Çıkar Çelişkisi Analizi Talimatı

Çıkar Çelişkisi Analizi Talimatı
Doküman No
TL.01
Revizyon No
00
Yürürlük Tarihi
24.11.2014
Sayfa No
1/7
Yayın, Değişiklik Ve Dağıtım Sayfası
Değişen Sayfa
–
Tarih
24/11/2014
Değişiklik
Yeni yayın
Revizyon No
00
Dağıtım Listesi (Baskı)
Kalite Yönetim Temsilcisi (Orijinal Baskı)
Belgelendirme Müdürü
Sınav Yöneticisi
Sınav Gözetmenleri
Komite Üyeleri
Finans Sorumlusu
Hazırlayan
Adı-Soyadı
Gökhan Demirbaş
Onaylayan
İmza
Adı-Soyadı
Cihat Bakırcı
İmza
Çıkar Çelişkisi Analizi Talimatı
1.
Doküman No
TL.01
Revizyon No
00
Yürürlük Tarihi
24.11.2014
Sayfa No
2/7
Kapsam
Bakırcı Otomotivin yönetimi dâhilindeki tüm faaliyetleri kapsar.
2.
Sorumlular
2.1 Belgelendirme Müdürü
2.2 Kalite Yönetim Temsilcisi
2.3 Sınav Yöneticisi
2.4 Sekreter
3.
Uygulama
Bakırcı Otomotivin sunmakta olduğu hizmetlerden biri veya birkaçı kapsamında, belgelendirme
talebinde bulunan kuruluşların veya kişilerin başvurusunun alınması esnasında Bakırcı Otomotiv
tarafından çıkar çatışmasına neden olabilecek durumlar analiz edilir ve böyle bir durum söz
konusu olduğunda talep geri çevrilir.
Program komitesi ve Tarafsızlık komitesi toplantılarında bu talimat gözden geçirilir ve olası çıkar
çatışmaları ile bu zamana kadar olmuş olanlar karşılaştırılır. Talimatta öngörülen hallerin oluşup
oluşmadığı kontrol edilir, komite üyelerinin de kendi görüşleri değerlendirilir ve bu bilgiler
çerçevesinde talimatta yeni revizyon yapılabilir. Talimatın yeni revizyonu Kalite Yönetim
Temsilcisi kanalıyla Belgelendirme Müdürü’ne onaylatılır.
Olası çıkar çatışmaları şunlardır:
Olası Çıkar Çatışması
Bakırcı Otomotiv Ortaklar
Kurulu Üyeleri ile bu
üyelerin sahibi veya ortak
oldukları firmalarda
çalışanlara ya da ortak
olan kişilere belge
verilmesi,
Bakırcı Otomotiv Ortaklar
Kurulu üyeleri ve diğer
Bakırcı Otomotiv
çalışanlarının başka bir
personel belgelendirme
kuruluşun da tam zamanlı
çalışması,
Tedbir
Bakırcı Otomotiv Ortaklar Kurulu
Üyeleri ile bu üyelerin sahibi veya
ortak oldukları firmalarda
çalışanlara ya da ortak olan
kişilere belge verilebilir.
Ancak Bakırcı Otomotiv
Belgelendirme Prosedürleri
gereğince, tarafsızlık, şeffaflık,
bağımsızlık, gizlilik ve eşit
muamele ilkeleri gözetilir.
Bakırcı Otomotiv Ortaklar Kurulu
üyeleri ve diğer Bakırcı Otomotiv
çalışanlarının başka bir personel
belgelendirme kuruluşun da tam
zamanlı çalışamaz. Bakırcı
Otomotiv Personeli tam zamanlı
personel sözleşmesi ile başka bir
kurumda tam zamanlı görev
alamayacağını beyan etmiş olur.
Yaptırım
Söz konusu ilkelerin ihlali ile
belge verilmesi durumunda;
belge derhal iptal edilir,
aday durumdan haberdar
edilir sözleşmeye göre iptal
sürecinin gereği yapılır.
Bakırcı Otomotivin tam
zamanlı personellerinden
her hangi birisinin, Bakırcı
Otomotivin haberi olmaksızın
başka bir personel
belgelendirme kuruluşunda
tam zamanlı görev aldığı
tespit edilirse sözleşmesi fesih
edilir.
Çıkar Çelişkisi Analizi Talimatı
Doküman No
TL.01
Revizyon No
00
Yürürlük Tarihi
24.11.2014
Sayfa No
3/7
Bakırcı Otomotiv kısmî
süreli personelinin başka
bir personel belgelendirme
kuruluşunda da çalışması,
Kısmî süreli personel
sözleşmesindeki kurallara uyduğu
müddetçe başka bir
belgelendirme kuruluşunda da
görev alabilir. Bakırcı Otomotive
aldığı görevleri yazılı bir biçimde
bildirmek zorundadır. Bu
işlemlerden Belgelendirme
Müdürü sorumludur.
Bakırcı Otomotiv haricinde
başka bir belgelendirme
kuruluşunda yarı zamanlı
faaliyet gösterdiğini tespit
edilirse, bildirimde bulunması
konusunda uyarı yapılır.
Uyarıya rağmen bildirimde
bulunmayan personelin
derhal işine son verilir.
Bakırcı Otomotiv
personelinin Bakırcı
Otomotiv Belgelendirme
faaliyetleri kapsamında
dışarıda eğitim sunması
veya sağlaması,
Bakırcı Otomotiv personeli bağlı
olduğu birimden izin almak
kaydıyla eğitimler verebilir. Bakırcı
Otomotivden daha önce izin
almamış ise hangi kuruluş adına
hangi tarihte eğitim verdiğinin
bilgisi yazılı olarak istenir.
Katılımcıdan başvuru formunda
Bakırcı Otomotivin belgelendirme
programları konusunda eğitim
alıp almadığı bilgisi istenir. Eğitim
almış ise eğitimi aldığı kuruluş ve
eğitimci isimleri istenerek gireceği
sınavın, Sınav Gözetmeni isimleri
Sekreter ya da Kalite Yönetim
Temsilcisi tarafından karşılaştırılır.
Olası bir çıkar çelişkisi durumunda
Sınav gözetmeni değiştirilir veya
aday başka bir sınav programına
dâhil edilir.
Bakırcı Otomotiv personeli
başka bir kurumda verdiği
eğitimler için kuruluşun adını
ve eğitim tarihini Bakırcı
Otomotive bildirmek
zorundadır. Bakırcı Otomotiv
personeli en az 2 yıl
öncesinde eğitim verdiği
adayın sınavına sınav
gözetmeni olarak katılabilir.
Ancak 2 yıllık süre
tamamlanmadan eğitim
verdiği kişinin sınavına, sınav
gözetmeni olarak katılmış ve
aday belgelendirilmiş ise
adaya hiçbir maliyet
yansıtmaksızın başka bir
sınav gözetmeni ile sınavı
tekrarlanır.
Bakırcı Otomotiv
personelinin adaya eğitim
veya sınav sırasında ya da
sonrasında belgelendirme
taahhüdünde bulunması,
Hiçbir Bakırcı Otomotiv personeli
adaylara belgelendirme
taahhüdü veremezler. Bu çıkar
çelişkisini önlemek amacıyla
Bakırcı Otomotiv personeli,
Personel Sözleşmesi(FR.01) ve
Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02)
imzalayarak taahhüt etmiş olur.
Bu konuda çıkar çelişkisi
tespit edilirse ilgili personel
uyarılır ve sözleşme
hükümleri hatırlatılır. Personel
ısrarla bu tavrını sürdürürse
sözleşmesi iptal edilir.
Çıkar Çelişkisi Analizi Talimatı
Bakırcı Otomotiv
personelinin, akraba veya
yakınlarının eğitimine,
sınavına veya
değerlendirmesine
katılması,
Bakırcı Otomotiv kısmî
süreli personelinin diğer
çalıştığı firmadaki
çalışanların belgelendirme
için başvurması,
Bakırcı Otomotiv
personelinin haberdar
olduğu, kendilerini veya
Bakırcı Otomotivi çıkar
çatışmasına sokacak
durumdan Bakırcı
Otomotiv üst yönetimini
haberdar etmemesi,
Doküman No
TL.01
Revizyon No
00
Yürürlük Tarihi
24.11.2014
Sayfa No
4/7
Bakırcı Otomotiv personeli,
akraba veya yakınlarının
belgelendirme faaliyetleri ile ilişkin
eğitimlere katılabilir ancak
sınavlara katılamaz. Sınavı
yapacak olan kişiye sınavdan
önce aday listesi verilir, liste
gözden geçirilir ve personelin
akraba veya yakınları bu listede
bulunursa bunu Bakırcı Otomotive
bildirmekle sorumludur.
Bakırcı Otomotiv kısmî süreli
personelinin diğer çalıştığı
firmadaki çalışanların
belgelendirme için başvurması
durumunda, ilgili personel bu
kişinin eğitimine katılabilir fakat
sınavla ilgili hiçbir göreve
atanmaz. Buna yönelik olarak
Bakırcı Otomotiv personeline
Personel Sözleşmesi(FR.01) ve
Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02)
imzalatılarak garanti altına alınır.
Sınavı yapacak olan kişiye
sınavdan önce aday listesi verilir,
liste gözden geçirilir. Personelin
diğer çalıştığı firmadan bir veya
daha fazla kişi bu listede
bulunursa ilgili personel bunu
Bakırcı Otomotive bildirmek
zorundadır.
Buna yönelik olarak Bakırcı
Otomotiv personeline Personel
Sözleşmesi(FR.01) ve Gizlilik
Taahhüt Sözleşmesi(FR.02)
imzalatılarak garanti altına alınır.
Akraba veya yakınlarının
olduğunu bildiği halde bunu
Bakırcı Otomotivden
gizleyerek görevi kabul ettiği
tespit edilen personel
uyarılır. Adayın sınavı iptal
edilir ve başka bir sınava
alınır. Tekrar sınava alınacak
adayın belgelendirme
maliyetleri çıkar çelişkisine
konu olan personele
yansıtılır.
Bakırcı Otomotivden
gizleyerek olası çıkar
çelişkisine konu olan görevi
kabul ettiği tespit edilen
personel uyarılır. Bu
durumda aday başka bir
sınava davet edilir.
Oluşacak maliyetler ilgili
personele yansıtılır.
Alınan tedbire rağmen
böyle bir durum
gerçekleşirse ilgili personel
öncelikle uyarılır, konunun
mahiyeti araştırılır ve
tarafsızlığın kasten tehlikeye
atıldığı tespit edilirse
sözleşme feshedilir.
Çıkar Çelişkisi Analizi Talimatı
Doküman No
TL.01
Revizyon No
00
Yürürlük Tarihi
24.11.2014
Sayfa No
5/7
Böyle bir durum ile
karşılaşıldığında ilgili personel
Bakırcı Otomotivi mutlaka
bilgilendirmelidir. Bu durumla ilgili
bildirimini Şikâyet ve İtiraz
Prosedürü(PR.04) uyarınca Öneri,
Şikâyet ve İtiraz Formunu(FR.34)
kullanarak Kalite Yönetim
Temsilcisine iletmelidir.
Kalite Yönetim Temsilcisine
gelen bildirimler
doğrultusunda aday sınav
programından çıkartılır.
Durum adayın
belgelendirmesinden sonra
tespit edilirse kişinin belgesi
iptal edilir ve kamuya
duyurulur.
Bakırcı Otomotivde çalışan
tam zamanlı personelin,
eğitime ve sınava
katılması,
Bakırcı Otomotivde çalışan tam
zamanlı personel belgelendirme
faaliyetleriyle ilgili eğitime
katılabilir ancak sınava katılamaz.
Buna yönelik olarak Bakırcı
Otomotiv çalışanlarına Personel
Sözleşmesi(FR.01) ve Gizlilik
Taahhüt Sözleşmesi(FR.02)
imzalatılarak garanti altına alınır.
Bu durum oluşmuş ise ilgili
adayların sınavları ve
belgeleri iptal edilir.
Sınırlayıcı şart (Bir birliğe
veya gruba üye olmamak
gibi) nedeniyle adayların
başvurularının
engellenmesi,
Sınava girmek isteyen adaya
hiçbir sınırlayıcı şart (Bir birliğe
veya gruba üye olmamak gibi)
getirilemez bu nedenle adayların
başvuruları engellenemez. Bu
durum Gizlilik Taahhüt
Sözleşmesi(FR.02)ile garanti altına
alınmıştır. Aday bu durumla ilgili
bildirimini Şikâyet ve İtiraz
Prosedürü(PR.04) uyarınca Öneri,
Şikayet ve İtiraz Formunu(FR.34)
kullanarak Kalite Yönetim
Temsilcisine iletilmelidir.
Bu durumda başvuru
sahibinin başvurusu kabul
edilir. Başvuruyu kabul
etmeyen ilgili personelle ilgili
Şikâyet ve İtiraz
Prosedürü(PR.04) gereğince
işlem yapılır.
Bu hususun kesin olarak belirtildiği
Belgelendirme Prosesleri, Sınav
Yöneticisi Görev Talimatı
Belgelendirme Müdürüne iletilir.
Bu durum tespit edildiği
takdirde, Belgelendirme
Müdürü görevden alınır. Bu
şekilde belgelendirilmiş olan
kişi ya da kişilerin sınavı iptal
edilir ve yeniden sınava
davet edilir.
Personel, Sınav
gözetmenleri ve Sınav
Yöneticisinin aday
tarafından belge verilmesi
konusunda tehdit edilmesi,
Bakırcı Otomotiv Sınav
Yöneticisinin, sınavda
yeterli puan alamayan
aday için
belgelendirilmemesi
yönünde karar verdiği bir
kişi için, Bakırcı Otomotiv
Belgelendirme Müdürü,
belgelendirmeye onay
vermesi,
Çıkar Çelişkisi Analizi Talimatı
Doküman No
TL.01
Revizyon No
00
Yürürlük Tarihi
24.11.2014
Sayfa No
6/7
Bakırcı Otomotiv
komitelerinde görev alan
personel, kendi
firmalarında ya da ortak
olduğu diğer firmalarda,
çalışanlarla ilgili komite
toplantılarına katılması,
Bakırcı Otomotiv komitelerinde
görev alan personel kendi
firmalarında ya da ortak olduğu
diğer firmalarda, çalışanlarla ilgili
komite toplantılarına katılmaz. Bu
durum Personel Sözleşmesi(FR.01)
ve Gizlilik Taahhüt
Sözleşmesi(FR.02)imzalatılarak
garanti altına alınır.
O kişi ile ilgili alınan karar için
komite yeniden toplanır ve
o üye toplantıda yer almaz.
Bakırcı Otomotiv
komitelerinde görev alan
tüm personelin başka bir
personel belgelendirme
kuruluşunda tam zamanlı
görev alması,
Bakırcı Otomotiv komite üyelerine
Personel Sözleşmesi(FR.01) ve
Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi(FR.02)
imzalatılır.
Belirlenen koşullar yerine
getirilmediği takdirde komite
üyeliğinden düşürülür.
Bakırcı Otomotiv tam
zamanlı çalışan Sınav
Gözetmenlerinin ve Sınav
Yöneticisinin başka bir
personel belgelendirme
kuruluşunda tam zamanlı
çalışması,
Sınav gözetmenleri ve Sınav
Yöneticisine Personel
Sözleşmesi(FR.01) ve Gizlilik
Taahhüt Sözleşmesi(FR.02)
imzalatılır.
Sözleşme koşulları yerine
getirilmezse sözleşme iptal
edilir.
Bakırcı Otomotivin kendi
veya sözleşmeli dış Sınav
gözetmenlerinin ve Sınav
Yöneticisinin Bakırcı
Otomotivde eriştikleri
bilgileri amaç dışında
kullanmaları,
Sınav gözetmenleri ve Sınav
Yöneticisine Personel
Sözleşmesi(FR.01) ve Gizlilik
Taahhüt Sözleşmesi(FR.02)
imzalatılır.
Sözleşme koşulları yerine
getirilmezse sözleşme iptal
edilir.
Bakırcı Otomotivin
belgelendirme sürecini
etkileyen personeli veya
komitelerinin tarafsızlığını
tehlikeye atacak mali
baskılar olması,
Bakırcı Otomotiv üst yönetimi bu
baskıları geçersiz kılmak için tüm
personele Personel
Sözleşmesi(FR.01) ve Gizlilik
Taahhüt Sözleşmesi(FR.02)
imzalatır.
Sözleşme kurallarına
uymayan personelin ilişiği
kesilir.
Bakırcı Otomotivin
belgelendirme
faaliyetlerinden
kaynaklanan
yükümlülüklerine karşılık
düzenlemeler olmaması,
Bakırcı Otomotiv faaliyetlerinden
kaynaklanan risklerine yönelik
Mesleki sorumluluk sigortası
yaptırır. Mesleki sorumluluk
sigortasının yenilenme tarihi Kalite
Yönetim Temsilcisi tarafından
takip edilir.
Süresi dolan mesleki
sorumluluk sigortası yenilenir.
Çıkar Çelişkisi Analizi Talimatı
Doküman No
TL.01
Revizyon No
00
Yürürlük Tarihi
24.11.2014
Sayfa No
7/7
Bakırcı Otomotiv
tarafsızlığının mali baskılar
sebebiyle tehlikeye
girmesi,
Bakırcı Otomotiv yıllık kesinleşen
bilançosu mali müşavire hazırlatır,
gelir kaynaklarını ve finansmanını
değerlendirir.
Gerekli görüldüğü durumlarda
ortaklardan hisseleri oranında
gerekli olan kaynağı
sağlayacaklarına yönelik Bakırcı
Otomotiv karar alır.
Ortakların imzaladığı karar
defterindeki karara göre
ortaklardan mali baskıları
ortadan kaldıracak miktar
talep edilir. Bu miktarı mali
müşavir tespit eder. Mali
baskının ortadan kalkması
durumunda ortaklardan
alınan miktar kendilerine
iade edilir.
Bakırcı Otomotiv
personelinin kendisi ya da
kurum adına
belgelendirme yaptığı
kişiden komisyon alması,
Belgelendirilen kişiden sınav ve
belge ücreti dışında herhangi bir
ücret talep edilemez. Buna
yönelik Bakırcı Otomotiv kamuya
açık olarak beyan ettiği Sınav
Ücretleri Formu(FR.18)’nda
belirtmiştir.
Komisyon aldığı tespit edilen
personelin kendisiyle yapılan
sözleşmesi fesih edilir.
Belgelendirilmiş adayların
belgesi iptal edilerek web
sayfasında kamuya
duyurulur.
4.
İlgili Dokümanlar

PR.03 - Belgelendirme Prosedürü

PR.04 - Şikâyet ve İtiraz Prosedürü

FR.01- Personel Sözleşmesi

FR.02 - Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi

FR.18 - Sınav Ücretleri Formu

FR.34 - Öneri, Şikâyet ve İtiraz Formu