
Maliye Vizeli
110 3,74 0,75
Firma Elemanı
657
DMK’ya
42 2,71 0,81
İletişim
0,395
5 2,82 1,27
Maliye Vizeli
110 2,92 0,84
Firma Elemanı
657
DMK’ya
43 2,24 1,29
Birimler arası
0,076
İletişim
5 2,90 1,23
Maliye Vizeli
108 2,73 1,17
Firma Elemanı
657
DMK’ya
42 3,07 0,87
Çatışma
0,026
5 2,30 0,93
Maliye Vizeli
106 3,33 0,95
Firma Elemanı
657
DMK’ya
43 3,04 0,78
Saygı ve Güven
0,852
5 3,23 0,78
Maliye Vizeli
111 3,10 0,80
Firma Elemanı
657
DMK’ya
43 3,99 1,05
bağlı
çalışanlar
Yönetsel ve
0,531
Kurumsal Güven Maliye Vizeli
5 4,50 0,50
109 4,00 0,97
Firma Elemanı
• Kruskal Wallis Testi
195
Yapılan analizde, idari personelin kadro durumuna göre çatışma boyutuna (p=0,026)
verdikleri skorlar bakımından istatistiksel olarak anlamlı fark bulunmuşken, diğer boyutlara
ilişkin fark bulunmamıştır. Gruplar arasında farklılığı tespit etmek için yapılan analizlerde
sadece 657 sayılı DMK'ya bağlı kadrolu çalışanlar ile maliye vizeli çalışanlar (p=0,100,
MWU=57,500) ile maliye vizeli çalışanlar ile firma çalışanları (p=0,031, MWU= 113,500)
arasında fark bulunmuştur.
Sağlık Bakanlığı’na bağlı bir hastanede hemşireler üzerinde yapılan çalışmada
çalışma yaşam kalitesi ile çalışan memnuniyeti arasındaki ilişkinin aynı yönde olduğu
bulunmuştur (Yüksel, Esatoğlu, 2005: 457). Willem ve arkadaşlarının 2005 yılında
Belçika’daki hastanelerde 764 hemşire üzerinde yaptığı çalışmada, çalışan memnuniyetini en
çok etkileyen faktörün ücret, en az etkileyen faktörün ise örgütsel yapı olduğu bulunmuştur
(Willem ve diğ., 2005:2,3).
Ataklı ve Dikmetaş’ın hastanede yönetici ve klinik sekreteri olarak çalışan 220
sekretere uyguladığı çalışmada klinik sekreterlerin yönetici sekreterlere göre yöneticilere
verilen önem düzeyinin daha yüksek olduğu bulunmuştur. Ayrıca çalışmada en yoğun çalışan
memnuniyet düzeyinin fiziki çevre, ücret ve çalışma ortamından kaynaklandığı bulunmuştur
(2003; VIII, IX).
Çarıkçı ve Oksay, Isparta ilinde faaliyet gösteren üç hastanede çalışan sağlık
personelinin mesleklerinden beklentilerini sırasıyla iyi bir maaş, iş güvencesi, güvenli çalışma
ortamı, iyi çalışma arkadaşları, kişisel gelişim ve kariyer olarak bulmuştur (Çarıkçı ve Oksay,
2003: 483).
Chaudhury ve Banerjee’nin 3. basamak bir hastanede sağlık hizmetleri sınıfında
çalışan yöneticiler üzerinde yaptığı çalışmada, iş güvenliği %51,6, örgüte olan güven %38,5,
işin niteliği %28,8, kariyer imkanlarının %21,6 oranında çalışan memnuniyetini azalttığı
bulunmuştur (Chaudhury ve Banerjee, 2004: 329).
Bir hastanede çalışan 533 hemşirenin çalışan memnuniyeti ölçülmüştür. Hemşirelerin
%38’i çalışma ortamının çalışan memnuniyetinde oldukça fazla etkili olduğunu, %77’si
gelecek yıllarda aynı örgütte kalmak istediklerini, %78’i ise aynı pozisyonda çalışmayı
düşündüklerini belirtmiştir. Aynı zamanda hemşirelerin %30’u ise çalışma yaşamlarında en az
bir kere de olsa iğne ile yaralandıklarını belirtmiştir (Deanna, 2007: 1, 2).
Chu ve arkadaşları Tayvan’da 308 hemşireye uyguladığı çalışmada, farklı yönetim
sitilleri yada ödül sistemlerinin çalışan memnuniyeti üzerinde etkili olduğunu bulmuştur. Aynı
zamanda işe ilgi, pozitif etkililik, otonomi, adil davranma, ücret artışı, kariyer fırsatları
tanıma, sosyal destek sağlanmasının çalışan memnuniyetini artırdığı gözlemlenirken, negatif
etkililiğin, stres ve rutinleşmenin çalışan memnuniyetini azalttığı gözlenmiştir (Chu ve diğ.,
2003: 176 - 180).
Tablo 8’da idari personelin memnuniyetlerine ilişkin düşünceleri hizmet içi eğitim
durumlarına göre incelenmiştir.
196
Tablo 8. İdari Personelin Hizmet İçi Eğitim
Memnuniyetlerine İlişkin Düşünceleri.
Hizmet İçi
n
ort. s.s.
Eğitim
Boyutlar
Durumu
Evet
97 3,61 0,96
Çalışma Ortamı
Hayır
59 3,20 0,99
Evet
97 3,95 0,67
Hayır
59 3,74 0,65
Evet
97 2,85 0,72
Hayır
59 2,44 0,69
Evet
97 2,07 1,02
Prim Ücreti
Hayır
59 1,81 0,78
Evet
97 3,70 0,84
Hayır
59 3,72 0,65
Evet
96 2,92 0,87
İletişim
Hayır
59 2,77 0,81
Evet
95 2,71 1,19
Hayır
59 2,47 1,27
Evet
92 3,32 0,92
Çatışma
Hayır
59 3,11 0,95
Evet
98 3,20 0,83
Saygı ve Güven
Hayır
59 2,92 0,69
Evet
98 4,08 1,03
Güven
Hayır
57 3,88 0,89
Durumlarına Göre Çalışma
t
p*
2,566 0,011
1,982 0,049
3,544 0,001
1,693 0,092
0,128 0,898
1,025 0,307
1,177 0,241
1,337 0,183
2,145 0,033
1,210 0,228
* İki Ortalama Arasındaki Farkın Önemlilik Testi
Yapılan analizde hizmet içi eğitim durumuna göre idari personelin çalışma ortamı
(t=2,566, p=0,011), yönetim ve yetki devri (t=1,982, p=0,049), hakkaniyet ve liyakat
(t=3,544, p=0,001), saygı ve güven (t=2,145, p=0,033), boyutlarına verdikleri skorlar
bakımından istatistiksel olarak anlamlı fark bulunmuşken, diğer boyutlara ilişkin istatistiki
fark bulunmamıştır.
Kaarna’nın 1998 yılında Estonya Bölge Hastanesinde 673 çalışan üzerinde yaptığı
ankete göre idari personelin yaptıkları işten tatmin olma düşünceleri ölçülmüştür. İdari
personelin işlerinde karşılaşabilecekleri problemleri önceden bilmeleri, yöneticiler ve
çalışanlar arasında pozitif iletişimi, çalışma ortamlarının iyileştirilmesinin idari personelin
memnuniyetini artırdığı bulunmuştur (Kaarna, 2007:1).
IV. Sonuç ve Öneriler
Çalışanların iş ortamı içerisinde verimliliklerini artırmada en etkili araçlardan biri olan
memnuniyet (Sevimli ve İşcan, 2005: 55), aynı zamanda iş performansını ve örgütsel etkililiği
de kapsamaktadır (Powell, 2001: 4). İdari personelin iş yaşamındaki memnuniyetsizliği, iş
197
performanslarını olumsuz etkilemektedir. Çalışanların yaşadığı psikolojik sorunların olması
bazen örgüt yapısı ve işleyişinde sorunların olduğunu gösterir (Liu, 2005: 5).
Erkek çalışanlar, kadın çalışanlara göre prim ücretlerini yetersiz bulmaktadır. Bunun
nedeni Türk aile yapısında ailenin temel ihtiyaçlarını gidermede öncelikli rolün erkeklere
düşmesi olabilir.
Saygı ve güven, yönetsel ve kurumsal güven boyutlarında eğitim düzeyi yüksek
olanlar, olmayanlara göre daha az memnundur. İdari personelin eğitim düzeyi arttıkça
çalıştıkları kurumdan, dış çevresi ile olan ilişkilerinden beklentileri değişmekte, farklı bir
kültüre sahip olmaktadır.
Lise ve altı mezunu çalışanlar, yönetim ve yetki devri, prim ücreti, çalışma arkadaşları,
çatışma, saygı ve güven ile kurumsal ve yönetsel güven boyutlarına üniversite ve üstü mezunu
çalışanlara göre daha fazla katılmaktadır. Bunun nedenleri arasında üniversite ve üstü mezunu
idari personelin işlerinde karar vermeye katılımını artırmak istemeleri, uzmanlaşma, iş
becerilerini daha fazla kullanmak istemeleri, ekip çalışanları arasındaki eğitim düzeyi
farklılığından dolayı iletişim çatışmaları yaşamaları, kendilerine olan saygılarının eğitim
düzeyi ile ilişkili olduğunu düşünmeleri, aşırı uzmanlaşmış olduklarından dolayı kuruma olan
bağlılıklarının daha düşük olması sayılabilir. Eğitim düzeyi arttıkça çalışanlara becerilerini
kullanabilme, yönetim kararlarına katılabilme, kariyer ve terfi fırsatları tanınabilir. Yönetim
ile çalışanlar arasında etkili iletişim kurulabilir.
İdari personelin kurum kıdem süresine göre daha az çalışanların prim ücreti
boyutunda, kadro, derece ve ek göstergesi düşük olduğundan memnuniyetleri de düşük
bulunmuştur.
Genel olarak bakıldığında sırasıyla firma elemanı maliye vizeli ve 657 sayılı DMK’ya
bağlı personele göre daha az çatışma yaşanmaktadır. Bunun nedeni ise firma çalışanlarının
işten çıkartılma, yeni bir iş bulamama korkusu olabilir. Çalışanlar beklentileri ölçülerek ve
performans göstergeleri baz alınarak insan kaynakları yönetimi birimince değerlendirilebilir.
İdari personel içerisinde hizmet içi eğitim alanlar almayanlara göre çalışma ortamı,
yönetim ve yetki devri, hakkaniyet ve liyakat, saygı ve güven boyutlarına daha fazla
katılmaktadır. Tüm personele hizmet içi eğitim verilmelidir.
Çalışan memnuniyeti, örgütün geleceğini belirleyen faktörlerden biri olduğu için bu
konuda her örgütte çalışma yapılmalı ve sonuçları örgüt yönetimince dikkate alınmalıdır.
Çağdaş yöneticiler, personel memnuniyetini artırıcı önlemler almalıdır. Günümüzde
başarılı bir liderlik anlayışının geleceğe yönelik vizyon belirleyen, çalışanları bu vizyona
odaklayan, enerjisini onların yaratıcılığının ortaya çıkarılacağı ortamı hazırlayan ve onlara
güvenen, iyi iletişim kuran ve şartlara uygun liderlik davranışını sergilemekten geçtiği
görülmektedir (Tengilimoğlu, 2005:42,43). Yöneticiler, idari personelin sadece fiziksel ve
ekonomik beklentilerinin karşılanmasının çalışma memnuniyetini artırmadığını, aynı zamanda
farklı sosyal ve psikolojik beklenti ve ihtiyaçlarını karşılamak durumunda olduklarını
198
bilmelidir (Toker, 2007: 93). Yöneticiler çalışanları yönetme yerine yönlendiren ve
çalışanların kendi kendilerinin liderleri olmaya teşvik eden, katılımcı bir yönetim anlayışı
geliştirmelidir. Dolayısı ile, bu yeni yaklaşımlar yöneticilerimizle benimsenmeli ve
çalışanların iş doyumunun artırılması için gerekli çaba gösterilmelidir (Tengilimoğlu,
2005:42).
V. Kaynaklar
1. Aksu, G; Acuner, A. M; Tabak, R. S. Sağlık Bakanlığı ve Taşra Teşkilatı Yöneticilerinin İş
Doyumuna Yönelik Bir Araştırma (Ankara Örneği), Ankara Üniversitesi Tıp Fakültesi
Mecmuası 2002. 55(4), 271-282.
2. Ataklı, A; Dikmetaş E. The Job Satisfaction of the Manager and Clinic Secretary, Manas
Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, 2003, 8, 157-167.
3. Bakan, İ; Büyükbeşe, T. Örgütsel İletişim İle İş Tatmini Unsurları Arasındaki İlişkiler:
Akademik Örgütler İçin Bir Alan Araştırması, Akdeniz Üniversitesi İ.İ.B.F. Dergisi,
2004, 1-30.
4. Chaudhury, S; Banerjee, M; Jonghe, I. D. Correlates of Job Satisfaction in Medical
Officers, MJAFI, 2004, 60 (4), 329.
5. Chu, I; Hsu, M; Price, J. L; Lee, Y. Job Satisfaction of Hospital Nurses: an Empirical Test
of a Causal Model in Taiwan, International Council of Nurses, 2003, 176- 180.
6. Çarıkçı İ. H.; Oksay A. Sağlık Sektörü İdari personelinda Bilinçli Meslek Tercihi-İş
Tatmini İlişkisi, Sağlık ve Hastane Yönetimi 2. Ulusal Kongresi (Uluslar arası
Katılımlı), Ankara Üniversitesi Sağlık Eğitim Fakültesi Sağlık Yönetimi Bölümü, 28-30
Eylül 2005, 481-484.
7. Deanna, L, Multiple Factors Affect Job Satisfaction of Hospital RNs, Robert Wood
Johnson Foundation, 2007, 22, 1, 2.
8. Kaarna, M. The Importance of Job Satisfaction, and the Fit Between New Teachers and
Their Schools, Nordic School of Public Health, 2005, 5.
9. Liu, E. Hiring, Job Satisfaction, and the Fit Between New Teachers and their Schools,
Paper note for American Educational Research Association, Rutgers University 2005,
5.
10.
Powell, L. Conductıng Hospıtal Employee Satısfactıon Surveys, Paper National
Rural Health Resource Center, 2001, 1-51.
11.
Sevimli, F; İşcan, Ö, F, Bireysel ve İş Ortamına Ait Etkenler Açısından İş Doyumu,
Ege Akademik Bakış Ekonomi, İşletme, Uluslar arası İlişkiler ve Siyaset Bilimleri
Dergisi, Cilt 1, Sayı 1-2, 2005, 55-64.
199
12.
Sibbald, B; Bayke, C; Cravelle, H. National Survey of Job Satisfaction and Retirement
İntentions Among General Practitioners in England, BMJ, 2003,1-3.
13.
T.C. Sağlık Bakanlığı Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü Kalite Yönetimi Şube
Müdürlüğü
Hastaneler
İçin
Kalite
Yönetimi
Uygulama
Klavuzu,
2005.
http://www.kalite.saglik.gov.tr/kilavuzkitaplar/kalitekilavuz.pdf/ [28.05.2007].
14.
Tengilimoğlu, D, Hizmet İşletmelerinde Liderlik Davranışı ile İş Doyumu Arasındaki
İlişkinin Belirlenmesine Yönelik Bir Araştırma, Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi
Dergisi, 2005, Sayı: 1, 23-45.
15.
Toker, B. Demografik Değişkenlerin İş Tatminine Etkileri: İzmir’deki Beş Ve Dört
Yıldızlı Otellere Yönelik Bir Uygulama, Doğuş Üniversitesi Dergisi, 2007, 8 (1), 921007.
16.
Yüksel, İ; Esatoğlu E. İş Tatminini Etkileyen Çalışma Yaşamı Kalitesi Öğelerinin
Belirlenmesi (Bir Hastanede Yapılan Görgül Bir Çalışma), Sağlık ve Hastane Yönetimi 2.
Ulusal Kongresi (Uluslar arası Katılımlı), Ankara Üniversitesi Sağlık Eğitim Fakültesi
Sağlık Yönetimi Bölümü, 28-30 Eylül 2005, 454-459.
17.
Willem, A; Buelens, M; Jonghe, I. D. Impact of Organizational Structure on Nurses’
Job Satisfaction: A Questionnaire Survey, Faculteıt Economıe En Bedrıjfskunde
Hovenıersberg, 24 B-9000 Gent 2005,1-30.
200
SAĞLIK UYGULAMA VE ARAŞTIRMA HASTANESİNDE ÇALIŞAN İDARİ
PERSONELİN ÖRGÜTE BAĞLILIĞI
Yrd.Doç.Dr. Elif DİKMETAŞ
(Ondokuz Mayıs Üniversitesi)
Özet
Artan rekabet, uzmanlaşma, kariyer planlamaları, motivasyon, iş tatmini, çalışanlar
arası iletişim, ülkenin ekonomik koşulları, çalışanların örgüte bağlılığını etkilemektedir.
Örgütsel bağlılığın gözle görülebilir en önemli çıktısı, örgüt performansıdır. Bu çalışmada
hastanedeki idari işlerde çalışanların örgütsel bağlılık konusundaki düşünceleri incelenmiştir.
Çalışma 900 yataklı bir Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesi (üniversite
hastanesi)’nde gerçekleşmiştir. Hastanedeki tüm idari personele (n=358) Porter, Steeers ve
Mowday tarafından geliştirilen örgütsel bağlılık anketi uygulanmıştır. Araştırma için
örneklem seçilmemiş, tüm evrene ulaşılması hedeflenmiştir. Cevaplanan anket sayısı 161 (%
45,0)’dır.
Çalışma’nın sonucunda, çalışanların örgütsel bağlılık konusundaki düşüncelerinde
cinsiyet, yaş, medeni durum, kurum kıdem süresi, son iki ayda izin kullanma durumu ve
hizmet içi eğitim alma ve kadro durumuna göre farklılık gözlenmemişken, eğitim düzeyine
göre farklılıklar bulunmuştur.
Anahtar Kelimeler: Örgütsel Bağlılık
Abstract
In Healthcare sector, increased competition, specialization, carreer planning,
motivation, job satisfaction, communication between personnel impact organizational
commitment. The most output of organizational commitment is organizational performance.
In this study, organizational commitment about the views of the personnel were examined.
Survey that was developed by Porter, Steers and Mowday, was used. The sample of
161 personnel (%45,0) in a Health Practice and Researh Hospital (university hospital) (900
beds) was used.
In result of this study, while organizational commitment about the views of the
personel weren’t found differences according to gender, age, marital status, organizational
seniority time, permission condition in last 2 months, in service training condition, staff
condition, it was found differences according to educational level.
Key Words: Organizational Commitment
201
I. Giriş
Günümüzde çevre koşullarının değişmesi, rekabetin ve bireysel ihtiyaçların artması
gibi nedenlerden dolayı çalışanları örgütte tutmak giderek zor hale gelmiştir. Çalışanların
kendisini örgütte yetiştirdikten ve ortama uyum sağladıktan sonra işten ayrılması örgüte
yüksek maliyetler getirmektedir. İstihdam içinde eğitimli ve uzman işgücü ihtiyacının artması
ve nitelikli işgücü sunumunda bulunan yetersizlikler son zamanlarda örgütsel bağlılığın
önemini artırmıştır (Durna, Eren, 2005: 211).
Özveride bulunma, işe kendini adama ve işe katılma gibi kavramlarla tanımlanan
örgütsel bağlılık, iş çevresine değer katan bir faktördür. Örgütsel bağlılık konusunda birçok
tanım yapılmıştır. Örgütsel bağlılık genel olarak, çalışanların örgüt içinde kalma isteği ve
örgütün amaç ve değerlerine olan bağlılık olarak ifade edilmektedir (Çekmecelioğlu, 2006:
155; Durna, Eren, 2005: 210; Slocombe, Dougherty, 1998: 489).
Örgütsel bağlılık konusu ilk 1956 yılında Whyte, daha sonra Porter, Mowday, Steers,
Allen, Myer ve Becker gibi birçok araştırmacı tarafından geliştirilmiştir (Gül, 2002: 37).
Örgüte bağlılığın unsurları; örgütün amaç ve değerlerini kabullenme ve bu amaç ve değerlere
güçlü bir inanç duyma, örgütün faydasına beklenenden daha fazla çaba harcama, örgüt
üyeliğinin devamı için güçlü istek duymadır (Gautam ve diğ., 2004: 304; Gül, 2002: 39).
Örgütsel bağlılık, yönetim ve örgüt çalışmalarında önemli bir değişken (Lok,
Westwood, Crawford, 2005: 493) olduğu için örgüte birtakım etkileri bulunmaktadır. Örgüte
bağlılığın olmadığı bir örgütte karar alma gecikmektedir (Margerum, 2001: 425). Örgüte olan
güvenilirlik, yapılan işlerle ilgili bilgi sahibi olma, rahatlık, etkinlik ve çalışanlara önem
verme örgütsel bağlılıkla doğrudan ilişkilidir (Sinclair ve diğ., 2005: 3, 5). Yapılan
araştırmalar örgütsel bağlılık ile iş tatmini, devamsızlık oranının az olması ve iş devri arasında
pozitif ilişki, rol çatışması ve rol uyuşmazlığı gibi iş stresi oluşturan konularla negatif ilişki
olduğunu göstermektedir. Birleşik Arap Emirlikleri’nde 361 çalışana uygulanan ankette,
düşük iş stresi, işyerinde terfi olanağı ve kariyer gelişiminin örgütsel bağlılık ile iş tatminini
artırdığı bulunmuştur (Yousef, 2002: 100, 101; 109). İşyerinde adil davranma ile örgütsel
bağlılık arasında doğrudan ilişki bulunmaktadır (Viswesvaran, Ones, 2002: 200). Deneysel
araştırmalar ayrıca örgütsel bağlılık ile yöneticilerle iletişim, örgütsel performans arasında
pozitif ilişki olduğunu göstermektedir (Slocombe, Dougherty, 1998: 489).
Sit’in Hong Kong’ta pazarlama alanında çalışan yöneticilere uygulamış olduğu
çalışmada ekip çalışması, üst düzey yönetimin yaklaşımı ve katılımı, çalışanların işe devam
niyetleri ile örgütsel bağlılık arasında pozitif ilişki bulunmuştur. Çalışmada ayrıca,
çalışanların örgütün başarısına bağlı olarak örgütte kalmak istedikleri belirlenmiştir (Sit,
2003: 120, 151, 172).
II. Gereç ve Yöntem
Anket, 900 yataklı bir üniversite hastanesinde çalışan tüm idari personele (n=358)
dağıtılmıştır. Araştırma için örneklem seçilmemiş, tüm evrene ulaşılması hedeflenmiştir.
Cevaplanan anket sayısı 161 (% 45,0 )’dir. Araştırma, Karadeniz Bölgesi’nde bulunan bir
202
Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesi (Üniversite Hastanesi)’nde yapıldığı için
sonuçlarının diğer hastaneler için genellenmesi olası değildir.
Çalışmanın yapılmasında Porter, Steers ve Mowday tarafından geliştirilen örgütsel
bağlılık anketinden faydalanılmıştır. Anket içinde yer alan ifadeler, araştırmacı tarafından
literatür kaynaklarına başvurularak ve bilgi sahibi olan kişilerle görüşülerek düzenlenmiştir.
Anketin güvenirlik ve geçerlilik analizi yapılarak uygulanmıştır.
Çalışmanın hipotezleri;
. Çalışanların örgütsel bağlılığa verdikleri önem dereceleri;
h.
Cinsiyete,
i.
Yaşa,
j.
Medeni durumuna,
k.
Eğitim düzeyine,
l.
Kurum kıdem süresine,
m. Son iki ayda izin kullanıp kullanmadıklarına,
n.
Mesleki hizmet içi eğitim alıp almadıklarına,
o.
Kadro durumuna göre farklılık göstermektedir.
Anketlerden elde edilen verilerin analizi ve hipotezlerin test edilmesinde SPSS for
Windows programı kullanılmıştır.
III. Bulgular ve Tartışma
. Tanımlayıcı bulgular
Tablo 1’de bağımsız değişkenlere ilişkin tanımlayıcı bulgular verilmiştir.
Tablo 1. Tanımlayıcı Bulgular
Cinsiyet
Yaş
Medeni Durum
Eğitim Düzeyi
Kurum Kıdem
Süresi
(n)
99
62
161
72
83
155
66
95
161
86
75
161
78
82
Kadın
Erkek
Toplam
≤30
>30
Toplam
Bekar
Evli
Toplam
Lise ve altı
Toplam
≤4 Yıl
>4 Yıl
203
(%)
61,5
38,5
100,0
46,5
53,5
100,0
41,0
59,0
100,0
33,4
46,6
100,0
48,8
51,3
Son İki Ayda İzin
Kullanıp
Kullanmadığı
Hizmet İçi Eğitim
Durumu
Kadro Durumu
Toplam
Evet
Hayır
Toplam
Evet
Hayır
Toplam
657 sayılı DMK’ya bağlı
Maliye Vizeli
Firma Elemanı
Toplam
160
65
93
158
99
59
158
44
5
111
161
100,0
41,1
58,9
100,0
62,7
37,3
100,0
27,5
3,1
69,4
100,0
Ankete katılanların %61,5’i kadın, %38,5’i erkek, %46,5’i ≤30 yaş altında, %53,5’i
>30 yaş üstünde, %41,0’ı bekar, %59.0’ı evli, %33,4’ü lise ve altı, %46,6’sı üniversite ve
üstü, %48,8’i ≤4 yıldır, %51,3’ü >4 yıldır bu kurumda çalışmakta, , %41,1’i son iki ayda izin
kullanmışken, %58,9’u kullanmamış, %62,7’si mesleki hizmet içi eğitim almışken, %37,3’ü
almamıştır ve çalışanların %27,5’i 657 Sayılı DMK (Devlet Memurları Kanunu), %3,1’i
maliye vizeli, %69,4’ü firma elemanı olarak çalışmakta tır.
Tablo 2’de çalışanların örgütsel bağlılığa ilişkin düşünceleri, cinsiyet, yaş, medeni
durum, eğitim düzeyi, kurum kıdem süresi, son iki ayda izin kullanılıp kullanılmadığı ve
hizmeti içi eğitim alma durumlarına göre incelenmiştir.
Tablo 2. Çalışanların Cinsiyet, Yaş Grupları, Medeni Durum, Eğitim Düzeyi, Kurum Kıdem
Süresi, Son İki Ayda İzin Kullanılıp Kullanılmadığı, Hizmet İçi Alma Durumlarına Göre Örgütsel
Bağlılığa İlişkin Düşünceleri.
n
Kadın
Erkek
>30 Yaş
Yaş
≤30 Yaş
Bekar
Medeni Durum
Evli
Lise ve altı
Eğitim Düzeyi
>4 Yıl
Kurum Kıdem Süresi
≤4 Yıl
Son İki Ayda İzin Alma
Evet
Durumu
Hayır
Evet
Hizmet İçi Eğitim Alma
Hayır
* İki Ortalama Arasındaki Farkın Önemlilik Testi (t Testi)
ÖRGÜTSEL BAĞLILIK
Cinsiyet
99
62
72
83
66
95
86
75
78
82
65
93
99
59
ort.
s.s.
3,70
3,86
3,64
3,87
3,67
3,83
3,93
3,56
3,67
3,86
3,78
3,73
3,83
3,63
0,80
0,72
0,81
0,68
0,81
0,74
0,65
0,85
0,74
0,79
0,68
0,84
0,79
0,75
t
p
1,267
0,207
1,921
0,057
1,307
0,193
3,127
0,002
1,568
0,119
0,433
0,665
1,611
0,109
Yapılan çalışmada verilerin analizinde hastane çalışanlarının örgütsel bağlılığa
verdikleri skorlar kadın ve erkek (t=1,267, p=0.207), ≤30 yaş altı ve >30 yaş üstü (t=1,921,
p=0.057), bekar ve evli (t=1,307, p=0,193), ≤4 yıl ile >4 yıldır bu kurumda çalışanlar
(t=1,568, p=0.119), son iki ayda izin kullanan ve kullanmayanlar (t=0.433, p=0,665), mesleki
204
hizmet içi eğitim alan ve almayanlar arasında (t=1,611, p=0,109) fark bulunmamışken, lise ve
altı ile üniversite ve üstü (t=3,127, p=0.002) arasında fark bulunmuştur.
Örs ve arkadaşları, Antalya Tıp Fakültesi, SSK ve Devlet Hastanesi’nde çalışan 397
hekim ile hemşirenin örgütsel bağlılık algılarının cinsiyet, yaş, meslek ve yaş faktörlerine
göre farklılık göstermediğini bulmuştur (Örs ve diğ., 2003: 219-222).
Yamada ve arkadaşlarının, Japonya’da 55-64 yaş gurubundaki 995 erkek çalışan
üzerinde yaptığı çalışmada, örgütsel bağlılığı örgütsel nitelikler, kişisel ilişkiler ve iş
nitelikler doğrudan etkilerken, ücret ve iş otonomisinin dolaylı etkilediği bulunmuştur.
Özellikle yüksek iş güvenliği, yöneticilerden alınan destek, daha az işyükü, daha fazla beceri
kullanmak örgütsel bağlılığı artırmaktadır (Yamada ve diğ., 2005: 187-189).
Camp’ın 1991 yılında Federal hapishanelerde çalışan 3608 çalışana yaptığı çalışmada,
örgütsel bağlılık ile devamsızlık oranı arasında negatif ilişki bulunmuştur (1993:279). Law’ın
2005 yılında üç firmada çalışan 128 muhasebeciye yaptığı çalışmada da yine örgütsel
bağlılığın, işe devamsızlık oranını etkilediği ortaya çıkmıştır (2005: 383).
Uyguç ve Çımrın’ın Dokuz Eylül Üniversitesi Araştırma ve Uygulama Hastanesi
Merkez Laboratuarı’nda 101 çalışana uyguladığı ankette, çalışanların işe devam ile işten
ayrılma niyetleri arasında pozitif ilişki gözlenmiştir. İş doyumu, çalışanların örgüte
bağlılıklarının artmasında önemli bir araçtır (2004: 94-97).
Sydney’de genel, özel ve psikiyatri hastanelerinde çalışan 251 hemşireye uygulanan
çalışmada, yenilikçi ve destekleyici alt kültürle örgütsel bağlılık arasında pozitif ilişki
bulunmuştur (Lok, Westwood, Crawford, 2005: 508).
Türkiye’de 40 devlet lisesinde 900 öğretmene yapılmış olan çalışmada yöneticilerin
yaklaşımı ile öğretmenlerin örgütsel bağlılığı arasında pozitif ilişki bulunmuştur (Turan, 1998:
1). Banks’ın hava yolları çalışanlarına yaptığı bir çalışmada da örgütsel bağlılık ile örgütsel
tatmin ve örgütsel vatandaşlık davranışları arasında pozitif ilişki bulunmuştur (1998: 2,3).
Tablo 3’te çalışanların örgütsel bağlılığına ilişkin düşünceleri, kadro durumuna göre
incelenmiştir.
Tablo 3. Çalışanların Kadro Durumuna Göre Örgütsel Bağlılığa İlişkin Düşünceleri.
ÖRGÜTSEL
BAĞLILIK
Kadro Durumu
657 Sayılı DMK’ya bağlı
Personel
Maliye Vizeli Personel
Firma Personeli
Toplam
* Kruskal-Wallis Testi
n
ort.
44
5
111
160
3,80
3,94
3,74
3,76
s.s.
0,85
0,63
0,75
0,77
p*
0,567
Yapılan analize göre 657 sayılı DMK’ya göre çalışanlar, maliye vizeli ve firma
elemanı olarak çalışanlar arasında farklılık gözlenmemiştir.
Onay Özkaya ve arkadaşlarının, İzmir ve Manisa’da özel ve kamu kurumlarında
çalışan 146 yöneticiye yaptığı çalışmada kamu sektöründe çalışanların örgütsel bağlılıkları
özel sektörde çalışanlara göre daha yüksek bulunmuştur. Kadınlar erkeklere göre daha fazla
205
örgüte bağlı bulunmuştur. Yaş ve kurum kıdem süresi arttıkça örgütsel bağlılığın arttığı ve
eğitim düzeyi arttıkça örgütsel bağlılığın azaldığı gözlenmiştir (2006: 82-94).
Çekmecelioğlu’nun Gebze-Dil ovası bölgesindeki kimya sektöründe faaliyet gösteren
dört boya sanayi firmasında çalışanlara yaptığı çalışmada, çalışanların örgütsel bağlılık
tutumlarının, işletmelerin dinamik pazarlarda yaşamını sürdürmesi ve gelişebilmesi için
gerekli olan verimlilik üzerinde pozitif, işten ayrılma niyetlerine ise negatif etki yaptığı,
duygusal ve normatif bağlılığın işletme verimliliği üzerine pozitif etki yaptığı görülmüştür
(2006: 160, 164-165).
IV. Sonuç ve Öneriler
Son yıllarda örgütsel bağlılık örgüt performansında etki yaptığı için bu konuda birçok
çalışma yapılmaktadır (Slocombe, Dougherty, 1998: 469).
Çalışmada, tüm çalışanların örgütsel bağlılığa ilişkin düşünceleri; erkek çalışanlar
kadın çalışanlara göre, 30 yaş ve altındaki çalışanlar 30 yaş üstü çalışanlara göre, evli
çalışanlar bekar çalışanlara göre, lise ve altı mezunu çalışanların üniversite ve üstü çalışanlara
göre, kurum kıdem süresi 4 yıl ve daha kısa çalışanlar, 4 yıldan daha fazla çalışanlara göre,
son iki ayda izin kullananlar kullanmayanlara göre, hizmet içi eğitim alanlar almayanlara
göre, kadro durumuna göre sırasıyla maliye vizeli, 657 sayılı DMK’na bağlı kadrolu
çalışanlar firma personeline göre daha olumlu bulunmuştur.
Erkek çalışanlar kadın çalışanlara göre daha fazla örgüte bağlı bulunmasının nedenleri
kadınların özel yaşamlardaki rollerinin daha ağır olması, çalışma koşulları (çalışma saatleri
gibi) olabilir. Bu nedenle çalışanların çalışma koşullarında düzenlemeler yapılabilir.
Evli çalışanlar, bekar çalışanlara göre örgüte daha çok bağlı bulunmuştur. Bunun
nedeni evli çalışanların çalıştıkları bölgeyi kaybetmek istememeleri olabilir.
Lise ve altı mezunu çalışanlar, üniversite ve üstü mezunu çalışanlara göre örgüte daha
çok bağlı bulunmuştur. Üniversite ve üstü çalışanların birçok beceriye sahip olmalarından
dolayı çalışanlara uzmanlıklarını ve becerilerini kullanabileceği işler verilmesi gerekmektedir.
Aynı zamanda örgüt çalışanlarına kariyer imkanları sunulmalıdır.
Hizmet içi eğitim alanlar, almayanlara göre daha çok örgüte bağlıdır. Çalışanların
örgüte daha fazla aitlik hissi uyandırması için hizmet içi eğitim konularında düzenlemeler
yapılmalı ve tüm çalışanlara hizmet içi eğitim verilmelidir.
Kadro durumuna göre incelendiğinde, 657 sayılı DMK’ya bağlı çalışanlar, devlet
koruma statüsünde olduklarından dolayı firma çalışanlarına göre örgüte bağlılığı düşük
bulunmuştur.
206
Çalışanları örgüte bağlayacak etmenler arasında, ücret, prim gibi maddi çıkarlar,
örgütsel kültür ve liderlik, özel yaşam-iş yaşamı arasındaki denge, bireysel özellikler, genel
yönetim politikaları, işyerindeki eğitim ve gelişme olanaklarını saymak mümkündür (Durna,
Eren, 2005: 211). Bu nedenle örgüt yönetimi olarak bu konulara özen gösterilmelidir.
Kurumun diğer kurumlarla rekabet edebilmesi, etkili ve verimli çalışabilmesi için
çalışanların örgüte bağlılığının artırılması gereklidir. Bu nedenle kamu ve özel sektörde
yapılan örgütsel bağlılık çalışmaları artırılmalıdır.
V. KAYNAKLAR
1.
Banks, D. L., Relationships Between Organizational Commitment Core Job
Characteristics, and Organizational Citizenship Behaviors in United States
Air Force Organizations, Master’s Thesis, Departmant of the Air Force Air
University Air Force Institue of Technology, Ohio, 1998.
2.
Camp Scott D., Assessing the Effects of Organizational Commitment and Job
Satisfaction Turnover: An Event History Approach, The Prison Journal, 74, (3),
1993, 279-305.
3.
Çekmecelioğlu, H. İş Tatmini ve Örgütsel Bağlılık Tutumlarının İşten Ayrılma
Niyeti ve Verimlilik Üzerindeki Etkilerinin Değerlendirilmesi: Bir Araştırma. “İş,
Güç” Endüstri İlişkileri ve İnsan Kaynakları Dergisi, Haziran 2006, 8(2),
Haziran 2006. 153-168.
4.
Durna, U.; ve Eren V. Üç Bağlılık Unsuru Ekseninde Örgütsel Bağlılık. Doğuş
Üniversitesi Dergisi, 2005, 6(2), 210-219.
5.
Gautam, T.; Dick, V.; Wagner U. Organizational Identification and Organizatioanl
Commitment: Distinct Aspects of Two Related Concepts, Asian Journal of Social
Psychology, 2004, 7: 301-315.
6.
Gül, H. Örgütsel Bağlılık Yaklaşımlarının Mukayesesi ve Değerlendirmesi, Ege
Akademik Bakış, Ekonomi, İşletme, Uluslar arası İlişkiler ve Siyaset Bilimleri
Dergisi, Ocak 2002, 2(1),37-56.
7.
Law, D., W., Interactive Organizational Commitment and Hardiness in Public
Accountant’s Turnover, Managerial Auditing Journal, 20, 2005, 383-393.
8.
Lok P.; Westwood R.; Crawford J. Perceptions of Organisational Subculture and
Their Singinficance for Organisational Commitment, Applied Psychloogy: An
International Review, 2005, 54 (4), 490-514.
9.
Margerum R. D. Organizational Commitment to Integrated and Collaborative
Management: Matching Strategies to Constraints. Environmental Manegement,
28(4), 421-431.
10.
Onay Özkaya, M.; Deveci Kocakoç İ.; Kara E. Yöneticilerin Örgütsel Bağlılıkları
ve Demografik Özellikleri Arasındaki İlişkileri İncelemeye Yönelik Bir Alan
Çalışması. Celal Bayar Üniversitesi İ.İ.B.F. Yönetim ve Ekonomi Dergisi, 2006,
13(2).
207
11.
Örs M.; Acuner A. M.; Sarp N.; Önder Ö. Antalya Tıp Fakültesi Hastanesi’nde,
Antalya Sosyal Sigortalar Kurumu Hastanesi’nde ve Antalya Devlet Hastanesi’nde
Çalışan Hekimler İle Hemşirelerin Örgütlerine Bağlılıklarına İlişkin Görüşlerinin
Değerlendirilmesi. Ankara Üniversitesi Tıp Fakültesi Mecmuası, 2003, 56(4),
217-224.
12.
Sinclair R. R.; Leo M. C.; Wright C. Benefit System Effects on Employees’
Benefit Knowledge, Use, and Organizational Commitment, Journal of Business
and Psychology, 2005 20(1), 3-29.
13.
Sit K. Y.S. Organizational Commitment, Group-Leader Relations and
Turnover Intention: a Study of Local Marketing Officers in Securities Firms
Owned by Foreign Interests in Hong Kong, Curtin University of Technology
Curtin Business School, PhD Thesis, September 2003.
14.
Slocombe T. E., Dougherty T. W. Dissecting Organizational Commitment and Its
Relationship With Employee Behavior. Journal of Business and Psychology,
Summer 1998 12(4).
15.
Turan, Selahattin, Measuring Organizational Climate and Organizational
Commitment in the Turkish Educational Context, 30 November 1998 Note Paper,
Annual Meeting of the University Council for Educational Administration, 45
pages.
16.
Uyguç, N.; Çımrın D. DEÜ Araştırma ve Uygulama Hastanesi Merkez laboratuarı
Çalışanlarının Örgüte Bağlılıklarını ve İşten Ayrılma Niyetlerini Etkileyen
Faktörler. Dokuz Eylül Üniversitesi İ.İ.B.F. Dergisi, 2004 19(1), 91-99.
17.
Viswesvaran C.; Ones D. S. Examining the Construct of Organizational Justice: A
Meta-Analytic Evaluation of Relations with Work Attitudes and Behaviors.
Journal of Business Ethics, 2002, 38, 193-203.
18.
Yamada Y.; Sugisawa H.; Sugihara Y; Shibata H. Factors Relating to
Organizational Commitment of Older Male Employees in Japan. J Cross Cult
Gerontol, 2005, 20, 181-190.
19.
Yousef D. A. Job Satisfaction as a Mediator of the Relationship Between Job
Stressors and Affective, Continuance, and Normative Commitment: A Path
Analytical Approach. International Journal of Stress Management, 2002, 9(2),
99-112.
208
KAMU VE ÖZEL SEKTÖRDE ÇALIŞAN BÜRO ELEMANLARININ ETİK
OLAYLARA BAKIŞ AÇISI ÜZERİNE BİR ARAŞTIRMA: BALIKESİR VE BURDUR
İLLERİ ÇALIŞMASI
Öğr.Gör. Meral BEKTAŞ
(Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi)
Öğr.Gör. Pınar ERKAL
(Balıkesir Üniversitesi)
Özet
Günümüzde, fiziksel alana sahip büroların sanal ortamlara taşınmasıyla birlikte, fiziksel
alana sahip bürolar, git gide eski önemi yitirmiş ve büro çalışanları bu alanlara sığmamaya
başlamıştır.
Bürolar, çağdaş ve klasik bürolar olmak üzere ikiye ayrılmaktadır. Çağdaş büroların
daha yaratıcı ve esnek olması nedeniyle, bu bürolarda çalışanların faaliyetlerini denetlemek
güçleşmiş, bununla birlikte çeşitli etiksel sorunlar ortaya çıkmaya başlamıştır. Bu sorunların
başında, yöneticilerin çalışanlarına karşı ilgisizliği, çalışanlar arasında yaşanan çatışmalar,
çalışanların birbirlerine güvenlerinin azalması ve çalışanların işlerini yeterince sevmemeleri
gelmektedir.
Meslek olarak kabul edilen bütün uğraş alanlarının kendine özgü değer ve ilkeleri
vardır.
Bu nedenle çalışanların, bu değer ve ilkeler doğrultusunda hareket etmesi
gerekmektedir. Her meslek için ortak sayılabilecek bazı etik ilkeler; adalet, eşitlik, dürüstlük,
doğruluk, tarafsızlık, sorumluluk, insan haklarına saygı, hümanizm, sevgi, saygı, hoşgörü,
hukukun üstünlüğü vb.dir.
Bu çalışmayla, kamu ve özel sektör bürolarında çalışan büro elemanlarının etik olaylara
bakış açısı incelenmiş ve çalışanların etik anlayışları ortaya konmuştur. Bu nedenle, Burdur
ve Balıkesir illeri bu araştırmaya dahil edilmiş, bu il merkezlerinde çalışan büro çalışanlarına
anket uygulanmış ve anket sonuçları SPSS programıyla analiz edilmiştir.
Anket sonuçlarına göre; ankete katılan çalışanların % 58.5’i erkek, % 41.5’i ise bayan
çalışanlardan oluşturmaktadır. Çalışanların % 71’i kamu, % 29’u ise özel sektörde
faaliyetlerini sürdürmektedir.
Burdur ilinde % 28’lik oranla dedi kodu yapmak, Balıkesir ilinde ise % 29.6’lık oranla
işe geç gelip erken ayrılmak daha etik dışı bir davranış olarak nitelendirilmiştir.
209
Çalışanlar, % 36.8’lik oranla, yöneticilerinin işyerinde olmadığı durumlarda dahi işlerini
aksatmadıklarını ve işyerinde ceza alacaklarını bilseler dahi % 66.8’lik oranla her zaman
doğruları söyleyeceklerini ifade etmişlerdir.
İşyerlerinde etik dışı davranışlar yaşanmasının sebebi olarak çalışanlar % 29.9 oranla
yöneticilerinin ilgisizliğinin etkili olduğunu belirtmişlerdir.
Mesai arkadaşlarının sürekli işlerini aksattığını görmeleri durumunda çalışanların %
54.8’i çalışma arkadaşlarını uyaracaklarını ve etik dışı davranış sergileyen kişi yöneticileri
olsa bile, çalışanların % 54’ü uygun bir zamanda bunu dile getireceklerini vurgulamışlardır.
Anahtar Kelimeler: Büro, Etik, Büro Elemanı
Abstract
Nowadays, with moving of the offices which have physical field to imaginary the
offices that have physical field gradually lost its importance and office workers have begun
not to fit into these fields.
Offices divided into two: modern offices and classical offices. Comtemporary offices
because of being more creative and flexible, it has become difficult to control the activities of
the Office workers in modern offices, however it has started to occur varibus ethical
problems. The most important of these problems are uniterstedness of the managers, lack of
interest towards their workers, the conflicst between the workers, decrease in the trust of each
other and not having a deep affection for their job.
All fields which are regarded as an occupation have their own values and principles
and therefore everone office workers should act according to these values and principles.
Justice, equality, honesty, truth, neutrality, responsibility, respect for human rights,
humanism, affection, respect, tolerance, superiority of the jstice etc. Are some of the etchical
principles which can be regarded as common for all occupations.
With this research, the point of view of the workers working in both public and private
sector on ethical events has been researched and their understanding of ethic is mentioned.
Therefore, the provinces Burdur and Balıkesir are included in this research, this survey is
applied to the office workers in and the results of the survey are analysed
by SPSS
programme.
According to the results of the survey, 58.5% of the participants are males, as for 41.5
% of the participants are female. 71 % of the participants work in public sector, 29 % of them
continue their activities in private sector.
210
In Burdur 28 % of participants regarded gossiping as a non-ethic behaviour, however
in Balıkesir 29.6 % of the participants regarded being late for job and leaving early as a nonethic behaviour.
36.8% of the office workers stated that they never delay even if their managers aren’t
at the office and 68.8 percent of them says thet they will always say the truth even if they will
be punished.
As a reason for having non-ethical behaviours in the offices, 29.9 % of them stated
lack of interest, 54.8 % of them states that if they saw their colleoques putting their works off,
they would warn them and in the even that the managers acting non-ethically 54 % of them
mentioned that they would discuss about the situation in a suitable moment.
Key Words: Office, Ethics, Office Worker.
Giriş
Kamu ve özel sektör bürolarında, çalışanların uymak zorunda oldukları bazı temel
kurallar vardır. Bu kurallar, büro elemanlarının çalışmalarında büyük öneme sahiptir.
Çalışma ortamlarında, konulan kuralların herkes tarafından benimsenmesi ve
uygulanması, çalışanların motivasyonu açısından olumlu etki yaparken, sadece bazı çalışanlar
tarafından uygulanması ise işyerlerinde çeşitli çatışmalara yol açmaktadır.
Herhangi bir işyerinde, yöneticilerin bazı çalışanlara daha toleranslı davranması ya da
bu çalışanların yaptıkları hataları görmemesi, örneğin mesai saatlerine uymamalarını, işlerini
aksatmalarını vb. olayların atlanması demek diğer çalışanlarında aynı davranışları sergilemesi
anlamına gelmektedir. Böyle bir ortamın yaşandığı bürolarda verimlilik düşer, daha fazla etik
dışı davranış sergilenmeye başlanır.
Özellikle, yöneticilerin işyerinde olmadığı zaman işlerin yavaşlatılması, işe geç gelip
erken ayrılmalar, dedikodu olaylarının artması, işyerindeki telefon vb. araçların özel işlerde
kullanılması gibi olaylar bu etik dışı davranışların başında gelir.
Etik dışı davranışların yaşanmasındaki sebeplerin başında yöneticilerin yeterince
çalışanlarını denetleyememesi ya da onlara ilgisiz davranmaları gelmektedir. Çalışanların,
genellikle yaptıkları işlerde “uyuyorsa sende yap, gemisini kurtaran kaptan, bu dünyayı sen
mi kurtaracaksın?”, gibi düşünceler içerisine girmeleri çalışma hayatını daha da karmaşık hale
getirmektedir.
21. yy. bürolarının sanal alemle bütünleşmesiyle birlikte, çok hızlı gelişmelerin
yaşandığı çalışma hayatında, bütün çalışanlar için genel ve uygulanması zorunlu olan etik
211
kurallar, bu çalışma ortamının yöneticileri tarafından öncelikle benimsenmesi ve de
çalışanlara benimsetilmesi gereken önemli konuların başında gelmektedir.
1. Etik Kavramı ve Önemi
Etik, ahlak kavramıyla birlikte ilk olarak akla gelmekte hatta zaman zaman birbirinin
yerine kullanılmaktadır. Oysaki etik kavramı evrensel bir boyuta sahipken, ahlâk kavramı
toplumdan topluma bazı farklılıklar gösterebilmektedir.
Ahlak; insan topluluklarınca zamanla benimsenen, fertlerin birbirleriyle, toplum, devlet
ve bütün ilişkilerini düzenleyen kurallar, ilkeler ve inançlar bütünüdür (Bolay, 1997: 4).
Ahlakî değerlerin oluşması için belirli bir zamanın geçmiş
ve insanların bu değerleri
benimsemiş olması gerekmektedir.
Etik, insan hareketlerinin ahlaki uygulamalar doğrultusunda düşünülmesi girişimine
verilen addır. Yani; neyin doğru neyin yanlış, neyin iyi neyin kötü, neyin faydalı neyin zararlı,
neyin kabul edilebilir neyin kabul edilemez olduğunu tanımlayan standartlar bütünüdür
(Lontos-aktaran Engel ve diğerleri, 1995:914). Ayrıca etik, bir bireyin izlemesi gereken ahlaki
standartlar ve kurallar olarak da tanımlanabilir (Ural, 2003:3).
Büro etiği, büro çalışanlarının uymak zorunda oldukları değer ve standartlar toplamıdır.
Bu değer ve standartların bürolarda, herkes tarafından benimsenmesi etik dışı davranışları ve
çalışanlar arasındaki çatışmaları azaltmaktadır.
Meslek etiği ise; belirli bir meslek grubunun, mesleğe ilişkin olarak oluşturup,
koruduğu; meslek üyelerine emreden, onları belli bir şekilde davranmaya zorlayan; kişisel
eğilimlerini sınırlayan; yetersiz ve ilkesiz üyeleri meslekten dışlayan; meslek içi rekabeti
düzenleyen ve hizmet ideallerini korumayı amaçlayan ilke ve kurallar bütünüdür (Aydın ve
Aydın, 2000 :17).
Başbakanlık tarafından 13 Nisan 2005 tarihinde Resmi Gazete'de Kamu Görevlileri Etik
Davranış
İlkeleri
Yönetmeliği
yayınlanmıştır.
Yönetmelik
memurların,
hizmetten
yararlananlara karşı nazik ve saygılı davranışta bulunmasını öngörmektedir. Bu yönetmelik 40
maddeden oluşmakta ve bu yönetmeliğin 1. maddesinde, kamuda etik kültürünü yerleştirmek,
kamu görevlilerinin görevlerini yürütürken uymaları gereken etik davranış ilkelerini
belirlemek ve bu ilkelere uygun davranış göstermeleri açısından onlara yardımcı olmak
amaçlanmıştır.
Devlet memurlarından, görevlerini yerine getirirken, halkın günlük yaşamını
kolaylaştırmasını, vatandaşların ihtiyaçlarını en etkin, hızlı ve verimli biçimde karşılamasının
istendiği yönetmelikte bazı hükümler şöyledir:
212
“Devlet memurları, herhangi bir siyasi parti, kişi veya zümrenin yararını veya
zararını hedef alan davranışta bulunamaz. Yönetici veya denetleyici konumunda
bulunan kamu görevlileri, keyfi davranışlarda, baskı, hakaret ve tehdit edici
uygulamalarda
bulunamaz.
Açık
ve
kesin
kanıtlara
dayanmayan
rapor
düzenleyemez. Kamu görevlileri, seçim kampanyalarında görev yaptığı kurumun
kaynaklarını doğrudan veya dolaylı olarak kullanamaz ve kullandıramazlar. Kamu
görevlilerinin hediye almaması, kamu görevlisine hediye verilmemesi ve görev
sebebiyle çıkar sağlanmaması temel ilkedir. Kamu görevlileri, yürüttükleri görevle
ilgili bir iş, hizmet veya menfaat ilişkisi olan gerçek veya tüzel kişilerden kendileri,
yakınları veya üçüncü kişi veya kuruluşlar için doğrudan doğruya veya aracı eliyle
herhangi
bir
hediye
alamazlar
ve
menfaat
sağlayamazlar”
http://www.memurlar.net/haber/19836/- 29.05.2007.
Etik ilkeler sadece kamu sektöründe faaliyet gösteren bürolar için değil aynı zamanda
özel sektör büroları içinde genel ve geçerliliği olan ilkelerdir.
2. Bulgular ve Tartışma
Bu araştırma, Burdur ve Balıkesir il merkezinde bulunan bürolarda faaliyet gösteren
büro çalışanlarının, etik olaylara bakış açısını
yüzden
değerlendirmek amacıyla yapılmıştır. Bu
literatür taraması yapılmış ve ayrıca çalışanlara anket uygulanmıştır. Anket
çalışmasına 103 bayan 147 erkek çalışan olmak üzere toplam 250 büro elemanı dahil edilmiş
ve anketler SPSS programıyla analiz edilmiş, sonuçlar doğrultusunda yorum yapılmıştır.
Tablo 1: Çalışanların Demografik Özellikleri
Burdur İli Verileri
Cinsiyet
Bayan
Erkek
Yaş
18-25
26-33
34-41
42-Üzeri
Hizmet Süresi
1-5
6-10
11-15
16-20
21-Üzeri
Eğitim Durumu
Okur yazar
İlköğretim
Ortaöğretim
n
65
60
%
52
48
33
36
28
27
26.4
28.8
22.4
21.6
53
19
7
20
22
42.4
15.2
5.6
16
17.6
5
43
4
34.4
Balıkesir İli Verileri
Cinsiyet
Bayan
Erkek
Yaş
18-25
26-33
34-41
42-Üzeri
Hizmet Süresi
1-5
6-10
11-15
16-20
21-Üzeri
Eğitim Durumu
Okur yazar
İlköğretim
Ortaöğretim
213
n
38
87
%
31
69
18
31
42
32
14.4
24.8
33.6
23.6
30
28
28
17
20
24
22.4
22.4
13.6
16
4
4
32
3.2
3.2
25.6
Ön Lisans
Lisans
Yüksek Lisans
Çalıştığınız Kurum
Kamu
Özel
40
8
2
32
6.4
1.6
88
37
70.4
29.6
Ön Lisans
Lisans
Yüksek Lisans
Çalıştığınız Kurum
Kamu
Özel
47
34
3
37.6
27.2
2.4
90
35
72
28
Bu çalışmaya katılan büro elamanlarının % 41.5’i bayan % 58.9’u erkek elamanlardan
oluşmaktadır. Ayrıca çalışanların % 71’i kamu % 29 ise özel sektör bürolarında çalışmaktadır.
Tablo 2: Etiğin Anlamını Biliyor musunuz?
Etiğin Anlamı
n
%
Evet
Hayır
118 94.4
7
5.6
Etiğin Anlamı
n
Evet
Hayır
115 92
10 8
Etiğin anlamını biliyor musunuz? sorusuna iki ilden ortalama
%
% 93’lük oranla evet
cevabı verilirken, % 7 oranında hayır cevabı verilmiştir. Günümüz bürolarında çalışan
kişilerin % 7’lik oranla dahi olsa etiğin anlamını bilmemesi, büro çalışanlarının etik
konusunda bilgilendirilmesi gerektiğini ortaya koymuştur.
Tablo 3: Hangi Davranışı Etik Dışı Davranış Olarak Düşünüyorsunuz?
Etik Dışı Davranış
İşe Geç Gelip Erken
Ayrılmak
İşyerindeki Telefonları
Özel İşler İçin Kullanmak
Dedi Kodu Yapmak
Mesai Arkadaşlarını
Sürekli Şikayet Etmek
n
31
%
24.8
15
12
35
29
28
23.2
Etik Dışı Davranış
İşe Geç Gelip Erken
Ayrılmak
İşyerindeki Telefonları
Özel İşler İçin Kullanmak
Dedi Kodu Yapmak
Mesai Arkadaşlarını
Sürekli Şikayet Etmek
n
37
%
29.6
22
17.6
31
21
24.8
16.8
Tablo 3’deki verilere göre, Burdur ilinde % 28’lik oranla dedi kodu yapmak,
Balıkesir ilinde ise % 29.6’lık oranla işe geç gelip erken ayrılmak daha etik dışı bir davranış
olarak düşünülmektedir.
Tablo 4 : Yöneticiniz İş yerinde Olmadığı Zaman İşlerinizi Yavaşlatıyor musunuz?
İşlerinizi Yavaşlatıyor
n
musunuz?
Evet
2
Hayır
102
Bazen
17
%
1.6
81.6
13.6
İşlerinizi Yavaşlatıyor
n
musunuz?
Evet
17
Hayır
70
Bazen
28
214
%
13.6
56
22.4
Tablo 4’teki verilere göre çalışanlar, yöneticileri işyerinde olmadığı zaman % 8
oranında işlerini yavaşlattıkları ortaya çıkmıştır. Genel olarak çalışanların bu durumu
suistimal etmediği görülmektedir.
Tablo 5: Yöneticinizin Bazı Çalışma Arkadaşlarınızı Kayırdığını Düşünüyor musunuz?
Yöneticinin
Bazı
Kayırma Durumu
Evet
Hayır
Bazen
Çalışanları n
35
54
31
%
28
43.2
28.8
Yöneticinin Bazı
Kayırma Durumu
Evet
Hayır
Bazen
Tablo 5’teki verilere göre, yöneticinizin
Çalışanları n
59
38
22
%
47.2
30.4
17.6
bazı çalışma arkadaşlarınızı kayırdığını
düşünüyor musunuz? sorusuna Burdur ilinde % 43.2 lik oranla hayır, % 28.8’lik oranla ise
bazen cevabı verilmiştir. Balıkesir ilinde ise, % 47.2’lik oranla evet, % 17,6’lık oranla ise
bazen cevabı verilmiştir.
Tablo 6: İşyerinde Ceza Alacağınızı da Bilseniz Her zaman Doğruları Söyler misiniz?
Doğruları Söyleme Durumu
n
%
Doğruları Söyleme Durumu
n
%
Evet
Hayır
Bazen
94
9
17
75.2
7.2
13.6
Evet
Hayır
Bazen
73
13
33
58.4
10.4
26.4
Tablo 6’ya göre, çalışanlar işyerinde ceza alacaklarını bilseler dahi % 66.8’lik oranla
her zaman doğruları söyleyeceklerini ifade etmişlerdir.
Tablo 7: Çalıştığınız Kurumda Dedikodu Yapılıyor mu ?
Dedikodu Yapılma Durumu
n
%
Dedikodu Yapılma Durumu
Evet
54 43.2
Evet
Hayır
24 19.2
Hayır
Bazen
40 32
Bazen
n
64
16
37
%
51.2
12.8
29.6
Çalışanlar her iki ilde de, çalıştıkları kurumda ortalama 47.2’lik oranla dedikodu
yapıldığını dile getirmişlerdir.
215
Tablo 8: Mesai Arkadaşlarınızın İşleri Aksattığı ya da İşyerine Geç Geldiği Oluyor mu?
Geç Gelme ve İşleri Aksatma
n
%
Geç Gelme ve İşleri Aksatma n
%
Evet
50 40
Evet
53 42.4
Hayır
26 20.8
Hayır
23 18.4
Bazen
44 35.2
Bazen
41 32.8
Çalışma ortamlarında, % 41.2’lik oranla işlerin sürekli aksatıldığı, % 34’lük oranla ise
işlerin bazen aksatıldığı ortaya çıkmıştır.
Tablo 9: Mesai Arkadaşlarınızın Sürekli İşleri Aksattığını Gördünüz Ne Yaparsınız ?
İşlerin Aksatılmasına Verilen
Tepki
Yöneticime Şikayet Ederim
Uyarırım
Karışmam
Bende İşlerimi Yavaşlatırım
Diğer
n
%
9
76
29
6
7.2
60.8
23.2
4.8
İşlerin Aksatılmasına Verilen n
Tepki
Yöneticime Şikayet Ederim
19
Uyarırım
61
Karışmam
24
Bende İşlerimi Yavaşlatırım
4
Diğer
9
%
15.2
48.8
19.2
3.2
7.2
Tablo 9’daki veriler doğrultusunda, mesai arkadaşlarınızın sürekli işleri aksattığını
gördünüz ne yaparsınız sorusuna 54.8’lik oranla her iki ilden de uyarırım cevabı verildiği
görülmüştür. Bende işlerimi yavaşlatırım cevabı verenlerin oranı ise, Burdur ilinde % 0 iken
Balıkesir ilinde % 3.2’lik oranla yok denecek kadar azdır.
Tablo 10: Sizce İşyerlerinde Etik Dışı Davranışlar Yaşanmasının Sebebi Nedir ?
Etik Dışı Davranışların Sebebi
n
%
Etik
Dışı
Davranışların n
Sebebi
Yöneticilerin İlgisizliği
28 22.4
Yöneticilerin İlgisizliği
46
Çalışanların İşlerini Sevmemesi
24 19.2
Çalışanların İşlerini Sevmemesi 25
Çalışanların Birbirlerine
19 15.2
Çalışanların Birbirlerine
10
Güvenmemesi
Güvenmemesi
Çalışma Ortamında Sürekli
25 20
Çalışma Ortamında Sürekli
25
Çatışmalar Yaşanması
Çatışmalar Yaşanması
Diğer
20 16
Diğer
8
%
36.8
20
8
20
6.4
İşyerlerinde etik dışı davranışların yaşanmasının sebebinin, % 20’lik oranla çalışma
ortamında sürekli yaşanan çatışmalar ve 29.9’lık oranla ise yöneticilerin ilgisizliğinin sebep
olduğu ortaya çıkmıştır.
216
Tablo 11: İş Arkadaşınızın İşine Son Verileceğini Duydunuz Arkadaşınıza Söyler
misiniz?
Duyulan
Olayların n
%
Duyulan
Olayların n
%
Arkadaşlara
İletilme
Arkadaşlara İletilme
Durumu
Durumu
Evet
39 31.2
Evet
37 29.6
Hayır
79 63.2
Hayır
80 64
Çalışanlar, iş arkadaşlarının işine son verileceğini duysalar dahi % 63.6’lık oranla
bunu gidip söyleyemeyeceklerini ifade etmişlerdir.
Tablo 12: Yöneticinizin Etik Dışı Davranışlar Sergilediğini Gördünüz Ne Yaparsınız?
Etik Dışı Davranışa n
%
Etik Dışı Davranışa n
%
Verilen Tepki
Verilen Tepki
Hemen Uyarırım
21 16.8
Hemen Uyarırım
9
7.2
Uygun Bir Zamanda Bunu 66 52.8
Uygun Bir Zamanda
69 55.2
Dile Getiririm
Bunu Dile Getiririm
Yöneticim Olduğu İçin
20 16
Yöneticim Olduğu İçin
26 20.8
Duruma Tepkisiz Kalırım
Duruma Tepkisiz
Kalırım
İşimden Ayrılmayı
5
4
İşimden Ayrılmayı
1
0.8
Düşünürüm
Düşünürüm
Mesai Arkadaşlarıma
7
5.6
Mesai Arkadaşlarıma
12 9.6
Anlatırım
Anlatırım
Yöneticinizin etik dışı davranışlar sergilediğini gördünüz ne yapasınız sorusuna %
54’lük oranla uygun bir zamanda bunu dile getiririm yanıtı olmuştur. Yöneticim olduğu için
duruma tepkisiz kalırım cevabı verenlerin oranı ise % 18.4’tür.
Sonuç ve Öneriler
Etik kavramının önem kazandığı günümüz ortamlarında, büro çalışanlarının bu kavrama
uzak kalması düşünülemez. Bürolarda yürütülen faaliyetlerin düzenli olması ve çalışanların
çalışmalarını
istekli olarak sürdürmeleri için, bütün çalışanların uyması ve uygulaması
gereken bir takım kurallar vardır. Bu kurallara büro etik kuralları denmektedir. Çalışanların
çalışma hayatında etik kavramına yaklaşımları,
üzerinde durulması son derece önemli
konulardan biridir.
Yaptığımız çalışmada, Burdur ve Balıkesir illerinde çalışan büro elemanlarının etik
olaylara bakış açısı incelenmiştir. Bu çalışmaya, % 58.5’lik oranla erkek, % 41.5’lik oranla
ise bayan çalışanlar katılmıştır. Çalışanların % 71’i kamu, % 29’u ise özel sektör bürolarında
faaliyette bulunmaktadır.
217
Çalışanlar, genel olarak etiğin anlamanı % 93’lük oranla bildiklerini ifade etmiş, ancak
hala, % 7’lik oranla etiğin ne anlama geldiğini bilmeyen büro çalışanlarının olduğu ortaya
çıkmıştır. Özellikle etik kavramı ve önemini bilmeyen çalışanlar için bürolarda, bu konuda
gerekli çalışmalar yapılmalıdır.
İşe geç gelip erken ayrılmayı ve dedi kodu yapmayı çalışanlar daha etik dışı davranış
olarak nitelendirmişler, hatta ortalama 47.2’lik oranla çalıştıkları kurumda dedi kodu
yapıldığını ifade etmişlerdir. Çalışma ortamlarında çatışmaların yaşanmaması ve çalışanların
birbirlerine güvenlerinin azalmaması için yöneticilerin özellikle, çalışma ortamlarında
dedikoduya meyil vermeyecek şekilde davranmaları ve bu tür davranışta bulunan çalışanları
uyarmaları gerekmektedir.
Çalışanların yöneticilerinin işyerinde olmadığı durumlarda dahi işlerini aksatmadıkları
ortaya çıkmıştır. Bu da çalışanların yeterli çalışma bilincine sahip olduklarını göstermektedir.
Burdur ilinde % 43.2’lik oranla yöneticilerin çalışanlarını kayırmadıkları, Balıkesir
ilinde ise
%47.2’lik oranla yöneticilerin bazı çalışanları kayırdıkları düşünülmektedir.
Çalışma ortamlarında,
yöneticilerin
öncelikle etik
davranışlar sergilemesi
ve bu
davranışlarıyla örnek olması çalışma ortamları için önemli bir konudur.
Çalışanlar genel olarak, işyerinde ceza alacaklarını bilseler dahi % 66.8’lik oranla her
zaman doğruları söyleyeceklerini ifade etmişlerdir.
Mesai arkadaşlarının sürekli işleri aksattığını gören çalışanlar 54.8’lik oranla çalışma
arkadaşlarını uyaracaklarını dile getirmişlerdir. Bende işlerimi yavaşlatırım diyenlerin oranı
ise % 1.6’dır.
İşyerlerinde etik dışı davranışlar sergilenmesinin sebeplerinin başında yöneticilerin
ilgisizliği, ikinci sırada
çalışma ortamında sürekli çatışmalar yaşanması, üçüncü sırada
çalışanların işlerini sevmemesi, dördüncü sırada ise çalışanların birbirlerine güvenmemesi
gelmektedir. Özellikle yöneticilerin, yönetim kavramına uygun olarak başkalarını sevk ve
idare ederken çalışma ortamlarında çatışmalara sebep vermeyecek şekilde ölçülü ve ilgili
davranmaları gerekmektedir.
Çalışanlar yöneticilerinin etik dışı davranışlar sergilediğini gördükleri takdirde %
54’lük oranla uygun bir zamanda bunu dile getireceklerini
ifade etmişlerdir. Yöneticim
olduğu için duruma tepkisiz kalırım cevabı verenlerin oranı ise % 18.4’tür. Çalışma
ortamlarında
genel
anlamda,
çalışanların
etik
görülmektedir.
218
dışı
davranışlara
duyarlı
oldukları
KAYNAKÇA
1- AYDIN İ. ve AYDIN E. (2000). Polis Meslek Etiği, Eğitim Daire Başkanlığı, Ankara.
2- BOLAY, S. H. (1997). Felsefi Doktrinler ve Terimler Sözlüğü, Akçağ Yayınları, Ankara
3- ENGEL, J.F., BLACKWELL, R.D. ve MİNİARD, P.W. (1995). Consumer Behavior, USA,
The Dryden Press.
4- URAL Tülin (2003). İşletme ve Pazarlama Etiği, Detay Yayıncılık, Ankara.
5- http://www.memurlar.net/haber/19836/- 29.05.2007.
219
İŞLETMELERDE YÖNETİCİ ASİSTANININ YERİ VE YÖNETİCİ-SEKRETER
İLETİŞİM KALİTESİNİN İŞ BAŞARISINA OLAN ETKİLERİ
Öğr.Gör. İlham YILMAZ
(Celal Bayar Üniversitesi)
Arş.Gör. Evrim MAYATÜRK
(Yüzüncü Yıl Üniversitesi)
1. GİRİŞ
Hızlı yaşanan teknolojik gelişmeler, küreselleşme ve yoğun rekabet; günümüz
işletmeleri için önemli kavramlar haline gelmiştir. Bu önemli kavramları yakalayıp iç ve dış
müşteri memnuniyetini sağlayarak var olmak isteyen işletmeler, öncelikle başarılı bir
yönetime ihtiyaç duymaktadır. İyi bir yönetim ise; kaliteli bir iletişim, iyi bir yönetici ve
sekreter–yönetici uyumu ile gerçekleşmektedir.
1.1.YÖNETİM, YÖNETİCİ VE YÖNETİCİ SEKRETERLİĞİ
İnsanlar birlikte yaşamaya başladıkları çağlardan bu yana önce karmaşıklığın önüne
geçmek, daha sonra da kıt kaynakları rasyonel kullanarak belirlenen hedeflere ulaşabilmek
için yönetim kavramına ihtiyaç duymuşlardır. Farklı tanımlar yapılsa da yönetim; sanatların
en eskisi, bilimlerin en yenisidir (Koçel, 2003: 159). Üzerinde görüş birliğine varılan yönetim
tanımı ise, “başkaları vasıtasıyla iş görme” olmuştur. Yönetimin ne olduğu ve yöneticilerin ne
iş yaptıkları pek çok araştırma ve çalışmaya konu olmuştur. Bu araştırmalarda varılan ortak
sonuç ise; ustabaşından genel müdüre, bölüm şefinden devlet yöneticilerine kadar yapılan işin
esasının aynı olduğu, yalnızca rollerin ve işin kapsamının değiştiğidir. Ayrıca yönetim
işlevinde iletişim ve sezgilerin çok önemli olduğu ve yöneticilerin iletişim içinde kişilerden
aldığı bilgilerin doğruluğu ve kalitesi oranında başarılı ve güçlü olduğu yadsınamaz bir
gerçektir.
Profesyonel bir yönetici liderlik özelliklerine sahip olmalıdır. Örgütün amaçlarına
yöneltilmesinde liderlerin karakter özellikleri ve kendilerine verilen hukuki güç, önemli rol
oynamaktadır. Liderlerin en önemli özelliklerinden biri de başkalarını etkileme ve ikna
yeteneği ile ortaya çıkan güçlü iletişim becerisidir (Tengilimoğlu ve Coşan, 2004: 14).
İletişimin önemli olduğu alanlardan biri de sekreterlik mesleğidir. Bilgi toplumunda bu
meslek farklı şekillerde algılanarak “yönetici asistanlığı” kavramı ile karşımıza çıkmaktadır
(Uygur, 2003: 2 ). Adı ister “yönetici sekreteri” ister “yönetici asistanı” olsun değişmeyen tek
gerçek; sekreterlerin yöneticilerin en önemli yardımcıları ve çalışma arkadaşları olduğudur.
Başlangıcı tam olarak bilinmemekle birlikte özellikle Sanayi Devrimi sonrası üretim ve
220
yönetim işlevlerinin birbirinden ayrılması ile büro hizmetlerinde sekreterlere duyulan önem
hızla yükselmiştir.
Rekabetin hızla geliştiği günümüzde ise sekreterliğe duyulan önemin yanı sıra bu
meslekte aranan özellikler de artmıştır. Klasik sekreterlerin yerini eğitimli, mesleğini bilerek
ve isteyerek seçmiş, donanımlı çağdaş sekreterler almıştır.
Yönetici sekreteri; örgütsel hedeflerin oluşturulması, örgütsel stratejilerin belirlenmesi,
dış çevrenin gözlemlenmesi ve analizlerin yapılması ile örgütsel kararların alınması için
gerekli bilgilerin hazırlanmasından sorumludur. Yönetici sekreterinin örgüt vizyonunun
paylaşıma açık hale getirilmesi, örgütte temsil yeteneği yüksek bir kalite ve sinerji kültürünün
oluşturulması, örgüt çalışanlarının örgütsel tatmin bulmalarını sağlayacak bir örgüt ikliminin
yaratılması konularına katkıda bulunması gerekmektedir (Tutar, 2001: 52). Bunun için de
yönetici sekreterinin kaliteli bir iletişim becerisi geliştirmesi büyük önem taşımaktadır.
1.2.YÖNETİCİ-SEKRETER İLETİŞİMİ VE KALİTELİ İLETİŞİM
GELİŞTİRME
İletişim insan hayatının vazgeçilmez bir elemanıdır. İletişimi kısaca; “bilgi üretme,
aktarma ve anlamlandırma süreci” olarak tanımlayabiliriz (Dökmen, 1999). Tüm insanlar
duygularını, düşüncelerini, bilgilerini bazen isteyerek bazen de farkında olmadan iletişim
aracılığı ile aktarmaktadırlar. İletişim kişileri birbirine bağlamakta, onların sosyal bir varlık
olmasında yardımcı olmaktadır.
İletişim sadece konuşmak değildir. Dinlemek ve beden dilini kullanarak duygularımızı
aktarmak da iletişimin olmazsa olmazlarıdır. İki insan birbirinin yüzüne bakmamak ve
birbirine bir şey söylememekle birçok anlam ifade edebilmektedir (Cüceloğlu, 2002: 46).
Organizasyonlar için ise iletişim, yöneticinin iş yaptırmak amacıyla kullandığı bir
araçtır (Koçel, 2003: 529).
Yöneticiler iletişim aracılığıyla çalışanlarına işletmenin hedeflerini ve onlardan neler
beklediklerini aktarmaktadırlar. Bu aktarım ne kadar başarılı ise iş başarısı da o aranda
artmaktadır. Yöneticiler hem verici hem de alıcı olarak sürekli bir şekilde iletişim sürecini
kullanmaktadırlar. Hem iç hem de dış müşterilerin dilek ve beklentilerinin etkin bir şekilde
dinlenmesiyle yönetimde etkinlik ve çözüm üretebilme gerçekleşmiş olmaktadır.
Mesajların anlaşılır olması çok önemlidir. Günümüzde anlaşılmayacağından emin
olunan tümceler kurmak, fazla sayıda yabancı sözcük içeren mesajlar göndermek yaygın bir
221
uygulama olsa da burada amaç iletişim kurmaktan çok anlaşılmaz olmak ve karşı tarafı
kendine hayran bırakmaktır. Ancak hayran kalma kısa süreli bir sonuçtur. Çünkü anlaşılmaz
mesajlar karşısında hedefin bir süre sonra kendini kaynağa kapatmasıyla kaynağın inanılırlığı
ve güvenilirliği yok olacaktır (Türkmen, 2000: 14).
Yönetici ve yönetici sekreteri arasında gerçekleşen iletişimin kalitesi, iş başarısının
önemli bir paydasıdır. Yöneticilerin başarılı olabilmek için sadece belli becerilere sahip
olmaları yetmemektedir. Yöneticiler, yoğun iş temposunu düzenleyecek yönetici asistanlarına
da ihtiyaç duymaktadırlar. Yönetici asistanları yöneticilerine yardımcı olmak amacıyla
yönetim günlüğü tutma, yazılı iletişimi gerçekleştirme, yönetici ile görüşmek isteyenler
arasında seçim yapma, iç ve dış iletişimi sağlama ve ziyaretçi kabulü gibi üst görevleri de
üstlenmektedirler.
Yönetici asistanı, yöneticisinin tüm görevlerinden ve yaptıklarından haberdar olan ve
yöneticisi ile en fazla iletişim kuran yardımcıdır.
Yönetici asistanları örgütün dışa açılan penceresidir. Kişisel ve örgütsel imajı olumlu
kılmak isteyen işletmelerde yöneticiler ve yönetici sekreterleri, kaliteli iletişim sağlamayı ilk
hedef olarak belirlemelidirler.
Yönetici asistanının yaptığı her iş iyi bir iletişimi gerektirmektedir. Yönetici asistanı
etkili bir iletişim becerisi için şu hataları yapmamalıdır (Göral, 1995: 74):
•
Karşısındakini dinler görünüp dinlememek
•
Karşısındakini anlar görünüp anlamamak
•
Kabul etmek veya reddetmek
•
Önemsememek
•
Unutmak
1.2.1. Yazılı İletişim
İnsanların duygularının, düşüncelerinin ve bilgilerinin çeşitli yazım araçları
kullanılarak aktarılması yazılı iletişimi oluşturmaktadır. Kalıcı olması, kanıt niteliği taşıması
ve yasal zorunluluk nedeniyle işletmeler yazılı iletişime ihtiyaç duymaktadır. Teknolojik
gelişme sonucu bilgisayarın etkin kullanımı yazılı iletişimde büyük kolaylıklar sağlamıştır.
Etkin bir yazılı iletişim anlayışı ve yönetimi, kurum ve kuruluşlarda yapılan
yazışmaların merkezi bir örgütün belirleyici standartları ile üretilmesi ve kullanıma sunulması
ile sağlanabilmektedir. Böylece yazışmaların zamanında ve uygun miktarda üretilmesi,
çoğaltılması, kullanılması mümkün olacaktır (Odabaşı, 2001: 155).
222
Başarılı bir yazılı iletişim gerçekleştirmek için yönetici sekreterleri şu noktaları göz
önünde bulundurmalıdırlar:
•
Türkçe yazım kurallarını çok iyi bilmek
•
Yazıyı yazmadan önce iyi bir plan yapmak ve yönetici ile bu planı tartışmak
•
Yazıyı yazarken empati kurmak
•
Yazıya canlılık katacak sözcükler kullanıp gereksiz tekrarlardan kaçınmak
•
Uzun
cümlelerden,
bilinmeyen
ve
değişik
anlamlara
gelebilecek
sözcüklerden uzak durmak
•
Yazının aslından önce bir taslak hazırlayıp bu taslağı yönetici ile görüşmek,
son düzeltmeye kadar bu taslağı saklamak
•
Yöneticinin istediği düzeltmelerde kendisine ters gelen noktaları ve
doğruluğundan emin olduğu konuları yöneticisine aktarmak
•
Yöneticinin istediği değişiklikleri götürürken yöneticinin verdiği kopyayı da
beraberinde vermek
•
Bu yazışmaları hem bilgisayar ortamında hem de dosyalı bir şekilde
saklamak
•
Yazışmalarla ilgili değişiklikleri ve teknolojiyi yakından takip edip
bilgisayarı etkin bir yazı yazma aracı olarak kullanabilmek
1.2.2. Sözlü İletişim
Duygularımızı, düşüncelerimizi, bilgilerimizi sözcükler aracılığı ile aktarıp konuşarak
gerçekleştirdiğimiz iletişime “sözlü iletişim” denir. Sözlü iletişim işletmelerde oldukça fazla
kullanılmaktadır. Telefonla ve yüz yüze görüşmeler işletmelerde çok önemlidir.
Yapılan araştırmalar, yöneticilerin günlük çalışmalarının % 75-80’ini sözlü
iletişim kurarak gerçekleştirdiğini ortaya koymaktadır. Yönetici asistanının bir mesajı eksiksiz
ve doğru olarak iletmesi, işlerin ilerlemesi açısından büyük önem taşımaktadır. Ayrıca mesajı
hangi yolu kullanarak ilettiği de anlatımda etkilidir. Asistan çevresiyle iletişim kurarken bir
anlamda kişiliğini ortaya koymaktadır. Deneyimi, bilgisi, saygısı ve işine olan sevgisi
konuşmalarını etkilemektedir (Tengilimoğlu ve Coşan, 2004: 106).
223
Sözlü iletişim sadece konuşmak değildir. Başarılı bir sözlü iletişim iyi bir
dinleyici olmaktan geçmektedir. Etkili bir dinleme ile gereksiz soru sorma ve zaman kaybının
önüne geçilmiş olunmaktadır.
Dinlemeyen kişiler sıkıcıdırlar. Kendileri dışında kimseye karşı ilgili
görünmezler. Asıl trajik olan ise; dinlemeyen kişilerin neyin yanlış olduğunu nadir olarak
fark etmeleridir (Landis ve diğ., 2006: 5).
Yönetici asistanı, yöneticisi ve iş ilişkisi içinde olduğu kişilerle sözlü iletişimi
gerçekleştirirken şu noktaları göz önünde bulundurmalıdır (Eren, 2004: 361):
•
İletişim halinde olunan kişileri iyi bir şekilde dinlemek
•
Türkçeyi düzgün konuşmak
•
Kendine güven duymak
•
Beden dilini etkili kullanmak
•
Konuşmadan önce plan yapmak
•
Protokol kurallarını iyi bilmek
•
Ses tonunu doğru kullanıp ne çok yavaş ne de çok hızlı konuşmak
•
“Tamam mı”, “yani”, “ondan sonra” gibi ifadeleri kullanmamak
•
“Siz” şeklinde hitap etmek
•
“Tatlım”, “canım” gibi sözcükleri iş yerinde kullanmamak
•
Telefon görüşmelerinde protokol kurallarına uygun olarak bağlantıyı
gerçekleştirmek
•
İletişimde kabul sınırı ve toleransın önemi nedeniyle ziyaretçilerle ve iç
müşterilerle sözlü iletişim esnasında kişisel sınırı göz önünde
bulundurmak
•
Sözcükleri doğru seçip başka anlama gelebilecek sözleri kullanmaktan
kaçınmak
•
Telefon görüşmesinde “döneceğim size” gibi bir söz yerine “biz sizi
arayacağız” şeklinde bir ifade kullanmak
•
Yöneticinin izni olmadan önemli bilgileri vermemek
•
“Teşekkür ederim” ve “lütfen” sözlerini bolca, “özür dilerim” ifadesini ise
gerektiği kadar kullanmak
•
Kendisini ilgilendirmeyen
bildirmemek
•
Kişileri ön yargılı şekilde dinlememek, ne kadar sinirli olunursa olunsun
karşıdaki kişiye hakaret etmemek ve empati kurabilmek
224
ve
gerekli
olmayan
konularda
görüş
•
İletişim teknolojisinin yeniliklerinden faydalanmak
1.2.3.Sözsüz İletişim (Beden Dili )
Duygularımızın ve düşüncelerimizin jest ve mimikler aracılığı ile iletimine “beden
dili” (body language) denilmekte; anlatım jestleri ise özellikle yüz ifadelerinden ortaya
çıkmaktadır (Baltaş ve Baltaş, 2001: 39).
İlişkide bulunduğumuz insanlarla iletişimimizin net ve anlaşılır olabilmesi için
kullanılan dilin geliştirilmesi kadar beden dilinin etkinliğinin arttırılması da oldukça
önemlidir. Çünkü beden dilinin kullanımı; kendimizi ifade etmeyi kolaylaştırmakta,
karşımızdaki insanı daha kolay anlamamızı sağlamakta, konuşmaya bütünlük katmakta ve
kendimizin ve ilişkide olduğumuz insanların iç dünyasını anlamada önemli ipuçları
vermektedir (Kaşıkçı, 2002: 18).
Beden dili bazen istemediğimiz mesajları da verebilmektedir. Bu nedenle işletmenin
dışa açılan penceresi olan yönetici sekreterlerinin olumlu beden dili kullanmak konusunda
çaba göstermesi gereklidir.
Yönetici asistanları kaliteli iletişimin önemli bir parçasını oluşturan sözsüz iletişimde;
•
El ve kol hareketlerinde abartıya kaçmamalıdır;
•
Beden dilinin önemli bir bölümü göz ilişkisinden oluştuğu için göz
temasından kaçınmamalı, konuşulan kişiye boş boş bakmamalı, onu
dinlediğini başı ile onaylamalıdır;
•
Oturuş ve kalkışına dikkat etmeli, üstler geldiğinde hafifçe oturduğu yerden
kalkarak beden dili aracılığı ile saygısını göstermelidir;
•
Ne çok öne eğik ne de geriye yaslanmış pozisyonda olmalıdır;
•
Çevresi ile bedensel mesafeyi iyi ayarlamalıdır.
Günümüz işletmeleri varlıklarını devam ettirebilmek için en önemli faktörlerden biri
olan iletişimde kaliteyi yakalamak zorundadırlar. İletişim sürecini kullanmayan bir yönetici
düşünülemez. İletişimin etkinliği yönetimin etkinliğini, yönetimin etkinliği ise yöneticinin
başarısını arttırmaktadır. Yöneticiler ve yönetici sekreterleri öncelikle kendi aralarında doğru,
225
zamanında ve güvenilir bir iletişim modeli kurmalı, iletişimde kolaylıklar sağlayan
teknolojileri uygulamalıdırlar. Çalışanlar ve dış müşterilerle de güven oluşturacak, müşteri
memnuniyeti ve süreklilik sağlayacak iletişim gerçekleştirilmelidir. Bu noktaları göz ardı
eden işletmelerin varlığını sürdüremeyeceği bir gerçektir.
KAYNAKÇA
1. Baltaş, Z.; Baltaş, A. (2001), Bedenin Dili, İstanbul: Remzi Kitabevi.
2. Cüceloğlu, Doğan (2002), Keşkesiz Bir Yaşam İçin İletişim Donanımları, İstanbul:
Remzi Kitabevi.
3. Dökmen, Üstün (1999), İletişim Çatışmaları ve Empati, İstanbul: Sistem Yayıncılık.
4. Eren, Erol (2001), Örgütsel Davranış ve Yönetim Psikolojisi, İstanbul: Beta Basım
Yayım Dağıtım.
5. Göral, Gülbin (2001), Büro Yöneticiliği ve Yönetici Asistanlığı: Çağdaş ve Bilimsel
Sekreterlik, İstanbul: İletişim Yayınları.
6. Kaşıkçı, Eren (2002), Sen Aslında Diyorsun ki… Doğrucu Beden Dili, İstanbul: Hayat
Yayınları.
7. Koçel, Tamer (1993), İşletme Yöneticiliği, İstanbul: Beta Basım Dağıtım.
8. Landis, J. ve diğ. (2006), İletişim Becerileri (Çev: Ö. Gelbal), HYB Yayıncılık.
9. Odabaşı, Hüseyin (2001), Kurumsal İletişim Açısından Yazışmalar ve Ülkemizde
Yazışmaların Durumu, E. Olgusu. Semp. Bild., Hatay.
10. Tengilimoğlu, Dilaver; Coşan, Pınar (2004), Yönetici Asistanlığı, Ankara: Asil Yayın
Dağıtım.
11. Tutar, Hasan (2001), Profesyonel Sekreterlik ve Büro Uygulamaları, Ankara: Nobel
Yayın Dağıtım.
12. Türkmen, İsmail (2000), Yöneticiler İçin Etkin İletişim Modeli, Ankara.
13. Uygur, A.; Koç, H. (2003), Sekreterlik Teknikleri, Ankara: Detay Yayıncılık.
226
ÇANAKKALE KAMU KURULUŞLARINDA ÇALIŞAN SEKRETERLERİN
ANLIK İLETİ YAZILIMLARINI KULLANIMI ÜZERİNE BİR ARAŞTIRMA
.
Öğr. Gör. Dilek KEKEÇ MORKOÇ
GİRİŞ
Son yıllarda teknolojide önemli değişikler meydana gelmiş bunun sonucu olarak bilgi
ve iletişim metotlarında ve ortamlarında önemli farklılaşmalar ortaya çıkmıştır. Bu
gelişmeler arasında sayılabilecek olan internet teknolojisinin, iletişim ortamına yansımaları
devrim niteliğinde olmuştur. Birçokları için internet günlük yaşamlarının ayrılmaz bir
parçası olmuştur. İnternetin özellikle iki özelliği elektronik posta ve anlık ileti programları
insanların iletişim kurma yönünü değiştirmektedir. Bu yazılım programları özellikle
çalışanların iş ve özel hayatları için vazgeçilmez bir özellik olmuştur. Yeni iletişim
teknolojileri bireyler kadar örgütleri de etkisi altına almaktadır. İletişim yöntemlerinden
anlık ileti yazılımlarının kamu kuruluşlarında büro çalışanları tarafından kullanımı bu
çalışmada incelenmiştir. Kamu kuruluşlarında büro çalışanlarının anlık ileti kullanmasına
yönelik olumlu tutum sergiledikleri, kurum içinde iş amaçlı kullanımının yanı sıra bireysel
amaçlı kullanımında önemli olduğu tespit edilmiştir.
1. İLETİŞİM TEKNOLOJİLERİNİN ÖNEMİ
Tarihe bakıldığında başlangıçtaki sözlü iletişimi yazılı iletişim takip etmiştir
daha sonra ise teknolojinin gelişmesiyle yazılı iletişimde faks ve bilgisayarlar kullanılmaya
başlanmıştır. 1969 da güvenilir askeri iletişimi sağlamak için dört bilgisayarın birbirine
bağlanması ile başlatılan bilgisayar ağı tüm dünyaya yayılmıştır. Böylelikle bilgisayarların
birbiriyle iletişimde bulunabilmesi için oluşturulan ağlar yeni bir iletişim ortamının
doğmasına yol açmıştır. Ağlar üzerinde söz konusu olan, bilgisayarlar arası veri
227
alışverişidir (data exchange). Ancak bilgisayarların birbirine bağlanmasıyla oluşturulan ağ
yapıları üzerinde bilgisayar aracılığıyla (Computer mediated) insanlar arası iletişim
gerçekleşmektedir.
Bu yeni ve vazgeçilmeyen iletişim ağına ‘e-iletişim”‘ denilmektedir. Bu ağ çoğu
zaman örümcek ağına benzetilmektedir. İnsanlar teknolojinin cazibesiyle web’de mesajlarını
iletirler, televizyon, radyo, telefon sinyalleri ve web içindeki görünmez yayınlarla
çevrelenmiştir. Duvarların, koridorların, zeminlerin ve caddelerin içindeki gizli teller birbirine
geçmiş, tüm dünyada tek bağlantıya düğümlenmişlerdir. Bu görünmeyen tellerin kullanımının
artmasıyla Digital Teknoloji kullanımı daha saydam, engebesiz olmaktadır. İnsanlar farklı
yerlerde hareket ederken, bilgisayar ağlarıyla bulundukları çevrede, görünmeyen çiplerle
birbirlerine
bağlanmaktadırlar.
Teknolojik
ilerlemenin
hız
kazanması
ile
bireyler
bilgisayarlarını (notepad, laptop) sürekli yanlarında taşıma ihtiyacı duymaktadırlar çünkü
fiziksel ortamlarında geniş digital sistemler bulunmakta ve bilgi dünyasına sürekli
bağlanmaktadırlar.1
Tüm bu nedenlerden ötürü bilgisayar ağlarının ve internetin yeni bir iletişim ortamı
ortaya çıkardığı kabul edilmektedir. Dolayısıyla internet hem kişilerarası hem de kitle
iletişimi açısından yeni bir iletişim ortamıdır.2 İnternet resmi kuruluşlardan kişisel
bilgisayar kullanıcılarına kadar yaşamın tüm alanlarını içine alan bir ağı oluşturmakta ve
gün geçtikçe daha da yaygınlaşarak günlük yaşamımızın bir parçası haline gelmektedir.
İnternet sadece bilgiye ulaşmanın etkili ve kolay bir yolu değil aynı zamanda çeşitli uzman
ve araştırmacılar arasındaki iletişimi sağlayan bir köprü niteliği kazanmaktadır. İnternetle
iletişim; iletişime aracılık eden bilgisayar; bütün elektronik ağ aktivitelerin kapsamı,
elektronik posta (e-mail), bilgisayar aracılığıyla toplantılar
(telekonferans) ve bütün
bilgisayar komutlarının içerdiği alanlarda meydana gelen iletişimi sağlar. Belirli zamanda
diğer kullanıcılarla, aynı yerlere girilmediğinde eşzamanlı olmayan (asenkron)iletişim ( email vb. ); iki yada daha fazla kullanıcının, diğerleriyle aynı anda bir arada
haberleşmelerinde eşzamanlı (senkron) iletişimdir (anlık ileti vb.). Böylelikle, daima
birlikte çalışmakta olan insanların, iş hayatında sıklıkla kullanacakları adres sanal iletişim
olacaktır. İşletmeler sanal iletişimde uzman kişilerle konferanslarda (video-telekonferans )
yapılacak kolay işlemlerin; büyük potansiyel düşünce ve sermaye olarak getirisi olduğunu
1
BARNES, S, Spinning the invisible information web. Speech communication, Annual 14:124-143, 2000
2
ATABEK, Ümit , “İletişim ve Teknoloji “, Seçkin Yayıncılık,Ankara,2001,s:116
228
bilmektedirler. İşletmelerde iş kalitesini, büyük düzeyde endüstri standartlarını iletişim
desteklemektedir. Bunun için var olan araçlar ve metotlar; e-mail, web, telekonferans vb
gözden geçirmek gerekmektedir. (hızlı mesajlar avantajlarını genişletmek ve çevreyle
işbirliği,
microsoft
exchange,
msn
messenger;
şirketin
değişim
çözümlerinden
sayılmaktadır).3
2. ANLIK İLETİLER VE KULLANIMI
Anlık ileti trendini (eğilim) herkes ICQ ile tanıdı. 1988'de başlayan IRC (Internet
Relay Chat), Ağustos 1996'da Mirabilis şirketinin ICQ ("I seek you" diye okunmaktadır.)
programıyla birlikte daha da yaygınlaştı. Ardından Microsoft’un Messenger’ı geldi. Her ne
kadar, anlık mesajlaşma denildiğinde ilk akla gelen "MSN (Microsoft Network) Messenger"
ya da "ICQ (I seek you)" olsa da, 90’ların başında bu iletişim araçlarını ilk olarak internet
kullanıcılarına sunan AOL (America on Line) olmuştur. AOL ilk olarak sadece kendi
müşterilerine anlık mesajlaşma hizmeti sunuyordu. 1996 yılında anlık mesajlaşma olgusunda
köklü bir değişiklik yaratacak olan "Buddy List (Arkadaş Listesi)" özelliğini duyurdu. Aynı
yılda Mirabilis firması ICQ'yu piyasaya sürdü ve çok büyük bir kullanıcı kitlesi tarafından
benimsenen ICQ, anlık mesajlaşmanın büyük bir pazar olmasını sağladı. 1997 de AOL AIM
(AOL Instant Messenger)'ı duyurarak ICQ'ya rakip oldu; ancak ICQ'nun çok yaygınlaşması
üzerine AOL, Mirabilis firmasını 1998'de satın alarak yeni bir sektör olan anlık mesajlaşma
sektöründe lider oldu.4 Bu açıklamaların ardından, yaygın olarak kullanılan anlık mesajlaşma
programlarının kullanıcı sayılarını vermek gerekirse;
AIM: 53 milyonu aktif (Nielsen//NetRatings, Aðustos 2005), toplam195 milyon kullanıcı
(Ocak 2003).
Skype: 45 milyon kullanıcı (Eylül 2005).
MSN Messenger: 29 milyonu aktif (Nielsen//NetRatings, Ağustos 2005), Toplam 155 milyon
kullanıcı (Nisan 2005).
Yahoo Messenger: 21 milyon aktif kullanıcı (Eylül 2005).
ICQ: 15 milyonu aktif, toplam 400 milyon kullanıcı.
3
4
News equipe select firs virtual2s “ click to meet” , Worldwide videotext update; boston; oct 1, 2002; vol.21,
issue:10
http://www.gazete.itu.edu.tr/yaz2006/26-27anlikmesajlasma.pdf
229
Elbette yukarıdaki kullanıcı istatistikleri tüm dünya toplamını yansıtıyor. Türkiye’deki
duruma bakılırsa; en yaygın olarak Msn Messenger, ICQ, Yahoo ve Skype kullanıldığını
görüyoruz. Özellikle MSN son derece yaygınlaşmış durumda.5
Anında Mesajlaşma (Instant Messaging) metin mesajlarının, şebeke üzerinden, birden
çok kullanıcı arasında paylaşılabilmesidir. Bu da gerçek zamanda yapılan bir telefon
görüşmesi ile bir e-posta gönderimi arasında bir sürede gerçekleşir. Bu da mesajların acil
alımı ve gönderimini mümkün kılar. PC, sayısal asistanlar (PDA) ve şimdi de kısa mesaj
(SMS), çoğul ortam mesajlaşma (MMS), Java ve WAP uyumlu GSM telefonlarını içeren
çeşitli cihazları kullanarak sağlanılan Anında Mesajlaşma oldukça esnek bir iletişim metodu.
Futbol skorlarını tartışırken, meslektaşlarla konuşurken veya yalnızca arkadaşlık kurarken
anında mesajlaşmanın iletişim kurmanın popüler bir metodu olacak gibi görünüyor.6
Bugün bir Türk Windows Live Messenger kullanıcısı ayda ortalama 7 saatini (422
dakika) Messenger'da geçirerek 829 mesaj yolluyor, kullanıcılar listesinde (buddy list) yer
alan ortalama kişi sayısı ise 98. Kullanıcıların sadece 2007 Mart'ında Messenger'da açtıkları
oturum sayısı 634 milyon.Her bir kullanıcı için gün başına ortalama Messenger oturum açma
sayısı 2,9’dur.
2007 Mart'ında MSN kullanıcılarının gönderdiği mesaj sayısı 16,9 milyar. Kullanıcılar
her ay ortalama 7 saatlerini Messenger'da geçiriyor. 2007 Mart ayı boyunca bir kullanıcı
ortalama olarak 829 ileti gönderdi. MSN’in bu denli yaygınlaşmasının sebebi ise kullanım
kolaylığı, sürekli gelişiyor olması ve Windows işletim sistemine tam entegre olması şeklinde
açıklanabilir. 7
Başlangıçta anlık iletiler daha çok kişisel iletişim, sohbet amaçlı kullanılmaktaydı.
Ancak, uzun süre sadece özel kullanıcılar ile ev kullanıcılarının yararlandığı "anlık ileti"
yazılımları, gün geçtikçe özel şirketlerde de hızlı ve kolay iletişim yollarından biri olarak
kabul görmeye, kullanılmaya başlandı. Böylelikle bireylerin yanı sıra, şirketler de iç
iletişimde bu yeni teknolojiyi kullanınca yeni bir trend (eğilim) ortaya çıktı. Şimdi artan
ürünlerle birlikte anlık mesajın iş amaçlı, şirket içi iletişime yönelik kullanımı da
5
http://www.gazete.itu.edu.tr/yaz2006/26-27anlikmesajlasma.pdf
6
http://www.telepati.com.tr/temmuz02/konu34.htm
7
http://www.byte.com.tr/haberler/?Gorev=HaberAyrinti&Haber=544
230
yükselmektedir. Gelişmeye paralel olarak sektör de büyümektedir. 2003’de 170 milyon dolar
olan pazarın, 2008’de 624 milyon doları yakalaması beklenmektedir.8
Anlık ileti; yazılı metine dayalı olarak iki ya da daha fazla insanın arasında gerçek
zamanlı bir iletişim biçimidir. Metin, internet gibi şebeke üzerine bağlı olan bilgisayarlar
aracılığı ile aktarılır. Anlık ileti hizmetine kendisini bağlayan bir anlık ileti danışmanını
gerektirir. Anlık ileti konuşmaların anında (senkronize- eşzamanlı) oluşması açısından emailden farklılık gösterir. Çok yönlü protokol anlık ileti uygulaması bir danışanı (müşteriyi)
çok yönlü anlık ileti şebekelerine bağlanmasına imkân verir.
3. KURUMLARDA ANLIK İLETİ YAZILIMLARININ KULLANIMININ
YARARLARI VE ENGELLERİ
Anlık ileti (kısaca IM olarak bilinir), genelde daha hızlı olması dışında, e-posta gibi
çevrimiçi iletişim amacıyla kullanılan bir yöntemdir. Windows Messenger, AOL Instant
Messenger veya Yahoo Messenger gibi bir IM programını kullanırken, göndermek istediğiniz
iletiyi yazdığınızda gönderdiğiniz kişi iletiyi neredeyse aynı anda görebilir. Arkadaşınız bir
yanıt yazdığında, siz de bu yanıtı görürsünüz.9
Tüm bu anlatılanlar doğrultusunda anlık ileti programlarının yararları şu şekilde
özetlenebilir; Anlık iletişim sunar. Kolay işbirliğine imkân verir. E-mail’in aksine, kişiler
karşılarında kimlerin olup olmadığını bilirler. Hayatı kolaylaştırır. İster masasında, ister evde,
isterse de yeni mobil çözümlerle birlikte seyahatte olsun, çalışma arkadaşınızın bilgisayarının
açık olup olmadığını anlayabilmenizi sağlar, Yazılı mesajınızın anında onun ekranında
belirmesi ve cevabını da hemen alabilmenizin yanı sıra, gelişmiş ürünlerle dosya aktarımı ile
sesli, görüntülü iletişim gibi ek özellikler de sağlar. Anında iletişim, bilgisayarı başında
olmayanlar için bilgisayardan cebe kısa mesaj (SMS) özelliklerini arttırır.10
Anlık ileti
yazılımlarının işyerlerinde işverenlere sağladığı faydalar şunlardır;
İşyerlerinde çalışanlara yaptıkları iş ile ilgili emir ya da bilgi aktarımı sağlanmakta, iş
akışı ile ilgili hatırlatmalar yapılmakta, çalışma saatlerine uyup uyulmadığı, işyeri içersinde
8
http://www.capital.com.tr/haber.aspx?HBR_KOD=1688
9
https://www.microsoft.com/turkiye/athome/security/online/imsafety.mspx
10
http://www.mind2biz.com/services/knowledge_management/hummingbird/hummingbird_im/hummingbird_im.htm
231
gereksiz gezinmelerin önlenmesi, bürokratik bazı işleri azaltılmasında, kurum içi ve dışı
telefon
görüşmelerinin
azaltılması,
çalışanları
tanımada,
zamanı
etkili
kullanıp
kullanmadıklarını belirlemede yararlı olduğunu söyleyebiliriz. Ancak tüm bu avantajların yanı
sıra, anlık mesajlaşmadaki bu geometrik artış, kurumsal sorumluluk yasalarına uyumluluğu
tehlikeye atabilir. Örneğin Birleşik Devletlerdeki güvenlik yasaları, güvenlik şirketlerindeki
Aİ tartışmalarının elektronik kayıtlarını, 3 yıl süresince saklamalarını şart koşmaktadır. Bugün
pek çok kurum onaylanmamış IM hizmetlerinin kullanımını sınırlamakta ve hatta
yasaklamaktadır. Çünkü uygun olmayan kullanım şekli, kurumlara güvenlik, uygunluk ve
verimlilikle ilgili riskler getirebilir. Kurumlar, güvenli olmayan sunucular üzerinden IM
çözümlerini kullandıklarında, güvenlik konusu risk teşkil edebilir. Genel IM çözümleri, dâhili
ve harici iletişimlerin kaydedilme zorunluluğunun bulunduğu finansal hizmet ve hukuk
şirketleri, müşteri hizmeti sunan diğer şirketler ve devlet kurumlarının, yönetim, kontrol ve
ilkelerini uygulayabilmeleri için ihtiyaç duydukları denetleme ve konuşma kaydı özelliklerini
sağlamamaktadır. Anlık mesajlaşmalar, kesintisiz gerçek zamanlı iletişim, verimlilik artışı,
yasal düzenlemelere uygunluk ve maliyet etkinliği için en yeni teknolojilerden biri olarak
ortaya çıkmaktadır. Kullanıcının meşguliyet durumunu gerçek zamanlı olarak bildiren anlık
mevcut olma bilgisiyle birlikte IM, özellikle uzaktaki takım üyeleri ve farklı lokasyonlarda
kurulmuş büyük organizasyonlar arasındaki bağı kurmak açısından önem taşımaktadır.11
“Anında mesajlaşma” platformlarının iş amaçlı kullanılmasına sıcak bakmayan çok
sayıda şirket var. Herkese açık olan anında mesaj hizmetlerinde yazışmalar “açık” olarak
gidip geliyor. Yapılan yazışmaların bir başka internet kullanıcısı tarafından izlenmesi ve hatta
değiştirilmesi mümkün olabilmektedir. Genele açık platformları kullanacak şirketlerin yeni
bir yatırımlar yaparak dijital imza, kriptolama gibi ek güvenlik önlemleri alması gerekiyor.12
Bugün Türkiye’de de birçok işyerlerinde bilgisayar kullanımı yaygınlaşmış ve internet
bağlantısının olması da çalışanların bilişim teknolojilerinden yararlanır hale getirmiştir.
Bilişim teknolojileri özellikle anlık ileti programlarının işletmelerde kullanımıyla birlikte
gizlilik ve güvenlik konuları karşımıza çıkmaktadır. Diğer kullanıcılardan alınan ya da
gönderilen veri aktarımlarının fazlalaşması, bunların depolanması işyerinde işverenin
karşılaşacağı problemleri beraberinde getirmektedir. “download”lar sebebiyle işverenin karşı
karşıya kalabileceği telif haklarına, marka hakları, taciz iddiaları, işyeri bilgisayarlarının suç
11
http://www.mind2biz.com/services/knowledge_management/hummingbird/hummingbird_im/hummingbird_im.htm
12
http://www.capital.com.tr/haber.aspx?HBR_KOD=1688
232
teşkil eden eylemlerde kullanılması gibi problemler de ortaya çıkmaktadır ve tartışılmaktadır.
Birçok işyerinde anlık ileti programlarının kullanımının yasaklanmasına gidilmektedir.
Anlık ileti programlarının işletmelerde kullanımı ile değiştirdiği en önemli
faktörlerden biri yapılacak işlemlerin hızlanmasıdır. Üretkenliğin arttırılmasının en
dolaysız yolu, aynı şeyleri daha kısa sürede gerçekleştirebilmektir. Üretkenliğin artması
demek ekonomik büyümenin artması demektir. .Büyüme denilen kavram çok önemlidir.
Bu kavram bir yöneticinin, bir yatırımcının bir satıcının var olması devamı, kalıcılığı
anlamına gelmektedir. Bu nedenle de kurumlar açısından hızlı iletişim teknolojilerini
olmazsa olmaz durumdadır.
4. Araştırmanın Amacı
Araştırmanın temel amacı “Kamu Kuruluşlarında Çalışan Sekreterlerin Anlık İleti
Yazılımlarını Kullanım Alışkanlıkları”na ilişkin bir araştırma ile kurum içinde iş amaçlı ya
da bireysel olarak anlık ileti yazılımlarının kullanılıp kullanılmadığı hakkında bilgi
sağlamaktır. Bunun dışında çalışanların medeni durum, cinsiyet gibi durumların
değişkenler üzerinde etkili olup olmadığı tespit etmektir. Çanakkale kamu kuruluşlarında
çalışan sekreterler örneklemde yer almıştır.
4.1. Araştırmanın Kapsamı ve Yöntemi
Bu çalışmada Kamu kuruluşlarında çalışan sekreterlerin Anlık İleti yazılımları
kullanıp kullanmadıklarını ortaya çıkaracak bir ölçek hazırlanmıştır. Hazırlanan bu ölçek
Çanakkale ili kapsamındaki kamu kuruluşlarında ki sekreterlere uygulanmıştır. Araştırmada
veri toplama aracı olarak anket yöntemi kullanılmıştır. Araştırma katılımcılara Mayıs 2007Temmuz 2007 tarihleri arasında 150 anket formu elden dağıtılmıştır. İki farklı anket formu
verilmiştir. Anketlerin birincisi Anlık İleti Kullanım frekanslarına yönelik, ikincisi Kurum içi
ve Kurum dışı kullanımı etkileyen faktörlere yönelik hazırlanmıştır. Bu anketlerde anlık ileti
kullanım frekansları ile anlık alışkanlıkların belirlenmesi ve bu alışkanlıkların ile kullanım
arasında ilişkilerin tespit edilmesidir. Araştırmada beşli likert yöntemi kullanılmıştır.
233
Hedef kitleye 20 deneme anketi gönderilerek anket soruları test edilmiştir. Bazı sorular
anketten çıkarılmış soruların soruluş şekli tekrar düzenlenerek bir daha test edilmiştir.
Anketler araştırma için hazır hale getirilmiştir. Araştırmada elde edilen verilerin analizi, SPSS
15,0 İstatistik programı kullanılarak yapılmıştır. Kamu kuruluşlarındaki sekreterlere verilen
150 anket formundan, geri dönen ve değerlendirilmeye değer bulunan 79 anket üzerinden
analiz yapılmıştır.
Geliştirilen ölçme aracının (anket formunun) araştırmanın amacına uygunluğunu test
etmek üzere uygunluğunun güvenirlilik analizi sonucunda elde edilen Cronbach Alpha
a=0,857 çıkmıştır. Diğer bir ifade ile anket formu güvenli bulunmuştur.
Tablo 1 : Güvenirlilik Analizi Statistics
Cronbach's
Alpha
,857
Cronbach's Alpha
Based on Standardized
Items
,853
N of
Items
30
Araştırma kapsamında sekreterler tarafından doldurulan anketlerin demografik
değişkenleri çözümlemek ve değerlendirme sonuçları aşağıda tablolarla gösterilmiştir.
Tablo 2: Araştırmaya Katılanların Demografik Özellikleri
Cinsiyet
Kadın
Erkek
Toplam
Kişi
Sayısı
51
28
79
Medeni
Durum
Evli
Bekâr
Toplam
Kişi
Sayısı
49
30
79
%
64,6
35,4
100,0
%
62,0
38,0
100,0
Çocuğunuz
Var mı?
Evet
Hayır
Toplam
Kişi
Sayısı
42
37
79
Eğitim
Durumu
İlkögretim
Lise
Universite
Yükseklisans
Toplam
Kişi
Sayısı
5
37
36
1
79
%
53,2
46,8
100,0
%
6,3
46,8
45,6
1,3
100,0
Ankete katılan kişilerin cinsiyete göre dağılımı incelendiğinde; %64,6’sının kadın,
%35,4’ünün de erkek çalışanlardan oluştuğu görülmektedir. Bürolarda çalışan personelin
kadın ağırlıklı olduğu görülmektedir. Ankete katılanların %62’si evli iken
234
%38’i bekâr
çalışanlardan oluşmaktadır. Katılımcıların %53,2’si çocuk sahibi iken çocuğu olmayanlar
%46,8’dir. Araştırma kapsamında çalışanların eğitim durumu incelendiğinde; ankete
katılanların büyük bir kısmının lise ve üniversite mezunu oldukları (%46,8-%45,6), ilköğretim
mezunu olan ve yüksek lisans yapan (%6,3-%1,3) kişi sayısının çok az olduğu görülmektedir.
Tablo 3: Çalışma Süreleri
Toplam
Çalışma
Yılı
1-5 yıl
6-10 yıl
11-14 yıl
15-20 yıl
21-24 yıl
24- yıl üstü
Toplam
Kişi
Sayısı
%
Şu anki işyerinde
çalışma yılı
23
25
10
11
7
3
79
29,1
31,6
12,7
13,9
8,9
3,8
100,0
1-4 yıl
5-9 yıl
10-14 yıl
15-24 yıl
25-29 yıl
Toplam
Kişi
Sayısı
%
34
18
15
11
1
79
43,0
22,8
19,0
13,9
1,3
100,0
Araştırmaya katılanların toplam çalışma yılları ile şu anki çalışma yıllarına
bakıldığında çalışanların çoğunluğunun 1-10 yıl aralığında olduğu görülmektedir.
Tablo 4 : İnternet Kullanım Süresi ve Sıklığı
Ne kadar süredir
internet
kullanıyorsunuz?
6 aydan az
6 ay-1 yıl
1-2 yıl
3-4 yıl
4 yıldan çok
Toplam
Kişi
Sayısı
%
2
13
18
18
28
79
2,5
16,5
22,8
22,8
35,4
100,0
İnterneti ne sıklıkla
kullanırsınız?
(Haftada)
1 saatten az
1-5 saat
6-10 saat
10-20 saat
20 saatten fazla
Belirtmedi
Toplam
Kişi
Sayısı
%
9
20
25
10
13
2
79
11,4
25,3
31,6
12,7
16,5
2,5
100,0
Katılımcıların %35,4 dört yıldan fazla süredir internet kullandıklarını yine aynı soruda
1-2 yıl ile 3-4 yıldır internet kullananların yüzdeliklerinin %22,8 olduğu görülmektedir.
İnternet kulanım sıklığı sorusunda ise kullanım sıklığının %31,6 ile haftalık 6-10 saat
olduğunu söyleyebiliriz.
235
Tablo 5: İnterneti hangi amaçlara yönelik kullanıyorsunuz?
interneti hangi
amaclara yonelik
kullaniyorsunuz?
Eğitim-Araştırma
İş
Haberleşme
Eğlence/oyun
Alışveriş
Zaman geçirme
Birden fazla
seçenek
Toplam
Kişi
Sayısı
7
5
2
1
1
1
62
79
%
8,9
6,3
2,5
1,3
1,3
1,3
78,5
Kişi
Sayısı
68
9
2
79
78,5) interneti çok amaçlı kullandıklarını
belirtmişlerdir.
Katılımcıların
çoğunluğunun
interneti
kullanma
yeterliliklerinin
yüksek
olduğunu
söyleyebiliriz.
100,0
Tablo 6: E-posta kullanıyor musunuz?
E-posta kullanıyor
musunuz?
Evet
Hayır
Belirtmedi
Toplam
Araştırmaya katılanların çoğunluğu (%
%
86,1
11,4
2,5
100,00
Katılımcılara
e-posta
kullanıp
kullanmadıkları sorulduğunda, kullananların
%68
olduğu,
diyenlerin
%9
e-posta
olduğu
kullanmıyorum
saptanmıştır.
Katılımcıların büyük bir çoğunluğunun
e-posta kullandıklarını söyleyebiliriz.
Yine e-posta kullanan katılımcılara günde yaklaşık kaç e-posta alırsınız sorusuna
%31,6’sı 1-2 adet, %27,8’si 3-5 adet, %19,0 6-10 adet posta aldıklarını yine 10’dan fazla mail
alanların %7,6 oldukları saptanmıştır. E-posta kullanan katılımcılara günde yaklaşık kaç eposta gönderirsiniz sorusunda 1-2 adet gönderirim diyenlerin %55,7 , 3-5 adet gönderirim
diyenler %11,4, 6-10 adet arası posta yollayanlarda % 8,9 ve 10’dan fazla e-posta yollayan
katılımcı yüzdesinin de % 7,6 olduğu görülmektedir. Her iki soruda da 10’dan fazla e-posta
alan ya da gönderen oranının aynı olduğunu görüyoruz. Bu soruyu cevaplayan
katılımcılarımızın gün içinde e-posta kullanımlarının diğer katılımcılara göre daha yüksek
olduğunu söyleyebiliriz.
236
Tablo 7: İş yerinde Sohbet Ortamında Ne kadar Zaman Geçirirsiniz?
Sohbet Ortamında Ne
kadar Zaman Geçirirsiniz
Hiç
Ayda 1 saatten az
Günde 1-2 saat
Günde 2 saatten çok
Diğer
Toplam
Kişi
Sayısı
%
14
17
32
12
4
79
17,7
21,5
40,5
15,2
5,1
100,0
Sohbet ortamında hiç vakit geçirmem diyenler % 17,7 iken katılımcıların %82,3’ünün
sohbet programlarında vakit geçirdikleri görülmektedir. Sohbet ortamında günde 1-2 saat
vakit geçiririm diyenlerin çoğunlukta olduğu (%40,5) görülmektedir. Çalışma saatleri
içerisinde katılımcıların sıklıkla sohbet ettikleri ortaya çıkmaktadır. Yine anket sorularına
verilen cevaplara bakıldığında Sohbet ortamında hiç vakit geçirmem diyen katılımcıların anlık
ileti ile ilgili diğer sorulara cevap verdikleri, anlık ileti programlarını sohbet amaçlı
kullanmadıklarını verdikleri cevaplardan genelde iş amaçlı kullandıklarını ortaya çıkmıştır.
(Tablo 7)
Tablo 8: Anında Mesajlaşma Yazılımlarından hangisini Kullanıyorsunuz?
Anında Mesajlaşma
Yazılımlarından hangisini
kullanmaktasınız?
Msn Messenger
Kişi
Sayısı
%
60
75,9
Yahoo Messenger
1
1,3
Google Talk
4
5,1
ICQ
2
2,5
Diğer
3
3,8
Birden çok seçenek
Belirtmedi
5
6,3
4
5,1
Toplam
79
100,0
Çalışmamıza katılan katılımcılara anlık ileti yazılımlarından en çok hangi yazılımın
kullanıldığını öğrenmek için katılımcılara anında mesajlaşma yazılımlarından en çok
hangisini kullanıyorsunuz sorusuna verilen cevaplar; %5,1’i kullandıkları anında mesajlaşma
yazılımları ile ilgili bilgi vermemiştir. Bunun yanı sıra birden fazla yazılım kullananların
%6,3 olduğunu görmekteyiz. %3,8’i ise burada yazılan anlık ileti yazılımları dışındaki
yazılımları kullandıklarını belirmişlerdir. Kamu kuruluşlarında çalışan sekreterlerden oluşan
237
katılımcılarımızın büyük bir çoğunluğunun (75,9) Msn Messenger yazılımını kullandıklarını
belirmişlerdir. Kullanılan yazılım sonuçlarında, msn Messenger yazılımının çoğunlukta
kullanılması beklenen bir sonuçtu ve Microsoft Türkiye Genel Müdürlüğünden haziran
2007’de verilen bilgi ile de örtüşmektedir. Türkiye’de msn Messenger kullanımının
çoğunlukta olduğunu Çanakkale İli kamu kuruluşlarında çalışan sekreterlerinde bu yazılımı
kullandıkları sonucu ortaya çıkarılmıştır.(Tablo 8)
Tablo 9: En Çok Kullandığınız Anlık İleti yazılımını seçme nedeniniz?
En Çok Kullandığınız Anlık
İleti yazılımını seçme
nedeniniz?
En kolay indirilebilen yazılım
olması
Kişi
Sayısı
%
4
5,1
Çoğunluğun kullanıyor olması
31
39,2
Kullanım kolaylığı
23
29,1
Alışkanlık Yaratması
Diğer
4
2
5,1
2,5
Birden fazla seçenek
Belirtmedi
Toplam
10
5
79
12,7
6,3
100,0
Katılımcılara
kullandıkları
anlık
ileti
yazılımını seçme nedeni sorulduğunda
%39,2’si
kullandığım
yazılımı
tarafından
çoğunlukla
çevremdekiler
kullanıldığı için tercih ediyorum derken
katılımcıların
%29,1’i
Anlık
ileti
yazılımını seçme nedeninin kullanımının
kolay
olması
seçeneklerini
tercih
etmişlerdir. Katılımcıların %12,7’si ise
verilen seçeneklerden birden fazla seçeneğin bu yazılımı seçme nedenleri arasında olduğunu
belirtmişlerdir. Çalışmaya katılan sekreterlerin anlık ileti yazılımını tercih etmelerinde en
önemli nedenin çoğunluğun kullandığı bir yazılım olması olduğunu; böylelikle aynı yazılım
üzerinden daha çok kişiyle görüşebildiklerini yine kullandıkları yazılımlarının kullanımının
kolay olması da seçimlerinde etkili olmuştur.
Tablo 10: Anında Mesajlaşma yazılımlarını ne kadar süredir kullanıyorsunuz?
Anında Mesajlaşma
yazılımlarını ne kadar
süredir kullanıyorsunuz?
6 aydan az
6 ay- 1 yıl
1-2 yıl
Kişi
Sayısı
%
1
10
31
1,3
12,7
39,2
3-4 yıl
4 yıldan çok
21
11
26,6
13,9
Belirtmedi
5
6,3
Toplam
79
100,0
238
Tablo 10’a bakıldığında % 67’i kadar
kullanıcının 1- 4 yıldır anlık ileti
yazılımlarını kullandığı görülmektedir.
Tablo 11: Anında mesajlaşma yazılım sayfasında görüşülen kişi sayısı
Anında mesajlaşma yazılım
sayfanızda görüştüğünüz
kişilerin sayısı
5- 10 kişi
10- 15 kişi
Kişi
Sayısı
%
20
16
25,3
20,3
15- 20 kişi
15
19,0
20- 25 kişi
3
3,8
25’den fazla
21
26,6
Belirtmedi
4
5,1
Toplam
79
100,0
Katılımcıların
%26,6’sının
görüşme
listesindeki kişi sayısının 25’den fazla
kişi olduğu görülmektedir.
Araştırmaya
%64,6’sının
kadın,
katılanların
%62’sinin
evli,
%92,4’ünün lise ve üniversite mezunu
olduğu görülmüştür. İşyerlerinde 1-10 yıl arası çalışanların yüzdesi %60,7 ve %31,6’sının
haftada 6-10 saat interneti kullandığı , %78,5’i interneti çok amaçlı kullandığı, %86,1’inin eposta kullandığı, %40,5 günde 1-2 saat sohbet ortamında geçirdiği, %17’sinin hiç sohbet
ortamında geçirmediği ama anlık ileti; Anlık ileti yazılımlarının içinde en çok msn messenger
kullanıldığı ve kullanma nedeninin çoğunluğun kullanıyor olması (%39,2) ve kullanım
kolaylığı (%29,1) olduğu, %65,8’inin 1-4 yıldır anında mesajlaşma yazılımı kullandığı ortaya
çıkmıştır.
4.2.1. Faktör Analizi
Faktör analizinde varimax metoduyla rotasyona tabi tutularak birbiriyle ilişkili
maddeler faktörler halinde gruplanmıştır. Her bir maddenin 0,40 altında olan değerler faktör
analizinde gösterilmemiştir. Faktör analizine konu olan sorular SPSS programında
değerlendirilmiştir. SPSS programı ilgili maddeleri 7 faktörde birleştirmiştir.
Yapılan KMO testi sonuçlarına göre faktör analizinin temel varsayımı sağlanmaktadır.
(0,655>0,500). Anket faktör analizine tabi tutulabilmektedir. Sonuçların sağlıklı olduğu
söylenebilir.
Tablo 12: Kaiser-Meyer-Olkin Tablosu
Kaiser-Meyer-Olkin Measure of Sampling
Adequacy.
Bartlett's Test of
Sphericity
Approx. Chi-Square
df
Sig.
,655
938,311
465
,000
İlgili faktörler aşağıda tabloda verilmiştir. Hazırlanan anketteki sorulardan üç tanesi faktör
analizinde analiz dışı bırakılmıştır. Faktörlerin varyansları açıklama gücü Tablo14’de verilmiştir.
Faktörlerin toplam varyansı açıklama gücü %65,61’dir.
239
Tablo 13: Anlık İleti Kullanımına Yönelik Faktör Analizleri
FAKTÖRLER
DEĞİŞKENLER
Anında mesajlaşma kullanmaya başladığımdan beri
e-posta kullanımında azalma oldu
1
2
3
4
5
6
7
0,810
F1- Diğer İletişim Araçlarının Yerine
Anında mesajlaşma yazılımları vazgeçilmez iletişim aracıdır 0,775
Kullanılması
Anında mesajlaşma kullanımıyla kurum içinde telefon
0,718
görüşme kullanımında azalma olmuştur
F2-Kurumsal Güvenliğe Yönelik
alışkanlık ve Uygulamalar
F3- Zaman Yönetimi
Kurumunuzda Aİ yazılımlarının kullanımına ilişkin kurallar
var
0,827
Güvenlikle ilgili riskleri azaltmak için önlemler alırım
0,739
Kurum içinde yapılacak işler için öncelik sıralaması
yaparım
Kurumumuz da anlık ileti yazılımlarının iş amaçlı kullanımı
üstlerimiz tarafından desteklenmektedir.
Kısa sürede bitirilmesi gereken işlerin hızlı yapılabilmesi
için anlık ileti kullanırım
F4-Bireysel Güvenliğe Yönelik
Alışkanlıklar
F5-İş Dışı kullanım Engelleyici
uygulamalar
F6- Yeni İletişim Yöntemlerini
Kullanma
F7- İş Amaçlı Yöntemler oluşturma
0,869
0,645
0,630
İnternet üzerinden iletişimi güvenli bulurum
0,881
Sanal ortamdaki ilişkilere güveniyorum
0,696
Aİ kullanımını güvenli buluyorum
0,645
Kurumunuzda Aİ kullanımının kurum içinde yazışmalar
dışında kullanılmasını engelleyici filtre programlar var
0,885
İşyerinde iş dışında Aİ kullanımını yasaklayıcı kurallar var
0,612
Anında mesajlaşma yazılımlarını kullanarak kurum içi ya da
kurum dışı sanal konferans düzenledim(bulundum)
Anlık ileti kullanarak aynı bölümdeki iş arkadaşlarımla iş
amaçlı görsel iletişim kurarız
0,744
0,554
Anlık iletiyi diğer kurumlarla iş amaçlı kullanırız
0,651
Yöneticimle anlık ileti yazılımını iş amaçlı kullanırız
0,511
240
Tablo 14: Faktörlerin Toplam Varyansı
Faktörler
F1
F2
F3
F4
F5
F6
F7
Varyans(%)
11,899
10,011
9,447
9,161
8,567
8,271
7,704
Toplam Varyans (%)
11,899
21,910
31,357
40,518
49,086
57,356
65,061
Tablo 13’de görüldüğü gibi oluşturulan Aİ kullanımına ilişkin ölçeğe faktör
analizi uygulanmış ve sonuç yedi faktör içeren bir çözüm olarak belirlenmiş ve
oluşturulmuş maddeler öngörülen yönde faktörlere dağıtılmıştır.
4.2.2. Pearson Korelasyon Analizi
Tablo 15: Pearson Korelasyon Analizi Tablosu
F2-Kurumsal Güvenliğe
Yönelik alışkanlık ve
Uygulamaları
F4-Bireysel Güvenliğe
Yönelik Alışkanlıklar
F5-İş Dışı kullanımı
Engelleyici uygulamalar
Pearson Correlation
Sig. (2-tailed)
N
Pearson Correlation
Sig. (2-tailed)
N
Pearson Correlation
Sig. (2-tailed)
N
F1- Diğer
İletişim
Araçlarının
Yerine
Kullanılması
F3- Zaman
Yönetimi
F6 Yeni İletişim
Yöntemlerini
Kullanma
F7- İş Amaçlı
İletişim
Yöntemleri
oluşturma
,030
,797
76
,285(*)
,012
76
,151
,207
72
,171
,141
75
-,014
,904
76
-,127
,284
73
,265(*)
,022
74
,323(**)
,005
75
,304(**)
,009
73
,459(**)
,000
74
,252(*)
,030
74
,381(**)
,001
71
F1- Diğer İletişim Araçlarının Yerine Kullanılması ile
F4-Bireysel
Güvenliğe
Yönelik Alışkanlıklar arasında anlamlı ve pozitif yönlü bir ilişki bulunmaktadır.
F3 Ai Kullanımının Zaman Yönetimine Yönelik Alışkanlıkları diğer faktörler arasında
anlamlı bir ilişki bulunamamıştır.
F6 Yeni İletişim Yöntemlerini Kullanma ile F4-Bireysel Güvenliğe Yönelik
Alışkanlıklar, F5-İş Dışı kullanımı Engelleyici uygulamalar ve F2-Kurumsal Güvenliğe
Yönelik alışkanlık ve Uygulamalar arasında anlamlı ve pozitif yönde bir ilişki bulunmaktadır.
241
F7 - İş Amaçlı İletişim Yöntemleri oluşturma ile F2-Kurumsal Güvenliğe Yönelik
alışkanlıklar, F4-Bireysel Güvenliğe Yönelik Alışkanlıklar ve F5-İş Dışı kullanımı
Engelleyici uygulamalar arasında anlamlı ve pozitif yönde bir ilişki tespit edilmiştir.
4.2.3. T-Testi Analizi
Faktör analizi sonuçlarına göre oluşturulan yedi faktörün üzerinde cinsiyet
faktörünün etkili olup olmadığı T-testi ile analiz edilmiştir. Tablo 15’e bakıldığında, Ttesti sonuçlarına göre p:0,000<0,05 olduğundan Cinsiyet Değişkeni ile F2-Kurumsal
Güvenliğe Yönelik alışkanlık ve Uygulamaları faktörü arasında anlamlı farklılık
bulunmaktadır. T-testi ortalama tablosuna bakıldığında kadınların erkek çalışanlardan
daha çok kurumsal güvenliğe yönelik uygulamalara önem verdikleri görülmektedir.
Tablo 15: Kurumsal Güvenliğe Yönelik alışkanlık (ve Uygulamaları) ile Cinsiyet Farklılıkları TTesti ve Ortalama Tablosu
Levene's Test
For Equality
Of Variances
F2
EQUAL VARİANCES
ASSUMED
F2
95%
Confidence Interval
of the Difference
upper
lower
F
Sig.
t
df
Sig.
(2-tailed)
Mean
Difference
Std. Error Difference
,439
,510
2,094
74
,040
,58780
,28066
,02856
1,14703
2,132
59,765
,037
,58780
,27569
,03629
1,13930
EQUAL VARİANCES NOT
ASSUMED
Cinsiye
t
Kadın
Erkek
T-TEST FOR EQUALİTY OF MEANS
N
Mean
48
28
3,5521
2,9643
Std.
Deviation
1,20830
1,12980
Std. Error
Mean
,17440
,21351
Tablo 16’da görüldüğü gibi medeni durumun, F4-Bireysel Güvenliğe Yönelik
Alışkanlıklar Faktöründe etkili olup olmadığı T-testi ile analiz edilmiş ve medeni durum ile
bireysel güven faktörü arasında anlamlı farklılık bulunmaktadır. T-testi ortalama tablosuna
bakıldığına bekâr olanların Aİ kullanımına evli olanlara göre bu iletişim yöntemi güvenli
buldukları ve anlık ileti yazılımını daha rahat kullandıklarını söyleyebiliriz.
242
Tablo 16: Aİ Kullanımı ve Kurum içi Güvenlik Faktörü ile Medeni Durum Farklılıkları T-Testi
ve
Ortalama Tablosu
Levene's Test
For Equality Of
Variances
F
Sig.
F4
EQUAL
VARİANCES
ASSUMED
,228
,634
EQUAL
VARİANCES
NOT ASSUMED
Medeni
Durumu
F4
N
t
T-TEST FOR EQUALİTY OF MEANS
Mean
Std. Error
95%
Differenc Difference
Confidence Interval
Sig.
e
of the Difference
(2-tailed)
upper
lower
df
-4,015
76
,000
-,74833
,18640
-1,11958
-,37709
-3,949
58,401
,000
-,74833
,18950
-1,12760
-,36907
Mean
Std. Deviation
Std. Error
Mean
Evli
48
2,1917
,77866
,11239
Bekâr
30
2,9400
,83567
,15257
4.2.4. One Way Anova Testi
Öğrenim Durumu ve faktörler arasında yapılan One Way Anova testi sonuçlarına göre
varyansların eşit ve güvenilir olduğu anlaşılmaktadır (p>0,05). Buna göre gruplar arasında
anlamlı bir farklılık olmadığı tablo 17’de görülmektedir
Tablo 17: Öğrenim Durumu Levene Testi Tablosu
Levene
Statistic
df1
df2
Sig.
F1
,469(a)
2
72
,627
F2
,057(b)
2
72
,944
F3
,421(c)
2
72
,658
F4
1,891(d)
2
74
,158
F5
,435(e)
2
69
,649
F6
2,993(f)
2
71
,056
F7
1,950(g)
2
70
,150
243
Tablo 18: Öğrenim Durumu Anova Tablosu
F1
F2
F3
F4
F5
F6
F7
Between Groups
Sum of
Squares
4,955
df
3
Mean Square
1,652
Within Groups
63,726
72
,885
Total
68,682
75
Between Groups
5,085
3
1,695
Within Groups
104,109
72
1,446
Total
109,194
75
Between Groups
1,202
3
,401
Within Groups
85,113
72
1,182
Total
86,314
75
Between Groups
3,584
3
1,195
Within Groups
55,504
74
,750
Total
59,087
77
Between Groups
2,862
3
,954
Within Groups
107,221
69
1,554
Total
110,082
72
Between Groups
6,164
3
2,055
Within Groups
78,116
71
1,100
Total
84,280
74
Between Groups
1,409
3
,470
Within Groups
79,094
70
1,130
Total
80,503
73
F
1,866
Sig.
,143
1,172
,326
,339
,797
1,593
,198
,614
,608
1,867
,143
,416
,742
Sekreterlerin görev yaptığı bölümlere göre aralarında anlamlı bir fark olup olmadığı
araştırılmıştır. Levene testi sonuçlarına göre sonuçların güvenilir olduğu görülmektedir. (p>0,05).
Tablo 19: Bölümlerarası çalışanlar Levene Testi Tablosu
Levene
Statistic
df1
df2
Sig.
F1
2,451
4
71
,054
F2
1,338
4
71
,264
F3
1,597
4
71
,185
F4
1,131
4
73
,349
F5
,726
4
68
,577
F6
1,775
4
70
,144
F7
,977
4
69
,426
244
Tablo 20: Bölümlerarası Çalışanlar Anova Tablosu
F1
F2
F3
F4
F5
F6
F7
Sum of
Squares
df
Mean Square
F
Sig.
Between Groups
5,659
4
1,415
1,594
,185
Within Groups
63,023
71
,888
Total
68,682
75
Between Groups
6,057
4
1,514
1,042
,392
Within Groups
103,137
71
1,453
Total
109,194
75
,377
,824
,568
,686
,424
,791
,720
,581
,690
,601
Between Groups
1,797
4
,449
Within Groups
84,517
71
1,190
Total
86,314
75
Between Groups
1,785
4
,446
Within Groups
57,302
73
,785
Total
59,087
77
Between Groups
2,678
4
,669
Within Groups
107,404
68
1,579
Total
110,082
72
Between Groups
3,332
4
,833
Within Groups
80,948
70
1,156
Total
84,280
74
Between Groups
3,097
4
,774
Within Groups
77,407
69
1,122
Total
80,503
73
Ancak ANOVA testi sonuçlarına göre sekreterlerin bölümleri arasında anlamlı fark
bulunmamaktadır. (p<0,05). Sekreterlerin çalıştığı bölümlerin farklı olmasına rağmen Anlık
İleti yazılımlarını kullanımlarına ilişkin bir fark olmadığı ortaya çıkmıştır.
5. Araştırma Sonuçlarının Değerlendirilmesi ve Öneriler
Günümüzde anlık ileti yazılımları vazgeçilmez bir iletişim aracı haline gelmiştir.
Anlık ileti yazılımları iş amaçlı ya da bireysel amaçlı kullanımı gün geçtikçe artmaktadır.
Yapılan araştırmada ankete katılanların çoğunun bilgisayarında anlık ileti yazılımları vardır
ve kullanmaktadırlar. Kamu kuruluşlarında çalışanların kendi bireysel iradeleriyle, anlık ileti
yazılımlarını kurdukları ve kullandıkları, henüz kurum içinde bu yazılımlardan iş amaçlı
faydalanma, bilgilendirme ya da kuralların oluşmadığı, yapılan araştırma sonucunda ortaya
çıkmıştır Bunun yanında bireysel amaçlı kullanımı engelleyici yasakların kurum içinde
uygulandığı ya da uygulanmaya çalışıldığı görülmektedir. Çalışmada katılımcıların, anlık ileti
yazılımlarını, hızlı, eşzamanlı ve ekonomik olduğu için kimi zaman iş amaçlı kimi zaman da
245
bireysel amaçlı olarak telefon ve e-posta’nın yerine daha çok tercih ettikleri tespit edilmiştir.
Ancak bu yazılımların güvenlikle ilgili uygulamaları henüz yeterli olmadığı görülmektedir.
Çalışmada yapılan t-testi sonuçlarına göre; kadın çalışanların anlık ileti yazılımını
kullanımında kurum içi güvenlik uygulamalarına, erkek çalışanlara göre daha fazla önem
verdikleri ortaya çıkmıştır. Bekâr olan çalışanların anlık ileti yazılımı kullanımında bireysel
güvenleri, evli çalışanlara göre daha fazla olduğu görülmüştür. Yine çalışmada yapılan one
way anova testi sonucuna göre çalışanların bölümler arasında anlık ileti kullanımına yönelik
bir fark olmadığı saptanmıştır. Yine çalışanların öğrenim durumu ile anlık ileti kullanımı
arasında anlamlı bir fark olmadığı tespit edilmiştir.
Katılımcıların anlık ileti kullanım özyeterlilik düzeyleri yüksek ve anlık ileti kullanım
ile ilgili tavırlarının olumlu olduğu görülmüştür. Kurumlarda anlık ileti yazılımlarının kurum
içi ve kurum dışı kullanımında birçok fayda sağlayacağı söylenebilir. Kullanıcılara bu
yazılımları kullanarak iletişim süreçlerinde ve iş yapma şekillerde olumlu değişiklikler
yapılabileceğine dair bilgi ve gerekli eğitimlerin verilmesi gereklidir. Böylelikle anlık ileti
kullanımı olgunluğu oluşturulmuş olacaktır. Yine teknolojinin kullanımının gün geçtikçe
artmasıyla birlikte gündeme gelen en önemli kavramlardan biriside güvenliktir. Özellikle
anlık ileti kullanımıyla birlikte güvenlik riskleri ortaya çıkmaktadır. Verilerin transfer
edilmesi, farklı bilgisayarlardan ya da internetten indirilmesi güvenlik açıklıkları
oluşturmaktadır. Katılımcıların kullandığı özel güvenlik programları yoktur. Kamu
kuruluşlarında genel internet ağ üzerinden bağlantı kurulmaktadır. Genel ağ üzerinden
oluşturulabilecek birtakım programlardan yararlanmak gereklidir. Anlık ileti yazılımları
gerekli yasal düzenlemeler ve güvenlik problemleri çözülmüş şekilde kullanılması
desteklenmelidir.
Kurumlarda yeterli teknolojik zemin ve anlık ileti yazılımlarını kullanmaya hazır
sekreterler olduğu görülmektedir. Bir an önce bunun farkındalığına varılıp gerekli
uygulamalar bir an önce başlatılmalıdır.
246
ÖZEL SEKTÖR ÇALIŞANLARINDAN BÜRO ELEMANLARI VE
SEKRETERLERİ İLE PAMUKKALE ÜNİVESTİSİNDE ÇALIŞAN BÜRO
ELEMANLARI VE SEKRETERLERİNİN YARATICILIKLARININ
BELİRLENMESİNE YÖNELİK BİR ARAŞTIRMA (DENİZLİ ÖRNEĞİ)
Öğr.Gör. Nuray KESKİN
(Pamukkale Üniversitesi)
ÖZET
Günümüzde dünyanın her yerinde örgütler (özel işyerleri, kamu kurum veya
kuruluşları) sürekli olarak dış çevreyle etkileşim halindedir. İşletmelerin yaşayabilmesi, ulusal
veya uluslararası pazarlarda mal veya hizmet üretebilmesi, satabilmesi, faaliyetlerini
sürdürebilmesi için girdi ve çıktılara ihtiyaçları vardır. Girdiler; araç-gereçler, makineler,
hammaddeler, sermayeler ve işgücü diye gruplandırılırsa, ürünü/hizmeti çıktıya dönüştürme
işlevini çalışanlar yüklenecektir. Teknolojinin gelişmesiyle birlikte özel/kamu örgütleri ulusal
ve uluslararası pazarlarda rekabet edebilmek için yenilikleri takip eden, uygulayan ve
geliştiren nitelikli, yaratıcı iş gücüne (çalışanlara) ihtiyaç duyacaktır.
Özel veya kamusal örgütlerde faaliyet alanlarının farklı olması söz konusu hizmet
alanlarını değiştirmemiştir. Her örgütte bilginin işlenmesine, analiz edilmesine, (telefonlar,
fakslar, yazışmalar, raporlar, faturalar vb.) ve dağıtımına gereksinim vardır. O halde hizmet
alanları değişmemişse bu alanlarda çalışanların (büro elemanları ve sekreterlerin) etkin ve
verimli olmaları için, diğer çalışanlarla aralarında fark yaratabilecekleri bir yeteneklerinin
olması gerekir. İşte bu yetenek yaratıcılıktır diyebiliriz. Literatür tarandığında çok fazla
yaratıcılık tanımına ulaşılabilir. Bunlardan kısa ve öz olan bir tanım şöyledir: “sahip olunan
bilgilerden farklı ve yeni yöntemleri ortaya çıkarmak”.
Anahtar Kelimeler: Özel Sektör, Kamu Kurum ve Kuruluşları, Büro çalışanları
ve sekreterleri, yaratıcılık.
247
GİRİŞ
YARATICILIK
KAVRAMI,
BÜRO
YÖNETİMİ
VE
SEKRETERLİK
ALANINDA ÇALIŞANLARIN YARATICILIĞI
İlk kez 1950’lerde bilimsel olarak araştırılmaya başlanan ve özelllikle son 10 yıldır
birçok araştırmaya konu
olan yaratıcılık, bilimden, sanata; sahne ve şov dünyasından
akademik ortamlara; iş yaşamından gündelik yaşama kadar farklı alanlar da yansıma bulan bir
anlama ve öneme sahiptir.
Yaratıcılık üzerine yapılan bilimsel çalışmalar dört temel alanda
ilerlemektedir.
Bunlardan ilki; yaratıcılık kavramının tanımlanması, ikincisi; yaratıcılığın ana bileşenlerini ve
yaratıcı insanların temel kişilik özelliklerini tanımlamak üzerine kuruludur. Üçüncüsü; hangi
unsurların yaratıcılığı desteklediği ve arttırdığı, hangi unsurlarınsa bu potansiyel beceriyi
ketlediği ve körelttiğini araştırır. Dördüncü alan ise; yaratıcı düşünme ve yaratıcı eylem
becerilerini geliştirici teknik eğitimler ve yöntemler ve bu becerilerin günlük hayata
yansımalarını ve katkılarını ortaya koyar. (Altekin, 2007)
Yaratıcılık kavramı ile genellikle yenilik kavramı eş anlamlı olarak kullanılır. Yaratıcı
insan yenilikçi, gelişmelere açık insan olarak tanımlanır. Literatür incelendiğinde de bir çok
yaratıcılık tanımıyla karşılaşılır. Bunlardan bazıları şöyledir:
Yaratıcılık, olmayan bir şeyi hayal edebilme, bir şeyi herkesten farklı yollarla
yapabilme ve yeni fikirler geliştirebilme yeteneğidir. (Kansu, 2007)
Yaratıcılık, yenilik için bir başlangıç noktasıdır. Çoğu durumda yaratıcılık, bir bilim
adamının veya yarı bitmiş bir tuvalle uğraşan bir sanatçının hayalinde ortaya çıkan bir
süreçtir. (Durna, 2002:8)
Yaratıcılık, kişilerin mesleği ile ilgili olarak bilimsel ve teknik değeri olan yeni
fikirler, sezgiler, buluşlar ve ürünler ortaya çıkarma yeteneğidir. Yaratıcılık sahip olunan
bilgilerden farklı ve yeni yöntemler ortaya çıkarmaktır. (Tutar ve Altınöz,2002:49)
Yaratıcılık, kişinin çok yönlü olması, araştırmaları ve incelemeleri sevmesi , değişik
fikirler üretmesi ve bunları hayata geçirmesi anlamına gelir. (Öztoprak, 2006:51)
248
Verilen yaratıcılık tanımları incelendiğinde, tanımların ortak noktası yaratıcılığın
kişilikle ilgili ve doğuştan gelen bir özellik olduğudur. Ancak yaratıcılık çevresel
etkileşimle, öğrenme ile geliştirilebilmektedir. Özel yaşantımızda ve iş yaşantımızda
zaman zaman karşımıza çıkan sorunlara farklı bir bakış açısı ile yaklaşabiliyorsak, yeni
çözümler üretebiliyorsak yaratıcılığımızdan söz edilebilir. Yani yaratıcılık, bilginin
alınması, şekil verilmesi ve yeniden düzenlenmesi sürecidir diyebiliriz.
Yaratıcılık kavramı özellikle psikoloji alanında tanımlanması zor bir kavram olarak
karşımıza çıkmaktadır. Yaratıcılıkla ilgili birçok psikolojik deneyler yapılmakta
ve
yaratıcılığın geliştirilebilirliği üzerinde durulmaktadır. Bu deneylerle yaratıcı kişiler aynı
zamanda meraklı, risk alabilen, paradigma bağımsızlığına sahip-bir paradigma herkes
tarafından paylaşılan bir görüş tarzıdır-, deneyimli ve ısrarcı kişiler olarak
tanımlamaktadırlar.
İlk
toplum yapılarının oluşumu ve günümüz toplumlarına geçişte özellikle
yaratıcılık önemli bir davranış ve düşünme sürecini oluşturmuştur. Yaratıcılığın
öğrenilebilir ya da öğretilebilirliği kişilerin ve toplumların gelişmesinde önemli rol oynar.
Her birey gerek özel yaşamında gerekse iş yaşamında değişik boyutlarda yaratıcılık
özellikleri ortaya koyar. Yaratıcılıkta
kalıtım, kültür, eğitim ve öğretim önemli bir
etkendir.
Yaratıcılık kavramının İngilizce karşılığı Creativity sözcüğünden gelmektedir ve aşağıda
maddelerin açılımı görülmektedir.
Maddelerin baş harfleri bir araya geldiğinde
“CREATIVITIY” sözcüğü oluşmaktadır. (Tutar ve Altınöz, 2002:51)
-
Cisimleri ve kavramları kullanmak,
-
Risk almak,
-
Etrafta dolaşmak, değişik yerlere gitmek,
-
Afacanlaşmak, içimizdeki çocuğu dışarı çıkarmak,
-
Transformasyon yoluyla bakış açısını değiştirmek,
-
Ilişkilendirmek, karşılaştırmak ve birleştirmek,
-
Verileri sindirmeyi öğrenmek,
-
Iyi tarafı nedir ? ve “Peki şöyle olamaz mı?” gibi soruları sormak,
249
-
Tasarı
yeteneğini
kullanarak
düşünceleri
genişletmek,
ya
da
daraltarak
yoğunlaştırmak,
-
Ya olaylar farklı bir sırayla gerçekleşseydi? sorusunu sormak.
Tanımların incelenmesinden anlaşılacağı gibi yaratıcılık insanların doğuştan
getirdikleri kişilikleriyle ilgili önemli bir özellikleridir ve daha sonra bunları eğitimle ve
diğer çevre koşullarına uyumları ile geliştirebildikleridir. Büro yönetimi ve sekreterlik
alanında çalışanların da iş yaşantılarında başarılı olmaları için
yaratıcı özelliklerini
geliştirmeleri ve bu özelliklerini işlerine yansıtabilmeleri için bazı kurallara dikkat etmeleri
gerekmektedir.
Bu kurallar şöyle özetlenebilir:
-
Yaratıcı olabileceğinize inanın: Bir şeyin yapabileceğine inanmalı ve hayal
gücünüzü sürekli canlı tutmalısınız. Soyut veya somut nesne ve kavramlar arasında
bağlantıları yakalayabilme, ilişkilendirebilme gücünüzü açığa çıkartılmalısınız.
-
Meraklı bir yapınız olsun: Çeşitli konularla ilgilenmeli, her konuda nasıl ve niçin
soruları sormalısınız.
-
Farklı konularda eğitim alın: Fazla bilginiz sizin işyerinizdeki değerinizi
artıracaktır.
-
Risk Alın: Başkaları tarafından risk gibi görülen belirsizlik, karmaşıklık, statü kaybı
gibi konularda son derece cesur ve atılgan olun.
-
Esnek olun: Çıtayı yükseltin ve işler hareketlendiğinde kendinizi akıntıya bırakın.
Yöneticinize bir takım oyuncusu olduğunuzu ve daha fazla sorumluluk almaya istekli
olduğunuzu gösterin.
-
Etkin İletişim Kurun: Daha çok sayıda kişiyle iletişim kurun,
-
Israrcı Olun: Yaratıcı kişiler aykırı görüş ve davranış sahibi bireylerdir. Çevrenin
istek ve uyumuna direnmeli, hedeflere ulaşabilmek için kendilerine gösterilen direnişe,
uyarılara, tehditlere, anlayışsızlıklara inatçı bir sabırla katlanmalısınız.
-
Sonuç elde edin: Nihai tarihlere bağlı kalın ve her zaman kendiniz açısından hedefler
belirleyip bunlara ulaşın.
-
İnisiyatifi elde tutun: Bir şeyi yapmanızın istenmesini beklemeden siz yapın.
Yöneticinizin bir adım ilerisinde durun.
250
Kendinizin yöneticisi olun: Birinin elinizden tutmasını beklemeyin, akıllı ve olgun
-
davranın. Yöneticiniz bağımsız çalışabileceğinizi bilsin.
Yenilenin: İşinizi yapmanın yeni, daha etkin yollarını ortaya çıkarın. Büroda işlerin
-
daha iyi yürümesi için yardım, düşünce ve öneri sunun.
Dinlenmek İçin Zaman Yaratın: Kafanızı kurcalayan bir sorun varsa, çözüm aramak
-
yerine önce dinlenin ve hayal kurmaya çalışın,
-
İyi bir gözlemci olun, bütünsel yaklaşım yanında detayları da dikkate alın,
-
Fiziksel ve zihinsel etkinlikleri dengeleyin, değişik egzersizlerle beyin jimnastiği
yapın ve en az bir sanat dalını uğraş edinin,
-
Amaçlara ulaşmak için değişik strateji, yöntem ve araçları kullanın.
-
Mevcut eğitim fırsatlarını kullanın ve yenilerini bulun: İşyerinizin sunduğu eğitim
toplantılarına katılın veya bunları bağımsız olarak takip edin. Öğrenmeyi bırakmayın.
Bir sünger gibi olun ve işle ilgili olabildiğince fazlasını öğrenin.
I. ARAŞTIRMANIN AMACI VE YÖNTEM
Bu araştırma, Özel ve kamu sektöründe çalışan büro elemanları ve sekreterlerin
yaratıcılıklarında anlamlı
yapabilmek amacıyla;
farklılıkların
olup olmadığını
belirlemek
ve karşılaştırma
1 Mart -15 Nisan 2007 tarihleri arasında Denizli İli genelinde 5’li
likert ölçeği kullanılarak bir anket uygulaması yapılmış ve veriler SPSS 11,5 programıyla
yüzde ve frekans dağılımları esas alınarak analiz edilmiştir. Kullanılan sorular Almanya’nın
Münih kentinde bulunan Yaratıcılık Atelyesi’nin kurucusu Prof. Dr. Karl Venker’e aittir.
II. ARAŞTIRMA BULGULARI ve DEĞERLENDİRİLMESİ
Araştırma evrenini, Denizli İli genelinde farklı alanlarda faaliyet gösteren özel sektör ile
kamu kurumunda çalışan büro elemanları ve sekreterleri oluşturmaktadır. Özel sektör de
çalışanların belirlenebilmesi için Denizli Ticaret Odası (DTO) ile bağlantı kurulmuş ve
üyelerinin sayısı, faaliyet alanları, firma isimleri, iletişim adresleri ve telefonlarını içeren
bilgiler
istenmiştir.
Elde
edilen
bilgiler
doğrultusunda
araştırma
örnekleminin
belirlenebilmesi için ön bir hazırlık yapılmıştır. DTO’na kayıtlı 1074 üyenin olması ve
hepsine ulaşmanın güçlükleri düşünülerek birbirine yakın olan firmalardan tesadüfi ve basit
örneklem yöntemi kullanılarak anketlerin uygulanmasına karar verilmiştir. Özel sektör
örneklem sayısı için DTO’sı üye sayısının yaklaşık %10’unu düşünülmüş, ancak zamanın
251
kısıtlı olması, ulaşım güçlükleri ve çalışanların anket doldurma isteksizlikleri gibi nedenlerle
yalnızca 57 işyerinden birer kişi olmak üzere 57 kişiye anket uygulanabilmiştir.
Kamu kurumu seçiminde farklı bölüm ve birimleri bünyesinde bulunduran, zaman ve
ulaşılabilirlik açısından uygun bir kurum olduğu düşünülen, Pamukkale Üniversitesi (PAÜ)
büro elamanları ve sekreterleri örneklem olarak belirlenmiştir. Özel Sektörde çalışanlarla
kamu sektöründe çalışanların sayısal oranlarındaki eşitliğinin sağlanması için PAÜ
çalışanlarından 57 kişiye yine basit örneklem yöntemiyle anket uygulanmıştır. Toplamda 57
kişi
özel sektör 57 kişi
kamu kurumundan olmak üzere 114 kişiye yaratıcılık anketi
uygulanmıştır. Elde edilen veriler öncelikle özel sektör ve kamu kurumu çalışanları olarak
gruplandırılmış sonra karşılaştırmalı olarak sonuçların belirlenmesine çalışılmıştır.
Çalışmada 48 adet yaratıcılık sorusu dışında katılımcıların cinsiyetleri, yaşları, en son
bitirdikleri okul, işyeri unvanları ve iş yeri faaliyet alanlarına yönelik bilgiler toplanmıştır. Bu
bilgilerin düzenlendiği tablolar ve dağılımları aşağıda gösterilmektedir:
Tablo -1-Cinsiyetiniz
Kamu
Çalışanları
Bayan
Erkek
Toplam
Frekans
Özel Sektör
Çalışanları
Bayan
47,4
52,6 Erkek
100,0 Toplam
Yüzde(%)
27
30
57
Frekans
Yüzde (%)
35
22
57
61,4
38,6
100,0
Tablo-1’de araştırmaya katılan kamu çalışanlarının 27 kişisi %47,4’ü bayan 30 kişisi
%52,6’sı erkektir ve erkek katılımcı fazladır. Özel sektörde çalışanların 35 kişisi %61,4’ü
bayan, 22 kişisi 38,6’sı erkektir ve bayan katılımcılar daha fazladır.
Tablo -2-Yaşınız
Kamu
Çalışanları
18-20
21-25
26-30
31-35
36 yaş ve üzeri
Toplam
Frekans
Yüzde(%)
15
15
27
57
26,3
26,3
47,4
100,0
Özel Sektör
Çalışanları
18-20
21-25
26-30
31-35
36 yaş ve üzeri
Toplam
252
Frekans
Yüzde (%)
5
13
24
5
10
57
8,8
22,8
42,1
8,8
17,5
100,0
Yaş dağılımlarında 18-20 yaş ve 21-25 yaş aralığında kamu çalışanlarından katılımcı
yoktur. Özel sektörden ise 18-20 yaş arasında 5 kişi %8,8, 21-25 aralığında 13 kişi %22,8
olduğudur. 26-30 yaş dağılımında kamu da 15 kişi %26,3, özel de 24 kişi % 42,1’dir. 31-35
yaş arasında kamu da 15 kişi %26,3, özel de 5 kişi %8,8’dir. 36 yaş ve üzeri yaş aralığında
kamu da 27 kişi %47,4, özel de ise 10 kişi %17,7’tir.
Tablo-3‘te Kamuda çalışanlardan ticaret lisesi mezunu 2 kişi %3,5, lise 23 kişi %40,4,
myo 19 kişi %33,3, üniversite 13 kişi %22,8’dir. Özelde çalışanlardan, ticaret lisesi 13 kişi
%22,8, lise 17 kişi 29,8, myo 8 kişi %14 ve üniversite mezunu 19 kişi %33,3’tür.
Tablo -3-En Son Bitirilen Okul
Kamu
Çalışanları
Ticaret Lisesi
Lise
MYO
Üniversite
Toplam
Frekans
Özel Sektör
Çalışanları
Yüzde(%)
2
23
19
13
57
Ticaret Lisesi
3,5
40,4
33,3
22,8
100,0
Lise
MYO
Üniversite
Toplam
Frekans
Yüzde (%)
13
17
8
19
57
22,8
29,8
14,0
33,3
100,0
Tablo -4-İşyeri Unvanları
Kamu
Çalışanları
Sekreter
Memur
Muhasebe
Elemanı
Bölüm
Şefi/Sorumlusu
Toplam
Frekans
16
25
11
5
57
Özel Sektör
Çalışanları
Sekreter
28,1
43,9 ------------Muhasebe
19,3
Elemanı
Yüzde(%)
8,8
Bölüm
Şefi/Sorumlusu
100,0 Toplam
Frekans
Yüzde (%)
37
-
64,9
-
9
15,8
11
19,3
57
100,0
Kamu kurumu çalışanlarında memur kavramı vardır ve memurlar büro işlerini yapan
kişilerdir. Kurum içerisinde büro işlerinin yapılması bölümlenmiş ve bütün çalışanlar memur
kadrosunda olmasına rağmen sekreter, memur, muhasebe elemanı, bölüm şefi gibi unvanlarla
kendi içerisinde sınıflanmıştır. Araştırmada Tablo-4’e göre sekreterlik yapan 16 kişi %28,1,
memur 25 kişi %43,9, muhasebe elemanı 11 kişi %19,3 ve bölüm şefi olarak 5 kişi %8,8’lik
bir dağılım gözlenmektedir. Özel sektör çalışanlarından da sekreter olarak 37 kişi %64,9,
muhasebe elemanı 9 kişi %15,8 ve bölüm şefi/sorumlusu 11 kişi %19,3 kişi anketi
cevaplamıştır.
Tablo -5-İşyeri Faaliyet Alanı
253
Kamu
Çalışanları
Pamukkale
Üniversitesi
Frekans
Yüzde(%)
57
100,0
Özel Sektör
Çalışanları
Tekstil-Dokuma
Frekans
27
47,4
İnşaat-MobilyaDekorasyon
Gıda
10
17,5
15
26,3
5
57
8,8
100,0
Diğer
100,0 Toplam
57
Yüzde
(%)
Tablo-5’te işyeri faaliyet alanlarının dağılımı gösterilmektedir. Kamu çalışanları PAÜ
çalışanlarıdır. Özel sektörde çalışanlar ise Tekstil-Dokuma alanında ağırlıklı 27 kişi %47,4,
İnşaat-Mobilya-Dekorasyon alanında 10 kişi %17,5, Gıda da 15 kişi %26,3 ve diğer
sektörlerden de 5 kişi %8,8’dir.
Araştırmada yaratıcılıkla ilgili Prof. Dr. Karl Venker’e ait yaratıcılıkla ilgili 48 soru
sorulmuştur (Altınöz, Parıldar ve Çakıroğlu, 2006:332-339) Aşağıda Tablo 6’da 114
katılımcının kamu ve özel sektör ayrımına göre yaratıcılık sorularına verdikleri yanıtların
dağılımları gösterilmiştir. Tablolarda yer alan sütunlar toplandığında, bu toplam yaratıcılık
oranını ortaya koyacaktır. Ortalama değer 100 olarak kabul edildiğinde bu rakam ne kadar
yüksekse, yaratıcılıkta o kadar yüksek olarak değerlendirilecektir. A-H sütunlarındaki
değerler de yaratıcılık profilini ortaya koyacaktır. Yüksek değer veren sütun güçlü tarafı
öne çıkartacaktır. Buna göre;
A Tipi: Keşif meraklısı,
B Tipi: Eleştirel yaklaşım,
C Tipi: Stratejist,
D Tipi: Analitik yaklaşım,
E Tipi: Çalışkan,
F Tipi: Uyum arayıcı,
G Tipi: Her şeye meraklı,
H Tipi: Hazcı
Tablo -6 –
ÖZEL SEKTÖRDE ÇALIŞAN BÜRO
ELEMANLARI VE SEKRETERLER
Sıra No:
KAMU SEKTÖRÜNDE ÇALIŞAN BÜRO
ELEMANLARI VE SEKRETERLER
5
4
3
2
1
Toplam
5
4
3
2
1
Toplam
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
15
25
13
21
20
16
25
13
16
18
29
29
21
26
28
25
27
25
22
30
7
1
13
6
6
4
4
12
7
7
4
2
9
4
1
10
1
6
10
2
2
0
1
0
2
2
0
1
2
0
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
16
33
24
20
27
16
33
20
14
21
34
22
22
26
25
15
19
11
22
23
2
1
7
5
3
14
4
14
9
10
5
1
4
6
2
6
1
2
11
3
0
0
0
0
0
6
0
0
1
0
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
254
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
15
15
14
19
12
19
16
25
8
11
14
9
8
14
11
8
10
5
12
25
24
17
11
5
8
19
14
10
13
17
8
14
11
12
5
15
5
18
19
24
32
30
32
32
28
28
25
18
29
21
27
16
38
27
25
12
11
28
26
36
30
13
16
28
27
35
34
25
23
27
31
32
33
24
15
30
16
12
7
4
7
5
9
2
14
16
11
9
12
14
7
12
15
9
10
2
6
2
13
16
22
4
8
8
7
9
18
10
8
11
8
10
17
7
7
5
3
4
5
1
4
2
9
10
3
13
7
9
0
6
5
21
16
2
1
1
2
18
10
4
3
4
3
6
6
2
5
1
9
0
19
2
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
0
1
1
0
1
0
0
0
1
2
0
5
3
4
1
4
2
10
8
0
0
1
1
5
1
2
5
0
0
0
2
4
2
1
2
8
1
0
13
16
18
21
12
28
13
38
11
18
15
16
20
16
23
18
15
4
11
33
28
23
17
8
8
27
17
13
15
15
13
19
13
22
7
16
1
15
23
28
33
28
30
20
32
16
28
16
31
15
23
21
24
20
25
13
13
18
22
24
24
12
15
21
29
33
26
26
24
24
33
21
30
26
14
35
12
4
5
7
12
6
3
1
16
13
7
12
7
9
7
10
8
7
10
2
5
6
7
14
21
7
5
9
14
14
14
6
4
9
10
10
20
4
7
5
1
1
2
3
6
2
2
7
1
9
7
5
3
6
7
23
16
3
2
4
8
16
12
1
5
2
2
2
4
6
6
2
7
4
17
3
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
57
2
4
0
0
1
0
3
0
0
3
3
5
0
6
0
3
2
10
7
1
0
0
1
7
1
1
1
0
0
0
2
2
1
3
3
1
5
0
Buna göre Tablo-6’da yer alan verileri kamu ve özel sektör olarak gruplarsak Tablo-7ve Tablo-8’de görülen dağılım ve sonuçlara ulaşılacaktır. En fazla puan/puanların bulunduğu
sütunlara göre büro yönetimi ve sekreterlik alanında çalışanların yaratıcılıkları
belirlenecektir.
Tablo 7- Kamu Kurumundan Araştırmaya Katılanların Cevap Dağılımları
A
1.
9.
17.
25.
33.
41.
4
4
4
4
4
4
B
2.
10.
18.
26.
34.
42.
24
4
4
4
4
2
4
22
C
3.
11.
19.
27.
35.
43.
4
4
4
4
3
4
D
4.
12.
20.
28.
36.
44.
23
4
4
4
2
4
4
E
5.
13.
21.
29.
37.
45.
22
4
4
4
2
4
4
22
F
6.
14.
22.
30.
38.
46.
4
4
4
4
4
4
24
G
7.
15.
23.
31.
39.
47.
4
4
4
4
4
2
H
8.
16.
24.
32.
40.
48.
22
Kamu sektöründe çalışanların keşif meraklısı, uyum arayıcı ve hazcı oldukları
görülmektedir. Toplam puan 183 tür.
255
4
4
4
4
4
4
24
Tablo 8- Özel Sektörden Araştırmaya Katılanların Cevap Dağılımları
A
1.
9.
17.
25.
33.
41.
4
4
4
4
4
4
B
2.
10.
18.
26.
34.
42.
24
5
4
5
4
2
4
24
C
3.
11.
19.
27.
35.
43.
5
4
5
4
3
4
25
D
4.
12.
20.
28.
36.
44.
4
4
5
2
5
5
E
5.
13.
21.
29.
37.
45.
25
5
4
4
2
4
4
F
6.
14.
22.
30.
38.
46.
23
5
4
5
5
4
4
G
7.
15.
23.
31.
39.
47.
27
5
4
4
5
4
3
H
8.
16.
24.
32.
40.
48.
25
5
5
4
4
4
4
26
Özel Sektörde çalışanların ise uyum arayıcı olduklarıdır. Toplam puan 199 dur.
Aşağıda Tablo-9’da ise kamu ve özel sektör karşılaştırma puanları aynı anda verilmiştir.
Tablo-9- Yaratıcılık Sonuçları Kamu/Özel Karşılaştırması
YARATICILIK TİPİ
A
B
C
D
E
F
G
H
TOPLAM
KAMU
24
22
23
22
22
24
22
24
183
ÖZEL
24
24
25
25
23
27
25
26
199
SONUÇ
Denizli İli genelinde büro yönetimi ve sekreterlik alanında çalışanların yaratıcılıklarının
belirlenmesine yönelik hazırlanan 48 adet soru 5’li likert ölçeğine göre hazırlanmış ve PAÜ
çalışanları ile Özel Sektör çalışanlarına (tekstil-dokuma, inşaat-mobilya-dekorasyon, gıda ve
diğer alanlar) uygulanmıştır. Araştırmaya 114 kişi katılmıştır. PAÜ çalışanlarının verdikleri
yanıtlara göre çalışanların keşif meraklısı, uyum arayıcı ve hazcı oldukları özel sektörde
çalışanların ise uyum arayıcı oldukları sonucuna ulaşılmıştır.
PAÜ çalışanlarının cevap dağılımına bakıldığında güçlü taraflarından ilki
keşif
meraklısı olan PAÜ çalışanları kendilerine duydukları güvenle kişilik yapısında var olan
sınırları aşan ve yeni adımlar atmayı seven bir öncü kişilik yaklaşımını ortaya koymaktadırlar.
Aynı zamanda üstleriyle iyi geçinmeye çalışan uyum arayıcı kişiler oldukları ve işyerindeki
pozisyonlarından memnun olan hazcı taraflarının da ön planda olduğudur. Özel söktör
çalışanlarının ise uyum arayıcı kişiler olduklarıdır.
256
Araştırma sonuçları
değerlendirildiğinde,
memur statüsüne sahip
olan
PAÜ
çalışanlarının işsiz kalma ihtimallerinin olmaması, geleceklerini güven altında hissetmeleri
çalışanların, yaratıcılıklarında hayal güçlerini etkin kullanabildiklerini göstermektedir.
Amirleriyle uyum içinde çalıştıkları ve iş yeri pozisyonlarını koruma eğilimlerinin
gözlendiğidir.
Özel sektör çalışanlarının ise her zaman işsiz kalma ihtimalleri daha kuvvetlidir. Bu
nedenle var olan işlerini devam ettirebilmek için uyum içinde çalışan, yaratıcılıklarını çok ön
plana çıkarmayan kişiler oldukları söylenebilir.
Gerek kamu da gerekse özel sektörde büro yönetimi ve sekreterlik alanında
çalışanlara şu önerilerde bulunulabilir:
Yaratıcılık potansiyelinizi bir beceriye dönüştürün,
problemler karşısında çözüm
yolları üretin, zorluklarla ve stresle baş etmeyi öğrenin, heyecan duyun, merak edin ve soru
sorun, kişisel gelişiminizi destekleyin, araştırın ve yeni şeyleri denemekten korkmayın, hayal
gücünüz kuvvetliyse mizah gücünüzde artacaktır. İşinizi baştan salma yapmayın, ilgi, dikkat
ve konsantrasyonu artırıcı çalışmalar yapın. Aynı yerde çalışanlar ile “Beyin Fırtınası”
uygulayın, insanları dinleyin, ofisinizde müzik çalın, öğle tatilinde egzersiz yapın, görüşme
sırasında düşüncelerinizi kaydedin, hayallerinizi yazılı hale getirin, bürolarınıza “Beyaz
Tahta” asın, ara sıra şekerleme (kısa uyku hali) yapın, yapılan hatalara karşı hoşgörülü olun,
ofisinizi yeniden düzenleyin, problemi en iyi şekilde tarif edin, düşünmeye zaman ayırın,
küçük başarılar için kendinizi ödüllendirin, uykuya gitmeden önce düşüncelerinizi gözden
geçirin, ofisinize erken gidin, kitap okuyun, işinizi sevin ve iş heyacanınızı hiç kaybetmeyin,
hareket halinde olun, ofisinizden sık sık çıkın, ofisizinizi ilhan veren sözler ve resimler ile
süsleyin, yeni fikirleri test etmek için arkadaş grubu oluşturun. Bu çalışmalar sizin
öz
güveninizi destekleyecek, duygu ve düşüncelerinizi farklı yollarla ifade edebilme becerinizi
geliştirecek, bireysel ve toplumsal yaşam kalitenizi artıracaktır.
257
KAYNAKÇA
ALTINÖZ, Mehmet, PARILDAR, Ceyhun ve ÇAKIROĞLU, Demet. (2006). Büro Yönetimi
ve Sekreterlik Mesleğinde Yaratıcılık ve İlgili Bölüm Öğrencilerinin Yaratıcılığının
Ölçülmesi (Hacettepe Üniversitesi Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümü Öğrenciler Örneği),
V.Ulusul Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi, Çanakkale.
ALTEKİN, Serap. http://www.dokudanismanlik.com/yaraticilik.htm
DAVASLIGİL, Ümit. http://ustunveozel.sitemynet.com/yaraticilik.doc
DURNA, Ufuk. (2002). Yenilik Yönetimi, Nobel Yayınevi, Ankara.
DEMİRCİ, Cavide. http://www.epo.hacettepe.edu.tr/eleman/yayinlar/cyaraticilik.doc
KANSU, Nuray. http://www.egitim.aku.edu.tr/nkansu3.htm
ÖZTOPRAK, Menekşe. (2006). Sekreterlik Bilgisi, Seçkin Kitabevi, Ankara.
TUTAR, Hasan. (2002). Yönetici Sekreterliği, Nobel Yayınevi, Ankara.
TUTAR, Hasan ve ALTINÖZ, Mehmet (2002). Sekreterlik Bilgisi, Nobel Yayınevi, Ankara.
YALÇIN, Nesrin. http://www.danismend.com/konular/insankaynaklari/
21.YUZYILIN%20SEKRETER%20PROFILI.htm
http://www.sizinweb.com/felsefe/sosyoloji/yaraticilik.html
http://www.metalurji.org.tr/dergi/dergi129/d12
http://www.eylem.com/yarat/yaratmnu.htm
258
MUHASEBE BÜROLARINDA BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ KULLANIMININ
MUHASEBE BÜRO FAALİYETLERİNE GETİRDİĞİ YENİLİKLER VE
ÇANAKKALE ÖRNEĞİ
Öğr.Gör. Turgut ERDİM
Öğr.Gör. Muhsin ASLAN
Öğr.Gör. Murat İLDİRİR
ÖZET
Bilgi ve iletişim (bilişim) teknolojileri son 15 yılda büyük bir hızla gelişme
göstermiştir. Bilişim teknolojilerinin işletmelerde yoğun olarak kullanılmaya başlaması ile
birlikte, zamandan tasarruf sağlama, işlem maliyetlerinde azalma, işlemlerin hızlanması, bilgi
depolama maliyetlerinin en aza indirilmesi ve doğru zamanda üretim yapılması, kayıt
hatalarında azalma ve düzeltme kolaylıkları ve etkin denetim gibi pek çok fayda elde
edilmeye başlanmıştır.
Muhasebe, bu gelişime hızla uyum sağlamış ve bilgisayarın ilk olarak kullanıldığı
alanlar arasında yerini almıştır. Bu durum, muhasebenin teorik yapısını değiştirmemiş; ancak,
temel muhasebe basamaklarını oluşturan belgeleme, kaydetme ve raporlama süreçlerini köklü
değişikliğe uğratmıştır. Önceleri sadece geçmiş olayları kaydeden bir "defter tutma sistemi"
olan muhasebe, elektronik bilgi işlem teknolojisinin sağladığı imkanlarla, faaliyetlerin
önceden planlanmasına ve sonuçların değerlenmesine yarayan önemli bir yönetim aracı haline
gelmiştir.
Muhasebede
faaliyetlerinde
bilgisayarlardan
yararlanılması
sonucu,
geleneksel
muhasebenin temel basamaklarını oluşturan belgeleme, kaydetme, defterlere nakil ve
doğrulama gibi işlemlerin hepsi değişikliğe uğramıştır. Örneğin, ciltli defterler ve yorucu
nakil işlemleri tarihe karışmış, hesapların yerini manyetik ortamlar almıştır. Ancak bu durum,
sadece rutin ve toplu işlemlerin bilgisayara devredilmesi anlamına gelmemektedir. Muhasebe
literatüründe ileriye dönük muhasebe, yönetim muhasebesi, sorumluluk muhasebesi olarak ele
259
alınan muhasebe anlayışı, muhasebeyi amaca uygun, zamanlı, doğru, anlamlı bilgi üreten bir
bilgi sistemi olarak örgütlemek demektir.
Bilgi teknolojileri, işletmeleri elektronik ticaret, kurumsal kaynak planlaması ve bilgi
yönetimi gibi üç önemli alanda etkilemektedir. Günümüzde elektronik ticaret ve buna bağlı
olarak işletme kayıtları elektronik ortamda tutulmakta ve saklanmaktadır. Elektronik
ortamda tutulan bu kayıtlar ile mali tablolar eş zamanlı olarak hazırlanabilmektedir. Genelde
küçük işletmeler muhasebe işlemlerinde teknoloji olarak; basit muhasebe yazılım programları
kullanırken, orta ve büyük işletmeler ya kendi geliştirdikleri yazılım programını, ya da tüm
muhasebe işlemlerini entegre eden kurumsal kaynak planlaması gibi yönetim bilgi sistemlerini
kullanmaktadırlar.
Yaşanan teknolojik gelişmelerden en fazla etkilenenlerin başında muhasebeciler
gelmektedir. Bilgisayarların kullanımı muhasebenin belgeleme, kaydetme ve raporlama
süreçlerini değiştirmiştir. Önceleri sadece geçmiş olayları kaydeden bir "defter tutma sistemi"
olan muhasebe, bilgi teknolojileri yardımı ile planlama, değerleme ve analiz aracı haline
gelmiştir. Bu gelişmelerle muhasebecilerin görev ve sorumlulukları değişmiştir.
Günümüzde muhasebeci asıl işlevine dönmüş olup, işletmelere yorum ve analiz
aşamasında hizmet sunmaktadır. Çünkü zaman alıcı ve rutin işlemlerin bilgisayara
devredilmesiyle muhasebeciler, kağıt, defter ve uzun hesaplamalarla uğraşmaktan kurtulmuş
ve “işletme sonuçlarını analiz ederek, verilecek stratejik kararlar için tepe yönetimine
anlamlı raporlar sunmak” olan gerçek işlevine kavuşmuştur. Dolayısıyla, muhasebecilik
"kayıt" işlevinden, "danışmanlık ve denetim" işlevine doğru yönelmiştir. Günümüzde
muhasebeci ancak bilgisayarın sağlamış olduğu bu avantajları değerlendirdiği oranda
işletmeye yarar sağlayacaktır.
Günümüz muhasebe anlayışında, veri giriş ve veri kayıt işlemleri giderek önemini
kaybetmekte ve muhasebe, artık bilgi teknolojisine dayalı yönetim bilgi sisteminin bir
parçasına dönüşmektedir. Bu gelişmeler ışığında bilişim teknolojilerinin / kullanımının
muhasebe büroları – müşteri, işletme (mükellef şirketler) – devlet arasında gerçekleşen
işlemlere getirdiği yenilikler ve bu alanda yaşanan gelişmeler, konuyla ilgili olarak çeşitli
kitaplar, tez çalışmaları ve makalelerden yararlanılarak incelenecektir. Çalışmanın uygulama
aşamasında araştırma konusuna yönelik olarak; 5’li Likert ölçeğinden yararlanılarak,
260
Çanakkale bölgesindeki TÜRMOB’a bağlı muhasebe bürolarında teknoloji kullanımının
muhasebecilik işlemlerindeki etkileri üzerine anket çalışması yapılacaktır.
Anahtar Kelimeler : Muhasebe Büroları, Bilişim Teknolojileri, Muhasebecilik Mesleği.
261
BÜTÜNSEL BEYİN MODELİNE GÖRE BÜRO YÖNETİMİ
ÖĞRENCİLERİNİN ZİHİNSEL TERCİH PROFİLLERİNİ BELİRLEMEYE
YÖNELİK BİR ARAŞTIRMA
Yrd.Doç.Dr. Eriman TOPBAŞ
Özet
Bu çalışmada, Gazi Üniversitesi Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi Büro Yönetimi
Eğitimi Bölümü öğrencilerinin Bütünsel Beyin Modeline göre zihinsel tercih profilleri
belirlenmeye çalışılmıştır.
Çalışmanın evren ve örneklemini 2006-2007 öğretim yılı Büro Yönetimi Eğitimi
Bölümü öğrencileri oluşturmaktadır.
Araştırmanın verileri anket yoluyla toplanmış ve verilerin analizinde SPSS
programından yararlanılmıştır.
Araştırma sonucunda; Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü öğrencilerinin zihinsel
tercihlerinin B çeyreğinde baskın olduğu, diğer çeyreklerde de tercihlerinin bulunduğu
gözlenmiştir. En az tercihlerinin A çeyreğinde ortaya çıktığı anlaşılmıştır. Zihin tercihleri
bakımından sınıflar arasında anlamlı fark görülmemiştir.
Anahtar Kelimeler: Zihinsel Tercih, Büro Yönetimi, Bütünsel Beyin
Abstract
In this study, attempts have been made to determine, according to Hermann Brain
Dominance Theory, the mental preference profiles of the students at the Department of
Office Management Training, Educational Faculty of Commerce and Tourism, Gazi
University.
The population and sample of the study are composed of the students at the
Department of Office Management Training in the 2006-2007 academic year.
The data of the study have been collected by conducting a survey and using SPSS
programme.
In conclusion, it has been observed that their mental preferences are dominant in the
quarter B, and that they also have preferences in the other quarters. It has been seen that the
least of their preferences has appeared in the quarter A. No significant difference in point of
mental preferences has been seen between the classes.
Keywords: Mental Preference, Office Management, Hermann Brain Dominance
Theory
GİRİŞ
Beyin kapasitemizi, zekâmızı, yaratıcılığımızı, hafızamızı, çalışma yöntemimizin
hızını ve niteliğini geliştirmek üzere birçok araştırma gerçekleştirilmektedir. Beyin merkezli
araştırmalar, özellikle tıbbi görüntüleme teknolojilerindeki gelişmelere paralel olarak, son 1520 yılda oldukça artmış bulunmaktadır.
262
İnsan beynini açıklamak üzere bazı modeller geliştirilmiştir. Ortaya konan modeller
beynin bazı işlevlerine açıklık getirmelerine rağmen henüz beynin tamamını
açıklayamamaktadırlar, fakat beyin hakkında kayda değer ipuçları sağlamaktadırlar. Beyni
açıklamada yararlanılan modellerden yaygın olanları holografik beyin, ayrık beyin, üçlü beyin
ve bütünsel beyin modelleri olarak sıralamak mümkündür.
1. Holografik Beyin Modeli
“Holografik Beyin” modeli, Karl Pribram tarafından geliştirilmiştir. Bu modeli
anlayabilmek için öncelikle hologram kavramının açıklığa kavuşturulması gerekmektedir.
“Hologram, lazer ışınları yoluyla üç boyutlu görüntü elde etme tekniğidir. Fotoğraftan
farklı olarak, “cisimlerin görüntüsünün değil, o görüntünün elde edilmesi için gerekli
bilgilerin” kaydedildiği tekniktir” (Özden, 2003: 201). Üç boyutlu görüntü oluşturmak
hologramın özelliklerinden sadece biridir. Asıl holografik beynin fikir kaynağını oluşturan ise
hologramın diğer bir özelliğidir. Üzerine herhangi bir nesne kaydedilmiş bir holografik film
parçası ne kadar küçük parçalara bölünürse bölünsün, en küçük parça dahi alınıp bir lazer
ışınına tutulduğunda görüntü biraz fluğlaşmakla birlikte aynı görüntü elde edilebilmektedir.
Pribram, hatıraların beynin belirli bir yerinde toplanmayıp beynin her tarafına dağılmış
olmasını hologramın bu özelliği ile açıklamaktadır. Pribram’a göre, eğer bir holografik filmin
her bir parçası, bütün bir imge yaratabilmek için gereken tüm bilgiyi kapsıyorsa, beynin her
parçasının da yine aynı biçimde tüm bir hafızayı hatırlayabilmek için gerekli olan tüm
enformasyonu içermesi mümkündür (Talbot, 2001: 36-39).
Nöron ağları ile hologramların matematiksel olarak birbirinden ayrı şeyler olduğunu,
beyinde hologramların gerektirdiği aygıt ya da süreçlerin bulunmadığını ve dolayısıyla da
beynin hologramla açıklanamayacağını belirten Crick, görüşlerini şu şekilde ifade etmektedir:
“Nöron ağları bir hologramın bazı niteliklerini taşımaktadır. Hologramda birden fazla görüntü
üst üste saklanabilir ve herhangi bir parçasından görüntünün tamamı elde edilebilir, tam net
olmasa da. Hologram küçük hatalara da dayanıklıdır. Beyin ile hologram arasındaki bu
benzeşme her iki konuyu da fazla bilmeyen kişiler tarafından hararetle kucaklanmıştır, oysa
bu iki nedenle hemen hemen kesin bir şekilde çıkmaz yola varacaktır. Ayrıntılı matematik
çözümlemeler nöron ağları ile hologramların matematiksel olarak birbirinden ayrı şeyler
olduğunu göstermiştir. Daha da önemlisi, nöron ağları hiç olmazsa gerçek nöronları andıran
birimlerden kurulmuştur, oysa beyinde hologramların gerektirdiği aygıt ya da süreçlerden bir
iz bile yoktur” (Crıck, 2000: 204-205).
2. Ayrık Beyin Modeli
Beyin korteksine çıplak gözle bakıldığında derin bir yarıkla ortadan ikiye yarıldığı
görülür. Bu iki yarıküre birbirlerinin ikizi gibidirler. Fakat yapılan otopsi incelemelerinde
çoğunlukla sol yarımkürenin diğerinden daha büyük olduğu görülmüştür. İki yarımküre
arasındaki iletişim bağlantısını “corpus callosum” adlı sinir demeti lifi sağlar. Yapılan
araştırmalar sağ yarım kürenin vücudun sol tarafını, sol yarımkürenin de vücudun sağ tarafını
kontrol ettiğini ortaya konmuştur. Günlük hayatımızda vücudumuzun solundan
bahsettiğimizde aslında beynimizin sağ yarımküresine gönderme yapmış oluyoruz. Bu ayrım
daha çok ağırlıklı olarak sağ ellerini kullanan bireyler için geçerlidir. Nüfusun %5’ini
oluşturan solak insanların çoğunda ise bu yarıküre kullanımı zıt yönde gerçekleşmektedir.
Ama çoğu solak insanın her iki elini de ustalıkla kullanması durumunda bu ayrım yeterli
olamamaktadır (Ornsteın, 2001: 61-63).
Sağ ve sol yarımkürelerin uzmanlaşması konusunda en önemli bilgiler Roger Sperry
tarafından elde edilmiştir. Bu bilgilere Sperry epilepsi hastaları üzerinde yaptığı deneylerle
ulaşmıştır. Normal bireylerde beyin ayrılmaz bir bütün olarak corpus callosum yardımıyla
iletişim kurarak çalışır. Fakat epilepsi hastalarında bu bağ hastalığın tüm beyne yayılmasına
263
neden olabilmektedir. Bunu engellemek için nörologlar epilepsi hastalarının yarımkürelerini
corpus callosum’a yaptıkları cerrahi bir müdahale ile ayırmışlardır. Böylece hastaların
epilepsi nöbetlerinde azalmalar olmuştur. Bu azalma tedavinin yararları olduğunu
göstermiştir. Ayrıca, ameliyat sonrası ayrık beyinli hastalar diğer tüm beyinli insanlar gibi
hayatlarına devam etmişlerdir. Görünürde hastalarda ameliyat sonrası bir hasar ya da farklılık
ortaya çıkmamıştır. Fakat iki yarımkürenin birbirinden ayrılmasıyla zihinsel işlevlerin nasıl
etkilediğini göstermek üzere bazı özel testlerin geliştirilmesi gerekmiştir (Atkınson vd., 1995:
59).
Roger Sperry’nin ayrık beyinli denekler üzerinde yaptığı araştırmalar beynin her iki
yanında kendi dilini konuştuğunu göstermiştir (Geısselhart ve Zerbst, 2001: 28). Buna göre
beynin sol yarısı dil, mantık ve akılcı düşüncenin yerleştiği alandır. Bu bölüm olmadan
konuşamaz, okuyamaz ve yazamazdık. Bir çözümleme yapmak, ayrıntıları algılayabilmek,
sonuçlar çıkarmak ya da nedenleri bulmak etkilerini gözlemleyebilmek sol yarının işlevidir.
Sol yarı, sözcüklerle düşündüğü için, bütün soyutlamalar da bu bölümde olur. Geisselhart’ a
göre bir elmayı, “elma” sözcüğünü bilmeden de gayet iyi gözümüzün önüne getirebiliriz.
Ancak, “adalet”, “fantezi” ya da “milyon” gibi kavramlar ancak sözcüklerle tanımlanabilir.
Sol yarının bir başka özelliği de, ancak kesin bir zaman sıralaması içinde, yani adım adım
düşünebilmesidir. Sol bölüm, birkaç şeyi aynı anda algılayamaz ve bir bütüne yoğunlaşamaz,
ancak ayrıntıları birbirine ekleyebilir. Sorun çözümünde bir matematik işleminde olduğu gibi,
adım adım ilerler ve sonuca bu adımların toplamıyla ulaşır.
Beynin sağ yarısı ise sözcüklerle değil de görüntülerle ve duyusal algılamalar ile
düşünür. Daha çok koku, müzik ve görsel algılamalara tepki verir. Elma örneğini tekrar ele
alınacak olursa, sağ bölümde “elma” sözcüğü yer almaz. Öncelikle elmanın görüntüsü,
kokusu ve tadı yerleşmiştir. Bu elmayı “meyve” ya da “gıda” gibi bir üst kavramla
birleştirmek, sağ bölüm için olanaksızdır. Çünkü soyutlamak ve bir üst mantıksal kavramla
birleştirmek sol bölümün işidir. Sağ yarımkürenin yardımıyla yüzler tanınır, görsel etkiler
işlenir, belli biçimler arasındaki benzerlik ve farklılıklar belirlenir. Ayrıca duyguların da yer
aldığı sağ yarımküre duygusal davranışları da yönlendirir. Geisselhart ve Zerbst (2001: 29), bu
bilgilerden insan yaratıcılığının ve fantezisinin de beynin sağ yarımküresine yerleştiği
sonucunu çıkarırlar.
Bir sanatçı eserini yaratırken büyük ölçüde beyninin sağ yarısını kullanır. Bir yazar
bile beyninin sağ yarımküresini kullanmadan bir eser yaratamaz. Yazarın işi beynin sol
yarısındaki sözcüklerdir, fakat dilin inceliklerini, yani görsel tanımlamaları, sembolleri,
duyusal ayrıntıları ancak geniş bir fanteziye sahip sağ bölüm sayesinde yaratabilir. Sağ
yarımkürenin uzaysal ve örüntüsel duyuları oldukça gelişmiştir. Geometrik ve perspektif
çizimler oluşturmada sol yarımküreden üstündür (Atkınson vd., 1995: 63). Her ne kadar her
yarıküre belli alanlarda uzmanlaşmış olsa bile nitelikli bir ürünün ortaya çıkmasında iki
yarıkürenin uzmanlık alanlarına ihtiyaç duyulmaktadır. Zira beynin her hangi bir yerindeki
hasar insanın yaşam kalitesini alt üst etmektedir.
3. Üçlü Beyin Modeli
Bu model, Paul MacLean tarafından geliştirilmiştir. Kendisi bir arkeolog olan
MacLean, beyni bir kazı alanı olarak ele almış ve beynin en alt kısmını “R kompleks
(sürüngen beyin)”, orta kısmını “limbik sistem (organsal beyin)”, üst kısmını da “neokorteks
(yeni kabuk)” olarak adlandırmıştır. Bu kısımların her birinin ayrı ayrı işlevleri olmasına
rağmen her üç kısım da birbirleriyle sürekli etkileşim halinde çalışırlar. Ancak ortam
özelliklerine göre, bu üç kısımdan birine ait davranışlar ağırlıklı olarak ortaya çıkabilir.
Örneğin, yaşamsal tehdit algılamalarında “R kompleks”, duygusal tepkilerimizin kontrolü söz
konusu olduğunda “limbik sistem” ve duyular aracılığı ile algıladıklarımızı birleştirip bir
anlam yüklemek gerektiğinde “neokorteks” baskın duruma geçer.
264
“Üçlü Beyin Modeli” çerçevesinde beynimizi ve beynimizin şekillendirdiği
davranışlarımızı anlamlandırabilmemiz için; “R kompleks”, “limbik sistem” ve “neokorteks”
kavramlarının açıklığa kavuşturulması gerekmektedir.
3.1. R-Kompleksin Temel Görevi Nedir?
Bu üçlü yapının en ilkeli R-Kompleksidir. Sürüngen beyin olarak adlandırılan Rkompleks, kertenkele ve sürüngen beyninin hemen tümünü oluşturmaktadır. Büyük oranda
beyin sapını kapsayan R-Kompleks, fiziksel olarak yaşamı devam ettirme ve bedenin
bütünlüğünü koruma işlevine sahiptir. Beyindeki sindirim, üreme, dolaşım, solunum ve
gerilim yaratan durumlarla başa çıkabilmek için savaşmayı ya da kaçmayı seçme
merkezlerinin hepsi öncelikli olarak R-Komplekste bulunmaktadır.
Sürüngen beyin temelde fiziksel olarak yaşamın sürdürülmesiyle görevli olup
yönettiği davranışlarda hayvanların yaşamlarını sürdürme davranışlarıyla yakın benzerlikler
göstermektedir. Bireysel hakimiyet alanı belirlemede, üremede ve toplumsal hakimiyet
kurmada önemli roller oynamaktadır. R-Kompleks davranışlarının belirleyici özellikleri
otomatik olmaları, gelenekselleşmiş davranışlara sahip olmaları ve değişime karşı çok
dirençli olmalarıdır.
MacLean’ı insan ve hayvan dünyaları arasında benzerlik kurma çalışmasına sevk eden
temel nedenlerin başında R-Kompleks davranışların olduğu söylenebilir. MacLean, insanların
zekalarına ve kültürel olarak belirlenmiş davranışlarına rağmen hayvanların yaptığı
sıradan şeyleri yapmaya devam etme nedenini açıklamak amacıyla, kertenkeleler arasındaki
toplumsal hiyerarşiyi mercek altına almış ve onlarda barış, savaşma, yeni gelene karşı tavır
alma gibi davranışlar belirlemiştir.
Kertenkelelerle ilgili bulgulardan hareket eden MacLean, insanoğlunda tanımlanabilir
kategoride sürüngen davranışlar bulunduğunu iddia etmektedir. Bu sürüngen davranışlar; alan
savunması, giyinip kuşanma ve törensel gösteriş, yuva kurma davranışları, toplumsal
hiyerarşinin korunması, eş seçme geleneği, sürü davranışı, eş uygulamalı davranışlar,
saplantısal davranışlar ve yeniden canlandırma davranışları, dönencel davranışlar ve aldatıcı
davranışlar olarak sıralanabilir (Caıne, 2002: 58-60).
R-Kompleksin temel işlevi canlıyı yarına taşımaktır. Yani organizmanın varlığını
sürdürmesine yardımcı olmaktır. Eğer beyin gelişmeyip bu haliyle kalmış olsaydı, insanın
daha üst düzey davranışları üretmesi mümkün olmayabilirdi. Bu modele göre, beynin gelişimi
limbik sisteme doğru olmuş ve böylece ilk insani davranışlar ortaya çıkmaya başlamıştır.
3.2. Limbik Sistemin Temel Görevi
Limbik sistem beyin sapını çevreleyen kısımdır. Limbik “yaka” ya da “sınır” anlamına
gelen Latince “limbus” kelimesinden üretilmiştir. Beyin sapını yarım bir çember şeklinde
çevreleyip sınırlarını belirlediği için limbik sistem adı verilmiştir. Limbik sistem duyguları
kontrol eder. Midemiz kazındığında, öfkelendiğimizde, aşık olduğumuzda ya da
kederlendiğimizde limbik sistem devrededir. Limbik sistem açlığı, susuzluğu, cinsel arzuları
ve diğer zevkleri düzenler (Atkınson vd., 1995: 53; Özden, 2003: 44).
Limbik sistem, Isaacson (1982)'un "kendi kendinin bilincine varma, özellikle de
bedenin içsel durumunun farkında olmaya ve hissettiklerimize karşı doğanın tecrübesel ilk
adımı" olarak adlandırdığı anlamda, "insani" sistemlerin ilkidir. Bazı düşüncelere göre özgeci
(alturistic) davranışların başlangıç merkezi limbik sistemdedir (Sagan,1977). Çünkü limbik
sistem içsel ve dışsal yaşantımızdan elde edilen mesajları birleştirme yeteneğine sahip olup RKompleksi ve onun ritüelleşmiş davranışları sergileme tercihini, alışılmış karşılık verme
biçimini engelleme görevini yerine getirir. Limbik sistem, bu anlamda bize kendi kalıtımsal
(atalardan kalma) cevaplarımızı yeniden kodlama şansını verir (Caıne, 2002: 61).
265
Limbik sistemle birlikte beyin daha karmaşık bir yapıya geçiyor ve bir anlamda RKompleks davranışlar dengelenebiliyor. Bu model bağlamında limbik sistemle birlikte, insan
yükümlülüğü ortaya çıkmaya başlamıştır. Modele göre sürecin neokorteksle birlikte
tamamlandığı söylenebilir.
3.3. Neokorteksin Temel Görevi
Neomammalian beyin (yeni memeli beyin) olarak da adlandırılan neokorteks, insan
beyninin 5/6'sını kapsar. Beynin dış kısmını oluşturan neokorteks yaklaşık buruşturulmuş bir
gazete sayfası ebatları ve görüntüsündedir (Caıne, 2002: 61). Korteks iki yarımküreye ve dört
loba ayrılır: Alın lobu (frontal), çeper lobu (parietal), art kafa lobu (occipital) ve şakak
lobu (temporal). Alın lobu, çeper lobundan tepeden, kulakların her iki yanına uzanan merkezi
bir yarık ile ayrılır. Çeper lobu ile art kafa lobu arasındaki bölme daha az belirgindir. Çeper
lobu beynin üzerinde merkezi yarığın arkasındadır, art kafa lobu ise beynin arkasındadır.
Şakak lobu beynin yanında, yana ait bir yarık ile ayrılır. İşlevsel olarak yeni korteks; duyusal,
motor ve birleştirme bölgeleri halinde dörde ayrılarak incelenir (Arkonaç, 1998: 41).
Neokorteks, beynin insanı diğer canlılardan ayıran, onu yaratılmışların en üstünü
yapan kısmıdır. Düşüncenin merkezidir. Duyular aracılığı ile algıladıklarımızı bir araya
getirip “anlam” ürettiğimiz merkezdir (Sönmez, 1998: 45).
MacLean tarafından geliştirilen “Üçlü Beyin Modeli” çerçevesinde bakıldığında, insan
davranışlarının birbirleriyle ilişkili bir biçimde çalışan üç parçalı beyin tarafından üretildiği
gözlenmektedir. Sürüngenlerinkiyle benzerlik gösteren davranışlarımız “R-Kompleks”in,
diğer memelilerinkiyle benzerlik gösteren davranışlarımız “limbik sistem”in ve insani
davranışlarımız ise “neokorteks”in ürünleri olarak ortaya çıkmaktadır.
4. Bütünsel Beyin Modeli
Ned Hermann kendi deneyimleri ile MacLean’in üçlü beyin sistemini ve Rogerr
Sperry’nin ayrık beyin çalışmalarını birleştirerek, bütünsel düşünen beyni temsil eden dört
çeyrekli modeli oluşturmuştur. Bu dört çeyrekli bütünsel beyin modeli, beynin çalışmasını
düzenleyen bir ilke görevini görür. Metaforik olarak serabral korteksin (üst beyin) iki
bölümünü temsil eden dört düşünme biçimi (Sperry) ve limbik sistemin iki bölümü
(MacLean), Hermann’ın bütünsel beyin modelinin temellerini oluşturur (Hermann, 2003: 2628). Şekil 1’de görüldüğü gibi “bütünsel beyin modeli” A, B, C ve D çeyrekleri olarak
isimlendirilmekte ve her çeyreğin belli özellikleri bulunmaktadır.
266
A
ÜST SOL
B
ALT SOL
Analiz eder
Ölçer
Mantıklıdır
Eleştiricidir
Gerçekçidir
Sayıları sever
Parasal konuları bilir
Aletlerin çalışmasını
bilir
Önleyici tedbirler alır
Prosedürleri oluşturur
Olayları anlar
Güvenilirdir
Organize eder
Düzenlidir
İşi zamanında bitirir
Plan yapar
Sonuç çıkarır
Hayal eder
Tahminde bulunur
Risk alır
Acelecidir
Kuralları çiğner
Sürprizleri sever
Meraklıdır, serbestliği
sever
D
ÜST SAĞ
Başkalarına karşı duyarlıdır
Öğretmeyi sever
Çok dokunur
Destekleyicidir
Anlamlıdır
C
Duygusaldır
Çok konuşur
ALT SAĞ
Hisseder
Şekil 1: Dört çeyrekli beyin modeli
Kaynak: Hermann (2003:264). İş Yaşamında Bütünsel Beyin.
4.1. A Çeyreğinin Temel Özellikleri
A çeyreği; olgusal, analitik, kantitatif, teknik, mantıksal, akılcı ve eleştirel düşünceyi
temsil eder. Bu çeyrek; veri analizi, risk tayini, istatistik, bütçeleme, teknik donanım, analitik
problem çözme, mantık ve muhakeme gibi zihinsel işlevlerle ilgilidir. A çeyreği baskın olan
kişiler materyalist, akademik ve otoriter özellikler gösterebilirler. Bazı durumlarda çıkarcı ve
ne pahasına olursa olsun başarıya önem veren bir yapıda olabilirler. Karar verirken
duygularından çok mantıklarını kullanırlar. Aritmetik, cebir, hesap, muhasebe, bilim ve
teknoloji gibi konuları tercih ederler. Avukatlar, mühendisler, bilgisayar uzmanları,
analizciler, teknisyenler, bankerler ve doktorlar genelde A çeyreği baskın olan meslek
sahipleri arasında yer alırlar (Hermann, 2003: 38-40).
A çeyreği ile ilgili yeterliklerini geliştirmek isteyen kişiler; işinin gelecekteki
durumuyla ilgili tahminde bulunma, sık kullanılan bir aletin çalışma sistemini öğrenme, bir
problemi temel nedenlerini belirleyerek analiz etme, emeklilik hayallerini sayısal formüllere
dönüştürme, mantık oyunlarıyla ilgilenme gibi etkinlikleri yapabilirler (Hermann, 2003: 52).
4.2. B Çeyreğinin Temel Özellikleri
B çeyreği çok ayrıntılı, yapılanmış ve katı, belirsiz anlamların yada karışıklığın
olmadığı pratik bir stildir. İşler prosedüre göre zamanında yapılır ve size verildiği gibi teslim
edilir. Temizlik ve protokol önemlidir ve zaman para demektir. Ortalama bir B çeyreği
yöneticisi, çok düzenli bir ofise ve doğru dokümantasyona sahip olmaya özen gösterir
(Hermann, 2003: 38). B çeyreği baskın olan kişiler günlük yaşamlarında önleyici tedbirler
alırlar, prosedürleri oluştururlar, olayları anlarlar, güvenilirdirler, organize ederler,
düzenlidirler, zamana uyar ve plan yaparlar. Planlamacılar, bürokratlar, idareciler,
muhasebeciler B çeyreği baskın olan meslek sahipleri arasında yer alırlar (Hermann, 2003:
34).
267
B çeyreği ile ilgili yeterliklerini geliştirmek isteyen kişiler; bir model oyuncağı,
talimatlarıyla toplama, kişisel bütçe geliştirme, kişisel özellik listesi yapma, adımlarını ve
kalp atışlarını izleyerek yavaş yavaş koşma, CD, video veya teyp kasetlerini gruplarına göre
sırayla düzenleme, aile soyağacı hazırlama, dans etme, banka hesabında hata bulma, ev ve
bahçe aletlerini düzenleme, gün boyunca dakik olma, resim albümü düzenleme gibi
etkinlikleri yapabilirler (Hermann, 2003: 52).
4.3. C Çeyreğinin Temel Özellikleri
C çeyreği baskın olan kişi; katılımcıdır, takım çalışmasına önem verir, insanı en
önemli kaynak olarak görür, “önce insan” düşüncesiyle hareket eder ve kapısı her zaman
açıktır. C çeyreği baskın olan kişiler; başkalarına karşı duyarlı olurlar, öğretmeyi severler,
dokunmaktan hoşlanırlar, konuşmaktan ve başkalarını desteklemekten zevk alırlar.
Dolayısıyla öğretmenlik, sekreterlik, danışmanlık, pazarlamacılık, sosyal işçilik gibi iletişim
ağırlıklı meslekleri tercih ederler (Hermann, 2003: 38-45).
C çeyreği ile ilgili yeterliklerini geliştirmek isteyen kişiler; çocuklarla onların
istedikleri şekilde oynama, ayakları kaldırmadan dans etme, her sabah, her öğleden sonra ve
her akşam 10 dakika duygu molası verme, bir çam kozalağını veya herhangi doğal bir şeyi
sevme, sevdiği bir müziği duymak istediği şekilde söyleme, utanç ya da suçluluk duymadan
gözyaşının akmasına izin verme, ruhani durumunu dinsel olmayan bir yolla tecrübe etme,
çocukların öğretecekleri bir şey keşfetme ve onlara teşekkür etme yolunu bulma gibi
etkinlikleri yapabilirler (Hermann, 2003: 52).
4.4. D Çeyreğinin Temel Özellikleri
D çeyreği baskın olan bir insan; sanat, geometri, tasarım, şiir ve mimariye ilgi gösterir.
Girişimciler, kaşifler, sanatçılar ve oyun yazarları bu gruba girer. Araştırma geliştirme
etkinlikleriyle ilgilenen tıp, fizik ve mühendislik alanlarındaki bilim adamları da bu gruba
girer. Bu gruptaki insanlar “beyin jimnastiği yapma”, “bütünü görme”, “en son teknoloji” ve
“icat” gibi kavramları çok sık kullanırlar. Çevrelerinde “ayakları yere basmayan”,
“hayalperest” ve “disipline olmayan tipler” olarak görülürler.
D çeyreği ile ilgili yeterliklerini geliştirmek isteyen kişiler; uçuyormuş gibi uçurtma
uçurma, bir gurme tabağı icat ederek bunu daha sonra yapma, balçıkla oynama ve bunun
gerçek anlamını keşfetme, yatağa girmeden önce beynin rahatlama durumunda 15 dakika
durma, suçluluk hissetmeden hiçbir yere gitmeme, yavaş yavaş değil hızla koşma, maliyetini
düşünmeden 500 tane fotoğraf çektirme, kişisel bir logo veya lakap bulma, kendi tarzıyla dans
etme, kendine hayal kurma izni verme, kendini 2020 yılında hayal etme (Hermann, 2003: 52)
gibi etkinliklerde bulunabilirler.
Hermann, iş dünyasında yaptığı araştırmalar sonucunda her çeyreğin farklı alanlarda
sergiledikleri belirli davranışları belirlemiştir. Yönetim tarzları açısından çeyrekleri
incelediğinde A çeyreğinin tipik olarak otoriter, emredici ve tüm işlere yönelik bir yönetim
tarzı sergilediğini belirlemiştir. B çeyreği, genellikle geleneklere bağlı, tutucu ve riskten kaçar
niteliktedir. C çeyreğine yönelik yönetim tarzı cana yakın etkileşimli ve sezgiseldir. D
çeyreğine yönelik yönetim tarzı ise bütüne önem veren, risk alabilen, maceracı ve girişimci
ruhludur (Hermann, 2003: 134-135).
Yaratıcılık açısından bütünsel beyne bakıldığında A çeyreği problem arayıcı, B
çeyreği uygulayıcı, C için düşünce-fikir kişiliği ve D çeyreği için fikir arayıcı kişilikler ortaya
konulmuştur (Hermann, 2003: 263). Hermann, 120 soruluk bir test yardımıyla her çeyrek için
daha kesin işlevler belirler (Hermann, 2003: 371-374). Bu sayede, her bireyin baskın beyin
profilini ve dolayısıyla dünyayı ve diğer bireyleri algılama, belli bir işi yapma tarzını
belirlemek belli ölçüde mümkün hale gelmiştir.
268
Tüm tercihleri tek bir çeyrekte toplanan bireyler çok nadirdir. Toplam nüfusun
yalnızca %5’lik kısmında tek çeyrek baskınlığı gözlenmektedir. Bir çeyrekte baskın olup da
ikinci bir çeyrekte de tercihleri olan bireylerin oranının %58, bir çeyrekte baskın ve diğer iki
çeyrekte de tercihleri olanların oranı %34, tüm çeyreklerde baskın olanlar, bütünsel
beyinlilerin oranı ise sadece %3 civarındadır (Gagnon ve Bourque, 2005: 7-8).
5. Araştırmanın Amacı
Bu çalışmada, “Bütünsel Beyin Modeline Göre Büro Yönetimi Öğrencilerinin Zihinsel
Tercih Profilleri” tespit edilmeye çalışılmaktadır. Bu bağlamda aşağıdaki sorulara cevap
aranmaktadır.
1. Bütünsel Beyin Modeline Göre Büro Yönetimi öğrencilerinin zihinsel tercihleri
hangi çeyrekte/çeyreklerde ortaya çıkmaktadır?
2. Zihinsel tercihleri bakımından sınıflar arasında anlamlı bir fark var mıdır?
6. Araştırmanın Önemi
Bireyin baskın beyin tercihini bilmek, onunla ilgili kararlar almada yardımcı olabilir.
Kendi baskın beyin tercihini ve diğerlerinkini bilen bireyler, bir ekip içinde önemli bir
konuma gelebilirler. Farklı beyin özelliklerine sahip bireylerden oluşan ekiplerle daha iyi
neticeler alınabilir. Zira baskın beyin özellikleri dikkate alınarak oluşturulan ekipte yer alan
bireyler birbirlerinin eksik yanlarını tamamlayabilir ve dolayısıyla ekibin bütünsel beyinle
düşünmesi sağlanabilir.
Muhatabımızın beyinsel özelliklerini bilmek onunla daha etkin iletişim kurmamıza da
yardımcı olabilir. Onu belli bir konuda ikna etmek daha da kolaylaşabilir. Örneğin
muhatabımız öğrenciyse onun daha iyi öğrenmesine katkı sağlamak kolaylaşacaktır. Ya da bir
teknisyen veya bir mühendisle muhatap olduğumuzda, rakamlar ve bilimsel verileri
kullanmaya öncelik verirken, sanatçı veya bir öğretmeni ikna etmek istediğimizde
yöntemimizin yenilikçi boyutunu ön plana çıkartabiliriz.
7. Araştırmanın Varsayımları
Öğrenciler, ankette yer alan ifadelerden kendilerine en uygun olanları işaretlemişlerdir.
Araştırmanın örneklemi evreni temsil edebilecek niteliktedir.
8. Araştırmanın Sınırlılıkları
Bu araştırma; evren ve örneklem boyutuyla 2006-2007 öğretim yılında Gazi
Üniversitesi Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi Büro Yönetimi Eğitimi Bölümünde okuyan
öğrenciler, veri toplama aracı boyutuyla dört çeyreğin özelliklerini içeren 32 ifadelik anket ile
sınırlıdır.
Ayrıca dönen anketler arasında erkek öğrenciler tarafından doldurulan anket sayısı
düşük düzeyde olduğundan, zihin tercihleri bakımından cinsiyetler arası farkın olup
olmadığına bakılamamıştır.
9. ARAŞTIRMANIN YÖNTEMİ
Araştırma, 2006-2007 öğretim yılında Gazi Üniversitesi Ticaret ve Turizm Eğitim
Fakültesi Büro Yönetimi Eğitimi Bölümünde okuyan öğrencilerin zihinsel tercih profillerini
belirlemeye yönelik olması dolayısıyla betimsel araştırma modeli çerçevesinde
gerçekleştirilmiştir.
9.1. Araştırmanın Evren ve Örneklemi
269
Araştırmanın evrenini 2006-2007 öğretim yılında Gazi Üniversitesi Ticaret ve Turizm
Eğitim Fakültesi Büro Yönetimi Eğitimi Bölümünde okuyan 300 öğrenci ve örneklemini ise
188 öğrenci oluşturmaktadır.
9.2. Araştırma Verilerinin Toplanması
Araştırmanın kavramsal boyutuyla ilgili veriler ilgili literatürün taranmasıyla,
deneklerle ilgili veriler ise anket yoluyla elde edilmiştir. Deneklere dört anketör aracılıyla
ulaştırılan anket toplam 32 ifadeden meydana gelmektedir. Ankette yer alan ifadeler bütünsel
beyin modelini geliştiren Hermann’ın (2003;264) kitabından alınmıştır.
Anketin güvenirlik katsayısı Alpha = 0,7359 olarak hesaplanmıştır. Deneklere 200
anket formu gönderilmiş ve geriye 188 anket formu dönmüştür. Bunlardan 48’i (%25,5) 1.
sınıflara, 45’i (%23,9) 2. sınıflara, 44’ü (%23,4) 3. sınıflara ve 51’i (% 27,1) 4. sınıflara aittir.
9.3. Verilerin Analizi
Araştırma verileri SPSS istatistik programı yardımıyla analiz edilmiştir. Birinci alt
problemle ilgili verilerin analizinde yüzde, aritmetik ortalama ve standart sapma
hesaplamalarından; ikinci alt problemle ilgili verilerin analizinde, sınıflar arasında fark olup
olmadığını test etmek için ANOVA ve farkın hangi sınıflar arasında olduğunu test etmek için
de Tukey HSD hesaplamalarından yararlanılmıştır.
10. BULGULAR VE YORUMLAR
10. 1. Birinci Alt Problemle İlgili Bulgular ve Yorumlar ( Alt problem: Bütünsel
Beyin Modeline Göre Büro Yönetimi öğrencilerinin zihinsel tercihleri hangi
çeyrekte/çeyreklerde ortaya çıkmaktadır?)
10. 1.1. A Çeyreğine Göre Öğrencilerin Zihinsel Tercih Durumları
Tablo 1’de görüldüğü gibi, öğrenciler A çeyreği kapsamında yer alan sekiz ifadeden
üçünde (Mantıklıdır, Eleştiricidir, Gerçekçidir)
%50 üzerinde tercihte bulunmuşlardır.
Diğerlerinde, “Analiz eder” kavramı sayılmazsa, %50’ye yakın tercih alan ifade
bulunmamaktadır. Bu durumda, bütünsel beyin modeline göre Büro Yönetimi öğrencilerinin
zihinsel tercihlerinin A Çeyreğinde ortaya çıkmadığı gözlenmektedir.
Tablo 1. Öğrencilerin A Çeyreğine göre zihinsel tercih durumları
Evet
İfadeler
Analiz eder
Ölçer
Mantıklıdır
Eleştiricidir
Gerçekçidir
Sayıları sever
Parasal konuları bilir
Aletlerin çalışmasını bilir
f
81
53
112
95
126
37
68
54
%
43,1
28,2
59,6
50,5
67,0
19,7
36,2
28,7
Hayır
f
%
107
56,9
135
71,8
76
40,4
93
49,5
62
33,0
151
80,3
120
63,8
134
71,3
TOPLAM
N
%
188
100
188
100
188
100
188
100
188
100
188
100
188
100
188
100
10. 1.2. B Çeyreğine Göre Öğrencilerin Zihinsel Tercih Durumları
Tablo 2’de görüldüğü gibi, öğrenciler B çeyreği kapsamında yer alan sekiz ifadeden
ikisinde (Prosedürler oluşturur, Organize eder ) %50’nin altında tercihte bulunmuşlardır.
Diğerlerinde, %50’nin üzerinde tercih yapmışlardır. Bu durumdan hareketle, bütünsel beyin
270
modeline göre Büro Yönetimi öğrencilerinin zihinsel tercihlerinin B Çeyreğinde ortaya çıktığı
söylenebilir.
Tablo 2. Öğrencilerin B Çeyreğine göre zihinsel tercih durumları
Evet
İfadeler
Önleyici tedbirler alır
Prosedürler oluşturur
Olayları anlar
Güvenilirdir
Organize eder
Düzenlidir
Zamana uyar
Plan yapar
f
101
27
110
137
92
112
95
102
%
53,7
14,4
58,5
72,9
48,9
59,6
50,5
54,3
Hayır
f
%
87
46,3
161
85,6
78
41,5
51
27,1
96
51,1
76
40,4
93
49,5
86
45,7
TOPLAM
N
%
188
100
188
100
188
100
188
100
188
100
188
100
188
100
188
100
10.1.3. C Çeyreğine Göre Öğrencilerin Zihinsel Tercih Durumları
Tablo 3’de görüldüğü gibi, öğrenciler C çeyreği kapsamında yer alan sekiz ifadeden
üçünde (Çok dokunur, Anlamlıdır, Çok konuşur ) %50’nin altında tercihte bulunmuşlardır.
modeline göre Büro Yönetimi öğrencilerin C Çeyreğinde de zihinsel tercihlerinin olduğu
söylenebilir.
Tablo 3. Öğrencilerin C Çeyreğine göre zihinsel tercih durumları
Evet
İfadeler
Başkalarına karşı duyarlıdır
Öğretmeyi sever
Çok dokunur
Destekleyicidir
Anlamlıdır
Duygusaldır
Çok konuşur
Hisseder
f
141
113
27
95
82
109
76
104
%
75,0
60,1
14,4
50,5
43,6
58,0
40,4
55,3
Hayır
f
%
46
24,5
75
39,9
161
85,6
93
49,5
106
56,4
79
42,0
112
59,6
84
44,7
TOPLAM
N
%
188
100
188
100
188
100
188
100
188
100
188
100
188
100
188
100
10.1.4. D Çeyreğine Göre Öğrencilerin Zihinsel Tercih Durumları
Tablo 4’de görüldüğü gibi, öğrenciler D çeyreği kapsamında yer alan sekiz ifadeden
üçünde (Risk alır, Acelecidir, Kuralları çiğner ) %50’nin altında tercihte bulunmuşlardır.
modeline göre Büro Yönetimi öğrencilerin D Çeyreğinde de zihinsel tercihlerinin olduğu
söylenebilir.
Tablo 4. Öğrencilerin D Çeyreğine göre zihinsel tercih durumları
Evet
İfadeler
Sonuç çıkarır
Hayal eder
Tahminde bulunur
Risk alır
Acelecidir
f
99
97
125
74
81
%
52,7
51,6
66,5
39,4
43,1
271
Hayır
f
%
89
47,3
91
48,4
63
33,5
114
60,6
107
56,9
TOPLAM
N
%
188
100
188
100
188
100
188
100
188
100
Kuralları çiğner
Sürprizleri sever
Meraklı, serbestliği sever
26
100
121
13,8
53,2
64,4
162
88
66
86,2
46,8
35,1
188
188
188
100
100
100
10.1.5. Sınıfların Tüm Çeyreklere Göre Zihinsel Tercih Dağılımları
Sınıfların tüm çeyrekler (A, B, C, D) bağlamında zihinsel tercih durumları
incelendiğinde, Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü öğrencilerinin zihinsel tercihlerinin B
çeyreğinde baskın, fakat diğer çeyreklerde de zihinsel tercihlerinin olduğu gözlenmektedir
(Tablo 5). Ancak A çeyreğindeki tercih düzeyinin C ve D çeyreğine göre daha az olduğu
görülmektedir. B ve C çeyreklerindeki zihinsel tercih düzeylerinin bir birlerine yakın
oldukları dikkat çekmektedir.
Tablo 5. Sınıfların Çeyreklere Göre Zihinsel Tercih Dağılımları
Çeyrekler
A
B
C
D
Sınıflar
1
2
3
4
Toplam
1
2
3
4
Toplam
1
2
3
4
Toplam
1
2
3
4
Toplam
N
48
45
44
51
188
48
45
44
51
188
48
45
44
51
188
48
45
44
48
188
X
3,31
3,51
3,18
3,51
3,38
3,81
4,31
4,00
4,37
4,13
3,42
3,82
4,36
4,28
3,97
3,70
4,09
3,91
3,70
3,86
S
1,926
1,890
1,821
1,994
1,902
2,180
2,304
2,069
2,039
2,143
1,773
1,886
1,557
1,830
1,796
1,587
1,807
1,507
1,587
1,637
10. 2. İkinci Alt Problemle İlgili Bulgular ve Yorumlar ( Alt problem: Zihinsel
tercihleri bakımından sınıflar arasında anlamlı bir fark var mıdır?)
Sınıflar arasında zihinsel tercih bakımından fark olup olmadığını görmek için ANOVA
testi yapıldı. Test sonucuna göre C çeyreğinde fark olduğu (p=.036) gözlendi (Tablo 6). Bu
farkın hangi sınıflar arasında olduğunu görmek üzere Tukey HSD testi yapıldığında, Tukey
HSD testi sonuçlarına göre sınıflar arasında anlamlı bir fark olmadığı ortaya çıkmıştır.
Bu durum, Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü öğrencilerinin sınıflar bağlamında zihinsel
tercihlerinin benzer olduğunu göstermektedir. Bu benzerlik, öğrencilerin aynı tür eğitim
programları uygulayan orta öğretim kurumlarından gelmiş olmalarıyla açıklanabilir.
272
Tablo 6. Çeyreklere göre sınıflar arası farklar dağılımı (ANOVA)
Çeyrekler
A
B
C
D
F
,326
,727
2,909
,506
p
,806
,537
,036
,679
1. Sonuçlar
Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü öğrencilerinin zihinsel tercihlerinin B çeyreğinde
baskın olduğu, diğer çeyreklerde de zihinsel tercihlerinin bulunduğu gözlenmektedir.
Bununla birlikte, B çeyreğindeki baskınlık düzeyi ortalaması %51 civarında bulunmaktadır.
B ve C çeyreklerindeki zihinsel tercih düzeylerinin birbirlerine yakın oldukları dikkat
çekmektedir. Bu durum, Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü öğrencilerinin zihinsel tercihlerinin
beynin limbik sistem kısmında ortaya çıktığını göstermektedir.
Öğrencilerin A çeyreğindeki tercih düzeylerinin C ve D çeyreğindeki tercih
düzeylerine göre daha az olduğu görülmektedir. Sonuçlar, Hermann’ın (2003: 34, 38,52)
tespitleriyle de örtüşmektedir.
Zihinsel tercihler bakımından sınıflar arasında anlamlı bir farkın olmadığı
görülmektedir. Bu durum, öğrencilerin aynı tür okullarda benzer programları izlemiş
olmalarıyla açıklanabilir.
Eğitimin temel amacı, aynı sınıftaki tüm öğrencilerin davranışlarını aynı istendik
düzeye getirmektir. Bu nedenle aynı sınıfta okuyan öğrencilerin bilgi ve beceri bağlamında
benzeşik olmaları beklenir. Ancak birbirinin devamı olan sınıflardaki öğrencilerin bölüm
özellikleri bakımından benzeşik, fakat bilgi ve beceri düzeyleri bakımından farklılık
göstermeleri beklenir. Bu bağlamda, Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü öğrencilerinin zihinsel
tercihlerinin B çeyreğinde baskın olmasının beklentiyi karşıladığı, tercih düzeylerinin tüm
sınıflarda birbirlerine yakın olmalarının beklentiyi karşılamadığı şeklinde yorumlanabilir.
2. Öneriler
B ve C çeyreklerinde yer alan niteliklerin büro yöneticileri ve sekreterlerin zihinsel
tercihlerini yansıttığı, fakat bu çalışmada, belirtilen çeyreklerdeki tercihlerin orta düzeylerde
(B %51, C %49) ortaya çıktığı gözlenmektedir. Bu nedenle, öğretim programlarında belirtilen
çeyrekleri güçlendirici etkinliklere yer verilmesi önerilebilir.
Büro yöneticilerinin daha etkin hale gelmeleri ve büroların işletmelerin beyni
durumuna gelmeleri için yalnızca iki çeyrekteki niteliklerin artırılması yeterli değildir, diğer
çeyreklerin de dikkate alınması gerekir. Bu nedenle, öğretim programlarında diğer çeyrekleri
geliştirmeye yönelik etkinliklere yer verilmesi önerilebilir.
Büro Yönetimi Eğitimi Bölümü öğretim programlarının, beyin temelli öğretim ilkeleri
doğrultusunda yeniden yapılandırılması önerilebilir.
273
KAYNAKÇA
ARKONAÇ, S. A. (1998). Psikoloji, Zihin Süreçleri Bilimi. Alfa Basım Yayım,
İstanbul.
ATKINSON, R. ve diğ. (1995). Psikolojiye Giriş I, (Çev.: ATALAY, Kemal –
Mustafa, YAVUZ, Aysun), Sosyal Yayınları, İstanbul.
CAINE, R. N. – G. (2002). Beyin Temelli Öğrenme. Çev. Editörü: Gülten Ülgen.
Nobel Yayınları, Ankara
CRICK, F. (2000). Şaşırtan Varsayım. İnsan Varlığının Temel Sorunlarına Yanıt
Arayış. Çev.: Sabit Say. Tübitak Yayınları, Ankara.
GAGNON, Jean-Guy ve BOURQUE, Marie. (2005). “Quelle est votre couleur ou
l’approche des préférences cérébrales selon Ted Herrmann”, L’Heur Juste, Vol. 12, no 7 – 28
novembre.
GEISSELHART, R. ve ZERBST, M. (2001). Bellek Geliştirme, Unutmayı Unutun.
Çev.: M. N.Süleymangil. Evrim Yayınları, İstanbul.
HERMANN, Ned (2003), İş Yaşamında Bütünsel Beyin. s.26-28. Çev.: Mehmet
Öner. Hayat Yayınları, İstanbul.
ÖZDEN, Yüksel. (2003). Öğrenme ve Öğretme. Pagem A Yayıncılık, Ankara.
ORNSTEIN, R. (2001). Yeni Bir Psikoloji. Çev.: Erol Göka,
Feray Işık. İnsan
Yayınları, İstanbul.
TALBOT, M. (2001). Holografik Evren. Çev.:Güray Tekçe. Ruh ve Madde
SÖNMEZ, Veysel.
(1998). Gelecekteki Olası Eğitim Sistemleri ve Bazı
Araştırmalar. Anı Yayınları, Ankara.
274
SEKRETERLİK MESLEĞİNDE HİZMET İÇİ EĞİTİM İHTİYACI VE EĞİTİM
PROGRAMI ÖNERİSİ
Prof.Dr. Zehra MULUK
(Başkent Üniversitesi)
Doç.Dr. Ali HALICI
Burcu KORKUSUZ
ÖZET
Sekreterlik mesleğinin rolü ve işlevleri gün geçtikçe değişim göstermektedir. Bu
nedenle, klasik sekreterlik anlayışından profesyonel sekreterliğe geçişte eğitim önem
taşımaktadır. Hizmet içi eğitim, iş yaşamında etkililiğin ve etkinliğin yükseltilmesi amacıyla,
bireye gerekli mesleki teknik bilgilerin verilerek, mesleki becerilerin kazandırılmasına
yönelik yapılan bir eğitimdir. Yapılan araştırmanın amacı; sekreterlik mesleğinde hizmet içi
eğitim ihtiyacı alanlarının belirlenmesi ve bir eğitim programı önerisinin geliştirilmesidir. Bu
kapsamda araştırma, Başkent Üniversitesi Bağlıca Kampusunda bulunan sekreterlik görevini
üstlenmiş personeller üzerinde uygulanmıştır. Başkent Üniversitesi, TSE-EN-ISO 9001:2000
belgesi kapsamında, idari personele hizmet içi eğitim vermektedir.
Araştırmada, eğitim
ihtiyacı algılamalarını belirlemek üzere hazırlanan anket sekreterlere uygulanmıştır. Elde
edilen bulgular yabancı dil, stres yönetimi, sorun saptama ve çözme yöntemleri konularının en
çok istenilen eğitim konuları olduğunu ortaya koymaktadır.
Anahtar Kelimeler: Sekreterlik, Hizmet İçi Eğitim, Toplam Kalite Yönetimi.
GİRİŞ
Sekreterlerin örgüt içindeki yeri, başarıları örgütü amaçlarına ulaştırma derecesi ile
ölçülen yöneticilerin yanındadır. Örgütün etkililiği ve etkinliğini ya da kendi kişisel
başarılarını düşünen yöneticiler, yoğun bir çalışma ortamı içinde bulunmaktadırlar. Bu yoğun
çalışma ortamının yönetiminde ise, en önemli rolü sekreterler üstlenmektedir.
Daha etkili ve başarılı olabilmek için yöneticilerin yardımcı personele duydukları
ihtiyaç, sekreterlik hizmetlerini çağdaş yönetim teknikleri ve organizasyon kapsamına sokarak
gelişmesini sağlamıştır. (Özcan, 1998). Sekreter, yönetimde yöneticinin en önemli
desteklerinden biri olup, büro yeterliliklerinin üstünlüğüne sahip, doğrudan emir almadan,
275
sorumluluk alabilme yeteneğini gösteren, alınan karar ve sorumlulukları uygulayabilen,
kendisine verilen yetki sınırları içerisinde kararlar verebilen, kendine güvenen, verimliliği ve
etkinliği arttırmaya yönelik gerekli tedbirleri uygulayabilen, teknolojiyi takip eden, kurumun
vizyonu olarak kabul edilen sekreterler yönetim kadrosu içerisinde yeri bulunan bir büro
görevlisidir (Öztoprak, 2006:15).
Sekreterlik mesleği, gelişen teknolojiyi ve piyasa koşullarını sürekli öğrenmeyi
gerektiren bir meslek olduğu için açık uçlu bir meslek olarak kabul edilmektedir. Sekreterlik
mesleğinin açık uçlu olmasının nedeni, bilgi ve iletişim teknolojisi alanındaki sürekli
gelişmelerdir (Tutar, 2002:7). Bu nedenle, günümüz iş dünyasındaki gelişmeler ve teknolojik
değişimler, sekreterlik mesleğinde profesyonelliğin gereğini artırmıştır.
1. SEKRETERLİK EĞİTİMİ
1.1. Sekreterlik Eğitiminin Önemi ve Boyutları
Sekreterlik mesleğinin kapsamı mesleki eğitiminin önemini ortaya çıkarmaktadır.
Çalışma hayatındaki gelişime hızlı ve kolay uyum sağlayabilmek ancak mesleki eğitimle
mümkün olabilmektedir. Her meslekte olduğu gibi sekreterlik mesleğinde de eğitim alanlarla,
almayanlar arasında çalışma yaşamlarında farklılıklar görülmektedir. Eğitimli sekreter;
personelin ve yöneticinin verimli çalışmasına katkıda bulunmakta ve işyeri verimliliğinin
artmasına katkı vermektedir. Eğitim almayan ya da yetersiz eğitim alanların, sektörde tercih
edilmemelerine veya meslekleri dışındaki işlerde çalışmalarına neden olabildiği gibi, iş
yerinin etkililiğini ve etkinliğini olumsuz etkilemektedir. Kendisinden beklenen sekreterlik
hizmetlerini eksiksiz yerine getiren ve kendi yetki ve sorumluluk alanı içerisinde gerek iç
gerekse dış müşteriye beklenen yardımı gösteren sekterler başarıya ulaşmaktadır (Bahşı,
2002).
Sekreterlik hizmetlerine yönelik talebi karşılamaya yönelik farklı boyutlarda mesleki
eğitimler söz konusudur. Meslekte, işbaşı eğitimi ve hizmet içi eğitimin yanısıra, halihazırda
Sekreterlik Meslek Liseleri’nde, Meslek Yüksek Okulları’nda ve üniversite düzeyinde verilen
eğitim ile nitelikli personel yetiştirilmektedir. Sekreterlik mesleğine ilişkin bilgi, beceri ve
davranışlar yaygın ve örgün eğitim programları içerisinde kazandırılmaktadır. Ayrıca
sekreterlik mesleği ile doğrudan ilgili eğitim kurslarının yaygınlaşması da (on parmak daktilo,
bilgisayar, diksiyon, ön muhasebe vb.) vasıflı personel sayısını artırmıştır. İşverenlerin vasıflı
personel talebindeki artış ve sekreterlerden gelen nitelikli sunumlar sonucu, sekreterlik
mesleği toplumdaki imajını da her geçen gün olumlu yönde yenilemektedir. (Özcan, 1998).
276
Bununla birlikte, sekreterlik mesleğine ilişkin kurulan çeşitli dernekler sekreterlerin
dayanışmasını sağlaması yanında çeşitli seminer, konferans ve kurslar da düzenleyerek
sekreterlik mesleğinin gelişmesine katkıda bulunmaktadır (Uygur ve Koç, 2003:20 ).
Bu organizasyonların dışında birçok eğitim ve danışmanlık şirketleri, sekreter olmak
isteyen adayların yanı sıra profesyonel sekreterlerin gelişiminin de sağlanması konusunda
kurslar ve seminer programları düzenlemektedirler. Bu tür danışmanlık ve eğitim şirketleri
günümüzde çok hızlı bir gelişim göstermiştir.
1.2. Hizmet İçi Eğitimin Anlamı ve Önemi
Daha önce belirtildiği gibi, eğitim sadece örgün eğitim kurumlarında yapılan eğitim
faaliyetleri ile sınırlı değildir. Gerek örgün eğitim kurumları öncesi, gerekse örgün eğitim
kurumları sonrası değişik eğitim yöntemleriyle karşılaşılmaktadır. Bunlardan biri de hizmet
içi eğitimdir.
Can vd. göre; hizmet içi eğitim kişi ile kesin hukuki ilişkisinin kurulduğu tarihten,
işten ayrıldığı tarihe kadar geçen süre içinde, işin gerektirdiği performans düzeyine ulaşması
için gereken bilgi, beceri ve davranışların sistemli bir şekilde öğretilmesi sürecidir. Bu
bağlamda, büro işlerinin hizmet kalitesinin artırılabilmesi, büro yönetimi ve sekreterlik
eğitimi almadan esas mesleği dışında sekreterlik yapan büro çalışanlarının, yetenek ve
becerilerini iş ortamında kullanabilmeleri, mevcut yetenek ve becerilerini geliştirebilmeleri
örgütlerin hizmet içi eğitimleri ile gerçekleşebilmektedir (Gül, 2000:2).
Bir başka yaklaşımda hizmet içi eğitim, “özel ve tüzel kişilere ait işyerlerinde, belirli
bir maaş veya ücret karşılığında işe alınmış veya çalışmakta olan bireylere görevleri ile ilgili
bilgi, beceri ve tutumları geliştirmek ve yeniliklere hazırlamak üzere yapılan bir eğitimdir. Bu
eğitimin amacı; kamu ve özel sektörde çalışan personelin mesleki yaşamda meydana gelen
değişiklikler ve yeni durumlara uyumlarını kolaylaştırmaktır” (Uşun, 2004:20) olarak
tanımlanmaktadır.
Sekreterlik mesleğinin rolü ve işlevleri gün geçtikçe değişim göstermekte ve klasik
sekreterlik anlayışından profesyonel sekreterliğe geçişte, sekreterlik mesleğine destek olmak
amacıyla kurumların hizmet içi eğitime verdikleri önem artmaktadır. Hizmet içi eğitim,
mesleğe yeni başlayanlara işi tanıtma ve iş başında eğitim gibi hizmetlerin yanı sıra,
çalışmakta olan personelin eğitim ihtiyacını kapatması, iş hayatında meydana gelen
gelişmelere
ve
yeniliklere
uyum
sağlayabilmesi,
teknolojiye
otomasyonlarındaki becerisini arttırabilmesine olanak sağlamaktadır.
2. TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ
277
uyumu
ile
ofis
2.1. Kalite ve Kalite Güvencesi
Kalite, bir mal veya hizmetin tüketicilerin istek ve ihtiyaçlarına göre karşılanabilmesi,
sürekli olarak geliştirilmesi ve iyileştirilmesi için gerekli olan yönetim kalitesini, insan
kalitesini, yapılan işin kalitesini, ürün ve hizmetin kalitesini kapsamaktadır (Kantarcı, 1994).
Kalite, bir ürün ya da hizmet hakkında müşteri ya da kullanıcıların yargısı olup,
beklentiler ve gereksinimlerin karşılanmasına olan inançların ölçüsüdür (Bozkur ve Odaman,
1996:4-5). Toplam kalite içerisinde kalite güvence sistemi önemli yer tutmaktadır. İşletmelere
öncelikle kalite sistemini oluşturmalarını daha sonra toplam kaliteye geçmeleri önerilmektedir
(Çetin, Akın ve Erol, 2001:364).
Kalite güvencesi, Halis’e göre, “kalite için konulan standartlara uyum ve bir ürün ya
da hizmetin kalite yönünden tüm beklentileri karşılamasını sağlayan planlı ve sistemli
çabalardır” (Taner ve Kaya, 2005:355). Kalite güvencesi, bir ürün veya hizmetin kalite
konusunda belirtilmiş gerekleri yerine getirmesinde yeterli güveni sağlamak için uygulanan,
planlı ve sistematik etkinliklerin bütünüdür. Kalite güvencesi kalite kontrolü ile ilgili birimler
dışında, bir mal veya hizmetin son kullanıcıya gidene kadar geçtiği süreçteki görevli
bölümleri de kapsamakta ve müşterinin arzu ettiği mal veya hizmetin kendisine ulaşmasını
garanti etmektedir (Çetin, Akın ve Erol, 2001:368).
2.2. Toplam Kalite Yönetimi
Toplam kalite yönetimi Miyauchi’ye göre, “ bir kuruluş içerisinde kaliteyi odak alan,
kurumun tüm üyelerinin katılımına dayanan, müşteri memnuniyeti yoluyla uzun vadeli
başarıyı amaçlayan ve hem kurumun tüm üyelerine hem de topluma yarar sağlayan yönetim
yaklaşımı” olarak tanımlanmaktadır (Yılmaz, 2004:204).
Almeman’a göre, “TS-EN ISO: 9000:2000 Kalite Yönetim Sistemi çalışanların bilgi
ve beceri ihtiyaçlarının karşılanarak müşteri tatmininin artırılması, kalite sisteminin
etkililiğinin, sürekli iyileştirilmesinin teminini amaçlar. Bu amaç için; TS-EN-ISO 9001:2000
Kalite Yönetim Sisteminde etkililik ve etkililiğe bağlı verimlilik ön planda olup, faaliyet
odaklı kapalı bir sistem yerine, süreç (proses) odaklı açık bir sistem yaklaşımı, vurgulanırken
Süreç Yönetimi, Üst Yönetimin Rolü, Müşteri Odaklılık, Sürekli İyileştirme, Yeterlilik ve
Hizmet İçi Eğitim, konuları başarılı uygulamalar için olamazsa olmazlar olarak
tanımlanmaktadır” (Muluk ve Güray, 2005:2).
Kalite yönetim sistemi, “hayatın gerçeklerini değiştirme” yapısının temelini oluşturur.
Neyin, kim tarafından, ne zaman yapılacağını tanımlar ve çalışanların birtakım halinde
faaliyet göstermesini sağlayacak strateji ve taktikleri içerir (Baş, 2002:26).
278
2.3. Toplam Kalite Yönetimi ve Hizmet İçi Eğitim
Kişi, grup ve/veya örgütlerin performanslarını geliştirmeye yarayan planlı ve düzenli
etkinliklere eğitim adı verilir. Eğitim için eğitimden çok, işletme amaçlarına ulaşmasını
sağlayacak şekilde eğitim yapmak önemlidir (Çetin, Akın ve Erol, 2001:335).
İşletme yönetimi, kaliteyi etkileyen işlerde çalışan bütün personelinin eğitim ihtiyacını
belirlemeli, eğitimi gerçekleştirmek için prosedür hazırlayarak, çalışmalarını bu prosedür
ışığında gerçekleştirmelidir. İşletmeye alınan her yeni personel için, kalite sisteminin işleyişi,
yapacağı iş ile ilgili olarak teknik eğitimler ile ilgili tüm eğitimler verilmelidir (Bozkur ve
Odaman, 1996:7).
Baş’a göre, hizmet içi eğitim faaliyetleri; “oryantasyon eğitim, temel eğitim,
geliştirme eğitimi, tamamlama eğitimi, yükselme eğitimi, özel alan eğitimi olarak
sıralanabilir. TS-EN-ISO 9000:2000 Kalite Yönetim Sistemlerini standardını kuruluşları için
güçlü bir kalite yönetim sisteminin temeli olarak gören organizasyonlar bu konuları
sistemlerine dahil etmek zorundadırlar” (Muluk ve Güray, 2005:3). Hizmet içi eğitim hem
örgüt açısından hem de personel açısından fayda sağlar. Personelin verimliliğini ve
motivasyonunu arttırır, bunun yanında kendini geliştirme imkanı bularak, eksik ve kusurlarını
gidermeye çalışır. Örgüt açısından faydası da, örgütün maliyetlerinin düşmesine neden olup,
kazancını arttır, ayrıca üretimde hatalı ve fireli malların azalmasına neden olur (Gül, 2000:4).
Toplam kalite yönetiminin başarısı için hizmet içi eğitim önemli bir etkendir. Bu
nedenle eğitime en üst kademe yönetimden başlanmalıdır. Yöneticiler kalite yöntemleri
hakkında eğitildikçe bu bilgiler onların kişisel geçmişlerini ve bilgilerini birleştirdiklerini
göstermiştir. Yöneticilerde kapsamlı bir kalite bilinci geliştirmek, tüm organizasyonda kalite
eğitimini iyi bir şekilde uygulamanın başlıca yöntemlerinden biridir. Bu nedenle hizmet içi
eğitimlerde yönetimin sorumluluğu; hizmet içi eğitimleri belirlemek, doğru konuları
programa almak ve işletme kültürüne uygun eğitimcileri bularak, eğitimin sonuçlarını
izlemektir. Kurumlarda eğitimin etkili olabilmesi için öncelikle eğitimle çözülebilecek
mevcut problemlerin ve gelecekte çıkabilecek sorunların teşhis edilebilmesine yönelik eğitim
ihtiyacı belirlenmelidir. Buna göre her elemanın eğitim ihtiyacı teker teker ele alınarak
eğitime tabi olacakların eğitilmeleri istedikleri konular da kendileri tarafından saptanmalıdır.
Eğitim
ihtiyacı
saptandıktan
sonra,
kişisel
performansın
ve
yapılacak
eğitimin
değerlendirilebileceği standartlar oluşturularak, çalışanların gereksinimlerine cevap verecek
şekilde eğitim programları düzenlenmelidir (Çetin, Akın ve Erol, 2001:336-337).
3. ARAŞTIRMA METODOLOJİSİ
279
3.1. Araştırmanın Amacı ve Kapsamı
Yapılan araştırmanın amacı; sekreterlik mesleğinde hizmet içi eğitim ihtiyacı
alanlarının belirlenmesi ve bir eğitim programı önerisinin geliştirilmesidir. Bu kapsamda
araştırma, Başkent Üniversitesi Bağlıca Kampusunda bulunan sekreterlik görevini üstlenmiş
personeller üzerinde uygulanmıştır. Başkent Üniversitesi TSE-EN-ISO 9001:2000 belgeli bir
kuruluştur. Bu belge gereği, idari personele hizmet içi eğitim verilmektedir.
3.2. Araştırmanın Alanı ve Yöntemi
Araştırma, Başkent Üniversitesi Bağlıca Kampusunda sekreterlik hizmeti veren
personel üzerinde yapılmıştır. Araştırma evrenini Bağlıca Kampusunda sekreterlik hizmeti
veren personel oluşturmaktadır. Sekreterlik hizmeti veren personeli belirlemek için, Başkent
Üniversitesi Personel Dairesi Başkanlığından sekreterlik hizmeti veren personel listesi temin
edilmiştir. Bu kayıtlara göre sekreter olarak istihdam edilen personel sayısı 92’dir.
Sekreterlerin eğitim ihtiyacı algılamalarını ölçmek üzere anket düzenlenmiş ve
rektörlük onayı alınarak bu kişilerin çalıştıkları ofislere üst yazı yazılarak gönderilmiştir.
Böylelikle anketlerin geçerliliği ve güvenilirliği arttırılmış ve geri dönüşüm oranı
yükseltilmiştir. Bu çerçevede geri dönen anket sayısı 78’dir. Dönüş oranı %84,78’dir.
Başkent Üniversitesi Bağlıca Kampusunda 2004 yılında anket yöntemi ile hizmet içi
eğitim ihtiyacı belirlenmiş ve 2005–2006 yıllarında eğitim verildikten sonra eğitilenlerden
görüşler alınarak raporlanmıştır. 2006 yılı bahar yarıyılında ise eğiticiler, yöneticiler ve
eğitilenlerden seçilen odak grupları ile görüşmeler yapılarak hizmet içi eğitimin içeriği tespit
edilmiştir. Elde edilen sonuçlar çerçevesinde araştırmada kullanılan anket geliştirilmiş ve
2007 yılında eğitim ihtiyacı algılamalarını belirlemek üzere sekreterlere uygulanmıştır.
Elde edilen veriler SPSS ortamına girilerek değerlendirilmiştir. Değerlendirmelerde
frekans, ortalama, standart sapma ve bağımlılık
katsayısı (contingency coefficient)
kullanılmıştır.
3.3. Araştırma Bulguları
3.3.1. Demografik Bulgular
Ankete
cevap
veren
sekreterlerin
yaş
ortalaması
Üniversitesinde çalıştıkları ortalama süre ise, 6,97 ± 3,46’dır.
33,92 ± 6,96’dır.
Başkent
Sekreterlerin bulunduğu
birimde çalıştığı ortalama süre 4,98 ± 3,33 olarak belirlenmiştir. Üniversitenin Bağlıca
Kampusunda çalışan sekreterlerin sayı (%82,1) i kadın, sayı (%17,9) u erkektir. Kadınların
yaş ortalaması 33,18 ± 6,30, erkeklerin yaş ortalaması 37,28 ± 8,95 dir.
280
Eğitim ihtiyacı algılaması farklı olabileceği varsayımı ile sekreterler yönetici niteliği
olan ve olmayanlar olarak sınıflandırılmıştır. Bu sınıflandırma dikkate alındığında yöneticilik
görevi olmayan ve yönetici sekreterlerin eğitim durumları dağılımı Tablo1’de verilmiştir.
Tablo 2. Bulunduğu Birimde Yaptığı Göreve Göre Eğitim Durumu
Eğitim Durumu
Pozisyon
Toplam
Mesleki
Lise Önlisans
Sekreter
21
Yönetici Sekreter
Toplam
21
Önlisans
Lisans Y. Lisans
12
8
21
-
62
1
-
13
2
16
13
8
34
2
78
3.3.2. Eğitim İhtiyacına İlişkin Bulgular
Tablo 2’de sekreterlerin eğitim istedikleri konulara yönelik talepleri istek yüzdelerine
göre sıralanarak verilmektedir. Tablo 2’den görüldüğü gibi, en yoğun talep edilen eğitim,
İngilizce eğitimi (%62,8) olarak saptanmıştır. Daha sonra ise, stres yönetimi (%47,4) ile sorun
çözme yöntemleri (%43,6) gelmektedir. Çalışanların isteklerindeki öncelik dikkate
alındığında İngilizce eğitimi ile birlikte hangi konuların bir paket oluşturabileceği
araştırılmıştır. Bu amaçla İngilizce eğitimi isteyenlerin diğer eğitimlere verdikleri öncelikler
sıralanmıştır. Öncelikli 5 konu Tablo 3’de verilmektedir.
Tablo 2. Eğitim Talebine Göre Konuların Sıralanması
Eğitim Konuları
Yüzde
Eğitim Konuları
Yüzde
Yabancı dil
62,8
Kişisel-mesleki özellikler
17,9
Stres yönetimi
47,4
Telefonda konuşma
17,9
Sorun çözme yöntemleri
43,6
Kalite denetimi
16,7
İletişim ve beden dili
41
Kalite kontrol çemberi
16,7
Bilgisayar kullanımı
41
Personel Yönetmeliği
16,7
Personelin özlük hakları
38,5
Sekreterin özellikleri
16,7
İşyeri kanunlar yönetmelikler
34,6
Toplantı görevleri
15,4
Zaman yönetimi
30,8
Görgü kuralları
14,1
Kalite yönetim sistemi
29,5
Sekreterliğin önemi
14,1
Eğitim-Öğretim Yönetmeliği
29,5
Fiziksel görünümü
14,1
Liderlik ve yönetim kalitesi
29,5
Klavye eğitim (F)
12,8
281
Yönetici-sekreter ilişkisi
29,5
Sekreterin önemi
12,8
Etkin internet kullanımı
26,9
Dış çevre ile ilişkiler
12,8
Dokümantasyon Eğitimi
25,6
Toplantı sonrası görevler
12,8
Donanım cihazları kullanımı
25,6
Seyahat program hazırlığı
11,5
Protokol kuralları ve sekreter
25,6
Dosya-belge hazırlanma
11,5
Takım çalışması
24,4
Toplum ile ilişkiler
10,3
Sekreterliğin görevleri
24,4
Konuklarla ilişkiler
10,3
Kurum içi-dışı hiyerarşi
23,1
Randevu ayarlanması
10,3
Yönetici ile ilişkiler
23,1
Bölüm tanıtımı
Not tutma, tutanak hazırlama
23,1
Merkezlerin tanıtımı
7,7
Çalışanlar ile ilişkiler
21,8
Seyahat işlemleri
7,7
Öğrenci danışmanlık hizmeti
20,5
Seyahat süreci işlemleri
6,4
Üniversite şeması ve işleyişi
19,2
Avans-yolluk işlemleri
5,1
E-veri tabanları ve kullanımı
19,2
Dönüşü sonrası işlemler
5,1
Kurum iç kalite denetçiliği
17,9
Rezervasyon, bilet alma
3,8
Kurum kültürü
17,9
9
Ayrıca sekreterlere, “eğitim için seçenek ya da seçenekler işaretlemiş iseniz bu
eğitimler hangi sıklıkla yapılmalıdır?” şeklinde soru yöneltilmiştir. Ankete katılanların %59’u
bu konuda fikir beyan ederken %41’i bir görüş belirtmemiştir. Bu konuda fikir beyan
edenlerin %41,3 ü eğitimlerin 6 ayda bir yapılmasının yararlı olacağını belirtirlerken %47,8’i
yılda bir yapılmasını %10,9’u ise daha farklı görüşler belirtmişlerdir.
Tablo 3. Y.Dil Eğitimin İsteyenlerin Diğer Eğitim Konularına Talepleri
Eğitimin Konusu
Yüzde
Stres yönetim
57,1
Bilgisayar kullanımı
53,1
Sorun saptama ve çözme yöntemler
49
Personelin özlük hakları, sorumluluk
46,9
İletişim ve beden dili
44,9
3.3.3. Sekreterlerin Özellikleri ile İstenen Eğitim Arasındaki İlişkiler
Araştırmada, sekreterlerin çeşitli özellikleri ile istenen eğitimler arasındaki ilişkiler
tespit edilmişti. Böylelikle eğitim gruplarının oluşumunda dikkate alınacak unsurlar
belirlenmiştir. Aşağıda sekreterlerin özellikler ile eğitim konuları arasında ilişkilerin önemli
282
olduğu eğitimler durumlar ve ilişki katsayıları verilmektedir. Diğer eğitimler ile özellikler
arasında önemli ilişki bulunamamıştır (p>0,05).
1. Klavye eğitimi ile sekreterlerin çalıştığı yıl arasında bağımlılık katsayısı 0,27’dir
(p=0,051). Buna göre, kurumda 10 yıldan daha fazla sürede çalışanlar klavye eğitimini daha
fazla isterken (%40) 3 yıl ve daha az çalışanlar ile 4–10 yıl arasında çalışanlar bu eğitimi en
az talep edenlerdir (%30).
2. Sekreterin temel özellikleri eğitimi ile çalıştığı yıl arasında bağımlılık katsayısı
0,27’dir (p=0,049). Kurumda 4–10 yıl süredir çalışanlar sekreterin temel özellikleri eğitimini
daha fazla isterken (%53,8) 3 yıl ve daha az çalışanlar bu eğitimi en az talep edenler (%7,7)
olarak belirlenmiştir.
3. Görgü ve davranış kuralları eğitimi ile eğitim durumu arasında bağımlılık katsayısı
0,22’dir (p=0,045). Kurumda lise ve önlisans mezun olanlar görgü ve davranış kuralları
eğitimini daha fazla isterken (%81,8) lisans ve yüksek lisans mezunları bu eğitimi en az talep
edenlerdir (%18,2).
4. Klavye Eğitimi (F) ile eğitim durumu arasında bağımlılık
katsayısı 0,25’dir
(p=0,021). Klavye eğitimini (F) isteyenler %80’i lisans ve yüksek lisans mezunudur. Eğitimi
isteyenlerin %20 si lise, önlisans ile büro yönetimi ve sekreterlik lise ve önlisans mezunları
olarak belirlenmiştir.
5. Sekreterin yaşamındaki önemi eğitimi ile eğitim durumu arasında bağımlılık
katsayısı 0,27’dir (p=0,014). Sekreterin yaşamındaki önemi eğitimini daha fazla isteyenler,
kurumda lise ve önlisans ile büro yönetimi ve sekreterlik lise ve önlisans mezun olanlardır
(%90). Bu eğitimi isteyenlerin %10 u lisans ve yüksek lisans mezunlarıdır.
6.
Sekreterin kişisel ve mesleksel özellikleri eğitimi ile eğitim durumu arasında
bağımlılık katsayısı 0,23’dür (p=0,040). Kurumda sekreterin kişisel ve mesleksel özellikleri
eğitimini lise ve önlisans ile büro yönetimi ve sekreterlik lise ve önlisans mezun olanlar daha
fazla isterken (%78,6), bu eğitimi lisans ve yüksek lisans mezunları daha az talep
etmektedirler (%21,4).
7. Sekreterin fiziksel görünümü eğitimi ile eğitim durumu arasında bağımlılık
katsayısı 0,22’dir (p=0,045). Kurumda sekreterin fiziksel görünümü eğitimini lise ve önlisans
ile büro yönetimi ve sekreterlik lise ve önlisans mezun olanlar daha fazla isterken (%81,8), bu
eğitimi lisans ve yüksek lisans mezunları daha az talep edenler (%18,2) olarak belirlenmiştir.
8. Telefonla konuşma teknikleri ile eğitim durumu arasında bağımlılık
katsayısı
0,232dür (p=0,040). Telefonla konuşma teknikleri eğitimini kurumda lise ve önlisans ile büro
283
yönetimi ve sekreterlik lise ve önlisans mezun olanlar daha fazla isterken (%78,6), bu eğitimi
lisans ve yüksek lisans mezunları en az talep edenler (%21,4) olarak belirlenmiştir.
9. Randevuların ayarlanması eğitimi ile eğitim durumu arasında bağımlılık katsayısı
0,22’dir (p=0,044). Randevuların ayarlanması eğitimini kurumda lise ve önlisans ile büro
yönetimi ve sekreterlik lise ve önlisans mezun olanlar daha fazla isterken (%87,5), lisans ve
yüksek lisans mezunları bu eğitimi daha az talep etmektedirler (%12,5).
10. ISO9000:2000 Kalite Yönetim Sistemi eğitimi ile yaş arasında bağımlılık
katsayısı 0,33’dür (p=0,009). ISO9000:2000 Kalite Yönetim Sistemi eğitimini kurumda 25–
29 yaş arasındakiler daha fazla isterken (%52,2), bu eğitimi 40 ve üstü yaş grubundakiler daha
az talep edenler (%8,7) olarak belirlenmiştir.
11. ISO9000:2000 (KYS) dokümantasyon eğitimi ile yaş arasında bağımlılık katsayısı
0,34’tür (p=0,006). ISO9000:2000 (KYS) dokümantasyon eğitimini kurumda 25–29 yaş
arasındakiler daha fazla isterken (%55), bu eğitimi 40 ve üstü yaş grubundakiler en az talep
etmektedirler (%5).
12. ISO9000:2000 kurum iç kalite denetçiliği eğitimi ile yaş arasında bağımlılık
katsayısı 0,31’dir (p=0,014). ISO9000:2000 kurum iç kalite denetçiliği eğitimini kurumda 25–
29 yaş arasındakiler daha fazla isterken (%57,1), bu eğitimi 40 ve üstü yaş talep
etmemektedirler (%0).
13. Kalite denetim teknikleri eğitimi ile yaş arasında bağımlılık katsayısı 0,39’dur
(p=0,001). Kalite denetim teknikleri eğitimini kurumda 25–29 yaş arasındakiler daha fazla
istemektedirler (%69,2). 40 ve üstü yaş grubundakiler ise, talep etmektedirler (%0).
14. Kalite kontrol çemberi oluşturma ve uygulaması eğitimi ile yaş arasında bağımlılık
katsayısı 0,38’dir (p=0,002). Kalite kontrol çemberi oluşturma ve uygulaması eğitimini
kurumda 25–29 yaş arasındakiler daha fazla istemektedirler (%69,2). Eğitimi 40 ve üstü yaş
grubundakiler en az talep edenler (%7,7) olarak belirlenmiştir.
15. Personelin özlük hakları ve genel bilgiler eğitimi ile yaş arasında bağımlılık
katsayısı 0,29’dur (p=0,029). Özlük hakları ve genel bilgiler eğitimini kurumda 30–39 yaş
arasındakiler personel daha fazla istemektedir (%63,3). Eğitimi 40 ve üstü yaş grubundakiler
en az talep edenler (%3,3) olarak belirlenmiştir.
16. Kurum kültürü ve kurumdaşlık eğitimi ile yaş arasında bağımlılık
katsayısı
0,31’dir (p=0,014). Kurum kültürü ve kurumdaşlık eğitimini kurumda 25–29 yaş arasındakiler
daha fazla istemektedirler (%57,1).
Eğitimi 40 ve üstü yaş grubundakiler talep
etmemektedirler (%0).
284
17. Takım çalışması ve takım ruhu oluşturma eğitimi ile yaş arasında bağımlılık
katsayısı 0,30’dur (p=0,020). Takım çalışması ve takım ruhu oluşturma eğitimini kurumda
30–39 yaş arasındakiler daha fazla istemektedirler (%52,6). Eğitimi 40 ve üstü yaş
grubundakiler talep etmemektedirler (%0).
18. İletişim ve beden dili eğitimi ile yaş arasında bağımlılık
katsayısı 0,31’dir
(p=0,017). İletişim ve beden dili eğitimini kurumda 30–39 yaş arasındakiler daha fazla
isterken (%71,9), bu eğitimi 40 ve üstü yaş grubundakiler en az talep edenler (%6,3) olarak
belirlenmiştir.
19. Yabancı dil eğitimi ile yaş arasında bağımlılık
katsayısı 0,28’dir (p=0,035).
Yabancı dil eğitimini kurumda 30–39 yaş arasındakiler daha fazla isterken (%63,3), bu
eğitimi 40 ve üstü yaş grubundakiler en az talep edenler (%10,2) olarak belirlenmiştir.
20. Bilgisayar ve yan donanım cihazlarının kullanımı ile yaş arasında bağımlılık
katsayısı 0,32’dir (p=0,012). Bilgisayar ve yan donanım cihazlarının kullanımı eğitimini
kurumda 30–39 yaş arasındakiler daha fazla istemektedirler (%80). Eğitimi 40 ve üstü yaş
grubundakiler talep etmemektedirler (%0).
Araştırma kapsamında yer alan sekreterlerin demografik özellikleri ile hizmet içi
eğitim talepleri arasında çeşitli ilişkilerin olduğu görülmektedir. Eğitim seviyesi nispeten daha
düşük olan sekreterlerin mesleki eğitimlere yönelik talebinin daha fazla olduğu
anlaşılmaktadır. Sekreterin yaşamındaki önemi, kişisel ve mesleksel özellikler, fiziksel
görünüm, telefonla konuşma, randevuların ayarlanması, görgü ve davranış kurallarına yönelik
tasarlanan eğitimler, özellikle eğitim seviyesi nispeten düşük sekreterler tarafından talep
edilmektedir. Bunun nedeni olarak belirtilen sekreter grubunun mesleği uzun yıllar
sürdürmelerine yönelik mesleki bağımlılıklarının daha yüksek olduğu ifade edilebilir.
Kendilerini mesleki alanlarda geliştirme istekleri mesleklerindeki başarıyı arttırma yönlerini
gösterdiği gibi mesleği benimsediklerini ya da meslekle kendilerini özdeşleştirdiklerini de
göstermektedir. Bunun yanında belirtilen konuları lisans ve yüksek lisans mezunu sekreterler
talep etmemekle birlikte klavye eğitimi (F) bu grup tarafından özellikle daha fazla talep
edilmektedir. Klavye eğitiminin işlerindeki verimliliği arttıracağı kesindir ancak; klavye
kullanmasını öğrenmelerinin iş ve meslek farklılaşmalarında da işlerine yarayacağı bir beceri
olduğu da söylenebilir. Dolayısıyla bu yönde bir talebin olması doğal karşılanmaktadır.
285
Sekreterlerin yaşı arttıkça, eğitim taleplerinin de azaldığı görülmektedir. Büro
hizmetlerinin daha etkin olması için, işletmeler geleneksel yönetim yaklaşımlarından
uzaklaşarak yaratıcı, değişime ayak uydurabilen, en kısa zamanda çözüm üretebilen, günün
teknolojisini kullanabilen, bilgi ve becerilerini her alanda geliştirebilen büro elemanlarına
ihtiyaç duymaktadırlar. Bu nedenle özellikle genç çalışanlar işlerinde daha başarılı olabilmek
için belirtilen konularda daha fazla eğitim ihtiyacını hissetmektedirler.
Sekreterlerin kurumda çalıştıkları yıl sayısı arttıkça klavye eğitimi (F) ile sekreterin
temel özelliklerine ilişkin eğitim talebinin de arttığı görülmektedir. Çalışılan yıl sayısının
artmasıyla klavye eğitimine olan talebin fazlalaşması iki boyutta değerlendirilebilir. Birinci
olarak yıllarca klavye kullanmasına rağmen teknik olarak bu konuda bilgi eksikliği hisseden
sekreterlerin bulunması, bu talebin artış nedeni olabilir. İkinci boyutta ise, yeni işe giren ya da
kurumda çalışma süresi daha az olan personelin klavye kullanma becerisinin olması,
kendilerinin de bu yönde gelişme ihtiyacının artmasına neden olmaktadır.
Araştırma sonuçları dahilinde eğitim programının bir yıllık planlama içerecek şekilde
yapılması etkililiği arttıracağı ancak bu süreç içinde iş yoğunluğunun da dikkate alınması
gerekliliği ortaya çıkmaktadır. Bununla birlikte eğitimin yeri ve saati ile fiziksel koşullar
değerlendirildiğinde
kurumun
işlerini
aksatmayacak
şekilde
herkesin
eğitimden
yararlanabilmesi için ve pedogojik formasyon ilkeleri çerçevesinde 30’ar kişiyi aşmayan
eğitim gruplarında eğitimin verilmesi uygun olacaktır. Eğitim alacakların ilgi ve katılımlarının
sağlanması, iş konsantrasyonlarının bölünmemesi ve motivasyonlarının arttırılabilmesi için
eğitimlerin mesai saatleri içinde ve mesai saatinin son iki saatine göre ayarlanması
gerekmektedir. Eğitim öncesi veya sonrası verilecek çeşitli ikramların da katılımcıları motive
edici bir unsur olacağı gerçektir.
Eğitimlerin kapsamı çerçevesinde iki farklı planlama ortaya çıkmaktadır. Birincisi, en
yoğun istenilen yabancı dil eğitiminin yer aldığı bir program, ikincisi ise yabancı dil
eğitiminin olmadığı bir paket programdır. Yabancı dil eğitimi dikkate alındığında etkili bir
programın gerçekleşmesi için katılımcı seviyelerine göre en az 80 saatlik bir eğitimin olması
gerekmektedir. Yabancı dilin olmadığı programlarda ise stres yönetimi, bilgisayar kullanımı,
sorun saptama ve çözme yöntemleri, personelin özlük hakları, sorumlulukları ile iletişim ve
beden dili konularını içeren bir paketin daha etkili olacağı düşünülmektedir.
İleride yapılacak çalışmalarda sekreterlerin yöneticilerinin de görüşleri alınarak
program kapsamlarının düzenlenmesi yoluna gidilmelidir. Sekreterlerin kendi ihtiyaç
algılamalarının yanı sıra yöneticilerin de sekreterlerin hangi alanlarda gelişmesine ihtiyaç
286
duydukları önemlidir. Bu iki boyutun birleştirilmesi daha sağlıklı bir eğitim kapsamının
ortaya çıkarılmasını sağlayacaktır.
KAYNAKÇA
BAHŞI, Didem; “Türkiye’de Büro Yönetiminde Sekreterliğin Önemi ve Sekreterlik Eğitimine İlişkin
Bir Model Önerisi”, Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Gazi Üniversitesi Eğitim Bilimleri
Enstitüsü, Ankara, 2002.
BAŞ, Türker; ISO 9000:2000 Kalite Yönetim Sistemi, İstanbul, Sistem Yayıncılık, 1.Baskı, 2002.
BOZKURT, Ridvan, ODAMAN, Aynur; ISO9000 Kalite Güvence Sistemleri, Ankara, Mert Matbaa,
2. Baskı, 1996.
ÇETİN, Canan, AKIN, Besim, EROL, Vedat; Toplam Kalite Yönetimi ve Kalite Güvence Sistemi,
Kırklareli, Beta Basım, 2. Baskı, 2001.
GÜL, Hüseyin; “Türkiye’de Kamu Yönetiminde Hizmet İçi Eğitim”, Dokuz Eylül Üniversitesi Sosyal
Bilimler Enstitüsü Dergisi, sayı 3, 2000, s. 2-4.
KANTARCI, Hazım; Toplam Kalite Yönetiminde Türkiye Perspektifi, “Sanayide Toplam Kalitenin
Yaşama Geçirilmesi”, Değişen Kalite Anlayışı ve Toplam Kalite Yönetimi Sempozyumu, Eylül, 1994.
MULUK, Zehra, GÜRAY, Şühada; “TS-EN-ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi Uygulamasında
Hizmet İçi Eğitimin Önemi Ve Başkent Üniversitesi Uygulaması, IV. İstatistik Kongresi”, Bildiri
Kitabı, Tam Metin, Antalya, 2005.
ÖZCAN,
Hasan;
1998.
Meslek
Standardı,
Yönetici
Sekreter
<http://www.iskur.gov.tr/mydocu/standart/246.html> ( 22 Haziran 2007).
ÖZTOPRAK, Menekşe; Sekreterlik Bilgisi, Ankara, SeçkinYayıncılık, 1. Baskı, 2006.
TUTAR, Hasan; Yönetici Sekreterliği, Ankara, Nobel Yayın Dağıtım, 2. Baskı, 2002.
TANER, Bahar, KAYA, İlke; “Toplam Kalite Yönetimi’nin Başarıyla Uygulanma Esasları-Bir
Hizmet İşletmesi Örneği”, Çukurova Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitü Dergisi, sayı 1, 2005, s. 355.
UŞUN, Salih; “Hizmet İçi Eğitimde Bilgisayar Destekli Öğretime Yönelik Personel ve Yönetici
Görüşleri”, Kastamonu Eğitim Dergisi, sayı 1, Mart, 2004, s. 20.
UYGUR, Akyay, KOÇ, Hakan; Sekreterlik Teknikleri, Ankara, Detay Kitap ve Yayıncılık, 1. Baskı,
2003.
YILMAZ, Erol; “Üniversite Kütüphanelerinde Toplam Kalite Yönetimi ve Kullanıcı Memnuniyeti”,
Hacettepe Üniversitesi Edebiyat Fakültesi Dergisi, sayı 1, 2004, s. 204.
287
BİLGİ TEKNOLOJİSİNDEKİ GELİŞMELERİN BÜRO ÇALIŞANLARI ÜZERİNE
ETKİLERİ
Öğr. Gör. Emel SELİMOĞLU
(Uludağ Üniversitesi)
Öğr. Gör. Hatice Biçen YILMAZ
(Uludağ Üniversitesi)
ÖZET
Dünyada yaşanan yoğun rekabet nedeniyle işletmeler teknolojik gelişmeleri yakından
takip etmek ve işletmelerine uyarlamak zorundadırlar. Her sektörde rekabetin çok olması
işletmeleri bilgi teknolojileri ile yaratıcılığı ortaya çıkartacak bir kalkınma stratejisi
geliştirmek zorunda bırakmaktadır. Yaratıcı olamayan ve teknolojik gelişmeleri yakından
takip edemeyen işletmeler rekabet ortamında yer alamayacakları için pazar payları düşecektir.
Elde edilen bilginin de yönetimi işletmeler için büyük bir önem arz etmektedir. Çünkü elde
edilen bilgi doğru bir şekilde yönetilemediğinde bilgilerin işletmeye hiçbir yararı olmayabilir.
Çalışanlarda teknolojideki değişime ayak uydurarak, daha yaratıcı alanlara yönelmelidirler.
Bu çalışmada hedeflenen amaçlar kamu ve özel sektör işletmelerinin bilgi
teknolojisindeki gelişmelere verdikleri önem ve çalışanlarını bu gelişmelere nasıl
hazırladıklarının araştırılmasıdır. Bunun yanı sıra yeni personel alımında tercih ettikleri
özellikler içerisinde teknolojik gelişmelere uyum sağlayabilme özelliği hangi derecede önemli
olduğu araştırılacaktır. Teknolojik araç ve gereçlerin kullanımında sistem geliştirilmesinde ve
program oluşturulmasında kamu ve özel sektör büro çalışanlarının yaratıcılıklarını ortaya
koyabilmelerinin desteklenip desteklenmediği tespit edilmeye çalışılacaktır.
Ayrıca bu çalışmaların kurum tarafından motive edilip edilmediği, v.b. soruların
cevapları alan çalışması ile incelenerek değerlendirilmeye çalışılarak, çalışma hayatına yeni
başlayan büro çalışanlarının kendilerini nasıl geliştirmeleri gerektiği konusunda önerilerde
bulunulacaktır.
Anahtar Kelimeler: Bilgi Teknolojileri, Büro Yönetimi, Teknolojik Gelişme
288
ABSTRACT
THE EFFECTS OF EVOLUTION OF INFORMATION TECHNOLOGIES
ON CLERICAL WORKERS
Enterprises should follow up technological developments and adapt themselves because of
intensive competition in the world. Intensive competition in all sectors force the enterprises to
improve development strategy which discover creativeness with information Technologies.
Enterprises which can not be creativeness and can not follow up technological developments,
are not be in competition environment and for thet reason their market share is reduced.
Nonetheless, information management is very important for enterprises. The aim of this study
is, to understand the value of take care of information Technologies in public and private
sector and how employees to these developments. Also, it is searched that the importance of
harmonizing to technological developments when new staff employ. Also it has been
analyzed whether the enterprises have been support this effort. This study give advices to the
new workers how to improve themselves.
GİRİŞ
Günümüzde insanlar ve toplumlar değişime ayak uydurmak zorundadır. Değişime açık
olmayan insanlar ve toplumlar çağın gerisinde kalmaya mahkûmdur. Teknolojinin sınırları
genişlerken ülkeler arasındaki mesafeler kısalmaktadır. Bunun sonucunda da toplumlar
birbirlerinden etkilenerek hızlı bir sosyal ve kültürel değişime uğramaktadır. Özellikle iletişim
teknolojisinde yaşanan hızlı gelişim ve değişim tüm teknolojik yeniliklerin daha hızlı bir
şekilde tanınmasına ve yayılmasına neden olmaktadır.
Sanayileşmenin en belirgin unsuru teknoloji üretebilmektir. Teknoloji üretilebildiği,
bilginin ürün tasarlamada kullanılabildiği durumlarda ticarette rekabet üstünlüğünü, savunma
sistemlerinde de caydırıcılık sağlanabilmektedir. Sanayileşmeyi sağlayamayan toplumlar
rekabet avantajını da kaybetmektedir. Teknolojik gelişmeler ülkelerin ekonomik ve sanayi
yapısını etkilediği gibi, siyasi ve sosyal yapısını da değişikliklere uğratmaktadır.
Sözlük anlamı kısaca; “Bilginin, sanayideki işlemlerde sistematik olarak uygulamaya
alınması" demektir. Teknoloji ülkelerin gelişmişlik düzeyini belirlemekte ve uluslararası
yarışta, büyük bir ticari üstünlük sağlamaktadır. Gelişmiş ülkelerde, ürün rekabeti, sadece
289
hammadde ve ucuz işçiliğe bağlı değil aynı zamanda bilimsel ve teknolojik üstünlük
rekabetine dönüşmüştür. Rekabet avantajlarını ellerinde tutan ülkeler ekonomik yeterliliğe
sahip olduğu içinde politik açıdan da üstünlüğe sahip olurlar.
1.
Teknolojideki Değişimin Etkileri
Yeni
teknolojiler,
ekonominin
etkinliğini
artırmaya,
yeni
iş
olanaklarının
yaratılmasına, teknik ilerlemelerin ve fikirlerin daha kolaylıkla yayılmasına, farklı ülkeler ve
bölgelerde yaşayan insanlar ve kurumlar arasında eş zamanlı iletişimin kurulmasına yardımcı
olacaktır.
Bilimsel ilerlemeleri teşvik
edecek ve insanların seçim alternatiflerini
zenginleştirecektir(Odyakmaz,2000:1) İleri teknolojinin istihdamı azalttığı düşüncesi hakim
olmakla beraber, yeni teknolojiler yeni üretimleri beraberinde getirdiğinden beden ve beyin
gücü istihdamında artışlara neden olabilmektedir. Ayrıca işletmelerin unutmamaları gereken
tek şey teknolojik değişime ayak uydurmaları zorunluluğudur. Aksi takdirde çok kısa süre
içerisinde tercih edilen konumdan uzaklaşacakları için işletmenin gelişimi ve karlılığı
olumsuz etkilenecektir.
Ayrıca teknolojik yeniliklerin sonucunda her çıkan yeni ürünün bir öncekine göre
üstünlüğü bulunduğundan işletmeler satış güçlerini arttırmaktadır. Teknolojik yeniliğe uyum
sağlayan işletmeler satışlarını arttırırken toplum da tüketim toplumuna doğru ilerlemektedir.
Teknolojik değişimin avantajlarını tüketim toplumu olmaktan çok işlerin verimli, aktif ve
zaman tasarrufu sağlanır biçimde yapılmasını başarabilen birey ve işletmeler rakiplerine göre
avantajlı duruma geleceklerdir.
İşletmeler ve kurumlar bilgi teknolojilerinden yararlanarak yenilikçi, girişimci insan
tipinin oluşumuna destek vermek zorundadır. Çünkü üretim ve hizmetin temelini oluşturacak
işgücünün bilgisayar ve iletişim teknolojilerinden yararlanabilecek temel eğitimini almış
olması gerekir. Büro faaliyetlerini sürdürecek bireylerin yeni işe girişlerinde bilgi ve iletişim
güçlerinin yanı sıra bilgisayar ve iletişim teknolojilerini kullanılabilir olması istenen en
önemli özelliktir.
1.1. Bilgi ve İletişim Teknolojilerindeki Gelişmeler
20.yüzyılın yarısından itibaren ise teknolojideki hızlı değişim ve bu değişimin
insanoğlunun hayatına tüm yönleri ile girmesiyle beraber sanayi toplumundan bilgi
toplumuna geçiş başlamıştır. Bilgi toplumuna geçişle birlikte teknolojide yaşanan yenilikler
insanların iş ve ev yaşantılarını kolaylaştırıcı, harcadıkları süreleri kısaltıcı etkiler yaratmıştır.
290
Bilgi toplumuna geçişle birlikte bilginin üretilmesi ve kullanımı, iletişim ağları ile taşınabilir
ve bölünebilir özellik taşıması yaygınlaşmıştır.
Ekonominin temel unsurları olarak değerlendirilen üretim, tüketim, dağıtım ilişkileri
ve ekonomik yapının tümü, bilgi temeli üzerine yeniden yapılanmıştır. Böylece bilgi
ekonomisini diğer ekonomilerden ve sanayi ekonomisinden ayıran temel fark, bilginin üretim
faktörleri içinde birincil önceliğe sahip olması ve bilişim sistemleri yardımıyla bilginin
üretiminde ve kullanımındaki artıştır. (Kevük, 2006;5)
Bilgi teknolojilerindeki gelişmeler en çok bilişim ve iletişim sistemlerinin gelişmesine
ve yaygınlaşmasına neden olmuştur. İletişim o kadar hızlı olmaktadır ki dünyanın bir
ucundaki finans piyasalarındaki değişiklikler anında kilometrelerce uzaktaki ülkelerde etkisini
gösterebilmektedir. Japonya’da faiz oranlarındaki artış veya azalış, 24 saat içerisinde
Türkiye’de döviz kurlarında değişikliğe neden olabilmektedir. Sayfalar dolusu bilgileri çok
kısa sürelerde elektronik olarak bir yerden bir yere aktarmak mümkündür. Dolayısıyla iletişim
teknolojisi bilgilerin bir yerden bir yere geçmişte kullanılan tekniklerden daha hızlı
iletilmesine olanak sağlamakta, bilgisayar teknolojisi ise hesaplama ve bilgi işleme
tekniklerini geliştirerek hızlı bir şekilde gerçekleştirebilecek alt yapı oluşturabilmektedir.
1.2. Bilgi Teknolojisindeki Gelişmelere Kurumların Uyumu
Her geçen gün rekabetin artmasından dolayı hızlı karar verme zorunlu hale
gelmektedir.
Bilgi teknolojileri ile gereksinim duyulan bilgilerin isteyenlere anında
ulaştırılması sağlanmaktadır. Bu da yeni fikirlerin, yeni buluşların daha hızlı oluşmasına ve
yayılmasına neden olmaktadır. Yeni buluşlar ve fikirler üretimi artırarak ekonominin
gelişmesine katkı yaratmaktadır. Dolayısıyla çalışanların kendilerini kanıtlama, yeteneğini
geliştirme ve amaçlarına ulaşabilme aracı olarak bilgi teknolojilerinden yararlanmak
zorundadır. Böylece ulusal ve uluslararası pazarlarda “rekabet edebilirliğin” ön koşulu
sağlanmış olmaktadır. Bilinmektedir ki rekabet şansını yakalayabilen işletmeler ayakta
kalabilmektedir. Ekonomik gelişme ile bilgi teknolojilerinin sunduğu imkânlar arasında sıkı
bir ilişki vardır. Bilgi teknolojilerini geliştirebilen toplumlar ekonomik yönden de
gelişimlerini sağlayabilen toplumlardır.
Bilgi ve iletişim teknolojileri, iletişim hızını artırıp maliyetini düşürerek, daha hızlı ve
ucuz etkileşim sağlayarak, birçok ürünü ve faaliyeti bölgeselleştirip entegre ağlar sayesinde
dağıtımı kolaylaştırarak küreselleşmeyi mümkün kılmıştır(Odyakmaz, 2000:2). Şirketlerin
başarısı,
bilginin
elde
edilmesi,
üretilmesi,
saklanması
ve
etkin
paylaşımıyla
orantılıdır(Nakilioğlu, 2002:4) İletişim ve bilgisayar teknolojilerinin çok yoğun kullanılabilir
291
olması bilgiye ulaşmada kolaylık sağlamaktadır. Ancak önemli olan bu bilgilerin işletmeler
için yerinde ve doğru kullanılarak, rekabet halindeki diğer işletmelere göre farklılık
yaratabilmektir.
İntaranet ve internet sistemleri işletme içi iletişimi kolaylaştırdığı gibi işletme dışı
iletişimi ve etkileşimi yaratarak üretici-tüketici birliğini de sağlamaktadır.
İntranet ile çalışanlar arasında iletişimi kolaylaştırdığı gibi kullanım kolaylığı getirdiği
için zaman tasarrufu da sağlar. İşletme içinde intranet kullanılmadan bilginin üretilmesinde şu
aşamalar mevcuttur. Bunlar; belgelerin elde edilmesi, metinlerin yazılması, biçimsel olarak
düzene koyulması, kopyaların alınarak kontrol edilmesi, çoğaltılması ve dağıtımıdır. İntranet
aracılığı ile bu işlemin yapılmasında ise sadece belge içeriğinin hazırlanması ve belgenin
intranet ortamına aktarılması yeterlidir. İlk kurulum maliyeti çok yüksek olmadığı gibi
işletmenin ihtiyaçları doğrultusunda intranet sisteminde ilaveler ve değişiklikler yapılabilir.
İntranet ile kurum içinde bilgi yönetimi sağlanabilmektedir. Kurum içi bilgilerin çalışanlarla
paylaşılması, çalışanlar üzerinde işbirliği duygusunu arttırmaktadır.
İşletmeler ve kurumlar web sayfaları düzenleyerek kurumlar arası ve bireysel amaçlı
kullanılabilen en yaygın medya ortamını oluştururlar. Güncel bilgilerin, faaliyetlerin, yapılan
çalışmaların web sayfası ile tüm dünyanın erişimine sunulmaktadır. Arama motorları ile
kurum hakkında bilgilere birkaç saniye içerinde ulaşılabilir. Ayrıca kurum ile iletişim web
sayfaları aracılığı ile sağlanabilir. Bu nedenle web sayfasının sık sık güncellenmesi,
hazırlanması bu konuda kendini yetiştirmiş büro çalışanları ile daha rahat olabilmektedir. Bu
konuda bilgi birikimine sahip iş gücü işe alımlarda tercih nedeni olmaktadır. Bilgi
ekonomisinin pek çok yeni iş ve mesleği ortaya çıkararak istihdama katılımı sağladığı
görülmektedir.(Hermans, 2001:18)
1.3. Çalışanların Teknolojiye Uyumu
Mevcut bilgi birikimi işe alımlarda avantaj olsa da ilerleyen zamanlarda teknolojideki
hızlı değişim takip edilemez ise başlangıçtaki avantaj yok olmaktadır. Bu nedenle gerek
kişisel çaba ile gerekse kurumların eğitimlerinin sürekli olması gerekir. İşe girerken istenen
teknolojik bilgi düzeyi ilerleyen zamanlarda hizmet içi eğitimlerle sürekli desteklenmesi
gerekir. Hizmet içi eğitim çalışanlar ve kurum için ayrı bir önem taşımaktadır. Özellikle
kurumsallaşmış işletmeler hizmet içi eğitime gereken önemi vermektedir. Fakat bu konu diğer
işletmeler içinde önemli olduğu halde gereken hassasiyet gösterilmemekte, çalışanların
292
bireysel çabalarına bırakılmaktadır. İnsan kaynaklarını teknolojik gelişmelere uyumlu hale
getirmek için eğitime önem vermeyen işletmeler rekabet ortamından her geçen gün
uzaklaşmaya mahkumdur.
Çalışma hayatına yeni başlayanlar her zaman için uzun yıllardan beri çalışma
hayatının
içinde
olanlara
göre
teknolojik
yeniliklere
daha
kısa
sürede
uyum
gösterebilmektedir ve teknolojik yeniliklere daha bilinçli ve istekli davranabilmektedir.
Çünkü yeteneklerini gösterebilmeleri ve kendilerini ispatlayabilmeleri için teknolojiden
yararlanması gerektiğinin bilincindedirler. Teknolojinin hayatımızın her aşamasında yer
alması gerek özel hayatımızda gerekse iş hayatımızda bizleri tehdit etmektedir. Uzun
yıllardan beri çalışma hayatının içinde olsak bile teknolojik yeniliklere ayak uydurmadan
duyarsız kalmak mümkün değildir.
İnsan gücü ile çalışan ve oldukça zaman alan büro işleri günümüzde yukarıda
belirtildiği bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişimi ile her geçen gün daha hızlı bir şekilde
yapılmaktadır. Büro işlerinde bilgisayarlar en önemli başrolü üstlenmiştir. Büroda çalışanların
her birine bir bilgisayar düşmekte ve tüm işlemler bilgisayarlar aracılığıyla yapılmaktadır.
Yazışmalar, evraklar ve veriler dijital arşivlenmesi durumunda; geçmiş yıllara ait belgelere
ihtiyaç duyulduğunda tozlu raflardan klasörler indirilmeden birkaç saniye içinde ulaşmak,
teknoloji ile mümkün olabilmektedir.
BİLGİ TEKNOLOJİSİNDEKİ GELİŞMELERİN BÜRO ÇALIŞANLARI ÜZERİNE
ETKİLERİNİ SAPTAMAYA YÖNELİK ALAN ARAŞTIRMASI
2.1. Araştırmanın Amacı
Kamu ve özel sektörde bilgi teknolojisindeki gelişmelerin büro çalışanları üzerine
etkilerini araştırmak, teknolojik araç ve gereçlerin kullanımında, sistem geliştirilmesinde ve
program oluşturulmasında büro çalışanlarının yaratıcılıklarını ortaya koyabilmelerinin
desteklenip desteklenmediğini tespit etmektir. İşletmelerin rekabet ortamında yer alabilmeleri
için bilgi teknolojilerini kullanma düzeyini araştırmak gibi soruların cevapları alan çalışması
ile incelenerek bu sorunlara çözüm önerileri sunulacaktır. Çalışma hayatına yeni başlayan
büro çalışanlarının kendilerini nasıl geliştirmeleri gerektiği konusunda önerilerde
bulunulacaktır.
2.2. Yöntem ve Örneklem
Araştırmada anket yöntemi uygulanarak veri toplanmıştır. Uygulanan anket sonucu
elde edilen veriler SPSS istatistik paket programı ile analiz edilmiştir.
293
36 anket sorusu yöneltilerek ilk 6 soruda demografik bilgilere yer verilmiş diğer 30
soru ile teknolojik gelişmelerin kurum ve kurum çalışanları üzerine etkileri araştırılmaya
çalışılmıştır.
Alan çalışması Bursa ili kamu ve özel sektör büro çalışanlarına uygulanmıştır. Yapılan
ankete kamu ve özel sektörde yönetici, büro elemanı, yönetici asistanı ve sekreter konumunda
çalışan 125 kişi katılmıştır. Yüz yüze görüşme ile ve e-posta yolu ile anket formlarına cevap
alınmıştır.
2.3. Araştırma Varsayımları ve Hipotezler
•
Teknoloji kullanımının rakiplere göre avantaj sağlayıp sağlamadığı ,
•
Teknolojiden yararlanarak kamu ve özel sektörde çalışanlarının yaratıcılıklarını ortaya
koyabilmelerinin desteklenip desteklenmediği,
•
Çalışma hayatı süresinin çalışanların yaratıcı çözümler üretebilmelerine etkileri,
•
Teknoloji kullanımının yaş, eğitim, kamu-özel sektör ile bağlantılı olup olamadığına
ulaşılmaya çalışılmıştır.
2.4. Elde Edilen Bilgiler
Katılanların demografik yapılarına göre dağılımı şu şekildedir. Cinsiyete göre 71’i
kadın 54’ü erkektir. Yaşa göre; 19-30 yaş arası 46 kişi, 31-40 yaş arası 48 kişi, 41-50 yaş arası
28 kişi, 51-60 yaş ve üstü 3 kişidir. Kamu sektöründe çalışanlar 69 kişi, özel sektörde
çalışanlar ise 56 kişidir. Eğitim durumuna göre ilköğretim ve lise düzeyinde 38 kişi, ön lisans
22 kişi, lisans ve lisans üzeri 65 kişidir. Ankete katılanlardan 22 kişi bilgisayar eğitimini
okuldan, 25 kişi kurstan, 17 kişi hizmet içi eğitimden, 59 kişi kendi çabaları ile elde etmiştir.
Teknoloji konusunda hizmet içi eğitimin alınıp alınmadığı ile ilgili yöneltilen soruya 23 kişi
hizmet içi eğitim aldığını 62 kişi hizmet içi eğitim almadığını, 36 kişide kısmen eğitim
aldığını belirtmişlerdir. Yaş ve bilgisayar eğitiminin nereden alındığı karşılaştırıldığında 1930 yaş grubunun eğitimini okul ve kurstan aldıklarını, 31-40 yaş grubunda ise hizmet içi
eğitim ile bu konudaki eksikliklerini tamamladıklarını belirtmişlerdir. Görüldüğü gibi büro
elemanlarının teknolojik gelişmelere çalışma hayatına atılmadan sahip olmaları gerektiğini
özümsemeleri kendilerini bu alanda geliştirme zorunluluğunu ortaya çıkarmıştır. Bu nedenle
okul ve kurslarla kendilerini geliştirmişlerdir. Fakat 31-40 ve 41-50 yaş grubu ise kendilerini
geliştirmek için hizmet içi eğitim almak zorunda kalmışlardır.
Teknoloji alanında gelişmelerden yararlanarak büro dışında büro işlerinin takip
edilebilirliği ile ilgili yöneltilen soruyu yanıtlayan 122 kişiden 33 kişi evet, 85 kişi ise hayır, 3
kişi ise zaman zaman internet kafelerden takip ettiklerini belirtmişlerdir. Buradan
294
çıkarabileceğimiz sonuç ise; teknoloji alanında gelişmeler yakından takip edilebilse de
uygulamada büro dışından faaliyetlerin yürütülmesi tam anlamıyla sağlanamamaktadır.
Gerekli teknolojik alt yapının kurulamaması, ekonomik yönden rahatlığın sağlanamaması,
çalışanların her birinin internet bağlantılarının yetersiz olması gibi nedenler sanal ortamda
evrak akışını kısıtlamaktadır. Bunun için sadece çalışma ortamındaki teknoloji donanımı
yeterli değildir. Ayrıca bu tür alt yapının kurulması ile çalışan personelin mekan aramaksızın
her tür evrak akışını yürütebilecek yeterlilikte olanakların olabilmesi gerekir. Bu tür iş
akışının sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için iş hayatında internet kullanımının % 99 hatta
%100’e ulaşması gerekir.
TABLO 1: İNTERNETİ KULLANIM AMACI
Sayı
Oran
21
18,4
83
72,8
Bankacılık Hizmetleri İçin
8
7,0
Bireysel İşlerim İçin
2
1,8
114
100,0
İletişim Sağlamak İçin
Bilgi Sağlamak İçin
Toplam
Büroda internet kullanım amacı için % 72,8’i bilgi sağlamak, % 18,4’ü iletişim
sağlamak amaçlı kullanıldığını belirtmiştir. Görüldüğü gibi internet kullanımında iletişim
sağlamak düşük bir oran olarak kalmaktadır. Zamanın bu kadar değerli olduğu günümüzde
internet ortamında bütün büro faaliyetlerinin yapılması gerekirken işletmelerin ve
çalışanların bu konuda gereken hassasiyeti göstermedikleri ortaya çıkmaktadır.
Mesai saatleri içerisinde internette harcanan zaman ile ilgili yöneltilen soruda % 63,4
oranında 1 saatten az, % 30,4 oranında ise 1-4 saat arası olarak belirtmişlerdir. İnternet
hizmetinden bütün büro çalışanlarının yararlanıp yararlanamayacağı ile ilgili yöneltilen
soruda % 58,8 oranında bütün çalışanların bu hizmetten yararlanabildiği, % 41,2 oranında
ise bütün çalışanların internet hizmetinden yararlanamadığını belirtmişlerdir. İnternetin
farklı amaçlarla kullanıldığı düşüncesi işletmeleri süre ve interneti kullanan personel
sayısında kısıtlama yapmaya zorlamaktadır.
295
TABLO 2: KURUMA GÖRE İNTERNETİN KURUM
ÇALIŞANLARINA AÇIK OLUP OLMADIĞI
Kurum
Kamu
Oran
Özel
Oran
Toplam
Oran
Açik Internet
Evet
Hayir
43
26
48,9%
70,3%
45
11
51,1%
29,7%
88
37
100,0%
100,0%
Toplam
69
55,2%
56
44,8%
125
100,0%
Tablo 2’de de görüldüğü gibi kamu sektöründe % 48,9, özel sektörde % 51,1 oranında
tüm çalışanlara internet kullanımı açık olduğu belirtilmiştir ki bu oran teknoloji ile içi içe
olduğumuz günümüzde düşük bir orandır.
Çalıştığınız kurumun web sayfası olup olmadığı ile ilgili yöneltilen soruda, % 90,8
oranında web sayfasının olduğunu, % 9,2 oranında ise olmadığını belirtmişlerdir.
İşletmelerin % 46,5’u 4 - 7 yıldır web sayfasını oluşturduklarını belirtmişlerdir. Buradan da
görüldüğü gibi işletmelerin tanıtımlarında teknoloji kullanımına verdikleri önem, büro
faaliyetlerinin yürütülmesinde verdiği önemden daha fazladır. Teknoloji kullanımının
rakiplerine göre % 51,4 oranında avantaj sağladığını belirtmişlerdir. Teknolojiden
yararlanarak olağanüstü durumlarda yaratıcı çözümler üretebiliyor musunuz şeklinde
yöneltilen soruda % 45,3 oranında evet, % 32,5 oranında kısmen cevabı alınmıştır.
Yöneticilerin yaratıcılığı % 45,2 oranında desteklediklerini, % 26,9 oranında ise
desteklemediklerini belirtmişlerdir. Büro çalışanlarının yaşa göre yaratıcı çözüm
üretebilmeleri ile ilgili yapılan karşılaştırmada yaratıcılıklarını en yüksek oranda
gösterebilen 19- 30 yaş grubu olup % 50,9 oranındadır.
TABLO 3: KAMU VE ÖZEL SEKTÖR BÜRO ÇALIŞANLARININ
YARATICILIKLARINI ORTAYA KOYABİLMELERİNİN
DESTEKLENİP DESTEKLENMEDİĞİ
kurum
Kamu
Oran
Özel
Oran
Toplam
Oran
Evet
21
44,7%
26
55,3%
47
100,0%
296
Olaganüstü
Hayir
Kismen
17
17
60,7%
58,6%
11
12
39,3%
41,4%
28
29
100,0% 100,0%
Toplam
55
52,9%
49
47,1%
104
100,0%
Kamu ve özel sektör büro çalışanlarının olağanüstü durumlarda yaratıcılıklarını ortaya
koyabilmelerinin desteklenip desteklenmediği ile ilgili kamu ve özel sektör çalışanına
yöneltilen soruya verilen cevaplar incelendiğinde kamu çalışanının % 60,7 oranında, özel
sektör çalışanının ise % 39,3 oranında yaratıcılıklarını ortaya çıkaramadıkları belirlenmiştir.
Dosyalama
faaliyetlerinin
yürütülmesinde
teknolojiden
gerektiği
şekilde
yararlanılamadığı bu alanda yöneltilen soruya verilen yanıtla ortaya çıkmıştır. % 63,5
oranında dosyalama sisteminde bilgisayar programından yararlanmadığını, % 34,6 oranında
ise dosyalamada bilgisayar programı kullandıklarını belirtmişlerdir. Klasik dosyalama
sistemi ile bilgisayar ortamında dosyalama sisteminin birlikte kullanılması % 57,4 oranında
hayır, % 28,7 oranında da evet şeklinde cevaplanmıştır.
Kurumsal e-mail adresinin olduğunu belirtenlerin oranının yüksek olmasına rağmen
şirket dışı mesleki yazışmaların elektronik ortamdan yürütülüp yürütülmediğini araştırmak
amaçlı yöneltilen soruda % 38,8 oranında evet, % 37,1 oranında da hayır cevabı verilmiştir.
TABLO: 4 KURUMA GÖRE ŞİRKET DIŞI YAZIŞMALARIN
İNTERNET ORTAMINDAN YAPILIP YAPILMAMASI
Kurum
Kamu
Oran
Özel
Oran
Toplam
Oran
Sirket Disi Yazisma
Evet
Hayir
Kismen
20
28
15
44,4%
65,1%
53,6%
25
15
13
55,6%
34,9%
46,4%
45
43
28
100,0%
100,0%
100,0%
Toplam
63
54,3%
53
45,7%
116
100,0%
Şirket dışı yazışmaların internet ortamından yapılıp yapılmadığı ile ilgili kamu ve özel
sektöre göre karşılaştırmasında; özel sektörde % 55,6 oranında, kamu sektöründe ise % 44,4
oranında internet ortamında yazışmaların yapıldığını belirtmişlerdir. Görüldüğü gibi şirket
dışı yazışmaların özel sektörde daha ağırlıklı olarak internet ortamında yapıldığı ortaya
çıkmıştır.
Büro yönetiminin en önemli faaliyetlerinden biri olan evrak sürecinin elektronik
ortamda yürütülüp yürütülmemesi ile ilgili yöneltilen soruda % 36,6 oranında evet, % 30,4
oranında ise hayır, % 33 oranında kısmen cevabı alınmıştır. Teknoloji alanındaki gelişimin
yakından
takip
edilmesine
karşılık
teknoloji
gösterilmemektedir.
297
kullanımında
gereken
hassasiyet
TABLO 5: KURUMA GÖRE EVRAK SÜRECİNİN ELEKTRONİK
ORTAMDA TAMAMLANIP TAMAMLANMADIĞININ
KARŞILAŞTIRILMASI
Kurum
Kamu
Oran
Özel
Oran
Toplam
Oran
Evet
19
46,3%
22
53,7%
41
100,0%
Evrak Süreci
Hayir
Kismen
23
18
67,6%
48,6%
11
19
32,4%
51,4%
34
37
100,0%
100,0%
Toplam
60
53,6%
52
46,4%
112
100,0%
Tablo 5’te görüldüğü gibi evrak sürecinin elektronik ortamda tamamlanmaması özel
sektörde % 32,4, kamu sektöründe % 67,6 oranındadır. Özel sektörde teknolojik donanımın
kullanımı kamu sektörüne göre daha yaygındır.
TABLO 6: TEKNOLOJİNİN KULLANILMASI RAKİPLERE GÖRE
AVANTAJ SAĞLAYIP SAĞLAMADIĞININ
BELİRLENMESİ
kurum
Kamu
Oran
Özel
Oran
Toplam
Oran
Evet
26
48,1%
28
51,9%
54
100,0%
Rakip
Hayir
11
52,4%
10
47,6%
21
100,0%
Kismen
19
63,3%
11
36,7%
30
100,0%
Toplam
56
53,3%
49
46,7%
105
100,0%
Teknoloji kullanımının kamu ve özel sektörde rakiplere göre yaklaşık % 50 civarında
avantaj sağladığı belirlenmiştir. Teknolojinin kullanımının artması ile birlikte rakiplere göre
avantaj daha da artacağı kaçınılmazdır.
298
TABLO 7: EĞİTİM DURUMUNA GÖRE ÇALIŞANLARIN
YARATICI ÇÖZÜMLER ÜRETEBİLMELERİNE GÖRE
DAĞILIMI
Yaratici Çözüm
Hayir
Kismen
1
0
0
2,6%
,0%
,0%
10
8
5
26,3%
22,9%
16,7%
1
3
2
2,6%
8,6%
6,7%
9
9
2
23,7%
25,7%
6,7%
17
14
21
44,7%
40,0%
70,0%
0
1
0
,0%
2,9%
,0%
38
35
30
100,0%
100,0%
100,0%
Evet
Egitimdurumu
ilkögretim
Oran
lise
Oran
meslek lisesi
Oran
önlisans
Oran
lisans
Oran
lisansüstü
Oran
Toplam
Oran
Toplam
1
1,0%
23
22,3%
6
5,8%
20
19,4%
52
50,5%
1
1,0%
103
100,0%
Tablo 7’de görüldüğü gibi eğitim düzeyi arttıkça çalışanların yaratıcı çözüm
üretebilmelerinin oranı artmaktadır. Eğitim düzeyi düştükçe bu oran azalmaktadır.
TABLO 8: ÇALIŞMA HAYATI SÜRESİNE GÖRE ÇALIŞANLARIN
YARATICI ÇÖZÜMLER ÜRETEBİLMELERİNE GÖRE
DAĞILIMI
Yaratici Çözüm
Hayir
Kismen
19
1
11
35,8%
3,8%
28,9%
16
4
8
30,2%
15,4%
21,1%
8
9
7
15,1%
34,6%
18,4%
10
12
12
18,9%
46,2%
31,6%
53
26
38
100,0%
100,0%
100,0%
Evet
çalismahayati
1-5
Oran
6-10
Oran
11-15
Oran
16 ve üzeri
Oran
Toplam
Oran
Çalışma
hayatı
süresine
göre
yaratıcı
çözümler
Toplam
31
26,5%
28
23,9%
24
20,5%
34
29,1%
117
100,0%
üretilip
üretilmediği
karşılaştırıldığında; iş hayatına yeni başlayanların daha yaratıcı çözümler üretebildikleri,
çalışma süresi uzadıkça çözüm üretebilme oranlarının azaldığı görülmektedir.
299
Özel sektör ve kamu sektörü arasında teknoloji yatırımları arasındaki farklılık kurum
çalışanlarına yansımaktadır. Özel sektör çalışanının seçiminde teknoloji bilgi birikimine
önem verirken kamu sektöründe ise hizmet içi eğitimlerle bu tür eksiklikler giderilmeye
çalışılmaktadır. Teknolojiden yararlanarak yaratıcı çözümler üretilmesine özellikle özel
sektörde kamu sektörüne nazaran daha fazla desteklendiği sonucuna ulaşılsa da yine de her
iki sektörde de yaratıcı çözümler desteklenmektedir. Özel sektör çalışanlarını belirlemede
teknolojiyi kullanabilen ve teknolojiyi takip edebilen büro çalışanlarına öncelik tanırken
kamu sektöründe hizmet içi eğitimlerle çalışanlarını yetiştirmeyi tercih etmektedir. Özel
sektörde çalışmaya istekli olan büro çalışanları bireysel özelliklerine dikkat ederek bu
alanda eğitimlerini daha titizlikle yapmaları ve yeteneklerini gözden geçirmeleri
gerekmektedir.
Çalışma hayatı süreleri uzadıkça yaratıcı çözüm üretme oranları azalmakta, çalışma
hayatının ilk yıllarında bu oran daha yüksek çıkmaktadır. Bu nedenle çalışma hayatının ilk
yılları daha idealist daha verimli ve istekli geçerken yıllar ilerledikçe bu istek azalmaktadır.
Kamu ve özel sektörde iletişim ve kurum tanıtımının teknolojiyi kullanarak
gerçekleştirilmesi yüksek oranlarda olmasına rağmen teknolojiden yararlanarak büro
faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde bu oran daha düşüktür. Rekabet ortamında kurum içi
iletişimin sağlanmasında teknoloji kullanılması kaçınılmazdır. Fakat yapılan araştırmada
görüldüğü gibi bu tür iletişim % 58,3 oranında sağlanabilmektedir ki bu da günümüzde çok
düşük bir orandır. Zamandan tasarruf sağlamak ve maliyetleri düşürmek amacıyla iletişim
sektöründeki gelişmeler daha yakından takip edilmesi gerekmektedir. Şu bir gerçektir ki
teknoloji artık gerek bireysel gerekse iş hayatının olmazsa olmazları arasında olduğu kabul
edilmiştir. Fakat gerekli eğitimin alınması ve alınan eğitimin uygulamaya yansıtılmasında
bir takım sorunlar hissedilmektedir. Çalışanların özellikle belirli yaş düzeyinin üzerinde
olanların geleneksel iş akışından ayrılmaları kolay olmamakta uyum sağlaması zaman
almaktadır.
Bilgi teknolojilerinin etkin kullanımının en önemli faktörü insan kaynağıdır. İnsan
gücünün geliştirilmesinde teknoloji gelişimine paralel olarak eğitim verilmesi, eğitim alanında
teknolojik yatırımlarının arttırılması gerekmektedir.
Hizmet içi eğitimlerin bu konuda eğitimli uzman kadroların önerileri doğrultusunda
işletmenin maksimum fayda sağlayabileceği doğrultuda olması gerekir. Hizmet içi
eğitimlerinin sunulmasında eğitim hizmeti alan personelin yetenekleri gözden geçirilmesi
önemlidir. Bilgi teknolojilerindeki gelişimin hızına ulaşmak mümkün olmamaktadır. Bu
300
nedenle kurum çalışanlarının kendilerini sürekli eğitmek ve geliştirmek gibi zor görevleri
vardır. Çünkü artık büro çalışanları zamanlarını ve enerjilerini klasik büro işleri yerine daha
yaratıcı çözümler üretmek için harcamaları gerekmektedir. Gelecekte kariyerlerini
yükseltebilmek için büro çalışanları operasyonel işlerden çok zamanlarını, sistem geliştirme,
yeni projeler üretme, planlama, eğitim, pazarlama teknikleri gibi konulara harcamak
zorundadırlar. Teknolojideki değişimi bu yönde kullanan bireyler istedikleri kariyere,
işletmeler ise istedikleri rekabet düzeyine en kısa zamanda ulaşacaklardır. Bu nedenle
teknolojiyi çok iyi kullanabilmeleri gerekmektedir.
Teknoloji konusunda her geçen gün sayısız kolaylıklar çıkmaktadır. Bizim hayatımızı
kolaylaştıracak, bize hem emek hem de zamandan tasarruf sağlayacak gerek yazılım alanında
gerekse donanımda teknolojinin hızına ulaşmak mümkün değildir. Teknolojinin bütün büro
çalışanlarını etkisi altına alan diğer bir konuda ilgi duysak ya da duymasak gelişmeleri
yakından takip etmek ve çalıştığımız kurumun faaliyet alanına uygulamak zorundadır.
Rekabet ortamında istediğimiz düzeyde kalabilmesi ve seviyesini artırabilmesi çalışanların
bilgi teknolojilerindeki gelişmelere karşı ilgili olmaları ve uygulayabilmeleri ile mümkündür.
O halde büro çalışanlarına önerebileceğimiz sürekli takip ve sürekli öğrenmedir.
Kaynakça:
• HERMANS, S.(2001). Avrupa Birliğinin Sosyal Politikası ve Türkiye’nin Uyumu,
(Çeviren: H. Cansevdi), İstanbul: İktisadi Kalkınma Vakfı Yayınları.
• KEVÜK,
Süleyman.(2006)
http://bilgiekonomisi.googlepages.com/bilgiekonomisi.pdf
Bilgi
Ekonomisi
• NAKİLOĞLU, İsmail Hakkı.(2002). İntranetlerin Çağdaş Bilişim Teknolojileri İçindeki
Yeri Ve Kurumsal Yapı Üzerindeki Etkileri, http://inet-tr.org.tr/inetconf8/bildiri/114.doc.
• ODYAKMAZ, Nemci.(2000). Bilgi Teknolojileri, Küreselleşme
http://www.foreigntrade.gov.tr/ead/DTDERGI/tem2000/bilgi.htm.
301
ve
Kalkınma,
BÜRO ELEMANLARINDA DUYGUSAL ZEKANIN ÖNEMİ
Öğr.Gör. Tümay CİĞERDELEN
(Kocaeli Üniversitesi)
ÖZET
Kurumların başarısında insan faktörünün önemi artık kanıtlanmış durumda. Fakat
teknik olarak gerekli donanıma sahip insan kaynağı da bu gün yeterli görülmemekte.
Çalışanlardan daha farklı özelliklere sahip olmaları beklenmektedir. Bu Özelliklerden biri de
duygusal zekadır. Duygusal zeka kavramı işletmeler için bu gün önemsenen bir bir kavram
olmuştur. Gelecekte ise daha fazla önemsenecektir. Duygusal zeka yeni bir kavram
olmamakla birlikte işletmeler açısından daha yeni yeni önemsenmeye başlamıştır.
Büro
elemanları açısından duygusal zeka kavramına baktığımızda ise, kurumun başarısı için büro
elemanlarında mutlaka olması gereken bir özellik olarak karşımıza çıkmaktadır.
Çalışmada, duygusal zeka kavramı, özellikleri, kazanımları, büro elemanları için
önemi, gerekliliği ve katkısı, duygusal zekanın işletmelerin başarısına katkısı ele alınacaktır.
Anahtar kelimeler: Duygusal Zeka, Büro Elemanları, Kurum ve Kuruluşlar, Yönetim.
302
İŞ YAŞAMINDA BİREYSEL PERFORMANSI ARTTIRMADA DUYGUSAL
ZEKANIN ÖNEMİ
Yrd.Doç.Dr. Ahmet YATKIN
(Fırat Üniversitesi)
THE IMPORTANCE OF EMOTIONAL INTELLIGENCE FOR
DEVELOPMANT OF INDIVIDUAL PERFORMANCE AT
OCCUPATION LIFE
Özet
Duygusal zeka; duyguların farkında olma, duygularla başa çıkabilme, kendini motive
etme, empati kurabilme ve ilişkileri yönetebilme yeteneklerini kapsamaktadır. Duygusal zeka
kavramı, yöneticilerin gerek örgüt içerisinde gerekse müşteri beklentilerini karşılayabilmede
performans kriteri olarak ele alınmaktadır. Kişilerin işteki performanslarını ve başarılarını
etkileyen en önemli faktörün onların genel zeka seviyesi olduğu uzun yıllardır
savunulmaktadır. Ancak, genel zekanın yanında, başarı ve performansı etkileyen başka
faktörlerin de olduğu kanıtlanmıştır. Bu faktörlerin başında “duygusal zeka” kavramı
gelmektedir. Bu çalışmanın amacı, öncelikle duygusal zeka kavramını incelemektir. Daha
sonra, zeka ile çok yakından ilişkisi olan performans kavramları açıklanarak, kavramların
birbirleri ile ilişkileri tartışılmaktadır.
Anahtar Sözcükler : Yönetici Asistanı, Örgütsel Basari, Performans, Duygusal
zeka,
Duygusal Yetenek
Abstract
Emotional intelligence consists of theabilities like knowing own emotions, managing
emotions, motivating oneself, being empathic and handling relationships. The concept of
emotional intelligence is used as a performance criteria both in evaluating organisational
performance and in meeting customer expectations. The level of general intelligence has long
been stated as the most important factor affecting one’s success and performance on the job.
However, there are other factors affecting success and performance on the job. Among these
factors, social intelligence comes first. The first aim of this study is to explore the “Emotional
intelligence” concept. In addition, factors related to Emotional intelligence such as empathy,
social behavior, and performance will be comprehensively explained in this study.
Keywords: Assistant of administrator, Organizational Success, Performance, Emotional
intelligence, emotional ability.
Yrd. Doç. Dr, Fırat Üniversitesi İletişim Fakültesi, Elazığ
Giriş
Geleneksel olarak sekreterlik; yazı yazan kişi olarak vasıflandırılmakta, modern
anlamda ise, yönetim kadrosunun zorunlu bir fonksiyonel parçası olarak kabul edilmektedir.
21. yüzyılda sekreter, "ofis becerileri konusunda uzmanlık sahibi, doğrudan denetleme yetkisi
olmadan sorumluluk alabilecek, inisiyatif kullanan, yargıya varan ve kendisine tanınmış yetki
sınırları içinde karar verebilen kişi" olarak anlaşılmaktadır. Bu ifadelerden de anlaşılacağı
üzere sekreter, geleneksel sekreterlik görevinin gereğini değil; aynı zamanda bulunduğu
örgütün amacını kavrayan ve bu örgüte kendi katkısının da bulunduğunu bilen, liderlik ve
beşeri münasebetlere sahip; başarılı bir iletişimi sağlarken, amirinin-patronun diğer
303
işletmelerle ve kurum içindeki faaliyetlerini düzenleyen, kontrol eden; büro yönetimi ve genel
yönetim konusunda bilgi ve becerilerle donatılmış kişidir.
İş yaşamında bireyin gösterdiği performansı etkilemede duygusal zekanın; akademik
zeka ve uzmanlığa göre daha önemli ve belirleyici bir değişken olduğunu ortaya koyan
araştırma bulguları, konuya gösterilen ilgiyi arttırmıştır. Son beş yılda duygusal zeka alanında
yapılan çalışmalar; duygusal zekayı ölçme yöntemlerini belirleme, bir insanın etkili
olabilmesi için duygusal zeka yeteneklerinin önemi, bu yeteneklerin değişik alanlar ve
durumlarda uygulanması ve uyarlanması konularını kapsamaktadır. Kuşkusuz en yoğun
çalışmalar iş yaşamında etkili liderlik ve verimi artırma açısından yönetim ve
organizasyonlarda duygusal zekanın geliştirilmesi ile ilgili olarak yapılanlardır.
Bütün bu araştırma sonuçları duygusal zekanın, iş yaşamında ne denli önemli olduğu
ve performansı ne denli etkileyeceğini ortaya koyunca, şirketler; gerek yöneticilerinin,
gerekse tüm çalışanlarının bu konuda eğitilmesi için “duygusal zeka danışmanları”na
yönelmiştir. Çünkü bilim adamları IQ (Intelligence Quotient)’ yu her zaman ve her yaşta
geliştirilip ilerletilebilen, öğrenilebilir bir zeka kapasitesi olarak kabul ederler.
Bu anlamda büro yöneticilerimizin kendi beden dilini kontrol edebilme, başkalarının
beden diline duyarlı olma, empati gösterme, uzlaşmaya dayalı sinerjik ilişkiler kurma,
insanlarla olumlu ilişkiler içinde olma, başkalarını hesaba katma, yüksek duygusal enerji,
iyimserlik, çalışmaya adanmış olma, değişime istek duyma, kendini yönlendirebilme, olumsuz
duygularla başa çıkma, stresle başa çıkma ve kararlı olabilmeleri mesleki performansları için
vazgeçilmez niteliklerdir.
Duyguların, insanların üst düzeydeki yasama ilişkin deneyimlerinde oynamış olduğu
yapıcı rol gittikçe artan bir ilgi konusu olmaktadır. Duyguların sadece zekaya değil, aynı
zamanda yaşamdan doyum sağlamaya katkısını ifade eden inanış, duygusal zeka konusunda
yapılan çeşitli araştırma sonuçları ile desteklenmektedir. Buna göre, bireyin kendine ve
başkalarına ait duyguları doğru şekilde algılayıp, değerlemesi ve ifade etmesi; bu duygular
arasında ayrım yapıp, elde ettiği bilgileri düşünce süreçlerinde ve davranışlarında kullanması
ile ilgili olan üstün yetenekleri tanımlayan duygusal zeka, bireyin sadece özel yaşamında
değil, iş yaşamındaki başarısını da belirlemede geleneksel olarak IQ (Intelligence Quotient)
ile ölçülen zeka kadar önemlidir.
Bu çalışmada amacımız, genel zekanın yanında başarı ve performansı etkileyen başka
faktörlerin de olduğunu ortaya koymak, duygusal zekanın iş performansında katkısını
vurgulamaktır.
Yönetici Asistanlığı
İş dünyasındaki hızlı değişim, çağdaş organizasyon yapılarını değiştirdiği gibi, iş
yapma yöntemlerini de değiştirmiştir. Bugün sanal organizasyonlar ile birlikte sanal ofisler,
home ofislerle birlikte iş yapma yöntemleri de gelişmektedir. Bu süreç, doğal olarak büro ve
sekreterlik islerinin yönetsel yapısında köklü değişimlere neden olmaktadır. Ancak bir şeyin
önemi hiç azalmayacak, hatta artacak, o da mesleğini profesyonelce sürdüren, yöneticinin
verimli ve etkenliğinin temel dinamiği olan sekreterlik mesleği (Tengilimoğlu, 2006: 13)
Sekreter bürolardaki islerin düzgün bir şekilde yapılmasını sağlayan, yöneticinin rahat
çalışması için telefon konuşmaları, randevu tespitleri, ziyaretçi kabulü, yazışma gibi binlerce
teferruatla bizzat meşgul olan sempatik, anlayışlı, çalışkan kişidir. Zaman içerisinde sekreterin
görevlerinin artması sekreterliğin tanımını da daha kapsamlı hale dönüştürmüştür.
Milli Sekreterler Derneği Sekreteri: iş yaşamının gün geçtikçe karmaşıklaşan
yönetiminde, yöneticinin en yakın ortağı seklinde ortaya çıkan, iletişim gücü, aktivite
kazanma ve çalışma süresinin tamamını daha etkin olarak kullanabilme olanağını kazandıran,
çalışma ortamında önemli bir büro görevlisi olarak tanımlanmıştır (Altınöz, 1999:18).
Sekreterlik tanımı bir meslek değil; her düzeyde ve özellikteki büro işlerini yapan
elemanları kapsayacak bir unvan olarak kabul edilmektedir (Ungan, 2000:18). Günümüzde
304
sekreterlik mesleği giderek gelişmekte ve özellikle büyük isletmelerde sekreter, yönetim
kadrosunun bir parçası olarak çalışmaktadır. Ekonominin gelişerek büyük isletmelerin ön
plana çıkmasıyla rekabetin hız unsuru daha da önem kazanmıştır. Bu ortamda örgüt
yöneticilerinin örgüt içindeki ağırlıkları ve önemleri daha da artmaktadır. Yöneticinin
tamamen kendi işleriyle ilgilenmesi, kalan ek işlerin onun zamanını almaması ve ofis
düzeninin sağlaması için sekretere büyük görevler düşmektedir. İster hizmet sektöründe, ister
üretim sektöründe olsun her zaman sekretere ihtiyaç duyulmaktadır. Yönetici örgütteki isleri
planlar ve örgüt amaçlarına uygun bir şekilde yönetir. Ancak yöneticinin bu yoğun yönetim
görevi içinden tek basına çıkması mümkün değildir. İşte bu durumda sekreter yöneticiyi
destekleme görevini yerine getirerek; yöneticinin başarıya ulaşmasında önemli görevler
üstlenir. Örgütlerde müdür, genel müdür ve yardımcısı, başkan, başkan yardımcısı gibi üst
düzey yöneticilerle çalışan sekreterlere yönetici asistanı denir. Yönetici asistanı yöneticinin
yardımcısıdır.
Sekreter artık yöneticinin sağ kolu olmaktan çıkmış; neredeyse iş ortağı durumuna
gelmiştir (Aksoy, 1997:79). Günümüzde yönetici sekreterlerinin de artık yönetici
asistanlarından pek farkı olmadığı ve hatta bu iki kavramın birbirinin yerine kullanıldığını
söyleyebiliriz. Yönetici asistanı; bir işyerinde büro hizmetlerini, yönetim fonksiyonlarına göre
uyarlayan, yöneticisinin çalışmalarını etkili bir şekilde destekleyen ve yönetimde verimliliğe
katkı sağlayan büro elemanıdır (Göral, 1997:11). Yönetici asistanı, doğrudan emir almadan
sorumluluk yeteneğine sahip, büro yeterliliğinde üstünlüğü olan, alınan karar ve
sorumlulukları uyguladığı gibi, kendisine verilen sınırlar içinde kararlar verebilen yönetici
yardımcısıdır (Güler, 1994:61). Tanımlarda görülebileceği üzere yönetici asistanı günlük is
akışı içinde karar verebilen, insiyatif kullanabilen ve sorumluluk alabilen, bir büro elemanıdır.
Yönetici asistanı büro hizmetlerini yönetim fonksiyonlarına göre uyarlar ve temsil yeteneğine
sahiptir.
Şekil: 1. Sekreterlik Mesleğinin Tarihi Seyri
Çalışma Alanı
1980’ler
1990’lar
2000+
İş Yeri
Kişiye Özel
Verimlilik
Esaslı
İşbirliği Esaslı
İş Yapısı
Hiyerarşik
Proje Ekipleri
Sanal Ekipler
Teknoloji
Daktilo
Bilgisayar
Bilgisayar Ağı
Genel Beceriler
Dar Kapsamlı
Uzmanlaşmış
Mali Bilgiler ve Yabancı Dil
Destekli
Teknik
Olmayan
Beceriler
Yargılama
Organizasyon
İletişim
Tartışma
Zaman
Yönetimi
Bilgisayar
Proje Yönetme
Uyarlayabilme
Yapıcılık
Kariyer
Kurumca
Yönetilen
İşbirliği İle
Oluşturulan
Kendi Kendini Yöneten
ÖlçmeDeğerlendirme
Yapılan İşin Türü Üretilen İş
Çalışma Yönetimi
Verimlilik
Performans
Çalışanın
Tanımı
Yöneticiye
Bağımlı
Kendine Güvenen
Teknoloji
Kullanan
( Ungan, 2003 : 9)
1890’larda stenograflar…1920’lerde savaş nedeni ile shorthand typist (stenografi
daktilo) rolünün ön plana geçişi…1950’lerde sekreterlik eğitimi kolejlerinin
305
kuruluşu…1960’larda kadın hareketleri…1980’lerde teknolojik gelişme sonucu
wordprocessing (kelime işlemci) programları, yöneticilerin kendi yazılarını kendilerinin
yazması…1990’larda sekreterliğin, yönetici asistanlığı pozisyonu ile yer değiştirmesi…
2000’lerde yönetici asistanının, ekip oyuncusu-yönetim desteği rolünü alması… çok uluslu
şirketlerde mesleki uzmanlaşmaya, kariyer planlamasına, yatay organizasyona, ekip
çalışmasına, ofis otomasyonuna geçildi ( Ungan, 2003 :9). Yönetici asistanı; kendi beden
dilini kontrol edebilen, başkalarının beden diline duyarlı olabilen, empati gösterebilen,
uzlaşmaya dayalı sinerjik ilişki kurabilen, İnsanlarla olumlu ilişkiler içinde olabilen, enerjik,
iyimser, çalışmaya adanmış olabilen, değişime istek duyup, kendini yönlendirebilen, olumsuz
duygularla, stresle başa çıkabilen kişidir.
Yöneticilerin Asistanından Beklentileri, Teknoloji becerisine sahip olma. Bu,
Internet, Intranetler, e-posta ve online hizmetlerin yanında geniş bir çeşitlilikteki pc
yazılımlarını içerir. Özerk hareket etme. Bu, patronlarla daha az doğrudan yüz yüze çalışma
ve müşteriler ile dahili bölümlerle daha fazla birlikte olma anlamını taşır. Bağımsız karar
verebilir ve programınızı ayarlayabilir duruma gelir. Geleneksel sekreter anlayışının ötesinde
daha geniş beceriler sunma. Muhasebe, görüşme yapma, işe alma ve eğitim verme ile iş
yapılan harici şirketlerle ortak faaliyetleri koordine etme gibi alanlarda beceri sergileyerek
çalıştığı yere daha büyük değer katar. Kişiler arası beceriler sergilemeli. Bunlar, etkin
dinleme, iyi yazma, sağlam görüşme yapma ve sözlü iletişim becerileri olarak belirtilebilir.
Zeka, Akıl: Akıl aslında bir kabiliyettir, zeka da öyle. İkisi arasındaki en önemli
fark, bir başkasından akıl alabilirsiniz ama zekayı asla. O, her insanın kendisine mahsustur.
Bir hastalık söz konusu olmadığı sürece şüphesiz herkesin aklı vardır. Akıllı olmak, kendi
davranışlarını bilmek, kontrol edebilmek, doğru ve yanlışlarını değerlendirebilmek
yeteneğidir. Akıl, insanı hayvandan ayırt eden en önemli faktördür. Hayvanlar yalan
söyleyemez ama insanlar sık sık bu yola başvurur. İşte insandaki yalanla gerçeği, doğru ile
yanlışı ayırabilme, bir konuda fikir yürütebilme, görüş belirtebilme yeteneği akıl olarak ifade
edilir.
'Ah şimdiki aklım olsaydı' lafını çok işitmişizdir. Demek ki, akıl insan olgunlaştıkça
da değişiyor ve insanın kendisi de bunun farkına varıyor. Bir insan değişik fikirlerle diğerinin
aklını karıştırabilir. Hayret verici, şaşırtıcı şeyler insanın aklını durdurabilir. Bir şeyin
içeriğini anlamamak 'akıl erdirememek' olarak nitelendirilirken başkalarının çözemediği bir
sorunu çözen kişiye 'bir tek o akıl etti' denilir. Birine bir yol göstermek ona 'akıl vermek 'tir.
Bir şeyi hatırlamak, unutmamak 'akılda tutmak' tır. 'Akılsız' tanımı ise doğru ve isabetli
düşünemeyen anlamında kullanılır. Zeka ise; bir olayı önce anlama, ilişkileri kavrama,
yargılama ve açıklayarak çözme yeteneğidir. Genel olarak zekanın 12 yaşına kadar hızla
geliştiği sonra gelişme hızının yavaşlayarak 20 yaşına kadar sürdüğü, orta yaşlarda ise zeka
seviyesinin
sabit
kaldığı
kabul
edilir.
Zeka hayvanlarda da vardır. Hayvanlarda zeka bir nevi içgüdüsel olaydır. Hayvan
zekası insana göre gelişmemiştir ama her iki zeka türü de sinir sistemi ile ilgilidir. İnsanı
ayıran, evriminde oluşmuş konuşabilirlik özelliği, dik durabilmesi, el yapısı nedeniyle aletleri
kullanabilmesi ve gelişmiş beyin ve sinir sistemine sahip olabilmesidir. Zeka, bir insanın her
türlü olay karşısında aynı yeteneği gösterebileceği anlamına gelmez. Bir müzik bestecisi
kendi duygusal yapısının içersinde en karışık eserleri aklıyla değil zekası sayesinde oluşturur.
Biz bu kişilere 'müzik dehası' diyoruz. Ancak bu müzik dehaları en basit bir matematik
problemini bile belki de çözemeyebilirler.
Sonuç olarak zeka, ruhsal olaylara, algı ve hafıza yeteneğine, tutkulara, eğilimlere,
iradeye ve bilgi edinme isteğine göre farklılıklar gösterebiliyor. Akıl somut olarak ölçülemez
ama zeka pek sağlıklı olmasa da IQ denilen bir testle ölçülmeye çalışılıyor.
306
Duygusal Zeka
Zeka kavramını sadece bilişsel yeteneklere dayandıran bilim adamları,
araştırmalarından elde ettikleri sonuçları değerlendirerek, zeka tanımına bireyin çevreye
uyumu ve çevresindeki kişilerle ilişkisi boyutlarını da dahil etmişlerdir. İnsan zekasının
kapsam ve işleyişi, mantık ve diğer bilisel süreçlerle birlikte duygusal süreçleri de içerir
(Öner, 1996:191).
Duygusal zeka sadece tek bir özellik veya yeteneği ifade etmez, bireyin kendinin ve
başkalarının duygularını değerlendirmeye ve ifade etmeye katkıda bulunan, kendilerinin ve
başkalarının duygularını kontrol etmeye yardımcı olan ve bireyin kendi yaşamında
motivasyon ve basariyi sağlayıcı duyguları kullanmayı sağlayan çok sayıdaki yeteneklerin bir
kombinasyonudur.
Dünyanın bir çok ülkesinde geçerliliği ve güvenilirliği test edilmiş olan duygusal zeka
anketinin düzenleyicisi Haifan Üniversitesinden Dr. Reuvon Baron, duygusal zekayı “bireyin
çevresinden gelen baskı ve taleplerle başarılı şekilde baş edebilmesinde bireye yardımcı
olacak, kişisel, duygusal ve sosyal yeterlilik ve beceriler dizini” (Baron, 1997 :3) seklinde
tanımlamaktadır.
Günümüz insanı bireysel ve toplumsal bilinç arasında birleşme ve bütünleşme
yapabilen insan olarak kabul edilmiş ve bu birleşme ve bütünleşme için yaratıcı düşüncenin
gerekli olduğu vurgulanmıştır. Bu durum bireyin bir yandan toplum içindeki görev ve
sorumluluklarını sürdürürken, diğer yandan da kendini aşma, geliştirme, kişiliğinin tüm
beceri, yeti ve yeteneklerini kullanabilmesini sağlar (Köknel 1998:82). Bu yaklaşım duyguları
ön plana çıkararak, duyguların farkında olunması, ifade edilmesi ve başkalarının duygularının
farkında olunmasını, bireysel başarıda olduğu gibi yönetsel başarıda da etkili bir araç
durumuna getirmiştir.
Dökmen (2000) duyguların genel işlevini, bireyin doğaya ve topluma uyum sağlamak
olduğunu ifade etmiştir. Goleman (1998) ise duyguları, bireyin öğrenme potansiyelini
harekete geçirerek öğrenmesini sağlayan, soru sormasını sağlayarak bilinmeyeni aramaya
iten, kapasitesini geliştiren ve öğrenileni pratiğe geçirerek tavır almasını sağlayan özellikler
olarak tanımlamaktadır. Cooper ve Sawaf’a (1999) göre ise duygular, bireyin içinde yükselen
değerleri harekete geçiren ve davranışları şekillendiren enerji akımları olup, dışa doğru
yayılarak başkalarını etkilemektedir. Psikoanalizci Erik Erikson duygusal zekayı, kişiliğin
çeşitli yönlerini başarılı bir şekilde bütünleştirme yeteneği olarak tanımlayarak benlik
bütünlüğü olarak adlandırmaktadır (James 1997:221).
Yukarıda yapılan tanımların ışığında duygusal zeka; bireyin yaşamındaki basarisinin
belirleyicisi olarak, öncelikle kendine ait duygularını fark edip tanıması, onları uygun şekilde
kontrol edebilmesi ve yaşamındaki hedefleri için öz motivasyonunu gerçekleştirebilmesi ile
ilişkili bireysel yetenek ve becerilerle, karsısındaki kişilerin duygularını fark edip, kendini
onların yerine koyabilmek ve çevresindeki kişilerle iyi ilişkiler içinde etkileşim kurabilmekle
ilişkili sosyal yetenek ve becerilerin bileşimidir.
Harvard Üniversitesi’nden Daniel Goleman, yaptığı araştırmalarla duygusal zeka
yeteneklerini iş yaşamındaki faktörlerle eşleştirmiş ve konuyu örgüt yaşamına taşımış, çarpıcı
sonuçlar elde etmiştir. Goleman, duygusal zekayı beş ana başlıkta toplamıştır (Cherniss,
2000: 25).
a) benlik bilinci; bireyi saran duygularının farkında olması,
b) duyguların kontrolü; duygu yüklü olaylara gösterilen tepkinin kontrol
edilmesi böylece, verilen tepkilerin duruma uyum sağlaması,
c) kendi kendini motive etmek; amaçlanan hedeflere ulaşmak için
duyguların yönlendirilmesi,
d) empati; başkalarının duygularının farkında olmak,
307
e) ilişkiyi yürütmek; diğerlerinin duygularını yönetmek.
Cooper ve Sawaf, bireyin işinde ve yaşamında duygusal zekası üzerinde yoğunlaşması
ve onu geliştirmeye başlaması için bir başlangıç çalışma planı öneriyor: Bu plan, duygusal
zekayı psikolojik çözümleme ve felsefe alanından çıkaran ve doğrudan bilime, keşfe ve
uygulamaya sokan Dört Köşe Taşlı Model'dir.
Duygusal zekanın köşe taşları: Öğrenmek, duygusal dürüstlük, duygusal enerji,
duygusal geribildirim, pratik sezgi,
İkinci Köşe Taşı; Duygusal zindelik, öz varlık, güven çemberi, yapıcı hoşnutsuzluk:
esneklik ve yenilenme:
Üçüncü köşe taşı; Duygusal derinlik, özgün potansiyel ve amaç adanmışlık:
dürüstlüğü yaşamak, yetki olmadan etki.
Dördüncü köşe taşı; Duygusal simya, sezgisel akış, düşünsel zaman değişimi, fırsatı
sezinlemek, geleceği yaratmak (Ural, 2001:210).
Duygusal Zekanın Üç Boyutu
Araştırmacılar duygusal zekayı; duyguların farkında olunması, ifade edilmesi ve
başkalarının duygularının farkında olunması olarak üç duygusal yetkinlik alanı ile ifade
etmektedir.
Duyguların farkında olunması, bireyin kendini doğru bir şekilde değerlendirerek,
kendi iç dünyasını, kaynaklarını, sezgilerini, tercihlerini, potansiyelini, güçlü yönlerini ve
sınırlarını bilmesine imkan sağlayarak özgüvenini geliştiren bir sonuç yaratmaktadır
(Goleman 2000: 21).
Özdeğerinden ve yeteneklerinden emin olmayı gerektiren özgüven, bireyin kendini
gerçekleştirmesinde önemli bir yer tutmaktadır. İnsanlar, doğru davranacakları konusunda
kendilerine güven duymadıkça harekete geçememektedir (Blonchek 2000: 24). İnsanların
bazı konularda yeterli veya yetersiz olduklarını düşünerek genellikle yanıldıklarını, buna
rağmen performanslarını güçlü yanlarıyla sergilemelerini de önemli bir sonuç olduğunu ve hiç
kimsenin de yapamayacağı bir yana, zayıflıklarına dayanarak performans gösteremeyeceğini
belirtmektedir.
Başkaları üzerinde etkili olmak, ikna konusunda etkili taktikler kullanmaya bağlıdır.
Başkalarıyla olan ilişkileri yönetmede bireyin grup halinde çalışma becerisi, başkaları ile
çalışma konusundaki rahatlığı, sağlıklı ilişkiler kurabilme ve geliştirebilme yeteneğine bağlı
olarak kendini gösterir. İşbirliği ve
iş paylaşımı ortak amaçlar için başkaları ile birlikte çalışmayı gerektirir. Grubun yetenekleri,
kolektif amaçlara ulaşma çabaları sırasında grup sinerjisi yaratılmasında açığa çıkar (
Goleman 2000: 21).
Günlük yaşamdaki kişisel iletişimlerde algısal, bilişsel ya da duygusal açıdan ben
merkezci davranış, çevredeki insanlarla sıcak ilişkiler kurulmasını engellediği gibi bir takım
iletişim çatışmalarına da yol açmaktadır (Dökmen 1998: 145). Duygularını yönetme, bireyin
kendini kontrol ederek zarar verici duygularını ve güdülerini denetim altında tutabilmesidir.
Başkalarının güvenini kazanmak, sürdürmek ve performansının sorumluluğunu üstlenmek
olarak tanımlanan dürüstlük standartlarını korumayı gerektirir.
Mantıksal olarak doğru akıl yürütme, önceki boyutlardaki girdilerin bir araya
getirilerek hangi alternatiflerin en çok değeri yaratacağını belirlemeyi gerektirir. Yaşam,
sezgilere güvenilmeyecek kadar karmaşık olduğundan genellikle biçimsel modellere gerek
duyulmaktadır (Matheson ve Matheson 1999: 39). Genel olarak içlerinden ne yapmaları
gerektiğini bilen insanlar, bunun yaşam kalitesini yükselteceğini de bilmektedirler. Yapılması
gereken, bunu yaşama taşıyabilecek yeterliliği geliştirerek buna göre yaşamak ve karar anında
kişisel bütünlüğü koruyarak hareket edebilmektir (Covey 1998: 207).
308
Başkalarının duygularının farkında olma, başkalarını geliştirmenin en iyi yolu olmakla
birlikte, onların duygularını ve bakış açılarını hissetmek ve gelişmeleri için nelere gereksinim
duyduklarını anlamaktır. Bireyin toplumsallaşma yeteneği, başkalarının arzu edilir tepkiler
vermelerini sağlama yeteneğinde ortaya çıkmaktadır.
Sonuç olarak, araştırma bulguları, iş, aile ve okul yaşamındaki başarının IQ kadar EQEmotional Quotient (Duygusal Zeka) tarafından oluştuğunu belirlemiş, duygusal zeka
yoksunluğunun, kişinin aile yaşamından mesleki başarısına, toplumsal ilişkilerinden sağlık
durumuna kadar birçok alanda sıkıntılara yol açtığı anlaşılmıştır.
Daniel Goleman’a göre duygusal zeka; kendi duygu ve yeteneklerini tanıma, bu duygu
ve yetenekleri kabul ederek yenilerine, daha iyilerine açık olma, kendine ve işine ait hedeflere
istekle ve başarıyla kilitlenme, diğerlerinin duygu, gereksinim ve problemlerini anlama,
onları önemseyerek iletişim kurma, ekip çalışması için gereken iletişim, ikna etme, uzlaşma
gibi yeteneklerdir (Goleman, 1998:8).
Sekiz temel duygu kümesinden söz eden Daniel Goleman bu duygu kümelerini şöyle
açıklıyor: Öfke, korku, sevgi, zevk, iğrenme, şaşkınlık, üzüntü, utanma. Bu duygu kümelerini
alt kümelere ayırıyor ve kıskançlık duygusunun birkaç duygunun bileşimi olduğunu ekliyor.
Kıskançlığın içinde öfke, korku ve üzüntü olduğunu belirtiyor.
Duygusal Zeka ile Kişisel Gelişim ve Performans İlişkisi
Değişen dünyada yerel sınırların kalkmasıyla global iş ilişkilerindeki artış ve geniş
kitlelere erişim imkanı kurulan diyalogların kalitesi sorununu karşımıza çıkarmaktadır.
Kurumsal diyalog değişen dünyada tüm kurumların sahip olabilecekleri önemli bir değer
olarak yönetilmesi gereken bir konudur.
Yunanca “dia” ve “logos” (sözcük-anlam-ilişki) sözcüklerinden dilimize kazandırılan
diyalog; bireyler arası iletişimde anlam akışını ifade eder. Diyalog insanların birbirleriyle
ilişki içinde birlikte düşündükleri bir konuşma biçimi olarak tanımlanabilir. Kurumsal diyalog
ise; bir kurumun etkileşim içinde bulunduğu çalışanlar, müşteriler, potansiyel tüketiciler,
rakipler, sivil toplum kuruluşları, medya, hükümet, global kurumlar iç ve dış hedef kitleleriyle
geliştirdikleri ilişkileri ifade eder. Diyalog olgusu içinde bulunduğumuz dönemde rekabette
yeni bir değer olarak karşımıza çıkmaktadır. Günümüzde Ford, Hewlett Packard, Shell,
Amoco, Motorola, AT&T ve Lucent Technologies gibi büyük kuruluşlar ve pek çok sivil
toplum kuruluşları, eğitim ve sağlık kurumları rekabette avantaj yaratacak diyalog
yeteneklerini nasıl geliştirecekleri konusu üzerine çalışmalar yapmakta ve güçlü deneyler elde
etmektedir (Isaacs, 2001:22)
Diyalog hem nasıl yapılacağını bildiğimiz, hem de hakkında bilmediğimiz ve
öğreneceğimiz çok şey olan paradoksal bir konu olarak ifade edilmektedir. (Isaacs, 2001: 27)
Özellikle dünyanın global bir köy haline geldiği ve elektronik ağlar yoluyla yönetildiği bu
dönemde diyalog; kurumların iş başarılarında merkezi bir rol üstlenmektedir. Kurumsal
diyalog enformasyonun formel biçimde organizasyon geneline nüfus etmesi ve bireylerin
karşılıklı bilgi alma-verme ihtiyacını karşılamada önemlidir. Böylece kararlar daha hızlı
alınabilir ve pozisyonel değişimler planlar ve uygulamalardaki değişikliklere hızla adapte
edilir.
Kurumsal diyalog ile iletişim akışı; yüksek kalite ve karmaşık teknik sorunlara
yenilikçi çözüm üretimini sağlar. Diyalog sadece kurumların değil, bireylerin de geliştirmeleri
gereken önemli bir yetenektir. Etkili iletişim ve diyalog formasyonu ve bu konudaki
yetenekler bireye kariyer yaşamında önemli avantajlar sağlar. Bu nedenle birey sahip olduğu
akademik formasyonunu sürekli olarak güncelleştirmeli ve iletişim yeteneklerini
geliştirmelidir.
Kişisel gelişim, yetişkin benliğine sahip birey olma yolunda kişinin sahip olduğu
potansiyelini, yeteneklerini ve kaynaklarını etkili biçimde kullanarak yaşam boyu gelişimi
olarak tanımlanabilir. Kişisel gelişimin ilk adımı ise kendini tanımaktır. Birey inanç ve
309
değerleri, kişilik yapısı ve sergilediği davranış tarzları, bilgi düzeyi, güçlü ve geliştirmesi
gereken becerileri, zayıf yönler gibi kendiyle ilgili konularda farkındalık kazanmalıdır.
Bireyin kendisiyle ilgili bu farkındalık ise, kendisine ve kurumuna yararlı, değerli
olabilmesini ve yaşamındaki öncelikleri bulup potansiyelini en etkili biçimde kullanabilmesini
sağlayacaktır. Kurumlar da artık işe alım süreçlerinde öz bilinç düzeyi yüksek ve kişisel
gelişime önem veren bireyleri tercih etmektedirler. Dolayısıyla iletişim eğitimi alan iletişim
profesyoneli adaylarının bu farkındalığı iş yaşamına atılmadan önce, akademik yaşamda
kazanmalarında yarar vardır.
Yönetsel pozisyonların çoğu zaman iletişim profesyonelleri için oldukça zor ve kapalı
olduğu bilinmektedir. Bununla birlikte bir yöneticinin sorumluluk alanı yıllık raporların
hazırlanmasıyla ilişkili finansal sorumluluktan; basın bildirisi ve konuşma metinlerinin
hazırlanmasına kadar, güçlü bir biçimde şunu önerir: akademik iletişim eğitimi alanlarının
üretken bir personel olma yolunda farklı alanlarla ilgili becerileri bir arada kazanmış olması
gereklidir.
Performans, belirlenen koşullarla göre bir işin yerine getirilme düzeyi ve çalışanın
davranış biçimi olarak tanımlanır (Ertuğrul, 2004: 150). Çalışanın örgütün hedeflerine
ulaşmasında gösterdiği çaba olan performansın değerlendirilmesi ise, örgüt içinde sistem
gerektiren bir konudur. Performans değerleme konusunda yürütülecek sistemler işleyişin ve
performansın olumlu sonuçlar doğurmasında oldukça önemlidir.
Performans değerleme, kurumda görevi ne olursa olsun bireylerin çalışmalarını,
etkinliklerini, eksikliklerini, yeterliliklerini, fazlalıklarını, yetersizliklerini kısacası bir bütün
olarak tün yönleri ile gözden geçirilmesidir (Fındıkçı, 1999: 297).
Personelin işletme örgütü için taşıdığı önemin niceliksel ve niteliksel yönleriyle belirli
süreler içerisinde belirtilmesidir (Şimşek, 2002: 322).
Değerlendirme, kişinin işteki performansı, başarılılığı ya da başarısızlığı hakkında bir
yargıya varma işlemidir (Canman, 1995: 146).
Performans değerlendirilmesi, gerçek anlamda ortak bir çalışmaya, bilgi alışverişine,
gerek hatalar ve gerekse başarılar açısından sorumluluğun paylaşılmasına ve eğitim-gelişmeye
olanak sağlayan dinamik bir sistemdir (Barutçugil, 2002: 178).
Genel anlamda başarı değerlemesi kişinin yeteneklerini, gizil gücünü, iş
alışkanlıklarını, davranışlarını ve benzeri niteliklerini diğerleriyle karşılaştırarak yapılan bir
ölçmedir (Bingöl, 1990: 170).
Performans
değerlendirmesi
genel
bir
tanımla,
işletme
amaçlarının
gerçekleştirilebilmesi için gösterilen tüm çabaların değerlendirilmesidir veya bir yöneticinin
önceden belirlenmiş standartlarla karşılaştırma ve ölçme yoluyla çalışanların işteki başarı ve
başarısızlık durumlarının değerlendirilmesidir (Atılgan, 2007). Yukarıda belirtilen
tanımlamalarda da görüldüğü gibi performans değerlemenin temeli, kurum içinde görevi ne
olursa olsun bireylerin çalışmalarını, eksikliklerini, hatalarını bir bütün olarak gözden geçiren
bir çalışmadır. Kurumsal işleyişin hem içeride hem de dışarıda işleyişini olumlu ya da
olumsuz yönde sağlayacak olan çalışanların gösterdikleri performans ve bu performansın
ölçülmesi, insan kaynakları yönetiminin de başlıca işlevleri arasındadır.
Örgütlerde verimlilik, işgörenlerin teşvik edilerek, içlerindeki enerjilerin açığa
çıkarılmasıyla elde edilir. Çalışanlar kendi amaçlarına ulaşmalarının örgütsel amaçlara
ulaşmakla mümkün olduğuna inandıkları ölçüde örgütsel amaçlara bağlanırlar. Daha çok
çaba, daha çok performanstır, ama daha çok başarı değildir. Verimlilik ise, çabanın başarıya
dönüşmesiyle yani rasyonel olmasıyla sağlanabilir. Rasyonel olmayan çaba, başarıya
dönüşmez ve performans olarak kalır. Bu nedenle sekreter ancak işleri doğru yapmakla
verimli olabilir. Sekreter işlerin doğru yapılmasına katkı sağlıyorsa bu durumda etkin olur
(Tutar; Altınöz, 2002: 165).
310
Bunu sağlamanın yolu sekretere iş yapma arzusu ve kurumsal bağlılık hissi
kazandırabilmek, başarma onuru ve gururunu yaşatabilmektir.
İş yerindeki iletişimin yanı sıra gerginlik ve benzeri olumsuz faktörleri ortadan
kaldırabilecek planlama ve pozitif çalışma önerileri, duyguları öğrenme ve buna göre hareket
etme yetenekleri, bu anlamda yöneticilerin edinmesi gereken önemli unsurlar olarak karşımıza
çıkmaktadır. Gerek değişim ile baş edebilme ve uyum sağlama, gerekse kontrollü hareket
ederek karar verme sürecinde tutarlı davranma özelliklerine sahip olabilmek, duygusal zeka
yardımıyla kazanılan önemli faktörler olarak bilinmektedir (Wisinger, 1998: 61). Duygusal
zekanın tutarlı olduğuna ilişkin varsayımlar için geliştirilen çeşitli ölçütler ve bilgiler,
kavramın geliştirilmesinde kullanılmaktadır. Önemli olan bu ölçütlerin objektif ve anlamlı
kriterlere dayandırılmasıdır (Petrides, Furnham, 2000: 319).
Bu bağlamda duygusal zeka, bireylerin günlük yaşamlarının ötesinde iş
yaşamlarındaki performanslarını ölçebilen, başarılarını arttıran/azaltan, yöneticilik
niteliklerinin ölçülmesine katkı sağlayan, örgüt içi iletişimi ve etkileşimi geliştiren önemli bir
faktör olarak karşımıza çıkmaktadır
Öneriler
Yöneticiyi asiste etmek, yönetici kadar bilip, görmediklerini görmek, boşluklarını
sezip tamamlayabilmek demektir. Doğru zamanda konuşmak, doğru zamanda susmak,
sezgisel hareket edebilmek demektir.
Yöneticisinin yaptığı bütün her şeye hakim olmalı, kendi eksiklerini tamamlamalı,
yöneticisinin bilmediği detayları o farkında bile olmadan çözebilmeli, iyi bir iletişimci olmalı,
yöneticisinin imajını iyi temsil etmesini bilmelidir.
Söz uçar yazı kalır. Bu nedenle yapması gerekenleri ya da aklına gelen fikirleri bir
kağıda
not
almalı.
Yazmak
yapmanın
yarısıdır.
Her zaman adım adım ilerlemeyi tercih etmeli. Önceliklerini belirleyip sırasıyla planlarını ve
görevlerini belli zaman aralıklarında gözden geçirmeyi alışkanlık haline getirmelidir. Zaman
zaman öncelikler değişebilir. Böylece zamanı önceliği olmayan işlere harcamaktan
kurtulmalı.
Aynı anda birden fazla iş yapanlara özenmeyip, tek bir işe odaklanıp o işi bitirmeye
çalışmalı. Kendi kararlarınıza güvenin. Eğer bir işin sizin düşündüğünüz yöntemle daha kısa
zamanda çözüleceğine inanıyorsanız kendi planınızı uygulayın. Başkalarının önerilerini
yerine getirmekle vaktinizi gereksiz harcamayın, kaybetmeyin. İşinizle ilgili nasıl günlük plan
yapıyorsanız aynı şekilde haftalık plan da yapın. Bu sizi hafta başında herkesin yaşadığı
isteksizlik ve tembellikten kurtaracaktır.
Zamanınızı nasıl kullandığınıza ilişkin size ipucu verecek ve kendinize mutlaka
sormanız gereken bir kaç soru: İşinizi, görevlerinizi tam olarak tanıyor musunuz? Yalnızca
önünüzde büyük hedefler mi var yoksa işinizle ilgili irili ufaklı, değişik tipte hedefler
belirlediniz mi? Bir biriyle ilgili olan hedeflerinizi gruplayabiliyor musunuz? İşlerinizi
öncelik sırasına koymayı başarabiliyor musunuz? Plan yapıyor musunuz? En kötü plan bile
plansızlıktan iyidir, asla plansız çalışmayın. Başladığınız bir işi tamamlamadan başka işlere
mi geçiyorsunuz ? Mümkünse bir işi bitirmeden başkasına geçmeyin. İyi karar verebilmek
için Muhakeme ve Sezgi Gücünüzü kullanıyor musunuz? Bir dokümanı okurken ne kadar
hızlı olduğunuzu hiç sorguladınız mı? Özel işlerinizi büroda yapıyor musunuz? Bir işe
başlamadan önce kendinize bir yöntem belirliyor musunuz? İşe zor olanlardan mı yoksa kolay
olanlardan mı başlıyorsunuz? Bazı işleri reddetmeyi ‘hayır” demeyi biliyor musunuz? Günün
sonunda işlerinizi gözden geçirip ertesi günün planını yapıyor musunuz?
311
Sonuç
Son yıllarda Amerika ve Avrupa’da verimliği ve rekabet avantajlarını artırmak için
yeniden yapılanma, şirket birleşmeleri ve evlilikleri, güçlendirme gibi yeni yönetim
modellerini ve stratejilerini uygulayan isletmelerdeki basarisizlik nedenlerinin is tatminsizliği,
düşük moral, şiddet eğilimi, sabotaj, yabancılaşma gibi faktörlerden kaynaklandığı
saptanmıştır Bu sonuçlara göre, örgütlerdeki problemler teknik bilgilerdeki yetersizlik veya
zeka ile ilgili yeteneklerin eksikliğinden daha çok duygular dünyasının alanına giren
yeteneklerin ve becerilerin eksikliğinden kaynaklandığı görülecektir. Dolayısıyla duyguların
ya görmezden gelindiği ya da çok dar sınırlar içinde var sayıldığı rasyonel perspektifle isleyen
örgütlerdeki liderlerin başarı faktörleri günümüzde aynı etkinlik ve geçerliliğe sahip
değildirler.
Duyguların, insanların üst düzeydeki yasama ilişkin deneyimlerinde oynamış olduğu
yapıcı rol gittikçe artan bir ilgi konusu olmaktadır. Duyguların sadece zekaya değil, ayni
zamanda yaşamdan doyum sağlamaya katkısını ifade eden inanış, duygusal zeka konusunda
yapılan çeşitli araştırma sonuçları ile desteklenmektedir. Buna göre, bireyin kendine ve
başkalarına ait duyguları doğru şekilde algılayıp, değerlemesi ve ifade etmesi; bu duygular
arasında ayrım yapıp, elde ettiği bilgileri düşünce süreçlerinde ve davranışlarında kullanması
ile ilgili olan üstün yetenekleri tanımlayan duygusal zeka, bireyin sadece özel yaşamındaki
değil, iş yaşamındaki basarisini da belirlemede geleneksel olarak IQ ( Intelligence Quotient )
ile ölçülen zeka kadar önemlidir.
İş yaşamında bireyin gösterdiği performansı etkilemede duygusal zekanın; akademik
zeka ve uzmanlığa göre daha önemli ve belirleyici bir değişken olduğunu ortaya koyan
araştırma bulguları, konuya gösterilen ilginin artmasını neden olmuştur. Son beş yılda
duygusal zeka alanında yapılan çalışmalar; duygusal zekayı ölçme yöntemlerini belirleme, bir
insanın etkili olabilmesi için duygusal zeka yeteneklerinin önemi, bu yeteneklerin değişik
alanlar v durumlarda uygulanması ve uyarlanması konularını kapsamaktadır. Kuşkusuz ki en
yoğun çalışmalar iş yaşamında etkili liderlik ve verimi artırma açısından yönetim ve
organizasyonlarda duygusal zekanın geliştirilmesi ile ilgili olarak yapılanlardır.
Kaynakça
Aksoy, Sevinç (1997) Etkin İnsanın Mesleği Sekreterlik, Ofis Donatım ve Yönetim
Dergisi,
İstanbul
Altınöz, Mehmet. (1999) Günümüz İş Ortamında Sekreterlik, Yargı Yayınları, Ankara.
Atılgan, Turan (2007) Konfeksiyon İşletmelerinde Performans
Değerlendirmesi ve Etki
Eden
Faktörler ( http: //www. vivasystms.com/turkish/konf_performanshtm, 18.04.2007 )
Baltaş, Acar. (2000) Şirketlerin Duygusal Zekası Yüksek Enerji Doğurur, Beko Haber Dergisi,
Sayı:21
Barutçugil, İsmet (2002) Performans Yönetimi, Kariyer Yayınları, İstanbul
Blonchek, Robert.M .(2000) Çalışanlar Şirketin Sahibi Gibi Olursa, Executive
Excellence
Dergisi, Ocak Sayısı, Rota Yayıncılık.
Canman, A. Doğan (1995) Çağdaş Personel Yönetimi, TODAİE Yayınları,
Ankara
Cary Cherniss, Emotional Intelligence: What It Is and Why It Matters. The Annual,
Meeting of
the Society for Industrial and Organizational Pschology. New
Orleans, April
Cooper, R.K. ve A. Sawaf (1997) Liderlikte Duygusal Zeka, Sistem Yayıncılık, İstanbul,
Covev, Stephen. R. (1998) Önemli İşlere Öncelik. 3.Basım. Çev. O. Deniztekin.
Varlık
Ertuğrul, İrfan (2004) Akademik Performans Değerlendirmede Bulanık Mantık Yaklaşımı,
Atatürk Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Dergisi, No:1, s: 155159, Erzurum
Fındıkçı, İlhami (1999) İnsan Kaynakları Yönetimi, Alfa Yayınları,
İstanbul
312
Goleman, Daniel (1998)Duygusal Zeka,3.Baskı,Çev:B.S.Yüksel,Varlık Yayınları,
İstanbul
Goleman, Daniel (2000) Duygusal Yeterlilik, Executive Excellence, Dergisi, Şubat
Sayısı, Rota
Yayıncılık, İstanbul.
Göral, Gülbin (1997) Bilimsel Sekreterlik , Der Yayınları, İstanbul.
Güler, Deniz (1994) Yönetici Sekreterliği, Anadolu Üniversitesi Yayınları,
Eskişehir.
Hançer, Murat; Tanrısevdi, Abdullah (2003) Sosyal Zeka Kavramının Bir Boyutu
Olarak
Empati ve Performans Üzerine Bir İnceleme, C. Ü. Sosyal Bilimler
Dergisi, Cilt:27, No:2
Ungan, Gülsen (2003) 21.Yüzyılda Büro Yönetimi, Bilkent Üniversitesi, Bilgisayar
Teknolojisi
ve Büro Yönetimi Meslek Yüksekokulu, Holding Yayınları,
İstanbul.
Isaacs, W. (2001), Diyalog ve Birlikte Düşünme Sanatı, Çev:Ahmet ÜniverNeşenur
Domaniç, Literatür Yayınları.
James, Jennifer (1997) Gelecek Zamanda Düşünmek, Çev. Z.Dicleli. Boyner Sistem
Yayıncılık, İstanbul,
Köknel, Özcan. (1998) Dolu Dolu Yaşamak. 6.Basım. Altın Kitaplar Yayınevi, İstanbul.
Matheson, David ve Jim Matheson. (1999) Akıllı Örgüt. Çev : M. Tüzel Boyner
Holding
More, E.- Irwın, H (2000), “Management Communication For The Millenium Management”,
Communication Quartely, Vol:14, No:1.
Necla, Öner (1996)“Psikolojik Danismanlikta Yeni Ufuklara Bir Örnek:Duyussal Zeka ”
IX.
Ulusal Psikoloji Kongresi,18-20 Eylül,
Bogaziçi Üniversitesi, s.191.
Petrıdes, K.V., Furnham, Adrian (2000) On The Dimensional Structure of
Emotional
Intelligence, Personel and Individual Differences, Vol. 29.
Reuven, Baron (1997) ,BarOn Emotional Quotient Inventory User’s Manual,
Toronto:
MHS
Inc., , s.3.
Sternberg, R.J. (1996) Successful İntelligence. New York: Simon & Schuster.
Şimşek, M. Şerif (2002) İşletme Bilişimine Giriş, Günay Ofset, Konya
Tengilimoğlu, Dilaver ( 2006 ) “Geleceğin Ofisleri ve Geleceğin Profesyonel Yönetici
Asistanları Nasıl Olacak?” V. Ulusal Büro Yönetimi Ve Sekreterlik
Kongresi
14-15
Eylül, Çanakkale
Tutar, Hasan; Altınöz Mehmet (2002) Sekreterlik Bilgisi, Nobel Yayınları, Ankara
Ungan, Gülsen (2000)Geçmişten Geleceğe Sekreterlik 1. Ulusal Büro
Yönetimi ve Sekreterlik
Eğitimi Kongresi, Antalya 12-18 Nisan.
Ural, Ayhan ( 2001)Yöneticilerde Duygusal Zekanın Üç Boyutu, Dokuz Eylül Üniversitesi, Sosyal
Bilimler Enstitüsü Dergisi Cilt 3, Sayı:2
Wısınger, Hendrie (1998) İş Yaşamında Duygusal Zeka, Çev. Nurettin Süleymangil, MNS
Yayıncılık, İstanbul.
313
KÜRESELLEŞME SÜRECİNDE ÇAĞDAŞ YÖNETİM TEKNİKLERİ VE DEĞİŞİM
FAKTÖRLERİNİN YÖNETİCİ ASİSTANLARA ETKİLERİ
Yrd. Doç. Dr. Reha ÖZDER
(Amasya Üniversitesi)
ÖZET
Küreselleşme akımı, yakın zamana kadar geçerli olan geleneksel iş yapma süreçlerini
derinden etkilemektedir. Üretim ve hizmet faaliyetlerinde her zamankinden daha fazla bilgi
işlemek durumunda kalınmaktadır. Yönetsel alanda yaşanan gelişme ve değişmeler Yönetici
Asistanlığını da derinden etkilemektedir. Bu süreçte insan entelektüel boyutu ile
değerlendirilmesi gereken ayrıcalıklı bir unsur haline gelmekte ve yöneticilik işletmeler için
hayati bir önem kazanmaktadır. Bu nedenle yönetici asistanlığı mesleğinin etkin bir şekilde
yürütülmesi için küreselleşme olgusunun getirdiği değişmeleri bilmek ve meslek elemanları
üzerindeki etkileri anlamak gerekmektedir. Böylece çalışanlar nelere dikkat etmeleri nelere
daha fazla önem vermeleri konusunda bir yol haritasına sahip olacaklardır. Bu çalışma da
küreselleşme sürecinde çağdaş yönetim teknikleri ve değişim faktörlerinin yönetici asistanlar
üzerinde demografik yönde eğitim konusunda etkili olduğu., yaratıcılık ve yeni fikirlere değer
verilmesi v.b. yönünde zorladığı görülmüştür.
GİRİŞ
Yaşama küreselleşme sürecinde yaşanan teknolojik gelişme ve değişimler, yönetici
asistanlık mesleğini de etkilemiş sekreterliği bir uzmanlık alanı halinde değişime zorlamıştır.
Çağdaş organizasyonlar üretim ve hizmet faaliyetlerinde her zamankinden daha fazla
bilgi işlemek durumundadırlar. Değişen dünya koşullarında çağdaş örgütlerin yönetici
asistanlarının, rutin büro faaliyetlerinin dışında, değişen iş yapma yöntemlerinin kısa sürede
algılama, bunları kendi yöntemlerine göre yapma ve işi kimliklendirme yeteneğine sahip
olmaları gerekmektedir ( Öztoprak, 2006, S.20 ). Pek çok unsurun yanında hizmet veren bir
meslek olan yönetici asistanlığının etkin şekilde yürütülebilmesi için hizmeti sunanlar ile
hizmeti alan yöneticilerin sürekli iletişim içerisinde olmaları gerekir.
314
Küreselleşme sürecinde örgütsel ilişkilerde ve yapılarda farklı görev ve rol tanımları,
yeni çalışma yöntemleri gelişmektedir. Özel amaçlı örgütsel yapılar, sanal ekipler ve sanal
örgütsel yapılar oluşmaktadır. Sanal ofislerde bilgisayarların, bilgi ve iletişim aracı olarak
kullanılması, ofis çalışanlarının işlerini yapma yöntemlerinde, köklü değişimlere neden
olmaktadır. Bu ofisler aynı zamanda teknik yeteneği yüksek, profesyonel sanal ofis
çalışanlarını gerekli kılmaktadır (Tutar – Altınöz, 2006, S.39).
KAVRAMSAL ÇERÇEVE
İşletmelerde küreselleşmenin sonucunda ortaya çıkan değişim faktörlerini farlı
alanlarda görmek mümkündür. Küreselleşme sürecinde ekonomik ve sosyal yapıdaki bilişim
teknolojilerindeki değişim ve gelişmeler işletmelerin yapılarında, yönetim anlayışlarının da
değişimleri de beraberinde getirmiştir.
Küreselleşmeyle birlikte rekabetin arttığı bir ortamda, hızlı ve esnek davranabilen
işletmeler başarıya ulaşmaktadırlar. Hızla değişen tüketici ve diğer Pazar özesellikleri
işletmeleri de çok yönlü bir arayışa itmiştir (Bartlet – Chosal, 1991, S.105). küreselleşmenin
sonucu olarak başarıya ulaşmak için hızlı davranmanın gerektiği bir ortamda, sunulan ürünün
yada hizmetin müşteriye büyük bir hızla ulaştırılması rekabette stratejik önem taşımaktadır (
Rhinesmith, S.47, 1996). Deming’e göre bir işletmenin rekabette odaklandığı nokta müşteri
olmalıdır. İşletmeler sürekli olarak ürünlerini, çalışanlarını, sistemlerini geliştirmenin yollarını
aramaktadırlar (Aguaya, 1994. S.245).Günümüzde rekabetin en güçlü odağı müşteridir. Bu
nedenle küreselleşmenin sonucu olarak artan rekabet ortamında başarılı olmak için müşteriye
kaliteli ve hızlı bir hizmet sunulması gerekmektedir (Evlin, 19987, S.10).
Küreselleşme süresine bağlı olarak işletmelerde değişiminin önem kazanmasının
nedenleri uluslar arası ve bölgesel entegrasyonların önem kazanması, bilgi teknolojilerindeki
gelişmeler, malzeme teknolojisindeki gelişmeler, yeni teknolojik buluşlar, yeni oluşan
pazarlara girme yarısı, ekonomi kalkınmanın itici gücünün insan kaynağı olduğunun
anlaşılması, müşterilerin bilinçlenmesi ve müşteri beklentilerinin değişmesi, uluslar arası
ticarette standartlaşmaya gidilmesi olarak sayılabilir ( Karakoyunlu , 1998, S.1075). Çünkü
işletmeler değişen dünya şartlarına ayak uydurabilmek ve küresel rekabet ortamı içerisinde
başarılı
olabilmek
için
değişmek
zorundadırlar.
İşletmelerin
bu
değişimi
gerçekleştirebilmeleri için öncelikle küresel bir vizyon oluşturmaları ve bunu çalışanları ile
paylaşmaları gerekmektedir(Güzelcik, 1999, S.81).
Küreselleşme sürecinde örgütsel yapılarda yaşanan hızlı değişim, kalıcılığı ifade eden
bürokrasinin yerine, geçiciliği gösteren adhokratik örgüt modellerinin önemini arttırmaktadır.
315
Adhokaratik yapı, özellikle sanal organizasyonlarında yeni becerileri gerektirdiği için
kalıcılığın yerine belli bir projeyi yürütmek için kurulan geçici yapıları ortaya çıkarmaktadır.
Fulk ve Desanctis’e göre Adhokratik yapılar, bürokrasi dönemini net-work örgütleridir ve bu
farklılık globalleşen iş ekosisteminin hızlı değişen doğasına uyum sağlamanın sonucudur (
Desanctıs- Fulk, 1995, S.337).
Küreselleşme sürecinde işletmeler ve buralarda çalışanlar için yoğun dönüşüm olguları
ortaya çıkmaktadır. Bunlardan biriside yönetici ve liderlik kavramındaki değişimlerdir. Bu
değişimler yönetici asistanlar üzerinde bir etki aracı olarak yerini almaktadır. W.Bennis’e
göre, yaşanan hızlı değişimler, yalnız genel müdürleri değil kuruluş içinde her düzeydeki
çalışanları, kendilerini sürekli yeniden yaratmak ve liderlik olgusunu geliştirmek zorunda
bırakmaktadır. Liderlik işletme içinde ve dışında pek çok sayıda faktörün göz önüne alındığı
bütüncül bir buluş açısı gerektirmektedir (Bennis, 1997, S.132).
Değişen koşullara ve yeni global düzene kolayca uyum sağlamakta her zaman pek
mümkün olmamaktadır. Çalışanları yeteneklerini, bilgisini, yaratıcılığını psikolojik ve sosyal
güç ve ihtiyaçlarını karşılama ve geliştirmeleri konularında zorlanmaktadırlar.
ARAŞTIRMA VE YÖNTEM
Anket ve mülakat sonucunda elde edilen veriler SPSS11.0 for Windows paket
programında gerçekleştirilmiştir. İşletmelerin ve yönetici asistanlarının yaşanan küreselleşme
sürecinde karşı karşıya kaldıkları yoğun literatür çalışması sonucunda Monteril, Ryon,
Alexandre’nin
işletmelerin
dikkate
almaları
gereken
yeni
verileri
geliştirilerek
oluşturulmuştur. Karşılaşılması muhtemel yönetimsel sorun konuları, anket uygulanan
yönetici asistanlara (5’li likert ölçeği dikkate alınarak) etkilenme durumları öğrenilmeye
çalışılmıştır. Araştırma sorularının sınanması için tek faktörlü varyans analizi ve t testinden
yararlanılmıştır. Yapılan çalışma daha geniş kapsamlı bir araştırmanın bir parçasıdır. Bu
bölümde 10 küresel değişim faktörü bağımlı değişken olarak kabul edilip, bağımsız kabul
edilen demografik değişkenler ( cinsiyet, kıdem, eğitim durumu göre nasıl bir farklılık
gösterdiği ele alınmış, ilişkinin olup olmadığını tespit için Pearson korelasyon katsayısı,
ilişkinin derece ve yüzdesi için determinasyon katsayısı (R² ) kullanılmıştır. Ayrıca bu
regresyon analizinin istatistiksel olarak anlamlı olup olmadığını tespit etmek için Anova testi
yapılmış ve 0,05 anlamlılık düzeyinde F değeri tespit edilmiştir. Sonuçta bağımsız
değişkenlerin yönetici asistanları etkileme durumları incelenmiştir.
316
BULGULAR
Anket uygulanan yönetici asistanlarının demografik değişkenlerden olan eğitim
değişkeninin alt gruplarında farklı grup ortalamasına sahip olduğu görülmüştür. Alt gruplu
karşılaştırmalar incelendiğinde, grup ortalaması arasındaki farkın değişimden etkilenme
derecesine bağlı olarak, eğitim düzeyi arttıkça, azaldığı görülmüştür. Bu fark kıdem
konusunda da bir farklılık bulunmamaktadır.
FAKTÖR
Genel yönetim sistemi ve
Pearson
Determinasyon
Anova
Anlamlılık
(r)
Katsayısı
Değeri
Düzeyi ( P)
(R² )
F
0,467
0,226
36,701
0,000
0,414
0,177
27,032
0,000
0,550
0,313
57,368
0,000
0,328
0,111
15,617
0,000
0,544
0,307
55,646
0,000
0,523
0,283
49,659
0,000
Çatışmalar ve uyuşmazlık
0,427
0,189
29,287
0,000
Sosyo Kültürel çevre
0,575
0,343
65,679
0,000
Yaratıcılık Yeni fikirlere
0,603
0,376
76,557
0,000
0,449
0,209
33,206
0,000
liderlik
İşe uyum iş eğitimi
ödüllendirme ve terfi
Yönetim tarzı ve
davranışı
Katılmalık Ekip çalışması
Organizasyonel yapı,
örgütsel
Kültür, misyon, vizyon
Yetkili güç sorumluluk ve
Etkileme
Entegrasyon ve kimlik
arayışı
Nicelik ve Nitelik
Değer verilmesi
Araç gereç, fiziki koşullar
317
Yönetici asistanlarının etkilenme durumları ile küresel değişim faktörleri arasındaki
korelasyon analizi sonuçları incelendiğinde 10 faktörün hemen hepsinin, değişimden
etkilenme seviyesi ile pozitif yönlü orta düzeyde doğrusal bir ilişkisi vardır. Determinasyon
katsayısı ise, değişimden etkilenme seviyesinin faktörler ile ilişki derecesini göstermektedir.
Yapılan uygulamalı araştırmanın sonuçlarına bakıldığında yönetici asistanlarının
değişimden etkilenme durumları demografik, değişkenlere göre faktör bazında incelendiğinde
alt eğitim grubuna sahip olanların bu değişimden daha fazla etkilendiği görülmektedir.
Değişimden etkilenme seviye durumları ile küresel değişim faktörleri arasındaki ilişki ise tüm
faktörlerde artan doğrusal bir ilişkinin varlığını göstermekte yaratıcılık yeni fikirlere değer
verilmesi gibi unsurların ise daha fazla etkilendiği söylenebilir.
Bilgi sistemlerinin, yönetim temel fonksiyonlarından olduğu küreselleşme sürecinde
değişim yönetimin vazgeçilmez bir işlevini oluşturmaktadır. Sürecin yine bir doğal sonucu
olarak her seviyeden, her fonksiyondan çalışanların karşılıklı işbirliği iletişim, yaratıcılık
önemli bir stratejik nokta olmaktadır. Yönetici asistanlarda, rutin büro faaliyetlerinin dışında
değişen koşulların kısa sürede algılama, hata etkinliklerine yaratıcılıkları ile katılmak zorunda
kalmaktadırlar. Fakat bu süreç örgütsel sorun ve çatışmaların azalması yerine daha
karmaşıkları ile ilgilenme çözüm karar süreçlerinde destek olma yeteneklerini geliştirme
konusunda zorlamaktadır.
318
KAYNAKLAR
•
Aguaya Pafael (1994) Dr. Deukg; Japon Mucizesinin Mimarı Form Yayınları,
İstanbul.
•
Bartlet Christopher-chosat Sumatra (1991) Managing Acrass Borderes The
Economist; management Education Survey, 1991
•
Bernard Montel, Patrick Ryon . ,Gilles Alexandre, Cerclesde Qualite et de Progres,
Pour unu Nouvelle Competiti
•
Bennis, Warnen, (1997); Liderlerin lideri olmak “çeviren ; Sinem Gül, Nicholas
Bredley, Pup Itd, den Sabah Kitapları İstanbul
•
Desanctis. G – Fulk, J. ; (1995) Electronic Comminication and Changing
Organizational Forms. Organizational Sicience
•
Düren, Zeynep ( 200) 2000’li yıllarda yönetim Alfa yayınları, İstanbul
•
Evlin, Nusret (1997), Küresel Bligi Çağında Eğitim, Verimlilik, İstihdam, İstanbul
Ticaret Odası Yay. İstanbul
•
Güzelcik, Ebru (1996) Küreselleşme ve İşletmelerde Değişen kurum İmajı, Sistem
Yayıncılık, İstanbul
•
Karakoyunlu, Erdoğan ( 1998). Değişim, Değişimin toplum işletmeler, işçiler ve
çalişanlar hayatına etkileri., Y.T.Dergisi, Sayı 20
•
Öztoprak, Menekşe Tarhan (2006) Sekreterlik bilgisi, Seçkin Yayıncılık, Ank.
•
Rhiresmith, H. Stephen (1996) A Managers Guideto Globalization, second Edition,
U.S.A. ; Irwin Publishing.
•
Tutar, H-Altınöz, M. ( 2006). Büro yönetimi ve letişim teknikleri, Seçkin Yayıncılık,
Ankara
319
YÖNETİCİ – SEKRETER İLİŞKİLERİNİN SEKRETER İŞ DOYUMU VE
TÜKENMİŞLİĞİNE ETKİSİ
Prof.Dr. Dilaver TENGİLİMOĞLU
Öğr.Gör. Arzu ÖZSOY
(Süleyman Demirel Üniversitesi)
Arş.Gör. Dilek USLU
ÖZET
Geçmişten günümüze kadar yönetim anlayışında yaşanan gelişmeler, örgütlerin yapılarını
değiştirmektedir. Bu gelişmeler, örgütün vazgeçilmez çalışanları olan sekreterlere de yeni görevler
yüklemekte ve sekreterler daha fazla stres altında çalışmak zorunda kalmaktadırlar. Bu yoğun iş
ortamında yöneticilere yardımcı olmaya çalışan sekreterlerin işlerinde başarılı olabilmeleri için iş
doyumlarının yüksek, tükenmişlik düzeylerinin düşük olması gerekmektedir. Bu araştırma ile İzmir
ilinde, özel ve kamu sektöründe çalışan sekreterlerin iş doyumu ve tükenmişlik düzeyleri ve
aralarındaki ilişkilerin derecesi belirlenmeye çalışılmıştır. Araştırmada, elde edilen veriler ışığında iş
doyumu ve tükenmişlik düzeyi arasında güçlü bir ilişki olduğu ortaya çıkmıştır (r=0,588). İş doyumu
yüksek olanlarda tükenmişlik düzeyinin daha düşük olduğu görülmüştür. Ayrıca, kamu sektöründe
çalışan sekreterlerin iş doyumlarının özel sektörde çalışan sekreterlere göre daha yüksek, tükenmişlik
düzeylerinin ise daha düşük olduğu görülmüştür. Bu nedenle yöneticiler için vazgeçilmezler arasında
yer alan sekreterlerin iş doyumlarını arttırıcı faktörlere dikkat ederek, tükenmişlik düzeylerini en alt
seviyede tutmak için sekreterlere gerekli imkânların sağlanması gerekmektedir.
Anahtar Kelimeler: Tükenmişlik, İş Doyumu, Yönetici, Yönetici Sekreteri.
1. GİRİŞ
Günümüzde sekreterlik mesleği giderek gelişmekte ve özellikle büyük işletmelerde yönetim
kadrosunun bir parçası olarak ortaya çıkmaktadır. İster hizmet sektöründe ister üretim sektöründe
olsun her zaman sekretere ihtiyaç duyulmaktadır. Yönetici örgütteki işleri planlar ve amaçlara uygun
bir şekilde yönetir. Ancak yöneticilerin bu yoğun yönetim görevi içinden tek başına çıkması mümkün
değildir. İşte bu durumda sekreter yöneticiyi destekleme görevini yerine getirerek; yöneticinin
başarıya ulaşmasında büyük görevler üstlenir. Günümüzde sekreterler yöneticinin sağ kolu olmaktan
çıkmış üstlendiği görevler itibariyle onun iş ortağı durumuna gelmiştir.
İş doyumu genel olarak insanların çalışma koşullarını yansıtması bakımından önemlidir. Bu
nedenle tıpkı sağlık gibi dikkat, teşhis gerektiren ve iyileştirilmesi gereken bir konudur. İş doyumu,
çalışanların işleri hakkında ne düşündükleri ve hissettikleri yani işlerini tatmin edici ya da hayal
kırıklığı yaratıcı, sıkıcı veya anlamlı bulmaları açısından önemli bir konudur (Turmuş, 2005:6).
İş doyumu ile verimlilik ve örgütsel bağlılık arasında yakın bir ilişki vardır. Doyum düzeyi
arttıkça verimlilik ve örgütsel bağlılık düzeyi de artış gösterebilir. İş doyumunun yüksek olması
insanların verimli çalışmasına neden olur. Verimlilik arttıkça da insanlar mutlu olur ve örgüte olan
bağlılıkları artar. Sonuçta hem çalışanlar, hem de kurum ve kuruluşlar karlı çıkar (Turmuş, 2005:7). İş
doyumunun sağlanmadığı durumlarda çalışanlarda bıkkınlık ve işten soğuma başlar.
320
Bu araştırma ile sekreterlerin işlerinde verimli olabilmeleri için işlerinden doyum sağlamaları
gerektiği gerçeği bir kez daha vurgulanmıştır.Sekreterlerin doyumlarını artırıcı faktörlere dikkat
edildiği sürece sekreterlerden beklenen performans sağlanabilir.
2. İŞ DOYUMU ve İŞ DOYUMUNUN ÖNEMİ
İş doyumunun herkes tarafından kabul edilen bir tanımı olmadığı için araştırmacıların çoğu
tanımlamaları kendilerine ve yaptıkları araştırmanın boyutuna göre faklı olarak ele almışlardır. İş
doyumu konusunda yapılan tanımlamalardan bazıları şöyle sıralanabilir:
Kişinin işe karşı tüm duygu, mantık ve davranış eğilimleri, onun işine karşı olumlu ya da
olumsuz bir tutum geliştirmesine neden olmaktadır. Bunun sonucunda ortaya çıkan duruma iş doyumu
ya da doyumsuzluğu denir (Gilmer, 1977:287).
İş doyumu organizasyon üyeleri tarafından gerçekleştirilen özel bir davranış biçimidir. Ayrıca
iş doyumu, iş görenlerin işlerine gösterdikleri duygusal bir tepkidir (McCormick, Ilgen, 1980:303).
Davis (1967:96) bu duygusal tepkiyi işe karşı duyulan hoşnutluk ya da hoşnutsuzluk olarak
değerlendirmektedir.
Blum ve Naylor (1968:364), iş doyumunu, iş görenin işi ile ilgili olan çeşitli tutumlarının bir
sonucudur şeklinde tanımlamışlardır. Çalışma şartları, ücret, denetim, gelişme ve ilerleme imkânları,
yeteneğini kullanması, işteki sosyal ilişkilerin boyutu, işin çevresi ve benzeri değişkenlerle ilgili olan
tutumlarının sonucunda iş doyumu ortaya çıkmaktadır.
İş doyumu, görüşmelerle veya ölçme araçlarıyla ölçülebilen, kapsamlı şikayet ve görüşleri
bildirebilen, iş hakkındaki pozitif duygu ve davranışları kapsamaktadır (Riggio, 2003:242).
İş doyumunu Ergun (1982: 310) altı başlık altında ele almaktadır:
İşten duyulan genel doyum: Bireyin yaptığı işten, çalışmasının türünden duyduğu doyum. İşine
olan genel bağlılık derecesi.
Ücretten duyulan doyum: Yaptığı iş karşısında aldığı ücretin yeterliliği.
Güvenlikten duyulan doyum: Şu anda sahip olduğu ya da örgütün gelecekte karşılaşabileceği iyi
ya da kötü koşullar altında sahip olacağını düşündüğü güvenlik miktarı.
Sosyal çalışma koşullarından duyulan doyum: İşinde birlikte çalıştığı arkadaşları ile olan ilişkileri.
Denetimden duyulan doyum: Çalışanın amirinden gördüğü destek, rehberlik ve saygınlık miktarı.
Gelişme olanaklarından duyulan doyum: İşin, çalışana tanıdığı bağımsız düşünme ve hareket etme
miktarı.
İş doyumu üç noktada önem taşımaktadır (Kaya, 2005:3):
•
İş doyumu, yaşam doyumu ile yakından ilişkilidir. İş doyumunun düşük olması, iş dışı
yaşamda yüksek doyum sağlansa bile, bireyin genel yaşam doyumunu düşürür. Bu iş
yaşamının, bireyin tüm yaşamı içinde oynadığı önemli rolün doğal bir sonucudur.
•
İş doyumu, bireyin yaşam felsefesi ile de yakından ilişkilidir. Bireyin yaşama ilişkin hedefleri
ve bunun bir parçası olarak kariyer hedefleri, bireyin iş yaşamı aracılığı ile karşılamayı
umduğu gereksinimlerinin önem ve önceliklerini de ortaya koyar. Aynı özelliklere sahip bir
işten, yüksek beklentiye sahip bir çalışan az; düşük beklentiye sahip bir diğer çalışan daha çok
doyum sağlayabilir.
•
Son olarak iş doyumu, bireysel uzmanlaşma yönetimi ile de ilişkilidir. Örgütler çalışanların
iş doyumlarını artırmak için birçok teknik uygulayabilirler. Ancak hiçbir teknik, sevmediği bir
işi yapan ya da yaptığı işin gerektirdiğinden az ya da fazla yetkinlikleri bulunan bir çalışanın
321
yüksek iş doyumuna sahip olmasını sağlayamaz. Bu yüzden bireyler, yüksek iş doyumunu
sağlamak üzere bireysel kariyer yönetimi konusunda çaba harcamak zorundadırlar.
2.1. İş Doyumunu Etkileyen Faktörler
Yöneticinin astlarını güdüleme işi, bu kimselere tam doyum sağlayan davranışları
geliştirmekle sağlanır. Bu davranışlar hem kişisel doyumu sağlarken hem de işletme amaçlarının
gerçekleşmesine katkıda bulunmaktadır. İnsan davranışları çok karmaşık ve anlaşılması güç
olduğundan, güdüleme hususunda genel ilkeler geliştirmek kolay değildir (Kaya, 2005:4). İş
doyumunu etkileyen faktörleri iç ve dış faktörler olarak iki grup altında toplayabiliriz:
Tablo 1: İş Doyumunu Etkileyen İç ve Dış Faktörler
İç Faktörler
1. Cinsiyet
2. Yaş
3. Eğitim ve Meslek Düzeyi
4. Statü
5. Hizmet Süresi
6. Çalışmada Bağımsızlık
7. Performans
8. Özel Yaşama Saygı
9. Fiziksel ve Ruhsal Sağlık
10. Dostluk
Dış Faktörler
1. Ücret
2. Çalışma Koşulları ve İş Güvenliği
3. Kurum ya da Kuruluşun Özelliği
4. Amaç Birliği
5. Yetki ve Sorumluluk
6. Kararlara Katılma
7. İletişim
8. Değer ve Statü
9. İşin Zorlama Derecesi
10. Adaletli ve Sürekli Disiplin
11. Ödül Sistemi
12. Yapılan İşin Niteliği ve İçeriği
13. Örgüt İklimi
2.2. İş Doyumsuzluğu ve Etkileri
Çalışma yaşamında iş görenlerin beklentileri, kurum ve kuruluşlardan elde ettiklerinden daha
yüksek olduğunda ortaya iş doyumsuzluğu çıkmaktadır (Turmuş, 2005:12).
İş doyumsuzluğu, iş görene elem vermekte ve onu olumsuz duygulara yöneltmektedir.
Yaşamının önemli bir parçası olan iş yaşamının, insana elem keder, sıkıntı vermesi ve bunun sürmesi
insanın hayatını zorlaştırmaktadır (Kaya, 2005:14). İş doyumsuzluğunun insan sağlığına etkilerini
şöyle sıralayabiliriz:
1. Beden Sağlığına Etkisi
2. Ruh Sağlığına Etkisi
3. İşten Bıkma
4. Devamsızlık
5. İşgücü (Personel) Devri
6. Hırsızlık
7. Saldırgan Davranışlar
8. Tekrarlanan Sabit Davranışlar
9. İlkel Davranışlara Dönüş
10. Grev ve Lokavt
Çalışanların bu tür etkilere maruz kalmamaları için önceden tedbirlerin alınarak çalışanların
işlerine karşı olan bağlılıkları arttırılmaya çalışılmalıdır.
322
3. TÜKENMİŞLİK KAVRAMI
Tükenmişlik, ilk kez Freundenberger’in (1974) stresle ilgili yaptığı ve “Journal of Social
Issues” da yayınladığı çalışmada yer alan, Maslach ve Pines tarafından yapılan çalışmalar ile psikoloji
alanı yazınına giren ve üzerinde 1970’li yıllardan beri çalışılmakta olan bir kavramdır (Aydın,
2004:15).
Tükenmişliğin sözlük anlamı; kaybetme, bitkinlik, aşırı enerji, güç ve kaynak kullanımından
dolayı oluşan tükenmedir.
Tükenmişlik için araştırmacılar farklı tanımlar getirmişlerdir: Maslach ve Jackson (1982),
tükenmişliği, duygusal yönden tükenme ve işleri gereği karşılaştıkları insanlara karşı duyarsızlaşmada
bir artış, kişisel başarı duygusunda bir azalma olarak tanımlamışlardır (Öztuna, 2005:11).
Reynolds ve Tabacchi (1990) tükenmişliği, çalışma ortamında yaşanan stresin ortadan
kaldırılamaması sonucu fiziksel hastalık haline gelebilen psikolojik bir sorun olarak tanımlamaktadır
(Birdir, Tepeci, 2003:94).
Tükenmişlik konusunda çalışan araştırmacıların ortak noktası, tükenmişliğin iş yerindeki
stresörlere karşı yavaş gelişen bir süreç olmasıyla birlikte çalışanların işleri gereği karşılaştıkları
kişilerle kurdukları sık ve yoğun etkileşimlerinde süreçte etkisinin olduğudur. Tükenmişlik düzeyinin
yoğun olduğu bir meslek grubu sekreterlik mesleğidir. ABD’de Ulusal Mesleki Güvenlik ve Sağlık
Enstitüsü NIOSH tarafından yapılan araştırmada, stres düzeylerine göre 130 meslek sıralanmıştır.
Bunlardan stresi en yüksek düzeyde olan 12 meslek arasında sekreterlik ikinci sırada yer almaktadır.
3.1. Tükenmişliğin Nedenleri ve Belirtileri
İş yerinde yaşanan iç çelişki ve bu çelişkinin doğurduğu stres çalışanları tükenmişliğe eğilimli
hale getirmektedir. Bireye işi nedeniyle fazla yüklenilmesi ve bu yüksek uyarılmanın uzun süre
sürmesi tükenmişliği doğurmaktadır (Kutlu, 2006:43). Bireyleri tükenmişliğe sürükleyen nedenleri
çevresel ve bireysel nedenler olarak iki başlık altında toplayabiliriz:
Tablo 2: Tükenmişliğin Çevresel ve Bireysel Nedenleri
Çevresel Nedenler
1. İş yükü
2. Kontrol eksikliği
3. Çalışma ortamındaki kişiler
4. Kurum Politikaları
5. Çalışma Süreleri
Bireysel Nedenler
1. Yaş
2. Cinsiyet
3. Medeni Durum
4. Eğitim
5. Kişilik ve Beklentiler
6. Empati
Tükenmişlik bireyde birden bire ortaya çıkmaz ve birtakım belirtiler verir. Tükenmişliğin
belirtileri fiziksel ve duygusal – davranışsal olarak iki grupta toplanabilir (Bilgiç, 2005:24-25).
Fiziksel Belirtiler: Yorgunluk ve bitkinlik, kolay geçmeyen soğuk algınlığı ve gripler, sık
ortaya çıkan baş ağrıları, gastrointestinal bozukluklar, solunum güçlüğü, deride çeşitli
kızarıklıklar, genel ağrı ve sızılar, yüksek kolestrol, kalp rahatsızlıkları, kilo kaybı, uykusuzluk
ve uyuşukluk.
Duygusal ve Davranışsal Belirtiler: Çabuk öfkelenme, işten nefret etme, şüphe ve endişe,
alınganlık, takdir edilmediğini düşünme, iş doyumsuzluğu, işe geç gelme veya gelmeme, ilaç,
alkol, sigara alımı ya da alımında artma, özgüven ve özsaygıda azalma, evlilik, aile çatışmaları,
aile ve arkadaşlardan uzaklaşma, içe kapanma, sıkıntı, suçluluk, çaresizlik, konsantrasyon
güçlüğü, kolay ağlama, unutkanlık, rol çatışması, kuruma yönelik ilgi kaybı, bazı işleri erteleme
ya da sürüncemede bırakma, başarısızlık duygusu, çalışmaya direnç, diğer insanlara, hizmet
verdiği insanlara tek tip davranma, küçümseme, alay etme, değişime direnç, hizmet verdiklerine
karşı olumlu duyguların kaybı, hizmet verdikleri kişilerle ilişkiyi erteleme, onlarla yüz yüze
gelmeye, telefonla görüşmeye direnç gösterme, arkadaşları ile iş konusunda tartışmaktan
kaçınma, alaycı ve suçlayıcı olma, sık sık işi bırakmayı düşünme, yöneticilerin onları
desteklemediklerini, onların iş performanslarını anlamadıklarını düşünme, iş çevresine,
323
arkadaşlarına ve yöneticilerine karşı kızgınlık, duygusal durumdaki dalgalanmalar ve bunların
sonucu olarak benlik imajının olumsuz yönde değişmeye başlaması.
Belirtilerin erken dönemde ve kolayca tespit edilmesi ve anlaşılması kişiye yardım edebilmek
adına oldukça önemlidir. Bu nedenle yapılacak çalışmalarda tükenmişliğin ölçülebilmesi için
standardize edilmiş ölçeklere olan ihtiyacın karşılanması amacıyla Maslach ve Jackson (1981)
tarafından Maslach Tükenmişlik Ölçeği geliştirilmiştir. Maslach Tükenmişlik Ölçeği tükenmişliği,
tükenmişlikle ilgili olan şeyleri, sebeplerini ve tedavisini tanımlamayı amaçlayan araştırmacılara
yardımcı olacak objektif bir ölçek olarak geliştirilmiştir (Aydın, 2004:20).
4. YÖNETİCİ – SEKRETER İLİŞKİLERİNİN SEKRETER İŞ DOYUMU VE
TÜKENMİŞLİĞİNE ETKİSİNİ BELİRLEMEYE YÖNELİK BİR ARAŞTIRMA
4.1. Amaç Ve Önem
Bu çalışma ile yönetici sekreter ilişkilerinin incelenmesi, bunun sonucunda sekreter iş doyumu
ve tükenmişliğinin incelenmesi ve yönetici sekreter ilişkilerinin sekreter iş doyumu ve tükenmişliğine
etkisinin ölçülmesi amaçlanmaktadır.
İş doyumu ve tükenmişlik konularında ayrı ayrı birçok araştırma olmasına rağmen
sekreterlerin iş doyumları ve tükenmişliklerini ölçmeye yönelik özellikle de bu kavramları
karşılaştırmaya yönelik bir araştırmaya rastlanamamıştır. Bu çalışma, iş hayatının temel dinamiklerini
oluşturan sekreterlerinin iş doyumlarının ve tükenmişliklerinin ölçülmesi için yapılmıştır. Sekreterlerin
seçilme nedeni, örgüt içerisinde sekreterlerin, yöneticinin başarılı olmasında büyük katkı sağlamasıdır.
Sekreterlerin bu katkıyı sağlayabilmesi için öncelikle iş doyumuna ulaşmaları gerekmektedir.
4.2. Problem Cümlesi
Yönetimin başarısında en önemli katkıyı sağlayan sekreterlerin iş doyumu ve
tükenmişliklerinin ölçülmesi, iş doyumlarının yüksek olması halinde tükenmişlik düzeylerinin düşük
olması gerektiği düşüncesi araştırmamızın esin kaynağını oluşturmuştur. Bu doğrultuda yapılmış olan
araştırmanın temel hipotezini “sekreterlerin iş doyumları ile tükenmişlik düzeyleri arasında ilişki
vardır” oluşturmaktadır.
4.3. Araştırma Yöntemi
Bu araştırmada sekreterlerin iş doyumu ve tükenmişlik düzeylerini ortaya koymak amacıyla
betimleyici bir araştırma yöntemi kullanılmıştır.
4.3.1. Evren ve Örneklem
Araştırma İzmir ili ile sınırlı tutulmuş olup, kamu ve özel sektörde görevli sekreterler
araştırma evrenini oluşturmaktadır. Evrenin büyüklüğü nedeni ile Basit Tesadüfi Örneklem Yöntemi
ile seçilen 100 sekretere anket uygulanmıştır.
4.3.2. Veri Toplama Yöntemi
Araştırma için gerekli olan veriler anket yöntemi kullanılarak elde edilmiştir. Anket soruları
uzman görüşü ve literatür taraması sonucunda benzer araştırmalardan yararlanılarak oluşturulmuştur.
İş doyumu sorularının oluşturulmasında daha önce güvenirliliği test edilen “Minnesota İş Doyum
Ölçeği”, tükenmişlikle ilgili sorularda ise “Maslach Tükenmişlik Ölçeği” nden yararlanılmıştır.
4.3.3. Analiz Yöntemi
Anket yöntemiyle elde edilen verilerin analizinde SPSS 10 (Statical Package For The Social Sciences)
paket programı kullanılmıştır. Pearson Korelasyon Kat Sayısı, T-Testi, Ortalamalar, Frekans
Dağılımları gibi test tekniklerinden yararlanılmıştır.
4.3.4. Araştırma Hipotezleri
H1: Sekreterlerin iş doyumları ile tükenmişlik düzeyleri arasında ilişki vardır.
H2: Kamuda çalışan sekreterler ile özel sektörde çalışan sekreterlerin iş doyumu ve
tükenmişlik düzeyleri arasında ilişki vardır.
324
H3: Sekreterlerin cinsiyetleri ile iş doyumları ve tükenmişlik düzeyleri arasında ilişki vardır.
H4: Sekreterlerin yaşları ile iş doyumları ve tükenmişlik düzeyleri arasında ilişki vardır.
H5: Sekreterlerin eğitim durumları ile iş doyumları ve tükenmişlik düzeyleri arasında ilişki
vardır.
4.4. Bulgular
Ankete katılan sekreterin demografik özellikleriyle ilgili veriler Tablo 3’te, iş doyumu ve
tükenmişlik düzeyleriyle ilgili veriler Tablo 4’te verilmiştir.
4.4.1. Ankete Katılan Sekreterlerin Kişisel Bilgilerine İlişkin Bulgular
Araştırmaya katılan sekreterlerin cinsiyetlerine, yaşlarına, eğitim durumlarına, medeni
durumlarına, meslekteki hizmet yıllarına, haftalık çalışma saatlerine, çalıştıkları kurumun personel
sayısına ve çalıştıkları kurumun faaliyet gösterdiği sektöre göre dağılımı Tablo 3’te verilmiştir.
Tablo 3: Katılımcıların Kişisel Bilgileri
Cinsiyet
Kadın
Erkek
Toplam
Yaş
18–25
26–35
36 +
Toplam
Eğitim Durumu
Lise
Önlisans
Lisans
Toplam
Medeni Durum
Evli
Bekar
Toplam
Meslekteki Hizmet Yılı
1–5 Yıl
6–10 Yıl
11–15 Yıl
16+ Yıl
Toplam
Haftalık Çalışma Saati
40 Saat ve Altı
40 Saat +
Toplam
Çalıştığı Kurumun Personel Sayısı
1–150
151 +
Toplam
Çalıştığı Kurumun Faaliyet Gösterdiği Sektör
Kamu
Özel
Toplam
Sayı (n)
92
8
100
Yüzde (%)
92,0
8,0
100
27
39
34
100
27,0
39,0
34,0
100
30
42
28
100
30,0
42,0
28,0
100
50
50
100
50,0
50,0
100
35
28
17
20
100
35,0
28,0
17,0
20,0
100
13
87
100
13,0
87,0
100
62
38
100
62,0
38,0
100
50
50
100
50,0
50,0
100
Tablo 3’ten görüleceği üzere sekreterlerin büyük çoğunluğunu (% 92’sini) kadınlar
oluşturmaktadır. Sekreterlerin yarısı evli ve % 70’i üniversite mezunudur. Yaş grubuna göre
dağılımına baktığımızda ise büyük çoğunluğu 18-35 yaş arasında gençlerin oluşturduğu
görülmektedir. Buna bağlı olarak görev süresi 1–5 yıl olanların ağırlığı % 35’tir. Sekreterliği uzun
süre devam ettiren kişi sayısı oldukça azdır. Tabloda görüldüğü gibi 16 yıl ve üzeri çalışanların oranı
% 20’dir. Sekreterlerin % 87’si 40 saatin üzerinde çalışmaktadır. Araştırmaya katılan sekreterlerin %
50’si kamuda, % 50’si özel sektörde görev yapmaktadır.
325
4.4.2. Araştırmaya Katılan Sekreterlerin İş Doyumu ve Tükenmişlik Düzeylerine Yönelik
Görüşleriyle İlgili Bulgular
Tablo 4: Araştırmaya Katılan Sekreterlerin İş Doyumu İle İlgili Verilen İfadelere
Katılma Derecesi
Görüşler
1. Kurumumuzda işimi gerçekten severek yapıyorum.
2. Kurumumuzda, çalışma odamın fiziksel koşulları yeterlidir.
3. Kurumumuzda, çalışma ortamlarının ısınma, aydınlatma, dekorasyon
açısından fiziksel koşulları yeterlidir.
4. Kurumumuzda görevimi yaparken yeteneklerimi (bilgi ve becerilerimi)
kullanabiliyorum.
5. Kurumumuzda görevim, yeteneklerimin (bilgi ve becerilerimin)
gelişmesine olanak sağlıyor.
6. Kurumumuzda, görevimle ilgili karşılaştığım sorunların giderilmesinde
amirlerim ellerinden geleni yaparlar.
7. Kurumumuzda, aldığım ücretten memnunum.
8. Kurumumuzda, geleceğimin olacağına inanıyorum.
9. Kurumumuzda, iş arkadaşlarıyla iyi ilişkilerim var.
10. Kurumumuzda görevli memur ve hizmetlilerin nitelikleri yeterlidir.
11. Kurumumuzda, amirlerimin görevlerini iyi yaptıklarına inanıyorum.
12. Mesleğime toplum tarafından değer verildiğine inanıyorum.
13. Mesleğime kurumumuzda değer verildiğine inanıyorum.
14. Kurumumuzda, amirlerimin bana değer verdiğine inanıyorum.
15. Kurumumuzda, iş arkadaşlarımın bana değer verdiğine inanıyorum.
16. Kurumumuzda, memur ve hizmetlilerin bana değer verdiğine inanıyorum.
17. Kurumumuzda, iş arkadaşlarımla iş dışında da birbirimizi ziyaret ederiz.
18. Kurumumuzda, günlük işlerimin düzenlenmesinde, amirlerim benim
fikrimi alırlar.
19. Kurumumuzda, beni ilgilendiren kararlara katılma olanağım var.
20. Kurumumuzda, üstlendiğim görevleri en iyi şekilde yapabileceğim
konusunda kendime güveniyorum.
21. Kurumumuzda güvenlik önlemleri yeterlidir.
22. Kurumumuzda, bana danışılmadan günlük işlerime ek olarak
beklenmedik görevler verilmez.
23. Kurumumuzdaki amirlerim, yenilik ve değişiklikle ilgili önerilerimi
dikkate alırlar.
24. Kurumumuza geliş-gidiş olanakları yeterlidir.
25. Kurumumuzda, spor ve dinlenme olanakları yeterlidir.
26. Kurumumuzdaki kantin ve yemekhane gibi beslenme olanakları yeterlidir.
27. Kurumumuzdaki amirlerim görevimi en iyi şekilde yapabileceğime
güvenirler.
28. Kurumumuzda, gelecekte mesleğimde yükselebileceğime inanıyorum.
29. Kurumumuzda, görevimle ilgili bilgilendirme ve duyurular açık ve net
olarak zamanında yapılır.
30. Kurumumuz kütüphanesi yeterlidir.
31. Kurumumuzda, eğitim araç ve gereçleri yeterlidir.
32. Kurumumuzda bilgisayar olanakları yeterlidir.
TOPLAM
Ort.
4,06
3,68
3,99
S.sp.
0,998
1,278
1,087
3,99
1,020
3,58
1,156
3,97
1,141
3,25
3,25
4,30
3,72
3,83
3,50
3,85
4,09
4,12
4,18
3,68
3,57
1,184
1,123
0,785
0,922
1,025
1,049
0,968
1,045
0,879
0,734
1,205
1,157
3,86
4,63
0,932
0,646
3,92
3,03
1,012
1,359
3,70
1,073
3,51
2,35
3,33
4,34
1,198
1,163
1,400
0,755
3,30
3,74
1,193
1,097
2,66
3,66
4,05
3,70
1,443
1,304
1,123
Not: 5’li Likert Ölçeği ile ifadelere katılma derecesi ölçülmüş ve ölçekler: 1- Kesinlikle katılıyorum, 2Katılmıyorum, 3- Fikrim yok, 4- Katılıyorum, 5- Kesinlikle katılıyorum u ifade etmektedir.
Tablo 4’te araştırmaya katılan sekreterlerin tek tek iş doyumuyla ilgili sorulara vermiş
oldukları cevapların aritmetik ortalaması görülmektedir. İş doyumu beş üzerinden değerlendirildiği
için ankete katılan sekreterlerin büyük bir çoğunluğunun işlerinden doyum sağladıkları söylenebilir.
Zira ortalamanın sonucu 2,35 ile 4,63 değerleri arasında değişmekte olup ortalama 3,70 çıkmıştır.
Yalnızca kurumlarında spor ve dinlenme olanaklarının ve kütüphanelerinin yetersiz olduğu,
kendilerine danışılmadan ek iş verildiği fikirlerine katlımın az düzeyde olduğu görülmektedir.
326
Tablo 5: Araştırmaya Katılan Sekreterlerin Tükenmişlik İle İlgili Verilen İfadelere
Katılıma Derecesi
Görüşler
1. İşimden soğuduğumu hissediyorum.
2. İş dönüşü kendimi ruhen tükenmiş hissediyorum.
3. Sabah kalktığımda bu işi bir gün daha kaldıramayacağımı
hissediyorum.
4. İşim gereği karşılaştığım insanların ne hissettiğini hemen anlarım.
5. İşim gereği karşılaştığım bazı kimselere sanki insan değillermiş gibi
davrandığımı fark ediyorum.
Ort.
2,26
2,67
1,91
s.sp.
1,021
1,055
1,045
1,91
1,39
1,045
0,777
6. Bütün gün insanlarla uğraşmak benim için gerçekten çok yıpratıcı.
7. İşim gereği karşılaştığım insanların sorunlarına en uygun çözüm
yollarını bulurum.
8. Yaptığım işten yıldığımı hissediyorum.
9. Yaptığım iş sayesinde insanların yaşamına katkıda bulunduğuma
inanıyorum.
10. Bu işte çalışmaya başladığımdan beri insanlara karşı sertleştim.
11. Bu işin beni giderek katılaştırmasından korkuyorum.
12. Çok şeyler yapabilecek güçteyim.
13. İşimin beni kısıtladığını hissediyorum.
14. İşimde çok fazla çalıştığımı hissediyorum.
15. İşim gereği karşılaştığım insanlara ne olduğu umurumda değil.
16. Doğrudan doğruya insanlarla çalışmak bende çok fazla stres
yaratıyor.
17. İşim gereği karşılaştığım insanlarla aramda rahat bir hava yaratırım.
18. İnsanlarla yakın bir çalışmadan sonra kendimi canlanmış
hissederim.
19. Bu işte kayda değer birçok başarı elde ettim.
20. Yolun sonuna geldiğimi hissediyorum.
21. İşimdeki duygusal sorunlara serinkanlılıkla yaklaşırım.
22. İşim gereği karşılaştığım insanların bazı problemlerini sanki ben
yaratmışım gibi davrandıklarını hissediyorum.
TOPLAM
2,34
1,72
1,139
0,792
1,92
2,10
0,981
1,068
1,85
1,93
1,68
2,51
3,09
1,63
2,25
1,019
1,154
0,875
1,227
1,437
1,116
1,181
1,68
2,03
0,815
0,963
2,16
1,64
2,50
2,36
1,007
1,069
1,124
1,235
2,069
Tablo 5’te araştırmaya katılan sekreterlerin tek tek tükenmişlik düzeyleri ile ilgili sorulara
vermiş oldukları cevapların aritmetik ortalaması görülmektedir. Tükenmişlik ile ilgili verilen ifadelere
katılıma derecesi beş üzerinden değerlendirildiği için ankete katılan sekreterlerin büyük bir
çoğunluğunun tükenmişlik düzeylerinin düşük olduğu söylenebilir. Zira ortalamanın sonucu 1,63 ile
3,09 değerleri arasında değişmekte olup genel ortalama 2,069 çıkmıştır.
Tablo 6: Araştırmaya Katılan Sekreterlerin Cinsiyetlerine Göre İş Doyumu ve
Tükenmişlik Düzeylerinin İncelenmesi
Cinsiyet
İs Doyumu Ortalaması Kadın
Tükenmişlik
Ortalaması
n
92
Ort
3,7442
s.sp.
0,57280
Erkek
8
3,3281
0,75924
Kadın
92
2,0486
0,53448
Erkek
8
2,3931
0,30547
p
0,058
0,076
Tablo 6’da görüldüğü üzere araştırmaya katılan sekreterlerin cinsiyetlerine göre dağılımlarında
erkek sayısının çok az olduğu görülmektedir. Ancak genel bir yorumla, erkeklerin kadınlara oranla iş
doyumlarının düşük, tükenmişlik düzeylerinin ise yüksek olduğu görülmektedir.
327
Tablo 7: Araştırmaya Katılan Sekreterlerin Eğitim Durumlarına Göre İş Doyumu ve
Tükenmişlik Düzeylerinin İncelenmesi
İş Doyumu
Ortalaması
Tükenmişlik
Ortalaması
Eğitim Durumu
Lise
n
30
Ort
3,7320
s.sp.
0,56458
Önlisans
42
3,7037
0,56511
Lisans
28
3,6992
0,68879
Toplam
100
3,7109
0,59600
Lise
30
2,1152
0,42852
Önlisans
42
2,0660
0,51052
Lisans
28
2,0497
0,65097
Toplam
100
2,0762
0,52726
p
0,974
0,885
Tablo 7’de görüldüğü üzere araştırmaya katılan sekreterlerin eğitim durumları ile iş doyumu
ve tükenmişlik düzeyleri arasında istatistiksel bir fark olup olmadığı araştırılmış, istatistiksel analiz
sonucunda anlamlı bir fark olmadığı tespit edilmiştir.
Tablo 8: Araştırmaya Katılan Sekreterlerin Yaşlarına Göre İş Doyumu ve Tükenmişlik
Düzeylerinin İncelenmesi
Yaş
18–25
26–35
36 +
Toplam
18–25
26–35
36 +
Toplam
İş Doyumu
Ortalaması
Tükenmişlik
Ortalaması
n
27
39
34
100
27
39
34
100
Ort.
3,6665
3,6122
3,8595
3,7109
2,2451
2,1582
1,8480
2,0762
s.sp.
0,44141
0,59518
0,68121
0,59600
0,43788
0,56371
0,48719
0,52726
p
0,135
0,009
Tablo 8’de görüldüğü gibi, araştırmaya katılan sekreterlerin yaşları ile iş doyumu ve
tükenmişlik düzeyleri incelenmiş, istatistiksel analiz sonucunda yaş arttıkça iş doyumunda bir artış
tespit edilmemiştir. Ancak yaş arttıkça tükenmişlik düzeyleri azaldığı görülmektedir. İstatistiksel
olarak tükenmişlik düzeyleri açısından yaş grupları arasında anlamlı bir fark olduğu görülmektedir
(P<0,05).
Tablo 9: Araştırmaya Katılan Sekreterlerin Çalışılan Kuruma Göre İş Doyumu ve
Tükenmişlik Düzeylerinin Karşılaştırılması
İş Doyumu
Ortalaması
Çalışılan Kurum
Kamu
Özel
n
50
Ort.
3,8145
s.sp.
0,61172
50
3,6074
0,56709
Tükenmişlik
Ortalaması
Kamu
Özel
50
50
1,9016
2,2508
0,49266
0,50670
p
0,082
0,001
Tablo 9’da görüldüğü gibi, araştırmaya katılan sekreterlerin çalıştıkları kurumun faaliyet
gösterdiği sektör ile iş doyumu ve tükenmişlik düzeyleri incelenmiş, istatistiksel analiz sonucunda
kamu sektöründe çalışan sekreterlerin iş doyumları ile özel sektörde çalışan sekreterlerin iş doyumları
328
arasında istatistiksel olarak anlamlı bir fark bulunmazken (P>0,05), tükenmişlik düzeyleri açısından
iki grup arasında anlamlı bir fark bulunmuştur (P<0,05). Kamu sektöründe çalışan sekreterlerin
tükenmişlik düzeyleri, özel sektörde çalışan sekreterlerin tükenmişlik düzeylerine göre daha düşüktür.
Tablo 10: Araştırmaya Katılan Sekreterlerin İş Doyumu ve Tükenmişlik Düzeyleri
Arasındaki İlişkinin İncelenmesi
İş Doyumu
Ortalaması
Tükenmişlik
Ortalaması
n
100
100
Korelasyon Katsayısı
p
- 0,588
0,000
- 0,588
0,000
Tablo 10’a göre iş doyumu ve tükenmişlik düzeyi arasında anlamlı bir ilişki olduğu
görülmektedir. Buna göre bu iki değişken arasında ters yönde orta düzeyde -0,588 ilişki olduğu
söylenebilir. İş doyumunun yükselmesi durumunda tükenmişlik düzeyi düşecektir denilebilir.
4.5. Sonuç ve Öneriler
Teknolojinin hızla geliştiği çağımızda çalışma yaşamı, bireyin gerek fizyolojik gerekse psikososyal yönden sağlığını olumsuz yönde etkileyebilecek bir boyut kazanmıştır. Bu nedenle çalışanın
beden ve ruh sağlığını, çalışma yaşamını, fizyolojik ve toplumsal kaynaklı zararlı etkilerden korumak
çağdaş bilimin temel amaçlarından biri olmuştur ve çağdaş yönetim kuramcıları yönetimin birbirini
tamamlayan iki amacından birinin hizmetlerin etkinliğini arttırmak, diğerinin ise çalışanın işte
doyumlarını sağlamak olduğu konusunda görüş birliği içindedir. Günümüz yönetim anlayışı, insan
kaynağını en etkin biçimde kullanmayı her işletme için zorunlu hale getirmiştir. Yeterli niteliklere
sahip çalışanların işe alınması, tatmin edilerek işe sarılmaları, işletmenin değeriyle işgörenlerin
değerlerini uyumlaştırarak işletmeye bağlanmalarının sağlanması yönetimin temel amaçlarından biri
haline gelmiştir. Buna bağlı olarak işletmelerde insan ilişkileri konusu giderek önem kazanmıştır.
Kurum ve işletmelerin başarısı, çalışanların verimliliği kadar, işlerinden duydukları tatminle de
yakından ilişkili olmuştur. İşletmeler etkin olabilmek için, çalışanlarına işi cazip kılmalı, örgütte uzun
süre kalmalarını sağlayabilmeli ve görevlerini en iyi biçimde yapabilmeleri için onları motive
edebilmelidirler. Ancak bu da yeterli olmayıp, işletmenin varlığını devam ettirebilmesi için,
çalışanların işletmenin yönetim anlayışı, iç ilişkileri, ödül sistemleri, yapılan iş vb. konularında da
memnun olmaları gerekmektedir.
Yönetici – sekreter ilişkilerinin sekreter iş doyumu ve tükenmişlik düzeyine etkisine yönelik
olarak yapılan alan araştırması ile sekreterlerin iş doyumu ve tükenmişlik düzeylerini ortaya koymak
amaçlanmıştır.
Yapılan araştırma sonucunda ankete katılan sekreterlerin iş doyumu ortalaması 3,70 olarak
bulunmuştur. Bu sonuca göre, sekreterler genel olarak işlerinden doyum sağladıkları ifade edilebilir.
Araştırmaya katılan sekreterlerin tükenmişlik düzeyleri ortalaması ise 2,06 olarak bulunmuştur. Bu
sonuca göre de sekreterlerin genel olarak tükenmişlik düzeyleri düşüktür.
Araştırmaya katılan sekreterlerin cinsiyetlerine göre dağılımlarında bir denklik olmadığı için
bir sonuç elde edilememektedir. Ancak genel olarak erkeklerin kadınlara oranla iş doyumları düşük,
tükenmişlik düzeylerinin ise yüksek olduğu görülmüştür.
Araştırmaya katılan sekreterlerin eğitim durumları ile iş doyumu ve tükenmişlik düzeyleri
arasında istatistiksel bir fark tespit edilmemiştir.
Araştırmada sekreterlerin yaşları ile iş doyumu ve tükenmişlik düzeyleri incelenmiş,
istatistiksel analiz sonucunda yaş arttıkça iş doyumunda bir artış tespit edilmemiştir. Ancak yaş
arttıkça tükenmişlik düzeyleri azaldığı görülmüştür.
Sekreterlerin çalıştıkları kurumun faaliyet gösterdiği sektör ile iş doyumu ve tükenmişlik
düzeyleri arasındaki ilişki incelenmesi sonucunda; kamu sektöründe çalışan sekreterlerin iş
doyumlarının özel sektörde çalışan sekreterlerin iş doyumlarına oranla daha yüksek olduğu ortaya
329
çıkmıştır. Ayrıca kamu sektöründe çalışan sekreterlerin tükenmişlik düzeyleri, özel sektörde çalışan
sekreterlerin tükenmişlik düzeylerine oranla daha düşüktür.
Araştırmanın ana hipotezini oluşturan sekreterlerin iş doyumları ile tükenmişlik düzeyleri
arasında ilişki vardır görüşü incelendiğinde; sonuç olarak bu iki değişken arasında ters yönde orta
düzeyde -0,588 ilişki olduğu tespit edilmiştir. Bu sonuca göre iş doyumunun yükselmesi durumunda
tükenmişlik düzeyi düşecektir görüşü doğrulanmıştır.
Bu araştırma ile sekreterlerin işlerinde verimli olabilmeleri için işlerinden doyum sağlamaları
gerektiği gerçeği bir kez daha vurgulanmıştır. Bunun için sekreterlerin doyumlarını artırıcı faktörlere
önem verilmeli; böylece onlardan beklenen performans artışı sağlanabilir.
KAYNAKÇA
AYDIN, K. (2004); “Beden Eğitimi Öğretmenlerinin Tükenmişlik Düzeyleri ve Tükenmişliği
Etkileyen Bazı Faktörlerin İncelenmesi (Aksaray İli Örneği)” G. Ü. Eğitim Bilimleri Enstitüsü,
Beden Eğitimi ve Spor Öğretmenliği Anabilim Dalı (Yüksek Lisans Tezi), Ankara.
BİLGİÇ, H. M. (2005); “ Beden Eğitimi Öğretmenlerinin Tükenmişlik Düzeyleri (Güneydoğu
Anadolu Bölgesi Uygulaması)” G. Ü. Eğitim Bilimleri Enstitüsü, Beden Eğitimi ve Spor
Öğretmenliği Anabilim Dalı (Yüksek Lisans Tezi), Ankara.
BİRDİR, K. Ve TEPECİ, M. (2003); “Otel Genel Müdürlerinde Tükenmişlik Sendromu ve
Tükenmişliğin Genel Müdür İşlerini Değiştirme Eğilimlerine Etkileri”, Anatolia Turizm
Araştırmaları Dergisi, Cilt 14, Sayı 2, s. 93-106, Ankara.
BLUM, M. and NAYLOR, J. (1968); Industrial Psychology Theorical And Social Foundation, New
York: Harper and Row.
DAVIS, K. (1967); Human Behavior At Work: Organizational Behavior, Grolier: Graw Hill Inc.
ERGUN, T. (1982); Yönetim Psikolojisi II: Ulusal Sempozyuma Sunulan Bildiriler-YorumlarTartışmalar, 16-19 Kasım 1981, Ankara: Sevinç Matbaası.
GILMER, B. H and DECI, E. L. (1977); Industrial and Organizational Psychology (Fourth Edition),
USA: McGrow – Hill Book Company.
KAYA, T. F. (2005); “İş Doyumu ve Örgütsel Bağlılık: Polis Akademisi Başkanlığında Bir
Uygulama” G. Ü. Eğitim Bilimleri Enstitüsü, Büro Yönetimi Eğitimi Bilim Dalı (Yüksek Lisans
Tezi), Ankara.
KUTLU, Figen (2006); “İşyerinde Duygusal Tacizin Çalışanların Tükenmişliği Üzerine Etkisi” Dokuz
Eylül Üniversitesi, Çalışma Ekonomisi ve Endüstri İlişkileri Ana Bilim Dalı (Tezsiz Yüksek
Lisans Tezi), İzmir.
Mc CORMICK, E.J. And ILGEN, D. R. (1980); Industrial Psychology, USA: Prentice – Hall Inc.
ÖZTUNA, İ. G. (2005); “Oto Sanayi Sektöründeki Bir Firmada Çalışanların Tükenmişlik Düzeyleri
ve İlişkili Etmenler”, G. Ü. Sağlık Bilimleri Enstitüsü, İşçi Sağlığı Ve İş Güvenliği Anabilim Dalı
(Yüksek Lisans Tezi), Ankara.
RIGGIO, R. E. (2003); Introduction To Industrial/Organizational Psychology (Fourth Edition),
America: Prentice Hall.
TURMUŞ, E. K. (2005); “İş Tatmini (İş Doyumu) ve Savunma Sanayi Müsteşarlığında Bir
Uygulama”, G. Ü. Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı, Yönetim Organizasyon Bilim
Dalı (Yüksek Lisans Tezi), Ankara.
330
SEKRETERLİK MESLEĞİNDE ZAMAN TUZAKLARININ DEMOGRAFİK
DEĞİŞKENLER VE STRES İLE İLİŞKİSİNE YÖNELİK BİR ARAŞTIRMA
Öğr.Gör. İlham YILMAZ
(Celal Bayar Üniversitesi)
Arş.Gör. Evrim MAYATÜRK
(Van Yüzüncü Yıl Üniversitesi)
1. TEORİK KISIM
Bu bölümde; sekreterlik mesleğine yönelik temel bilgiler, bu meslekte karşılaşılan belli
başlı zaman tuzakları ekseninde zaman yönetimi ve stresin bireysel ve örgütsel sonuçları
odaklı olmak üzere stres yönetimi konusunda literatüre dayalı bilgiler verilmektedir.
1.1.SEKRETERLİK MESLEĞİ
Çalışma yaşamında insan kaynaklarının öncelikli konumu gerek kamu sektöründe
gerekse özel sektörde yadsınamayacak bir gerçektir. Özellikle sekreterler, örgütlerin karar
mekanizması olan yöneticilerin işlerini kolaylaştırarak örgütsel performansa yaptıkları büyük
katkıyla değeri her geçen gün daha da artan çalışanlardır. Diğer bir deyişle sekreter,
yöneticiyle birlikte çalışıp onun işlerini kolaylaştıran ve yöneticiye en çok yardımcı olan
kişidir (Aytürk, 2001: 245). Bu bilgiler ışığında sekreter; yönetim fonksiyonları konusunda
bilgi sahibi, gündelik faaliyetlerin yürütülmesinde yöneticilere yardımcılık yapan, örgütün iç
ve dış çevresi arasında iletişim kuran, yöneticinin zamanını verimli ve etkin bir biçimde
kullanmasına yardımcı olan, bilgi işleme ve ofis otomasyonu konusunda bilgi sahibi, sır
saklama ve temsil yeteneği olan bir görevli olarak tanımlanabilmektedir. Dolayısıyla bir
yandan teorik bilgiyi gerektirmesi bir yandan da bu bilgiyi beceriyle uygulaması ile
sekreterlik, sanat ve bilim yanı birbirinden ayrı olarak ele alınamayan bir meslektir (Tutar,
2001: 4-8) ve her düzeyde ve özellikte büro işlerini yapan elemanları kapsayacak bir unvan
olarak kabul edilmektedir (Tengilimoğlu ve Coşan, 2004: 17).
Sekreterlerin tanımdan da görüleceği üzere yöneticilere ve dolayısıyla örgüte olan
desteğinde; Newton’un “ileriye doğru düzenli biçimde akan şey” olarak tanımladığı zamanı
iyi bir şekilde kullanmalarının rolü oldukça fazladır. Yöneticinin zamanını, günlük ve haftalık
programını etkili ve verimli bir şekilde düzenleyip yönetmek; sekreterin en önemli
görevlerinden biridir (Aytürk, 2001: 255). Aksi takdirde yaşanacak plansızlık, yetiştirilmesi
gereken aşırı iş yükü nedeniyle sekreterlerin stresin yarattığı bireysel ve örgütsel sonuçlarla
karşılaşmalarını kaçınılmaz kılacaktır.
331
1.2.ZAMAN YÖNETİMİ
Zaman, geri getirilemeyen, eşit, oldukça hassas ve çok önemli bir kaynaktır. Zaman
yönetimi ise; amaçlara ve hedeflere ulaşmada önemli bir kaynak olan zamanı verimli
kullanma çabasıdır. Zaman yönetimi prensiplerini anlamak ve uygulamak için sadece zamanın
nasıl kullanılacağını bilmek yetmez. Zamanı akıllıca kullanırken ne gibi problemlerle
karşılaşılacağının ve bunların nedenlerinin de bilinmesi gerekmektedir (Bayramlı, 2006: 16).
Zamanı etkili ve verimli bir biçimde kullanmak, sanıldığı kadar kolay değildir. Pek çok
meslekte karşılaşılabilecek zaman tuzakları gerek bireysel gerekse örgütsel performansı
düşürebilmektedir. Başka bir ifadeyle verimliliğin ve etkinliğin bir ölçütü olan “zamanla
sınırlı olma” faktörü, sekreterlik mesleğinde de oldukça önemli bir paya sahiptir (Tutar, 2001:
22).
Sekreterlikte iyi bir zaman yönetimi için atılacak adımlar; yapılacak işleri en önemliden
en önemsize doğru sıralamak, listenin başına yazılmış olan işi yapıp yarım kalmasına izin
vermemek, kendini ödüllendirmek, işbirliği yapmak, aylık inceleme ile işleri gözden geçirip
eksiklikleri ve başarılı yönleri ortaya çıkarmak, zaman hırsızlarına karşı dikkatli olup işleri
zamanında yapmak için kendini güdülendirmek ve aranıldığı zaman kolayca bulunabilecek
şekilde kâğıtları düzenli bir biçimde yerleştirmek şeklinde iyi bir organizasyon yapmaktır
(Rowshan, 2003: 157–159).
Sekreterlik mesleğinde zaman yönetiminde zaman planlaması, işlerin sınıflandırılması
şeklinde yapılmaktadır. Sekreterler, ertesi günün işini bir gün önceden planlamalıdır. Bu
planda birinci derecede önemli işler, ikinci derecede yapılması gereken rutin işler ve üçüncü
derecede vakit olduğunda yapılması gereken işler yer almalıdır. Bunun yanı sıra bir işin
tamamlanmadan bırakılmaması ve özel işlerin büroda yapılmaması oldukça önemlidir (Göral,
2001: 98–99).
Ayrıca masanın üzerinde o anda yapılan işle ilgili olanların dışında hiçbir kâğıt
olmaması, zaman yönetimi açısından çok önemlidir. Böyle bir uygulama, yapılan işe daha
kolay yoğunlaşmayı sağlamaktadır. Konsantrasyon, önemli bir zaman kazandırıcıdır. Zaman
yönetiminde önemli olan diğer bir konu ise; net, sade ve kısa yazmaktır. Bunun yanı sıra bol
pratikle daha hızlı okuma da öğrenilebilmektedir (Adair, 2006: 103–116). Diğer bir deyişle
zamanı hedefe yaklaştıracak faaliyetler üzerinde akıllıca harcamak, zamanı iyi kullanmanın
özüdür (Harvard Business School Press, 2006: 17) ve yapılacak işlerin ve bunları yapmak için
ne kadar zaman ayrılacağının hesaplanması, zaman yönetiminde üzerinde durulması gereken
ilk konudur (Cooper, 1999: 11).
332
Bunlara karşılık yapılacak işlerin planlanmaması, aynı anda birden fazla işle
ilgilenilmesi nedeniyle bazı işlerin yarım kalması, dosyalama konusundaki eksikler nedeniyle
istenilen evrakın hemen bulunamaması, daha az önemli işlere öncelik verilmesi, yöneticinin
zamanını yönetememesi nedeniyle onun işlerinin de astına kalması, işi yapmayı engelleyen
ziyaretçilere hayır denememesi ve telefonun özel amaçlarla kullanılması ise; sekreterlerin
zaman kaybı yaşamalarının belli başlı nedenleridir. Diğer bir açıdan zamanı israf etmek,
önemli işleri yapmayı unutmak, belirlenen sürede işleri bitirememek, toplantılara geç kalmak
gibi faktörler; zamanı yönetememenin en önemli belirtileri olup, kontrol kaybına ve
dolayısıyla strese neden olmaktadır (Smith, 1998: 16).
1.3.STRES YÖNETİMİ
Bireyler üzerine etki yapan ve onların davranışlarını, iş verimini, başka insanlarla
ilişkilerini etkileyen bir kavram (Eren, 2001: 291) olan stres, bireyde gerilim ve dengesizliğin
ortaya çıkmasında etkili olan bir uyarıcıdır. Stresin oluşması, stresin değerlendirilmesi, strese
karşı tepkimiz ve sonuç; stresin aşamalarını oluşturmaktadır. Dolayısıyla stres belirtilerinin
neler olduğunun anlaşılmasıyla bunların büyüyerek kronik hale gelmesi önlenebilmektedir.
Stres belirtileri ruhsal (içinde bir boşluk hissetme, hayatın anlamının kaybolması, suçluluk
duygusu), sosyal (diğer insanlardan soyutlanmak, acı duyma ve gücenme, insanlarla ilişki
kuramamak), duygusal (kızgınlık, depresyon, ümitsizlik duygusu, hastalık kuruntusu),
zihinsel (konsantrasyonda ve karar vermede güçlük çekilmesi, karamsarlık), fiziksel (kalp
çarpıntısı, sırt ağrısı, göğüs ağrısı, uykusuzluk, baş ağrıları, nefes kesikliği, baş dönmesi ve
bayılma) şeklinde beş bölüme ayrılabilmektedir (Rowshan, 2003: 17–21).
Önceden tahmin edilebilen stres faktörleri ise, iş hayatı ve gerçekleşmesi mümkün
olmayan hedef ve beklentiler olmak üzere ikiye ayrılmaktadır. İşin geçmişini incelemek,
işinizde kendinize ödül ve ceza uygulamak, önce en zor işi yapmak, yapıcı eleştiriler sunup
başkalarının da size böyle yapmasını rica etmek, çalıştığınız işyerinin düzenleyicisi olmak,
gerekli ise işyerini terk etmek (Leonardo da Vinci’nin önerisi: Çözümsüzlük hissettiğiniz an
yapmakta olduğunuz işten uzaklaşın, biraz gevşeyin. Yeniden işe döndüğünüzde verdiğiniz
karar daha olumlu olacaktır); iş hayatı ile ilgili stres faktörüne karşı alınabilecek önlemlerdir.
İkinci stres faktörüne karşı ise gerçekleşebilecek hedefler seçmek ve hedefler gerçekleştikçe
yeni hedefler edinmek önemlidir (Rowshan, 2003: 29–32).
Başka bir açıdan kaygı, iş bağımlılığı, olumsuz düşünme, işleri erteleme alışkanlığı,
özgüven eksikliği ve mükemmeliyetçilik; bireyden kaynaklanan stres faktörlerinden
birkaçıdır. Gürültü ve sağlıklı olmayan ofis malzemeleri, strese yol açan fiziki çevre faktörleri
iken; iş ortamından kaynaklanan stresin en sık karşılaşılan sebepleri ise; çakışan öncelikli
333
işler, teslim tarihleri ve iş programlarından ileri gelen zaman baskısı, yetersiz destek, ast ve
üstle ilişkilerde uyuşmazlıklar, başarısızlık korkusu, yeterince açık olmayan beklentiler ve
değişimdir (Braham, 1998: 35–37). Stresli meslekler sıralamasında ön sıralarda yer alan
sekreterlikte bu faktörler arasından özellikle zaman, stresi arttıran önemli unsurlardandır.
Stres yaşayan kişiler ise; bunu baş ve mide ağrısı, olumsuz tutumlar ve uykusuzluk gibi
bireysel ya da isteksizlik ve performans düşüklüğü gibi örgütsel sonuçlarla göstermektedirler.
2. ARAŞTIRMA KISMI
2.1. ARAŞTIMANIN AMACI VE ÖNEMİ
Çalışmamızda; sekreterlerin iş yaşamında karşılaşılabileceği belli başlı zaman
tuzaklarını önem derecesine göre sıralamak, bunların stres ile ilişkisini saptayabilmek ve
demografik değişkenlerin hem zaman yönetimi hem de stres üzerindeki etkisini
belirleyebilmek amaçlanmıştır. Günümüz iş dünyasında önemleri her geçen gün artan
sekreterlerin temel konulardan ikisi olan zaman yönetimi ile stres yönetimi açısından
durumlarına ışık tutarak söz konusu alanlardaki literatüre katkıda bulunabilmek ise;
çalışmamızın önemini oluşturmaktadır.
2.2. ARAŞTIRMANIN ÖN KABULLERİ VE SINIRLILIKLARI
2.2.1. Araştırmanın Ön Kabulleri
Araştırmaya katılan örneklem grubunun anket formundaki sorulara doğru ve tarafsız
olarak yanıt verdikleri varsayılmıştır.
2.2.2. Araştırmanın Sınırlılıkları
Araştırma, teorik kısımda verilen bilgiler doğrultusunda oluşturulan sorularla ve bir
nokta ile pozitif ve negatif kademelerden oluşan Likert ölçeği ile sınırlıdır.
Araştırmanın diğer sınırlılığı ise, katılımcıların Manisa ilinde çalışan sekreterlerden
oluşmasıdır. Buradaki çalışanlara kolay ulaşabilme olanağı ile kurumların araştırma
konusunda işbirliği yapma yönündeki gönüllülüğü, söz konusu sınırlılıkta etkili faktörlerdir.
2.3. ARAŞTIRMANIN YÖNTEMİ VE KAPSAMI
Söz konusu amaç doğrultusunda, alan araştırma yöntemlerinden anket tekniği
kullanılmış; 20 sorudan oluşan anket formundan veri toplama aracı olarak yararlanılmıştır. 20
sorunun 5 tanesi; cinsiyet, yaş, medeni hal, eğitim düzeyi ve çalışılan sektör şeklindeki
demografik değişkenleri ifade ederken; geri kalan 15 soru ise; plansızlık ve iş dışı
334
faaliyetlere/özel işlere vakit ayırma şeklindeki zaman tuzaklarını, zamanı iyi yönetememenin
sonuçlarını ve stres belirtilerini saptamaya yönelik olarak 5’li Likert ölçeği ile düzenlenmiştir.
Ölçek; 1. kesinlikle katılmıyorum, 2. katılmıyorum, 3. kararsızım, 4. katılıyorum ve 5.
kesinlikle katılıyorum şeklindedir. Sekreterlik mesleğinde zaman tuzaklarının demografik
değişkenler ve stres ile ilişkisinin belirlenmesi amacıyla; Manisa ilinde kamu sektörü ve özel
sektörde çalışan 100 sekretere gönderilen anketlerden % 60’ının geri dönmesi ile 60 sekreter,
araştırmamızın örneklemini oluşturmuştur.
Bunların yanı sıra örneklem grubunun demografik değişkenlere göre dağılımını yansıtan
Tablo 1 ve 2’de görülen oranlar, ana kütle ile benzeşen bir yapı göstermektedir. Örneklem
grubunun % 90’ını kadınlar, % 10’unu erkekler oluşturmaktadır.
Tablo 2 de görüldüğü üzere; toplam 60 kişiden oluşan söz konusu grubun % 18,3’ü 25
ve altı, % 46,7’si 26–35, % 21,7’si 36–45, % 13,3’ü ise 46–55 yaş grubunda bulunmaktadır.
% 31,7’si bekâr olan katılımcıların; % 51,7’si evli, % 16,7’si ise diğer kategorisinde yer
almaktadır. % 53,3’ü lise, % 46,7’si üniversite mezunu olan örneklem grubunun; % 68,3’ü
kamu sektöründe, % 31,7’si ise özel sektörde çalışmaktadır.
Tablo 1: Örneklem Grubunun Demografik Değişkenlere Göre Dağılımı
n
%
Kadın
54
90,0
Erkek
6
10,0
CİNSİYET
Tablo 2: Örneklem Grubunun Demografik Değişkenlere Göre Dağılımı
n
%
25 ve altı
11
18,3
26-35
28
46,7
36-45
13
21,7
46-55
8
13,3
YAŞ
335
MEDENİ HAL
Bekâr
19
31,7
Evli
31
51,7
Diğer
10
16,7
Lise
32
53,3
Üniversite
28
46,7
Kamu
41
68,3
Özel
19
31,7
EĞİTİM DÜZEYİ
ÇALIŞILAN KURUM
2.4. BULGULAR
2.4.1. Güvenilirlik Analizi
Çalışmamızın genel iç tutarlılık katsayısı 0,89 olup, zaman tuzaklarına ilişkin soruların
iç tutarlılık katsayısı 0,72; zamanı iyi yönetememenin sonuçlarına yönelik soruların iç
tutarlılık katsayısı 0,81; zamanı iyi yönetememe doğrultusunda ortaya çıkan stres belirtilerine
ilişkin soruların iç tutarlılık katsayısı ise 0,87’dir. Bu sonuçlar, araştırmanın güvenilirliğini
belirtmesi açısından önem taşımaktadır.
2.4.2. Ölçek Puanlarının Değerlendirilmesi
2.4.2.1. Zaman Tuzaklarına İlişkin Ölçek Puanları
Örneklemin zaman tuzaklarına ilişkin değerlendirmelerde orta değerden (3) farklılaşıp
farklılaşmadığı Tek Örneklem için T Testi ile analiz edilmiştir. Tablo 3’den görüldüğü gibi
plansızlık faktörüne ilişkin değişkenler orta değerden anlamlı ölçüde düşüktür. Bununla
birlikte plansızlığı yaratan sebepler sırasıyla 1) Günlük ya da haftalık plan yapmamak, 2)
Dosyalama konusundaki eksiklikler, 3) Aynı anda birden fazla işle ilgilenme ve 4)
Yöneticinin zamanı yönetememesi şeklindedir. İş dışı faaliyetlere/özel işlere vakit ayırma
faktörüne ilişkin değişkenlerden ise yalnızca “işimi yapmamı engelleyen ziyaretçilere hayır
diyemiyorum” değişkeni, orta değerden anlamlı ölçüde yüksek çıkmıştır (p<0,001). Böylece
söz konusu faktörü oluşturan nedenlerden ilki işi engelleyen ziyaretçilere hayır diyememe
olup; bunun ardından sabahları öncelikle gazeteleri ve önemli olmayan rapor ve dokümanları
okumak ile işe başlamadan önce özel işlerle ilgilenip telefonla konuşmak gelmektedir. Bu
336
sonuçlar, katılımcıların 2 boyuta ilişkin 7 zaman tuzağı sorusundan yalnızca birine önemli
ölçüde katıldığını göstermektedir.
Tablo 3: Zaman Tuzaklarına İlişkin Ölçek Puanlarının Ortalama ve Standart Sapmaları
N
Ortalama
Standart
Sapma
60
2,90
1,07
60
2,82
1,11
Dosyalama konusundaki
eksiklerden dolayı gerekli
evrağı bulmakta zorlanıp
bu nedenle zaman
kaybedebiliyorum
60
2,83
1,17
Yöneticimin zamanını
yönetememesi nedeniyle
onun işlerinin de bana
kaldığı oluyor
60
2,70
1,03
ZAMAN TUZAKLARI
Plansızlık
Çoğu zaman işleri günlük
ya da haftalık planlara
göre değil, gün içinde
gelişen olaylara göre
yapıyorum
Aynı anda birden fazla
işle ilgilendiğim için bazı
işlerin yarım kaldığı
oluyor
İş Dışı Faaliyetlere/Özel İşlere Vakit Ayırma
Sabahları önce gazeteleri
ve önemli olmayan rapor
ve dökümanları
okuduğum oluyor
60
2,05
1,05
İşimi yapmamı
engelleyen ziyaretçilere
hayır diyemiyorum
60
3,55
1, 37
Sabah işe başlamadan
önce özel işlerimle
ilgilenip telefonla
konuştuğum oluyor
60
1,83
1,14
337
2.4.2.2. Zamanı İyi Yönetememenin Sonuçlarına İlişkin Ölçek Puanları
Zamanı iyi yönetememenin üç sonucuna ilişkin ölçek puanı da orta değerden anlamlı
ölçüde yüksek çıkmıştır. Diğer bir ifadeyle zamanı iyi yönetememenin ilk sonucuna ilişkin
ortalama 3,17; ikinci sonucuna ilişkin ortalama 3,32; üçüncü sonucuna ilişkin ortalama ise
3,27 olup; orta nokta 3’ten yüksektir (p<0,001). Diğer bir deyişle zamanı iyi yönetememenin
en yüksek oranda yarattığı sonuç işlerin son anda yetiştirilmesi durumu olup; işleri
yetiştirememekten dolayı şikâyetçi olmak ikinci, hiçbir şey yapmamış olma duygusuna
kapılmak ise sonuncu sıradadır. Buna yönelik sonuçlar, Tablo 4’te görülmektedir.
Tablo 4: Zamanı İyi Yönetememenin Sonuçlarına İlişkin Ölçek Puanlarının Ortalama ve Standart
Sapmaları
ZAMANI İYİ
YÖNETEMEMENİN
SONUÇLARI
N
Ortalama
Standart
Sapma
Zaman zaman günü boşa
geçirmiş ve hiçbir şey
yapmamış olma
duygusuna kapılıyorum
60
3,17
1,17
Zaman zaman işlerin
aceleye getirilerek son
anda yetiştirilmesi
durumunu yaşıyorum
60
3,32
1,10
Zaman zaman işleri
yetiştirememekten dolayı
şikâyetçi oluyorum
60
3,27
1,07
2.4.2.3. Strese İlişkin Ölçek Puanları
Zamanı iyi kullanamama sonucunda yaşanan ve Tablo 5’te görülen stres belirtilerinin
dördüne ilişkin ölçek puanı orta noktanın anlamlı ölçüde üzerindeyken, son belirti ise orta
değerin anlamlı ölçüde altında çıkmıştır (p<0,001). Bu sonuçlara göre en çok görülen stres
belirtisi baş ya da mide ağrısı iken; bu belirtiyi sırasıyla performans düşüklüğü, uykusuzluk,
olumsuz tavırlar ve işe geç gelme ya da devamsızlık takip etmektedir.
338
Tablo 5: Stres Belirtilerine İlişkin Ölçek Puanlarının Ortalama ve Standart Sapmaları
STRES BELİRTİLERİ
N
Ortalama
Standart
Sapma
Plansızlık ve iş yüküne
bağlı olarak zaman zaman
baş ya da mide ağrısı
problemleri yaşıyorum
60
3,25
1,16
İşler zamanında
yetişmediğinde olumsuz
tavır sergilediğim olur
60
3,18
1,07
Ertesi günkü işlerin nasıl
yetişeceğini düşünerek
uykusuz kaldığım oluyor
60
3,22
1,09
Çalışma yaşamımda
işlerin zamanlaması ile
ilgili problemler
yaşadığımda
performansım düşebiliyor
60
3,23
1,08
İşlerin zamanında
yetişmediği dönemlerde
işe geç gelme ya da
devamsızlık gösterme
eğilimim söz konusu
olabiliyor
60
1,73
0,97
2.4.3. Diğer İstatistiksel Analizler
2.4.3.1. Çalışılan Kurum ve Zaman Tuzağı Olarak Plansızlık
Demografik değişkenlerin; plansızlık ve özel işlere gereğinden fazla zaman ayırma
şeklindeki zaman tuzakları, zamanı iyi yönetememenin sonuçları ve stres belirtilerine göre
farklılaşıp farklılaşmadığı Independent-Samples T Test ve One-Way Anova ile analiz
edilmiştir. Analizler sonucunda yalnızca plansızlık şeklindeki zaman tuzağı açısından
çalışılan kurum değişkeninde anlamlı bir farklılaşma olduğu tespit edilmiştir (p=0,016). Buna
göre kamu sektöründe (2,94); işleri planlara göre yapmama, aynı anda birden fazla işle
ilgilenme, dosyalama konusundaki eksiklikler ve yöneticinin zamanı yönetememesi gibi
faktörlerden oluşan plansızlığın ve dolayısıyla bu nedenden kaynaklanan zamanı iyi
yönetememenin özel sektöre oranla (2,54) daha fazla olduğu belirlenmiştir.
339
2.4.3.2. Zaman Tuzakları ile Zamanı İyi Yönetememenin Sonuçları
ve Stres Belirtileri İlişkisi
Söz konusu faktörler arasındaki ilişkilerin gücünü ve yönünü tespit edebilmek
amacıyla korelasyon analizi gerçekleştirilmiştir. Korelasyon katsayısının +1 ile -1 arasında
olması gerektiği düşünülürse plansızlık ve özel işlere vakit ayırma şeklindeki zaman tuzakları
ile bunların olumsuz sonuçları ve stres belirtileri arasında pozitif yönlü ilişkiler olduğu
görülmektedir.
Öncelikle plansızlık zaman tuzağının “zaman zaman günü boşa geçirmiş ve hiçbir şey
yapmamış olma duygusu” (0,520 ve p=0,000), “zaman zaman işlerin aceleye getirilerek son
anda yetiştirilmesi durumu” (0,456 ve p=0,000), “zaman zaman işleri yetiştirememekten
dolayı şikâyetçi olma” (0,263 ve p=0,042) şeklindeki sonuçlarla ve “baş ya da mide ağrısı
problemleri” (0,587 ve p=0,000), “olumsuz tavır sergileme” (0,456 ve p=0,000),
“uykusuzluk” (0,562 ve p=0,000), “performans düşüklüğü” (0, 627 ve p=0,000) ve “işe geç
gelme ya da devamsızlık” (0,389 ve p=0,002) şeklindeki stres belirtileriyle pozitif yönlü
ilişkisinin olduğu tespit edilmiştir.
Bunun yanı sıra özel işlere vakit ayırma zaman tuzağının da “zaman zaman günü boşa
geçirmiş ve hiçbir şey yapmamış olma duygusu” (0,518 ve p=0,000) ve “zaman zaman işlerin
aceleye getirilerek son anda yetiştirilmesi durumu” (0,372 ve p=0,003) şeklindeki sonuçlarla
ve “baş ya da mide ağrısı problemleri” (0,378 ve p=0,003), “olumsuz tavır sergileme” (0,357
ve p=0,005), “uykusuzluk” (0,299 ve p=0,020) ve “performans düşüklüğü” (0, 445 ve
p=0,000) şeklindeki stres belirtileriyle pozitif yönlü ilişkisinin olduğu belirlenmiştir.
Son olarak ise; zaman tuzakları nedeniyle yaşanan olumsuz sonuçların stres belirtileri
ile pozitif yönlü bir ilişkisi (0,686 ve p=0,000) olduğu da anlaşılmıştır. Bu sonuçlar, zaman
tuzaklarının kişilerde olumsuz tavır ve duygular ile strese bağlı fiziksel problemler
yaratabileceği yönündeki görüşümüzü desteklemiştir.
SONUÇ ve ÖNERİLER
Sözünü ettiğimiz zaman tuzakları nedeniyle diğer pek çok çalışan gibi sekreterler de,
günü boşa geçirmiş ve hiçbir şey yapmamış olma duygusuna kapılabilmekte; işleri
yetiştirememekten dolayı şikâyetçi olabilmektedir. Bu noktada onları engelleyen tuzakları
saptayabilmek ve sonrasında öncelikleri belirleyerek planlama yapmak ve ertelemelerden
kaçınmak; önem verilmesi gereken belli başlı unsurlardır. Zamanlarını en iyi kullanan
insanların, zamanlarını nasıl harcamak istediklerine dair ve net bir öncelikler anlayışına dayalı
bir vizyonları bulunmaktadır (Harvard Business School Press, 2006: 16).
340
Hedefler belirlendikten sonra ise bunları uygulayıp uygulayamama konusunda kararlar
verilebilmekte ve uygun zaman dağılımı gerçekleştirilebilmektedir. Diğer bir deyişle
işyerinde zamanı daha etkin kullanmak, mevcut zamanda daha çok iş yapmak, çalışma yaşamı
ile özel yaşam için harcadığımız zaman arasında ayarlama yapmak; zaman yönetimi açısından
son derece önemli olup kendimizi daha rahat ve güvende hissetmemizi sağlamaktadır (Smith,
1998: 15–30).
Zamanı iyi yönetebilmenin sekreterlik mesleğindeki kilit noktaları ise; masayı gereksiz
eşyalardan arındırmak, günlük program hazırlamak, sık kullanılan bilgileri el altında
bulundurmak, yapılacak işler listesi tutup her bir iş için tahmini bir süre belirlemek, yaşamı
dengelemek için gerektiğinde hayır diyebilmek şeklinde sıralanabilmektedir (Braham, 1998:
95–98).
Başka bir ifadeyle doğru işler üzerinde ve tüm etkinliklerin birbirine uymasını sağlayan
bir plan üzerinde çalışmayı içeren kişisel organizasyon; iyi bir başlangıç yapıp daha üretken
olmak için kişisel güdülenme sağlamayı içeren psikolojik etkenler; kesintilerle başa
çıkabilmeyi, hızlı biçimde yazıp okuyabilmeyi, belli bir sürede birden fazla işin altından
kalkabilmeyi içeren uygulama becerisi ve zamanı ofis dışında da etkili biçimde kullanıp iyi
bir şekilde çalışabilmeyi içeren özel koşullar zaman yönetiminde oldukça önemlidir (Cooper,
1999: 20–21).
Böylece düzenli bir tempoyla çalışabilecek sekreterler, yüksek motivasyona sahip olarak
stresin bireysel ve örgütsel sonuçlarından uzak durabilecektir. Bunun sonucu olarak da zaman
ve stres yönetimleri arasındaki ilişkinin saptanarak alandaki iki önemli konuya ilişkin
bilgilerin paylaşımını sağlayan çalışmalar, önemli bir katkı sağlayabilecektir.
341
KAYNAKÇA
1.
2.
3.
4.
Adair, John (2006), Etkili Zaman Yönetimi, İstanbul: Babıali Kültür Yayıncılığı.
Aytürk, Nihat (2001). Çağdaş Büro Yönetimi ve Sekreterlik, Ankara: Yargı Yayınevi.
Bayramlı, Ü.Ünlü (2006), Zaman Yönetimi, Ankara: Nobel Yayıncılık.
Braham, Barbara J. (1998), Stres Yönetimi: Ateş Altında Sakin Kalabilmek (Çeviri:
Vedat G. Diker), İstanbul: Hayat Yayınları.
5. Cooper, Joseph D. (1999), Zamanı Kullanma Sanatı: Az Zamanda Çok İş Yapmanın
Yolları (Çeviri: Alp E. Arslan), Ankara: Emre Yayınları.
6. Eren, Erol (2001), Örgütsel Davranış ve Yönetim Psikolojisi, İstanbul: Beta Basım
Yayım Dağıtım.
7. Göral, Gülbin (2001), Büro Yöneticiliği ve Yönetici Asistanlığı: Çağdaş ve Bilimsel
Sekreterlik, İstanbul: İletişim Yayınları.
8. Harvard Business School Press (2006), Pocket Mentor: Zaman Yönetimi, İstanbul:
Optimist Yayınları.
9. Rowshan, Arthur (2003), Stres Yönetimi, Ankara: Sistem Yayıncılık.
10. Smith, Jane (1998), Daha İyi Nasıl… Zaman Yönetimi (Çeviri: Ali Çimen), İstanbul:
Timaş Yayınları.
11. Tengilimoğlu, Dilaver; Coşan, Pınar (2004), Yönetici Asistanlığı, Ankara: Asil Yayın
Dağıtım.
12. Tutar, Hasan (2001), Profesyonel Sekreterlik ve Büro Uygulamaları, Ankara: Nobel
Yayın Dağıtım.
342
TOPLUMSAL CİNSİYET VE SEKRETERLİK
Öğr.Gör. Hande TUFAN DEMİRAY
(Hacettepe Üniversitesi)
Özet
Kadın ve erkek olmanın biyolojik yönü, cinsiyeti (sex) tanımlamaktadır. Ancak toplum içinde
bireylerin yer alış biçimi, biyolojik özelliklerin yanı sıra onlara atfedilen rollerle de yakından
ilişkili görünmektedir. Bu roller, “toplumsal cinsiyet” (gender) kavramını gündeme
getirmiştir. Toplumsal cinsiyet, kısaca “kadın ya da erkek olmaya toplumun ve kültürün
yüklediği anlamları ve beklentileri” ifade etmektedir. Cinsiyet kalıpyargıları nedeniyle
toplumda kadın ve erkeğe farklı davranılmakta ve farklı görevler verilmektedir. Dolayısıyla
kadın ve erkek arasındaki farklılıklar “toplumdaki göreli prestij ve güçleri dikkate alınarak”
belirlenmektedir. Bu bakış açısı; aile içindeki konumdan eğitime, teknolojiye, sosyal alanlara
ve siyasete kadar her alanda kendini göstermekte, özellikle de işgücü piyasasında cinsler arası
meslek farklılaşmaları yaratmaktadır. Diğer kişilerle yüz yüze çalışan, hizmet veren ve yardım
eden iş ve meslek gruplarında toplumsal cinsiyetçi yansımalara rastlamak zor olmamaktadır.
Sekreterler, bu meslek grupları arasında önemlilerindendir. Sekreterlik, “duyarlı, hassas,
sevecen, şefkatli, kibar, nazik” gibi kadınsı olarak nitelendirilen sıfatlarla bütünleştirilmekte
ve “duygusal emek” olarak bilinen işgücü içinde yer almaktadır. Yapılan çalışma bir
derlemedir. Toplumsal cinsiyet rollerinin sekreterler için mevcut olabileceğini düşündüren
mevcut çalışmaları irdeleyen bir literatür taramasından ibarettir. İleride bu alanda yapılması
düşünülen ampirik çalışmalar için ışık tutması umulmaktadır.
Anahtar kelimeler: toplumsal cinsiyet, kadınsılık, erkeksilik, sekreterlik
1.Giriş
Bu çalışma toplumsal cinsiyet kavramını açıklamakta ve geleneksel kadın mesleği
olarak görülen meslekler için toplumun bakış açısını ve yönlendirmelerini konu edinmektedir.
Bu meslekler arasında sekreterlik mesleğinin neden kadına atfedildiğini sorgulamaktadır.
343
2.Toplumsal Cinsiyet Nedir?
“Cinsiyet”, Türk Dil Kurumu (2007) tarafından bireye, üreme işinde ayrı bir rol veren
ve erkekle dişiyi ayırt ettiren yaradılış özelliği olarak tanımlanmıştır. Cinsiyet (sex) terimi
kadın ve erkek olmanın biyolojik yönünü ifade etmektedir ve biyolojik bir yapıya karşılık
gelmektedir. Bireyin biyolojik cinsiyetine göre belirlenen demografik bir kategori olarak
değerlendirilmektedir (Dökmen, 2004:4). Cinsiyet, ikili bir sınıflandırmayı tanımlamaktadır:
kadın ve erkek. Bebekler doğduklarında, hatta doğmadan önce cinsiyet organlarına göre
cinsiyet gruplarına ayrılmakta
ve buna göre kimliklendirilmektedirler. Bu durum,
sosyalleşme
sürmekte
süreci
boyunca
ve
seçilecek
mesleğe
kadar
devam
edebilmektedir(Dökmen, 2004:6).
Kadın ve erkek arasındaki farklılıklara tarihten bu yana birçok açıklama getirilmiştir.
Cinsiyetle ilgili davranışları değerlendiren birçok kuram vardır. Bu kuramlar üç ana başlık
altında toplanmıştır. Biyolojik kökenli açıklamalar getiren kuramlar, bilişsel yaklaşımlı
kuramlar ve sosyal etkileri ve etkileşimi vurgulayan kuramlar. Dökmen’e (2004:93-94) göre
her kuramın açıklayabildiği ve açıklayamadığı yönler vardır. Terime ilişkin çok yönlülük
nedeniyle tek bir kuram ile değil, birden fazla kuramın birlikte ele alınmasıyla daha iyi
açıklamalar getirilecektir. Bununla birlikte günümüzde kadın ve erkek arasındaki özelliklerin
biyolojik süreçlerden daha çok sosyal süreçlere bağlı olduğu konusunda görüşler artmaktadır
ve cinsiyet farklılıkları terimi yerini “toplumsal cinsiyet” terimine bırakmıştır (Dökmen,
2004:9).
“Toplumsal cinsiyet” (gender), kadın ya da erkek olmaya toplumun ve kültürün
yüklediği anlamları ve beklentileri ifade etmektedir. Kültürel bir yapıyı yansıtmakla birlikte
biyolojik özellikler ile ilgili psikolojik özellikleri de kapsamaktadır (Dökmen, 2004:45).Toplumsal cinsiyet kimilerine göre sosyal bir kategoridir, kimileri ise bunu bir denek
değişkeni olarak ele almaktadırlar. Bir başka görüş ise toplumsal cinsiyeti bir kişilik değişkeni
alarak değerlendirmektir (Dökmen, 2004:11-12).
3. Toplumsal Cinsiyet Kalıpyargılarıyla Büyümek ve Meslek Edinmek:
Bireyler toplumda kız ve erkek olarak etiketlenirler ve böylece cinsiyetin kültürel
anlamlarını öğrenmeye ve kazanmaya başlarlar. Bu süreç, toplumsal cinsiyet rolünün
344
olgunlaşmasını sağlar. “Toplumsal cinsiyet rolü”, toplumun tanımladığı ve bireylerin yerine
getirmelerini beklediği cinsiyetle ilişkili bir grup beklentidir. Kız ve erkek çocuklar,
sosyalleşme süreci içinde nesneleri, etkinlikleri, oyunları, meslekleri ve kişilik özelliklerini
onlar için “uygun” ya da “uygun değil” olarak ayırt etmeyi öğrenirler (Dökmen, 2004:16).
Toplumun bir grup olarak kadınlardan ve bir grup olarak erkeklerden beklediği bazı
davranışlar ve özellikler vardır. Bunlara “cinsiyet kalıpyargıları” denmektedir. Dolayısıyla
kadınların ve erkeklerin sahip oldukları düşünülen kişilik özellikleri “kadınsı” ve “erkeksi”
özellikler olarak tanımlanmaktadır(Dökmen, 2004:107).
“Kadınsılık”, ev içinde bakım verici, ilgi gösterici olmayla ilgili özellikleri,
“erkeksilik” ise, iş dünyasında yarışmacı ve başarı yönelimli olmayla ilgili özellikleri
kapsamaktadır. Kadınların genelde duyarlı, hassas, ilgili, sıcak gibi özelliklere sahip oldukları,
erkeklerin de güçlü kişilikli, bağımsız gibi özelliklere sahip oldukları düşünülür. Kadın ve
erkeğin toplum içindeki anlamları böyle şekillenmekte, bu özelliklerle ve davranışlarla
tanınmaktadır. Bunların yanı sıra kadın ve erkek birbirlerine göre karşı cinsi ifade ettikleri
için de karşı cinsin sahip olduğu özelliklerin zıddı özelliklerle özdeşleştirilmektedirler.
Örneğin kadın cesur olmayandır, kaba saba konuşmayan ve davranmayandır. Tek tek ele
alındıklarında bunların doğru olmadıkları düşünülebilir ancak toplumun dayattığı ve bizim de
kabul ettiğimiz bakış açısı çoğunlukla böyledir (Dökmen, 2004:107-108, Özcan, T ve
Lajunen, T, 2005:103-110).
1970lere kadar toplumsal cinsiyetin kişiliğe yansıyan tek bir özellik olduğu
düşünülmüş, 1970lerden sonra ise kadınsılık ve erkeksiliğin birbirinden bağımsız olduğu
görüşü öne sürülmüştür. Kalıcı bir kişilik özelliği değil, bir süreç olarak ele alınmıştır. Kadın
ve erkek arasındaki farklılıklar “toplumdaki göreli prestij ve güçleri dikkate alınarak”
belirlenmiş ve “androjenlik” kavramı doğmuştur. Kadınlar ilgi ve bakım vericidir ve daha
pasif
oldukları
düşünülmektedir.
Erkekler
ise
aktif
ve
başarı
yönelimli
olarak
tanımlanmaktadır. “Örneğin başarılı ve mesleki gelişmeye güdülü bir genç kız, evlenip çoluk
çocuk sahibi olması beklenirken üniversiteye gidip okumak, meslek ve kariyer sahibi olmak
isteyince ailesiyle, toplumla ve kendisiyle çatışmaları başlamakta, bu da derin sorunlara neden
olmaktadır.” (Dökmen, 2004).
345
Cinsiyetçi kalıpyargılarının yeniden üretilerek pekiştirilmesi önce aile, yaşıt grupları,
kitle iletişim araçları aracılığıyla başlamaktadır. Okulda eğitim sürecinde de devam
etmektedir (Esen ve Bağlı, 2002:152)
Sosyalleşme önce ailede başlamaktadır. Aile, toplumun kültür yapısını ve değerlerini
çocuğa aktarmaktadır. Çocuk büyüdükçe dışa da açılmakta ve hane dışındaki sosyal çevre
içinde yaşıtlarıyla zaman geçirmektedir. Diğer bireyleri izlemekte, taklit etmeye
başlamaktadır. Kendine benzediğini üşündüğü kişileri model alarak yetişmektedir. Bütün bu
süreç içinde birey, toplumun kadına ve erkeğe yüklediği rolleri öğrenmekte ve
içselleştirmektedir.
Kitle iletişim araçlarının etkileri de şüphesiz önemlidir. Dökmen’e (2004:139-153)
göre zaman içinde gelişme görülse de kadınlar hala geleneksel rolleriyle sunulmaktadır.
Kadınların görece daha zayıf bir konum ve statüde olmaları bir gerçeklik ve istenir bir durum
gibi yeni kuşaklara aktarılabilmektedir.
Cinsiyetlere ilişkin tutum ve önyargıların esas olarak okulda şekillendiği göz önünde
tutulduğunda mesleğe yönlendirme açısından cinsiyetçi toplumsallaştırmanın ne kadar önemli
olduğu ortaya çıkmaktadır (Berktay, 2004:25). Esen ve Bağlı’nın (2002:150-152) ilköğretim
ders kitaplarındaki kadın ve erkek resimlerine ilişkin yaptığı incelemede kullanılan kadın ve
erkek figürlerinin geleneksel toplumsal işbölümünün gerektirdiği mekanlarda, kişilerle,
nesnelerle ve eylemlerle sergilendiği saptanmıştır. Kadının okuldaki varlığı öğretmenlik rolü
çerçevesinde belirlenirken, erkekler müdür ya da müstahdem olarak gösterilmektedir. Kadın,
birincil olarak çocuklarla birliktedir ve çocuğa yönelik eylemlerde bulunmaktadır. Kadın,
kamusal nesnelerle özel nesnelerle olduğundan daha az bağlantı içinde gösterilmektedir.
Erkek figürler ise en çok dış mekanlarda sergilenmektedir. Öğretmen olarak gösterilen
erkekler çocuklarla birebir ilişki içerisinde ve bedensel bir yakınlıkta değildir. Bu durum,
çocukla birebir yakınlık rolünün kadına ait olduğunu düşündürtmektedir. Toplumsal
işbölümünün ve geleneksel kalıpyargıların ders kitaplarıyla pekiştirilmesi, kızların ve
erkeklerin eğitsel ve mesleki ideallerine ve seçeneklerine ilişkin yelpazeyi daraltmaktadır
(Tan, 1979’dan aktaran Esen ve Bağlı, 2002:152)
Toplumlar kendi kültürlerine göre erkeklik ve kadınlık değerlerini yaratmakta ve
bunları kavramlaştırmaktadırlar. Eril toplumlarda erkeklik kavramı erkekler tarafından
346
içselleştirilmektedir. Kadınlar ise ait oldukları toplumların özelliklerine göre belirli alanlar
içinde tanımlanmışlardır. Eril toplumlarda bu alanların en yaygını ev içi alanlardır. Kadınlar
için tanımlanan rollerden başlıcaları anne ve eş olmaktır. Bu roller kadının tüm yaşamı
boyunca devam etmektedir. Kadın çalışıyor olsa da toplum tarafından yaptığı iş ile değil,
kendisine yüklenen rollere göre değerlendirilmektedir (Temel v.d., 2006:28-29).
Eril toplumlarda “erkeklik”, “erkek olma” saygı gören niteliklerdir. Bu nedenle
kadının başarılı olabilmesi için erkek gibi olması gerekli görülmekte, böyle bir dünya
yaratılmaktadır . Eril toplumlarda erkeklerin rolleri daha hırslı, girişken ve rekabetçidir.
Erkekler daha çok yönetici konumunda olmaktadırlar. Kadınlar ise genellikle onların
yardımcıları konumundadırlar (Temel v.d., 2006:29-30). Dişil toplumlarda ise cinsiyet rolleri
iç içe girmiştir. Bu tür toplumlarda kadınlar da erkekler de yaşamın maddi olmayan yönlerinin
kalitesini arttırmak için çalışmaktadırlar. Dişil toplumlarda kadınlar da erkeklerin çalıştığı
işlerde çalışabilmektedirler. Bu duruma örnek olarak şu ifade kullanılmaktadır: “Bu
toplumlarda erkeklerin sekreter, kadınların otobüs şoförü olduğu görülmektedir.” (Altay,
2006’dan aktaran Temel v.d. 2006:30).
4. Toplumsal Cinsiyet Kalıpyargılarıyla Çalışmak: “Sekreterlik Kadın İşi
midir?”
Türkiye’de tarım kesimi dışında ücretli olarak ev dışında çalışan kadın sayısı çok
azdır. Çalışan kadınlar da geleneksel rollerini sürdürebilecekleri, aile sorumluluklarıyla
örtüşebilen meslekleri tercih etmektedirler (Kuzgun ve Sevim, 2004:16). Kadınların eğitim
düzeyi arttıkça işgücüne katılım oranları artmaktadır. Ancak geleneksel kadın mesleklerinde
yoğunlaşma görülmektedir (Gelegen, 2001:30). Kadınlara ait olduğu düşünülen hemşirelik,
hosteslik gibi bazı mesleklerde olduğu gibi sekreterlik mesleğinde de toplumdaki cinsiyet
rollerinin yansımaları belirgindir. Sekreterlik mesleği ile ilgili yapılan çalışmaların hemen
hepsinde kadın çalışanların sayısının erkek sayısından çok daha fazla olduğu dikkat
çekmektedir.
Sekreterlik, “duygusal emek” olarak tanımlanan işgücü içindedir. Duygusal emek, işin
gereği olarak belirli durumlarda uygun duygusal tepkiyi göstermektir (Dedehayır, 2000). Bu
347
tür emek biçimleri daha çok kadınsı cinsiyet rolleriyle eşleştirilmektedir. Dolayısıyla işgücü
içindeki cinsiyet dağılımında ciddi uçurumlar ortaya çıkmaktadır.
Kadınsılık ve erkeksilik şeklinde tanımlanan cinsiyet özellikleri toplumda olduğu
kadar bireylerin çalıştıkları örgütlerin içine de taşınmaktadır. Miller’e (2004) göre kadın ve
erkeğin davranış özellikleri, işbölümü, işin yapısı, ücret düzeyi, çalışanın işe ilişkin
beklentileri toplumdaki sosyal değerler tarafından etkilenmektedir.
1980lerden bu yana Türkiye’de toplumsal cinsiyete ilişkin duyarlığın geliştiği
düşünülmektedir. Ancak buna rağmen hem kadınların statüsünde, hem de toplumun ve
kültürün ataerkil yapısında fazla bir değişiklik olmadığı saptanmıştır (Berktay, 2004:24).
Çalışma yaşamında cinsiyet ayrımcılını önleyen birçok düzenlemenin yanı sıra yeni İş
Kanunu, halen ciddi eleştirilere uğramaktadır. Düzenlemeler genel olarak bakıldığında kadına
sağladığı ayrıcalıklarla olumlu bir izlenim yaratırken aslında kadın çalışanları terfi etme
imkanlarından alıkoyabilmekte veya kadının işgücü piyasasının dışına çıkmasına bazı
durumlarda teşvik yaratabilmektedir.
Çocuk ve yaşlı bakımı, ev işleri kadınların doğal görevi olarak görülmektedir.
Erkeklerin bu tür işlerin yükünü paylaşmaması ve sosyal destek hizmetlerinin yetersiz olması,
veya mevcut sosyal destek hizmetlerinin pahalı olması
kadınların işgücüne katılımını
etkilemektedir (Gelegen, 2001:29). Bu sorunlar kadınların “eve hapsolmaları” ev kadını ve
anne kimliğine bürünmelerinin temelini oluşturmaktadır. Kadın, bu tür geleneksel
sorumluluklarına rağmen ücretli çalışmak istediğinde ise bu durumun bir uzantısı olarak
kadın kimliğiyle tanımlanmış iş alanlarına ve mesleklere yönelmektedir (İçlp, 1996:55).
Yine, Kumbetoğlu ve Caga’ya (2000:57-58) göre toplumumuzda kadının çalışması
kendi işgücü özellikleri, beceri ve yetenekleri dışında birçok faktörden etkilenmektedir.
Bunlar arasında kadınların aile içi konumları, eşlerinin statüsü, çocuklarının varlığı, uzak ve
yakın çevresinin tutumu, aile içi güç dengeleri, ailenin sahip olduğu kaynakların kullanımı ve
yerleşim yeri özellikleri mevcuttur. Bunların yanı sıra durumun kadınlarca içselleştirilmesi de
son derece önemlidir. Ayrıca işyerinde yabancı erkeklerle bir arada olmanın olumsuz
algılanması da nedenler arasında sayılmaktadır (Kuzgun ve Sevim, 2004: 16).
Kadınların çalışmasıyla dini yönelimleri arasındaki ilişkinin incelendiği bir
araştırmada da kadının çalışması üzerinde dini yönelimden daha çok geleneksel cinsiyet
348
rollerinin etkili olduğunu gösteren bulgular elde edilmiştir. Özellikle dini yönelimi yüksek
bireyler geleneksel cinsiyet rolleriyle ilgili maddelere daha çok katıldıklarını ifade etmişlerdir.
Cinsiyet rollerinin belirlenmesinde ise toplumdaki değer yargılarının etkili olduğu
düşünülmüştür. Kadınların eğitim düzeyi arttıkça kadının çalışmasına yönelik olumlu
tutumları da artmaktadır. (Kuzgun ve Sevim, 2004:24-25).
Kadının ve erkeğin farklı özelliklere sahip oldukları inancı ile bazı rol ya da
pozisyonların erkeklere ya da kadınlara uygun bulunmaması da cinsiyet ayrımcısı
uygulamalarla sonuçlanabilmektedir. Kadınların lider ya da yönetici olma yollarının çoğu
zaman kapalı olması bu tür kalıpyargılara dayanabilmektedir. Kadınların çalıştıkları
işyerlerinde, şirketlerde üst konumlara gelmelerinin çeşitli yollarla engellendiği, bu anlamda
bir “cam tavan etkisi”nin gözlendiği söylenebilir. Kadınların resmen amir, yönetici gibi
konumlara gelmelerini engelleyecek (tavan) yönetmelikler ya da yasalar bulunmamakla
birlikte kadınların yükselmesini önleyen görünmeyen, gayri resmi (cam) uygulamalar olmakta
ve kadın ne kadar çabalasa da bir türlü bu “cam tavan”ı aşamamaktadır (Dökmen:2004:128)
Kadınların
bir
meslekte
çalıştırılmaları
erkeklerle
aynı
statüde
değerlendirilmemektedir. Örneğin yönetici çoğunlukla erkektir, yöneticinin sekreteri ise
kadındır. İş yaşamı içindeki ikincil statüsü hane halkı içinde de farklı değildir. Kadının
çalışması, onu yaşamını kazanarak bağımsızlaştıran bir etkinlik olarak değil, eve ek gelir
sağlayan bir etkinlik olarak değerlendirilmektedir. Örneğin yasal düzenlemelerde eşit olması
zorunlu olan ücret hakkı, kadın ve erkek için aynı değildir. Erkeğe verilen ücret, aile ücreti
olarak
belirlenirken
kadına
verilen
ücret
erkeğin
ücretinin
tamamlayıcısı
olarak
görülmektedir. Dolayısıyla göreceli olarak daha düşüktür (İçlp, 1996:55). ILO (International
Labor Organization)’nun (2007) verilerine göre birçok ekonomide kadınlar, aynı işi yapan
erkeklerin kazandıklarının %90’ını ya da daha azını kazanabilmektedirler. Tipik kadın
mesleklerinde bile ücretlerde cinsiyet bazında eşitsizlik olduğu saptanmıştır.
Cinsiyetle ilgili olarak
algılayanın özellikleri, algılananın özellikleri ve içinde
bulunulan ortam da kalıpyargıların işleyişini etkilemektedir Özellikle kadının fiziksel
görünümünün ve güzelliğinin ön plana çıkarıldığı bir gerçektir. Kadınların güzel, bakımlı ve
hoş görünümlü olmalarına ilişkin daha güçlü kalıpyargılar mevcuttur (Dökmen, 2004:115117). Sekreterlik mesleği bu kalıpyargılar nedeniyle yıpranmaktadır. İşyerlerindeki etik dışı
349
davranışların, cinsel taciz gibi olayların başlangıç noktasının algılanan ve içselleştirilen bu
kalıpyargılar olduğu söylenebilir.
5.Sonuç
Kadınla erkek arasında farklılıklar var olmakla birlikte bunlar değiştirilemez ya da
önlenemez değildir. Kadınla erkek arasındaki benzerlikler ve farklılıklar hakkındaki bilgi
insanı, insan ilişkilerini ve sosyal yaşamı daha iyi anlamayı sağlayacaktır (Dökmen,
2004:164).
Örgütlerde bireylerin cinsiyetlerine göre değil, örgütsel verimliliklerine göre
değerlendirilmesi gerekmektedir. Ayrıca günümüzün yaşam tarzında çalışanların hem kadınsı,
hem de erkeksi (androjen) niteliklere sahip olması kaçınılmazdır (Temel v.d., 2006:37).
Kadınların çalışma ve iş kavramlarına atfettikleri değerin değişmesi gerekmektedir. Bu
zihniyet değişikliği toplumun tümüne yayıldığı oranda etkili olabilecektir. Ayrıca kadın ve
çalışma kavramlarına ve toplumsal cinsiyet rollerine ilişkin değer ve normların değişmesi
gerekmektedir (Kumbetoğlu ve Caga, 2000:57-58). Kadınların anne olmaları ve nesillerinin
üremesindeki önemli rolü aile içinde ve toplumda ayrımcılığa neden olmamalıdır (Özbey,
2004:369-383).
“Geleneksel cinsiyet rolleri, kalıpyargılar, kadınlarla erkeklerin farklı oldukları
inancı, hem kadın hem erkek için olumsuz sonuçlar doğurmaktadır. Bu sıkıntılı sonuçlar,
insanların kendilerini gerçekleştirmelerine, mutlu olmalarına hatta sağlıklı olmalarına engel
olmaktadır. İnsanlara kadın ya da erkek olarak bakmak ve her tür davranışı bununla
sınırlamak büyük bir haksızlıktır.” (Dökmen, 2004:253)
Kadın ve erkek arasında tam bir eşitliğin sağlanabilmesi için kadının ve erkeğin
geleneksel rollerinde değişiklik yapılması gerekmektedir (Özbey, 2004:369-383).
Bütün bu
sıralanan önerilerin üzerinde durulduğu ölçüde sekreterlik mesleği de
duygusal emeğin her sektörde yer alan önemli bir kolu olarak yenilenecek ve toplumsal
cinsiyet kalıpyargılarından arınacaktır.
350
Kaynaklar
Berktay, F. (2004). Kadınların İnsan Haklarının Gelişimi ve Türkiye, İstanbul Bilgi
Üniversitesi, Sivil Toplum Kuruluşları Eğitim ve Araştırma Birimi, Sivil Toplum ve Demokrasi
Konferans Yazıları, No:7
Dedehayır, H, (2000). İş Yaşamında Duygusal Emek, Kaynak Dergisi, Nisan-Haziran
http://www.baltas-baltas.com/kaynakderyazi.asp?PRI=45&SAYI=2, 25.06.2007
Dökmen, Z (2004). Toplumsal Cinsiyet, Sistem Yayıncılık, Birinci Basım, İstanbul
Esen, Y. ve Bağlı, M.T. (2002).İlköğretim Ders Kitaplarındaki Kadın ve Erkek Resimlerine
İlişkin Bir İnceleme, Ankara Üniversitesi Eğitim Bilimleri Fakültesi Dergisi, 37(1-2), 143-154
Gelegen-, D.G. (2001). Çalışma Yaşamında Kadın Olmak, Türk Tabipleri Birliği Mesleki
Sağlık ve Güvenlik Dergisi, Ocak, 27-30
ILO (2007). Kadın İstihdamında Küresel Eğilimler 2007, Basın Duyurusu
İçlp, G.(1996). Feminist Kuramın Aileye Bakışı, PAÜ. Eğitim Fak. Derg., 1, 53-57
Kumbetoğlu, B. ve Caga, N. (2000). Çalışan Kadınlar ve Küreselleşme, Görüş, Eylül, 56-65
Kuzgun, Y. ve Sevim, S.A. (2004). Kadınların Çalışmasına Karşı Tutum ve Dini Yönelim
Arasındaki İlişki, Ankara Üniversitesi Eğitim Bilimleri Fakültesi Dergisi, 37(1), 14-27
Leung, C., Moore, S (2003). Individual and Cultural Gender Roles: A Comparison of AngloAustralians
and
Chinese
in
Australia,
http://www.uiowa.edu/~grpproc/crisp/crisp.8.21.html,
27.04.2007
Miller, G. E., (2004). Frontier Masculinity in the Oil Industry: The Exerience of Women
Engineers, Gender, Work and Organization, 11(1)
Özkan, T.; Lajunen, T. (2005) “Masculinity, Femininity, and the Bem Sex Role Inventory in
Turkey”, Sex Roles, Vol. 52, Nos. 1/2, January , 103-110
Özbey, F.R. (2004). Kadın Hakları ve Ekonomiye Yansımaları, Çanakkale 18 Mart
Üniversitesi Biga İİBF I. Ulusal Sivil Toplum Kuruluşları Kongresi, 4-6 Haziran, 369-383
Temel, A., Yakın, M., Misci, S. (2006). Örgütsel Cinsiyetlerin Örgütsel Davranışa
Yansıması, Yönetim ve Ekonomi, 13(1), .27-38
Türk Dil Kurumu, (2007)
http://www.tdk.gov.tr/TR/SozBul.aspx?F6E10F8892433CFFAAF6AA849816B2EF05A79F75456518
CA, 14.04.2007
351
SOSYAL PSİKOLOJİK KURAMLAR
ve
İNSAN İLİŞKİLERİNDE KULLANILIŞ ŞEKİLLERİ
(İNSAN İLİŞKİLERİNDE YÖNTEMLER)
Öğr.Gör.GÜLBİN GÖRAL
(Marmara Üniversitesi)
I. GİRİŞ
Bir arada yaşamak bir zorunluluk, aynı zamanda bir ihtiyaçtır. İnsan ilişkilerinin bir düzen ve
disiplin içinde sürdürülmesi için, sosyal psikologlar, yaptıkları gözlem ve araştırmalarla çeşitli
kuramlar geliştirmişler ve bu kuramları bireyin davranış, düşünce, heyecanlar, tutumlar ve
benzeri iç süreçleri üzerinde odaklamışlardır.
Sosyal psikoloji insan etkileşimlerini ve etkileşimlerin psikolojik temellerini sistematik olarak
inceleyen bir disiplindir.
Sistematik bir incelemenin, esas olarak üç temel ögesi vardır. 13
1. Kuram geliştirme: Sosyal psikolog, açık seçik, mantıksal ve aralarında bağlı önermeler
kullanarak sosyal hayatın çeşitli yanlarını betimlemeye ve açıklamaya çalışır. Bu
önermeler, bir yandan insanların dünyayı örgütlenmiş bir biçimde anlamalarını sağlar,
öte yandan çeşitli şeylerin niçin öyle olduklarını açıklar.
2. Kuramın deney-gözlem-araştırma yoluyla desteklenmesi: Sosyal psikolog, tasvir ve
açıklamanın ötesinde, kuramsal iddialarını özenle topladığı verilerle desteklemeye
çalışır.
3. Uygulamayı teşvik etme: Sosyal psikologlar, sistematik araştırmanın sosyal bir
uygulamaya yol açmaması halinde eksik olacağını düşünmektedir. Yapılan bütün
çalışmalar insanların hizmetinde olmalıdır.
İnceleme, deney, gözlem sonucu ortaya atılan kuramlar, insan ilişkilerinde problem olan
durumlarda çözüm geliştirmek için yararlanılacak önemli etmenler veya süreçler konusunda
fikir sağlayan bilgilerdir.
Lewin; “İyi bir kuramdan daha pratik bir şey yoktur” der.
13
Bilgin, Nuri, Sosyal Psikolojiye Giriş, Ege Üniversitesi Edebiyat Fakültesi Yayınları, No. 48, İzmir 1988.
352
II. İNSAN İLİŞKİLERİNDE YÖNTEMLER
İnsanlar birbirleriyle ilişkilerinde aşağıdaki alanlarda bilgi sahibi olmalı, iş ve özel
yaşamlarında uygulamaya dikkat etmelidirler:
II. 1. Fizyolojik, psikolojik ve sosyal ihtiyaçlarına dikkat etmek
A. Maslow, ihtiyaçlara bağlı olarak güdülemeyi dinamik bir kavram olarak görür. Bu kavram,
hem kişilik değişkenlerini, hem de toplumsal değişmeyi içerir. İnsanın temel ihtiyaçları olarak
beş çeşit amaç, Maslow’un klinik çalışmaları sonucu olarak ortaya çıkarılmıştır. 14
a. Temel fizyolojik ihtiyaçlar: Basit anlatımla yiyecek, içecek ihtiyacıdır. Vücudun kan
dolaşımını dengede tutmayı, “Homeostatis”i düzenlemesi için gerekli olan fizyolojik
ihtiyaçlardır. İnsan ilişkilerindeki pratik önemi; kahvaltı etmemiş bir yöneticiye çay,
kahve ve yiyecek ikramı; önemli bir toplantı sırasındaki molalarda yapılacak yemek
ikramları, konukların dinlenmesini sağlayacak olanaklar ve düzenlemeler, kişiler
üzerinde olumlu izlenimler bırakır. Bir ihtiyacın etkisi altındaki insanın algı düzeyi de
açlık veya tokluğuna göre değişecektir.
b. Güvenlik ve korunma ihtiyacı: Başkalarının saldırgan davranışlarından korunmak,
geleceğin güvence altına alınma ihtiyacı olarak anlatılır. Bu aşamanın pratik hayattaki
uygulamalarını ise; bir yöneticinin işleriyle ilgili bir güven sorunu olmaması,
sekreterinin yöneticisinin sağlığına göstereceği ilgiden, önemli bir raporun
hazırlanmasına kadar her konuda güven vermesi; bir yöneticinin de sekreterini
koruyucu, kollayıcı yaklaşımının sağlanması olarak yorumlayabiliriz.
c. Sevgi ve ait olma ihtiyacı: Bu ihtiyaç, bir gruptaki normlara bağlı kalma, duygusal
tatmin sağlama ihtiyacıdır. Örneğin sevgi ve aidiyet duygusu gelişmiş/tatmin olmuş
bir çalışan, işletmelerdeki kliklere ‘karşı’ tavır geliştirir, kurallara uymayanları
reddeder; çünkü sevgi ağır basar.
d. Saygı (nefse hürmet) ihtiyacı: İnsan hem kendine saygı duymak, hem de başkalarının
saygısını kazanmak ihtiyacındadır. Kendine saygı özgüveni hazırlar. Başkalarından
gördüğü saygı o özgüveni sürekli kılar. Pratik hayatta ilişki zedeleyen başlıca faktör
ise; insanların yaptıkları işle ilgili değerlemeleri ve ona bağlı olarak geliştirdikleri
tutumlardır. Hayatta hiçbir iş önemsiz değildir. Bir yöneticinin yaptığı planlama ne
kadar önemli ise, bir bahçıvanın yaptığı bahçe düzenlemesi de o kadar önemlidir.
Kişinin işi ne olursa olsun ona saygı duyulmalıdır. İonna Kuçuradi; “Bir tane insan
hakkı ihlali vardır; o da kişiye farklı davranmaktır” der.
e. Kendini aşma ihtiyacı: Bütün ihtiyaçlar giderilse bile, insanın eksikliğini duyduğu “bir
şeyler” olabilir. Bu ihtiyaç, “İnsan ne olabilecekse mutlaka olmalıdır” 15 felsefesinde
aktivite kazanır. Birey, işi veya konumu ne olursa olsun, potansiyelinin elverdiği
ölçüde varlığını ortaya koymak gibi bir ihtiyaç hissedebilir. Örneğin bir yöneticinin,
asistanının kişisel gelişimine katkı sağlamak amacıyla, onu eğitim seminerlerine ve
kurslara göndermesi; bir asistanın da yöneticisinin önemli bir sunumunda
yapabileceğinin azamisini yaparak destek olması, kendini aşma ihtiyaçlarıyla ilgili irili
ufaklı fırsatların değerlendirilmesidir.
14
Drake, I. Richard ve Peter J. Smith, Sanayide Davranış Bilimleri, Çev. Kemal Tosun ve Diğerleri, İ.Ü. İşletme Fakültesi Yay.
İstanbul, 1990.
15
a. g. e. S. 101
353
II. 2. Kişilik özelliklerine ve yaradılışlarına (huylarına) dikkat etmek
Kişilik bir bütün olarak incelendiğinde, kişiliğin üç önemli yönü değerlendirilir:
1. Biyolojik yönü
2. Psikolojik yönü
3. Toplumsal yönü
Biyolojik yönden insan, hayvansal yapıya sahiptir. Hayvandan farklı olarak, insanın biyolojik
yapısında oluşan değişmeler onun psikolojik hayatını etkiler. Heyecanlar, eğilimler, istekler,
dikkat vb. sinir sistemi ve beyinle birlikte düşünülür. Yani heyecanlar, istekler duygu; sinir
sistemi ve beyin ise organdır. İnsanın psikolojik durumunun sağlıklı olması, sinir sisteminin
düzenli işleyişine bağlıdır. İnsan, kişiliğiyle toplumu, toplum da insanı etkiler. İnsanın
biyolojik ve psikolojik özellikleriyle, bağlı olduğu gruplardan (aile, okul, işyeri) kazandığı
sosyal özellikler, onun davranışlarını belirleyen ve “diğerlerinden” ayıran “kişiliği”
dir. Kişilik farklılıkları, fertlerin bilinçli olarak yaptığı davranışları gösterir. Bu farklılıklara
etki eden diğer önemli bir faktör, bilinçaltı, hapsedilmiş duygular olabilir.
Karakter kavramı ile kişilik kavramını bir bütünü meydana getiren özellikler, ya da bir
bütünün analizi sonucu elde edilen elemanlar olarak ayırt etmek gerekir. Karakter daha ziyade
huy-mizaç denilen ve kişiden kişiye değişiklik gösteren duygusal davranışların kalıtımla
geçen özellikleridir. Kişilik belli bir eğitim, çaba ve istekle geliştirilebilir, beslenebilir; ancak
karakter kolay kolay değişmez. Karakterin ana besleyicisi “iyi ahlâk”tır.
Pratikte; kişilik özelliklerini dikkate almak denildiğinde; asabi mizaçlı bir insan karşısında,
yeri geldiğinde hoşgörülü olmak, veya durum/olay gereği ‘nabza göre şerbet vermek’ geçerli
olabilir. Ancak saldırgan bir insanın şiddete yönelen, ya da gurur inciten davranışı karşısında
kişiliği korumak ve buna izin vermemek gerekir. Kabalık veya saldırganlık bir kişilik özelliği
değil, eğitim noksanlığı sonucu ortaya çıkan bir davranış bozukluğudur.
II. 3. Algılama süreçlerini dikkate almak
İnsanlar, pratikte kendileri için önemli olan, kendilerini ilgilendiren obje ve olayları
algılayarak beyinlerinde organize ederler. Burada sözü edilecek olan, objelerin duyu
organlarının tespit ettiği görünüşüne ikincil bir şekilde etki eden zihinsel iç süreçler olacaktır.
Wolfgang Köhler ve Kurt Kofka; bireyin iç süreçlerinin dış dünyaya biçim verme tarzıyla
ilgilenmişlerdir. Aşağıda ne görülüyor?
o
o
o
o
o
o
Yukarıdaki nokta gruplarını zihinsel iç süreç; ‘iki üçgen’ olarak algılamaktadır. Buna göre;
davranışları, insanların olaylara ilişkin algıları etkilemektedir.Günlük yaşamda iletişimdeki
eklemelere, önyargılara, eksiltmelere, değiştirmelere sebep olan ‘iç süreç’ler.
354
Algılamada temel yaklaşımlar şöyledir:
-
Beş duyu organıyla algılama gerçekleşmektedir.
Beş duyu organının eğitilmesi söz konusu olamaz; ancak ‘eğitimli’ insan algılarında
seçicidir.
Her insan kendi değerlerine göre algılama eğilimi gösterir.
Algılamada bazen eksiltmeler, bazen giydirmeler olabilir.
Sosyal algılamada statü sembollerinin işlevi vardır.
Algılamaya ilişkin, insan ilişkilerinde (pratikte) dikkat edilmesi gereken noktaları da şöyle
belirlemek mümkündür:
o
o
o
o
o
o
Zamanında harekete geçmiyorsa,
Önceki deneyimlerden ders almamışsa/almıyorsa,
Aynı hatayı tekrarlıyorsa,
Objeler ve olaylar hakkındaki bilgiyi beyninde organize edemiyorsa,
Objeye ve olaya göre ‘duruşunu/vaziyetini’ hazırlayamıyorsa,
Yöneltilmiş bir davranışın anlamını ayırt edemiyorsa…
Bu tür insanlara sorumluluk vermekte sakıncalar olacaktır.
II. 4. Çevre faktörlerini göz önünde bulundurmak
Lewin, “Davranışı belirleyen şey, bireyin psikolojik olarak dünyayı temsil ediş biçimidir”
diyor. I. Dünya savaşında, siper çukurlarındaki gözleminden hareket eden Lewin’e göre,
manzara, tepeler, ağaçlar… saklanmaya çalışan askere ve kırda sakin bir şekilde gezen insana
farklı görünür. Dünyayı psikolojik olarak kurma biçimi, bireylerin ihtiyaçlarına ve izlenen
amaçlara göre değişir. Lewin dünyayı psikolojik olarak temsilin bir yöntemini önermiştir.
Kuramsal fizikten etkilenmiş ve psikolojik dünyayı bir “alan” olarak düşünmüştür. Bu alan,
bir davranışı etkileyen ve aralarında birbirine bağlı düşüncelerden oluşur. 16
Cephedeki askerin yaşam alanı
Yürüyüş yapan insanın yaşam alanı
Cephedeki askerin çevrenin baskısı altında kişiliği daralmış iken; parkta yürüyüş yapan insan
çevresine etki verebilmektedir.
16
Bilgin, a.g.e. S. 16-17
355
Temel ögeleri yaşam alanı, kişi ve çevre olan bu kurama yorum getirmek gerekirse; şöyle bir
düşünce öne sürülebilir. İnsan, kişiliğini geliştirdiğinde çevresini daha etkin şekilde kontrol
edebilir.
Bunu “kişilik”le ilişkilendirerek anlatabiliriz: Kişilik, insanın ilk yaşlarından itibaren maddi
ve manevi bir takım küçük kazanımlarından beslenir ve zamanla “Benlik” kavramı oluşur.
Ben’e kazandırılacak her değer, kişilik bölümünün giderek genişlemesini sağlayacak ve bu
şekilde benliği oluşmuş ve kişiliği gelişmiş birey, çevresini etkilemekte zorlanmayacaktır.
Çünkü Lewin’e göre yaşam alanı bir davranışı etkileyen ve aralarında birbirine bağlı
düşüncelerden oluşmaktadır.
Örneğin genel bilgi, görgü, deneyim, etkili konuşma, aktüel bilgi, teknik beceri vb. gibi
sınırsız sayıdaki konularda maddi ve manevi benliğini geliştirmiş kişi, yaşam alanında çevre
baskıları ve etkileri altında ezilmeyecek, çevresini etkileyecektir.
Benlik birikimini geliştirmiş kişi
Benlik birikimi yetersiz kişi
Kişiliği oluşturan küçük yapı taşları vardır, bunlar sistemleşerek “Benlik” kavramını
oluşturur.
Kişiliği oluşturan büyük yapı taşları vardır, bunlar sistemleşerek “Olgunluk/Farklılık”
kavramını oluşturur.
-
Takvim olgunluğu:
Zihinsel olgunluk :
Duygusal olgunluk:
Sosyal olgunluk:
Felsefi olgunluk:
Fiziksel gelişme
Problem çözebilme, inisiyatif, karar verebilme
Duyguları frenleyebilme
Başkalarıyla iyi geçinme derecesi
Hayat felsefesi oluşturma (Örn. Optimist)
İnsanların farklı özellikler ve farklı davranışlar göstermelerine içinde bulundukları çevre
şartları etki eder. Düşüncelerinde meydana gelen değişiklikler, duygularına ve dolayısıyla
davranışlarına yön verir.
Bu nedenle, yukarıda sözü edilen kişisel gelişim için çaba göstermek ve olgunluk düzeylerine
ulaşmaya çalışmak, insanlarla iyi diyaloglar kurabilmenin alt yapısını hazırlayacaktır. Böyle
bir çabanın aynı zamanda insanın kendisiyle barışık, hayata olumlu bakmasını bilen kişi
olarak takdir edilen ve onaylanan bir kişi olmasını sağlayacaktır.
Çevrede duygularını kontrol edemeyen kıskanç, kindar, kaba insanların varlığı, sosyal
olgunluğa erişememiş geçimsiz insanların negatif etkileri insan ilişkilerini zedeler. Enerji
yiyiciler olarak tanımlanan bu tür kişiler hem kendilerine, hem de etraftakilere zarar verirler.
356
II. 5. Sosyal alış verişlere özen göstermek
Takas kuramı17
İnsanlar, diğerlerine mal veya hizmet sağlarken karşılığında bir şeyler elde etmeyi
ummaktadır. İlişki türü ister özel, isterse bir hükümet kararı olsun, sosyal hayat bir tür alıp
verme süreci olarak kavramlaştırılabilir. Takas kuramının temeli dört postüla üzerine
kurulmuştur:
1. İnsanlar üzüntüden uzak kalmak, haz duyacakları şeyleri elde etmek için yaratılmıştır.
2. İnsanlar birbirleri için hem zevk, hem de acı kaynağıdırlar. (Bazı insanların davranışı
diğerleri için elem kaynağı olabilmektedir.)
3. İnsanlar kendi davranışlarına göre, karşısındakilerden olumlu veya olumsuz
yansımalar alır. (İyilik eden, iyilik bulur…gibi)
4. İnsanlar az bedel ödeyip, çok yarar elde etme eğilimindedirler. (Mini-max stratejisi)
Mini-max stratejisi çok yaygın olmakla birlikte, her zaman istismar niteliği taşımaz.İki taraflı
yarar/kazanç elde etme düşüncesiyle, davranışlarını maksimum düzeyde olumlu tutmaya
çalışabilirler (kazan-kazan paradigması)
Takas kaynakları:
Foa ve Foa (1974) çeşitli kültürlerde sosyal alışverişi konu alan incelemelerine dayanarak,
insanların kendileri veya diğerlerinin lehine kullandıkları hemen hemen tüm kaynakların altı
kategoriden birine dahil edilebileceğini öne sürmüşlerdir:
-
Aşk
Hizmetler
Mal
Para
Enformasyon
Statü
Sosyal takaslar denk ve akla uygun olmalıdır. İnsanlar, takasın niteliğini önemserken,
niceliğine de dikkat ederler.
Buna göre; aşkla bağlanılan bir insandan aşk; hizmet edilen birinden teşekkür beklenir, mal
alınan bir kimseye para verilir.
Özellik ve maddesellik düzeyleri birbirine denk olan alış verişler daha uygundur. Denk bir
takasta her bir kişinin kazanç ve pahaları eşittir. Aksi halde insanlar rahatsızlık duymakta ve
denkliği sağlamak istemektedirler. Bu düşünce “hakkaniyet” ilkesinin temelini oluşturur.
Günlük yaşamda, özellikle işyerlerinde, bazı yöneticilerin elemanlarına “Günaydın”
demedikleri görülür. Bazı kişilerin, ortak bir çalışma yapıldığı halde, başarıyı kendilerine mal
etmeye çalıştıkları vârittir. Buna benzer dengesiz takaslarda, insanların dengeyi sağlamak için,
karşı tarafı rahatsız edici durumlar yaratacağı, yine yapılan araştırmaların bulguları
arasındadır.
17
Gergen, K. J. Ve Gergen, M. M. Psychologie Sociale, Edit. Nuri Bilgin, a. g. e.
357
II. 6. Rol ve statülerine dikkat etmek
Sosyal psikologlar, zaman içinde insanların davranışlarını yönlendiren bir takım rol ve
kuralları paylaştıkları görüşünü öne sürmüşlerdir. Rol kavramı, kural kavramının yerini
alabilir. Bu yaklaşıma göre roller insan davranışlarını etkilemektedir ve insanlar herkesin
kendi rolünü oynadığı bir piyesin aktörleri gibi düşünülebilir. Eğer herkes kendi rolünü
oynarsa, toplum âhenkli olur.
Roller / kurallar yaklaşımı, dış girdilere önem vermez; iç kuralların davranışları yönlendirme
biçimiyle ilgilenir.
Eğer birey, eski davranış modellerini terk eder ve “elimde değil, benim kişiliğim bu” diyerek
özür göstermeyi bırakırsa, yeni roller bulabilir. Yaşam stilinde her zaman değişikliklerin
olabileceği mümkündür ve kişiler, çeşitli sosyal durumlara uygun rolleri veya kuralları
izlediğinde düzenli sosyal davranışlar belirir.
Rol kuramı, bireylere özgürlük verdiği kadar, sorumluluk da vermektedir. İnsanlar yazılı
rollere ve kurallara göre davranabildikleri gibi, bir başka rolü oynayabilir ve kuralları aşabilir.
İnsan, izlenimler yaratmak için her hareketini ve her eylemini kullanabilir. Bu izlenimleri
biçimlendirerek diğerlerinin kendine karşı davranış biçimlerini etkileyebilir. Bu görüş, insan
davranışlarından başka şeylere de uygulanabilir; örneğin insanın sahip olduğu kitaplar,
eşyalar, giysiler karşıdakileri etkilemek için birer göstergedir. Eşyalar, sadece bulunup
bulunmamalarıyla değil, kıymetleri, kaliteleri ve genel durumlarıyla sahiplerini
yansıtmaktadır. Sosyal etkileşim içerisinde eşyalar, ilişkide bulunan tarafların birbiri üzerinde
bilgi sahibi olmalarında önemli bir rol oynamaktadır. Hareketleri ve görünüşü, yüksek bir
sosyal statüyü ifade edenlerin, kendilerini buna uygun bir dekor içinde sunması beklenir.
Toplum içinde kişilerin değişik rol ve statüleri vardır. İnsan, işteki rolünün parametreleri
dahilinde çalışmayı öğrenmeli ve her derecede iyi bir imaj yaratabilmelidir. Örneğin yönetici
sekreteri müdürüne karşı; verimli çalışan, becerikli, yardımcı, itaat eden, yönetilen, ama perde
arkasında “yöneten” rolünü üstlenmelidir. Astlarına karşı, becerikli, toparlayıcı ve “açıkça
yöneten” rolünü; eşit düzeydeki meslektaşları arasında ise “olduğu gibi davranan” bir kişi
konumunda olmalıdır.
İnsan ilişkilerinde ortaya çıkan sorunların bir çoğu, bireylerin diğerlerinde gördüğü işaretleri
okuma yeteneklerinin farklı olmasından kaynaklanmaktadır.
Bireylerin ilişkilerini başarıyla sürdürmelerinde çeşitli etmenler rol oynar. Bu etmenler
arasında en önemlileri şunlardır:
-
İlişkilerde etkili insanlar, belirsizlik durumlarında nasıl davranılacağını bilmede
kendilerine yardımcı olacak işaretler aradıklarını diğerlerine hissettirebilen kişilerdir.
Etkili insanlar kendini ifade etmeyi, kontrol edebilmeyi ve renk vermemeyi
becerebilen kişilerdir.
Etkili insanlar, farklı durum ve kişilere uyabilme bakımından davranışlarını kolayca
değiştirebilecek kişilerdir.
Sosyal psikologlar, bu üç beceriye sahip olan kişilerin, yüksek düzeyde denetimli ve değişken
sunumlu kişiler olduğunu söylemişlerdir. (Geizer, Rarick ve Soldow 1977, Krauss, Geller ve
Olson, 1975)
358
III. SONUÇ
İnsan ilişkileri her toplumda, her zaman önem taşır ve çoğu kez zor çözümlenip anlaşılırlar.
Bu zorluk sosyal bilimlerde, fen bilimlerindeki gibi kesin yargılar ve formüllerin
oluşturulamamasından kaynaklanır.
Sosyal psikologlar, insanın hayatla ilişkisini araştırıp, açıklamalar ve kuramlar üzerinde
birbiri peşi sıra incelemeler yapmışlardır. Böyle olmakla birlikte, insan karakteristiğinin
dinamikliği sebebiyle, bir kuramın veya sosyal formülün çözüm getirmesi, zamana-mekânaolaya göre değişebilmekte ve bazı durumlarda, çözüm için işe yaramamaktadır.
Sosyal bir varlık olarak, içerisinde yer aldığı çevreler itibariyle insan için genel kurallar ve
doğa yasaları değişmez. Ancak insanın değişken ruh yapısı, kişilik ve karakter özellikleriyle
olaylara verdiği tepkiler ve tutumlar sosyal psikologları düşündürmüş ve yukarıda değinildiği
gibi, çeşitli kuramlar geliştirilmiştir.
Örneğin Behevroyist yaklaşım gözlenebilir uyaranlarla davranışsal tepkiler arasındaki
ilişkilere eğilir. Kognitif yaklaşım gözlenebilir uyaranlardan itibaren oluşan algısal
dönüşümlerle; Roller ve kurallar yaklaşımı bireyin bir takım amaçlara ulaşmak için ortaya
koyduğu uzun etkinliklerle ilgilenir. (Bilgin)
Her kurama göre olaylar farklı yorumlanır, her kuram, insan davranışını farklı biçimde tasvir
etmekte ve açıklamaktadır, her kuram, dünyanın farklı bir görüşünü sunmaktadır.
Bizim burada vurgulamak istediğimiz husus; sistematik çalışmalarla ortaya konulan;
ihtiyaçlar, kişilik özellikleri, sosyal algılama, çevre faktörleri, takas kuramı, roller ve statüler
başlığını içeren kuramların, sosyal uygulamalara yol göstermesi bağlamında, bireylerin
öncelikle bilmelerinde ve ilişkilerde dikkat etmelerinde yarar olacağı hususudur.
Pratikte (günlük yaşamda/uygulamada) esasen çoğu insan, yukarıda teorik bilgi olarak ortaya
konulmuş olan kuramları bizzat yaşamaktadır. Lewin’in dediği gibi; “İyi bir kuramdan daha
pratik bir şey yoktur” hükmü bunu ortaya koyar. Önemli olan, insanın farkında olmadan
yaşadığı bu süreçleri, “Farkında olarak/Bilerek/Veri toplayarak” teori şekline getiren ve
sonuçlar ortaya koyan sosyal psikologların işaretlerine kulak vermektir. İnsanın doğal olarak
yaptığı davranışların, ilişkilerin bir yerde teorik bilgi olarak karşısına çıkması, insan için bir
şanstır. Bu sebeple psikoloji, sosyoloji, felsefe, sosyal psikoloji gibi konularda kişinin
kendisini yetiştirmeye çalışması, bu konuda yazılan eserleri okuması ve kendini daha bilinçli
bir şekilde “insan ilişkilerine” hazırlaması gerekir.
Unutulmamalıdır ki; “Hiçbir şey bilgiye duyulan saygı ve hayranlık kadar etkili ve kalıcı
değildir.”
KAYNAKÇA
Bilgin, Nuri (Editör), Sosyal Psikolojiye Giriş, Ege Üniversitesi Edebiyat Fakültesi Yayınları
No: 48, İzmir, 1988.
Prof. Dr. Nuri Bilgin, bu kitapta; K.J. Gergen ve M.M. Gergen, John M. Levine ve Mark A.
Pavelchak, J.Jaspars ve M. Hewstone ve diğerlerinin “La Psychologie Sociale” isimli
çalışmalarındaki bazı kuramları ele almıştır.
359
İŞYERİNDE YILDIRMAYA YÖNELİK DAVRANIŞLAR: SEKRETERLER
ÜZERİNDE BİR ARAŞTIRMA
Prof.Dr. Ali KAYA
Arş.Gör. Yasemin KAYA
ÖZET
Yıldırma (mobbing), örgütsel yaşamda bireylerin karşılaştıkları ve önlem alınmadığı taktirde
bireysel, örgütsel ve toplumsal açıdan olumsuz sonuçlar doğurabilen olgulardan biridir. Bu
çalışmada sekreterlerin yıldırmaya yönelik davranışlara maruz kalıp kalmadıklarını
belirlemek amacıyla Erciyes Üniversitesi’nde görev yapan sekreterler üzerinde bir araştırma
yapılmış ve yıldırmaya yönelik davranışların her bir boyutunun ortalama ve standart
sapmaları tespit edilmiştir. Ayrıca demografik değişkenlerle yıldırma boyutları arasında ilişki
olup olmadığına yönelik korelasyonlara da yer verilmiştir.
Anahtar Kelimeler: Yıldırma, Sekreter, Üniversite
ABSTRACT
Mobbing is one of the fact that individuals face with and that can caused negative results from
individual, organization and society. It is made the survey with secretary working in Erciyes
University to determine whether secretary exposed to mobbing behavior in this study. It is
determined means and standard deviations of mobbing behavior’s each dimensions . It is
given way to correlations whether there is relationship between demographic variables and
mobbing dimensions.
Keywords: Mobbing, Secretary, University
TEORİK ÇERÇEVE
Eski Yunan ve Romalılarda devlet yöneticilerinin görevlendirdikleri yazmanlarla başlayan
sekreterlik hizmetleri tarihin akışı içerisinde resmi kurum ve kuruluşlarda özel işletmelerde
bugünkü anlamdaki sekreterlik hizmetlerine dönüşmüştür. Türkiye’de de Osmanlı
İmparatorluğu döneminde Sır Katipliği olarak isimlendirilen sekreterliğin devlet yönetiminde
etkin bir yeri olmuş ve bu kişilerin eğitimine oldukça önem verilmiştir (Altınöz, 1999; 24-27).
Sekreter, yöneticisini temsil eden ve onun adına kurum içi ve kurum dışı ilişkilerde bulunan
büro görevlisi olarak tanımlanmaktadır (Altınöz, 1999;17). Başlangıçta secret (sır)
360
sözcüğünün ağırlıklı olarak anlamını belirlediği sekreter sözcüğünün 21. yüzyıldaki tanımı ise
“ofis becerileri konusunda uzmanlık sahibi, doğrudan denetleme yetkisi olmadan sorumluluk
alabilecek, insiyatif kullanan, yargıya varan ve kendisine tanınmış yetki sınırları içinde karar
verebilen kişi” olarak anlaşılmaktadır (Vural, 2004; 15). İyi bir sekreterin sahip olması
gereken özelliklerinin yanında iyi bir sekreterin sağlıklı ve mutlu olması da çalışmasını
etkileyecektir. Katz ve Kahn’a (1966) göre işyerinde mutlu olan bir çalışan içindeki
potansiyeli daha iyi ortaya çıkaracak ve örgüt için daha üretken olmak isteyecektir (Toker,
2006; 27). Sekreterlerin işyerindeki ilişkilerin sağlıklı yürümesi noktasında etkisi büyüktür ve
onların yaşayacakları sorunlar farklı boyutlarda diğer çalışanları da etkileyebilmektedir.
Sekreterlerin verimliliğini, motivasyonunu ve iş tatminini etkileyen en önemli sorunlardan biri
de yıldırma (mobbing)’dır. Yıldırma (mobbing) da işyerinde yaşanan ve son yıllarda
araştırmacıların çok fazla ilgisini çeken konular arasındadır. Literatürde ortak bir tanım
birlikteliği olmamakla birlikte yıldırma Leymann (1996) tarafından “bir bireyin bir ya da daha
fazla kişi tarafından sistematik olarak duygusal yönden zarar verici davranışlara maruz
bırakılması” olarak tanımlanmaktadır (Leymann, 1996; 168). İskandinav araştırmacı
Leymann tarafından yapılan tanım olayın mağdur üzerinde negatif etkileri olabileceğini
vurgulamakta ayrıca faaliyetin sistematik ve sürekliliğine de vurgu yapmaktadır (Rayner,
Hoel, 1997; 185). Yıldırma, kişinin saygısız ve zararlı bir davranışın hedefi olması ile
başlayan duygusal bir saldırıdır. Bir kişinin, diğer insanları kendi rızaları ile veya kendi
rızaları dışında başka bir kişiye karşı etrafında toplaması ve sürekli kötü niyetli hareketlerde
bulunma, ima, alay ve karşısındakinin toplumsal itibarını düşürme gibi yollarla saldırgan bir
ortam yaratarak onu işten çıkmaya zorlamasıdır (Davenport, Swartz, Elliot, 2003; 15).
Yıldırma, kişinin işi ve işyeriyle başarılı bir şekilde bütünleşmesini etkileyen ya da zorlaştıran
kanun dışı bir grup davranışıdır (Hecker, 2007; 442). Yıldırma zaman geçtikçe rahatsız edici
davranışlar süreci olarak meydana gelmektedir. Leymann yıldırma sürecinde beş aşama
belirlemiştir (Davenport, Swartz, Elliot, 2003; 20):
•
1. Aşama: Kritik bir olayla, bir anlaşmazlıkla karakterize edilmektedir. Henüz
yıldırma değildir, ancak yıldırma davranışına dönüşebilir.
•
2. Aşama: Saldırgan eylemler ve psikolojik saldırılar, yıldırma dinamiklerinin harekete
geçtiğini göstermektedir.
•
3. Aşama: Yönetim ikinci aşamada doğrudan yeralmadıysa da durumu yanlış
değerlendirerek işin içine girmektedir.
361
•
4. Aşama: Bu aşamada mağdur olan kişi “zor insan” ya da “akıl hastası” ya da
psikolojik tedaviye ihtiyacı olduğu yönünde suçlanır
•
5. Aşama: İşine son verilme. Kişi işten ayrılmaya mecbur edilir.
Yıldırma Sürecinin Beş Aşaması
1
2
3
Anlaşmazlık
Saldırgan eylemler
Yönetimin katılımı
4
Zor veya akıl hastası
olarak damgalanma
5
İşine son verilme
Böyle bir sürecin oluşumunu etkileyen ya da bu süreci başlatan farklı nedenler üzerinde
durulmaktadır. Kişinin cinsiyeti, dini inancı, yaşı, maluliyeti, politik düşünceleri, etnik kökeni
gibi faktörler bir bireye karşı grup oluşturarak açık bir çatışmaya neden olabilecek faktörler
arasında yeralmaktadır (Hecker, 2007; 442). Yıldırma eylemleri beş farklı grupta 45 çeşit
davranış olarak belirtilmektedir (Davenport, Swartz, Elliot, 2003; 18-19):
1. Kendini göstermeyi ve iletişim kurmayı etkilemek,
2. Sosyal ilişkilere saldırılar,
3. Kişinin itibarına saldırılar,
4. Kişinin yaşam kalitesi ve mesleki durumuna saldırılar,
5. Kişinin sağlığına doğrudan saldırılar.
Bu davranışların nedenleri; iyi organize edilmemiş üretim ve çalışma metodları ve yönetimin
ilgisizliği gibi organizasyonla ilgili faktörlerden çatışma yönetiminde yetersiz kalma,
mağdurun kişiliği gibi oldukça geniş bir yelpazede değerlendirilebilmektedir (Leymann,
1996; 177-179; Zapf, 1999; 72). Yine Leymann (1993)’ın mağdurlarla yaptığı görüşmeler
sonucunda işyerinde bu tür davranışları ortaya çıkarmada iş tasarımındaki hatalar, lider
davranışındaki hatalar, mağdurun pozisyonu ve işyerindeki düşük ahlaki standartlar olmak
üzere dört faktör öne çıkmıştır (Einarsen, 1999; 21). Bu tür kaynakları görülen yıldırma
sendromu çeşitli bileşimlerle sistemli ve sıklıkla gerçekleşen ayırt edici etmenler içermektedir
(Davenport, Swartz, Elliot, 2003; 23):
•
Çalışanların şerefi, doğruluğu, güvenilirliği ve mesleki yeterliliğine saldırılar,
362
•
Olumsuz, küçük düşürücü, yıldırıcı, taciz edici, kötü niyetli ve kontrol edici iletişim,
•
Doğrudan veya dolaylı, gizli ya da açıkça yapılması,
•
Bir ya da birkaç saldırgan tarafından yapılması,
•
Hatanın mağdur edilen kişideymiş gibi gösterilmesi
•
Mağdurun itibarını kaybettirmeye, kafasını karıştırmaya, yıldırmaya, onu yalıtmaya
yönelik olması ve onu teslim olmaya zorlaması,
•
Kişiyi dışlama niyetiyle yapılması,
•
İşyerinden ayrılmayı mağdurun tercihiymiş gibi göstermesi
•
Örgüt yönetimi tarafından anlaşılmaması, yanlış yorumlanması, görmezden gelinmesi,
hoş görülmesi, teşvik edilmesi
Bu etmenlerin birleşimi hedef alınan kişinin duygusal ve fiziksel sağlığını derinden
etkilemekte ve hastalık, kaza veya intihar sonucu ölüme bile yol açabilmektedir. Genel olarak
yıldırmanın ne tür sonuçları olduğu incelendiğinde Leymann (1996) tarafından konu şu
şekilde ifade edilmektedir (Leymann, 1996; 173-174):
•
Toplum üzerindeki etkileri: Stresle ilgili hastalıklardan erken emekliliğe kadar uzanan
bir yelpazede maliyeti oldukça yüksek birtakım sonuçlar üzerinde durulmaktadır.
•
Organizasyon üzerindeki etkileri: Kavramın yeni gelişmesinden dolayı bu konudaki
araştırmalar çok fazla destekleyici olmasa da genel olarak, daha yüksek üretim
maliyetleri, daha yüksek personel devir hızı, motivasyon eksikliği gibi etkileri
olabileceği varsayılmaktadır. Ayrıca hastalıklardan ve motivasyon eksikliğinden
kaynalanan verimlilik düşüklüğü üzerinde de durulmaktadır (Vandekerckhove,
Commers, 2003; 42).
•
Mağdur üzerindeki etkileri: Mağdur olan kişi açısından bakıldığında yıldırmaya
yönelik davranışların yıkıcı etkileri olabileceği ifade edilebilir. Yıldırmaya yönelik
davanışlara maruz kalmanın sonuçları kişinin psikolojisi üzerinde olumsuz etkide
bulunabilmektedir. Araştırmalar aynı zamanda işyerindeki yıldırmanın bireylerin iş
dışındaki ilişkilerini de etkilediğini desteklemektedir (Sheean, 2004, 6). Bu kişiler
için olayın sonuçları işten ayrılmak ya da atılmaktan kaynaklanan gelir kaybının
dışında endişe, huzursuzluk, uykusuzluk, depresyon, konsantrasyon problemleri gibi
sağlık sorunları da olabilmektedir (Vandekerckhove, Commers, 2003; 42).
Cowie’ye (2002) göre örgütlerde çalışanların etkinliğini ve özgüvenini azaltma,
güvenilirliğini baltalama, sosyal çevrede izole etme, çirkin bir isim takarak seslenme, toplum
önünde küçük düşürme gibi davranışların giderek daha çok farkına varılmaktadır. Birçok
363
ülkede sendikalar, meslek örgütleri, insan kaynakları bölümleri son on yılda bu sorunla daha
çok ilgilenmeye başlamışlardır (Yücetürk, 2003; 975). Ayrıca medyanın, yasal organların ve
akademik çevrelerin de konuya olan ilgisi artmaktadır (Rayner, Sheehan, Barker, 1999; 11).
Tablo 1’de görüldüğü gibi işyerinde yıldırma tüm sektörlerde kadın ve erkeklerin
yaşayabileceği bir sorundur ancak kamu sektöründe, sağlık ve eğitim kurumlarında risk
faktörü daha fazladır (Zapf, Knorz, Kulla, 1996; 231). Hecker’ a ( 2007) göre de okullarda ve
üniversitelerde yıldırmaya yönelik davranışlar genelde işyerlerine oranla iki kat daha fazla
görülebilmektedir (Hecker, 2007; 442).
Tablo 1. Meslek Gruplarına Göre Yıldırma Riski
Meslek Grupları
Yıldırma Yıldırma Risk Faktörü
%
Sosyal Meslekler
6,93
2,8
Satış Elemanları
5,64
2,0
Bankacılık ve sigortacılık
3,97
2,0
Teknik meslekler
2,38
1,8
Tıbbi hizmetler
6,50
1,6
Muhasebeci, Sekreter
3,75
1,5
Ofis çalışanları, tezgahtar
17,55
1,3
Kaynak: Alman Çalışma ve Sosyal İşler Federal Bakanlığı Raporu, 2002’den aktaran Güneş Aktop; Anadolu
Üniversitesi Öğretim Elemanlarının Duygusal Tacize İlişkin Görüşleri ve Deneyimleri, Yüksek Lisans Tezi,
Eskişehir 2006, s. 22.
Sonuç olarak haksız suçlama, küçük düşürme, genel taciz, duygusal eziyet ve psiko-terör
uygulamak yoluyla bir kişiyi işyerinden dışlamayı amaçlayan kötü niyetli eylemlerden oluşan
yıldırma süreci (Tutar, 2007) farklı sektörlerden bütün çalışanlar için tedit oluşturmaktadır.
Dolayısıyla konuya gereken önem verilerek önleyici tedbirler alınmalıdır.
ARAŞTIRMANIN AMACI
Literatürde yıldırma ile ilgili çalışmalar bulunmakla birlikte Türkiye’de konuya henüz
gereken önemin verilmediği görülmektedir. Tablo 1’de görüldüğü gibi sekreterler de yıldırma
açısından risk faktörü yüksek olan gruplar arasında yeralmaktadır. Bu çalışmada da
sekreterler açısından bu konuya değinilmekte ve konu ile ilgili olarak kamuoyunu
bilgilendirme amaçlanmaktadır. Ayrıca Westhues (1998)’e göre yıldırmanın en çok görüldüğü
yerler arasında yüksek öğrenim kurumları da bulunmaktadır (Aktop, 2006; 22). Bu çalışmada
temel olarak “sekreterlerin işyerinde yıldırmaya yönelik davranışlara maruz kalıp
kalmadıkları ya da ne tür yıldırma davranışlarına maruz kaldıkları” üzerinde durulmaktadır.
364
ARAŞTIRMANIN YÖNTEMİ
Bu
araştırmanın
örneklemini,
Erciyes
Üniversitesi’nde
görev
yapan
sekreterler
oluşturmaktadır. Sekreterlerin yıldırmaya yönelik davranışlara maruz kalıp kalmadıklarını
belirlemek amacıyla Leymann tarafından geliştirilen yıldırma tipolojisi uyarlanarak
kullanılmıştır. Leymann’ın tipolojisinde yeralan 45 ifadeden örnek kütlemiz için uygun olan
35 tanesi seçilmiş ve katılımcılara sunulmuştur. Araştırmada toplam 46 anket formu elde
edilmiştir. Anketin Cronbach Alfa değeri 0.947’dir. Anket formunun güvenilirliği istatistiki
açıdan kabul edilebilir düzeydedir. Araştırmadan elde edilen veriler SPSS programında
BULGULAR
a) Demografik özelliklere ilişkin bulgular: Aşağıdaki tablolarda araştırmaya katılan
sekreterlerin cinsiyet, yaş, medeni durum, eğitim durumu ve çalışma sürelerine ait bilgiler
yeralmaktadır.
Tablo 2. Araştırmaya Katılanların Cinsiyet Dağılımları
Cinsiyet
Erkek
Bayan
Toplam
f
37
9
46
%
80,4
19,6
100
Tablo 3. Araştırmaya Katılanların Yaş Dağılımları
Yaş
15-25
26-40
41-50
51 ve üstü
Toplam
f
17
22
5
2
46
%
36,9
47,9
10,9
4,3
100
Tablo 4. Araştırmaya Katılanların Medeni Durumları
Medeni Durum
Evli
Bekar
Diğer (Nişanlı-Boşanmış)
Toplam
f
23
21
2
46
%
50
45,7
4,3
100
Tablo 5. Araştırmaya Katılanların Eğitim Durumları
Eğitim Durumu
İlköğretim
Lise
Yüksekokul
Üniversite
Toplam
f
4
28
14
46
365
%
8,7
60,9
30,4
100
Tablo 6. Araştırmaya Katılanların Çalışma Süreleri
Çalışma Süresi
0-1 yıl
1-5 yıl
5-10 yıl
10 yıl ve üstü
Toplam
f
12
28
6
46
%
26,1
60,9
13,0
100
Tablo 7. Araştırmaya Katılanların Çalıştığı Birimler
Birimler
Fakülte
Enstitü
Yüksekokul
Meslek Yüksekokulu
Toplam
f
28
4
4
10
46
%
60,9
8,7
8,7
21,7
100
b) Yıldırmaya yönelik bulgular
Aşağıdaki tabloda yıldırmaya yönelik davranışlara ilişkin ifadeler ve katılımcıların verdikleri
cevaplar doğrultusunda oluşturulan frekanslar yeralmaktadır.
Tablo 8. Yıldırmaya Yönelik Davranışlar
İFADELER
1.İşyerimde amirim kendimi gösterme
olanaklarımı kısıtlar.
2. Sözüm sürekli kesilir.
3.Meslektaşlarım/birlikte çalıştığım
kişiler kendimi gösterme olanaklarımı
kısıtlar.
4. Zaman zaman yüksek sesle
azarlanırım ve bana bağırılır.
5. Yaptığım iş sürekli eleştirilir.
6. Özel yaşamım sürekli eleştirilir.
7. Telefonla/maille rahatsız edilirim.
8. Sözlü tehditler alırım.
9. Yazılı tehditler alırım.
10. Rahatsız edici jest ve bakışlara
maruz kalırım.
11. Birtakım imalarla rahatsız edilirim.
12.İşyerimdeki birçok insan benimle
konuşmaz.
13. İş arkadaşlarımın benimle
konuşması engellenir.
14. Bazen sanki orada değilmişim gibi
davranılır.
15. İşyerimdeki insanlar arkamdan
1
f
(%)
2
f
(%)
3
f
(%)
4
f
(%)
5
f
(%)
23
(50)
19
(41,3)
16
(34,8)
20
(43,5)
4
(8,7)
1
(2,2)
2
(4,3)
4
(8,7)
1
(2,2)
2
(4,3)
21
(45,7)
20
(43,5)
4
(8,7)
1
(2,2)
-
27
(58,7)
20
(43,5)
27
(58,7)
31
(67,4)
32
(69,6)
33
(71,7)
25
(54,3)
23
(50,0)
35
(76,1)
32
(69,6)
23
(50,0)
19
12
(26,1)
20
(43,5)
13
(28,3)
14
(30,4)
11
(23,9)
11
(23,9)
7
(15,2)
10
(21,7)
10
(21,7)
10
(21,7)
12
(26,1)
16
1
(2,2)
5
(10,9)
4
(8,7)
6
(13,0)
-
366
2
(4,3)
4
(8,7)
2
(4,3)
6
(13,0)
5
1
(2,2)
1
(2,2)
2
(4,3)
2
(4,3)
11
(23,9)
7
(15,2)
1
(2,2)
2
(4,3)
4
(8,7)
5
1
(2,2)
1
(2,2)
1
(2,2)
1
(2,2)
2
(4,3)
1
(2,2)
1
olumsuz konuşmalar yapar.
16. Hakkımda asılsız söylentiler
çıkarılır.
17. Gülünç durumlara düşürülürüm
18. İşyerimde zaman zaman psikolojik
sorunlarım varmış gibi davranılır.
19. Psikolojik tedavi görmem
konusunda telkinde bulunulur.
20. Özürlerimle/kusurlarımla alay
edilir.
21. Beni küçük düşürmek için
yürüyüşüm, jest/mimiklerim veya
sesimle alay edilir.
22. Dini veya siyasi görüşümle alay
edilir.
23. Etnik kökenimle alay edilir.
24. Özgüvenimi olumsuz etkileyen
işler yapmaya zorlanırım.
25. Çabalarım yanlış ve küçültücü
şekilde yargılanır.
26. Kararlarım/davranışlarım sürekli
sorgulanır.
27. Cinsel içerikli sözlerle taciz
edilirim
28. Bana hiçbir özel görev verilmez.
29. Bana verilen işler geri alınır.
30. Yapmam için bana anlamsız işler
verilir.
31. Bana sahip olduğumdan daha az
yetenek gerektiren işler verilir.
32. Bana itibarımı düşürecek şekilde
niteliklerimin dışındaki işler verilir.
33. Evime ya da işyerime zarar verilir.
34. Fiziksel şiddet tehditleri alırım.
35. Gözümü korkutmak için şiddet
uygulanır.
(41,3)
23
(50,0)
29
(63,0)
27
(58,7)
28
(60,9)
28
(60,9)
(34,8)
15
(32,6)
16
(34,8)
17
(37,0)
17
(37,0)
16
(34,8)
(10,9)
6
(13,0)
1
(2,2)
1
(2,2)
1
(2,2)
2
(4,3)
25
(54,3)
18
(39,1)
3
(6,5)
29
(63,0)
31
(67,4)
24
(52,2)
25
(54,3)
25
(54,3)
34
(73,9)
22
(47,8)
29
(63,0)
20
(43,5)
19
(41,3)
28
(60,9)
37
(80,4)
37
(80,4)
36
(78,3)
14
(30,4)
14
(30,4)
14
(30,4)
16
(34,8)
15
(32,6)
11
(23,9)
13
(28,3)
14
(30,4)
19
(41,3)
18
(39,1)
12
(26,1)
8
(17,4)
8
(17,4)
9
(19,6)
2
(4,3)
1
(2,2)
5
(10,9)
4
(8,7)
3
(6,5)
6
(13,0)
2
(4,3)
4
(8,7)
5
(10,9)
4
(8,7)
1
(2,2)
1
(2,2)
1
(2,2)
(10,9)
2
(4,3)
(2,2)
-
-
1
(2,2)
-
-
-
-
-
-
-
1
(2,2)
-
-
-
3
(6,5)
1
(2,2)
3
(6,5)
1
(2,2)
4
(8,7)
1
(2,2)
3
(6,5)
2
(4,3)
1
(2,2)
2
(4,3)
1
(2,2)
-
-
-
-
-
-
Not: 1-kesinlikle katılmıyorum; 5- kesinlikle katılıyorum.
Tablo 9. Yıldırma Boyutlarına İlişkin Ortalama Değerler
Boyutlar
Min.
Max.
Ortalama
Standart
Sapma
Kendini göstermeyi ve iletişim
oluşumunu etkilemek
Sosyal ilişkilere saldırılar
İtibarınıza saldırılar
Kişinin yaşam kalitesi ve mesleki
durumuna saldırılar
Kişinin sağlığına doğrudan saldırılar
1.0
3,18
1,69
,67
1.0
1.0
1.0
4,00
2,62
3,60
1,52
1,53
1,72
,66
,50
,71
1.0
3,33
1,24
,47
367
-
1
(2,2)
-
c) Demografik Özellikler ve Yıldırmaya Yönelik Davranışlara Maruz Kalma Arasındaki
İlişkilerin Belirlenmesi
Tablo 9. Sekreterlerin Demografik Özellikleri ve Yıldırmaya Yönelik Davranışlara Maruz Kalmaları
Arasındaki İlişkinin Belirlenmesine Yönelik Korelasyon Tablosu
Değişkenler
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
1
2
1
,604**
,665**
,590**
,485**
,015
,197
,196
-,032
,157
-,288
1
,570**
,667**
,594**
,205
,434*
-,126
-,016
,347*
-,304*
3
4
1
,475**
,528**
,008
,202
,225
-,114
,241
-,219
1
,523**
-,251
,021
,088
-,119
-,021
-,229
5
6
1
-,070
,245
,040
-,088
-,035
-,319*
1-Kendini göstermeyi ve iletişim oluşumunu etkilemek
2-Sosyal ilişkilere saldırılar
3-İtibarınıza saldırılar
4-Kişinin yaşam kalitesi ve mesleki durumuna saldırılar
5-Kişinin sağlığına doğrudan saldırılar
6-Yaş
7- Cinsiyet
8-Medeni Durum
9-Eğitim
10- Çalışma süresi
11- Çalıştığı birim
7
1
,716**
-,370*
,432**
,601**
,053
8
1
-,274
,284
,434**
-,010
1
-,156
-,170
,005
9
1
,168
-,063
10
11
1
,079
( **p< 0,01 *p <0,05)
Tablo 10. Sosyal İlişkilere Saldırıya Maruz Kalmayı Açıklayan Cinsiyete İlişkin Basit Regresyon
Analizi
R
R
2
Adjusted R
Sosyal İlişkilere
,434
,188
Saldırılar
p<0,05
Bağımlı Değişken: Sosyal İlişkilere Saldırılar
Bağımsız Değişken: Cinsiyet
2
Std.
Error of
The
Estimate
,170
,60933
Tablo 11. Sosyal İlişkilere Saldırıya Maruz Kalmayı Açıklayan Cinsiyete İlişkin Basit Regresyon
Analizinin Coefficient Tablosu
Değişken
Sosyal İlişkilere
Saldırılar
p<0,05
Beta
t
Significant
,664
2,326
,025
Cinsiyet ve sosyal ilişkilere yapılan saldırılar arasındaki ilişkiyi belirlemek amacıyla yapılan
basit regresyon analizinde R değeri 0,434 olarak bulunmuştur. Buna göre iki değişken
arasında pozitif yönlü bir ilişki bulunmaktadır. Cinsiyetin sosyal ilişkilere saldırıya maruz
kalma noktasında etkisi diğer bir ifadeyle R2 değeri 0,188 olarak hesaplanmıştır. Sosyal
ilişkilere saldırıya maruz kalmanın %18’i cinsiyetle açıklanmaktadır.
368
1
Tablo 12. Sosyal İlişkilere Saldırıya Maruz Kalmayı Açıklayan Çalışma Süresine İlişkin Basit
Regresyon Analizi
Sosyal İlişkilere
Saldırılar
R
R2
Adjusted R2
Std.
Error of
The
Estimate
,347
,120
,100
,63440
p<0,05
Bağımlı Değişken: Sosyal İlişkilere Saldırılar Bağımsız Değişken: Çalışma süresi
Tablo 13. Sosyal İlişkilere Saldırıya Maruz Kalmayı Açıklayan Çalışma Süresine İlişkin Basit
Regresyon Analizinin Coefficient Tablosu
Değişken
Beta
t
Significant
Sosyal İlişkilere
Saldırılar
,347
4,370
0,00
p<0,05
Çalışma süresi ve sosyal ilişkilere yapılan saldırılar arasındaki ilişkiyi belirlemek amacıyla
yapılan basit regresyon analizinde R değeri 0,347 olarak bulunmuştur. Buna göre iki değişken
arasında pozitif yönlü bir ilişki bulunmaktadır. Cinsiyetin sosyal ilişkilere saldırıya maruz
kalma noktasında etkisi diğer bir ifadeyle R2 değeri 0,120 olarak hesaplanmıştır. Sosyal
ilişkilere saldırıya maruz kalmanın %12’si çalışma süresi ile açıklanmaktadır.
Tablo 14. Sosyal İlişkilere Saldırıya Maruz Kalmayı Açıklayan Çalışılan Birime İlişkin Basit
Regresyon Analizi
R
R
2
Adjusted R
Sosyal İlişkilere
,304
,093
Saldırılar
p<0,05
Bağımlı Değişken: Sosyal İlişkilere Saldırılar
Bağımsız Değişken: Çalışılan birim
2
Std.
Error of
The
Estimate
,072
,6443
Tablo 15. Sosyal İlişkilere Saldırıya Maruz Kalmayı Açıklayan Çalışma Birimine İlişkin Basit
Değişken
Sosyal İlişkilere
Saldırılar
p<0,05
Beta
t
Significant
-,304
-2,118
0,040
Çalışılan birimin sosyal ilişkilerde saldırıya maruz kalma noktasındaki etkisini belirlemek
amacıyla yapılan regresyon analizinde %9’luk bir etki görülmektedir. Yani sosyal ilişkilerde
saldırıya maruz kalma boyutunun %9’u kişilerin çalıştığı birim tarafından açıklanmaktadır.
369
Tablo 16. Kişinin sağlığına doğrudan saldırıları Açıklayan Çalışılan Birime İlişkin Basit
Regresyon Analizi
R
R
2
Adjusted R
Kişinin sağlığına
,319
,102
doğrudan saldırılar
p<0,05
Bağımlı Değişken: Kişinin sağlığına Doğrudan Saldırılar
Bağımsız Değişken: Çalışılan birim
2
Std.
Error of
The
Estimate
,082
,45893
Tablo 17. Kişinin Sağlığına Doğrudan Saldırıları Açıklayan Çalışılan Birime İlişkin Basit
Değişken
Kişinin sağlığına
doğrudan saldırılar
p<0,05
Beta
t
Significant
-,319
-2,235
0,031
Çalışılan birimin kişinin sağlığına doğrudan saldırılar noktasındaki etkisini belirlemek
amacıyla yapılan regresyon analizinde %10’luk bir etki görülmektedir. Diğer bir ifadeyle,
kişinin sağlığına doğrudan saldırılar boyutunun % 10’u çalışılan birim tarafından
açıklanmaktadır.
SONUÇ ve DEĞERLENDİRME
Avrupa Birliği, yıldırma olarak adlandırılan olguyu kabul etmiş ve iş kanunları arasına,
mağdurları
koruyan
ve
zorbaları
cezalandıran
yasaları
yerleştirmiştir
(www.mobbingturkiye.net). İngiltere’de konuyla ilgili birlikler önemli rol oynamaktadır.
Aynı şekilde İrlanda’da Anti-Bullying Centre ve Avustralya’da Beyond Bullying Association
sorunların üstesinden gelebilmek için müthiş görevler üstlenmektedirler. İsveç’te yasal
koşullarla yıldırmanın üstesinden gelinmeye çalışılmaktadır (Sheehan v.d., 1999; 55).
Kurumlar, en azından çalışanlarını seçerken, eğitim ve tecrübe gibi yetkinliklerin yanı sıra,
kişilerde iletişim tarzına ve görgü kurallarına uyup uymadığına dikkat etmelidir. Kurumun
etiğinin içinde bu olguya karşı tedbirler yer almalıdır. Devletin kurumları ve kanun koyucular
da milyonlarca insanı ve ailelerini etkileyen bu toplumsal yaraya karşı duyarlı davranmaya
başlamalı, tüm sektörlerde ve kamuda yapılacak araştırmaları desteklemeli ve karşı tedbir
almaya
kurumları
teşvik
edecek
yasaları,
Avrupa
standartlarından
örnek
alarak
oluşturmalıdırlar (www.mobbingturkiye.net). Böyle bir bilinci oluşturmak ve bu anlamda
kamuoyunu bilgilendirmek amacı da taşıyan bu çalışmada da genel olarak sekreterlerin
yıldırmaya yönelik davranışlara maruz kalıp kalmadıkları ve demografik değişkenlerle
370
yıldırma boyutları arasında ilişki olup olmadığı tespit edilmeye çalışılmıştır. Ancak
çalışmanın araştırma sürecinde sekreterlerin hem konuyla ilgili bilgi sahibi olmadıkları hem
de konuya yönelik olarak çekingen bir tutum sergiledikleri gözlenmiştir. Dolayısıyla tablo
9’da yıldırma boyutlarına ilişkin değerler dikkate alındığında beklentilerin tersine
sekreterlerin bu tür davranışlara çok fazla maruz kalmadıkları ifade edilebilir. Ancak bu
sonuçlar ortalama değerlerdir ve sadece bu ortalamalar dikkate alınarak sonuçları
değerlendirmek doğru olmayabilir. Çünkü tablo 7’de yeralan yüzde ve frekans değerlerine
bakıldığında sekreterlerin bazı davranışlara maruz kaldıkları da görülmektedir. Boyutların
minimum ve maksimum değerleri de bunun göstergesidir. Sonuç olarak, sekreterlerin
yıldırmaya yönelik birtakım davranışlara maruz kaldıkları ifade edilebilir ancak bu sonuçlar
konuyla ilgili genelleme yapmaya ya da kesin yargılar oluşturmaya elverişli değildir. Konuyla
ilgili daha geniş kitlelere yönelik yeni çalışmalara ihtiyaç duyulmaktadır.
KAYNAKÇA
Aktop, Güneş.(2006). Anadolu Üniversitesi Öğretim Elemanlarının Duygusal Tacize
İlişkin Görüşleri ve Deneyimleri, Yüksek Lisans Tezi, Eskişehir.
Altınöz, Mehmet. (1999) Günümüz İş Ortamında Sekreterlik, 3. Baskı, Yargı
Yayınevi, Ankara.
Gökçe, Asiye Toker.(2006). İş Yerinde Yıldırma: Özel ve Resmi İlköğretim Okulu
Öğretmen ve Yöneticileri Üzerinde Yapılan Bir Araştırma, Ankara Üniversitesi Eğitim
Bilimleri Enstitüsü, Doktora Tezi.
Einarsen, Stale.(1999). “The Nature And Causes of Bullying At Work”, International
Journal of Manpower, Vol. 20, No. ½, ss. 16-27.
Hecker, Thomas E.(YIL?). “Workplace Mobbing: A Discussion for Librarians”, The
Journal of Academic Librarianship”, Vol. 33, No. 4, ss. 439-445.
Leymann, Heinz.(1996). “The Content And Development Of Mobbing At Work”,
European Journal Of Work And Organizational Psychology, 5,2, 165-184.
Rayner, Charlotte.(1997). Helge Hoel; “A Summary Review of Literature Relating to
Workplace Bullying”, Journal of Community & Applied Social Psychology, Vol. 7, ss. 181191.
Rayner, Charlotte; Michael Sheehan; Michelle Barker.(1999). “Theoretical
Approaches To The Study of Bullying At Work”, International Journal of Manpower, Vol. 20,
No ½, ss. 11-15.
Sheehan, Michael; Michelle Barker; Charlotte Rayner (1999). “Applying Strategies
for Dealing With Workplace Bullying”, International Journal of Manpower, Vol. 20, No. ½,
ss. 50-56.
371
Sheehan, Michael.(2004). “Workplace Mobbing: A Proactive Response”, Workplace
Mobbing Conference, Australia.
Tutar, Hasan; “İşyerinde Psikolojik Şiddet (Mobbing) Süreci”, www.canaktan.org
Erişim Tarihi: 02.08.2007
Vural, Birol.(2004). Yönetici Asistanlığı ve Sekreterlik, 2. Basım, Hayat Yayınları,
İstanbul.
Wim, Vandekerckhove ve Ronald Commers.(2003). “Downward Workplace
Mobbing: A Sign of The Times”, Journal of Business Ethics, 45, ss. 41-50.
Yücetürk, Elif.(2003). “Örgütlerde Durdurulamayan Yıldırma Uygulamaları, Düş Mü?
Gerçek Mi?”, 11. Ulusal Yönetim ve Organizasyon Kongresi, Afyon, ss. 973-984.
Zapf, Dieter; Carmen Knorz; Matthias Kulla.(1996). “On The Relationship Between
Mobbing Factors, And Job Content, Social Work Environment, And Heath Outcomes”,
European Journal Of Work And Organizational Psychology, 5,2, ss.215-237.
Zapf, Dieter. (1999). “Organisational, Work Group Related and Personal Causes of
Mobbing/Bullying At Work”, International Journal of Manpower, Vol. 20, No. ½ , ss. 70-85.
www.mobbingturkiye.net “İşyerinde Zorbalık”, Erişim Tarihi: 27.07.2007.
372
POSTER BİLDİRİLER
BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK PROGRAMI ÖĞRENCİLERİNİN
PROGRAMDAN VE GELECEKTEN BEKLENTİLERİ ÜZERİNE BİR ALAN
ARAŞTIRMASI: BALIKESİR MESLEK YÜKSEKOKULU VE BURDUR MESLEK
YÜKSEKOKULU’NUN KARŞILAŞTIRMALI ANALİZİ
Öğr.Gör. Pınar ERKAL
ÖZET
Meslek yüksekokullarının programları arasında büyük öneme sahip Büro Yönetimi ve
Sekreterlik Programlarının genel amacı, etkin iletişim ve işletme becerisine sahip, bilişim
çağına ayak uydurabilecek, sürekli öğrenen ve bu öğrendiklerini çalışma hayatında
kullanabilecek
bireyler
yetiştirerek
iş
dünyasına
kazandırmaktır.
Bu araştırmayla bürolarda çalışabilecek nitelikteki elemanları iş dünyasına
kazandırmayı
hedefleyen
Büro
Yönetimi
ve
Sekreterlik
Programının
Meslek
Yüksekokullarındaki yeri ve önemi araştırılmıştır. Araştırma sonucuna göre, Büro Yönetimi
ve
Sekreterlik
Programında
okuyan
öğrencilerimizin,
sosyo-demografik
özellikleri
belirlenmiştir. Ayrıca bu veriler değerlendirilirken Balıkesir Meslek Yüksekokulu ve Burdur
Meslek Yüksekokullarında yapılan anket çalışması sonuçları karşılaştırmalı tablolar halinde
sunulmuştur.
Anahtar Kelimeler: Büro yönetimi, eğitim, sekreter
ABSTRACT
As you know, Business Management and Secretary programs are one of the basic
program of vocationale high schools. General aim of this programes educate students who
has effective communication and management skills. Also these student should keep in step
with IT age. In this context This programs aim to educate students who learn how to do
learning. And at job, who know how to do implements of knowledge which were learned in
school.
373
With this research, We investigate the importance of Office Management, and
Secretarial programs those are targetting to educate qualified ofice pesonel in Vacational
High Schools.
We mentioned the Demografik, peculiarity of students who joined to this research.
Also while datas were being evaluated, Survey results which were made in Balıkesir Meslek
Yüksekokul ve Burdur Meslek Yüksekokul were showed in compartive
charts.
Key Words: Business Management, Education, Secretary
1.
MESLEK
YÜKSEKOKULLARINDAKİ
BÜRO
SEKRETERLİK PROGRAMLARININ AMACI VE ÖNEMİ
YÖNETİMİ
VE
Mesleki eğitim, öğrencilerin mesleki ilgi ve gereksinimlerini motive ederek onları
bütünüyle eğitmeyi amaçlar. Mesleki eğitim, bireyleri toplumsal ihtiyaçlar doğrultusunda
eğiterek sosyal, kültürel ve ekonomik gelişmeyle birlikte, iş hayatında bilgili, başarılı
eleman yetiştirmeyi hedefler. Mesleki eğitim tüm meslek gruplarını kapsamaktadır.
Günümüzde, eski zamanlarda usta çırak ilişkisiyle öğrenilen meslekler bile eğitim
kurumlarında teknolojinin getirdiği yeniliklerle birlikte profesyonelce öğretilmeye
çalışılmaktadır. Ancak buradaki öğretim üst düzey öğretimden çok iş hayatına hazırlayıcı
niteliktedir. Ülkemizde mesleki eğitim orta öğretimde ve sonrası verilmektedir.
Türkiye’de büro yönetimi ve sekreterlik programlarının amacı sekreterlik teknikleri
bilgilerinin verilmesi ve bu konuda beceri sağlanması, büro işlerinin veriminin arttırılması,
büro organizasyonunun planlanması, büro donanımı ve bürolarda kullanılan makineler,
dosyalama ve arşivleme, iş yazıları, iletişim teknikleri gibi konularda beceri kazandırmaktır (
Orhaner ve Tunç, 2001:226 ).
Büro yönetimi ve sekreterlik eğitimi veren meslek yüksekokulları geleceğin
sekreterlerinin, yönetici asistanlarının ve büro yöneticilerinin işlerini en yüksek verimle, en
kısa zamanda, en düzenli şekilde yapmasını hedefler. Her zaman için, bu eğitimi alan
çalışanlarla böyle bir eğitim almamış asistanların çalışma yaşamları arasında farklılık olduğu
gözlenebilmektedir. Eğitimli bir sekreter veya büro yöneticisi, personelin verimine katkıda
bulunur ve böylece işyerinin veriminin artmasını sağlar. İş gezilerinin, toplantıların,
randevuların düzenlenmesinde, yazılı ve sözlü iletişimde, dosyalama tekniklerini kullanmada,
büro makinelerini kullanma gibi temel işlerde sekreter ve asistanlar bilgilidir. Karşılaştığı
durumlarda hangi yöntemi kullanarak işini yapacağını bilir. Sekreterlerin ve yönetici
asistanlarının en yüksek başarıya ulaşabilmesi için mutlaka büro yönetimi ve sekreterlik
eğitimi almaları gerekmektedir (Tengilimoğlu ve Coşan, 2004:34). Büro yönetimi ve
sekreterlik eğitimi almış mezunlar;
374
- Büronun ve yöneticinin haberleşmesini ve yazışmayı sağlar.
- İş yemeklerinin, iş gezilerinin, toplantı ve seminerlerin organizasyonlarını sağlar.
- Randevu saptamada, ziyaretçi kabulünde gerekli özeni gösterir.
- Gerekli dosyalama sistemlerini kullanır ve evrak işleyişini uygun şekilde yapar.
- Yeni gelişmelere açık olarak büro teknolojilerini kullanır.
- Büronun yönetimini ve görünümünü kontrol altında tutar (MEB-YOK, 2002).
2. ARAŞTIRMANIN AMACI
Çalışma genelde Türkiye’deki Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programları özelde ise
Balıkesir Meslek Yüksekokulu ve Burdur Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin programdan ve
gelecekten beklentilerini içermektedir.
Şimdiye kadar gerçekleştirilen Büro Yönetimi ve Sekreterlik kongrelerinde özellikle
program ve öğrencileri hakkında yapılan çalışmalarda her öğretim elemanı kendi çalıştığı
üniversitede çalışma yaparak sonuca varmaya çalışmıştır. Bu araştırma ise Balıkesir Meslek
Yüksekokulu ve Burdur Meslek Yüksekokulunda yapılan anket çalışmasıyla iki ildeki Büro
Yönetimi ve Sekreterlik Programlarından elde edilen sonuçlar karşılaştırılarak arasındaki
farklar analiz edilip sonuca varılmaya çalışılmıştır. Elde edilen sonuçlardaki ortak yönlerden
genellemeye gidilip farklılıkların sebepleri üzerinde analiz ve yorumlara gidilmiştir.
3. VARSAYIMLAR
1. Araştırmada
veri
kaynağı
olarak
kullanılan
anket
formlarının
doğru
cevaplandırıldığı varsayılmıştır.
2. Seçilen deneklerin saptanan sınırlılıklar içinde evreni temsil ettiği varsayılmıştır.
3. Veri toplama araçlarından olan anket sorularının araştırma konusunda sonuca
ulaşılması açısından sayıca ve anlamca yeterli olduğu varsayılmıştır.
4. VERİ TOPLAMA YÖNTEMİ
Araştırmada anket ve literatür tarama tekniği kullanılacaktır. Bilgiler ve kuramsal
çerçevenin belirlenmesinde kaynak taraması, uygulama evresinde ise “anket formu”
uygulanarak bilgiye ulaşılacaktır. Anket sorunlarının hazırlanmasında geçmiş yıllarda yapılan
araştırmalardan ve uzman görüşlerinden faydalanılacaktır. Anketler SPSS programında analiz
edilerek ve sonuçlar yorumlanacaktır.
375
5. EVREN VE ÖRNEKLEM
Araştırmanın evrenini 2006-2007 öğretim yılında Balıkesir Meslek Yüksekokulu ve
Burdur Meslek Yüksekokulu öğrencilerinden oluşmaktadır. Evrenin tamamına ulaşmanın
zorluğu nedeniyle anket Balıkesir Meslek Yüksekokulunda 120 birinci sınıf ve 120 ikinci
sınıf öğrencilerinden tesadüfi örnekleme yöntemiyle seçilen 100 öğrenci, Burdur Meslek
Yüksekokulundan yine 60 birinci sınıf ve 60 ikinci sınıf öğrencilerinden tesadüfi
örnekleme yöntemiyle seçilin 91 öğrenci üzerinde yapılmıştır.
6. GENEL BİLGİLER İLE İLGİLİ BULGULAR
Tablo 1: Araştırmaya katılan öğrencilerin demografik özellikleri
BALIKESİR MESLEK
YÜKSEKOKULU
Cinsiyet
n
Bayan
80
Erkek
20
%
80
20
BURDUR MESLEK
YÜKSEKOKULU
Cinsiyet
n
Bayan
74
Erkek
16
%
81,3
17,6
Mezun Olunan Okul türü
Düz Lise
Anadolu Lisesi
Süper Lise
Ticaret Meslek Lis.
Sağlık Meslek Lis.
Anadolu Meslek Lis.
Kız Meslek Lis.
İmam Hatip Lis.
Anadolu Öğretmen
n
64
7
12
9
6
-
%
64
7
12
9
6
Mezun Olunan Okultürü
Düz Lise
Anadolu Lisesi
Süper Lise
Ticaret Meslek Lis.
Sağlık Meslek Lis.
Anadolu Meslek Lis.
Kız Meslek Lis.
İmam Hatip Lis.
Anadolu Öğretmen
n
50
8
8
7
2
2
1
1
1
%
54,9
8,8
8,8
7,6
2,1
2,1
1,1
1,1
1,1
Bölüme Kendi İsteğiyle
Gelme Durumu
Evet
Hayır
Bölüm Memnuniyeti
Evet
Hayır
n
%
n
%
54
46
n
64
35
54
46
%
64
35
Bölüme Kendi İste.
Gelme Durumu
Evet
Hayır
Bölüm Memnuniyeti
Evet
Hayır
61
30
n
69
19
67
33
%
75,8
20,9
Prog.daki Hoca
Memnuniyeti
Evet
Hayır
Kısmen
DGS’ye Hazırlık
Evet
Hayır
DGS’de İstedikleri Bölüm
Büro Yön. Öğretmenliği
Halkla İliş. ve Tanıtım
İşletme yönetimi
Sağlık Kur. İşletmeciliği
Sağlık Yönetimi
Yönetim Bilişim Sis.
n
%
n
%
59
3
36
n
40
56
n
24
30
8
1
1
59
3
36
%
40
56
%
24
30
8
1
1
Prog.daki Hoca
Memnuniyeti
Evet
Hayır
Kısmen
DGS’ye Hazırlık
Evet
Hayır
DGS İstedikleri Bölüm
Büro Yön. Öğretmenliği
Halkla İliş. ve Tanıtım
İşletme yönetimi
Sağlık Kur. İşletmeciliği
Sağlık Yönetimi
Yönetim Bilişim Sis.
66
3
12
72,5
3,3
13,1
45
42
n
30
14
2
1
1
49,4
46,2
%
32,9
15,3
2,2
1,1
1,1
376
Araştırmaya katılan Balıkesir Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin %80’ini, Burdur
meslek yüksek okulu öğrencilerinin %81,3’ünü bayanlar oluşturmaktadır. Mezun olunan
lise türene göre Balıkesir Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin %64’ünü, Burdur Meslek
Yüksekokulu öğrencilerin %54,9’unu düz lise mezunları oluşturmaktadır.
Bölüme kendi isteğiyle gelme durumu Balıkesir meslek yüksekokulunda %54, Burdur
Meslek Yüksekokulunda %61’dir.
Dikey geçiş sınavına hazırlananlar Balıkesir Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin
%40’ı, Burdur Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin %45’ini oluşturmaktadır. Dikey geçiş
sınavında öğrencilerin istedikleri bölüm ise Balıkesir Meslek Yüksek okulunda Büro
Yönetimi öğretmenliği %24, Halkla ilişkiler %30’dur. Burdur Meslek Yüksekokulunda ise
%32,9 büro yönetimi öğretmenliği, %15,3 halkla ilişkiler bölümü istenmektedir.
Tablo 2: Gelecekte İş Bulma Konusunda Umutlu musunuz?
Balıkesir Meslek Yüksekokulu
Gelecekte İş Bulma
Konusunda Umutlu
musunuz?
Evet
Hayır
Hiç Düşünmedim
Diğer
Burdur Meslek Yüksekokulu
n
%
62
19
13
6
62
19
13
6
Gelecekte İş Bulma
Konusunda Umutlu
musunuz?
Evet
Hayır
Hiç Düşünmedim
Diğer
n
%
59
17
6
9
64,8
18,6
6,5
9,8
Balıkesir Meslek Yüksekokulunda araştırmaya katılan öğrencilerin %62’si gelecekte
iş bulma konusunda umutluyken, Burdur Meslek Yüksekokulunda bu oran %64,8’tür.
Tablo 3: Öğrencilerin Çalışmak İstedikleri Sektör
Çalışmak İstedikleri Sektör
Kamu
Özel
Kendi İşimi Kurmak
Diğer
n
60
34
5
1
%
60
34
5
1
Çalışmak İstedikleri Sektör
Kamu
Özel
Kendi İşimi Kurmak
Diğer
n
52
18
7
4
%
57,1
19,7
7,6
4,3
Burdur Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin % 57,6’sı kamu sektöründe çalışmak
istemektedir. Balıkesir Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin %60’ı kamu sektöründe çalışmak
istemektedir.
377
Tablo:4 Çalışma Hayatında İstedikleri Maaş Miktarı
Çalışma Hayatında
n
İstedikleri Maaş
300-600
1
600-900
30
900-1200
30
1200-1500
17
1500-üzeri
22
1
30
30
17
Çalışma Hayatında
N %
İstedikleri Maaş
300-600
8
8,7
600-900
33 36,2
900-1200
25 27,4
1200-1500
18 19,7
22
1500 üzeri
%
-
-
Balıkesir Meslek yüksekokulu öğrencilerinin % 30’u 900-1200, %22’si 1500 ve
üzerinde maaşlı işte çalışmak isterken, Burdur Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin % 36’sı
600-900 arası maaş ile, %25’i 900-1200 arası maaş ile çalışmak istemektedirler.
Tablo: 5 Hangi İletişim Becerinizin Zayıf Olduğuna İnanıyorsunuz?
Zayıf Olan İletişim
Becerisi
Yazılı İletişim
Sözlü İletişim
Sözsüz İletişim
Elektronik İletişim
Hiçbiri
N
%
27
15
7
47
4
27
15
7
47
4
Zayıf
Olan
İletişim
Becerisi
Yazılı İletişim
Sözlü İletişim
Sözsüz İletişim
Elektronik İletişim
Hiçbiri
N
%
18
24
10
34
5
19,7
26,3
10,9
37,3
5,4
Her iki okul içinde zayıf olduğu düşünülen iletişim becerisi elektronik iletişimdir.
Tablo: 6 Şuanda Bir Büronun Yazışma Faaliyetlerinin Üstesinden Gelebileceğinize
İnanıyor musunuz?
Bir
Büronun n
%
Yazışmalarının Üstesinden
Gelme Durumu
Evet
65 65
Hayır
35 35
Bir
Büronun N %
Yazışmalarının Üstesinden
Gelme Durumu
Evet
70 76,9
Hayır
21 23,1
Balıkesir Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin %65’i Burdur Meslek Yüksekokulu
öğrencilerinin %76,9’u bir büronun yazışmalarının üstesinden gelebileceğini düşünmektedir.
Tablo:7 Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programı İçin Hangi Meslek Derslerini Daha
Yararlı Buluyorsunuz?
Yararlı Görülen Mes. n
Dersleri
18
Dosyalama ve Arşiv. Tek.
3
Halkla İlişkiler
13
Mesleki İngilizce
5
Bilgisayar
23
Yönetici sekreterliği
38
%
18
3
13
5
23
38
Yararlı Görülen Mes. N
%
Dersleri
25 27,4
Dosyalama ve Arşiv. Tek. 17 18,6
Halkla İlişkiler
10 10,9
Mesleki İngilizce
9
9,8
Bilgisayar
14 15,3
Yönetici Sekreterliği
3
3,2
378
Balıkesir Meslek Yüksekokulu öğrencilerin büyük çoğunluğu (%38’i) yönetici
sekreterliği dersinin iş yaşamı için daha yararlı olduğunu düşünürken, Burdur Meslek
Yüksekokulu öğrencilerinin %27’si mesleki yazışmalar dersinin iş yaşamı için yararlı
olduğunu ileri sürmüşlerdir.
Araştırma sonucunda büro yönetimi ve sekreterlik programı öğrencilerinin
programdan beklentileri ve gelecekleri konusunda düşünceleri ortaya konmaya çalışılmıştır.
İki meslek yüksekokulunda yapılan anketler ile karşılaştırmalı sonuca varılmaya çalışılmıştır.
Her iki ilde de yapılan anket çalışmasında meslek yüksekokullarının büro yönetimi ve
sekreterlik programı öğrencilerin beklenti ve sorunlarının pek farklı olmadığı görülmektedir.
Bu çalışmada dikkat çeken nokta Balıkesir Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin Burdur
Meslek Yüksekokulu öğrencilerine göre beklentilerinin daha yüksek olduğudur. Balıkesir
Meslek Yüksekokulu öğrencilerin %22’si 1500TL ve üzeri maaşlı bir işte çalışmak isterken
Burdur Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin hiçbirinin 1500TL veüzeri maaş üzerinde çalışma
beklentileri yoktur.
Ülkemizde büro yöneticiliği ve sekreterlik programına devam eden öğrencilerin büyük
bir çoğunluğu bayandır. Büro yöneticiliği ve sekreterlik mesleği sadece bayanların mesleği
değildir. Artık iş adamlarının başarılı erkek yönetici asistanları bulunmaktadır. Sekreterlik
mesleğinin bayanlara özgü meslek olması durumu eğitimciler ve bilinçli mezunlar aracılığıyla
ortadan kaldırılmaya çalışılmalıdır (Coşan, Tengilimoğlu:2003:21). Bu durum şimdiye kadar
gerçekleştirilen her kongrede belirtilse de her iki ilde de yapılan anket çalışmasında bunun
pek değişiklik göstermediği ortaya çıkmaktadır. Toplumun sekretere bakış açısı hala aynıdır
ve hala sekreterlik bayan mesleği olarak düşünülmektedir.
Her iki ilde de mezun olunan lise türüne göre öğrencilerin büyük çoğunluğunun
özellikle Balıkesir Meslek Yüksekokulu ikinci öğretim öğrencilerinin düz lise mezunu olduğu
görülmektedir. Büro yönetimi ve sekreterlik programına daha çok düz lise mezunlarının
gelmesi ticaret meslek liselerinin eğitim kalitesinin düz liselere göre daha düşük olduğunu ve
amacına uygun olmadığını göstermektedir. Ticaret meslek liselerinin ve meslek yüksek
okullarının ana amacı sektöre ara eleman yetiştirmektedir. Ticaret meslek liselerinde mesleki
eğitim alan öğrenciler mesleki yeterliliklerini geliştirmek için meslek yüksek okullarını
sınavsız geçiş ile gelme imkanları bulunsa da bu sistemin tam olarak gerçekleşmediği yapılan
anket çalışmasında ortaya konulmaktadır.
379
Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programına devam eden öğrencilerin çoğunluğunun düz
lise mezunu olması nedeniyle öğrenciler, Mesleki Yazışmalar, Dosyalama ve Arşivleme
Teknikleri, Klavye Teknikleri, Bilgisayar gibi meslek derslerinde zorlanmaktadırlar. Genel
olarak hiçbir alt yapısı olmayan bu öğrencilere, programın temelini oluşturan bu dersleri daha
iyi anlayabilmeleri için, özellikle bol bol uygulama imkânı sağlanmalıdır.
Her iki okulunda öğrencileri özellikle elektronik iletişim konusunda yetersiz
olduklarını ileri sürmektedirler. Anket sonuçlarına göre büro yönetimi ve sekreterlik
programlarında bilgisayar ve bilişim teknolojileri derslerinin yetersiz olduğu görülmektedir.
Bilişim alanındaki gelişmelerden sekreterlerde etkilenmektedir. İşletme faaliyetlerinin
çoğunluğu yazışmalardan oluşsa da artık kâğıt kullanmaksızın çoğu iş elektronik iletişim ile
yapılmaktadır. Teknolojik gelişmeler göz önüne alınarak büro yönetimi ve sekreterlik
öğrencilerinin elektronik iletişim yeterliği sağlanmalıdır.
Özellikle bilgisayar derlerinin
temelden başlanarak anlatılması ve çalışma hayatındaki önemi öğrencilere benimsetilmelidir.
KAYNAKÇA
COŞAN, Pınar ve D. TENGİLİMOĞLU. (2003). Türkiye’de Büro Yönetimi Eğitimi ve
Mezunların Sorunlarını Belirlemeye Yönelik Bir Alan Çalışması. Eskişehir: lll.Ulusal Büro
Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi. (17-18 Nisan).
MEB-YÖK. Meslek Yüksekokulları Program Geliştirme Projesi. (2002). Büro
Yönetimi Ve Sekreterlik Programı. Ankara.
ORHANER, Emine ve A. TUNÇ. (2001). Ticaret Ve Turizm Eğitiminde Özel
Öğretim Yöntemleri. Ankara: Gazi Kitabevi.
TENGİLİMOĞLU, Dilaver ve COŞAN, Pınar (2004). Yönetici Asistanlığı. Asil
Yayınevi, Ankara.
380
BÜRO ERGONOMİSİNİN İŞ YAŞAMINDA GÜRÜLTÜYÜ ÖNLEMEDEKİ ÖNEMİ
Arş.Gör. Emre Özgür BULDUK
GİRİŞ
Büro ergonomisi, insanın iş ortamındaki özelliklerle nasıl etkileştiğini araştıran, büro
ortamında ergonomik risk faktörlerini saptayarak yaralanmaları önlemeyi, üretimi arttırmayı,
çalışanın daha etkin, sağlıklı ve verimli olmasını sağlayacak bir ortamın oluşturulmasını
amaçlayan bir bilim dalıdır (Güler,2004:347). Gürültü rahatsızlık veren bir sestir. Bireylere
sıkıntı vermesinin yanında iletişimi oldukça güçleştirerek strese ve konsantrasyon kaybına
neden olur(Güler,2004:356). Gürültü, kişinin hem ruh hem de fiziksel sağlığını olumsuz
yönde etkilemekte, özellikle belli bir düzeyi aşan gürültüler insan kulağında kalıcı hasarlara
neden olmaktadır (Su, 2001:135).
Ses şiddetinin birimi desibel (dB)’dir. Desibel kelimesi Latince decem = onda bir kelimesinin
ve telefonun mucidi Graham Bell’in adının birleştirilmesinden türetilmiştir
(Babalık,2005:170).
Endüstriyel işitme kaybına neden olabilecek gürültü taban seviyesi birçok araştırmacı
tarafından 85-95 dB olarak kabul edilmektedir. Bu seviye yükseldikçe gürültünün travmatizan
etkisi de artış göstermektedir.
Gürültünün insan organizması üzerindeki etkileri iki grupta incelenebilir:1) Gürültünün
psikolojik etkileri 2) Gürültünün fizyolojik etkileri.
Gürültü, üretim hızını ve verimini düşürdüğü gibi psikolojik açıdan kişinin ruhsal durumunu
olumsuz yünde etkileyerek kişide can sıkıntısı ve dalgınlığa neden olabilmektedir. Gürültülü
ortamda başka sesleri duyma veya duyabilmek için sarf edilen efor yorgunluk
oluşturabilmektedir.
Gürültü fizyolojik açıdan değerlendirildiğinde kan basıncında, kalp atım hızında, metabolik
enerji tüketiminde, kasların gerginliğinde artışa, deri kan damarlarında daralmaya, cildin
soluklaşmasına, iştahta azalmaya ve uyku düzensizliklerine sebep olmaktadır (Vural,
2004:13).
Büro ortamındaki gürültü kaynaklarına örnek olarak: klimalar, fanlar, havalandırma
sistemleri, bilgisayarlar, telefonlar, faks, fotokopi makinaları ve dış ortamdan gelen sesler
verilebilir.
Önerilen gürültün seviyesi; açık bürolarda (kabinlerde) ortalama 30-40 dB (maksimum 60
dB), özel bürolarda ise 30–35 dB (maksimum 55 dB) olmalıdır. Büro çalışanlarında gürültüye
bağlı olarak ortaya çıkan işitme kayıpları günden güne artmaktadır (Güler,2004:356).
381
Ülkemizdeki mevzuata göre, “80 dB’den fazla şiddetteki gürültülü işlerde 8 saatten fazla
çalışılması yasaktır. Ağır ve tehlikeli işlerin yapılmadığı yerlerde gürültü şiddeti 80 dB’i
geçmeyecektir. Daha çok gürültülü ortamda çalışmayı gerektiren yerlerde, gürültü şiddeti en
çok 95 dB olabilir, ancak bu durumda, çalışanlara kulaklık veya kulak tıkaçları gibi uygun
koruyucu araç ve gereçler verilmelidir” (Su, 2001:142).
Büro çalışanlarının ruhsal ve fiziksel sağlığını bozan gürültü, kuşkusuz çalışma verimini de
büyük ölçüde azaltmaktadır. Aslında işyerinde gürültünün düzeyi arttıkça, gürültüden yakınan
ve etkilenen insan sayısı da artmaktadır. Örneğin, büroda çalışanlar, konuşmaları
duyamadıkları ve anlayamadıkları düzeydeki bir gürültüden şikayetçi olmaktadırlar.
Gürültünün zararlı etkilerinden çalışanları korumak için alınabilecek önlemlerin tümüne
gürültü kontrolü adı verilir. Amaç gürültüyü azaltmak ve çalışanların gürültünün olumsuz
etkilerinden korunmaktır.
Çalışma ortamlarında gürültünün azaltılması kendi başına özel bir alan olmakla birlikte,
birkaç yöntem uygulanabilir; Sesi soğuran yer karoları, halılar ve koruyucu duvarlar
kullanılmalı, bitişik odadaki konuşma ve seslerin engellenmesi için yerden tavana kadar bir
bölme ile yalıtım yapılmalıdır. Makinelerin sallantı ve titreşime karşı yalıtılması için mevcut
olanaklar gözden geçirilmeli ve bu tür makinelerin gürültüyü emen kabinlere alınması yoluna
gidilmelidir. Klima kanallarının iç yüzeylerine ses emici malzeme kaplanmalı, Fotokopi
makinesi ayrı bir odaya yerleştirilmeli, yüksek trafik gürültüsü olan yerlerde yaz aylarında
oda havalandırması iklimlendirme donanımı ile yapılarak pencerelerin açılması engellenmeli
ve böylece iç ve dış ortama bağlı gürültü büyük oranda azaltılmalıdır (Güler, 2004:356; Su,
2001:143-145)
Bu bildiride ergonomik bir risk faktörü olan gürültünün önlenmesinde büro ergonomisinin
önemi konusunda literatür gözden geçirilecektir.
SONUÇ
İş yaşamının bir bölümünü oluşturan gürültü, ergonomik yaklaşımdan uzak büro çalışma
düzeninde çalışanlar için hem fizyolojik hem de psikolojik açıdan olumsuzluklara sebep
olmakta, performans ve verimlilikte azalmaya yol açmaktadır. İşyerinde gürültünün
azaltılması, olumsuz etkilerinin yok edilmesi, çalışanlar için zararlı olmaktan çıkartılması ve
bu konuda oluşturulmuş olan standart değerlere ulaşılması açısından ergonomik yaklaşımların
uygulaması büro ve işletmeler için bir gerekliliktir.
KAYNAKÇA
BABALIK, Fatih. (2005). Mühendisler için Ergonomi İşbilim, Nobel Basımevi, Ankara.
SU, Bayram Ali.(2001). Ergonomi, Atılım Üniversitesi Yayınları, Ankara.
VURAL, Gülden. (2004). Gürültünün İnsan Sağlığı Üzerine Olumsuz Etkileri. İş Sağlığı ve
Güvenliği Dergisi, Sayı:19, Yıl:4.
GÜLER, Çağatay. (2004). Sağlık Boyutuyla Ergonomi Hekimler ve Mühendisler İçin, Palme
382

VI. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi 25

Transkript

Benzer belgeler

fransızca konuşulan avrupalı ülkelerde ıslamofobı ve ırkçılık

Günlük Bülten - Yatırım Finansman

İndexler

Ata Okulu Ekim 2010 Gazetesi

Prof. Dr. Mehmet KÜLEKÇİ

SinemaTVKanallarında

III.Cilt - ÇOMÜ - Fizik Bölümü - Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi

Röportaj / Haluk Yanık