06 | 2013 - Panalpina

Yorumlar

Transkript

06 | 2013 - Panalpina
09 | 2016
09 | 2016
Stefan Karlen’den Mesaj
Panalpina’nın Etik Değerleri
Performans
Bütünlük
Profesyonellik
3
4
Hareket Kuralları’na Giriş
Herkesten Beklenenler
Yöneticilerden Beklenenler
İhlallerin Raporlanması
Misilleme Yasağı ve Gizlilik
5
Pozitif bir Çalışma Ortamını Teşvik Etmek
Çeşitliliğe Değer Verilmesi
Ayrımcılık ve Taciz
Adil İstihdam Uygulamaları
Sağlık ve Emniyet
6
Çıkar Çatışmalarından Kaçınmak
Şirket haricinde çalışma
Aile ve Kişisel İlişkiler
7
Güvenilir şekilde iş yapmak
Yolsuzlukların önlenmesi
Rüşvetin önlenmesi
Dolaylı rüşvet
Hediyeler ve eğlence
Yardım amaçlı bağışlar ve sponsorluklar
Siyasi yardımlar
Rekabet ve antitröst
Ticaret kısıtlamaları
Sözleşmelere riayet
8
Finansal bütünlüğün sağlanması
Kayıt tutma, finansal raporlama, finansal kontroller ve ifşalar
Kıdemli finans memurları için ilave sorumluluk
İş giderleri
Hisse alım & satımı – içeriden bilgi ticareti
Kara para aklamanın önlenmesi
10
Şirkete ait varlıkların ve bilgilerin korunması
Fiziksel varlıklar ve iletişim sistemi
Müseccel bilgiler ve fikri mülkiyetler
Kayıtların muhafazası
Veri mahremiyeti
11
Çevrenin korunması
12
2
Stefan Karlen’den Mesaj
Hareket Kuralları bir pusula işlevi görmektedir ve
Panalpina’daki mesainiz sırasında karşılaşacağınız
bazı güç seçimlerde size yön gösterecektir. Bu
Kurallar, uygulayacağınız bazı sağlam prensipleri
içermekte ve bir durum karmaşık hal aldığında ve
takip edilecek yolu belirlemenin güç olduğu
durumlarda ne yapılması gerektiğini göstermektedir.
İçimizden biri mesaisi sırasında hukuki veya etik bir
ikilem ile karşılaştığında, uygun bir çözüm bulmak
veya nasıl hareket edeceğimize karar vermek için
durmalıyız. Böyle durumlarda kanuna ve Panalpina
kurallarına göre hareket etmeliyiz; hiç bir kanunun
veya kuralın uygulanmaz gibi göründüğü
durumlarda temel sağduyuyu kullanmalı ve yüksek
etik standartlara göre hareket etmeliyiz. Bu şekilde
hareket ederek, hep birlikte doğru olanı
yaptığımızdan emin olunmasına katkıda bulunuruz
ve yaptığımız şeyi ailemize, meslektaşlara,
medyaya ve kamuoyunu anlatırken sıkıntı çekmeyiz.
Eğer şüpheleriniz varsa, takip eden sayfalarda
belirtilen şekilde tavsiye alınız. İyi insanlar, diğer iyi
insanların etik açıdan yanlış işler yapmalarına izin
vermezler - durumunuzu dile getiriniz.
Sevgili Çalışanlar
Hızlı değişen ve rekabetçi bir dünyada mükemmel
performansımızı devam ettirmek yönünde çaba
gösterirken daima asli değerlerimize ve etik
davranış açısından gereken standartlara sadık
kalmalıyız. Bunlar, hep birlikte, zor zamanlarda ve
iyi zamanlarda başarımızın temelinde
yatmaktadırlar.
Panalpina, etik değerler açısından en yüksek
standartlara göre hareket etme kararlılığındadır.
Performans, Bütünlük ve Profesyonellik şeklindeki
asli değerlerimize bağlı bir kültür oluşturmuş
bulunuyoruz. İş yaptığımız bütün seviyelerde ve
bütün yerlerde dürüst hareket etme ve etik iş
pratiklerinde bulunma kararlılığına sahip
bulunmaktayız.
Bu Hareket Kuralları, bütünlükle iş yapmaya yönelik
bir kılavuz mahiyetindedir ve değerlerimizi hayata
geçirmenize yardım edecektir. İşletmeye özgü
politikalar ve yerel yasa ve mevzuatlar ile birlikte, bu
09 | 2016
Politikaların önemli olmasına karşın, bir şirket olarak
başarımız nihai olarak her birimizin icra ettiği
eylemler ile belirlenir. Panalpina’nın bütün
çalışanları, etik hareket tarzını, günlük işletme
aktivitelerinin vazgeçilmez bir parçası haline getirme
sorumluluğunu paylaşırlar. Bunun yapılmaması
durumunda güven erozyona uğrayacak ve
hayatlarımızı ve işletmemizi üzerine inşa ettiğimiz
temeller baltalanacaktır.
Etik değerlerimizin desteklenmesi ve bunların ikinci
doğamız haline getirilmesi açısından hepinize
güveniyorum. Müşterilerimiz ve yatırımcılarımız ve
ayrıca bunlardan daha az önemli olmamak üzere
Panalpina’nın çalışılacak harika bir yer olmaya
devam etmesini sağlamak açısından çalışanlar
olarak kendimiz de dahil olmak üzere bütün
paydaşlarımıza bunu borçluyuz. Panalpina’nın
mükemmelliğe doğru kültürel dönüşümünü devam
ettirebilmek için desteğinize ihtiyaç duymaktayız.
Stefan Karlen
3
Panalpina’nın Etik Değerleri
Panalpina, sağlam etik değerler içeren güçlü ve benzersiz bir şirket kültürü oluşturma
kararlılığına sahiptir. Bu, günlük mesaimizde hepimizin bütünlükle hareket etmesini ve en
yüksek etik standartları uygulamasını gerektirmektedir. Bu nedenle karar verme ve işimizi
yapma şeklimiz açısından bir pusula görevi gören Panalpina’nın asli değerlerini her
birimizin anlaması ve uygulaması önem taşımaktadır. Asli değerlerimiz üç ana prensibe
bağlı bulunmaktadır:
Performans
Performans, uzun vadede sürdürülebilir bir gelişim
ve finansal başarı açısından sahip olduğumuz
kesintisiz taahhüttür. Panalpina’da, yaptığımız her
şey de mükemmelliği uygulamak; inovasyondan güç
almak; engellerin üzerinden fırsatları görmek; ve
finansal başarıya ulaşmak suretiyle performansa
ulaşılır ve bu performans daima bütünlük ile
kılavuzlanır.
Bütünlük
Bütünlük, davranışlarımızı belirleme ve yaptığımız
her şeye değerlerimizi tutarlı bir şekilde uygulama
şeklimizdir. Verdiğimiz sözleri tutarız ve kurallara
09 | 2016
göre oynarız. Verdiğimiz söyleri yerine getirme
kararlılığına sahibiz; herkese, adil, saygılı ve vakarlı
davranırız ve günlük işlerimizde en yüksek etik
standartları uygularız.
Profesyonellik
Profesyonellik, müşterilerimizin işletme ihtiyaçlarını
öngörmek ve bunlar için işe yarar çözümler
uygulamak suretiyle müşterilerimiz için değer
yaratma şeklimizdir. Panalpina olarak, işletmemizi
tanırız ve sonuçları sunma sorumluluğunu üstleniriz.
Yaptığımız her şeyin sonuçlarını kabul ederiz; ve
müşterilerimizin gözünde “ilk tercih edilecek” iş
ortağı olmaya odaklanırız.
4
Hareket Kuralları’na Giriş
Herkesten Beklenenler
Panalpina’nın bütün çalışanları bu Hareket
Kuralları’na tabidir ve hepimizden bu Hareket
Kuralları’nı ve meri kanunları anlamamız ve
çalışmalarımız sırasında bunları uygulamamız
beklenmektedir. İyi düzeyde muhakeme kullanmak
ve eylemlerimizin tamamı üzerinde düşünmek
zorundayız. Bazen doğru olanın açık olmadığı
durumlarla karşılaşabiliriz. Böyle bir durumda
kendimize aşağıdaki soruları sormalıyız:
● Hareket Kuralları ile tutarlı mı?
● Etik mi?
● Yasal mı?
● Bana ve Panalpina’ya iyi şekilde yansıyacak mı?
● Bunu gazetede okumak ister miydim?
● Ailem ve arkadaşlarım bunu onaylarlar mı?
Bu soruların tamamına verdiğiniz cevap evet
olmalıdır. Bu sorulardan herhangi birine “hayır”
cevabı verirseniz ilgili eylemde bulunmayınız. Yine
de kararsızsanız kılavuzluk alınız. Müdürünüz veya
İnsan Kaynakları ile görüşebilirsiniz. Bunlardan
herhangi biri ile konuşmak açısından kendinizi rahat
hissetmiyorsanız, Kurumsal Etik ve Uygunluk
Departmanı ile konuşabilirsiniz. İrtibat bilgilerinin
tamamı intranet sitesinde bulunmaktadır.
Yöneticilerden Beklenenler
Panalpina’nın bütün yöneticilerinden rol modelleri
olarak hareket etmeleri ve kendi sorumluluk
alanlarında bir etik ve uygunluk kültürünü teşvik
etmeleri beklenmektedir. Bu, ast konumundaki
çalışanların, Hareket Kuralları’ndan doğan
sorumluluklarını biçim ve öz açısından anladıklarının
sağlanmasını da kapsamaktadır. Yöneticiler,
çalışanların kendi sorunlarını dile getirmeye ve
yardım istemeye teşvik edildiği ve bu bakımdan
09 | 2016
kendilerini rahat hissettikleri pozitif bir çalışma
ortamı oluşturmalıdırlar. Yöneticiler, etik olmayan
veya Panalpina’nın itibarına zarar verme potansiyeli
içeren bir duruma ilişkin raporlar aldıklarında,
durumu derhal Kurumsal Etik ve Uygunluk
Departmanı’na bildirmelidirler.
İhlallerin Raporlanması
Bir Panalpina çalışanının veya Panalpina adına
çalışan diğer bir kişinin, etik ve yasal açıdan bir
suiistimalde bulunduğuna inanmak açısından
sebebiniz varsa bunu derhal bildirmeniz
gerekmektedir. Meseleyi müdürünüz, İnsan
Kaynakları veya Kurumsal Etik ve Uygunluk
Departmanı ile görüşebilirsiniz. Alternatif olarak
kaygılarınızı Etik ve Uygunluk Çağrı Hattı’na
bildirebilirsiniz. Etik ve Uygunluk Çağrı Hattı,
dünyanın her yerinde günde 24 saat ve haftada 7
gün olmak üzere gizli raporları çevrim içi olarak veya
telefonla sunmanın güvenli bir yoludur. İlgili telefon
numarasına ve web raporlama aletine intranet
adresimizden ulaşabilirsiniz.
Misilleme Yasağı ve Gizlilik
Panalpina, ele almamız gereken potansiyel
problemleri tespit eden çalışanların sunduğu
yardıma değer vermektedir. Panalpina, raporda
bulunan kişinin kimliği de dahil olmak üzere,
raporların gizli tutulmasını sağlamak üzere mümkün
olan bütün tedbirleri alacaktır. Panalpina, kendi
Hareket Kuralları’na yönelik ihlalleri veya diğer
türden yasadışı eylemleri iyi niyet dairesinde
bildirmiş olan çalışanlara karşı yapılacak
misillemelerin hiç bir türüne müsamaha
göstermemektedir. Panalpina misilleme iddialarını
ciddiye almaktadır. Misilleme iddiaları tahkik
edilmekte ve gereken işlemler icra edilmektedir.
5
Pozitif bir Çalışma Ortamını Teşvik Etmek
Panalpina, açıklığa ve karşılıklı saygıya bağlı olarak pozitif, çeşitlilik içeren ve katılımcı bir
iş ortamı oluşturma kararlılığına sahiptir. Çalışanların tamamı birbirlerine saygı ve vakar ile
davranırlar. İşyerimizde taciz veya ayrımcılık içeren hiç bir davranış şekline müsamaha
göstermemekteyiz. Panalpina ilgili çalışma, sağlık ve emniyet düzenlemelerine saygı
göstermekte ve bunlara göre hareket etmektedir.
Çeşitliliğe Değer Verilmesi
Panalpina çalışanlarının içerdiği çeşitlilik muazzam
bir değerdir ve her bir ferdi çalışan, başarımızda kilit
bir rol oynamaktadır. İstihdam ile ilişkili bütün
alanlarda eşit fırsatlar sunma ve ırk, cinsiyet, lisan,
eğitim ve saire ile ilgili farklılıklara kucak açma
kararlılığına sahibiz. Farklılıklar, yaratıcılığın ve
inovasyonun esasını oluşturmaktadır.
Ayrımcılık ve Taciz
Panalpina tacizsiz bir ortamı teşvik etmektedir.
Uygunsuz veya makul olmayan şekillerde iş
performansına müdahale eden, bir kişinin vakarını
ortadan kaldıran veya caydırıcı, düşmanca veya
diğer şekillerde nahoş bir çalışma ortamı oluşturan
hareket şekillerine müsamaha göstermemekteyiz.
Bu; ırk, renk, din, cinsiyet, yaş, ulusal köken, cinsel
tercih, medeni durum veya sakatlığa bağlı ayrımcılık
veya taciz uygulamalarını da kapsamaktadır.
Adil İstihdam Uygulamaları
Panalpina, faaliyette bulunduğumuz bütün ülkelerde,
ücretlendirme ve sosyal haklar, çocuk işgücü, cebri
09 | 2016
işgücü ve örgütlenme özgürlüğü gibi adil istihdam
uygulamalarına yönelik bütün kanun ve
yönetmeliklere riayet etmektedir. Bir prensip olarak,
Panalpina’nın herhangi bir operasyonunda veya
tesisinde işçilere yönelik kabul edilemez uygulama
şekillerine müsamaha göstermemeliyiz.
Sağlık ve Emniyet
Panalpina, sahip olduğu en önemli varlık olarak
çalışanlarının tamamına değer vermektedir ve bütün
çalışanlarına emniyetli ve sağlıklı bir çalışma ortamı
sağlama kararlılığına sahiptir. Her çalışan, bütün
sağlık ve emniyet prosedürlerine göre hareket
etmek ve emniyetli ve sağlıklı bir çalışma ortamını
idame ettirmek suretiyle bu taahhüde göre hareket
etme sorumluluğuna sahiptir. Hepimizden mesaimizi
bozabilecek nitelikteki maddelerin etkisinde olmadan
çalışmamız beklenmektedir. Bütün iş kazaları,
emniyetsiz ekipmanlar, emniyetsiz uygulamalar ve
koşullar SEÇ veya İK müdürüne bildirilmelidir. Bu;
alkol, yasadışı uyuşturucular, kontrollü maddeler ve
bazı durumlarda reçete ile satılan ilaçları da
kapsamaktadır.
6
Çıkar Çatışmalarından Kaçınmak
Günlük aktivitelerimiz sırasında tedarikçiler ve müşterilerle ve ayrıca Panalpina ile iş
yapmak isteyen diğerler taraflar ile çalışırız. Her kararın objektif bir şekilde alınması ve
şirketin ihtiyaçlarına bağlı olması ve kişisel menfaatlere veya ilişkilere bağlı olmaması
önem taşımaktadır.
Şirket haricinde çalışma
Çalışanların üstlenmiş oldukları harici pozisyonlar,
Panalpina’daki sorumluluklarına müdahale
etmedikçe, çalışanlarının şirket dışında pozisyonlar
üstlenmesi Panalpina açısından kabul edilebilirdir.
Şirket dışında üstlenilen işler Panalpina’nın bir
rakibinde olmamalı ve bilgisayarlar, yazılımlar,
müşteri bilgileri ve saire gibi Panalpina’ya ait
ekipmanların veya müseccel bilgilerin kullanımını
içermemelidir.
Şirket haricinde üstlendiğiniz bütün işleri
müdürünüze bildirmelisiniz.
09 | 2016
Aile ve Kişisel İlişkiler
Sınırlı koşullar hariç olmak üzere, yönetim
tarafından önceden onay verilmedikçe bir aile
üyesini veya yakın kişisel ilişki kurulmuş birini
Panalpina bünyesinde işe almamalı, amirliğini
yapmamalı veya üzerinde nüfuza sahip olmamalıyız.
Panalpina’nın başarısı, ortaklarına ve taşeronlarına
bağlıdır. Bu nedenden ötürü, ortaklarının
seçilmesinin, bütünlük, kalite ve performans da dahil
olmak üzere objektif kriterlere bağlı olması ve kişisel
menfaatlere bağlı olmaması hayati bir öneme
sahiptir. Sonuç itibarıyla, bir aile üyesinin veya yakın
kişisel ilişki kurulmuş birinin, Panalpina ile iş yapan
bir üçüncü taraf (örneğin bir taşeron) için çalışması
durumunda, yönetimi bu konu ile ilgili olarak
bilgilendirmeliyiz.
7
Güvenilir şekilde iş yapmak
Başarımızın devam etmesi, agresif bir şekilde rekabet etmemize bağlı bulunmaktadır.
Fakat bunu daima dürüst ve adil bir şekilde ve kanunlara bütünüyle riayet etmek suretiyle
yaparız. Güven ve karşılıklı menfaate dayalı olarak kurulan iş ilişkileri başarımız açısından
hayatidir ve müşterilerimizin, yüklenicilerimizin, tedarikçilerimizin ve ortak girişimlerimizin
ihtiyaçlarını anlamak suretiyle karşılıklı avantajlar geliştirmek için çaba göstereceğiz. Yerel
pratiklerin, Panalpina’nın hareket standartları ile çelişmesi durumunda, harekete
geçmeden önce görüş almak üzere kıdemli yönetim ile temas kurmalısınız.
Yolsuzlukların önlenmesi
Rüşvetin önlenmesi
Rüşvet yalnızca şirketimize değil fakat aynı
zamanda iş yaptığımız topluluklara da zarar verir.
Hükümetler rüşvetle mücadele etmek üzere adımlar
atmaktadırlar ve faaliyette bulunduğumuz pek çok
ülkede rüşvete karşı uygulanan spesifik yasalar
bulunmaktadır. Bu nedenle Panalpina, nerede
bulunduğumuza bakılmaksızın rüşvete karşı bir sıfır
tolerans politikasını uygulamaya sokmuştur. Bu,
Panalpina çalışanlarının, bir hükümetin veya
kuruluşun karar verme mekanizmalarında bulunan
kişilere haksız avantaj vermemeleri veya vaat
etmemeleri anlamına gelmektedir. Küçük meblağlar
veya “kolaylaştırma” veya “yağlama” ödemeleri
olarak bilinen şeyler için hiç bir istisna söz konusu
değildir. Panalpina çalışanları aynı zamanda haksız
avantajlar kabul etmemeli veya bu yönde talepte
bulunmamalıdırlar.
Dolaylı rüşvet
Panalpina çalışanları, rüşvet vermek veya
“kolaylaştırma” veya “yağlama” ödemelerinin
yapılmasını sağlamak için üçüncü tarafları
kullanmazlar. Bu nedenden ötürü ortaklarımızın,
Panalpina’nın yolsuzluk önleme politikalarını
bilmelerini ve uygulamalarını ve üçüncü tarafların
seçilmesine ilişkin due diligence prosedürlerinin kat’i
şekilde uygulanmasını sağmalıyız.
Hediyeler ve eğlence
Hediyeler ve eğlence yaygın kullanılan iş amaçlı
sunumlardır ve pek çok kültürde sosyal olarak kabul
edilmektedirler; bunlar gerçekte pek çok durumda iyi
niyet oluşturmanın ve iş ilişkilerinde güven tesis
etmenin önemli bir yoludurlar. İş amaçlı
hediyelerimizin ve eğlence uygulamalarımızın makul
ölçüde ve aynı zamanda Panalpina’nın politikalarına
09 | 2016
ve yerel yasa ve mevzuatlara uygun nitelikte
olmasını sağlamak zorundayız. Bu türden iş amaçlı
sunumların hiç bir zaman haksız bir avantaj temin
etmek veya vermek maksadıyla verilmediğinden
veya alınmadığından, değer açısından makul ve
daima ayni mahiyette olduğundan ve sık olmayan
bir tarzda verildiğinden veya alındığından emin
olmalıyız.
Yardım amaçlı bağışlar ve sponsorluklar
Panalpina, aldıklarını topluluğa geri vermenin ve
değerli amaçlara katkıda bulunmanın bir vasıtası
olarak yardım amaçlı belirli bağışları
desteklemektedir. Panalpina ayrıca Panalpina’nın iş
topluluğundaki mevcudiyetini pekiştirmek
maksadıyla belirli kurumsal sponsorlukları da
desteklemektedir. Maalesef meşru bağışlar ve
sponsorluklar bazen rüşvet veya yolsuzluk izlenimi
yaratma riski içermektedirler. Bu nedenle Panalpina
adına bağışta bulunmadan veya sponsorluk
üstlenmeden önce belirlenmiş prosedürlere göre ön
onay almanız gerekmektedir.
Siyasi yardımlar
Panalpina dünyanın herhangi bir yerinde herhangi
bir türden nakdi veya ayni siyasi yardımlarda
(örneğin mülk veya hizmet bağışları veya para
toplama etkinlikleri kapsamında sunulan biletlerin
satın alınması) bulunmamaktadır. Fakat Panalpina,
çalışanlarının, Panalpina’yı temsil etmediklerini açık
bir şekilde ortaya koymaları kaydıyla bireyler olarak
siyasi süreçlere iştirak etme hakkını kabul
etmektedir.
Rekabet ve antitröst
Panalpina, bazı ülkelerde ‘rekabet’ kanunları ve
diğerlerinde ise ‘antitröst’ kanunları olarak bilinen
kanunlara kat’i şekilde riayet etmektedir.
8
Bu kanunlar, dünya genelinde serbest ve adil
rekabeti teşvik etmekte veya korumakta ve fiyat
sabitleme girişimleri gibi rekabeti önlemeye yönelik
bütün davranışları yasaklamaktadırlar.
Panalpina’nın hiç bir çalışanının fiyat sabitleme,
ihaleye fesat karıştırma, piyasa veya müşteri
paylaşımı veya benzeri rekabet karşıtı yasadışı
uygulamalarda bulunmasına izin verilmemektedir.
Örneğin ABD ve AB antitröst kanunları gibi bazı
rekabet kanunları, bir cürüm ilgili ülkenin veya
ülkelerin sınırları dışında gerçekleşmiş olsa dahi
uygulanabilmektedirler.
Panalpina, işletme, müşteri ve tedarikçi stratejilerini,
teknolojik trendleri, mevzuat tekliflerini ve
gelişmelerini ve tedarikçilerin ve rakiplerin mevcut
ve beklenen edimlerini anlamak üzere yalnızca
mevcut uzmanlık ve endüstri kaynaklarını ve
umuma açık diğer kaynakları kullanmaktadır.
Panalpina bu bilgileri adil ve hukuki bir şekilde
toplamakta ve bunun için hırsızlık, yasadışı giriş,
rüşvet verme, kimlik gizleme veya elektronik gizli
dinleme gibi şüpheli yöntemlere asla
başvurmamaktadır.
09 | 2016
Ticaret kısıtlamaları
Bir kaç ülke ve Birleşmiş Milletler zaman zaman
belirli ülkeler, kuruluşlar ve kişilere yapılan
ihracatlara ve diğer işlemlere yönelik sınırlamalar
getirmektedir. Söz konusu sınırlamalar,
Panalpina’nın, ilgili ülkeler, kuruluşlar veya kişiler ile
yapılacak belirli işlemlere girmesini men etmektedir.
Panalpina, hükümetlerin yasaklama getirdiği
şirketler ile iş ilişkilerine girmeyecektir. Bu
sınırlamalara riayet edilmemesi durumunda, para
cezaları, ihracat izinlerinin iptali ve hapis cezası gibi
ağır cezalar uygulanabilecektir. Panalpina, ulusal ve
uluslararası bütün ihracat ve ambargo kanunlarına
ve yönetmeliklerine saygı göstermektedir.
Sözleşmelere riayet
Sözleşmelerimizin içerdiği bütün koşullara riayet
ederiz ve iş ortaklarımızın da bu şekilde hareket
etmesini bekleriz. Söz verdiğimizi teslim ederiz ve
kat’i surette sözleşme koşullarına göre fatura
düzenleriz.
9
Finansal bütünlüğün sağlanması
Panalpina, dürüst, doğru ve dakik finansal kayıtlar ve işlemlere sahip olma
kararlılığındadır. Şirket, finansal faaliyetlerimizi paydaşlarımızdan gizleyebilecek eylemleri
veya eylemsizlikleri yasaklamaktadır. Bütün Panalpina çalışanları ilgili bütün finansal
muhasebe ve raporlama standartlarına ve düzenlemelerine göre hareket etme
sorumluluğumuza saygı göstermelidirler.
Kayıt tutma, finansal raporlama, finansal
kontroller ve ifşalar
Halka açık bir şirket olan Panalpina’ya ait defterlerin,
kayıtların, hesapların ve mali tabloların tam, doğru
ve anlaşılabilir olması hayati bir öneme sahiptir.
Bunlar makul bir detayda ve Panalpina’nın dahili
kontroller sistemine uygun bir şekilde tutulmalıdırlar.
Finansal işlemlerin tamamı ilgili defterlere
zamanında ve gerektiği gibi kayıt edilmelidirler zira
raporlamanın ivedi yapılması, yönetim
müdahalelerinin erken yapılabilmesine imkan
sağlamaktadır. Kayıt altına alınmamış veya “defter
dışı” fonlar, varlıklar veya işlemler yasaktır.
Kıdemli finans memurları için ilave sorumluluk
Kıdemli finans memurları ve ayrıca finansal
raporlamanın doğru olmasından sorumlu diğer
memurlar, finans ve yönetim raporlarının doğru,
tam, objektif, tutarlı, zamanında ve anlaşılabilir
olmasının sağlanması için gerekli kontrollerin
uygulamada olmasını sağlamak şeklinde ilave bir
sorumluluğa sahiptirler.
İş giderleri
Bütün iş gideri hesapları belgelendirilecek ve
zamanında ve doğru bir şekilde kayıt altına
alınacaktır. Belirli bir giderin meşru olup
olmadığından emin değilseniz öncelikle bir üst
amirinize sorunuz.
Hisse alım & satımı – içeriden bilgi ticareti
Panalpina’da çalışırken, Şirket veya iş yaptığımız
diğer şirketler ile ilgili olarak umuma açıklanmamış
09 | 2016
bilgileri öğrenebiliriz. Umuma açık olmayan bilgiler
(ayrıca “içeriden alınan bilgiler” olarak bilinirler), bir
şirket ile ilgili olan ve umumun elinde olmayan ve
ilgili şirketin hisselerini satın alma, satma veya
elinde tutma kararı verirken makul bir yatırımcının
önemli addedeceği nitelikteki bilgilerdir. İçeriden
alınan bilgilere bağlı olarak bir şirkete ait tahvillerin
satın alınması veya satışı (“içeriden bilgi ticareti”
olarak bilinmektedir) pek çok ülkede suçtur ve
Panalpina çalışanlarının ‘içeriden alınan’ bilgi
temelinde Panalpina’ya, herhangi bir Panalpina
kuruluşuna veya halka açık diğer bir şirkete ait
tahvilata yönelik alım satım işlemlerinde bulunması
yasaktır. ‘İçeriden alınan bilgilerin’ aile üyeleriniz de
dahil olmak üzere diğer kişilere ifşa edilmesi de
(“tüyo verme” olarak bilinmektedir) yasaktır ve ilgili
kişiler hakkında ceza kovuşturması yapılması ile
neticelenebilecektir.
Kara para aklamanın önlenmesi
Kara para aklama, kişi veya kurumların, kriminal
menşeye ilişkin bütün izleri gizlemek üzere finans
sisteminde hareket ettirmek suretiyle yasadışı
fonları gizlemek veya bu fonları diğer şekillerde
meşru göstermek için kullandıkları süreçtir. Kara
para aklamanın engellenmesini amaçlayan bütün
yasa ve mevzuatları bilmemiz ve bunlara göre
hareket etmemiz önem taşımaktadır. Olağan
olmayan müşteri veya bayi işlemlerini ele alırken
dikkatli olmalı ve sağlam bir yargı kullanmalıyız.
Panalpina kara para aklama işlemlerine göz
yummayacak, kolaylaştırmayacak veya
desteklemeyecektir.
10
Şirkete ait varlıkların ve bilgilerin korunması
Panalpina’ya ait fiziksel varlıklar ve fikri mülkiyet unsurları, Panalpina’nın başarısı
açısından elzemdir ve her birimiz bunları koruma görevine sahibiz. Şirkete ait kayıtları
sorumlu bir şekilde yönetmeli ve ister şirketimize isterse iş ortaklarımıza, müşterilerimize
veya çalışanlara ait olsunlar hususi kayıtları ve müseccel bilgileri korumalıyız.
Fiziksel varlıklar ve iletişim sistemi
Çalışanların tamamının Panalpina’ya ait varlıkları
korumaları ve bunların etkili bir şekilde
kullanılmalarını sağlamaları gerekmektedir. Bu
varlıklar meşru maksatlar ve yalnızca Panalpina’nın
işleri için kullanılacaklardır. Çalışanların tamamı,
email ve internet gibi Panalpina’ya ait iletişim
sistemlerini yalnızca işle ilgili maksatlar için
kullanmalı ve kaynakları uygun ve yasal şekillerde
kullanmalıdırlar. Yasadışı veya çirkin mahiyette olan
veya Panalpina’nın itibarına zarar verebilecek
nitelikteki materyallere erişimde bulunmamalı,
download etmemeli veya dağıtmamalıyız. Ayrıca
iletişimlerimizin profesyonel ve uygun nitelikte
olmasını sağlamak üzere elektronik postaların
düzenlenmesi sırasında basiretli ve ihtiyatlı bir
şekilde davranmalıyız.
Müseccel bilgiler ve fikri mülkiyetler
Patentler, ticari markalar, telif hakları, ticari sırlar,
yayımlanmamış ve gizli işletme bilgileri (müşteri
veritabanları, yazılımlar ve pazarlama stratejileri)
gibi müseccel bilgiler ve fikri mülkiyetler,
Panalpina’ya ait varlıklardır. Müseccel bilgiler
arasında, ifşa edilmeleri durumunda rakiplerce
kullanılabilecek olan veya Şirket’e veya
müşterilerine veya tedarikçilerine zarar verebilecek
olan umuma açıklanmamış bütün bilgiler
bulunmaktadır. Bu bilgilerin yetkisiz kullanımı, ifşası
veya dağıtılması yasaktır ve sivil ve kriminal cezalar
ile neticelenebilecektir. İdari Direktör’ün ifşaya yazılı
09 | 2016
olarak izin verdiği veya Hukuk Departmanı
tarafından teyit edildiği üzere kanun veya mevzuatın
ifşayı gerekli kıldığı durumlar hariç olmak üzere,
çalışanlar, Panalpina veya müşterileri ve tedarikçileri
tarafından kendilerine verilmiş olan müseccel
bilgilerin gizliliğini idame ettirmelidirler.
Kayıtların muhafazası
Panalpina çalışanlarının tamamının, işletme
kayıtlarının dahili politikalara ve yerel mevzuatlara
göre muhafaza edilmesini sağlamaları
gerekmektedir. Bu, sözleşmeler veya dosyalar gibi
fiziksel dokümanları ve ayrıca elektronik postalar
gibi elektronik verileri de kapsamaktadır.
Veri mahremiyeti
Panalpina bütün çalışanlarının, iş ortaklarının ve
müşterilerinin mahremiyetine saygı duymaktadır.
Kişisel verileri sorumlu bir tarzda ve Panalpina’nın
dahili politikalarına ve meri bütün mahremiyet
yasalarına uygun bir şekilde işlemeliyiz. Diğerlerine
ait kişisel verileri işleyen çalışanlar, Panalpina’nın
dahili politikalarına ve meri yasalarına göre hareket
etmelidirler; söz konusu bilgileri yalnızca meşru iş
maksatları için toplamalı, kullanmalı ve
proseslemelidir ve bu bilgilere yapılan erişimleri
yalnızca bunları görmek açısından meşru bir iş
maksadına haiz olanlarla sınırlamalıdırlar; ve
yetkisiz ifşaların önüne geçmek için tedbir
almalıdırlar.
11
Çevrenin korunması
Çevrenin korunması herkesin sorumluluğundadır.
Panalpina olarak, günlük aktivitelerimizin çevre
üzerindeki etkilerini minimal düzeyde tutma
kararlılığına sahibiz ve sürekli iyileştirmeler yapmak
amacıyla faaliyetlerimizi izlemeye devam edeceğiz.
Panalpina bütün faaliyetlerinde çevre üzerindeki
etkileri asgariye indirme kararlılığına sahiptir ve
faaliyete bulunduğumuz bütün ülkelerde çevrenin
09 | 2016
korunmasına dair kanun ve yönetmeliklere riayet
edecektir. Bu taahhüdü üstlenmeleri ve gereğini
yerine getirmeleri bütün çalışanlardan
beklenmektedir. Panalpina’nın mümkün olan en
yüksek çevre standartlarını uygulamak açısından
tam bir kararlılığa sahip olması nedeniyle, çevre
üzerinde gereksiz bir etkiye neden olmaksızın
hizmet sunmak maksadıyla faaliyetlerimizin çevre
üzerindeki etkilerini sürekli olarak değerlendireceğiz.
12

Benzer belgeler