Tedarikçi Kitapçığı V2Small

TEDARİKÇİ BİLGİLENDİRME
KİTAPÇIĞI
İÇİNDEKİLER
İÇİNDEKİLER
Önsöz
Hakkımızda
Kurumsal Değerlerimiz
01
02 - 03
03
Tedarikçilerin Uyması Gereken Standartlar
04 - 05
Tedarikçilerin İș Sağlığı ve Güvenliği İle İlgili Dikkat Etmesi Gereken Hususlar
06 - 07
İletișim Kurulacak Kișiler
08 - 10
Satın Alma Süreci
11
Giriș Kalite Süreci
12 - 14
Fatura ve Muhasebe Süreci
15 - 16
İade Süreci
17
ÖNSÖZ
Sizinle paylașmıș olduğumuz bu kitapçık șirketimizle yapmıș olduğunuz sözleșmelere ilișkin taahhütlerimize ek olarak tedarik sürecini
bilgilendirme ve sürece kolaylık sağlama amacıyla hazırlanmıștır.
Bu kitapçık; Șirketimiz, Tedarikçilerin Uyması Gereken Standartlar, İș Sağlığı ve Güvenliği, Satın Alma Süreci, Giriș Kalite Süreci,
Muhasebe ve Fatura Süreci, İade Süreci, TYS (Tedarik Yönetim Sistemi) Programı ve İletișim Kurulacak Kișiler hakkında bilgilendirmeleri
içermektedir.
01
HAKKIMIZDA
Uğur Soğutma, 1954 yılında Aydın Nazilli’de dondurma makineleri imalatıyla bașladığı serüvende bugün, 155.000 m² faal kapalı alana
sahip ana fabrikası, 91.000 m² kapalı alana sahip Nazilli Organize Sanayi fabrikası, toplam 1800 çalıșanı, 832 satıș noktası, 240’a
yakın Uğur Yetkili Servis Merkezi ile 5 kıtada 137 ülkeye hizmet vermektedir.
Soğutma denince akla ilk gelen marka olan Uğur Soğutma’nın bu haklı ününün arkasında müșteri odaklı kurumsal değerlerinin yanında geniș ürün yelpazesi ile yüksek üretim hacmi yer almaktadır. Günlük 3000 adet soğutucu ve derin dondurucu üretim kapasitesine
sahip olan Uğur Soğutma, aynı zamanda bünyesinde birçok mamul ve yarı mamulü de üretmektedir.
Ticari ve ev tipi soğutucularda ise 200’ü așkın çeșidi ile derin dondurucudan su sebiline, klimadan șișe soğutuculara, dondurma
makinelerinden market dolaplarına kadar geniș bir ürün yelpazesine sahip Uğur Soğutma, İnovasyon ve ARGE’ye verdiği önemle her
geçen gün yeni ürünleri, ürün yelpazesine eklemektedir. Türkiye’nin ve dünyanın en büyük markalarına özenli, kaliteli ve kesintisiz hizmet vermekte olan Uğur Soğutma; kalitesi, modern üretim
teknolojisi ve çağdaș yönetimiyle soğutma alanında dünyanın sayılı șirketlerinden biridir. Uğur Soğutma; kalıcı bașarılar sağlamayı ve
yükselmeyi her zaman bir ilke olarak benimseyen Uğur Șirketler Grubu’nun önemli bir parçası olarak yüksek kalitede ürünler
üretmektedir.
Tüm bu kalıcı bașarılarının yanında istikrar ve üretimdeki süreklilik, müșterilerinden gelen farklı ürün taleplerine gösterdiği hızlı refleks
ise Türkiye’nin ve dünyanın en büyük markalarının neden Uğur Soğutma’yı tercih ettiğinin cevabıdır.
02
HAKKIMIZDA
• Uğur Soğutma her türlü rekabet ortamında en önde olma amacıyla Ar-Ge çalıșmalarına önemli yatırımlar yapmaktadır. Dün olduğu
gibi yarın da yarıșta hep önde olmak isteyen Uğur Soğutma hedefine ulașmak için ileri teknoloji imkânına sahip cihazlarla çalıșmaktadır.
• Kurmuș olduğu TS-EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standardı doğrultusunda “Sürekli İyileștirme” felsefesine uygun olarak
faaliyetlerine yön vermektedir.
• TS-EN ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi Standardı çerçevesinde “Çevreye Duyarlı” ürünler üreterek faaliyetlerine devam etmektedir.
• Tasarımdan imalata tüm süreçler kendi bünyesinde gerçekleștirmektedir.
Uğur Soğutma, dünya șirketleri arasında yerini almanın yüksek ve sürekli kalite, yenilenen modern teknoloji ile insanı ve doğayı temel
alan çağdaș yönetimle mümkün olduğuna inanmaktadır. Bu inançtan hareketle 60 yıllık deneyimi, eğitimli çalıșanları ve ülke ekonomisine
sağladığı katkılarla soğutma sektöründe lider kuruluș olmayı bașarmıștır.
KURUMSAL DEĞERLERİMİZ
• Dürüstlük
• Odaklılık
• Yeterlilik
• Kalite
• Güven
• Duyarlılık
• İnovatif Yaklașım
• Kararlılık
• Saygı
• Sosyal Sorumluluk
• Çevre Bilinci
03
TEDARİKÇİLERİN UYMASI GEREKEN STANDARTLAR
Uğur Soğutma A.Ș.’nin tedarikçileri asgari düzeyde așağıdaki standartlara uygun hareket etmekle yükümlüdür:
Yasa ve Yönetmelikler
Tüm tedarikçiler, geçerli tüm ulusal ve yerel yasalara, yönetmeliklere ve tüzüklere eksiksiz olarak uymalıdır.
Çocuk İșçi Çalıștırılması
Tedarikçi, çocukların çalıștırılmasına ilișkin bütün geçerli ulusal yasalara uygun hareket etmelidir.
Çalıșanların Temel İnsan Haklarına Saygılı Olunması
• Renkleri, ırkları, milliyetleri, toplumsal statüleri, engelleri, cinsel eğilimleri, siyasi ve dini kanaatleri, cinsiyetleri ve yașlarından
bağımsız olarak çalıșanları için eșit fırsatlar sağlamak ve eșit șekilde davranmak,
• Her bir bireyin saygınlığına, mahremiyetine ve haklarına saygılı olmak,
• Kișiyi isteği dıșında çalıșmaya zorlamamak,
• Çalıșanlara karșı psikolojik șiddet, cinsel taciz ve ayrımcılık gibi kabul edilemez davranıșların gösterilmesine karșı çıkmak,
• Cinsellik, zorlama, tehdit, hakaret veya sömürü içeren davranıșları yasaklamak,
• Çalıșanlara uygun bir ücret sağlamak ve geçerli ulusal asgari ücretin verilmesini garanti etmek,
04
TEDARİKÇİLERİN UYMASI GEREKEN STANDARTLAR
Çevre
Tedarikçi, çevrenin korunması ile ilgili olarak geçerli tüm standartlara uygun olarak davranmalıdır.
Kalite Gereklilikleri
Tedarikçi, ürünü kendi sektörlerinde geçerli iyi üretim uygulamalarına uygun șekilde üretmeli,
paketlemeli, depolamalı ve göndermelidir.
Çalıșanların Sağlığı ve Güvenliği
Tedarikçi, ișyerlerinde çalıșanlarının iș sağlığı ve güvenliği sorumluluğuna riayet etmelidir.
Tehlikeleri kontrol altına almalı ve kazalar ile iș yerinden kaynaklanan hastalıklara karșı mümkün olan en iyi önlemleri almalıdır.
Uğur Șirketler Grubu çatısı altındaki tüm firmalarımız, çalıșmalarını Türkiye Cumhuriyeti’ nin de taraf olduğu Birleșmiș Milletler İnsan
Hakları Bildirgesi’ nde yer alan șartlara saygılı olarak yürütmektedir.
Uğur Soğutma Makinaları Sanayi ve Ticaret A.Ș. çalıșanlarına sağladığı șartlar ile ișçi ișveren uygulamalarını Türkiye Cumhuriyeti’ nin
taraf olduğu ILO Sözleșmelerine uyumlu ve ülke kanunlarının izin verdiği yasal çerçeveler kapsamında uygular.
05
HİZMET ALIMI YAPILAN TEDARİKÇİLERİN İȘ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ İLE İLGİLİ DİKKAT ETMESİ GEREKEN HUSUSLAR
01. Uğur Soğutma’ya ait çalıșma sahasında nezaretçi olmadan gezilmeyecek ve ișe bașlanmayacaktır.
02. İșyerinde yüksekte çalıșmalarda, ateșli çalıșmalarda, inșaat ve kazı ișlerinde “çalıșma izni belgesi” onaylanmadan ișe bașlanmayacaktır.
03. Ateșli çalıșmalarda yangına karșı önlem alındıktan sonra ișe bașlanacaktır.
04. Hizmet veren, yüksekte çalıșmalarda gerekli önlemleri (güvenlik ağları, parașüt tipi emniyet kemeri,) almakla yükümlüdür.
05. Hizmet sözleșmesinde veya bahse konu olan iș harici durumlarda iș yapılmayacaktır.
06. Hizmet veren veya personeli “İș Sağlığı ve Güvenliği Eğitimi”ni almadan ișe bașlamayacaktır.
07. Hizmet veren çalıștıracağı personelin, ișe giriș bildirgesini, ișe uygunluğunu belirten sağlık raporunu ve mesleki eğitim belgesini
ișe bașlamadan önce Uğur Soğutma’ya sunmakla yükümlüdür.
08. Makine bakım ve onarım, elektrik ișleri gibi ișlerde elektrik enerjileri kapatılacak ve ilgili uyarıcı levha asılacaktır.
09. Hizmet veren veya hizmet verenin personeli çalıșma sahasında Uğur Soğutma’nın belirlemiș olduğu iș güvenliği kurallarına uygun
hareket edecektir.
10. Yapılan ișin gereği ișe bașlamadan önce gerekli önlemler alınarak ișe bașlanacaktır.(Kișisel Koruyucu Donanımları kullanımı vb.)
06
HİZMET ALIMI YAPILAN TEDARİKÇİLERİN İȘ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ İLE İLGİLİ DİKKAT ETMESİ GEREKEN HUSUSLAR
11. Hizmet verenin ve personelinin kullanacağı iș ekipmanları ișe uygun ve sağlam olacaktır.
12. İșyerinde asılı olan ikaz ve uyarı ișaretlerine uyulacak. Tehlike arz eden ve girilmesi yasak olan yerlere girilmeyecektir.
13. Uğur Soğutma’nın çalıșma sahasında, belirlenen yerler haricinde sigara içmek yasaktır.
14. Uğur Soğutma’ya ait iș makinaları (forklift vb.) izin alınmadan kullanılmayacaktır. (ilgili ehliyete tabi olmak șartı ile)
15. İșyerinde araç hız sınırı 10 km’dir.
16. İșyerinde çalıșma esnasında cep telefonu ile görüșmek tehlikeli ve yasaktır.
17. Üretim sahasında girilmesi yasak olan alanlara girilmeyecektir.
18. Kimlik șeklinde verilen misafir kartı görünür șekilde boyuna asılmalıdır.
19. 18 yașından küçük kișilerin fabrika imalat kısmına girișleri yasaktır.
20. İșyerinde alkol, uyușturucu veya eș değerde keyif verici maddelerin kullanılması yasaktır.
21. Tedarikçi tarafından açığa çıkartılacak çevreye zararlı atıkların (atık yağ, kimayasallar, üstüpü vb.) Uğur çevre yetikilisine teslim
edilmesi gerekmektedir.
07
İLETİȘİM KURULACAK KİȘİLER
TEDARİK ZİNCİRİ
GENEL MÜDÜR YARDIMCISI
YURT İÇİ SATINALMA MÜDÜRÜ
YURT DIȘI SATINALMA MÜDÜRÜ
SATINALMA PERSONELİ 1 (DAHİLİ 330)
• Kapı ve Çerçeve Grubu
• Soğutma Malzemeleri
SATINALMA PERSONELİ 5 (DAHİLİ 234)
• Ambalaj
• Aksesuar
• Gazlar
• Borular
• Drayer ve Eșanjör
SATINALMA PERSONELİ 2 (DAHİLİ 331)
• Sarf Malzemeler
• Bağlantı Elemanları
• Matbaa ve Reklam
SATINALMA PERSONELİ 6 (DAHİLİ 431)
• Elektrik Grubu
• Fanlar
• Kontrol Elemanları
• Fiyat Analizleri
SATINALMA PERSONELİ 3 (DAHİLİ 238)
• Metal Hammaddeler
• Plastik Hammaddeler
• Boyalar ve Serigrafi Malzemeleri
SATINALMA PERSONELİ 7 (DAHİLİ 380)
• Gıdalar
• Fatura Yönetimi
• Bilișim ve Donanım • KYS
SATINALMA PERSONELİ 1 (DAHİLİ 414)
• Fatura Yönetimi
• KYS
• Dokümantasyon
SATINALMA PERSONELİ 4 (DAHİLİ 432)
• Metal Sarfları
• Kalıp Malzemeleri
• Mekanik Bakım ve Kalıp Yapım
08
SATINALMA SÜRECİ
Satınalma Talebi *STF-001
*Netsis
Mevcut tedarikçiden
karșılanabilir mi?
Yeni
tedarikçi
belirlemesi
H
Yeni bir
ürün mü?
Mevcut tedarikçiden
karșılanabilir mi?
Yurtdıșı
Yurt içi mi?
Yurt dıșı mı?
Yeni tedarikçi
belirlemesi
Yurtiçi
Yeni bir
ürün mü?
Mevcut tedarikçiden
karșılanabilir mi?
Mevcut tedarikçiden
karșılanabilir mi?
Teknik resim ve
spektlerin gönderilmesi
Teknik resim ve
spektlerin gönderilmesi
Mutabakat
sağlandı mı?
Mutabakat
sağlandı mı?
Görev ve Sorumluluklar
1- Yurtiçi Satınalma Müdürü
2- Yurtiçi Satınalma Personeli
3- Yurtdıșı Satınalma Müdürü
4- Gümrük Görevlisi
5- Tedarikçi Firma (İhracatçı)
SRGKK
Malzemenin teslim
alınması
Alım yapılan yeni tedarikçi ise;
Yeni tedarikçinin listeye eklenmesi
Malzemenin teslim
alınması
SRGKK
09
GİRİȘ KALİTE SÜRECİ
Tedarikçi firmadan gelen malzemeler Giriș Kalite Kontrol Alanı’na alınır. Kontrol ișlemine geçmeden önce, malzemenin giriș kalite
kontrol uygulamaları kapsamında olup olmadığına bakılır. Malzeme serbest geçiș kapsamında yer alıyorsa, giriș kalite kontrol
kapsamındaki kontrol ișlemlerine tabi tutulmaz.
Kontrollü geçișe sahip malzemeler için kontrol sistematiği așağıdaki gibidir;
1. Malzemelerin kontrolünde, malzemeye ait kontrol planlarından ve ilgili Giriș Kalite Kontrol Talimatlarından yararlanılır.
2. Kontroller örnekleme yolu ile yapılır. Kontrol edilecek örnekler Örnekleme Metodu, Numune Alma Planı ve Ürün Grupları Kabul
Edilebilir Nitelik (AQL) Seviyeleri Tablosu’na göre Numune Alma Talimatından yararlanılarak seçilir ve kontrol edilirler.
10
GİRİȘ KALİTE SÜRECİ
Kontrol Bulguları ve Kontrol Sonrası Yapılan İșlemler :
1. Kontrol sonucunda bir uygunsuzluk yoksa girdi malzeme, kabul manasında yeșil renkli ‘OK’ Etiketi ile ișaretlenir, stoklanmak üzere
ambara gönderilir.
2. Kontrol sonucunda uygunsuzluk varsa, girdi malzeme kırmızı renkli ‘RET’ etiketi ile ișaretlenerek ayrılır. 3. Ürün kalitesi üzerinde olumsuz etkisi olmayan veya olumsuz etkisi kabul edilebilir seviyede olan uygunsuzluklara rastlanması
durumunda ilgili ürünler (Ürün performansını ve güvenliği olumsuz etkilememek koșulu ile), sarı renkli ‘Șartlı Kabul’ Etiketi ile
tanımlanarak kullanılabilirler. Bu ürünlerin performansı üretim safhalarında ayrıca takip edilir.
4. Giriș ișlemleri sırasında yeterli kontrol zamanı olmayan ya da üretimin aciliyeti nedeniyle direkt üretim mahallîne alınacak
malzemelerde ‘Șartlı Kabul’ muamelesi görürler. Bu gibi durumlarda malzemenin kullanıldığı ürünler takip altına alınır, ilgili kontrol
ve/veya test sonucu alındıktan sonra serbest bırakılırlar.
5. Sac, boya ve diğer kimyasal muhteviyatlı malzemelerin kontrolü serbest geçiș kapsamında değil ise, tedarikçisinden gelen kalite
kontrol raporları ve proseslerden elde edilen sonuçlara göre yapılır. 6. Kullanımı uygun görülmeyen ürünler için Ret Tutanak Formu düzenlenerek tedarikçisine iade edilir. Kabul edilmeyen, ret edilen
ürünler malzeme ambarına, ilgili stok alanına veya ilgili üretim birimine kesinlikle alınmaz. Tedarikçisine geri gönderilene kadar,
bu tür ürünler için tanımlanmıș ‘RET’ bölgesinde muhafaza edilirler.
11
GİRİȘ KALİTE SÜRECİ
Diğer Uygulamalar:
1. İmalat sırasında uygunsuzluğu saptanan, tedarikçi firma kaynaklı hatası olan ürünler, ilgili üretim bölümü tarafından Üretim İade
Etiketi doldurularak Giriș Kalite Kontrol Bölümü’ne teslim edilirler. Giriș kalite kontrolde uygunsuzluğu sabit görülen bu ürünler RET
etiketi ile ișaretlenip, RET bölgesine ayrılırlar. Ret Tutanak Formu doldurularak tedarikçisine iade edilirler.
2. Ret edilen ürünler için aylık bazda form düzenlenir (Ret Takip Formu). Tedarikçilerin kalite performanslarının takibi için ise 3’er aylık
dönemlerde Tedarikçi Firma İade Analiz Raporu hazırlanır. Bu formlar ve değerlendirmeleri tedarikçi performans takibinde rol oynadığı
gibi, giriș kalite kontrol kapsamında serbest geçiș sisteminde yer alacak malzemeler konusunda da temel olur.
Giriș kalite kontrol puanlaması așağıdaki gibidir: Performans Toplam Puanı: 20
RED ORANI
Red Edilen Miktar
Toplam Miktar
0
0,5
1
1,5
2
0
Red Oranı
Red Oranı
Red Oranı
Red Oranı
Red Oranı
Red Oranı
100
0,5
1
1,5
2
5
5
KALİTE
PERFORMANS
20
18
16
12
10
5
0
Tedarikçi performanslarının takibi Tedarikçi Seçme ve Değerlendirme Prosedüründe
yer almaktadır.
Ürünlerinde uygunsuzluk bulunan tedarikçilere gerekli görüldüğünde 8D Düzeltici ve
Önleyici Faaliyet İstek Formu gönderilerek uygunsuzlukların giderilmesi ve
tekrarlanmaması için önlemler alınması sağlanır.
12
FATURA, İRSALİYE, SATINALMA SÖZLEȘMESİ VE MUHASEBE SÜRECİ - GENEL SÜREÇ
Fatura, satılan mal veya yapılan iș karșılığında müșterinin borçlandığı tutarı göstermek üzere malı satan veya iși yapan tarafından
müșteriye verilen ticari belgedir.
Fatura Düzenleme Șekil Șartı
Faturada bulunması gereken bilgiler șöyledir;
1. Faturanın düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası; 2. Faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı, iș adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası; 3. Müșterinin adı, ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası; 4. Malın veya ișin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı; 5. Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası
E-fatura da șekil șartı olarak kağıt faturayla aynı nitelikleri tașımaktadır.
Fatura Muhasebeleșme Süreci
Ambara irsaliye ile gelen malzemelerin faturaları Vergi Usul Kanuna göre tedarikçi firmalar tarafından en geç 7 gün içerisinde
düzenlenmelidir. Tedarikçi tarafından süresinde düzenlenmeyen faturaların hukuki, cezai, mali sorumluluğunun tedarikçiye ait olacağını bir
kez daha hatırlatırız.
Dönem kapama ișlemlerinin daha sağlıklı ve hızlı bir șekilde yapılabilmesi için tedarikçilerden gelen faturaların izleyen ayın en geç 7.
gününe kadar muhasebeye teslim edilmesi gerekmektedir.
13
FATURA VE MUHASEBE SÜRECİ - CARİ KART AÇMA SÜRECİ
Cari Kartı Açılacak Tedarikçilerden İstenen Bilgiler
1.Firmanın Ünvanı
2.Adres Bilgisi
3.Vergi Dairesi ve Vergi Numarası
4.Mail adresi / Web adresi
5.Banka IBAN Bilgisi
6.Vergi Levhası
7.Ticaret Sicil Gazetesi ( Ünvan Değișikliği var ise Sicil Memurluğundan Yazı )
8.Hangi Ürünün Alındığının Detaylı Bilgisi
9. STF-002 "YENİ TEDARİKÇİ BİLGİ FORMU" eksiksiz olarak
doldurulup Uğur Soğutma'ya iletilmelidir.
14
İADE SÜRECİ
İade edilecek malzemeler iki farklı șekilde belirlenir.
a. Eğer iade edilecek malzeme üretimde kullanılıyorsa, Giriș Kalite Kontrol Bölümü malzemeyi inceleyip, iade edilmesine karar verir ve
“Ret Formu” doldurarak fabrika içinde ilgili bölüm ve kișilere yayımlar. Malzemeleri de ambarda bulunan Ret bölümüne koyar.
b. Eğer iade edilecek malzeme, sarf malzeme veya makina parçası ise sipariși veren kiși tarafından malzeme ambara teslim edilerek
iade edileceği bildirilir. Gerekli bilgiler ambar personeline verilir.
• Ambar bölümü iade edilecek malzemeleri teslim alıp, kendisine verilen bilgilere istinaden “İade Talep Formu” düzenler ve Satınalma
Bölümüne verir.
• Satınalma Bölümü “İade Talep Formu” üzerinde yer alan irsaliye/fatura bilgileri ile malzemenin ne kadar fiyatla alındığını tespit
ederek buna göre “İade / Satıș Sipariș Formu” düzenler.
• Ambar tarafından malzeme hazırlanır, yüklenecek araç belirlenir ve satın almadan alınan “İade / Satıș Sipariș Formu” ile Sevkiyat
Bölümü’ne irsaliye hazırlatılır. Malzeme bu așamadan sonra iade edilecek firmaya gönderilir.
• Sevkiyat Bölümü daha sonra malzemenin faturasını hazırlar, ilgili firmaya gönderir.
15
Fabrika : Yeni Sanayi Mahallesi Devlet Karayolu
Caddesi No : 127/C Nazilli - AYDIN
Tel: 0 256 316 10 00 (pbx) Faks : 0 256 316 10 31
Bölge Müdürlüğü : Mahmutbey Mahallesi Peyami
Safa Caddesi Doğukan Sokak Uğur Plaza No : 9
Bağcılar - İSTANBUL
Tel: 0 212 624 32 28 (5 Hat) Faks : 0 212 598 94 26
[email protected] - www.ugur.com.tr