Zirve e-Defter Değerli kullanıcılarımız, Zirve programlarında
Transkript
Zirve e-Defter Değerli kullanıcılarımız, Zirve programlarında
Zirve e-Defter Değerli kullanıcılarımız, Zirve programlarında oluşturmuş olduğunuz muhasebe kayıtlarının GİB’ na iletilebilmesi için oluşturulan kayıtlarda dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda belirtilmiştir. Kayıtlarda bulunması gereken zorunluluklar GİB tarafından belirlenmiş olup, zorunlu alanlarda eksiklik olmaması büyük önem taşımaktadır. Bu broşürdeki bilgiler GİB’ in yayınlamış olduğu e-Defter Uygulama Kılavuzundan özetlenmiştir. Saygılarımızla Zirve Bilgi Teknolojileri KURUM TANIMLAYICISI Tüzel Kişiler için Unvan TİCARET SİCİL GAZETESİNDE YER ALDIĞI biçimde kısaltma yapılmaksızın eksiksiz biçimde yazılacaktır. Gerçek kişiler için adı + soyadı şeklinde yazılacaktır. ŞUBELİ PAKET YÜKLEMEK İSTENDİĞİNDE ŞUBE İSMİ + “ŞUBESİ” şeklinde yazılmalıdır. Şubeli paket yüklendiğinde şube ismine ek olarak şube numarası 4 hane olarak girilmelidir. İŞLETME TANIMLAMASI Bu alana işletmenin faaliyet konusunu gösteren “NACE” kodu yazılacaktır. SM/SMMM/YMM ADI SM/SMMM/YMM in ad ve soyadının yazıldığı alandır. SM/SMMM/YMM bir işletme için defter tutuyorsa, bu durumda SM/SMMM veya YMM’ye ait unvan ve ad-soyadı yazılacaktır. Eğer defterler işletme bünyesinde tutuluyorsa, bu alana işletmenin muhasebe bölüm yetkilisinin unvanı ve adı-soyadı yazılacaktır. SM/SMMM/YMM SÖZLEŞME TİPİ AÇIKLAMASI SM/SMMM/YMM in ad ve soyadının yazıldığı alandır. SM/SMMM/YMM bir işletme için defter tutuyorsa, bu durumda SM/SMMM veya YMM ile yapılan sözleşmeye ait açıklaması, sözleşme çeşidi, sözleşme tarihi ve numarası yazılacaktır. Eğer defterler işletme bünyesinde tutuluyorsa bu alana tire (-) işareti yazılacaktır. ŞUBE NO Şube bazında defter tutan e-Defter kullanıcıları için doldurulması gereken bir alandır. Şube numarası 4 haneli girilmelidir. E-Defter içi belirlenen kurallar, şube bazlı defter tutulması halinde de geçerlidir. Her şube kendi içerisinde e-Defter standartlarına uygun oluşturulmalıdır. Şube bazlı defter tutulması durumunda bir şube için oluşturulan defterlerde kullanılan “Şube No” hesap dönemi (Özel Hesap Dönemi dahil) boyunca aynı olmalı ve aylık dönemlere ait defterlerde değiştirilmelidir. Hesap döneminde bir şube hangi numara ile başladıysa, hesap döneminin sonuna kadar aynı numarayla devam etmelidir. Şubenin hesap dönemi içinde kapanmış olması durumunda, kapanan şubeye ait kapanış tarihinden sonraki dönemler için GİB’ e herhangi bir berat gönderilmeyecektir. Bu durum şubenin kapandığına ilişkin tevsik edici belgelerle birlikte GİB’ e bildirilecektir. ŞUBE ADI Şube bazında defter tutan e-Defter kullanıcıları için doldurulması gereken bir alandır. Ticaret Sicilde şube adı değişikliği olursa defter tanımlarında da bu değişiklik yapılabilir. e-Defter kullanıcılarının dikkat etmesi gereken şube’ nin adının değiştirilmesi durumunda, bu şubeye ait berat GİB’ e iletilmeden önce Ticaret Sicil Gazetesinin ekinde olduğu bir dilekçe ile durum GİB’ e bildirilecektir. FİŞ GİRİŞİNDE DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Elektronik Defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esastır. Yani her belgeye bir fiş girilmesi zorunludur. Bu durum banka ve çek-senet bordrolarında değişiklik gösterebilmektedir. Detaylı bilgi aşağıda BANKA ve ÇEK-SENET başlıkları altında izah edilmiştir. Zirve programına muhasebe kaydı oluşturulurken belge türünün mutlaka girilmesi gerekmektedir. 01. Çek (Programımızda birinci sırada fatura yer almaktadır. Her hangi bir sorun teşkil etmez. E-defter dosyasının oluşturulması sırasında arka planda resmi sıralama uygulanmaktadır.) 02. Fatura 03. Müşteri Sipariş Belgesi 04. Satıcı Sipariş Belgesi 05. Senet 06. Navlun 07. Makbuz 08. Diğer İlk 7 belge türünün dışında kalan evraklar için mutlaka 8 (Diğer) seçeneği kullanılmalıdır. Belge türüne 8 seçildikten sonra ekrana açıklama bölümü gelecektir. Açıklama bölümüne girilen belge ile açıklayıcı bir bilgi girilmelidir. Açıklama bölümü mutlaka doldurulmalıdır. Serbest meslek makbuzlarında belge türü kesinlikle fatura seçilmemelidir. Serbest Meslek Makbuzları mutlaka 8 (Diğer) olarak seçilmeli, açıklama bölümüne Serbest Meslek Makbuzu notu mutlaka eklenmelidir. ÖDEME ŞEKLİ GIRILMESI ZORUNLULUĞU Genel muhasebe bölümünün sağ alt tarafında yer alan Ayarlar/Kısayollar (Ctrl + F4) bölümünde yer alan 42 numaralı –Ödeme Şekli Girmek İstiyorum alanının işaretlenmesi sonucunda fiş giriş ekranının en sağında ÖDEME ŞEKLİ alanı açılacaktır. Bu alana, sadece ödeme ile ilgi hesapların yer aldığı satırlara ödeme şeklinin girilmesi GİB tarafından zorunlu kılınmıştır. Aşağıda görüldüğü GİB’ i sadece 100 kasa hesabının yer aldığı alana “Nakit” seçeneğinin işaretlenmesi gerekmektedir. Aynı şekilde çek, banka, senet GİB’ i alanların mutlaka ödeme şekli alanına girilmesi zorunludur. Ödeme ile ilgili hesap kodlarının olduğu satırlarda Ödeme Şekli girilmediği takdirde e-Defter oluşturulamaz. Ödeme şekli alanında yer alan “6-Ödeme Değil” seçeneği nin kullanımı aşağıda açıklanmıştır. Örneğin kasa hesabında kur farkı geliri veya kur farkı gideri oluştu ise, 100 kasa fiş girişinde kullanıldığından, bu şekilde yapılan bir kayıtta “6-Ödeme Değil” seçeneği işaretlenmelidir. Aşağıda resimde örnek bir kayıt şekli verilmiştir. Geçmişe dönük kayıtlarda ödeme ile ilgili hesapların olduğu alanlarda Ödeme Şekli boş olan kayıtlar için otomatik alan doldurma özelliğimiz programımızda mevcuttur. https://www.youtube.com/watch?v=mo9TAwvipK4 linkine tıklayarak bu özelliğin video lu anlatımını izleyebilirsiniz. (VIDEO SÜRESİ 4:29 DK) BANKA KAYDINDA DİKKAT EDİLECEK HUSULAR Bilindiği üzere bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır. Dekontların e-Defter uygulamasında belge tipi “diğer” ve belge açıklaması “dekont” olarak kaydı yapılır ve dekontun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak dekont üzerinde belge numarası-tarihi yok ise, kullanıcının vermiş olduğu tarih ve numara, belge numarası ve tarihi olarak yazılabilir. Eğer bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, bu banka işlemleri günlük olarak, banka banka ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. Z RAPORUNA İSTİNADEN AÇIKLAMA Gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z raporu, muhasebe kaydında belge tipi “diğer” ve belge açıklaması “Z Raporu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu Z Raporu’nun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak gün içinde yapılan satışlarda Z Raporunun üzerinde yer alan ödeme yöntemlerine (nakit, kredi kartı, vb.) göre ayrıştırılmalıdır. Ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılması ve her bir ödeme yönteminin farklı yevmiye maddelerinde gösterilmesi gerekmektedir. Aşağıda Kasa ya ve Kredi Kartına ait ait bir Z Raporu fiş giriş örneği sunulmuştur. ÇEK VE SENET BORDROSUNA İSTİNADEN AÇIKLAMA e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge tiplerinde olduğu GİB’ i, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “DİĞER” ve belge açıklaması “Çek Bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu çek bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu çek bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil (sıralı) bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Her bir çek bordrosunda, çeklerin detayları yer almak zorundadır. Bu çek bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu GİB’ i, mükellef sorumludur. ÜCRET BORDROSUNA İSTİNADEN AÇIKLAMA Firmalar çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-Defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge tipi “DİĞER” ve belge açıklaması “Ücret Bordrosu İcmali” olarak kaydedebilir. Ücret bordrosu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur. Ancak Ücret bordrosu icmalinde matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir icmal listesi için müteselsil (Sıralı) bir numara verilmeli ve icmalin oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu ücret bordrosu icmalinde her bir ücret bordrosunun detayları yer almalıdır. Ayrıca bu icmaller firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu GİB’ i, mükellef sorumludur. SERBEST MESLEK MAKBUZUNA İSTİNADEN AÇIKLAMA Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz e-Defter kılavuzunda sayılan belgeler arasında yer alan “makbuz” ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge tipi “DİĞER” ve belge açıklaması “serbest meslek makbuzu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca belgenin numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur.