Pdf formatında görmek için tıklayınız.

Pdf formatında görmek için tıklayınız.

KETS
Activeline taraf›ndan KETS için haz›rlanm›fl özel ektir. Parayla sat›lmaz.
Mart 2002
Bankan›n çeflitli doküman yönetimi uygulamalar› KETS ve IBM ifl birli¤iyle sa¤land›
HSBC’de yeni operasyonel süreç
2001 y›l›nda
Demirbank’› sat›n
alma ifllemlerini
tamamlayan
HSBC Grubu,
birbirini
tamamlayan
projelerle,
bireysel
bankac›l›kla ilgili
ürün ve
hizmetlerini
çeflitlendirmeyi
amaçl›yor. KETS
ve IBM iflbirli¤i ile
gerçeklefltirilen
‹mza Arfliv
Otomasyonu,
Kredi Kart›
Baflvuru Formu
Otomasyonu ve
Faks Yay›n
Otomasyonu
projeleri HSBC’nin
doküman
yönetimine
verdi¤i önemi
gösteriyor.
ünyan›n en büyük
bankac›l›k ve finansal hizmetler
kurulufllar›ndan biri olan
HSBC, Demirbank’› sat›n alarak, bankac›l›k
sektöründeki birleflme ve
sat›n almalara iyi bir örnek oluflturdu. Bireysel,
ticari, kurumsal ve yat›r›m bankac›l›¤› ile sigortac›l›k alanlar›nda AsyaPasifik, Avrupa, Kuzey
ve Güney Amerika, Ortado¤u ve Afrika co¤rafyas›nda faaliyet gösteren
HSBC, Türkiye’nin beflinci büyük özel bankas›
olan
Demirbank
T.A.fi.’yi sat›n alma ifllemlerini 2001 y›l›nda
tamamlad›.
1953 y›l›nda kurulan
Demirbank önce misyonu do¤rultusunda kurumsal alanda, ard›ndan yat›r›m bankac›l›¤› ve bireysel bankac›l›k alanlar›nda hizmetlerini çeflitlendirdi. Bireysel bankac›l›k
hizmeti vermesinin ard›ndan yo¤unlaflan ifllemlerin
aksamadan,
müflteri
memnuniyeti
prensibi do¤rultusunda
sürdürülebilmesi
için
operasyonel süreçlerin
gelifltirilmesine ve doküman yönetimi çözümlerine ihtiyaç duydu. Demirbank ifl ak›fl›n› destekleyecek uçtan uca bir çö-
D
züm aray›fl›ndayd› ve yap›lan araflt›rmalar sonucunda bu çözümü en iyi
flekilde sunabilece¤ini
garanti eden KETS ile
birlikte çal›fl›lmas›na karar verildi. Bafllat›lan
projeler daha sonra
HSBC taraf›ndan devam
ettiriliyor.
IBM teknolojilerinin
üzerine kendi bilgi birikimini ekleyen KETS,
projeye bafllamadan önce
bankan›n ihtiyaç analizini yapt› ve “Faks Yay›n
Otomasyonu”, “Kredi
Kart› Baflvuru Formu
Otomasyonu” ve “‹mza
Arfliv Otomasyonu”ndan
oluflan üçlü bir projeye
baflland›. KETS’in tercih
edilmesinde, finans sektörüne odaklanan bu flirketin finansal kurulufllar›n ihtiyaçlar›n› daha iyi
anlamas› ve IBM teknolojilerini kullanmas› etkili oldu.
2000 y›l›nda bafllanan
ve halen gelifltirilmeye
devam edilen projelerin
gerçeklefltirilmesiyle ilgili ayr›nt›l› bilgiyi ilerleyen
sayfalar›m›zda
HSBC, KETS ve IBM
yetkilileriyle yapt›¤›m›z
ropörtajda bulabilirsiniz.
Ancak daha önce bu projeye neden ihtiyaç duyuldu¤u, nas›l bir çözüm
uyguland›¤›, nelerin hedeflendi¤i ve ne gibi yararlar sa¤land›¤›na de¤inmek istiyoruz.
rak batch haline getirilerek ICR ifllemine tabi tutuluyor, daha sonra imzalar kesilerek MIGS’e aktar›l›yor.
Kullan›c›lar›n minimum süre harcayarak
imza kesim ifllemlerini
gerçeklefltirdi¤i ve imza
bilgilerini girdi¤i bu yap›
sayesinde, eski yap›da
bir ay gibi bir sürede
MIGS’e aktar›labilen
imzalar, art›k merkeze
faksland›¤› gün içinde
MIGS’e aktar›lm›fl oluyor. Sistemin iflletiminin
art›k HSBC taraf›ndan
yürütülmesi de banka
için baflka bir avantaj.
Eski yap›da fiziksel arflive aktar›lan ve daha uzun
zamanda ulafl›labilen imza kartonlar› ise art›k
elektronik ortamda bulunuyor ve ulafl›lmas› sadece birkaç saniye sürüyor.
fiu anda dokümanlar
IBM Content Manager’da saklan›yor ve dokümanlar flubeler taraf›ndan da görüntülenebiliyor.
‹mza Arfliv Otomasyonu
HSBC Bireysel Bankac›l›k bünyesinde, imza
kartonlar›, flubelerde hesap açt›ran müflteriler taraf›ndan dolduruluyor ve
bu kartonlar fiziksel ola-
Kredi Kart› Baflvuru
Formu Otomasyonu
HSBC’nin
bireysel
bankac›l›k alan›ndaki çal›flmalar›ndan sonra kredi kart› baflvurular›nda
önemli ölçüde art›fl yafland›. Bunun sonucunda
formlar›n güvenilir flekilde ve k›sa zamanda girilememesi, formlara istenildi¤i anda eriflilememesi ve formlara geri dönüfllerde elektronik arflivleme olmad›¤› için fiziksel formlar›n kullan›lmak zorunda kal›nmas›
gibi problemler ortaya
ç›kt›. Bu problemleri çö-
rak flubelerden ‹stanbul’a
gönderilerek, HSBC’nin
Müflteri ‹mza Görüntüleme Sistemi’ne (MIGS)
manuel olarak aktar›l›yordu. Yeterince h›zl› ve
esnek olmayan bu sistem
yerine yeni bir çözüm
aray›fl›na gidildi.
KETS taraf›ndan sunulan çözüm ile flubelerin,
müflteriler
taraf›ndan
doldurulan imza kartonlar›n› fiziksel olarak
merkeze gönderme ifllemi ortadan kalkt›. Art›k
flubeler kartonlar› faks
yoluyla merkeze ulaflt›r›yor, gelen fakslar merkezde KETS Fax Service
ve KETS Fax Router taraf›ndan karfl›lan›yor,
kartonlar otomatik ola-
zümlemek için elektronik form iflleme sistemine ihtiyaç duyuldu.
Kredi kart› baflvuru
formlar›n›n ICR sistemi
ile ifllenerek, doküman
yönetim sistemi taraf›ndan arflivlenmesi için;
IBM Content Manager,
OCE RecoStar & Busy,
Microsoft SQL Server
ürünleri kullan›ld›.
Art›k kredi kart› baflvuru formlar› ve beraberindeki ekler, doküman yönetim sistemleri için
OCE taraf›ndan özel olarak haz›rlanan ScanStar
5045C
taray›c›s›yla
batch’ler halinde, hem
siyah-beyaz, hem de
renkli olarak tek seferde
taran›yor. Renkli imajlar
foto¤raf kesme iflleminde kullan›lmak üzere ayr›larak saklan›yor. Siyahbeyaz imajlar ise birinci
ICR ad›m›na gönderiliyor. Bu ad›mda Form Separation’da kullan›lmak
üzere form tipleri belirleniyor.
KETS Form Separation
arac›l›¤›yla formlar isimlendirilip ayr›flt›r›larak
IBM Content Manager
içerisindeki
Index
Class’lar içerisine at›l›yor. Ayr›flt›r›lan kredi
kart› baflvuru formlar›,
OCE RecoStar&Busy ile
ICR’lanarak iflleniyor.
Böylece kredi kart› baflvuru formlar›n›n sisteme
girifllerinde zaman ve
do¤ru bilgi girifli kazanc›
sa¤lan›yor. Bunun yan›
s›ra formlar elektronik
ortamda arflivlendi¤i için
dokümanlara ulaflmak da
çok kolay.
Bir süre sonra bu sistemin daha da gelifltirilmesi planlan›yor. Yeni oluflturulacak formlar›n da bu
sistem içerisine entegre
edilmesi amaçlan›yor.
Faks Yay›n Otomasyonu
HSBC bireysel bankac›l›k, müflterilere gönderilecek hesap bildirim
cetvellerini e-mail, posta
veya faks yoluyla her ay
düzenli bir flekilde ayr›ca
müflterinin Call Center’dan talep etti¤i zamanlarda göndermektey-
di. HSBC çal›flanlar› manuel olarak tüm bu ifllemleri gerçeklefltirirken
çeflitli zorluklar yaflayabiliyorlard›.
Hesap bildirim cetvellerinin gönderiminde yaflanan sorunlar KETS’in
önerdi¤i Captaris firmas›n›n network faks program›
RightFax
ve
KETS’in faks yay›n yaz›l›m› KETS RFaxCast
ile çözüldü.
RightFax son derece
güçlü ve güvenilir bir ifl
ak›fl› sa¤l›yor. HSBC
Call Center kullan›c›lar›n›n müflterilerine fakslar›n›n durumu ile ilgili
an›nda cevap vermesi,
müflteri isterse faks›n›n
tekrar
gönderilmesi
mümkün oluyor. RFaxCast ile toplu faks gönderimi, host sistemde
oluflan datalar›n biçimlendirilmesi ile kolay ve
merkezden yönetilebilir
hale getiriliyor. RFaxCast sisteminin, hem
RightFax’›n, hem de
kendi sistem bak›m›n›
yapmas› sistem yöneticilerinin iflini azalt›yor.
Yeni sistem ile banka ifl
gücü, k›rtasiye ve faks
makinelerinin bak›m›
yönünden önemli oranda
tasarruf sa¤l›yor. Ayr›ca
RightFax’›n kullan›c›
program› ile HSBC kullan›c›lar› müflterilerine
hesap bildirim cetveli d›fl›ndaki gerekli bilgileri
de faks ile gönderebiliyorlar.
Önümüzdeki dönemde
bu projenin de gelifltirilmesi amaçlan›yor. Sistem gelifltirildi¤i taktirde
Intel® Dialogic® GammaLink dijital faks kart› ile
esnek bir yap› sa¤lanacak, her faks kullan›c›s›n›n kendine ait bir faks
numaras› olaca¤›ndan
fakslar kullan›c›lar›n makinelerine kadar herhangi birinin yönlendirmesi
olmadan da gelebilecek.
RightFax’›n Web Client
modülü ile web browser
üzerinden RightFax server’a eriflebilen sistem
yöneticileri,
‹nternet
ba¤lant›s› ile uzaktan eriflerek yönetim; faks kullan›c›lar› ise tüm fakslar›n› görme ve faks gönderme olanaklar›na sahip
olacaklar. RightFax’›n
popüler web browser
deste¤i ile Macintosh ve
UNIX kullan›c› deste¤i
de sa¤lanabilir. Projenin
‹nternet bankac›l›¤› uygulamas›nda müflterilerine sanal faks numaras›
hizmeti sa¤lamak da olas› hedefler aras›nda yer
al›yor.
RightFax’›n Least Cost
Routing özelli¤i ile de¤iflik flehirlerde kurulabilen RightFax server’lar
aras›nda, LCR tan›mlamalar› yap›larak faks iletifliminde, flehirleraras›
telefon ücretlendirmesi
yerine, flehir içi ücretlendirme yap›laca¤›ndan,
faks gönderim maliyetlerinin düflürülmesi mümkün olabilecektir. Intelligent Least Cost Routing
özelli¤i, faks mesajlar›n›,
LAN, WAN, ‹nternet veya ‹ntranet üzerinden ilgili faks birimlerine göndererek, mesajlar›n en
ekonomik yoldan hedefine ulaflmas›n› sa¤l›yor.
Ayr›ca Windows 2000
sertifikal› RightFax’›n,
yeni versiyonla gelen
özelli¤i ile ek modül kullanmadan üyelere tek bir
yay›n ile hem faks, hem
mail gönderilebiliyor.
Di¤er taraftan sistem yöneticileri
RightFax’›,
Microsoft Active Directory deste¤i ile daha kolay yönetebiliyor.
International Data Corperation’›n 2001 y›l› verilerine göre, RightFax,
dünyada yüzde 24.3 pazar pay›na sahip bulunuyor ve Fortune 500’deki
firmalar›n yüzde 50’sinde kullan›l›yor. Faks bafl›na yaklafl›k 1 dolar olan
maliyet, elektronik ortamdan doküman bafl›na
10 cent’e kadar düflürülmüfl durumda. HSBC ihtiyaçlar›n›, kolay kurulan, kolay kullan›lan ve
kolay yönetilen RightFax ile karfl›layarak,
önemli bir verimlilik art›fl› ve maliyet avantaj›
elde etmifl oluyor.
2
KETS
MART 2002
KETS ve IBM ifl birli¤iyle HSBC için gelifltirilen proje, h›z, esneklik ve maliyet avantaj› sa¤l›yor
Ifllerinizle birlikte çözümünüz de geliflmeli
Bankan›n
ihtiyaçlar›n›n
belirlendi¤i analiz
sürecinde, “form
process”, “data
capture” ve
“document
management” dan
oluflan bir
kombinasyona
dönüflen proje
kapsam›nda
sunulan çözümün
de bankayla
birlikte büyüme
özelli¤i
tafl›mas›na özel
bir önem
verildi¤ine
dikkat çekiliyor.
ETS taraf›ndan
IBM teknolojileri
kullan›larak
HSBC için gelifltirilen ve
baflta doküman yönetim
sistemi olmak üzere operasyonel süreçlerin iyilefltirilmesini amaçlayan
proje, bankan›n ihtiyaç
analizi yap›ld›ktan sonra,
“form proses”, “data capture” ve “document management” projelerinden
oluflan bir kombinasyona
dönüflmüfl. Bu proje hakk›nda HSBC ‘de bu projede sorumlu Bilgi Teknolojileri Müdürü Levent
Utkusavafl, HSBC Bireysel Operasyon/Krediler
Müdürü Osman Durmufl,
IBM Yaz›l›m Grubu Data
Management Ürün Müdürü Aliye Gürsel, KETS
Genel Müdürü Mustafa
Savaflan ve KETS Teknik
Koordinatörü Bahad›r
Balibafla’dan bilgi ald›k.
Kurumsal bankac›l›k
alan›nda uzmanlaflm›fl
bir bankan›n yat›r›m
bankac›l›¤› ve bireysel
bankac›l›k alanlar›nda
da hizmet etmeye bafllamas›n›n getirdi¤i zorluklar› yaflad›¤›n›z tecrübeler ›fl›¤›nda anlat›r
m›s›n›z?
Osman Durmufl: Bireysel bankac›l›¤a baflland›¤›nda çok iyi bir büyüme
trendi yakaland› ancak
operasyonel süreçte bu
trendin getirdi¤i baz› zorluklar ortaya ç›kmaya
bafllad›. Müflteriye aksakl›klar yaflanmadan hizmet verilebilmesi için
operasyonel süreçlerde
iyilefltirmeye
gidildi.
Bunlardan biri de doküman yönetimiydi. Çok
say›da müflteri talebinin
karfl›lanabilmesi için, ifl
yapma kapasitesinin art›r›lmas›
gerekiyordu.
Mevcut alt yap›n›n bankam›z›n hedeflerine uygun flekilde gelifltirilmesi
bir ihtiyaç olarak karfl›m›za ç›km›flt›. O zamanki
stratejik karar ya mevcut
K
yöntemle eleman say›s›n›
artt›rarak bir çözüme gitmek ya da otomasyona
dönük bir çözüm aramakt›. Biz otomasyona
dönük çözümü tercih ettik. Bankam›z›n uzun vadeli planlar›na uygun
olarak doküman yönetimi konusunda çözüm
aray›fl›na gittik. Bu aray›fl›n sonunda da kendi ifl
planlar›m›za en uygun
çözümü seçtik.
Doküman yönetimi geliflmenin ön koflulu, fakat
ifl büyüklü¤ünüzle yapaca¤›n›z yat›r›m›n birbirine uyumlu olmas› da son
derece önemli. ‹fl büyüklü¤ünüz belirli bir düzeydeyse yat›r›m›n›z›n fizibilite çal›flmas› da ona
göre gerçeklefltirilmeli. ‹fl
büyüklü¤ünüz belirli bir
seviyeyi afl›yorsa, projenin maliyetini karfl›lamas›, kendisini amorti etmesi için ona göre hareket
etmelisiniz. O zaman bizim yapt›¤›m›z analizlerde doküman yönetimi
sistemine geçmenin geleneksel yöntemlerden daha ucuz oldu¤u sonucu
ortaya ç›kt›. Bu maliyet
ve kalite çal›flmas› sonucu böyle bir sisteme geçmeye karar verdik. Doküman yönetimi ifl yapma kapasitesinin yönetilmesi konusunda esneklik
sa¤l›yor. Manuel yöntemlerle kapasiteyi h›zl›
bir flekilde artt›ramad›¤›n›z gibi esnek bir yap›ya
da oturtam›yorsunuz. Bizim için ifl yapma kapasitesinin ifl büyüklü¤ündeki ani de¤iflikliklere uygun olmas› büyük önem
tafl›yor. Bankam›za h›z
ve esneklik kazand›ran
bu çözümü kullanmam›z›n temel sebebi de bu.
Levent Utkusavafl: Hacim burada en önemli
kriter. Bir ifli yapman›n
çeflitli yollar› var. Manuel
sistemler kurabilece¤iniz
gibi teknolojiyi kullanarak tam otomasyon çözümlerini de kullanabilirsiniz. Biz, üst yönetimin
hedefledi¤i
rakamlar
önümüze kondu¤unda,
teknolojiyi sonuna kadar
kullanmam›z gerekti¤ine
karar verdik. Aksi halde
çok say›da bilgi giriflimi
eleman›na, dökümanlar›
iflleyecek, çeflitli ifllem
noktalar›na, tafl›yacak ve
arflivleyecek kiflilere olacakt› ki, buda insan kayna¤›na çok ciddi bir rakam›n ödenmesi anlam›na
geliyordu. Üstelik flu andaki kadar h›zl› ve esnek
olmam›z da mümkün de¤ildi.
Projeye ne zaman karar verildi ve baflland›?
Ayr›ca bu tip projelerin
tafl›d›¤› riskler nelerdir?
Osman Durmufl: 2000
y›l›nda bafllayan, ayn› y›l›n son çeyre¤inde yenilenen projeyi flu anda so-
nuçland›rmak üzereyiz.
Levent Utkusavafl: Bu
proje doküman yönetim
sistemi projesi gibi tan›mlansa da asl›nda burada baflvuru sisteminin tamamen otomasyonunu
sa¤layan, içinde çok ciddi bir ifl ak›fl›n›n bulundu¤u bir sistemden söz
ediyoruz. Dolay›s›yla ifl
tan›mlar›, ifl yapma biçimleri projeye bafllarken
sa¤l›kl› bir flekilde tan›mlan›r, iflin nas›l akaca¤›
belirlenirse, ortaya gayet
iyi iflleyen bir sistem ç›k›yor. Biz büyük hacimlerle çal›flaca¤›m›z› iflin
bafl›nda
saptad›¤›m›z
için, bu ifli destekleyen
araçlar›, prosesleri birbirine ba¤layarak, sa¤l›kl›
bir ifl ak›fl› içerisinde bafltan sona form tan›ma, tarama sürecini bafllatm›fl
olduk.
Osman Durmufl: Bu tip
projelerde her fleyi ayn›
anda yapmaya çal›flman›n en büyük risk oldu¤unun da bilincindeydik.
Bu yüzden aflamal› bir
proje plan› seçtik. Basit
ve katma de¤er yaratacak
ifllere öncelik verdik. Daha sonra uzun vadeli hedeflerimize dönük olarak
buldu¤umuz mimariyi
gelifltirmeyi planlad›k.
Çünkü en büyük riskin
bütün elmay› tek bir lokmada yemeye kalkmak
oldu¤unun fark›ndayd›k.
Böyle davran›rsak projenin tamamlanmas›, gelifltirilmesi, modifikasyonlar› bitmeyen bir süreç
haline gelebilirdi. Bu
yüzden elmay› dilim dilim yemeyi tercih ettik.
Projeye bafllarken, bu temelin üzerine yeni mimariler ekleyebilece¤imizi de hesaba katt›k.
Belirli bir aflamadan sonra gerekli eklemelerin
yap›labilece¤i bir sistem
oluflturduk. Bir baflka deyiflle çözümümüzün de
bizimle birlikte büyüyebilme özelli¤i tafl›mas›na
büyük önem verdik.
Bahad›r Balibafla: Burada kurulan sistem bir
fabrika bant›na da benzetilebilir. fiu anda bir müflterinin kredi kart› baflvuru formu ve ekleriyle birlikte bankaya baflvurmas›n›n ard›ndan, resimli ve
imzal› kredi kart›n›n ç›kmas› aras›nda geçen süreç elektronik ortamda
gerçeklefltiriliyor. Bu da
fabrikalardaki
üretim
bant›na çok benziyor.
Ana hammadde olan bilgi, al›nan dokümanlar,
bankada belirli bir süreçten geçiriliyor. Amaç yaln›zca bilgi girifli de de¤il.
Burada bankan›n temel
bankac›l›k ve kredi kart›
uygulamalar›na entegrasyonlar söz konusu, bunun
yan›nda müflteri bilgileri
yarat›l›p, üstüne de bir
ürün olarak imzal› kredi
kart› teslim ediliyor. Bu
tür sistemler Osman
Bey’in de belirtti¤i gibi
ciddi büyüme hedeflerinin oldu¤u durumlarda,
maksimum birim zamanda gerçeklefltirilecek ifl-
lemlere göre tasarlan›yorlar. Bu nedenle flu andaki sistem HSBC’nin
hedefleri içerisindeki peak time’lara destek verebilecek kapasitede tasarland›.
Osman Durmufl: ‹nsan
hatas›n› en aza indiren,
kalite sistem güvenli¤i ve
arfliv konusunda da say›s›z katma de¤er yaratan
bu projenin bize kalite
anlam›nda da ciddi bir
de¤er getirdi¤ini belirtmek istiyorum. Böylece
daha kaliteli bir arflive,
arfliv yedeklemesine sahip olup, bilginin sistemde güvenli bir ortamda
dolaflmas› sa¤lan›rken,
gerçek bir üretim ortam›nda bankac›l›k ürünü
müflteriye sunulabiliyor.
Daha sonra bu bilgilere
dayal› olarak yeni ürün
tan›mlamalar› ve yeni gelifltirmeler de yap›lmas›
mümkün oluyor.
Bu projelerin gerçeklefltirilmesinde neden
KETS ve IBM ortakl›¤›n› tercih ettiniz?
Levent Utkusavafl: Proje bize geldi¤inde bir
araflt›rma çal›flmas› yapt›k. O s›ralarda ICR sistemleri bizim için de yeniydi. Türkiye’de bununla ilgili birtak›m baflar›l›
ve baflar›s›z çal›flmalar
yap›lm›flt›. Bizim, Türkçe karakterleri de okuyabilen, baflar› yüzdesi yüksek bir ICR motoruna ihtiyac›m›z vard›, kritik
noktalardan biri de buydu. Di¤er taraftan süreç-
lerin de birbirine ba¤lanmas› gerekiyordu. Sonuç
itibar›yla ifl ak›fl›n› destekleyecek, imaj› proses
edecek tam bir uçtan uca
çözüm aray›fl›ndayd›k.
Araflt›rmalar›m›z, bu sistemleri kapsaml› bir flekilde sa¤layacak çok fazla firma olmad›¤›n› bize
gösterdi. Sonuçta bu çözümü en iyi flekilde sunabilece¤i konusunda garanti veren KETS’i tercih
ettik.
Seçimimizde,
KETS’in daha önceki deneyimleri, arkada kullan›lan
bileflenler
ve
IBM’in teknolojisi de etken oldu.
KETS’in
projelere
bafllamadan önce, detayl› bir analiz süreci
yapt›¤›n› ve hizmet verece¤i kurumun ihtiyaçlar›n› göz önünde
tuttu¤unu biliyoruz. Bu
projelerin gerçeklefltirilmesi öncesinde yapt›¤›n›z analizlerde ne gibi
sonuçlar elde ettiniz?
Bahad›r Balibafla: Analiz, sözleflme imzalan›p
proje uygulamaya konulurken de¤il, daha projenin sat›fl aflamas›nda bafllayan bir süreç. Dolay›s›yla biz bu projenin analiz sürecinde HSBC’de
bu teknolojilerin ilk kez
kullan›laca¤›n›, bankan›n
bu konuda fazla tecrübesinin olmad›¤›n› saptad›k. Bu nedenle asl›nda
bir tür bilinmeyenle karfl›
karfl›yayd›k. Yap›lan analizin sonuçlar› hem
KETS’e
hem
de
HSBC’ye pek çok fley
ö¤retti. Örne¤in, uygulanmas› düflünülen projenin yaln›zca operasyona
yönelik departmanlar›
de¤il, halkla iliflkilerden
reklama kadar bankadaki
tüm departmanlar› ilgilendirdi¤i, ana çerçevenin planlanmas›yla bafllayan ilk ad›mdan itibaren
projenin her aflamas›nda
tüm departmanlara çok
ciddi ihtiyaç oldu¤u saptand›. Formun tasarlanmas›, teknolojik alt yap›n›n oluflturulmas›, uygulaman›n gelifltirilmesi ve
entegrasyonu konusunda
BT departman›yla di¤er
bütün departmanlar aras›nda çok yak›n çal›flmalar yap›ld›.
Sat›fl öncesi süreçte son
derece detayl› bir analiz
çal›flmas› gerçeklefltirildi.
fiu anda uygulanan sistemin tamam› da bu analiz
çal›flmalar› s›ras›nda ortaya ç›kt›. Analiz s›ras›nda bazen ifl yap›fl süreçlerinin yeniden de¤erlendirilmesi gerekti¤i sonucuna var›ld›. Böylece daha
analiz aflamas›nda sürecin iyilefltirilmesi çal›flmalar› da bafllam›fl oldu.
fiu anda ise oldukça ileri
bir aflamaday›z. Benzer
ürünler için benzer üretim süreçlerini tasarlayabilecek hem teknolojik
know-how hem de kullan›c› know-how’›na ve ifl
kültürüne karfl›l›kl› olarak sahip durumday›z.
Aliye Gürsel: Levent
Bey az önce bir çözüm
arad›klar›ndan söz etti.
Gerçekten de burada bir
üründen de¤il, bir çözümden bahsediyoruz.
Bu çözüm, arfliv ve ifl sürecinin tüm ifllemleri
kapsayacak flekilde otomatize edilmesini kaps›yor. IBM teknolojisinin
üzerine KETS’in knowhow’unu koyunca, tüm
bu sürecin uygulanabilmesini sa¤layan know-
how ve teknolojik alt yap› bileflenleri oluflturulmufl oluyor. Bunun ötesinde bugün projenin
ICR taraf› a¤›rl›kl› olsa
da daha sonra ifl ak›fl›nda
veya arfliv yönetimindeki
herhangi bir geniflletme
için gereken bileflenler de
mevcut. Sonuç itibar›yla
bu çözüm iflin baflar›s›nda temel etken olan büyüyebilirlik özelli¤ine de
sahip bulunuyor.
Sistemin teknik alt yap›s›ndan bahsedecek
olursak bu projede
hangi ürünler kullan›ld›? Buna ek olarak art›k her geçen gün IBM
teknolojilerine daha da
hakim hale gelen KETS
ile IBM’in ifl birli¤i bu
projelere nas›l yans›d›?
Bahad›r Balibafla: Bu
tür bir projede öncelikle
sa¤lam bir teknolojik alt
yap›n›n kurulmas› gerekiyor. Biz burada IBM
Content Manager kulland›k. Ayr›ca sürecin belirli
aflamalar›nda, bu alt yap›n›n d›fl›nda, son kullan›c›y› ilgilendiren, özel
nitelikli ifller için, farkl›
araçlar›n kullan›lmas› ve
bunlar›n her birinin birbiriyle entegrasyonunun
sa¤lanmas› da bir baflka
zorunluluk. HSBC’de
3
KETS
MART 2002
kurulan sistemde, temelde dokümanlar›n elektronik ortama aktar›lmas›n›
sa¤layan ICR ürünü ön
plana ç›ksa da bizim
önerdi¤imiz çözüm içerisinde ICR ve taray›c›n›n
ayn› firmadan temini söz
konusu oldu. Ayn› anda
dört farkl› imaj oluflturma özelli¤ine sahip olan
taray›c›, tek bir form bir
kez tarand›¤›nda, hem
ICR hem arfliv hem de resim ve imzan›n kesilmesi
iflinin tek bir ad›mda gerçeklefltirilmesine olanak
tan›yor. Bu çok önemli
bir avantaj, böylece farkl› ad›mlar at›lmas›na gerek kalmadan ifl tamamlanabiliyor.
Levent Utkusavafl: Bu
noktada bir fley eklemek
istiyorum. Hem ka¤›t kalitesi hem ebat olarak çok
farkl› formatlardaki belgeyi bir baflvuru formunun arkas›na iflleyebilecek bir taray›c›ya ihtiyaç
duyuluyor. Gelir belgesi,
kimlik fotokopisi gibi de¤iflken formatlardaki eklerin hepsini bir arada
ama farkl› renklerde tara-
yacak bir çözüm aran›yor. KETS’in önerdi¤i
çözüm de bütün bunlar›
gerçeklefltirebilecek
özelliklere sahip.
Bahad›r
Balibafla:
Formlar›n üzerindeki resim ve imzan›n renkli
ama ICR sürecine tabi tutulacak form ve doküman
eklerinin ayn› zamanda
siyah-beyaz taranmas›
gerekti¤i için farkl› renklerde taramaya ihtiyaç
duyuluyordu. Ayr›ca o
resim ve imzan›n da as›l
olarak sadece o bölümlerinin ç›kart›lmas› gereki-
yordu. Bütün bunlar›
yapabilmek için ciddi anlamda bir insan kayna¤›n›n kullan›lmas› zorunluydu. Fakat bu çözüm
sayesinde çok büyük bir
avantaj elde edildi.
Bunun yan› s›ra kar›fl›k
yap›daki dokümanlar›n
da otomatik bir flekilde
ayr›flt›r›lmas› gerekti¤inden, hangi dokümanlar›n
gerçekten yap›sal bir
form ve ICR sürecine tabi tutulaca¤›, hangilerinin bunlarla iliflkili ek
belgeler olarak tan›mlanaca¤› sorununu da yine
KETS taraf›ndan gelifltirilen bir form ayr›flt›rma
ürününü kullanarak çözümledik. Böylece bankaya oldukça h›zl› bir flekilde gelen dokümanlar›n
tiplerine göre ayr›flt›r›lmas›n› sa¤layacak teknolojik alt yap›y› da sunmufl olduk. Arka tarafta
IBM Content Manager
ürünü kullan›ld›. Bankaya gelen dokümanlar çok
de¤erli belgeler olduklar›
için yüksek güvenlikli bir
ortamda saklanmalar› ve
bu dokümanlar›n istendi¤i anda özellikle de peak
time’larda servisi sunulabilmesi büyük önem tafl›yordu. Bu nedenle HSBC
bünyesinde temel bankac›l›k uygulamalar› ve
kredi kart› uygulamalar›yla entegrasyonu sa¤layacak bir yap› oluflturuldu. Hatta flu aflamada eksik kalan bir tak›m bilgilerin toplanmas› amac›yla call center entegrasyonu dahi gerçeklefltirilmifl
durumda.
Böylece, müflterinin
bankan›n bir flubesine
baflvurmas›yla, orada ortaya ç›kabilecek eksik
birtak›m belge ve bilgilerin tamamland›¤›, di¤er
bankac›l›k uygulamalar›yla etkileflimin sa¤land›¤›, onay süreçlerinin
otomatik ve yar› otomatik olarak de¤il kullan›c›
kat›l›m›yla gerçeklefltirildi¤i ve nihayet kart›n bas›larak müflteriye teslim
edildi¤i bir uygulamaya
geçilmifl oldu.
Öte yandan müflterinin
imza örneklerinin banka
için büyük önem tafl›d›¤›n›n fark›nday›z. Özellikle
flubelerde gerçeklefltirilen ifllemlerde her zaman
imza kontrollerinin yap›lmas› gerekiyor. Bankada bu konuda ciddi
ad›mlar at›lm›fl, müflterinin bankada bulunan imza kartonlar› elektronik
ortamlarda müflterinin
numaras›yla birlikte iflleyebilir duruma getirilmiflti. Biz, hem bireysel
operasyon merkezi hem
de doküman processing
center olarak çal›fl›laca¤›n› dikkate alarak, daha
önceki da¤›t›k yap›da bu
bilgilerin elektronik ortama aktar›lmas›ndaki güçlükleri ortadan kald›rd›k.
fiu anda flubelerden faks
yoluyla merkeze getirilen
imza kartonlar› merkezde
proses ediliyor. Kurumsal müflterilerin imza sirkülerleri için de ayn› ifllem yap›l›yor.
Uygulad›¤›m›z
faks
projesi ise asl›nda bireysel operasyonun biraz d›fl›nda kal›yor. Demirbank, form proses projesi
bafllamadan önce veya
ayn› tarihlerde faks otomasyonu projesine de
bafllam›flt›. O dönemlerde
uygulama süreçleri aç›s›ndan iki proje çak›flt›
diyebilirim. fiimdi gelinen noktaya bakt›¤›m›zda, özellikle HSBC’nin
de flu anda kurdu¤umuz
alt yap›ya olan inanc›yla
çok ciddi anlamda dijital
hat teknolojilerini kullanan, groupware uygulamalar›yla entegrasyonu
sa¤lanm›fl ve gerekti¤inde web üzerinden de eriflim sa¤lanan bir faks
otomasyonunun söz konusu oldu¤unu görüyoruz.
Mustafa Savaflan: Biz
IBM ile birlikte yol almaya bafllayal› yaklafl›k
üç y›l oluyor. Bu proje
ise bizim IBM teknolojisine dayal› kendi knowhow’›m›z› da devreye
soktu¤umuz ilk büyük
çapl› proje oldu¤u için
son derece önemli.
Türkiye’de daha önce
bir gösterge olaca¤›n› düflünüyoruz.
Bundan sonras› için bizim tek iste¤imiz yeni
uygulama alanlar› bulmak. Çünkü bu çok
önemli. Mesela biraz önce bahsetti¤imiz imza
projesi, bütünün içindeki
bir parça gibi görünse de
asl›nda çok ciddi bir proje. Türkiye’de ve dünyada hala imza sorununu
nas›l çözümleyece¤ini
düflünen birçok kurulufl
var. KETS olarak buna
benzer pek çok yeni çözüm ve uygulama üretmeyi hedefliyoruz.
Ayr›ca, ifl dünyas›nda
en popüler konulardan
biri CRM. Biz veri sa¤lamak suretiyle bu alanda
da hizmet veriyoruz.
CRM’in en önemli noktas› bilgiyi do¤ru toplamak, ikincisi bunun dokümanlarla desteklenerek CRM’e entegre edilmesi. Onun d›fl›nda bir de
bu iflin output taraf› var,
üretilen bilgilerin, verilerin ifllenip raporlanan sonuçlar›n, faksla yay›nlanmas› ve o bilgilerin doküman yönetim sistemine oturmas› fleklinde uç-
de ICR projeleri hayata
geçirilmiflti ama ad›ndan
da anlafl›laca¤› gibi bu
projeler sadece ICR projesi idi. Nitekim biz de
bu düflünceyle yola ç›km›flt›k. Fakat bankan›n
ihtiyaç analizi yap›ld›ktan sonra ortaya, bir
“form proses”, “data capture” ve “document managemenet” projesi kombinasyonu ç›kt›. Proje,
gerçek anlamda bir tak›m
çal›flmas›yla yürütüldü.
Karfl›l›kl› olarak pek çok
fley ö¤rendik. Projede
Türkiye’de bu tür projelerde çok ender kullan›lan çok özel taray›c›lar
kullan›ld›. Alt yap› da
çok ciddi bir üretim sistemine uygun flekilde tasarland›. Arka tarafta ise
IBM gibi bir teknoloji
vard›.
Bundan sonraki aflama,
bu teknolojilerin ölçülebilir olmas› ve geri dönüfllerini görebilmemiz.
Söz konusu projeler kullan›ld›¤›nda ne oranda
geri dönüfl al›nd›¤›n› görmek bizim için önemli.
Bu anlamda Türkiye’de
pek fazla ölçümleme çal›flmas› yap›lm›yor. O
yüzden bu projenin iyi
tan uca bir çözüm. Art›k
her fley müflteri odakl›.
Biz de müflteriye nas›l
daha iyi hizmet verilebilir düflüncesinden hareketle bu konuda çözümler sunuyoruz.
K›sa ve uzun vadede
KETS’in plan ve hedefleri nelerdir?
Mustafa Savaflan: Doküman yönetimi konusunda on befl y›ll›k bir
uzmanl›¤›m›z
olufltu.
Son y›llarda Türkiye’de
bu konunun hak etti¤i
noktaya gelmesi sayesinde de pratik uygulamalar
ve çözümler üretebildik.
A¤›rl›kl› olarak finans
sektörüne konsantre olmufl durumday›z ve bu
sektörde hem gelifltirdi¤imiz çözümler hem de
referans olarak belirli bir
noktaya geldi¤imize inan›yorum. Finans sektörünün ihtiyaçlar›n› çok iyi
alg›layabildi¤imiz için
daha rahat çözüm üretebiliyoruz.
Bundan sonra öncelikle
finans sektörüne yönelik
uygulamalar›m›z› yurt
d›fl›ndaki platformlara tafl›may›
amaçl›yoruz.
Çünkü finans dünyada da
en önemli sektörlerden
biri ve Türkiye’deki kadar kapsaml› teknolojilerin bu kadar entegre halde kullan›ld›¤› uygulamalar dünyada da pek
fazla de¤il. Eskiden Türkiye’de her fleyi bir arada
bulmak hayli zor oldu¤undan, yurt d›fl›na müflteri referans ziyaretleri
organize ederken, flimdi
biz iyi bir referans noktas› haline geldik. Bu avantaj› ön plana ç›karmay›
planl›yoruz. Türkiye gibi
bankac›l›k ifllemlerinin
say›s› ve kapasitesinin
oldukça ciddi rakamlara
ulaflt›¤› bir ülkede, bu
sistemlerin üretim ortam›nda çal›fl›yor olmam›z
bizim için büyük bir
avantaj. Bu tür çözümlerin önemli bir referans
olabilece¤ini ve talebi art›raca¤›n› düflündü¤ümüzden, ürün ve çözümlerimizi uluslar aras›
standartlara uygun hale
getiriyoruz. Pazarlama
ve sat›fl faaliyetlerimizde
bizi yaln›z b›rakmayan
IBM’den de bu konuda
büyük destek görüyoruz.
Her fley planlad›¤›m›z gibi giderse hedefimiz ilk
yurt d›fl› referans›m›z›
oluflturmak. Büyük bir
banka ya da kuruluflta
burada anlatt›¤›m›za benzer bir projeyi realize etmek.
IBM ile ifl birli¤ini daha
da art›rarak, onlar›n di¤er
ürün portföylerini bu sis-
mobilite ile doküman yönetimi iç içe olmaya bafllad›. Bunun d›fl›nda felaket senaryolar› karfl›s›nda
dokümanlar›n korunmas›, arflivlenmesi konular›nda da de¤iflik çözümler üretmeyi planl›yoruz.
Aliye Gürsel: KETS’in
bilgi birikimi gerçekten
de çok ileri bir noktaya
geldi. Fakat bunun korunmas› gerekiyor. Bu
yüzden teknik ekipler
aras›nda çok s›k› bir ifl
birli¤i var. Mesela flu anda tüm dünyada Content
Manager’›n yeni versiyonu test ediliyor ve Türkiye’den de KETS bu
programa dahil oldu. Bilgi birikimlerinin verdi¤i
güçle, bu ürüne ne gibi
eklemelerin yap›lmas›,
ne tür de¤ifliklikler gerçeklefltirilmesi gerekti¤i
konusundaki fikirlerini
bizimle paylafl›yorlar.
IBM ve KETS aras›nda
son derece sa¤l›kl› bir ifl
birli¤i kuruldu¤u için, flu
anda oturttu¤umuz bu taban›n üzerine hangi çözümlerin eklenebilece¤ini tart›fl›yoruz. Bunlardan biri de veri kalitesi,
veri temizleme konusu.
Çünkü CRM’de baflar›y›
yakalayabilmek tamamen verinin kalitesine
ba¤l› bulunuyor. Bu nedenle veri kalitesini artt›ran çözümlerin de mevcut çözümlerin içine entegre edilmesi gerçekten
temlerimize entegre etmek de önümüzdeki dönem yapmay› planlad›¤›m›z aktiviteler aras›nda
yer al›yor.
Dünyada geliflen teknolojilere uyum sa¤lamak
ise bir baflka önemli hedefimiz. Mesela art›k
çok önemli. Bu sene bu
tür ek çözümlere yönelmeyi, yeni paketler oluflturmay›
planl›yoruz.
Özellikle de KOB‹’lere
yönelik paket çözümler
sunmak en önemli hedeflerimiz aras›nda yer al›yor.
KETS
Activeline taraf›ndan KETS için haz›rlanm›fl özel ektir. Parayla sat›lmaz.
www.activefinans.com/activelineozel
Mart 2002
IBM firmalar›n doküman yönetimi uygulamalar›n› kolaylaflt›ran özel bir çözüm ailesi sunuyor
Dokümanlar›n›z›n yöneticisi: Content Manager
IBM Content
Manager ailesini
tamamlay›c› di¤er
ürünler aras›nda,
Content Manager
CommonStore for
SAP, Content
Manager
CommonStore for
Exchange,
Content Manager
CommonStore for
Lotus Domino,
Content Manager
OnDemand ve
Content Manager
Video Charger
say›labilir.
urumsal doküman
yönetimi uygulamalar› ile ifl süreçlerinde kalite ve tutarl›l›k, yap›lacak ifllerde en
iyi yöntemin kullan›lmas›
ve süreç çevrim sürelerinin azalt›lmas› sa¤lan›yor.
Elektronik doküman
yönetimi, çal›flanlar›n
idari ifllerini azaltarak
gerçek anlamda flirkete
daha fazla de¤er katacak
olan bilgiyi ifllemelerini
ve bilgiye nerede ya da
nas›l ulafl›laca¤› yerine,
iflin kendisine odaklanmalar›na olanak tan›yor.
‹çerik yönetimindeki üstün performans› ile IBM
Content Manager ailesi
web destekli, aç›k ve
tümleflik, e-business’a
haz›r kurumsal doküman
yönetimi çözümü olarak
tan›mlan›yor. Content
Manager, gelen fakslar›n
veya ka¤›t ortamdaki bel-
K
gelerin ifllenmesini ve
elektronik ortamda saklanmas›n› da sa¤l›yor.
Content Manager ile metin, görüntü, ses ve video
gibi belgelerin yarat›lmas›, saklanmas›, aranmas›,
görüntülenmesi, yönetilmesi ve korunmas› da
mümkün oluyor.
IBM’in pazardaki yerine bakacak olursak, 5 bine yak›n kurulu belge yönetim sistemi bulunuyor.
20 milyon IBM/LOTUS
iletiflim ve ifl birli¤i yaz›l›m› kullan›c›s› d›fl›nda,
yüz binlerce kullan›c›
mevcut. Dünyadaki kurumsal verilerin yüzde
70’i IBM yaz›l›mlar› alt›nda yönetiliyor. Fortune
100 listesindeki flirketlerin yüzde 100’ü ve Fortune 500 listesindekilerin
yüzde 80’i IBM veri yönetimi çözümlerini kullan›yor.
IBM Content Manager
ailesini tamamlay›c› di¤er ürünler aras›nda,
Content Manager CommonStore for SAP, Content Manager CommonStore for Exchange, Content Manager CommonStore for Lotus Domino,
Content Manager OnDemand ve Content Manager Video Charger say›labilir.
IBM Content Manager
OnDemand
IBM Content Manager
OnDemand,
IBM’in
COLD uygulamas›d›r.
COLD (Computer Output
to Laser Disk), bilgisayarda üretilen formatl› raporlar› indeksleyerek bilgisayar ortam›nda saklama olana¤› sa¤layan entegre bir paket olarak tan›mlan›yor.
Yeni uygulamalar, kullan›c›lar›n kendileri ile ilgili bilgilere ‹nternet üzerinden ulaflmalar›na im-
kan tan›yor.
IBM Content Manager
CommonStore for SAP
IBM’in yeni doküman
yönetim ve arfliv çözümü
Content Manager CommonStore for SAP, SAP
R/3 ile bütünleflik çal›flmak üzere gelifltirildi. Bu
ürün, SAP ile IBM Content Manager aras›nda geçifl katman›n› oluflturuyor.
IBM Content Manager
CommonStore for
Lotus Domino
Bir Domino uygulamas›
olan IBM Common Store
for Lotus Domino, Lotus
Notes ve Domino objelerinin IBM Content Manager üzerinde arflivlenmesine ve Lotus Notes istemcisi veya WEB taray›c›s› ile ‹nternet veya intranet üzerinden eriflimine
olanak sa¤l›yor.
IBM Content Manager
CommonStore for
Exchange
IBM CommonStore For
Exchange,
Microsoft
Exchange 2000 üzerinde
bulunan mesaj ve/veya bu
mesajlar›n içerisinde bulunan ek dosyalar›n IBM
Content Manager, IBM
Content Manager OnDemand veya IBM Tivoli
Storage Manager üzerinde arflivlenmesini sa¤layan bir yaz›l›m. Bu uygulama sayesinde Exchange
server üzerinde eski mesajlar›n ya da ek dosyalar›n büyük yer kaplamas›
engelleniyor.
IBM Content Manager
Video Charger
Video görüntülerinin arflivlenmesini ve gerçek
zamanl› olarak ‹nternet
ya da intranet üzerinden
TV, video ya da radyo yay›n› yapmaya imkan veriyor.
KETS’e yeni ifl orta¤›:
InterCope
Akbank da Content
Manager’› tercih etti
IBM WebSphere Commerce Tüprafl’ta Evrak2000
Çözümü
Suite for Digital Medya
KETS, ifl orta¤› oldu¤u IBM, çözüm orta¤›
oldu¤u Microsoft ve distribütörü oldu¤u
Captaris, Abbyy, Scansoft, Fujitsu, Intel,
OCE, Accelio ve Kofax firmalar›n›n aras›na
son olarak Intercope firmas›n› da ekleyerek,
yeni bir distribütörlük anlaflmas› imzalad›.
Kurumsal faks ve Telco’lar için mesajlaflma
çözümleri sunan Intercope, 1982 y›l›nda kurulan, Almanya kökenli bir flirket. Intercope
teknolojileri, 80 farkl› ülkede uluslar aras›
200 büyük bankada kullan›l›yor.
Akbank da doküman yönetimi için IBM
Content Manager’› tercih etti. Kurumsal
elektronik doküman yönetimi uygulamalar›
ve elektronik arfliv ile süreç yönetiminde kalite, verimlilik ve zaman tasarrufu sa¤layarak
bilgiyi etkin yönetmeyi hedefleyen Akbank,
ofis belgelerinin arflivlenmesini ve paylafl›m›n› Content Manager yoluyla gerçeklefltirecek. Ayr›ca ifl ak›fllar›n› ve ifl süreçlerini de
Content Manager üzerinde gerçeklefltirerek
merkezi hale getirecek.
IBM web alt yap› ve e-ticaret platformu
ürünü olan WebSphere Commerce, esnek,
güvenilir ve h›zl› web siteleri yaratmaya olanak vererek, her ölçekteki flirketin tüm ifl süreçlerini elektronik ortama tafl›yarak, e-ifl
dünyas›n›n bir parças› haline gelmelerini ve
iflletmeler aras› (B2B) e-pazarlara aç›lma olana¤› sa¤l›yor. WebSphere yaz›l›m platformu,
web uygulama ve yönetim hizmetleriyle eticarete geçiflte flirketlere önemli imkanlar
sunuyor.
KETS’in sundu¤u IBM Content Manager
platformunda çal›flan KETS Evrak2000 çözümü ile tüm evrak takip ve arflivleme sorunlar›n› geride b›rakan Tüprafl ‹zmir Alia¤a rafinerisi, gelen ve giden evraklar›n da¤›t›m›n›,
iç yaz›flmalar›n› ve tüm bu dokümanlar›n arflivini çok daha h›zl› ve kontrollü bir flekilde
gerçeklefltirirken, arfliv problemlerini de baflar›l› bir biçimde çözdü.