Horizon 2020`de Yasal ve Finansal Konular

Horizon 2020’de Yasal ve Finansal Konular
Ahu PERŞEMBE
Horizon 2020 Yasal ve Finansal Konular Ulusal İrtibat Noktası
AB Çerçeve Programı Ulusal Koordinasyon Ofisi
16 Mayıs 2014
Koç Üniversitesi - İstanbul
Sunum Planı
A)Çerçeve Programı Yasal Konular
1. Hibe Sözleşmesi
2. Konsorsiyum Sözleşmesi
B)Çerçeve Programı Finansal Konular
1. Genel
a.
b.
2.
3.
4.
5.
Geçerli/Geçersiz Masraflar
Doğrudan/Dolaylı Masraflar
Proje Tipleri ve Fonlama Modelleri
Bütçesel ve İdari Yönetim
Raporlama
Ödeme Modelleri
2
Yasal Konular
Hibe Sözleşmesi (Grant Agreement)
Avrupa Komisyonu
Hibe Sözleşmesi
imzalanır.
Accession
Formları
imzalanır.
Proje
Koordinatörü
Ortak
1
Ortak
2
Ortak
n
4
Horizon 2020 model Grant Agreement:
Annexes to the grant
Annex 1:
Description of the action
Annex 2:
Estimated budget
Annex 3:
Accession Forms, 3a & 3b
Annex 4:
Financial statements
Annex 5:
Certificate on the financial statements
Annex 6:
Certificate on the methodology
Disclaimer: Information not legally binding
Hibe Sözleşmesi (Grant Agreement)
Genel Hükümler
• Koordinatörle Komisyon yetkilisi arasında imzalandıktan
sonra yürürlüğe girer, proje başlar.
• İmzalar H2020’de elektronik olarak atılıyor.
• GA yürürlüğe girdikten 30 gün içinde proje ortakları
“Accession Form” imzalayarak projeye dahil olur.
• Proje sunulmasının son gününden (call deadline) itibaren 8
ay içinde imzalanması planlanmaktadır.
• Ana metin ve eklerinden oluşur.
– Projenin tüm detaylarını içeren İş Tanımı (DoW) ve
finansal raporlama esnasında doldurulan Form C
eklerinden bazılarıdır.
• Projeyle ilgili tüm yasal ve finansal detayları içeren bir
6
sözleşmedir.
Konsorsiyum Anlaşması (Consortium Agreement)
Ortak 1
Ortak 3
Proje
Koordinatörü
Ortak 2
Ortak n
7
Konsorsiyum Anlaşması (Consortium Agreement)
Genel Hükümler
• Proje Ortakları arasında imzalanır. (Komisyon imzalamaz.)
• İmzalanması, Hibe Sözleşmesi aksi bir hüküm içermiyorsa zorunludur.
• Hibe Sözleşmesiyle çelişemez.
• Fikri Mülkiyet Hakları’yla ilgili konsorsiyum içi hükümleri düzenler.
Model Konsorsiyum Anlaşması
• DESCA (Bir AB projesi)
• Amaçları:
– Farklı modeller yerine farklı koşullara uyum sağlayacak tek bir model
– Bütün ortaklar için tek bir model (araştırma kuruluşları, üniversiteler,
KOBİ’ler)
– %95
– Sadeleştirilmiş bir Konsorsiyum Anlaşması geliştirmek
www.DESCA-FP7.eu
8
Öneriler
Hem Hibe Sözleşmesi hem
de Konsorsiyum
Sözleşmesi imzalanmadan
Hukuk görüşü alınması
faydalıdır.
TÜBİTAK UKO’nun
Konsorsiyum Sözleşmesi
inceleme desteğinden
faydalanabilirsiniz.
Konsorsiyum Sözleşmesi
imzalanmadan projede
üretilecek bilginin fikri
mülkiyetiyle ilgili uzman
desteği alınması faydalıdır.
TÜBİTAK UKO’nun
yayınladığı Fikri Mülkiyet
Hakları Başlangıç
Kılavuzu’nu ve e-learning
tool’u inceleyebilirsiniz.
Aklınıza takılan konuları
mutlaka proje
koordinatörüne danışın.
Ulusal İrtibat Noktaları’yla
da her zaman irtibat
kurabilirsiniz.
9
Öneriler
IPR Ambassadors in Turkey
Öneriler
Komisyon IPR Uzmanlarına Sözleşmelerinizi göndererek yorumlarını isteyebilirsiniz! 3
gün içerisinde cevaplanacaktır.
Finansal Konular
Genel
1. Proje Hazırlık Aşaması (Öngörü)
- Aktivitelerin öngörüsü PM
- Aktiviteler için personel maliyetinin öngörüsü
- Bu aktiviteler için diğer bütçe kalemlerinin öngörüsü
- Toplam bütçenin hesaplanması
2. Proje Yürütülme Aşaması (Gerçekleşen)Actual Costs
- Aktivitelerin hesaplanması PM
- Personel maliyetlerinin hesaplanması
- Diğer masrafların hesaplanması
- Toplam Maliyetin hesaplanması
- Form C doldurulması
13
Geçerlilik Kriteri
Geçerli
Masraflar
Doğrudan
Masraflar
Dolaylı
Masraflar
• Doğrudan Masraflar:
– Proje kapsamında beyan edilebilen bütün geçerli masraflar
(Ör: Personel, seyahat, ekipman vb.)
• Dolaylı Masraflar:
– Beyan edilemeyen geçerli masraflar
(Ör: Elektrik, internet, telefon, bina sigortası, kur farkları vb.)
14
Geçerli Masraflar
Gerçek
Proje
Süresince
gerçekleşmiş
Kurum içi
muhasebe
ilkelerine
uygun
Ekonomik
Geçerli
Masraflar
Annex 1’de
tanımlanan
ve Annex
2’de
listelenen
Proje ortağı
tarafından
gerçekleşmiş
Ortağın
banka
hesabında
kaydedilen
Gerekli
15
Geçerli Maliyet Hesaplama Biçimleri
Geçersiz Masraflar
Dolaylı
vergiler
(KDV???,
damga,
gümrük,
vb.)
Kur
değişim
zararları
Öngörülemeyen
masraflar
Geçersiz
Masraflar
Aşırı ve
dikkatsiz
harcama
Banka
masrafları
Başka
Topluluk
projelerinde
fonlanmış
masraflar
17
Geçerlilik Kriteri
Harcamaların geçerli sayılabilmesi için:
Gerçek (öngörüsel değil),
Proje ortağı tarafından gerçekleşmiş,
Ortağın kendi muhasebe sistemiyle uyumlu
(ÇP projelerine özel bir sistem olmamalı),
Proje süresince gerçekleşmiş,
Projedeki iş paketlerinin gerçekleştirilmesi
amacıyla kullanılan, proje için gerekli
Ortağın hesabında kaydedilen,
GA’da belirtilen,
şekilde olması gerekmektedir.
18
Doğrudan/Dolaylı Maliyetler
Projelerde hangi maliyetler karşılanır?
• Personel maliyetleri
• Seyahat, Ekipman (amortisman kuralları!),
Mal ve Hizmet alımları (sarf malzemeleri,
Doğrudan Maliyetler
etkinlik vb.)
• Altyüklenici
• Genel giderler-overhead-indirect costs
Geçersiz Maliyetler:
 deductible VAT
 Kur farkları
 Kredi faizleri
 Öngörülemeyen masraflar
 Kayıtdışı ve gereğinden fazla masraflar
Ör: business class uçuşlar vb.
‘’Dolaylı Maliyetler’’
Doğrudan/Dolaylı Maliyetler
KDV
• KDV Muafiyet Sertifikası yoluyla işlem yapmaya
devam (TR içi hizmet/mal alımları için)
• KDV Muafiyet Sertifikası sunulamayan
durumlarda (yurtiçi/yurtdışı):
– Eğer “deductible VAT” ise (bilanço, gelir-gider
tablosunda ayrı olarak izleniyorsa) : geçersiz
masraf
– Eğer “non-deductible VAT” ise (tablolarda
mal/hizmetin bedeliyle birleşik olarak yer
alıyorsa) : geçerli masraf, beyan edilebilir.
KDV
 Ortağa ayrılan bütçe payı ≤ 1 (bir) milyon Avro olanlar ilgili Vergi Dairesi
Başkanlığı’na
 Ortağa ayrılan bütçe payı ≥ 1 (bir) milyon Avro olanlar Gelir İdaresi
Başkanlığı’na;
KDV Muafiyet Sertifikası Başvuru Şekli
http://www.fp7.org.tr/home.do?ot=5&rt=1&sid=3753&pid=0&cid=15106
H2020’de Proje
Tipleri ve Fonlama
Modelleri
•Fon Çeşitleri ve Üst Limitler
Yenilik
•Yenilik,
•Sadeleştirme
•Ve Uyum
RfP
Horizon
2020
Sadeleştirme
Uyum
Fon Çeşitleri ve Üst Limitler
FP7
Maximum
reimbursement
rates
Research and
technological
development
activities (*)
Network of
excellence
50%
75% (**)
Collaborative
project(****)
50%
75% (**)
Coordination
and support
action
Demonstration
activities
Other
activities
100%
50%
100%
100% (***)
Tek Fonlama Oranı
 Kurum tipinden ve aktivite
türünden bağımsız tek fonlama
oranı
‒ Ar-Ge Projeleri, Geçerli
maliyetlerin % 100’ü
‒ Yenilik Projeleri, (Geçerli
maliyetlerin % 70’i (İstisna: kar
(*) Research and technological development includes scientific coordination.
(**) For beneficiaries that are non-profit public bodies, secondary and higher
education establishments, research organisations and SMEs
(***) The reimbursement of indirect eligible costs, in the case of coordination
and support actions, may reach a maximum 7% of the direct eligible costs,
excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of
resources made available by third parties which are not used on the premises
of the beneficiary.
(****) Including research for the benefit of specific groups (in particular
SMEs)
amacı gütmeyen kuruluşlar için %
100)
‒ Koordinasyon ve Destek (CSA)
Projeleri, (Geçerli maliyetlerin
%100’ü)
Maksimum Destek Oranları
7.ÇP
Ar-Ge
Demo
Koord.
Diğer
KOBİ
100 = 120
100 = 80
100 = 160
100 = 160
Sanayi
100 = 60
100 = 60
100 = 120
100 = 120
Araştırma Kur.
100 = 120
100 = 80
100 = 160
100 = 160
Üniversite
100 = 120
100 = 80
100 = 160
100 = 160
Diğer
100 = 60
100 = 60
100 = 120
100 = 120
Demo
Koord.
Diğer
HORIZON2020
Ar-Ge
KOBİ
Sanayi
Araştırma Kur.
Üniversite
100 = 125
100 = 87,5*
(*Yenilik Hibeleri ve Ortak Fonlama Programı Eylemleri
için)
Diğer
*Kar amacı gütmeyen kuruluşları için 100=125 geçerlidir.
Fon Çeşitleri ve Üst Limitler
20% ?
60% ?
FP7
Gerçek ?
Basitleştirilmiş?
Tek bir model:
25 % Sabit Oran
Fon Çeşitleri ve Üst Limitler
2 Modelin Karşılaştırması:
75 / 60 Funding
100/25 Funding
Direct
costs
Indirect
costs
Total
costs
100
60
160
Direct
costs
Indirect
costs
Total
costs
100
25
125
% EU
EU
contribution contribution
75%
€ 120
% EU
EU
contribution contribution
100%
€ 125
Note: ÇP7’de bir çok üniversite ve araştırma merkezinde %60 sabit oran uygulaması
mevcuttu.
Toplam Komisyon Katkısı
Genel Finansal
Konular
Bütçesel ve
İdari Yönetim
Raporlama
30
Bütçesel ve İdari Yönetim
Proje Bütçesinin Oluşturulması
1. Doğrudan Maliyetler (Direct Costs)
1. Personel
2. Diğer Doğrudan Maliyetler (Other Direct Costs)
1. Seyahat
2. Etkinlik
3. Ekipman
4. Sertifika Ücretleri
3. Alt yüklenici (Subcontracting)
4. 3rd party’e yapılan mali destek (Optional)
5. Dolaylı Maliyetler (Indirect Costs)
6. Toplam Maliyet (Total Cost)
7. Talep Edilen AK Desteği (Requested EC Grant)
32
Proje Bütçesinin Oluşturulması
Personel Bütçesi Kavramları
Projede çalışan personelin projedeki aktiviteleri
gerçekleştirmek için harcadığı toplam emeğin karşılığıdır.
Personel :
–
–
–
–
–
Ulusal mevzuata uygun bir şekilde işe alınmalı
İş sözleşmesi veya benzeri bir yasal belgeyle çalışmalı
Ortağın sorumluluğunda ve gözetiminde iş yapmalı
Yasal haklarına sahip olmalı (tatil hakkı, sağlık sigortası, vs.)
Ortağın standart uygulaması kapsamında muamele görmeli
 Projede çalışılan işe ayrılan gerçek saatin karşılığı olan PM
beyan edilebilir !
34
Projede Personel Çalıştırma
A. Doğrudan çalışan personel,
– Temel ödemeler (maaş+tamamlayıcı gelirler)
– Ek ödemeler (additional remuneration)*
B. Sözleşme karşılığı çalıştırılan gerçek kişiler,
C. “Third party”lerden görevlendirilen personel,
D. Maaş almayan KOBİ sahipleri ve gerçek kişi
olan paydaşlar,
* Sadece kar amacı gütmeyen yasal kuruluşlar için geçerli.
A.
Doğrudan Çalışan Personel
• Temel ödemeler aşağıdakileri içerebilir:
• Bordroda yer alan maaş, SGK primleri, vergiler, sözleşmeden doğan
tamamlayıcı gelirler (fazla mesai, döner sermaye, ek ders, ulaşım yardımı,
şirket arabası-telefonu masrafları, vb.)
• Normalde yaptığı işler için ek bir ödeme kabul edilmiyor.
• Ek ödemeler (additional payments) ise;
1.
Bir AB projesiyle bağlantılı olmayan işler için ek ödeme kabul edilmiyor.
Örnek:
– Bir kamu kuruluşundaki araştırmacı yılda 1600 saat üretken
– Maaş: 50.000 TL/yıl
– Bölüm Başkanlığı için tamamlayıcı gelir: 5.000 TL/yıl
– Bir H22020 projesinde baş araştırmacı olduğu için ek gelir:
2.000 TL
– Kuruluşunda ulusal proje alan ilk araştırmacı olduğu için ek
gelir: 2.000 TL X ( Geçersiz)
Ek Ödemeler
2. İlgili personele ek bir iş ve yetkinlik için veriliyor,
Örnek: Araştırma için normal maaş; ERC projesinde
“principal investigator” olduğu için ek ödeme
Kabul edilmeyen: AB projesinde yer aldığı için ek
ödeme
3. Kurum içi genel uygulama ve aynı iş için standart
olarak ödenme koşulu,
4. Objektif olarak hesaplanmış bir miktar,
Kabul edilmeyen: AB projesi yapan hocalara
maaşlarının %20’si ek ödeme
5. Saatlik maliyet hesaplamasına dahil edilmiyor,
yıllık olarak ekleniyor.
Actual personnel costs: structure
TOTAL REMUNERATION
Standard remuneration
"Mandatory extras"
• Fixed by law or by contract to
remunerate the main activity of the
employee
Basic Sal
• Payment not subject to discretion
by the employer
• Not linked to a specific project
Examples: 13th month, hazardous
work allowance, etc.
Hourly rate
Disclaimer: Information not legally binding
Additional remuneration
Other bonuses
• Only eligible for non-profit
legal entities
• Subject to specific eligibility
criteria
• Maybe triggered by the
participation in a specific
project
Personel Bütçesi Hesaplama
39
Toplam PM
X
PM Rate
10 PM
X
3250 €
=
=
Personel
Bütçesi
32.500 €
Adam-Ay (Person Month-PM)
• Adam ay (PM) kavramı kişiye özgü
olup bir kişinin 1 ay içerisinde
üretken olduğu saatler toplamıdır.
• Proje hazırlanması aşamasında yapılacak tüm işlerin
zaman öngörüsü PM cinsinden olacaktır.
• Saat cinsinden karşılığı Türkiye için en fazla 176 saattir.
• Örn: 2 gün sürecek bir etkinliğin organizasyon işleri 10
tam gün sürecekse 80 saatlik işin PM karşılığı 0,45 PM’dir.
40
Adam-Ay Maliyeti (PM Rate)
• Projede yer alacak personelin 1 yıllık işveren maliyeti hesaplanır.
(Maaş+ek ders+döner sermaye+SGK+AGİ,vb.)
• Bu maliyete, mevcutsa tamamlayıcı gelirler ve ek ödemeler eklenir.
• 12’ye bölünerek 1 PM ücreti belirlenir.
• Örnek:
Aylık kuruma maliyet: 4.000 TL
Yıllık toplam 20.000 TL ek ders
3,6,9,12. aylarda, 5.000 TL döner sermaye geliri
AB projesi koordinatörü olduğu için yıllık toplam 10.000 TL ek gelir
(4.000X12) + (5.000x4) + 20.000 + 10.000 = 98.000 TL
98.000/12 = 8.167TL
8.167 TL / 2,9 = 2.817 €
1 PM = 3.250 €
41
Personel Bütçesi
PM- ADAM AY KAVRAMI
Seyahat Bütçesi-Other Direct Costs
 Projede aksi bir hüküm yok ise kurum içi
yönetmelik uygulanır (Yolluk Yönetmeliği).
 Proje kapsamındaki seyahatler için provizyon
çalışması yapılarak yaklaşık bir tutar belirlenir.
 Genellikle proje koordinatörleri her seyahat için
her ortağa ortalama bir bütçe verir.
 Annex 1’de yer alıyorsa ‘’external expert’’lerin
de seyahat ücretleri karşılanabilir.
 Seyahatle ilgili harcamalardan şüphe
duyarsanız, koordinatör veya Project
Officer’dan mutlaka yazılı onay alın!
Seyahat Sayısı
10
43
X
X
Ortalama
Seyahat
Maliyeti
1200 €
=
=
Seyahat
Bütçesi
12.000 €
Mal-Hizmet-Ekipman Bütçesi-Other Direct Costs
 Sarf Malzeme, Ekipman, Etkinlik
Organizasyon Gideri, Basım-yayım,
Sertifika Ücretleri vs.
 Projede bir hüküm bulunmaması halinde
iç yönetmelik uygulanır.
 Alınan ekipman maliyetinin sadece
cihazın alındığı tarihten itibaren proje
süresi içerisinde kalan ve kapasite
kullanımı ile oranlanan amortismanı
projeye yansıtılabilir (!).
 GA’da yer alıyorsa tümü de karşılanabilir.
 Tüm mal-hizmet-ekipman alımları için
öngörü yapılır ve proje bütçesine eklenir.
44
Ekipman Amortisman Hesaplama Şekli
• Örnek:
–
–
–
–
–
–
Proje başlama tarihi: 1 Ocak 2013
Proje bitme tarihi: 1 Ocak 2017
Proje süresi 4 yıl
Cihaz fiyatı: 50.000 €
Cihaz tükenme ömrü: 5 yıl
Cihazın bu projede kullanılma sıklığı (utilization): Eğer
cihaz 2 ayrı iş için kullanılıyorsa ve bu proje için %80,
diğer işler için %20 kullanılıyorsa
• Komisyona beyan edilebilecek cihaz maliyeti:
[4/5 x 50.000 € x %80] = 32.000 €
AltYüklenici Bütçesi
 Projede yer alan iş paketleri
altındaki görevlerin bazıları
Altyüklenici tarafından yapılabilir.
(minor tasks!)
 Altyüklenicinin iş tanımı ve
bütçesi GA’de yer almalı.
YENİ!
 GA’da yer almasa da Komisyon tarafından kabul
edilebilir.
o Periyodik Raporda mecburiyet ayrıntılarıyla
belirtilmeli.PR kabul edilirse OK
o Her zaman kabul edilmeme RİSKİ var.
Dolaylı Maliyetler - Overhead
• Tek bir dolaylı maliyet oranı = %25
• Bahsedilen bütün geçerli doğrudan maliyetler dışında
kalan ve doğası gereği ortak tarafından beyan
edilemeyen diğer masraflar
• 7.ÇP’de projedeki geçerli doğrudan maliyetlerle bir
bağlantısı bulunmalıydı, H2020’de böyle bir zorunluk
yok.
Örnekler:
• Kira, su/doğalgaz/ elektrik/telefon/internet masrafları,
fotokopi giderleri, vs.
• Ekipman bakım/tamir masrafları
47
Proje Bütçesinin Oluşturulması
Finansal Raporlama
Finansal Raporlama
49
Genel
• Raporun Amacı Komisyon’a aktiviteler ve harcamalara ilişkin
net ve açıklayıcı bir bilgi iletmektir.
• Doğrudan Harcamalar kategorisindeki şekilde raporlama
yapılır:
– Personel harcamaları
– Altyüklenici harcamaları
– Diğer harcamalar (seyahat, etkinlik, ekipman, sarf malzeme, vb.)
• Fatura veya benzer resmi dokümanla kanıtlanabilecek tüm
geçerli (DoW’da belirtilen) harcamalar Avrupa Merkez
Bankası döviz kurundan Avro’ya çevrilerek raporlanır.
• Günlük kurda bir sorun olduğunda, raporlama dönemi
ortalama kuru üzerinden avroya çevrilen miktarlar raporlanır.
http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/eurofxrefgraph-try.en.html
50
Personel Masrafları
• Saatlik Maliyet:
Yıllık toplam brüt gelir
Toplam üretken saat
• Üretken saatler net bir şekilde tutulmalı ve
zaman çizelgesine uygun olmalı
52
Yıllık Toplam Brüt Gelir Hesaplaması
Personel Maliyetlerinin Raporlaması
1. Yıllık toplam personel maliyetinin her bir personel için
hesaplanması
2. Yıllık üretken saat hesaplaması
a) 1.720 saat (tam zamanlı)
b) Gerçek üretken saat hesabı (Her yıl, her personel için ayrı
ayrı)
i.
Yıllık toplam çalışılabilen saat (365 gün-haftasonları-resmi tatiller) –
izin, rapor, vb.
c) Standart yıllık saat hesabı (Aynı koşullarda çalışan
personeller mevcutsa)
i.
ii.
B maddesindeki hesaplamaların bir ortalaması, yasal zemini ve genel
uygulaması varsa uygulanan (Herkes 15 gün izin kullanır, yılda
ortalama 1 hafta rapor kullanılır, vb.)
365-104-resmi tatiller hesaplamasının %90’ından az olamaz.
Personel Maliyetlerinin Raporlaması
• 2. model tercih edilirse:
Projede görev alan her bir kişi için ve her yıl için saatlik
maliyetlerinin bulunması gereklidir.
• Örnek:
Saatlik maliyet x çalışılan saat =
Gün sayısı
:365
O kişinin personel maliyeti
Haftasonları
:104
Resmi Tatiller
:12,5 20,13 € x 200 saat = 4.026 €
10.000TL / 2,85=3.508 €
Yıllık İzin
:20
Toplam: 7.534 €
Hastalık/Diğer
:15
Üretken Gün
:213,5 gün x 8 saat = 1708 saat/yıl
Toplam gelir / Üretken saat-yıl
= 34.382€ /1708
= 20,13 €
55
Ek Ödeme Limitleri
1. Yıl boyunca sadece 1 projede çalışıyorsa,
a) Tam zamanlıysa : 8.000 €/yıl’a kadar,
b) Tam zamanlı değilse : 8.000 € x projede
çalışma katsayısı (haftada 4 gün) = 8.000 € x
0,8 = 6.400 €/yıl
2. Yıl boyunca farklı projelerde/işlerde de
çalışıyorsa,
a) 8.000 € / yıllık üretken saat x yıllık projede
çalışılan saat
Zaman Çizelgesi Tutulması
Zaman Çizelgesi :
• Sadece o projede çalışan ve başka işlerde çalışmayan
personel için doldurulmak zorunda değil, sadece o
projede çalıştığına dair bir resmi belge gerekli.
• Proje için ve diğer işler için bütün üretken saatleri
içermelidir.
• Bir personel birden çok projede görev aldığında her
proje için harcadığı saatler ayrı olarak belirtilmelidir.
• En az aylık olarak hazırlanmalı, yetkili birim tarafından
onaylanmalıdır.
• Çalışılan saatlerin hangi iş paketi kapsamında çalışıldığı
yazarsa iyi olur.
57
Zaman çizelgesi Örneği
58
Personel Maliyetleri
Kayıt altında tutulmalı
– Bordrolar
– Zaman çizelgeleri
– İş sözleşmeleri, Sosyal güvenlik
mevzuatı, vb.
– Üretken saat hesaplama yöntemi
– Yürütülen aktivitelerin raporları
59
Seyahat Masrafları
• Uçak bileti masrafları,
• Vize masrafları,
• Pasaport bedelleri,
• Harcırah (veya bu kapsamda yapılan harcamalar (otel,
yemek, vb.),
• Havalimanı-şehir merkezi ulaşım,
masrafları projeye beyan edilebilir.
Yurtdışı çıkış harcı ve diğer vergiler düşüldükten sonra Euro olarak
beyan edilir.
Kesilecek faturaların proje ismi içermesinde fayda vardır.
60
Seyahat Masrafları
Kayıt altına alınmalı
– Toplantının
Programı
ve
katılımcının
toplantıya katıldığının kanıtı olabilecek bir
doküman
– Uçuş kartları
– Seyahate ilişkin diğer masraf fatura asılları
– taksi, otel, ulaşım, vs..
– Harcırah kanunu ya da geçerli standart
– İç prosedüre ait herhangi bir doküman
61
Diğer Doğrudan Maliyetler
• Ekipman: ortağın standart prosedürlerine uygun
bir şekilde, sadece projedeki amaçlara ulaşmak
için gerekiyorsa alınabilir, kiralanabilir. Sadece
amortisman bedeli/kira bedeli projeye beyan
edilebilir.
• Sarf malzemesi: Projenin yürütülmesi için gerekli
olan sarf malzemesi alımları geçerli masraf kabul
edilir. Proje başladıktan sonra alınmış olması
gerekir.
• Diğer masraflar: etkinlik organizasyonu, tanıtım
materyalleri, vs.
62
Diğer Doğrudan Maliyetler
Kayıt altına alınmalı
– Harcamayı kanıtlayacak herhangi bir
orijinal doküman (fatura, fiş, vs.)
– Ortağın
standart
uygulamasını
gösterecek herhangi bir doküman
(amortisman bedeli, rapor, vs.)
– Ekipmanın ne kadar kullanıldığını
gösteren
onaylı
belgeler
(zaman
çizelgesi, laboratuvar kayıt belgesi, vb.)
63
Altyüklenici (Subcontracting)
Altyüklenici:
• Herhangi bir ortakla yasal bağı
bulunmayan, projedeki işin bir
kısmını yürütmek için bir ya da
birden çok ortakla kar amacı
güderek bir anlaşma yapan kişidir.
• Örn: Bir Ar-Ge projesinin açılış
toplantısının düzenlenmesi işinin bir
organizasyon firmasına ihale
edilmesi gibi
Komisyon tarafından mümkün olduğu kadar tercih
edilmemesi önerilen bir hizmet alım yöntemidir.
64
Altyüklenici (Subcontracting)
Saklanmalı
– Faturalar, sözleşmeler
– Ortağın
standart
prosedürlerini
açıklayan bir doküman (ihale yöntemi,
vs.)
65
Raporlamada karşılaşılan sorunlar
Ayrıntı
(özellikle
finansal
verilerle
ilgili)
Geçersiz
Harcamalar
Yanlış bütçe
kalemindeki
harcamalar
Komisyon’un
belirlediği
detay ve
kurallarla
uyumlu bir
kayıt tutmak
Harcama
yapmadan
geçerliliğini
kontrol
etmek
Formları
elle
doldurmak
Raporlarda
gecikme
Elektronik
sistemden
formları
doldurmak
Son tarihi
gözetmek
Harcamaları
sınıflandırmak
66
Ödeme Modelleri
İlk Ödeme (Pre-financing)
• Hibe Sözleşmesi yürürlüğe girdikten 30 gün içinde
koordinatörün hesabına gönderiliyor.
• Standart bir miktarı yok fakat ortalama miktar: proje
bütçesi / raporlama dönemi+1
Örn.: 1.000.000 €’luk 36 aylık proje (2 raporlama dönemi) =
1.000.000 €/ 3 = 333.334 €
• Proje bütçesinin %5’i ilk ödeme miktarından kesilerek
Garanti Fonuna aktarılır.
Örn.: 1.000.000 x %5 = 50.000 € 333.334-50.000=283.334 €
• Koordinatörün ödemeyi nasıl dağıtacağı, hangi
dönemlerde ödeyeceği konsorsiyum anlaşmasında
belirlenebilir.
Ara Ödemeler ve Son Ödeme
• Proje bütçesinin %90’ı limiti var son ödemeye kadar.
• Raporlama dönemlerinde raporlanan ve EC tarafından
kabul edilen miktarda gönderilir.
Örnek:
Proje bütçesi : 1.000.000 € ( 3 rapor dönemi)
İlk ödeme : 200.000 € (250.000 € - 50.000 €)
İlk raporda talep edilen ve gönderilen : 500.000 €
İkinci raporda talep edilen ve onaylanan : 300.000 €
Gönderilen = 200.000 €
Son raporda talep edilen ve onaylanan : 200.000 €
Gönderilen = 100.000 €
Proje Yürütmede Öneriler
• Horizon 2020 Model Grant Agreement’ı (MGA) okumak/anlamak,
• İdari yönetim yapısını Komisyon’un belirlediği kurallara göre
yürütmek için doğru bir şekilde organize etmek,
• Projedeki harcamaların, harcamayı gerçekleştirmeden ve beyan
etmeden önce geçerliliğini kontrol etmek
DoW, MGA ve
koordinatör
• Kayıtların doğru bir şekilde tutulması ve kayda geçirilmesi
Sorular ?
► Üniversitenizdeki proje ofisiyle irtibat kurun!
► TÜBİTAK UKO’yla irtibat kurun!
► Koordinatörle irtibat kurun!
70
71
Ahu PERŞEMBE
Horizon 2020 Yasal ve Finansal Konular
Ulusal İrtibat Noktası
[email protected]
[email protected]