Sivil Toplum Kuruluşları Hizmet Yeterlilik Belgelendirme

Transkript

TITLE:
DOC: R.5000
STAREGISTER International Inc. (PANNCI),
SİVİL TOPLUM KURULUŞLARI (STK) YETERLİLİK REGULASYONU
ISSUE: 2
PREPARED BY: Quality Manager (QM)
DATE: 20.12.2015
APPROVED BY: C.E.O.
R.5000
SİVİL TOPLUM KURULUŞLARI (STK)
YETERLİLİK REGULASYONU
20.12.2015
1 / 14
Bu Regulasyonun tüm hakları STAREGISTER_INT_Inc aittir.
REV.DATE:
07.03.2016
TITLE:
DOC: R.5000
ISSUE: 2
DATE: 20.12.2015
REV.DATE:
07.03.2016
APPROVED BY: C.E.O.
İçindekiler Tablosu
1.GİRİŞ..........................................................................................................................................2
1.1.GENEL. .....................................................................................................................................2
1.2.SİVİL TOPLUM KURULUŞU. ........................................................................................................2
1.3.DENETİM VE SERTİFİKASYON. ....................................................................................................2
1.4.ÜCRETLENDİRME. .....................................................................................................................5
1.5.DİĞER ŞARTLAR ........................................................................................................................5
2.TANIMLAR TARİFLER....................................................................................................................5
3.KAPSAM .....................................................................................................................................7
4.ORGANİZASYON .........................................................................................................................8
4.1.GENEL. .....................................................................................................................................8
4.2.SİVİL TOPLUM KURULUŞUNUN POLİTİKA VE ETİK DEĞERLERİ.......................................................8
4.3. HEDEFLER STRATEJİK PLAN VE ORGANİZASYONUN GELİŞİMİ. .....................................................8
5.PROJE VE PROGRAM DÖNGÜSÜ ..................................................................................................9
5.1.PROJENİN ÇERÇEVESİNİN TANIMLANMASI . ...............................................................................9
5.1.MANTIKSAL ÇERÇEVE AŞAMALARI . ...........................................................................................9
5.1.PROJENİN FİNANSMANI . ..........................................................................................................9
6.DÖKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİ .......................................................................................................9
6.1.OLUŞTURMA VE GÜNCELLEME . ...............................................................................................9
6.2.DÖKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİNİN KONTROLÜ . .......................................................................... 10
6.1.İLETİŞİM................................................................................................................................. 10
7.RİSK YÖNETİMİ .......................................................................................................................... 10
8.FİNANSAL YÖNETİM .................................................................................................................. 10
8.1.GENEL.................................................................................................................................... 10
8.2.FİNANSAL YÖNETİM SÜRECİ ................................................................................................... 10
9.DEĞERLENDİRME ..................................................................................................................... 10
9.1.GENEL.................................................................................................................................... 11
9.2.İÇ TETKİK................................................................................................................................ 11
9.3.YÖNETİM GÖZDEN GEÇİRME ................................................................................................... 12
9.4.UYGUNSUZLUK VE DÜZELTİCİ FAALİYET ................................................................................... 13
DEĞİŞİKLİKLER.............................................................................................................................. 14
2 / 14
TITLE:
DOC: R.5000
ISSUE: 2
DATE: 20.12.2015
REV.DATE:
07.03.2016
APPROVED BY: C.E.O.
1. GİRİŞ
1.1. GENEL
STAREGISTER International Inc, Türk Kızılayı Genel Müdürlüğü koordinasyonunda, Türkiye’de insani
yardım faaliyeti yürüten Sivil Toplum Kuruluşları’nın; kapasite gelişimine yön vermek ve faaliyetlerini
profesyonel, şeffaf, sürdürülebilir ve hesap verebilir şekilde yürütmelerini sağlamak üzere bu rehber
dokümanı (regülasyon) yayınlanmıştır. Regülasyon, aynı zamanda Türkiye’de faaliyet gösteren yerli
ve yabancı menşeli Sivil Toplum Kuruluşları’nın STAREGISTER International Inc. tarafından
denetlenmesi ve hizmet kapasitesi yeterliliğinin belgelendirilmesi için gerekli olan kriterleri de açıklar.
Bu dokumanın telif hakkı STAREGISTER International Inc’e ait olup izinsiz olarak kısmen ya da
tamamen kopyalanması yasaktır.
1.2. Sivil toplum kuruluşu, faaliyetlerinde sürdürülebilirliğin sağlamak, yerli ve yabancı sivil toplum
kuruluşları ile ortak projelerde paydaş alabilmek için kapasite gelişimini hedeflemeli, bu gelişimi
destekleyecek ve hedefler ile yönetimi sağlayacak bir anlayışla ISO 9001 standardına veya eşdeğeri
bir standarda uygun yönetim modelini oluşturmalı, uygulamalı ve sürekli iyileştirmeyi sağlayacak
tedbirleri almalıdır.
1.3. DENETİM VE SERTİFİKASYON ,
1.3.1.
BAŞVURU
Sivil Toplum Kuruluşları, R.5000 STAREGISTER Sivil Toplum kuruluşları Yeterlilik Belgesi ‘ne
www.staregister.org adresinde bulunan veya [email protected] e-mail adresinden talep ederek
F1102 Başvuru Formu ile belgelendirme başvurusunda bulunabilirler. Başvuru Formunun
STAREGISTER tarafından değerlendirilmesi sonucunda, STAREGISTER, Sivil Toplum Kuruluşu
yetkilisine e-mail veya faks ile F1101 Sözleşme Formunu gönderir.
Başvuru ve sözleşme sürecinde, STK aşağıda belirtilen dökümanları STAREGISTER’a iletir:





F1102 Başvuru formu
F1101 Sözleşme
STK Tüzük
STK El kitabı
Yetkilileri gösteren imza sirküleri
Dökümanların incelenmesi ve onaylanması sonucunda STAREGISTER, denetim hizmeti verir.
1.3.2.
DENETİM
R.5000 Sivil Toplum Kuruluşları Yeterlilik Belgesi denetimleri, ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi ve bu
regülasyonda belirtilen ek gerekliklere göre yapılmaktadır. Bu denetimlerde, Sivil Toplum
Kuruluşunun hiçbir finansal verisi, denetim konusu ve kapsamında değildir.
STAREGISTER, Sivil Toplum Kuruluşunun Finansal veri ve kayıtlarının
verilerin doğruluğundan sorumluluk kabul etmez.
3 / 14
incelemesini yapmaz ve bu
TITLE:
DOC: R.5000
DATE: 20.12.2015
ISSUE: 2
REV.DATE:
07.03.2016
APPROVED BY: C.E.O.
Denetimler, STAREGISTER’ın atadığı, bu regülasyon gerekleri hakkında eğitim almış deneyimli
denetçileri tarafından yapılmaktadır.
Denetim Süreleri ,üye sayısı, çalışan sayısı ve şube sayısı dikkate alınarak ,IAF MD 5:2015 dökümanına
göre hesaplanır.
1.3.3.
BELGELENDİRME
STAREGISTER ,R. 5000 SİVİL TOPLUM KURULUŞLARI YETERLİLİK belgelendirme süreci TABLO 1 de
tanımlanmıştır:
BAŞVURU
DÖKÜMANLARI
DENETİM
PLANLAMA
DENETİM
TÜRÜ
• GÖZETİM
1. AŞAMA DENETİM
BULGULARIN
DOĞRULANMASI
2. AŞAMA DENETİM
BULGULARIN
DOĞRULANMASI
BELGELENDİRME
KARARI
4 / 14
TITLE:
DOC: R.5000
ISSUE: 2
DATE: 20.12.2015
REV.DATE:
07.03.2016
APPROVED BY: C.E.O.
R.5000 Sivil Toplum Kuruluşları Yeterlilik Belgesi, belgelendirme periyodu üç (3) yıldır. Birinci yıl; 1. Ve
2. Aşamadan oluşan belgelendirme denetimi yapılır. Birinci Aşama Denetim, bu regülasyona ilişkin
gereklilikleri sağlayan dökümanların incelenmesidir.(Bu aşama ofis ortamında gerçekleştirilebilir).
İkinci Aşama Denetim, (varsa birinci aşamada ortaya uygunsuzlukların kapatılmasından sonra )
aradaki süre 1 haftadan kısa , 45 günden uzun olmamak kaydıyla, dökümanların ve uygulamaların
denetiminden oluşur. İkinci ve üçüncü yıllarda sadece 2. Aşamadan oluşan belgelendirme denetimleri
yapılır. 3 yıldan oluşan belgelendirme periyodunun sonunda tekrar 1. ve 2. Aşamadan oluşan yeniden
belgelendirme denetimleri yapılır.
Denetimler sonucu belgelendirme kuruluşu belgenin verilmesi kararını onaylıyor ise Sivil Toplum
kuruluşu, bu regülasyona konu olan yeterlilik sertifikasını almaya hak kazanır.
1.4. ÜCRETLENDİRME
Bu regülasyona göre denetim ve belgelendirme talebinde bulunan Sivil Toplum Kuruluşlarına,
Başvuru Formunda dolduracakları bilgilere göre STAREGISTER Türkiye ofisinden belgelendirme fiyatı
sunulacaktır. Belgelendirme fiyatı, STK’nın üye sayısı, çalışan sayısı ve hizmet verilen ofis adedine göre
değişir. Fiyat teklifine yol ve konaklama ücretleri dâhil değildir.
1.5. DİĞER ŞARTLAR
Logo kullanımı, Şikâyet yönetimi, yasal ve diğer şartlar hakkındaki hükümler, R1000 STAREGISTER
YÖNETİM SİSTEMLERİ BELGELENDİRME YÖNETMELİĞİ’nde, Logo-marka politikası ve İtiraz ve Şikâyet
Prosedüründe bulunmaktadır. R1000 STAREGISTER YÖNETİM SİSTEMLERİ BELGELENDİRME
YÖNETMELİĞİ’ni, Şikâyet Prosedürünü ve Logo kullanım prosedürünü www.staregister.org websitesinden veya [email protected] e-mail adresine mail göndererek edinilebilir.
Belgelendirilmiş STK bu yönetmeliğe uymadığında; STAREGISTER R1000 STAREGISTER YÖNETİM
SİSTEMLERİ BELGELENDİRME YÖNETMELİĞİ 11. Maddesindeki hükümlere uygun olarak belgeyi askıya
alabilir, iptal edebilir, yenilemeyebilir, kapsamını daraltabilir ya da kapsamını genişletmeyi
reddedebilir. Bu kararlar ve gerekçeleri STAREGISTER tarafından STK’ya yazılı olarak bildirilecektir.
Kararın STK’ya yazılı bildirilmesinden sonra 3. Taraflara www.staregister.org sitesinden duyurulur.
Belgelendirilmiş STK, bu yönetmeliğin gerekliliklerini geçici olarak uygulayamıyorsa Belgelendirme
Komitesi gerekliliklerin sağlandığına tatmin olana kadar ya da 11. Madde deki şikâyet unsurları kabul
olana kadar; STAREGISTER Logo’sunun kullanılmamasını isteyebilir.
STAREGISTER'a bu regülasyona ve R1000 STAREGISTER YÖNETİM SİSTEMLERİ BELGELENDİRME
YÖNETMELİĞİ uygun kapasitede olduğunu ispatlayan ve bu taahhüttü veren bir başvuru sahibi,R1000
ve R5000 yönetmeliğine tabi olur ve mülkiyeti STAREGISTER'a ait olmak koşuluyla bir belgeye hak
kazanır. Belgeler, belgenin düzenlenme tarihinden itibaren bir yıldan üç yıla kadar bir süre için geçerli
olur. Süre sonunda bu yönetmelik şartlarına göre gözetim denetimi veya yeniden belgelendirme
denetimi sonucu şartları sağlamak koşulu ile yenilenir. Bir kuruluş be60ülgesini yenilemek istemezse
bu talebini belgesinin bitiş tarihinden ya da planlanmış takip tetkikinin tarihinden en az 20 gün önce
STAREGISTER'a bildirmelidir. Bir kez belge iptal edildiğinde onaylı belge STAREGISTER'a iade
edilmelidir. STAREGISTER'ın ön izni olmadan belgenin kullanım hakkının transfer edilmesi mümkün
değildir.
5 / 14
TITLE:
DOC: R.5000
ISSUE: 2
DATE: 20.12.2015
REV.DATE:
07.03.2016
APPROVED BY: C.E.O.
2. TANIMLAR TARİFLER
2.1. SİVİL TOPLUM KURULUŞU (STK),
Sivil toplum kuruluşları ya da sivil toplum örgütleri, resmî kurumların dışında kalan ve bunlardan
bağımsız olarak çalışan, politik, sosyal, kültürel, hukukî ve çevresel amaçları doğrultusunda lobi
çalışmaları, ikna ve eylemlerle çalışan, üyelerini ve çalışanlarını gönüllülük usulüyle alan, kâr amacı
gütmeyen ve gelirlerini bağışlar veya üyelik ödemeleri ile sağlayan kuruluşlardır. Sivil toplum örgütleri
oda sendika, vakıf ve dernek adı altında faaliyet gösterir.
2.2. PROJE,
Bir probleme çözüm bulma ya da beliren bir fırsatı değerlendirmeye yönelik, bir ekibin, başlangıcı ve
bitişi belirli bir süre ve sınırlı bir finansman dahilinde, birtakım kaynaklar kullanarak, müşteri
memnuniyetini ve kaliteyi göz önünde bulundururken olası riskleri yönetmek şartıyla, tanımlanmış bir
kapsama uygun amaç ve hedefler doğrultusunda özgün bir planı başlatma, yürütme, kontrol etme ve
sonuca bağlama sürecidir.
2.3. PROJE DÖNGÜSÜ,
Mantıksal çerçeve yaklaşımı ile bütünsel yaklaşım (integrated approach) temeline dayanan, proje ve
programların hazırlanması, uygulanması ve değerlendirilmesinde kullanılan bir yöntem ve sistematik
bütünüdür.
2.4. POLİTİKA,
Bir kuruluşun niyeti ve yönünün üst yönetim tarafından resmen ifadesidir.
2.5. HEDEF,
Ulaşılmak istenen sonuç
2.6. MANTIKSAL ÇERÇEVE,
Proje planlayıcıları için, bir proje planlama ve uygulama aracıdır.
2.7. SÜREÇ,
İstenen bir sonuca ulaşmak için belirlenmiş ve birbiriyle etkileşimli faaliyetlerin kullanımıdır.
2.8. RİSK,
Belirsizliğin etkisidir.
2.9. RİSK YÖNETİMİ,
Belirsizliğin etkisinin yönetilmesinin koordine faaliyetleri.
2.10.
DÖKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİ,
Kuruluş tarafından kontrol ve muhafaza edilmesi gerekli olan ve herhangi bir ortamda barındırılan
bilgidir.
6 / 14
TITLE:
DOC: R.5000
ISSUE: 2
2.11.
DATE: 20.12.2015
REV.DATE:
07.03.2016
APPROVED BY: C.E.O.
İLGİLİ TARAF,
Paydaş
2.12.
UYGUNSUZLUK,
Bir şartın yerine getirilmemesi
2.13.
DÜZELTİCİ FAALİYET,
Uygunsuzluğun sebebinin ortadan kaldırılması ve yeniden oluşmasının önlenmesi faaliyeti
3. KAPSAM:
Sivil Toplum kuruluşunun tüzük, yasa, dökümante edilmiş bilgi çerçevesinde faaliyet göstereceği
alanlar belirlenmeli, dökümante edilmeli ve kamuya duyurulmalıdır.
Sivil Toplum kuruluşu amaç ve hedeflerine ulaşmak ve kamu faydası sağlamak için;
o
o
o
o
o
o
Süreçlerini oluşturmalı,
Süreç etkileşimlerini belirlemeli,
Süreç girdi ve çıktılarını ve hedeflerini belirlemeli,
Süreç sorumlularını belirlemeli,
Süreçlerdeki riskleri ve fırsatları ele almalı,
Değişiklik sonuçlarını izlemelidir.
Sivil Toplum kuruluşu paydaş ve ilişkili olduğu ve fayda oluşturacağı ilgili tarafları belirlemelidir. İlgili
taraflar aşağıdaki kişilerden oluşabilir:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
STK nın ve projelerinin etkilemek istediği kişi ve gruplar,
STK ve projelerinden dolaylı olarak olumlu ya da olumsuz etkilenen kişi ve gruplar,
STK ve projelerini finansal olarak destekleyen kişi ve kuruluşlar,
Projeleri planlayan ve yürüten kişi ve kuruluşlar,
Proje paydaşları
Diğer Sivil Toplum Örgütleri,
Yerel / ulusal yöneticiler,
Politikacılar,
Basın, sosyal medya
Uluslararası kuruluşlar
İlgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerinin tespit edilmesi, anlaşılması STK politika, stratejik plan, proje
yönetimi, finansman yönetimi açılarından analiz edilmesi gerekir.
İlgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerini belirlemek için aşağıdaki bilgilerin toplanması gerekir.
o
o
o
o
Uluslararası kuruluşlar,
Ülke, bölge, topluluk hakkında temel bilgiler,
İhtiyaç ve beklentilerin tanım,
İhtiyacın nedenleri,
7 / 14
TITLE:
DOC: R.5000
ISSUE: 2
o
o
o
o
o
DATE: 20.12.2015
REV.DATE:
07.03.2016
APPROVED BY: C.E.O.
Mevcut yerel/yabancı çabalar,
İhtiyaç ve beklentilerle ilgili bilgi ve deneyim,
Projeye ihtiyaçlarının sebepleri,
Önerilen çözüm ve uygunluğu,
Alternatifler
4. ORGANİZASYON
4.1. GENEL:
Her STK’nın ulusal veya uluslararası düzeyde izlenebilir bir yasal kaydı olmalıdır. Sivil toplum
kuruluşunun kendi tüzüğü ve bu regülasyona uygun dökümantasyonu olmalıdır.
STK, organizasyonun yapısını, idari ve gönüllü olarak görev alanların, yetki sorumluluk ve görevlerini
tanımlamalıdır. Üye kayıtları güncel olmalıdır. Eğer STK dışarıdan fonlanan programlar yürütmekte
ise bu programlardaki yetki ve sorumlulukları da ayrıca tanımlamalıdır.
STK’nın paydaşı olan, işbirliği içerisinde olduğu kurum, kişi ve kuruluşların da projedeki görev ve
sorumlulukları tanımlanmalıdır.
4.2. SİVİL TOPLUM KURULUŞUNUN POLİTİKA VE ETİK DEĞERLERİ :
STK aşağıdakileri içeren bir politika oluşturmalı ve sürdürmelidir:
o
o
o
o
o
o
Hedefler, stratejik plan ve proje planları için bir çerçeve oluşturmalıdır,
Açıklık, hesap verebilirlik, etkinlik ve şeffaflık için taahhüt içermelidir,
Çıkar çatışması için bir taahhüt içermelidir,
Etik değerleri için bir taahhüt içermelidir,
Sürekli iyileştirme için bir taahhüt içermelidir,
Beyan edilen politika kuruluşun, bağlamına, amacına, hedeflerine ve stratejik yönüne uygun
olmalıdır.
Politika,
dökümante
edilmiş
ve
kamuoyuna
duyurulmuş
olmalıdır.
4.3. HEDEFLER, STRATEJİK PLAN VE ORGANİZASYONUN GELİŞİMİ :
STK, ulusal ve uluslararası faaliyetlerinin planlaması, uygulanması ve kapasite geliştirmesi için
hedeflerini ve stratejik planını oluşturmalı ve dökümante etmelidir. Hedefleri oluşturabilmek için
geçmiş faaliyetlerin sonuçlarını ve projelerinin performansını izleyebilecek bir altyapıya sahip
olmalıdır.
Kapasite geliştirme faaliyetlerini de içeren Stratejik plan oluşturma aşamaları aşağıda belirtilmiştir:
o
o
o
Durum- mevcut durumun ve oluşum sürecinin değerlendirilmesi,
Hedef, amaç ve hedeflerin tanımlanması,
İzlenecek yol –amaç ve hedeflere ulaşmanın planlanması,
Stratejik plan ve hedefler:
o
STK nın, politikası, etik değerleri ile uyumlu olmalı,
8 / 14
TITLE:
DOC: R.5000
ISSUE: 2
o
o
o
o
DATE: 20.12.2015
REV.DATE:
07.03.2016
APPROVED BY: C.E.O.
Ölçülebilir olmalı,
Uygulanabilir şartları dikkate almalı,
Proje döngüsü ile uyumlu olmalı,
İzlenmeli, İletilmeli, Uygun olduğunda güncellenmelidir.
5. PROJE VE PROGRAM DÖNGÜSÜ:
Sivil Toplum Kuruluşunun her projesi, proje döngüsü içerisinde, tasarım, proje uygulaması, izleme,
karar verme, proje değerlendirmeyi içermelidir.
STK, program ve proje yönetimi ile ilgili süreçlerini planlamalı ve geliştirmelidir. (Süreçler projeden
projeye farklılık gösterebilir. Bu yüzden her proje için ayrı proje tasarımı hazırlanmalıdır.)
Bu süreçler aşağıdakileri kapsamalıdır:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Proje kapsamının belirlenmesi,
Sorunun belirlenmesi ve tanımlanması,
Proje plan ve programının belirlenmesi,
Projenin oluşturması ve geliştirmesi,
Projenin analizi,
Projenin onayı ve finansmanı,
Projenin uygulanması ve izlemesi,
Proje uygulaması sonrası değerlendirme,
Yeni
plan
ve
programın
oluşturulması
5.1. PROJENİN MANTIKSAL ÇERÇEVESİNİN TANIMLANMASI
Projelerin Mantıksal çerçevesi tanımlanmalıdır. Mantıksal çerçeve aşağıdaki unsurları içerir:
o
o
o
o
o
o
o
Projenin neden gerçekleştirildiği (Projenin Kapsamı)
Projenin neyi başarmasının beklendiği (Göstergeler)
Projenin bunu nasıl başaracağı (Faaliyetler ve Araçlar)
Projenin başarısı için hangi dışsal faktörlerin önemli olduğu (Varsayımlar)
Projenin başarısının değerlendirilmesi için gerekli bilginin nereden bulunacağı (Doğrulama Kaynakları)
Projenin maliyetinin ne olacağı (Bütçe)
Projenin başlayabilmesi için hangi unsurların ya da şartların gerçekleştirilmesinin gerektiği (Ön
koşullar)
5.2. MANTIKSAL ÇERÇEVE AŞAMALARI:
a. Projenin özeti tanımlanmalı: Bu özette, yürüten kuruluş, ilgili taraflar, geçmişi, amacı, hedefi, çıktıları,
maliyeti
b. Sorunun Belirlenmesi ve Tanımlanması
c. Önerilen Proje
d. Uygulama Planı
e. Yönetim ve Personel
9 / 14
TITLE:
DOC: R.5000
DATE: 20.12.2015
ISSUE: 2
f.
REV.DATE:
07.03.2016
APPROVED BY: C.E.O.
Bütçe
5.3. PROJENİN FİNANSMANI
Sivil Toplum Kuruluşu, yerel veya uluslararası kaynaklarca fonlanan veya diğer yerli ve yabancı STK’lar
ile kapasite gelişimine yönelik bir program yürütüyorsa bununla ilgili süreçlerini proje bazlı olarak
tanımlamalı ve dokumante etmelidir.
Proje finansmanı ile ilgili fon sağlayıcılara ne kadar sıklıkta ve hangi metotla raporlama yapılacağı
tanımlanmalı ve bu raporlama ilişkin kayıtlar muhafaza edilmelidir.
Proje analizleri dökümante edilmeli, izlenmeli ve hedeflerden sapma tespiti halinde düzeltici önleyici
faaliyetler uygulanmalıdır.
6. DÖKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİ VE İLETİŞİM
6.1. OLUŞTURMA VE GÜNCELLEME
Kuruluş, dokümante edilmiş bilgiyi oluştururken ve güncellerken aşağıdakilerin uygunluğundan emin
olmalıdır:
o
o
o
Tanımlama ve tarif (Örneğin: başlık, tarih, hazırlayan ve referans no)
Format (Örneğin: dil, yazılım uyarlaması, grafikler) ve ortam (Örneğin: kağıt, elektronik)
Uygunluk
ve
yeterlilik
açısından
gözden
geçirme
ve
onaylama.
6.2. DOKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİNİN KONTROLÜ:
Dokümante edilmiş bilginin kontrolü için STK, uygulanabilir olduğunda, aşağıdaki faaliyetleri ele
almalıdır:
o
o
o
o
Dağıtım, erişim, geri kazanım ve kullanım,
Okunabilirliğinin korunması dâhil, depolama ve muhafaza,
Değişikliklerin kontrolü (Örneğin: sürüm),
Elde
tutma
ve
elden
çıkarma.
6.3. İLETİŞİM:
STK, aşağıdakiler dahil, yönetim sistemine, proje döngüsüne, paydaşlara, finansörlere ve kamu oyuna
ilişkin iç ve dış iletişimi belirlemelidir:
o
o
o
o
o
Hangi konularda iletişim kurulacak,
Ne zaman iletişim kurulacak,
Kiminle iletişim kurulacak,
Nasıl iletişim kurulacak,
Kim
iletişim
7. RİSK YÖNETİMİ
10 / 14
kuracak.
TITLE:
DOC: R.5000
ISSUE: 2
DATE: 20.12.2015
REV.DATE:
07.03.2016
APPROVED BY: C.E.O.
Sivil Toplum Kuruluşu, olağan faaliyetleri ve proje yönetim sürecindeki Riskleri ve fırsatları, Risk
analizi vasıtasıyla tanımlanmalıdır. Risk Analizi aşağıdakilerle ilgili dökümante edilmiş bilgiyi
içermelidir:
o
o
o
o
o
o
Risklerin ve fırsatların oluşacağı süreçler,
Bu süreçler deki risk, faaliyetlerin neler olduğu, sorumluları,
Risk seviyelerinin belirlenmesi, hangi seviyede ne faaliyetler yapılacağı,
Artık risklerin tanımlanması, artık risklerle ilgili faaliyetler,
Bu faaliyetlerin etliği Etkinliğin nasıl kontrol edileceği,
Risk analizinin ne zaman, kim tarafından,hangi sıklıkta ve nasıl yapılacağı
Risk analizi her proje döngüsünü de kapsayacak sürede belirlenmiş aralıklarda sürekli olarak gözden
geçirilmeli, yeni risk ve fırsatların oluşması ya da risk /fırsat olma durumunu yitirmesi halinde tekrar
düzenlenmelidir.
Not: Riskleri ele alma süreçleri; riskten kaçınma, bir fırsatı kovalamak üzere riski kabul etme, risk
kaynağını ortadan kaldırma, olasılığını veya sonuçlarını değiştirme, riski paylaşma, bilgiye dayalı karar
ile birlikte riski kabul etmeyi içerebilir.
8. FİNANSAL YÖNETİM
8.1. GENEL
STK’lar finansal sürdürülebilirliklerini, hesap verebilirliği, şeffaflığı, fona erişimde rekabet üstünlüğünü
sağlamak için Finansal Yönetim Sürecini planlamalı, oluşturmalı, sürdürmeli ve sürekli iyileştirmelidir.
8.2. FİNANSAL YÖNETİM SÜRECİ;
o
o
o
o
o
o
o
o
Sivil toplum kuruluşu,
Sivil Toplum Kuruluşunun genel gelir ve giderlerini ortaya koyan bütçeyi
Proje bütçelerini
Finansal tabloları
STK’nın finansal defter ve kayıtlarını,
STK’nın banka kayıtları, ödeme emirleri ve tahsilat makbuzlarını
Paydaşlarla olan finansal ilişkisini
Fon sahibi kuruluşlarla olan finansal ilişkisini,
Üyeleri ile olan finansal ilişkisini
Oluşturmalı, muhafaza etmeli ve Yasal şartların ve proje kapsamında tanımlanmış zorunluluklara göre
kamuya açıklanması zorunlu bilgilerin kamuya açıklanmasını sağlamalıdır.
Sivil Toplum Kuruluşu Finansal Yönetim Sürecinin raporlama, izleme, ölçme, değerlendirme ve hesap
verme metotlarını oluşturmalıdır.
Sivil Toplum Kuruluşu yönetimi yukarıdaki konular ile ilgili edinilmiş tüm verilerin iç denetim ve
bağımsız denetim yolu ile denetlenmesi sağlamalıdır.
11 / 14
TITLE:
DOC: R.5000
ISSUE: 2
DATE: 20.12.2015
REV.DATE:
07.03.2016
APPROVED BY: C.E.O.
NOT: Bu regülasyon kapsamında denetlenen STK nın hiçbir finansal kaydı incelenmemektedir. Bu
madde kapsamında denetlenecek olan, yukarıdaki konuları kapsayan Finansal sürecin
dokümantasyonudur.
9. DEĞERLENDİRME
9.1. GENEL
STK faaliyetlerinin etkinliğini uygunluğunu ve sürekli iyileştirme fırsatlarını değerlendirmeli,
denetlemeli ve denetim sonrası faaliyetlerin takibini ve etkinliğini sağlamalıdır.
STK aşağıdaki konularla ilgili değerlendirmeleri dökümante etmeli ve kayıtları saklamalıdır:
o
o
o
o
o
9.2.
Üye memnuniyeti
Proje yönetimini
Paydaşların ve fon sağlayıcıların değerlendirmeleri
Tüzük ve el kitabında tanımlanmış diğer değerlendirmeleri
Değerlendirmelerin ne sıklıkta ,hangi metotla, kimin tarafından yapılacağı
İÇ DENETİM
STK, İlgili süreçlerin önemi, STK’yı etkileyen değişiklikler ve önceki denetimlerin sonuçlarını da dikkate
alan, denetim sıklığı, yöntemleri, sorumluluklar, planlama şartları ile raporlamayı içeren denetim
programları planlamalı, oluşturmalı, uygulamalı ve sürekliliğini sağlamalıdır.
İç denetimle bu regülasyon hakkında eğitim almış iç denetçiler tarafından gerçekleştirilmelidir. İç
denetçiler kendi sorumlu oldukları prosesi denetleyemezler.
STK;
o
o
o
o
o
Her denetim için denetim kriterleri ile kapsamını tanımlamalıdır,
Denetçileri seçmeli ve denetimleri denetim sürecinin objektifliğini ve tarafsızlığını güvence altına
alacak şekilde yürütmelidir,
Denetim sonuçlarının ilgili yönetime raporlandığından emin olmalıdır,
Uygun düzeltme ve düzeltici faaliyetler yapmalıdır ve etkinliği değerlendirilmelidir,
Denetim programının uygulandığının ve denetim sonuçlarının kanıtı olan dokümante edilmiş bilgiyi
muhafaza
etmelidir.
9.3. YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ
STK yönetimi, faaliyetleri ve projeleri gözden geçirmek ve kararlar almak amacı ile Yönetim gözden
geçirme toplantısı düzenlemelidir.
Yönetim gözden geçirme toplantısı gerçekleştirme sıklığı 12 aydan fazla olmamalıdır.
Yönetim gözden geçirme toplantısının sıklığı, katılımcıları, girdi ve çıktıları ile ilgili bilgiyi dökümante
etmelidir. Yönetim gözden geçirme toplantısı gündemi ve sonucundaki kararlar aşağıdakileri
kapsamalıdır:
o
o
Önceki yönetimin gözden geçirmelerinden devam eden faaliyetlerin durumu,
STK‘yı etkileyecek iç ve dış konulardaki değişiklikler, kamu ve kamuoyu beklentileri ,
12 / 14
TITLE:
DOC: R.5000
ISSUE: 2
o
o
o
o
o
o
DATE: 20.12.2015
REV.DATE:
07.03.2016
APPROVED BY: C.E.O.
Yeni proje fırsatları
İç denetim sonuçları
Finansal denetim sonuçları Kaynakların yeterliliği, projedeki paydaşlarla ve finansörlerle finansal
ilişkiler
Risk ve fırsatları ele almak için yürütülen faaliyetlerin etkinliği
Devam eden projelerin proje döngüsü içerisindeki durumu,
İyileştirmeler
Yönetim
Gözden
geçirme
toplantısı
kayıtları
muhafaza
edilmelidir.
9.4. UYGUNSUZLUK VE DÜZELTİCİ FAALİYETLER :
Sivil toplum kuruluşu proje döngüsü, iç işleyiş ve bu regülasyonun gerekliliklerine dair bir uygunsuzluk
meydana geldiğinde uygunsuzluğu kontrol etmek ve düzeltmek için önlemler almalıdır.
STK ;Uygunsuzluğun tekrar ortaya çıkmaması için uygunsuzluğun neden(ler)ini ortadan kaldırmak
üzere faaliyet ihtiyacını;
o
o
o
o
o
Uygunsuzluğu gözden geçirerek ve analiz ederek, Uygunsuzluğun nedenlerini belirleyerek,
değerlendirmeli,
Gerekli faaliyeti uygulamalı,
Gerçekleştirilen düzeltici faaliyetin etkinliğini gözden geçirmeli,
Gerektiğinde, planlama boyunca belirlenmiş olan risk ve fırsatları güncellemeli,
Gerektiğinde, kalite yönetim sisteminde değişiklikleri yapmalı
Düzeltici faaliyetler, karşılaşılan uygunsuzlukların etkilerine uygun olmalıdır.
STK , aşağıdakilerin kanıtı olan dokümante edilmiş bilgiyi muhafaza etmelidir:
o
o
Uygunsuzlukların yapısı ve alınan müteakip önlemler,
Düzeltici faaliyetlerin sonuçları
13 / 14
TITLE:
DOC: R.5000
ISSUE: 2
DATE: 20.12.2015
REV.DATE:
07.03.2016
APPROVED BY: C.E.O.
DEĞİŞİKLİKLER:
1. 18.02.2016 Tarihindeki akreditasyon denetimi sonucu oluşan bulgulara göre aşağıdaki değişiklikler
07.03.2016 tarihinde yapılmıştır.
i.
İçindekiler Tablosu eklenmiştir.
ii.
1.2. Sivil toplum kuruluşu, faaliyetlerinde sürdürülebilirliğin sağlamak, yerli ve yabancı sivil toplum
kuruluşları ile ortak projelerde paydaş alabilmek için kapasite gelişimini hedeflemeli, bu gelişimi
destekleyecek ve hedefler ile yönetimi sağlayacak bir anlayışla ISO 9001 standardına veya eşdeğeri
bir standarda uygun yönetim modelini oluşturmalı, uygulamalı ve sürekli iyileştirmeyi sağlayacak
tedbirleri almalıdır.
iii.
1.3.3. R.5000 Sivil Toplum Kuruluşları Yeterlilik Belgesi, belgelendirme periyodu üç (3) yıldır. Birinci
yıl; 1. Ve 2. Aşamadan oluşan belgelendirme denetimi yapılır. Birinci Aşama Denetim, bu regülasyona
ilişkin gereklilikleri sağlayan dökümanların incelenmesidir.(Bu aşama ofis ortamında
gerçekleştirilebilir). İkinci Aşama Denetim, (varsa birinci aşamada ortaya uygunsuzlukların
kapatılmasından sonra ) aradaki süre 1 haftadan kısa , 45 günden uzun olmamak kaydıyla,
dökümanların ve uygulamaların denetiminden oluşur. İkinci ve üçüncü yıllarda sadece 2. Aşamadan
oluşan belgelendirme denetimleri yapılır. 3 yıldan oluşan belgelendirme periyodunun sonunda tekrar
1. ve 2. Aşamadan oluşan yeniden belgelendirme denetimleri yapılır.
iv.
1.3.3. Tablo 1 eklenmiştir.
v.
Bu regülasyona göre denetim ve belgelendirme talebinde bulunan Sivil Toplum Kuruluşlarına,
Başvuru Formunda dolduracakları bilgilere göre STAREGISTER Türkiye ofisinden belgelendirme fiyatı
sunulacaktır. Belgelendirme fiyatı, STK’nın üye sayısı, çalışan sayısı ve hizmet verilen ofis adedine göre
değişir. Fiyat teklifine yol ve konaklama ücretleri dâhil değildir.
vi.
8.2. NOT: Bu regülasyon kapsamında denetlenen STK nın hiçbir finansal kaydı incelenmemektedir.
Bu madde kapsamında denetlenecek olan, yukarıdaki konuları kapsayan Finansal sürecin
dokümantasyonudur.
vii.
İç denetimle bu regülasyon hakkında eğitim almış iç denetçiler tarafından gerçekleştirilmelidir. İç
denetçiler kendi sorumlu oldukları prosesi denetleyemezler
__________________________________ BELGE SONU _____________________________________
14 / 14

Sivil Toplum Kuruluşları Hizmet Yeterlilik Belgelendirme

Transkript

Benzer belgeler

Aynaya bakabilmek hesap verebilirliğin bir parçası mıdır? Gün

TÜSEV e-bülten sayı 099, Ocak 2016

TÜSEV e-bülten sayı 037, Ağustos 2010

CİSST Özel İhtiyaç Sahibi Mahpuslar Konferans

AB Ülkelerinden Ortaklar Bulmak için Bazı Referanslar

TACSO Türkiye - Bülten

8. Ulusal Danışma Kurulu (UDK) Toplantısı

RECTR-RECTR-DGumusel-tr

Şeffaf Kurum, Güçlü Toplum