Günümüzde globalleşme sonucunda artan rekabet

Transkript

Raif PARLAKKAYA - Abdullah TEKİN
TÜMLEŞİK BİLGİ SİSTEMLERİ VE MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİ
Yrd.Doç.Dr.Raif PARLAKKAYA
Selçuk Üniversitesi Sosyal Bilimler MYO
[email protected]
Yrd.Doç.Dr.Abdullah TEKİN
Selçuk Üniversitesi Sosyal Bilimler MYO
[email protected]
Özet
Günümüzde globalleşme sonucunda artan rekabet bilginin önemini de artırmıştır.
İşletmeler bu rekabet ortamında ayakta kalabilmek için olabildiğince detaylı bilgi ve
raporlama sistemlerine ihtiyaç duymaktadırlar. Bilgi sistemi; planlama, kontrol,
koordinasyon, analiz ve karar verme için bilgi toplama, saklama ve yayma amacıyla
birlikte çalışan ve birbiriyle ilişkili unsurlar topluluğudur. Tümleşik bilgi sistemi olan
yönetim bilgi sistemleri ise, bir işletmenin muhasebeden insan kaynaklarına kadar tüm
fonksiyonlarını birbirleriyle ilişkilendiren ve fonksiyonlar arasında bilgi alış-verişini
sağlayan sistemlerdir.
Temel işlevi yöneticilerin karar almalarına yardımcı olacak bilgileri sağlamak olan
muhasebe, yönetim bilgi sistemlerinin odağı konumundadır. Gelişen bilgi teknolojileri ve
yönetim bilgi sistemleri muhasebe sistemlerinde de değişiklikler meydana getirmektedir.
Önceleri bilgisayar yazılımları sadece muhasebede defter tutma ile devlet birimlerine
verilecek beyanname ve bildirgeleri düzenleme amacıyla kullanılırken, daha sonra stok
kontrolü, müşteri takibi, çek-senet, bordro, banka hesaplarının takibi işlevlerine de sahip
entegre yazılımlar kullanılmaya başlanmıştır. Son olarak, işletmelerin bütün departman ve
fonksiyonlarını bir bilgisayar sisteminde tümleşik hale getiren “Kurumsal Kaynak
Planlaması-KKP(Enterprise Resource Planning-ERP) yazılımları geliştirilmiştir. KKP
sistemleri ile farklı departmanlar tek bir veri tabanında depolanan bilgiyi daha kolay
paylaşır ve birbirleriyle daha kolay iletişim kurarlar.
KKP sistemleri, işletmenin bütün fonksiyonlarını entegre etmek ve eş zamanlı hale
getirmek suretiyle farklı bölümlerin özel ihtiyaçlarını karşılamaya çalışır. KKP sistemleri
ile işletmeler daha çok ve daha iyi bilgiyi daha düşük maliyetle elde edebilmektedirler.
Faaliyet Tabanlı Maliyetleme, Faaliyet Tabanlı Bütçeleme, Balanced Scorecard ve Değer
Zinciri Analizi gibi modern maliyet ve yönetim muhasebesi teknikleri KKP sistemleri ile
başarılı bir şekilde uygulanabilmektedir.Ayrıca, giderek yaygınlaşan e-ticaret uygulamaları
da KKP sistemi ile mümkün olabilmektedir.
Tipik bir KKP sistemi, muhasebe, finans, üretim yönetimi, satın alma, satış/pazarlama,
stok denetimi, sabit kıymetler, bütçe/planlama, cari hesaplar ve insan kaynakları yönetimi
gibi modüllerden oluşur. KKP sistemi kullanımının giderek artmasıyla birlikte SAP, Oracle
gibi yabancı yazılım üreticileri yanında, son yıllarda Link Bilgisayar, Likom Yazılım, LBS
ve Netsis gibi Türk yazılım şirketleri de KKP yazılımları üretmeye başlanmıştır.
Bu çalışmada muhasebe bilgi sisteminden tümleşik bilgi sistemine geçiş ve bir tümleşik
bilgi sistemi aracı olan KKP yazılımları üzerinde durularak, bu yazılımların işleyişi ele
alınacaktır.
675
1.GİRİŞ
Günümüzde rekabet artışı ve globalleşmeye paralel olarak bilginin önemi daha da artmış,
bunun sonucunda yöneticiler kararlarındaki etkinliği artırabilmek için daha kısa sürede
daha fazla bilgiye ihtiyaç duyar hale gelmişlerdir. Günümüzün global rekabet ortamında
işletmeler planlı, kontrollü, verimli ve fonksiyonel iş yönetim sistemleri kurmalarıyla
başarıya ulaşabilirler. Bu durum, bilgi sistemlerini etkin bir şekilde kullanan ve iş
süreçlerini iyileştirmeyi hedefleyen yeni yaklaşımları uygulayan firmaları rakipleri
karşısında öne geçiren kritik bir başarı faktörüne dönüşmektedir.
Bilgi teknolojilerinin işletmenin çeşitli departmanlarında ve bu arada muhasebede
kullanılmasıyla birlikte, geliştirilen yazılımlar bugünün bilgi ihtiyacını karşılamada
yetersiz kalmış, bu nedenle işletmeler gelişen donanım ve iletişim teknolojilerinin desteği
ile işletme genelinde tam entegrasyonu hedef almışlardır. Bu yaklaşım KKP sistemlerinin
geliştirilmesine yol açmıştır. KKP bir organizasyonun bilgi işleme sistemleri ve onunla
ilgili bütün verilerin tamamının entegrasyonunu sağlamak için geliştirilmiştir.Muhasebe de
bu gelişmeden etkilenmiş, önceleri muhasebe yazılımları bağımsız iken, KKP sisteminde
tümleşik yapı içinde bir modül haline gelmiştir.
Bu çalışmada muhasebe bilgi sisteminden tümleşik bilgi sistemine geçiş ve bir tümleşik
bilgi sistemi aracı olan KKP sistemi yazılımları üzerinde durularak, bu yazılımların işleyişi
ele alınacaktır. Bu amaçla muhasebe bilgi sistemi ve bilgi teknolojileri ile KKP sisteminin
özellikleri ve işletmelere sağladığı avantajlar üzerinde durulacak, daha sonra örnek bir
KKP sistemi yazılımı ile KKP sisteminin işleyişi ele alınacaktır.
2.BİLGİ TEKNOLOJİLERİ VE MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİ
Bilgi sistemi, planlama, kontrol, koordinasyon, analiz ve karar verme için bilgi toplama,
saklama ve yayma amacıyla birlikte çalışan ve birbiriyle ilişkili unsurlar topluluğu olarak
tanımlanmaktadır1. Bir bilgi sisteminin işlevi, planlama, kontrol ve karar desteği için veri
ve bilgileri toplamak, işlemek, kaydetmek, dönüştürmek ve dağıtmaktır. Bilgi sisteminden
beklenen, güvenilir bilgiyi gereken yer ve zamanda teslim edebilmesidir.
Muhasebe bilgi sistemi(MBS), işletme süreçlerinin muhasebe yönünü yansıtır. Bir
işletmenin veri işleme işleri, işletme faaliyetleri ile ilgili verileri toplayan, verileri bilgiye
dönüştüren ve hem iç hem de dış kullanıcılara bilgi sağlayan muhasebe bilgi sistemi
tarafından yapılır. Bu işlevi ile muhasebe, işletmenin yönetim bilgi sistemlerinin odağını
oluşturur. Herhangi bir organizasyonda MBS üç önemli işlevi yerine getirir2:
(i)
Faaliyetler ve işlemler hakkındaki verileri toplar ve kaydeder.
(ii)
Planlama, uygulama ve kontrol faaliyetleri için karar vermede kullanılmak
üzere veriyi işleyerek bilgiye dönüştürür.
K.C. Laudon ve J.P. Laudon, Information Systems, 3rd ed., Dryden Press, Fort Worth, USA, 1195’den, Can
Şımga-Mugan ve Nazlı Akman, “Bilgi Sistemleri, Teknolojileri ve Muhasebe Uygulamalarına ve Eğitimine
Etkileri”, XIX. Türkiye Muhasebe Eğitimi Sempozyumu, Mayıs 2000 Antalya, s.103.
2
Marshall Romney ve Paul John Steinbart, Accounting Information Systems, 8th ed., Prentice Hall,
NewJersey, 2000,s.2.
676
1
Organizasyonun varlıklarını korumak için yeterli kontrolleri sağlar. Bu
kontroller, ihtiyaç duyulduğu zaman doğru ve güvenilir verilere sahip
olunmasını sağlar
MBS, insanlar, süreçler ve bilgi teknolojilerinden oluşur3. Bilgi teknolojisi, yazılım ve
donanım ürünleri, bilgi üretim sistemleri ve bu sistemlerin geliştirilmesi, yönetim
süreçlerinin otomasyonu gibi kavramlar ve faaliyetleri kapsar4. Bilgisayar teknolojisinin
bilgiyi işleme ve kullanmadaki çok büyük yeteneğinden dolayı, işletmenin çeşitli
departmanları ve bu arada muhasebe departmanı için bilgisayar teknolojisi odak olmuştur.
Bir bilgi sistemi olarak muhasebe de, bilgisayar teknolojisindeki gelişmelerden önemli
ölçüde etkilenmiş, kaydetme, sınıflandırma, özetleme ve raporlama şeklindeki geleneksel
işlevlerini korumakla birlikte, bu geleneksel işlevlerin ötesinde teknolojiyle bütünleşik bir
karar destek sistemine dönüşmüştür5.
(iii)
Muhasebede bilgi teknolojilerinin kullanımında ticari yazılım ürünleri önemli rol
oynamıştır. Önceleri, muhasebe faaliyetlerinin bilgisayar ortamında izlenmesine öncülük
eden “genel muhasebe programları” geliştirilmiştir. Bu programlarla defter tutma ve devlet
birimlerine verilecek beyanname ve bildirgelerin hızlı, güvenilir ve daha düşük maliyetle
hazırlanabilmesi mümkün olmuştur. Bu programlar planlama, kontrol ve karar desteği için
gerekli bilgileri sağlamaktan uzaktır. Daha sonra genel muhasebe programları yerine
muhasebede entegre programlar kullanılmaya başlanmış, böylelikle herhangi bir amaçla
bilgisayara girilen bir bilginin muhasebe kaydının otomatik olarak yapılması sağlanmıştır6.
Genel muhasebe programları ile başlayan gelişme, son olarak işletmelerin tüm departman
ve fonksiyonlarını bir bilgisayar sisteminde tümleşik hale getiren kurumsal kaynak
planlaması-KKP (Enterprise Resource Planning-ERP) yazılımları ile devam etmiştir. KKP
yazılımlarında muhasebe, tümleşik yapı içinde bir modül olarak yer almaktadır.
3.KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI
Kurumsal Kaynak Planlaması(KKP) ya da popüler adıyla ERP(Enterprise Resource
Planning), bir tümleşik bilgi sistemi yazılımıdır. KKP, bugünün çalkantılı iş ortamında
rekabet gücü kazanmak için işletme süreçlerindeki ayrı fonksiyonları entegre etmek ve eş
zamanlı hale getirmek için işletmeyi gerekli yetenekler ile donatan bir stratejik araçtır 7.
KKP, işletmeye ait bütün departmanları ve fonksiyonları bir bilgisayar sistemine entegre
ederek, bütün bu departmanlar ve fonksiyonlara ait özel ihtiyaçlara tek bir kaynaktan
hizmet verilmesini sağlayan bir yazılımdır8. KKP sistemleri çok sayıdaki işletme
3
Romney ve Steinbart, a.g.e., s.2.
Mete Önal ve Recep Pekdemir, “Bilgi Teknolojisindeki Gelişmelerin Muhasebe Mesleğine Etkileri”, IV.
Türkiye Muhasebe Denetimi Sempozyumu, Kemer-Antalya, 5-9 Mayıs 1999, s.182.
5
Nurten Erdoğan ve Melih Erdoğan, “Teknolojik Gelişmeler Karşısında Muhasebenin Geleceği”, 6. Ulusal
İşletmecilik Kongresi, Akdeniz Üniversitesi İİBF, Antalya, 12-14 Kasım 1998,ss.252-254.
6
Dursun Arıkboğa ve İdil Kaya, “Ülkemizde Kurumsal Kaynak Planlaması –ERP Kullanımı ve Muhasebe
Eğitiminden Beklentiler”. XIX. Türkiye Muhasebe Eğitimi Sempozyumu, Antalya, Mayıs 2000, s.125
7
Akhilesh
Tuteja,
“Enterprise
Resource
Planning:
What’s
There
In
It!”,
http://www.geocities.com/CollegePark/Library/6045/erp.html
8
Christopher Koch, Derek Slater and E.Baatz, The ABCs of ERP, Enterprise Resurce Planning Research
Center, http://www.cio.com/research/erp/edit/erpbasics.html
677
4
süreçlerinin entegrasyonunu ve otomasyonunu sağlar ve eş zamanlı olarak bilgi
paylaşımını kolaylaştırır9.
KKP sisteminde muhasebeden insan kaynaklarına kadar bütün işletme departmanları
modüler sistemle tek bir veri tabanında toplanır. Çeşitli yazılım firmaları tarafından
geliştirilen KKP yazılımlarında, farklı adlar ve kapsamlar söz konusu olmakla birlikte, yer
alan başlıca modüller şunlardır:
 Muhasebe ve Finans
 Üretim Yönetimi
 Satın Alma
 Satış/Pazarlama
 Stok Denetimi
 Sabit Kıymetler
 Bütçe/Planlama
 Cari Hesaplar
 İnsan Kaynakları Yönetimi.
Bu modüllerin bir kısmı temel modüller iken, bir kısmı da istekler doğrultusunda
oluşturulan özel modüllerdir. KKP sistemine geçmeye karar veren işletmeler, işletmenin
yapısı, faaliyet alanı ve ihtiyaçlarına göre bu modüllerden sadece birkaç tanesini
kullanmayı tercih ederler. Bu modüllerin tümünü kullanmayı planlayan işletmeler de
çoğunlukla bu modülleri adım adım uygularlar.
KKP sisteminin işletmeye sağlayacağı birçok yarar vardır. İstenildiği anda güvenilir
bilgiye ulaşılması, yatırımların ve sermayenin kontrolü, zaman ve kaynak tasarrufu,
finansal kaynakların belirlenmesi ve değerlendirilmesi, kar planlaması, maliyetlerin
yönetimi, nakit yönetimi, bütçe kontrolü, kalite kontrolü, stok maliyetlerinde azalma,
üretim aşamalarının takip ve kontrolü, kapasite planlama, malzeme yönetiminde etkinlik,
müşteri hizmetlerinde etkinlik, elektronik veri değişimi ve elektronik fon transferi, e-ticaret
yapılabilmesi, daha güçlü firma imajı ve daha hızlı ve doğru teklif verebilme KKP’nin
işletmeye sağlayacağı yararların başlıcalarıdır.
Değişen maliyet yapıları ve artan rekabetin işletmeleri yeni maliyetleme ve performans
değerleme yöntemleri geliştirmek zorunda bırakması sonucunda, faaliyet tabanlı
maliyetleme, faaliyet tabanlı bütçeleme, hedef maliyetleme, değer zinciri analizi ve
balanced scorecard gibi yeni yöntem ve teknikler geliştirilmiştir. Bu yöntem ve tekniklerin
uygulanabilmesi için işletme süreçleri ile ilgili ayrıntılı bilgiye ihtiyaç duyulmaktadır. Bu
yöntem ve teknikler KKP sistemi ile başarılı bir şekilde uygulanabilmektedir. Ayrıca,
giderek gelişen elektronik ticaret, elektronik fon transferi ve elektronik veri transferi
işlemleri de KKP yazılımları ile yapılabilmektedir.
Bir işletmede KKP sisteminden beklenen yararların sağlanabilmesi ve sistemin başarıyla
uygulanabilmesi için en uygun KKP yazılımının seçilmesi gerekir. Herhangi bir yazılımın
Kip R. Krumwiede and Win G. Jordan, “Reaping the Promise of Enterprise Resource Systems”, Strategic
Finance, October 2000, http://www.mamag.com/strategicfinance/2000/10g.htm
678
9
firma için doğru ERP yazılımı olarak nitelendirilebilmesi için, onun birkaç temel özelliğe
sahip olması gerekir. Bu özellikler şunlardır10:
(i)
Esneklik: Bir ERP sistemi bir işletmenin değişen ihtiyaçlarına cevap
verebilmesi için esnek olmalıdır.
(ii)
Modüler ve Açık Sistem: Bir ERP sistemi bir açık sistem özelliğine sahip
olmalıdır. Bu diğer modülleri etkilemeksizin istenildiği zaman herhangi bir
modülün eklenebilmesi veya çıkarılabilmesi anlamına gelir.
(iii) Kapsamlılık: Çeşitli organizasyonel fonksiyonları destekleyebilmeli ve
işletme organizasyonlarının geniş bir alanı için uygun olmalıdır.
(iv)
Şirket Sınırlarını Aşma: ERP sistemi organizasyonun diğer birimleri ile online
bağlantı
kurabilmek
için
organizasyonel
sınırlar
ile
sınırlandırılmamalıdır
(v)
En İyi İşletme Uygulamaları: Bir ERP sistemi dünya çapında uygulanabilen
tüm en iyi işletme süreçlerini toplamış olmalıdır.
(vi)
Gerçeğin Simülasyonu: ERP sistemi işletme süreçlerinin simülasyonunu
mümkün kılmalıdır.
Dünyada KKP satıcılarının başlıcaları, SAP America, Oracle Corporation, Peoplesoft Inc,
JD Edwards&Company ve Baan International’dır. Ülkemizde de son yıllarda Türk yazılım
şirketleri tarafından KKP yazılımları üretilmeye başlanmıştır. Bunların başlıcaları; Link
Bilgisayar’ın “Güneş Sistemi”, Likom Yazılım’ın “Gusto”, Netsis’in “Millenium Open”
ve LBS’nin “Unity” yazılımlarıdır. Bu yazılımlarda aynı veya farklı adlar altında, bir kısmı
benzer bir kısmı ise farklı özellikler taşıyan modüller yer almaktadır. Çalışmamızda KKP
yazılımlarının işleyişi ile ilgili LBS’nin Unity yazılımı örnek olarak ele alınacaktır.
4.KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI YAZILIMLARININ İŞLEYİŞİ (LBS
UNITY ÖRNEĞİ)11
Bir KKP yazılımı olan Unity, kalite kontrol, üretim takip, satın alma, malzeme yönetimi,
satış ve dağıtım, finans ve genel muhasebe modüllerinden oluşmaktadır. Şekil 1 Unity
modüllerini göstermektedir.
Şekil 1: Unity Modülleri
Kalite Kontrol Modülü
10
11
Tuteja, ibid.
Logo Business Solutions, http://www.lbs.com.tr
679
Bu modül ile uygun kriterde olmayan malzemelerin satılması veya satın alınması kontrol
altına alınır. Firmanın kullandığı veya alıp sattığı her malzeme için istenen sayıda kalite
kontrol uygunluk kriteri oluşturulabilir. Bu kriterler nicel olduğu gibi nitel değerler de
alabilirler. Malzemeler üzerinde uygulanacak kontrol sıklığı, kontrol sayısı ve kontrol
edilmesi gereken numune miktarı gibi bilgiler tanımlanır. Malzemeye ait uygunluk değeri
girildikten sonra, (-/+) tolerans değerleri de tanımlanarak değerlendirme sırasında baz
alınacak azami ve asgari değerler otomatik olarak hesaplanabilir. Aynı malzeme için
birden fazla kalite kontrol kriteri girilmişse bunlara önem derecesi verilerek daha kolay
analiz edilmeleri sağlanabilir. Programın kalite kontrol raporları oldukça kapsamlıdır ve
her türlü bilgi ihtiyacını karşılayacak şekilde ayrıntı içermektedir. Kalite kontrol, diğer
program modülleri ile sıkı bir entegrasyon içinde çalışmaktadır. Bu sayede sistemdeki
analiz sonuçlarına malzeme yönetimi, satınalma, satış ve dağıtım gibi diğer program
modüllerinden de rahatlıkla ulaşılmaktadır. Örneğin, satınalma yapan bir kişi, belli bir
tedarikçinin geçmiş sevkiyatlarındaki kalite performansına ilişkin raporlara kolayca
ulaşabilir ve satınalma kararını bu verilere göre gözden geçirebilir. Aynı şekilde, üretim
sırasında kullanılan malzemelerin kalite problemleri zamanında ve yerinde teşhis edilebilir.
Ayrıca, programdaki uyarı mekanizmaları sayesinde kalite kontrolu yapılmamış, veya
belirlenen kriterlere uygun olmadığı saptanan malzemelerin sisteme girişi, kullanımı veya
sevkiyatı önlenebilir. Sonuç olarak etkin bir kalite yönetimi ile daha isabetli kararlar
verilerek, her türlü iş süreci kontrol altına alınır ve firmanın tüm operasyonlarının optimize
edilmesi sağlanır.
Üretim Takip Modülü
Üretim takip modülü kaynak yönetimi, üretim tanımları ve üretim kontrol olmak üzere üç
ana bölümden oluşur.
Kaynak yönetimi bölümü, iş istasyonları ile çalışanlardan oluşur. Bu bölümde üretim
sürecinde kullanılan tüm kaynakların tanımları, ilgili işlem ve raporların yer aldığı esnek
bir yapı sunar. Kaynaklar üretime yönelik fonksiyonları olan işgücü, makine, ekipman ve
çeşitli araçlar olabilir. Bir üretim tesisinin işgücü kaynağı olan çalışanlar tanımlanırken
sisteme girilen günlük çalışma saati, saatlik maliyet gibi bilgiler standart maliyetlerin
hesaplanmasında kullanılır. İş istasyonları ise üretim sürecindeki bir operasyonun
gerçekleştiği yere ait kayıtlardır. İş istasyonu ve çalışanlar bir masraf merkezi, fabrika veya
fabrika bölümüyle ilişkilendirilebilir. Bu da özellikle maliyetlerin takibi ve dağılımı
konusunda planlamacıların işini kolaylaştırır.
Üretim tanımları bölümünde üretim süreçlerini oluşturan operasyon, rota ve ürün reçeteleri
tanımları ve bunlarla ilgili işlemler yer alır. Operasyonlar, mamul veya yarımamullerin
üretilmesi sırasında gerçekleştirilen işlemlerdir (kaynak, montaj, kesim gibi). Kapasite ve
malzeme ihtiyaç planlamanın (MRP) temel planlama fonksiyonlarından biri olan üretim
sürelerinin hesaplanması için gerekli bilgi (sabit hazırlık, işlem, taşıma, kontrol, kuyruk,
operasyon önce ve sonrası bekleme süreleri) operasyonlar üzerinde tutulur. Operasyonlar
birbiriyle örtüşme oranları verilerek ilişkilendirilebilir. Bu sayede, operasyonların
birbirleriyle paralel veya ardışık yürüme süreleri dikkate alınarak üretim sürecini
tamamlamak için gereken toplam üretim süresi doğru ve gerçekçi olarak hesaplanabilir.
Rotalar, bir üretimin gerçekleşmesi için gerekli olan işlemlerin sırasını gösteren kayıtlardır.
Bu sıralama operasyonların akışını belirlediği ve üretim süre hesaplarını etkilediği için
680
önemlidir. Ürün bazında birden fazla rota tanımlanabilir ve daha önce oluşturulmuş rotalar
kopyalanabilir. Belli bir ürüne bağlı olmayan standart rota tanımları yapılabilir, bu da
üretim emri içinde ani değişiklikleri çabuk ve hatasız bir şekilde yürütmeyi sağlayarak
planlamacıların işini kolaylaştırır. Üretim tanımlarının kuşkusuz en önemli bölümü mamul
veya yarımamul üretimi için kullanılması gereken malzemeleri, miktarlarını ve kullanım
oranlarını gösteren ürün reçeteleridir. Ürün reçeteleri çok seviyeli bir ağaç yapısında takip
edilebilir. En üste seviyede ana ürün ile ilgili reçete bilgilerini izleyip, daha alt seviyelerde
ise ana ürünü üretmek için kullanılan yarımamul veya hammaddelerin kullanım
miktarlarını listelenebilir ve bunlara bağlı alt ürün reçetelerini görülebilir. Ürün
reçetelerinde tüm girdileri, ek ürün, yan ürün, sanal yarımamul ve üretim firelerini takip
edebileceğiniz esnek bir sistem vardır. Üretim sırasında ortaya çıkan ve üretim sürecinde
tüketilip stok takibi yapılmayan yarımamuller sanal yarımamul olarak takip edilerek
yarımamul kayıt sayısı azaltılıp, yönetim ve kontrolü kolaylaştırılabilir.
Üretim Kontrol bölümünde, üretimi gerçekleştirmek için gerekli en önemli kontrol aracı
olan üretim emirleri oluşturulur. Üretim emirleri miktar ve üretim süreleri yanında tüm
planlanan ve gerçekleşen bilgisini içerirler. Ürün reçetelerinden üretim emirlerine taşınan
malzeme ve miktar bilgileri doğrultusunda, planlanan üretim miktarı için gerekli olan tüm
hammadde ve yarımamul gereksinimleri otomatik olarak listelenir. Üretim emirlerini,
mevcut satış siparişleri ile ilişkilendirmek, üretim emrine ait hammadde gereksinimlerini
görüntüleyerek satınalma siparişlerine bağlantı kurmak mümkündür. Serbest bırakma
işlemiyle birlikte daha önce sisteme girilen fire oranları dikkate alınarak hammadde ve
yarımamul ihtiyaçları hesaplanır, bunlara ait farklı ambarlardaki stok değerleri görüntülenir
ve eksik malzeme miktarları tespit edilir. Bu sayede planlamacılar malzeme darboğazlarını
önceden görüp önlem alabilirler. Programdaki kontrol sistemi sayesinde sadece üretim için
gerekli hammadde veya yarı mamulleri bulunan üretim emirleri serbest bırakılabilir. Eksik
miktarlar için ilgili satın alma siparişlerini oluşturmayı sağlayan bağlantılar kurulabilir.
Üretim emrine bağlı olarak iş emirleri, operasyon ve iş istasyonu bazında otomatik olarak
oluşturulur. İş emirleri, kaynak ve iş istasyonu kullanımını listelerken, üretim süreleri, iş
emrine ait açıklamalar ve maliyetlere ilişkin bilgiler de içerirler. Böylece tek işlemle,
üretim sürecinin en üst seviyesinden en alt seviyesine kadar tüm hammadde, yarı mamul, iş
istasyonu ve çalışan gereksinimleri, operasyon süreleri ve standart maliyetler kolayca
görüntülenebilir.
Satınalma Modülü
Satınalma, verilen siparişlerin kaydından malın teslim alınmasına ve fatura girişine dek
tüm aşamaları kapsayan tümleşik bir bilgi sistemidir. Bir sipariş kaydı sisteme girildiğinde,
bu bilgi daha sonraki mal giriş ve fatura kaydı işlemlerinde kullanılarak veri giriş tekrarı
önlenir ve sipariş- irsaliye- fatura eşleştirmesi otomatik olarak gerçekleştirilir. Süreç odaklı
bu tasarım, satınalma işlerini yürütmekten sorumlu elemanların işlerini yetkinlikle
yürütmelerini sağlar. Kullanıcılar malzeme stok durumu, alım siparişleri, satış siparişleri,
mal girişleri ve satıcıya yapılması gereken ödeme gibi güncel bilgilere erişerek hızlı ve
doğru kararlar verebilirler. Ayrıca çalıştıkları taşıyıcı firmalara ait e-posta, web adresi,
internet takip adresi gibi bilgileri tanımlayabilirler. Her bir tedarikçinin cari hesabından bu
bilgilere ulaşılabilir. Bu özellik sayesinde internet üzerinden taşıyıcı firmanın sayfasına
otomatikman bağlanabilir, satınalma siparişlerinin ne aşamada olduğunu takip edebilirler.
Bu da satınalma sürecinin daha etkin ve verimli bir bir şekilde yürütülmesini sağlar. Farklı
681
tedarikçilerin verdiği fiyat, indirim teklifi ve ödeme koşullarının izlenmesinin mümkün
olması işletmelerin satınalma kararlarına destek olur. Ayrıca, sistem bu tekliflerin
geçerlilik sürelerini ve ilgili maliyetleri izlemeyi sağlar. Satınalma bölümü bu şekilde
işletmelerin tedarikçilerle ilişkilerini yönetmelerine ve satınalma maliyetlerini kontrol
etmelerine yardımcı olur.
Malzeme Yönetimi Modülü
Malzeme özellikleri ile istenilen sayıda alt malzeme sınıfı veya malzeme tanımı yapılabilir.
Dağıtım şablonları ile bir ürün grubu altında yer alan malzemelerin miktar olarak
dağılımları kaydedilerek izlenebilir. Malzemelerin değerlerinin belirlenmesinde FIFO,
LIFO ve ortalama maliyet gibi maliyetlendirme yöntemleri kullanılabilir. Ambar bazında
stok seviye kontrolü yapılabilir. Barkod desteği ile malzeme giriş/çıkış hareketlerinin
çabuk ve hatasız yürütülmesi sağlanır. Ayrıca son kullanma tarihi desteği vardır. Malzeme
yönetimi kararlarını destekleyecek malzeme durum raporları, malzeme hareket raporları,
izleme raporları ve maliyet analiz raporları alınabilir. Sabit Kıymetler sistemi sayesinde
kullanıcılar, satın almadan elden çıkarmaya dek tüm sabit kıymet yönetim işlevlerini
gerçekleştirebilir. Sabit kıymetlerin bulunduğu yerler izlenebilir. Dövizli özelliklere sahip
olan bu bölümde çok uluslu işletmelerin ihtiyaç duyduğu birden fazla amortisman tablosu
desteği de yer alır.
Satış ve Dağıtım Yönetimi Modülü
Satış ve Dağıtım Yönetimi Modülü, sipariş ve teslimat için gerekli evrakların
oluşturulmasından, zamanında teslimat yapılmasını kapsayan işlevlere kadar tüm satış
sürecinin yönetimini sağlar. Bir sipariş sisteme girildiğinde bu bilgi, malın teslim edilmesi
ve faturalanması aşamalarında kullanılmak üzere hazır hale gelir. Süreç odaklı bu tasarım,
satış ve dağıtım işlemlerini yürütmekle görevli her kullanıcıya kullanım kolaylığı ve işlem
hızı kazandırır. Stok, sipariş, irsaliye ve müşteri borç bilgilerinin güncel olarak takibinin
sağlanmasıyla işletmeler operasyonlarını daha verimli ve etkin bir şekilde yönetebilir.
Müşterilerinin hesaplarından taşıyıcı firma bilgilerine ulaşarak, bu verileri sipariş, irsaliye
veya faturalarda kullanabilir, sevkiyatlarını daha etkin bir şekilde planlayabilirler. Satış ve
Dağıtım Yönetimi, kullanıcıların optimal fiyatları belirlemesine, indirim kurallarını
tanımlamasına ve bu tanımlamaların geçerlilik sürelerini belirlemelerine olanak verir.
Sistem bu kuralları gözönüne alarak doğru fiyat, indirim ve masrafları otomatik belirler ve
uygular. Bu otomasyon, hataları ortadan kaldırarak hızlı ve doğru evrak girişini sağlar. Bu
özelliklerin sunduğu zamanında ve kapsamlı sipariş bilgi yönetimi sayesinde işletmeler
müşterilerine verdikleri hizmetleri iyileştirebilir. Satış ve Dağıtım Yönetimi işletmelerin
operasyonlarını zamanında ve doğru yürütmelerini sağlayarak müşterilerinin
memnuniyetini artırmalarına ve böylece rekabet avantajı kazanmalarına yardımcı olur.
Satıcı bazında satış hedeflerini belirleme ve satış performans ölçümü gibi özellikleri
dağıtım sektöründeki işletmelerin satış operasyonlarının yönetimine yardımcı araçlardır.
Satış hedefleri miktar veya tutar üzerinden dönemsel olarak verilir. Satış elemanlarının bu
hedeflere ulaşma performansı ölçülebilirken, rota tanımları kullanılarak etkin bir dağıtım
planı oluşturulabilir. Yönetim, satış elemanı performans ölçümü ve satış rota karlılığı gibi
çeşitli analizler yaparak satış ve dağıtım faaliyetlerini etkin bir şekilde yönetebilir ve
karlılığını artırabilir.
682
Finans Modülü
İşletmenin finansal kaynaklarını enflasyona karşı korumak ve nakit akışını yönetmek için
kullanılan finans bölümü, alıcı ve satıcı cari hesapların takibi, bankalar, çek ve senet takibi
ve kasa işlemlerini kapsar. Ödeme ve tahsilat planları tanımları her türlü ihtiyaca cevap
verecek şekilde esnektir. İşlem girişinde ödeme planı belirtildiğinde, sistem ödeme tarih ve
tutarlarını otomatik olarak belirler. Borç takip sistemi, satıcı ve müşterilerle
gerçekleştirilen finansal işlemler ile faturaların eşleştirilmesini sağlayarak alım ve satış
çevriminin kapanmasını sağlar. Bu entegrasyon, işletmelerin operasyonlarını optimize
etmelerine ve yöneticilerin etkin karar almalarına yardımcı olur. Borç yaşlandırma
raporları geciken tahsilatlardan kaynaklanan finansal kayıpları göstererek önlem alınmasını
sağlarken, ayrıntılı ödeme ve tahsilat raporları işletmelerin nakit akışlarını planlamalarına
yardımcı olur. Finans bölümünün en güçlü özelliği çek ve senet sistemidir. İşletmelerin
Türkiye'ye özgü ödeme araçlarını etkin yönetmelerine, bir çek veya senedin geçtiği tüm
aşamaları ayrıntılı olarak izleyip gerekli önlemleri geliştirmelerine yardımcı olur.
Genel Muhasebe Modülü
Genel Muhasebe sistemi güçlü ve esnek bir finansal kayıt ve kontrol sistemidir. Hesap
planı esnek bir şekilde tanımlanabilir. Dönem içinde gerçekleşen işlemler sonucu oluşan
bakiyeler, sene sonu devir işlemleriyle kolay ve sorunsuz bir şekilde sonraki dönemlere
aktarılabilir veya kapatılabilir. Yansıtma işlemleri ile yıl sonu veya dönem sonu itibariyle
belirli hesapların son borç ve alacak tutarlarının, izlenecekleri yeni hesaplara aktarılması
sağlanabilir. Yansıtma işlemleri kullanıcı hatalarının oluşmasına engel olacak şekilde
tasarlanmıştır. Muhasebeleştirme işlemleri, operasyonel işlemler sırasında, örneğin satın
alma bölümünde alım faturaları üzerinde gerçekleştirilebileceği gibi, genel muhasebe
modülünde çeşitli kriterler belirlenerek topluca da yapılabilir. Drill-down özelliği
sayesinde mahsup fişi üzerinden, o fişle bağlantılı ticari işlemlere ulaşılabilir ve bu
işlemler üzerinde inceleme ve değişiklik yapılabilir. Sistemde tanımlı bulunan bilanço,
kar/zarar, nakit akış ve kar dağıtım tablosu gibi mali tablolar ve finansal raporlar firmanın
ihtiyaçlarına göre tümüyle uyarlanabilir. Özet veya detaylı muhasebe raporları, tek firma
veya firmaya ait tüm işyerleri bazında alınabilir. Yerel ve raporlama dövizi cinsinden
oluşturulan finansal tablo ve raporlar çok uluslu şirketlerin yerel ve uluslar arası
ihtiyaçlarını karşılar.Döviz kurları günlük veya periyodik olarak sisteme girilir ve kur
farkından doğan kar/zararlar otomatik olarak hesaplanarak muhasebe raporlarına
yansıtılabilir. Döviz çevriminde ortalama, ağırlıklı ortalama, tarihsel, güncel ve kullanıcı
tanımlı kur kullanabilme seçenekleri vardır. Firmaya ait ana ve alt hesaplar bazında
raporlama yapılabilir. Özellikle maliyet muhasebesi uygulamalarında giderler, gider yerleri
bazında da takip edilebilir.
5.SONUÇ
İhtiyaç duydukları bilgileri en kısa zamanda ve hatasız olarak elde eden işletmeler,
verimlilik ve karlılıklarını artırabilecek ve rekabet avantajı kazanacaktır. İhtiyaç duyulan
bilgilerin en kısa zamanda ve hatasız olarak elde edilmesi bilgi teknolojilerinin kullanımı
ile mümkündür. Bir bilgi teknolojisi ürünü olan KKP yazılımlarında işletmenin tüm
fonksiyon ve departmanları için modüller geliştirilmiştir. KKP yazılımları işletmelere,
muhasebeden insan kaynaklarına, satın almadan üretim kontrolüne, satış ve dağıtımdan
683
finansa, malzeme yönetiminden kalite kontrole kadar tüm iş süreçlerini kontrol altına alan,
planlama ve stratejik karar alma sürecini tutarlı ve düzenli bilgi akışıyla besleyen tümleşik
bir yapı sunar. KKP yazılımlarının en önemli özelliği bütün modüllerin eş zamanlı olarak
entegre çalışmalarıdır. Bunun sonucunda bir modülü girilen ve diğer işletme
fonksiyonlarını etkileyen veriler, diğer modüllerden elde edilecek bilgileri de hemen
etkilemektedir.
Önceleri sadece bağımsız olarak çalışan yazılımlar varken, giderek muhasebe yazılımları
da tümleşik bir yapı içinde yer almakta ve KKP yazılımlarının içinde temel modüllerden
birini oluşturmaktadır. KKP yazılımlarında muhasebe modülleri güçlü ve esnek bir yapıya
sahip kayıt ve kontrol sistemi olarak karşımıza çıkmaktadır. KKP yazılımları diğer
alanlarda olduğu gibi, muhasebede de bilgi üretimi ve raporlanması konularında karşımıza
çıkan sorunların aşılmasında önemli bir araçtır. Özellikle faaliyet tabanlı maliyetleme,
faaliyet tabanlı bütçeleme, hedef maliyetleme, değer zinciri analizi, katma ekonomik değer
ve balanced scorecard gibi modern yönetim ve maliyet muhasebesi yöntem ve
tekniklerinin uygulanabilmesi için ihtiyaç duyulan bilgiler KKP yazılımları ile
sağlanabilmektedir. Ayrıca, giderek gelişen elektronik ticaret, elektronik fon transferi,
elektronik veri transferi, elektronik tedarik gibi işlemler de KKP yazılımları ile başarılı bir
şekilde yapılabilmektedir.Gelecekte bu yazılımların ucuzlaması ve kullanımının
kolaylaşması ile KKP yazılımlarının kullanımı daha da artacaktır.
KAYNAKÇA









Arıkboğa, D. ve İ. Kaya, “Ülkemizde Kurumsal Kaynak Planlaması –ERP
Kullanımı ve Muhasebe Eğitiminden Beklentiler”. XIX. Türkiye Muhasebe Eğitimi
Sempozyumu, Antalya, 18-20 Mayıs 2000.
Erdoğan N.ve M. Erdoğan , “Teknolojik Gelişmeler Karşısında Muhasebenin
Geleceği”, 6. Ulusal İşletmecilik Kongresi, Akdeniz Üniversitesi İİBF, Antalya 1214 Kasım 1998.
Koch, C, D. Slater, ve E.Baatz,, The ABCs of ERP, Enterprise Resource Planning
Research Center, http://www.cio.com/research/erp/edit/erpbasics.html
Krumwiede, K. R. ve W. G. Jordan, “Reaping the Promise of Enterprise Resource
Systems”,
Strategic
Finance,
October
2000,
http://www.mamag.com/strategicfinance/2000/10g.htm
Logo Business Solutions, http://www.lbs.com.tr
Mugan, C.Ş. ve N. Akman, “Bilgi Sistemleri, Teknolojileri ve Muhasebe
Uygulamalarına ve Eğitimine Etkileri”, XIX. Türkiye Muhasebe Eğitimi
Sempozyumu, Antalya, 18-20 Mayıs 2000.
Önal, M. ve R. Pekdemir, “Bilgi Teknolojisindeki Gelişmelerin Muhasebe
Mesleğine Etkileri”, IV. Türkiye Muhasebe Denetimi Sempozyumu, Magic Lif Der
Club World Kiriş, Kemer-Antalya, 5-9 Mayıs 1999.
Romney, M. Ve P.J. Steinbart, Accounting Information Systems, 8th ed., Prentice
Hall, NewJersey, 2000.
Tuteja, A., “Enterprise Resource Planning: What’s There In It!”,
http://www.geocities.com/CollegePark/Library/6045/erp.html
684

Günümüzde globalleşme sonucunda artan rekabet

Transkript

Benzer belgeler